OCMW BEVEREN ZITTING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 17 SEPTEMBER 2014
AGENDA OPENBARE ZITTING Goedkeuring - Aktename - Bekrachtiging 1. Verslag vorige zitting (gedeelte openbare zitting) - goedkeuring 2. (IC) Kinderdagverblijf Windekind - huishoudelijk reglement - opvangovereenkomst goedkeuring Werken, Leveringen en Diensten 3. (KS) Diverse voorzieningen - opmaak legionella beheersplan, risicoanalyse en staalnames lastenboek - goedkeuring 4. (VF) Diverse voorzieningen - aankoop dienstwagens - lastenboek - goedkeuring 5. (KS) Diverse voorzieningen - raamcontract voor de aankoop van tilliften en toebehoren lastenboek - goedkeuring 6. (KS) Dagverzorgingscentrum De Sloester - aankoop minibus - lastenboek goedkeuring 7. (KS) Gezamenlijke aankopen gemeente - papier, kantoormateriaal, onderhoudsproducten en materiaal - delegatiebesluit 8. (KS) Diverse voorzieningen - gezamenlijke aankopen Wase OCMW's - incontinentiemateriaal aktename gunning 9. (CV) WZC Briels - signalisatie - gunning 10. (CV) WZC Briels - gordijnen - gunning 11. (CV) Home De Bron en Dagcentrum NAH De Stroom - omgevingsaanleg - gunning 12. (CV) Home De Bron en Dagcentrum NAH De Stroom - los meubilair - gunning 13. (KS) WZC Boeyé Van Landeghem en bejaardenwoningen - omgevingsaanleg - aanpassing raming - aktename Instellingen en algemeen beheer 14. (KSM) Evaluatie afsprakennota - goedkeuring 15. (KH) Woonzorg - toegang administratief medewerkers tot kruispuntenbank - goedkeuring 16. (IC) Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB) Overeenkomst voor toegang tot elektronische databanken - goedkeuring 17. (IC) Project: Kinderen eerst: Lokale overlegplatformen voor de preventie en opsporing van kinderarmoede - samenwerkingsovereenkomst - goedkeuring 18. (KSM) Rapportage doelstellingenrealisatie kwartaal 1/2014 - kennisname BESLOTEN ZITTING Goedkeuring - Aktename - Bekrachtiging 19. Verslag vorige zitting (gedeelte besloten zitting) - goedkeuring 20. Beslissingen woonzorgcomité - aktename 21. Beslissingen vast bureau - aktename 22. Beslissingen bijzonder comité voor de sociale dienst - aktename
DE VOORZITTER OPENT DE VERGADERING OM 18.30 UUR
AANWEZIG:
Dirk Van Esbroeck, voorzitter Erna Tindemans, Tony Vyt, Louis Engels, Claire Gillis, Mirèse Deckers, Annick Thibaut, Peter De Clercq, Leen Van Laere, Annick Van de Vyver, Stijn Van Remortel, raadsleden Filip Thyssen, secretaris
VERONTSCHULDIGD: 1. VERSLAG VORIGE ZITTING (GEDEELTE OPENBARE ZITTING) - GOEDKEURING Gelet op de vraag van de voorzitter of er opmerkingen worden geformuleerd over het verslag van de vorige zitting (gedeelte openbare zitting); Overwegende dat er geen opmerkingen werden gemaakt; Gelet op het huishoudelijk reglement, inzonderheid artikel 11; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en gelet op het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet. BESLUIT: Art. 1
EENPARIG Het verslag van de zitting van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 27 augustus 2014 (gedeelte openbare zitting) wordt goedgekeurd.
2. (IC) KINDERDAGVERBLIJF WINDEKIND - HUISHOUDELIJK REGLEMENT OPVANGOVEREENKOMST - GOEDKEURING Het decreet Kinderopvang van 2 april 2012 wijzigde de werking van de kinderopvang. In zitting van 9 juli 2014 keurde de raad de wijzingen goed voor de werking van Windekind. Rekening houdend met deze wijzigingen en met de bepalingen van het decreet werd een nieuw huishoudelijke reglement en opvangplan opgemaakt. Beide documenten worden aan de raad voorgelegd. Er wordt voorgesteld om de bepalingen van het nieuwe huishoudelijk reglement en opvangplan te laten ingaan vanaf 1 januari 2015. De raad beslist om kinderen die worden opgevangen vóór 1 januari 2015 vrij te stellen van bepaling 2.1.1 ‘inschrijving’ uit het huishoudelijk reglement. Deze kinderen dienen geen waarborg te storten. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet;
BESLUIT: Art. 1. Art. 2.
EENPARIG Goedkeuring te verlenen aan het voorgelegde huishoudelijk reglement en opvangplan. De bepalingen ervan te laten ingaan vanaf 1 januari 2015.
3. (KS) DIVERSE VOORZIENINGEN - OPMAAK LEGIONELLA BEHEERSPLAN, RISICOANALYSE EN STAALNAMES - LASTENBOEK - GOEDKEURING Alle voorzieningen van het OCMW Beveren vallen onder het Besluit van de Vlaamse regering van 9 februari 2007 ter preventie van de veteranenziekte (legionella) op publiek toegankelijke plaatsen. Het contract met Biobeheer en SGS voor de jaarlijkse evaluatie van de huidige legionella beheersplannen, risicoanalyses en de analyses van de waterstalen loopt af op 31 december 2014. Voor de nieuwbouw van WZC Briels, dagcentrum en home De Bron en dagcentrum NAH De Stroom zijn er nog geen beheersplannen en risicoanalyses opgemaakt van alle installaties om mogelijke risicopunten (doodlopende leidingen, aftappunten die niet frequent gebruikt worden, plaatsen met aërosolvorming, …) op te lijsten. Deze risicopunten worden nadien jaarlijks op legionella gecontrolleerd. Voorgesteld wordt om een nieuwe aanbesteding te organiseren voor de opmaak van legionella beheersplannen, risicoanalyses, jaarlijkse evaluatie en analyses van waterstalen. Een ontwerp van lastenboek voor deze aanbesteding werd opgemaakt. De totale kosten worden geraamd op: 6.500,00 EUR (excl. BTW 21%) voor de beheersplannen en risicoanalyses 3.000,00 EUR (excl. BTW 21%) per jaar voor de jaarlijkse evaluatie 6.900,00 EUR (excl. BTW 21%) per jaar voor de staalnames Voorgesteld wordt om de prijsvraag te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Voor de beheersplannen, risicoanalyses en staalnames zijn in het exploitatiebudget 2015 kredieten ten bedrage van 4.430,00 EUR voorzien. De overige kredieten zullen bij opmaak budget 2015 worden voorzien. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het advies van de financieel beheerder: Positief advies onder voorbehoud
BESLUIT: Art. 1.
Art. 2.
EENPARIG Het lastenboek voor het opmaken van een legionella beheersplan en risicoanalyse, jaarlijkse evaluatie en analyses van waterstalen goed te keuren voor een geraamd bedrag van 16.400 EUR (excl. 21% BTW). De aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en het resultaat ervan voor te leggen aan een latere raad.
4. (VF) DIVERSE VOORZIENINGEN - AANKOOP DIENSTWAGENS - LASTENBOEK GOEDKEURING Een aantal bestaande dienstwagens van het OCMW Beveren zijn dringend aan vervanging toe. Voor het Sociaal Huis is bovendien een uitbreiding van het wagenpark noodzakelijk om een toename van het aantal huisbezoeken te kunnen realiseren. Volgende dienstwagens dienen aangekocht: - 1 grote bestelwagen voor de dienst Technisch Patrimoniumbeheer ter vervanging van de bestelwagen Opel Movano (bouwjaar 1999) - 1 kleine personenwagen voor de dienst Administratie - 2 personenwagens voor het Sociaal Huis, één ter vervanging van de personenwagen Opel Astra (bouwjaar 1995) en één ter vervanging van de personenwagen Opel Corsa (bouwjaar 2010). Een ontwerp van lastenboek werd opgemaakt voor een geraamd totaalbedrag van 67.000,00 EUR (incl. BTW 21%). Er wordt voorgesteld om de aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Voor deze aankopen zijn in het budget 2014 de nodige kredieten voorzien onder projecten ACT143 (37.000,00 EUR ) en ACT-34 (23.350,00 EUR). Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het advies van de financieel beheerder: Positief advies onder voorbehoud BESLUIT: Art. 1.
Art. 2.
EENPARIG Het lastenboek voor aankoop van dienstwagens voor diverse voorzieningen van het OCMW Beveren goed te keuren voor een geraamd totaalbedrag van 67.000,00 EUR (incl. BTW 21%). De aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en het resultaat ervan voor te leggen aan een volgende raad.
5. (KS) DIVERSE VOORZIENINGEN - RAAMCONTRACT VOOR DE AANKOOP VAN TILLIFTEN EN TOEBEHOREN - LASTENBOEK - GOEDKEURING Voor diverse voorzieningen van het OCMW Beveren dienen actieve en passieve tilliften aangekocht omdat sommige van de huidige tilliften aan vervanging toe zijn. Een ontwerp van lastenboek werd opgemaakt voor een raamovereenkomst voor de aankoop van tilliften en toebehoren op afroep voor diverse voorzieningen welke een looptijd heeft tot 31 december 2017. De totale kosten worden geraamd op 76.750,00 EUR (excl. 21% BTW). Voorgesteld wordt om deze aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Voor de aankoop van tilliften zijn volgende kredieten voorzien in de MJP 2014-2019: 33.500 EUR op actiecode 127 (actieve tilliften) - budgetitems 0953-11, 0953-13, 0953-14 en 0953-15 38.000 EUR op actiecode 128 (passieve tilliften) - budgetitems 0953-11, 0953-14 en 095315 5.000 EUR op actiecode 23 (tilliften) en budgetitem 0911-00 7.000 EUR op actiecode 201 (comfortzorg) - budgetitems 0953-13 en 0953-15 3.000 EUR op actiecode 190 (comfortzorg) - budgetitem 0953-11 Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het advies van de financieel beheerder: Positief advies onder voorbehoud BESLUIT: Art. 1.
Art. 2.
EENPARIG Het lastenboek voor de raamovereenkomst voor de aankoop van tilliften en toebehoren op afroep voor diverse voorzieningen goed te keuren voor een geraamd bedrag van 76.750,00 EUR (excl. 21% BTW) met een looptijd tot 31 december 2017. De aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en het resultaat voor de leggen aan een latere raad.
6. (KS) DAGVERZORGINGSCENTRUM DE SLOESTER - AANKOOP MINIBUS - LASTENBOEK GOEDKEURING Ee nieuwe rolwagentoegankelijke minibus voor dagverzorgingscentrum De Sloester dient aangekocht voor het vervoer van mindervalide personen en transport van linnenverdeel- en containerwagens voor de wasserij. Een ontwerp van lastenboek werd opgemaakt voor de aankoop van een rolwagentoegankelijke minibus voor DVC De Sloester. De kostprijs wordt geraamd op 50.000,00 EUR (incl. 21% BTW).
Voorgesteld wordt om deze aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. In het budget 2014 zijn kredieten ten bedrage van 50.000 EUR voorzien voor de aankoop van een minibus (actiecode 22 – budgetitem 0954-00). Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het advies van de financieel beheerder: Positief advies BESLUIT: Art. 1.
Art. 2.
EENPARIG Het lastenboek voor de aankoop van een rolwagentoegankelijke minibus voor dagverzorgingscentrum De Sloester goed te keuren voor een geraamd bedrag van 50.000,00 EUR (incl. 21% BTW). De aanbesteding te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en het resultaat voor te leggen aan een latere raad.
7. (KS) GEZAMENLIJKE AANKOPEN GEMEENTE - PAPIER, KANTOORMATERIAAL, ONDERHOUDSPRODUCTEN EN -MATERIAAL - DELEGATIEBESLUIT In de raad van 27 augustus 2014 werd principieel akkoord gegaan om gezamenlijk met de gemeente Beveren de aanbestedingen te organiseren voor de aankoop van volgende dossiers en de lastenboeken hiervan voor te leggen aan een latere raad: papier voor een periode van 1 jaar (van 1 januari 2015 t.e.m. 31 december 2015) via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. kantoormateriaal voor een periode van 2 jaar (van 1 januari 2015 t.e.m. 31 december 2016) via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. wasserij-, onderhoudsproducten en toiletpapier voor een periode van 2 jaar (van 1 januari 2015 t.e.m. 31 december 2016) via de procedure van open aanbesteding. Ontwerpen van lastenboeken werden opgemaakt voor: papier (raming OCMW: 18.000 EUR incl. 21% BTW) kantoormateriaal (raming OCMW: 24.000 EUR incl. 21% BTW) wasserij-, onderhoudsproducten en toiletpapier (raming OCMW: 77.000 EUR incl. 21% BTW) Deze ontwerpen worden voorgelegd aan de raad. Voorgesteld wordt om gemeente Beveren aan te duiden om voor deze aanbestedingen – in overleg met het OCMW – in naam en voor rekening van het OCMW Beveren op te treden als opdrachtgever.
Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het advies van de financieel beheerder: Positief advies BESLUIT: Art. 1. Art. 2.
Art. 3.
EENPARIG De lastenboeken voor de aankoop van papier, kantoormateriaal, wasserij-, onderhoudsproducten en toiletpapier goed te keuren. De gemeente Beveren aan te duiden om voor deze aanbestedingen – in overleg met het OCMW – in naam en voor rekening van het OCMW Beveren op te treden als opdrachtgever. Het resultaat van de gunningen ter aktename voor te leggen aan een latere raad.
8. (KS) DIVERSE VOORZIENINGEN - GEZAMENLIJKE AANKOPEN WASE OCMW'S INCONTINENTIEMATERIAAL - AKTENAME GUNNING In de raad van 11 december 2013 werd beslist om het lastenboek voor de aankoop van incontinentiemateriaal in diverse woonzorgcentra goed te keuren voor een geraamd bedrag van 150.000 EUR (excl. BTW) per jaar voor OCMW Beveren en een globaal bedrag van 446.900 EUR (excl. BTW) voor OCMW Sint-Niklaas/Beveren/Temse/Moerbeke/Wachtebeke en dit gedurende een contractperiode van 4 jaar. OCMW Sint-Niklaas werd aangeduid als opdrachtencentrale om de aanbesteding te organiseren via de procedure van algemene offerteaanvraag en het resultaat voor te leggen aan een latere raad. In de raad van 19 februari 2014 werd een wijziging van de gunningscriteria van het lastenboek en de verlenging van de indieningstermijn van de offertes tot 17 maart 2014 goedgekeurd. Bij de opening van offertes dd. 17 maart 2014 hebben 4 firma’s een offerte ingediend, nl. Ontex Healthcare (Buggenhout), Paul Hartmann sa (Sint-Renilde), WM Supllies (Kuurne) en SCA Hygiene Products sa (Stembert). Uit het verslag van nazicht van de offertes opgemaakt door OCMW Sint-Niklaas d.d. 7 juli 2014 blijkt dat de firma Ontex Healthcare de economisch meest voordelige regelmatige offerte heeft ingediend voor perceel 1 (incontinentieverbanden) en perceel 2 (diverse verbanden) rekening houdend met de gunningscriteria. In de raad van 19 augustus 2014 van het OCMW Sint-Niklaas werd beslist om: kennis te nemen van het PV van opening van de offertes van 17 maart 2014. na het verlopen van de standstill periode perceel 1 (incontinentieverbanden) en perceel 2 (diverse verbanden) toe te wijzen aan de firma Ontex Healthcare. In het exploitatiebudget 2015 zijn er kredieten ten bedrage van 167.525,97 EUR voorzien voor de aankoop van incontinentiemateriaal.
Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum BESLUIT: Art. 1.
EENPARIG Akte te nemen van de beslissing van het OCMW Sint-Niklaas dd. 19 augustus 2014, waarbij de aankoop van incontinentiemateriaal (perceel 1) en diverse verbanden (perceel 2) in diverse woonzorgcentra werd gegund aan Ontex Healthcare (0419.457.296), Genthof 5, 9255 Buggenhout voor een periode van 4 jaar en een geraamd bedrag op jaarbasis van 105.000 EUR (incl. 21% BTW) voor het OCMW Beveren.
9. (CV) WZC BRIELS - SIGNALISATIE - GUNNING De raad keurde in zitting van 19 maart 2014 het lastenboek goed voor het lot signalisatie van het bouwproject WZC Briels samen met de bijhorende raming voor een totaalbedrag van 26.677,02 EUR (incl. 12 % BTW) , zoals opgemaakt door architectenbureau AMV. In dezelfde zitting werd tevens beslist hiervoor een prijsvraag te organiseren via open aanbesteding en het resultaat ervan voor te leggen aan een latere raad. Bij de opening van de offertes op 4 juli hadden 3 firma’s (Vanerum Sign & Design nv, Studiegroep Labyrinth bvba en New Actual Signs nv) zich ingeschreven voor dit lot signalisatie. Op basis van de ingediende offertes werd door architect Luc Dierick (AMV) het verslag van nazicht d.d. 3 september 2014 opgemaakt, waarvan de raad uitdrukkelijk kennis neemt, adviseert de architect om deze opdracht te gunnen aan Studiegroep Labyrinth bvba uit Asse-Mollem voor een bedrag van 15.904,50 EUR excl. BTW + 12 % BTW (1.908,54 EUR) = 17.813,04 EUR incl. BTW. Volgens de beoordeling van de architect is de inschrijving van Studiegroep Labyrinth bvba conform het bestek en betreft het tevens het laagste inschrijvingsbedrag dat werd ingediend. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum
BESLUIT: Art. 1. Art. 2.
EENPARIG Kennis te nemen van het verslag van nazicht d.d. 3 september 2014 door architect Luc Dierick (AMV). De opdracht voor het lot signalisatie voor WZC Briels te gunnen aan Studiegroep Labyrinth bvba, Zone Z5 – Mollem 270, te 1730 Asse met ondernemingsnummer 0426-658-260 voor een bedrag van 17.813,04 EUR (incl. 12 % BTW).
10. (CV) WZC BRIELS - GORDIJNEN - GUNNING De raad keurde in zitting van 21 mei 2014 het lastenboek goed voor het lot gordijnen van het bouwproject WZC Briels samen met de bijhorende raming voor een totaalbedrag van 60.235,26 EUR (incl. BTW 21%) goed, zoals opgemaakt door architectenbureau AMV. In dezelfde zitting werd tevens beslist hiervoor een prijsvraag te organiseren via open aanbesteding en het resultaat ervan voor te leggen aan een latere raad. Bij de opening van de offertes op 4 juli hadden 6 firma’s (zie bijlage: PV van opening) zich ingeschreven voor dit lot gordijnen. Op basis van de ingediende offertes werd door architect Luc Dierick (AMV) het verslag van nazicht d.d. 5 september 2014 opgemaakt, adviseert de architect om deze opdracht te gunnen aan Himpe-Desmet bvba uit Izegem voor een nagerekend totaalbedrag van 37.415,77 EUR excl. BTW + 21% BTW (7.857,31 EUR) = 45.273,08 EUR incl. BTW. Volgens de beoordeling van de architect is de inschrijving van Himpe-Desmet bvba conform het bestek en betreft het tevens het laagste inschrijvingsbedrag dat werd ingediend. Hoewel dit bedrag 18.60 % afwijkt van de gemiddelde inschrijver, heeft de inschrijver hiervoor een onderbouwde verantwoording afgelegd. De raad neemt uitdrukkelijk kennis van de beoordeling van de ingezonden offertes aan de hand van hogergenoemd verslag van nazicht en neemt eveneens kennis van de verantwoording door Himpe-Desmet bvba. Zij verklaart zich akkoord met de gegeven verantwoording. Rekening houdend met de procedure van open aanbesteding kan de opdracht worden gegund aan HimpeDesmet bvba met de laagst ingediende offerte. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum BESLUIT: Art. 1. Art. 2.
EENPARIG Kennis te nemen van het verslag van nazicht d.d. 5 september 2014 door architect Luc Dierick (AMV). De opdracht voor het lot gordijnen voor WZC Briels te gunnen aan Himpe-Desmet bvba, Kortrijksestraat 183, te 8870 Izegem met ondernemingsnummer 0423-266329 voor een bedrag van 45.273,08 EUR (incl. 21% BTW).
11. (CV) HOME DE BRON EN DAGCENTRUM NAH DE STROOM - OMGEVINGSAANLEG GUNNING In zitting van 16 april 2014 keurde de raad het lastenboek goed met bijhorende raming voor een totaalbedrag van 173.759,06 EUR (incl. 21 % BTW) voor het lot omgevingsaanleg voor het bouwproject Home De Bron en Dagcentrum NAH De Stroom, opgemaakt door architectenbureau Abetec. In dezelfde zitting werd tevens beslist hiervoor een prijsvraag te organiseren via de procedure van open aanbesteding en het resultaat ervan voor te leggen aan een latere raad. Bij de opening van de offertes op 10 en 19 juni 2014 hadden 7 firma’s zich ingeschreven (zie bijlage: PV van opening). In het verslag van nazicht d.d. 4 september 2014 opgesteld door architect Jean-Marie Windels, adviseert de architect om de opdracht van de omgevingswerken te gunnen aan de firma Stoop Projects bvba uit Beveren-Waas voor een bedrag van 78.239,14 EUR excl. BTW + 21 % BTW (16.430,22 EUR) = 94.669,36 EUR incl. BTW. Volgens de beoordeling van de architect is de inschrijving van de firma Stoop Projects bvba conform het bestek en betreft het tevens het laagste inschrijvingsbedrag dat werd ingediend. Hoewel dit bedrag net onder de afkapgrens ligt en bijgevolg als abnormaal laag kan worden beschouwd, heeft de inschrijver hiervoor een onderbouwde verantwoording afgelegd. Hierin werd het vermoeden van abnormaliteit weerlegt en kan bijgevolg de offerte als regelmatig worden beschouwd. De raad neemt uitdrukkelijk kennis van de beoordeling van de ingezonden offertes aan de hand van hogergenoemd verslag van nazicht en neemt eveneens kennis van de verantwoording door de firma Stoop Projects bvba. Zij verklaart zich akkoord met de gegeven verantwoording. Rekening houdend met de procedure van open aanbesteding kan de opdracht worden gegund aan de firma Stoop Projects bvba met de laagst ingediende offerte. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum BESLUIT: Art. 1. Art. 2.
EENPARIG Kennis te nemen van het verslag van nazicht d.d. 4 september 2014 door architect Jean-Marie Windels (Abetec). De opdracht voor het lot omgevingsaanleg voor het bouwproject Home De Bron en Dagcentrum NAH De Stroom te gunnen aan de firma Stoop Projects, Gentseweg 299 te 9120 Beveren-Waas met ondernemingsnummer 0880-395-061 voor een bedrag van 94.669,36 EUR (incl. 21 % BTW).
12. (CV) HOME DE BRON EN DAGCENTRUM NAH DE STROOM - LOS MEUBILAIR - GUNNING In zitting van 19 februari 2014 keurde de raad het lastenboek los meubilair goed voor bouwproject Home De Bron en Dagcentrum NAH De Stroom met een raming van 121.136,73 EUR (incl. BTW 21%), opgemaakt door Architectenbureau Abetec. In dezelfde zitting werd tevens beslist hiervoor een prijsvraag te organiseren via de procedure van algemene offerteaanvraag en het resultaat ervan voor te leggen aan een latere raad. Bij de opening van de offertes op 19 mei 2014 hadden 2 firma’s (Moments Furniture nv uit Ingelmunster en Bulvano nv uit Mechelen) zich ingeschreven voor dit lot. In het verslag van nazicht d.d. 4 september 2014, opgemaakt door architect Jean-Marie Windels (Abetec), adviseert de architect om deze opdracht te gunnen aan Bulvano nv voor een bedrag van 76.600,00 EUR (excl. BTW) + 21 % BTW (16.086,00 EUR) = 92.686,00 EUR (incl. BTW). Volgens de beoordeling van architect Jean-Marie Windels voldoet de inschrijvingen van Bulvano nv zowel aan de esthetische en ergonomische als aan de technische vereisten en is het tevens de laagste aanbieding die werden ingediend. De raad neemt kennis van de beoordeling van de ingezonden offertes aan de hand van hogergenoemd verslag van nazicht. De volgende gunningscriteria werden per inschrijving beoordeeld en voor de firma Bulvano nv als volgt gequoteerd en gemotiveerd: Inschrijvingsbedrag: 55/55 (volgens voorziene formule) Technische waarde van het vooropgestelde materiaal: 7/10, er werden globaal genomen 3 punten in mindering gebracht omwille van: artikel 1.5e (stoel met armleuning) dat niet volledig conform is aan de beoordelingsitems van het bestek en bovendien werd de bekleding van het zitvlak niet gedefinieerd. artikel 1.8 (éénzit zetel/afwasbaar), dat niet volledig conform is aan de beoordelingsitems van het bestek o.a. zitting in single vering ipv multiplex. artikel 1.8a (tweezit zetel/afwasbaar): zelfde opmerking als bij artikel 1.8. artikel 1.8b (driezit zetel/afwasbaar): dat niet conform is aan de beoordelingsitems van het bestek. Bestek beschrijft een driezit en de aanbieding voorziet een tweezit plus éénzit. artikel 1.8c (onrustzetel/afwasbaar/geriatrisch): er werd een mechanisch bedienbare zetel aangeboden i.p.v. een elektrische bedienbare zoals gevraagd in de aanbestedingsdocumenten. Artikel 1.9. (elektrisch hooglaagbed): dat niet volledig conform is aan de beoordelingsitems van het bestek. Ligmaat is 208 cm i.p.v. 221 cm zoals gevraagd in het bestek. Esthetische waarde en vormgeving: 6/10, er werden punten in mindering gebracht omwille van het aspect vormgeving, waarbij de totaliteit een moderne uitstraling heeft, maar de samenstelling van de diverse artikels soms minder smaakvol is. Zo hebben de geriatrische zetels een verouderde uitstraling en zijn deze minder te combineren in de totaliteit. Bijgevolg is het logisch dat de huiselijkheid hier dan ook iets minder is. Waarborg boven de normale waarborg en zekerheid van naleverbaarheid: 4,16/5
-
Ergonomische waarde en gebruiksvriendelijkheid: 12/20, dit criterium werd (zoals criterium esthetiek) op basis van een bezoek aan de toonzaal beoordeeld door een jury (bouwheer en ontwerper). Er werd in consensus geoordeeld dat de voorgestelde stoelen iets minder comfortabel zitten. Het systeem voor de instelling van de verstelbare tafels is dan weer iets beter dan het gevraagde in de aannemingsbescheiden. Het vastzetten van de eettablet op de geriatrische zetel(s) is iets minder handig en vergt meer aandacht. De bureaustoelen zijn dan weer van een betere kwaliteit (ergonomisch) dan gevraagd in de aanbestedingsdocumenten.
De offerte van Bulvano nv is bijgevolg de meest gunstige inschrijving. De raad volgt het advies van architect Jean-Marie Windels en wijst er op dat de bemerkingen bij de aangehaalde criteria van de ingediende offerte door Bulvano nv niet van die orde zijn dat het een positieve beoordeling in de weg staat. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor weken, leveringen en diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet; Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum BESLUIT: Art.1. Art.2.
EENPARIG Kennis te nemen van het verslag van nazicht d.d. 4 september 2014 door architect Jean-Marie Windels (Abetec). Op basis van de hoger ontwikkelde motieven, de opdracht voor het lot los meubilair tot inrichting van Home De Bron en Dagcentrum NAH De Stroom, te gunnen aan de firma Bulvano nv, Oude Baan 4 te 2520 Ranst met ondernemingsnummer 0427.236.005 voor een bedrag van 92.686,00 EUR (incl. 21 % BTW).
13. (KS) WZC BOEYÉ VAN LANDEGHEM EN BEJAARDENWONINGEN - OMGEVINGSAANLEG - AANPASSING RAMING - AKTENAME In het vast bureau van 27 augustus 2014 werd gevraagd om volgende punten aan te passen in het lastenboek omgevingsaanleg van WZC Boeyé – Van Landeghem en de bejaardenwoningen: de fitnesstoestellen voor bejaarden en de tuinbanken niet weerhouden als optie. de overige opties als eis inbouwen in het lastenboek. In de raad van 27 augustus 2014 werd beslist om het aangepaste lastenboek omgevingsaanleg voor WZC Boeyé – van Landeghem en de bejaardenwoningen goed te keuren, de aanbesteding te organiseren via de procedure van open aanbesteding en het resultaat ervan voorleggen aan een latere raad. De raming voor dit dossier werd aangepast van 259.536,53 EUR (incl. 21% BTW) naar 244.351,03 EUR (incl. 21% BTW). Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en diensten en de koninklijke besluiten met betrekking tot deze wet;
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; Gelet op het advies van de financieel beheerder: Negatief advies BESLUIT: Art. 1.
EENPARIG Akte te nemen van de aanpassing van de raming voor de omgevingsaanleg van WZC Boeyé – Van Landeghem en de bejaardenwoningen van 259.536,53 EUR (incl. 21% BTW) naar 244.351,03 EUR (incl. 21% BTW) en de kredieten te voorzien in de budgetten.
14. (KSM) EVALUATIE AFSPRAKENNOTA - GOEDKEURING In de raad van 20 maart 2013 werd tussen de raad voor maatschappelijk welzijn en de secretaris van het openbaar centrum mede namens het managementteam, een afsprakennota opgesteld. De afsprakennota werd opgemaakt op basis van artikel 86 van het OCMW-decreet om ervoor te zorgen dat de samenwerking tussen de OCMW-voorzitter, raad, vast bureau; de secretaris en het managementteam vlot verloopt. Ook de samenwerking tussen het bestuur en de administratie werd hierin gefinaliseerd. Art.7 van de afsprakennota voorziet dat de afsprakennota en de naleving ervan, na één jaar en nadien tweejaarlijks apart geëvalueerd worden in de OCMW-Raad en in het managementteam. Vanuit beide evaluaties wordt gezamenlijk bekeken hoe de afspraken kunnen worden verbeterd. De afsprakennota wordt dan in die zin aangepast. In het Mat van 18 juli 2014 werd de afsprakennota geëvalueerd en een ontwerp van evaluatie opgemaakt. De herwerkte afsprakennota en het ontwerp van evaluatie werden voorgelegd aan het vast bureau van 10 september 2014. Deze documenten worden voorgelegd aan de raad. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; BESLUIT: Art. 1. Art. 2.
EENPARIG Kennisname van de evaluatie van de afsprakennota. Goedkeuring van de herwerkte afsprakennota tussen raad en de secretaris namens het managementteam.
15. (KH) WOONZORG - TOEGANG ADMINISTRATIEF MEDEWERKERS TOT KRUISPUNTBANK SOCIALE ZEKERHEID- GOEDKEURING Binnen het sociaal onderzoek van de onderhoudsplicht worden volgende administratieve handelingen uitgevoerd: 1. aanmaak digitaal cliëntendossiers van de onderhoudsplichtige kinderen
2. 3.
integratie van de digitale cliëntendossiers onderhoudsplichtige kinderen in de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ). opvraging van volgende KSZ stromen: a. wettelijke gegevens b. aanslagbiljet belastingen c. kinderbijslag d. onroerende goederen e. omnio statuut
Op basis van de verkregen gegevens bepaalt de maatschappelijk werker of iemand al dan niet onderhoudsplichtig is en dit vormt de basis voor het sociaal verslag. Het is aangewezen dat de administratieve medewerkers van het team woonzorg (diensten ouderenzorg, thuiszorg en zorgcoördinatie) in het Sociaal Huis en de afdeling woonzorg, deze handelingen binnen de kruispuntbank kunnen stellen. Dienst Woonzorg vraagt om hen bovenstaande bevoegdheden, met bijhorende toegangen tot de KSZ, toe te kennen. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; BESLUIT: Art. 1
Art.2
EENPARIG Akkoord te gaan om volgende bevoegdheden toe te kennen aan de administratieve medewerkers van het Sociaal Huis (diensten ouderenzorg, thuiszorg en zorgcoördinatie) en de administratieve medewerkers van de ondersteunende dienst van de afdeling woonzorg: - aanmaak digitale cliëntendossiers van onderhoudsplichtige kinderen - integratie digitale cliëntendossiers onderhoudsplichtige kinderen in de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. - opvraging van volgende KSZ stromen: - wettelijke gegevens - aanslagbiljet belastingen - kinderbijslag - onroerende goederen - omnio statuut de nodige machtigingen te verlenen om toegang te krijgen tot de kruispuntbank van de sociale zekerheid
16. (IC) VLAAMSE DIENST VOOR ARBEIDSBEMIDDELING EN BEROEPSOPLEIDING (VDAB) OVEREENKOMST VOOR TOEGANG TOT ELEKTRONISCHE DATABANKEN - GOEDKEURING De trajectbegeleiders van het OCMW werken samen met de VDAB om de personen die tegewerksteld zijn als Art.60 te begeleiden naar een vaste job. Hiervoor hebben zij beperkte toegang gekregen tot de elektronische databanken van de VDAB. In het 2002 werd hiervoor een overeenkomst afgesloten met de VDAB.
De voorbije jaren zijn er heel wat vernieuwingen doorgevoerd in de databanken. De veiligheidsvoorschriften werden verstrengd, er moet een elektronische identiteitskaart gebruikt worden en er wordt toegang verleend tot de gegevens van de Rijksdienst voor Arbeidsbemiddeling ( RVA) en de Rijkssociale Zekerheid ( RSZ). Hiervoor dient een nieuwe overeenkomst te worden afgesloten waarin de afspraken worden vastgelegd rond het verlenen van toegang tot de elektronische databanken van de VDAB. Aan de raad wordt wordt voorgesteld om de voorliggende overeenkomst goed te keuren. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; BESLUIT:
EENPARIG
Art. 1. Goedkeuring te verlenen aan de overeenkomst tussen het OCMW en de VDAB waarin de afspraken worden vastgelegd rond het verlenen van toegang tot de elektronische databanken van de VDAB.
17. (IC) PROJECT: KINDEREN EERST: LOKALE OVERLEGPLATFORMEN VOOR DE PREVENTIE EN OPSPORING VAN KINDERARMOEDE - SAMENWERKINGSOVEREENKOMST GOEDKEURING Het OCMW heeft bij de POD Maatschappelijke Integratie een aanvraag ingediend om subsidies te bekomen voor het project: “Kinderen eerst: lokale overlegplatformen voor de preventie en opsporing van kinderarmoede”. In zitting van 19 februari 2014 heeft de raad deze aanvraag bekrachtigd. De POD Maatschappelijke Integratie heeft het project goedgekeurd en 48.400 EUR aan subsidies toegekend. Het project loopt van 1 mei 2014 tot en met 30 april 2015. In zitting van 21 mei 2014 heeft de raad akte genomen van de het toegekende subsidie bedrag van 48.400 EUR en werd een projectverantwoordelijke aangesteld. Binnen dit project wordt samengewerkt met verschillende actoren, waaronder de gemeente en verschillende organisaties die actief zijn met kinderen en mensen in armoede. Er werd een overeenkomst opgesteld waarin de afspraken zijn opgenomen rond de doelstellingen en verwachte acties binnen het project. Aan de raad wordt voorgesteld om de overeenkomst goed te keuren Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; BESLUIT:
EENPARIG
Art. 1. Goedkeuring te verlenen aan de voorgelegde samenwerkingsovereenkomst tussen het OCMW en alle actoren die participeren in het project: Kinderen eerst: Lokale overlegplatformen voor de preventie en opsporing van kinderarmoede.
18. (KSM) RAPPORTAGE DOELSTELLINGENREALISATIE KWARTAAL 1/2014 - KENNISNAME In de raad van 20 november 2013 werd het meerjarenplan 2014-2019 goedgekeurd. In dit meerjarenplan werd beleidsdoelstelling BD-1: Realiseren van een positief resultaat op kasbasis en positieve auto-financieringsmarge als prioritaire doelstelling aangeduid. In het eerste kwartaal 2014 werd voor het eerst aan de doelstellingen, actieplannen en acties van het meerjarenplan gewerkt. Volgens de richtlijnen van de beleids- en beheerscyclus moet de raad op regelmatige tijdstippen gerapporteerd worden over de vooruitgang van de prioritaire beleidsdoelstellingen. Een eerste rapportage werd opgemaakt met de vooruitgang van de prioritaire doelstelling gedurende het eerste kwartaal van 2014. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, het OCMW-decreet van 19 december 2008 en het decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet; BESLUIT: Art. 1.
EENPARIG Kennisname van de opgestelde rapportage doelstellingenrealisatie kwartaal 1 2014.
DE VOORZITTER SLUIT DE VERGADERING OM 18.59 UUR. NAMENS DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN De secretaris
De voorzitter,
Filip Thyssen
Dirk Van Esbroeck
