LAPORAN AKUNTABILITAS DAN KINERJA PEMERINTAH (LAKIP)
ASISTEN DEPUTI BIDANG MATERI PERSIDANGAN 2014
KATA PENGANTAR Dalam rangka melaksanakan amanah Inpres Nomor 7 Tahun 1999, Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Tahun 2014 sebagai bentuk komitmen untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan tujuan dan sasaran strategis secara transparan dan akuntabel kepada publik. LAKIP ini menyajikan informasi yang akurat tentang keberhasilan dan/atau kegagalan pencapaian Indikator Kinerja Utama (IKU) Tahun 2014 sebagai ukuran kinerja yang telah diperjanjikan dalam dokumen Penetapan Kinerja yang ditunjang dengan pencapaian sasaran strategis, progam, dan kegiatan. Laporan ini juga menggambarkan implementasi manajemen kinerja yang telah dilakukan sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah di Sekretariat Kabinet beserta kendala yang dihadapi. Informasi tersebut juga ditunjang dengan analisis atas akuntabilitas keuangan menyangkut keekonomisan, efisiensi, dan efektivitas penggunaan anggaran yang dikaitkan dengan pencapaian sasaran strategis Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan. Kami mengharapkan informasi yang disajikan dalam LAKIP ini dapat dijadikan masukan bagi perbaikan secara berkelanjutan untuk penguatan dan peningkatan akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet, guna mewujudkan organisasi yang berorientasi pada hasil sejalan dengan tujuan reformasi birokrasi. Jakarta,
Januari 2015
Abdul Muis
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) pada intinya menegaskan bahwa untuk meningkatkan pelaksanaan pemerintahan yang lebih berdayaguna, berhasil guna, bersih dan bertanggung jawab diperlukan adanya pelaporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah guna mengetahui kemampuannya dalam mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi yang dikembangkan melalui sistem pelaporan akuntabilitas kinerja yang mencakup indikator, metode, mekanisme dan tata cara pelaporan kinerja instansi pemerintah. Penyusunan LAKIP dalam Sistem AKIP, dilakukan melalui proses penyusunan rencana strategis, penyusunan rencana kinerja, penetapan kinerja, serta pengukuran dan evaluasi kinerja. Pelaporan akuntabilitas kinerja yang dituangkan ke dalam bentuk LAKIP merupakan uraian pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi dalam rangka pencapaian visi dan misi serta penjabarannya yang menjadi perhatian utama dari suatu instansi pemerintah dan mencakup berbagai aspek yang meliputi uraian pertanggungjawaban mengenai aspek keuangan, sumber daya manusia (SDM), sarana dan prasarana, serta metode kerja, pengendalian manajemen dan kebijakan lain yang mendukung pelaksanaan tugas utama instansi. Dalam Sistem AKIP, rencana strategis, rencana kinerja dan penetapan kinerja mempunyai keterkaitan yang sangat erat sebagai dokumen perencanaan. Jika rencana strategis memberikan arah pembangunan organisasi dalam jangka menengah, maka rencana kinerja dan penetapan kinerja menetapkan target dan komitmen kinerja yang ingin diwujudkan pada suatu tahun tertentu.
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 1
B.
Maksud dan Tujuan Penyusunan LAKIP Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun 2014 merupakan bentuk pemenuhan kewajiban Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan visi dan misi dalam pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam dokumen Penetapan Kinerja Tahun 2014. Pada prinsipnya, penyusunan LAKIP Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun 2014 merupakan umpan balik sebagai indikator pemicu perbaikan kinerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun yang akan datang.
C.
Tugas Pokok, Fungsi, dan Struktur Organisasi Berdasarkan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan T at a K er j a S e k r et a ria t K ab i ne t, Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah unit kerja yang berada dan bertanggung jawab secara langsung kepada Deputi Bidang Persidangan
Kabinet
yang
mempunyai
tugas
melaksanakan
penyiapan bahan-bahan sidang kabinet, penyiapan bahan-bahan rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan menyelenggarakan fungsi: a.
Penyiapan bahan-bahan sidang kabinet;
b.
Penyiapan bahan-bahan rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden;
c.
Pelaksanaan
koordinasi
dengan
Kementerian/Lembaga
Non
Kementerian terkait dalam rangka penyiapan bahan persidangan; d.
Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Deputi Bidang Persidangan Kabinet.
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 2
BAB II PENETAPAN KINERJA DAN INDIKATOR KINERJA UTAMA (IKU) TAHUN 2014 A.
Visi dan Misi Visi adalah suatu peryataan tentang gambaran keadaan dan karakteristik yang ingin di capai oleh suatu organisasi pada jauh dimasa yang akan datang. Rumusan visi Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah “memberikan dukungan teknis administrasi yang tepat, cepat, aman dan
akurat melalui Sekretaris Kabinet dalam penyiapan bahan-bahan sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden secara tertib, aman, dan lancar. Dalam mewujudkan visi tersebut, dirumuskan misi organisasi yang merupakan upaya-upaya yang akan dilaksanakan guna pencapaian visi tersebut.
Misi
Asisten
Deputi
Bidang
Materi
Persidangan
adalah
“melaksanakan dalam penyiapan analisis dan pelaporan materi bahan-bahan
sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden”.
B.
Tujuan Strategis Tujuan merupakan sesuatu yang ingin dicapai dan sebagai pernyataan misi dari suatu organisasi. Oleh karena itu, tujuan merupakan hasil akhir yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka panjang. Dengan adanya tujuan, maka fokus organisasi dapat lebih dipertajam dan diarahkan kepada sasaran yang akan dicapai. Perumusan tujuan menjadi pijakan dalam perumusan sasaran dan kebijakan serta program dan kegiatan yang akan dilakukan. Dalam Rencana Strategis
(Renstra)
Sekretariat
Kabinet
Tahun
2011–2014
telah
digambarkan mengenai tujuan strategis organisasi ”meningkatkan kualitas
dalam penyiapan analisis dan pelaporan materi bahan-bahan sidang kabinet,
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 3
rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau wakil Presiden” C.
Sasaran Strategis Sasaran merupakan hasil yang ingin dicapai secara nyata oleh suatu organisasi dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, dalam kurun waktu yang lebih pendek dari tujuan. Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan yang akan dicapai atau dihasilkan oleh organisasi dalam jangka waktu tertentu. Pada Penetapan Kinerja (PK) Tahun 2014, Asisten Deputi Bidang Materi
Persidangan
telah
menetapkan
sasaran
”Terwujudnya peningkatan kecepatan dan ketepatan
strategisnya
yaitu
penyiapan
dan
pelaporan bahan materi sidang kabinet” yang dijabarkan dalam 1 (satu) program dan 4 (empat) kegiatan. Sasaran dan program yang tertuang dalam Penetapan Kinerja (PK) 2013 merupakan acuan bagi unit kerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dalam kurun waktu satu tahun. D.
Program dan Kegiatan Dalam mencapai tujuan dan sasaran, maka ditentukanlah arah pencapaian yang dituangkan dalam bentuk kebijakan. Arah kebijakan Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah ”penyusunan Materi Sidang
Kabinet/Briefing Sheet yang tepat waktu”. Untuk dapat mengoperasionalkan kebijakan tersebut, perlu diformulasikan dalam bentuk program-program. Rumusan program-program diorientasikan pada pencapaian tujuan dan sasaran. Adapun program Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah ”penyelenggaraan dukungan kebijakan kepada Presiden selaku Kepala
Pemerintahan”. Agar program tersebut dapat diimplementasikan secara optimal, maka program perlu dioperasionalkan dalam bentuk kegiatankegiatan yang dinilai dapat memberikan kontribusi langsung terhadap pencapaian tujuan dan sasaran. Kegiatan-kegiatan yang dinilai dapat
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 4
memberikan kontribusi langsung terhadap pencapaian program Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah sebagai berikut: 1. Penyelenggaraan koordinasi dengan instansi terkait dengan penyiapan bahan materi paparan Sidang Kabinet. 2. Penyelesaian materi Briefing Sheet Sidang Kabinet. 3. Pelaksanaan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet . 4. Pelaksanaan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet. E.
INDIKATOR KINERJA UTAMA (IKU) Indikator Kinerja Utama (IKU) atau Key Performance Indicator adalah tolak ukur yang ditetapkan dalam menilai keberhasilan dari suatu sasaran dan tujuan strategis organisasi. Keberhasilan Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya yang tertuang dalam tujuan dan sasaran strategis dipengaruhi oleh 2 (dua) IKU yaitu: Tabel 1 Indikator Kinerja Utama (IKU) Asdep Bidang Materi Persidangan Tahun 2014
No
No.
Uraian
1.
Tingkat kecepatan penyelesaian briefing sheet sidang kabinet
2.
Tingkat
Alasan Mengukur kinerja organisasi dalam melakukan penyiapan bahan materi sidang Kabinet yakni Briefing Sheet. Salah satu indikator keberhasilan pelaksanaan Sidang Kabinet adalah tersedianya Briefing Sheet tepat waktu.
dalam Mengukur kinerja organisasi dalam pendistribusian bahan materi melakukan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet. paparan Sidang Kabinet
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Kecepatan
Page 5
F.
PENETAPAN KINERJA TAHUN 2014
Penetapan kinerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan merupakan ikhtisar kesepakatan rencana kinerja yang akan dicapai pada tahun 2014 oleh unit di lingkungan Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan. Gambaran mengenai Penetapan Kinerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014 dapat dilihat pada tabel sebagai berikut: Tabel 2 Penetapan Kinerja (PK) Asdep Bidang Materi Persidangan Tahun 2014 Target Anggaran (Rupiah)
Program Utama
Sasaran strategis
Indikator Sasaran
Satua n
1
2
3
4
1. Kecepatan pengkoordinasian dan penyiapan bahan materi sidang kabinet
Jam
1
-
2. Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
Hari
2
-
3. Ketepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
%
90
4. Kecepatan pendistribusian materi paparan sidang kabinet 5. Kecepatan inventarisir materi sidang kabinet
menit
50
menit
50
Program penyelengg araan dukungan kebijakan kepada Presiden selaku kepala pemerintah an
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet
Target 2014
5
Page 6
G.
TARGET CAPAIAN KINERJA TAHUN 2014
Keberhasilan implementasi Rencana Kinerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014 dapat diukur dengan cara menetapkan indikator kinerja dan target yang hendak dicapai untuk masing-masing sasaran yang dapat digambarkan sebagai berikut:
Tabel 3 Indikator Kinerja dan Target Capaian Asdep Bidang Materi Persidangan Tahun 2014
Sasaran strategis
Indikator Kinerja
Satuan
Target Capaian 2014
Ket.
1
2
3
4
5
Berkas
82
-
Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
1. Jumlah
laporan hasil koordinasi penyiapan bahan materi paparan sidang kabinet
2. Jumlah briefing sheet Sidang Kabinet yang terselesaikan
Berkas
30
-
3. Jumlah materi paparan Sidang Kabinet yang terdistribusi
Berkas
3000
-
4. Jumlah laporan hasil inventarisir materi sidang cabinet
Berkas
82
-
Page 7
BAB III AKUNTABILITAS KINERJA Penerapan manajemen pemerintah berbasis kinerja pada dasarnya adalah mengubah mindset dari sistem yang birokratis ke arah sistem yang bertujuan untuk lebih mewirausahakan birokrasi pemerintah. Dalam bahasa yang lain, transformasi sektor pemerintahan yang mengubah fokus akuntabilitas dari orientasi pada masukan-masukan (Inputs-Oriented
accountability) dan proses ke arah akuntabilitas pada hasil-hasil (ResultsOriented Accountability), terutama berupa outcomes. Salah satu cara yang tepat untuk dapat meningkatkan efektivitas pengelolaan manajemen pemerintahan adalah dengan melakukan reformasi pengelolaan dan pertanggungjawaban kinerja instansi pemerintah. Prioritas strategis pemerintah harus ditetapkan berdasarkan kebutuhan masyarakat. Instansi pemerintah berdasarkan prioritas-prioritas tersebut menetapkan sasaran-sasaran strategis di instansi masing-masing dengan ukuran-ukuran kinerja yang jelas dan terukur. Ukuran-ukuran kinerja atau yang kemudian dikenal sebagai indikator kinerja merupakan alat atau media yang digunakan untuk mengukur tingkat keberhasilan suatu instansi untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Indikator kinerja akan memberikan rambu atau sinyal apakah kegiatan atau sasaran yang diukurnya telah berhasil dilaksanakan atau dicapai sesuai yang direncanakan. Indikator kinerja yang baik akan menghasilkan informasi kinerja yang memberikan indikasi yang lebih baik dan lebih menggambarkan mengenai kinerja organisasi. Selanjutnya apabila didukung dengan suatu sistem pengumpulan dan pengolah data kinerja yang memadai maka kondisi ini akan dapat membimbing dan mengarahkan organisasi pada hasil Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 8
pengukuran yang andal (reliable) mengenai hasil apa saja yang diperoleh selama periode aktivitasnya. Penetapan indikator kinerja pada tingkat sasaran dan kegiatan merupakan prasyarat bagi pengukuran kinerja yang hasilnya dituangkan dalam LAKIP tahun 2014. Indikator kinerja sasaran diperlukan dalam mengukur tingkat keberhasilan pencapaian sasaran yang akan diwujudkan pada tahun yang bersangkutan. Sasaran diupayakan untuk dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu (tahunan) secara berkesinambungan sejalan dengan tujuan yang ditetapkan dalam rencana strategis. Indikator Kinerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun 2013 terdiri dari indikator kinerja masukan ( input), keluaran (output) dan hasil (outcome). Keseluruhan indikator kinerja tersebut telah dapat dirumuskan walaupun untuk indikator kinerja hasil belum seluruhnya dapat diukur tingkat pencapaiannya. Indikator kinerja input memberikan gambaran mengenai sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan output dan outcome. Indikator input sebaiknya dibedakan dengan inputnya sendiri. Input adalah segala hal yang digunakan untuk untuk menghasilkan output dan outcome, sedangkan indikator input adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana
input itu digunakan untuk menghasilkan output dan outcome. Output adalah segala hal yang dihasilkan oleh suatu aktivitas/kegiatan. Sedangkan indikator output adalah alat untuk menggambarkan bagaimana organisasi mengelola input yang digunakan untuk mengahasilkan output, misalnya jumlah laporan pelaksanaan program dan kegiatan. Indikator outcome memberikan gambaran mengenai hasil aktual atau manfaat yang diharapkan dari barang atau jasa yang diproduksi oleh suatu
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 9
organisasi. Dalam banyak kondisi, hasil atau manfaat baru akan diperoleh setelah rentang waktu yang cukup lama. Indikator kinerja outcome sebaiknya mengukur outcome-outcome yang lebih controllable, misalnya persentase program dan kegiatan yang telah dievaluasi keberhasilannya. Keberhasilan program-program kerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan sampai saat ini lebih banyak diukur dengan menggunakan indikator kinerja output, namun secara bertahap akan terus dilakukan berbagai tindakan penyempurnaan agar program tersebut dapat diukur keberhasilannya dari sisi manfaat (outcome). A. Analisis atas Capaian Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Capaian Kinerja Tahun 2014 Indikator Kinerja Utama (IKU) merupakan ukuran keberhasilan tujuan dan sasaran strategis organisasi. IKU Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan ditetapkan melalui pemilihan indikator sasaran yang dianggap paling mencerminkan core business organisasi. IKU Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun 2014 ditetapkan dengan berpedoman pada Rencana Strategis organisasi 2011-2014 dengan sasaran strategis yang mengarah pada terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet. IKU Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun 2014 yaitu: 1. Kecepatan penyelesaian briefing sheet sdiang kabinet 2. Ketepatan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet Capaian IKU di atas dapat tercermin dari capaian 5 (lima) indikator sasaran yang berhubungan langsung dengan IKU tersebut. Berikut adalah gambaran capaian dari masing-masing indikator sasaran: Tabel 4 Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 10
Persentase Capaian Target untuk masing-masing Indikator Sasaran Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014 No.
IKU
1 1
Sasaran
2
Indikator Sasaran
3
4
Kecepatan
Terwujudnya
1.
Kecepatan
pengkoordinasia
peningkatan kualitas
pengkoordinasian terkait
n terkait
pengelolaan
penyiapan bahan materi
penyiapan bahan
persidangan kabinet
Sidang Kabinet
Target
Realisasi
% Capaian
Ket.
5
6
7
8
1 jam
1 jam
100%
-
2 hari
2 hari
100%
-
90%
90%
100%
-
50
50
100%
-
menit
menit
materi Sidang Kabinet 2
2.
Ketepatan
Kecepatan penyelesaian
pendistribusian
briefing sheet Sidang
bahan materi
Kabinet
paparan sidang
3.
kabinet
Ketepatan enyelesaian
briefing sheet Sidang Kabinet 4.
Kecepatan pendistribusian materi paparan Sidang Kabinet
5.
Kecepatan inventarisir bahan materi Sidang
50
50
menit
menit
100%
Kabinet
Berikut adalah penjelasan tentang capaian berdasarkan masingmasing indikator sasaran: Indikator Sasaran 1:
Kecepatan pengkoordinasian terkait penyiapan bahan materi sidang kabinet Tabel 5 Persentase Capaian Target Indikator Sasaran 1 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014
Indikator Sasaran
Target
Realisasi
Persentase Capaian Target
Keterangan
1
2
3
4
5
1 jam
1 jam
100%
-
Kecepatan pengkoordinasian terkait penyiapan bahan materi Sidang Kabinet
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 11
Sidang Kabinet selama tahun 2014 dilaksanakan sebanyak 89 kali. Capaian target dari indikator sasaran diatas adalah 82 kali sebesar 108,54%, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk indikator sasaran 1 yaitu
”Kecepatan pengkoordinasian terkait penyiapan bahan materi Sidang Kabinet” dikategorikan baik. Terpenuhinya target dikarenakan telah terlatihnya sumber daya manusia untuk melakukan koordinasi dengan instansi terkait berkenaan dengan penyiapan bahan materi Sidang Kabinet secara baik, tepat, dan cepat. Terkait dengan pencapaian indikator sasaran 1 kegiatan yang dilakukan adalah pengkoordinasian terkait penyiapan bahan materi Sidang
Kabinet Tahun 2014, dengan capaian kinerja output dan outcome seperti yang dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 6 Capaian Output dan Outcome Kegiatan Pertama Sasaran 1 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014 Indikator Kinerja
Satuan
Target
Realisasi
% Capaian Kinerja
1
2
3
4
5
berkas
82
89
108,54%
Jam
1
1
100%
Output:
Jumlah laporan hasil koordinasi terkait penyiapan bahan materi bahan sidang kabinet
Outcome:
Kecepatan pengkoordinsian terkait penyiapan bahan materi sidang kabinet
Penentuan indikator kinerja output pada indikator sasaran 1 ditetapkan berdasarkan pada asumsi bahwa sebelum diselenggrakann sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin/dihadiri Presiden/Wakil Presiden, Sekretariat Kabinet dalam hal ini Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan perlu melakukan koordinasi dengan pihak terkait berkenaan dengan ketersediaan bahan materi paparan Sidang Kabinet . Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 12
Sebagaimana diketahui bahwa sidang kabinet pada prinsipnya dilakukan guna membahas permasalahan aktual yang terjadi di dalam negeri. Oleh karena itu, ketersediaan bahan materi sidang kabinet merupakan hal yang mutlak. Persoalan yang sering dijumpai dalam penyiapan materi paparan sidang kabinet adalah seringkali sidang kabinet dilakukan secara mendadak, sehingga ketersediaan waktu dalam menyiapkan bahan materi sidang kabinet menjadi sangat terbatas. Seringnya sidang kabinet yang dilakukan secara mendadak berimplikasi kepada kurang optimalnya bahan materi yang disiapkan oleh instansi (Kementerian/Lembaga). Peran penting koordinasi adalah untuk menyinkronkan antara bahan materi paparan yang disiapkan oleh Kementerian/Lembaga dengan topik/permasalahan yang dibahas dalam Sidang Kabinet. Hal ini dimaksudkan agar Presiden dapat melihat secara cermat permasalahan yang dibahas untuk kemudian diambil keputusan (arahan) sebagai suatu kebijakan nasional. Dengan demikian, pemaksimalan koordinasi terkait penyiapan bahan materi paparan sidang kabinet yang dilakukan oleh Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan merupakan hal yang penting guna menjaga keberlangsungan kualitas dari optimalisasi pelayanan sidang kabinet. Target kinerja output yang ditetapkan oleh Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan pada tahun 2014 terkait koordinasi yang dilakukan adalah sebanyak 82 laporan hasil koordinasi. Dan realisasi sebanyak 89 laporan hasil koordinasi atau sebesar 108,54% dari target. Capaian target ini dikarenakan jumlah sidang yang dilakukan pada tahun 2014 sebanyak 89 kali atau menurun dari jumlah sidang yang dilakukan pada tahun 2013 yakni 125 kali. Penurunan jumlah sidang, disebabkan bertambahnya jumlah kunjungan kerja yang dilakukan oleh Presiden baik didalam negeri maupun di luar negeri, selain itu juga pada tahun 2014 akan memasuki masa pemilu baik legislatif maupun pemilu presiden sehingga sidang kabinet lebih banyak dirubah menjadi pertemuan rahasian yang bersifat internal. Fenomena Ini menjadi semacam tren menjelang tahun politik sehingga kegiatan cabinet
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 13
lebih diokuskan kepada persiapan pemerintah menjelang pelaksanan pemilihan Umum tahun 2014. Terkait dengan perhitungan persentase capaian kinerja output jumlah laporan hasil koordinasi digunakan metode penghitungan sebagai berikut : realisasi jumlah laporan hasil koordinasi X 100 target jumlah laporan hasil koordinasi Tidak jauh berbeda dengan metode penghitungan capaian kinerja
outcome berupa waktu yang dibutuhkan untuk melakukan koordinasi menggunakan metode sebagai berikut:
Σ (waktu pelaksanaan koordinasi+ hari penyelesaian koordinasi + …….. n n = jumlah koordinasi
Indikator Sasaran 2:
Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet Tabel 7 Persentase Capaian Target Indikator Sasaran 2 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014
Indikator Sasaran
Target
Realisasi
Persentase Capaian Target
Keterangan
1
2
3
4
5
2 hari
2 hari
100%
-
Tingkat Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 14
Jika melihat persentase capaian target dari indikator sasaran 2 yaitu ”Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet” sebesar 100%, maka dikategorikan sangat baik, karena sesuai dengan target. Terkait dengan pencapaian indikator sasaran 2 kegiatan yang dilakukan adalah Penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet Tahun 2014, dengan capaian kinerja output dan outcome seperti yang dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 8 Capaian Output dan Outcome Kegiatan Kedua Sasaran 2 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014 Indikator Kinerja
Satuan
Target
Realisasi
% Capaian Kinerja
1
2
3
4
5
Berkas
30
92
340,74%
Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
Hari
2
2
100%
Ketepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
%
90%
90%
100%
Output:
Jumlah briefing sheet yang terselesaikan
Outcome:
Tugas Sekretariat Kabinet adalah memberikan dukungan dukungan staf, administrasi, teknis dan pemikiran kepada Presiden selaku Kepala Pemerintahan. Berdasarkan hal tersebut, dalam rangka memberikan dukungan pemikiran kepada Presiden selaku Kepala Pemerintahan khususnya dalam Sidang Kabinet, oleh karena itu penyiapan materi/briefing sheet sidang kabinet harus dilakukan secara cermat.
Briefing sheet sidang kabinet adalah merupakan intisari dan analisis dari pelbagai materi yang disampaikan oleh Kementerian/Lembaga terkait, yang disajikan dalam rumusan executive summary. Capaian indikator kinerja output jumlah briefing sheet sidang kabinet yang terselesaikan ditargetkan sebanyak 30 berkas. Dan realisasi Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 15
selama tahun 2014 sebanyak 89 berkas atau sebesar 306,67% Capaian outcomes baik kecepatan maupun ketepatan penyelesaian briefing sheet yang mencapai 100%. Capaian yang sangat baik ini dapat terwujud mengingat kami banyak menurunkan target briefing sheet pada tahun ini selain itu, pada masa persidangan tahun ini ada hal yang tidak biasa dimana para menteri lebih antusias memberi paparan atau laporan Presiden, meskipun tidak berada didalam jadualnya....kejadian seperti ini yang membuat naikknya angka briefing sheet tersebut. Sejatinya, jumlah briefing sheet berbanding lurus dengan jumlah Sidang Kabinet yang dilakukan. Namun berdasarkan kebiasaan yang terjadi pada tahun sebelumnya, tidak semua Sidang Kabinet dilakukan dengan proses yang normal dalam artian tidak mendadak. Dalam hal Sidang Kabinet yang dilakukan dengan tidak mendadak (tidak terjadual), Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan dapat menyiapkan briefing sheetnya, namun terhadap Sidang Kabinet yang dilakukan secara mendadak, briefing sheet tidak dapat disiapkan. Metode penghitungan capaian kinerja output berupa jumlah
briefing shet yang disajikan menggunakan metode perhitungan sebagai berikut:
jumlah realisasi briefing sheet yang diselesaikan X 100 jumlah target briefing sheet yang diselesaikan Adapun metode penghitungan capaian kinerja outcome kecepatan penyelesaian penyiapan briefing sheet, digunakan metode sebagai berikut:
Σ (waktu penyelesaian briefing sheet1 + waktu penyelesaian2 + …….. n n = jumlah briefing sheet yang terselesaikan
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 16
Indikator Sasaran 4:
Kecepatan pendistribusian bahan materi paparan sidang kabinet Tabel 9 Persentase Capaian Target Indikator Sasaran 4 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014
Indikator Sasaran
Target
Realisasi
Persentase Capaian Target
Keterangan
1
2
3
4
5
50 menit
50 menit
100%
-
Kecepatan pendistribusian materi paparan Sidang Kabinet
Dilihat dari angka persentase capaian target indikator sasaran 3 sebesar 100%, dapat dinyatakan bahwa capaian untuk indikator sasaran 3 dikategorikan sangat baik. Terkait dengan pencapaian indikator sasaran 3, kegiatan yang dilakukan adalah Penyelenggaraan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet Tahun 2014, dengan capaian output dan outcome seperti yang dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 10 Capaian Output dan Outcome Kegiatan Ketiga Sasaran 3 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014 Indikator Kinerja
Satuan
Target
Realisasi
% Capaian Kinerja
1
2
3
4
5
Jumlah bahan materi paparan yang didistribusikan
Berkas
3000
7.187
239,57%
Output:
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 17
Indikator Kinerja
Satuan
Target
Realisasi
% Capaian Kinerja
1
2
3
4
5
menit
50
50
100%
Outcome: Kecepatan pendistribusian materi paparan Sidang Kabinet
Pada
tahun
2014,
target
jumlah
kegiatan
pelaksanaan
pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet berjumlah 3.000 berkas laporan dan yang terealiasi berjumlah 7.187 berkas atau sebesar 239,57%. Terkait dengan penghitungan persentase capaian kinerja output jumlah kegiatan pelaksanaan pendistribusian materi paparan sidang kabinet, digunakan metode penghitungan sebagai berikut :
jumlah bahan materi paparan yang didistribusikan X 100 target bahan materi paparan yang didistribusikan
Terkait dengan indikator sasaran 3, indikator kinerja outcome kecepatan pendistribusian bahan materi paparan sidang kabinet dengan realisasi sebesar 100%. Adapun metode penghitungan capaian kinerja outcome berupa persentase kecepatan pendistribusian bahan materi sidang kabinet sebagai berikut:
realisasi ketepatan pendistribusian bahan materi paparan sidang kabinet
X 100 Target ketepatan pendistribusian bahan materi paparan sidang kabinet
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 18
Indikator Sasaran 5:
Kecepatan inventarisir bahan materi sidang kabinet Tabel 11 Persentase Capaian Target Indikator Sasaran 5 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014
Indikator Sasaran
Target
Realisasi
Persentase Capaian Target
Keterangan
1
2
3
4
5
50 menit
50 menit
100%
-
Kecepatan Inventarisir bahan materi sidang Kabinet
Dilihat dari angka pesentase capaian target indikator di atas sebesar 100%, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk indikator sasaran 5 ”Kecepatan inventarisir bahan materi sidang kabinet” dikategorikan sangat baik. Terkait dengan pencapaian indikator sasaran 5, kegiatan yang dilakukan adalah Pelaksanaan inventarisasi bahan materi sidang kabinet, dengan capaian output dan outcome seperti yang dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 12 Capaian Output dan Outcome Kegiatan Keempat Sasaran 5 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014 Indikator Kinerja
Satuan
Target
Realisasi
% Capaian Kinerja
1
2
3
4
5
Jumlah laporan hasil inventarisasi bahan materi Sidang Kabinet
Berkas
82
89
108,54%
Menit
50
50
100%
Output:
Outcome:
Kecepatan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 19
Kegiatan pelaksanaan inventarisasi bahan materi Sidang Kabinet bertujuan untuk mengumpulkan dan memilah bahan materi Sidang Kabinet yang masuk ke Sekretariat Kabinet yang berasal dari seluruh kementerian dan lembaga sebagai bahan laporan kepada Presiden di luar materi paparan Sidang Kabinet. Kecepatan pemilahan diperlukan agar kegiatan Sidang Kabinet dapat berjalan dengan baik tanpa harus terganggu dengan ketersediaan bahan materi sidang kabinet. Pada tahun 2014, target indikator kinerja output berupa jumlah laporan hasil inventarisasi bahan/materi Sidang Kabinet terealisasi sebanyak 89 berkas atau 108,54%. Terkait dengan penghitungan persentase capaian kinerja output jumlah laporan hasil inventarisasi bahan materi Sidang Kabinet, digunakan metode penghitungan sebagai berikut :
realisasi jumlah laporan hasil inventarisasi bahan materi sidang X 100 target jumlah laporan hasil inventarisasi bahan materi sidang
Terkait dengan indikator sasaran 5, indikator kinerja outcome berupa kecepatan inventarisir bahan materi
Sidang Kabinet terealisasi
selama 50 menit atau 100% dari target yang diperlukan dalam melakukan kegiatan inventarisasi bahan materi sidang kabinet. Adapun metode penghitungan capaian kinerja outcome hasil inventarisir bahan materi sidang kabinet, menggunakan metode sebagai berikut: realisasi waktu inventarisir bahan materi sidang kabinet X 100 target waktu inventarisir bahan materi sidang kabinet
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 20
B. REVIEW ATAS PERENCANAAN KINERJA DAN CAPAIAN KINERJA Secara keseluruhan capaian kinerja atas perencanaan kinerja yang telah dituangkan dalam Rencana Kinerja Tahunan (RKT) dan Penetapan Kinerja (PK) 2014 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan telah dapat dilakukan dengan baik meskipun masih terdapat berbagai kendala yang mempengaruhi kinerja organisasi. Kendala yang dihadapi Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan dapat ditinjau dari berbagai aspek antara lain: 1.
Aspek Organisasi Masih
adanya
tumpang
tindih
kewenangan
dalam
penentuan
penjadualan Sidang Kabinet; 2. Aspek Teknis. Secara umum dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan telah menunjukkan peningkatan, namun terdapat beberapa kendala teknis, antara lain: a.
Sumber daya manusia yang ada masih terbatas dari segi jumlah dan kualitasnya
sehingga
perlu
di
tambah
dan
terus-menerus
ditingkatkan kemampuannya; b.
Sarana dan prasarana dalam mendukung pelaksanaan kinerja sangat terbatas, sehingga hasilnya kurang maksimal;
c.
Informasi pelaksanaan Sidang Kabinet yang sering mendadak berpengaruh kepada ketersediaan materi sidang maupun briefing
sheet. 3.
Aspek Anggaran. Sebagaimana diketahui bahwa anggaran merupakan salah satu faktor pendukung yang sangat menentukan untuk keberhasilan suatu kegiatan. Dukungan anggaran tersebut sampai saat ini masih menjadi masalah utama yang dihadapi oleh Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan, adalah masih terbatasnya anggaran yang tersedia. Untuk menghadapi kendala tersebut di atas, langkah-langkah yang telah dan akan dilakukan Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 21
diantaranya melakukan koordinasi dan sinkronisasi baik di lingkungan Sekretariat Kabinet maupun Kementeriaan/lembaga lain. C. AKUNTABILITAS KEUANGAN Di dalam menyusun dan menetapkan anggaran, Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan telah berusaha dengan berdasarkan pada pendekatan prestasi kerja yang akan dicapai atau dengan kata lain menyusun anggaran yang berorientasi pada penganggaran berbasis kinerja. Penganggaran berbasis kinerja merupakan penyusunan anggaran dengan memperhatikan keterkaitan antara pendanaan dengan keluaran dan hasil yang diharapkan. Pada tahun 2014, Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan mendapatkan alokasi anggaran sebesar Rp. 744.654.000. Dana yang diperoleh dialokasikan oleh Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan untuk melakukan kegiatan-kegiatan seperti : a.
Penyiapan Bahan-Bahan Sidang Kabinet;
b.
Rapat terkait Sidang Kabinet/Rapat Terbatas;
c.
Rapat terkait rapat kerja (retreat);
d.
Penyiapan bahan-bahan rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden;
e.
Pengumpulan dan Pengolahan Data untuk penyiapan bahan-bahan rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden;
f.
Rapat Koordinasi untuk penyiapan bahan-bahan rapat-rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden
g.
Rapat Koordinasi di Lingkungan Asdep Bidang Materi Persidangan
h.
Persiapan Rapat/Pertemuan yang dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden pada saat kunjungan kerja di daerah Untuk lebih jelasnya, kami sajikan informasi tersebut dalam bentuk tabel di
bawah ini.
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 22
Realisasi Anggaran Tahun 2014 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Berdasarkan Detail Kegiatan Uraian Kegiatan
Pagu (RP)
Pagu Revisi
Realisasi
%
1
2
3
3
4
Penyiapan Bahan-bahan Sidang Kabinet
900.000.000
744.654.000
694.031.012
93,20
Penyiapan bahan-bahan rapat atau pertemuan
120.832.000
59.309.000
55.543.686
93,65
68.410.000
66.110.000
63.489.400
96,03
Pelaksanaan fungsi-fungsi lain
536.253.000
97.676.500
465.133.126
92,46
TOTAL
900.000.000
744.654.000
694.031.012
93,20
Rapat Koordinasi untuk pelaksanaan koordinaterkait penyiapan bahan persidangan di bidang polhukam, perekonomian dan Kesra
Dengan memperhatikan angka realisasi penyerapan anggaran yang mencapai 93.20% maka dapat kami simpulkan bahwa penggunaan anggaran yang dilakukan oleh Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya telah dilakukan dengan baik, walaupun dengan adanya penghematan berimplikasi pada beberapa kegiatan Presiden khususnya beberapa bulan terakhir di luar kota maupun luar negeri yang tidak terfasilitasi oleh Asisten Deputi bidang Materi Persidangan.
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 23
BAB IV P E N U T U P Secara umum sasaran strategis yang ditetapkan oleh Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan sudah tercapai dengan baik. Hal tersebut dapat terlihat dari pencapaian kinerja sesuai dengan yang telah diperjanjikan dalam dokumen Rencana Kinerja Tahunan dan Penetapan Kinerja Tahun 2014. Namun di masa yang akan datang perlu dirumuskan indikator-indikator yang lebih berorientasi kepada outcomes bukan hanya terpaku pada output. Penyempurnaan dan perbaikan akan terus dilakukan baik dari sisi kinerja maupun penyusunan laporan sehingga LAKIP Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan ini dapat dimanfaatkan oleh pejabat/pegawai di lingkungan Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan sendiri maupun oleh para pengambil keputusan sebagai bahan masukan dalam menentukan kebijakan untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan
Page 24
Lampiran 1
PENGUKURAN KINERJA KEGIATAN (PKK) ASISTEN DEPUTI BIDANG MATERI PERSIDANGAN KEGIATAN Program
Uraian
Indikator Kinerja
Satuan
1
2
3
4
Penyelenggaraan dukungan kebijakan kepada Presiden selaku kepala pemerintahan
Rencana Tingkat Realisasi Capaian 5 6
Presentase capaian target 7
Input : Dana Penyelenggaraan koordinasi dengan instansi terkait dengan penyiapan bahan materi paparan Sidang Kabinet
Output : Jumlah laporan hasil koordinasi penyiapan bahan materi paparan sidang cabinet
Berkas
82
89
108,54%
Jam
1
1
100%
Berkas
30
92
306,67%
Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
Hari
2
2
100%
Ketepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
%
90
90
100%
Outcomes: Kecepatan pengkoordinasian dan penyiapan bahan materi sidang cabinet
Output : Jumlah briefing sheet Sidang Kabinet yang terselesaikan Penyelesaian materi Briefing Sheet Sidang Kabinet
Outcomes:
keterangan 8
Input : Dana
Pelaksanaan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet
Output : Jumlah bahan materi paparan yang terdistribusi
Berkas
3.000
7.187
239,57%
Outcomes: Kecepatan pendistribusian materi paparan sidang kabinet
menit
50
50
100%
Output : Jumlah laporan hasil inventarisir bahan materi sidang kabinet
Berkas
82
89
108,54%
Outcomes: Kecepatan inventarisir bahan materi sidang kabinet
menit
50
50
100%
Input : Dana
Pelaksanaan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet
Lampiran 2
PENGUKURAN KINERJA ASISTEN DEPUTI BIDANG MATERI PERSIDANGAN
Unit Organisasi Tahun Anggaran
: Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan : 2014
SASARAN STRATEGIS 1 Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet
INDIKATOR KINERJA 2 1. Kecepatan pengkoordinasian terkait penyiapan bahan
TARGET REALISASI 3 4
% 5
1 jam
1 jam
100%
2. Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
2 hari
2 hari
100%
3. Ketepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
90%
90%
100%
50 Menit
50 Menit
100%
50 Menit
50 Menit
100%
materi Sidang Kabinet
4. Kecepatan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet 5. Kecepatan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet
Jumlah anggaran tahun 2014
:
Rp. 744.654.000
Jumlah Realisasi Anggaran Kegiatan Tahun 2014
:
Rp. 694.031.012
