PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI JURU CATAT LEVEL I
KODE PROGRAM PELATIHAN : K.74.9.0.1.2.3.I.01
DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I. DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan 1
KATA PENGANTAR Sesuai
dengan
amanat
Undang-Undang
No.
13
tahun
2003
tentang
Ketenagakerjaan Bab V Pasal 10, bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan
mengembangkan kompetensi kerja guna
meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan tenaga kerja. Bahwa pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar kerja dan dunia usaha/industri barang dan jasa, baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, maka pelatihan kerja wajib diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja. Dalam pembinaan teknis terhadap Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia telah disusun berbagai pedoman guna meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan di Lembaga Pelatihan Kerja. Pedoman Penyusunan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi merupakan panduan/acuan bagi penyelenggara program pelatihan berbasis kompetensi pada Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia. Untuk mengimplementasikan pelatihan berbasis kompetensi diperlukan adanya program pelatihan kerja. Program pelatihan kerja ini dijadikan acuan dalam pelaksanaan pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan kerja Pemerintah dan atau Swasta. Program pelatihan kerja dapat disusun secara berjenjang atau tidak berjenjang. Program pelatihan kerja yang disusun secara berjejang mengacu pada jenjang Kualifikasi Kerja Nasional Indonesia (KKNI) dalam penetapan kualifikasi tenaga kerja, sedangkan yang tidak berjenjang disusun berdasarkan unit kompetensi atau kelompok unit kompetensi dapat memiliki kualifikasi tertentu dengan menggunakanan KKNI. Demikian program pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun, semoga bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan kerja bagi LPK.
Jakarta,
Desember 2008 DIREKTUR STANDARDISASI KOMPETENSI DAN PROGRAM PELATIHAN
Ir. Abdul Wahab Bangkona, M.Sc NIP.160044978 2
PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI 1.
Judul/Nama Pelatihan
:
Juru Catat
2.
Kode Program Pelatihan
:
K.72.9.0.1.2.3.I.01
3.
Jenjang Program Pelatihan
:
Level I
4.
Tujuan Pelatihan
:
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta kompeten : 4. 1 Mengaplikasikan pesan yang akan dituangkan kedalam dokumen 4. 2 Menggunakan peralatan kantor seperti facsimili, mesin photo copy, dll. 4. 3 Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju, menerima dan mengantar tamu 4. 4 Memberikan pelayanan kepada tamu di tempat kerja 4. 5 Melaksanakan pekerjaan sehari-hari dengan berpedoman kepada prosedur administrasi 4. 6 Menerima dikte untuk menghasilkan naskah 4. 7 Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen 4. 8 Mengikuti prosedur K3 Perkantoran 5.
Unit 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8
Kompetensi yang ditempuh : Mengaplikasikan Pesan Menggunakan Peralatan Kantor Melayani Tamu Melakukan Prosedur Administrasi Mencatat Dikte untuk Menghasilkan Naskah Menuntaskan Aktifitas Pekerjaan Sehari-hari Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran Meminimalisir Pencurian
6.
Lama Pelatihan OJT Jumlah
7.
Persyaratan Peserta Pelatihan : 7.1 Pendidikan 7.2 Pelatihan/Pengalaman Kerja 7.3 Umur/Usia 7.4 Jenis Kelamin 7.5 Kesehatan 7.6 Test Kemampuan
: : :
162 Jam Pelatihan (@45 menit) 320 Jam (@45 menit) 482 Jam Pelatihan
: : : : : :
Minimal Tamat SMA/SMK Minimal 17 Tahun Pria / wanita Sehat Jasmani General Test dan RPL
3
KURIKULUM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI NO I
UNIT KOMPETENSI
KODE UNIT
KETERAMPILAN
JUMLAH
ADM.PK01.010.01
3
12
15
ADM.PK01.006.01
6
18
24
ADM.PK01.011.01
3
12
15
12
42
54
ADM.PK.02.007.01
12
36
48
2.2 Mencatat Dikte untuk menghasilkan Naskah
ADM.PK.02.010.01
12
24
36
2.4 Menuntaskan Aktifitas Pekerjaan sehari-hari
ADM.PK.02.030.01
6
12
18
30
82
102
6 4
12 12
18 16
10
24
34
4
12
16
4 44
12 118
16 162
KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM 1.1. Mengaplikasikan Pesan 1.2. Menggunakan Peralatan Kantor 1.3. Melayani Tamu Jumlah I
II
KELOMPOK UNIT KOMPETENSI INTI 2.1 Melakukan Administrasi
Prosedur
Jumlah II III.
KELOMPOK UNIT KOMPETENSI KHUSUS 3.1 Mengikuti K-3 perkantoran 3.2 Meminimalisir Pencurian
IV.
V.
JAM PELATIHAN PENGETAHUAN
Jumlah III EVALUASI PROGRAM LATIHAN 4.1 Evaluasi pelaksanaan pelatihan Jumlah IV Jumlah I s/d IV PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 5.1 Melakukan pekerjaan Administrasi Perkantoran di tempat kerja / Industri
ADM.PK.03.002.01 ADM.PK.03.005.01
-
320
Jumlah V Jumlah I s/d V
320 44
118
482
4
SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI I.
KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM 1.1. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran
ELEMEN KOMPETENSI
: : :
Mengaplikasikan Pesan ADM.PK01.010.01 14 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
01. Mengidentifi- 1.1 Persyaratan kemampuan fikasi proses minimal menerima pesan di tempat kerja diidentifikasi penerimaan pesan di tempat kerja
• Cara mengidentifikasi pesan yang diterima
Melakukan identifikasi persyarat-an penerimaan pesan di tempat kerja
Penerimaan pesan/ informasi yang efektif dan efisien
1.2 Sarana untuk menerima pesan dengan pihak luar atau dari rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja.
Dapat menggunakan sarana penerimaan pesan yang tersedia
Melakukan identifikasi sarana penerimaan pesan yang tepat dengan penyelia dan kolega
Melakukan identifikasi sarana berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega sesuai standari di tempat kerja
1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien.
Cara informasi efektif
Mampu memilah yang diterima
Penyampaian infor-masi efektif dan efisien
mengumpulkan secara efektif dan
informasi
Penget ahuan 1
Ketera mpilan 4
ramah dan 1.4 Pengamatan efektif dan Prosedur komunikasi yang • Dapat menerjemahkan Berbicara dalam keterampilan efektif informasi baik verbal santun dan mendengarkan secara aktif maupun non verbal menyampaikan dengan tepat. menerima informasi digunakan untuk mendapatkan dan • Dapat melakukan menerjemahkan informasi komunikasi dengan efektif. baik verbal maupun non verbal 1.5 Informasi tertulis dan verbal Proses berkomunikasi baik • Menyeleksi informasi yang Menerima dan memahami diterima, dipahami dan verbal maupun non verbal diterima sesuai tujuan semua informasi yg diketahui. • Informasi yg diterima diterima dengan benar mendapat tanggapan dan terselesaikan.
5
ELEMEN KOMPETENSI 02. Penyampaian Pesan
03.Mengimplikasi -kan pesan
MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan 2.1 Penyampaian pesan kepada yang dituju disampaikan dengan sarana yang efektif dengan mempertimbangkan batas waktu 2.2 Pesan disampaikan dengan cara jelas dan santun menggunakan teknik komunikasi yang tepat 2.3 Prosedur dan format penulisan pesan yang relevan diidentifikasi 3.1 Mengidentifikasi dan menterjemahkan pesan secara tepat 3.2 Melaksanakan isi pesan sesuai dengan kebutuhan pengirim pesan
Keterampilan
Sikap Kerja
Cara penyampaian pesan Dapat mengidentifikasi yang efektif sesuai isi pesan pesan secara efektif
isi
Menyampaikan sesuai batas waktu
pesan
Cara menyampaikan pesan Penggunaan teknik dengan penggunaan teknik komunikasi yang tepat dalam komunikasi yang tepat penyampaian pesan
Menyampaikan pesan dengan jelas dan santun
Cara penulisan pesan yang efektif
Mengapresiasi prosedur dan format penulisan konsep yg relevan Pesan diidentifikasi sesuai dengan SOP
Cara mengidentifikasi menerjemahkan pesan
Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tata bahasa yg baik. dan Mengidentifikasi dan menterjemahkan pesan dengan tepat
Cara menindaklanjuti pesan Menindaklanjuti dengan benar dengan tepat Asesmen
isi
Asesmen
pesan
Penget ahuan 1
Ketera mpilan 4
1
4
Pesan ditindaklanjuti sesuai dengan kebutuhan Asesmen
6
1.2. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran
ELEMEN KOMPETENSI 1. Memilih Peralatan
2. Mengoparasikan Peralatan
: : :
Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK01.006.01 24 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
1.1
Peralatan untuk melaksana-kan pekerjaan diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan
Prosedur mengidentifikasi Memilih perlengkapan dan Menggunakan pakaian dan yang akan perlengkapan kerja sesuai peralatan kantor yang akan peralatan dengan pekerjaan yang digunakan dikuasai dan digunakan. dipahami
1.2
Jumlah Peralatan yang dibutuhkan, dipilih dan dipertimbangkan sesuai kebutuhan.
• Jenis Peralatan serta • Mengindentifikasi Jenis Penggunaan operasional kerjanya dan fungsi peralatan disesuaikan • Penentuan jumlah • Memeriksa dan Meng- kebutuhan peralatan yang akan amati ketidaksesuaian digunakan. peralatan
2.1 Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan 2.2 Ketidaksesuaian diidentifikasi secara tepat dan benar
3. Memelihara Peralatan
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA
Cara penggunaan peralat-an Mengoperasikan peralat-an yang benar sesuai dengan kantor yang diguna-kan fungsinya menurut Buku manual / SOP Penanganan ketidak-sesuaian Melakukan identifikasi kerja Peralatan ketidaksesuaian per-alatan
Mengoperasikan per-alatan kantor yang digunakan menurut fungsinya
Menyimpan buku pemeliharaan pada tempatnya
3.3 Peralatan dan disimpan sesuai penggunaan
Melakukan prosedur yang benar saat pe-nyimpanan peralatan
cara sarana
Penyimpanan dilakukan sesuai prosedur dan tempat yang tepat dan benar
3
8
2
3
Ketidaksesuai peralatan ditangani dengan benar sesuai SOP
3.2 Pencatatan pemeliharaan Cara Pencatatan peme- Pemeliharaan dicatat pada dilakukan sesuai intruksi liharaan dicatat pada buku buku pemeliharaan dengan pemeliharaan sesuai jadual jadual yang telah ditentu-kan yang telah ditentukan Pengetahuan menyimpanan menurut SOP
Ketera mpilan 6
peralatan dengan
3.1 Pemeliharaan peralatan Pengetahuan tentang cara Melakukan pemeliharaan Mentaati rambu-rambu dilakukan sesuai instruksi pemeliharaan peralatan peralatan yang digunakan penggunaan peralatan pada saat mengguna-kan penggunaan menurut SOP atau petunjuk Buku Manual
sarana instruksi
Penget ahuan 2
7
ELEMEN KOMPETENSI
MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA 3.4 Perbaikan (Peralatan kantor) diluar kewenang-an harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan
Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
Cara memperbaiki kerusakan ringan dan membuat laporan kerusakan yang tidak bisa ditangani kepada yang berwenang sesuai prosedur
Memperbaiki kerusakan ringan peralatan sesuai dengan kemampuan dan kerusakan yang berat diserahkan kepada ahlinya
Mengatasi kerusakan dengan baik dan sesuai kemampuan
Asesmen
Asesmen
Asesmen
Penget ahuan
Ketera mpilan
8
1.3. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran
ELEMEN KOMPETENSI 01. Memahami konsep penerimaan tamu
02. Mengidentifikasikan kebutuhan tamu
03. Mengatur Pelayanan
: : :
Melayani Tamu ADM.PK01.011.01 14 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
1.1 Pilihan sistem penerimaan tamu yang tepat diidentifikasi dengan benar
Tata cara penerimaan tamu
Melakukan identifikasi persyarat-an penerimaan tamu di tempat kerja
Penerimaan tamu sopan dan ramah
1.2 Sarana dan perlengkapan penerimaan tamu dipersiapkan dengan benar dan efisien sesuai SOP
Penggunaan penerimaan tamu
Mempersiapkan perlengkapan dan sarana penerimaan tamu dengan benar dan efisien
Melakukan penerimaan tamu sesuai SOP
Menggunakan bahasa dan etika secara tepat Penggunaan teknik komunikasi yang tepat dalam mengidentifikasi kebutuhan tamu Menindaklanjuti pemberian pelayanan untuk tamu Mengidentifikasi kebutuhan tamu yang diperlukan
Komunikasi dilakukan dengan ramah dan sopan Berkomunikasi dengan jelas dan santun
Pelayanan diberikan sesuai SOP Pelayanan yang dibutuhkan tamu diatur dengan benar
Pengaturan jadwal pertemuan
Memberikan informasi dan meng-atur jadwal pertemuan bila diperlukan
Informasi dan jadwal pertemuan diatur sesuai SOP
Asesmen
Asesmen
sarana
2.1 Penggunaan bahasa dan Komunikasi dan Etika etika secara tepat 2.2 Kebutuhan tamu dapat Identifikasi kebutuhan tamu diidentifikasi secara benar
2.3 Menindaklanjuti kebutuhan Pelayanan Prima tamu sesuai SOP 3.1 Mengatur kebutuhan tamu Pengaturan kebutuhan tamu
3.2 Menginformasikan serta mengatur jadwal pertemuan tamu bila diperlukan
yang
Penget ahuan 1
Ketera mpilan 3
1
5
1
4
Asesmen
9
II. KELOMPOK UNIT KOMPETENSI INTI 2.1. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran
ELEMEN KOMPETENSI
: : :
Melakukan Prosedur Administrasi ADM.PK.02.007.01 48 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN Pengetahuan
2. Dasar surat – menyurat
Keterampilan
Sikap Kerja
Dokumen diproses sesuai dengan pro-sedur perusahaan dengan batas waktu. 1.2 Peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses dokumen.
Prosedur kantor dipahami Melakukan proses dokumen Melakukan proses dokumen dalam rangka penanganan secara tepat sesuai prosedur secara tepat sesuai waktu berkas perusahaan dan prosedur perusahaan
2.1 Format surat di-identifikasi sesuai dengan prosedur perusahaan
Macam-macam jenis dan format surat
1.1
1. Proses dokumendokumen kantor
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA
Penget ahuan 4
Ketera mpilan 8
4
18
Prosedur penggunaan Menggunakan peralatan Menggunakan peralatan peralatan kantor untuk kantor untuk memproses kantor untuk mem-proses dokumen dengan benar memproses dokumen dokumen dengan benar. sesuai prosedur perusahaan 1.3 Kerusakan peralatan Prosedur penanganan Melakukan tindakan cepat Melakukan tindakan cepat kantor diidentifikasi secara kerusakan pada peralatan dalam menangani kerusak-an dalam menangani kecepat dan kantor peralatan kantor rusakan peralatan kantor diperbaiki/dilaporkan sesuai prosedur perusahaan sesuai dengan prosedur perusahaan surat Membuat surat format yang sesuai
dengan Membuat surat dengan aturan yang ditentukan perusahaan
2.2 Kalimat / kata-kata ditulis Teknik penulisan Membuat surat dengan Penggunaan kalimat /katasecara tepat dan benar kalimat/kata-kata pada surat menggunakan bahasa yang kata tepat dan benar dan mengguna-kan bahasa singkat dan jelas yang singkat dan jelas 2.3 Ejaan, pemberian tanda Teknik penggunaan ejaan, Mengidentifikasi peng-gunaan baca dan tata bahasa tanda baca dan tata bahasa ejaan, tanda baca dan tata benar yang benar bahasa yang benar dalam membuat surat.
Penggunaan tata bahasa, ejaan dan tanda baca memper-hatikan etika penulisan
10
ELEMEN KOMPETENSI
MATERI PELATIHAN Pengetahuan
Keterampilan
2.4. Informasi dicek secara teliti Prosedur pengiriman surat sebelum dikirim. 3. Mengurus / menjaga system dokumen
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA
3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan 3.2. Referensi dan sistem indeks di modifikasi dan diper-baharui sesuai dengan prosedur perusahaan
Melakukan pengecekan informasi sebelum surat dikirim Prosedur kantor dipahami Melakukan proses dokumen dalam rangka penanganan secara tepat sesuai prosedur perusaha-an berkas
Sikap Kerja Melakukan pengecekan informasi dengan teliti sebelum surat dikirim Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur perusahaan
Penget ahuan
Ketera mpilan
4
10
modifikasi Prosedur melakukan Melakukan modifikasi Melakukan referensi dan sistem sesuai modifikasi referensi dan referensi dan sistem prosedur perusahaan sistem indeks
Asesmen
Asesmen
Asesmen
11
2.2. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran
ELEMEN KOMPETENSI 01. Mempersiapk an pencatatan
02. Melakukan Pencatatan
: : :
Mencatat Dikte untuk Menghasilkan Naskah ADM.PK.02.010.01 44 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan
Keterampilan
1.1 Bahan untuk keperluan pencatatan diidentifikasi
Tata cara menerima dikte
1.2 Peralatan disiapkan sesuai dengan kebutuhan
Jenis peralatan menerima dikte
2.1. Catatan ditulis dengan singkat, catatan biasa atau rekaman (transcription) dari audio tape yang meng-gambarkan maksud yang diartikan dari sumber catatan yang direkam 2.2 Catatan direkam dengan memperhatikan tingkat kebenarannya
Steno/menulis cepat
2.3 Catatan kebenarannya
diperiksa
Sikap Kerja
Mengidentifikasi bahan untuk Bahan untuk mencatat di mencatat identifikasi dengan benar
untuk Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk menerima dikte
Ketera mpilan 4
6
14
Peralatan yang dibutuhkan disiapkan sesuai SOP
Mengambil dikte dengan menggunakan steno/ menulis cepat
Naskah dibuat dengan tujuannya
Naskah dicatat sesuai dengan data yang diterima
Kebenaran diperhatikan
Memeriksa ulang dikte yang dibuat
Naskah dikte kebenarannya
naskah
Penget ahuan 2
sesuai
naskah
diperiksa
12
ELEMEN KOMPETENSI
MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA
3.1. Penulisan naskah 03 Membuat menggambarkan maksud konsep dari naskah dan tujuan dari pencatatan pencatatan sebelumnya
Pengetahuan
Keterampilan
Pembuatan naskah dari hasil dikte
Membuat naskah sesuai maksud dan tujuannya
Naskah benar
Memperhatikan penyalinan naskah yang ditentukan
waktu sesuai
Naskah dibuat tidak terlalu lama
Meneliti tata bahasa dan kalimat naskah yang dibuat
Kalimat dan tata bahasa diteliti sebelum pen-cetakan naskah
Asesmen
Asesmen
3.2. Penyalinan pencatatan kedalam naskah dibuat sesuai dengan waktu yang ditentukan 3.3. Naskah diteliti kalimatnya baik dari tata bahasanya sesuai tujuan Asesmen
Sikap Kerja dibuat
dengan
Penget ahuan 4
Ketera mpilan 6
13
2.3.
Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran
ELEMEN KOMPETENSI
1. Mencari bantuan untuk merencanakan jadwal kerja
2. Mengikuti Instruksi
: Menuntaskan Aktifitas Pekerjaan sehari-hari : ADM.PK02.030.01 : 18 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan 1.1 Bantuan didapat dari orang yang tepat dalam mengidentifikasi perencanaan dan tujuan kerja 1.2 Bantuan didapat untuk merencanakan dan melakukan prioritas dari beban kerja yang dimiliki
Keterampilan
Sikap Kerja
Cara mengidentifikasi Mencari bantuan yang Bantuan didapat perencanaan dan tujuan diperlukan dalam dengan keperluan pekerjaan merencanakan jadwal kerja Cara menentukan pekerjaan
Penget ahuan
Ketera mpilan
2
6
4
10
sesuai
pekerjaan Bantuan yang tepat didapat prioritas Merencanakan sesuai prioritas diperoleh sesuai dengan kebutuhan dengan bantuan yang tepat
2.1 Instruksi dilakukan Manajemen waktu berdasar-kan kerangka waktu yang telah disetujui
Menindaklanjuti instruksi Instruksi ditindaklanjuti sesuai waktu yang dibutuhkan dengan segera
2.2 Pertanyaan yang efektif Komunikasi yang efektif digunakan untuk menghadapi adanya salah penger-tian 2.3 Kemajuan pekerjaan di- Kerjasama tim kerja komunikasi kepada pengawas atau teman sesuai dengan yang dibutuhkan dan bantuan dari umpan balik diperlukan untuk melanjutkan pekerjaan Asesmen
Melakukan komunikasi yang efektif dengan benar
Komunikasi efektif dilakukan sesuai SOP
Melakukan komunikasi dan Komunikasi diantara tim kerjasama tim dalam kerja dilakukan dengan mencapai tujuan pekerjaan benar
Asesmen
Asesmen
14
III. KELOMPOK UNIT KOMPETENSI KEKHUSUSAN 3.1. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran
ELEMEN KOMPETENSI
1. Mengikuti prosedur K3
2. Menghadapi situasi-situasi darurat/ emergency
: : :
Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran ADM.PK.03.002.01 18 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan 1.1 Mengikuti prosedur Prosedur K3 Perkantoran keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja dengan benar sesuai dengan aturan perusahaan dan relevan dengan peraturan pemerintah dan syaratsyarat asuransi 1.2 Mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran prosedur keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja 1.3 Segala bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan segera dilaporkan pada orang yang berwenang
Keterampilan
Sikap Kerja
Mengaplikasikan prosedur K3 Prosedur K3 diikuti dengan Perkantoran benar
Penget ahuan 2
Ketera mpilan 3
2
3
Pelanggaran prosedur K3 Melakukan tindakan cepat diidentifikasi untuk dilaporkan dalam menangani pelanggaran prosedur K3 perkantoran sesuai prosedur perusahaan
2.1 Keadaan darurat dan Menghadapi situasi keadaan Mengambil tindakan yang potensi keadaan darurat darurat tepat dalam menghadapi dapat segera diketahui dan keadaan darurat menentukan tindakan yang dibutuhkan dan melakukannya dalam lingkung tanggung jawabnya 2.2 Prosedur keadaan darurat Mengikuti prosedur keadaan diikuti sesuai dengan SOP darurat sesuai dengan SOP
Tindakan yang tepat diambil disaat meng-hadapi keadaan darurat
Prosedur diikuti dengan SOP
sesuai
15
ELEMEN KOMPETENSI
MATERI PELATIHAN Pengetahuan
4. Mengantisipasi keamanan pada daerah bersih kering dan daerah berair
Keterampilan Mengidentifikasi yang diperlukan kebutuhan
2.3 Bantuan segera dicari dari rekan sejawat dan atau orang yang mempunyai kewenang-an
3. Menjaga standar keamanan penampilan diri
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Sikap Kerja
Melaporkan rincian keadaan Rincian laporan keadaan darurat dengan benar darurat dibuat dengan benar sesuai SOP Prosedur K3 Perkantoran Mengikuti prosedur K3 Standar keamanan pribadi dalam menggunakan pakaian Perkantoran dalam menjaga dijaga sesuai prosedur K3 keamanan penampilan diri Perkantoran kerja
4.2 Daerah kerja diberikan barikade atau tanda untuk memperkecil resiko terhadap kolega kerja maupun pelanggan
Menggunakan tanda-tanda Tanda-tanda keamanan untuk keamanan lingkungan untuk lingkungan kerja kerja digunakan dengan tepat
Prosedur K3 dalam Mengaplikasikan keamanan Melakukan modifikasi mengantisipasi keamanan lingkungan kerja sesuai referensi dan sistem sesuai prosedur perusahaan lingkungan kerja prosedur K3
Asesmen
Ketera mpilan
1
3
1
3
bantuan Bantuan yang dibutuhkan sesuai diperoleh dengan tepat
2.4. Rincian keadaan darurat dilaporkan dengan benar atau sesuai dengan aturan 3.1 Mempertimbangkan penampilan pribadi terhadap permasalahan lingkungan kerja dan K3 termasuk : - berpakaian dan kesehatan pribadi yang sesuai - menggunakan pakaian dan bersepatu yang tepat 4.1 Daerah yang akan dibersihkan diamankan dari bahaya
Asesmen
Penget ahuan
Asesmen
16
3.2.
Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran
ELEMEN KOMPETENSI
1. Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin
: Meminimalisir Pencurian : ADM.PK03.005.01 : 16 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN Pengetahuan
1.1 Sistem dan prosedur keamanan perusahaan digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan 1.2 Keamanan kas/uang tunai ditangani sesuai dengan kebijakan perusahaan 1.3 Perilaku pelanggan yang mencurigakan diamati dan ditangani sesuai dengan kebijakan perusahaan
1.5 Dokumen, produk-produk dan peralatan disimpan dengan cara yang sesuai dan aman 2.1 Tindakan tepat dilakukan untuk mengurangi pencurian dengan menggunakan prosedur perusahaan 2.2 Barang yang mudah dicuri diawasi sesuai dengan kebijakan perusahaan
Keterampilan
Sikap Kerja
Prosedur keamanan di tempat Mengaplikasikan sistem Prosedur keamanan keamanan dengan benar dilakukan sesuai SOP kerja
Cara mengamati yang mencurigakan
1.4 Pencuri dari pihak luar Penanganan maupun dalam ditangani tempat kerja menurut kebijakan perusahaan
2. Meminimalisir pencurian
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA
Penget ahuan 2
Ketera mpilan 6
4
10
mencurigakan perilaku Mengamati perilaku yang Perilaku mencurigakan untuk ditangani dengan benar keamanan tempat kerja
pencurian
di Menangani pencurian tempat kerja
di Pencurian ditempat kerja ditangani dengan tepat dan benar
Cara penyimpanan dokumen Menyimpanan dokumen dan Dokumen dan peralatan dan peralatan penting peralatan dengan benar dan disimpan sesuai SOP aman Prosedur keamanan ditempat Mengantisipasi keamanan Keamanan dokumen kerja dokumen dan peralatan dari peralatan dilakukan sesuai pencurian SOP
Prosedur keamanan ditempat Menjaga keamanan kerja ditempat kerja kebijakan perusahan
barang Mengikuti prosedur sesuai sesuai dengan SOP
K3
17
ELEMEN KOMPETENSI
MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
Asesmen
Asesmen
Asesmen
Penget ahuan
Ketera mpilan
2.3 Kemananan kas/uang tunai, mesin kas dan kunci-kunci dijaga sesuai dengan kebijakan perusahaan 2.4 Keamanan stok dan peralatan atas pelanggan, staf dan pihak kontraktor luar dijaga sesuai dengan kebijakan perusahaan
18
V.
PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT)
5.1. Unit Kompetensi Kode Unit
: :
Mengaplikasikan Pesan ADM.PK01.010.01
ELEMEN KOMPETENSI 01. Mengidentifikasi proses penerimaan pesan di tempat kerja 02. Penyampaian pesan 03. Mengimplikasikan pesan
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA ♦ ♦ ♦ ♦
Pengetahuan proses penerimaan pesan Kemampuan untuk penyampaian pesan yang diterima untuk disampaikan sesuai tujuan Kemampuan untuk mengidentifikasi dan menterjemahkan pesan. Kemampuan untuk memilih media komunikasi yang tepat, agar pesan dapat segera diterima dan dipahami oleh Komunikan / penerima pesan.
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
5.2. Unit Kompetensi Kode Unit
: :
Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK.01.006.01
ELEMEN KOMPETENSI 01
02
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA
Memilih Peralatan Kantor
♦
Mengoperasikan Peralatan Kantor
♦ ♦ ♦ ♦
03
Memelihara Peralatan
♦ ♦
♦
Menggunakan peralatan kantor sesuai dengan fungsi kegunaan dalam menyelesaikan tugas pekerjaan kantor Khususnya ke administrasian kantor. Menentukan jumlah kebutuha peralatan yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor Menguasai tehnik pengoperasian peralatan kantor ditempat kerja sesuai kemampuan yang dimilikinya untuk menyelesaikan tugas pekerjaan kantor Melaporakan bila terjadi ketidak sesuaian operasional / kerja alat kepada supervisor sesuai SOP Melakukan pemeliharaan peralatan kantor dengan mengopersaikanya sesuai SOP dan Buku Manual Melakukan penyimpanan terhadap peralatan yang telah digunakan pada tempat yang ditentukan dan sesuai SOP perusahaan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
19
5.3. Unit Kompetensi Kode Unit
: :
Melayani Tamu ADM.PK.01.011.01
ELEMEN KOMPETENSI 01 02 03
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA
Memahami konsep penerimaan tamu Mengidentifikasi kebutuhan tamu Mengatur pelayanan untuk tamu
♦ ♦ ♦ ♦
Tata cara penerimaan tamu dipahami dengan benar Kebutuhan tamu mampu diidentifikasi Pelayanan diatur dengan baik untuk diberikan kepada tamu Pengaturan penyimpanan file disesuaikan dengan kebutuhan
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
5.4. Unit Kompetensi Kode Unit
: :
Melakukan Prosedur Administrasi ADM.PK.02.007.01
ELEMEN KOMPETENSI 01. Proses dokumen-dokumen kantor 02. dasar Surat menyurat 03. mengurus/menjaga sistem dokumen
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA • • •
Melakukan penanganan surat atau dokumen di kantor Mengkonsep dan mengetik berbagai jenis dan bentuk surat Melakukan kegiatan kearsipan, mulai menerima, menata sampai menyimpan
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
5.5
Unit Kompetensi Kode Unit
: :
Menuntaskan Aktifitas Pekerjaan Sehari-hari ADM.PK02.030.01
ELEMEN KOMPETENSI
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA
01. Mencari bantuan untuk merencanakan jadwal kerja
♦ ♦
Menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal yang direncanakan Mencari bantuan bila diperlukan
02. Mengikuti instruksi
♦
Menjalankan pekerjaan sesuai instruksi supervisor/pimpinan
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
20
5.6
Unit Kompetensi Kode Unit
: :
Mengelola dan Menjaga sistem Kearsipan ADM.PK.02.013.01
ELEMEN KOMPETENSI 01. Mengidentifikasi kebutuhan organisasi 02. Mengelola dokumen sesuai sistem 03. Menjaga sistem kearsipan
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA • • • •
Melakukan identifikasi pada sistem klearsipan yang digunakan di kantor Melakukan pengelolaan arsip berdasarkan sistem yang telah diterapkan di kantor Melakukan pemeliharaan dan penataan arsip Memberikan pelayanan peminjaman arsip pada bagian yang membutuhkan
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
5.7
Unit Kompetensi Kode Unit
: :
Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran ADM.PK.03.002.01
ELEMEN KOMPETENSI 01. Mengikuti prosedur keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja 02. Menghadapi situasi-situasi darurat/ emergency 03. Menjaga standar keamanan penampilan pribadi
5.8
Unit Kompetensi Kode Unit
: :
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA • • •
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
Meminimalisir Pencurian ADM.PK.03.005.01
ELEMEN KOMPETENSI 01. Menggunakan sistem penyimpanan secara rutin 02. Meminimalisir pencurian
Melakukan pekerjaan dengan mengikuti prosedur K3 Perkantoran Mengaplikasikan situasi darurat sesuai prosedur K3 Menjaga standar keamanan penampilan pribadi sesuai prosedur K3
keamanan
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA • •
Melakukan penyimpanan dokumen dan peralatan kerja yang penting dengan menggunakan sistem keamanan perusahaan Menjaga keamanan dokumen dan peralatan ditempat kerja untuk meminimalisir pencurian
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
21
VI.
EVALUASI PROGRAM PELATIHAN NO. 1.
KEGIATAN Evaluasi Program Latihan
MATERI EVALUASI Melakukan evaluasi program pelatihan antar lain : Fasilitas Latihan Modul, bahan dan Lamanya Latihan Instruktur OJT
22
DAFTAR PERALATAN DAN BAHAN YANG DIGUNAKAN 1. Judul/Nama Pelatihan 2. Kode Program Pelatihan
: :
Juru Catat K.72.9.0.1.2.3.I.01
UNIT KOMPETENSI
KODE UNIT
1.
Mengaplikasikan pesan
ADM.PK01 .010.01
♦ Pesawat Telepon ♦ ATK ♦ Buku catatan
2.
Menggunakan Peralatan Kantor
ADM.PK01 .006.01
♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦
3.
Melayani Tamu
ADM.PK01 .011.01
4.
Melakukan Prosedur Administrasi
ADM.PK02 .007.01
-
5.
Menuntaskan Aktifitas Pekerjaan seharihari
ADM.PK02 .030.01
♦
6.
Mencatat Dikte untuk Menghasilkan Naskah Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran
ADM.PK02 .010.01
Meminimalisir Pencurian
ADM.PK03 .005.01
NO
7.
DAFTAR PERALATAN
Komputer Printer Mesin Fax Mesin Tik Mesin Photo Copy Calculator Perfurator Letter Tray Tancapan kertas Binder clips Letter Opener Stepler remover Stepler ATK
Komputer Printer Alat tulis Stapler Stabilo
DAFTAR BAHAN ♦ Form memo ♦ LPT
♦ ♦ ♦ ♦ ♦
Kertas Tinta Printer Kertas Fax Tinta photo copy
♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦
Kop surat Amplop Tanda terima Buku ekspedisi Lembar disposisi Kertas hvs
KETERANGAN Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta
♦ Buku Nota ♦ Alat tulis
ADM.PK03 .002.01
♦ Lemari dokumen berkunci ♦ Petty Box
23
RANCANGAN PELATIHAN DI TEMPAT KERJA
NO
Judul/Nama Pelatihan
:
Juru Catat
Nama Peserta Pelatihan
:
.....................................................,,
Nama Lembaga/Perusahaan :
.......................................................
Kegiatan di Tempat Kerja
........................................................
HARI/ TANGGAL
AREA KERJA
:
UNIT/ ELEMEN KOMPETENSI
KEGIATAN
JAM
HASIL
PEMBIMBING
1.
2.
3.
……………………., …. ………………….. ….. Pimpinan ……………..
…………………………………..
24
