Jaarverantwoording zorginstellingen 2012
Stichting Zorggroep Liante
8 mei 2013
Inhoudsopgave
Maatschappelijk verslag 1 2
3
4
Uitgangspunten van de verslaggeving Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens 2.2 Structuur van het concern 2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten 2.3.3 Werkgebieden 2.4 Samenwerkingsrelaties 2.5 verwachtingen toekomst en posistie Zorggroep Liante 2.6 Risico’s en onzekerheden Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur 3.2 Raad van Bestuur 3.3 Toezichthouders (Raad van Toezicht) 3.4 Bedrijfsvoering 3.5 Cliëntenraad 3.6 Ondernemingsraad 3.7 Vertrouwenspersonen 3.8 Identiteitscommissies 3.9 Vrijwilligers Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid 4.2 Algemeen beleid 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten 4.4.1 Kwaliteit van zorg VVT: verantwoorde zorg 4.4.2 Klachten 4.4.3 Toegankelijkheid 4.4.4 Veiligheid 4.4.5 ICT beleid 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.5.1 Personeelsbeleid 4.5.2 Kwaliteit van het werk 4.6 Samenleving 4.6.1 Maatschappelijk verantwoord ondernemen 4.6.2 Milieubeleid 4.6.3 Energiebeleid 4.7 Financieel beleid Bijlage: lijst van gebruikte afkortingen
3 4 5 5 7 7 7 8 8 10 11 13 13 13 14 16 18 18 18 19 19 20 20 20 21 22 22 22 23 23 24 25 25 26 26 26 26 26 27 28
2
Jaardocument 2012 Maatschappelijk verslag
3
1
Uitgangspunten van de verslaggeving Voorwoord Dit is het document maatschappelijke verantwoording over 2012 van de Zorggroep Liante. Als stramien is het voorbeeld document van het CIBG gehanteerd. Daarmee gebruiken we een algemeen gehanteerde opzet van het document. Met ingang van het verslagjaar 2012 is de verplichting tot het opstellen van een document maatschappelijke verantwoording vervallen en dient de Raad van Bestuur verslag te doen in de vorm van een directieverslag. Omdat daarnaast verantwoording moet worden afgelegd in het kader van de zorgbrede governancecode, heeft de Raad van Bestuur van Zorggroep Liante er voor gekozen om over 2012 toch in grote lijnen het oorspronkelijke document maatschappelijke verantwoording te gebruiken voor haar verslaggeving.
Raad van Bestuur Zorggroep Liante 8 mei 2013
4
2
Profiel van de organisatie
2.1
Algemene identificatiegegevens Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina
2.2
Stichting Zorggroep Liante Postbus 116 8430 AC Oosterwolde 0516 568770 41005051
[email protected] www.liante.nl
Structuur van het concern De volgende woon(zorg)centra en centraal kantoor vallen onder de verantwoordelijkheid van Zorggroep Liante (situatie ultimo december 2012). -
Woonzorgcentrum De Warrenhove in Drachten
-
Woonzorgcentrum en wooncentrum Rikkingahof in Oosterwolde
-
Woonzorgcentrum Sinnehiem in Haulerwijk
-
Woonzorgcentrum Sickenga-Oord te Wolvega
-
Woonzorgcentrum Lycklama Stins te Wolvega
-
Woonzorgcentrum Riemsoord te Appelscha
-
Wooncentrum ’t Suderhiem in Drachten
-
Wooncentrum Krommestede te Noordwolde
-
Wooncentrum Lenna te Wolvega
-
Wooncentrum Vrijheidshof in Oosterwolde
-
Centraal kantoor te Oosterwolde
De Zorggroep Liante kent sinds 1998 het Raad van Toezicht model. De directievoering vond in 2012 plaats door de tweehoofdige Raad van Bestuur. Bij het werven van leden van de Raad van Toezicht heeft de Centrale Cliëntenraad het recht om een bindende voordracht te doen voor één lid van de Raad van Toezicht. De OR wordt gevraagd haar advies uit te brengen over een voorgenomen benoeming van een lid van de Raad van Toezicht. Elk woon(zorg)centrum heeft een locatieleider die verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding over één of meer woonzorgcentra en – indien van toepassing – één of meer wooncentra. Onderstaand organogram geeft verkort de organisatiestructuur ultimo 2012 weer.
5
Raad van Toezicht
Raad van Bestuur
Zorgbemiddeling
Ondernemingsraad
Centrale Cliëntenraad
Geestelijk verzorger
Beleidsmedewerker
6 lokale cliëntenraden
4 locatieleiders
6 woonzorgcentra 4 wooncentra
Facilitair manager
Hoofd bedrijfsbureau
Administratie P&O Receptie
6
2.3 2.3.1
Kerngegevens
Kernactiviteiten en nadere typering Zorggroep Liante biedt diensten en producten aan op het gebied van wonen, welzijn, zorg en overige dienstverlening voornamelijk ten behoeve van ouderen in haar werkgebied. De kernactiviteit betreft het verzorgen van ongeveer 430 ouderen in woonzorgcentra. Daarnaast wordt extramurale zorg verleend in aanleunwoningen en dagopvang en dagverzorging aangeboden. Veel ouderen in de directe omgeving van de woonzorgcentra hebben een zorggarantie overeenkomst met Zorggroep Liante afgesloten waarmee ze in acute situaties een beroep kunnen doen op de medewerkers van Zorggroep Liante. De vier keukens van Zorggroep Liante produceren naast maaltijden voor intramurale cliënten ook warme maaltijden voor zelfstandig wonende ouderen. De meeste woonzorgcentra kennen daartoe een restaurant(functie). Andere activiteiten betreffen het aanbieden van zaalruimte met bijbehorende catering en dienstverlening voor groepen en organisaties die in de nabijheid van de woonzorg centra verkeren.
2.3.2
Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten De toegelaten intramurale WTZi capaciteit bedraagt 436 verzorgingsplaatsen. Deze zijn ultimo 2012 als volgt verdeeld over de woonzorgcentra: Overzicht woon(zorg)centra Woonzorgcentrum De Warrenhove
Verz. Plaatsen 140
Woningen 49
Rikkingahof Sinnehiem Lycklama Stins
73 73 54
21 18
Sickenga-Oord Riemsoord
65 31
35 52
Wooncentrum ’t Suderhiem Lenna Rikkingahof Krommestede Vrijheidshof Totaal
Verz. Plaatsen 436
Eigenaar Zorggroep Liante/Accolade Actium, Assen Habion, Houten Woningstichting Weststellingwerf, Wolvega WoonFriesland, Grou Actium, Assen
Woningen 42 80 104 50 8 459
Accolade, Heerenveen WoonFriesland, Grou Actium, Assen WoonFriesland, Grou WoonFriesland, Grou
Rikkingahof kent voor een (groeiend) aantal cliënten het volledig pakket thuis (VPT) als substitutie voor intramurale verzorgingsplaatsen.
7
Kerngegevens VVT Kerngegeven Cliënten Aantal intramurale cliënten per einde verslagjaar Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Aantal cliënten met volledig pakket thuis Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf per einde verslagjaar (erkende capaciteit) Productie Aantal intramurale verzorgingsdagen in verslagjaar Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagactiviteiten) Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten
2.3.3
2012
2011
422 37 6 161
411 41 0 167
436
436
156.726 8.107 40.280
149.046 8.351 46.090
741 388
702 364
26.083.811 23.375.459 2.708.352
24.861.503 22.075.732 2.785.771
Werkgebieden Het werkgebied van Zorggroep Liante omvat de gemeenten Smallingerland en Oost- en Weststellingwerf, Noordenveld en Steenwijkerland. De woonzorgcentra staan in Smallingerland en Oost- en Weststellingwerf. De maaltijdservice levert in alle genoemde gemeenten warme maaltijden, al dan niet bij clusters ouderenwoningen. De Zorggroep Liante is werkzaam in de zorgkantoorregio Friesland.
2.4
Samenwerkingsrelaties Zorggroep Liante wil midden in dat deel van de samenleving staan waar zij haar diensten aanbiedt. De lokale cliëntenraden en identiteitscommissies maar zeker ook ruim 500 vrijwilligers worden waar mogelijk betrokken bij de activiteiten die door de woonzorgcentra worden georganiseerd. Zorggroep Liante onderhoudt intensieve contacten met de eigenaren van de woonzorgcentra. Dit heeft geleid tot de volgende acties. Samen met Accolade en WoonFriesland is destijds het voormalig verzorgingscentrum ’t Suderhiem verbouwd tot een gescheiden woon- en zorgvoorziening en door middel van een loopbrug verbonden met De Warrenhove. Woningcorporatie Accolade heeft Zorggroep Liante benaderd om in Drachten gezamenlijk een woon-zorgzone op te zetten in de wijk De Drait op het terrein van de voormalige school ‘De Lauwers’. De studie naar haalbaarheid heeft geresulteerd in een planopzet waaruit blijkt dat het initiatief levensvatbaar is. In 2012 is hiertoe een samenwerkingsovereenkomst door beide partijen ondertekend en is een programma van eisen opgesteld. Als alles volgens plan verloopt, is realisatie in 2014 een feit.
8
Vanuit De Warrenhove wordt ondersteuning geboden aan de Serviceflat Drachten in de vorm van alarmering en het leveren van warme maaltijden. Woonzorgcentrum bij Riemsoord te Appelscha is gebouwd door Woonstichting Actium en op 1 oktober 2011 geopend met een capaciteit van 31 verzorgingsplaatsen. Samen met Plaatselijk Belang Appelscha en Scala is vorm gegeven aan het inrichten van zaalruimten die ter beschikking staan voor de omgeving, het sociaal plein. Woonzorgcentrum Sinnehiem in Haulerwijk is door Habion uit Houten vervangen door nieuwbouw. Samen met ZuidOostZorg uit Drachten zijn 64 woonzorgappartementen en 28 appartementen voor PG gerealiseerd. De bouw is feestelijk gestart op 14 juli 2011, oplevering heeft plaatsgevonden in oktober 2012. Het oude gebouw wordt in 2013 gesloopt. De bouw van nieuwe woningen op de plaats van het oude Sinnehiem is door Actium voorlopig stopgezet vanwege het ontbreken van vraag naar deze woningen. In 2016 zal Actium evalueren of er dan voldoende vraag naar deze woningen is. In samenwerking met de woningstichting Weststellingwerf is in Lycklama Stins de groepsruimte vervangen door nieuwbouw en zijn alle appartementen voorzien van nieuw sanitair en keuken. Dit bouwproces is in 2008 opgestart en in 2009 afgerond. Als laatste worden algemene ruimten verplaatst en de gangen opgeknapt. Dit heeft in 2012 geen voortgang gekend. Er vindt structureel overleg plaats met de directeur/bestuurder van de Woningstichting Weststellingwerf. Samen met WoonFriesland is een effectenkaart opgesteld voor de oudbouw van SickengaOord. De aanleiding hiervoor was de afnemende technische staat van de oudbouw en het sanitair van de appartementen. Aan de uitkomsten van deze effectenkaart is geen gevolg gegeven vanwege de (plotseling) aangekondigde investeringsstop van WoonFriesland in 2011. Wel zijn in 2012 verkennende gesprekken gevoerd met WoonFriesland over mogelijke herstructurering van de oudbouw na 2015 maar dit heeft niet geleid tot concrete afspraken. In samenwerking met WoonFriesland worden visies ontwikkeld voor de wooncentra Lenna en Krommestede. In 2012 heeft dit nog niet geleid tot concrete resultaten. WoonFriesland heeft aangegeven dat er potentiële kopers zijn voor Lenna. Welke gevolgen dit kan hebben voor de samenwerking is op dit moment niet bekend. Zowel eigenaar Actium als Zorggroep Liante zijn het er over eens dat het woonzorgcentrum Rikkingahof functioneel is achterhaald. Tijdens gesprekken over mogelijke herstructurering bleek de boekwaarde van Rikkingahof zo hoog dat hier eerst een oplossing voor moest worden gevonden voordat verdere gesprekken over herstructurering konden worden gevoerd. Een aanvraag met ondersteuning door Mondria Advies leidde in 2011 tot een eenmalige vergoeding van bijna € 2 miljoen. In 2012 is een plan worden gemaakt voor de herstructurering, maar de aankondiging van uitfaseren van ZZP’s 1 tot en met 4 heeft het plan doorkruist. In 2012 is de Rabobank De Stellingwerven, opgegaan in Rabobank Heerenveen-Zuidoost Friesland, als enige bank overgebleven als huisbankier voor Zorggroep Liante. Er is een kredietfaciliteit afgesloten om pieken en dalen op het gebied van liquide middelen op te kunnen vangen. Met de gemeentebesturen van Smallingerland en Oost- en Weststellingwerf vindt structureel overleg plaats over het vormgeven van woon- en zorgactiviteiten, voornamelijk in het kader van de WMO en onroerend goed. Met de stichtingen ZuidOostZorg in Drachten en Meriant in Wolvega vindt samenwerking plaats op het gebied van de functie behandeling. Samen met Talant uit Heerenveen wordt zorg verleend aan gehandicapten woonachtig in aanleunwoningen. Zorggarant is betrokken bij de nachtzorg en De Friese Wouden (Drachten) levert de verpleegtechnische zorg via het verpleegtechnisch team. Met beide aanbieders is de verpleegkundige achterwacht geregeld. Overige collega zorgaanbieders waarmee wordt overlegd op het gebied van zorg- en dienstverlening zijn GGZ Friesland en WoonZorgCentrale (Meppel).
9
Zorggroep Liante neemt deel aan de netwerken palliatieve zorg in Friesland samen met alle zorgbieders die te maken hebben met palliatieve zorg met als doel het verbeteren van de kwaliteit van zorg voor de palliatieve cliënt zowel op organisatorisch, professioneel als relationeel vlak door het optimaliseren van de samenwerking met overige zorgorganisaties in Friesland. In 2009 heeft ketenzorg dementie in Friesland vaste vormen aangenomen. Zorggroep Liante heeft in 2010 de samenwerkingsovereenkomst TinZ samen met Meriant, De Friese Wouden, Nij Smellinghe, Tjongerschans, GGZ Friesland en ZuidOostZorg ondertekend. De Alzheimer cafés in Wolvega, Oosterwolde en Drachten zijn onderdeel van deze ketenzorg. Zorggroep Liante participeert in het POF, Preventief Overleg Oost-Friesland. 4 maal per jaar komen alle zorg- en welzijnsorganisaties op het gebied van ouderen bijeen om zaken op het gebied van preventie te bespreken. Ook participeert Zorggroep Liante in de discussie bij de NHL over professionalisering van de ouderenzorg in het kader van de Friese Zorgacademie. In Oosterwolde zijn op het terrein van de Vrijheidshof door WoonFriesland ruim 30 seniorenappartementen gebouwd. Zorggroep Liante verzorgt toewijzing van 8 woningen. Tevens huurt Zorggroep Liante in het gebouw een ruimte. Deze is in 2010 in gebruik genomen als informatie- en zorgpunt vanuit Rikkingahof. Samen met Talant, die een deel van het gebouw huurt voor zorgverlening aan haar cliënten, wordt zorg- en dienstverlening opgezet voor dit complex. In 2012 heeft dit niet geleid tot een concrete invulling. De woon(zorg)centra Rikkingahof, Sickenga-Oord, Lycklama Stins, Sinnehiem, De Warrenhove en Krommestede kennen een steunstichting, genaamd ‘stichting vrienden van (naam woon(zorg)centrum)’. Al deze steunstichtingen zijn door de belastingdienst aangewezen als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Naar gelang de financiële mogelijkheden van de steunstichtingen kunnen de woon(zorg)centra een beroep doen op financiële ondersteuning voor buiten de reguliere financiering vallende zaken.
2.5
Verwachtingen toekomst AWBZ en positie Zorggroep Liante In 2011 en 2012 zijn door de regering maatregelen afgekondigd die Zorggroep Liante in de toekomst gaan raken. Deze maatregelen zijn o.a. de overgang van nacalculatie kapitaallasten naar normatieve HuisvestingsComponent (NHC), het wegvallen van ZZP 1 en 2 vanaf 2013, ZZP 3 vanaf 2014 en (deels) ZZP 4 vanaf 2016, het korten op WMO huishoudelijke hulp en het overgaan in 2016 van persoonlijke verzorging naar de WMO. Onverkort doorgevoerd betekent dit een forse aanval op de bedrijfsvoering, niet alleen van Zorggroep Liante maar op de gehele ouderenzorg. Daarnaast worden ook woningcorporaties getroffen door forse heffingen waardoor er in het werkgebied van Zorggroep Liante in de komende jaren minimaal geïnvesteerd zal worden in nieuwe woningen en/of aanpassen van bestaande woningen. Zorggroep Liante heeft in 2012 scenario’s laten doorrekenen op basis van bovenstaande veranderingen. De uitkomsten laten zien dat, binnen de gestelde aannames, de bedrijfsvoering voor de komende 5 jaren niet leidt tot discontinuïteit van de organisatie. De berekeningen hebben vooralsnog alleen geleid tot afwaardering van de activapost betreffende het huurcontract van ’t Suderhiem. Het is wel duidelijk dat een aantal locaties zal moeten worden aangepast op de nieuwe, verwachte situatie. In voorgaande paragraven is daar reeds aandacht voor geweest.
10
2.6
Risico’s en onzekerheden In het verslagjaar is nog geen beleidsmatige aanpak gerealiseerd op het gebied van risicomanagement. In 2013 zal dit gestalte gaan krijgen. In onderstaande tabel zijn belangrijke gebeurtenissen met bijbehorende risico’s weergegeven en daarbij de wijze waarop Zorggroep Liante daarop reageert of kan reageren.
Gebeurtenis
Risico
(Mogelijke) maatregelen
Nacalculatie kapitaallasten gaat over naar NHC (vergoeding wordt cliëntgebonden), invoertraject van 2012 tot 2018
Bij leegstand onvoldoende dekking voor kapitaallasten
Algemene ruimten worden deels gefinancierd uit de kapitaallastenregeling zorginfrastructuur
Wegvallen ZZP 1 t/m 4 zoals aangekondigd in regeringsbeleid, in december 2012 63% van de intramurale cliënten van Zorggroep Liante
Onderbezetting als er geen cliënten met hogere ZZP komen of als het zorgkantoor geen vervanging door hogere ZZP’s toestaat
Bij nieuwe huurcontracten gebruik maken van overgangsregeling Nieuwe locaties zijn geschikt voor zware zorgvragers Appartementen in nieuwe locaties kunnen als zelfstandige woonruimte worden verhuurd Deskundigheidsniveau van medewerkers wordt afgestemd op hogere zorgvraag
Door regeringsmaatregelen krimpt de bedrijfsvoering en daarmee het financiële resultaat
De toekomstige bedrijfsopbrengsten zijn lager dan de materiële vaste activa op de balans
Er zijn scenario’s uitgewerkt waarmee op basis van de uitkomsten duidelijk wordt of de dekking voldoende is
Door krimpende bedrijfsvoering dalen liquide middelen
Uitbetalen vakantiegeld en eindejaarsuitkering zorgt voor uitgavepiek die niet past binnen kasstroom
Kredietlimiet afgesloten ter hoogte van € 1.200.000
De omvang van de nietAWBZ gebonden activiteiten/omzet stijgt richting 10% van de gehele omzet
Indien de niet-AWBZ gebonden activiteiten/omzet hoger wordt dan 10% van de totale omzet dan ontstaat Vennootschapsbelasting plicht
PR maatregelen uitbrengmaaltijden beperken Onderzoeken of afsplitsing van niet AWBZ gebonden activiteiten naar zelfstandige rechtsvorm wenselijk is
11
Macro budget AWBZ staat onder druk
Lagere productie afspraken mogelijk dan wenselijk , hogere productie t.o.v. afgesproken productie wordt niet vergoed
Vroegtijdig signaleren hogere productie dan afgesproken Vroegtijdig overleggen met zorgkantoor over productie Overwegen cliëntenstop bij dreigende overschrijding zonder vergoeding
Overgang begeleiding (2014?) en persoonlijke verzorging (2016?) naar WMO
Opleggen van heffingen aan woningcorporaties
Lager tarief dan huidig vanwege taakstellende bezuiniging naar gemeenten Onzekerheid over aangaan contracten met gemeenten over levering van deze zorgproducten
Structureel overleg met wethouders van gemeenten waarin Zorggroep Liante werkzaam is Binden van cliënten door samenstellen pakketten voor zorg- en dienstverlening
Woningcorporaties overwegen afstoten zorgvastgoed
Structureel overleg met woningcorporaties over deze problemen
Er ontstaat een tekort aan geschikte woningen voor ouderen (mede door wegvallen lage ZZP’s)
Toewijzing ouderenwoningen nabij woon(zorg)centra door Zorggroep Liante Komen tot afspraken over zorglevering door Zorggroep Liante in combinatie met woninghuur
De eigen bijdragen voor zorgverlening worden (fors) hoger voor mensen met vermogen
Cliënten kiezen om financiële reden voor uitstel/afstel opname in zorg
Aanbieden ouderenwoning (van woningcorporatie) met pakket zorg- en dienstverlening op maat
12
3
Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap
3.1
Normen voor goed bestuur De zorgbrede Governancecode is een bundeling van breed gedragen algemene opvattingen binnen de zorg over goed bestuur, toezicht en verantwoording. Een belangrijk element van het model is de strikte scheiding tussen de uitvoerende en toezichthoudende functies. Zorggroep Liante onderschrijft deze principes en hanteert deze. Het bestuur van de organisatie is in handen van de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur staat onder toezicht van de Raad van Toezicht. Deze bestond in 2012 uit zes personen. Deze personen hebben allen een verschillende, voor Zorggroep Liante maatschappelijke relevante, professionele achtergrond. Geen van de leden van de Raad van Toezicht heeft op enigerlei wijze een verbinding met Zorggroep Liante, anders dan uit hoofde van het lidmaatschap van de Raad. In 2007 heeft de Raad van Toezicht samen met de Raad van Bestuur de statuten van beide organen zodanig geredigeerd en vastgesteld dat deze voldoen aan de Zorgbrede Governance Code. In 2012 zijn de statuten gewijzigd na het besluit om de identiteitscommissies geen invloed meer uit te laten oefenen bij het benoemen van leden van de Raad van Toezicht en deze niet langer als verplicht voor elke locatie aan te merken. De reglementen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht zijn in 2012 geëvalueerd in het kader van bovenstaande wijziging van de positie van identiteitscommissies en het terugbrengen van de omvang van de Raad van Bestuur naar twee leden per 1 januari 2012. In 2012 is de Klokkenluidersregeling vastgesteld en ingevoerd.
3.2
Raad van Bestuur Leden van de Raad van Bestuur ultimo 2012
Naam J. Jonkman G. Jager
Bestuursfunctie Voorzitter Lid
Nevenfuncties Penningmeester st. Vrienden van Ergli Lid bestuur st. Vrienden van Krommestede
Als nevenfuncties zijn aangemerkt de functies die zijn geregistreerd in het handelsregister van de kamer van Koophandel en Fabrieken Noord Nederland.
Het bestuur van de Zorggroep Liante is door de Raad van Toezicht opgedragen aan de Raad van Bestuur die in 2012 bestond uit twee personen. Het salaris voor de heren Jonkman en Jager is vastgesteld op basis van de uitgangspunten gehanteerd in de NVZD/VDZ adviesregeling (Nederlandse vereniging van directeuren van instellingen in de gezondheidszorg/vereniging directies zorgsector). Deze regeling leidt tot marktconforme, maatschappelijk aanvaarde beloningen voor Raden van Bestuur. De Raad van Toezicht onderschrijft laatstgenoemd oordeel. De aandachtsgebieden van elke directeur zijn vastgelegd in het reglement van de Raad van Bestuur. In 2009 is vastgelegd welke informatie de Raad van Toezicht (minimaal) ontvangt van de Raad van Bestuur, met welke regelmaat en op welke wijze. De Raad van Bestuur informeert de Raad van Toezicht, de Ondernemingsraad en de Centrale Cliëntenraad 4 maal per jaar met een ‘reader’ over relevante ontwikkelingen.
13
3.3
Toezichthouders (Raad van Toezicht) Leden van de Raad van Toezicht ultimo 2012
Naam P. van Brakel A. Rooks R.I. van der Velde
Aandachtsgebied Bestuurlijk Financiën Zorginhoudelijk
S. ter Heide
Juridisch
T.J. Annema T. Veenma-Koster
Kwaliteitszorg P en O
Nevenfuncties Geen Bestuurslid Univé Midden-Drenthe Directeur GFIconsultancy Directeur st. Mienskipssoarch Voorzitter rederijkerskamer Hoek van Zevenwouden Voorzitter st. De Oolde Schoele Geen Voorzitter peuterspeelzalen Ferwerderadiel Directeur/eigenaar Koster Consulting Vicevoorzitter Zontaclub Friesland
Als nevenfuncties zijn aangemerkt de functies die zijn geregistreerd in het handelsregister van de kamer van Koophandel en Fabrieken Noord Nederland. Overzicht functies en zittingstermijnen leden Raad van Toezicht ultimo 2012
Naam P. van Brakel A. Rooks R.I. van der Velde S. ter Heide T.J. Annema T. Veenma-Koster
Functie Voorzitter Vicevoorzitter Lid Lid Lid Lid
Aftredend 1-1-2016 1-1-2015 1-1-2014 1-7-2014 1-1-2015 1-1-2016
Herkiesbaar Nee Nee Ja Ja Nee Nee
Gedurende het verslagjaar bestond de Raad van Toezicht uit zes leden. In de samenstelling van de Raad van Toezicht deden zich geen wijzigingen voor. De voorzitter en een lid van de Raad van Toezicht, die beiden per 1 januari 2012 periodiek aftredend waren, stelden zich herkiesbaar. Zij werden met ingang van genoemde datum herkozen voor een periode van maximaal vier jaar. In 2012 heeft de Raad van Toezicht vijf keer met de Raad van Bestuur vergaderd. Een van deze vijf vergaderingen droeg een informeel karakter. Doel van deze informele bijeenkomst was met de Raad van Bestuur van gedachten te wisselen over de gevolgen die voortvloeien uit het door de overheid geformuleerde beleid met betrekking tot de ouderenzorg en de wijze, waarop op dit beleid in de toekomst adequaat kan worden ingespeeld. Tijdens de vier formele vergaderingen werden onder meer de volgende onderwerpen besproken: - Het jaarplan 2012 en de voortgang van de daarin opgenomen activiteiten; - De jaarverantwoording 2011, bestaande uit de jaarrekening 2011, inclusief de accountantsverklaring, de toelichting op de jaarrekening en het document maatschappelijke verantwoording; - De begroting 2013 en het jaarplan 2013; - De voortgang van het in 2011 in gang gezette Innovatieproject; - De deelname aan het project De Lauwers te Drachten. Gedurende het verslagjaar werd door de voorzitter en de vicevoorzitter van de Raad van Toezicht eenmaal per 6 á 8 weken overleg gevoerd met de leden van de Raad van Bestuur. Tijdens deze bijeenkomsten werden de vergaderingen van de Raad van Toezicht voorbereid.
14
Daarnaast werd de voortgang van lopende zaken besproken en werd van gedachten gewisseld over in de toekomst - gelet op het op nationaal en lokaal niveau voorgestane beleid - te ontplooien initiatieven. Van het besprokene tijdens de bijeenkomsten werd een verslag gemaakt, dat ter beschikking werd gesteld van de overige leden van de Raad van Toezicht. Evenals zulks in voorgaande jaren het geval is geweest werd door de voorzitter en de vicevoorzitter van de Raad van Toezicht zowel een vergadering van de Centrale Cliëntenraad als een vergadering van de Ondernemingsraad met de Raad van Bestuur bijgewoond. In 2012 werd door de voorzitter en de vicevoorzitter met de beide leden van de Raad van Bestuur een functioneringsgesprek gehouden. In 2011 is besloten om de informatiepositie van de Raad van Toezicht te versterken en een actievere rol te spelen bij het verzamelen van informatie ten behoeve van de initiërende, adviserende en controlerende rol van de Raad van Toezicht. In dit kader werd door vertegenwoordigers van de Raad van Toezicht – buiten aanwezigheid van de Raad van Bestuur – vergaderd met respectievelijk het Managementteam, de Centrale Cliëntenraad en de Ondernemingsraad. Daarnaast werd een begin gemaakt met het bezoeken van de onderscheiden locaties van de Stichting. In het verslagjaar werden twee locaties bezocht. De vicevoorzitter is in 2012 aanwezig geweest bij de inhoudelijke voorbespreking van het rapport betreffende uitkomsten controle jaarrekening 2011 en de management letter 2012 met de accountant, conform de afspraak hierover gemaakt in de Raad van Toezicht. In het verslagjaar werd door de Raad van Toezicht – buiten aanwezigheid van de Raad van Bestuur – zijn eigen functioneren, alsmede de relatie tot de Raad van Bestuur en de samenstelling en het functioneren van de Raad van Bestuur geëvalueerd. Bij deze evaluatie werd gebruik gemaakt van de “Vragenlijst Mans rollen Corporate Governance Code”. In het kader van de door de Raad van Toezicht ontplooide activiteiten wordt tenslotte vermeld, dat door vertegenwoordigers van de Raad van Toezicht de door de Raad van Bestuur belegde (voorlichtings-)bijeenkomsten in het kader van het Innovatietraject werden bijgewoond. Vergoedingen van de leden van de Raad van Toezicht. De vergoeding is gebaseerd op het advies van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen. Besloten is per 1 juli 2010 de vergoeding vast te stellen op 50% van de geadviseerde vergoeding, zulks onder de afspraak, dat met ingang van 1 juli 2011 in een periode van vijf jaren via een jaarlijkse verhoging van 10% de vergoeding zal worden gebracht op 100% van de door de NVTZ geadviseerde bedragen. In 2012 zijn de volgende vergoedingen betaald: De vergoeding over 2012 van de voorzitter was € 5.850, van de vicevoorzitter € 4.875 en van de leden € 3.900.
15
3.4
Bedrijfsvoering Leden van het management ultimo 2012
Naam A.W. Otter R. Kobes G.G. Meijering J. Blaauw J. Hes H. Hamstra
Functie Locatieleider Sinnehiem en Riemsoord Locatieleider De Warrenhove en ’t Suderhiem Locatieleider Rikkingahof en de Vrijheidshof Locatieleider Sickenga-Oord, Lycklama Stins, Krommestede en Lenna Hoofd bedrijfsbureau Facilitair manager
Jaarlijks stelt de Raad van Bestuur in december een begroting (inclusief investeringen) en een jaarplan vast over het eerstvolgende jaar. Beide documenten komen tot stand in overleg met het management en worden goedgekeurd door de Raad van Toezicht, waarna ze worden besproken met de Ondernemingsraad en de Centrale Cliëntenraad. De begroting is leidend voor de financiële control cyclus. Maandelijks worden in het bestuur en daaropvolgend in het management overzichten besproken met daarin opgenomen de cijfers betreffende: -
Werkelijke personeelskosten en AWBZ opbrengsten ten opzichte van begroot
-
Werkelijke productie (intra- en extramuraal) ten opzichte van begroot, zowel in bedragen als in aantallen ZZP’s en zorgproducten
-
Werkelijk ingezette formatie ten opzichte van begroot
-
Verzuimcijfers, per maand en 12 maandelijks voortschrijdend
Per kwartaal wordt een overzicht samengesteld met daarin opgenomen bovengenoemde cijfers samen met het exploitatieoverzicht over het betreffende kwartaal. De locatieleiders koppelen deze resultaten terug naar de Raad van Bestuur in de vorm van een standaard analyseformulier. Per halfjaar wordt een balans met resultatenrekening opgesteld. Na afloop van elke maand levert het bedrijfsbureau een controleoverzicht over de productie in het kader van de (voormalige) kaderregeling AO/IC. In het najaar vindt een interim-controle plaats door de accountant, vanaf het verslagjaar 2011 is dat Ernst&Young. Deze controle spitst zich toe op de AO/IC maatregelen die Zorggroep Liante heeft genomen om ‘in control’ te zijn. Deze interim-controle leidt tot een management letter die wordt besproken in het bestuur, management en Raad van Toezicht. De bevindingen uit het najaar 2012 zijn gerapporteerd in december 2012. Na afloop van het boekjaar wordt een jaarrekening opgemaakt vergezeld van een accountantsverklaring. De jaarrekening wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur, goedgekeurd door de Raad van Toezicht en besproken met het management, de Ondernemingsraad en Centrale Cliëntenraad. Het jaarplan is leidend voor de prioriteiten die Zorggroep Liante zich heeft gesteld. Daarbij moet worden bedacht dat niet alle beschreven plannen ook haalbaar zijn in het eerstvolgende jaar. Vooral bouwplannen duren vaak aanmerkelijk langer dan gepland. Per kwartaal vindt monitoring plaats van het jaarplan. Naast bovengenoemde documenten wordt jaarlijks een scholingsplan door de Raad van Bestuur vastgesteld. Dit scholingsplan komt voort uit een meerjarig scholingsbeleidsplan. In het scholingsbeleid worden de speerpunten vastgelegd, het scholingsjaarplan is de uitwerking per jaar. In 2011 is een eenjarig scholingsbeleidsplan vastgesteld, in 2012 is weer een meerjaren scholingsbeleidsplan opgesteld.
16
In 2009 is het besluit genomen het kwaliteitsbeleid te stoelen op PreZo, Prestaties in de Zorg. In 2011 zijn daartoe audits uitgevoerd die er toe hebben geleid dat voor alle onderzochte woonzorgcentra het gouden keurmerk is behaald en in 2012 zijn deelaudits uitgevoerd waarmee de keurmerken zijn behouden. Alle documenten die te maken hebben met de bedrijfsvoering worden vastgelegd in het documentbeheer systeem Plancare. Elk document kent een evaluatiedatum. Daarmee is verzekerd dat alle in Plancare vastgelegde elementen van de bedrijfsvoering periodiek tegen het licht worden gehouden. In de loop van 2012 is het systeem opnieuw opgebouwd en worden alle documenten geactualiseerd opgenomen in de nieuwe versie van PlanCare. In het kader van compliance, het naleven van wet- en regelgeving, is een beleidsnotitie ‘Compliance’ vastgesteld in 2011. Deze beleidsnotitie is voornamelijk gericht op naleven van het mededingingsrecht zoals dat door de NMa wordt gehandhaafd. Bovenstaande opsomming geeft voldoende zekerheid aan de Raad van Bestuur dat eventueel optredende zwaktes in de bedrijfsvoering snel worden getraceerd waarna, indien noodzakelijk, bijstelling kan plaatsvinden.
17
3.5
Cliëntenraad In de statuten is vastgelegd dat Zorggroep Liante naast lokale cliëntenraden een Centrale Cliëntenraad kent. Leden van de Centrale Cliëntenraad ultimo 2012
Naam W. van Gurp J. Bruinsma B. Sloot J. Hoornstra F. Wouda J. Bouws M. Muilwijk
Namens woon(zorg)centrum Rikkingahof Sinnehiem Lycklama Stins Sickenga-Oord De Warrenhove Riemsoord Krommestede
De Vereniging Bewonersbelangen Lenna (VBL) vertegenwoordigt de belangen van de bewoners van Lenna. Zij overlegt met de locatieleider van Lenna. De VBL is niet vertegenwoordigd in de Centrale Cliëntenraad. De centrale cliëntenraad heeft haar jaarverslag over 2012 zelfstandig verspreid.
3.6
Ondernemingsraad De Zorggroep Liante heeft één Ondernemingsraad (OR). Leden van de Ondernemingsraad ultimo 2012
Naam Petra Meijer Richard van Solkema Pietsje de Haan Tije Penninga Jantine Wind Elly Elsinga Ruurd van der Kloet Annet ter Horst Janny Veenstra Dirk Jan Brinks vacature
Functie Voorzitter Secretaris & Vicevoorzitter Vicesecretaris Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid
Per 1 januari 2013 zijn 3 leden afgetreden en 4 nieuwe leden toegetreden tot de OR. De ondernemingsraad heeft haar jaarverslag over 2012 zelfstandig verspreid.
3.7
Vertrouwenspersonen Voor alle cliënten zijn mevrouw E. Zijlstra –Smeding en mevrouw S. Kuiper-Miedema werkzaam als vertrouwenspersoon. Voor medewerkers zijn mevr. T Kuiper en mevr. M.I.S. Dijkstra respectievelijk intern en extern vertrouwenspersoon.
18
3.8
Identiteitscommissies In 2012 is de discussie over de positie van identiteitscommissies binnen Zorggroep Liante afgerond. Identiteitscommissies hebben niet langer een verplichtend karakter en de invloed van identiteitscommissie op de benoeming van de leden van de Raad van Toezicht is niet meer aanwezig. Deze wijzigingen zijn verwerkt in de onderliggende reglementen. De identiteitscommissie van Rikkingahof heeft zichzelf in 2012 opgeheven. Tevens is de functie van coördinator geestelijke verzorging, in de persoon van Wubbo Roemeling, komen te vervallen.
3.9
Vrijwilligers Zorggroep Liante is trots op haar ruim 500 vrijwilligers die op allerlei zeer nuttige gebieden voor de cliënten jaar ondersteuning verlenen. De bijdrage van hen is onmisbaar voor de bewoners en de cliënten van Tafeltje Dekje (uitbrengmaaltijden). Zij werken onder anderen mee aan de volgende activiteiten binnen de stichting: -
Ondersteuning van identiteitsgebonden activiteiten Externe warme maaltijdvoorziening Sociale en culturele activiteiten Realiseren van huiskranten Bestuurswerk voor steunstichtingen, cliëntenraden en identiteitscommissies Ondersteuning bij de functie ondersteunende begeleiding dag Bezoek bij individuele bewoners Begeleiding bij ziekenhuisbezoek van cliënten Ondersteuning van diverse overige diensten en festiviteiten
In 2010 is het vrijwilligersbeleid vastgesteld. De uitvoering ervan met het benoemen van vrijwilligerscoördinatoren per locatie en het onderbrengen van de centrale coördinatie bij P&O heeft in 2011 plaatsgevonden. Met elke vrijwilliger wordt een overeenkomst opgesteld waarin rechten en plichten zijn vastgelegd. Voor alle vrijwilligers is een ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Als een vrijwilliger gedurende 12½ jaar of 25 jaar zich heeft ingezet voor de stichting dan wordt daar aandacht aan geschonken bij het woon(zorg)centrum waar de vrijwilliger aan verbonden is en de vrijwilliger wordt beloond met een passend cadeau. In 2012 is een enquête gehouden naar de tevredenheid van vrijwilligers. De resultaten van deze enquête worden per locatie verwerkt door de lokale vrijwilligerscoördinatoren.
19
4
Beleid, inspanningen en prestaties
4.1
Meerjarenbeleid In 2010 is binnen het management en Raad van Toezicht uitvoerig gesproken over doelstelling, missie en visie voor Zorggroep Liante. Als nieuwe missie is voorgelegd ‘Mensen een inspirerende en uitdagende omgeving bieden’. Deze missie is tijdens 2 bijeenkomsten met alle geledingen besproken, maar nog niet formeel vastgesteld. Uit die discussies is het volgende vastgesteld over de lange termijn strategie van Zorggroep Liante. -
Ouderen moeten de regie over hun leven zo lang mogelijk kunnen behouden. Zorg, welzijnsdiensten en overige ondersteuning moeten de woonfunctie ondersteunen en mogen niet leidend zijn.
-
Zorggroep Liante streeft naar het bieden van ouderenzorg in zoveel mogelijk woonkernen in Smallingerland en de Stellingwerven. Daarbij is een minimum schaalgrootte van belang om een vestiging rendabel te houden.
-
De intramurale capaciteit dient in stand te blijven. Deze capaciteit is nodig om 24-uurs zorg in nabijgelegen wooncentra te waarborgen.
-
Het verlenen van extramurale zorg in de nabijheid van woonzorgcentra dient waar mogelijk en haalbaar jaarlijks te groeien.
-
Het leveren van warme maaltijden aan ouderen vanuit de keukens van Zorggroep Liante blijft in stand.
In 2012 zijn 2 symposia gehouden met (o.a. vertegenwoordigers van) alle interne geledingen van Zorggroep Liante om te spreken over een nieuwe strategie. De uitkomsten van deze bijeenkomsten moeten in 2013 leiden tot een herziening van het ondernemingsplan. Ook de structuur van Zorggroep Liante is onderwerp van deze discussie.
4.2
Algemeen beleid In 2012 zijn de volgende zaken gestart of gerealiseerd in het kader van de lange termijn strategie. -
Alle cliënten die zorg ontvangen van Zorggroep Liante hebben een zorgleefplan op hun eigen appartement. Ook heeft elke cliënt een contactverzorgende toegewezen gekregen waarmee regelmatig contact is om zorgvraag en zorgaanbod op elkaar af te stemmen.
-
In 2011 heeft bureau De Bok een rapport uitgebracht inzake het innovatief vermogen van Zorggroep Liante. Op basis van dit rapport zijn verbetertrajecten uitgezet waar in 2012 uitvoering aan is gegeven in de vorm van 8 projecten. Enkele projecten zijn in 2012 afgerond, enkele lopen door in 2013.
-
Samen met bureau On the Job is in 2011 gewerkt aan het verbeteren van PR van Zorggroep Liante. De meest in het oog springende maatregel hieruit is de naamswijziging per 1 januari 2012 van Et Bientwark naar Zorggroep Liante. Verder is de nieuwe huisstijl ingevoerd en is een nieuwe website gelanceerd. In 2012 zijn folders, huiskranten en andere uitingen in de nieuwe stijl geïntroduceerd.
20
4.3
-
Alle nieuw te bouwen aanleunwoningen bij woonzorgcentra worden standaard voorzien van een alarmering die een directe verbinding maakt met medewerkers van dat woonzorgcentrum.
-
Het aantal extramurale cliënten is 9 gedaald in 2012 ten opzichte van 2011. Reden hiervoor is de daling van dagactiviteiten vanwege minder indicaties. Daarvoor steeg het aantal cliënten jaarlijks.
-
In Krommestede is een voorzichtige start gemaakt met het bieden van zorg in de woningen. Op termijn zal hier 24 uurs zorg moeten kunnen worden geboden. Verder heeft Zorggroep Liante reeds in 2007 een toekomstvisie voor Krommestede vastgesteld. Deze visie is in 2012 niet besproken met eigenaar WoonFriesland.
-
Voor appartementencomplex Lenna is ook in 2007 een toekomstvisie vastgesteld door Zorggroep Liante. Deze visie is in 2012 evenmin besproken met eigenaar WoonFriesland.
Algemeen kwaliteitsbeleid Zorggroep Liante hanteert als kwaliteitszorg model PreZo, het kwaliteitssysteem voor de sector Verpleging, Verzorging en Zorg Thuis, ontwikkeld door Stichting Perspekt in opdracht van ActiZ. De naam PreZo is een samenvoeging van PREstaties en ZOrg. PreZo is gebaseerd op de normen voor Verantwoorde zorg en biedt concrete handvatten om op deze normen te sturen. Centraal staan de prestaties die medewerkers en de organisatie leveren aan de cliënt. Het model onderscheidt zich van andere systemen door niet de structuur en de processen, maar de uitkomsten leidend te laten zijn. Met de term algemeen kwaliteitsbeleid wordt gedoeld op beleid dat de gehele organisatie betreft dus niet specifiek beleid dat gericht is op cliënten of medewerkers: * het gehanteerde kwaliteitsmanagementsyteem * kwaliteit van informatie en registratie, gegevensbeveiliging * kwaliteit gebouwen * brandveiligheid. In mei 2011 zijn audits uitgevoerd door bureau Perspect bij het centraal kantoor en de locaties De Warrenhove, Rikkingahof, Sinnehiem, Lycklama Stins en Sickenga-Oord. Alle onderzochte locaties hebben het gouden keurmerk PreZo ontvangen. Hiermee zijn deze locaties gecertificeerd in het kader van het leveren van verantwoorde zorg. De locatie Riemsoord wordt in 2013 meegenomen in de PreZokwaliteitscyclus. In 2012 vond een gedeeltelijke audit plaats op de primaire zorgprocessen (‘Domeinen’). Daarnaast waren het zorgleefplan en de thema’s communicatie en informatie (‘Pijlers’) onderdeel van de audit. De audit in 2012 heeft ertoe geleid dat de gouden keurmerken zijn behouden en Zorggroep Liante opnieuw een verdiepingsslag in kwaliteit kon maken. In 2013 vindt een tweede tussentijdse toetsing plaats. Deze audit richt zich op de professionaliteit van medewerkers en de organisatie in het algemeen (“Voorwaarden”). In 2014 start de PreZo-kwaliteitscyclus opnieuw. Veiligvoedsel.nl heeft haar keurmerk gegeven aan de keukens en overige organisatieonderdelen die met voeding te maken hebben in de locaties Rikkingahof, Sinnehiem, Lycklama Stins en Sickenga-Oord. Dit houdt in dat daar gewerkt wordt binnen de normen van HACCP, een norm voor veilig werken met voedselbereiding en – verstrekking. Ook De Warrenhove is in 2012 opgenomen in deze werkwijze. Het kwaliteitshandboek Plancare bevat alle documenten die betrekking hebben op de bedrijfsvoering van Zorggroep Liante. In 2012 zijn voorbereidingen getroffen om het handboek te vernieuwen. De indeling van het handboek stemt na implementatie overeen met
21
de indeling van het PreZo-model. Verder wordt ingezet op verbeterde toegankelijkheid en beheersmogelijkheden van de documenten. Realisatie vindt plaats in het tweede kwartaal van 2013.
4.4 4.4.1
Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten
Kwaliteit van zorg VVT: verantwoorde zorg In het najaar van 2012 is door het extern bureau De Bok een Consumer Quality (CQ) meting verricht bij cliënten van Zorggroep Liante. De uitslag komt in 2013 beschikbaar. Uitkomsten worden besproken in aanwezigheid van de cliëntenraden. Per locatie wordt een plan van aanpak opgesteld om verbeterpunten aan te pakken. Ook worden verbeterpunten opgenomen in de jaarplannen van de locaties. Evenals in 2011 heeft in 2012 heeft een ZI-meting plaatsgevonden. De uitkomsten worden in 2013 verwacht en staan op soortgelijke wijze als de CQ-uitkomsten aan de basis van verschillende verbeterplannen. Voor de uitkomsten van de ZI meting uit 2011 zijn verbeterplannen geschreven. Kwaliteitsmedewerkers houden elk kwartaal een interne audit over de zorgleefplannen, waarbij o.a. deze onderdelen steeds getoetst worden. Bij de lokale cliëntenraad vergaderingen zijn de uitkomsten van de ZI en de CQ uit respectievelijk 2011 en 2010 regelmatig besproken. De cliëntenraad is ook gevraagd om inbreng voor verbeteringen aan te dragen en is daarnaast ook geïnformeerd over de voortgang van de verbeterplannen.
4.4.2
Klachten De Zorggroep Liante kent een klachtenreglement. De procedure voor het indienen van een klacht is in hoofdlijnen als volgt. De cliënt of diens vertegenwoordiger dient de klacht eerst te bespreken met de direct betrokken medewerker, of diens leidinggevende, de directie of een lid van de cliëntenraad. Is de klager niet tevreden na dit gesprek dan kan een klacht worden ingediend bij de onafhankelijke klachtencommissie. Binnen een week na het indienen van de klacht ontvangt de klager een bevestiging van ontvangst. De klachtencommissie bespreekt de klacht, hoort de betrokken personen en doet binnen twee maanden na ontvangst van de klacht uitspraak. Deze uitspraak wordt gericht aan de klager, de betrokken medewerker(s) en de directie van Zorggroep Liante. Aan de hand van de uitspraak bepaalt de directie haar standpunt ten aanzien van de klacht en maakt dit standpunt bekend aan de klachtencommissie en de betrokken personen. Indien het standpunt tot maatregelen leidt worden deze tegelijkertijd bekend gemaakt. Is de klager nog niet tevreden met deze behandeling dan staat de weg open naar de provinciale klachtencommissie. In 2012 is de klachtenregeling geactualiseerd en in vernieuwde vorm vastgesteld. Leden klachtencommissie ultimo 2012
Naam A. Rijpkema D. van der Weerd G. de Vos
Functie Voorzitter Lid Lid
Voorgedragen door Onafhankelijk Cliëntenraad Ondernemingsraad
In het verslagjaar 2012 heeft de klachtencommissie geen klacht ontvangen.
22
4.4.3
Toegankelijkheid Zorggroep Liante heeft haar centraal kantoor in Oosterwolde op de 2e verdieping van het GezondheidsCentrum Oosterwolde. Het kantoor is open tijdens kantooruren. Alle telefoonoproepen komen binnen bij het centrale kantoor of de recepties van De Warrenhove en Lenna. Tijdens kantooruren beantwoordt de telefoniste de gesprekken, buiten kantooruren worden de oproepen doorgeschakeld naar de woonzorgcentra waar 24 uur per dag iemand de oproepen beantwoordt. Het zorgbemiddelingsbureau zetelt in het centrale kantoor in Oosterwolde. Zij ontvangt digitaal alle indicaties vanuit het zorgkantoor Friesland. Binnen de geldende normtijd wordt actie ondernomen naar de cliënt. Voor intramurale zorg gelden soms wachtlijsten, afhankelijk van het gekozen woonzorgcentrum. Indien een nieuwe cliënt moet wachten wordt actief gezocht naar een oplossing voor de periode totdat in het gewenste woonzorgcentrum ruimte beschikbaar is. Extramurale zorg wordt direct ingezet zodra een indicatie is ontvangen. In geval van spoedeisendheid wordt als extra service zorg verleend voordat de indicatie is afgegeven. Cliënten met een zorg garantie overeenkomst kunnen 24 uur per dag een beroep doen op Zorggroep Liante in geval van calamiteiten. Bovenstaande directe inzet van zorg en dienstverlening is mogelijk omdat in alle woonzorgcentra 24 uur per dag gekwalificeerde medewerkers aanwezig zijn. Informatie over Zorggroep Liante is beschikbaar op www.liante.nl.
4.4.4
Veiligheid Elk woonzorgcentrum en wooncentrum beschikt over een gebruiksvergunning of omgevingsvergunning brandveilig gebruik. Periodiek controleert de brandweer of wordt voldaan aan de voorwaarden die bij deze vergunning horen. Alle woonzorgcentra en Krommestede beschikken over een noodplan. Dit noodplan beschrijft de procedures die moeten worden gevolgd als zich een calamiteit voordoet. De plannen zijn opgesteld in samenwerking met Maetis. Voor Lenna wordt het noodplan opgesteld in samenwerking met de hotelier. Eenmaal per jaar worden alle bewoners van de woonzorgcentra en wooncentra geïnstrueerd over de procedures die gelden bij brandalarmering. Alle medewerkers dienen eenmaal per jaar een instructie bij te wonen over de werking van de brandmeldinstallatie en de bijbehorende procedures. Bij Zorggroep Liante bezitten ultimo 2012 153 medewerkers een BHV diploma (2011: 97). De stijging is het gevolg van het beleid om 24 uur per dag BHV dekking te realiseren in de woonzorgcentra. Jaarlijks doen alle BHV’ers mee aan een herhalingscursus en eenmaal per jaar oefenen de BHV’ers in hun eigen woonzorgcentrum onder leiding van de adviseur brandveiligheid. Verder wordt voor alle woonzorgcentra eenmaal per jaar een oefening voor BHV’ers samen met de lokale brandweer uitgevoerd. In elk woonzorgcentrum is een medewerker van de technische dienst aanwezig die gekwalificeerd is voor handhaving van de NEN 3140 norm voor elektra. Alle technische medewerkers beschikken over een liftcertificaat, certificaat opgeleid persoon en VCA. Het transfermateriaal wordt jaarlijks gecontroleerd op de goede werking door een gecertificeerde onderneming. In elke locatie is een preventiemedewerker aangesteld.
23
4.4.5
ICT beleid Zorggroep Liante kent een automatiseringscommissie waarin zowel het ICT beleid als de toepassing en uitvoering worden besproken. De commissie bestaat uit alle applicatiebeheerders, de systeembeheerder en de directie. Eind 2008 heeft een medewerker van ZuidOostZorg een scan uitgevoerd om te zien in hoeverre Zorggroep Liante kan voldoen aan de norm NEN 7510 op het gebied van ICT. Het rapport en de daarin opgenomen aanbevelingen zijn in 2009 besproken binnen de automatiseringscommissie en in de vorm van een plan van aanpak uitvoerbaar gemaakt. Vrijwel alle acties uit dit plan van aanpak zijn in 2010 en 2011 uitgevoerd. De norm NEN 7510 gaat over informatiebeveiliging binnen de zorgsector. Onder informatiebeveiliging in de zorg wordt verstaan: het waarborgen van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van alle informatie die benodigd is om patiënten verantwoorde zorg te kunnen bieden. Naast het borgen van deze kwaliteitscriteria vereist deze norm ook dat de informatiebeveiligingsmaatregelen op controleerbare wijze zijn ingericht voordat kan worden gesproken over adequate informatiebeveiliging
24
4.5 4.5.1
Kwaliteit ten aanzien van medewerkers
Personeelsbeleid In 2012 is een opzet gemaakt om alle onderdelen van het personeelsbeleid in één beleidsdocument te integreren als onderdeel van de projecten 1 en 2, resp. communicatie en besturing. De voortgang van deze projecten kende een niet geplande vertraging waardoor het ook onderdeel personeelsbeleid in deze projecten nog niet is afgerond. Zorggroep Liante heeft voor scholing van medewerkers een scholingsplan. In 2006 is het scholingsplan 2006-2011 vastgesteld. Het scholingsplan bevat een aantal speerpunten dat in de jaarlijks vast te stellen scholingsjaarplannen wordt uitgewerkt. Het scholingsjaarplan 2012 bevat de volgende speerpunten: -
Aanbieden opleiding maatschappelijk zorg voor verzorgende IG in BBL traject
-
Aanbieden opleiding helpende en maatschappelijk verzorgende in BBL traject
-
Verdieping werken met zorgleefplan Zorggroep Liante breed
-
HACCP met thema gastvrijheid
-
Training palliatieve zorg voor aandachtsvelders palliatieve zorg
Verloop personeel
Verloop personeel Instroom personeel in loondienst (totaal) in verslagjaar Uitstroom personeel in loondienst (totaal) in verslagjaar
Aantal personeelsleden 123 68
Aantal fte 24,1 15
Daarnaast is de formatie (ultimo 2013) met 18,9 FTE toegenomen omdat een aantal medewerkers meer uren heeft gekregen binnen hun contracten en een aantal stagiaires via de inzet convenantgelden een leerling/arbeidsovereenkomst aangeboden hebben gekregen. Ziekteverzuim medewerkers exclusief zwangerschap, bron Vernet.
Personeelsformatie Verzuim% totaal personeel in loondienst
2012 6,7
2011 5,6
Het verzuim is in het verslagjaar toegenomen. In het verslagjaar is het verzuimbeleid geëvalueerd maar nog niet opnieuw vastgesteld. Vacatures
Vacatures
Totaal personeel Personeel met cliëntgebonden functies
Totaal aantal vacatures per einde verslagjaar van het verslagjaar 1 0
Aantal moeilijk vervulbare vacatures per einde verslagjaar van het verslagjaar 0 0
Voor naleving van de Arbo-wet kent Zorggroep Liante een ARBOteam. In het verslagjaar is het ARBO handboek in concept besproken. Er zijn per woonzorgcentrum preventiemedewerkers aanwezig die toezicht houden op zaken betreffende ARBO in het algemeen.
25
Leden van het ARBOteam ultimo 2012
Naam Gerke Jager Catrine van Asperen Halbe Hamstra Truida Meijering Helma Hut Regina Veen
4.5.2
Functie Directeur/bestuurder P&O adviseur Facilitair manager locatieleider Verzorgende IG Preventiemedewerker
Namens Centraal kantoor Centraal kantoor Centraal kantoor Rikkingahof en de Vrijheidshof OR De Warrenhove
Kwaliteit van het werk In 2012 is geen medewerkers tevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Dit zal in 2014 weer plaatsvinden in samenhang met deelname aan het benchmarkonderzoek van ActiZ.
4.6 4.6.1
Samenleving
Maatschappelijk verantwoord ondernemen Zorggroep Liante heeft geen concrete doelstellingen gedefinieerd met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen. De Raad van Bestuur is van mening dat het ontwikkelen van beleid op dit aspect geen prioriteit heeft. De inbedding van Zorggroep Liante op lokaal niveau vindt deels plaats via de identiteitscommissies, voor zover aanwezig bij Zorggroep Liante. Deze commissies bewaken de lokale identiteit van de woonzorgcentra. De leden zijn bekend binnen de gemeenschap. Er vindt regelmatig overleg plaats tussen de identiteitscommissies en de locatieleiders.
4.6.2
Milieubeleid Binnen alle locaties wordt afval zoveel mogelijk gescheiden aangeleverd aan diverse afvalondernemingen.
4.6.3
Energiebeleid In 2012 is voor de locatie Lycklama Stins een energie prestatie advies uitgebracht, op basis van een dwingend verzoek hiertoe van de gemeente Weststellingwerf. In dit rapport zijn geen maatregelen benoemd welke binnen een termijn van 5 jaar terug te verdienen zijn. Eveneens in 2012 is opdracht gegeven voor het opstellen eenzelfde rapport voor SickengaOord. Dit rapport is in 2013 ontvangen. Voor nieuwe locaties geldt dat installaties energiezuinig moeten zijn. Zo zijn de locaties Riemsoord en Sinnehiem uitgevoerd met een warmte-koude opslag voorziening waarmee verwarming en koeling is gewaarborgd met minimaal energieverbruik.
26
4.7
Financieel beleid Resultaatratio Resultaatratio Resultaatratio: (resultaat / totale opbrengsten) Resultaat boekjaar Totale opbrengsten boekjaar
2012 4,05% 1.057.134 26.083.811
2011 -0,24% -58.860 24.861.503
2012 34,90% 6.215.740 2.067.315 4.148.425 5.924.386
2011 75,20% 6.306.211 4.263.217 2.042.994 5.669.282
2012 37,97% 7.361.384 19.387.043 28,22% 26.083.811 195.579 5.960.196
2011 32,73% 6.302.081 19.256.541 25,35% 24.861.503 1.139.541 6.013.995
Liquiditeit Liquiditeit Liquiditeitsratio (VA – LM / kortlopende schulden) Vlottende activa (inclusief liquide middelen) Vlottende activa (exclusief liquide middelen) Totaal liquide middelen Totaal kortlopende schulden Solvabiliteit Solvabiliteit Solvabiliteit (totaal eigen vermogen / balanstotaal) Totaal eigen vermogen Balanstotaal Solvabiliteit (tot. eigen vermogen / totaal opbrengsten) Totaal opbrengsten Totaal langlopende schulden kredietinstellingen Totaal langlopende schulden huur gebouwen (Bron: jaarrekening Zorggroep Liante 2012)
27
Bijlage: lijst van gebruikte afkortingen Afkorting
Voluit
ANBI AO/IC ARBO AWBZ BHV CIBG CQ FTE GGZ HACCP IG NEN NHC NZa OR PGB P&O PreZo SWOT VCA VPT VVT VWS WMO WTZi ZI ZZP
Algemeen Nut Beogende Instelling Administratieve Organisatie/Interne Controle ArbeidsOmstandigheden wet Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten BedrijfsHulpVerlening Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg Consumer Quality Fulltime Equivalent Geestelijke GezondheidsZorg Hazard Analysis Critical Control Points Individuele Gezondheidszorg NEderlandse norm Normatieve Huisvestings Component Nederlandse ZorgAutoriteit OndernemingsRaad PersoonsGebonden Budget Personeel & Organisatie Prestaties in de zorg Sterkte-zwakte analyse Veiligheid Gezondheid Milieu Checklist Aannemers Volledig Pakket Thuis Verpleging, Verzorging en Thuiszorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wet Toelating Zorginstellingen Zorg Inhoudelijke Indicatoren ZorgZwaarte Pakket
28
