Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020 UNIT KEWANGAN 1.0

PENDAHULUAN Bidang kewangan merupakan salah satu

bidang pengurusan

yang penting di sesebuah

organisasi seperti sekolah.Terdapat 4 jenis kumpulan kewangan yang diurus oleh pihak sekolah iaitu Kumpulan Kewangan Kerajaan,Kumpulan Wang Awam ,Kumpulan Wang Asrama dan Kumpulan Kewangan yang diurus melalui eSPKB dibawah terletak dibawah seliaan Jabatan Akauntant Negara Malaysia. Kesemua kumpulan kewangan ini perlu diurus dengan efektif bagi memastikan setiap sen peruntukan yang diterima sama ada dari pihak kerajaan atau dari komuniti dibelanja dan diurus mengikut

arahan perbendaharaan yang ditetapkan dan pekeliling kewangan yang

sedang berkuatkuasa. Kecekapan dalam pengurusan kewangan ini merupakan intipati utama PPPM 2013-2025.Juteru, adalah menjadi KPI utama pihak mencapai pengurusan berstatus

pengurusan sekolah untuk

cemerlang dalam pengurusan kewangan untuk keempat

kumpulan kewangan tersebut Bagi mencapai hasrat dan impian itu semua pihak di sekolah ini perlu memahami dan menghayati KPI itu dan seterusnya menyusun strategi yang sesuai bagi mencapai impian tersebut.

2.0

OBJEKTIF 2.1

Memastikan Pembantu Tadbir yang dilantik untuk mengurus kumpulan kewangan sekolah dapat mengurus kewangan dengan cemerlang dan mematuhi prosedur kewangan yang telah ditetapkan oleh pihak

2.2

Perbendaharaan.

Memastikan Ketua Panitia dan Ketua Unit yang mempunyai peruntukan sendiri mengurus kewangan mengikut prosedur kewangan yang sedang dikuatkuasakan.

2.3

Mencapai taraf Sijil Pengurusan Kewangan Cemerlang untuk ke empat-‘empat kumpulan pengurusan kewangan sekolah.

2.4

Memastikan pengurusan Aset Alih dan Aset Tak Alih kerajaan dapat diurus dengan sempurna mengikut prosedur yang ditetapkan oleh pihak kerajaan.

2.5

Dapat menjadi benchmark kepada sekolah-sekolah lain dalam pengurusan kewangan sekolah..

38

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

3.0

SENARAI AJK 3.1

Pengerusi

: Tn. Abdul Aziz Mohamed Zain - Pengetua

3.2

Tim Pengerusi : En. Anuar Sidek

- PK Pentadbiran

3.3

Setiausaha

: Pn. Dayang Zubaidah

- Pembantu Tadbir

3.4

AJK

: En. Duraman Ramlee

-PK HEM

: Sapri Mahrup

- PK KOKUM

: Dg. Nismah Awang Addul Rahman

- PK Tingkatan 6

: Japrin Kulit – Kum. Kewangan eSPKB - Ketua Pembantu Tadbir : Rasinam Hj Marman –Kum. Kew. Kerajaan

-Pembantu Tadbir

: Dayang Zubaidah (Kum Wang SUWA & PWR) -Pembantu Tadbir : Saniah Yakcub (Kumpulan Wang Asrama) :Ketua Bidang :Ketua Unit :Ketua Panitia Mata Pelajaran :Pegawai Aset

39

Penyelia Aasrama

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020 4.0

CARTA ORGANISASI UNIT KEWANGAN PENGERUSI Hj. Abdul Aziz bin Mohamed Zain Pengetua Cemerlang DG54 TIMBALAN PENGERUSI Anuar bin Sidek Penolong Kanan Pentadbiran DG48

SETIAUSAHA Dg. Zubaidah Pg. Ampuan Ibrahim Pembantu Operasi N11

PENOLONG KANAN HEM Anuar bin Sidek – DG48

JURU AUDIT DALAMAN (Asrama) Dg. Irme Hafziany binti Ag. Yusof Guru DG41

KUMPULAN WANG ASRAMA Saniah binti Yacob Penyelia Asrama N22

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN Anuar bin Sidek – DG48

PENOLONG KANAN Ko-KUM Sapri bin Marup – DG48

JURU AUDIT DALAMAN (KWK) Amanda Wong Li Ling Guru DG44

JURU AUDIT DALAMAN (KWS) Lenny Kuan Guru DG41

KUMPULAN WANG KERAJAAN Rasinam binti Marman Pembantu Tadbir N22

KUMPULAN WANG SUWA/PWR Dg. Zubaidah binti Pg Ampuan Ibrahim Pembantu Operasi N11

KETUA PANITIA MATA PELAJARAN Ketua Unit

JAWATANKUASA SEBUTHARGA PEGAWAI ASET KERAJAAN Mohd. Yamin bin Siki -Guru DG44

PEGAWAI PEMERIKSA

40

PEGAWAI PELUPUSAN

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN

PENOLONG KANAN TINGKATAN 6 Dg. Nismah binti Abdul Rahman PK T6 DG48

JURU AUDIT DALAMAN (e-SPKB) Edward Jack Guru DG48 PENYEDIA e-SPKB Japrin Chin bin Kulit Ketua Pembantu Tadbir N22

PERAKU I Anuar bin Sidek - PKI DG48 Durahman @ Durahman bin Wahap - PK HEM DG48 PERAKU II Hj. Abdul Aziz bin Mohamed Zain Pengetua Cemerlang DG54


6.0

7.0

PENCAPAIAN SEMASA- (TOV)

BIL

TAHUN

SIJIL AUDIT

1.

2010

Tanpa Teguran - Memuaskan

2.

2011

Tanpa Teguran- Memuaskan

3.

2012


4.

2013


5

2014

Tanpa Teguran -Baik

PELUNJURAN – (ETR)

BIL

TAHUN

SIJIL AUDIT

1.

2016

Tanpa Teguran - Cemerlang

2.

2017

Tanpa Teguran- Cemerlang

3.

2018


4.

2019


5

2020

Tanpa Teguran –Cemerlang Anugerah Pengurusan Kewangan Cemerlang

ANALISIS SWOT 7.1

KEKUATAN 7.1.1

Bilangan Pembantu Tadbir yang cukup

7.1.2

Pegawai Aset yang berdedikasi

7.1.3

Pembantu Tadbir yang mengurus gaji staf berdedikasi dan berpengalaman

7.1.4 7.2

Kemudahan

KELEMAHAN 7.2.1

Terdapat Pembantu Tadbir dan penyelia Asrama kurang cekap dan kurang

7.2.2

pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah

7.2.3

Terdapat sesetengan Pembantu Tadnir atau Penyelia Asrama yang berkira dari segi kerja

7.2.4

Sikap kerja bertangguh dan kurang teliti serta tidak mahu dengar nasihat

7.2.5

Terdapat pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama yang lebih cenderung kepada urusan peribadi peribadi

41


PELUANG 7.3.1

Terdapat Ketua Pembantu Tadbir di sekolah jiran yang berpengalaman yang

7.3.2

boleh membantu memberi bimbingan dan tunjuk ajar

7.3.3

Audit Dalam Bahagian Beaufort sentiasa bersedia memberi bimbingan dan khidmat nasihat kepada pihak sekolah

7.3.4

Pihak PPD papar sentiasa memberi kursus dan bangkel untuk membantu membetulkan pengurusan kewangan sekolah

7.4

ANCAMAN 7.4.1

Urusan peribadi Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama yang mengganggu penupuan kepada pengurusan kewangan sekolah

8.0

ISU-ISU BIL

ISU UTAMA

1.

Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah.

2.

Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan Ketua Panitia ,ketua Unit dan Pembantu Tadbir

3.

Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan

4.

Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik oleh Pembantu Tadbir,Ketua Panitia dan Ketua Unit.

42


PELAN STRATEGIK DAN PELAN TINDAKAN 9.1.Isu: Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah. ISU

STRATEGIK

OBJEKTIF

KPI

TOV (2015)

SASARAN (ETR) 2016

2017

2018

2019

2020

ISU 1

S1

O1


Meningkatkan kemahiran pengurusan kewangan untuk pembantu Tadbir yang mengurus kewangan sekolah

Meningkatkan kemahiran dalam pengurusan kewangan sewangan sekolah

INTERVENSI

1. Menghantar Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir menghadiri kursus kewangan di peringkat daerah dan negeri

Peratus teguran audit keatas pengurusan kewangan sekolah dapat dikurangkan

Sebanyak 20 % kesalahan dalam pengurusan kewangan sekolah

15 %

10%

5%

0%

2. Audit Dalam perlu kerap membuat semakan keatas pengurusan kewangan sekolah 3. Pentadbir sekolah perlu memantau dengan teliti dokumen perakaunan dalam pengurusan kewangan sekolah PPPM 2013-2025

Anjakan ke 5

: Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah

Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit

43

0%


Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020 ISU 1


OBJEKTIF

Meningkatkan kemahiran pengurusan kewangan dalam kalangan Pembantu Tadbir dalam mengurus kewangan sekolah

INTERVENSI 1

Menghantar kursus pengurusan kewangan untuk Pembantu Tadbir di peringkat daerah dan negeri

INTERVENSI 2

Mengadakan kursus audit dalam di peringkat daerah

INTERVENSI 3

Pentadbir sekolah membuat pemantauan keatas dokumen kewangan

TINDAKAN

TEMPOH PELAKSANAAN

Plan

Do

Pengetua mengenalpasti Pembantu Tadbir yang kurang berpengalaman dan berbincang dengan pihak PPD untuk memberi kursus yang sesuai untuk mereka.

Intervensi ini dilaksanakan sebanyak 3 kali setahun bagi tempoh pelaksanaan Pelan Perancangan Strategik 2016-2020

KOS & SUMBER

LOKASI

PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN

KPI

Check and Action Tiada kos yang diperlukan kerana kos kurus dibawah tanggungan PPD. Kos tuntutan perjalanan perlu ditanggung oleh sekolah dibawah. OS21000 : RM 20x 4 Orang =RM80 untuk sekali kursus. RM80 x 3 kali kursus setahun =RM240 setahun. Manakala intervensi lain tidak memerlukan kos kerana ia melibatkan tugas harian.

44

Bilik Gerakan PPD dan pejabat sekolah

Juru Audit dan Pentadbir sekolah membuat semakan dokumen dan membuat pembetulan keatas ketidak akuran pengurusan kewangan sekolah.

Peratus kesalahan dalam pengurusan kewangan sekolah dapat dikurangkan dari pada 20% ke 15%,10%,5% dan 0% kesalahan sepertimana yang ditetapkan dalam KPI pengurusan kewangan sekolah.


9.2. Isu 2: Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan Ketua Panitia ,ketua Unit dan Pembantu Tadbir ISU

STRATEGIK

OBJEKTIF

KPI

TOV (2015)

SASARAN (ETR) 2016

ISU 2

S1

O1


Meningkatkan kesedaran Pembantu Tadbir supaya lebih fokus kepada kerja.

Meningkatkan kesedaran Pembantu Tadbir yang mengurus kewangan supaya lebih fokus kepada kerja.

INTERVENSI

1. Mengadakan Kursus Intergiriti kepada semua Anggota kumpulan Pelaksana

Kerja dapat dapat disiapkan mengikut tarikh yang ditetapkan pada setiap hujung bulan.

Sebanyak 40% kerja tidak dapat disiapkan mengikut masa yang ditetapkan

30 %

2017

20%

2. Memberi ingatan dan nasihat dalam mesyuarat pengurusan kewangan 3. Pentadbir perlu memanggil Pembantu Tadbir yang bermasalah untuk diberi nasihat. PPPM 2013-2025

Anjakan ke 5



45

2018

10%

2019

0%

2020

0%

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020 Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020 ISU 2


OBJEKTIF

Meningkatkan kesedaran Pembantu Tadbir yang mengurus kewangan supaya lebih fokus kepada kerja.

INTERVENSI 1

Mengadakan Kursus Intergiriti kepada semua Anggota kumpulan Pelaksana

INTERVENSI 2

Memberi ingatan dan nasihat dalam mesyuarat pengurusan kewangan

INTERVENSI 3

Pentadbir perlu memanggil Pembantu Tadbir yang bermasalah untuk diberi nasihat dan menghantar kursus pengurusan kewangan

TINDAKAN

TEMPOH PELAKSANAAN

Plan

Do

Pengetua berbincang dengan Ketua Pembantu Tadbir dan Penyelaras LDP sekolah untuk merancang kertas kerja dan melaksanakan kursus intergriti kepada AKP


KOS & SUMBER

LOKASI


KPI

Check and Action Kos Kursus LDP RM100 X 2 kali kursus=RM200.

Bilik Gerakan Sekolah

Peruntukan dibawah OS29000

46

Ketua Pembantu Tadbir akan membuat pemantauan untuk melihat keberkesanan kursus

Peratus ketidakcepatan menyiapkan laporan kewangan dapat dikurangkan dapada 40% kepada 30%,20%,10% dan 0% sepertimana yang ditetapkan dalam KPI.

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020 9.3.Isu 3: Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan.

ISU

STRATEGIK

OBJEKTIF

KPI

ISU 3

S1

O1

Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan.

Meningkatkan kemahiran Juru Audit Dalam dan AJK Pengurusan Aset Sekolah

Kemahiran Juru Audit Dalam dan AJK Pengurusan Aset Sekolah dapat ditingkatkan.

INTERVENSI

1. Kursus dalam Perkhidmatan oleh PPD

Tahap kecekapan pegawai yang terlibat dapat ditingkatkan

TOV

SASARAN (ETR)

(2015)

2016

2017

2018

2019

2020

Tahap Sederhana

Cekap

Cekap

Cekap

Ceme rlang

Ceme rlang

2. Bengkel Penguditan dan perekodan Aset (Alih dan Tetap Kerajaan) PPPM 2013-2025

Anjakan ke 5



47

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020 Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020 ISU 3

OBJEKTIF

Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan . Kemahiran Juru Audit Dalam dan AJK Pengurusan Aset Sekolah dapat ditingkatkan

INTERVENSI 1

Kursus dalam Perkhidmatan oleh PPD

INTERVENSI 2

Bengkel Penguditan dan perekodan Aset (Alih dan Tetap Kerajaan)

TINDAKAN

TEMPOH PELAKSANAAN

Plan

Do

KOS & SUMBER

LOKASI


KPI

Check and Action Ketua Pembantu Tadbir berbincang dengan PPD untuk mangadakan kursus kepada juru Audit Dalam dan AJK Pgurusan Aet Sekolah. Ketua Pembantu Tadbir bersama Penyelaras LDP untuk mengadakan Bengkel pengurusan Aset Kepada AJK Aset Sekolah dan KP Mata pelajaran dan Ketua Unit


Tiada kos yang diperlukan kerana kos kurus dibawah tanggungan PPD. Kos tuntutan perjalanan perlu ditanggung oleh sekolah dibawah. OS21000 : RM 20x 4 Orang =RM80 untuk sekali kursus. RM80 x 2 kali kursus setahun =RM160 setahun. Manakala intervensi ke 2 RM 100 x2 kali kursus setahun =RM200.Peruntukan dibawah OS29000.

48

Bilik Gerakan PPD

Bilik Gerakan sekolah

Ketua Pembantu Tadbir akan memantau pelaksanaan kursus dan Bengkel Pengurusan Aset tersebut untuk melihat keberkesanananya dan membuat penambahbaikan berterusan

Tahap kecekapan pegawai yang terlibat dapat ditingkatkan dari tahap sederhana ke tahap Cekap dan cemerlang seperti yang telah ditetapkan dalam KPI sekolah.

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020 9.4.Isu 4: Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Pembantu Tadbir Kewangan, Ketua Panitia dan Ketua Unit.

ISU

STRATEGIK

OBJEKTIF

KPI

TOV (2015)

ISU 4

S1

O1

Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Pembantu Tadbir Kewangan, Ketua Panitia dan Ketua Unit

Memastikan rekod kewangan diselenggara dengan betul dan kemaskini

Meningkatkan kemahiran dan kecekapan pegawai yang mengurus kewaangan sekolah .

INTERVENSI

1.Bengkel Pengurusan Aset Sekolah

Peratus penyelenggaran rekod kewangan yang kemaskini dan tepat dapat ditingkatkan

Tahap penyelenggara n rekod kewangan ditahap 60 %

SASARAN (ETR) 2016

70 %

2017

80%

2.Pemeriksaan oleh Juru Audit dan Pemeriksa Aset PPPM 2013-2025

Anjakan ke 5



49

2018

2019

2020

905%

100%

100%

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020 Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020 ISU 4 OBJEKTIF

Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Pembantu Tadbir Kewangan, Ketua Panitia dan Ketua Unit Meningkatkan kemahiran dan kecekapan pegawai yang mengurus kewaangan sekolah

INTERVENSI 1

Bengkel Pengurusan Aset Sekolah

INTERVENSI 2

Pemeriksaan oleh Juru Audit Dalam dan Pemeriksa Aset

TINDAKAN

TEMPOH PELAKSANAAN

Plan

Do

Ketua Pembantu Tadbir dan Penyelaras LDP berbincang untuk mengadakan Bengkel Pengurusan Aset kepada Pegawai yang terlibat.


KOS & SUMBER

LOKASI


KPI

Check and Action Kos Bengkel RM 150 x 2 kali setahun = RM 300. Sumber kewangan dari peruntukan sekolah di bawah OS29000

50

Bilik Gerakan sekolah

Ketua Pembantu Tadbir dan pengetua memantau pelaksanan kursus dan pelaksanaan pengurusan aset sekolah.

Peratus penyelenggaran rekod kewangan yang baik dan kemaskini dapat ditingkatkan dari 60% kepada 70%,80$,90% dan 100% seperti yang dinyatakan dalam KPI sekolah.

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020 10.0 PENUTUP Pengurusan kewangan yang cemerlang merupakan harapan kepimpinan sekolah. Oleh itu, semua pihak yang terlibat secara langsung dengan pengurusan kewangan sekolah perlu menjiwai impian dan harapan tersebut. Diantara pihak yang terlibat secara langsung dengan pengurusan kewangan ini adalah bermula dari Pengetua, Penolong Kanan, Ketua Bidang, Ketua Unit, Ketua Panitia Mata Pelajaran, Pembantu Tadbir Kewangan dan seterusnya Pegawai Aset sekolah perlu melaksanakan tugas masing-masing mengikut prosedur dan peraturan kewangan yang sedang dikuatkuasakan. Tanpa komitmen dan kesungguhan dalam melaksanakan tugas tersebut agak sukar untuk mencapai tahap pengurusan kewangan cemerlang yang diimpikan itu.

51

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran

Recommend Documents