Jaarverantwoording zorginstellingen

Jaarverantwoording zorginstellingen 2011

Inhoudsopgave 1 

Uitgangspunten voor de verslaggeving....................................................... 4 

2 

Profiel van de organisatie ............................................................................. 5 

2.1  2.2  2.3  2.4  3  3.1  3.2  3.3  3.4  3.5  3.6  4  4.1  4.2  4.3  4.4  4.5  4.6  4.7  5 

Algemene identificatiegegevens ................................................................... 5  Structuur van het concern ............................................................................ 5  Kerngegevens. ............................................................................................. 6  Samenwerkingsrelaties ................................................................................ 7  Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap .......................... 8  Normen voor goed bestuur ........................................................................... 8  Raad van Bestuur / Directie .......................................................................... 8  Toezichthouders ........................................................................................... 9  Bedrijfsvoering ............................................................................................ 13  Cliëntenraad ............................................................................................... 17  Ondernemingsraad ..................................................................................... 19  Beleid, inspanningen en prestaties ............................................................ 20  Meerjarenbeleid .......................................................................................... 20  Algemeen beleid verslagjaar ...................................................................... 20  Algemeen kwaliteitsbeleid .......................................................................... 21  Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten.................................... 23  Kwaliteit ten aanzien van medewerkers ..................................................... 28  Samenleving en belanghebbenden ............................................................ 30  Financieel beleid......................................................................................... 35  Jaarrekening ................................................................................................ 37 

2

Jaardocument 2011 Maatschappelijk verslag

3

1 Uitgangspunten voor de verslaggeving Voor u ligt het jaardocument van Het Spectrum. Evenals voorgaande jaren maakt Het Spectrum, organisatie voor verpleging en verzorging te Dordrecht, voor het opstellen van het jaarverslag over het jaar 2011, gebruik van het document Jaarverantwoording Zorginstellingen 2011. In dit document wordt, afhankelijk van het verantwoordingsgebied, ingezoomd op concernniveau dan wel op instellingsniveau. Achtereenvolgens komen aan bod: het profiel van de organisatie, bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap, beleid, inspanningen en prestaties en tot slot de jaarrekening.

4

2 Profiel van de organisatie 2.1

Algemene identificatiegegevens

Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina

2.2

Stichting Het Spectrum Postbus 1494 3300 BL DORDRECHT 078-6172333 24299892 [email protected] www.hetspectrum.nl

Structuur van het concern

Het Spectrum heeft als statutaire naam “Stichting Het Spectrum”. Onder de stichting ressorteren drie toegelaten instellingen, te weten verpleeghuis De Sterrenlanden, zorgcentrum Thureborgh en zorgcentrum Vreedonk. Binnen Thureborgh functioneert hospice De Patio. Het Spectrum organiseert extramurale zorg- en dienstverlening in geclusterde woonvormen waar 55+ bewoners zelfstandig wonen. Op het terrein van De Sterrenlanden is een kinderdagverblijf gevestigd. De stichting kent het min of meer gebruikelijke Raad van Toezichtmodel. Eėn en ander wordt schematisch weergegeven in hiernavolgend organogram:

5

Het Spectrum heeft een algemene grondslag, waardoor zij in haar doelstellingen openstaat voor alle cliënten, ongeacht hun levensovertuiging of maatschappelijke beschouwing. Het Spectrum vindt het belangrijk dat de cliënten zich aangesproken voelen door de wijze waarop de zorg wordt verleend. Daarom behouden de locaties van Het Spectrum hun eigen naam en eigen identiteit. De locaties van Het Spectrum hebben ieder hun eigen grondslag, hetgeen is verwoord in het fusiedocument. In De Sterrenlanden wordt men geïnspireerd door de Katholieke gemeenschap; in Vreedonk geldt als leidraad voor het handelen de Bijbel als Gods woord. Er is een zekere mate van autonomie voor de locaties om invulling te geven aan deze uitgangspunten. Voor locatie Thureborgh is geen grondslag vermeld. Door de manier waarop de locaties zich aan de cliënten en de buitenwereld presenteren, is duidelijk dat zij onderdeel zijn van Het Spectrum. De medezeggenschapsverhoudingen liggen vast in de statuten met de daarbij behorende reglementen. Op grond van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) is er een Ondernemingsraad; deze heeft instemmingsrecht en adviesrecht op een aantal in de wet vastgelegde punten. Op grond van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) is er een Centrale Cliëntenraad; deze heeft (verzwaard) adviesrecht op een aantal in de wet vastgelegde punten. Daarnaast zijn er locale Cliëntenraden, die de belangen behartigen van de cliënten binnen de locaties. De overlegvergadering van de locale Cliëntenraad wordt gehouden met de locatiemanager. De overlegvergadering van de Centrale Cliëntenraad wordt gehouden met de bestuurder. Vanuit elke locale Cliëntenraad zijn één of meer leden afgevaardigd in de Centrale Cliëntenraad. De Regeling verslaggeving WTZi schrijft voor, dat segmentering toegepast dient te worden indien een bepaald segment voor minimaal 10% van de opbrengsten verantwoordelijk is. Aangezien het verpleeghuis en de zorgcentra aan deze eis voldoen, bevat de jaarrekening 2011 naast de gebruikelijke resultatenrekening op totaalniveau een aparte resultatenrekening per locatie. Om toch inzicht te geven in de diverse projecten binnen Het Spectrum is in de toelichting op de gesegmenteerde resultatenrekening een overzicht met baten en lasten per project opgesteld. 2.3

Kerngegevens.

Kerngegevens

Aantal/bedrag

Patiënten/cliënten /productie/capaciteit Gemiddeld aantal intramurale cliënten in verslagjaar

Aantal feitelijke intramurale plaatsen op 31 december Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten op 31 december Aantal cliënten dagactiviteiten op 31 december Aantal uren extramurale productie in verslagjaar Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Aantal intramurale verzorgingsdagen in verslagjaar Aantal intramurale verpleegdagen in verslagjaar

416 395 152 63 15.861 12.710 70.056 81.760 6

Personeel Aantal personeelsleden in loondienst op 31 december Aantal FTE personeelsleden in loondienst op 31 december Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten

641 408,16 28.864.226 26.699.264 2.164.962

 Werkgebied Het Spectrum is werkzaam in de zorgkantoorregio Waardenland.

2.4

Samenwerkingsrelaties

Het Spectrum participeert in legio samenwerkingsverbanden in de regio. Op inhoudelijk of vakmatig gebied, zoals intervisiegroepen, ketenzorggerichte projecten en werkgroepen voor het ontwikkelen van procedures, maar ook in beleidsmatige groepen waar regionale zaken aan de orde komen. Te denken valt aan ketenzorgontwikkeling, wonen-zorg-welzijn ontwikkeling en afstemming en informatie-uitwisseling met andere zorgaanbieders in georganiseerd verband. Speciale vermelding verdient de samenwerking met de woningcorporatie Trivire die steeds verdere verdieping in zich heeft. Met stichting de Wielborgh vindt een rustige, maar vruchtbare uitbreiding van de samenwerking plaats. Alarmopvolging in de stad, zorgverlening in de geclusterde complexen van Het Spectrum (onderaannemerschap), de nazorg voor cliënten die gebruik gemaakt hebben van de revalidatiezorg van Het Spectrum en een geformaliseerde werkwijze in de toekomstige locatie De Prinsemarij zijn hier voorbeelden van. Andere vermeldenswaardige samenwerkingsinitiatieven in verslagjaar:  met de Belastingdienst is een convenant gesloten in het kader van het zogenaamde horizontaal toezicht;  met collega-zorgorganisatie Gemiva is een overeenkomst gesloten die geleid heeft tot het huisvesten van Gemiva-cliënten op de locatie Thureborgh. Het College Sanering heeft hierbij een (positieve) rol gespeeld;  met collega-zorginstellingen in de stad is een samenwerkingstraject gestart dat uiteindelijk geleid heeft tot de selectie van één apotheker voor de vijf instellingen;  met twee zorginstellingen in de stad is een traject gestart dat uiteindelijk zal leiden tot het installeren van één klachtencommissie personeel, tevens bevoegd om klachten in het kader van de WGA te behandelen;  in de regio is een werkgeversvereniging zorg en welzijn opgericht. Het Spectrum is lid geworden;  met de gemeente Dordrecht is een contract getekend waardoor de gemeente zich verplicht ruimte te huren in de te realiseren locatie De Prinsemarij ter vestiging van een wijkinformatiepunt etc;  de basis voor de ondertekening van een In voor Zorg samenwerkingsovereenkomst is gelegd. De uiteindelijke ondertekening vindt in 2012 plaats. Het Spectrum verplicht zich om binnen de stichting op hoog niveau het gebruik van “domotica” te ontwikkelen/stimuleren.

7

3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1

Normen voor goed bestuur

 Zorgbrede Governancecode Het Spectrum heeft haar statuten aangepast aan de principes van good governance, daarbij de Zorgbrede Governancecode 2010 als uitgangspunt nemend. Als laatste actie is een checklist voor de toepassing van de code opgesteld die in de vergaderingen van de Raad van Toezicht gebruikt wordt. In verslagjaar is een klokkenluidersregeling opgesteld die is goedgekeurd door de Raad van Toezicht. Verder keurde de Raad van Toezicht een document goed waarin de vervanging van de bestuurder geregeld wordt in geval deze (tijdelijk) afwezig is.

3.2

Raad van Bestuur / Directie

De Raad van Bestuur werkt volgens de gedragscode voor de Goede Bestuurder van de NVZD, vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg. De (éénhoofdige) Raad van Bestuur heeft ook in 2011 conform deze code gewerkt. Dat wil in ieder geval zeggen dat:  de bestuurder elke vorm van belangenverstrengeling en persoonlijke bevoordeling heeft vermeden;  de bestuurder zich ontvankelijk heeft verklaard voor persoonlijke ontwikkeltrajecten;  de bestuurder en de Raad van Toezicht elkaar positief kritisch hebben bevraagd over het afzonderlijk en in gezamenlijkheid opereren;  de bestuurder maatschappelijk verantwoord bezoldigd wordt;  de bestuurder zorgt dat Het Spectrum binnen en buiten de organisatie gezien en gehoord wordt.

Samenstelling Raad van Bestuur Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties ir. C.J. Nierstrasz directeur/bestuurder Bestuurslid Steun Stichting Vreeborgh Voor honorering is gedeeltelijk aangesloten bij de bbz-uitgangspunten, zie voor uitleg paragraaf 3.3 De informatievoorziening aan de Raad van Toezicht vindt plaats volgens een informatieprotocol. Verder vindt de interne informatievoorziening plaats middels (maandelijkse) managementrapportages. Deze geven gedetailleerd inzicht in financiën en kwalitatieve parameters. Ook een rapportage van de klachtenbemiddelaars is er in te vinden. Voor 2012 is de afspraak gemaakt dat inzicht wordt gegeven in de resultaten van de intern te houden audits.

8

3.3

Toezichthouders

 In het verslagjaar door de Raad van Toezicht behandelde zaken De Raad van Toezicht vergaderde in het verslagjaar vijfmaal. Ondermeer de volgende onderwerpen, niet uitputtend beschreven, werden tijdens de vergaderingen van de raad geagendeerd: Patiënten/cliëntenzorg, waarbij met name de kwaliteit en veiligheid van de zorg aandacht vroegen. Bespreking van deze belangrijke onderwerpen vond ondermeer plaats aan de hand van de zogenoemde directiebeoordeling als onderdeel van het HKZ kwaliteitssysteem. In het kader van het financieel beleid werd de nodige aandacht besteed aan de begroting en budgetuitputting. Als onderdeel van dit beleid keurde de raad het treasury-statuut, na grondige bespreking ondermeer met de accountant, goed. Met de Belastingdienst werd, na compliance onderzoek, waaraan de Raad van Toezicht deelnam, een convenant horizontaal toezicht gesloten. De brandveiligheid van de gebouwen van de stichting kwam aan de orde bij de bespreking van het BHV jaarverslag 2010 en het BHV jaarplan 2011. De raad kon concluderen dat er ontruimingsoefeningen worden gehouden. Ook het personeelsbeleid, waaronder Arbozorg, kwam enige malen aan de orde. De voortgang van de plannen voor vervangende nieuwbouw van Thureborgh kreeg, met het slaan van de eerste paal voor De Prinsemarij, ten dele concrete invulling. De plannen voor het bouwen op de huidige locatie van Thureborgh vorderen gestaag, dankzij medewerking van de gemeente Dordrecht en de gewaardeerde samenwerking met woningstichting Trivire, en zijn een vast punt op de agenda van de raad. Ook de samenwerking met andere zorgaanbieders, waaronder de Wielborgh, werd regelmatig geagendeerd. Tijdens één van de vergaderingen werd de, door de bestuurder, voorgenomen aanpassing van de organisatiestructuur besproken. De raad nam met belangstelling kennis van de voortgang van het activiteitenplan 2011. De gehele raad nam deel aan een bijeenkomst van het Centraal Managementteam, interne adviseurs, vertegenwoordigers van OR en Centrale Cliëntenraad ter bespreking van de toekomstvisie van Het Spectrum. Deze bijeenkomst stond onder extern voorzitterschap. In de laatste Raad van Toezichtvergadering van het verslagjaar werd de begroting voor het jaar 2012, na uitvoerige toelichting daarop van bestuurder en de controller, goedgekeurd. De Raad van Toezicht constateert dat er in 2011 veel aandacht bij overheden, publiek en media was voor de inrichting van het interne en externe toezicht op zorginstellingen. Uit publicaties en andere uitingen blijkt, naar het gevoelen van de raad terecht, dat van instellingen in de gezondheidszorg, en dus ook van Het Spectrum, grote openheid ten aanzien van beleid, kwaliteit en veiligheid van zorg wordt gevraagd. Dat impliceert tevens dat Het Spectrum rekenschap geeft van de wijze waarop het zich aan wet- en regelgeving en afspraken binnen de sector conformeert. Naar aanleiding van het van kracht worden van de Beloningscode Bestuurders in de Zorg (BBZ) heeft de raad zich beraden of, en in hoeverre, het binnen Het Spectrum toegepaste beloningsbeleid past binnen deze code, dan wel in de BBZ is in te passen. Na intensieve, gezamenlijk met de bestuurder uitgevoerde, verkenning heeft de raad samen met de bestuurder vastgesteld dat het beloningsbeleid op onderdelen afweek van het thans maatschappelijk wenselijk geachte beleid en dat derhalve aanpassing conform de BBZ in de rede lag.

9

De Raad van Toezicht is van oordeel dat het zonder meer aanpassen van het beloningsbeleid aan de BBZ een eenzijdig, onbedoeld en (te) negatief effect zou sorteren en onvoldoende tegemoet zou komen aan de wens van de Raad van Toezicht om verworven rechten, in redelijkheid, te respecteren. Daarom heeft de raad besloten om naast toepassing van BBZ arbeidsvoorwaarden en bevriezing van het inkomen, ter gedeeltelijke compensatie van het door de bestuurder te dragen nadeel, een eenmalige vergoeding toe te kennen. Deze vergoeding is in de jaarrekening op de daarvoor bestemde plaats verantwoord. De raad concludeert tot zijn genoegen dat Het Spectrum er in het verslagjaar in is geslaagd om, na een jaar met een minder bevredigend financieel resultaat, goede zorg te combineren met een goed financieel resultaat. De door Raad van Bestuur, management en medewerkers van Het Spectrum doorgevoerde efficiencymaatregelen en het hanteren van een strakkere financiële planning hebben merkbaar tot het gewenste doel geleid. Dat geeft de raad het vertrouwen dat Het Spectrum ook in de toekomst goede en veilige zorg zal kunnen blijven bieden.  Informatie van de Raad van Bestuur aan de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht ontvangt periodiek informatie van de Raad van Bestuur, zo nodig voorzien van toelichting, tijdens de vergaderingen. Deze informatie bevat, naast de kwartaalrapportages over productie, financiën, personeel en kwaliteitsindicatoren en de managementletter, tevens stukken met betrekking tot ondermeer de voortgang van bouwplannen, de strategie van Het Spectrum en samenwerking met andere zorgaanbieders/partijen. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen de periodieke nieuwsuitgaven voor het personeel. Tijdens een aantal vergaderingen van de raad werd door verschillende leden van het Centraal Managementteam uitvoerig uitleg gegeven over extramurale zorg- en dienstverlening door Het Spectrum, participatie in zorgketens, de werkgeversrol van Het Spectrum, financieel beleid en de rol van de onderscheiden zorgcentra van Het Spectrum in de toekomst. In de vergadering van de raad, waarin de jaarstukken waren geagendeerd, werden met de externe accountant het accountantsverslag, zijn oordeel over de jaarrekening, bedrijfsprocessen en administratie besproken. De accountant beoordeelde de beheersmaatregelen betreffende bedrijfsprocessen als effectief. Conform daarover gemaakte afspraken vinden er regelmatig informerende gesprekken plaats tussen de voorzitter van de raad en de bestuurder.  Andere bronnen van informatie binnen de instelling Met de Ondernemingsraad is in een tweetal vergaderingen gesproken over de algemene gang van zaken in de instelling. Daarbij was er bijzondere aandacht voor het sociaal beleid in de organisatie, visie op medezeggenschap en de financiële resultaten. Met de Centrale Cliëntenraad was er formeel overleg over de rol van de locaties van Het Spectrum in de respectieve wijken, mantelzorg en de grenzen van de verantwoordelijkheid van de verzorgingshuizen. De Centrale Cliëntenraad sprak tevens uit in voldoende mate betrokken te worden bij beleidsaangelegenheden van Het Spectrum. De hiervoor genoemde contacten, steeds in aanwezigheid van de bestuurder, zijn door de raad zeer gewaardeerd en worden als waardevolle informatiebron gezien.

10

Daarnaast informeren leden personeelsbijeenkomsten en gezondheidszorg betreffend.

van de raad zich door middel van

tijdens bewonersexterne bronnen

en de

 Profiel In 2011 is door de Raad van Toezicht, tijdens de jaarlijkse evaluatie, geconstateerd dat het profiel van de gehele raad overeen komt met het door de raad gewenste profiel. De gehanteerde profielschets bestaat, op hoofdlijnen, uit het algemene profiel voor een lid van de Raad van Toezicht en een duiding van de gewenste bijzondere karakteristieken en expertise.  Bezoldiging De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een financiële vergoeding conform het advies (2009) van de NVTZ. De raad heeft besloten om de NVTZ adviesregeling integraal van toepassing te verklaren, maar die gedeeltelijk ten uitvoer te leggen. Dat impliceert dat lagere vergoedingen, dan in de NVTZ regeling zijn aanbevolen, worden uitgekeerd.  Onafhankelijkheid leden Raad van Toezicht De onafhankelijkheid van de leden van de Raad van Toezicht is gewaarborgd in de statuten van de Stichting Het Spectrum en in het vastgestelde reglement Raad van Toezicht. Bovendien wordt aan dit aspect aandacht besteed tijdens de jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de Raad van Toezicht. Gedurende het verslagjaar heeft de raad een checklist toepassing Zorgbrede Governancecode opgesteld.  Evaluatie eigen functioneren In een voor dat doel belegde vergadering is het functioneren van de Raad van Toezicht en dat van de individuele leden door de raad uitvoerig geëvalueerd. Daarbij is aangesloten bij en gebruik gemaakt van eerdere evaluatie-ervaring van de raad. Onderdeel van de evaluatie vormt ieder jaar onderzoek naar mogelijke verbeteren aandachtspunten die in het nieuwe jaar zullen worden opgepakt en of specifieke scholing van de Raad van Toezicht gewenst is. De raad verwacht van de leden dat zij hun deskundigheid onderhouden en waar nodig, in het belang van de toezichtfunctie in Het Spectrum, uitbreiden. Naast de informatie en cursussen vanuit de NVTZ kan dat door middel van literatuur en (informele) bijeenkomsten, ondermeer van de NVTZ. De raad concludeerde tijdens de evaluatie dat, in het algemeen gesproken, de taken van de Raad van Toezicht in 2011 voldoende aan de orde zijn gekomen. Bovendien is de raad kritischer. De raad neemt zich evenwel voor om vaker een afdeling in één van de locaties te bezoeken en daar direct met de medewerkenden te spreken. Ook wil de Raad van Toezicht zich intensiever bezig houden met de zorg zelf en met vragen rond borging van kwaliteit en veiligheid. Gelet op de mogelijke effecten van marktwerking en de wijzigingen ten aanzien van bekostiging van vastgoed zal de raad nadrukkelijker aandacht besteden aan de positie van Het Spectrum in het zorglandschap en aan vastgoedwaardering en de daarmee samenhangende risico’s. De Raad van Toezicht heeft geconcludeerd dat de deskundigheid van de raad als geheel en die van de individuele leden voldoende is en constateerde dat de diverse (gewenste) modaliteiten binnen de raad aanwezig zijn.

11

Tijdens de evaluatie is geconstateerd dat er geen sprake is van belangenverstrengeling. Ten aanzien van de inzet van de leden van de raad is opgemerkt dat die in het algemeen goed is. De vergaderingen of andere bijeenkomsten werden zelden gemist. In deze evaluatie stelden de leden vast dat het desalniettemin zo kan zijn dat het combineren van het lidmaatschap van de Raad van Toezicht met zakelijke activiteiten spanningen kan oproepen. Deze evaluatie vond plaats buiten aanwezigheid van de Raad van Bestuur. Voorafgaand aan de zelfevaluatie van de raad heeft de Raad van Bestuur, in de vorm van op schrift gestelde ervaringen in het verslagjaar, een bijdrage geleverd aan deze evaluatie. De Raad van Bestuur is op de hoogte gebracht van de uitkomsten van de evaluatie. Het verslag van de evaluatie zal in de eerste Raad van Toezichtvergadering in 2012 worden geagendeerd en gezamenlijk met de bestuurder worden besproken.  Evaluatie functioneren Raad van Bestuur door Raad van Toezicht Ultimo 2011 heeft een commissie uit de Raad van Toezicht een functioneringsgesprek gevoerd met de bestuurder van Het Spectrum. Deze commissie bestond uit de voorzitter en de secretaris van de Raad van Toezicht. De bevindingen uit dit gesprek zijn in een, door de gespreksdeelnemers ondertekend, document vastgelegd en gerapporteerd aan de voltallige Raad van Toezicht. Conform afspraken tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht wordt het functioneringsgesprek jaarlijks gevoerd. Namens de Raad van Toezicht heeft de commissie kunnen concluderen dat de Raad van Bestuur in 2011 op adequate wijze leiding heeft gegeven aan de organisatie. 

Samenstelling Raad van Toezicht ultimo 2011

Naam mevrouw R. van der Pluijm drs. D.V. van Straalen dr. S.A. Kluchert

Functie secretaris

Beroep IC-verpleegkundige

lid

adviseur bestuursdienst

lid

P.A. de Graaf

lid

mr. I.M. Braal

voorzitter

zelfstandig ondernemer in de gezondheidszorg zelfstandig ondernemer/adviseur zelfstandig ondernemer in de gezondheidszorg

Nevenfuncties

*voorzitter RvT St. Palga *voorzitter klachtencie. algemeen ziekenhuis *lid bestuur Steun Stichting Vreeborgh *NIAZ voorzitter/auditor

12

Ultimo het verslagjaar heeft de heer P. A. de Graaf na rijp beraad besloten om zijn lidmaatschap van de Raad van Toezicht van Het Spectrum met ingang van 1 januari 2012 te beëindigen. De heer De Graaf heeft vastgesteld dat het combineren van het lidmaatschap van de raad met zijn startende ondernemerschap, en de groei die daarin wordt doorgemaakt, thans niet goed mogelijk blijkt. De Raad van Toezicht respecteert het besluit van de heer De Graaf, onder dank voor het werk dat hij de afgelopen jaren in de raad heeft verricht. De Raad van Toezicht zal op zeer korte termijn in de ontstane vacature voorzien.  Benoemingen Ten gevolge van het per 31 december 2011 bereiken van het einde van de benoemingstermijn van mevrouw R. van der Pluijm is de raad in het laatste kwartaal van 2011 begonnen met de werving van een nieuw lid van de Raad van Toezicht. Werving geschiedde via een open sollicitatieprocedure en met een op de vacature toegesneden profiel, te weten zorg en welzijn. Conform de bepalingen in de statuten van de Stichting zijn de Ondernemingsraad en Centrale Cliëntenraad daarbij betrokken. Als nieuw lid van de raad is voorgedragen en per 1 januari 2012 benoemd mevrouw drs. I.A. van Donkelaar. De Raad van Toezicht spreekt zijn grote dank en waardering uit voor de integere, deskundige en intensieve inzet van mevrouw Van der Pluijm voor de Raad van Toezicht en daarmee voor Het Spectrum. 

Rooster van aftreden

Naam mevrouw R. van der Pluijm drs. D.V. van Straalen dr. S.A. Kluchert P.A. de Graaf mr. I.M. Braal

3.4

Datum 1e benoeming 05-03-2003

Datum herbenoeming 01-01-2008

Datum aftreden 01-01-2012

01-05-2007

01-01-2011

01-01-2015

26-09-2002 26-05-2009 lid: 01-02-2005 voorzitter: 22-092005

01-01-2009

01-01-2014 01-01-2013 01-01-2013

01-01-2009

Bedrijfsvoering

 Algemeen Stichting Het Spectrum bestaat uit drie locaties, levert extramurale zorg en voert diverse projecten waaronder hospice De Patio. Bij de opbouw van het financieel beheer is het beleid geweest om de kosten en de budgetten/opbrengsten naar locaties en projecten te kunnen herleiden. Op deze wijze van administreren kan op een eenvoudige wijze per onderdeel worden bezien waar de sterke en zwakke punten liggen.

13

 Planning en control Het proces van planning en control is belangrijk voor elke organisatie. Planning is nodig om de doelstellingen van de organisatie in het oog te houden en vast te leggen hoe die doelen zullen worden gerealiseerd. Control biedt de mogelijkheid de organisatie op de juiste koers te houden en bij te sturen waar dat nodig is. Hier wordt de planning- en controlcyclus van Het Spectrum beschreven. Duidelijk wordt hoe deze cyclus past binnen de totale organisatie en beleidsvorming op verschillende niveaus. Beleidscyclus Het Spectrum beleidsplan is ingebed in de zogenaamde beleidscyclus. Binnen Het Spectrum is dit een proces met een cyclus van ongeveer vijf jaar. Als basis dient Het Spectrum beleidsplan, dat richting geeft aan de diverse jaarplannen per onderdeel. Dit betekent dat de beleidsdoelen van Het Spectrum, vertaald naar het niveau van het betreffende onderdeel, moeten terugkomen in de jaarplannen. Zowel de voornemens uit het beleidsplan als de jaarplannen worden vertaald in concrete meetbare doelen. Planning- en controlcyclus Het is van belang dat stichting Het Spectrum beschikt over een adequaat sturingsen beheersingssysteem. Het Spectrum heeft naast de beleidscyclus een jaarlijkse planning- en controlcyclus waarvan de volgende onderdelen uitmaken: Begroting De begroting bestaat uit een inventarisbegroting, een opleidingsbegroting en de exploitatiebegroting. Dit zijn de onderdelen van de gehele begrotingsprocedure. Deze procedure start in maart met het vaststellen van het jaarschema en eindigt in december met de vaststelling door de Raad van Bestuur en de goedkeuring door de Raad van Toezicht. Maandrapportages Het volgen van de begroting en de kostenontwikkeling wordt gedaan in de vorm van een maandrapportage. Binnen vier weken na afloop van de maand wordt deze rapportage verstrekt aan het management en de budgethouders. Hierop volgt maandelijks een toelichting aan het Locatiemanagementteam. Tevens worden de kwartaalcijfers in het Centraal Managementteam besproken. Ieder kwartaal wordt de maandrapportage aangevuld met prestatie-indicatoren (MIC-meldingen, regeling administratieve organisatie/interne controle etc.). De planning- en controlcyclus is een belangrijk sturingsinstrument voor het management van Het Spectrum. Dit kan alleen zo functioneren als de verschillende beleidsproducten en hun intenties, vooral in de jaarplannen, ook toetsbaar zijn (control). Hiervoor is behoefte aan managementinformatie. De managementinformatie zorgt ervoor dat op de diverse managementniveaus op elk moment zicht is op de behaalde resultaten ten opzichte van de gewenste situatie. Op basis van de gesignaleerde afwijking kan per organisatorische eenheid worden bijgestuurd.

14

De planning- en controlcyclus van Het Spectrum is een dynamisch en continu proces. Alleen op die manier is een tijdige bijsturing op grond van nieuwe ontwikkelingen, geconstateerde afwijkingen en nieuwe inzichten mogelijk. Administratieve organisatie en interne controle De administratieve organisatie van Stichting Het Spectrum wordt elk jaar verbeterd. Bij de inrichting van de processen wordt er voldoende rekening gehouden met de noodzakelijke functiescheidingen en andere maatregelen om de betrouwbaarheid van de informatie te vergroten. Beheer/control samenwerkingsverbanden Het Spectrum heeft geen kapitaalbelangen rechtspersonen.

of

zeggenschap

in

andere

Treasury Zoals beschreven in het treasurystatuut van Stichting Het Spectrum wordt jaarlijks het treasurybeleid geëvalueerd in het jaardocument. Het jaar 2011 is gewerkt conform het door Het Spectrum ontwikkelde treasurystatuut. De volgende acties zijn in het verslagjaar ondernomen: - de huisbankier (ABN AMRO) is conform het treasurybeleid en de HKZeisen beoordeeld. Hieruit zijn geen bijzonderheden voortgekomen; - de controller heeft bij het opstellen van diverse businesscases de rentevoet bepaald a.d.h.v. de NZA-normrente; - bij de Raad van Bestuur is het jaarlijkse renterisico in beeld gebracht. Voor de langlopende leningen is de eerste renteherziening pas in 2013. Het risico is dus beperkt gebleven tot het kort vreemd vermogen (krediet en kasgeldleningen); - de kasgeldlening ad. € 4.000.000 is geconsolideerd bij de Nederlandse Waterschapsbank; - de rentevisie is besproken met de Raad van Bestuur. Met de verwachte rentestijging wordt er nu gekeken hoe de leningen met renteherziening in 2013 gemanaged kunnen worden.  Risico’s en onzekerheden De risico’s zijn dit jaar op advies van de accountant verdeeld in 5 categorieën: 1. Strategische risico’s 2. Operationele risico’s 3. Financiële risico’s 4. Financiële verslaggeving 5. Wet- en regelgeving Ad. 1 Financiering en bekostiging door overheid. Ondanks de “investeringen langdurige zorg 2012” blijft de financiering een risico. De miljardenbezuinigingen die Nederland boven het hoofd hangen zullen mogelijk doorwerken in de ouderenzorg. Financiering nieuwbouw/waardering vastgoed. Het Spectrum heeft op grond van het doorlichten van haar vastgoedportefeuille vastgesteld dat er geen sprake is van bijzondere waardeverminderingen.

15

Als gevolg van de wijzigende bekostiging heeft Het Spectrum een nieuwe schatting gemaakt van de verwachte gebruiksduur en de eventuele restwaarde van de panden. Dit heeft er toe geleid dat de afschrijvingstermijn van 50 jaar niet is aangepast. Als gevolg hiervan zijn de afschrijvingskosten in 2011 niet toegenomen ten opzichte van de kosten bij ongewijzigde uitgangspunten. Hierbij zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:  going concern o.b.v. 50 jarige exploitatie met renovatie na 25 jaar conform huidige LTHP;  97% bezetting;  prijsindex 1,25%  zware zorg o.b.v. NHC, lichte zorg NHC overgangstraject met in 2014 ZZP1 en ZZP2 scheiden wonen en zorg, ZZP 3 en hoger vanaf 2019;  restwaarde 0; en  disconteringsvoet 4%. Ad. 2 Risico leegstand Door de invoering van de zorgzwaartebekostiging per 2010 en de invoering van de normatieve huisvestingscomponent in 2012 is het leegstandsrisico toegenomen voor Stichting Het Spectrum. In het oude regime ontving een instelling altijd nog een vast bedrag per erkende verzorgingshuis/verpleeghuisplaats. Vooral voor locatie Thureborgh zal dit een risico zijn. Dit vanwege het oude gebouw en de geplande nieuwbouw. Hier wordt goed op frictiekosten gestuurd. Krappere arbeidsmarkt De toenemende krapte op de arbeidsmarkt voor gekwalificeerd personeel is een risico waar Het Spectrum zich tegen probeert te wapenen. Met een goed personeelsbeleid zal dit bereikt moeten worden. Zie voor reeds lopende ontwikkelingen pagina 28. Marktwerking De gevolgen van marktwerking zijn al goed te zien bij de invoering van de WMO. Wat de gevolgen van marktwerking zullen zijn voor de intramurale verzorgings- en verpleeghuizen is nog onduidelijk. Het Spectrum probeert rekening te houden met de eventuele marktwerking in het door haar gevoerde beleid. Ad. 3 Integrale productie administratie Zorginstellingen moeten in 2011/2012 gaan declareren op cliëntniveau via een zogenaamde AW319. Waar de financiering per heden nog op basis is van voorschotten zal het correct declareren van de productie meer belangrijk worden. Tevens is voor een relatief kleine organisatie als Het Spectrum het geautomatiseerd declareren een precair proces dat op dit moment nog afhankelijk is van slechts enkele functionarissen. In de toekomst zal er voor gezorgd moeten worden dat dit beter geborgd gaat worden binnen de organisatie. Ad. 4 Wijzigende belastingwetgeving Veranderingen op het gebied van de omzetbelasting of vennootschapsbelasting kunnen grote gevolgen hebben voor een zorginstelling als Het Spectrum.

16

Ad.5 In het algemeen moet de wet- en regelgeving nauwlettend gevolgd worden.

3.5

Cliëntenraad

De Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) bepaalt dat elke zorgaanbieder de opdracht heeft een Cliëntenraad in te stellen en tevens in stand dient te houden. Bovendien is in de WMCZ geregeld welke bevoegdheden een Cliëntenraad heeft ten behoeve van de cliënten welke zij vertegenwoordigt. Een aantal van deze bevoegdheden, resulterend in verzwaard adviesrecht, is door de locale Cliëntenraden binnen Het Spectrum overgedragen aan de Centrale Cliëntenraad. De drie locale Cliëntenraden vormen binnen Het Spectrum een zelfstandig orgaan dat de cliënten vertegenwoordigt en hun belangen behartigt in de ruimste zin van het woord. Zoals vastgelegd in reglementen, welke door wijzigende wetgeving regelmatig worden aangepast, wordt de Cliëntenraad gefaciliteerd met vergaderruimte en secretariële ondersteuning. Tevens wordt in de jaarlijkse begroting van Het Spectrum een budget ingeruimd ten behoeve van de verdere scholing van Cliëntenraadleden alsmede de bekostiging van andere zaken welke betrekking hebben op het goed functioneren van de Cliëntenraden. De Centrale Cliëntenraad beschikt over een eigen kantoor c.q. vergaderruimte. In de huisbladen van de locaties worden de activiteiten van de Cliëntenraden gepubliceerd. Door de Centrale Cliëntenraad werd in 2011 medewerking verleend aan/ geadviseerd over de zorgovereenkomst en leveringsvoorwaarden en de aanpak van verbeterpunten n.a.v. de CQ-meting (Cliënttevredenheidsonderzoek). Verder is er overleg geweest met de leden van de Raad van Toezicht van Stichting Het Spectrum. Gesproken is over de verantwoordelijkheid van verzorgingshuizen, mantelzorg en de rol van locaties van Het Spectrum in de wijken. Tijdens bijeenkomsten van de locale Cliëntenraden met de locatiemanager is een aantal adviezen uitgebracht, zijn beleidsissues besproken en werd medewerking verleend aan een aantal zaken. Zo zijn zij voor de eigen locatie betrokken geweest bij het opstellen van het activiteitenplan 2012, de exploitatiebegroting, het opleidingsplan, de voorbereiding en evaluatie (inclusief volgen van verbeteracties) van het Cliënttevredenheidsonderzoek en het bespreken van de rapportages van de Meldingen Incidenten Cliënten. De Cliëntenraden van de zorgcentra Thureborgh en Vreedonk hebben in verslagjaar twee maal gezamenlijk vergaderd. Er is o.a. gesproken over het aanstellen van een vaste medewerker als contactpersoon voor de bewoner en diens familie, het zorgdossier en de halfjaarlijkse evaluatie van het zorgplan. Ook is gesproken over de opvang van nieuwe bewoners, met name bij het eerste bezoek aan het restaurant. Daarnaast hebben deze twee Cliëntenraden hun medewerking verleend aan de organisatie van de jaarlijkse familiedag, dit jaar met het thema “Pesten, ook in ons verzorgingshuis?”. Een medewerker van het Landelijk Orgaan Cliëntenraden heeft een inleiding gehouden waarna een discussie over dit onderwerp plaatsvond. 17

Meer specifiek voor de locatie geldend zijn verder de volgende onderwerpen aan de orde geweest: Locatie Vreedonk:  het organiseren van zes etagegesprekken met bewoners, ter verkrijging van inzicht in de beleving van zorg en wonen. Deze gesprekken worden door bewoners als zeer plezierig en nuttig ervaren. De uitkomsten van deze gesprekken worden, in een gebundelde vorm, besproken met de leden van het Locatiemanagementteam teneinde prioriteiten voor verbeterplannen aan te geven;  het doen van aanbevelingen in het kader van valpreventie;  het volgen van een basiscursus en het bijwonen van regiobijeenkomsten voor Cliëntenraadleden van het LOC. Locatie Thureborgh:  het bespreken van een mogelijke pilot van het werken met een noodknop voor bewoners. Een bel bovenop de standaard oproepbel. Van deze knop zou door bewoners alleen in uiterste nood gebruik gemaakt mogen worden. Locatie De Sterrenlanden:  het bespreken van de nieuwe zorg- en dienstverleningsovereenkomsten voor de afdelingen somatiek algemeen, revalidatie en psychogeriatrie, De Rozenhof – palliatieve zorg welke opgesteld zijn n.a.v. landelijke verplichtingen via de branche-organisatie Actiz;  het indienen van een verzoek aan Steun Stichting Vreeborgh voor een bijdrage aan drie projecten (nieuwe TV’s, extra fysio-apparatuur en de tuinen van een nieuwe inrichting voorzien);  het bespreken van een aantal wijzigingen in het informatieboekje De Sterrenlanden;  het bijwonen van een presentatie van de leverancier van schoonmaakproducten n.a.v. de gewijzigde manier van schoonmaken. In het verslagjaar heeft een aantal leden van de Cliëntenraden, om diverse redenen, hun lidmaatschap opgezegd. De bestuurder heeft toen bewoners, medewerkers, vrijwilligers en contactpersonen aangeschreven. Gevraagd werd om zitting te nemen in een Cliëntenraad of na te denken over een geschikt persoon hiervoor. Dit heeft geresulteerd in een groot aantal aanmeldingen. In het verslagjaar zijn drie nieuwe leden toegetreden tot de Cliëntenraad De Sterrenlanden, vijf nieuwe leden tot de Cliëntenraad Thureborgh en drie nieuwe leden tot de Cliëntenraad Vreedonk. Hierdoor waren alle Cliëntenraden aan het eind van het verslagjaar op volledige sterkte. Vanaf juni 2002 is Het Spectrum aangesloten bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV) voor verzorgingshuizen, verpleeghuizen en thuiszorginstellingen te Utrecht. De LCvV heeft tot taak te bemiddelen en zo nodig een bindende uitspraak te doen in geschillen tussen de zorgaanbieder en de Clliëntenraad ter zake van de uitvoering van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ).

18

3.6

Ondernemingsraad

De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) bepaalt dat elke onderneming in Nederland met 50 werknemers of meer verplicht is een Ondernemingsraad (OR) in te stellen. Deze raad bestaat uit een aantal door de werknemers gekozen leden, die namens hen overleg voeren met de ondernemer over het bedrijfsbeleid in het algemeen en de werknemersbelangen in het bijzonder. De OR heeft bijzondere bevoegdheden die invloed op het beleid van de ondernemer mogelijk maken, deze bevoegdheden zijn vastgelegd in de WOR. De belangrijkste bevoegdheden zijn het adviesrecht en het instemmingsrecht. Daarnaast heeft de OR krachtens de CAO VVT extra bevoegdheden m.b.t de aanstelling van leden van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. De OR van Het Spectrum telde in het verslagjaar negen leden. Twee zetels waren onbezet. De samenstelling en werkwijze van de OR zijn vastgelegd in een reglement. De OR heeft de beschikking over een eigen werk- en vergaderruimte met de benodigde faciliteiten. Daarnaast wordt de OR twaalf uur per week ondersteund door een ambtelijk secretaris. De OR komt iedere vier weken bijeen. Naast de eigen vergaderingen heeft de OR elke acht weken een overlegvergadering met de bestuurder. Hiervan zijn twee vergaderingen aangemerkt als “Algemene Gang van Zaken” waarbij (een vertegenwoordiging van) de Raad van Toezicht aanwezig is. In 2011 vonden zes overlegvergaderingen plaats. In 2011 ontving de OR advies -en instemmingaanvragen m.b.t. de volgende onderwerpen:  opleidingsregeling;  klachtenregeling;  klokkenluidersregeling;  plan van aanpak Centrale Rooster Planning;  medewerkers pensioengerechtigde leeftijd;  wijziging cateringvoorziening De Prinsemarij, Thureborgh, hospice en aanleunwoningen;  verlofregeling;  statuten;  organisatiestructuur. Daarnaast heeft de OR een initiatiefvoorstel gedaan m.b.t een procedure begeleiding bij disfunctioneren, welke na enige aanpassingen is aangenomen.

19

4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1

Meerjarenbeleid

Wat het lange termijn beleid betreft, wordt Het Spectrum geleid door de uitgangspunten die beschreven zijn in het beleidsplan dat een portee heeft tot 2011. Als hoofdlijnen zijn daarbij te noemen: samenwerking met diverse partners moet nog meer gestalte krijgen; extramurale activiteiten moeten uitgebreid worden, met behoud van goede, intramurale prestaties; marktwerking en concurrentie bestaan natuurlijk en hebben hun invloed op Het Spectrum, doch vooral warmte en bezieling moeten deel blijven uitmaken van de cultuur van Het Spectrum; kleinschaligheid moet niet alleen in bouwkundige termen vertaald worden, maar juist ook in bejegening.

4.2

Algemeen beleid verslagjaar

Voor het verslagjaar is, evenals in andere jaren, conform de budgetcyclus gewerkt. Dat wil in ieder geval zeggen dat zaken uit het lange termijn plan in het actieplan voor centrale uitwerking opgenomen zijn en dat de locaties hun eigen actieplannen hebben opgesteld welke op decentraal niveau uitgewerkt zijn. De activiteiten/doelstellingen op centraal niveau worden door de leden van het Centraal Managementteam uitgewerkt en per kwartaal wordt door hen de voortgang besproken. Dit wordt dan schriftelijk vastgelegd. Voor het verslagjaar betrof dit de volgende onderwerpen:  Ontwikkelen van een vastgoedbeleid De landelijke onzekerheden zijn in de loop van het jaar minder geworden en op basis daarvan is een financieel getinte notitie verschenen voor Het Spectrum om de effecten van vastgoed beleid op de middellange termijn te beschrijven. De conclusie is dat voortgaan op de huidige koers, financieel gezien, geen grote risico’s zal opleveren. Voor 2012 is de opgave om “aan knoppen te draaien”: welke varianten zijn mogelijk bij de ontwikkeling van huidig en bestaand onroerend goed.  Para- en perimedici gaan meer buiten de locaties werken De ambitie is om meer (vervolg-)zorg te bieden buiten de locaties van Het Spectrum. Ten aanzien van de revalidatie-nazorg is een programma ontstaan, op diverse andere punten is de ambitie nog niet verwezenlijkt. De realisatie van De Prinsemarij met de opening ervan in 2012, moet een boost geven aan het denken buiten de muren. Dit vooral met het oog op de ontwikkeling van een zorg-welzijncentrum in het gebouw en intensieve samenwerking met de gemeente ter plaatse.  Facilitaire prestaties moeten meer in beeld gebracht worden Er is een algemene benchmark gehouden in verslagjaar met daarbij aandacht voor de facilitaire diensten. Een financiële benadering. In 2012 zal een koppeling gemaakt gaan worden naar de kwalitatieve prestaties.

20

 Verfijningen in geautomatiseerde systemen Er is veel aandacht geweest voor ondersteuning van diverse processen middels geautomatiseerde systemen. Roostering bijvoorbeeld, maar ook het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) deed zijn intrede. Het elektronisch voorschrijfsysteem voor de medicatie zal na alle voorbereidingen in 2011, in 2012 operationeel zijn.  Structuurwijzigingen doorvoeren Een structuurwijziging die in 2010 aangekondigd was, is in verslagjaar uitgewerkt. Uiteraard heeft de Ondernemingsraad een rol gespeeld bij de uiteindelijke vorm van de wijziging. Het implementatietraject start in januari 2012.  Beleid voor de komende jaren ontwikkelen Op gestructureerde wijze is een nieuw beleidsplan tot stand gekomen. Door middel van themabijeenkomsten is de inhoud bepaald. Stafdiensten, Raad van Toezicht en Ondernemingsraad speelden hier, naast uiteraard de leden van het management, een rol in. Ten aanzien van toekomstig beleid zal Het Spectrum de nadruk leggen op vijf verschillende onderwerpen: - de cliënt en zijn naaste(n) moeten zich meer bewust worden van hun eigen invloed; - de medewerkers moeten de zorg en ondersteuning meer samen met de cliënt en ook de vrijwilliger organiseren. Creativiteit mag een grotere rol spelen; - Het Spectrum zal zich meer ondernemend moeten opstellen; - de (toekomstige) huisvesting vergt aandacht; - de bedrijfsvoering vergt aandacht.  Ontwikkelen vrijwilligersbeleid Vrijwilligers en mantelzorgers zijn van groot belang voor een organisatie als Het Spectrum. De aandacht voor deze groepen moet meer vanuit een visie gebeuren en daar is in 2011 aan gewerkt. Nadere uitwerking vindt in 2012 plaats. Er wordt in het beleidsplan bijzondere aandacht aan besteed; uitgangspunten zijn een grote rol/inspraak van mantelzorgers in het zorgproces en een meer bepalende rol van vrijwilligers in het dagelijks reilen en zeilen van de organisatie.  Ziekteverzuim en functioneringsgesprekken “Operationele” onderwerpen die van groot belang zijn. Ondanks de werkelijk grote aandacht van de leidinggevenden voor deze onderwerpen zijn de doelstellingen niet gehaald. Het ziekteverzuim was boven de 6% in plaats van de geambieerde 5% en het aantal functioneringsgesprekken was onder het streefgetal van 80%.

4.3

Algemeen kwaliteitsbeleid

Het kwaliteitsbeleid van Het Spectrum is gebaseerd op een aantal uitgangspunten; het leveren van verantwoorde zorg volgens de Kwaliteitswet Zorginstellingen, het hanteren van de vier domeinen volgens de Normen Verantwoorde Zorg en de uitgangspunten van de zorgvisie van Het Spectrum. Het centrale uitgangspunt van de zorgvisie is ‘zorg met aandacht en aandacht met zorg’.

21

Om nader vorm te geven aan het kwaliteitsbeleid, is een Spectrumbreed kwaliteitssysteem, gebaseerd op de HKZ normen (HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) aanwezig. De bewaking, ‘het beheer’ van het kwaliteitssysteem gebeurt door een Spectrumbrede klankbordgroep kwaliteit. Die bestaat uit de adviseur kwaliteit (voorzitter), twee leden van het Centraal Managementteam, twee zorgcoördinatoren en een medewerker van de Technische dienst. Ondersteuning vindt plaats door een secretaresse.  Continuering HKZ-certificaat In 2011 is het HKZ-certificaat behouden gebleven. Auditors van het certificeringsbureau Det Norske Veritas (DNV) hebben Het Spectrum op 13 en 14 september bezocht, met goed gevolg. Het Spectrum voldoet nog steeds aan de HKZ (kwaliteits)normen. Eén van de sterke punten was het toenemende besef en omgaan met veiligheidsaspecten, bijvoorbeeld het plaatsvinden van een goede risico-analyse op cliëntniveau. Ook de doorontwikkeling van het Elektronisch Cliënten Dossier aan de hand van de resultaten van de gehouden interne audits wordt in dit kader genoemd. Verbeterpunten hebben onder andere betrekking op een meer concrete uitwerking van de visie en het beleid binnen het Kleinschalig Wonen voor psychogeriatrische bewoners. Ook het beter in kaart brengen van de resultaten van de nazorginterviews die worden gehouden met familieleden/ contactpersonen op de palliatieve unit is een aandachtspunt. De slogan die binnen Het Spectrum nog steeds wordt gehanteerd bij werken aan kwaliteit en het verbeteren ervan is: ‘Kwaliteit maak je zelf’.  Melding incidenten cliënten (MIC) Binnen Het Spectrum worden incidenten en gevaarlijke situaties waarbij bewoners betrokken zijn gemeld door de medewerkers in het Elektronisch Cliënten Dossier. De afhandeling van de meldingen vindt decentraal plaats. Een Spectrumbrede MIC-commissie is aanwezig, deze commissie heeft een signalerende taak, analyseert en doet verbetervoorstellen. Die voorstellen zijn bedoeld voor het management van de locaties, dat dan de verantwoordelijkheid heeft maatregelen te nemen. In 2011 zijn Spectrumbreed 2189 meldingen ontvangen (het verpleeghuis 1172, de verzorgingshuizen respectievelijk 474 en 543). De meeste incidenten hebben betrekking op vallen en medicatie. Hier is in alle locaties het afgelopen jaar veel aandacht voor geweest. Dit heeft ook tot een vermindering van het aantal meldingen geleid in vergelijking met 2010. Kijkend naar de medicatie-meldingen: in het verpleeghuis een kleine 100 meldingen minder en in één van de verzorgingshuizen 200 meldingen minder. Ten aanzien van de valincidenten: in één van de verzorgingshuizen een daling van 150 meldingen.  Informatiebeveiliging In het kader van de uitwerking van de norm NEN 7510 neemt Het Spectrum sinds 2009 deel aan een regionale werkgroep. De doelstelling van deze werkgroep is te komen tot een informatie-beveiligingssysteem voor de deelnemende organisaties. Het Spectrum heeft in 2011 het onderwerp ‘toegangsbeveiliging’ in de ruimste zin van het woord nader onderzocht (bijv. hoe is de toegang tot het gebouw, werkplekken en specifieke ruimten geregeld).

22



Kwaliteit gebouwen Op de locaties van Het Spectrum worden op basis van een onderhoudsprogramma diverse werkzaamheden uitgevoerd door de medewerkers van de eigen Technische dienst. Andere werkzaamheden worden uitbesteed. In 2011 betrof dit de jaarlijkse inspecties aan liften, brandmeldcentrale, zusteroproep, elektrakasten, technische installaties, tilliften, hoog-laagbedden, zonwering en inspecties in het kader van legionella-beheersing. Er hebben geen verbouwingen of renovaties van ruimtes plaatsgevonden. In het verslagjaar heeft de Omgevingsdienst Zuid Holland Zuid (een uitvoeringsorganisatie van de Milieudienst Zuid Holland) de locaties van Het Spectrum geïnspecteerd op energiebesparende maatregelen. Van alle ziekenhuizen en zorginstellingen in de regio Drechtsteden heeft zorgcentrum Vreedonk het best gescoord en hierdoor het predicaat “koploper” ontvangen. Verpleeghuis De Sterrenlanden behaalde een goede tweede plaats. Hierdoor kan gesteld worden dat Het Spectrum op energiegebied verantwoord bezig is.  Brandveiligheid Teneinde de brandveiligheid van de locaties te waarborgen zijn in het verslagjaar - in samenwerking met de brandweer - ruimtes, brandwerende voorzieningen, blusmiddelen en stijgleidingen gecontroleerd. In het kader van de wet Milieubeheer heeft de Milieudienst de brandmeldcentrales, logboeken, ontruimingsplannen, vluchtwegen, vluchtwegpictogrammen, ontruimingsinstallaties en noodverlichting geïnspecteerd. Contracten en certificaten dienaangaande zijn eveneens gecontroleerd. Alles is door de Milieudienst in orde bevonden.  Bedrijfshulpverlening (BHV) In De Sterrenlanden, Thureborgh en Vreedonk zijn medewerkers opgeleid tot bedrijfshulpverlener (BHV-er). Per locatie wordt zó geroosterd dat 24 uur per dag BHV-ers op een locatie aanwezig zijn. Deze BHV-ers volgen jaarlijks een herhalingsscholing, georganiseerd door de GGD Zuid-Holland Zuid, om kennis up to date te houden. Indien het aantal BHV-ers afneemt worden medewerkers gevraagd om zich te scholen. Zij volgen dan de basiscursus BHV. Eénmaal in de drie jaar krijgen de alle medewerkers uitleg hoe te handelen bij brand en ontruiming. De BHV–commissie is verantwoordelijk voor de borging van BHVscholingen.

4.4

Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten

In het kwaliteitsbeleid is in het verslagjaar het onderwerp cliëntveiligheid - net als in het vorig jaar - punt van aandacht geweest. In de managementrapportage wordt per kwartaal binnen het Centraal Managementteam niet alleen de financiële positie maar ook de (bijna) Meldingen Incidenten Cliënten-analyse en een verslag van de klachtenfunctionarissen vermeld. Het lag in de bedoeling dat de resultaatgegevens van de jaarlijkse cliëntgebonden “Landelijke Prevalentiemeting Zorgproblemen” (LPZ), voor input en evaluatiemogelijkheid van het cliëntgebonden kwaliteitssysteem zouden zorgen. De gegevens uit de meting van 2010 zijn echter nooit gepubliceerd omdat er verwerkingsproblemen waren.

23

Inmiddels zijn de instrumenten die gebruikt worden binnen het Toetsingskader Verantwoorde Zorg, waarmee o.a. de Inspectie voor de Gezondheidszorg de kwaliteit van zorg op cliëntniveau meet, landelijk ter discussie gesteld. Het Spectrum heeft aan deze “verplichte” meting meegedaan en deelt de mening dat er te veel variabelen zijn om daadwerkelijk op grond van de cijfers instellingen te kunnen vergelijken. Voor intern gebruik, het vergelijken van de resultaten van twee opeenvolgende metingen, zijn de cijfers wél geschikt. De methodiek die in de toekomst gehanteerd gaat worden moet eveneens tot (intern) vergelijkbare cijfers leiden, anders is er geen trend zichtbaar. Het behoort tot verantwoordelijkheid van het management om na een relevant aantal metingen betrouwbare conclusies te trekken en zo nodig actie te ondernemen. Bij de paragraaf “zorginhoudelijke veiligheid” wordt overigens nader ingegaan op verschillende cijfers. De laatste, tweejaarlijkse, zorginhoudelijke CQ-meting heeft in 2010 plaatsgevonden. De gegevens daarvan zijn terug te vinden op www.kiesbeter.nl en op de website van Het Spectrum (www.hetspectrum.nl). Eind 2012 zal een nieuwe meting plaatsvinden.  Kwaliteit van zorg De verbeterplannen in het verslagjaar zijn voor een groot deel een voortzetting van het beleid van het voorgaande jaar. Per thema wordt de ontwikkeling kort beschreven. Indien een project betrekking heeft op enkel het verpleeghuis of enkel de zorgcentra, zal dit met name aangegeven worden. Zorg-leefplan. De implementatie van het Elektronisch Cliënten Dossier, gebaseerd op de Domeinen voor Verantwoorde Zorg, is dit jaar op alle locaties afgerond. De inpassing van de risico-inventarisaties op het gebied van huidletsel, vallen, depressie, onder- en overgewicht en medicatie hebben hier een plaats in gekregen. Dankzij input vanuit de eind 2010 ingestelde gebruikersgroep is de overzichtelijkheid van het ECD op veel punten aangepast en verbeterd. Het Multidisciplinair Overleg (MDO) is het instrument om de actualiteit en de betrokkenheid van cliënten en medewerkers bij het zorg-leefplan te borgen. De methodiek daarvan, binnen de verpleeghuisafdelingen, is in het verslagjaar met inbreng van de Cliëntenraad herzien. Naast de garantie dat de evaluatie twee maal per jaar plaatsvindt en de cliënt effectiever betrokken wordt is ook het verbeteren van de efficiëntie een doel geweest. Eind 2011 is met de implementatie een start gemaakt. Communicatie en informatie. De Centrale Cliëntenraad is actief betrokken geweest bij de inmiddels ingevoerde nieuwe zorg- en dienstverleningsovereenkomsten en de servicepakketten. Communicatie op cliëntniveau heeft aandacht gekregen door middel van uitbreiding van het aantal persoonlijk begeleiders in het verpleeghuis, waardoor voor bewoner en familie helder is wie voor hen aanspreekpunt is. In 2012 zal de pilot die in 2011 heeft plaatsgevonden om de zorgplanbesprekingen in aanwezigheid van de cliënt of vertegenwoordiger te houden, in de hele organisatie geïmplementeerd gaan worden.

24

Lichamelijk welbevinden. Gebaseerd op de uitslag van de CQ-meting is in het verpleeghuis extra aandacht geweest voor het onderwerp “ondersteuning bij de toiletgang”. Via een klein verbetertraject met als doel de reactietijd op de “pieper” kort te maken, is hiervoor een werkwijze ontwikkeld. De invoering hiervan zal begin 2012 plaatsvinden. In 2011 heeft in beide verzorgingshuizen een pilot “aanvullende zorg” plaatsgevonden. In nauwe samenspraak met de Cliëntenraad is gehoor gegeven aan het verzoek van familie om privaat gefinancierde hulp te kunnen inschakelen. Deze pilots zullen mogelijk in 2012 tot Spectrum-beleid leiden. Zorginhoudelijke veiligheid. Binnen verpleeghuis De Sterrenlanden is het “Zorg voor Beter”-verbetertraject “Ban de band” in september 2009 afgerond. De werkgroep is blijven bestaan en is opgegaan in de Bopz-commissie welke tot belangrijkste nieuwe taak de borging van het vastgestelde non-fixatiebeleid van Het Spectrum heeft. De LPZ-meting in april 2011 liet zien dat er binnen de psycho-geriatrische afdelingen van Het Spectrum slechts vier bewoners (3,2%) met een band gefixeerd werden. Uit de kwartaalrapportages van de Bopz-commissie in 2011 is echter af te lezen dat het aantal fixaties is toegenomen. Op 31 december 2011 betrof het dertien bewoners. Door middel van in 2011 beschreven procedures wordt de besluitvorming rond maatregelen die genomen worden om de veiligheid van cliënt en zijn omgeving te garanderen, zorgvuldig gevoerd. Landelijke informatie (Vilans) rond alternatieven voor vrijheidsbeperking is breed verspreid. Door de 1e geneeskundige is in alle gevallen een overleg gevoerd met de verantwoordelijk behandelaar en is de keus voor fixatie nogmaals heroverwogen. In 2012 zal het terugdringen een speerpunt voor de organisatie blijven. Bij analyse van de veertien valcalamiteiten (val gevolgd door invaliderend letsel) in het verslagjaar bleek, net als in 2010, dat er geen relatie bestond tussen het besluit niet te fixeren en de val. Het betrof zes cliënten verblijvend op verpleeghuisafdelingen en acht uit een verzorgingshuis. Bij vijf cliënten uit het verzorgingshuis bleek geen recente valrisicoscreening te zijn uitgevoerd. Van de overige negen cliënten bestond er bij zeven wel een verhoogd valrisico, waarvoor in vijf gevallen adequaat lijkende maatregen waren getroffen. Bij de overige twee bewoners was dit niet verder mogelijk en is het valrisico, in samenspraak met vertegenwoordiger, geaccepteerd. De analyse van deze calamiteiten, en de zes uit 2010 heeft, behalve de constatering dat de implementatie van de risicoscreening aandacht behoeft, geen verbeterpunten opgeleverd. Waar de LPZ-uitslag van 2010 liet zien dat binnen de verpleeghuisafdelingen de valrisico-screening slechts bij 34% van de cliënten heeft plaatsgevonden was dat in 2011 bij 90,1% het geval. Het vorig jaar gestelde doel (80%) is hiermee ruimschoots bereikt. Binnen de LPZ-meting is de prevalentie van decubitus (graad 2 t/m 4) net als in 2010 samengevoegd met vochtletsel en smetten. In zorgcentrum Thureborgh is de prevalentie hiervan 12,6% (2010: 16,6%) in Vreedonk 26,1% (2010: 17,8%) en in verpleeghuis De Sterrenlanden 21,3% (2010: 22,0%). Hiermee scoren alle locaties boven het landelijk gemiddelde voor vergelijkbare zorginstellingen. We stellen ons tot doel in 2012 op het dan geldende landelijk gemiddelde te scoren. In 2011 zijn in Het Spectrum 2189 meldingen m.b.t. incidenten cliënten ontvangen (zie ook hoofdstuk 4.3). Kijkend naar de medicatiefouten is er in het verpleeghuis een flinke daling van dit aantal meldingen (391 in 2011 tegenover 498 in 2010). 25

173 Meldingen hebben betrekking op het weigeren van medicatie of het vergeten ervan door de cliënt. Spectrumbreed zijn er 311 cliëntgebonden meldingen. Dankzij extra aandacht is het aantal “fouten” waarbij de medicatie wel wordt gegeven, maar niet wordt afgetekend op de medicatielijst, drastisch verminderd. 200 meldingen minder in één van de verzorgingshuizen (Vreedonk). Het aantal valincidenten in Thureborgh is flink gedaald, 328 meldingen (in 2010: 479), waarvan zich er 76 binnen de afdeling Kleinschalig Wonen voordeden. Woon- en leefomstandigheden. Op het gebied van woon- en leefomstandigheden scoorden alle locaties goed, d.w.z. >8,7, uitgezonderd de afdeling Kleinschalig Wonen in Thureborgh waar privacy en sfeer een 7,7 respectievelijk 6,7 scoorden. De aankleding van algemene ruimtes is veranderd, maar de tijdelijke (waarschijnlijk tot eind 2014) bouwkundige omstandigheden brengen beperkingen met zich mee die niet op te lossen zijn. Participatie en dagstructurering. Naar aanleiding van een eerder Cliënttevredenheidsonderzoek (2008) is het activiteitenaanbod aangepast. Het nu nog vigerende Cliënttevredenheidsonderzoek uit 2010 geeft een hoge tevredenheid aan over het activiteitenaanbod. Op alle locaties gaven bewoners dit onderdeel een score boven de 8 (gemiddeld: 8,4). Aan De Sterrenlanden gaven de vertegenwoordigers een 7,6 en aan Thureborgh een 7,2. Om deze lijn te borgen is een systeem van periodieke evaluatie met de bewoners opgezet. Mentaal welbevinden. De drie locaties van Het Spectrum hebben ieder verschillende denominaties. De specifieke aandacht die aanwezig is voor de identiteit van de drie instellingen, zorgt er voor dat op diverse manieren aandacht wordt gegeven aan zingeving en bezinning. In de locaties vinden wekelijks kerkdiensten en bij de signatuur1 passende vieringen plaats. Voorgangers zijn de geestelijk verzorgers van Het Spectrum, maar ook predikanten en geestelijken uit Dordtse kerken en parochies. Daarnaast is het mogelijk voor bewoners mee te doen aan een bijbelkring en/of zingevings-/ bezinningsbijeenkomsten. Veiligheid wonen en verblijf. Naast de gebruikelijke aandacht voor de veiligheid van het gebouw, inventaris en brandinstructie voor bewoners/cliënten en medewerkers, is in De Sterrenlanden permanente videobewaking aangebracht. De maandelijkse minibazars, waarop veel bezoekers afkomen, werden als een risico voor de veiligheid ervaren. In 2011 is de verantwoordelijkheid voor de veiligheid tijdens die dagen, in handen van een speciaal daarvoor aangestelde medewerker gelegd. Voldoende en bekwaam personeel. Middels het opleidingsbeleid, o.a. vertaald in jaarplannen, wordt de deskundigheid van medewerkers gegarandeerd. Binnen de formatie van de specialisten ouderengeneeskunde hebben zich mutaties voorgedaan. In 2011 was de bezetting een probleem waarvoor, door het aantrekken van tijdelijke collegae, een oplossing is gevonden. 1

Verpleeghuis De Sterrenlanden: Rooms Katholiek. Zorgcentrum Vreedonk: Protestants Christelijk. Zorgcentrum Thureborgh: Algemeen.

26

Een structurele oplossing voor de landelijk arbeidsmarktkrapte specialist ouderengeneeskunde zoekt Het Spectrum in het aantrekken van of opleiden tot verpleegkundig specialisten en praktijk-verpleegkundigen. De ervaringen met de twee medewerksters die in 2010 met de opleidingen daarvoor zijn begonnen, zijn goed. Het bekwaam houden van de medewerkenden in de zorg vraagt een strikt scholingsbeleid. In 2011 is het systeem van thematische scholingen omgezet in een vast rooster met ingeplande scholingsdagen. De afwezigheid op afdelingen is hierdoor eenvoudiger te plannen en de betrokkenheid van de medewerkers tijdens deze dagen is door een gevarieerd en prikkelend aanbod vergroot Ketenzorg. In Het Spectrum wordt in- en externe ketenvorming gestimuleerd. Het Spectrum is een actieve participant in het care-traject binnen de regionale dementieketen. In het verslagjaar is de formatie van dementieconsulenten en dagbestedingscoaches vergroot. Zij vormen, met de begeleiding en ondersteuning van dementerenden en hun mantelzorgers, de bindende kracht binnen de keten. In Dordrecht is samen met twee andere zorgaanbieders, Het Parkhuis en de Wielborgh, een tweede Ontmoetingscentrum2 gestart. De reactiveringsafdeling Bagijnhof in verpleeghuis De Sterrenlanden maakt deel uit van de orthopedieketen met het Albert Schweitzer ziekenhuis en de thuiszorginstellingen. In 2011 zijn vanuit Het Spectrum initiatieven ontwikkeld om binnen de COPDketen de mogelijkheid tot kortdurende COPD-revalidatie aan te bieden. In 2012 zal dit initiatief, waar met name de afdeling Longziekten van het Albert Schweitzer ziekenhuis enthousiast op heeft gereageerd, concreet uitgewerkt worden. Het Spectrum maakt, met hospice De Patio en de high care palliatieve unit De Rozenhof in De Sterrenlanden, deel uit van het Netwerk Palliatieve Zorg Dordrecht en Gorinchem. Eén van de specialisten ouderengeneeskunde is deelnemer van het Consultatief Palliatief Team, dat door zorgverleners in de regio geconsulteerd kan worden.  Klachten Als een cliënt of zijn/haar belangenbehartiger een klacht heeft, wordt in eerste instantie getracht de klager dit te laten bespreken met degene op wie de klacht betrekking heeft of degene die het probleem kan oplossen. In het verslagjaar zijn in totaal 68 klachten, variërend van klachten over zorg- en dienstverlening, facilitaire aangelegenheden, communicatie en bejegening, medicatieverstrekking tot diefstal, informeel en in goed overleg opgelost. Als aan informele klachtbehandeling geen voorkeur gegeven wordt, of dit niet leidt tot een bevredigende oplossing, kan de hulp van een klachtenfunctionaris ingeroepen worden. Op elke locatie is een dergelijke functionaris benoemd. Cliënten van Het Spectrum kunnen hen vragen te bemiddelen. In het jaar 2011 is in totaal zeven maal een beroep gedaan op de klachtenfunctionarissen.

2

Ontmoetingscentrum: plaats waar op enkele dagdelen in de week aan de licht dementerende en de mantelzorger een met hen samengesteld programma wordt geboden. 27

Zij hebben bemiddeld bij klachten m.b.t. communicatie, veiligheid bewoners/cliënten, zorg-verlening, bejegening, schoonmaak, eten en de hoogte van een vergoeding voor een activiteit. Alle klagers hebben zich tevreden getoond over de afhandeling van hun klacht. Enkele malen per jaar voeren de klachtenfunctionarissen van Het Spectrum onderling overleg. Daarnaast is er gemiddeld twee maal per jaar overleg met de klachtenfunctionarissen uit de regio. Ook worden bijeenkomsten van de Vereniging van Klachtenfunctionarissen in Instellingen voor Gezondheidszorg bijgewoond. Eén maal per jaar overleggen de klachtenfunctionarissen uit de regio met de leden van de Regionale externe klachtencommissie Drechtsteden voor verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorgorganisaties. Als interne bemiddeling door de klachtenfunctionarissen niet de voorkeur heeft óf niet tot het gewenste resultaat leidt, kan de cliënt een klacht schriftelijk voorleggen aan de hierboven genoemde externe commissie, waarbij Het Spectrum is aangesloten. Deze externe commissie is in 2011 een aantal malen bijeen geweest om een klacht te behandelen, geen daarvan betrof Het Spectrum.

4.5

Kwaliteit ten aanzien van medewerkers

 Personeelsbeleid De door Het Spectrum gekozen leiderschapsstijl “coachend leidinggeven” heeft in 2011 opnieuw aandacht gekregen d.m.v. een themabijeenkomst. Naar aanleiding van het hoge langdurig verzuim hebben de verzuimconsulent en de psycholoog van de Arbo-dienst van Het Spectrum bijeenkomsten verzorgd over psychosociale arbeidsbelasting. Voor leidinggevenden is er in het kader van de nieuwe verlofregeling “Persoonlijk Levensfase Budget” een informatiemiddag georganiseerd. Om leidinggevenden de komende jaren systematisch te ondersteunen in hun functie is er een cyclus voor themabijeenkomsten over diverse onderwerpen ontwikkeld. In 2011 is Het Spectrum met een nieuwe Arbo-dienst gaan samenwerken. De regie van de verzuimbegeleiding ligt nog meer dan hiervoor, bij de leidinggevende en deze wordt hierbij ondersteund door een verzuimconsulent/Arbo-arts en P&O. Alle leidinggevenden hebben, ter ondersteuning, hiervoor een digitaal systeem tot hun beschikking. Daarnaast is een reïntegratieprocedure ontwikkeld. Zoals eerder gemeld is het streefgetal ziekteverzuim in 2011 niet gehaald. Er is gekeken of er een verband gelegd kan worden met de “nieuwe” samenwerking. Dat is niet het geval. Het regionale project “Arbeidsmarkt & Zorg” vanuit het Directeurenoverleg Verpleging en Verzorging Drechtsteden (DVVD) heeft in 2011 een vervolg gekregen. Samen met De Blije Borgh, De Merwelanden en de Wielborgh zijn zaken onderzocht en geïmplementeerd teneinde proactief te werken aan de uitdagingen van de huidige arbeidsmarkt. Er zijn maatregelen genomen om de instroom van leerlingen verzorgenden niveau 3 te verhogen en de uitval van leerlingen te verlagen. Er is gekeken naar leer-arbeidsvoorwaarden, een test ten behoeve van een betere screening van leerlingen wordt gebruikt en er zijn vele contacten met het onderwijs gelegd. 28

Het Spectrum werft niet actief op diversiteit maar wil wel open staan voor een divers samengesteld personeelsbestand. Er is afgelopen jaar een zgn. religiewaaier verspreid en er hebben afdelingsgesprekken plaatsgevonden over dit thema. Naast de hierboven gerealiseerde doelen - de fiscale regeling uitruil van reiskosten; - structuurwijzigingen binnen de organisatie; - schuldhulpverlening; - hoe om te gaan als werkgever met 65-plussers; - de nieuwe verlofregelingen; - het convenant Investeringen Langdurige Zorg.

is

in

2011

gewerkt

aan:

 Kwaliteit van het werk Om de kwaliteit van het werk te vergroten is er in het verslagjaar aandacht geweest voor de volgende werkgebieden: Arbeidsomstandigheden. Er is uitvoering gegeven aan de aandachtspunten voortkomende uit de Risico Inventarisatie & Evaluatie. Van de 107 punten zijn er 103 opgelost en halfjaarlijks rapporteert de Arbocoördinator over de stand van zaken. Er is een formulier ontwikkeld dat na bouw of verbouw van een ruimte door medewerkers ingevuld kan worden om de Arbotechnische aspecten te evalueren, teneinde daar bij een toekomstige bouwvoorbereiding lering uit te trekken. Medewerkers-tevredenheidsonderzoek. De Arbo-coördinator is betrokken bij de uitvoering van een aantal aandachtgebieden die voort zijn gekomen uit het in 2009 gehouden medewerkerstevredenheidsonderzoek. In de tweede helft van 2011 zijn alle punten van het plan van aanpak uitgevoerd. Gezondheidsbeleid. De Arbo-commissie heeft een visie voor gezondheidsbeleid neergelegd en deze is vastgesteld door het Centraal Managementteam. De eerste actie in dit kader heeft in het najaar plaatsgevonden. Aan de medewerkers van Het Spectrum is een workshop “gezonde leefstijl” aangeboden. In totaal hebben 56 medewerkers hieraan deelgenomen. Scholing. De beroepsopleidingen Zorg & Welzijn hebben het competentiegericht leren geïmplementeerd. De werk- en praktijkbegeleiders zijn hierin geschoold. Veel medewerkers krijgen bij- en nascholing. Dit plannen in roosters is niet altijd eenvoudig. Hiervoor is een nieuwe systematiek ontwikkeld en geïmplementeerd. Om de toenemende agressie in de zorg het hoofd te kunnen bieden is er een scholingstraject “grensoverschrijdend gedrag” opgezet. Een aantal medewerkers is geschoold om deze training intern te geven. De eerste training heeft inmiddels plaatsgevonden.

29

4.6

Samenleving en belanghebbenden

Het Spectrum staat midden in de maatschappij en daar zijn verschillende aanwijzingen voor te geven. Hierover kan opgemerkt worden dat het abstractieniveau ervan onderling nogal kan verschillen, maar dat zij alle een zekere maatschappelijke betrokkenheid uitstralen. Het Spectrum heeft de hulp van meer dan 450 vrijwilligers. Het kan niet anders dan dat Het Spectrum voorwaarden biedt waar deze mensen zich bij thuis voelen. Primair mag Het Spectrum natuurlijk deze mensen dankbaar zijn, maar kennelijk wordt ook de sfeer geschapen dat deze mensen hun liefdevolle werk kunnen doen. Het Spectrum exploiteert een hospice. De eerste in de regio en op eigen kracht door Het Spectrum gerealiseerd met private gelden. Het Spectrum heeft jarenlang geld toegelegd op deze functie, maar beschouwde het als haar taak de zorg in het hospice te blijven leveren. Dankzij landelijke aandacht voor deze vorm van zorg en een verhoging van de budgetten is de exploitatie van het hospice niet meer verliesgevend. De uitbreiding van zes naar acht bedden wordt als een soort “pilot” gezien. In de toekomst is er, door de nieuwbouw van zorgcentrum Thureborgh, waar hospice De Patio tegen aan staat, wellicht de mogelijkheid om het hospice definitief meer bedden te geven. Mocht nu blijken dat de acht bedden een redelijke bezettingsgraad kennen, dan zou dat gehandhaafd kunnen blijven. In het verslagjaar is een bezettingsgraad gehaald van ongeveer 65 %, hetgeen onbevredigend te noemen is. De existentiële vraag (zijn acht bedden exploitabel?) zal in 2012 beantwoord moeten worden. De toenemende vraag naar palliatieve en terminale zorg heeft Het Spectrum doen besluiten een aanvullende afdeling voor deze zorg te realiseren op het terrein van verpleeghuis De Sterrenlanden. Deze afdeling, De Rozenhof, is in september 2009 geopend. Na een wat aarzelend begin voorziet de afdeling nu in een behoefte. Het Spectrum kan zich gelukkig prijzen met de aanwezigheid van “vriendenstichtingen” voor alle locaties. Daarmee ook hospice De Patio includerend. De besturen van deze zelfstandige stichtingen beoordelen in nauw overleg met de verantwoordelijken op de locaties de aanvragen. Verder beijvert men zich voor het behouden of verkrijgen van de ANBI-status en CBF-keurmerk. Naast de locatiegebonden stichtingen bestaat er een Spectrumbrede vriendenstichting. Deze was oorspronkelijk bedoeld voor ondersteuning van de locaties, Spectrumbrede doelen en (financiële) ondersteuning van individuele medewerkers, doch is in verslagjaar van koers gewijzigd. Men zal nu ook steun gaan verlenen aan onderzoekstrajecten die een innovatief karakter hebben en voor Het Spectrum budgettair lastig haalbaar zijn. Het Spectrum is structureel met de gemeente en andere aanbieders in gesprek over een toereikend en sluitend aanbod van zorg en welzijn in de gemeente Dordrecht. Het Spectrum is lid van branchevereniging Actiz en stelt zich op achter de plannen en initiatieven die deze vereniging heeft ten aanzien van “gevoelige” onderwerpen als Verantwoorde Zorg, branchecodes en transparantie.

30

Het Spectrum heeft voorop gelopen bij de aandacht voor de teruglopende arbeidsmarkt voor de verpleegkundige en verzorgende beroepen. In 2007 is het initiatief genomen tot een regionale aanpak, de medewerkers van de afdeling P&O en opleiding zijn ook in 2011 actief geweest in diverse werkgroepen van dit regionale project. Met drie andere regionale instellingen is overgegaan tot het aanstellen van één functionaris die de stages moet coördineren. De samenwerking met de scholen moet daardoor verbeteren. De extramurale tak van Het Spectrum breidt haar werkzaamheden verder uit. Vooralsnog bestond dit uit zorg- en dienstverlening in geclusterde woonvormen. Deze geclusterde woonvormen zijn de complexen Atmosfeerstraat, De Klockelaer, aanleunwoningen Vreedonk en aanleunwoningen Thureborgh. Bovendien heeft Het Spectrum een aantal extramurale projecten opgestart zoals het Ontmoetingscentrum Dordrecht en het Zorg In Beeld (domotica-) project in de aanleunwoningen Thureborgh. De ontwikkeling van Zorg In Beeld is doorgezet en wordt ook uitgebreid naar andere locaties. Het Spectrum exploiteert Het Theehuis. Het Theehuis is een ontmoetingsplek voor zelfstandig wonende senioren in de wijk Sterrenburg waar allerlei activiteiten worden georganiseerd welke aansluiten bij deze doelgroep. Het aantal bezoekers is in 2011 gegroeid. Ook hebben meerdere samenwerkingspartners de weg naar Het Theehuis gevonden. Daarnaast stond 2011 in het teken van het door-ontwikkelen van verschillende onderdelen die door de extramurale tak zijn opgezet. Met "de Drechtster" (een onderdeel van het RMPI, speciaal onderwijs voor kinderen met onderwijsbelemmeringen als gevolg van psychiatrische stoornissen en gedragsstoornissen) is het project Jong en Oud opgezet. In dit project helpen jongeren zelfstandig wonende ouderen in de wijk Sterrenburg met allerhande klusjes in en rondom de woning en worden gezamenlijke activiteiten ondernomen. Rondom de eerder genoemde ontwikkeling van het realiseren van een woonservice-zone in Nieuw Krispijn levert Het Spectrum een duidelijke bijdrage voor de wijk. Medewerkers nemen deel aan verschillende overleggen om ervoor te zorgen dat de toekomstige fysieke bouw ook een plek kan worden voor ontmoeting van de wijkbewoners en professionals die werkzaam zijn in de wijk Nieuw Krispijn. In de wijk Oud Krispijn is er het Ontmoetingscentrum Dordrecht. Dit in nauwe samenwerking met Het Parkhuis en Internos. Dit is een centrum waar licht dementerende ouderen en hun mantelzorgers een aanbod vinden dat aanvullend is op de bestaande voorzieningen. Hier wordt met groot succes gebruik van gemaakt. Dat is de reden dat een dergelijke voorziening ook opgezet is in één van de locaties van De Wielborgh. Het Spectrum en Het Parkhuis zijn daar de partners. Het Spectrum heeft samen met andere zorginstellingen de keten psychogeriatrisch netwerk verder uitgebouwd tot een regionale Dementieketen. Casemanagers (dementieconsulenten) begeleiden in dit netwerk ouderen die zijn gediagnosticeerd met dementie. Deze begeleiding begint al in een vroeg stadium van de ziekte, als de ouderen nog zelfstandig thuis wonen.

31

De casemanager zal de begeleiding van deze klantgroep blijven doen totdat uiteindelijk opname onontkoombaar is. Dit proces tot opname wordt door de inzet van casemanagers en dagbestedingcoaches aantoonbaar uitgesteld. Hiervoor heeft de casemanager de beschikking over een aantal voorzieningen in de keten om dit te bewerkstelligen zoals de dagverzorging, dagbehandeling in de verschillende organisaties en het Ontmoetingscentrum Dordrecht.  Stakeholders. De organisatiestructuur van Het Spectrum geeft een ruime mate van autonomie aan de organisatie-onderdelen en dientengevolge aan de daar werkzame medewerkers. Middels een goed gestructureerd overleg op managementniveau en goed (kwalitatief en kwantitatief) werkoverleg van de bestuurder met de interne stakeholders is er sprake van een adequate wederzijdse informatievoorziening. Afweging van belangen, relevantie en legitimiteit van (verwachtingen van) externe en interne stakeholders komen daarbij aan de orde. Het Spectrum kent de volgende interne en externe stakeholders: 1. 

    2. 

   

Cliënten intramurale cliënten (bewoners) worden vertegenwoordigd conform wettelijke voorschriften door Cliëntenraden. Frequent (5 keer per jaar) en gestructureerd overleg met bestuurder of locatiemanager aan de hand van een tweezijdig opgestelde agenda, vastgelegd in verslagen; jaarlijks overleg tussen Centrale Cliëntenraad, bestuurder en (een delegatie van) de Raad van Toezicht aan de hand van een agenda. Inbreng van punten door de drie partijen, verslaglegging; extramurale cliënten hebben persoonlijke relatie met Het Spectrum op zorgen welzijngebied. Persoonlijke dossiers; potentiële cliënten hebben persoonlijke relatie met Het Spectrum op informatief gebied. Zo nodig verslaglegging in persoonlijk dossier; cliëntenorganisatie (Zorgbelang): niet-frequent overleg in samenwerkingsverband met andere zorgaanbieders. Zo mogelijk verslaglegging. Personeel personeel wordt conform wettelijke voorschriften vertegenwoordigd door de Ondernemingsraad. Frequent (zes keer per jaar) en gestructureerd overleg met bestuurder aan de hand van een tweezijdig opgestelde agenda, vastgelegd in verslagen; halfjaarlijks overlegvergadering van Ondernemingsraad en bestuurder waarbij (een delegatie van) de Raad van Toezicht uitgenodigd wordt. Gestructureerde agenda en verslaglegging; algemene informatievoorziening van personeel middels periodiek en op naam verzonden bulletin, onder eindredactieschap van bestuurder; incidentele, specifieke informatie wordt op naam verspreid; medewerkers van Het Spectrum worden in de gelegenheid gesteld hun mening te geven over werk en werkomstandigheden middels landelijke enquête. Uitkomsten van dat onderzoek worden gestructureerd aangepakt, borging van actiepunten vindt plaats.

32

3.

4.

Zorgaanbieders  gestructureerd overleg (Directeurenoverleg Verpleging en Verzorging Drechtsteden) met andere, gelijksoortige, zorgaanbieders, op bestuurdersniveau. Informatie-uitwisseling en gedachtevorming, aan de hand van een agenda. Vastlegging via verslag;  gestructureerd overleg (Drechtzorg, Zorgberaad) met andere, nietgelijksoortige, zorgaanbieders aan de hand van een agenda op bestuurdersniveau. Informatie-uitwisseling, gedachtevorming en afspraken (her-)bevestigen. Vastlegging via verslag;  incidenteel overleg met andere zorgaanbieders, met verschillende doelstellingen. Informatie-uitwisseling, gedachtevorming, (her-)bevestigen afspraken of samenwerkingsmogelijkheden bespreken. Bedoeld overleg komt op verschillende niveaus in de organisatie voor. Zorgkantoor gestructureerd, halfjaarlijks overleg aan de hand van een agenda. Vastlegging via verslagen danwel geformatteerde instructies. Vanuit Het Spectrum nemen de bestuurder, de beleidscoördinator zorg en de controller aan dit overleg deel;  incidenteel overleg op verschillend niveau met verschillende doelstellingen. Schriftelijke vastlegging wordt nagestreefd.



5.

6.

Gemeente  incidenteel overleg op politiek en ambtelijk niveau. Onderwerpen van zeer uiteenlopende aard en (dus) door medewerkers van verschillende niveaus in de organisatie. Onderwerpen die aan de orde kunnen zijn: welzijnslevering, nieuwbouwtrajecten, subsidieaanvragen, arbeidsmarktprojecten en wijkgerichte zorgontwikkeling. Verslaglegging, danwel schriftelijke bevestiging wordt nagestreefd. Woningbouwcorporaties gestructureerd en frequent overleg op verschillende niveaus. In de regel wordt de basis gelegd door de bestuurders, waarna uitwerking plaatsvindt op een lager niveau. Onderwerpen met verschillende impact, zoals financiële berekeningen van projecten, woon-zorgcombinatieprojecten, bouwkundige opgaven en wijkontwikkeling. Meestentijds aan de hand van een agenda. Verslaglegging wordt nagestreefd;  incidenteel overleg op verschillende niveaus. Onderwerpen met verschillende impact, veiligheid in wooncomplexen en uitwerken leefbaarheid bijvoorbeeld. Verslaglegging wordt nagestreefd.



7.

Landelijke overheid gestructureerde en frequente schriftelijke contacten. Onderwerpen met een verschillende impact. Te noemen vallen: bouwaanvragen, landelijke enquêtes, maar ook wettelijke verplichtingen zoals verantwoordingsverslagen. Verschillend niveau van deelnemers. Nauwkeurige verslaglegging;  incidentele, door beide partijen geïnitieerde contacten, over zeer verschillende onderwerpen en variërende doelstellingen. Verschillend niveau van deelnemers. Zo mogelijk schriftelijke verslaglegging.



33

8.

9.

Koepelorganisatie (Actiz)  aanwezigheid van bestuurder en andere medewerkers bij door koepelorganisatie geïnitieerde bijeenkomsten. Informatie-uitwisseling en meningsvorming;  mondelinge en schriftelijke contacten over zeer uiteenlopende onderwerpen, met zeer verschillende doelstellingen. Verschillend niveau van deelnemers. Banken/financiers halfjaarlijks overleg tussen accountmanager bancaire instellingen en de controller Informatie-uitwisseling en voorbereiding van besluiten, te nemen door de bestuurder;  incidenteel overleg door bestuurder en controller met (vertegenwoordigers) van bancaire instellingen. Informatie-uitwisseling en meningsvorming. Voorbereiding van besluiten, te nemen door de bestuurder.



Het Spectrum wordt door diverse externe instanties periodiek gecontroleerd. De resultaten van de controles worden gebundeld en aan de leden van de Raad van Toezicht gemeld. Hieronder een overzicht van de instanties welke de controles uitoefenen en het specifieke aandachtsgebied: College Bescherming Persoonsgegevens Arbeidsinspectie Pensioenfonds Belastingdienst College van Zorgverzekeringen en NZA Waarborgfonds voor de Zorgsector Voedsel en Waren autoriteit (Warenwet) Inspectie voor de Gezondheidszorg GGD Wet op de beroepseducatie voor MBO-opleidingen VWS HVRC (Huisarts verpleeghuisarts Registratie Commissie) VWS i.h.k.v. de Warenwet Omgevings-dienst Zuid Holland Zuid Ministerie van Infrastructuur en Milieu i.h.k.v. de Wet Milieubeheer

Melden van gebruik software inclusief procedure en verantwoorde-lijken/betrokkenen m.b.t. verwerking persoonsgegevens Arbeidsomstandigheden algemeen (inclusief Bedrijfs Hulp Verlening) Controle juiste toepassing inhoudingen op lonen Controle op omzetbelasting Kaderregeling AOIC AWBZ Financiële situatie Bewaken voedselveiligheid, handhaving rookbeleid, veiligheid kinderdagverblijf Naleving wetgeving kwaliteit van zorg en Wet Bopz Inspectie naleving Wet Kinderopvang Controle erkenning als leerbedrijf niveau 1 t/m 5 Accountants-controle i.h.k.v. Regeling Jaarverslaggeving Zorginstellingen en controle Jaardocument Maatschappelijke verantwoording Visitatie arts/opleider tot specialist ouderengeneeskundige Liftkeuring Energiebesparingsonderzoek Inspectie technische installaties, brandmeldcentrale, logboeken, ontruimingsplan, vluchtwegen, ontruimingsinstallaties, noodverlichting 34

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Wet arbeidsmiddelenrichtlijn i.c.m. wet milieubeheer Det Norske Veritas (DNV)

4.7

Inspectie electrische installaties, electrisch gereedschap, drinkwaterinstallatie/beheersplannen legionella, glasbewassing-installatie, tilliften en zuurstofconcentrators Folluw up audit

Financieel beleid

 Financiële beschouwing Resultaat 2011 Stichting Het Spectrum heeft over het jaar 2011 een resultaat behaald van € 914.000 positief. Het resultaat is als volgt opgebouwd: Genormaliseerd resultaat conform management informatie Baten voorgaande jaren Rentenormeringsresultaat Vrijval reserveringen/voorzieningen Mutaties egalisatie reserves Resultaat boekjaar

€ 371.000 € 76.000 € 244.000 € 333.000 € 110.000-/€ 914.000

Stichting Het Spectrum heeft vanwege het goede rentebeleid een positief rentenormeringsresultaat behaald van € 244.000. De negatieve mutatie aan de egalisatiereserves komt geheel door het “badkuipeffect” op de instandhoudingsinvesteringen van locaties De Sterrenlanden en Thureborgh. Dit negatieve effect zal in de komende jaren ook aanwezig zijn maar wel kleiner worden. Zoals aangegeven in 2010 noopte het resultaat 2010 (€ 910.000 negatief) tot aanzienlijke maatregelen. Hierbij ook rekening houdend met toekomstige tariefkortingen. Het Spectrum is er van doordrongen dat kostenreductie nodig is om de organisatie financieel gezond te houden. In 2011 zijn hier acties op ondernomen waarvan de structuurwijziging en het goede roosterbeleid noemenswaardig zijn.  budget Het merendeel van het budget van Stichting Het Spectrum (98%) is geconcentreerd binnen en rond de drie intramurale zorglocaties. De overige 2% heeft betrekking op het psychogeriatrisch netwerk (Dementieketen) en het Ontmoetingscentrum Dordrecht. Daarnaast heeft Het Spectrum nog diverse overige opbrengsten waaronder de opbrengsten met betrekking tot onze extramurale activiteiten, de opbrengsten kinderopvang, subsidies (hospice, palliatieve netwerken, etc.) en overige vergoedingen. Het reguliere budget aanvaardbare kosten waarop Het Spectrum in 2011 op grond van de vigerende beleidsregels aanspraak kan maken, is in 2011 met 2,8% gestegen. Deze stijging is er ondanks de intramurale capaciteitsreductie op locatie Thureborgh. Hier tegenover staat een stijging van de extramurale zorg in de geclusterde woonvormen en de normale tariefstijgingen.

35

De jaarrekening 2011 van Het Spectrum is opgesteld conform de Regeling Verslaglegging WTZi.  Opvallende stijgingen en dalingen in de jaarrekening 2011 Voor de balans per 31-12-2011 zijn de volgende bijzonderheden te melden: Liquide middelen. Het saldo aan liquide middelen is gestegen met bijna € 864.000. Dit komt vooral door het positieve resultaat in 2011. Langlopende schulden in relatie tot kortlopende schulden In 2011 is een kasgeldlening ad. € 4.000.000 geconsolideerd in een 40-jarige langlopende lening. Voor de resultatenrekening over 2011 zijn de volgende bijzonderheden te melden: Personeelskosten. Opvallend is dat de personeelskosten in 2011 met 4,9% zijn gedaald. Dit komt geheel door de capaciteitsreductie op locatie Thureborgh. Overige bedrijfskosten Ook de bedrijfskosten zijn gedaald in 2011 (4,1%). Dit komt gedeeltelijk door de vrijval van een reservering en ook door de capaciteitsreductie op Thureborgh. Er zal in de kostensfeer goed gekeken moeten blijven worden naar mogelijke kostenreducties. De in 2010 aangegeven voorbeelden hiervan (cateringconcept, een verandering in de organisatiestructuur) worden doorgevoerd in 2012.  Analyse van het gevoerde beleid en beheer op financieel gebied. Kostenverdeling. Bij de opbouw van het financieel beheer is het beleid geweest om duidelijk de kosten en budgetten naar locaties en projecten te kunnen herleiden. Door deze manier van administreren kan per onderdeel bezien worden waar sterke en zwakke kanten liggen. Bovenstaande onderverdeling van het stichtingsresultaat geeft helder weer dat dit gelukt is. Op balansniveau is er naar gestreefd om een totaaloverzicht van de gehele stichting weer te geven. De activa worden naar de locatie toegerekend, terwijl de geldstroom centraal geregistreerd wordt. Vermogenspositie. Het weerstandsvermogen ultimo 2011 is 18,7%, een stijging t.o.v. 2010 van 17%. Hiermee zit Het Spectrum dicht bij het niveau van 2009 (18,9% weerstandsvermogen). Productie. Op maandbasis wordt de productie geregistreerd en beoordeeld. Als onderdeel van de bedrijfsvoering en wijzigingen in de AWBZ is de verantwoording van de productie een steeds meer belangrijke plaats in gaan nemen. Een overzicht van de productiegegevens is in de jaarrekening opgenomen.

36