Jaardocument 2011
Inhoudsopgave Maatschappelijk verslag ......................................................................................................... 2 1 Uitgangspunten van de verslaggeving......................................................................... 2 2 Profiel van de organisatie ........................................................................................... 2 2.1 Algemene identificatiegegevens.......................................................................... 2 2.2 Structuur van de organisatie .............................................................................. 3 2.3 Kerngegevens ..................................................................................................... 5 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering ................................................................... 5 2.3.2 Bewoners, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten ............................... 6 2.3.3 Werkgebieden.................................................................................................... 7 2.4 Samenwerkingsrelaties ...................................................................................... 7 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap ............................................. 8 3.1 Normen voor goed bestuur ................................................................................. 8 3.2 Raad van Beheer/Directie .................................................................................. 8 3.3 Bedrijfsvoering................................................................................................. 11 3.4 Cliëntenraad .................................................................................................... 12 3.5 Ondernemingsraad (OR) .................................................................................. 13 4 Beleid, inspanningen en prestaties ........................................................................... 15 4.1 Meerjarenbeleid ............................................................................................... 15 4.2 Algemeen beleid verslagjaar ............................................................................. 18 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid ................................................................................ 19 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van bewoners....................................................... 20 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers............................................................ 22 4.5.1 Personeelsbeleid .............................................................................................. 22 4.5.2 Kwaliteit van het werk ..................................................................................... 25 4.6 Samenleving en belanghebbenden ................................................................... 26 4.7 Financieel beleid .............................................................................................. 27
Jaarrekening ........................................................................................................... 29
1
Maatschappelijk verslag 1
Uitgangspunten van de verslaggeving De stichting Kloosterverzorgingshuis Dienaressen van de H. Geest voor de locatie Het Retraitehuis, legt jaarlijks verantwoording af over haar activiteiten, haar kwaliteitsbeleid en financiële situatie aan derden bij wet vastgesteld. Ten behoeve van deze verantwoording is voor het verslagjaar 2011 gebruik gemaakt van het jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Zorg. Het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Zorg is ontwikkeld op initiatief van de gezamenlijke brancheorganisaties Arcares en LVT (Landelijk Vereniging voor Thuiszorg). In dit integrale verantwoordingsdocument wordt een aantal officiële verantwoordingsrapportages samengevoegd in één document. Daardoor verminderen de administratieve lasten: - diverse gegevensstromen worden gebundeld in één document; - vermindering van administratieve lasten door een elektronisch en gebruiksvriendelijk verantwoordingsdocument, dat beter aansluit op de interne bedrijfsinformatie; - één controleverklaring voor het gehele jaardocument; - eenheid van taal en vereenvoudiging van de informatieverstrekking in de verantwoording aan belanghebbenden. Het jaardocument bestaat uit drie onderdelen: 1. Het maatschappelijk verslag. 2. De jaarrekening met bijlagen. 3. Kwantitatieve gegevens.
2 2.1
Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Naam verslag leggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina
Stichting Kloosterverzorgingshuis Dienaressen van de H. Geest Volkelseweg 30 5405 NA Uden 0413-337500 17.255.364
[email protected] www.retraitehuis.nl
2
2.2
Structuur van de organisatie Juridische structuur De stichting werd door de Nederlandse Provincie van de congregatie Missiezusters Dienaressen van de Heilige Geest opgericht op 9 februari 1987. Op 17 december 2007 zijn de statuten gewijzigd. Vanaf deze datum draagt de organisatie de naam: Stichting Kloosterverzorgingshuis Dienaressen van de Heilige Geest. De locatie waar vanuit men exploiteert wordt Het Retraitehuis genoemd en is gevestigd aan de Volkelseweg in Uden. Als zelfstandig onderdeel van het Rooms Katholiek Kerkgenootschap in Nederland bezit de stichting rechtspersoonlijkheid volgens het burgerlijk recht. Het Retraitehuis blijft, vanuit zijn voorgeschiedenis, zijn speciale verantwoordelijkheid voor religieuzen waarmaken. Een basisovereenkomst is aangegaan tussen Het Retraitehuis en de congregatie missiezusters Dienaressen van de H. Geest en ondertekend op 19 mei 2009. In deze overeenkomst zijn afspraken gemaakt betreffende de zorg en overige dienstverlening. De Stichting heeft geen winstoogmerk. Vanaf 2010 is aan Het Retraitehuis door de Belastingdienst de ANBI-status toegekend. Organisatorische structuur Het organisatieschema visualiseert de organisatiestructuur.
3
Organisatieschema
4
Besturingsmodel Volgens de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) opereert vanaf 1 januari 2006 de Stichting Kloosterverzorgingshuis Dienaressen van de Heilige Geest in de vorm van een Raad van Beheer-model. In dit model wordt de stichting bestuurd door de Raad van Beheer en draagt daarmee ook de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid. De Raad van Beheer heeft de dagelijkse leiding gedelegeerd aan de directeur. Medezeggenschapsstructuur Het Retraitehuis geeft invulling aan de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) en aan de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) door het instellen van een cliëntenraad en een ondernemingsraad. Medezeggenschap medewerkers Formeel heeft Het Retraitehuis voor medewerkers de medezeggenschap vorm gegeven door een ondernemingsraad. Op informele wijze wordt medezeggenschap mede vormgegeven door ieder jaar een informatiemiddag voor medewerkers te organiseren. Daarnaast is er zeggenschap mogelijk in de reguliere overlegvormen en door deelname aan werkgroepen. Segmentering jaarrekening Het Retraitehuis past geen segmentering toe omdat de zorg zich voornamelijk richt op intramurale zorg. Toelatingen Het Retraitehuis heeft de navolgende toelatingen: - Huisvesting. - Duurzaam verblijf. - BOPZ. - Verzorging met behandeling. - Verzorging zonder behandeling. - Dagverzorging & dagbehandeling. Medezeggenschap bewoners Formeel heeft Het Retraitehuis voor de bewoners de medezeggenschap vormgegeven door middel van de cliëntenraad. Op informele wijze wordt medezeggenschap ook vormgegeven door de bewoners en familieleden regelmatig op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen binnen de zorgsector en organisatie. 2.3
Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering Het Retraitehuis richt zich op ouderen die op grond van een indicatie in aanmerking komen voor zorg- en dienstverlening volgens de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ). Zij biedt zorg aan bewoners met een somatische en/of psychogeriatrische aandoening of beperking en heeft de toelating voor: persoonlijke verzorging, verpleging, ondersteunende begeleiding, activerende begeleiding, huishoudelijke verzorging, behandeling en verblijf. Het Retraitehuis biedt een thuis aan 55 bewoners die vanwege lichamelijke, geestelijke en/of sociale situatie niet meer zelfstandig kunnen wonen. Daarnaast zijn er twee bedden beschikbaar voor tijdelijke opname. 5
Intramurale zorg- en dienstverlening De kern van het intramurale zorg- en dienstenaanbod bestaat uit de elementen wonen, zorg en welzijn. In algemene termen kan het aanbod omschreven worden als complex gebonden wonen, waaraan 24-uurs beschikbaarheid en aanwezigheid van zorg- en dienstverlening gekoppeld wordt. De zorg- en dienstverlening is gericht op het bevorderen van welzijn van ouderen. De intramurale dienstverlening bestaat uit verpleeg- en verzorgingshuiszorg voor bewoners met somatische problematiek en uit verpleeghuiszorg voor bewoners met psychogeriatrische problematiek. Zowel bewoners met somatische problematiek als bewoners met psychogeriatrische problematiek worden middels de groepsverzorging verzorgd. Extramurale zorg- en dienstverlening Het Retraitehuis levert extramurale zorg- en dienstverlening aan het aangrenzende Arnoldusklooster. In het Arnoldusklooster wonen religieuzen van de congregatie Missiezusters Dienaressen van de H. Geest zelfstandig. Het Retraitehuis biedt diensten in de vorm van huishoudelijke verzorging, persoonlijke verzorging en maaltijdverstrekking. Ook levert Het Retraitehuis huishoudelijke verzorging en maaltijden aan de zusters Birgittinessen in Uden. Dagverzorging en dagbehandeling Een sterk punt van Het Retraitehuis is dat welzijnsactiviteiten tot kernactiviteiten worden gerekend. Begin 2010 is Het Retraitehuis gestart met dagverzorging en dagbehandeling. Mensen, met een indicatie, kunnen voor één of meer dagdelen terecht in Het Retraitehuis. 2.3.2 Bewoners, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Als zorgaanbieder van identiteitsgebonden zorg worden binnen Het Retraitehuis zowel kloostergebonden als niet-kloostergebonden bewoners uitgenodigd om in Het Retraitehuis te wonen. Het Retraitehuis wil zich onderscheiden als een zorgaanbieder die voorwaarden schept voor oudere kloostergebonden bewoners en hun communiteit om een religieus leven te leiden en als een zorgaanbieder voor nietkloostergebonden bewoners die zich op hun plaats voelen in een huis waar levensbeschouwing en gemeenschapsleven een belangrijke rol spelen. Aan het einde van het verslagjaar wonen er in Het Retraitehuis 57 bewoners waarvan 38 kloostergebonden en 19 niet-kloostergebonden bewoners. Kerngegevens VVT Hieronder is een tabel weergegeven met informatie over de aantallen bewoners, de capaciteit van Het Retraitehuis, de productie, het aantal medewerkers en tenslotte informatie over de opbrengsten. Kerngegevens Bewoners Aantal intramurale bewoners per einde verslagjaar Aantal bewoners dagactiviteiten per einde verslagjaar Aantal extramurale bewoners exclusief bewoners dagactiviteiten per einde verslagjaar Capaciteit
Aantal/bedrag 57 3 -
6
Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf per einde verslagjaar Productie Aantal intramurale verzorgingsdagen in verslagjaar incl. TOP Aantal intramurale verpleegdagen in verslagjaar Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Kosten ingehuurd personeel en zelfstandigen Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar (in euro) Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten (in euro) Waarvan overige bedrijfsopbrengsten (in euro)
57
8.986 12.624 665 88 41,64 € 339.190,€ 3.323.477,€ 3.170.135,€ 153.342,-
2.3.3 Werkgebieden Het werkgebied van Het Retraitehuis strekt zich uit over regio Noordoost-Brabant. Door de ligging van de locatie is vooral Uden en omgeving als thuisbasis aan te merken. Uiteraard ligt het blikveld veel ruimer, want organisaties waarmee wordt samengewerkt komen uit een bredere straal. Verblijf in Het Retraitehuis kent ten aanzien van de relatie tot het gebied geen beperkingen. 2.4
Samenwerkingsrelaties
Het Retraitehuis werkt op diverse terreinen met andere organisaties samen. Onder andere samenwerking met andere zorginstellingen uit de regio zoals Zorggroep Dorus, Sint-Jozefoord, Bernezorg en Pantein. Deze samenwerking gaat uit van behoud van eenieders identiteit, zelfstandigheid en juridische positie en heeft voornamelijk een dienstverlenend karakter. Samenwerking is gebaseerd op wederzijdse dienstverlening. Ook op het gebied van opleidingen wordt gekeken of gezamenlijke activiteiten opgezet kunnen worden. Verder is er veelvuldig contact met Area, apotheker, huisartsen Volkel-Uden, GGZ, het zorgkantoor, zorgverzekeraars, regionale palliatieve zorg en met de congregatie. Om de onderlinge samenhang van zorg tussen verschillende zorgaanbieders te verbeteren, neemt Het Retraitehuis deel aan een samenwerkingsverband met andere zorgaanbieders uit de regio. „Samen in Zorg‟ is een vereniging die bestaat uit vijftien zorgpartners in de regio Oss-Uden-Veghel. Het Retraitehuis werkt samen met de gemeente Uden. Samenwerking geschiedt op diverse terreinen onder andere ontwikkelingen op het gebied van zorg en welzijn, WMO, de zorgbehoefte in het werkgebied.
7
3 3.1
Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur
„Corporate good governance‟ ofwel „goed bestuur‟ is belangrijk voor een instelling in de gezondheidszorg, om bedrijfsrisico‟s te onderkennen en te beheersen en voor de maatschappelijke verantwoording. De Wet Toezicht Zorginstellingen (WTZi) kent aangescherpte regels, onder andere voor de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de instelling. Er dient een duidelijke verdeling van taken te zijn tussen de interne uitvoerenden, de directie, en de toezicht- of toetsingsfuncties daarop door de Raad van Beheer. Het recht van enquête is toegewezen aan de Landelijke Organisatie Cliëntenraden (LOC) te Utrecht. 3.2
Raad van Beheer/Directie Het Retraitehuis kent een eenhoofdige directie. De Raad van Beheer stelt het directiereglement vast en benoemt, schorst en ontslaat de directie. De directeur kan alleen met toestemming van de Raad van Beheer betaalde of onbetaalde nevenfuncties verrichten. De directie handelt volgens het directiereglement dat onlosmakelijk deel uitmaakt van de statuten van de stichting. Daar waar het reglement niet in voorziet, beslist de Raad van Beheer, met inachtneming van de wettelijke bepalingen. De directie is verantwoording verschuldigd aan de Raad van Beheer. De verantwoording vindt plaats tijdens de vergaderingen van de Raad van Beheer en het jaarlijkse evaluatiegesprek. In het reglement zijn afspraken gemaakt met betrekking tot de navolgende punten: - Verantwoordelijkheid voor de statutair toegekende bevoegdheden. - Belangenbehartiging van de stichting bij het realiseren van haar taak. - Voorbeeldfunctie, geen handelingen verrichten of nalaten die het belang van de stichting schaden. Bevorderen dat medewerkers van de stichting zich ook volgens deze norm gedragen. - Gedragsregels onder andere: geheimhoudingsplicht, meldingsplicht, belangenverstrengeling en verbodsbepalingen. - Bereikbaarheid en waarneming. - Openbaarheid en externe verantwoording. - Deskundigheid. - Evaluatie. Samenstelling Directie Naam Mevrouw A.J.M. Drent-Koks
Functie Directeur
Nevenfuncties Adviescommissie zusters van de Goddelijke Voorzienigheid te Tegelen
Vanaf 2006 is het bestuur van de stichting overgegaan naar het Raad van Beheermodel. In dit model wordt de stichting bestuurd door de Raad van Beheer en draagt daarmee ook de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid. De Raad van Beheer heeft de dagelijkse leiding gedelegeerd aan de directeur.
8
Ook is het enquêterecht opgenomen. De verdeling van taken en verantwoordelijkheden van de directie is uitgewerkt in een directiereglement. De aandachtgebieden en nevenfuncties voor de R.v.B.-leden zijn vernoemd in onderstaand schema. De voorzitter de heer J.A.M. van Homelen is in 2011 herbenoemd. Samenstelling Raad van Beheer Naam De heer J.A.M van Homelen (voorzitter) Gepensioneerd burgemeester
Aandachtsgebied Algemeen/Personeel/ beleid en organisatie/ huisvesting en facilitaire voorzieningen/ externe oriëntatie, onderzoek en innovatie en interne en externe communicatie en informatie
Nevenfuncties Tot 1 juli 2011 voorzitter van Halt Oost-Brabant, functionerend ten behoeve van jongeren in 48 gemeentes. Voorzitter van de Stichting Milieuhinder uit de Woonomgeving in NoordBrabant. Voorzitter van de Bezwarencommissie van Waterschap De Dommel en voor wat betreft personele kwesties tevens van Waterschap AA en Maas. Commissaris bij de van der Velden-groep ( 400 medewerkers - 12 vestigingen in Nederland).
De heer F. P.M.H. Schmitz (vice-voorzitter) Gepensioneerd voorzitter centrale directie Udens College
Op voordracht cliëntenraad met aandachtsgebieden personeel, beleid en organisatie, externe oriëntatie, onderzoek en innovatie
Tot 1 januari 2012 lid van de Bondsraad van de ANWB. Plaatselijk Voorzitter stichtingsbestuur Museum voor Religieuze Kunst te Uden Voorzitter van Stichting C (Marktplaats voor Cultuureducatie Uden). Lid van de Ledenraad Rabobank Uden en Veghel. Voorzitter van Stichting BLUV (muziektheater i.k.v. 2012 Jaar van de coöperatie) Bestuurslid Rotary Club Uden
9
Landelijk Adviseur ELOS-scholen, namens het Europees Platform Haarlem (ELOS = Europese Leeromgeving Op School). Veldauditor voor de lerarenopleiding ILSRU/HAN Nijmegen Internationaal
De heer M.J.C. van Kempen (penningmeester)
Personeel, beleid en organisatie, financiële en economische zaken, huisvesting en facilitaire voorzieningen en externe oriëntatie
Penningmeester van A-ECE (Association for European Citizenship Education). Eigenaar adviesbureau. Econoom van de Ned. Prov. van de Zusters Ursulinen van de Romeinse Unie, lid Provinciaal Bestuur. Lid van de financiële commissie van de Orde bij het Generalaat in Rome. Voorzitter managementteam CTSF. Econoom Congregatie Dominicanessen van Bethanië. Financieel adviseur Congregatie Dochters der Liefde van Vincentius à Paulo. Lid Raad van Toezicht Zorgcentrum La Providence. Bestuurslid Stichting Bokopana Trust. Lid Raad van Commissarissen Vesac
Eerw. Zuster Thérèse Sander (secretaris)
Zorg en dienstverlening/
Bestuurslid Missiezusters Dienaressen van de H. Geest.
10
Eerw. Zuster Willibrord Boumans (lid) Voormalig directeur van een ziekenhuis in India.
personeel en kwaliteitszorg Zorg en dienstverlening/ personeel/ beleid organisatie en kwaliteitszorg
Provinciale overste Missiezusters Dienaressen van de H. Geest.
Honorering De Raad van Beheer (het bestuur) heeft uitgesproken de NVTZ-adviezen rondom honorering van bestuurders/toezichthouders te volgen. Daarbij is als uitgangspunt genomen voorlopig af te zien van opslagen zoals die in de adviezen waren aangegeven in het kader van het gekozen bestuursmodel Raad van Beheer. Het eerdere bestuursbesluit volgend en gelet op het nu voorliggende advies van NVTZ heeft de Raad van Beheer er géén behoefte aan om terugwerkend (het advies is van juni 2009) het advies te volgen. Gelet op de financiële consequenties die aan het op dit moment volgen van het advies verbonden zijn, komt de Raad van Beheer tot de volgende conclusie: In een periode van 3 jaren (aanvang in 2010) wordt gewerkt naar invulling van het advies zoals nu voorligt. 3.3
Bedrijfsvoering
Het Retraitehuis heeft zijn missie, visie en beleid vastgelegd in een meerjarenbeleidplan. Vanuit zijn missie en visie wil Het Retraitehuis een betrouwbare zorgaanbieder zijn voor de kloostergebonden en niet-kloostergebonden bewoners. Ook wil Het Retraitehuis een goede werkgever zijn voor zijn medewerkers. Het strategisch beleidsplan wordt geconcretiseerd in de beleidsvoornemens voor het betreffende jaar door middel van een jaarplan. Ook wordt een plan van aanpak gemaakt, dat een praktische uitwerking van de activiteiten weergeeft. Het plan van aanpak wordt per kwartaal met de Raad van Beheer en het managementteam geëvalueerd. Met de ondernemingsraad en cliëntenraad vindt de evaluatie tweemaal per jaar plaats. Via het informatieblad worden de medewerkers geïnformeerd over de voortgang. Ook wordt jaarlijks een begroting en jaarrekening opgesteld. De zorg is in beweging. Wij staan midden in een veranderingstraject waarin marktwerking en het voeren van een zorgonderneming steeds belangrijker worden. De veranderende wetgeving en het stellen van bepaalde taakstellende eisen van overheidswege leiden tot een omschakeling in het denken. Personeel dient ervan bewust te worden gemaakt dat deze veranderingen ook doorwerken in de levering van zorg. Dit bewustwordingspatroon vraagt veel aandacht. De inkomsten van de instelling zijn afhankelijk van de productie-realisatie. Er dient steeds bedrijfsmatiger te worden gewerkt. De periodieke managementrapportage geeft een integraal beeld van de resultatenrekening met een vergelijking met de begroting en een toelichting op de belangrijkste afwijkingen, personeelsgegevens, ziekteverzuim- en productiviteitspercentages, opbrengsten en productie. Om tijdig te kunnen bijsturen en voor de beheersing van processen is deze rapportage van essentieel belang. Onderproductie en of overproductie zijn een risico waar op deze wijze direct op gereageerd kan worden. Door deze methode kunnen de risico‟s zoveel als mogelijk binnen de perken worden gehouden.
11
Zorg krijgt steeds meer kenmerken van ondernemen. Zoeken naar nieuwe mogelijkheden om middelen te verschaffen is aan de orde van de dag. De invoering van de Zorg Zwaarte Pakketten (ZZP) en servicepluspakketten hebben de aandacht. 3.4
Cliëntenraad Historie, taken en werkwijze cliëntenraad De cliëntenraad behartigt de belangen van alle bewoners van Het Retraitehuis. De cliëntenraad is onafhankelijk en bestaat uit 7 (gekozen) leden. Met de invoering van de Wet Medezeggenschap Bewoners Zorginstellingen (WMCZ) hebben cliëntenraden wettelijk erkende bevoegdheden gekregen. De cliëntenraad van Het Retraitehuis werkt volgens het huishoudelijk reglement, de overeenkomst zorgaanbieder en cliëntenraad en het instellingsbesluit. Alle stukken voldoen aan de laatste richtlijnen van Actiz en LOC. De cliëntenraad ontleent haar bevoegdheden en daarmee ook haar verantwoordelijkheden aan de wet medezeggenschap cliëntenraden. Raad van Beheer en het managementteam moeten terdege rekening houden met de adviezen en meningen van de cliëntenraad. De cliëntenraad wordt administratief ondersteund door een secretaris en een ondersteuner. De kosten die redelijkerwijs gemaakt zijn voor de vervulling van deze taken, worden gedragen door Het Retraitehuis. Er worden jaarlijks afspraken hierover gemaakt. Verder stelt Het Retraitehuis die voorzieningen ter beschikking die de cliëntenraad nodig acht voor het vervullen van deze taken. Tijdens de bijeenkomsten zijn de navolgende zaken behandeld: - Advisering verpleeghuisbedden. - Begroting cliëntenraad. - Levenswensverklaring. - N.C.P.F.-onderzoek. (Nederlandse Patiënten Consumenten Onderzoek) - Bouwactiviteiten (nieuw en verbouw). - Cliënt en kwaliteit. - Ethisch protocol. - Financiële overzichten. - Geven van ongevraagd advies. - Huiskamer/verpleegafdeling (gang van zaken). - Hitteprotocol. - Informatie cliënten. - Jaarverslag cliëntenraad 2010 en 2011. - Klachtenregeling. - Bijeenkomst bewoners en familie bewoners. - Welkomkaartje van de cliëntenraad voor nieuwe bewoners. - Plan van aanpak 2011. - Reanimatie. - Rookbeleid. - Samenwerkingsovereenkomst. - TOP-kamer. - Vergaderingen en bijeenkomsten van het LOC bijwonen. - Verbeterpunten. - Plan van aanpak cliëntenraad. - Overleg postdistributie/telefoon.
12
-
Communicatieverbetering cliëntenraad en bewoners. Nieuwe leden cliëntenraad. (verkiezingen) Wasbehandeling. Zorgzwaartepakketten.
De samenwerking tussen de cliëntenraad en directie heeft op een prettige en constructieve wijze plaatsgevonden. Op verzoek van de cliëntenraad kunnen MTleden uitgenodigd worden om te participeren aan de bijeenkomst. In 2011 heeft de cliëntenraad hier eenmaal gebruik van gemaakt. De cliëntenraad is aangesloten bij het LOC. Leden van de cliëntenraad participeren in het regionaal overleg. Vertrouwenspersoon Er is een vertrouwenspersoon aangesteld voor de bewoners van Het Retraitehuis. Deze is nauw betrokken bij de cliëntenraad en heeft nagenoeg alle vergaderingen als toehoorder bijgewoond. Contacten achterban Een wezenlijk oordeel voor het goed functioneren van een cliëntenraad is de communicatie met en informatie naar de achterban. Deze communicatie en informatie vinden plaats via een jaarlijkse informatiebijeenkomst met de bewoners, door persoonlijke gesprekken met de bewoners, verspreiding van verslagen van de vergaderingen. Informatie wordt ook verstrekt via het huisblad “De Beeldspraak” Nieuwe bewoners worden persoonlijk door de cliëntenraad geïnformeerd over de doelstelling en de taak van de cliëntenraad. 3.5
Ondernemingsraad (OR) Ondernemingsraad De ondernemingsraad van Het Retraitehuis werkt volgens de Wet op de Ondernemingsraden. De ondernemingsraad van Het Retraitehuis bestaat uit 5 leden. In het verslagjaar heeft de OR acht keer vergaderd, vijfmaal heeft de OR overlegd met de directeur en eenmaal met directie en de Raad van Beheer. De gehele ondernemingsraad participeert tweemaal per jaar aan het overleg met de arbodienst. Eén lid van de ondernemingsraad participeert in de arbo-commissie. In verband met de nieuwe indeling van de sectoren heeft de OR ook haar indeling van de zetels aangepast. De ondernemingsraad heeft hierover het volgende besluit genomen: drie zetels voor de sector verzorging en twee zetels voor alle overige sectoren. Dit besluit is ook schriftelijk voorgelegd aan de directie en de Raad van Beheer. Dit verslagjaar was er een verkiezing voor de overige sectoren. Een OR-lid heeft zich herkiesbaar gesteld. Er hebben zich geen andere kandidaten aangemeld. De verkiezing is verder volgens de procedure verlopen. Op het einde van het verslagjaar is een nieuwe ambtelijk secretaris benoemd. Jaarlijks stelt de ondernemingsraad een jaarplan en jaarverslag op. De gehele OR heeft deelgenomen aan een tweedaagse training. In 2011 heeft de ondernemingsraad de volgende onderwerpen behandeld: Ontvlechting. Verkiezingen ondernemingsraad. Arbozaken. Ambtelijk secretaris.
13
Diverse protocollen, functieomschrijvingen en overige stukken. Extra gewerkte uren. Bedrijfskleding. Personeelsbezetting in de nacht. Werkdruk. Nagels knippen sector verzorging. Scholing. Vergoeding leerlingen. Verschoven diensten. Bereikbaarheidsdiensten. Aanwezigheidsdiensten. Evaluatie samenwerking ondernemingsraad – directie. Enquête PID. Enquête functioneren ondernemingsraad. Gebroken diensten refter D2. Ziekteverzuim. Stand van zaken Het Retraitehuis. 24-uurs contracten sector verzorging. Leeftijdsbewustbeleid. Benchmarking. Fietsenstalling. Intensiveringsmiddelen. Strategisch beleidsplan.
Informatiemiddag In het verslagjaar heeft de organisatie een informatiemiddag georganiseerd met als doelstelling het personeel op de hoogte te houden over alle ontwikkelingen binnen Het Retraitehuis en de behoefte en wensen van het personeel te peilen. In 2011 zijn de volgende onderwerpen behandeld: - terugblik en verdere voortgang van de ontvlechtingsacties; - strategische ontwikkelingen op de langere termijn; - cliëntenraadpleging/medewerkersraadpleging; - jaarplan 2011; - informatie van de OR; - toelichting ondernemingsovereenkomst; - stand van zaken RI&E.
14
4 4.1
Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Het Retraitehuis biedt een breed pakket van wonen, zorg en welzijnproducten voor zijn bewoners. Het Retraitehuis heeft de ambitie om diensten aan te bieden die professioneel en bij de tijd zijn en voorzien van een goede kwaliteit. Wij streven ernaar om op een juiste manier in te springen op de wensen, behoeften en omstandigheden van de bewoners, een en ander binnen de financieringsmogelijkheden. De pijlers waarop het beleid geformuleerd is, zijn: - wat willen wij? - wat bieden wij? - organisatie; - mensen. Deze pijlers zijn verbonden aan het HKZ-systeem. Kern van dit model is: - de bewoner staat centraal; - de organisatie dient, binnen de mogelijkheden van de organisatie, te voldoen aan de behoefte van de bewoner. Wat willen wij? Missie Onze organisatie is een organisatie voor en door mensen. Deskundigheid in werk en respect voor de bewoner zijn kenmerken van onze organisatie. Wij ondersteunen mensen op sociaal - psychisch - somatisch terrein, waar de zelfredzaamheid ontoereikend is. In samenwerking met partners op het terrein van wonen – welzijn – zorg willen wij voldoen aan de door bewoners gevraagde ondersteuning. Visie Onze organisatie wil wonen – welzijn – zorg bieden in Uden en ook in de regio. De vraag is bepalend voor de inhoud van zorg- en dienstverlening èn waar dit geleverd wordt. Wij streven ernaar de zorgvragers, conform hun wensen, te helpen om zo lang mogelijk thuis te kunnen blijven wonen. De kernbegrippen met betrekking tot onze missie en visie zijn: - professionele verantwoordelijkheid; - zelfbeschikkingsrecht van de bewoner; - zorg op maat; - klant centraal; - flexibel en vraaggestuurde zorgrelatie. Doelen - Een organisatie die een medebepalende rol vervult op het terrein van wonen – welzijn – zorg in Uden en die in het netwerk van organisaties een duidelijke positie wil innemen.
15
-
Een organisatie die servicegerichte en flexibele zorg- en dienstverlening weet waar te maken, gericht op het totale welzijn van de bewoner. Een organisatie die op een effectieve en efficiënte wijze medewerkers en middelen inzet, hetgeen wordt nagestreefd in concrete acties (jaarplannen). Een organisatie die, vanuit haar voorgeschiedenis (categorale status), ook haar speciale verantwoordelijkheid voor religieuzen wil blijven waarmaken.
Wat bieden wij? Het Retraitehuis biedt zorg- en dienstverlening door middel van de zorgzwaartepakketten (ZZP‟s), zoals geïndiceerd door het C.I.Z. (Centrum Indicatiestelling Zorg). In totaal zijn er 10 verschillende ZZP‟s, waarin, afhankelijk van de zorgzwaarte, een pakket aan zorg geboden wordt, van lichte zorg tot intensieve verpleging. Onze organisatie biedt ook services die gericht zijn op het langer zelfstandig thuis wonen, zoals alarmering, maaltijdenservice en huishoudelijke verzorging. Deze service wordt nu verleend aan de bewoners van het Arnoldusklooster. Gezien de ontwikkelingen op het terrein, zullen deze diensten in de toekomst ook aangeboden worden aan cliënten die woonachtig zijn in de omgeving. Voorafgaand aan de honorering van de zorgvraag wordt een indicatie (“het toegangsbewijs voor AWBZ-zorg”) afgegeven door of namens het C.I.Z. Deze indicatie wordt omgezet in aanspraken op zorg- en dienstverlening en vastgelegd in een zorgovereenkomst en zorgleefplan. Evenals voorgaande jaren biedt Het Retraitehuis zorg- en dienstverlening aan extern wonende cliënten, voornamelijk bewoners van het Arnoldusklooster. Wij zoeken met de aanvrager naar een totaaloplossing voor knelpunten op het terrein van wonen-welzijn-zorg. Categorale zorg in Het Retraitehuis Het Retraitehuis is van oorsprong een instelling voor religieuzen. Daarom heeft het gebouw een kloosterlijke uitstraling. Er is sprake van een ingetogen, rustige sfeer. Het Retraitehuis wil voor de kloostergebonden bewoners de mogelijkheid scheppen om tijdens hun verblijf in het verpleeg- en verzorgingshuis inhoud en gestalte blijven geven aan hun religieuze leven. Dat kan door geestelijke begeleiding, meditatie en gebed, het bijwonen van vieringen in de kapel en andere religieuze activiteiten. In de basisovereenkomst met de congregatie is vastgelegd dat het religieuze leven speciale aandacht krijgt, wat onder andere tot uiting komt in de sfeer en de wijze van zorgverlening. Kenmerken van de categorale sfeer - In de inpandige kapel vindt vijf maal per week een eucharistieviering plaats en tweemaal per week een woord- en communiedienst. Alle bewoners kunnen hieraan deelnemen. - De zusters van het Cenakel vormen een eigen communiteit. Zij hebben een eigen kapel, waar zij dagelijks bidden. Ook sluiten zij aan bij de vieringen in de grote kapel. - Op de BOPZ-afdeling is een gebedsruimte.
16
-
Éénmaal per jaar wordt er, voor degenen die daar behoefte aan hebben, het sacrament van de zieken verzorgd. Aandacht en begeleiding vormen een hoge prioriteit. Ieder jaar krijgen alle nieuwe medewerkers en vrijwilligers die het afgelopen jaar in dienst zijn gekomen, uitleg over de religieuze cultuur en leefwijze en daar waar nodig klinische lessen. Voor alle personeelsleden en vrijwilligers wordt jaarlijks een themamiddag met een religieuze invulling georganiseerd. Er wordt rekening gehouden met kerkelijke feestdagen en gebruiken. Het congregatiebestuur heeft een pastoraal werker aangesteld. De Pastoraalwerker is voor vier uur in de week in dienst van Het Retraitehuis. De pastoraal werker organiseert eenmaal per 14 dagen groepsbijeenkomsten voor de religieuzen, waarin bijbeldelen centraal staan. Met de niet-kloostergebonden bewoners houdt de pastoraal werker om de 14 dagen een groepsbijeenkomst “even stil staan bij” verschillende thema‟s. Doel van deze bijeenkomsten zijn ontmoeting en leren van elkaars ervaringen.
Dienst Geestelijke Verzorging en activiteitenbegeleiding De pastorale dienst heeft een uitgesproken plaats binnen de organisatie, om aan de bewoners en het religieuze leven aandacht te kunnen geven. De pastoraal werker geeft professionele en ambtshalve begeleiding van en hulpverlening aan de zusters van de Dienaressen van de H. Geest en bewoners van Het Retraitehuis bij zingeving aan hun bestaan, vanuit en op basis van geloofs- en levensovertuiging en de professionele advisering inzake ethische en/of levensbeschouwelijke aspecten in zorgverlening en beleidsvorming. Daarnaast zijn er priesters beschikbaar voor de toediening van het sacrament van de zieken en de eucharistievieringen. Er is aandacht voor een zinvolle dagbesteding van de bewoners. De formatieplaatsen voor activiteitenbegeleiding zijn hierop afgestemd. De activiteitenbegeleidsters zijn bekend en vertrouwd met het religieuze leven. Er worden regelmatig activiteiten gehouden, die speciaal zijn afgestemd op religieuzen, bijvoorbeeld samen religieuze liederen beluisteren en zingen, individuele aandacht voor zusters door voor te lezen, te bidden of naar de kapel te gaan. De congregatie heeft “leken” leidsters in dienst genomen die de taken verrichten die een familielid ook vervult. Daarnaast zorgen zij er mede voor dat de religieuze bewoners op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen binnen de congregatie. Organisatie Om het bovenstaande “Wat willen wij?” en “Wat bieden wij?” waar te kunnen maken, kiezen wij voor een organisatie, die qua aard en identiteit wordt gekenmerkt door trefwoorden als professionalisering – serviceverlening – open karakter – flexibiliteit – korte lijnen. De dagelijkse leiding van de organisatie is in handen van de directeur. De directie wordt ondersteund door MT-leden. Deze functionarissen gezamenlijk vormen het Managementteam. Het Retraitehuis zorgt voor het op peil houden van voldoende opgeleide en goed toegeruste medewerkers. Deze toerusting richt zich op de juiste houding ten opzichte
17
van de bewoners en op de vaardigheid om ondernemend en creatief om te gaan met de vragen van de bewoners. Ook spant Het Retraitehuis zich in voor goede arbeidsomstandigheden en een omgeving waarin medewerkers zich ten volle kunnen ontplooien. In deze filosofie past een coachend leiderschap van alle leidinggevenden. Hiermee beogen wij medewerkers optimaal verantwoordelijkheid te laten dragen en ervoor te zorgen dat leidinggevenden erop sturen, het beste in medewerkers te mobiliseren in relatie tot het verwezenlijken van de vraag van de bewoner. 4.2
Algemeen beleid verslagjaar Strategische keuzes Het Retraitehuis is een kleine organisatie die de zelfstandigheid hoog in het vaandel heeft. Het Retraitehuis doet dan ook alles om die zelfstandigheid te behouden. Daarom is het van belang dat de juiste strategische keuzes gemaakt worden. Een groot voordeel is dat Het Retraitehuis in de verre omgeving als zeer goed bekend staat, met als gevolg een wachtlijst per 31-12-2011 van 28 personen. Door politieke beslissingen verdwijnt de vraag naar verzorgingshuisplaatsen en zal de vraag naar somatische verpleging naar verwachting halveren. Alleen voor zware somatische verpleging blijft er vraag. Daar staat tegenover dat het aantal 75-plussers binnen 10 jaar met meer dan 50% toeneemt, wat een enorme druk op de thuiszorg en psychogeriatrische verpleging legt. Om hierop te anticiperen heeft Het Retraitehuis een aanvraag bij het zorgkantoor ingediend voor de omzetting van 25 plaatsen zonder behandeling in 25 plaatsen met behandeling. Het Retraitehuis vindt het erg belangrijk zijn zelfstandigheid te behouden. Om deze doelstelling te realiseren heeft er in 2011 een financieel haalbaarheidsonderzoek plaatsgevonden. Het onderzoek heeft uitgewezen dat een verdubbeling van plaatsen met behandeling een “ must” is. Met het oog op behoud van zelfstandigheid en anticiperend op de toekomst is het van belang dat in 2012 een strategisch meerjarenbeleidsplan wordt geformuleerd. Ontvlechting Het Retraitehuis - congregatie Met de ontvlechting van Het Retraitehuis en congregatie per 1-1-2011 is duidelijkheid verschaft in de bedrijfsvoering van de congregatie en Het Retraitehuis. Vanaf 1 januari 2011 is de ontvlechting praktisch uitgewerkt. Ruimte geven aan ondernemerschap De invoering van de zorgzwaartepakketten (ZZP) leidt er toe dat met elke afzonderlijke bewoner een klantrelatie wordt onderhouden. De bewoner betaalt voor de zorg en diensten waar hij op grond van de indicatie aanspraak op maakt. Daarover worden heldere en controleerbare afspraken gemaakt die regelmatig met de bewoner worden geëvalueerd. Niet altijd zal de bewoner tevreden zijn met wat op grond van de indicatie kan worden geleverd. In dat geval bestaat de mogelijkheid dat de bewoner voor eigen rekening extra zorg en diensten inkoopt.
18
Van strategisch belang is het geven van ruimte aan „ondernemerschap‟ en in het verlengde daarvan aan het aanboren van geldstromen buiten de AWBZ. Het ontwikkelen van nieuwe activiteiten en diensten bevordert de leefbaarheid maar activiteiten en diensten moeten wel rendabel zijn. Concrete doelstellingen/activiteiten: - implementatie zorgarrangementen per ZZP; - samenstellen van plus- en servicepakketten (extra zorg en diensten); - betrokkenheid bewoner bij de zorgleveringsovereenkomst, bij het opstellen van het (zorg)plan en de evaluatie van de geleverde zorg en diensten; - ZZP-informatiebijeenkomsten voor bewoners en familie. Dagverzorging en dagbehandeling Begin 2010 is Het Retraitehuis gestart met dagopvang. Mensen, met een indicatie, kunnen voor één of meer dagdelen terecht in Het Retraitehuis. Momenteel zijn er drie mensen die hieraan deelnemen. Uitbreiding service en diensten centrale keuken Bekeken wordt of er mogelijkheden zijn om de service en de diensten van de centrale keuken uit te breiden. 4.3
Algemeen kwaliteitsbeleid In dit kwaliteitsjaarverslag wordt aangegeven waaraan in 2011 gewerkt is en geeft bewoners, medewerkers en vrijwilligers inzicht in wat er in de afgelopen periode gerealiseerd werd om de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening te bevorderen. Er wordt beschreven wat er bereikt is en eventueel waarom dit niet gebeurd is. Hierdoor wordt de implementatie bewaakt van gemaakte afspraken op het gebied van kwaliteit en daarnaast beantwoordt het jaarverslag aan de behoefte aan jaarlijkse evaluatie van het kwaliteitsbeleid. Het jaarplan is door de kwaliteitsmedewerker opgesteld in januari 2011. Kwaliteitssysteem Kwaliteitszorg is een continue zorg die door alle medewerkers en vrijwilligers van Het Retraitehuis, volgens de afgesproken werkwijze, geleverd wordt. Inspanningen ten behoeve van de kwaliteitszorg zijn gebaseerd op het continue willen verbeteren. Het continue verbeteren is mogelijk door afspraken vast te leggen, te borgen en te evalueren. Het continue verbeteren vindt plaats aan de hand van een kwaliteitssysteem. Het kwaliteitssysteem heeft als uitgangspunt de kwaliteitsnormen die gebaseerd zijn op het HKZ-systeem, de Arbo-wet, normen voor verantwoorde zorg en de HACCP. Aan de basis van een kwaliteitssysteem ligt de kwaliteitscirkel: de zogenaamde “Plan Do Act Check (PDAC) – cirkel” (plannen, uitvoeren, evalueren en bijstellen). Voor het leveren van kwaliteitszorg is een goed functionerend kwaliteitssysteem noodzakelijk. Het kwaliteitsbeleid is geformuleerd en alle procedures zijn opgenomen in het kwaliteitshandboek IKS. (Integraal Kwaliteits Systeem). Interne audits Een interne audit is een vorm van een kwaliteitsonderzoek. Het is een intercollegiaal onderzoek waarbij medewerkers elkaar bevragen over bepaalde onderwerpen van het kwaliteitssysteem. Er zijn in 2011 twee interne audits uitgevoerd.
19
Plan van aanpak/jaarplan Uitslagen van onderzoek, evaluaties, audits et cetera kunnen aanleiding zijn om de zorg- en dienstverlening bij te stellen. Deze punten van aandacht/verbeterpunten zijn opgenomen in het kwaliteitsjaarplan 2012, inclusief plan van aanpak. Certificering Het Retraitehuis heeft in 2009 het HKZ kwaliteitscertificaat in de zorg behaald en heeft het kwaliteitscertificaat in 2011 behouden. Kwaliteit van zorg Aan verantwoorde zorg wordt steeds meer belang gehecht. De overheid legt meer nadruk op kwaliteitseisen voor de inhoud van zorg. Het Retraitehuis onderschrijft „de normen verantwoorde zorg‟. Deze geven aan dat de bewoner mag rekenen op een individuele, passende en adequate uitvoering van de zorg- en dienstverlening, gericht op ondersteuning van de kwaliteit van leven. Aan de hand van het toetsingskader „normen verantwoorde zorg‟ heeft Het Retraitehuis, net als voorgaande jaren, deelgenomen aan de metingen van de zorginhoudelijke indicatoren. Kwaliteitsonderzoek Behalve het meten van de zorginhoudelijke indicatoren, is het meten van de tevredenheid van bewoners door een onafhankelijk bureau een belangrijk onderdeel van kwaliteitszorg. Elke twee jaar vindt een cliëntenraadpleging plaats. Omdat in 2010 de NCPF een onderzoek verricht heeft, heeft in 2011 geen kwaliteitsonderzoek plaatsgevonden. 4.4
Kwaliteitsbeleid ten aanzien van bewoners Opzet verenigingsleven HAN Hoge school Nijmegen heeft onderzoek gedaan met als doelstelling kennis en inzicht te verschaffen om de samenlevingsopbouw te verbeteren. De studenten hebben Het Retraitehuis geadviseerd de activiteiten zodanig aan te passen, zodat deze aansluiten op de verschillende doelgroepen. Op 16 december is het rapport gepresenteerd. Wachtlijstbeheer In december 2011 is vanuit AVANS Hogeschool het project efficiënt wachtlijstbeheer opgezet. Met als doel efficiënt wachtlijstbeheer en de behoeften van de wachtenden in kaart te brengen. De presentatie vindt plaats in maart 2012. Toetsing Palliatieve Zorg 2011 is het toetsingsrapport besproken in de ethische commissie. Naar aanleiding van aanbevelingen is een plan van aanpak opgesteld, dat voortgang heeft in 2012. MIC-meldingen Melding incidenten cliënten, is de registratie en analyse van ongevallen, bijna ongevallen fouten en gevaarlijke situaties bij cliënten, om zodoende onveilige situaties te signaleren, te analyseren en waar mogelijk te verbeteren. Registratie van incidenten en bijna incidenten is dus essentieel voor het bijstellen van de veiligheid en de kwaliteit van de zorg. Medewerkers binnen Het Retraitehuis worden erop gewezen de MIC volledig en na ieder incident of gevaarlijke situatie zorgvuldig in te vullen.
20
Na ieder incident wordt deze besproken in het dagelijks overleg op afdeling en er wordt gekeken of het te voorkomen is. Eventueel worden maatregelen genomen die het incident in het vervolg kan voorkomen. De MIC-commissie komt eenmaal per kwartaal bij elkaar en bespreekt alle meldingen. De MIC-commissie bestaat uit: zorgmanager, teamleiders verzorging en preventiemedewerker. Het protocol is aangepast met betrekking tot de afhandeling/verwerking meldingen. Val-incidenten betreffende bewoners worden na meting normen verantwoorde zorg tweemaal per jaar behandeld tijdens de zorgleefplanbespreking en met papieren visite. Meldingen worden door teamleiders zelf afgehandeld. Valincidenten waarbij een opname in een ziekenhuis noodzakelijk is, worden gemeld bij de inspectie. Afwijkingen zorg Door de verzorging worden de afwijkingen in ECD (Electronisch Cliënten Dossier) van de betreffende bewoners geregistreerd. De afwijkingen worden met de bewoners besproken. Middelen en maatregelen Als preventie zijn in het verslagjaar de volgende middelen en maatregelen genomen: bij gemiddeld zeven bewoners zijn sensors geplaatst; bij twee bewoners is een tag geplaatst; het plaatsen van bedrekken, een blad van rolstoel, het verstrekken van verpleegdeken (1) en het verstrekken van medicijnen onder dwang (1). Prestaties verantwoorde zorg extramuraal Het Retraitehuis heeft niet geparticipeerd in de aanbesteding voor extramurale zorg. Wel wordt er extramurale zorg geleverd in het naastgelegen Arnoldusklooster waar de religieuzen van de mantelzorg verblijven. Deze zorg wordt geleverd door middel van persoonsgebonden budgetten. De zorg is nagenoeg geheel gericht op huishoudelijke verzorging. Bewoners die een indicatie persoonlijke verzorging genieten, ontvangen deze eveneens van Het Retraitehuis. Voor deze bewoners zijn de eerdergenoemde thema‟s verantwoorde zorg gedeeltelijk van toepassing. Klachtenregeling Binnen Het Retraitehuis is een officiële klachtenregeling voor zowel de bewoners als voor de medewerkers. Bewoners van Het Retraitehuis kunnen op drie manieren hun ongenoegen uiten of een klacht indienen: via de lijn en/of de cliëntvertrouwenspersoon en/of via de klachtencommissie. Uitgangspunt bij klachtenopvang is dat klachten zo dicht mogelijk op het niveau waar ze ontstaan zijn, opgelost worden. Het gaat dan om klachtenopvang door de medewerkers van Het Retraitehuis zelf. In het klachtenproces is de contactverzorgende het eerste aanspreekpunt. Als hier het probleem niet opgelost kan worden, dan wordt eerst de teamleidster, daarna de zorgmanager en vervolgens de directeur ingeschakeld. Alvorens een officiële klacht in te dienen, kan de bewoner zich nog wenden tot de vertrouwenspersoon. Mocht dit echter niet leiden tot genoegdoening bij de bewoner dan kan de vertrouwenspersoon samen met of namens de bewoner de klacht bij de klachtencommissie indienen. De vertrouwenspersoon heeft een vertrouwelijke en probleemoplossende rol binnen de organisatie. Vanwege het vertrouwelijke karakter worden gegevens niet geregistreerd.
21
Naast het informele traject is er ook een formele wijze waarop klachten kunnen worden ingediend. Dan neemt een onafhankelijke klachtencommissie conform de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (WKCZ) een klacht in behandeling. Bewoners kunnen deze formele weg bewandelen als ze van mening zijn dat een klacht niet tot tevredenheid is opgelost, als een bewoner een inhoudelijke beoordeling van zijn klacht wenst of als de bewoner wordt doorverwezen door de vertrouwenspersoon. Het Retraitehuis is aangesloten bij de Klachtenregeling “ BrabantZorg – BerneZorg – Retraitehuis”. De werkwijze van de klachtencommissie is vastgelegd in de „Klachtenregeling BrabantZorg - BerneZorg – Retraitehuis‟. Er is voor de leden van de klachtencommissie een rooster van aftreden vastgesteld. In 2010 zijn stappen ondernomen om aan de klachtenregeling de geschillencommissie VVT toe te voegen. Het concept is al met de cliëntenraad besproken. In 2011 is de nieuwe klachtenregeling geïmplementeerd. De Klachtenregeling van de Stichting BrabantZorg, BerneZorg en Het Retraitehuis bestaat uit drie onderdelen: I. Klachtenbehandeling door de Klachtencommissie op basis van de Wet klachtrecht cliënten zorgsector (WKCZ); II. Klachtenbehandeling door de Geschillencommissie Verpleging Verzorging en Thuiszorg; III. Klachtenbehandeling in het kader van de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet BOPZ). Voor klachten in het kader van artikel 41 Wet BOPZ geldt het Klachtenreglement van de Klachtencommissie GGZ Oost-Brabant. Klachten in 2011 Er zijn van Het Retraitehuis in 2011 geen officiële klachten binnengekomen bij de externe klachtencommissie of de vertrouwenspersoon. Er zijn dus ook geen beleidsmatige wijzigingen of acties ondernomen ten aanzien van klachten en meldingen. De vertrouwenspersoon registreerde wel ongenoegens. Deze zijn naar tevredenheid opgelost. 4.5
Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.5.1 Personeelsbeleid Bij Het Retraitehuis zijn circa negentig medewerkers in dienst. Dit betreft ongeveer 42 fte. Driekwart van de medewerkers wordt rechtstreeks voor de zorgverlening ingezet. De anderen zijn werkzaam in de ondersteunende diensten. Medewerkers werken graag bij Het Retraitehuis en hebben hoge waardering voor de organisatie. Het Retraitehuis heeft een beleidsplan 2009 - 2013 opgesteld waarin zowel het organisatiebeleid als het personeelsbeleid beschreven staan. Beide zijn immers nadrukkelijk aan elkaar gerelateerd. Het beleidsplan is opgesteld voor een aantal jaren en geeft aan waar op P&O-gebied prioriteiten liggen. Hierin wordt onder andere aandacht besteed aan: - functies updaten volgens het FWG-systeem; - organisatiedoelen;
22
-
doelstellingen personeelsbeleid; werving – selectie – behoud van personeel; arbeidsvoorwaarden; meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden (MKSA); levensfasebeleid; mobiliteit; communicatie; functioneringsgesprekken; functieomschrijving/-waardering; scholing en deskundigheidsbevordering; ziekteverzuimbegeleiding.
Speerpunten in 2011 Update functieomschrijvingen In 2011 zijn we gestart met het updaten van de functieomschrijvingen van Het Retraitehuis. Verschillende functies zijn tegen het licht gehouden en gekeken is welke taken, verantwoordelijkheden et cetera bij de functie horen. Met behulp van functiewaardering gezondheidszorg (FWG) zijn ijkfuncties beschikbaar gesteld, om op een goede manier de functieomschrijvingen uit te werken. Vervolgens zijn de functies gewaardeerd met behulp van het FWG-programma. De functieomschrijvingen zijn behandeld in de managementteamvergadering. Vervolgens zijn de functieomschrijving voor instemming naar de ondernemingsraad gegaan. Nog niet alle functies zijn behandeld. In 2012 krijgt dit thema een vervolg. Scholing en deskundigheidsbevordering In 2011 is er veel geïnvesteerd in scholing en deskundigheidsbevordering van medewerkers in de zorg. Hierbij is vooral aandacht besteed aan verpleeghuiszorg, vraaggestuurde zorg en het werken volgens de vier domeinen. De kwaliteit van dienstverlening die Het Retraitehuis aan bewoners wil bieden valt of staat met de inzet van geschikt personeel met passie voor het vakgebied. Wij investeren in onze medewerkers en uiteindelijk in de kwaliteit van dienstverlening van Het Retraitehuis. Ook blijven medewerkers hierdoor gemotiveerd in hun functie. Werving – selectie – behoud van personeel In 2011 is het werving- en selectiebeleid van onze organisatie herschreven. Het doel hiervan is om te komen tot een integere, uniforme, transparante en rechtmatige werkwijze. Vacatures worden zowel intern als extern gelijktijdig uitgezet. Bij gelijke geschiktheid hebben medewerkers van Het Retraitehuis voorrang ten opzichte van externe kandidaten. Re-integratiekandidaten hebben bij gelijke geschiktheid voorrang op andere interne kandidaten. Geïnteresseerden hebben 10 dagen de tijd om te reageren. Een keer per twee jaar wordt het werving- en selectiebeleid in overleg met de ondernemingsraad geëvalueerd.
23
Levensfasebeleid In het verslagjaar zijn nog geen concrete stappen ondernomen voor het opzetten van een levensfasebeleid. Een beleid is op korte termijn noodzakelijk gezien de vergrijzing van ons personeelsbestand. De inzetbaarheid van onze medewerkers is van groot belang voor de continuïteit van de organisatie. Per einde van het kalenderjaar hebben circa 34 medewerkers (19 fte) een leeftijd bereikt tussen de 50 en 59 jaar. Dit betreft bijna de helft van het totale personeelsbestand. Circa 30 medewerkers (13 fte) hebben een leeftijd tussen de 40 en 49 jaar. Tien medewerkers (5,8 fte) vallen in de leeftijdscategorie 30 t/m 39 jaar. Tot slot hebben 15 medewerkers (1 fte) een leeftijd tussen 16 en 29 jaar. Dit betreffen voornamelijk oproep-/weekendkrachten. De vergrijzing van het personeelsbestand is een risico voor Het Retraitehuis. Het opzetten van een beleid voor duurzame inzetbaarheid van medewerkers krijgt prioriteit in 2012.
Kengetallen 2011 Verloop personeel Verloop personeel Instroom personeel in loondienst (totaal) in verslagjaar (inclusief vakantiekrachten) waarvan oproepkrachten Uitstroom personeel in loondienst (totaal) in verslagjaar (inclusief vakantiekrachten) waarvan oproepkrachten
Aantal personeelsleden 14
Aantal fte 3,5
7 20
5,97
10
24
Ziekteverzuim personeel (exclusief zwangerschap) Personeelsformatie Verzuim totaal personeel in loondienst
Percentage 6,16
Vacatures Vacatures
Totaal personeel Personeel met patiënt- c.q. bewonergebonden functies
Totaal aantal vacatures per 31 december van het verslagjaar 10
Aantal moeilijk vervulbare vacatures per 31 december van het verslagjaar 2
4
2
4.5.2 Kwaliteit van het werk Het Retraitehuis is in het trotse bezit van het HKZ-certificaat. Het bieden van goede Kwaliteit is een belangrijke sleutel voor het succes en de continuïteit van de organisatie. Certificering is voor Het Retraitehuis dé manier om zichtbaar te maken dat zij intern de zaken goed op orde heeft, dat de bewoner altijd centraal staat en dat de organisatie voortdurend en systematisch werkt aan verbetering. Kwaliteitszorg is een continue zorg die door alle medewerkers en vrijwilligers van Het Retraitehuis, volgens de afgesproken werkwijze, geleverd wordt. Inspanningen ten behoeve van de kwaliteitszorg zijn gebaseerd op het continue willen verbeteren. Voor het leveren van kwaliteitszorg is een goed functionerend kwaliteitssysteem noodzakelijk. Het kwaliteitsbeleid is geformuleerd en alle procedures zijn opgenomen in het kwaliteitshandboek. Kwaliteit van de medewerkers. Het Retraitehuis is en blijft een lerende organisatie. Hiermee wordt dan ook gelijk de visie op leren aangegeven. Het Retraitehuis is een organisatie die het vermogen heeft om relevante nieuwe kennis in de organisatie op te nemen, te vertalen naar de eigen situatie, te verspreiden binnen de organisatie en toe te passen op de verbetering en vernieuwing van (werk)processen, producten en diensten. Kennis moet breed worden opgevat. Het gaat niet alleen om feitenkennis, maar ook om werkhouding en vaardigheden. Kennis omvat alle aspecten die nodig zijn om werkprocessen, producten en diensten te kunnen uitvoeren en leveren. Hiertoe is in Het Retraitehuis een scholingsplan ontwikkeld. Medewerkersraadpleging 2011/benchmark In 2011 heeft een medewerkersraadpleging plaatsgevonden. Medewerkers beoordeelden de werkbeleving met het cijfer 7,8. De respons was erg hoog, ongeveer 85% van de medewerkers heeft de vragenlijst ingevuld. Dit zorgt voor betrouwbare gegevens. De resultaten zijn vergeleken met de branche verpleeg-/ verzorgingshuizen en thuiszorg.
25
Het Retraitehuis houdt elke twee jaar een medewerkersraadpleging. In het onderzoek komen onder andere het dagelijks werk, de werksfeer, de arbeidsomstandigheden, de ontwikkelingsmogelijkheden, de werkdruk en waardering (beloning) aan bod. Het onderzoek levert een bron van informatie op, deze informatie wordt in de vorm van een rapportage gepresenteerd. De uitkomsten worden door de personeelsfunctionaris geëvalueerd. Daarna worden de resultaten in de managementteamvergadering besproken. Dit leidt vervolgens tot het opstellen van een plan van aanpak waardoor gericht gewerkt kan worden aan verbeteracties (preventieve en/of corrigerende maatregelen). Arbo-/verzuimbeleid Het Retraitehuis heeft een overeenkomst gesloten met de arbodienst Capability. De verzuimmanager van Capability participeert in het sociaal medisch teamoverleg. In het algemeen overleg, waarin beleidszaken besproken worden, participeert de ondernemingsraad. Het ziekteverzuim bedraagt in 2011 6,16% exclusief zwangerschap. In 2012 heeft Het Retraitehuis de doelstelling het ziekteverzuimpercentage waar mogelijk te verlagen. Werkdruk De werkdruk in onze organisatie is wisselend te noemen. De invoering van de zorgzwaartepakketten is voor de medewerkers een hele verandering waardoor de werkdruk verhoogd is. Mede gezien de hogere leeftijd van de medewerkers kan de werkdruk, vooral in de vakantieperiode of bij ziekte van meerdere medewerkers tegelijk, onder druk komen te staan. In 2011 heeft Het Retraitehuis gebruik gemaakt van oproep- en vakantiekrachten en van de inzet van ZZP-ers. Op basis van de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, de toenemende en veranderde zorgvraag van ouderen en veranderingen in financiering van de zorg, dient Het Retraitehuis goed in te spelen op het aantrekken en inzetten van medewerkers met een passend kwaliteitsniveau. Ook is flexibiliteit met betrekking tot de inzet van personeel van belang. 4.6
Samenleving en belanghebbenden In het kader van maatschappelijke belang is regelmatig contact met diverse belangenorganisaties zoals SBU (Senioren Belang Uden), KBO‟s (Katholieke Bond voor Ouderen) uit de omgeving en Vivaan (Ouderenwerk). Aanleg jeu de boulesbaan In het kader van het Europese jaar van het vrijwilligerswerk heeft de vrijwilligerscentrale De Wis uit Uden het idee opgepakt om op 14 mei in de gemeente Uden met een groep vrijwilligers een paar uur de handen uit de mouw te steken. Twee vrijwilligers van Het Retraitehuis hebben de leiding genomen om met deze groep vrijwilligers een jeu de boulesbaan aan te leggen in het park van het verpleeg-en verzorgingshuis Het Retraitehuis. Avondwandelvierdaagse In het verslag jaar hebben deelnemers van de avondwandelvierdaagse uit Uden door het park van Het Retraite gewandeld. Het merendeel van de deelnemers bestaat uit kinderen van de Udense basisscholen.
26
Opbrengst Herfstmarkt De jaarlijkse Herfstmarkt is goed bezocht door de bewoners en zusters van de Stichting Dienaressen van de H. Geest van Het Retraitehuis en de overige kloosters. Deze dag stond in het teken van gezellig samenzijn. De opbrengst van de Herfstmarkt wordt geschonken aan een intern project voor bewoners en aan een extern project. Bezoek carnavalsverenigingen Jaarlijks bezoeken de carnavalsvereniging Uden en Volkel onze bewoners om gezamenlijk een paar gezellige uren door te brengen. Ontwikkelingen terrein De congregatie missiezusters Dienaressen van de H. Geest is eigenaar van het terrein en gebouwen op de Volkelseweg 30 te Uden. Op 17 september 2009 is een koopovereenkomst door de congregatie en SVUwonen (Stichting Volkshuisvesting Uden) ondertekend voor een gedeelte van het terrein. In deze koopovereenkomst zijn, onder andere, afspraken gemaakt over: a. Realisatie en invulling van een aantal seniorenwoningen, geschikt voor extramurale zorg ten behoeve van de toekomstige bewoners, teneinde de huidige zorgfunctie van Het Retraitehuis te versterken. Partijen zullen samen, in overleg met de Raad van Beheer, het gebied ontwikkelen. b. Bieden van zorgvoorzieningen aan zorgbehoevende senioren in de verworven deelgebieden. c. Gebruik van voorzieningen in Het Retraitehuis door omwonenden. Door de koopovereenkomst blijven zowel de congregatie als Het Retraitehuis nauw betrokken bij de ontwikkeling van het terrein. De gemeente is eveneens nauw betrokken bij de ontwikkeling. In 2011 heeft de congregatie besloten Het Retraitehuis eveneens te verkopen en heeft de eerste voorkeur gegeven aan de Stichting Kloosterverzorgingshuis Dienaressen van de H. Geest. Het Retraitehuis is een zeer kleine organisatie en heeft als uitgangspunt zelfstandig te blijven. Om de zelfstandigheid van Het Retraitehuis te waarborgen is het in de toekomst van belang om uit te breiden. Het Retraitehuis onderzoekt of deze uitbreiding middels nieuwbouw aan de behoefte voldoet om mensen veilig te laten wonen. 4.7
Financieel beleid Voor het financieel jaarverslag verwijzen wij naar de jaarrekening over 2011. Het jaar 2011 is afgesloten met een negatief resultaat van € 32.503,-. Het exploitatietekort is volledig aan de reserve aanvaardbare kosten onttrokken. Resultaatratio Resultaatratio: Exploitatieresultaat / totaal budget (totale opbrengst) * 100% Resultaatratio: AWBZ-gefinancierde resultaten Resultaatratio: niet-AWBZ-gefinancierde resultaten
Vorig jaar Verslagjaar 0,24% -0.98% nvt Nvt
27
In 2011 is Het Retraitehuis er niet in geslaagd het boekjaar met een positief resultaat af te sluiten. Hoewel op basis van de exploitatiecijfers gedurende het jaar de verwachting was dat er een licht positief resultaat zou overblijven, was dit door een aantal incidentele lasten niet haalbaar. Met name een correctiepost op de vakantiedagenverplichting en een nagekomen last op de onderhoudskosten 2010 waren hier debet aan. Daarnaast vielen de exploitatiekosten in de maand december hoger uit dan waar in de prognose van was uitgegaan. De druk op het AWBZ-budget ten opzichte van de exploitatiekosten was zowel bij het samenstellen van de begroting als bij het opstellen van de exploitatieoverzichten merkbaar. Door cao-wijzigingen bleek dat de voorlopige index die door het NZa in de ZZP-tarieven voor het jaar 2011 was verwerkt te laag was. Actiz heeft begin 2012 er bij de Raad voor de jaarverslaglegging (RJZ) op aangedrongen een mogelijkheid te creëren voor zorginstellingen om de inhaalindex 2011 die verwerk is in de ZZP-tarieven 2012 toe te rekenen aan het boekjaar 2011 en daarmee de druk op het resultaat te verlichten. Het Retraitehuis heeft van deze mogelijkheid geen gebruik gemaakt. Solvabiliteit Solvabiliteit Solvabiliteit (totaal eigen vermogen / balanstotaal) Solvabiliteit (eigen vermogen / totaal opbrengsten)
Vorig jaar Verslagjaar 39,45% 56,43% 20,90%
17,85%
De solvabiliteit (totaal eigen vermogen/ balanstotaal) is gestegen als gevolg van een daling van de kortlopende schulden. Het relatief lage saldo aan liquide middelen is hier direct het gevolg van. Het solvabiliteitspercentage (eigen vermogen/ totaal opbrengsten) is gedaald als gevolg van het negatieve exploitatieresultaat. Als gevolg van het behaalde exploitatieresultaat is het eigen vermogen ten opzichte van het jaar 2010 gedaald met 5,2% van € 625.710,- naar € 593.207,De komende jaren zullen erop gericht zijn om de vermogenspositie van Het Retraitehuis te versterken. Dit mede gezien het kader van de veranderende regelgeving in de AWBZ, marktwerking en de toenemende risico‟s binnen de gezondheidszorg. Doelstellingen voor een acceptabel weerstandsvermogen zijn vastgelegd in het strategisch beleidsplan 2012-2016. Een goede inrichting van de planning & controlecyclus zal nodig zijn om goede invulling te geven aan deze doelstellingen. Voor het jaar 2012 staat dit dan ook hoog op de agenda. Liquiditeit Liquiditeit Verhouding vlottende activa / vlottende passiva
Vorig jaar Verslagjaar 68,55% 44,11%
Vanaf 1 april 2012 zullen zorginstellingen niet meer gefinancierd worden op basis van voorschotten maar zullen de inkomsten volledig op basis van output gefinancierd worden. Het is van belang dat Het Retraitehuis een gezonde verhouding realiseert tussen de inkomsten en de uitgaven en daarmee ook stijging realiseert van de liquiditeitsratio boven de 100%.
28
