Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn Zitting van 18 september 2014

Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn Zitting van 18 september 2014 Aanwezig: Luc Op de Beeck, voorzitter; Stephan Bordeyne, Jan Boulliard, Clara Calis, Gonda Claessen, Erik De Quick, Laurent de Vries, Rudy Elst, Guido Heyns, Brigitte Malfait, Ingrid Van Rooy, raadsleden en de heer Bart Michielsen, secretaris. Verontschuldigd: de heer Eric Vos, burgemeester. De voorzitter opent de vergadering te 21.15 uur. De raad voor maatschappelijk welzijn Openbare zitting

Agendapunt 1: Goedkeuring verslag van de openbare zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn 25 en 26 juni en 14 augustus 2014. Het proces-verbaal van de openbare zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 en 26juni en 14 augustus 2014 wordt met eenparigheid van stemmen goedgekeurd.

Agendapunt 2.1: Dwangbevelen Gelet op de beslissing van de OCMW- raad dd. 27 juni 2013 houdende het gebruik van de procedure van het dwangbevel - als methode om openstaande vorderingen te innen - te gebruiken voor alle cliënten met openstaande schulden; Gelet op artikel 92 van het OCMW decreet van 19 december 2008 dat bepaalt dat met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare schuldvorderingen de financieel beheerder een dwangbevel kan uitvaardigen, geviseerd en uitvoerbaar verklaard door de raad voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de beraadslaging van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 oktober 2011, houdende goedkeuring van de principebeslissing tot invoering van het dwangbevel in de procedure debiteurenopvolging; Gezien door de financiële dienst verschillende dwangbevelen voor dossiers van cliënten met onbetwiste en opeisbare schulden voor een totaal bedrag van 7.013,36 EUR worden voorgelegd, teneinde deze te viseren en uitvoerbaar te verklaren, als volgt: Nummer Bedrag Aangetekende Detail boekhouding ingebrekestelling 13000214 97,75 13/01/2014 Terugbet. voorgeschoten fin. steun 11010722 104,37 18/11/2013 Terugbetaling HWB saldo 12009103 170,82 30/07/2013 Terugbet. voorgeschoten fin. steun 2010000511 5.819,60 13/01/2014 Terugbet. voorgeschoten fin. steun 12010083 820,82 05/02/2014 Terugbetaling HWB BESLIST Artikel 1. De dwangbevelen voor de voorliggende dossiers van cliënten met onbetwiste en opeisbare schulden voor een totale som van 7.013,36 EUR, te viseren en uitvoerbaar de verklaren als volgt: Nummer Bedrag Aangetekende Detail boekhouding ingebrekestelling 13000214 97,75 13/01/2014 Terugbet. voorgeschoten fin. steun 11010722 104,37 18/11/2013 Terugbetaling HWB saldo 12009103 170,82 30/07/2013 Terugbet. voorgeschoten fin. steun 2010000511 5.819,60 13/01/2014 Terugbet. voorgeschoten fin. steun 12010083 820,82 05/02/2014 Terugbetaling HWB 7.013,36 euro

Agendapunt 3.1: Maaien van gras tussen WZC 1 en de ringweg en WZC 1 en het administratief centrum Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, § 1, 1° a (limiet van 85.000,00 euro excl. btw niet bereikt); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 3; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 65 en 66, betreffende de bevoegdheden van het vast bureau; Zitting van 18 september 2014

341

Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Gezien het gras is ingezaaid op de site, moet er een overeenkomst afgesloten worden om het gras te maaien. Gelet op de beslissing van het vast bureau van 13 maart 2014 om de opdracht tot het groenonderhoud van de OCMW-campus te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Lidwina stichting, Postelarenweg 213 te 2400 Mol, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 15.242,00 euro excl. btw of 18.442,82 euro incl. 21% btw. Gezien we dezelfde voorwaarden en prijzen - van de oorspronkelijke offerte van 20/2/2014 - hebben bedongen bij Lidwina voor bijkomende 20 maaibeurten van 11.010 m² grasmat; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 12.276,01 euro incl. 21% btw; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in 2014/6131100/4/0953/01; Gelet op het visum, verleend door de financieel beheerder; BESLIST met eenparigheid van stemmen: De opdracht tot groenonderhoud van de OCMW-campus, afgesloten met Lidwina stichting, Postelarenweg 213 te 2400 Mol, uit te breiden met 20 maaibeurten van 11.010 m² grasmat, voor een totaal bedrag van 12.276,01 euro incl. 21% btw.

Agendapunt 3.2: Akteneming beslissing College van Burgemeester en Schepenen houdende toewijzing van de opdracht met betrekking tot de gezamenlijke aankoop van elektriciteit met de stad Turnhout, met ingang van 01/01/2015. Overwegende dat de huidige opdracht tot aankoop van elektriciteit afloopt op 31 december 2014; Gelet op de bespreking in de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 januari 2014 om voor de aankoop van elektrische energie over te gaan tot samen aankoop met stad Turnhout; Gelet op de besprekingen met de stad met betrekking tot gezamenlijke aankoop door de stad, het OCMW en politiezones van elektrische energie voor hun installaties, gebouwen en de openbare verlichting; Gezien de Raadsbeslissing van 26 september 2013 houdende bekrachtiging van de beslissing van het vast bureau van 12 september 2013 om met ingang vanaf 1/1/2015 over te gaan tot de samen aankoop met de stad van gas en elektriciteit en hierbij te kiezen voor 100 % groene stroom; Gezien in de Raad van 30 januari 2014 beslist werd om: 1. De stad Turnhout wordt, conform artikel 38 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd, aangeduid om in naam en voor rekening van het OCMW van Turnhout op te treden voor het toewijzen van een overheidsopdracht strekkende tot het aanduiden van een leverancier voor elektriciteit voor een periode vanaf de eerste dag aansluitend op het huidig leveringscontract tot en met 31 december 2017. 2. De machtiging bedoeld in artikel 1 geldt voor het bestek zoals het aan het OCMW werd meegedeeld op 30 januari 2014 en middels dit besluit wordt goedgekeurd. 3. De distributienetbeheerder wordt belast met het opmaken van een lijst met afnamepunten van het OCMW teneinde deze over te maken aan de gemeente voor opname in het bestek. 4. De gemeente wordt belast met alle procedurele verplichtingen m.b.t. de in artikel 1 bedoelde overheidsopdracht. De gemeente zal het gunningsvoorstel ter consultatie meedelen aan het OCMW alvorens over te gaan tot effectieve gunning. 5. De gemeente zal Eandis cvba, Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle, belasten met de materiële organisatie van de gunningsprocedure inzake aankoop van elektrische energie voor de gebouwen en installaties van de gemeente, het OCMW en de politiezone en voor de openbare verlichting en de coördinatie ervan met de gunningsprocedures van de andere aanbestedende overheden. 6. Het OCMW machtigt de gemeente om op haar beurt volmacht te geven aan de leverancier voor het bekendmaken van de keuze van de nieuwe leverancier aan de distributienetbeheerder. 7. Het OCMW verbindt er zich toe om zelf de overeenkomstig het bestek aan haar gerichte facturen voor het op haar afnamepunten ter beschikking gestelde elektrische vermogen en de geleverde elektrische energie tijdig te betalen aan de leverancier. 8. Het OCMW en de leverancier zullen geschillen m.b.t. de leveringen op de afnamepunten van het OCMW via minnelijke onderhandelingen pogen op te lossen. In geval geen minnelijke oplossing gevonden 342

Zitting van 18 september 2014

wordt, vrijwaart het OCMW de gemeente integraal voor de geschillen m.b.t. leveringen op haar afnamepunten. 9. In geval van een betwisting m.b.t. huidige overheidsopdracht, anders dan onder art. 8 (afnamepunten van het OCMW), is het OCMW mee verantwoordelijk voor alle kosten in verhouding tot haar aandeel in de opdracht. Daartoe vrijwaart het OCMW de gemeente in verhouding tot haar aandeel van de opdracht. Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht voor het OCMW geraamd wordt op 206.331 euro incl. btw; Gelet op de totale offertebedragen (stad + politiezone + OCMW) excl. BTW: - Electrabel Customer, Brussel: 549.488,19 euro - EDF Luminus: 544.166,76 euro - ENI Gas & Power: 550.764,25 euro - Lampiris: 542.821,85 euro. Gelet op het verslag van nazicht der biedingen en het voorstel van Eandis van 28 maart 2014; Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 22 mei 2014 houdende de toewijzing aan Lampiris, Rue Saint Laurent 54, 4000 Luik, als laagste regelmatige offerte; Overwegende dat de uitgaven voor deze opdracht voor het OCMW Turnhout voorzien zijn op volgende budgetcodes: - 2015/6110000/4/0959 - 2015/6110000/4/0953 - 2015/6110000/4/0953/01 - 2015/6110000/4/0951/02 - 2015/6110000/4/0951/01 - 2015/6110000/3/0930/03 - 2015/6110000/3/0904/02 - 2015/6110000/3/0903 - 2015/6110000/2/0119/99 - 2015/6110000/2/0119/03 - 2015/6110000/1/0050 - 2015/6110000/4/0952/01 - 2015/6110000/4/0952/02 NEEMT KENNIS van: de beslissing college van burgemeester en schepenen van 22 mei 2014 houdende toewijzing van de opdracht met betrekking tot gezamenlijke aankoop van elektriciteit aan Lampiris, Rue Saint Laurent 54, 4000 Luik, met ingang vanaf 1 januari 2015 tot en met 31 december 2017, met volgende eenheidsprijzen in euro/MWh: - zonder piekmeting: 67,87 (enkelvoudig), 76,80 (dag), 55,55 (nacht), 55,12 (excl. nacht) - met piekmeting: 76,80 (normale uren), 55,55 (stille uren).

Agendapunt 3.3: Akteneming beslissing College van Burgemeester en Schepenen houdende toewijzing van de opdracht met betrekking tot de gezamenlijke aankoop van gas met de stad Turnhout, met ingang van 01/01/2015. Overwegende dat de huidige opdracht tot aankoop van gas afloopt op 31 december 2014; Gelet op de bespreking in de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 januari 2014 om voor de aankoop van gas over te gaan tot samen aankoop met stad Turnhout; Gelet op de besprekingen met de stad met betrekking tot gezamenlijke aankoop door de stad, het OCMW en politiezones van gas voor hun installaties, gebouwen en de openbare verlichting; Gezien de Raadsbeslissing van 26 september 2013 houdende bekrachtiging van de beslissing van het vast bureau van 12 september 2013 om met ingang vanaf 1/1/2015 over te gaan tot de samen aankoop met de stad van gas en elektriciteit en hierbij te kiezen voor 100 % groene stroom; Gezien in de Raad van 30 januari 2014 beslist werd om: 1. De stad Turnhout wordt, conform artikel 38 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd, aangeduid om in naam en voor rekening van het OCMW van Turnhout op te treden voor het toewijzen van een overheidsopdracht strekkende tot het aanduiden van een leverancier voor gas voor een periode vanaf de eerste dag aansluitend op het huidig leveringscontract tot en met 31 december 2017. 2. De machtiging bedoeld in artikel 1 geldt voor het bestek zoals het aan het OCMW werd meegedeeld op 30 januari 2014 en middels dit besluit wordt goedgekeurd. 3. De distributienetbeheerder wordt belast met het opmaken van een lijst met afnamepunten van het OCMW teneinde deze over te maken aan de gemeente voor opname in het bestek.


343

4. De gemeente wordt belast met alle procedurele verplichtingen m.b.t. de in artikel 1 bedoelde overheidsopdracht. De gemeente zal het gunningsvoorstel ter consultatie meedelen aan het OCMW alvorens over te gaan tot effectieve gunning. 5. De gemeente zal Eandis cvba, Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle, belasten met de materiële organisatie van de gunningsprocedure inzake aankoop van aardgas voor de gebouwen en installaties van de gemeente, het OCMW en de politiezone en voor de openbare verlichting en de coördinatie ervan met de gunningsprocedures van de andere aanbestedende overheden. 6. Het OCMW machtigt de gemeente om op haar beurt volmacht te geven aan de leverancier voor het bekendmaken van de keuze van de nieuwe leverancier aan de distributienetbeheerder. 7. Het OCMW verbindt er zich toe om zelf de overeenkomstig het bestek aan haar gerichte facturen voor het op haar afnamepunten ter beschikking gestelde vermogen en de geleverde energie tijdig te betalen aan de leverancier. 8. Het OCMW en de leverancier zullen geschillen m.b.t. de leveringen op de afnamepunten van het OCMW via minnelijke onderhandelingen pogen op te lossen. In geval geen minnelijke oplossing gevonden wordt, vrijwaart het OCMW de gemeente integraal voor de geschillen m.b.t. leveringen op haar afnamepunten. 9. In geval van een betwisting m.b.t. huidige overheidsopdracht, anders dan onder art. 8 (afnamepunten van het OCMW), is het OCMW mee verantwoordelijk voor alle kosten in verhouding tot haar aandeel in de opdracht. Daartoe vrijwaart het OCMW de gemeente in verhouding tot haar aandeel van de opdracht. Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht voor het OCMW geraamd wordt op 242.940 euro incl. btw; Gelet op de totale offertebedragen (stad + politiezone + OCMW) excl. BTW: - EDF Luminus: 585.252,37 euro - Electrabel Customer, Brussel: 592.760,80 euro - ENI Gas & Power: 578.352,73 euro - Lampiris: 629.897,14 euro. Gelet op het verslag van nazicht der biedingen en het voorstel van Eandis van 2april 2014; Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 22 mei 2014 houdende de toewijzing aan ENI Gas & Power, Guimardstraat 1A, 1040 Brussel, als laagste regelmatige offerte; Overwegende dat de uitgaven voor deze opdracht voor het OCMW Turnhout voorzien zijn op volgende budgetcodes: - 2015/6111000/4/0959 - 2015/6111000/4/0953 - 2015/6111000/4/0953/01 - 2015/6111000/4/0951/02 - 2015/6111000/4/0951/01 - 2015/6111000/3/0930/03 - 2015/6111000/3/0904/02 - 2015/6111000/3/0903 - 2015/6111000/2/0119/99 - 2015/6111000/2/0119/03 - 2015/6111000/1/0050 - 2015/6111000/4/0952/01 - 2015/6111000/4/0952/02 NEEMT KENNIS van: de beslissing college van burgemeester en schepenen van 22 mei 2014 houdende toewijzing van de opdracht met betrekking tot gezamenlijke aankoop van gas aan ENI Gas & Power, Guimardstraat 1A, 1040 Brussel, met ingang vanaf 1 januari 2015 tot en met 31 december 2017, met als eenheidsprijs 28,50 euro/MWh.

Agendapunt 3.4: Raamakkoord informaticamateriaal – Goedkeuring gunning Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, § 1, 1° a (limiet van 85.000,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 2; 344


Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Overwegende dat in het kader van de opdracht “Raamakkoord informaticamateriaal 2014-2017” een bestek met nr. 2014-051 werd opgesteld door de Aankoopdienst; Overwegende dat deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen: - Perceel 1 (Personal computers en evt. opties), raming: 24.000,00 euro excl. btw of 29.040,00 euro incl. 21% btw - Perceel 2 (Draagbare PC's en eventuele opties), raming: 45.000,00 euro excl. btw of 54.450,00 euro incl. 21% btw - Perceel 3 (Andere IT benodigdheden in het gamma van de leverancier), raming: 15.000,00 euro excl. btw of 18.150,00 euro incl. 21% btw; Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 84.000,00 euro excl. btw of 101.640,00 euro incl. 21% btw; Gelet op het besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 22 mei 2014 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Gelet op het besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 22 mei 2014 betreffende het starten van de gunningsprocedure waarin beslist werd om volgende firma‟s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: - Logins, Generaal De Wittelaan 17 bus 32 te 2800 Mechelen - CIPAL, Cipalstraat 1 te 2440 GEEL - Ferranti Computer Systems nv, Noorderlaan 139 te 2030 ANTWERPEN; Overwegende dat de offertes het bestuur ten laatste op 1 juli 2014 om 11.00 uur dienden te bereiken; Overwegende dat de verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 29 oktober 2014; Overwegende dat volgende offertes werden ontvangen: - Ferranti Computer Systems nv, Noorderlaan 139 te 2030 ANTWERPEN - Logins, Generaal De Wittelaan 17 bus 32 te 2800 Mechelen; Overwegende dat de offerte van Ferranti Computer Systems NV niet voldoet aan het lastenboek; Gelet op het verslag van nazicht van de offertes van 4 september 2014 opgesteld door Stef Geentjens, dienst ICT; Overwegende dat Stef Geentjens voorstelt om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde: - Perceel 1 (Personal computers en evt. opties): Logins, Generaal De Wittelaan 17 bus 32 te 2800 Mechelen, tegen de onderhandelde eenheidsprijzen van deze inschrijver - Perceel 2 (Draagbare PC's en eventuele opties): Logins, Generaal De Wittelaan 17 bus 32 te 2800 Mechelen, tegen de onderhandelde eenheidsprijzen van deze inschrijver; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het exploitatiebudget van 2014, op rekeningnummer 6142300/2/0119/01 (actie 2014000373/2014001219) en in het budget van de volgende jaren; Gelet op de vraag van de Stad Turnhout om de aankoop van informaticamateriaal op elkaar af te stemmen. Concreet is er de vraag om gebruik te kunnen maken van deze prijsvraag en het contract na een jaar te evalueren; Overwegende dat de leverancier akkoord gaat met het leveren van informaticamateriaal aan de Stad Turnhout onder dezelfde voorwaarden als OCMW Turnhout. Wat de looptijd van het contract betreft, wordt overeengekomen dat er een contract wordt afgesloten voor één jaar, dat jaarlijks verlengbaar is; Gelet op het visum, verleend door de financieel beheerder; BESLIST met eenparigheid van stemmen: Artikel 1. Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 4 september 2014 voor de opdracht “Raamakkoord informaticamateriaal 2014-2017”, het gunningsvoorstel opgesteld door Stef Geentjens.


345

Artikel 2. Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing. Artikel 3. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde: - Perceel 1 (Personal computers en evt. opties): Logins, Generaal De Wittelaan 17 bus 32 te 2800 Mechelen, tegen de onderhandelde eenheidsprijzen van deze inschrijver - Perceel 2 (Draagbare PC's en eventuele opties ): Logins, Generaal De Wittelaan 17 bus 32 te 2800 Mechelen, tegen de onderhandelde eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver. Artikel 4. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2014-051. Artikel 5. De samenwerking met de gegunde firma samen met de Stad te evalueren in april 2015, met het oog op het al dan niet verlengen van het contract.

Agendapunt 3.5: Project Schorvoort – Goedkeuring aanpassing contract TRANS Gelet op de beslissing dd. 27 februari 2014 houdende: - Principieel akkoord te gaan met de verlenging van de opdracht “masterplan Schorvoort”. - Principieel akkoord te gaan met de samenwerking met de groepspraktijk van huisartsen op Schorvoort en dit te verankeren in een samenwerkingsovereenkomst; Gelet op de beslissing dd. 24 april 2014 houdende: - De samenwerkingsovereenkomst met Stad Turnhout, De Ark, bvba Bergbeemden en “kinderen Verstraelen” goed te keuren; - De voorzitter, secretaris en financieel beheerder aan te duiden als vertegenwoordiging van het OCMW in het overlegcomité Schorvoort. Overwegende dat het contract met TRANS werd bijgeschaafd en geconcretiseerd; Overwegende dat de kostprijs en kader ongewijzigd blijven; Gelet op de vraag van raadslid Heyns om voldoende aandacht te hebben voor de bouwtechnische aspecten van dit verhaal. Fouten zoals in het zwembaddossier moeten vermeden worden. Een korte opvolging en aandacht voor duurzaamheid is essentieel; Gelet op het antwoord van de voorzitter dat bouwen niet de kerntaak is van het OCMW en dat we ons hiervoor dan ook laten begeleiden door een expert, Na beraadslaging, BESLIST Artikel 1. Het contract met de firma TRANS voor de studieopdracht van het multifunctioneel ontmoetingscentrum te Schorvoort goed te keuren:

Bijlage bij agendpunt 3.5 OVEREENKOMST voor de studieopdracht van een MULTIFUNCTIONEEL ONTMOETINGSCENTRUM Schorvoort, Turnhout.

DE CONTRACTANTEN De onderstaande overeenkomst wordt gesloten tussen de opdrachtgever enerzijds en de ontwerper[s] anderzijds. DE OPDRACHTGEVER OCMW Turnhout , vertegenwoordigd door Bart Michielsen, secretaris en Luc op de Beeck, voorzitter. Deze partij, hierna „opdrachtgever‟ genoemd, kiest voor deze opdracht het volgende administratieve adres: Albert Van Dyckstraat 20, 2300 Turnhout. DE ONTWERPER[S] De ontwerper is TRANS architectuur I stedenbouw, Beverhoutplein 7 9000 Gent, vertegenwoordigd door: de heer Bram Aerts, zaakvoerder TRANS architectuur, kiest voor deze opdracht het volgende administratieve adres: Guldenvliesstraat 58 – 2600 Antwerpen. Voor het uitvoeren van deze opdracht, laat de “ontwerper” zich – indien bevestigd door de Opdrachtgever - in onderaanneming bijstaan door raadgevende ingenieurs. Opdrachtgever en ontwerper komen het volgende overeen:

ARTIKEL 1

HOOFDSTUK 1 IDENTIFICATIE EN VERTEGENWOORDIGING ONTWERPER | ONTWERPTEAM

1.1 IDENTIFICATIE VAN DE ONTWERPER EN ONTWERPTEAM Het ontwerpteam bestaat uit de ontwerper en – indien door de opdrachtgever bevestigd - de raadgevende ingenieurs die in onderaanneming voor hem optreden. 1.2 VERTEGENWOORDIGING Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat het ontwerpteam zich voor alle bepalingen van deze overeenkomst laat vertegenwoordigen door architect Bram Aerts. Deze vertegenwoordiging impliceert de juridische tegenstelbaarheid aan alle leden van het ontwerpteam van alle beslissingen, afspraken, goedkeuringen, inlichtingen, mededelingen en 346


handelingen die tussen de vertegenwoordiger en de opdrachtgever worden uitgewisseld met betrekking tot de uitvoering van dit contract. De vertegenwoordiger van het ontwerpteam is het enige aanspreekpunt van de opdrachtgever bij het niet-nakomen van enige bepaling in dit contract, onverminderd de verantwoordelijkheidsregeling en verdeling tussen de leden van het ontwerpteam. De ontwerper kan steeds de vertegenwoordiger vervangen en het administratieve adres wijzigen. Hij moet de opdrachtgever hiervan vooraf op de hoogte stellen via een aangetekende zending. De wijzigingen gaan in zodra de opdrachtgever de zending heeft ontvangen.

ARTIKEL 2

DE OPDRACHTGEVER

2.1 ADRES EN VERTEGENWOORDIGING De opdrachtgever kan altijd en in alle omstandigheden zijn administratief adres wijzigen en zijn vertegenwoordiger vervangen. Hij zal de ontwerper hiervan vooraf op de hoogte brengen met een aangetekende zending. De wijzigingen gelden zodra de ontwerper de zending heeft ontvangen. 2.2. BIJSTAND De opdrachtgever kan zich voor de begeleiding van de opdracht laten bijstaan. Hij zal de ontwerper hiervan vooraf op de hoogte brengen met een aangetekende zending.

ARTIKEL 3

HOOFDSTUK 2 DE OPDRACHT

VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST

3.1 TOEKENNING VAN DE OPDRACHT De ontwerper aanvaardt de opdracht door de ondertekening van deze overeenkomst. De opdrachtgever bestelt de studieopdracht door ondertekening van de overeenkomst. 3.2 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Het betreft de wijziging verkavelingsvergunning en op afroep de volledige studieopdracht voor een Multifunctioneel Ontmoetingscentrum te Schorvoort, Turnhout. Dit project moet worden uitgevoerd volgens de opdrachtformulering van de opdrachtgever. De studieopdracht doorloopt verschillende fasen, die verder worden verduidelijkt. Deze overeenkomst geeft enkel de opdracht voor deel A (zie art. 3.6) voor de opmaak van een dossier voor de wijziging van de verkavelingsvergunning. De overeenkomst verduidelijkt verder wat de voorwaarden zouden zijn indien ook deel B, een klassieke architectuuropdracht al dan niet met inbegrip van gespecialiseerde studies, zouden zijn. 3.3 VOORWERP VAN DE OPDRACHT Multifunctioneel Ontmoetingscentrum te Schorvoort, Turnhout. Het programma omvat geen IBO, maar de inplanting laat zulks wel toe. Een richtinggevend budget werd bepaald van 1.320.000 euro, excl. BTW, excl. ereloon en excl. omgevingsaanleg. 3.4 DE OPDRACHTFORMULERING DOOR DE OPDRACHTGEVER De opdrachtformulering van de opdrachtgever wordt uiteengezet in het projectdossier en maakt integraal deel uit van deze overeenkomst. Het projectdossier omvat in casu: het programma van eisen, de locatiegegevens, het investeringsbedrag en de timing. Dit investerings bedrag geldt enkel als raming en is opgegeven ter titel van inlichting. De uiteindelijke kostprijs voor het project wordt bepaald tussen de opdrachtgever en de aannemers. 3.5 DISCIPLINES De studieopdracht is van toepassing voor volgende disciplines: - de architectuurstudie Aanvullend kunnen volgende opdrachten worden gegund: - de stabiliteitstudie; - de studie van het klimaat en alle speciale technieken: HVAC, sanitair, elektriciteit, telefonie, data, branddetectie en – beveiliging, inbraakbeveiliging en toegangscontrole, geluid en videofonie, gebouwenbeheerssystemen, tijdsregistratie en liften - de volledige studie van de akoestiek van de geluidsisolatie naar de buren, de buitengeluiden, de ruimten onderling, de andere publieke en niet publieke ruimten en het geluidsniveau in de lokalen - de studie van de energieprestatie, inclusief de haalbaarheidsstudie voor alternatieve energiesystemen. o de EPB verslaggeving; o de studie van de binneninrichting en het los meubilair. 3.6 FASERING VAN DE OPDRACHT De opdracht wordt uitgevoerd in verschillende fasen. DEEL A “opmaak dossier voor de aanvraag van een verkavelingswijziging” (ism HUB architecten) DEEL B “architectuurovereenkomst” fase 0 projectvoorbereiding, hierna afgekort PV fase 1 installatie van de werkzaamheden, hierna afgekort IW Zitting van 18 september 2014

347

fase 2 het voorontwerp, hierna afgekort VO fase 3 het definitief ontwerp incl. bouwaanvraag, hierna afgekort DO fase 4 het uitvoeringsontwerp, hierna afgekort UO fase 5 de algemene leiding van en de controle op de uitvoering van de werken, hierna afgekort CO 3.7 TIJDSSCHEMA Voor de uitvoering van de opdracht maakt de ontwerper in overleg met de opdrachtgever een tijdschema op. Hierbij wordt uitsluitend in werkdagen gerekend. Werkdagen zijn alle dagen van de week met uitzondering van: - zaterdagen, zondagen en wettelijke feestdagen; - de betaalde jaarlijkse vakantiedagen, geldend voor de bouwplaats waarop deze overeenkomst betrekking heeft. Deze overeenkomst neemt een aanvang op de datum van ondertekening dezer en blijft, behoudens voortijdige beëindiging, van kracht tot bij de definitieve oplevering.

ARTIKEL 4

HET REALISATIEPROCES

4.1 HET REALISATIEPROCES De uitvoering van het project verloopt procesmatig. De opdrachtgever ontwerpt het realisatieproces na overleg met de ontwerper. Hij organiseert het collectief overleg tussen de betrokken partijen en integreert hun deskundigheid in het project. Het realisatieproces combineert: - het tijdsschema, - de doelstellingen van de verschillende fasen, - de opdracht, deskundigheid en bevoegdheid van de betrokkenen, - de communicatiestrategie [evalueren, beslissen, overleggen, presenteren, informeren, adviseren], - de communicatiekanalen, - het werkproces, - het probleem- en wijzigingenbeheer. De opdrachtgever staat ook in voor de organisatie en de leiding van het realisatieproces. Hij neemt dus de „projectregie‟ op zich. 4.2 DE PROJECTREGIE Doelstelling van de projectregie De projectregie is een inhoudelijke opdracht. Het doel is een breed referentiekader op te zetten en erover te waken dat alle aspecten van het project steeds mee in het blikveld worden genomen. De regie is niet de invulling van inhoudelijke visie. Zij brengt wel de communicatieve en inhoudelijke bouwstenen aan voor gefundeerde beslissingen.

ARTIKEL 5

PRESTATIES VAN HET ONTWERPTEAM

De ontwerper is de ontwerper en de raadgever van de opdrachtgever. Hij dient de belangen van de opdrachtgever in vertrouwen en met ijver, in overeenstemming met de wet, het algemene belang en zijn deontologie. Zijn opdracht is een middelenverbintenis. 5.1 PRESTATIES PER DISCIPLINE ARCHITECTUUR STABILITEIT KLIMAAT EN TECHNIEKEN (basis) (in optie) (in optie) ONDERDEEL FASEN ONDERDEEL FASEN ONDERDEEL FASEN PLANNEN

IW VO DO UO CO

inplanting funderingsplan de bouwlagen dakenplan de gevels verticale sneden rioleringssysteem uitvoeringsdetails actualiseren uitv. plannen

DOCUMENTEN

IW VO DO UO CO

348

DOCUMENTEN

IW VO DO UO CO

CALCULATIE

IW VO DO UO CO

TOELICHTING

IW VO DO UO CO

DOCUMENTEN

IW VO DO UO CO

technisch lastenboek gedetailleerde meetstaat samenvattende meetstaat IW VO DO UO CO

CALCULATIE

IW VO DO UO CO

raming m² | m³ raming ahv bouwelementen raming ahv samenv meetst

raming m² | m³ raming ahv bouwelementen raming ahv samenv meetst IW VO DO UO CO

PLANNEN schema klimaatbeheersing schema techn. inrichting maatvoering techn ruimten uitvoeringsplannen uitvoeringsdetails uitvoeringsschema’s

technisch lastenboek gedetailleerde meetstaat samenvattende meetstaat

raming m² | m³ raming ahv bouwelementen raming ahv samenv meetst

TOELICHTING

IW VO DO UO CO

funderingsprincipes funderingsplannen bekistingsplannen principesneden draagstruct. doorsneden legplan metaalconstructie uitvoeringsdetails wapeningsplannen

bouwaanvraagdossier administratief lastenboek inschrijvingsdocumenten technisch lastenboek gedetailleerde meetstaat samenvattende meetstaat

CALCULATIE

PLANNEN

IW VO DO UO CO

TOELICHTING

IW VO DO UO CO


duurzaamheid ruimtelijke integratie

bijstand bij arch. nota’s funderingswijze

ruimtelijke organisatie

evaluatie diepsonderingen

constructiewijze

bijstand bij arch. nota’s technische inrichting toestellen

constructieve opvattingen

tracé kanalen en leidingen

materialen energiegebruik watergebruik

berekeningsprincipes constructieve schema’s berekeningsnota

te realiseren klimaat comfortwaarden warmtewinst | -verlies

klimaatbeheersing

gedet. berekeningsnota

akoestiek integratie technieken brandveiligheid mobiliteit kunstintegratie groenvoorziening aanbestedingsprocedure uitvoeringsmodaliteiten theatertechnieken

buigstaten wapening

VERSLAGEN PRESTATIES

VERSLAGEN

IW VO DO UO CO

verslag overleg opdrachtgever verslag werfvergaderingen

Dim technische installaties

IW VO DO UO CO

verslag overleg opdrachtgever

PRESTATIES

IW VO DO UO CO

VERSLAGEN

IW VO DO UO CO

PRESTATIES

afsluiten overeenkomst overleg realisatieproces opstellen tijdschema team-, bureauorganisatie deelname aan real. proces

afsluiten overeenkomst overleg realisatieproces opstellen tijdschema team-, bureauorganisatie deelname aan real. proces

organisatie aanbesteding toelichting bij aanbesteding nazicht inschrijvingen verantwoording uitv dossier rekenkundig nazicht aanbestedingsverslag controle van de werken werfvergaderingen nazicht vorderingsstaten advies bij verrekeningen techn oplevering materiaal

organisatie aanbesteding toelichting bij aanbesteding nazicht inschrijvingen verantwoording uitv dossier rekenkundig nazicht aanbestedingsverslag controle van de werken werfvergaderingen nazicht vorderingsstaten advies bij verrekeningen techn oplevering materiaal

bijstand bij voorl oplevering bijstand bij def oplevering

nazicht fabricatiedoc bijstand bij voorl oplevering bijstand bij def oplevering

organisatie aanbesteding toelichting bij aanbesteding nazicht inschrijvingen verantwoording uitv dossier rekenkundig nazicht aanbestedingsverslag controle van de werken werfvergaderingen nazicht vorderingsstaten advies bij verrekeningen techn oplevering materiaal nazicht fabricatiedoc bijstand bij voorl oplevering bijstand bij def oplevering

afsluiten overeenkomst overleg realisatieproces opstellen tijdschema team-, bureauorganisatie deelname aan real. proces coördinatie studies integratie van alle studies

IW VO DO UO CO

verslag overleg opdrachtgever IW VO DO UO CO

aanleveren documenten communicatie

ARCHITECTUUR

STABILITEIT

KLIMAAT EN TECHNIEKEN

ONDERDEEL

FASEN

ONDERDEEL

FASEN

ONDERDEEL

FASEN

EXTRA

IW VO DO UO CO

EXTRA

IW VO DO UO CO

EXTRA

IW VO DO UO CO

presentaties aan derden opstellen programma 3d voorstelling 3d animatie maquette topografische opmeting opmeting gebouwen opmeting bouwterrein opmeting terrein waterpassing bouwterrein cartografisch onderzoek plaatsbeschrijving herregelen mandeligheid

presentaties aan derden

presentaties aan derden

historische studie studie opbrengst haalbaarheidsstudie nazicht eigendomstitels nazicht erfdienstbaarheid nazicht gebruiksrechten asbeststudie aanvragen bodemattest bodemsaneringsstudie bouwrijp maken terrein werfcoördinatie opzoekingen ondergrondse leidingen omgevingsaanleg


349

decoratie en losse inrichting Veiligheidscoördinatie ontwerp Veiligheidscoördinatie uitvoering opmetingstabellen verkoop Plannen verkoop diensten in kader archeologisch onderzoek Aanvraag milieuvergunningen MER Kapvergunningsaanvraag en compensatiedossier Technisch luik grond en pandendecreet toezicht op de werken permanent toezicht proeven op materialen proeven nieuwe systemen laboproeven

toezicht op de werken permanent toezicht proeven op materialen proeven nieuwe systemen laboproeven geologisch onderzoek grondmech onderzoek hydraulische metingen hydrologisch onderzoek

toezicht op de werken permanent toezicht proeven op materialen proeven nieuwe systemen laboproeven

trillingsmetingen extra akoestische metingen meting luchtkwaliteit elektromagnetische meting

5.3 LEGENDE Voorontwerp Het voorontwerp wordt opgemaakt op basis van besprekingen (incl. sitebezoek) met de opdrachtgever. Het ontwerp is een eerste synthese van de wensen van de bouwheer in relatie tot het terrein en het richtinggevende budget. Het voorontwerp kan 3 keer fundamenteel worden gewijzigd op vraag van de opdrachtgever indien het ontwerp niet beantwoordt aan de vraag, zonder dat dit aanleiding geeft tot extra ereloon. Definitief ontwerp Het definitief ontwerp bouwt voort op het voorontwerp. Het ontwerp is een uitwering van de synthese van de wensen van de bouwheer in functie van het aanvragen van een bouwvergunning. Raming m²/m³ Het betreft een globale raming van de kostprijs van de werkzaamheden. Zij wordt berekend op basis van vloeroppervlakten of bouwvolumes, opgemeten met inbegrip van de buitenwanden. De raming wordt gemaakt aan de hand van de m²- of m³-prijzen die gelden op het moment dat het voorontwerp wordt ingediend, rekening houdend met de uitslagen van recente aanbestedingen. Uit de nota moet blijken hoe de oppervlakte is berekend. Kelders, kruipruimten en andere ondergrondse oppervlakten worden afzonderlijk vermeld. Raming aan de hand van een tabel van bouwelementen Dit is een raming aan de hand van een tabel van de belangrijkste bouwelementen en op basis van verantwoorde eenheidsprijzen. Raming aan de hand van een samenvattende meetstaat Deze raming wordt gemaakt aan de hand van de samenvattende opmeting en op basis van verantwoorde eenheidsprijzen. De gunningsprocedure In overleg met de opdrachtgever wordt beslist op welke wijze het project wordt gegund. Het uitvoeringsontwerp wordt in één algemene aanneming gepubliceerd. De organisatie van de gunningsprocedure De opdrachtgever staat in voor de organisatie van de gunningsprocedure, de verkoop van de documenten en het ter beschikking houden van alle nodige documenten tijdens het verloop van de gunningsprocedure. Toelichting bij de gunningsprocedure Alle kandidaat-inschrijvers kunnen steeds terecht bij het ontwerpteam voor bijkomende inlichtingen. Eventueel organiseert de bouwheer een zitdag waarop kandidaat-inschrijvers contact kunnen zoeken met het ontwerpteam. Gedurende het verloop van de gunningsprocedure bepalen het ontwerpteam en de opdrachtgever in onderling overleg, welke duiding kan worden gegeven bij bepaalde delen van het aannemingsdossier. De opdrachtgever voert zelf alle communicatie. Uitvoeringsdetails Het ontwerpteam zal aan de opdrachtgever alle nodige verduidelijkingen en toelichtingen verstrekken over de uit te voeren werken. Het gaat hier bijvoorbeeld om tekeningen op grote schaal of op uitvoeringsgrootte die nodig zouden zijn voor de goede uitvoering van de werkzaamheden. De detailtekeningen mogen worden ingestuurd naarmate de werkzaamheden vorderen. De voortgang van het project mag hierdoor niet worden afgeremd of gehinderd.

350


Kwaliteitsbewaking Bij de uitvoering van de werken kan de opdrachtgever op afroep een beroep doen op het ontwerpteam om bijkomend kwaliteitstoezicht uit te voeren. Deze prestatie wordt vergoed aan de hand van een vacatie. Deze prestatie zal maximaal een ½ dag per week bedragen. Werfvergaderingen De opdrachtgever organiseert de werfvergaderingen in overleg met het ontwerpteam. Zij bepalen samen de frequentie ervan, maar deze vergaderingen hebben minstens éénmaal per week plaats, met uitzondering van de periodes waarin de werkzaamheden worden geschorst. Het ontwerpteam maakt het verslag op van deze vergaderingen en stuurt alle aanwezigen en belanghebbenden een kopie. Controle van de vorderingsstaten, controle en advies verrekeningen Naarmate de werkzaamheden vorderen, controleert het ontwerpteam de gedetailleerde week- en maandstaten die de werkzaamheden van de afgelopen periode beschrijven. Het ontwerpteam staat ook in voor de tegensprekelijke opmeting van de werkzaamheden waarvan de prijs vooraf niet is vastgesteld en waarvoor de kostprijs moet worden berekend aan de hand van een prijslijst. Voor deze werkzaamheden maakt het ontwerpteam de gedetailleerde beschrijving van de wijzigingen of aanpassingen die de opdrachtgever heeft bevolen of goedgekeurd, aangevuld met een gedetailleerde en samenvattende meetstaat, dit alles volgens de voorschriften van de opdrachtgever. Het ontwerpteam controleert de voorgelegde vorderingsstaten en betalingsaanvragen, evenals de toegepaste herzieningen. Het ontwerpteam keurt deze vorderingstaten goed of maakt zijn eventuele opmerkingen bekend binnen 14 kalenderdagen, na ontvangst van deze documenten. Het ontwerpteam meldt tegelijk aan aannemer[s] en opdrachtgever welk bedrag de aannemer[s] mag|mogen factureren. Op dezelfde wijze keurt het ontwerpteam ook de eindstaat van de aannemer[s]. Hiervoor beschikt het over een termijn van 20 werkdagen. Bijstand bij voorlopige en definitieve oplevering De opdrachtgever maakt het proces-verbaal op van voorlopige en definitieve opleveringen [of van eventuele weigeringen ervan]. Het ontwerpteam bereidt dit tegensprekelijk proces-verbaal voor, volgens de onderrichtingen van de opdrachtgever. Zowel bij de voorlopige als de definitieve opleveringen zal het ontwerpteam de opdrachtgever bijstaan. Het ontwerpteam oordeelt of het werk van de aannemers is uitgevoerd volgens de plannen en het bestek en volgens de regels van de kunst. Eventuele tekortkomingen, gebreken en fouten die aanleiding kunnen geven tot reparatie of refactie, moeten aan de opdrachtgever worden gesignaleerd. De opdrachtgever kan het verstrekte advies slechts op eigen risico negeren. Hij kan ook de lijst van opmerkingen aanvullen met zijn persoonlijke bevindingen. De tienjarige aansprakelijkheid van de architect neemt een aanvang vanaf de voorlopige oplevering. 5.4 VORM VAN HET DOSSIER De plannen verstrekken alle nodige informatie om de bedoelingen van de ontwerper te kunnen begrijpen en om de tekeningen correct te kunnen interpreteren. Zij zijn voorzien van een legende van de gebruikte symbolen, bevatten de nodige afmetingen en geven duidelijke informatie over de oriëntatie, de toegangen, de niveaus, de modulatie, de bestemming der lokalen, de circulatie, de voornaamste afmetingen, de aard van de materialen en het reliëf van de bodem. Ieder dossier wordt in tweevoud ingediend: twee exemplaren op papier en één op elektronische drager [cd-rom]. De bestandsformaten respecteren de standaarden van de opdrachtgever: Word [*.docx], Excel [*.xlsx], Access [*.mdb] en Autocad [*.dwg].

ARTIKEL 6

PRESTATIES VAN DE OPDRACHTGEVER

6.1 GOED OPDRACHTGEVERSCHAP De opdrachtgever benadert het project vanuit zijn verantwoordelijkheid. Hij heeft duidelijk afgelijnde doelstellingen en een uitgesproken visie. Hij beschrijft zorgvuldig hoe hij het gebouw vandaag wil gebruiken en hoe dat past in zijn ambities op langere termijn. Deze houding, die omschreven wordt als „goed opdrachtgeverschap‟, fungeert als uitgangspunt van het project en omschrijft de deskundigheid van de opdrachtgever doorheen het gehele realisatieproces. 6.2 PRESTATIES VAN DE OPDRACHTGEVER OPDRACHTGEVERSCHAP PRESTATIES

FASEN

OPDRACHTFORMULERING

PV IW VO DO UO CO

opstellen projectdefinitie missie van de opdrachtgever betekenis van de missie culturele ambities kunstintegratie realisatieproces programma van eisen


351

opsomming van huidige en toekomstige functies raming van de nodige oppervlakte de functionele relaties de opsomming van gebruikers [personeel, bezoekers, cliënteel, leveranciers,…] circulatiepatronen ontsluiting en toegankelijkheid op micro en macroschaal Locatiegegevens de stedenbouwkundige voorschriften onderzoek erfdienstbaarheden onderzoek gebruiksrechten onderzoek eigendomstitels het liggingsplan het omgevingsplan het inplantingsplan opmeting bestaande gebouwen opmeting bouwterrein opmeting aanpalende eigendom topografische opmeting waterpassing bouwterrein bodemattest geologisch onderzoek grondmechanisch onderzoek hydraulische metingen hydrologisch onderzoek asbeststudie cartografisch onderzoek historische studie raming investeringsbedrag Timing type-overeenkomst

REALISATIEOVERLEG

PV IW VO DO UO CO opstellen realisatieproces de projectregie coördinatie studieopdrachten buiten deze overeenkomst deelname aan realisatieproces goedkeuringen en beslissingen indienen bouwaanvraagdossier ondersteuning bij administratief lastenboek en inschrijvingsdocumenten organisatie aanbesteding toelichting bij aanbesteding werfcoördinatie organisatie werfvergaderingen opvolgen facturatie en werfadministratie dagelijks toezicht op de werken uitvoeren voorlopige oplevering uitvoeren definitieve oplevering

PRESENTATIE

PV IW VO DO UO CO presentaties aan derden [niet betrokken bij het realisatieproces]

EXTRA

PV IW VO DO UO CO plaatsbeschrijving herregelen mandeligheid studie opbrengstmogelijkheden proeven op materialen proeven op nieuwe systemen laboproeven Aanvraag brandpreventieadvies Aanvraag toegankelijkheidsadvies Aanvraag nutsvoorzieningen Administratief luik grond en pandendecreet

6.3 LEGENDE De projectdefinitie De projectdefinitie is een document waarin de Opdrachtgever zijn ambities en verwachtingen formuleert voor de opdracht. Ze fungeert als basis voor de beoordeling van de ontwerpvoorstellen, de kwaliteitsbewaking tijdens de uitvoeringsfase, de omkadering van het ontwerpproces en de toepassing van het decreet op de integratie van kunst in de publieke ruimte. Raming investeringsbedrag Een globale raming van de kostprijs van de werkzaamheden, berekend op basis van vloeroppervlakten of bouwvolumes, opgemeten met inbegrip van de buitenwanden. De raming wordt gemaakt aan de hand van de m²- of m³-prijzen die gelden op het moment dat het voorontwerp wordt ingediend, rekening houdend met de uitslagen van recente aanbestedingen. Uit de nota moet blijken hoe de oppervlakte is berekend. Kelders, kruipruimten en andere ondergrondse oppervlakten worden afzonderlijk vermeld. Goedkeuringen en beslissingen

352


Beslissingen en goedkeuringen van de opdrachtgever worden vastgelegd in verslagen of schriftelijk bekendgemaakt aan het ontwerpteam. Door plannen en documenten goed te keuren, bevestigt de opdrachtgever de conformiteit met de opdrachtformulering en de goede uitvoering door het ontwerpteam van de overeenkomst. Ondersteuning bij administratief lastenboek en inschrijvingsdocumenten De opdrachtgever overhandigt het type administratief lastenboek en de inschrijvingsdocumenten voor het opmaken van het aanbestedingsdossier aan de ontwerper / het ontwerpteam. Toezicht op de werken De opdrachtgever staat in voor het toezicht op de werken met alle bijbehorende taken. De opdrachtgever stelt hiervoor een afgevaardigde en eventueel een permanent toezichter aan. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor de opdracht van permanent toezichter als supplementaire opdracht aan het ontwerpteam toe te vertrouwen, tegen een overeen te komen prijs. Hij kan deze opdracht ook aan derden uit besteden. De afgevaardigde van de bouwheer en de eventuele permanente toezichter houden het dagboek van de werkzaamheden bij. 6.4 VEILIGHEID OP DE WERF De ontwerper wijst de opdrachtgever op de noodzaak om een veiligheidscoördinator ontwerp en een veiligheidscoördinator-verwezenlijking aan te wijzen in toepassing van het K.B. van 19 januari 2005 (publicatie 27/01/2005) betreffende de tijdelijke of mobiele werkplaatsen. Hij brengt de opdrachtgever ervan op de hoogte dat de studiefase niet mag aangevat worden zolang de coördinatorontwerp niet is aangesteld, en dat de werken niet aangevat mogen worden zolang de coördinatorverwezenlijking niet is aangesteld. De coördinator-ontwerp draagt bij beëindiging van zijn taak het veiligheids- en gezondheidsplan, het coördinatiedagboek en het postinterventiedossier over aan de ontwerper, die deze documenten op zijn beurt overmaakt aan de coördinator-verwezenlijking. Bij de voorlopige oplevering draagt de coördinator- verwezenlijking het veiligheids- en gezondheidsplan, het coördinatiedagboek en het postinterventiedossier over aan de opdrachtgever. De ontwerper wijst de opdrachtgever erop dat het postinterventiedossier door hem moet worden bijgehouden en moet worden gevoegd bij elke notariële akte opgesteld naar aanleiding van de gehele of gedeeltelijke overdracht van het bouwwerk;ter beschikking worden gehouden van elke huurder; ter beschikking worden gesteld van de coördinator of aannemer bij latere werkzaamheden. 6.5 ALGEMENE BEPALINGEN De opdrachtgever ziet af van elk verhaal t.o.v. de ontwerper bij het niet bekomen van de bouwvergunning, tenzij dit te wijten is aan een aanwijsbare fout van de ontwerper. Indien de opdrachtgever de uitvoering van de werken, na één jaar na ontvangst van de bouwvergunning niet aanvangt of voortzet kan de ontwerper besluiten dat de opdrachtgever afziet van verdere uitvoering. In dit geval is de overeenkomst verbroken. De ontwerper kan aanspraak maken op schadeloosstelling. De opdrachtgever moet, vooraleer de werken aan te vatten, de ontwerper in kennis stellen van de aanvang der werken. De opdrachtgever stelt bekwame uitvoerders aan, die een bewijs van erkenning voor de hen toevertrouwde werken kunnen voorleggen en als aannemer volgens de Belgische Wetgeving geregistreerd zijn. Het onderzoek naar de geldigheid van de registratie is ten laste van de opdrachtgever. Alle gevolgen van niet-registratie zijn ten laste van de opdrachtgever. Indien de ontwerper een ernstig voorbehoud maakt tegenover de bekwaamheid en de solvabiliteit van één van de inschrijvers aangesteld door de opdrachtgever, mag de ontwerper zich onthouden voor de verdere opdracht. Hij laat dit aangetekend aan de opdrachtgever weten. De opdrachtgever zal erop toezien dat de aannemers in het bezit zijn van verzekeringen zoals voorzien in het bestek. De opdrachtgever komt niet eenzijdig tussen in de architectenopdracht: hij geeft nooit rechtstreeks richtlijnen aan de uitvoerders, zonder medeweten van de ontwerper. Zoniet zal hij er alleen de verantwoordelijkheid voor dragen. Waar de opdrachtgever zelf instaat voor de materialen, verklaart hij zich bevoegd om deze te keuren en hun conformiteit met het bestek te verzekeren. Hij zal er tevens voor instaan dat deze tijdig worden geleverd. De opdrachtgever die zelf werken uitvoert verklaart zich vakbekwaam. Vanaf de aanvang van het werk, verzekert de opdrachtgever het gebouw tegen alle risico‟s, waterschade, storm, sneeuw en vorstschade, glasbreuk, brand, de burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke letsels en van de bezoekers.


353

De opdrachtgever zal formeel en schriftelijk een bevel geven tot aanvang van een nieuwe fase in de opdracht van de ontwerpers. Dit zal met een minimum van 45 kd voorafgaand aan de verwachte aanvangsdatum gebeuren.

ARTIKEL 7

HOOFDSTUK 3 HONORARIA BEREKENINGSPRINCIPES VAN HET HONORARIUM

7.1 BEPALING VAN HET HONORARIUM DEEL A: 20.000 euro excl. BTW forfaitair DEEL B: Het ereloon van deel A wordt in mindering gebracht van het ereloon deel B. ARCHITECTUUR [A]WAARDEN VOOR HET BEREKENEN VAN HET HONORARIUM TYPE

%

Toepassingsgebied

volledige studieopdracht

percentage honorarium A [pA]

6%

basis voor de berekening van het honorarium A [ bbA] raming m² | m³ [investeringsbedrag] raming m² | m³ raming m² | m³

Fasen IW VO DO

raming aanbestedingsbedrag kostprijs kostprijs [saldo] Formule

ARCHITECTUUR [A]

UO CO CO voorlopige oplevering CO definitieve oplevering bbA / 100 x pA

WAARDEN VOOR HET BEREKENEN VAN HET HONORARIUM

Toepassingsgebied

VACATIE

bijkomende architectuuropdrachten meerwerken vacatie prijs / vacatie per projectverantwoordelijke [p/vp] 345,00 euro [exclusief btw] 300,00 euro [exclusief btw]

Eenheid Projectverantwoordelijken senior – architect Projectmedewerker Formule

aantal vacaties x p/vp

ARCHITECTUUR [A] + STABILITEIT (S) + KLIMAAT EN TECHNIEKEN (KT)

WAARDEN VOOR

HET BEREKENEN VAN HET HONORARIUM

TYPE

%

Toepassingsgebied

volledige studieopdracht

percentage honorarium A [pA]

10%

basis voor de berekening van het honorarium A [ bbA] raming m² | m³ [investeringsbedrag] raming m² | m³ raming m² | m³ raming aanbestedingsbedrag kostprijs kostprijs [saldo] Formule

Fasen IW VO DO UO CO CO voorlopige oplevering CO definitieve oplevering bbA / 100 x pA

ARCHITECTUUR [A]

WAARDEN VOOR HET BEREKENEN VAN HET HONORARIUM

Toepassingsgebied

VACATIE

Eenheid Projectverantwoordelijken senior – architect Projectmedewerker Formule

bijkomende architectuuropdrachten meerwerken vacatie prijs / vacatie per projectverantwoordelijke [p/vp] 345,00 euro [exclusief btw] 300,00 euro [exclusief btw] aantal vacaties x p/vp

7.2 LEGENDE % De honorariumpercentages zijn van toepassing op alle aangekruiste prestaties in het overzicht van artikel 3.5. De uitvoering van de opdracht in 5 percelen is het uitgangspunt voor het bepalen van het honorariumpercentage. Vacatie Het honorarium wordt berekend per tijdseenheid en tegen een bepaald tarief. De tijdseenheid wordt uitgedrukt per vacatie. De vacatieduur stemt overeen met een werktijd van 4 uur [1/2 dag]. Opdrachtgever en opdrachtnemer bepalen in onderling overleg het aantal vacaties.

354


Alle kosten, uitgaven en vergoedingen van om het even welke aard zijn inbegrepen en vervat in het honorarium. Hierbij kan worden gedacht aan huur van kantoorruimte, inrichting en onderhoud, werkingskosten [telefoon, auto,…], bankkosten, personeelskosten [secretariaat, administratie en boekhouding] en verplaatsingsonkosten. Alle bedragen zijn exclusief btw. Som over geheel Het honorarium is een vast bedrag. Alle kosten, uitgaven en vergoedingen van om het even welke aard zijn inbegrepen en vervat in het honorarium. Hierbij kan worden gedacht aan huur van kantoorruimte, inrichting en onderhoud, werkingskosten [telefoon, auto,…], bankkosten, personeelskosten [secretariaat, administratie en boekhouding] en verplaatsingsonkosten. Alle bedragen zijn exclusief btw. Basis voor de berekening In de fasen IW, VO, DO en UO wordt per fase het honorarium berekend op basis van de raming die de opdrachtgever goedkeurde. Meerwerken De honorariumregelingen in dit hoofdstuk gaan uit van de veronderstelling dat het ontwerpproces een normaal verloop kent. Feiten of oorzaken die een normaal verloop substantieel verstoren, zonder dat de ontwerper daar schuld aan heeft, kunnen leiden tot vergoeding voor de bewezen meeruitgaven of meerwerken. Dergelijke feiten of oorzaken zijn bijvoorbeeld wijzigingen die op vraag van de opdrachtgever worden aangebracht en die leiden tot een grondige herziening van de studie, of een overschrijding van de uitvoeringstermijn door de aannemer of het verstrijken van de geldigheid van de bouwvergunning. Een eventuele vergoeding zal in overleg met de opdrachtgever worden bepaald. Zij zal het voorwerp uitmaken van een bijakte waarin de contractanten alle modaliteiten van de herziening van de studie vastleggen. Het honorarium voor meerwerken wordt berekend op basis van de tabellen in artikel 7 § 1. De overeenkomst gaat ervan uit dat elke fase éénmalig wordt aangevat (éénmalige bouwaanvraag voor totaalproject, éénmalige werf, etc.). De overeenkomst gaat uit van één voorlopig en definitief opleveringsmoment per discipline. Indien hiervan wordt afgeweken geeft dit aanleiding tot meerwerken voor de ontwerper. Voortijdige stopzetting Indien de opdrachtgever de opdracht voortijdig stopzet tijdens of na de fase UO, is hij honorarium verschuldigd voor de tot op dat moment uitgevoerde prestaties. De opdrachtgever moet dan wel binnen de 48 uur na de kennisgeving van de stopzetting, worden geïnformeerd over deze prestaties. De ontwerper heeft ook recht op een vergoeding voor het niet gerealiseerde honorarium. Die vergoeding bedraagt 10% van het resterende honorarium. De ontwerper kan de overeenkomst verbreken, onder andere indien de opdrachtgever de aanbevelingen, door de ontwerper geformuleerd in verband met de stabiliteit van het gebouw. Niet aanvang De uitvoering van de studieopdracht begint normaliter binnen een redelijke termijn [maximum 5 jaar] na de ondertekening van de overeenkomst. Indien de redelijke termijn niet wordt gerespecteerd, kan elk van de contractpartijen een einde stellen aan de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven. Er is dan geen vergoeding verschuldigd. 7.3 BETALING VAN HET HONORARIUM DEEL A: 20.000 euro excl. BTW bij indiening dossier tot wijziging verkavelingsvergunning. DEEL B: TOTAAL HONORARIUM ARCHITECTUUR + STABILITEIT + KLIMAAT & TECHNIEKEN VERDELING / FASE

AANTAL SCHIJVEN

IW VO DO

FASE

som honorarium A + S + KT som honorarium A + S + KT som honorarium A + S + KT

BEREKENINGSBASIS

10% 25% 20%

1 2 1

UO CO CO voorlopige oplevering CO definitieve oplevering

som honorarium A + S + KT som honorarium A + S + KT

20% 20%

1 3

som honorarium A + S + KT

5%

1

som honorarium A + S + KT

saldo

1

Betaling van het honorarium De ontwerper heeft recht op het vorderen en factureren van het ereloon bij overhandiging van de door de overeenkomst bepaalde documenten aan de opdrachtgever en/of geleverde diensten met betrekking tot de lopende fase. De in de overeenkomst vermelde bedragen zijn exclusief BTW. De betaling van het saldo moet plaatsvinden bij het opstellen van het PV van definitieve aanvaarding. Zitting van 18 september 2014

355

Het moet zeker zijn betaald na 18 maanden volgend op een PV van weigering van definitieve aanvaarding. De betaling kan plaatsvinden, nadat de ontwerper een rechtsgeldige, gedagtekende en ondertekende schuldvordering heeft voorgelegd, gestaafd met een gedetailleerde verantwoording van het gevraagde bedrag. De schuldvordering moet het postrekening- of bankrekeningnummer en het BTW-nummer van de schuldeiser vermelden. De opdrachtgever betaalt de verschuldigde honoraria aan de ontwerper binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van de rechtsgeldige schuldvordering. Ieder aan de ontwerper verschuldigd bedrag en niet betaald op de vervaldag wordt automatisch en van rechtswege met 10% verhoogd als forfaitaire en onherroepelijke schadevergoeding, zonder ingebrekestelling eens de termijn is verstreken. Daarbij en onder dezelfde voorwaarden brengen deze sommen een verwijlintrest op tegen de wettelijke van kracht zijnde rentevoet vanaf de dertigste dag volgend op de datum van de ereloonstaat, en dit zonder aanmaning. Bij herhaalde vertraging in het betalen van het ereloon en na aanmaning, kan de ontwerper zijn prestaties staken en eenzijdig de overeenkomst verbreken zonder dat een schadevergoeding aan de opdrachtgever verschuldigd is.

ARTIKEL 8

Hoofdstuk 4 Uitvoering van de overeenkomst te goeder trouw VERANTWOORDELIJKHEID EN AANSPRAKELIJKHEID

De realisatie van het project verloopt procesmatig, bijgevolg zijn overleg en communicatie essentieel. Daarom is elke contractpartij aansprakelijk voor de uitvoering te goeder trouw van alle taken en prestaties die in deze overeenkomst uitdrukkelijk of impliciet aan haar zijn toegewezen. De ontwerper is onder meer verantwoordelijk ten aanzien van de opdrachtgever voor de gevolgen van de fouten in de uitvoering van zijn opdracht, zoals omschreven in art 3. Ingeval van tijdelijke vereniging van architecten is iedere deelgenoot van de tijdelijke vereniging solidair verantwoordelijk ten aanzien van de opdrachtgever, tenzij de contractuele of extracontractuele fout duidelijk toe te schrijven is aan één van de deelgenoten van de tijdelijke vereniging. De ontwerper of de tijdelijke vereniging van ontwerpers is ook verantwoordelijk voor iedereen die in onderaanneming optreedt. Vanaf de voorlopige oplevering van het project, waarvoor de studie werd uitgevoerd, is de architect volgens de bepalingen van de Artikelen 1792 en 2270 van het Burgerlijk Wetboek, aansprakelijk ten aanzien van de opdrachtgever. De aansprakelijkheid voor verborgen gebreken die niet zijn bedoeld in art 1792 en 2270 B.W. begint te lopen voor een periode van 1 jaar vanaf de voorlopige oplevering. Deze gebreken moeten worden gemeld binnen die termijn van 1 jaar. Gedurende de tienjarige aansprakelijkheidstermijn geeft het ontwerpteam gevolg aan iedere vraag van de opdrachtgever tot tussenkomst. Het ontwerpteam geeft alle gewenste aanwijzingen en inlichtingen met betrekking tot de in onderhavig contract bedoelde constructies. De tussenkomst van het ontwerpteam of zijn vertegenwoordigers dient per prestatie te worden gehonoreerd, volgens de geldende tariefschalen. Deze vergoeding wordt niet toegepast indien de tussenkomst van het ontwerpteam vereist is voor gebeurtenissen of feiten waarvoor deze zelf verantwoordelijk kan worden gesteld. De opdrachtgever staat onder meer in voor de tijdige goedkeuring van plannen, studies, opmetingen, bestekken enz. en bevestigt hiermee de conformiteit aan de opdrachtformulering en de goede uitvoering van de overeenkomst door de ontwerper. Indien de opdrachtgever de controle van de door de architect opgemaakte ramingen aan een derde, externe partner toevertrouwt, is de ontwerper niet langer aansprakelijk voor de juistheid van de ramingen. De contractuele en 10-jarige aansprakelijkheid van de architect zijn bepaald door de van kracht zijnde wetten en de deontologie van de architect. Er wordt wederzijds aangenomen dat de ontwerper geen enkele verantwoordelijkheid draagt door de fouten van de andere bouwpartners, die tussenkomen in de oprichting van het onderhavig bouwwerk en tegenover wie hij geen enkele verplichting heeft. De ontwerper is slechts verantwoordelijk voor zijn eigen fouten. De ontwerper kan niet aansprakelijk gesteld worden, ook niet in ondergeschikte orde, voor de verborgen gebreken van materialen van onderdelen en hun opgelegde verwerking. De geldelijke gevolgen van de burgerlijke beroepsaansprakelijkheid, inbegrepen de tienjarige waarborg, zijn gedekt door een verzekering. Vanaf de voorlopige oplevering staat de opdrachtgever in voor het onderhoud van het gebouw en zijn omgeving, als een goede huisvader. Door de voorlopige oplevering wordt een einde gemaakt aan de contractuele verplichtingen. Vanaf de aanvang van de werken sluit de opdrachtgever een polis alle bouwplaatsrisico‟s met waarborgen voor de schade aan het werk. 356


Bij het definitief ontwerp kan de opdrachtgever de opmaak vragen, in meerwerk, van een opmetingstabel met duidelijke opsplitsing van privatieve oppervlakte en gemeenschappelijke ruimtes en oppervlakte van ondergrondse ruimtes met weergave van bvb. aantal parkeerplaatsen, boxen en bergingen. De opmetingen gebeuren zowel boven - als ondergronds tot aan de buitenschil van het gebouw en tot in de as van de gemeenschappelijke tussenmuren. De ontwerper overhandigt deze opmeting, die zij naar best vermogen en zo gedetailleerd mogelijk opmaken, in vectoriële vorm aan de projectverantworodelijke van de opdrachtgever. De ontwerper is niet verantwoordelijk voor de communicatie tussen opdrachtgever en kopers. Schade die de opdrachtgever oploopt te wijten aan de eventuele onjuistheid van deze opmetingstabel of opmeting kunnen niet verhaald worden op de ontwerper. Het bekomen van een (stedenbouwkundige) vergunning behoort niet uitsluitend tot de verantwoordelijkheid van de ontwerpers maar is een gedeelde verantwoordelijkheid van de ontwerpers en de opdrachtgever. De ontwerpers zijn in beginsel enkel aansprakelijk voor wat betreft de materiële regelmatigheid van de aanvraag. De ontwerper heeft geen mandaat om voor rekening van de opdrachtgever juridische handelingen te stellen. De ontwerper handelt als adviseur van de opdrachtgever. Hij zal op geen enkel ogenblik kunnen worden aanzien als werknemer, agent of vertegenwoordiger van de opdrachtgever.

ARTIKEL 9

TAAL

Alle schriftelijke contacten met het ontwerpteam verlopen in het Nederlands. Alle documenten die het ontwerpteam moeten afleveren, worden in principe in het Nederlands opgesteld.

ARTIKEL 10

AUTEURSCHAP.

10.1 INTELLECTUELE EIGENDOM Het ontwerpteam behoudt de intellectuele eigendom van alle studies en documenten die hij in het kader van dit contract aan de opdrachtgever aflevert. De opdrachtgever verwerft de materiële eigendom en de gebruiksrechten ervan. Hij mag deze studies en documenten aanwenden voor het doel waarvoor ze zijn bestemd. Hij mag ze tentoonstellen [inclusief de maquettes] en er artikelen over publiceren, mits hij de identiteit vermeldt van de auteur. 10.2 OCTROOI OF LICENTIE Als het ontwerpteam verzwijgt dat er een octrooi of een licentie rust op de uitvoering van werkzaamheden die hij in zijn studie geheel of gedeeltelijk beschrijft, zijn de aankoopprijs, de vergoedingen en het eventuele aanhouden ervan voor zijn rekening. Het ontwerpteam is aansprakelijk voor eventuele schadeloosstellingen die de houder van de octrooirechten vordert. 10.3 VORDERING VAN DERDEN Het ontwerpteam moet de opdrachtgever vrijwaren tegen vorderingen die derden kunnen instellen op grond van de miskenning van hun rechten op diensten die in het kader van deze overeenkomst worden geleverd. Deze vorderingen staan los van de verschuldigde rechten zelf [bijvoorbeeld: intellectuele rechten of eigendomsrechten]. In geval van geding moet de ontwerper op eigen kosten tussenkomen.

ARTIKEL 11

AANBRENGEN VAN DE NAAM VAN DE ONTWERPER / HET ONTWERPTEAM

Het ontwerpteam heeft het recht hun naam aan te brengen op of in het bouwwerk. Deze signatuur is bescheiden en in overeenstemming met de plichtenleer.

ARTIKEL 12

GESCHILLEN

De partijen verbinden zich ertoe om onderhavige overeenkomst loyaal uit te voeren en in de geest van voorafgaande besprekingen de samenwerking op constructieve wijze verder te zetten met maximaal respect voor wederzijdse verzuchtingen. De overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. De geschillen die niet onderling kunnen beslecht worden, zullen worden beslecht door de Rechtbank van het arrondissement Antwerpen. Opgemaakt te goeder trouw in 2 (twee) exemplaren. Iedere partij verklaart een exemplaar ontvangen te hebben. Te Turnhout, op xxx. De opdrachtgever: Namens XXX XXX, De ontwerper: Bram AERTS

Agendapunt 3.6: Goedkeuring “groepsaankoop voor het uitgeven van maaltijdcheques” samen met stad Turnhout. Gezien, op verzoek van een aantal aangesloten gemeenten, de raad van bestuur van IOK in zitting van 15 april 2014 besloten heeft om als Opdrachtencentrale van start te gaan met een proefproject, waarbij IOK een groepsaankoop zal faciliteren; Gezien als eerste proefproject het uitgeven van maaltijdcheques voorgesteld wordt; Gezien na dit proefproject zal overgegaan worden tot evaluatie van deze nieuwe dienstverlening; Zitting van 18 september 2014

357

Gezien IOK benadrukt dat de Stad Turnhout voor elke toekomstige groepsaankoop telkens uitgenodigd zal worden om deel te nemen; Overwegende dat aan de Stad Turnhout de mogelijkheid geboden wordt om de aan de gemeente verbonden entiteiten, zoals OCMW, AGB, … eveneens te laten participeren aan de groepsaankoop via de gemeente; Gezien de gemeenteraad van 2 juni 2014 goedkeuring hechtte aan de “samenwerkingsovereenkomst groepsaankopen” door IOK en besluit deel te nemen aan het proefproject voor het uitgeven van maaltijdcheques; Gezien de stad vraagt of het OCMW wenst deel te nemen aan de groepsaankoop voor het uitgeven van maaltijdcheques; Overwegende dat er geen vergoeding betaald dient te worden voor de dienstverlening van IOK; Gelet op de vraag van raadslid Heyns of dit een verhoging van de waarde van de maaltijdcheque met zich meebrengt; Gelet op het antwoord van de voorzitter dat de waarde van de maaltijdcheques niet wordt gewijzigd, Gezien hetgeen voorafgaat; BESLIST met eenparigheid van stemmen: Artikel 1. Over te gaan tot deelname aan de groepsaankoop voor het uitgeven van maaltijdcheques samen met de stad Turnhout.

Agendapunt 3.7: Opdracht tot het vernieuwen van 20 keukens in de serviceflats 1 – Gunning Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 25; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 2; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht; Overwegende dat in het kader van de opdracht “Opdracht tot het vernieuwen van 20 keukens in de serviceflats 1” op 11 maart 2014 een bestek met nr. 2014-045 werd opgesteld door de Aankoopdienst; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 165.000,00 euro excl. btw of 180.000,00 euro incl. btw; Gelet op het besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 27 maart 2014 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de open offerteaanvraag; Gelet op de aankondiging van opdracht 2014-506783 op 28 maart 2014 gepubliceerd op nationaal niveau; Overwegende dat de offertes het bestuur ten laatste op 6 mei 2014 om 14.00 uur dienden te bereiken; Overwegende dat de verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 3 september 2014; Overwegende dat 1 offerte ontvangen werd van Huybregts-Reynders nv, Koeybleuken 8 te 2300 Turnhout (192.017,00 euro excl. btw of 207.449,12 euro incl. btw); Gezien na onderhandelingen met de firma de opdracht kan toegewezen worden voor een bedrag van 184.138,40 euro excl. btw of 199.097,80 euro incl. btw; Gelet op het verslag van nazicht van de offertes van 5 september 2014 opgesteld door de aankoopdienst; Overwegende dat de Aankoopdienst voorstelt om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de enige bieder, zijnde Huybregts-Reynders nv, Koeybleuken 8 te 2300 Turnhout, tegen het nagerekende en onderhandelde bedrag van 184.138,40 euro excl. btw of 199.097,80 euro incl. btw mits het verkrijgen van een visum; 358


Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het investeringsbudget van 2014 op 2291000/4/0952/01; Gelet op het visum, verleend door de financieel beheerder; BESLIST met eenparigheid van stemmen: Artikel 1. Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 5 september 2014 voor de opdracht “Opdracht tot het vernieuwen van 20 keukens in de serviceflats 1”, het gunningsvoorstel opgesteld door de Aankoopdienst. Artikel 2. Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing. Artikel 3. Deze opdracht wordt gegund aan de enige bieder, zijnde Huybregts-Reynders nv, Koeybleuken 8 te 2300 Turnhout, tegen het nagerekende en onderhandelde bedrag van 184.138,40 euro excl. btw of 199.097,80 euro incl. btw Artikel 4. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2014-045 van 11 maart 2014.

Agendapunt 4.1: Goedkeuring bruikleenovereenkomst Meduceum. Gelet op de raadsbeslissing dd. 20/1/2005 houdende de goedkeuring van het raamakkoord met betrekking tot de oprichting van het Meduceum waarbij o.a. de collectie van zuster Alena zal tentoongesteld worden; Gelet op de raadsbeslissing dd. 20/9/2012 houdende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst Meduceum door de vzw Broeders van Liefde, Janssen Pharmaceutica, de stad Turnhout en het OCMW Turnhout waarin o.a. vermeld wordt dat de collectie van zuster Alena in bruikleen zal gegeven worden aan de op te richten vzw Meduceum; Gezien ondertussen de vzw Meduceum is opgericht en de heer De Vries namens het OCMW Turnhout lid is van de algemene vergadering van deze VZW Meduceum; Gelet op de bruikleenovereenkomst tussen OCMW-Turnhout en de vzw Meduceum houdende het in bruikleen geven van de collectie van zuster Alena voor de periode van 1/3/2014 tot en met 2/1/2023; Gezien deze buikleenovereenkomst thans ter goedkeuring wordt voorgelegd; Gelet op de bespreking; BESLIST Artikel 1. De bruikleenovereenkomst tussen de vzw Meduceum en het OCMW Turnhout met betrekking tot de collectie van zuster Alena voor de periode van 1/3/2014 tot en met 2/1/2023 goed te keuren.

Agendapunt 4.2: Goedkeuring officiële erkenning van de Bewoners Vereniging Begijnhof als gesprekspartner voor het Begijnhof Gezien de bewoners en erfpachters van het Begijnhof zich verenigd hebben in de Bewoners Vereniging Begijnhof (BVB) met als doel gesprekspartner te zijn voor alles wat het Begijnhof van Turnhout aangaat; Gelet op de collegebeslissing dd. 7 augustus 2014 houdende de erkenning van de BVB als wijkwerkingsorgaan en gesprekspartner; Gezien op 1 juli en 13 augustus 2014 voorbereidende besprekingen zijn geweest met het bestuur van de BVB houdende de structuur en mogelijke taakinhoud; Gelet op het schrijven dd. 28 augustus 2014 vanwege de BVB houdende de vraag om door het OCMW officieel erkend te worden als gesprekspartner voor die zaken die het Begijnhof betreffen en aangaan; Gezien de erkenning van BVB als gesprekspartner thans aan de raad wordt voorgelegd; BESLIST Artikel 1. De Bewonersvereniging Begijnhof te erkennen als gesprekpartner voor wat de bewoners en de erfpachters van het Begijnhof aanbelangd. Artikel 2. Samenwerkingsafspraken vast te leggen tussen de bewonersvereniging Begijnhof en OCMW Turnhout.

Agendapunt 4.3: Opzeg gebruik weide gelegen Schorvoortstraat 53 te Turnhout. Gelet op de beslissing genomen door het vast bureau in haar zitting van 12 september 2013, houdende goedkeuring van de gebruiksovereenkomst om het perceel gelegen te Turnhout, Schorvoortstraat 53, met ingang van 1 november 2013 tot en met 31 oktober 2014 door mevrouw Inge Jonckers, Waterheidestraat 14, 2300 Turnhout, te laten gebruiken als weide voor de paarden, mits een maandelijkse vergoeding van 20,00 euro en een opzegtermijn van 1 maand, zoals toegevoegd aan die beraadslaging; Gezien mevrouw Inge Jonckers het gebruik van dit perceel als weide voor de paarden wenst op te zeggen, zoals gemeld in haar mail van 30 juli 2014; Gezien in de gebruiksovereenkomst wordt bepaald dat de overeenkomst te allen tijde schriftelijk kan opgezegd worden door beide partijen, mits een opzeggingstermijn van 1 maand; Gezien de opzeggingstermijn derhalve normaal loopt van 1 augustus 2014 tot en met 31 augustus 2014; Gezien in de gebruiksovereenkomst verder werd bepaald dat de gebruiker het perceel terug in de oorspronkelijke staat moet stellen; Zitting van 18 september 2014

359

Overwegende dat het vast bureau van 11 september 2014 werd geannuleerd en de raad dit dossier opvolgt; Gezien deze opzeg thans ter beslissing aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt voorgelegd; Gelet op de besprekingen terzake gevoerd door de raad voor maatschappelijk welzijn in zitting van heden; Gezien hetgeen voorafgaat; BESLIST Artikel 1. De opzeg van de gebruiksovereenkomst om het perceel gelegen te Turnhout, Schorvoortstraat 53, te gebruiken als weide voor de paarden, per mail van 30 juli 2014 ingediend door mevrouw Inge Jonckers, Waterheidestraat 14, 2300 Turnhout, te aanvaarden met een opzeggingstermijn van 1 maand, hetzij van 1 augustus 2014 tot en met 31 augustus 2014. Artikel 2. Het einde van de betreffende gebruiksovereenkomst vast te stellen op 31 augustus 2014, zonder verdere verplichtingen, onder voorbehoud dat de gebruiker het perceel terug in de oorspronkelijke staat gesteld heeft.

Agendapunt 4.4: Gebruik OCMW-infrastructuur. Gelet op het schrijven dd.1 juli 2014 vanwege den Leeuweric met de vraag om 20 en 21 september 2014 de faciliteiten van de Meerloop te mogen gebruiken voor hun jaarlijks koffiehuisje met pannenkoeken na de processie. Zij wensen zaterdag al de nodige voorbereidingen te treffen. Gezien Els Verheyen, centrumleider de Meerloop, geen problemen heeft 20 en 21 september 2014 de faciliteiten van de Meerloop ter beschikking te stellen overeenkomstig de mondeling afspraken die hieromtrent werden gemaakt; Gelet op de brief dd. 23 juni 2014 van de heer Cominotto houdende de vraag om het Begijnhof te bevlaggen tegen de processie en taxus te voorzien als groen strooisel; Gezien het taxussnoeisel weggebracht wordt voor de actie Kom op tegen kanker; Gelet op de telefonische vraag van de heer Deckx met de vraag om de woning nr. 38 te mogen gebruiken voor het stockeren van de kleren en de materialen voor de processie vanaf 21 augustus tot en met 24 september 2014; Gelet op de vraag van de preventiedienst van de stad om de workshop “agressie in het verkeer” en de workshop “diefstal in de woning” te mogen organiseren in het Begijnhof; Gezien in overleg met de centrumleider van de Meerloop wordt voorgesteld om de workshop agressie in het verkeer te laten doorgaan op 10 en 11 december 2014 in de woning nr. 38 en de workshop “diefstal in de woning” te laten doorgaan op 17 november 2014 in de Meerloop; Gelet op de beslissing van het Vast bureau van 6 mei 2014 houdende het ter beschikking stellen van de sleutel van het slot van de Herashekken voor de afsluiting van het OCMW-terrein aan de Patriottenstraat aan de verantwoordelijke van Airsoft Adventure tot en met 30 september 2014; Gezien in overleg met de heer Van Royen wordt voorgesteld om het gebruik van de sleutel te verlengen tot en met 31 december 2014; Overwegende dat het vast bureau van 11 september 2014 werd geannuleerd en de raad dit dossier opvolgt; NEEMT KENNIS VAN: Artikel 1. De verleende toelating aan den Leeuweric om 20 en 21 september 2014 de faciliteiten van de Meerloop te gebruiken voor het koffiehuisje met pannenkoeken overeenkomstig de afspraken met de centrumleider. Artikel 2. Het ophangen van de processievlaggen voor de processie van 21/9/2014 door het OCMW. Artikel 3. De verleende toelating aan het koor om de woning nr. 38 te gebruiken vanaf 21 augustus tot en met 24 september 2014 voor het stockeren van de kleren en het materiaal van de processie. Artikel 4. De verleende toelating aan de preventiedienst van de stad Turnhout om de workshop “agressie in het verkeer” te laten doorgaan op 10 en 11 december 2014 in de woning nr. 38 en de workshop “diefstal in de woning” te laten doorgaan op 17 november 2014 in de Meerloop. Artikel 5. De toekenning van de sleutel van het slot van de Herashekken voor de afsluiting van het OCMW-terrein aan de Patriottenstraat aan de verantwoordelijke van Airsoft Adventure te verlengen tot en met 31 december 2014.

Agendapunt 4.5: Goedkeuring werken aan regenwaterafvoer door de erfpachter aan de woning nr. 68. Gelet op de beslissing van het vast bureau dd.7 augustus 2014 houdende: Artikel 1. De erfpachter van de woning nr. 68 de toelating te geven om de afvoer sanitair water te laten gebeuren naast de woning op een diepte van 80 cm en ver genoeg van de woning zodat er geen stabiliteitsproblemen zijn en de groenstrook probleemloos kan onderhouden worden. Artikel 2. Deze erfdienstbaarheid dient op kosten van de erfpachter opgenomen te worden in een notariële akte of als een addendum bij de erfpachtovereenkomst op genomen te worden.

360


Artikel 3. De erfpachter dient schriftelijk de exacte plaats van de ligging van de leidingen te bezorgen aan het OCMW. Gelet op de mail dd. 18 augustus 2014 vanwege Stijn Gorssen houdende de vraag om het regenwater van de voor- en zijkant van het dak via min of meer dezelfde bedding, op de OCMW-grond, als het sanitair water naar de regenwaterput in de tuin te mogen afvoeren; Gezien deze erfdienstbaarheid in hetzelfde addendum bij de erfpachtakte kan gevoegd worden en de juiste ligging schriftelijk zal bezorgd worden aan het OCMW; Gezien de afwatering van het regenwater ook besproken werd met de dienst Onroerend Erfgoed; Overwegende dat het vast bureau van 11 september 2014 werd geannuleerd en de raad dit dossier opvolgt; Gelet op de bespreking; BESLIST Artikel 1. De erfpachter van de woning nr. 68 toelating te geven om de afvoer van het regenwater van de voor- en zijkant van het dak naar de regenput in de tuin te laten verlopen in min of meer dezelfde bedding van het sanitair water overeenkomstig de voorwaarden gesteld in de beslissing van het vast bureau van 7 augustus 2014

Agendapunt 4.6: Bevestiging erfdienstbaarheid poortje in de tuinmuur van de woning Begijnhof nr. 68. Gelet op de raadsbeslissing dd. 16 december 2010 houdende de vaststelling van het erfpachtrecht van de woning gelegen Begijnhof 68 aan de heer en mevrouw Gorssen-Cypers; Gezien in deze erfpachtakte niets opgenomen is over het bestaande poortje in de zijtuinmuur van deze woning; Gezien dit poortje reeds vele jaren bestaat en in het verleden gebruikt werd door de bewoners die gebruik maakten van de fietsenstalling in deze tuin; Gezien naar aanleiding van de toelating van de erfdienstbaarheid in functie van de afwatering op de grond van het OCMW, de erfpachter een addendum bij de erfpachtakte dient te laten opmaken; Gezien in dit addendum eveneens de bevestiging van dit tuinpoortje kan opgenomen worden; Gezien de vraag tot bevestiging van het poortje in de tuinmuur thans ter goedkeuring wordt voorgelegd; Overwegende dat het vast bureau van 11 september 2014 werd geannuleerd en de raad dit dossier opvolgt; BESLIST Artikel 1. De erfdienstbaarheid van het poortje in de tuinmuur van de woning nr. 68 in het Begijnhof te bevestigen.

Agendapunt 4.7: Goedkeuring van de renovatiewerken door de erfpachter aan de woning nr. 32 Gelet op de raadsbeslissing dd. 22 mei 2014 houdende de toewijzing van het erfpachtrecht op de woning gelegen Begijnhof nr. 32 aan de heer en mevrouw Wouters-Keuppens; Gezien zij overeenkomstig de erfpachtovereenkomst en de bouwfysische nota het sanitair en de keuken wensen te vernieuwen en een slaapkamer willen maken op de zolderverdieping; Gezien zij hiervoor de volgende werken wensen uit te voeren: - de achterbouw binnen de bestaande muren heropbouwen en een nieuwe keuken en sanitair installeren - een vast trap onder het bestaande zolderluik plaatsen - het dak isoleren; Gezien deze werken besproken werden met de dienst onroerend erfgoed; Overwegende dat het vast bureau van 11 september werd geannuleerd en de raad dit dossier opvolgt; BESLIST Artikel 1. De werken aan de woning gelegen Begijnhof nr. 32 met betrekking tot de vernieuwing van de keuken en het sanitair en het maken van een slaapkamer op de zolderverdieping met vast trap goed te keuren mits het bekomen van de nodige vergunningen.

Agendapunt 4.8: Aanvraag Stedenbouwkundige vergunning voor de verbouwing van de woning Begijnhof 32. Gelet op het schrijven dd.5 augustus 2014 vanwege de stad Turnhout waarmee het openbaar onderzoek voor bekendmaking van de stedenbouwkundige vergunning (254/14) wordt bekend gemaakt inzake de renovatie van de woning Begijnhof nr. 32; Gezien bezwaar kan ingediend worden tot 11 september 2014; Gezien de dienst patrimonium adviseert om geen bezwaar in te dienen omdat de verbouwingen (vernieuwing keuken en sanitair en installeren van een slaapkamer op de zolder) binnen het bestaande bouwvolume en de opmerkingen van de bouwfysische nota vallen; Overwegende dat het vast bureau van 11 september 2014 werd geannuleerd en de raad dit dossier opvolgt;


361

BESLIST Artikel 1. Geen bezwaar in te dienen tegen de stedenbouwkundige aanvraag 254/14 vanwege de heer Wouters, erfpachter Begijnhof nr. 32 houdende de renovatie van deze woning.

Agendapunt 4.9: Kennisname definitieve oplevering woonzorgcentrum “De Wending” Gelet op de kennisname van de raad over de stand van zaken over de oplevering van woonzorgcentrum “De Wending” in zitting van 26 juni 2014; Overwegende dat de raad unaniem akkoord ging met de voorgestelde werkwijze, m.n. dat een definitieve oplevering van woonzorgcentrum “De Wending” pas kon gebeuren indien de resterende problemen werden weggewerkt; Gelet op het feit dat alle problemen die een eventuele definitieve oplevering in de weg staan werden op gelost. Na beraadslaging, BESLIST Artikel 1. Neemt kennis van de definitieve oplevering van WZC De Wending.

Agendapunt 4.10: Multifunctioneel Ontmoetingscentrum (MFO) Schorvoort – Goedkeuring principes Gelet op de beslissing dd. 27 februari 2014 houdende: - Principieel akkoord te gaan met de verlenging van de opdracht “masterplan Schorvoort”. - Principieel akkoord te gaan met de samenwerking met de groepspraktijk van huisartsen op Schorvoort en dit te verankeren in een samenwerkingsovereenkomst; Gelet op de beslissing dd. 24 april 2014 houdende: - De samenwerkingsovereenkomst met Stad Turnhout, De Ark, bvba Bergbeemden en “kinderen Verstraelen” goed te keuren; - De voorzitter, secretaris en financieel beheerder aan te duiden als vertegenwoordiging van het OCMW in het overlegcomité Schorvoort. Gelet op de toelichting door de architecten en de projectpartners en de toelichting van de voorzitter ter zitting; Na beraadslaging, BESLIST Artikel 1. Principieel akkoord te gaan met het eerste ontwerp dat als basis zal dienen voor de definitieve vergunningsaanvraag.

Agendapunt 6.1: Goedkeuring toetreding OCMW Dendermonde, OCMW Sint-Amands, OCMW Zonnebeke, OCMW Zemst, OCMW Ronse, gemeente Sint-Amands, gemeente Zonnebeke, stad Mechelen, stad Ronse en Welzijnszorg Kempen tot de vereniging Audio. Gelet op art. 224, tweede lid, van het OCMW-decreet dat de instemming van alle deelgenoten vereist voor de toetreding van nieuwe deelgenoten; Gelet op de vraag vanwege OCMW Dendermonde om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de OCMW-raad van 21 mei 2013; Gelet op de vraag vanwege OCMW Sint-Amands om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de OCMW-raad van 11 juni 2013; Gelet op de vraag vanwege OCMW Zonnebeke om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de OCMW-raad van 21 januari 2014; Gelet op de vraag vanwege OCMW Zemst om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de OCMW-raad van 25 februari 2014; Gelet op de vraag vanwege OCMW Ronse om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de OCMW-raad van 29 april 2014; Gelet op de vraag vanwege gemeente Sint-Amands om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de gemeenteraad van 24 september 2013; Gelet op de vraag vanwege gemeente Zonnebeke om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de gemeenteraad van 10 februari 2014; Gelet op de vraag vanwege stad Mechelen om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de gemeenteraad van 25 februari 2014; Gelet op de vraag vanwege stad Ronse om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de gemeenteraad van 28 april 2014; Gelet op de vraag vanwege Welzijnszorg Kempen om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de raad van beheer van 14 mei 2014; Gelet op de groeistrategie goedgekeurd door de Algemene Vergadering Audio van 24 april 2013; Gelet op het verzoek van de vereniging Audio, om de toetreding van OCMW Dendermonde, OCMW SintAmands, OCMW Zonnebeke, OCMW Zemst, OCMW Ronse, gemeente Sint-Amands, gemeente Zonnebeke, stad Mechelen, stad Ronse en Welzijnszorg Kempen formeel goed te keuren; 362


BESLUIT met eenparigheid van stemmen: Artikel 1. De toetreding goed te keuren tot de vereniging Audio van: - OCMW Dendermonde - OCMW Sint-Amands - OCMW Zonnebeke - OCMW Zemst - OCMW Ronse - gemeente Sint-Amands - gemeente Zonnebeke - stad Mechelen - stad Ronse tot de vereniging Audio. Artikel 2. Onder opschortende voorwaarde van goedkeuring van de toetreding tot Audio door de Algemene Vergadering van Welzijnszorg Kempen, de toetreding goed te keuren van Welzijnszorg Kempen tot de vereniging Audio. Artikel 3. Deze beslissing te vermelden op de lijst bedoeld in art. 254 van het OCMW-decreet.

Agendapunt 6.2: Goedkeuring hernieuwing contract voor toegang tot de VDAB- databanken voor werkwinkelpartners Naar aanleiding van de strengere eisen ter beveiliging van de gegevens die VDAB in zijn databanken ter beschikking stelt van zijn partners, is VDAB genoodzaakt nieuwe veiligheidsmaatregelen te treffen; Deze vereisten die VDAB door de Commissie voor Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (CBPL) werden opgelegd, zijn opgenomen in een nieuw contract voor toegang tot de VDAB-databanken. Dit contract vervangt de eerdere overeenkomst; Met deze nieuwe werkwijze zullen de trajectbegeleiders tot meer gegevens toegang krijgen. Dit komt de werking zeker ten goede; Gelet op het positief advies van Ruben Luyckx, coördinator wonen en werken; Na beraadslaging, BESLIST Artikel 1. De hernieuwing van het contract voor toegang tot de VDAB-databanken voor werkwinkelpartners goed te keuren.

Bijlage bij agendapunt 6.2 Tussen de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, waarvan de zetel gevestigd is Keizerslaan 11 in 1000 BRUSSEL, vertegenwoordigd door Fons Leroy, gedelegeerd bestuurder van de VDAB, hierna aangeduid als de VDAB, en OCMW Turnhout, gevestigd te Albert Van Dyckstraat 20, 2300 Turnhout en vertegenwoordigd door Luc Op de Beeck, Voorzitter hierna aangeduid als de medecontractant wordt overeengekomen wat volgt: Artikel 1. Dit contract wordt gesloten in uitvoering van de Lokale Samenwerkingsovereenkomst omtrent het Lokaal Werkgelegenheidsbeleid van Turnhout. Artikel 2. Het voorwerp van deze overeenkomst is: Ten eerste, de modaliteiten te bepalen waaronder het Individuele burgerdossier, uit het Arbeidsmarkt Informatiesysteem (AMI), via “Mijn Loopbaan voor Partners” ter beschikking wordt gesteld aan de door VDAB gecertificeerde werknemer van de medecontractant, hierna aangeduid als medewerker. Ten tweede, het toevoegen en wijzigen in “Mijn Loopbaan voor Partners” van gegevens in verband met de dienstverlening en/of de begeleiding die door de medecontractant wordt uitgevoerd in functie van de reïntegratie van de werkzoekende burger. Artikel 3. De elektronische databanken mogen enkel gebruikt worden voor kosteloze dienstverlening en begeleiding in functie van de reïntegratie van de werkzoekende burger. Artikel 4. De medecontractant verbindt er zich toe de toegangen tot de VDAB-databanken voor zijn medewerkers conscientieus te beheren zodat een optimale bescherming van de gegevens in het burgerdossier gegarandeerd wordt. Hij zal hiertoe een of twee administrators aanduiden die het beheer opvolgen. (bijlage 1) De medecontractant houdt een actuele lijst van medewerkers, die toegang hebben tot het elektronische databanken, ter beschikking van de VDAB. Elke wijziging wordt onmiddellijk aan de VDAB meegedeeld via een mail naar [email protected]. Hij laat elke nieuwe gebruiker certificeren door de VDAB. Additioneel zal de VDAB periodiek een door de medecontractant voor echt verklaarde gebruikerslijst opvragen. (Bijlage 2) Artikel 5. De medecontractant mag enkel de gegevens van die werkzoekende burgers raadplegen, Zitting van 18 september 2014

363

toevoegen en wijzigen die (voorafgaand) geïnformeerd zijn over het feit dat de medecontractant toegang heeft tot hun Burgerdossier en die hiervoor hun uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven aan de VDAB. De medecontractant mag enkel de gegevens van die individuele werkzoekende burgers raadplegen, toevoegen en wijzigen indien deze behoren tot zijn actieve cliëntenportfolio of op uitdrukkelijke vraag van de betrokken burger zelf. Artikel 6. De medecontractant verbindt er zich toe erover te waken dat medewerker de gegevens correct registreert en de databanken enkel gebruikt voor professionele doeleinden, zoals vermeld in artikel 3 van deze overeenkomst, overeenkomstig de procedurele, methodologische en deontologische regels van de VDAB. De medecontractant is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. Gevoelige, medische en gerechtelijke persoonsgegevens mogen niet verwerkt worden. De medecontractant vrijwaart de VDAB voor schade-eisen nav het invoeren van onjuiste of niet toegelaten gegevens. Artikel 7. De medewerker krijgt toegang tot de databanken via Internet. Na het volgen van de relevante opleidingen en na het tekenen van de "verklaring van de gebruiker" krijgt de medewerker toegang tot: Elke medewerker krijgt van VDAB een persoonlijke toegangscode en een persoonlijk wachtwoord. De toegangscode en het wachtwoord zijn strikt persoonlijk en mogen aan geen enkele andere persoon kenbaar gemaakt worden. De medewerker krijgt enkel toegang tot de voor hem relevante burgerdossiers, dmv inloggen met zijn e-id. De medewerker krijgt inzage in de gegevens van het VDAB-burgerdossier waartoe de medecontractant gemachtigd is door de Commissie ter Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (CBPL). De medewerker mag enkel de gegevens van die individuele werkzoekende burgers raadplegen, toevoegen en wijzigen indien deze behoren tot de actieve cliëntenportfolio van de medecontractant, of op uitdrukkelijke vraag van de betrokken burger zelf. Artikel 8. De medecontractant verbindt er zich toe erover te waken dat zijn medewerkers de wet van 8 december 1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens strikt naleven, zowel tijdens de uitvoering als na het beëindigen van onderhavige overeenkomst. Dit betekent ondermeer dat hij de strikte vertrouwelijkheid dient te waarborgen van de persoonsgegevens opgenomen in het burger-dossier. De persoonsgegevens van het Burgerdossier mogen enkel gebruikt worden ter bevordering van de (re-)integratie van de betreffende werkzoekende (op de arbeidsmarkt) en mogen niet gebruikt worden om een eigen databestand op te bouwen of aan te vullen. Deze gegevens mogen onder geen enkele voorwaarde meegedeeld worden aan derden. Met derden in de zin van onderhavige overeenkomst wordt bedoeld, alle andere personen (natuurlijke en rechtspersonen) dan de medewerkers van de medecontractant die uit hoofde van hun taak over de persoonsgegevens dienen te beschikken. Artikel 9. De medecontractant verbindt er zich toe er over te waken dat de persoonlijke informatie uit het vdab-dossier van de betrokken werkzoekenden en de resultaten van de begeleiding enkel besproken worden met de VDAB-medewerkers en onder geen enkele voorwaarde of vorm gedeeld wordt met derden, tenzij de andere gecertificeerde partners in de werkwinkel. Artikel 10. De medecontractant verbindt er zich toe al zijn medewerkers dezelfde verplichtingen op te leggen als vermeld in artikel 2, ten tweede tot en met artikel 9. Artikel 11. Indien de medecontractant of zijn medewerker de bepalingen vermeld in deze overeenkomst niet naleeft, als ook bij foutieve registratie die gevolgen kan hebben voor de werkzoekende of bij oneigenlijk gebruik van de persoonsgegevens van het Burgerdossier, wordt de medecontractant en (of) zijn medewerker per aangetekend schrijven in gebreke gesteld. Bij herhaling kan de VDAB: toegang tot het netwerk afsluiten. De medewerker mag dan niet meer ingezet worden in de geïntegreerde dienstverlening. Om terug toegang te krijgen tot het systeem en ingezet te kunnen worden in de geïntegreerde dienstverlening moet hij zich bijscholen en zal de VDAB zijn bekwaamheid testen. Als de medewerker een positief resultaat behaalt, krijgt hij opnieuw toegang. geraadpleegd dossier in de periode van twee maanden voorafgaand aan de vaststelling van het misbruik. De medecontractant blijft onverminderd aansprakelijk voor de schade veroorzaakt door het al dan niet opzettelijke foute of oneigenlijke gebruik van de VDAB-informatie door zijn medewerkers. De medecontractant wordt met een aangetekend schrijven in kennis gesteld van de beslissing en de reden(en). 364


Artikel 12. Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. In geval van betwistingen zijn de rechtbanken van Brussel bevoegd. Opgemaakt te Roeselare op , in 2 exemplaren. Elke partij erkent het voor haar bestemde exemplaar te hebben ontvangen.

Agendapunt 6.3: Kennisname antwoord van CIPAL n.a.v. het schrijven van OCMW Turnhout over de implementatie van de BBC- software Gelet op het schrijven van OCMW Turnhout aan CIPAL dd. 21 maart 2014 omtrent de samenwerking en problemen i.k.v. de invoering van de Beleids- en Beheerscyclus (BBC); Gelet op het schrijven van CIPAL dd. 18 juni 2014 houdende de acties die ondernomen werden om de aangehaalde problemen op te lossen; Gelet op de toelichting van de voorzitter, BESLIST Artikel 1. Kennis te nemen van het schrijven van CIPAL dd. 18 juni 2014 houdende de acties die ondernomen werden en worden om de aangehaalde problemen i.k.v. de invoering van de Beleids- en Beheerscyclus (BBC) op te lossen.

Agendapunt 6.4: Kennisname van het bestuursakkoord Turnhout 2014 - 2018 Gelet op de agendering van het bestuursakkoord Turnhout 2014 – 2018 “Samen Stad maken” op de gemeenteraad van 1 september 2014; BESLIST Artikel 1. Kennis te nemen van het bestuursakkoord Turnhout 2014 – 2018 “Samen Stad maken”.

Agendapunt 6.5: Interne audit financiële transacties sociale zaken en beheer bewonersgelden OCMW Turnhout – Goedkeuring uitvoering door AUDIO Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 april 2010 om toe te treden tot de vereniging AudiO; Gelet op de beslissingen genomen in de raad van 14 augustus 2014 omtrent het fraudedossier; Overwegende dat werd afgesproken dat er een audit georganiseerd zou worden door AUDIO om de betalingen van de sociale dienst te analyseren en aanbevelingen terzake te doen; Gelet op het overleg met AUDIO dd. 25 augustus 2014 houdende bespreking van deze opdracht, de aanpak en timing; Overwegende dat er bijkomend een risico is bij het beheer van bewonersgelden. Gelet op de gelijkaardige problematiek wordt voorgesteld om dit meteen in de scope van de audit mee te nemen; Overwegende dat deze audit op onze vraag snel en grondig wordt uitgevoerd; Gelet op de opmerking van raadslid Heyns dat de meerkost van bijna 7.000 EUR te betreuren valt. Kunnen deze kosten verhaald worden op het personeelslid dat in kader van het fraudedossier deze audit noodzakelijk gemaakt heeft; Gelet op het antwoord van de voorzitter dat de opdracht is uitgebreid met beheer van bewonersgelden omdat hier een groot potentieel risico is. De opdracht gaat zeer diep in de organisatie en de uren die hiervoor nodig zijn worden uiteraard aangerekend. Wat het doorrekenen van kosten betreft, moeten we in overleg met de advocaat bepalen hoe we onze te verhalen kosten in het dossier inbrengen. Zijn expertise zullen we hiervoor gebruiken; Gelet op de opmerking van raadslid De Quick dat de rechter hierover zal oordelen, BESLIST: Artikel 1. De opdracht voor het voeren van een interne audit “financiële transacties sociale zaken en beheer bewonersgelden OCMW Turnhout” te laten uitvoeren door AUDIO voor een totaalbedrag van 16.680 EUR.

Agendapunt 6.6: Outplacementbegeleiding - Goedkeuring samenwerkingsvoorstel Jobpunt Vlaanderen UITGESTELD

Agendapunt 6.7: Goedkeuring engagementsverklaring aangepast vervoer in de Kempen 2014 – 2016 Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn dd. 12 december 2013 houdende: Artikel 1. Principieel akkoord te gaan en in te stappen in het project “Aangepast vervoer in de Kempen” indien de kosten die hieraan verbonden worden, billijker worden verdeeld tussen de deelnemende partijen. Artikel 2. Dit project opnieuw te agenderen zodra er meer duidelijkheid is over de bijgestuurde financieringsregels. Overwegende dat er gesprekken zijn gevoerd met Peter Bellens, Gedeputeerde; Gelet op de toelichting van de voorzitter, BESLIST Artikel 1. De engagementsverklaring “Aangepast vervoer in de Kempen” goed te keuren:


365

Artikel 2. Voor het jaar 2015 6.300 EUR en voor het jaar 2016 8.400 EUR te voorzien voor dit project.

366


Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn Zitting van 18 september 2014

Recommend Documents