Jaarverantwoording Zorginstellingen 2012
De Pieter Raat Stichting
2
INHOUDSOPGAVE
MAATSCHAPPELIJK VERSLAG VOORWOORD ..................................................................................................................... 6 1
PROFIEL VAN DE ORGANISATIE................................................................................ 7 1.1 1.2 1.3
2
BESTUUR, TOEZICHT, BEDRIJFSVOERING EN MEDEZEGGENSCHAP .................12 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
3
ALGEMENE IDENTIFICATIEGEGEVENS .......................................................................... 7 KERNGEGEVENS ......................................................................................................10 SAMENWERKINGSRELATIES ......................................................................................11 NORMEN VOOR GOED BESTUUR ................................................................................12 RAAD VAN BESTUUR ................................................................................................12 RAAD VAN TOEZICHT ................................................................................................12 BEDRIJFSVOERING ...................................................................................................14 CLIËNTENRAAD ........................................................................................................15 ONDERNEMINGSRAAD ..............................................................................................17
BELEID, INSPANNINGEN EN PRESTATIES...............................................................18 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
MEERJARENBELEID ..................................................................................................18 ALGEMEEN BELEID VERSLAGJAAR .............................................................................20 ALGEMEEN KWALITEITSBELEID ..................................................................................22 KWALITEITSBELEID TEN AANZIEN VAN CLIËNTEN .........................................................23 KWALITEIT TEN AANZIEN VAN MEDEWERKERS .............................................................24 FINANCIEEL BELEID ..................................................................................................26
JAARREKENING................................................................................................................ 29
3
4
Jaardocument 2012 Maatschappelijk verslag
5
Voorwoord Dit jaardocument biedt een terugblik op een roerig jaar voor De Pieter Raat Stichting. Na enkele maanden waarneming van de bestuurdersfunctie door twee MT-leden, kwam in maart ondergetekende als nieuwe bestuurder in dienst. De voorbereidingen voor de nieuwbouw van Hugo-Oord waren toen al lange tijd aan de gang, maar de regeringsplannen voor de afbouw van de intramurale AWBZ gooiden roet in het eten. Zoals overal in het land, verhoogt de verwachte afname van de vraag naar intramurale verzorgingshuiszorg in Heerhugowaard het risico op toekomstige leegstand. In september is daarom besloten het bouwproject stop te zetten en niet tot de geplande nieuwbouw over te gaan. Een heftig besluit voor alle betrokkenen, want het vooruitzicht van een mooie, nieuwe en moderne woon- en werkomgeving moest plaats maken voor onzekerheid over de toekomst van Hugo-Oord. Niettemin is ook hier weer gebleken hoe betrokken medewerkers zijn bij de cliënten en de stichting. Ondanks de teleurstelling is er een goede sfeer en grote onderlinge collegialiteit. Medewerkers dragen ideeën aan voor het verbeteren en uitbreiden van de zorgen dienstverlening in en buiten de woonzorgcentra. Ideeën die het managementteam goed kan gebruiken bij het uitwerken van de koers van De Pieter Raat Stichting in 2013 en verder. Mede namens de raad van toezicht, bedank ik alle medewerkers en vrijwilligers voor de inzet en enthousiasme in 2012.
Irma Krieg Raad van bestuur
6
1 Profiel van de organisatie 1.1
Algemene identificatiegegevens
Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina
DPRS Dolomiet 2 1703 DX Heerhugowaard Tel. (072) – 57 67 200 41241550
[email protected] www.dprs.nl
DPRS is een stichting die intramurale zorg biedt en extramurale zorg en welzijn in de wijk. De intramurale zorg wordt geboden in twee woonzorgcentra: De Raatstede en Hugo Oord. De extramurale zorg wordt geboden door Zorg Thuis, die door een groot deel van Heerhugowaard thuiszorg en het Volledig Pakket thuis biedt. DPRS levert eveneens extramurale zorg en welzijn in het appartementencomplex Magnolia. Dit is een kleinschalig, beschut wooncomplex waarbij scheiden van wonen en zorg is doorgevoerd. Daarnaast beheert de stichting het Grand Café in gebouw het Arboretum waar tevens dagopvang wordt verleend. In gebouw De Mediaan vindt, net als in De Raatstede en Hugo-Oord, dagverzorging plaats. Voorts is er een palliatieve unit in Hugo-Oord. DPRS wordt bestuurd door de Raad van Bestuur. Deze legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De organisatie is verdeeld in drie diensten: Zorg, Facilitaire Dienst en Administratieve Dienst. De manager Zorg, Facilitaire Dienst en de Raad van Bestuur vormen samen het managementteam. Zij worden ondersteund door de controller, de manager PO&O, de beleidsmedewerker en de managementassistent. In het organigram op de volgende pagina staat een schematische weergave van de organisatiestructuur. 1.1.1 Medezeggenschapsstructuur Cliëntenraad In de Cliëntenraad zijn cliënten vertegenwoordigd van alle organisatieonderdelen. De Raad van Bestuur is op verzoek van de Cliëntenraad aanwezig bij alle vergaderingen om onderwerpen toe te lichten, vragen te beantwoorden en de dialoog met de cliënten aan te gaan. Desgewenst kan de Cliëntenraad functionarissen van DPRS of externe deskundigen uitnodigen bij een vergadering. Ondernemingsraad Er functioneert een gemeenschappelijke Ondernemingsraad voor alle medewerkers van De Pieter Raat Stichting. De Raad van Bestuur is op de overlegvergadering aanwezig om zaken toe te lichten; daarnaast vergadert de OR separaat (om en om) en heeft werkvergaderingen. Desgewenst worden bij een onderwerp betrokken functionarissen of externe deskundigen uitgenodigd.
7
Raad van Toezicht
Ondernemingsraad Raad van Bestuur Cliëntenraad
Beleidsmedewerker
Beleidsmedewerker zorg
Kwaliteits medewerker Managementassistent RvB
Manager PO&O Medewerker personeelszaken
Opleidings coördinator
Personeels adviseur
Managementassistent MT Controller
Hoofd administratie
Applicatiebeheerder
Beleidsmedewerker ICT
Medewerkers EAD
Manager zorg
Manager facilitair
Manager zorg
Teamleider basiszorg Hugo-Oord
Mdw basiszorg, activiteitenbegeleiding en huiskamer Hugo-Oord
Teamleider basiszorg De Raatstede
Mdw basiszorg, activiteitenbegeleiding en huiskamer De Raatstede
Teamleider meerzorg De Raatstede
Medewerkers Meerzorg De Raatstede en dagopvang DPRS
Teamleider Zorg Thuis
Coördinator Welzijn
Medewerkers Zorg Thuis
Leidinggevende Flexpool
Medewerkers cliënten service bureau
Medewerkers Flexpool
Manager facilitair
Teamleider facilitair Raatstede
Medewerkers receptie DPRS
Medewerkers restaurant De Raatstede
Medewerkers linnenkamer en huishouding algemeen De Raatstede
Teamleider facilitair Hugo-Oord
Medewerkers technische dienst DPRS Medewerkers linnenkamer en huishouding algemeen Hugo-Oord Medewerkers satellietkeuken Hugo-Oord
Medewerkers Arboretum
9
Teamleider voeding
Medewerkers keuken DPRS
Vrijwilligers Coördinator
Vrijwilligersraad
1.2
Kerngegevens
1.2.1 Kernactiviteiten en nadere typering DPRS verleent AWBZ-zorg aan ouderen in de gemeente Heerhugowaard bij cliënten thuis en in twee woonzorgcentra: De Raatstede en Hugo-Oord. Daarnaast biedt De Pieter Raat Stichting vanuit gemeentelijke WMO-gelden dagopvang en een soos. Zelfstandig wonende cliënten kunnen zorg ontvangen op basis van een extramurale indicatie én een intramurale indicatie (VPT). Verdere diensten zijn: psychosociale zorg (i.s.m. GGZ Noord-Holland Noord), dagopvang AWBZ en palliatieve zorg. De zorg en diensten worden verleend aan mensen met een somatische aandoening, met een psychogeriatrische (PG)-aandoening en/of aan mensen met psychosociale problemen. De zorg beslaat alle AWBZ-functies, waarbij de functie Behandeling onder verantwoordelijkheid van MagentaZorg (psychogeriatrie) en De Zorgcirkel (somatiek) wordt uitgevoerd. Daarnaast biedt de Stichting door klanten zelf betaalde diensten aan. Dit zijn: zorgverlening bij noodoproepen via een personenalarmeringssysteem, diverse welzijnsactiviteiten op alle locaties, warme maaltijden in de drie restaurants en door vrijwilligers thuis bezorgde maaltijden (Tafeltje Dekje). 1.2.2
Cliënten, capaciteit, productie en opbrengst
Kerngegevens DPRS 2012 Cliënten Aantal cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar (incl. VPT) Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Aantal extramurale cliënten per einde verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar Productie Aantal ZZP-dagen met zorg en verblijf in verslagjaar (incl. VPT) Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Personeel in loondienst Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Kosten personeel niet in loondienst Kosten ingehuurd personeel en zelfstandigen in verslagjaar Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar - Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten - Waarvan overige bedrijfsopbrengsten
Aantal cliënten 163 62 105 Aantal plaatsen 159 Aantal 61.174 8.924 Aantal personen
Aantal fte
309 Bedrag in euro’s
127 Aantal fte
€ 41.404 € 9.791.409
± 0,8
€ 9.085.573 € 568.237
1.2.3 Werkgebieden DPRS bevindt zich in de gemeente Heerhugowaard in de regio Noord Kennemerland en bedient voornamelijk mensen uit de directe omgeving van Heerhugowaard. Wel is er de afgelopen jaren een toename van ouderen buiten de regio, die interesse hebben om in een van de woonzorgcentra van DPRS te wonen. Het gaat hierbij vooral om ouderen die hun kinderen achterna verhuizen. Ook de wachtlijst laat deze trend zien.
1.3
Samenwerkingsrelaties
DPRS werkt samen met: de gemeente Heerhugowaard. De gemeente is een belangrijke gesprekspartner. In gezamenlijkheid wordt gezocht naar nieuwe initiatieven en mogelijkheden voor onze doelgroep mede in verband met de overheveling van zorgtaken naar de gemeente. de huisartsen van onze cliënten, aangezien onze cliënten hun eigen huisarts kiezen. Geriant: naar aanleiding van initiatieven die voortkomen uit het Platform Dementie in de regio Noord-Holland Noord en in de zorg (bijv. het casemanagement) voor mensen met dementie. ziekenhuizen, apotheken, eerstelijns fysiotherapeuten. het Zorgkantoor en het CIZ op het gebied van de ontwikkelingen in de zorg en het indicatiebeleid. MagentaZorg in Heerhugowaard voor pg-zorg. - De Zorgcirkel in Alkmaar voor somatische zorg. Met de Thuiszorgorganisatie Evean voor het leveren van complexe, gespecialiseerde en/of ongeplande zorg. Esdégé-Reigersdaal voor het opvolgen van alarmeringsoproepen in de nacht; GGZ Noord-Holland Noord, divisie ouderen, vanwege de toenemende problemen op psychosociaal en psychiatrisch vlak. Humanitas voor de inzet van vrijwilligers in de palliatieve zorg. Kern 8, met name ten behoeve van cliënten op de wachtlijst en in verband met de WMO. Gekeken wordt welke welzijnsactiviteiten gezamenlijk kunnen worden aangeboden, zoals nu al maaltijden en uitnodigingen voor activiteiten. Hiertoe halen en brengen vrijwilligers de deelnemers. Daarnaast heeft DPRS nauwe contacten met de woningcorporaties Woonwaard Noord Kennemerland en Woonzorg Nederland onder meer in het kader van het scheiden van wonen en zorg.
11
2 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 2.1
Normen voor goed bestuur
DPRS past de principes van de Governance Code integraal toe.
2.2
Raad van Bestuur
Samenstelling Raad van Bestuur Naam G.M. Krieg, vanaf 15 maart 2012
Bestuursfunctie Raad van Bestuur
Nevenfuncties Bestuurslid De Prael
De Pieter Raat Stichting kent een eenhoofdige Raad van Bestuur. In 2012 heeft een bestuurswisseling plaatsgevonden en mevrouw G.M. Krieg is per 15 maart 2012 in dienst gekomen. In eerste instantie voor 2 dagen per week en per 1 mei full time. Van 1 december 2011 tot 15 maart 2012 is de vacature voor bestuurder waargenomen door manager PO&O C.M. Rensen en manager zorg N.S. Gerrits Jans. Met de bestuurder is een vast salaris overeengekomen. De bestaande arbeidsvoorwaarden van de bestuurder zijn getoetst aan de Beloningscode Bestuurders in de Zorg van de NVTZ en de NVZD. De Raad van Toezicht heeft een jaarlijks functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur. Specifieke aandachtspunten voor de Raad van Bestuur in 2012 waren: - Het bouwproject Hugo Oord. In september is besloten het bouwproject stop te zetten en niet tot nieuwbouw over te gaan. Als gevolg van de regeringsmaatregelen was het risico op leegstand te groot. Doel is dat er nu gebouwd gaat worden voor het scheiden van wonen en zorg. De afronding van het lopende bouwproject is zorgvuldig en in overleg gebeurd. - Netwerk opbouwen in de regio. Veel aandacht is uitgegaan naar de positionering van De Pieter Raat Stichting in de regio en de samenwerking met andere organisaties. Ook wordt intensief overleg gevoerd met mogelijke investeerders voor de realisatie van extramurale woningen. - Kennis maken met cliënten en medewerkers van De Pieter Raat Stichting en de samenwerking met de Managementteamleden. - Actualisatie van de Veiligheid- en risicoinventarisatie.
2.3
Raad van Toezicht
Algemeen De aandacht van de Raad van Toezicht is in de maanden januari en februari uitgegaan naar het werven van een nieuwe bestuurder. De keuze is gevallen op mevrouw G.M. Krieg en zij is in maart gestart met haar werkzaamheden. In de maanden maart en april beperkte haar inzet zich tot 1 à 2 dagen per week met als aandachtsgebied het bouwtraject Hugo-Oord, aangezien het project zich in een cruciale fase bevond. Vanaf 1 mei is mevrouw Krieg volledig in dienst gekomen. Na een grondige analyse van het bouwproject is besloten het bouwproject stop te zetten. Dit was voor de organisatie is een moeilijk en heftig besluit, aangezien cliënten en medewerkers zich verheugden op een mooi en functioneel gebouw. De reden van het stopzetten zijn de politieke maatregelen, zoals het lenteakkoord, waardoor leegstandsrisico voor de verzorgingshuizen ontstaat. Om dit risico zo klein mogelijk te houden is besloten geen nieuw intramuraal woonzorgcentrum te bouwen. Het onderzoek naar de mogelijkheden tot het
12
bouwen van een woonzorgcentrum waarbij scheiden van wonen en zorg van toepassing is in het najaar van 2012 gestart en is nog niet afgerond. Samenstelling Raad van Toezicht De Raad van Toezicht bestond in 2012 uit: Naam Mevrouw W. Stokvis-Gaastra, lid sinds augustus 2011 voorzitter per 5 oktober 2011
Aandachtsgebied
Mevrouw mr. P.J. van Bodegraven, lid sinds december 2003
Juridische onderwerpen
Mevrouw A.M.H. Koning, lid met ingang van 10 augustus 2011
(kwaliteit van) zorg en huisvesting
C. Ockeloen, lid met ingang van 10 augustus 2011
B. Peters, lid sinds mei 2005, vicevoorzitter per 5 oktober 2011
Nevenfuncties Partner/directeur Stokvis-Bacalhao Vice voorzitter ROC Horizon Voorzitter van college voor osteopathie. Fundraiser bij Net4kids pro-bono *Juridisch adviseuse met eigen praktijk * Gemeenteraadslid Velsen Projectmanager GGz Arkin Huisvesting, ICT en Inkoop Bestuurslid van de Engelse Kerk in Amsterdam *fractievoorzitter in de gemeenteraad van Velsen *ambassadeur van de vereniging van kustgemeenten KIMO Nederland en België *penningmeester van de vereniging Duco Warns te Velsen-Z *mentor bij het project Scool’s Cool *Bestuurslid Fonds voor Verpleegkundigen
De zittingsperiode bedraagt vier jaar. Leden van de Raad van Toezicht kunnen maximaal tweemaal worden herbenoemd. De samenstelling van de Raad van Toezicht is in overeenstemming met de statuten van de stichting. Gelet op de relatief kleinschalige omvang van de stichting heeft de Raad ervoor gekozen geen specifieke commissies in te stellen. Alle relevante (neven)functies van de leden van de Raad van Toezicht zijn bij de stichting bekend en hierboven genoemd. De vergoeding sloot in 2012 aan op de adviesregeling honorering toezichthouders van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen. Er zijn geen persoonlijke leningen of garanties verstrekt aan de leden van de Raad van Toezicht. Besluitvormingsproces De bevoegdheden van de Raad van Toezicht en de bestuurder liggen vast in de statuten van DPRS en de governance code. De statuten zijn de basis voor de besluitvorming binnen de werkorganisatie, het bestuur en de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht krijgt inzicht in de wijze van besturen door kennis te nemen van bestuursbesluiten en kwartaalrapportages. Daarnaast is er regelmatig overleg tussen de bestuurder en de voorzitter van de Raad van Toezicht, dan wel individuele leden van de Raad op basis van hun specifieke expertise. In het verslagjaar kwam de Raad van Toezicht zeven keer regulier bijeen in aanwezigheid van de Raad van Bestuur. Bij één van de vergaderingen was tevens de externe accountant aanwezig voor een toelichting op de jaarstukken over 2011 en het accountantsverslag over 2011. Het jaarverslag 2011 en de jaarrekening van 2011 zijn daarbij vervolgens door de Raad van Toezicht goedgekeurd.
13
Naast de reguliere bijeenkomsten is de RvT zonder bestuurder bijeengeweest om haar eigen functioneren te evalueren, zoals in de healthcare governance wordt aanbevolen. Eén maal is gesproken met de cliëntenraad en ook één maal met de ondernemingsraad. De Raad van Toezicht toetst de ter goedkeuring voorgelegde stukken van de bestuurder aan het vastgestelde strategisch beleid en de daarvan afgeleide maatschappelijke en financiële doelstellingen. De Raad bekijkt daarvoor documenten en wint niet alleen advies in bij het bestuur van de stichting, maar ook bij adviseurs en de externe accountant. De Raad van Toezicht is lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ). De Raad van Toezicht wordt tijdig voorzien van informatie door de Raad van Bestuur en wordt ondersteund door de bestuurder en haar secretariaat om de aan haar toegewezen interne toezichtfunctie goed uit te kunnen oefenen. Toetsingskader De Raad van Toezicht heeft als intern toezichthoudend orgaan een toetsende, een controlerende en een adviserende taak. Zij keurt in dit kader het door de Raad van Bestuur vastgestelde jaarplan voor de stichting goed alsmede de jaarbegroting. In december 2012 heeft deze goedkeuring voor de jaarcyclus 2013 plaatsgevonden. De Raad van Bestuur licht de genomen besluiten en voornemens toe en verder wordt aandacht besteed aan de geboekte resultaten op de diverse prestatievelden, de voortgang van de projecten, de ontwikkeling van de organisatie en actualiteiten in de sector. Vergaderingen Raad van Toezicht De volgende onderwerpen kwamen in de reguliere vergaderingen aan de orde: - Jaarrekening, jaardocument en accountantsverslag 2011; - managementletter van de externe accountant; - begroting 2012 versus realisatie, kwartaalrapportages; - begroting 2013; - kwaliteit van ons zorgproduct; - veiligheid en calamiteitenplan; - ver-/nieuwbouw Hugo-Oord, besluit tot stopzetten - benoeming Raad van Bestuur Besloten vergadering van de Raad van Toezicht In oktober 2012 heeft een besloten vergadering van de Raad van Toezicht plaatsgevonden. Hierbij is het functioneren van de Raad zelf aan de orde geweest en haar visie op toezicht. De Raad van Toezicht kwam tot een oordeel dat de Raad in het voorafgaande jaar collectief en met betrekking tot de individuele leden bevredigend heeft geopereerd. Tegenstrijdige belangen hebben zich in het verslagjaar niet voorgedaan. Als verbeterpunt is gedefinieerd: het opstellen van een profielschets. Deze profielschets bestaat uit twee onderdelen: een profiel van de Raad als geheel en profielen voor de leden van de Raad. Bij de Raad is naast de algemene kenmerken behoefte aan specifieke kennis en ervaring. Door het benoemen van “stoelprofielen” (portefeuilles) wil de Raad evenwicht houden in de samenstelling en daarmee in de kracht van de Raad als totaal. Het opstellen van de profielschets en de portefeuilles vindt begin 2013 plaats
2.4
Bedrijfsvoering
In de planning & controlcyclus wordt op een systematische manier inhoud gegeven aan het proces van richting geven (besturen/ planning) en op koers houden (beheersen/control) van de organisatie. Doel hiervan is de beheersbaarheid van de organisatie te vergroten - zowel op financieel beleid als ten aanzien van zorg, personeel en ondersteunende diensten - en de beleidsdoelstellingen te bewaken. In een jaarlijkse cyclus wordt aan plannen, begroten en evalueren een plaats gegeven.
14
Het startpunt van de planning en controlcyclus wordt gevormd door het meerjarenbeleidsplan. Hierin staat hoe het bestuur in de praktijk invulling wil geven aan zijn opdracht om goede en passende zorg te leveren. Het meerjarenbeleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd met behulp van de kaderbrief waarin prioriteiten en randvoorwaarden voor de jaarplannen en begroting worden aangegeven. In het jaarplan vindt een nadere concretisering plaats door middel van geplande activiteiten. Na vaststelling van het definitieve jaarplan, kunnen de afdelingen aan de slag met het opstellen van hun -van het jaarplan afgeleide- afdelingsjaarplannen. Het jaarplan wordt vervolgens vertaald in een begroting, die inzicht geeft in de financiële situatie: de financiële consequenties van het voorgestelde beleid. De voortgang van de activiteiten, die in jaarkalenders beschreven zijn, wordt ieder kwartaal besproken in het managementoverleg. Maandelijks worden rapportages verstrekt inzake de zorgproductie, personele inzet, verzuim en exploitatieresultaat. Met behulp van deze rapportages kan het management afwijkingen ten opzichte van de begroting signaleren en kunnen er maatregelen worden genomen om ontwikkelingen bij te sturen. Tevens wordt in deze rapportages een prognose gegeven voor het hele verslagjaar. Zowel het HKZ-systeem als de AO/IC bevatten mechanismen om risico’s in de bedrijfsprocessen zoveel mogelijk te beperken en te beheersen en worden middels interne audits en controles periodiek gemonitord. De risico’s en de risicobeheersing ten aanzien van de financiën van de organisatie staan beschreven in het treasurystatuut. De Pieter Raat Stichting heeft geen apart fraudebeleid beschreven, aangezien het risico op fraude klein is. De stichting voert geen financieel beheer voor hun cliënten, ook worden geen PGB’s beheerd.
2.5
Cliëntenraad
DPRS kent een actieve cliëntenraad. Er bestaat een voorkeur voor cliënten (boven nietcliënten) als lid van de cliëntenraad en daarom mag maximaal één persoon per kiesgroep een niet-cliënt zijn. Ook in 2012 werd de cliëntenraad voor 4 uur per week ondersteund door M. Bos. Jaarlijks treden leden waarvan de zittingsperiode van drie jaar is verstreken af (voorzitter en penningmeester hebben een zittingstermijn van twee jaar), zij zijn terstond herkiesbaar. De leden kunnen maximaal twee keer herkozen worden. De samenstelling van de cliëntenraad in het jaar 2012 was als volgt: Locatie De Raatstede Mw. M. John (penningmeester) Mw. B. Does Mw. H. Schouten (lid) Locatie Hugo-Oord Mw. D. de Lange (lid) Dhr. M. van Dugteren (lid) Extramurale cliënten Mw. T. Schouten (voorzitter) Mw. D. van Leeuwen (lid) In verband met het vertrek per 31 december 2012 van drie leden van de cliëntenraad zijn er verkiezingen uitgeschreven. Voor de kiesgroepen De Raatstede en extramuraal waren er meer kandidaten dan vacatures en voor de kiesgroep Hugo-Oord heeft een kandidaat gereageerd die toe zal treden tot de cliëntenraad. Op 18 december 2012 zijn verkiezingen gehouden, wat heeft geresulteerd in twee nieuwe leden. 15
Overleg Er waren zes reguliere vergaderingen. Daarnaast een informeel overleg met de Raad van Toezicht op 27 juni 2012. Voor beide raden een zinvolle en informatieve bijeenkomst. Op 13 en 27 maart 2012 heeft in respectievelijk Hugo-Oord en De Raatstede de 4e algemene jaarvergadering van de cliëntenraad plaatsgevonden. Het dagelijks bestuur van de cliëntenraad heeft informeel overleg met de directie om “bij te praten”. Naast de vergaderingen was (een afvaardiging van) de cliëntenraad in 2012 ook vaak op andere gebieden en plaatsen actief of aanwezig voor het werk van de raad zoals: - diverse regionale overleggen met cliëntenraden Noord Kennemerland - diverse vergaderingen van het LOC - themabijeenkomst van het Zorgkantoor in hotel Jules - een bijeenkomst van het Zorgkantoor over zorgzwaartepakketten - het voor- en najaarsoverleg van het Zorgkantoor - open dag van de zorg op 17 maart - heidagen van het managementteam en middenkader Besproken onderwerpen op de reguliere vergaderingen van de cliëntenraad waren o.a.: - alle adviesaanvragen - het maatjesproject (per 1 maart 2012 gestart) - open dag 17 maart 2012 - verbeterplan CQ index - de beleidsmedewerker zorg was te gast in de vergadering van 10 april 2012 voor een presentatie over de nieuwbouwplannen Hugo-Oord - werving- en selectieprocedure nieuwe bestuurder - nieuwbouw Hugo-Oord (in de werkgroep: Diny de Lange en de heer Van Dugteren) - cliëntvertrouwenspersoon H. Meijer te gast in de vergadering van 12 juni 2012 - de beleidsmedewerker ICT was te gast in de vergadering van 14 augustus 2012 voor een toelichting op het ECD project - reglement van de cliëntenraad. Deze is verouderd en zal onder de loep worden genomen - werving- en selectieprocedure manager zorg Adviezen In 2012 heeft de directie aan de cliëntenraad vijf keer advies gevraagd. Op alle adviezen is door de cliëntenraad positief gereageerd al dan niet met aanvullende adviezen. 1. Kosten alarmering VPT Aan de cliëntenraad is advies gevraagd inzake de eenmalige kosten à € 145,00 die in rekening worden gebracht aan VPT cliënten in verband met de alarmering. De cliëntenraad heeft voorgesteld om cliënten de keuze te geven of het bedrag in één keer of in vier termijnen afgeschreven mag worden. Tevens is verzocht om het bedrag te onderbouwen. De cliëntenraad heeft positief advies uitgebracht. 2. Gewijzigde prijslijst De cliëntenraad heeft begrip voor de verhoging van de prijzen maar heeft de directie verzocht om de tekst met betrekking tot de verzekeringen enigszins te wijzigen, zodat deze overeenkomt met de tekst in Warm Welkom. De cliëntenraad heeft positief advies uitgebracht. 3. Projectvoorstel Magnolia De cliëntenraad kan zich vinden in het projectvoorstel Magnolia en heeft positief advies uitgebracht. 4. Aanvullende services
16
De cliëntenraad vindt het een goede uitbreiding van de diensten en heeft positief advies uitgebracht. 5. Begroting 2013 De cliëntenraad heeft positief advies uitgebracht.
2.6
Ondernemingsraad
De samenstelling van de OR op 31-12-2012 Raadsleden Functie Marjan Koomen Voorzitter/DB Ria de Git Miriam Conijn Astrid Borst Gea Berndt Marco de Groot Nadine Al Petra Siemons
Aandachtsgebied Ver- en nieuwbouw
Vicevoorzitter Secretaris/ DB notulist Ver- en nieuwbouw Lid PR Lid Arbo Lid Lid
Ria de Git is voorzitter geweest tot maart; daarna was zij vicevoorzitter Marjan Koomen heeft vanaf maart het voorzitterschap overgenomen. Nadine Al en Petra Siemons zijn vanaf oktober lid van de OR. Waarover spraken zij In 2012 vonden er zes overlegvergaderingen (met de bestuurder), twaalf reguliere vergaderingen en twaalf werkvergaderingen plaats. De werkvergadering zijn bedoeld om de overleg- en reguliere vergaderingen voor te bereiden en elkaar op de hoogte te stellen. Tijdens deze vergaderingen kwamen onder meer de volgende onderwerpen aan bod: - Ver- en nieuwbouw Hugo-Oord, en het (tijdelijk/definitief) stopzetten daarvan. - Aantreden nieuwe bestuurder - Een aantal werknemers / personen die aan DPRS verbonden zijn, zijn individueel uitgenodigd om hun werkzaamheden toe te lichten. - Instemmingstukken van DPRS Er vond een informeel overleg plaats met de Cliëntenraad. Een afvaardiging van de OR heeft regelmatig informeel overleg met de bestuurder gehad. Zo blijven wij op de hoogte van elkaars werkzaamheden. Begin 2012 heeft de OR kennisgemaakt met de nieuwe bestuurder Uitgebrachte adviezen In het verslagjaar 2012 stemde de OR in met de volgende aanvragen: - Reiskostenregeling en verlofregeling - Procedure vervanging bij ziekte - Procedure doorgeven van mutaties - Richtlijn ten aanzien van het roken - Protocol beheersing psychosociale arbeidsbelasting - Aanpak werkdruk - Werkwijze exitformulier en –gesprek (inclusief formulier) - Rapportage RI&E en het Plan van aanpak. - Regeling Persoonlijk Levensfase Budget. - Het ARBO beleid. - Teamuitjes (was teambuilding); - Werkervaringsplaatsen en begeleid werken
17
-
Regeling werkkleding en richtlijnen naambordjes Het leeftijdsbewust personeelsbeleid De regeling ziekteverzuim en re-integratie En de bijbehorende formulieren checklijst verzuimgesprek leidinggevende en formulier frequent verzuimgesprek. Regeling gebruik internet, e-mail en social media Verlofregeling (aangepast aan CAO) Regeling zwangerschap- en bevallingsverlof Lief en leed (geëvalueerd; niet gewijzigd)
Verdere activiteiten van de ondernemingsraad De ondernemingsraad is betrokken geweest bij de sollicitatiegesprekken van de nieuwe bestuurder en de nieuwe zorgmanager. Verder werd de OR door twee leden vertegenwoordigd in de werkgroep ver- en nieuwbouw.. Een afvaardiging van de ondernemingsraad is aanwezig geweest bij de heidag en werklunch van het MT en middenkader en daarnaast was de OR vertegenwoordig bij de inloopmiddagen voor het personeel. In het voorjaar heeft de voltallige OR een cursus gevolgd met betrekking tot de Wet op de Ondernemingsraden (vier dagdelen). En in het najaar is er een cursus gevolgd over de ontwikkelingen in de zorg (twee dagdelen).
3 Beleid, inspanningen en prestaties 3.1
Meerjarenbeleid
Missie DPRS hanteert de volgende missie: Door afgestemde zorg de gewenste zelfstandigheid van de cliënt mogelijk maken. Visie Het doel van de stichting is tweeledig: • het bieden van wonen, welzijn en zorg aan de cliënten, zowel intramuraal als extramuraal • het bieden van passende huisvesting voor een deel van de cliënten. Uitgangspunten De vraag van de cliënt is uitgangspunt voor de zorg- en dienstverlening - De zorg en diensten voor de cliënt sluiten aan bij diens wensen en behoeften. - Communicatie is voor ons het belangrijkste middel hierbij. - Medewerkers besteden niet alleen aandacht aan lichamelijke ondersteuning, maar houden ook rekening met wensen op sociaal, psychisch en levensbeschouwelijk gebied. - Uitgangspunt is dat wij ook bij toenemende zorgzwaarte de zorgvraag van de cliënt beantwoorden. Kwaliteit van zorg - Kwaliteit en informatie. DPRS is HKZ-gecertificeerd. Doel is om deze certificering te behouden. - Kernbegrippen voor de zorgverlening van de stichting zijn: begrip, respect, vertrouwdheid, flexibiliteit en veiligheid. Deze komen tot hun recht in Belevingsgerichte Zorg. - Vrijwilligers worden gekoesterd.
18
Ondersteunen van de zelfstandigheid en zelfredzaamheid van de cliënt - Cliënten worden gestimuleerd om zoveel mogelijk de regie over het eigen leven te voeren en hun eigen keuzen te maken. - Medewerkers ondersteunen cliënten zoveel mogelijk bij het handhaven van de eigen zelfstandigheid en zelfredzaamheid. Kwaliteit van wonen - Cliënten die zelfstandig wonen worden door De Pieter Raat Stichting in hun zelfstandigheid ondersteund door zorg (en diensten) aan huis. Daarnaast is het van belang dat voorkomen wordt dat deze mensen in een isolement geraken. Een zwak sociaal netwerk kan soms aanleiding zijn om te kiezen voor een beschermde en verzorgde woonomgeving. Dit geldt tevens voor het hebben van een onveilig gevoel. Door het aanbieden van zorg en diensten al dan niet met behulp van domotica, kan het gevoel van veiligheid vergroot worden en wordt het langer thuis blijven wonen mogelijk gemaakt. -
Aan cliënten die in een woonzorgcentrum van De Pieter Raat Stichting wonen, biedt de stichting een veilige en vertrouwde woonomgeving. Mensen wonen ‘gewoon’, maar zijn verzekerd van permanent beschikbare zorg en kunnen elkaar – als zij daaraan behoefte hebben - ontmoeten en activiteiten ontplooien.
Midden in de samenleving - De stichting vervult een belangrijk rol in de samenleving. Ze biedt in de wijken en in de woonzorgcentra zorg en welzijn voor ouderen. Deze diensten zijn voor een groot deel van de oudere inwoners van Heerhugowaard toegankelijk. - De deuren van de woonzorgcentra staan ook open voor ouderen uit de wijk. - De Pieter Raat Stichting was mede-initiatiefnemer voor het project Gouden Dagen, een project dat wil bijdragen aan het welbevinden van alle ouderen in Heerhugowaard. Kernwaarden De kernwaarden vormen samen het woord IEDER: Integer: eerlijk en oprecht, zeg wat je doet en doe wat je zegt, open agenda’s; Energiek: ja-houding, maak contact, neem initiatief; innovatie en samenwerking; Duidelijk: wees helder, vraag feedback en geef feedback; Eén geheel: alle delen, afdelingen en diensten vormen een geheel en kunnen niet zonder elkaar; Resultaatgericht: concrete doelen, verantwoordelijkheid willen nemen, sturen op gezamenlijke doelen.
3.1.1 Hoofdpunten meerjarenbeleid Inleiding In de afgelopen jaren zijn veel veranderingen op de sector afgekomen. In 2012 brachten het Lenteakkoord en het Regeerakkoord opnieuw veel veranderingen met zich mee. Hoewel de aangekondigde maatregelen niet allemaal direct in werking zullen treden, werpen zij hun schaduw al vooruit: voor de bouwplannen van Hugo-Oord zijn de voorgenomen maatregelen t.a.v. de ZZP’s 1 t/m 4 van doorslaggevend belang geweest. Ze hebben mede geleid tot het stopzetten van de ontwikkelingen en een herbezinning op de vorm waarin De Pieter Raat Stichting haar zorg- en dienstverlening in de toekomst wil blijven bieden. In plaats van uitbreiding van intramurale zorg in Heerhugowaard, zoals beschreven in het meerjarenbeleidsplan, zal de intramurale zorg beperkt blijven en zit de uitbreiding vooral in de extramurale zorg. Eind 2012 is het nieuwe meerjarenbeleid 2013 – 2015 vastgesteld waarin de nieuwe koers van de stichting is weergegeven. Deels betreft het een voortzetting van de bestaande
19
uitgangspunten, maar met name op het gebied van de intramurale zorg zijn er grote veranderingen. Voor de jaren 2011 – 2012 stond op de agenda: - Klantgericht én kostenbewust. De cliënt blijft het uitgangspunt bij de zorg- en dienstverlening, mede door de belevingsgerichte visie en benaderingswijze. De efficiënte inzet van middelen zal daarbij echter niet uit het oog verloren worden. - Verbreding van het aanbod. Het aanbod zal verbreed worden in drie richtingen: welzijnsvoorzieningen voor zelfstandig wonende ouderen, zorg voor dementerenden en zorg voor ouderen met een meervoudige zorgvraag. Waar nodig zal samenwerking gezocht worden met ketenpartners, zoals collega woonzorgcentra, Geriant, instellingen voor geestelijke gezondheidszorg en voor verstandelijk gehandicapten, welzijnsorganisaties en ziekenhuizen. Maar ook met vrijwilligersorganisaties of belangenpartijen. - Samenwerking in de keten. DPRS heeft niet op alle terreinen specialistische kennis in huis. Om cliënten de goede zorg te kunnen verlenen, wordt ingezet op versteviging van de samenwerking met partners in de keten, zoals Geriant, de collega woonzorgcentra en verpleeghuizen in Alkmaar en omgeving, instellingen voor geestelijke gezondheidszorg en verstandelijk gehandicapten, welzijnsorganisaties en ziekenhuizen. Maar ook met bijvoorbeeld vrijwilligersorganisaties als Humanitas of belangenpartijen als Alzheimer Nederland. Ten behoeve van de verbetering van de dementiezorg in de regio, heeft De Pieter Raat Stichting zitting in het Platform Dementie. - Vertrouwd in de omgeving. De stichting kiest voor een stevige, lokale positionering, streven naar (bestendiging van) een goede relatie met gemeente, Zorgkantoor, verzekeraars en woningcorporaties. o Gemeente, zorgkantoor en verzekeraars De relatie met de gemeente wordt steeds belangrijker, gelet op de uitvoering van de WMO en de ambitie van de organisaties op het gebied van welzijn. DPRS investeert in de relatie met de gemeenten, om de wensen te kennen en te voeden en op basis daarvan een zo goed mogelijk aanbod voor de inwoners te realiseren. De zorgkantoren en zorgverzekeraars zijn als financiers de belangrijkste partijen. Met haar aanbod voorziet DPRS in de behoefte van cliënten van deze partijen. o Woningcorporaties Woningcorporaties zijn natuurlijke partners bij het bieden van zorg, welzijn en wonen. De huidige samenwerking met Woonwaard, Woonzorg Nederland en Kennemer Wonen, die onder meer gericht is op de ontwikkeling van huisvesting, woonzorgzones en domotica, wordt gecontinueerd.
3.2
Algemeen beleid verslagjaar
De actiepunten uit het jaarplan 2012 zijn veelal uitgevoerd zoals gepland, maar hebben wel vertraging ondervonden doordat veel tijd en aandacht uitgegaan is naar de planvorming van Hugo-Oord. Voor deze locatie bestonden al lange tijd nieuwbouwplannen. De planvorming was in een vergevorderd stadium, maar in de zomer van 2012 is besloten om de werkzaamheden met betrekking tot de bouw op te schorten en over te gaan op een totale herbezinning. Hieraan lagen verschillende redenen ten grondslag, namelijk: - het ontwerp en project hadden te maken met oplopende bouwkosten - vanaf 1 januari 2013 worden er geen verblijfsindicaties meer afgegeven voor lichte zorg (zorgzwaartepakketten 1 & 2); vanaf 1 januari 2014 vervalt ook de verblijfsindicatie zzp 3. Ouderen van nu en in de toekomst met een zorgvraag zullen steeds langer thuis blijven wonen en gebruik maken van extramurale zorg. Men kan niet meer worden opgenomen in een zorgcentrum. In de zorgcentra Hugo-Oord en de Raatstede heeft een derde van de huidige groep cliënten een verblijfsindicatie voor lichte zorg. Diverse toekomstscenario’s zijn de revue gepasseerd, met als resultaat de volgende keuzes:
20
-
verzwaring van zorg binnen de Raatstede (behoud van 101 cliëntplaatsen) de zorg aan cliënten in Hugo-Oord zal op termijn alleen extramuraal of via een Volledig Pakket Thuis geleverd worden door middel van de bouw van een beschutte extramurale woonomgeving. Hiervoor zal een bouwpartner gezocht worden. de ontwikkeling van meer extramurale beschutte woonomgevingen, zoals Magnolia.
De stopzetting van de voorbereidingen voor de bouw van Hugo-Oord was geen lichtvaardige besluit. De besluitvorming, het inwinnen van advies en het naderhand informeren van medewerkers, cliënten, externe partijen en het algemene publiek heeft zorgvuldig plaatsgevonden. Eind 2012 is het punt bereikt dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van het besluit en de redenen ervoor. De eerste contouren van het vervolg –een verantwoorde afbouw van Hugo-Oord- zijn geschetst. Een korte beschrijving van de overige activiteiten in 2012: - ECD-project. De tweede etage in De Raatstede is gestart met de pilot van het ECD. De pilot is in september 2012 geëvalueerd, dit heeft geleid tot enkele verbeteringen in de software en de werkprocessen. Verdere uitrol in de rest van de organisatie zal in 2013 plaatsvinden. - Eind 2011 is gekozen om het softwarepakket Zorgmonitor aan te schaffen. In 2012 is het pakket geïmplementeerd. Eind 2012 is een groot deel van de gewenste informatie beschikbaar. - Magnolia. Samen met woningcorporatie Woonwaard zijn de zorggeschikte appartementen in het gerenoveerde complex Magnolia aan de Hortensialaan toegewezen aan ouderen met een zorgvraag. Magnolia is met name zeer geschikt voor mensen met een lichtere zorgvraag, zoals de zorgzwaartepakketten 1 t/m 3. De Pieter Raat Stichting en Woonwaard bieden met een locatie Magnolia als extramurale beschutte woonomgeving een alternatief voor opname in een verzorgingshuis. Cliënten lijken over het algemeen tevreden over het appartement en de zorg- en dienstverlening die De Pieter Raat Stichting biedt. In het voorjaar van 2013 zal het project geëvalueerd worden. - Huishoudelijke hulp. De Pieter Raat Stichting heeft in het najaar een offerte uitgebracht voor de huishoudelijke hulp (WMO). De gunning pakte positief uit, waardoor De Pieter Raat Stichting al op korte termijn cliënten in Magnolia huishoudelijke hulp kon bieden. In 2013 zal de huishoudelijke hulp zich verder uitbreiden in Heerhugowaard. - Ontwikkeling van een aanvullend dienstenpakket voor cliënten in Magnolia (pilot). Cliënten met een Pieterpas kunnen (soms tegen betaling) gebruik maken van extra aanvullende diensten/aanbiedingen van De Pieter Raat Stichting. Ook kan men met de Pieterpas korting krijgen op diverse diensten van ondernemers in Heerhugowaard. In het voorjaar van 2013 vindt evaluatie van de Pieterpas plaats. Bij gebleken succes zal uitbreiding plaatsvinden naar andere groepen cliënten. - Cliënten in de wijk die graag alarmering van De Pieter Raat Stichting willen afnemen, kunnen dat sinds 2012 doen. Met Esdégé-Reigersdaal zijn afspraken gemaakt over de alarmopvolging in de nacht bij cliënten in de wijk en VPT-cliënten. De ervaringen hiermee zijn goed, in het voorjaar van 2013 zal een eerste evaluatie plaatsvinden. - DPRS is een van de zorginstellingen die aan de wieg hebben gestaan van Gouden Dagen. Door werving van locale donateurs, sponsors, Gouden Vrienden en vrijwilligers konden al diverse kleine en grote individuele wensen in vervulling gaan. Ook zijn er meerdere grotere activiteiten georganiseerd voor oudere inwoners van Heerhugowaard. Gouden Dagen biedt de mogelijkheid om iets extra’s te doen voor ouderen die dat nodig hebben; DPRS zal de activiteiten voor Gouden Dagen daarom de komende jaren zeker continueren en zelfs verder uitbouwen. - De gemeente heeft aangeboden om cliënten binnen DPRS te helpen met het aanvragen van nieuwe ID-bewijzen. In november is gestart met een inventarisatie van de documenten die aanwezig zijn en zouden moeten zijn bij onze cliënten. Vervolgens
21
-
-
-
kunnen nieuwe documenten worden aangevraagd, dit gebeurt op locatie: de gemeente komt hiervoor naar De Raatstede en Hugo-Oord. In de zomer is het team Zorg Thuis gestart met een pilot werken in kleine wijkgerichte teams. De evaluatie onder het team is positief uitgevallen, in december is een evaluatie onder cliënten gehouden waarvan de resultaten in januari 2013 bekend zullen worden. Pilot beeldschermzorg. In samenwerking met GGZ Noord-Holland Noord is de Zorg Thuis een pilot gestart voor beeldschermzorg bij een cliënt die zowel zorg van De Pieter Raat Stichting ontvangt als van GGZ-NHN. In het kader van de PR en marketing is De Pieter Raat Stichting een Facebookpagina gestart. Doel hiervan is om een breder en jonger publiek te bereiken
Een aantal zaken is nog niet opgepakt, vanwege tijdgebrek en/of een lage prioriteit: - Domotica. Het project Kite waar De Pieter Raat Stichting aan deelnam, is begin 2012 gestopt doordat de plannen die er lagen een te grote investering zouden vragen van de betrokken zorgorganisaties. - Budgetverantwoordelijkheid teamleiders. Een voorwaarde hiervoor is een goed informatievoorziening voor de budgethouder. Omdat Zorgmonitor nog onvoldoende functioneert en omdat veel aandacht uitging naar Hugo-Oord, is besloten om dit onderwerp door te schuiven naar 2013. - Digitalisering kwaliteitshandboek: vanwege andere prioriteiten op ICT-gebied, met name het zorgen voor een stabiel netwerk, is de keuze voor een softwarepakket voor documentbeheersing uitgesteld. - Mantelzorgbeleid. Vanwege andere prioriteiten.
3.3
Algemeen kwaliteitsbeleid
DPRS hanteert als definitie van kwaliteit: voldoen aan de behoefte en verwachtingen van de zorg- of hulpvrager, voor zover dit als haalbaar wordt gezien en niet in strijd is met het principe van zelfredzaamheid. Hierbij wordt gekeken naar: - doen we de juiste dingen; - doen we de juiste dingen goed. -
-
HKZ-certificaat. In november vond de vervolgaudit plaats. Een ernstige tekortkoming betrof het niet vindbaar zijn (op dat moment) van het calamiteitenplan Interne audits Conform planning zijn in februari, april en oktober interne audits gehouden. In het najaar is gestart met een iets gewijzigde manier van voorbereiden en interviewen. In de voorbereiding van de vragenlijsten wordt meer gekeken naar het doel van de audit: procesgericht, systeemgericht of risicogericht. Tijdens de audit zelf wordt dan ook vanuit de gekozen invalshoek geïnterviewd. Dit levert diepgaandere interviews op die meer informatie opleveren dan voorheen. Veilig voedsel: De onaangekondigde toetsingen voor het certificaat Veiligvoedsel.nl zijn ook dit jaar goed verlopen en hebben geleid tot verlenging van het certificaat. Het onderwerp Veiligheid stond in 2012 hoog op de agenda. Er is een nieuw calamiteitenplan opgesteld voor De Raatstede, dat in 2013 gevolgd zal worden door een nieuw plan voor Hugo-Oord. Na een korte stop zijn de instructies voor medewerkers in het najaar hervat. In 2013 zal de inhoud van de instructies meer toegespitst worden op de functie van de medewerker en de taak die hij of zij zal hebben in het geval van een calamiteit en bij een ontruiming. De dekking van de BHV was onvoldoende, besloten is om meer medewerkers op te leiden als BHV-er, scholingen vinden plaats in het eerste kwartaal van 2013. Voorbereidingen zijn getroffen om in maart 2013 een ontruimingsoefening te houden in beide woonzorgcentra, in oktober zal een tweede oefening gehouden worden.
22
3.4
Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten
3.4.1 Kwaliteit van zorg - Meting zorginhoudelijke indicatoren. Wegens verandering in de organisatie van deze meting, is de meting voor het jaar 2012 pas in januari 2013 uitgevoerd. Resultaten zijn nog niet bekend. - CQ-index. Eind 2011 zijn samen met de CR de actiepunten vastgesteld die voortkomen uit de resultaten van de CQ-index. In oktober 2012 zijn de actiepunten besproken in het managementoverleg. Twee van de vier actiepunten waren afgerond, de andere twee zijn alsnog in gang gezet en zullen naar verwachting in januari 2013 afgerond kunnen worden. In het voorjaar van 2013 zal opnieuw een CQ-index uitgevoerd worden. - In tegenstelling tot voorgaande jaren, heeft de Clientenraad in 2012 geen kwaliteitsspel gespeeld. Dit staat voor 2013 weer op het programma. - De Pieter Raat Stichting is met de Nationale Trombosedienst in gesprek om zelf INRwaarden te meten en te bepalen. Doel is om de trombosezorg beter, veiliger en efficiënter te maken. Uitvoering zal volgen in 2013. - Ook in 2012 hebben overleggen plaatsgevonden in het kader van het project polyfarmacie. In totaal is de medicatie van 24 cliënten doorgenomen. De Pieter Raat Stichting heeft daarnaast de regionale overeenkomst Medicatieveiligheid ondertekend en voldoet aan alle daarin benoemde voorwaarden, behalve het invoeren van de BEM (Beheer Eigen Medicatie). Dat zal in 2013 gaan gebeuren, na scholing. 3.4.2 Klachten DPRS kent een klachtenregeling, conform de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector. Cliënten ontvangen wanneer zij in zorg komen bij De Pieter Raat Stichting, de brochure “Klachten cliënten en Cliëntvertrouwenspersoon” waarin de klachtenregeling beschreven staat. In de klachtenregeling wordt het belang van klachten benadrukt. Tevens leest men in de brochure en de klachtenregeling op welke wijze en bij wie men terecht kan voor klachten. De meeste klachten worden opgelost in onderling overleg tussen cliënten en medewerkers. Mocht dit echter niet tot een bevredigende oplossing leiden, dan kan de klacht voorgelegd worden aan de cliëntvertrouwenspersoon of de externe klachtencommissie. De Pieter Raat Stichting kent geen interne klachtencommissie. De externe Klachtencommissie bestaat uit minimaal drie leden: - een jurist met brede ervaring op het terrein van klachtenbehandeling. - een verpleeghuisarts/huisarts; - een lid vanuit een cliëntenbelangenorganisatie. In 2012 is geen enkele keer een beroep gedaan op de cliëntvertrouwenspersoon. Er zijn twee officiële klachten binnengekomen (schriftelijk). Een klacht betrof de toegepaste aanmeldingsprocedure die is gehanteerd voor de voordracht van een appartement in Magnolia. De directie is hierover in gesprek gegaan met de betreffende cliënt en familie om de opnameprocedure, in- en exclusiecriteria extra toe te lichten en vragen hierover te beantwoorden. De tweede klacht is in de zomer kenbaar gemaakt en betreft een klacht rondom communicatie. Deze klacht is in behandeling genomen door de externe klachtencommissie, maar inmiddels door de klager ingetrokken. De klacht betrof de werkwijzen en procedures van de stichting rondom het overplaatsen van cliënten van de basiszorg- naar de meerzorgafdeling. De klager was van mening dat De Pieter Raat Stichting niet transparant was geweest over deze werkwijzen en procedures, maar was inmiddels door reacties van De Pieter Raat Stichting ervan overtuigd geraakt dat de stichting de werkwijzen en procedures zal verbeteren. Daarnaast zijn in 2012 negen mondelinge klachten binnengekomen. In 2011 waren dit er zes. Op iedere klacht is direct actie ondernomen en zijn afspraken gemaakt in overleg met betrokkenen.
23
3.5
Kwaliteit ten aanzien van medewerkers
3.5.1 Personeelsbeleid De Pieter Raat Stichting voert een leeftijdsfasebewust personeelbeleid. Het beleid is erop gericht medewerkers zo lang en gemotiveerd mogelijk in dienst te houden. Leidinggevenden handelen hier naar en worden hierbij ondersteund door PO&O. Vanwege het spanningsveld tussen de wens van jong personeel naar grotere contracten en de behoefte van de organisatie naar meer flexibele, kleine contracten, is het slechts op kleine schaal gelukt jonger personeel aan te trekken. De meeste contracten die in 2012 zijn aangegaan hebben een contractomvang van 24 uur per week. De vacatures die in 2012 zijn ontstaan, zijn binnen redelijke tijd ingevuld. Het aantal gediplomeerde medewerkers is voldoende. Voor het werven van medewerkers is gebruik gemaakt van de website, al of niet in combinatie met een oproep in de krant. Doelstellingen van het jaarplan 2012 waren: -
-
-
-
Resultaatgericht beschrijven van bestaande functiebeschrijvingen. Een groot deel van de functiebeschrijvingen van de facilitaire dienst zijn resultaatgericht herschreven en begin 2012 vastgesteld. Van de functiebeschrijvingen in de zorg is de functiebeschrijving van cliëntcoördinator herschreven en opnieuw ingedeeld in FWG na een zorgvuldige procedure met (een afvaardiging) van de betrokken medewerkers. De verwachting is dat deze begin 2013 kan worden vastgesteld. Het traject om overige functiebeschrijvingen te herschrijven is nog niet afgerond. Het traject vraagt veel tijd, omdat waarde wordt gehecht aan zorgvuldigheid. Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). De verbeterpunten die uit de RI&E van 2011 voortkwamen, zijn uitgewerkt in een plan van aanpak en is besproken met de Ondernemingsraad, de werkgroep AVR en de preventiemedewerkers. Het plan van aanpak zal periodiek besproken worden in het managementteam. Middenkader voorbereiden op budgetverantwoordelijkheid. Door diverse oorzaken is deze doelstelling doorgeschoven naar 2013. Opleidingsplan 2012. o Het opleidingsplan is voor ca 95% uitgevoerd. Een aantal opleidingen is doorgeschoven naar 2013 en vanwege interne ontwikkelingen is een aantal trainingen niet doorgegaan. Belangrijkste opleidingen in 2012 waren, de trainingen voor het Elektronisch Cliëntendossier, de specifieke opleiding die de cliëntcoördinatoren hebben gevolgd en de trainingen over het omgaan met veilig medicijngebruik. De trainingen en opleidingen zijn over het algemeen positief ontvangen. Gemiddeld zijn er zes opleidingsplaatsen ingevuld, waarvan vanaf september twee leerlingen worden opgeleid tot verpleegkundige. o Ook in 2012 is er aandacht geweest hoe medewerkers om kunnen gaan met agressie middels themabesprekingen, die intern begeleid zijn door de casemanager van Geriant. o De trainingen en bijscholingen zijn geëvalueerd aan de hand van evaluatieformulieren die deelnemers hebben ingevuld. Over het algemeen worden trainingen positief ervaren door medewerkers en voldoen deze aan een behoefte. Leerafdeling. Na verschillende brainstormsessies tussen het Horizon College en De Pieter Raat Stichting is door het Horizon College in december 2012 groen licht gegeven om in 2013 te starten met een leerafdeling.
3.5.2 Kwaliteit van het werk DPRS hecht veel waarde aan kwaliteit van werk. Onderstaande activiteiten ondersteunen dit.
24
Introductiebijeenkomsten In 2012 zijn drie introductiebijeenkomsten georganiseerd voor nieuwe medewerkers. Medewerkers worden o.a. geïnformeerd over belevingsgerichte zorg. In totaal 32 medewerkers hebben een bijeenkomst bijgewoon. Door de aanwezigen wordt de inhoud van de introductiebijeenkomst gewaardeerd met een 8. Vaardigheidstrainingen Uitgangspunt is dat medewerkers in de zorg vanaf niveau 3 eens in de twee jaar getraind worden in verpleegtechnische vaardigheden. De opleidingcoördinator heeft een training gevolgd om de licentie te verlengen voor het uitvoeren van methodisch opleiding in de praktijk. In 2012 zijn 61 medewerkers met succes bijgeschoold door onze interne trainers. De deelnemers hebben de trainingen positief gewaardeerd. Negen medewerkers zijn in 2012 niet getraind, omdat zij ziek of verhinderd waren op de datum van de training. Deze medewerkers worden in 2013 als eerste mee genomen in de planning. Functioneringsgesprekken Vanwege ziekte en wisseling van leidinggevenden zijn er weinig functioneringsgesprekken gehouden in 2012. Het percentage is uitgekomen op 40%. Met de leidinggevenden zijn afspraken gemaakt om de medewerkers die geen functioneringsgesprekken hebben gehad in 2012 als eerste in te plannen in 2013. Arbobeleid In 2012 is de werkgroep Arbeidsomstandigheden, verzuim en re-integratie tweemaal bij elkaar gekomen en de werkgroep heeft driemaal om tafel gezeten met de preventiemedewerkers. Belangrijke onderwerpen waren: - Plan van aanpak RI&E - MIM analyse - Hulpmiddelen - Tiltrainingen - Analyse Melding incidenten medewerkers Melding incidenten medewerkers In 2012 hebben 30 medewerkers melding gedaan van een incident. Het was niet noodzakelijk de arbeidsinspectie in te schakelen. De incidenten betroffen in 14 gevallen agressie of ongewenst gedrag en in 16 gevallen een onveilige situatie of bijna ongeval. In alle gevallen is de leidinggevende gewaarschuwd en is waar nodig actie ondernomen. Ten opzichte van 2011 is het aantal agressie-incidenten gedaald (was 22) en voorzichtig kan worden vastgesteld dat de aanpak om het thema in de verschillende teambesprekingen aan de orde te stellen, haar vruchten afwerpt. Exit Medewerkers die uit dienst treden, worden door ons verzocht een z.g. exitformulier in te vullen. Van de 42 medewerkers die uit dienst zijn getreden zijn 16 formulieren terug ontvangen. De motieven van vertrek lag in 50% van de gevallen in persoonlijke omstandigheden of een specifieke andere reden. De ex-medewerkers gaven voor de onderdelen arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen en arbeidsvoorwaarden een score tussen de 7 en 7,2. De exitformulieren zijn doorgenomen met de leidinggevenden en waar nodig zijn aandachtspunten mee gegeven. Ziekteverzuim Het verzuim is in 2012 aanzienlijk gestegen en is uitgekomen op 7%. Een stijging ten opzichte van 2011 (4,4%). Na de spectaculaire daling van het verzuim in 2010 en een stabiel verzuim in 2011, is dit een teleurstellend gegeven. Oorzaak is o.a. een aantal langdurige verzuimgevallen onder het personeel, die niet altijd werkgerelateerd zijn. Daarnaast is de meldingsfrequentie van 0,82 naar 1,01 gegaan. De diverse ontwikkelingen binnen de
25
organisatie, zoals ziektevervanging en wisseling leidinggevenden, waarneming en wisseling bestuursfunctie en nieuwbouw kunnen hieraan ten grondslag liggen. Binnen De Pieter Raat Stichting is gekozen voor eigen regie waarbij leidinggevenden een centrale rol hebben bij verzuimbegeleiding. Eind 2012 is een overleg geweest tussen leidinggevenden, bedrijfsarts en PO&O en is besloten om de regie van verzuimbegeleiding strakker ter hand te nemen en ook is afgesproken om waar nodig eerder een Sociaal Medisch Team bij elkaar te roepen om de begeleiding van langdurig en frequent verzuimende medewerkers in een breder verband te bespreken. 3.5.3 Vrijwilligers De Pieter Raat Stichting mag zich nog steeds verheugen over een groot – en toenemend aantal vrijwilligers dat zich inzet voor het welzijn van de cliënten. Eind 2012 zijn dit er 225. De inzet van vrijwilligers is onmisbaar; zonder vrijwilligers zouden de cliënten veel aangename en voor hen belangrijke activiteiten moeten missen. In het Arboretum en Magnolia worden activiteiten zelfs geheel door vrijwilligers uitgevoerd, ondersteund door de coördinator Welzijn en de vrijwilligerscoördinator. Hierdoor hebben de bewoners van deze complexen dichtbij hun woning gelegenheid tot ontmoeting en gezelligheid. Een aantal highlights van het vrijwilligerswerk in 2012: • In maart en oktober zijn twee Gouden-Dagen-concerten geweest in cultuurhuis Cool, mede mogelijk gemaakt door de enthousiaste inzet van ruim 25 vrijwilligers. • Enkele vrijwilligers bezoeken zelfstandig wonende cliënten, die thuis zorg ontvangen van De Pieter Raat Stichting. • Een groep vrijwilligers heeft een cursus Dementie gehad, gegeven door de casemanager van Geriant die betrokken is bij de zorg voor dementerenden in Hugo-Oord en De Raatstede. • De vrijwilligers van bus Thijs zijn wederom geslaagd voor de rijvaardigheids- en theorietest
3.6
Financieel beleid
Resultaat Het resultaat over 2012 bedraagt € 346.889 negatief. Het negatieve resultaat wordt veroorzaakt door de afboeking van € 966.571 van de gemaakte plankosten voor de nieuwbouwplannen voor Hugo-Oord. Zoals hiervoor beschreven zijn deze plannen stopgezet in verband met de overheidsplannen met betrekking tot de intramurale AWBZ. Het resultaat uit normale bedrijfsvoering bedraagt € 620.000. Dit positieve resultaat komt voor een belangrijk deel tot stand door een positief resultaat op de kapitaallasten. Omzet Het wettelijk budget stijgt in 2012 van € 8.149.606 naar € 9.085.537. Een stijging ten opzichte van 2011 van ruim 11%. Dit wordt veroorzaakt door de stijging van het tarief van de ZZP’s met 8%, waarvan de helft t.b.v. de intensiveringsmiddelen (ca. € 260.000). De intramurale productie laat een lichte verzwaring zien. Verder wordt de stijging van de productie voornamelijk veroorzaak door de toename van het volledig pakket thuis (VPT) en door de toename van het kapitaallastenbudget. Kosten In verband met de beschikbare intensiveringsmiddelen heeft een uitbreiding van met name het personeel in de zorg plaatsgevonden. Vanwege de bestuurswisseling en de wijziging van het beleid met betrekking tot Hugo-Oord zijn extra advieskosten gemaakt ten behoeve van het aanstellingstraject voor de nieuwe bestuurder en onderzoek naar de mogelijkheden voor Hugo-Oord.
26
De ICT kosten zijn sterk toegenomen als gevolg van de invoering van het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en managementrapportagetool Zorgmonitor en de verdere digitalisering van de organisatie. Investeringen In 2012 is geïnvesteerd in het managementinformatiesysteem Zorgmonitor en de verdere implementatie van het ECD. Tevens is met name geïnvesteerd in de brandmeldinstallatie en oproepsystemen. Vooruitblik In 2013 wordt een verandertraject ingezet, waarbij een aantal intramurale plaatsen worden ingeleverd en de extramurale zorg zal moeten groeien. Hiertoe is een manager extramurale zorg aangenomen voor de duur van 1 jaar. Daarnaast wordt in samenwerking met de gemeente de opzet gemaakt voor een sociaal wijkteam voor de Schilderswijk. DPRS streeft hierin een belangrijke rol te verwerven. De samenwerking met ketenpartners wordt geïntensiveerd. Deze verandering zal veel van de organisatie en haar medewerkers vragen aangezien de kwaliteit van zorg hoog moet blijven en onze cliënten zo min mogelijk moeten merken van de wijzigingen. Daarnaast lopen de gesprekken voor de realisatie van complexen die een beschutte woonomgeving bieden aan onze doelgroep in het kader van het scheiden van wonen en zorg. Ook voor het gebouw Hugo Oord wordt er naar gestreefd in samenwerking met partners de nieuwbouw te realiseren in de vorm van extramurale appartementen.
27
28
Jaardocument 2012 II Jaarrekening
29
