KANTOORINRICHTING MET 220 FLEXIBELE WERKPLEKKEN EN BIJHORENDE INFRASTRUCTUUR VOOR DE ADMINISTRATIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE

Bijzonder bestek nr. AHREN1003 KANTOORINRICHTING

KANTOORINRICHTING MET 220 FLEXIBELE WERKPLEKKEN EN BIJHORENDE INFRASTRUCTUUR VOOR DE ADMINISTRATIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE E. JACQMAINLAAN 135 TE 1000 BRUSSEL

BIJZONDER BESTEK NR AHREN1003 KANTOORINRICHTING ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR LEVERINGEN, WERKEN EN DIENSTEN ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN EEN OVERHEIDSOPDRACHT VAN DIENSTEN

AANBESTEDENDE OVERHEID VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE DIRECTIE GEBOUWEN EN PATRIMONIUM E. JACQMAINLAAN 135 TE 1000 BRUSSEL

1/35


INLICHTINGEN Administratieve inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: naam: Annie Wyns adres: E. Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel telefoon: 02/563.04.10 mail: [email protected] Inhoudelijke inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: naam: Inge Pieters adres: E. Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel telefoon: 02/563.04.30 mail: [email protected]

INZAGE EN AANKOOP BESTEK Het bestek kan verkregen worden via mail [email protected].

2/35


TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING 1. Wet van 24 december 1993 (BS 22-01-1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS 26-01-1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS 18-10-1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden. 4. Alle wijzigingen en aanvullingen van voormelde voorschriften, normen, omzendbrieven, enz… zijn van toepassing indien ze minstens 30 kalenderdagen vóór de datum der aanbesteding bekend gemaakt werden.

AFWIJKINGEN + MOTIVERING (KB VAN 26 SEPTEMBER 1996 - ARTIKEL 3) Hierna volgt de lijst van de bepalingen waarvan voor onderhavige aanneming wordt afgeweken van de bovenvermelde toepasselijke reglementering. Artikel 116, 1ste lid KB van 08 januari 1996 De gestanddoeningstermijn wordt van 60 op 180 kalenderdagen gebracht. Artikel 33, bijlage bij KB van 26 september 1996 Aan de leverancier wordt een bijzondere terugnameplicht inzake verpakkingen opgelegd.

3/35


1 DE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1.1 1.1.1

BEPALINGEN AANSLUITEND BIJ HET KB van 8.1.1996 (KB) Algemeen

Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht totdat de kandidaat is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het KB van 8 januari 1996. 1.1.2

Aanbestedende overheid

Naam aanbestedende overheid, verder ook “opdrachtgever” of “opdrachtgevend bestuur” genoemd: VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE directie Gebouwen en Patrimonium E. Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel. 1.1.3

Voorwerp van de opdracht

De opdracht omvat de ontwikkeling van het concept van de kantoorinrichting en de levering en uitvoering van het meubilair, de inrichtingselementen en de wand-, vloer- en plafondafwerking voor de realisatie van dit concept. De kostprijs van de gehele opdracht mag maximaal 1.900.000 EUR (incl. BTW 21%) bedragen. Om begrotingstechnische redenen dient de kostprijs voor het opdrachtdeel leveringen (meubilair en losse inrichtingselementen) gescheiden opgegeven te worden, en later gescheiden gefactureerd te worden van het opdrachtdeel werken (vaste inrichtingselementen, wand-, vloer- en plafondafwerking). Voor elk van beide opdrachtdelen wordt een afzonderlijke maximale kostprijs opgegeven, de kostprijs van de gehele opdracht wordt echter begrensd tot 1.900.000 EUR incl. BTW, een bedrag dat lager ligt dan de netto som van beide deelopdrachten. de maximale kostprijs voor de leveringen de maximale kostprijs voor de werken de maximale totale kostprijs

1.500.000 EUR incl. BTW 700.000 EUR incl. BTW 1.900.000 EUR incl. BTW

De opdrachtgever verbindt er zich toe de nodige middelen te voorzien. De inschrijver verbindt er zich toe alles in het werk te stellen om de vooropgestelde kostprijs niet te overschrijden. Na gunning van de opdracht kan de aanbestedende overheid vragen het ontwerp in beperkte mate bij te sturen zodanig dat de voorwaarden omschreven in de projectdefinitie alsnog gerealiseerd worden. Het betreft geenszins een bijsturing van de conceptontwikkeling van de inschrijver, evenwel, indien nodig, een aanpassing aan de ruimtelijke indeling en de hoeveelheden van bepaalde meubels, inrichtingselementen en afwerkingsmaterialen. De inschrijver zal voor het studieaspect van dergelijke bijsturing geen bijkomend kostprijs kunnen eisen, de wijzigingen in uitgevoerde hoeveelheden worden afgerekend volgens prijslijst (zie 1.2.10 Wijzigingen aan de opdracht (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 42). De opdracht omvat: de ontwikkeling van het concept van de kantoorinrichting; het ontwerp van de vaste en losse inrichtingselementen, en de conceptuele integratie van eventueel los meubilair; de bepaling van wand-, plafond- en vloerafwerking; de uitvoering van de werken en/of de levering van het meubilair, de inrichtingselementen, de wand-, plafond- en vloerafwerking;

4/35


De projectdefinitie en het programma van eisen worden aan dit bestek toegevoegd. 1.1.4

Wijze van gunnen van de opdracht (wet van 24 december 1993 - artikel 13 en KB van 26 september 1996 - artikel 2, 2°)

De overeenkomst voor onderhavige opdracht wordt gesloten ingevolge een algemene offerteaanvraag voor leveringen. 1.1.5

Wijze van prijsbepaling (Wet van 24 december 1993 - artikel 7, KB van 26 september 1996 artikel 2, 2° en KB van 8 januari 1996 - artikel 86)

Ten aanzien van de vaststelling van de prijzen, wordt onderhavige overeenkomst beschouwd als een opdracht tegen prijslijst. 1.1.6

Berichten en terechtwijzingen

De berichten en terechtwijzingen, bekend gemaakt in het Bulletin van de Aanbestedingen en die betrekking hebben op de opdrachten in het algemeen of enkel op onderhavige opdracht, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver is derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en er mee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. 1.1.7

Opmaak van de offerte (KB van 8 januari 1996 - artikel 89)

De offerte en de samenvattende opmetingsstaat worden in één exemplaar en twee kopieën (KB van 8 januari 1996 - artikel 103) opgemaakt volgens bijgevoegd model. Deze dient behoorlijk gedag- en ondertekend te worden door de daartoe gemachtigde vertegenwoordiger van de inschrijver. 1.1.8

Bij de offerte te voegen stukken (KB van 8 januari 1996 - ARTIKEL 90 § 2)

Teneinde na te gaan of de inschrijver zich niet in één van de uitsluitingsgevallen van art. 69 van het KB van 8 januari 1996 bevindt en ten einde de technische bekwaamheid na te gaan, moet de inschrijver verplicht de volgende stukken bij zijn inschrijving voegen: 1. Een ondertekende verklaring waarin de inschrijver als geheel én alle afzonderlijke leden verklaart in orde te zijn met de voorwaarden voor de uitoefening van het beroep : - RSZ; - niet in staat van faillissement; - betaling van belastingen; De administratieve documenten ter staving van het voorgaande zullen vóór toewijzing van de opdracht alsnog worden opgevraagd; 2. Een verklarende nota met betrekking tot de samenstelling van de uitvoerende firma's, indien de inschrijver deelaspecten van zijn opdracht toevertrouwd aan andere firma's, de kwalificaties van elk en het samenwerkingsverband; 3. De bekwaamheid, met name de vakkundigheid, doeltreffendheid, ervaring en betrouwbaarheid van de dienstverlener zal worden beoordeeld aan de hand van referenties van de belangrijke realisaties van de inschrijver met opgave van bruto oppervlakte en totale kostprijs per referentieproject, tenminste over de laatste 3 jaar heeft verricht. In de portfolio dienen de ontwerpkwaliteiten naar conceptontwikkeling van kantoorinrichting met flexibele werkplekken voor ondernemingen verduidelijkt en geïllustreerd te worden; De Vlaamse Gemeenschapscommissie behoudt zich het recht voor een onvolledige inschrijving te weren bij gebrek aan beoordelingsgegevens die van essentieel belang zijn voor de conformiteit van de inschrijving.

5/35


Volgende bescheiden, modellen, monsters en inlichtingen moeten bij de offerte worden gevoegd om de intrinsieke waarde van de offerte aan de hand van gunningscriteria te beoordelen : 1. De conceptontwikkeling van de kantoorinrichting met 220 flexibele werkplekken en bijhorende infrastructuur voor de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie geïllustreerd op basis van plannen, 3D-visualisatie en conceptuele nota, met de beschrijving van de filosofie, het leitmotiv, de benadering; 2. Een opsomming van de voorgestelde meubels, inrichtingselementen en wand-, vloer- en plafondafwerking met voor ieder meubel, inrichtingselement en afwerkingsmateriaal een gedetailleerde beschrijving aan de hand van : - technische fiche; - een reeks foto’s (met in elk geval voor- zij- en achteraanzicht); - een overzicht van de beschikbare afwerkingen; - het bewijs dat het gebruikte hout het FSC-keurmerk draagt; - het bewijs dat de gebruikte stofferingen van moeilijk ontvlambaar materiaal zijn; - het bewijs dat het aangeboden product overeenstemt met de wetgeving en met de voor dit materiaal geldende Belgische en/of Europese normen; - productlabels en –certificaten; 3. De prijsopgave (max. kostprijs 1.900.000 EUR, incl.BTW, met max. kostprijs voor de leveringen van 1.500.000 EUR, incl.BTW en voor de werken 700.000 EUR, incl.BTW) van de globale prijs met de detail-eenheidsprijs van ieder geleverd meubel, inrichtingselement en afwerkkingsmateriaal en de hoeveelheden voor de beschreven opdracht. Bij de opmaak van de prijs wordt rekening gehouden met beschikbaarheid voor nalevering en bijbestelling van de voorgestelde meubels en inrichtingselementen gedurende een leverperiode van 5 jaar en dit tegen dezelfde financiële voorwaarden rekening houdend met de indexatie van de consumptieprijzen. Als basisindexcijfer wordt de index aangenomen geldend voor de kalendermaand vóór openingsdatum van de inschrijvingen, als indexcijfer voor de nalevering wordt de index van de kalendermaand vóór aanvangsdatum van de beschouwde leveringsperiode aangenomen; 4. Een nota met betrekking tot de aangeboden klantenservice, de technische bijstand tijdens de waarborgperiode, opgave van de waarborgperiode per element en de opleiding en vorming van gebruikers in het correct gebruik en afstellen van de geleverde meubels en inrichtingselementen (max. 2 vellen A4 formaat éénzijdig bedrukt); 5. Het inschrijvingsformulier 'offerte'; 1.1.9

Vergissingen + leemten (KB van 8 januari 1996 - artikel 98)

Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste TIEN dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan het bestuur, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven. 1.1.10 Indiening van de offerte (KB van 8 januari 1996 - artikel 104) De offerte wordt geschoven in een “definitief gesloten omslag” waarop zijn vermeld : de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend, de verwijzing naar het bestek en eventueel naar de nummers van de betrokken percelen. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres van het bestuur en met de vermelding “offerte”.

6/35


De offerte wordt gestuurd aan : VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE

Directie Gebouwen en Patrimonium Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel 1.1.11 Tijdschema van de aanbesteding (KB van 8 januari 1996 - artikel 106) -

-

-

-

6 december 2010 : enuntiatieve vooraankondiging ‘2010-162438’ in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie 25 februari 2011 : publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen 7 maart 2011: sitebezoek. Voor de geïnteresseerde kandidaten wordt een bezoek aan het in te richten gebouw voorzien. Details over dit bezoek worden meegedeeld bij aanvraag van het aanbestedingsdossier. Hoewel aanwezigheid niet verplicht is, wordt dit sterk aanbevolen, aangezien er door de beoordelingscommissie, met name voor het gunningscriterium conceptontwikkeling en de ruimtelijke indeling, bijzondere aandacht zal verleend worden aan het samenspel tussen het aangeboden inrichting en de ruimte voor dewelke het bedoeld is. 18 maart 2011: uiterste datum voor aanvullende vragen. 28 maart 2011: de opening van de offertes heeft plaats op 28 maart 2011om 14.00 uur ten overstaan van Lieven Baro of zijn afgevaardigde in de vergaderzaal van het administratiehuis van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, algemene directie ondersteuning en facility - directie gebouwen en patrimonium , Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel. 29 maart 2011: presentatie van de offerte aan de beoordelingscommissie. 29 maart 2011 tot 12 april 2011: de gevraagde evaluatiemodellen ter keuring worden gedurende heel deze periode ter beschikking gesteld van de beoordelingscommissie. Precieze informatie over plaats en tijdstip van levering worden uiterlijk op 7 maart 2011 bekendgemaakt. De gunning gebeurt normaliter 28 april 2011. mei 2011 : bespreking en eventuele beperkte bijsturing van de gegunde opdracht met de uitvoerder. De stukken worden in overleg met de aanbestedende overheid uitgevoerd en geleverd, uiterlijk einde van de werken en leveringen op 12 augustus 2011.

1.1.12 Gunningscriteria en procedure (KB van 8 januari 1996 - artikel 115) Het bestuur kiest bij toepassing van artikel 16 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten dat de opdracht gegund zal worden aan de meest voordelige regelmatige offerte op basis van de volgende gunningscriteria : -

criterium 1 criterium 2

35 punten 35 punten

-

criterium 3 criterium 4

20 punten 10 punten

conceptontwikkeling en de ruimtelijke indeling; technische kwaliteit van de meubels, inrichtingselementen en afwerkingsmaterialen met inbegrip van duurzaamheid; het bedrag van de offerte; klantenservice, technische bijstand en opleiding voor gebruikers

De evaluatie van de verschillende offertes zal op de hieronder beschreven wijze gebeuren. -

De score voor het gunningscriterium ‘conceptontwikkeling en de ruimtelijke indeling’ (/35) wordt bepaald door de beoordelingscommissie die, naast de esthetiek van de individuele meubelstukken, inrichtingselementen en afwerkingsmaterialen, bijzondere aandacht zal hebben voor de conceptontwikkeling van de kantoorinrichting met 220 flexibele werkplekken en bijhorende infrastructuur. De jury vormt zich hiervan een beeld op basis van de plannen, 3D-visualisatie, conceptuele nota, proefstukken en de presentatie. Op dit criterium dient de inschrijver een minimumscore van 50% te behalen. Zo niet behoudt de aanbestedende overheid het recht de opdracht niet toe te wijzen aan de betrokken inschrijver.

-

De score voor het gunningscriterium ‘technische kwaliteit van de meubels, inrichtingselementen en afwerkingsmaterialen met inbegrip van duurzaamheid’ (/35) wordt bepaald op basis van enerzijds de door de leverancier ter beschikking gestelde technische informatie, en anderzijds, indien het om een meubelstuk gaat waarvan een evaluatiemodel gevraagd is, op basis van de niet-destructieve 7/35


gebruikerstests die hierop door de jury uitgevoerd zijn. ‘Technische kwaliteit’ omvat onder andere stabiliteit, ergonomie, functionele aspecten, slijtagebestendigheid, onderhoudsvriendelijkheid, minimale milieubelasting en de levenscyclus van het product: materiaalgebruik, productieproces, verschillende transportfases, gebruik en einde levensduur. Op dit criterium dient de inschrijver een minimumscore van 50% te behalen. Zo niet behoudt de aanbestedende overheid het recht de opdracht niet toe te wijzen aan de betrokken inschrijver. -

De score voor het gunningscriterium 'het bedrag van de offerte' (/20) gebeurt op de volgende wijze: de inschrijver met een globale prijs gelijk aan de maximale kostprijs 1.900.000 EUR, incl. BTW krijgt 0 punten, per 25.000 EUR lager dan de maximale kostprijs 1.900.000 EUR, incl. BTW krijgt de inschrijver 1 punt. Elke inschrijvingsprijs lager dan 1.400.000 EUR, incl. BTW krijgt het maximum van het te behalen aantal punten voor dit criterium.

-

Bij het gunningscriterium ‘klantenservice, technische bijstand en opleiding voor gebruikers' (/10) wordt bepaald op basis van de ingediende nota.

De gunningsjury zal bestaan uit vertegenwoordigers van de kabinetten, de vakorganisaties, de preventiedienst en het managementcomité van de administratie. 1.1.13 Vrije variant (KB van 8 januari 1996 - artikel 115) Het is verboden om vrije varianten in te dienen. 1.1.14 Gestanddoeningstermijn (KB van 8 januari 1996 - artikel 116) De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, wordt voor onderhavige leveringen op 180 kalenderdagen gebracht.

1.2

BEPALINGEN AANSLUITEND BIJ HET KB van 26.09.1996 (KB)

Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-101996) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit Koninklijk besluit. De indeling hierna in artikels is overgenomen van de bijlage ‘Algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies voor openbare werken’ bij het bovenvermelde Koninklijk besluit. 1.2.1

Leiding van en toezicht op de uitvoering (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 1)

Gemachtigd ambtenaar voor deze opdracht van de Vlaamse Gemeenschapscommissie: Lieven BARO, directeur Gebouwen en Patrimonium. De leiding en de controle op de uitvoering zal geschieden door de directie Gebouwen en Patrimonium. 1.2.2

Borgtocht (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 5 §1 en §3)

Voor onderhavige opdracht wordt een borgtocht geëist van 5% (vijf) van het oorspronkelijk aannemingsbedrag van de opdracht (excl. BTW). Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de bouwheer. Ingeval van verzuim van borgstelling kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden ver-meld in artikel 6 § 1-2 van de algemene aannemingsvoorwaarden (verbreking van overeenkomst, andere maatregelen van ambtswege, toepassing van een straf van 0.02 % van de oorspronkelijke aannemingssom per kalenderdag vertraging met een maximum van 2 % van de oorspronkelijke aannemingssom). 8/35


1.2.3

Vrijgave borgtocht (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 9)

De borgtocht gestort voor onderhavige levering wordt ineens na de voorlopige oplevering vrijgegeven. In alle gevallen stuurt de aannemer het verzoek om totale vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid. 1.2.4

Onderaannemers (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 10)

De aannemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid acht zich door geen enkele contractuele band met die derden verbonden. De rechten van de onderaannemer worden geregeld door de artikels 7 en 23 van de wet van 24 december 1993 en in artikel 6 van het Koninklijk besluit van 26 september 1996. 1.2.5

Prijsherziening (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 13)

Op onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing. Bij de opmaak van de prijslijst wordt rekening gehouden met beschikbaarheid voor nalevering en bijbestelling van de voorgestelde meubels en inrichtingselementen gedurende een leverperiode van 5 jaar en dit tegen dezelfde financiële voorwaarden rekening houdend met de indexatie van de consumptieprijzen. Als basisindexcijfer wordt de index aangenomen geldend voor de kalendermaand vóór openingsdatum van de inschrijvingen, als indexcijfer voor de nalevering wordt de index van de kalendermaand vóór aanvangsdatum van de beschouwde leveringsperiode aangenomen. 1.2.6

Betalingen (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 15)

Bij facturatie dienen de facturen voor het opdrachtdeel leveringen gescheiden opgemaakt te worden van het opdrachtdeel werken. Er zullen geen voorschotten worden toegestaan. 1.

Betaling van de leveringen

Na het voltooien van de keuringsformaliteiten (zie 1.2.12), geeft de aanbestedende overheid te kennen dat de factuur dient opgestuurd te worden naar volgend adres: VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Directie Financiën en Begroting Lombardstraat 41 1000 Brussel De betalingen moeten plaatsvinden binnen een termijn van 50 (vijftig) kalenderdagen vanaf de datum waarop de aanbestedende overheid over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering. Wanneer de levering in verschillende keren plaatsvindt, gaat de termijn van vijftig dagen in vanaf de dag waarop de formaliteiten voor de laatste keuring van elk van de gedeeltelijke leveringen werden beëindigd. 2.

Betaling van de werken

De werken worden uitgevoerd voor rekening van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De betalingen zullen geschieden in mindering van de totale aannemingssom, in maandelijkse termijnen, volgens de vooruitgang der werken. De vorderingsstaten worden opgesteld op de laatste kalenderdag van iedere maand. Indien het bevel tot aanvang der werken wordt afgegeven na de 15de dag van de maand wordt de 1ste vorderingsstaat opgesteld op het einde van de volgende maand. 9/35


Zowel voor de betalingen in mindering als voor de betaling van het saldo van de aannemingssom wordt een schuldvordering, vergezeld van een gedetailleerde vorderingsstaat van de uitgevoerde werken en de nodige stavingsstukken (zie hieronder), door de aannemer op de laatste kalenderdag van iedere maand in 1 exemplaar opgesteld en ter goedkeuring overgemaakt aan de directie Gebouwen en Patrimonium, E. Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel. Bij het opstellen van de vorderingsstaat zal de aannemer rekening houden met volgende instructies : -

de vorderingsstaat moet steeds per artikel de volledige stand van de werken op die datum weergeven; enkel de uitgevoerde, gemonteerde en geplaatste werken komen in aanmerking voor betaling ; de op de bouwplaats aangevoerde en gekeurde materialen worden voor de termijnbetaling NIET in aanmerking genomen; de werken uit te voeren tegen forfaitaire prijs, mogen in de vorderingsstaten in percentage aangerekend worden naargelang hun vooruitgang; de eindtotalen van de verschillende artikels moeten afgerond worden op 0,01 Euro; worden gedurende een periode geen werken uitgevoerd dan dient de continuïteit van de vorderingsstaten verzekerd door het opstellen van "NIHIL" staten (verkorte versie); het eindtotaal wordt exclusief BTW berekend.

De schuldvordering dient in 1 exemplaar per post verstuurd te worden naar : VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Directie Gebouwen & Patrimonium E. Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel De speciale aandacht van de aannemer dient gevestigd op het feit dat dit adres volledig volgens bovengenoemd model dient vermeld te worden bij de verzending van de documenten en dat de betalingstermijn pas een aanvang neemt vanaf het ogenblik dat de volledige zending (t.t.z. de schuldvordering en de vorderingsstaat of eindafrekening) zal worden ontvangen. De aannemer verwerft het recht op betaling van het verschuldigd bedrag zestig (60) kalenderdagen vanaf de datum waarop de Vlaamse Gemeenschapcommissie de schuldvordering met bijlage heeft ontvangen. In geval van eindvereffening wordt deze termijn op negentig (90) kalenderdagen gebracht. Onder eindvereffening wordt verstaan de laatste betaling van de uitgevoerde werken, als zodanig door de bouwheer aangegeven, met uitzondering van die werken die tijdens de waarborgtermijn moeten worden uitgevoerd. De factuur zal de aannemer gevraagd worden door de directie gebouwen en patrimonium van de VGC van zodra de vorderingsstaat is goedgekeurd. De factuur dient gemaakt te worden in overeenstemming met de verbeterde vorderingsstaat en het PV van vooruitgang der werken. De factuur dient opgestuurd te worden naar volgend adres: VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Directie Financiën en Begroting Lombardstraat 41 1000 Brussel Noch de goedkeuring van de vorderingsstaten noch de betaling van de facturen kan aanzien worden als een ontheffing van de verantwoordelijkheden van de aannemer betreffende de uitvoering en het onderhoud van zijn werken. De schuldvorderingen van de aannemer uit hoofde van de uitvoering van een overheidsopdracht van werken mogen tot aan de voorlopige oplevering niet het voorwerp zijn van beslag, overdracht of inpandgeving met uitzondering van de in art. 23 van de wet van 24.12.1993 voorziene gevallen. In voorkomend geval behoudt de Vlaamse Gemeenschapscommissie zich het recht voor de overeenkomst te verbreken.

10/35


1.2.7 1.

Opleveringen en waarborgtermijnen (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 19) Opleveringen en waarborgtermijnen van de leveringen

De minimale waarborgtermijn is vastgesteld op vijf (5) jaar volgend op de datum van de voorlopige oplevering. In de waarborg zijn zowel de materialen, de werkuren en de reiskosten inbegrepen. Tijdens de waarborgtermijn dient de leverancier op zijn kosten en op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid de producten die gebreken vertonen te herstellen of te vervangen. Op alle in vervanging geleverde producten wordt een nieuwe gelijkwaardige waarborgtermijn toegepast. Technische bijstand dient te gebeuren binnen de 4 werkdagen volgend op vraag van de aanbestedende overheid. Tijdens deze interventie zal beslist worden of het materiaal hersteld kan worden of dat vervanging nodig is. Indien herstelling mogelijk is, doch niet onmiddellijk, dient deze te gebeuren binnen de 3 weken. De termijn begint te lopen de dag na de technische interventie. Na de herstelling loopt de waarborgperiode door. Indien herstelling niet mogelijk is, dient de leverancier op zijn kosten binnen de 5 weken een vervangend product te leveren. De leverancier verzekert dat tijdens de waarborgperiode alle originele onderdelen en producten beschikbaar zijn om de gestelde stukken te herstellen dan wel te vervangen. 2.

Opleveringen en waarborgtermijnen van de werken

De waarborgtermijn is vastgesteld op één (1) jaar volgend op de datum van de voorlopige oplevering. Tijdens de waarborgtermijn herstelt de aannemer, op eenvoudig verzoek van de directie Gebouwen & Patrimonium, al de schade en over het algemeen alle gebreken die aan het licht komen en die te wijten zijn aan de aannemer. Het einde van de waarborgtermijn valt samen met de definitieve oplevering. Indien de definitieve oplevering wordt uitgesteld door schuld van de aannemer, dan wordt ook de waarborgtermijn met dezelfde termijn verlengd. De eigen opleveringskosten van de bouwheer (personeelskosten, reis- en verblijfskosten) vallen ten hare laste. 1.2.8

Middelen van optreden (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 20)

De leverancier wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn : 1. wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractuele bedongen uitvoeringstermijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data; 2. ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; 3. wanneer de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de aanbestedende overheid niet worden nageleefd; 4. wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdracht.

11/35


1.2.9

Algemene organisatie van de bouwplaats (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 30)

1. veiligheid en orde op de bouwplaats De aannemer wordt erop gewezen dat het KB van 25 januari 2001 betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen van toepassing is. Gedurende de werken draagt de aannemer met zijn personeel ertoe bij dat de veiligheidsvooschriften op alle werfactiviteiten worden nageleefd volgens : het KB van 25 januari 2001 betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen; de Wet op het welzijn van 04-08-1996; de Codex over het welzijn op het werk; het ARAB (waarin het AREI is opgenomen) Alle kosten die voortvloeien uit wettelijke verplichtingen en uit de contractuele verplichtingen vormen een aannemingslast en de veiligheidsmaatregelen zitten vervat in de eenheidsprijzen. 2. bescherming, de instandhouding en de integriteit van constructies De aannemer treft op zijn volle verantwoordelijkheid en op zijn kosten al de maatregelen die onontbeerlijk zijn voor de bescherming, de instandhouding en de integriteit van de bestaande constructies en werken; hij neemt tevens alle voorzorgen die door de bouwkunst en door de bijzondere omstandigheden worden vereist om de naburige eigendommen te vrijwaren en om te vermijden dat daarin door zijn schuld stoornissen worden veroorzaakt. 1.2.10 Wijzigingen aan de opdracht (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 42) Wanneer, onafhankelijk van elke door de aanbestedende overheid aangebrachte wijziging aan de opdracht, de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden van een post volgens prijslijst het drievoudige overtreffen of minder bedragen dan de helft van de vermoedelijke hoeveelheden, kan ieder der partijen de herziening van de oorspronkelijke eenheidsprijzen en uitvoeringstermijnen vragen. Zelfs wanneer de in het vorige lid vermelde drempels niet bereikt zijn, mag de uitvoeringstermijn aangepast worden aan de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden wanneer hun omvang dit rechtvaardigt. In geval van overschrijding zijn de eventueel herziene prijzen slechts van toepassing op de uitgevoerde hoeveelheden die het drievoudige van de vermoedelijke hoeveelheden overschrijden. De partij die de herziening vraagt moet de andere partij van haar voornemen de eenheidsprijzen en/of termijnen te willen herzien op de hoogte brengen ten laatste vijftien kalenderdagen na het opstellen van de vorderingsstaat waarin vastgesteld wordt dat de uitgevoerde hoeveelheid het drievoudige van de vermoedelijke hoeveelheid bereikt. Deze kennisgeving dient bij ter post aangetekende brief te geschieden. Na verloop van deze termijn geldt deze kennisgeving slechts voor de vanaf de datum van deze kennisgeving uitgevoerde hoeveelheden. In ieder geval moet de eisende partij de nieuwe eenheidsprijzen en/of termijnen die uit die nieuwe toestand voortkomen rechtvaardigen. Voor het geval geen akkoord bereikt wordt of zolang de partijen geen akkoord bereikt hebben over de nieuwe eenheidsprijzen, stelt de aanbestedende overheid ambtshalve de prijzen die ze gerechtvaardigd acht vast, met behoud van alle rechten van de aannemer. De aannemer is verplicht de werken zonder onderbreking voort te zetten onafgezien de betwistingen waartoe het vaststellen van de nieuwe eenheidsprijzen zou aanleiding geven. 1.2.11 Elementen die in de prijs zijn inbegrepen (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 49) De leverancier wordt geacht zowel in zijn prijzen alle kosten en heffingen die op de levering(en) wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn vooral gerekend: 1. de kosten voor verpakking, het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren; 2. de kosten van het lossen, van het uitpakken en van het stapelen op de plaats van de levering, op voorwaarde dat het bestek de juiste plaats van levering en de toegangswijzen vermeldt. Bij gebreke hiervan vallen deze kosten ten laste van de aanbestedende overheid; 12/35


3. de kosten voor de documentatie die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist betreffende de levering; 4. het monteren en het bedrijfsklaar maken; 5. de tol- en accijnsrechten; 6. de keurings- en de opleveringskosten; 7. de kosten voor opleiding en vorming van gebruikers in het correct gebruik en afstellen van de geleverde meubels en inrichtingselementen; 1.2.12 Eigendomsoverdracht (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 50) Het bestuur wordt van rechtswege eigenaar van de leveringen van zodra deze voor betaling werden aanvaard overeenkomstig het artikel 1.2.6 Betalingen. 1.2.13 Uitvoeringstermijn (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 28 en 52) De leveringstermijn bedraagt max. 8 weken, de uitvoeringstermijn en levering bedraagt 4 weken. Uiterlijk einde van de werken en leveringen op 12 augustus 2011. De leveringstermijn behelst de tijd die nodig is voor de aan de fabricage voorafgaande verrichtingen en de voorbereiding van de levering, inzonderheid de eventuele voorafgaande keuringen. De precieze uitvoerings- en leveringsdatum wordt bepaald door overleg tussen de leverancier en de aanbestedende overheid. 1.2.14 Levering en aansprakelijkheid van de leverancier (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 55) De goederen dienen geleverd te worden op kosten van de leverancier op volgend adres: E. Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel. De goederen dienen volgens instructies van de aanbestedende overheid en overeenkomstig het ontwikkelde en goedgekeurde concept van de inschrijver in de juiste lokalen geplaatst en volledig gemonteerd te worden. Er kan bij de levering gebruik gemaakt worden van liften met volgende specificaties: breedte 970 mm, diepte 2000 mm, deuropening 910mm x 2100mm, hefvermogen 1000 kg. Levering via de kelder, hoogte plafond 2100mm. Alle overige hulpmiddelen die nodig zouden zijn voor de levering dienen door de leverancier voorzien te worden. De leverancier neemt tevens contact op met de bevoegde instanties om de levering mogelijk te maken zonder grote inpakt voor het omliggende verkeer. Aan de E. Jacqmainlaan 135 bevindt zich een beperkte laad- en loszone (lengte 20m, geen permanent parkeerverbod). De leverancier is verantwoordelijk voor de bescherming van gebouwelementen tegen beschadiging tijdens de levering. Voor iedere levering maakt de leverancier een lijst op met daarin de specificaties van de verzonden goederen. Deze lijst dient ten laatste op de dag van de aflevering van de goederen bij de aanbestedende overheid toe te komen. De aanbestedende overheid ziet de leveringen na op de leveringsplaats. Ze neemt eveneens de eventuele beschadigingen op. De aanbestedende overheid beschikt over vijftien kalenderdagen om dit onderzoek te vervullen en aan de aannemer kennis te geven van de uitslag. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in bezit van een volledige leveringslijst met specificatie van alle verzonden goederen is gesteld. Gebroken en/of geschonden goederen zullen op kosten van de leverancier vervangen worden. 1.2.15 Verpakkingen (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 56) Er wordt aan de leverancier een bijzondere terugnameplicht voor verpakkingen opgelegd. De leverancier is verplicht iedere verpakking terug te nemen binnen de zeven kalenderdagen na de dag waarop de leveringen op de plaats van levering toekomen. Onder “verpakking” wordt verstaan: alle producten, vervaardigd van gelijk welk materiaal, die gebruikt worden voor het insluiten, beschermen en aanbieden van goederen aan de aanbestedende overheid. Het niet-nakomen van deze terugnameplicht wordt van rechtswege, zonder enige kennisgeving of bericht gesanctioneerd. 13/35


De boete wordt berekend op de wijze zoals bepaald in artikel 20 § 4 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (KV van 26 september 1996 (AAV) ). 1.2.16 Voorlopige oplevering en definitieve oplevering (KV van 26 september 1996 (AAV) – art. 43 en 61 en 64) 1.

Voorlopige oplevering en definitieve oplevering van de leveringen

Bij het verstrijken van de in artikel 61 § 1 (KV van 26 september 1996 (AAV) ) bepaalde termijn voor het onderzoeken en beproeven van de levering van dertig (30) kalenderdagen, wordt overgegaan tot het opstellen van een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van de levering. Deze termijn gaat in op de dag na die waarop de goederen op de plaats van levering aankomen, op voorwaarde dat de aanbestedende overheid in het bezit is gesteld van de leveringslijst of faktuur bedoeld in artikel 55 de voorziene termijn van vijftien kalenderdagen is hierin begrepen. De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn. De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend wanneer de levering gedurende de waarborgtermijn geen aanleiding tot klachten heeft gegeven. 2.

Voorlopige oplevering en definitieve oplevering van de werken

De aanvraag tot voorlopige oplevering wordt slechts aanvaard, nadat de resultaten van de voorgeschreven keuringen en proeven, ten laste van de aannemer, bekend zijn en in orde bevonden. De termijn nodig voor deze keuringen en proeven is in de uitvoeringstermijn begrepen. Vóór de voorlopige oplevering reinigt de aannemer alle lokalen waar hij werken heeft uitgevoerd en alle bouwwerken die hij heeft uitgevoerd. De aannemer verstrekt aan de opdrachtgever, op het ogenblik waarop hij zijn verzoek tot voorlopige oplevering indient, de hierna volgende documenten in drie (3) exemplaren op papier, één (1) digitale versie voor de betreffende documenten. Productfiches, technische documentatie, gebruiksaanwijzigingen (onderhouds-voorschriften) en Rf-attesten van de uitrusting en het meteriaal. De aannemer verwittigt schriftelijk het bestuur dat de werken werden beëindigd en verzoekt tevens om de voorlopige oplevering. In afwijking van art. 43 § 2 (AAV) wordt de termijn van voorlopige oplevering op dertig (30) kalenderdagen na ontvangst van het aangetekend schrijven gebracht. De datum van het nazicht met het oog op de voorlopige oplevering wordt vastgesteld in overeenkomst tussen de verschillende partijen. De oplevering wordt nooit vermoed. Bij de voorlopige oplevering zal de aannemer het bewijs moeten leveren, ondertekend door alle betrokken partijen, waaruit blijkt dat bij nazicht van de staat van bevindingen, de eventuele herstellingswerken aan de naburige eigendommen volmaakt werden uitgevoerd. De definitieve oplevering zal plaatsvinden één jaar na de voorlopige oplevering. De aannemer is in alle geval verplicht de bouwheer schriftelijk de aanvraag te doen tot de definitieve oplevering. In afwijking van art. 43 § 3 (AAV) wordt de termijn van definitieve oplevering op dertig (30) kalenderdagen na ontvangst van het aangetekend schrijven gebracht. De datum van het nazicht met het oog op de definitieve oplevering wordt vastgesteld in overeenkomst tussen de verschillende partijen. De oplevering wordt nooit vermoed.

14/35


2 DE TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN PROJECTDEFINITIE In de projectdefinitie wordt het project inhoudelijk beschreven naar visie en ambities. Bovendien biedt zij achtergrondinformatie en randvoorwaarden. Aan de inschrijver wordt gevraagd een ontwerp op te maken voor de inrichting van het Renaissancegebouw rekening houdend met alle aspecten die in de projectdefinitie aan bod komen.

2.1

Context

2.1.1 Situering van de Vlaamse Gemeenschapscommissie De Vlaamse Gemeenschapscommissie bestaat sinds 1989. Zij is een bescheiden schakel in het raderwerk van de Belgische politieke instellingen. Haar ontstaan kadert in het proces van de staatshervorming waardoor België evolueerde van een unitaire naar een federale staat. Die staat is samengesteld uit drie gemeenschappen (Vlaams, Frans en Duits) en drie gewesten (Vlaams, Waals en Brussels), elk met hun eigen bevoegdheden. De Brusselaars kozen op 18 juni 1989 voor de eerste maal rechtstreeks hun eigen parlement, de leden van de Brusselse Hoofdstedelijke Raad. Die Raad is in Brussel bevoegd voor economie en handel, tewerkstelling, energie, leefmilieu, huisvesting, vervoer, openbare werken en stedenbouw. Het beleid van de Raad wordt uitgevoerd met ordonnanties en verordeningen. De Raad telt 89 rechtstreeks verkozen leden, die ingedeeld worden in een Nederlandse en een Franse taalgroep. Er zijn 17 zetels voorbehouden voor de Nederlandstalige taalgroep. De Brusselse gewestregering telt 5 ministers en 3 staatssecretarissen. In de gemeenschapscommissies zetelen de leden van de Brusselse Hoofdstedelijke Raad. De verkozenen van elke taalgroep vormen een eigen raad die wordt geleid door een college. De Vlaamse Gemeenschapscommissie bestaat dus uit de Raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (ook wel eens Vlaams Brussels parlement en Vlaams Brusselse regering genoemd). De Vlaamse Gemeenschapscommissie werd geïnstalleerd op 14 juli 1989. Vandaag zetelen in de Raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie de 17 Nederlandstalige verkozenen van de Brusselse Hoofdstedelijke Raad. De 2 Vlaamse ministers en 1 staatssecretaris uit de Brusselse regering vormen het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De Gemeenschapscommissies - Algemeen overzicht Raad van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

89 LEDEN Franse taalgroep 72 leden

Nederlandse taalgroep 17 leden

Franse Gemeenschapscommissie

Vlaamse Gemeenschapscommissie

Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie

Grondwettelijk behartigen het College en de Raad van de Vlaamse Gemeenschapscommissie de 'gemeenschapsmateries' (Cultuur, Jeugd en Sport - Onderwijs en Vorming - Welzijn, Gezondheid en Gezin) van alle Nederlandstalige instellingen in Brussel. De Vlaamse Gemeenschapscommissie schrijft haar beleid neer in verordeningen en besluiten. Missie 15/35


De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de basis en draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brusselse hoofdstedelijke gewest en voor diegenen die bij haar aansluiting zoeken. Vanuit Nederlandstalig perspectief geeft ze aan de grootstad en het gebruik van haar mogelijkheden vorm en inhoud. De Vlaamse Gemeenschapscommissie maakt deze missie waar vanuit haar institutionele positionering en haar bevoegdheden inzake cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid. Door de ontwikkeling en ondersteuning van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden, wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie de kwaliteit van het leven in de stad in de diverse levensdomeinen verhogen en nieuwe kansen bieden aan mensen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat voor een assertieve, open en zelfverzekerde Vlaamse gemeenschap die evident aanwezig is in het Brusselse hoofdstedelijke gewest en die de stad mee uitbouwt. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op. Bevoegdheden De Vlaamse Gemeenschapscommissie is in Brussel bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden aangelegenheden (Cultuur, Jeugd en Sport - Onderwijs en Vorming - Welzijn, Gezondheid en Gezin). De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft voor deze gemeenschapsaangelegenheden de bevoegdheid van inrichtende macht. Het Vlaams Parlement kan verordeningsbevoegdheid aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie overdragen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is enkel bevoegd voor instellingen die uitsluitend ressorteren onder de Vlaamse Gemeenschap. Niet voor personen, want de Brusselaars kunnen immers nooit verplicht worden een keuze te maken tussen één van beide gemeenschappen om in aanmerking te komen voor de diensten van deze gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de opvolger van de in 1971 opgerichte Nederlandse Commissie voor de Cultuur van de Brusselse agglomeratie (NCC). Zij nam in 1995 eveneens de gemeenschapsbevoegdheden over van de voormalige provincie Brabant. De Vlaamse Gemeenschap houdt toezicht op de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Meer informatie over de Vlaamse Gemeenschapscommissie en haar werking op www.vgc.be. 2.1.2 De administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie Werking en structuur De administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie helpt het College bij het uittekenen van het beleid. De administratie heeft een drievoudige taak: - Zij bereidt het beleid voor. - Zij voert het beleid uit. - Zij evalueert het beleid. Op 1 januari 2008 veranderde de structuur van de administratie ingrijpend. Op die dag werd het nieuwe organisatieconcept voor de administratie ingevoerd. In het najaar van 2008 werd het organisatieconcept bijgestuurd. Deze bijsturing werd formeel goedgekeurd op de collegevergadering van 22 januari 2009. De VGC-administratie bestaat nu uit 4 algemene directies met aan het hoofd de leidend ambtenaar: - Leidend ambtenaar (LA) - Diensten leidend ambtenaar - Communicatie en ICT - Meet- en Weetcel - Stedelijk Beleid - Algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport (ADCJS) - Entiteit Gemeenschapscentra - Algemene directie Onderwijs en Vorming (ADOV) - Entiteit Onderwijscentrum Brussel - Algemene directie Welzijn, Gezondheid en Gezin (ADWGG) - Entiteit Gezin 16/35


- Algemene directie Ondersteuning en Facility (ADOF) - Facility - Directie Personeel en HRM - Directie Financiën en Begroting - Directie Gebouwen en Patrimonium Het nieuwe organisatieconcept vormt een van de pijlers van het management- en operationeel plan voor de administratie. Het management- en operationeel plan Op 20 maart 2007 keurden de Collegeleden het management- en operationeel plan voor de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie goed. Op 30 maart 2007 werd het plan voorgesteld aan de Raadsleden van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, de pers en het personeel van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Het plan omvat als beleids- en beheersinstrument strategische en operationele doelstellingen en een vernieuwd organisatieconcept voor de administratie. De strategische doelstellingen worden opgebouwd rond 2 grote pijlers: het grootstedelijk beleid en de interne reorganisatie. Deze strategische doelstellingen worden vertaald in operationele doelstellingen waaraan concrete projecten gelinkt zijn. Het vernieuwde organisatieconcept zorgt ervoor dat de kennis en deskundigheid die de administratie in huis heeft, optimaal benut wordt en afgestemd is op de dynamiek en de nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen in Brussel. Het volledige management- en operationeel plan is raadpleegbaar via http://www.vgc.be/NR/rdonlyres/A1F43438-932B-4E63-A7D4-9126558E9271/0/MOP11_4b.pdf. 2.1.3 Huisvesting van de kernadministratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie Huidige situatie De administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en haar entiteiten zijn gehuisvest op zeven verschillende locaties, waarvan drie in eigendom en de andere gehuurd. Deze locaties zijn ruim verspreid over het Gewest, waardoor een vlot contact tussen de verschillende onderdelen van de administratie sterk bemoeilijkt wordt. Daarnaast leidt dit tot extra kosten: onder meer exploitatie van externe netwerken voor data en telefonie voor interne communicatie, verplaatsingskosten in vorm van transport en verloren werktijd, gedecentraliseerde organisatie van ondersteuning zoals onthaal, economaat, vergaderinfrastructuur,… De negatieve impact op de interne overlegcultuur en de efficiënte organisatie is moeilijker becijferbaar maar zeker niet te onderschatten. Bovendien heeft de administratie nog een 60-tal andere locaties in haar beheer verspreid over het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, zoals onder meer de 22 gemeenschapscentra en 5 scholencampussen. Ook op deze locaties zijn werknemers van de VGC tewerkgesteld en ook met hen is een regelmatige wisselwerking rond inhoudelijke en beheersmatige aspecten vereist. Nagestreefde centralisatie In uitvoering van het regeerakkoord heeft het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie beslist een concreet onderzoek op te starten naar het inhuren van een centraal gelegen pand voor huisvesting van de volledige kernadministratie en haar entiteiten, met uitzondering van de Entiteit Onderwijscentrum Brussel en Logistieke diensten. Beide diensten zullen gehuisvest blijven op de huidige locatie. Bijgevolg zullen de diensten die momenteel verspreid zijn over 6 panden, centraliseren. Op 15 juli 2010 besliste het college van de Vlaamse Gemeenschapscommissie een overeenkomst af te sluiten tot recht van vruchtgebruik voor 21 jaar met SPE III Renaissance.

17/35


Kerngegevens van het Renaissancegebouw Ligging: Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel

18/35


Oppervlakte: Totaal bruto: 6.081 m² GLA over 4 verdiepingen (0-1-2-3) Netto kantoren: 4.112 m² Archieven: 233 m² Parkeerplaatsen: 30 st., waarvan 2 PBM Fietsenstallingen: 39 exclusief Specifieke uitrustingen: Sanitair PBM op iedere verdieping Douches M/V, waarvan 1 voor PBM

2.2

Doelstellingen

2.2.1 Werkprocessen : Evolutie van vaste kantoren naar activiteitgerelateerde werkomgeving (‘dynamic office’) Algemeen wordt de fysieke werkplek beschouwd als het werkinstrument bij uitvoering van de taken en dient als ondersteuning van de gewenste werkprocessen. De huidige inrichting van de werkplekken van de kernadministratie van de VGC versterkt een werkcultuur die hoofdzakelijk bestaat uit individueel werken en vergaderen. Door de beschikbare infrastructuur zijn andere werkvormen beperkt. Via de centralisatie in het Renaissancegebouw wil de VGC van de opportuniteit gebruik maken om op deze nieuwe locatie een aantal andere werkprocessen te versterken en te stimuleren, zoals : - samen werken (teamwork, brainstorming,…); - kennis delen, uitwisselen (dossiers en expertise als gemeenschappelijk bezit van de organisatie, niet als individueel bezit); - efficiënte communicatie (herwaardering van rechtstreeks overleg ‘face-to-face’; intern per team, diensten onderling, leidinggevenden vs. medewerkers); De verschillende werkvormen vragen diverse types werkplek : - Normaal individueel werk rustig landschapskantoor - Geconcentreerd werk afgezonderde ruimte - Overleg vergaderzaal - Vertrouwelijk gesprek afgezonderde ruimte - Teamwerk, brainstorming uitgerust lokaal - Informeel overleg koffiehoek, pauzeruimte - …. Via combinatie van diverse werkvormen met diverse type werkplekken wordt gestreefd naar maximale polyvalentie en efficiëntie. De typen werkplekken worden toegelicht in 2.3.2 Typen werkplekken en overlegruimten. 2.2.2 Arbeidstevredenheid Via de centralisatie in het Renaissancegebouw wil de VGC tevens de tevredenheid van de medewerkers verhogen door : - betere kwaliteit van werkomgeving en werkplekken door bijzondere aandacht voor : - binnenklimaat; - akoestisch en visueel comfort; - aangepastheid aan het werk; - uitrusting, ICT; - ergonomisch meubilair; - aangepaste werkomgevingen voor diverse activiteiten; 19/35


- ruimte voor afwisseling, inclusief ‘ontspanning’; - aanbieden van diensten, bvb. broodjes/snacks; Bij de ruimtelijke vertaling van deze doelstelling moet een goed evenwicht gevonden worden tussen: - concentratie vs. communicatie; - flexibiliteit vs. persoonlijke of groepsidentiteit; - globaal concept vs. individuele invulling; 2.2.3 Milieu en duurzaamheid Door de centralisatie op zich realiseert de VGC reeds een positieve impact op milieu en duurzaamheid. Zo wordt het gebruik van het openbaar vervoer sterk gestimuleerd, de globale kantooroppervlakte voor de administratie van de VGC wordt verminderd en er werd gekozen voor een energie-efficiënt kantoorgebouw. De vereisten met betrekking tot de inrichting en meubilering met duurzame materialen worden verduidelijkt in 2.4.3 Duurzaamheid. 2.2.4 Imago Het Renaissancegebouw is een pand dat zowel bij de uitstraling, het imago, de behoefte en het werk passen dat de Vlaamse Gemeenschapscommissie wil nastreven. Het gebouw zou bovendien dat alles kunnen versterken. Het is een werknemers- en publieksvriendelijk gebouw dat goed bereikbaar is binnen Brussel, gelegen is op een zichtbare locatie, dat open en transparant is, een toonbeeld van een hedendaagse organisatie, kortom 'een glazen huis'. Ditzelfde imago dient ook gerealiseerd te worden via het concept van de kantoorinrichting en het ontwerp van de vaste en losse inrichtingselementen, de conceptuele integratie van eventueel los meubilair en de wanden vloerafwerking. Om de publieksgerichtheid te verhogen wil de VGC de gelijkvloerse verdieping inrichten als een semipublieke ruimte met : - een laagdrempelig onthaal voor informatie, inschrijvingen,…; - ruimten die ter beschikking worden gesteld aan het werkveld voor bepaalde activiteiten (mogelijk tot 24u); - aandacht voor goede communicatie en signalisatie; - visualisatie, informering, bedrijfscommunicatie,….; Het geheel van de inrichting dient een hedendaagse, frisse en krachtige uitstraling te hebben. Alle elementen dienen een samenhangend geheel te vormen, met zinvolle toepassing van harmonie én contrasten. Het gebouw is een plek om te (be)leven, te werken en te bezoeken, en de inrichting dit divers gebruik toe te laten zonder zijn kracht te verliezen. Het geheel dient ook te kunnen veranderen en groeien naar gelang vereisten en wensen evolueren – het concept dient deze flexibiliteit als inherente kwaliteit te bezitten. Een belangrijk vorm te geven thema is de spanning tussen flexibiliteit versus verankering, uniformiteit versus diversiteit, neutraliteit versus persoonlijke of groepsidentiteit. De historisch gegroeide cultuurverschillen tussen diensten en directies worden niet enkel als een nadeel maar ook als een troef ervaren – een deel van dat cultuurverschil vindt immers zijn oorsprong in de verschillende doelpublieken en de diverse graad van operationaliteit van de diensten. De ‘diversiteit in eenheid’ die daarmee beoogd wordt is bovendien een passende afspiegeling van de veelkleurigheid en complexiteit van de grootstad Brussel, het werkgebied van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Een mogelijk aanknopingspunt voor het uitdrukken van de diversiteit zijn de verder omschreven ankerplekken, daar waar de werkplekken bij voorkeur neutraliteit bewaren. Vormgegeven identiteiten mogen sterk en contrasterend zijn, maar niet steriel: het mogelijk maken van een verdere toe-eigening van plekken door actieve, betrokken invulling vanwege de medewerkers, binnen een sterk conceptueel en vormelijk kader, wordt als een pluspunt beschouwd. De manier waarop de inrichting op een boeiende wijze weet te bemiddelen in de beschreven spanningsvelden vormt een belangrijk punt van beoordeling. 20/35


2.2.5 Flexibiliteit De ruimtelijke indeling en keuze van het meubilair moeten afgestemd zijn op diverse vormen van flexibiliteit. Hiermee wordt bedoeld dat : - bij groeien of krimpen van bepaalde gehelen of diensten niet onmiddellijk aanpassingen vereist zijn voor kleine verschuivingen in aantal; - via het globale concept worden onderlinge verschuivingen mogelijk gemaakt; Om bovenstaande ambities te bereiken heeft de VGC er reeds voor gekozen een onderzoek te verrichten naar de bezetting van de individuele werkplek. Hieruit bleek dat op alle ogenblikken maximaal 80% van de werkplekken bezet werden. De redenen zijn : afwezigheden, zendingen en vergaderingen in huis. Door verhoging van de bezettingsgraad, de vorming van een verscheidenheid aan types werkplekken en de toepassing van het clean-desk principe, wordt er voor gekozen om het aantal ‘gewone’ burelen te verminderen. Bijgevolg hebben medewerkers geen vaste eigen werkplek meer zonder dat de beschikbaarheid van een werkplek voor ieder in het gedrang komt. Het aantal werkplekken wordt bepaald op 80% van het geschatte aantal medewerkers, waarbij het aantal medewerkers gelijk is aan het aantal voltijdse equivalenten + 15%. Concreet dienen 220 normale individuele werkplekken gerealiseerd te worden voor een 270 tal personeelsleden. Het concept moet de vrijheid bieden om het aantal normale individuele werkplekken uit te breiden tot 246. Directie en eenheid ADCJS_Cultuur, Jeugd en Sport ADCJS_Gemeenschapscentra ADOF_Facility LA_Diensten LA + Meet en Weet + Stedelijk Beleid LA_ICT en Comm ADOF_Personeel en HRM ADOF_Financiën en Begroting ADOV_Onderwijs en Vorming ADWGG_Welzijn, Gezondheid en Gezin ADWGG_Gezin ADOF_Gebouwen en Patrimonium

Prognose Huidige # werkplekken # medewerkers # medewerkers 80% 72 62,5 50 16 14 11 16 14 13 21 21 16 37 32 25 35 30 25 21 18 14 30 26 21 21 18 16 18 16 14 22 19 14 309 270,5 220

De gewonnen ruimte wordt maximaal geïnvesteerd in andere types werkplekken, overlegplekken of facilitaire ruimtes met hoge kwaliteit. Hiervoor wordt verwezen naar 2.2.1 Werkprocessen : Evolutie van vaste kantoren naar activiteitgerelateerde werkomgeving (‘dynamic office’).

2.3

Ruimtebehoefte en functionele eisen

2.3.1 Publiek versus privé Teneinde een rustige werkomgeving te garanderen worden afzonderlijke circulatiecircuits voorzien voor de ‘publiek’ toegankelijke delen en de ‘werknemers’ toegankelijke delen. De publiek toegankelijke ruimten, ruimten die zowel ter beschikking worden gesteld aan personeelsleden als aan Brusselse, VGC-gerelateerde organisaties : - grotere vergaderzalen op de gelijkvloerse verdieping die met behulp van mobiele wanden kunnen samengevoegd worden tot nog grotere gehelen; - de ruimten op de gelijkvloerse verdieping worden buiten de kantooruren ter beschikking gesteld aan het werkveld voor bepaalde activiteiten (mogelijk tot 24u); 21/35


- op de verdiepingen zijn de kleinere vergaderzalen ingeplant op goed en snel bereikbare plaatsen in de nabijheid van de liften; - polyvalente inzetbare ontspanningsruimte / loungebar op de gelijkvloerse verdieping; De ‘werknemers’ toegankelijke ruimten, ruimten die enkel ter beschikking worden gesteld aan de personeelsleden : - afgescheiden werkomgeving op de verdiepingen, met behulp van badgessysteem; De ruimtelijke indeling wordt verduidelijkt aan de hand van bijgevoegde grondplannen. 2.3.2 Typen werkplekken en overlegruimten Rekening houdend met de activiteitgerelateerde werkomgeving en verhoging van de bezettingsgraad dienen diverse werkvormen gecombineerd te worden met diverse types werkplekken en overlegruimten : - Normaal individueel werk rustig landschapskantoor - Geconcentreerd werk afgezonderde ruimte - Overleg vergaderzaal - Vertrouwelijk gesprek afgezonderde ruimte - Teamwerk, brainstorming uitgerust lokaal - Informeel overleg koffiehoek, pauzeruimte - …. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de verschillende werkvormen die gecombineerd worden met diverse werkplekken en overlegruimten Referentie : Juriaan van Meel, Yuri Martens and Hermen Jan van Ree. Planning Office Spaces: a practical guide for managers and designers. October 2010. Om de deskundigheid, ervaring en creativiteit van de inschrijver optimaal te benutten, wordt aan de inschrijver de vrijheid gelaten om zich niet te beperken tot onderstaande typen, noch qua omschrijving, gebruik en situering, noch qua aantallen en/of grootte zoals opgenomen in bijgevoegd programma van eisen. De inschrijver moet bij zijn conceptontwikkeling van de kantoorinrichting en bijhorende infrastructuur in eerste instantie uitgaan van de beoogde doelstellingen zoals beschreven in 2.2 Doelstellingen. De opdracht omvat zowel de conceptontwikkeling als de levering en montage van de meubels en inrichtingselementen horende bij de hieronder gespecificeerde ruimten en functies.. De ruimtelijke indeling wordt verduidelijkt aan de hand van bijgevoegde grondplannen. 2.3.2.1

Normaal individueel werk open werkruimte - Omschrijving : open werkruimte door alle personeelsleden flexibel te gebruiken in functie van beschikbaarheid, bijgevolg niet-persoonsgebonden, volgens het cleandesk principe. - Gebruik : voor semi-geconcentreerd bureauwerk en routinematige activiteiten - Situering : bij voorkeur aan de gevel vanwege daglicht en uitzicht zonering en groepering per directie, entiteit of dienst gekoppeld aan een ankerplek (zie 2.3.2.5)

22/35


2.3.2.2

Geconcentreerd werk en vertrouwelijk gesprek stiltewerkplek / kleine overlegruimte - Omschrijving : de functie van stiltewerkplek en kleine overlegruimte wordt gecombineerd in 1 type werkplek. een afgesloten werkruimte (richtgrootte 8m²) voor tijdelijk gebruik - Gebruik : geconcentreerd bureauwerk voeren van telefoongesprekken klein overleg vertrouwelijk gesprek - Situering : kan inpandig vanwege tijdelijk gebruik bij voorkeur in een stille zone situeren visuele en akoestische privacy

2.3.2.3

Overleg en teamwerk, brainstorming overlegruimte / brainstormruimte - Omschrijving : - grotere vergaderzalen op de gelijkvloerse verdieping die met behulp van mobiele wanden kunnen samengevoegd worden tot nog grotere gehelen; - op de verdiepingen zijn de kleinere vergaderzalen ingeplant op goed en snel bereikbare plaatsen in de nabijheid van de liften - Gebruik : vergaderen brainstormsessies / workshops presentaties eventueel projectwerk - Situering : de overlegruimte en brainstormruimten werden reeds ingepland (zie bijgevoegde grondplannen) in de zone van ‘publiek’ toegankelijke delen in de nabijheid van de verticale circulatie op minimaal 1 wand moet geprojecteerd kunnen worden voldoende flexibiliteit in opstelling voor de grotere vergaderzalen op de gelijkvloerse verdieping

2.3.2.4

Informeel overleg ontmoetingsruimte / pantry / pauzeplek - Omschrijving : open ruimte waar werknemers terecht kunnen voor koude/warme dranken, voor pauze of voor informeel overleg met zitplaatsen, tafelts,… de ruimte moet uitgerust worden met een kitchenette waarin volgende faciliteiten voorzien worden : enkele spoelbak met kraan inclusief aansluiting op koud en warm water en aansluiting op afvoer, vaatwasmachine, grote koelkast, kastruimte, vrije ruimte voor latere inplanting van koffieautomaat, frisdrankautomaat en drankfontein - Gebruik : consumeren van drank 23/35


pauze informeel overleg - Situering : deze functie werd reeds ingepland (zie bijgevoegde grondplannen) op iedere verdieping

De types werken overlegplekken dienen doordacht ingeplant te worden zodat zij maximaal polyvalent en efficiënt gebruikt kunnen worden. Alle werken overlegplekken zullen flexibel door alle personeelsleden gebruikt kunnen worden, zonder mogelijkheid tot toe-eigening van enige ruimte. 2.3.2.5

Ankerplekken - Omschrijving : Ondanks de grote flexibiliteit en eenheid van de werkomgeving die de VGC wil nastreven, blijft er ook een nood aan identiteit en herkenbaarheid van iedere directie, entiteit of dienst. Daartoe wordt de werkomgeving gestructureerd met zones per directie, entiteit of dienst gekoppeld aan een “ankerplek”. De ankerplekken bieden ruimte voor invulling met identiteit per groep, participatie en toe-eigening van de plek. - Gebruik : - Teamruimte per directie, entiteit of dienst - in 2 maten afhankelijk van de grootte van de directie, entiteit of dienst; - Kastruimte voor lopende dossiers, deze kunnen eventueel ook losgekoppeld worden van de ankerplek, maar de opstelling moet voorkomen dat medewerkers zich een kast toe-eigenen, per medewerker dient gemiddeld 4lm legplank ter beschikking zijn; - Lockers voor iedere medewerker van de betreffende directie, entiteit of dienst; - Vestiaire voor de betreffende directie, entiteit of dienst; - Postvakken voor iedere medewerker van de betreffende directie, entiteit of dienst; - Zeer specifieke documentatie voor de betreffende directie, entiteit of dienst; - Beperkte printen kopieerfaciliteiten; - Situering : De ankerplekken dienen vrijstaande al of niet vaste elementen in de ruimte te zijn. De ruimtelijke indeling, welke directie, entiteit of dienst zich op welke verdieping zal bevinden, waar en hoeveel medewerkers er zijn per directie, entiteit of dienst, wordt verduidelijkt aan de hand van bijgevoegde grondplannen en het programma van eisen. 24/35


2.3.3 Faciliteiten en gemeenschappelijke ruimten Hieronder wordt een overzicht gegeven van de faciliteiten en gemeenschappelijke ruimten Referentie : Juriaan van Meel, Yuri Martens and Hermen Jan van Ree. Planning Office Spaces: a practical guide for managers and designers. October 2010. Om de deskundigheid, ervaring en creativiteit van de inschrijver optimaal te benutten, wordt aan de inschrijver de vrijheid gelaten om zich niet te beperken tot onderstaande typen, noch qua omschrijving, gebruik en situering, noch qua aantallen en/of grootte zoals opgenomen in bijgevoegd programma van eisen. De inschrijver moet bij zijn conceptontwikkeling van de kantoorinrichting en bijhorende infrastructuur in eerste instantie uitgaan van de beoogde doelstellingen zoals beschreven in 2.2 Doelstellingen. De opdracht omvat zowel de conceptontwikkeling als de levering en montage van de meubels en inrichtingselementen horende bij de hieronder gespecificeerde ruimten en functies. De ruimtelijke indeling wordt verduidelijkt aan de hand van bijgevoegde grondplannen. Deze functies werden reeds ingepland 2.3.3.1

Multifunctionele ruimte (expo/info/…) - Omschrijving : Polyvalent ruimte voor flexibel gebruik, ook qua meubilair en inrichtingselementen - Gebruik : aanvragen cultuurwaardebons in piekperiodes inschrijven stadskriebels, speelpleinen… tentoonstellingen mogelijkheid om zaken op te hangen (kunstwerken, promomateriaal) promotie- en documentatiezone receptie - Situering : gelijkvloers naast de inkomzone

2.3.3.2

Ontspanningsruimte / lounge bar met dienstverlening - Omschrijving : uitgestrekte ruimte met als basisfunctie ontspanningsruimte en loungebar tijdens de reguliere middagpauze met zitgelegenheid voor 120 personen en als werkuitbreidingsgebied buiten de lunchuren. 25/35


via deze ruimte is er toegang tot de buitenruimte / terras - Gebruik : consumeren van maaltijden, versnaperingen en drank informeel overleg beperkt-geconcentreerd bureauwerk recepties studiedagen - Situering : gelijkvloers 2.3.3.3

Centraal documentatiecentrum met professioneel beheer - Omschrijving : bibliotheekruimte voor gemeenschappelijke documenten en naslagwerk die regelmatig geraadpleegd worden, inclusief 2 werkposten waarvan 1 met baliefunctie voor de verantwoordelijke en een leeszaal voor 4 personen de resterende ruimte wordt maximaal ingevuld met open kasten en/of rekken - Gebruik : bibliotheekruimte van documenten en naslagwerk consultatie in inkijk van documenten en naslagwerk - Situering : derde verdieping volgens inplantingsplan

2.3.3.4

Vormingslokaal - Omschrijving : afgesloten ruimte voor de inrichting van opleidingen voor 18 cursisten en 1 docent - Gebruik : volgen van vormingen, inclusief opleidingen van PC-software presentaties - Situering : 2 verdieping volgens inplantingsplan

2.3.3.5

Onthaal en wachtruimten - Omschrijving : ruimte waar bezoekers ontvangen worden en kunnen wachten op hun afspraak de opdracht omvat eveneens het ontwerp en de uitvoering van de onthaalbalie met werkplek voor 2 medewerkers - Gebruik : ontvangen van bezoekers informatie verstrekken aan bezoekers wachten in aanloop naar vergadering informeel overleg bijzondere aandacht voor integrale toegankelijkheid zowel vanuit het standpunt van medewerkers als bezoekers; - Situering : onthaal op gelijkvloerse verdieping, wachtruimte op iedere verdieping volgens inplantingsplan

26/35


2.3.3.6

Lockers en berging - Omschrijving : faciliteiten voor de gebruikers van de vergaderzone en de zone met kleedkamers; - Gebruik : - Lockers voor enerzijds bezoekers, anderzijds medewerkers die gebruik maken van de kleedkamers; - Vestiaire voor bezoekers; - Bergingkasten, afsluitbaar; - Situering : op gelijkvloerse verdieping, ter hoogte van scheidingswand tussen vergaderzone en ontspanningsruimte / lounge bar

2.3.3.7

Print / kopierruimte - Omschrijving : afgesloten ruimte voor kopiëren en printen van grotere hoeveelheden en instellingsmogelijkheden dan de printfaciliteiten die bij de ankerplekken gesitueerd worden - Gebruik : kopiëren en printen opslag papier en omslagen - Situering : op iedere verdieping volgens inplantingsplan

2.3.3.8

EHBO en borstvoedingslokaal - Omschrijving : afgesloten ruimte voor EHBO en borstvoedingslokaal - Gebruik : het verzorgingslokaal bevat een bed, stoel, tafel, kast, koelkastje - Situering : 2e verdieping volgens inplantingsplan

2.3.4 Afwerkingsmaterialen 2.3.4.1 Vloerafwerking Volgende werken worden reeds uitgevoerd ter voorbereiding van dit dossier : - op alle verdiepingen werden de tapijttegels verwijderd en blijft een verhoogde vloer bestaande uit vezelplaat-tegels 60x60cm, op de vezelplaattegels kunnen zich lijmresten bevinden; - vloerafwerking van de vaste kernen met : - tegels in de sanitairen, kleedruimten, verticale circulatiezones; - vinyl in copyroom gelijkvloers, cleaningrooms, ICT room, test room ICT, opslag audio materiaal; De inschrijver voorziet voor alle verdiepingen (exclusief de vloerafwerking van de inkomzone en de vloerafwerking van de vaste kernen met enerzijds de liften en evacuatietrap en anderzijds de sanitaire en de technische ruimten tussen de vaste kernen) een nieuwe vloerafwerking. De materiaalkeuze houdt rekening 27/35


met de technische eisen die onder 2.4 Technische eisen : meubilair, inrichtingselementen en afwerking worden opgenomen en besteedt aandacht aan de relatie met de functies van de ruimten. De verhoogde vloer wordt gebruikt als verhoogde computervloer waarin zich kabelbanen bevinden. Op verscheidene plaatsen, in functie van het type werkplek, overlegruimte en/of gemeenschappelijke ruimte zullen kabeldoorvoeren gemaakt moeten worden voor de aansluiting van elektriciteit. De materiaalkeuze van de vloerafwerking dient rekening te houden met de flexibiliteit die een verhoogde computervloer beoogt. Bijzondere aandacht moet besteed worden aan het gebruik van emissiearme, stofafstotende en allergievriendelijk materialen. Indien voor de vloerafwerking vast tapijt wordt voorgesteld, dan moet hoog kwaliteitstapijt voorgesteld worden, dat voldoet aan alle voorgenoemde eisen. 2.3.4.2 Wandafwerking Volgende werken worden reeds uitgevoerd ter voorbereiding van dit dossier : - de wanden van de vaste kernen met enerzijds de liften en evacuatietrap en anderzijds de sanitaire uitgevoerd in dragend metselwerk, afgewerkt met bepleistering; - de wanden van vergaderzalen, copy rooms, bergingen, kitchenettes en ontmoetingsruimte / pantry / pauzeplek zijn uitgevoerd in gipskarton, schilderklaar; - wanden keuken, kleedruimten gelijkvloers uitgevoerd in gyproc, schilderklaar; - de wanden tussen de 2 vaste kernen uitgevoerd in gyproc, schilderklaar, enkel de buitenschil van de middenzone wordt beschouwd als te schilderen; - mobiele wanden tussen 2 grote en tussen 2 kleine vergaderzalen gelijkvloers afwerking; - glazen deurgeheel tussen inkomzone en polyvalente ruimte op gelijkvloers; - wand gelijkvloers tussen vergaderzone en ontspanningsruimte / lounge bar in gyproc, schilderklaar; - houten plinten; - houten schilderdeuren inclusief deuromlijstingen voor vergaderzalen, copy rooms, bergingen, kitchenettes en ontmoetingsruimte / pantry / pauzeplek; - glazen schuifdeuren liftsas op 1ste, 2de en 3de verdieping; - glazen deuren per verdieping tussen privatief en semi-publieke zone; - de sanitairen van alle verdiepingen en doucheruimte op gelijkvloers worden beschouwd als integraal afgewerkt en gebruiksklaar; - alle wanden aan binnenzijde van de vaste kernen en de binnenzijde van de wanden tussen de vaste kernen worden beschouwd als integraal afgewerkt en gebruiksklaar; - deuren van de vaste kernen en in de gyprocwanden tussen de vaste kernen in witte melamineafwerking worden beschouwd als integraal afgewerkt en gebruiksklaar; De inschrijver voorziet voor alle onafgewerkte wanden, deuren, deurlijsten en plinten een afwerking (levering en plaatsing). De materiaalkeuze houdt rekening met de technische eisen die onder 2.4 Technische eisen : meubilair, inrichtingselementen en afwerking worden opgenomen en besteedt aandacht aan de relatie met de functies van de ruimten. Alle reeds afgewerkte wanden en deuren mogen als drager gebruikt worden in het kader van 2.4.3 Duurzaamheid, 2.4.4 Toegankelijkheid of ter versterking van de beoogde uitstraling en het imago. 2.3.4.3 Plafondafwerking Volgende werken worden reeds uitgevoerd ter voorbereiding van dit dossier : - op de gelijkvloerse verdieping werd het bestaande verlaagd cassetten-plafond verwijderd, exclusief de zone van de vaste kernen en tussen beide vaste kernen; - op de 1ste, 2de en 3de verdieping is het plafond uitgevoerd als systeemplafond uit geperforeerde aluminiumcassetten maximaal voorzien van absorberende matten, met geïntegreerde TL-verlichting; De inschrijver voorziet voor de gelijkvloerse verdieping een nieuw verlaagd plafond (levering en plaatsing, inclusief alle eventuele draagstructuren) met in functie van de opties die hij maakt voor het verlichtingsplan (zie 2.4.2.2 Visueel comfort), integratie van de bestaande TL-verlichtingsarmaturen. De bestaande verlichtingsarmaturen zullen reeds gedemonteerd zijn en zijn ter beschikking. De materiaalkeuze voor het verlaagd plafond houdt rekening met de technische eisen die onder 2.4 Technische eisen : meubilair, 28/35


inrichtingselementen en afwerking worden opgenomen en besteedt aandacht aan de relatie met de functies van de ruimten. Bij de materiaalkeuze voor het verlaagd plafond dient tevens rekening gehouden te worden met de technische installatie voor de luchtbehandeling, branddetectie en bewegingmelding. De luchtbehandelingsinstallatie bestaat uit statische koelbalken, aantal en lengte in functie van de weg te koelen koelkast. Voor een goede werking van de statische koelbalken dient de perforatiegraad van het nieuw verlaagd plafond minimaal 22% te zijn. Indien geperforeerde elementen worden voorgesteld dan dient de diameter van de openingen minimaal 2,3 mm te bedragen. In het nieuwe verlaagd plafond zullen tevens ventilatieroosters geïntegreerd moeten worden. De uitvoeringsplannen met betrekking tot de technische installatie voor de luchtbehandeling en de posities, aantallen en typen roosters zullen na gunning van deze opdracht bezorgd worden. Met betrekking tot de branddetectie en bewegingmelding, is de bekabeling reeds geplaatst. De toestellen nl. branddetectoren en bewegingsmelders worden gerecupereerd tijdens de reeds uitgevoerde afbraakwerken van het bestaande verlaagd plafond, en dienen binnen deze opdracht opnieuw gemonteerd te worden. De positionering van ventilatieroosters, branddetectoren en bewegingsmelders zal in overleg gebeuren met de oorspronkelijke uitvoerder van de betrokken installatie.

2.4

Technische eisen : meubilair, inrichtingselementen en afwerkingsmaterialen

2.4.1 Ergonomie 2.4.1.1 Bureaustoel NPR 1813: 2004 Ergonomie - Ergonomische uitgangspunten voor meubelen voor administratieve werkzaamheden en aanwijzingen voor het gebruik. De stoel is stabiel en laat bewegingsvrijheid en een comfortabele werkhouding toe, daartoe worden volgende eisen opgelegd : - de zithoogte is door de gebruiker verstelbaar van 41 tot 55 cm en dit gebeurt op manuele wijze; - de stoel heeft 5 steunpunten op wielen en is vlot verplaatsbaar; - de stoel is dynamisch, d.w.z. er is een bewegingsmechanisme aanwezig waardoor de stoel tijdens het zitten kan kantelen en dat toelaat de bewegingen te volgen tijdens het werk. Hierbij volgen de rugleuning en de armsteunen de bewegingen. Het bewegingsmechanisme van de zitting moet naar voor en achter kunnen inclineren van -7° tot +3°; - de stoel is gemakkelijk instelbaar: alle hendels zijn gemakkelijk te bedienen vanuit een normale zithouding, zijn logisch geplaatst op de stoel en het is niet mogelijk zich te klemmen of te verwonden tijdens het instellen van de stoel; - de zitting is in diepte instelbaar van 38 tot 48cm; - de tegendruk die de rugleuning biedt, is aanpasbaar aan het lichaamsgewicht van de gebruiker. - de armsteunen zijn kort en in hoogte, breedte en diepte instelbaar volgens NPR 1813. Ze zijn voldoende breed en vervaardigd uit zacht materiaal; - de stoel biedt een goede ondersteuning van de lage rug; - de bekleding is gesloten en bestaat uit een poreuze stof die een goede steun en een goede luchtcirculatie biedt; - het zitvlak is vooraan afgerond zonder lokale knelling van de dijen te veroorzaken die de bloedcirculatie verminderen; - de druk van de zitting is beperkt op de huid; 2.4.1.2 Werktafel NEN 2449: 2006 Ergonomie - Ergonomische criteria voor kantoorwerktafels - Eisen voor afmetingen en uitvoering – Beproevingsmethoden - de werktafels zijn niet geschakeld; - de werktafel is voldoende groot om een goede opstelling van beeldscherm, toetsenbord, muis en documenthouder mogelijk te maken. De afmetingen volgens de Europese norm 527-1 zijn hierbij het minimum, de minimaal verwachte afmeting is echter 80 x 160cm; 29/35


-

de tafels zijn mat en hebben een lichte kleur; er mag geen lichtreflectie op het werkblad optreden; de tafel is door de gebruiker verstelbaar van 62 tot 85 cm en dit gebeurt op manuele wijze; de werktafel is rechthoekig, mag licht gebogen zijn en biedt voldoende beenruimte; de tafel is voorzien van een systeem om de kabels te fixeren in een kabelgoot; de voorste rand van het werkvlak is bij voorkeur afgerond om de druk op de voorarmen te reduceren; er mogen eventueel schermen geplaatst worden tussen de werktafels om wat privacy te geven, maar die komen niet hoger dan 110 cm zodat een dieptezicht van minstens 2m kan gegarandeerd worden, wanneer meerdere werktafels gegroepeerd opgesteld staan mag de verstelbaarheid van de tafels geen invloed hebben op de positie van de schermen;

2.4.1.3 Meubilair voor de vergaderlokalen - de stoelen en tafels zijn gemakkelijk hanteer- en verplaatsbaar; - de stoelen voor de vergaderzalen van de gelijkvloerse verdieping dienen tevens bruikbaar te zijn voor een auditoriumopstelling; - de tafels van de vergaderzalen van de gelijkvloerse verdieping dienen opklap- en/of stapelbaar te zijn, zodat de ruimte tevens als auditorium kan ingericht worden; - de stoel is comfortabel, stabiel en laat bewegingsvrijheid toe; - de stoel biedt een goede ondersteuning van de lage rug; 2.4.1.4 Meubilair voor de ontspanningsruimte / lounge bar - alle meubilair laat gemakkelijk onderhoud toe om de voedselhygiëne te waarborgen; - de stoelen zijn stapelbaar. Ze kunnen tevens gemakkelijk op de tafels worden geplaatst voor het onderhoud van de ruimte; - de tafels zijn gemakkelijk verplaatsbaar; - de tafels dienen opklap- en/of stapelbaar te zijn, zodat de ruimte tevens als receptieruimte kan ingericht worden; 2.4.2 Comfort 2.4.2.1 Akoestisch comfort De akoestische voorzieningen binnen het gebouw beperken zich tot systeemplafond uit geperforeerde aluminiumcassetten maximaal voorzien van absorberende matten. Ter hoogte van scheidingswanden tussen ruimten werden akoestische tussenschotten geplaatst tussen vloer en houten verhoogde vloer en tussen plafond en verlaagd plafond. Om de geluidoverlast door interne bronnen te beperken dienen extra maatregelen in dit dossier opgenomen te worden. Bij de planindeling moet rekening gehouden worden met verschillende geluidzones (stiltegebieden, plaatsen om te werken, verleggen, ontspannen,…) en bufferzones. Om het risico tot geluidproductie te verkleinen, dient het meubilair uitgerust te zijn met oa. dempende stoelpootjes en maximaal beweegbaar te zijn. Met betrekking tot nagalmtijd en spraakverstaanbaarheid in relatie tot de functie van de ruimte moeten voor bepaald meubilair, inrichtingselementen en wanden vloerafwerking enerzijds geluidabsorberende materialen voorgesteld worden en anderzijds geluidverstrooiende elementen ingeplant worden. NBN S01-401 Akoestiek – grenswaarden voor de geluidsniveaus om het gebrek aan comfort in gebouwen te vermijden 2.4.2.2 Visueel comfort Daglicht : Het visueel comfort dient verhoogd te worden door bij de planschikking voldoende uitzicht naar buiten te vrijwaren. Mogelijke daglichthinder moet beperkt worden door een goede planschikking en oriëntatie. Voor de ruimten met een hoge gevoeligheid voor schaduwval en verblinding moet directe zonnestraling vermeden worden.

30/35


Indien wegens de voorgestelde planschikking alsnog lichthinder wordt gevreesd, dient de nodige bedienbare zonnewering voorzien te worden. Kunstverlichting : Op de gelijkvloerse, 1ste, 2de en 3de verdieping werd door de eigenaar reeds werkverlichting voorzien met TLarmaturen. Op de 1ste, 2de en 3de verdieping wenst de VGC geen werken uit te voeren aan het bestaande verlaagde plafond, noch aan de bestaande TL-verlichting. Wel wordt aan de inschrijvers gevraagd in functie van de planschikking die de inschrijver voorstelt een meting uit te voeren van de beschikbare verlichtingssterkte en de kleurweergave-index Ra op basis van de bestaande TL-armaturen. Indien de verlichtingssterkte ontoereikend blijkt dient de inschrijver bij zijn offerte een voorstel op te nemen om de noodzakelijke luxwaarde te behalen. Met betrekking tot kleurweergave, comfort en kwaliteit van de werkomgeving lijkt het bovendien aangewezen om de nodige sfeerverlichting te voorzien. Op de gelijkvloerse verdieping kan, doch moet de bestaande verlichting niet gerecupereerd worden, de vernieuwing van de plafondafwerking wordt echter in dit dossier opgenomen en biedt bijgevolg de nodige ruimte voor creativiteit met betrekking tot kunstverlichting. De inschrijver maakt een verlichtingsplan met opgave van de verlichtingsarmaturen (herbruik van de bestaande en/of nieuwe armaturen) voor de gelijkvloerse verdieping. Hierbij wordt extra aandacht besteed aan de relatie met de functies van de ruimten. Alle extra bekabelingswerken voor de realisatie van het lichtplan zijn inbegrepen. NBN EN 12204 Licht en verlichting-werkplekverlichting 2.4.3 Duurzaamheid De VGC hecht veel belang aan de duurzaamheidsaspecten van de aangeboden producten. Hierin dient aandacht geschonken te worden aan alle verschillende fases in de levenscyclus van het product: materiaalgebruik, productieproces, verschillende transportfases, gebruik en levensduur, bij einde levensduur hernieuwbare hulpbronnen en recyclage. De inschrijver dient voor ieder meubel, inrichtingselement en afwerkingsmateriaal conform de norm ISO 14020 “Environmental labels and declarations” op te geven tot welk van de 3 typen milieulabels en – verklaringen het product behoort en op welk milieuaspect het label of de verklaring betrekking heeft : Type I: labels Type II: verklaringen Type III: verklaringen of informatiefiches Minstens 50% van de materialen moeten voldoen aan de milieuverklaringen van het type I, welke rekening houden met de volledige levenscyclus van het product en voorwerp uitmaken van een onafhankelijke controle. Met betrekking tot materiaalgebruik dienen volgende eisen in acht genomen te worden : - alle gebruikte hout dient duurzaam gewonnen te zijn volgens criteria eigen of gelijkwaardig aan die van een label; - de gebruikte afwerkingsmaterialen dienen emissiearm te zijn en stofafstotend; 2.4.4 Toegankelijkheid Het administratiegebouw van de VGC moet integraal toegankelijk zijn, niet alleen voor personen met motorische beperkingen, maar ook voor personen met visuele, auditieve en mentale beperkingen. Daarom moet oa. met volgende eisen rekening gehouden worden. - de verschillende ruimten zijn eenvoudig te vinden, aangeduid door voldoende en duidelijk leesbare bewegwijzering, uniform voor heel het gebouw de inschrijver ontwikkelt en integreert bijgevolg een signalisatieplan; - de onthaalbalie moet makkelijk te vinden zijn voor een persoon met een visuele beperking, dit kan oa. door voldoende contrast te voorzien, bovendien moet de onthaalbalie toegankelijk zijn voor rolstoelgebruikers, zowel vanuit het standpunt van medewerkers als bezoekers; 31/35


- routes en circulatieruimten moeten voldoend breed zijn, drempelvrij en obstakelvrij zijn ook ter hoogte van eventuele versmallingen; - voor de aanwezige niveauverschillen meer bepaald naar de binnentuin moet een toegankelijk hellend vlak voorzien worden; - indien deuren worden geplaatst, dienen zij voldoende breed te zijn en moet een persoon met een beperking deze zelfstandig kunnen bedienen; - indien glazen deuren en/of wanden worden geplaatst, dienen zij voorzien van voldoende contrastmarkering; - gebruik van allergievriendelijk materialen; De inrichting voldoet aan de voorschriften vervat in de Gewestelijke Stedenbouwkundige Verordeningen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest dd. 11 april 2003 titel IV : Toegankelijkheid van gebouwen voor personen met beperkte mobiliteit. 2.4.5 Brandveiligheid Alle materialen voor het meubilair, de inrichtingselementen en de wanden vloerafwerking beschikken over voldoende brandweerstand en zijn opgebouwd uit moeilijk ontvlambaar materiaal. Bij de planindeling moet rekening gehouden worden met de geldende normeringen en voorschriften aangaande evacuatiewegen, meer bepaald de maximale afstand tot een nooduitgang bedraagt 30 meter. NBN S21-203: 1980 Brandbeveiliging in de gebouwen – Reactie bij brand van de materialen – Hoge en middelhoge gebouwen 2.4.6 ICT-infrastructuur Bij de centralisatie zal de ICT-infrastructuur verder gerationaliseerd worden. Hierbij zullen volgende doelstellingen in acht genomen worden om het gebruik efficiënter te maken en het beheer te vereenvoudigen - “thin-client”-technologie: - Centrale server met alle gegevens; - Werkposten hebben enkel nog ‘interface’ met scherm; - Individuele virtuele omgeving beschikbaar na inloggen; - Individueel klavier en muis; - beperkt aantal laptops op basis van functionele criteria; De studie en levering van de ICT-infrastructuur behoort niet tot deze opdracht. Evenwel heeft dit aspect invloed op bepaalde voorzieningen in en aan het meubilair en de inrichtingselementen. Alle verdiepingen zijn voorzien van een verhoogde computervloer. In deze vloer zijn globaal verspreid zgn. ‘Wieland’-stekkerdozen voorzien voor de stroomvoorziening. Alle inrichtingselementen waar op structurele wijze aan gewerkt kan worden dienen binnen deze aanneming voorzien te zijn van geïntegreerde voorzieningen voor stroom en dataverbinding. Bij individuele werkplekken betekent dit 3 stopcontacten en 1 datapunt; bij andere werkplekken op een zinvolle wijze te voorzien volgens voorstel van de inschrijver. In deze aanneming is de volledige elektrische aansluiting vanaf de Wieland-stekkerdozen tot aan de contactdozen in de inrichtingselementen te voorzien. De aansluiting van de databekabeling is niet in de aanneming begrepen; de nodige voorzieningen in de elementen zoals kabelgoten, doorvoeren en stekkerblokken dienen wel aanwezig te zijn, en bij plaatsing van de inrichtingselementen zal de leverancier zijn volle medewerking verlenen aan de plaatsing en integratie van de databekabeling door een externe partij in de aangeleverde inrichtingselementen.

Gelezen en goedgekeurd, Gedaan te .................................................. op ....................................... De inschrijver(s), (handtekening(en)):

32/35


3 PROGRAMMA VAN EISEN BESCHRIJVING

VERDIEPING

PERS

MEET CODE VH

2.3.2

open werkruimte - 72 personeelsleden - ADCJS_Cultuur, Jeugd en Sport open werkruimte - 16 personeelsleden - ADCJS_Gemeenschapscentra open werkruimte - 16 personeelsleden - ADOF_Facility open werkruimte - 21 personeelsleden - LA_Diensten LA + Meet en Weet + Stedelijk Beleid open werkruimte - 37 personeelsleden - LA_ICT en Comm open werkruimte - 35 personeelsleden - ADOF_Personeel en HRM open werkruimte - 21 personeelsleden - ADOF_Financiën en Begroting open werkruimte - 30 personeelsleden - ADOV_Onderwijs en Vorming open werkruimte - 21 personeelsleden - ADWGG_Welzijn, Gezondheid en Gezin open werkruimte - 18 personeelsleden - ADWGG_Gezin open werkruimte - 22 personeelsleden - ADOF_Gebouwen en Patrimonium

1ste verdieping 1ste verdieping 1ste verdieping 2de verdieping 2de verdieping 2de verdieping 2de verdieping 3de verdieping 3de verdieping 3de verdieping 3de verdieping

309 72 16 16 21 37 35 21 30 21 18 22

stiltewerkplek / kleine overlegruimte - LA_Diensten LA stiltewerkplek / kleine overlegruimte stiltewerkplek / kleine overlegruimte stiltewerkplek / kleine overlegruimte

verduistering : overlegruimten / brainstormruimten verduistering : overlegruimten / brainstormruimten verduistering : overlegruimten / brainstormruimten verduistering : overlegruimten / brainstormruimten

- 36 personen - 20 personen - 18 personen - 18 personen

ontmoetingsruimte / pantry / pauzeplek ontmoetingsruimte / pantry / pauzeplek ontmoetingsruimte / pantry / pauzeplek Kitchnette Kitchnette Kitchnette Kitchnette

ankerplekken - klein - ADCJS_Sport ankerplekken - klein - ADCJS_Jeugd + directie + Gemeenschapscentra ankerplekken - klein - ADCJS_Kunsten + Erfgoed + SCW + SBB ankerplekken - klein - ADOF_Facility ankerplekken - klein - LA_Diensten LA + Meet en Weet + Stedelijk Beleid ankerplekken - groot - LA_ICT en Comm ankerplekken - groot - ADOF_Personeel en HRM

VH

st

st

13

4 1 1 1 1

VH

st 1 1 1 1 1 1 1

1ste verdieping 2de verdieping 3de verdieping gelijkvloers 1ste verdieping 2de verdieping 3de verdieping

1ste verdieping 1ste verdieping 1ste verdieping 1ste verdieping 2de verdieping 2de verdieping 2de verdieping

13

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 VH

2.3.2.5 ANKERPLEKKEN 2.3.2.5 2.3.2.5 2.3.2.5 2.3.2.5 2.3.2.5 2.3.2.5 2.3.2.5

st

gelijkvloers gelijkvloers gelijkvloers gelijkvloers

2.3.2.4 ONTMOETINGSRUIMTE / PANTRY / PAUZEPLEK 2.3.2.4 2.3.2.4 2.3.2.4 2.3.2.4 2.3.2.4 2.3.2.4 2.3.2.4

50 11 13 16 25 25 14 21 16 14 14

36 20 18 18 16 16 12 6 20 10 20 16 8

2.3.2.3 VERDUISTERING - OVERLEGRUIMTE / BRAINSTORMRUIMTE 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3

220

1 4 4 4

216 gelijkvloers gelijkvloers gelijkvloers gelijkvloers 1ste verdieping 1ste verdieping 1ste verdieping 1ste verdieping 2de verdieping 2de verdieping 3de verdieping 3de verdieping 3de verdieping

overlegruimte / brainstormruimte - 36 personen overlegruimte / brainstormruimte - 20 personen overlegruimte / brainstormruimte - 18 personen overlegruimte / brainstormruimte - 18 personen overlegruimte / brainstormruimte - 16 personen overlegruimte / brainstormruimte - 16 personen overlegruimte / brainstormruimte - 12 personen overlegruimte / brainstormruimte - 6 personen overlegruimte / brainstormruimte - 20 personen overlegruimte / brainstormruimte - 10 personen overlegruimte / brainstormruimte - 20 personen overlegruimte / brainstormruimte - 16 personen overlegruimte / brainstormruimte - 8 personen

st

2de verdieping 1ste verdieping 2de verdieping 3de verdieping

2.3.2.3 OVERLEGRUIMTE / BRAINSTORMRUIMTE 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3 2.3.2.3

VH

VH

2.3.2.2 STILTEWERKPLEK / KLEINE OVERLEGRUIMTE 2.3.2.2 2.3.2.2 2.3.2.2 2.3.2.2

#

WERKPLEKKEN EN OVERLEGRUIMTEN

2.3.2.1 OPEN WERKRUIMTE 2.3.2.1 2.3.2.1 2.3.2.1 2.3.2.1 2.3.2.1 2.3.2.1 2.3.2.1 2.3.2.1 2.3.2.1 2.3.2.1 2.3.2.1

EH

eenheid hoeveelheden (st)

309 21 34 33 16 21 37 35

VH

st

12 1 1 1 1 1 1 1

33/35


2.3.3

FACILITEITEN EN GEMEENSCHAPPELIJKE RUIMTEN VH

2.3.3.1 MULTIFUNCTIONELE RUIMTE (expo/info/...) 2.3.3.1

Multifunctionele ruimte (expo, info,…)

Restaurant - 120 personen

VH

Bibliotheek - documentatiecentrum - 2 werkplekken en leeszaal 4 personen

Vormingslokaal - 18 personen

VH

Onthaal : balie - 2 werkplekken - aankleding wachtruimte wachtruimte wachtruimte wachtruimte

VH

gelijkvloers gelijkvloers 1ste verdieping 2de verdieping 3de verdieping

lockers en berging

Lokaal voor kopieermachine en papier Lokaal voor kopieermachine en papier Lokaal voor kopieermachine en papier Lokaal voor kopieermachine en papier

2 2

VH

0

VH

EHBO en borstvoedingslokaal

2.3.4

berging berging berging

0

1

VH

st

1

VH

st

1 1

VH

st

1

VH

m²

4.319,00

AFWERKINGSMATERIALEN gelijkvloers - werkplekken en overlegruimten en copy/print 1ste verdieping - werkplekken en overlegruimten 2de verdieping - werkplekken en overlegruimten en vormingslokaal 3de verdieping - werkplekken en overlegruimten en documentatiecenter

0

gelijkvloers - ontspanningsruimte / loungebar 1ste verdieping - kitchenette berging copy room 2de verdieping - kitchenette berging copy room EHBO 3de verdieping - kitchenette berging copy room

gyproc wanden - houten plinten - deuromlijstingen gyproc wanden - houten plinten - deuromlijstingen gyproc wanden - houten plinten - deuromlijstingen gyproc wanden - houten plinten - deuromlijstingen

werkplekken en overlegruimten, ontspanningsruimte / loungebar, circulatieruimte, print/copy

480,00 1.279,67 1.279,67 1.279,67

gelijkvloers 1ste verdieping 2de verdieping 3de verdieping 0

VH

m²

42,00

42,00

0

VH

m²

3.580,77 942,90 879,29 879,29 879,29

gelijkvloers 1ste verdieping 2de verdieping 3de verdieping 0 gelijkvloers

126,00 440,00 42,00

gelijkvloers 1ste verdieping 1ste verdieping 1ste verdieping 2de verdieping 2de verdieping 2de verdieping 2de verdieping 3de verdieping 3de verdieping 3de verdieping

2.3.4.3 PLAFONDAFWERKING 2.3.4.3

st

1ste verdieping 2de verdieping 3de verdieping

2.3.4.2 WANDAFWERKING 2.3.4.2 2.3.4.2 2.3.4.2 2.3.4.2

1 1 1 1 1

2de verdieping

2.3.4.1 VLOERAFWERKING (bijzondere aandacht voor onderhoudsvriendelijkheid) 2.3.4.1 2.3.4.1 2.3.4.1 2.3.4.1 2.3.4.1 2.3.4.1 2.3.4.1 2.3.4.1 2.3.4.1 2.3.4.1 2.3.4.1

5

gelijkvloers 1ste verdieping 2de verdieping 3de verdieping

2.3.4.1 VLOERAFWERKING 2.3.4.1 2.3.4.1 2.3.4.1 2.3.4.1

31

1

2.3.3.9 BERGINGEN 2.3.3.9 2.3.3.9 2.3.3.9

st

gelijkvloers

2.3.3.8 EHBO EN BORSTVOEDINGSLOKAAL 2.3.3.8

st

18

2.3.3.7 PRINT / KOPIERRUIMTE 2.3.3.7 2.3.3.7 2.3.3.7 2.3.3.7

1 1

2de verdieping

2.3.3.6 LOCKERS EN BERGING 2.3.3.6

st

3de verdieping

2.3.3.5 ONTHAAL EN WACHTRUIMTEN 2.3.3.5 2.3.3.5 2.3.3.5 2.3.3.5 2.3.3.5

1 1

2.3.3.4 VORMINGSLOKAAL 2.3.3.4

st

gelijkvloers

2.3.3.3 CENTRAAL DOCUMENTATIECENTRUM 2.3.3.3

4 1

2.3.3.2 ONTSPANNINGSRUIMTE / LOUNGEBAR MET DIENSTVERLENING 2.3.3.2

st

gelijkvloers

VH

m²

1.076,00 1.076,00

34/35


INSCHRIJVINGSFORMULIER Onderwerp :

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG voor de KANTOORINRICHTING MET 220 FLEXIBELE WERKPLEKKEN EN BIJHORENDE INFRASTRUCTUUR VOOR DE ADMINISTRATIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE - E. Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel

*

*

*

De ondergetekende(n) (Naam en voornamen, hoedanigheid, adres) Nationaliteit : handelend in persoonlijke naam of naam van (handelsnaam of benaming en rechtsvorm) + adres :

Tel. : Fax : Email: Handelsregister (plaats, nummer) : RSZ-nummer : BTW-nummer: verbind(t)en zich ertoe op zijn/haar/hun roerende en onroerende goederen, voormelde opdracht uit te voeren conform de bijgevoegde beschrijving en de bijzondere en algemene voorwaarden, tegen de prijs van OPDRACHTDEEL LEVERINGEN in letterschrift ………………………………………………..……………………

EUR, incl. BTW 21 %

in cijfers ………………………………………………..……………………….…

EUR, incl. BTW 21 %

OPDRACHTDEEL WERKEN in letterschrift ………………………………………………..……………………

EUR, incl. BTW 21 %

in cijfers ………………………………………………..……………………….…

EUR, incl. BTW 21 %

Deze prijs werd berekend op grond van de hoeveelheden en de eenheidsprijzen, opgenomen in de bij dit aanbod gevoegde samenvattende opmeting of inventaris, of opgemaakt volgens mijn/onze eigen berekeningen en ramingen na volkomen kennis te hebben genomen van de aard en de omvang van de opdracht. Geldigheidsduur van deze offerte : 180 kalenderdagen. Uitvoerings- of leveringstermijn : 56 kalenderdagen - uiterlijk einde op 12 augustus 2011. In bijlage voeg ik alle gevraagde documenten volgens de administratieve bepalingen artikel 1.1.8 en de technische bepalingen Gedaan te De inschrijver(s) Handtekening(en)

op

35/35

KANTOORINRICHTING MET 220 FLEXIBELE WERKPLEKKEN EN BIJHORENDE INFRASTRUCTUUR VOOR DE ADMINISTRATIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE

Recommend Documents