Jaarverslag 2014
De Pieter Raat Stichting
2
Inhoud Maatschappelijk verslag 2014 .............................................................................................. 4 Voorwoord ............................................................................................................................. 5 1
2
3
Profiel van de organisatie ............................................................................................... 6 1.1
Algemene identificatiegegevens .............................................................................. 6
1.2
Medezeggenschapsstructuur .................................................................................. 6
1.3
Organigram ............................................................................................................. 7
1.4
Kerngegevens ......................................................................................................... 8
Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap ................................................ 9 2.1
Normen voor goed bestuur ...................................................................................... 9
2.2
Raad van Bestuur ................................................................................................... 9
2.3
Raad van Toezicht .................................................................................................. 9
2.4
Bedrijfsvoering .......................................................................................................11
2.5
Cliëntenraad ...........................................................................................................11
2.6
Ondernemingsraad (OR) ........................................................................................13
Beleid, inspanningen en prestaties ................................................................................15 3.1
Missie en visie ........................................................................................................15
3.2
Meerjarenbeleid .....................................................................................................15
3.3
Algemeen beleid verslagjaar 2014 .........................................................................16
3.4
Belangrijkste ontwikkelingen 2014..........................................................................16
3.5
Kwaliteit..................................................................................................................17
3.6
Financieel beleid ...................................................................................................21
Jaarrekening 2014...............................................................................................................23
3
Maatschappelijk verslag 2014
4
Voorwoord
Voor u ligt het jaardocument 2014 van De Pieter Raat Stichting (DPRS) in Heerhugowaard. Door de voorgenomen invoering van nieuwe wet- en regelgeving per 1 januari 2015 heeft het jaar 2014 in het teken gestaan van de transitie. Door de vergrijzing nemen de kosten voor de ouderenzorg de komende jaren fors toe en om dit betaalbaar te houden zijn maatregelen nodig. De Hervormingen in de Langdurige Zorg (HLZ) omvatten deze maatregelen met als gevolg minder verzorgingshuisplaatsen en forse bezuinigingen op de thuiszorg. Uitgangspunt daarbij is dat mensen langer thuis wonen en de geboden zorg teruggedrongen wordt. Voor DPRS betekent het dat er rekening gehouden moet worden met een krimpscenario. De Pieter Raat Stichting heeft de consequenties van de nieuwe wet- en regelgeving in kaart gebracht en bepaald welke maatregelen nodig zijn om de kwaliteit van zorg hoog te houden en de organisatie gezond. Zo zijn o.a. de werkprocessen en bedrijfsvoering van de facilitaire dienst en de thuiszorg zorgvuldig geanalyseerd. De conclusies van de analyses hebben geleid tot aanpassingen van het primaire proces. Bij de facilitaire dienst is ingezet op aanpassing van de werkprocessen in de keuken en de restaurants, met helaas geringe boventalligheid als gevolg. Ook zijn tijdelijke contracten binnen de facilitaire dienst niet verlengd. Voor de thuiszorg is het werkproces opnieuw ontworpen en gaat terug naar de kern: het leveren van medisch verpleegkundige zorg. Het toewijzen van zorg gebeurt in 2015 door de wijkverpleegkundige en daarvoor zijn twee wijkverpleegkundigen aangetrokken op HBOniveau. Intramuraal zet de verzwaring van zorg door aangezien alleen mensen met een zware zorgvraag in aanmerking komen voor het wonen in een woonzorgcentrum. In 2014 is onder andere extra verpleegkundige deskundigheid aangetrokken, zodat voldoende medische en verpleegtechnische kennis in huis is om aan de toenemende complexiteit te voldoen. Uitgangspunt bij de transitie is het behouden van een veilige en warme woon- en werkomgeving. Een goede samenwerking onderling en met mantelzorg en vrijwilligers is daarbij onontbeerlijk. De relatie medewerker-cliënt vormt het hart van de organisatie ondersteund door de staf. Het boekjaar 2014 is met een positief resultaat afgesloten. Een goede omzet, kwalitatief goede zorg, kostenbewustzijn en een bewust personeelsbeleid hebben hier aan bijgedragen. Naast alle zorgontwikkelingen is in 2014 opnieuw veel aandacht besteed aan een nieuw Hugo-Oord. Er zijn nieuwe doorrekeningen gemaakt en in 2015 hopen we uitsluitsel te geven over nieuwbouw. De waardering van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht gaat uit naar alle medewerkers en vrijwilligers voor hun inspanningen in het belang van onze cliënten en hun naast betrokkenen. Onze medewerkers en vrijwilligers zijn de pijlers van de organisatie. Cliënten, familie, verwijzers en andere relaties zijn we erkentelijk voor het in ons gestelde vertrouwen. De Raad van bestuur bedankt ook de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad voor hun waardevolle inzet en adviezen. Irma Krieg Raad van bestuur
5
1
Profiel van de organisatie
1.1
Algemene identificatiegegevens Naam verslag leggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina
DPRS Dolomiet 2 1703 DX Heerhugowaard Tel. (072) – 57 67 200 41241550
[email protected] www.dprs.nl
DPRS is een organisatie die intramurale zorg biedt en extramurale zorg en welzijn in de wijk, binnen de Verpleging, Verzorging en Thuiszorg. De intramurale zorg wordt geboden in twee woonzorgcentra: De Raatstede en Hugo- Oord. De extramurale zorg wordt geboden door de Thuiszorg, die door een groot deel van Heerhugowaard thuiszorg en het Volledig Pakket thuis biedt. DPRS levert eveneens extramurale zorg en welzijn in het appartementencomplex Magnolia. Dit is een kleinschalig, beschut wooncomplex waarbij scheiden van wonen en zorg is doorgevoerd. Daarnaast beheert de stichting het Grand Café in gebouw het Arboretum waar tevens dagopvang wordt verleend. In gebouw De Mediaan vindt, net als in De Raatstede en Hugo-Oord, dagverzorging plaats. Voorts is er een palliatieve unit in HugoOord. DPRS wordt bestuurd door de (eenhoofdige) Raad van Bestuur. Deze legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De organisatie is verdeeld in drie diensten: Zorg, Facilitaire Dienst en Administratieve Dienst. De managers intra- en extramurale Zorg, Facilitaire Dienst en de Raad van Bestuur vormen samen het managementteam. Zij worden ondersteund door de controller, de manager PO&O, de beleidsmedewerker en de managementassistent. In het organigram op de volgende pagina staat een schematische weergave van de organisatiestructuur.
1.2
Medezeggenschapsstructuur Cliëntenraad In de Cliëntenraad zijn cliënten vertegenwoordigd van alle organisatieonderdelen. De Raad van Bestuur is op verzoek van de Cliëntenraad aanwezig bij alle vergaderingen om onderwerpen toe te lichten, vragen te beantwoorden en de dialoog met de cliënten aan te gaan. Desgewenst kan de Cliëntenraad functionarissen van DPRS of externe deskundigen uitnodigen bij een vergadering. Ondernemingsraad Er functioneert een gemeenschappelijke Ondernemingsraad voor alle medewerkers van DPRS. De Raad van Bestuur is zes keer per jaar op de overlegvergadering aanwezig om zaken toe te lichten; daarnaast vergadert de OR separaat (om en om) en heeft werkvergaderingen. Desgewenst worden bij een onderwerp betrokken functionarissen of externe deskundigen uitgenodigd.
6
1.3
Organigram
Raad van toezicht
Raad van bestuur
Ondernemingsraad Managementassistent & PR Cliëntenraad
Manager PO&O
Managers zorg
Medewerkers PO&O
Teamleiders zorg
Coördinatoren welzijn en vrijwilligers
Manager Facilitair
Cliënten service bureau
Teamleiders voeding & facilitair
Medewerkers voeding, restaurant, technische dienst, receptie, huishouding
Medewerkers zorg en activiteiten
7
Controller
Medewerkers EAD
Beleidsmedewerker
1.4
Kerngegevens Kerngegevens DPRS 2014 Cliënten Aantal cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar (incl. VPT) Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Aantal extramurale cliënten per einde verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar Productie Aantal ZZP-dagen met zorg en verblijf in verslagjaar (incl. VPT) Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Personeel in loondienst Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar (excl. stagiaires) Kosten personeel niet in loondienst Kosten ingehuurd personeel en zelfstandigen in verslagjaar Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar - Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten
Aantal cliënten 172 55 84 Aantal plaatsen 155 Aantal 61.942 9.020 Aantal personen 295
Aantal fte 128
Bedrag in euro’s € 117.367 € 10.974.564 € 10.173.185
Samenwerking DPRS werkt samen met diverse, veelal lokale organisaties om cliënten de juiste zorg en ondersteuning te kunnen bieden die zij willen en nodig hebben. De visie van DPRS is dat een goede samenwerking de zorg voor- en het welzijn van de cliënt verbetert. Lokale samenwerking wordt gezocht om expertise optimaal te benutten, overdracht te verbeteren en zorg en welzijn goed op elkaar af te stemmen door de juiste coördinatie (ketenzorg).
8
2
Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap
2.1
Normen voor goed bestuur DPRS past de principes van de Governance Code integraal toe.
2.2
Raad van Bestuur Samenstelling Raad van Bestuur Naam G.M. Krieg, vanaf 15 maart 2012
Bestuursfunctie Raad van Bestuur
Nevenfuncties Voorzitter Bestuur Stichting Brouwerij De Prael
DPRS kent een eenhoofdig Raad van Bestuur. Met de bestuurder is een vast salaris overeengekomen dat voldoet aan de normen van de Wet Normering Topinkomens met in achtneming van het overgangsrecht. De Raad van Toezicht heeft jaarlijks een functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur. Specifieke aandachtspunten voor de Raad van Bestuur in 2014 waren: Strategie 2014-2018 bepalen; Transitie vormgeven en implementeren Lokale positie verstevigen door visie “werken in de wijk”; Vaststellen Sociaal Kader met de Ondernemingsraad; Vormgeving veranderingen in de voeding; Kwaliteit van zorg verder verbeteren en borgen; Business case Nieuw Hugo-Oord.
2.3
Raad van Toezicht Algemeen Op basis van de wijzigingen in de Governance code van de afgelopen jaren zijn de statuten die dateerden uit 2006 beoordeeld op de actualiteit. Dit heeft ertoe geleid dat besloten is de statuten te moderniseren. De aangepaste statuten zijn formeel ondertekend in 2014. De samenstelling van de Raad van Toezicht is in overeenstemming met de statuten van de stichting. Gelet op de relatief kleinschalige omvang van de stichting heeft de Raad ervoor gekozen geen specifieke commissies in te stellen. Wel is er gekozen voor het werken met profielen. Na de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht op 31 maart 2014 is afgesproken dat er een portefeuilleverdeling zou komen. Alle relevante (neven)functies van de leden van de Raad van Toezicht zijn bij de stichting bekend en hieronder genoemd. De Raad van Toezicht heeft De Pieter Raat Stichting ingedeeld in klasse C in de Regeling zorg- en welzijnssector binnen de Wet Normering Topinkomens (WNT), met een bijbehorend bezoldigingsmaximum voor de Raad van Bestuur € 112.835. Dit maximum wordt overschreden in verband met het vigerende overgangsrecht. Het bijbehorende bezoldigingsmaximum voor voorzitter van de Raad van Toezicht bedraagt € 8.462 en voor de overige leden van de Raad van Toezicht € 5.641. Deze maxima worden niet overschreden. De bezoldiging van de voorzitter bedraagt € 5.500, van de leden € 3.000 exclusief BTW. De onderbouwing hiervan is te vinden op pagina 48 van de jaarrekening. Er zijn geen persoonlijke leningen of garanties verstrekt aan de leden van de Raad van Toezicht.
9
Samenstelling Raad van Toezicht in 2014 Naam W. Stokvis-Gaastra
Aandachtsgebied
lid sinds augustus 2011 voorzitter per 5 oktober 2011 A.M.H. Koning lid met ingang van 10 augustus 2011
(Kwaliteit van) Zorg en huisvesting
C. Ockeloen lid met ingang van 10 augustus 2011 vicevoorzitter per 15 mei 2013
Nevenfuncties - Partner/directeur Stokvis-Bacalhao - Voorzitter van college voor osteopathie. - Voorzitter Stichting Babungo - Projectmanager GGz Arkin Huisvesting, ICT en Inkoop - Bestuurslid van de Engelse Kerk in Amsterdam - Fractievoorzitter in de gemeenteraad van Velsen - Ambassadeur van de vereniging van kustgemeenten KIMO Nederland en België - Penningmeester van de vereniging Duco Warns te Velsen-Z - Mentor bij het project Scool’s Cool
W.P. Zijlstra lid met ingang van 15 mei 2013
HRM, Communicatie & Marketing
-
Directeur Gezondheidszorg ROC Horizon College
-
Vestigingsdirecteur Flynth Adviseurs en Accountants Heerhugowaard, AAaccountant Lid dagelijks bestuur Stichting Respijtzorg Alkmaar Lid dagelijks bestuur Vereniging Bedrijfskring Heerhugowaard
H.K. Oosterink lid met ingang van 15 mei 2013
Financiën
-
Besluitvormingsproces De bevoegdheden van de Raad van Toezicht en de bestuurder liggen vast in de statuten van DPRS en de Governance code. De statuten zijn de basis voor de besluitvorming binnen de werkorganisatie, het bestuur en de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht krijgt inzicht in de wijze van besturen door kennis te nemen van bestuursbesluiten en kwartaalrapportages. Daarnaast is er regelmatig overleg tussen de bestuurder en de voorzitter van de Raad van Toezicht, dan wel met individuele leden van de Raad op basis van hun specifieke expertise. In het verslagjaar kwam de Raad van Toezicht zeven keer regulier bijeen in aanwezigheid van de Raad van Bestuur. Waarvan één keer met het gehele managementteam, één keer met de cliëntenraad, één keer met de ondernemingsraad en één maal met de accountant. De Raad van Toezicht toetst de ter goedkeuring voorgelegde stukken van de bestuurder aan het vastgestelde strategisch beleid en de daarvan afgeleide maatschappelijke en financiële doelstellingen. De Raad bekijkt daarvoor documenten en wint niet alleen advies in bij het bestuur van de stichting, maar ook bij adviseurs en de externe accountant. De Raad van Toezicht is lid van de NVTZ. De Raad van Toezicht wordt tijdig voorzien van informatie door de Raad van Bestuur en wordt ondersteund door de bestuurder en haar secretariaat om de aan haar toegewezen interne toezichtfunctie goed uit te kunnen oefenen.
10
Toetsingskader De Raad van Toezicht heeft als intern toezichthoudend orgaan een toetsende, een controlerende en een adviserende taak. Zij keurt in dit kader het door de Raad van Bestuur vastgestelde jaarplan voor de stichting goed alsmede de jaarbegroting. De Raad van Bestuur licht de genomen besluiten en voornemens toe en verder wordt aandacht besteed aan de geboekte resultaten op de diverse prestatievelden, de voortgang van de projecten, de ontwikkeling van de organisatie en actualiteiten in de sector. Vergaderingen Raad van Toezicht De volgende onderwerpen kwamen in de reguliere vergaderingen aan de orde: Jaarrekening, jaarverslag en accountantsverslag 2013; Managementletter van de externe accountant; Begroting 2014 versus realisatie, kwartaalrapportages; Begroting 2015; Aanstelling van de nieuwe accountant; Veranderingen in de zorg; Strategie 2015; Herijking missie en visie van DPRS; Aanpassing van de statuten van DPRS; Kwaliteit van zorg; Veiligheid en calamiteitenplan; Businesscase Nieuw Hugo Oord. Op 30 juni 2014 heeft het jaarlijkse functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur plaatsgevonden. Dit is, als gebruikelijk, voorbereid in een besloten vergadering van de Raad van Toezicht op 31 maart 2014.
2.4
Bedrijfsvoering In de planning- en controlcyclus wordt op een systematische manier inhoud gegeven aan het proces van richting geven (besturen/planning) en op koers houden (beheersen/control) van de organisatie. In een jaarlijkse cyclus wordt aan plannen, begroten en evalueren een plaats gegeven door middel van het meerjarenbeleidsplan, jaarplan, opleidingsplan, begroting en de kaderbrief volgens de PDCA-cirkel van deming. In 2014 is het jaarplan voor 2015 anders opgezet; de (mogelijke) risico’s vormen samen met de gevormde strategie de basis voor de doelen van de organisatie en haar onderdelen waaronder PO&O, intramurale- en extramurale zorg, facilitair en de EAD (economisch administratieve dienst). Daarnaast bevatten de AO/IC, de interne en externe audits en de directiebeoordeling mechanismen om risico’s in de bedrijfsprocessen zoveel mogelijk te beperken en te beheersen en worden periodiek gemonitord.
2.5
Cliëntenraad De cliëntenraad van DPRS bestaat sinds december 2013 uit een vertegenwoordiging van intra- en extramurale cliënten. De intramurale kiesgroep heeft bij voorkeur 4 leden, de extramurale kiesgroep 3 leden. Extramurale cliënten zijn zij die zorg zonder verblijf ontvangen en/of de dagverzorging bezoeken. Maximaal een persoon per kiesgroep mag geen cliënt zijn van DPRS.
11
Jaarlijks treden leden waarvan de zittingsperiode van drie jaar is verstreken af (voorzitter en penningmeester hebben een zittingstermijn van twee jaar), zij zijn terstond herkiesbaar. De leden kunnen maximaal twee keer herkozen worden. De samenstelling van de cliëntenraad in het jaar 2014 zag er als volgt uit: Intramurale kiesgroep (kiesgroep A) Mw. Does Lid Dhr. van der Weerd Lid Mw. Straathof Afgetreden in 2014 - vacature Mw. Schouten Afgetreden in 2014 - vacature
Extramurale kiesgroep (kiesgroep B) Mw. Schouten Voorzitter Dhr. Dingerdis Toegetreden in 2014 Mw. Smit-Klopper Toegetreden in 2014
In 2014 zijn er twee nieuwe toegetreden door verkiezingen. In de loop van 2014 zijn twee leden afgetreden. Hierdoor zijn twee vacatures voor de intramurale kiesgroep ontstaan. Besloten is om in 2015 weer verkiezingen te organiseren. De cliëntenraad wordt iedere week ondersteund door mevrouw M. Bos. Overleg Er waren zes reguliere vergaderingen. Daarnaast was er een overleg met de Raad van Toezicht in juni 2014. In maart 2014 heeft in Hugo-Oord en De Raatstede de algemene jaarvergadering van de cliëntenraad plaatsgevonden. Het dagelijks bestuur van de cliëntenraad heeft indien nodig informeel overleg met de Raad van Bestuur. Besproken onderwerpen op de reguliere vergaderingen van de cliëntenraad waren o.a.: de adviesaanvragen de verslagen van het managementteam uitleg over de geldstromen in de (ouderen)zorg stand van zaken rondom nieuwbouw Hugo-Oord verbeterpunten CQ index Activiteiten en vertegenwoordiging cliëntenraad buiten vergaderingen waren o.a.: Regionale overleggen met cliëntenraden Noord-Kennemerland Bijeenkomsten van het LOC Voor- en najaarsoverleg van het Zorgkantoor Open dag van de zorg Management en middenkader bijeenkomsten Uitgebrachte adviezen In 2014 heeft de Raad van Bestuur aan de cliëntenraad 4 keer advies gevraagd. Op alle adviezen is door de cliëntenraad positief gereageerd al dan niet met aanvullende adviezen. Het betrof: Broodwagenprocedure Menucyclus Prijswijzigingen Begroting
12
2.6
Ondernemingsraad (OR) De samenstelling van de OR is in 2014 niet gewijzigd en was op 31-12-2014 als volgt: Raadsleden Functie Marjan Koomen Voorzitter/DB Gea Berndt Astrid Borst Evelyn Krab Ria de Git Nadine Al Petra Siemons
Aandachtsgebied
Vicevoorzitter PR Secretaris/ DB Notulist Lid Lid AVR Lid PR
Inhoud overleggen In 2014 zijn er zes overlegvergaderingen met de Raad van Bestuur en tweeëntwintig reguliere vergaderingen gehouden. Tijdens de vergaderingen kwamen onder meer de volgende onderwerpen aan bod: Sociaal Kader; Instemmingsstukken van DPRS waarvoor manager PO&O meerdere keren in de vergadering is geweest om deze toe te lichten; Wijzigingen in het beroepsonderwijs; Aanstelling verpleegkundige coaches; Reorganisatie plan voeding en facilitair; Periodieke verzuimoverzichten (Vernet); Veranderingen in de ouderenzorg per 2015. Uitgebrachte adviezen De OR bracht positief advies uit over de volgende adviesaanvragen: Het Sociaal Kader; Het Reorganisatieplan voeding. Verder verleende de OR instemming voor: Aanpak werkdruk; Beheersing psychische arbeidsbelasting; Exit formulier; Functiebeschrijving verpleegkundige; Opleidingsplan 2014; Algemene gedragsregels; Protocol “prik en spataccidenten”; Regeling verzuim; Re-integratieregeling; Verzuiminstructie; Regeling mobiele telefoons; Werkwijze flexpool. De ondernemingsraad is betrokken geweest bij de sollicitatiegesprekken van een nieuwe teamleider meerzorg Raatstede, teamleider basiszorg Hugo Oord en manager facilitair.
13
Een afvaardiging van de ondernemingsraad is aanwezig geweest bij de heidag en werklunch van het MT en middenkader en daarnaast was de OR vertegenwoordigd bij de inloopmiddagen voor het personeel. In maart heeft de OR een cursus gevolgd waarin de volgende onderwerpen aan de orde zijn gekomen: Wat wordt er van ons als OR verwacht? Hoe bereiken wij onze achterban? Hoe staan wij als DPRS in de komende landelijke ontwikkelingen? Hoe kan DPRS bezuinigen zonder personeel te ontslaan?
14
3
Beleid, inspanningen en prestaties
3.1
Missie en visie Missie De Pieter Raat Stichting ondersteunt senioren in Heerhugowaard op het gebied van welzijn, gezondheid en wonen. Visie Het doel van onze organisatie is het verlenen van diensten op het gebied van welzijn, gezondheid en wonen al naar gelang de (zorg)vraag van onze cliënten, zowel in de woonzorgcentra als bij de cliënten thuis. In 2014 zijn de missie en visie heroverwogen. DPRS kiest voor een flexibele invulling van haar missie. Afhankelijk van het externe speelveld en maatschappelijke ontwikkelingen kan de nadruk worden verlegd naar het welzijn, de gezondheid en/of het wonen waarin eigen regie en zelfstandigheid van de cliënt voorop blijft staan. Onze uitgangspunten zijn kort samengevat: de (zorg)vraag; kwaliteit van zorg; het ondersteunen van zelfstandigheid en zelfredzaamheid; kwaliteit van wonen en onderdeel zijn van de samenleving (in Heerhugowaard). Kernwaarden Bij de realisering van deze doelen staan de volgende kernwaarden binnen onze organisatie centraal: Eerlijk en oprecht, zeg wat je doet en doe wat je zegt, ‘open agenda’s’ Ja-houding, maak contact, neem initiatief, innovatie en samenwerking Wees helder, vraag feedback en geef feedback Cliënten, afdelingen en diensten vormen een geheel en kunnen niet zonder elkaar Resultaatgericht: Concrete doelen, verantwoordelijkheid willen nemen, sturen op gezamenlijke doelen De beginletters van deze woorden vormen samen het woord "IEDER". Met andere woorden: alle medewerkers binnen DPRS zijn op deze waarden aan te spreken. Integer: Energiek: Duidelijk: Eén geheel:
3.2
Meerjarenbeleid Het meerjarenbeleidsplan van 2012-2015 is niet volledig uitgevoerd zoals beschreven, dit komt mede door de ontwikkelingen in wet- en regelgeving en de maatschappelijke verandering. Waar eerst groei in de breedste zin mogelijk was bij zorgorganisaties en moet er nu rekening worden gehouden met krimp. Zorg wordt alleen geboden op basis van medisch verpleegkundige noodzaak, “zorg is geen vanzelfsprekendheid meer”. DPRS verandert van een traditionele VVT organisatie in een zorgonderneming, waarin flexibiliteit en ondernemerschap centraal staan. Voor de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur is het uitgangspunt van het meerjarenbeleid dat DPRS een zelfstandige, gezonde organisatie blijft. Een organisatie waar cliënten graag verblijven, medewerkers graag werken en waarbij de klantgerichtheid en 15
kwaliteit van zorg en diensten hoog in het vaandel staan. Hierbij is van het belang de positie als lokale speler in Heerhugowaard te behouden en verder te verstevigen. In 2014 is de transitie ingezet, die in de periode 2015-2018 gerealiseerd wordt. Het meerjarenbeleid richt zich op vier centrale thema’s: Positieve exploitatie; Veiligheid; Kwaliteit van zorg; Maatschappelijke verantwoordelijkheid. In 2015 wordt een nieuw meerjarenbeleidsplan opgesteld voor de periode tot december 2018.
3.3
Algemeen beleid verslagjaar 2014 In 2014 heeft de DPRS vervolg gegeven aan het kwaliteitsverbeteringstraject dat in 2013 is ingezet. De kern van deze kwaliteitsverbetering is het cyclische kwaliteitsdenken – en handelen binnen de gehele organisatie, conform de PDCA-cyclus. In 2014 heeft DPRS haar positie en strategie ten aanzien van de transitie vormgegeven met behulp van externe begeleiding. Samenwerking met onder andere zorg- en welzijnsaanbieders, het zorgkantoor, de zorgverzekeraar, de gemeente Heerhugowaard en Alkmaar is cruciaal. Een duidelijke en flexibele strategie is hierin belangrijk. DPRS kan hierdoor sneller inspelen op kansen op de korte termijn en vasthouden aan haar strategie voor de langere termijn. DPRS werkt samen op basis van haar visie voor het maatschappelijk belang, maar gezien ontwikkelingen en bewegingen door externe partijen kiest DPRS om haar sterke punten verder uit te bouwen.
3.4
Belangrijkste ontwikkelingen 2014 DPRS heeft zich in 2014 gericht op het versterken van de concurrentiepositie door kwaliteit te verbeteren. Dit heeft zij onder andere gedaan door verder te professionaliseren. Een aantal hoofdpunten per organisatieonderdeel worden hieronder benoemd. Thuiszorg Meer kennis en kunde in het thuiszorg team - Aantrekken van wijkverpleegkundigen HBO-niveau en niveau 4 verpleegkundige; - Verschuiven van taken thuiszorgmedewerkers in het team; - Coördinatie en organisatie van complexe zorgvragen vormgeven. Projecten - Start Ontwikkeling ECD (elektronisch cliënten dossier) en Ucare module gericht op efficiëntie en monitoring van de thuiszorg; - Wijkverpleegkundige S1 project ( niet toewijsbare zorg) is per 1 januari 2015 gestart, naar aanleiding van toegekende inschrijving bij VGZ. Welzijn - Pilot Wijkteam HO en wijkteam Arboretum per november 2014 beëindigd aangezien het geen toegevoegde waarde meer zou hebben in 2015 in verband met invoering van S1 wijkverpleegkundige en de MET-teams; - Oriëntatie voor ontwikkelen nieuwe samenwerking met andere partijen om in Arboretum een plek voor iedereen te creëren.
16
Intramuraal Meer kennis en kunde intern en extern - Vergroten van de inzet en inbreng van de SOG (specialist ouderengeneeskunde) en andere behandeldisciplines; - Versterken van de zorginhoudelijke begeleiding van de teams door de extra inzet van verpleegkundig coaches; - Ontwikkelen van een programma van klinische lessen; - Versterken van de rol van aandachtsvelders om expertise op specifieke thema’s binnen de teams en het zorgproces te vergroten; - Verder ontwikkelen van het zorgleefplan, geschreven met en vanuit de vraag van de cliënt en het versterken van het methodisch werken. Welzijn - Opening van extra huiskamers voor begeleiding van cliënten met dementie binnen Hugo-Oord en De Raatstede
Facilitaire dienst In 2014 is er een reorganisatie van de voedingsafdeling gestart waarbij de werkprocessen van de keuken zijn doorgelicht, alle contracten met leveranciers opnieuw zijn bezien en de wensen van de cliënten ten aanzien van menukeuze zijn geïnventariseerd. Dit heeft tot een aantal grote veranderingen geleid, die ertoe bijdragen dat de maaltijden kostendekkend worden en dat er een belevingsgerichte omgeving gecreëerd wordt waarin cliënten, familie, bezoekers en medewerkers kunnen genieten van een smaakvolle en gevarieerde maaltijd. Door deze maatregelen zijn zowel op de inkoopkosten als op de personele bezetting een forse bezuiniging gerealiseerd en is er een verruiming van de maaltijdkeuze voor de intramurale en extramurale cliënten.
3.5
Kwaliteit DPRS hanteert als definitie van kwaliteit: voldoen aan de behoefte en verwachtingen van de zorg- of hulpvrager, voor zover dit als haalbaar wordt gezien en niet in strijd is met het principe van zelfredzaamheid. Hierbij wordt gekeken naar: doen we de juiste dingen; doen we de juiste dingen goed. Kwaliteit van zorg In 2014 heeft DPRS zowel intra- als extramuraal aan een aantal thema’s extra aandacht besteed waaronder: - Medicatieveiligheid, BEM - Hygiëne infectiepreventie - Methodisch werken en de cirkel van Deming (PDCA cyclus) breed toepassen - Ontwikkeling zorgleefplan - Casuïstiekbespreking en intervisie binnen de teams
17
Inspectie van de Gezondheidszorg In vervolg op het bezoek van de inspectie op 30 juli 2013, heeft de inspectie een vervolg bezoek gebracht aan De Raatstede op 12 maart 2014. Zij heeft geconstateerd dat de situatie sterk verbeterd is, maar dat verdere verbeteringen nog moeten worden doorgevoerd. De Raatstede voldeed nog niet aan alle normen, maar de inspectie vertrouwt erop dat de borging van de gerealiseerde verbeteringen en bereikte resultaten gemonitord worden. Op basis van het resultaatsverslag d.d. 29 september concludeert de IGZ op 9 oktober 2014 dat de verbeterpunten adequaat zijn opgepakt. Kwaliteit en tevredenheid van cliënten In 2014 hebben er twee groepsgesprekken plaatsgevonden onder cliënten van de dagverzorging en de thuiszorg. DPRS heeft deze extra toetsing geïmplementeerd om sneller bij te kunnen sturen en dieper in te gaan op verbeterpunten vanuit de CQ. In 2015 zal hier vervolg aan worden gegeven en zullen alle cliënten van DPRS bevraagd worden. Daarnaast wordt ook de CQ-meting in de zomer van 2015 uitgevoerd.
Materiele controle Op 7 augustus 2014 heeft het zorgkantoor VGZ een materiële controle gedaan over de maanden maart en april. De controle wordt met een voldoende beoordeeld. Zij constateerden het volgende: “De organisatie is stevig bezig met een inhaalslag op zowel vraag gestuurde zorg als het actualiseren van het zorgplan op vraagsturing en vulling. Dit doet zij samen met de cliëntenraad en de medewerkers. Deze inhaalslag is duidelijk waar te nemen in de gecontroleerde zorgplannen maar de organisatie is zelf nog niet tevreden.” HKZ Op 18 en 19 november 2013 heeft Dekra tijdens de externe audit tekortkomingen geconstateerd. Op 12 mei 2014 heeft zij getoetst of er voldoende en juiste maatregelen zijn getroffen om te voldoen aan de normen. De meeste tekortkomingen waren op een juiste wijze gecorrigeerd. Enkele tekortkomingen waren nog niet volledig afgerond, aangezien de implementatie nog actueel was. Deze punten zijn kort daarna volledig geïmplementeerd. Melding Incident Cliënten (MIC) Aansluitend op de ingezette wijziging en aandacht voor het melden van incidenten in 2013 is er in 2014 wederom veel aandacht geweest voor het melden, het onderzoeken van de oorzaak en het opvolgen van een incident. Daarnaast is het proces rondom de MIC door middel van Cura vereenvoudigd en inzichtelijker. In totaal zijn er 976 incidenten van cliënten geregistreerd in 2014, medicatie- en valincidenten kwamen het meeste voor. In 2013 waren er 795 incidenten, ook toen kwamen medicatie- en valincidenten het meeste voor. Ten opzichte van 2014 zijn de valincidenten, ondanks de verzwaring van zorg, licht afgenomen, de medicatie-incidenten zijn toegenomen. Mogelijk heeft de aandacht voor het thema medicatieveiligheid geleid tot een groter bewust zijn van het belang van melden ter verbetering van de kwaliteit. Klachtenregeling DPRS kent een klachtenregeling, conform de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector. Cliënten ontvangen wanneer zij in zorg komen bij DPRS, de brochure “Klachten cliënten en Cliëntvertrouwenspersoon” waarin de klachtenregeling beschreven staat. In de klachtenregeling wordt het belang van klachten benadrukt en waar men terecht kan voor klachten. De meeste klachten worden opgelost in onderling overleg tussen cliënten en medewerkers. Mocht dit echter niet tot een bevredigende oplossing leiden, dan kan de klacht voorgelegd worden aan de cliëntvertrouwenspersoon of de externe klachtencommissie. De externe klachtencommissie bestaat uit minimaal drie leden: een jurist met brede ervaring op het terrein van klachtenbehandeling. een verpleeghuisarts/huisarts; 18
een lid vanuit een cliëntenbelangenorganisatie.
In 2014 zijn er geen officiële klachten gemeld bij de cliëntvertrouwenspersoon of de externe klachtencommissie. Over het gehele jaar zijn er 8 klachten ontvangen bij de teamleiders en/of manager zorg. De klachten zijn naar tevredenheid intern afgehandeld. De klachten en de ondernomen acties worden halfjaarlijks besproken in het overleg van de managers zorg met de teamleiders, het MT en worden jaarlijks besproken door de bestuurder met de Raad van Toezicht. Brandveiligheid In 2014 heeft DPRS hard gewerkt om de brandveiligheid te waarborgen. Naast de BHV cursussen, die verzorgd worden door een externe partner, hebben we maandelijks table-top oefeningen en veiligheidsinstructies georganiseerd. Hierdoor blijven de BHV-ers en nietBHV-ers goed geïnformeerd over hoe te handelen ingeval van een calamiteit. DPRS is in 2014 door verschillende instanties gekeurd, te weten: De brandweer en gemeente hebben een inspectie uitgevoerd aan de panden, brandveiligheid en de BMI1 en RWA2 installaties. Het certificaat voor de BMI is in orde en het traject voor het verkrijgen van certificaat voor de RWA installatie is gaande. De verwachting is dat het certificaat in augustus 2015 zal worden verkregen. Jaarlijkse inspectie op het BMI systeem via onze leverancier, welke na de nodige aanpassingen goed bevonden was KIWA inspectie op de bestaande installaties en leidingen. Ook deze inspectie had een positieve uitkomst. Kwaliteit voor de medewerkers Het leeftijdsbewuste personeelsbeleid dat DPRS voert is er op gericht om medewerkers zo lang en gemotiveerd mogelijk in dienst te houden. Met de wijzigingen in de zorg wordt steeds meer een beroep gedaan op de eigen regie van medewerkers. Daarnaast is door de verzwaring van de zorg in 2014 duidelijk geworden dat het noodzakelijk is het deskundigheidsniveau van medewerkers te verhogen. Hierop is in 2014 geanticipeerd en is besloten voor elke zorgafdeling een verpleegkundige coach aan te stellen. Zij geven inhoudelijke ondersteuning aan medewerkers op de afdeling bij de zorgverlening. Voor de thuiszorg zijn eind 2014 twee wijkverpleegkundigen aangenomen, zodat DPRS de wijzigingen binnen de extramurale zorg in 2015 kan opvangen. Een wijkverpleegkundige is aangenomen voor de spilfunctie in de wijk, gericht op het buurt belang, openbare gezondheid in de wijk en zelfredzaamheid van kwetsbare doelgroepen (niet-toewijsbare zorg, S1). De vacatures die in 2014 zijn ontstaan, waren binnen redelijke tijd ingevuld. Er zijn in totaal 24 procedures geweest. DPRS heeft een kritisch wervings- en selectiebeleid welke aansluit op de vraag naar voldoende gekwalificeerd personeel. Zowel intra als extramuraal vindt geleidelijk opschaling van het opleidingsniveau plaats. Voor het werven van medewerkers is gebruik gemaakt van de website, Facebook en LinkedIn, al of niet in combinatie met een oproep in de krant. Doelstellingen van het jaarplan 2014 waren: Traject resultaatgericht beschrijven van functiebeschrijvingen. Er zijn drie functiebeschrijvingen afgerond, te weten medewerker dagverzorging, 1 2
BMI staat voor brandmeldinstallatie RWA staat voor Rook –en Waterafvoer
19
medewerker huiskamer, verzorgende en activiteitenbegeleider. Daarnaast zijn twee nieuwe functiebeschrijvingen van verpleegkundige en wijkverpleegkundige uitgewerkt en (in concept) vastgesteld. Modernisering ziektewet De gevolgen van deze wet zijn besproken en besloten is dat DPRS (nog) geen eigen risicodrager zal worden. De ontwikkelingen in deze worden gevolgd. Verzuimbeleid Het plan van aanpak dat in 2013 is vastgesteld, is uitgevoerd. Het gedragsmodel wordt gevolgd en er zijn drie intervisiebijeenkomsten geweest met leidinggevenden. De target voor 2014 om het verzuim percentage onder de 5,4% uit te laten komen, is ruim behaald. In 2014 bedraagt het verzuimpercentage 4,36%. Ten opzichte van 2013 een daling van 1,39 en ten opzichte van 2012 2,64%. Budgetverantwoordelijkheid Is doorgeschoven naar 2015. HRM systeem uitrollen Eind 2013 waren de voorbereidingen gestart om vanaf 1 januari 2014 over te stappen naar het salaris- rooster- en HRM-systeem van Cura. Dit is dankzij de inzet van een ieder zonder veel problemen gelukt. Medewerkers hebben vanaf 1 januari via Cura Web, een gebruiksvriendelijke versie van het HRM systeem, inzage in hun persoonlijke gegevens, rooster, salarisstrook en verlofkaart. Medio 2014 is gestart met het verder uitrollen van het systeem. Onder begeleiding van Unit4 zijn verschillende PO&O processen in een workflow uitgewerkt. Vervolgens wordt elke workflow ingericht in het systeem. Inmiddels kunnen medewerkers vanaf 1 november wijzigingen doorgeven via Cura Web en is het doorgeven van wijzigingen door leidinggevenden in ontwikkeling. In 2015 zal het systeem verder worden ingericht met: declaraties, overzichten, registratie jaargesprekken, opleidingen etc. Ook zal het DMS, noodzakelijk voor het inrichten van een digitaal personeelsdossier worden uitgerold.
Belangrijke zaken die in 2014 aan de orde zijn geweest: Boventalligheidstraject als gevolg van het reorganisatieplan van de voedingsdienst en restaurant. Met alle medewerkers is een persoonlijk gesprek gevoerd en zeven medewerkers zijn per 01-01-2015 boventallig verklaard en voor hen geldt het Sociaal Kader. Wet Werk en Zekerheid In 2014 is voorgesorteerd op de bepalingen van de Wet Werk en Zekerheid en zijn de leidinggevenden geïnformeerd over deze wet. Kwaliteit van werk DPRS hecht veel waarde aan kwaliteit van werk. Onderstaande activiteiten ondersteunen dit. Deskundigheidsbevordering Het opleidingsplan van 2014 is voor circa 75% uitgevoerd. Onder andere trainingen deescalerend werken, domeingericht rapporteren voor medewerkers in de zorg en trainingen voor het elektronisch cliëntendossier. Deze opleidingen zijn over het algemeen positief gewaardeerd door de deelnemers. Gemiddeld werden zeven opleidingsplaatsen ingevuld, waarvan drie leerlingen opgeleid worden tot verpleegkundige. Jaargesprekken De functioneringsgesprekken zijn sinds 2014 vervangen door jaargesprekken. De jaargesprekken zijn meer resultaatgericht en in principe worden deze jaarlijks vanaf 1 juli tot 1 juli of eens in de twee jaar gehouden. In verband hiermede is afgesproken dat de periode voor alle jaargesprekken van 2014, wordt verlengd tot 1 juli 2015. Vanwege diverse oorzaken en ontwikkelingen binnen de organisatie (reorganisatie, verzuim en wisselingen leidinggevende) is het percentage van de gehouden jaargesprekken in 2014 20
uitgekomen op 44,5%. Dit is 1,5% hoger dan in 2013. Afgesproken is dat alle overige gesprekken in het eerste half jaar van 2015 worden gepland. Introductiebijeenkomsten In 2014 zijn drie introductiebijeenkomsten georganiseerd voor 22 nieuwe medewerkers. De nieuwe medewerkers worden o.a. geïnformeerd over belevingsgerichte zorg. De bijeenkomsten werden door de aanwezigen (18 personen) gewaardeerd met een 8,1. Arbobeleid In 2014 is de werkgroep Arbeidsomstandigheden, verzuim en re-integratie driemaal bij elkaar gekomen en heeft de werkgroep ook driemaal overlegd met de preventiemedewerkers. Belangrijke onderwerpen waren: Rol van de preventiemedewerker Hygiëne en Infectiepreventie MIM analyse Gebruik en inzet van hulpmiddelen Melding incidenten medewerkers In 2014 hebben 24 medewerkers melding gedaan van een incident, waarbij geen noodzaak was de arbeidsinspectie in te schakelen. De incidenten betroffen in 17 gevallen agressie of ongewenst gedrag en in 7 gevallen een onveilige situatie of bijna ongeval. In alle gevallen is de leidinggevende gewaarschuwd en is actie ondernomen, conform het protocol. Het aantal incidenten agressie is ten opzichte van 2013 met 7 verminderd, de trainingen deescalerend werken hebben hiertoe bijgedragen. Verloop personeel Aan medewerkers die uit dienst treden wordt gevraagd een z.g. exit-formulier in te vullen. Van de 49 medewerkers die in 2014 uit dienst zijn gegaan zijn tot nu toe 13 formulieren terug ontvangen. Van die 49 medewerkers waren 25 medewerkers in dienst als oproepkrachten van 16 medewerkers werd het contract niet verlengd. De exit formulieren zijn doorgenomen en waar nodig zijn aandachtspunten mee gegeven aan leidinggevende. Vertrouwenspersoon In 2014 is de vertrouwenspersoon een aantal keren benaderd. Onderwerpen die besproken zijn betroffen werk, rooster en samenwerking. Er is geen sprake geweest van ongewenst gedrag. Met betrokkenen was het voeren van een gesprek voldoende.
3.6
Financieel beleid Resultaat In 2014 werd een positief resultaat gerealiseerd van € 720.844 ten opzichte van € 765.871 in 2013. In 2014 is het terughoudende beleid uit 2013 gecontinueerd met het oog op de onzekere ontwikkelingen de komende jaren. 2014 stond voor een belangrijk deel in het teken van de transitie die vanaf 2015 zal worden geëffectueerd. Om hierop voor te bereiden zijn extra inspanningen geleverd, die tot uiting komen in de hogere kosten voor staf, personeel niet in loondienst en advieskosten. Naar verwachting zullen de omzet en het resultaat de komende jaren onder druk staan en is het noodzakelijk op deze risico’s vooruit te lopen en een buffer te vormen om mogelijke hiermee gepaard gaande tegenvallers op te vangen.
21
Omzet Het wettelijk budget stijgt € 9.766.413 in 2013 naar € 10.173.185 in 2014. De stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door een toename van de zorgzwaarte van de intramurale zorg en een stijging van het aantal cliënten met een extramurale zorgvraag. Het aantal cliënten met lage ZZP’s laat als gevolg van het gevoerde overheidsbeleid de laatste jaren een sterke daling zien, terwijl het aantal cliënten met hogere ZZP ’s stijgt. Per saldo is het aantal intramurale bewoners en daarmee het aantal verzorgingsdagen sinds een aantal jaren licht aan het dalen. Kosten en investeringen In 2014 is verder gewerkt aan de uitrol van het ECD en het HRM pakket van Cura, waardoor de kosten en investeringen voor ICT verder zijn toegenomen. In 2015 moet de implementatie van zowel het ECD als het HRM pakket grotendeels zijn afgerond. Het afgelopen boekjaar is besloten de afschrijvingstermijnen van inventarissen en ICT meer in overeenstemming te brengen met de economische levensduur en zijn de termijnen verkort naar respectievelijk 7 en 3 jaar. Tevens is besloten de locatie Hugo-Oord versneld in twee jaar af te schrijven in verband met voorgenomen nieuwbouw. De detaillering van de afschrijvingskosten is te vinden in paragraaf 5.1.6 en 5.1.7 van de jaarrekening. Vooruitblik Als gevolg van het sinds enige jaren gevoerde overheidsbeleid zal de afname van het aantal cliënten in de intramurale woonlocaties van DPRS de komende jaren nog in lichte mate doorzetten. In het nieuwbouwplan dat voor de locatie Hugo-Oord in ontwikkeling is, wordt hierop geanticipeerd door uit te gaan van een kleiner aantal bewoners. De zorgzwaarte zal echter nog verder toenemen. Door de sterke vergrijzing in de gemeente Heerhugowaard zal naar verwachting de totale zorgvraag toenemen en zal de zorg in de thuissituaties en kortdurende verblijfzorg hierdoor stijgen. In voorgaande paragrafen is reeds ingegaan op het beleid in relatie tot de ontwikkelingen in de zorg. Het positieve resultaat over 2014 heeft bijgedragen tot een verdere versterking van het eigen vermogen waar door de solvabiliteit nog verder is verstevigd. Tevens zal de goede liquiditeitspositie van de organisatie een gedeeltelijke eigen inbreng in de financiering van de nieuwbouw mogelijk kunnen maken. Voor financiering van de voorgenomen nieuwbouw en mogelijke borging hiervan zullen in het komende jaar gesprekken met banken en Waarborgfonds voor de zorgsector plaatsvinden. Financiële ratio’s 2011
2012
2013
2014
Resultaat ratio (resultaat/totale omzet)
4,4%
-3,5%
7,3%
6,6%
Liquiditeitsratio (vlottende activa/kortlopende schuld)
1,10%
1,23%
1,52%
1,87%
Solvabiliteit (eigen vermogen/balanstotaal)
26%
23%
27%
31%
Vermogensratio (eigen vermogen/totale omzet)
32%
25%
31%
36%
22
Jaarrekening 2014
23
