Notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn Zitting van 25 juni 2014 Aanwezig: Luc Op de Beeck, voorzitter; Stephan Bordeyne, Jan Boulliard, Clara Calis, Gonda Claessen, Erik De Quick, Laurent de Vries, Rudy Elst, Guido Heyns, Brigitte Malfait, Ingrid Van Rooy, raadsleden en de heer Bart Michielsen, secretaris. Verontschuldigd: de heer Eric Vos, burgemeester. De voorzitter opent de vergadering te 20.30 uur. De raad voor maatschappelijk welzijn Openbare zitting
Agendapunt 1: Samenwerking Stad – OCMW – Kennisname visietekst Gelet op actieplan 410 en actie 410.1 van het strategisch meerjarenplan 2014-2019, houdende: Samen met de Stad, en in gelijkwaardig partnerschap, zetten we een blauwdruk voor samenwerking op, die we stapsgewijze operationaliseren. Dat doen we niet alleen met het oog op een betere dienstverlening aan de burger. Samenwerking tussen Stad en OCMW kadert eveneens in het optimaliseren van beider intern gerichte, ondersteunende processen. We stellen een plan van aanpak op om de door beide organisaties goedgekeurde blauwdruk voor samenwerking op een gefaseerde en voor beide organisaties en hun medewerkers aanvaardbare manier concreet in te voeren. Gelet op het voorstel van visietekst Samenwerking Stad – OCMW, opgemaakt door de kerngroep bestaande uit de voorzitter, burgemeester en de secretarissen van Stad en OCMW Turnhout; Gelet op het positief advies van het gezamenlijk managementteam van Stad en OCMW dd. 13 juni 2014 omtrent de visietekst Samenwerking Stad – OCMW die ter goedkeuring voorligt; Na beraadslaging, BESLIST Artikel 1. Kennis te nemen van de visietekst “Samenwerking Stad – OCMW” zoals toegevoegd. Artikel 2. Dit agendapunt ter goedkeuring voor te leggen op de raad van 26 juni 2014. Bijlage bij agendapunt 1
Samenwerking stad en OCMW Turnhout Visienota Inhoud ....................................................................................................................... 1 1. Projectdefinitie ....................................................................................................... 2 A. Doel van de samenwerking ..................................................................................... 2 B. Basiswaarden ..................................................................................................... 2 2. Fasering van het traject ............................................................................................ 3 A.Timing ............................................................................................................... 3 B. Nood aan inhoudelijke afstemming ........................................................................... 3 C. Waar we samen voor gaan/staan – strategische focus .................................................... 4 D. Belang van een aangepaste organisatiestructuur .......................................................... 4 3. Projectorganisatie (actoren en rol) .............................................................................. 5 - Kernteam ............................................................................................................ 5 - Reflectiegroep ..................................................................................................... 5 - Gezamenlijk managementteam ................................................................................. 5 - Werkgroepen ad hoc .............................................................................................. 5 - Projectbegeleider ................................................................................................. 6 - Secretarissen ....................................................................................................... 6 - Externe ondersteuning ............................................................................................ 6 - College - Vast Bureau ............................................................................................. 6 - Gemeenteraad – OCMW raad .................................................................................... 6 4. Aandachtsgebieden .................................................................................................. 7 A. Wederzijds respect voor elkaars (wettelijke) opdracht ................................................... 7 B. Personeel .......................................................................................................... 7 C. Organisatiecultuur ............................................................................................... 7 D. Locatiekeuze ...................................................................................................... 8 E. Financieel kader .................................................................................................. 8 F. Zorg voor onze medewerkers en leidinggevenden ......................................................... 8 G. Aandacht voor organisatiebrede communicatie ............................................................ 8
1. Projectdefinitie A. Doel van de samenwerking Door intensere samenwerking willen Stad en OCMW hun bestuurskracht versterken. Door een (fasegewijze) samensmelting van diensten beogen we: Zitting van 25 juni 2014
279
-
een excellente klantgerichte dienstverlening te implementeren; een krachten- en kennisbundeling te realiseren; de efficiëntie en effectiviteit verder te optimaliseren, incl. beheersing van de kosten.
B. Basiswaarden Bij het doorlopen van dit veranderingstraject stellen we onderstaande waarden voorop. Alle stappen die we zetten moeten aan deze waarden getoetst worden. - De burger centraal o We streven ernaar om onze dienstverlening aan burgers, ondernemingen, verenigingen, … te verbeteren. o We beseffen dat elke klant specifieke noden kan hebben en spelen daar met de verschillende vormen van dienstverlening gericht op in. - Gelijkwaardigheid o We beschouwen elkaar als gelijkwaardige partners binnen het samenwerkingstraject. o Bij het bepalen en uitvoeren van het beleid leggen we de prioriteiten in onderling overleg vast. - Resultaatgerichtheid o We kiezen objectief onze werkwijze en kiezen voor de meest efficiënte en effectieve. o We streven ernaar om samen onze middelen efficiënter in te zetten om zo mee te bereiken. o Waar aangewezen maken we de werking gelijk. o Waar nodig bewaren we de specificiteit. o We leren van elkaars beste praktijken. - Transparantie o We maken de structuur, werking en aansturing duidelijk. o Voor de burger betekent dit een makkelijker toegankelijke dienstverlening. o Voor de medewerkers en beleidsmakers betekent dit het creëren van duidelijke beslissings- en aansturinglijnen, afgebakende taakinhoud en eigen verantwoordelijkheden. - Engagement o Door samen te werken creëren we kansen voor onze medewerkers en meer mogelijkheden wat betreft interne mobiliteit. o Medewerkers en beleidsmakers zijn geëngageerd en tonen durf en actieve betrokkenheid bij het realiseren van dit project.
2. Fasering van het traject A. Timing De keuze is om te groeien naar 1 organisatie. De huidige ondersteunende sectoren vormen vanaf heden de start maar ook de beleidsmatige- en klantgerichte sectoren moeten op 1 lijn gebracht worden met als doelstelling een reële meerwaarde bieden voor de burger/klant. Bovendien moet dit leiden tot een lokaal bestuur met een sterkere bestuurskracht. - Alle ondersteunende sectoren/diensten smelten (fasegewijs) uiterlijk tegen eind 2018 samen. Het proces om tot een totale samensmelting te komen start echter vanaf heden. Een concreet actieplan met timing zal worden uitgewerkt. Het werk dat verricht werd de voorbije maanden (cfr. studie Möbius) kan als basis dienen maar moet verder worden afgestemd. Concreet gaat het over de volgende diensten: o Personeelsdienst o Financiële dienst o Facility o ICT o Communicatie o Secretariaat / juridische ondersteuning o Stadsbedrijven / onderhoudsdiensten. - De beleidsmatige en klantgerichte sectoren smelten ten laatste samen in de legislatuur 2019-2024. Bestuurlijk spreken we af één meerjarenplan op te maken voor de volgende legislatuur. De blauwdruk van een samengesmolten organisatie moet er liggen tegen eind 2017.
B. Nood aan inhoudelijke afstemming Om in tussentijd de inhoudelijke afstemming te bewaken bouwen we enkele garanties in: o Beide organisaties zijn sterk betrokken bij de opmaak van een gezamenlijk bestuursakkoord. o We volgen een gezamenlijk traject bij de opmaak van het budget (in eerste instantie met oog op budget 2015). o We onderzoeken op welke wijze we de strategische- en projectplanning verder op elkaar kunnen afstemmen en effectief laten samenwerken. o Afspraken gemaakt tijdens de Werkgroep “lokaal sociaal beleid” worden formeel teruggekoppeld naar het College en Vast Bureau. 280
Zitting van 25 juni 2014
Aangezien de voorzitter deel uitmaakt van het College kan de beleidsvisie van zowel Stad als OCMW maximaal worden afgestemd tijdens de collegezittingen. Daarnaast creëren we ruimte in de schoot van de reflectiegroep om inhoudelijke zaken te bespreken. Ook de OCMW secretaris zal de zittingen van het College bijwonen indien dit aangewezen is; de beide secretarissen stemmen dit telkens af. We bewaken dat we steeds voldoende ruimte behouden om strategisch belangrijke zaken in het College te kunnen bespreken. Deze stappen moeten toelaten dat er inhoudelijk meer en meer afstemming ontstaat en vervolgens ook de goesting om sterk samen te werken.
C. Waar we samen voor gaan/staan – strategische focus Van groot belang is dat tussen Stad en OCMW de betekenis en opdracht van een lokaal bestuur en de relatie tot - en de impact op - de samenleving afgestemd wordt. Dit moet groeien maar er moet een duidelijk antwoord komen op de vraag “wie we zijn” en “wat we willen betekenen” in de samenleving. Dit proces moet gevoerd worden op basis van gelijkwaardigheid met respect voor elkaars strategische focus. Belangrijk is dat de basisopdracht en de specifieke wettelijke taken van beide organisaties (Gemeente– en OCMW-decreet) steeds worden gerespecteerd. Voor het OCMW is het bereiken van een sterke klantenintimiteit essentieel. Er dient een snel antwoord te kunnen worden geboden op de specifieke noden met aangepaste diensten en producten. Op dat vlak mogen we onder geen beding inboeten bij een verregaande vorm van samenwerking.
D. Belang van een aangepaste organisatiestructuur Uiteraard is de implementatie van een nieuw organogram geen doel op zich. Dit neemt niet weg dat beide organisaties nood hebben aan duidelijkheid op dit vlak. Opportuniteiten moeten gaandeweg worden ingepast en dit steeds met het finale doel voor ogen. Voor eind 2014 willen we de structuur in hoofdlijnen rond hebben. De secretarissen bereiden dit voor. Als aanzet worden vanuit het College, Vast Bureau en managementteams alle principes meegegeven die zeker vervat dienen te worden in de nieuwe structuur. Concrete toepassing van deze structuur moet gaandeweg getoetst worden aan inhoudelijke opportuniteiten en evoluties.
3. Projectorganisatie (actoren en rol) Om het project vorm te geven, de voortgang te bewaken en de resultaten te monitoren zien we onderstaande actoren. Tegelijk geven we aan wat de rol is van elke actor. - Kernteam Samenstelling Burgemeester, OCMW voorzitter en de beide secretarissen. Frequentie Driewekelijks overleg o Initieel met hoge frequentie o In operationele fase lagere frequentie. Rol Voorbereiden en aansturen van het project – organisatorisch. - Reflectiegroep Samenstelling Uitbreiding van het kernteam naar coalitie zowel binnen Stad als OCMW o Stad: 4 personen o OCMW: 4 personen o 2 secretarissen. Frequentie 2-maandelijks overleg. Rol Voorbereiden en aansturen van het project inhoudelijk (o.a. uitwerking van de engagementsnota), draagvlak creëren, voortgang bewaken, evaluatiemomenten inbouwen. - Gezamenlijk managementteam Samenstelling Alle MAT-leden van Stad en OCMW. Frequentie Ongeveer maandelijks overleg. Rol Voorbereiden en aansturen van de operationele implementatie – draagvlak. - Werkgroepen ad hoc Samenstelling Betrokkenen van de ondersteunende diensten.
Zitting van 25 juni 2014
281
-
-
-
Samenwerking Stad-OCMW visienota ontwerp - versie 04/06/2014 6 Frequentie In overleg te bepalen. Rol Effectieve implementatie van de samensmelting op de werkvloer. Projectbegeleider Projectbegeleider wordt aangeduid via opdrachthouderschap of extern aangetrokken. Rol Procesbegeleider en opvolging van de praktische organisatie (bv. kennismanagement, vergaderingen voorbereiden, link met de bestuursorganen, aanwezig zijn op kernteam en reflectiegroep, …) Secretarissen Rol o Voorbereiden van kernteam, reflectiegroep, MAT’s, … in samenwerking met de projectleider. o Change management / draagvlak creëren / resultaten project neerzetten en bewaken voortgang. o Ontwerp ééngemaakte organisatiestructuur opmaken. Externe ondersteuning Op ad hoc basis kan er externe ondersteuning worden ingeroepen als klankbord. College - Vast Bureau Rol o Verankeren van de tussentijdse resultaten. Gemeenteraad – OCMW raad Rol Verankeren van resultaten conform de wettelijke en decretaal toegewezen verantwoordelijkheden.
4. Aandachtsgebieden In de rand van het hele project zijn er tal van elementen waaraan we voldoende aandacht moeten besteden zodat het hele veranderingsproces vlot kan verlopen.
A. Wederzijds respect voor elkaars (wettelijke) opdracht Beide organisaties hebben specifieke wettelijke en decretale opdrachten. Bij effectieve samensmelting moeten voldoende veiligheidsgaranties worden ingebouwd zodat deze opdrachten ook blijvend en in alle onafhankelijkheid kunnen worden opgenomen. Wat het OCMW betreft, gaat dit bijvoorbeeld over tal van erg specifieke en vaak persoonsgebonden dossiers; een gelijkaardige redenering gaat op voor de Stad. In deze dossiers is zowel de beleidsmatige verantwoordelijkheid als de individuele beoordelingsbevoegdheid een wettelijke opdracht voor het respectievelijke bestuur. Bijkomend is het erg belangrijk dat de wijze van samenwerken tussen beleid en administratie wordt vastgelegd in een afsprakennota. Hierin worden de afspraken verankerd hoe bevoegdheden verdeeld en verantwoordelijkheden genomen moeten worden.
B. Personeel Het kader waarbinnen onze medewerkers worden tewerkgesteld dient stap voor stap op elkaar te worden afgestemd. Dit impliceert ook concrete keuzes maken. - Rechtspositieregeling en arbeidsreglement maximaal afstemmen. o Verder zetten van de HR-stuurgroep. o Verder zetten van de gezamenlijke voorbereiding van het syndicaal overleg door administratie en beleidsverantwoordelijken. - Pragmatische en transparante afspraken uitwerken. o Afspraken rond de gezagsverhouding – duidelijke lijnen. o Intern mobiliteitsbeleid implementeren. o Evolueren naar functionele en hiërarchische leiding op één locatie.
C. Organisatiecultuur Het veranderingstraject dat we doorlopen is niet enkel een verhaal van de top van de organisatie. Essentieel is dat er een engagement en betrokkenheid ontstaat van iedereen door alle betrokkenen van in het begin mee te nemen: het is hun organisatie. De cultuurommezwaai realiseren is in feite dé echte uitdaging. - Gezamenlijke identiteit stap voor stap opbouwen. o Personeelsmomenten aangrijpen om de personeelsgroepen / leidinggevenden / bestuur samen te brengen (bv. Sportdagen, Fit en Fun, …) o Communicatie: profilering van het traject met eigen identiteit en naam. o Uitwisselingen opstarten (bv. stages)
282
Zitting van 25 juni 2014
-
Alle kansen permanent aangrijpen – voorbeeldrol van beleidsverantwoordelijken en MAT-leden (in woord én daad), maximaal met één stem spreken. - Afstemming afsprakennota’s administratie beleid (o.a. bevoegdheidsdelegatie). - Kijken naar enkele snelle winsten. Hierna sluit de voorzitter de vergadering te 21.30 uur. bij verordening de secretaris de voorzitter
Bart Michielsen
Zitting van 25 juni 2014
Luc Op de Beeck
283
