INHOUD
Facturatieprotocol………………. Pagina 2 Berichtenverkeer………………… Pagina 8
Versie: februari 2015
Facturatieprotocol (februari 2015)
Dit facturatieprotocol treedt in werking met ingang van de transitiedatum 1 januari 2015 en is een nadere uitwerking van de afgesloten contracten. De gegevensuitwisseling via het Gemeentelijk Gegevensknoopunt (hierna: GGK) is vanaf deze datum in de lucht. Het uitgangspunt is dat zowel de gemeente als de dienstverleners ervoor zorgdragen dat zij aangesloten worden op het GGK. Hoewel het GGK voor een groot deel operationeel is, willen we elk risico in de factuurstroom tussen de zorgaanbieder en de gemeenten vermijden. Totdat het GGK en de factuurverwerking volledig op adequaat niveau is, wordt als tussenoplossing gekozen voor facturatie middels een csv-bestand. Hiervoor geldt onderstaand protocol. Het protocol eindigt op een nader te bepalen datum. Dit zal gepubliceerd worden. Het onderstaande protocol is nu van toepassing. 1. De Dienstverlener stuurt binnen 6 weken na afloop van de betreffende declaratieperiode (4-wekelijks) waarin de activiteiten zijn uitgevoerd een digitale factuur in de vorm van een csv-bestand (zie bijlage) naar
[email protected]. Dit csv-bestand wordt door de gemeente ingelezen om de declaraties te kunnen controleren. 2. Voor het jaar 2015 dienen twee bestanden te worden aangeleverd: één csvbestand voor de bestaande AWBZ-indicaties en één csv-bestand voor nieuwe Wmo-indicaties. Deze laatste met gebruik making van de arrangementstarieven (met of zonder vervoer). 3. De digitale facturen van de Dienstverlener worden vergeleken met de gegevens van de gemeente. Regels die overeenkomen worden door de gemeente binnen dertig kalenderdagen betaald. 4. Van afwijkende regels ontvangt de Dienstverlener binnen één maand een specificatie per mail. Correcties die moeten worden doorgevoerd, worden door de Dienstverlener met de eerstvolgende factuur meegestuurd. Facturen die later dan zes weken na afloop van de declaratieperiode waarin de activiteiten zijn uitgevoerd worden ingediend, worden niet meer in behandeling genomen. 5. De Dienstverlener verstrekt de volgende gegevens: - Het bankrekeningnummer van de Dienstverlener - Een contactpersoon en contactgegevens - De WZA/AGB-code van de Dienstverlener 6. Naast de aanlevering van het factuurbestand via de mail wordt door de Dienstverlener eveneens een verzamelfactuur op papier naar ons gestuurd. Dit geldt voor 2015 zowel voor de bestaande AWBZ-indicaties (cliënten met een overgangsrecht), als voor nieuwe cliënten die onder de Wmo 2015 vallen. In deze verzamelfactuur a.u.b. het volgende te vermelden: Factuurdatum, factuurnummer, Factuurperiode, Omschrijving: (hierbij een verwijzing naar de separaat via de mail op –datum- verstuurde csv bestanden), totaalbedrag factuur ex Btw, Btw-bedrag en totaalbedrag incl. Btw. De factuur kan verstuurd worden naar het volgende adres: Gemeente Schinnen t.a.v. crediteurenadministratie Postbus 50 6365 ZH Schinnen
De gemeente Schinnen werkt niet met een legitimatielijst. Facturen worden achteraf gecontroleerd. Bij afwijkingen wordt contact gezocht met de zorgaanbieder.
Bestand verzamelnota
Het digitaal aanleveren van bulkfacturen vereist dat deze gegevens op een gestructureerde wijze worden aangeleverd. Het bestand is een tekstfile (csv – comma separated value-; kolommen worden gescheiden door een scheidingsteken, een puntkomma), en bestaat uit drie verschillende recordsoorten. Eén voorlooprecord, één of meer detailrecords en weer één sluitrecord. De bestandstructuur wordt zowel gebruikt voor de factuur van de Dienstverlener als voor de verantwoording vanuit de gemeente naar de Dienstverlener (retourbestand). Aan het einde van de verwerkingscyclus binnen de gemeente wordt het oorspronkelijke factuurbestand geretourneerd, waarbij het detailrecord is aangevuld met een code die aangeeft of de detailregel is verwerkt en tevens wordt het bedrag vermeld dat daadwerkelijk betaalbaar gesteld wordt door de gemeente. 1. Bestandsnaam De bestandsnaam begint altijd met Fact gevolgd door: - WZA code van de leverancier - Gemeentecode (in dit geval 1883) - Factuurnummer van 15 karakters Voorbeeld: Fact6902111883000000000022870
2. Voorlooprecord Het voorlooprecord bestaat uit de volgende gegevens - Kolom A: V (voorlooprecord) - Kolom B: WZA code van de leverancier - Kolom C: De gemeentecode - Kolom D: F (factuur) of R (retourbestand) - Kolom E: Periode waarin de betaling plaatsvindt (JJJJMM of JJJJPP) F: Het factuurnummer dat uit 15 positities bestaat
Kolom
3. Detailrecord
Kolom A:
D (detailrecord)
Kolom B:
Volgorde van de klanten binnen deze nota
Kolom C:
WZA code van de leverancier
Kolom D:
Factuurnummer
Kolom E:
P (prolongatie) S (startfactuur) E (beëindiging)
Kolom F:
BSN van de klant
Kolom G:
Geboortedatum van de klant
Kolom H:
Begindatum van de periode waarin zorg is geleverd
Kolom I:
Einddatum van de periode waarin zorg is geleverd
Kolom J:
De hoofdgroep met de volgende afkortingen: BG, PV, VB
Kolom K:
De prestatiecode (overgangsclient), arrangementscode
Kolom L:
De zorgomvang
Kolom M:
Het bedrag voor de geleverde voorziening exclusief BTW
Kolom N:
Het BTW bedrag
Kolom O:
Het bedrag inclusief BTW
Kolom P:
D = debetfactuur
Kolom Q/R: Op deze plek kan de leverancier nog een kenmerk en toelichting kwijt Kolom S: Gecodeerde weergave van de verwerking (alleen in retourbestand) Kolom T: (alleen in
Het bedrag dat verwerkt is en daadwerkelijk betaald zal worden retourbestand)
4. Sluitrecord Het sluitrecord bestaat uit de volgende gegevens: Kolom A: Vaste waarde: S Kolom B: WZA code van de leverancier Kolom C: Gemeentecode Kolom D: F = factuur R = retourbestand Kolom E: Periode JJJJMM of JJJJPP Kolom F: Factuurnummer van zorgaanbieder/leverancier Kolom G: Aantal detailrecords in bestand Kolom H: Totaal bedrag factuur inclusief BTW Kolom I: D = debetfactuur Kolom J: Totaal bedrag verwerkte detailrecords (alleen in retourbestand) Het sluitrecord is vooral van belang om vast te stellen of het aantal detailrecords correct is.
Bijlage:
Voorbeeld csv-bestand
Deelovereenkomst inzake Maatwerkvoorziening Ondersteuning Overgangsrecht 2015
Attentie: de redactie van onderstaand artikel 9, lid 3 is aangepast, op basis van de definitieve deelovereenkomst overgangsrecht. Artikel 9
Facturatie en betaling
1. Dienstverlener factureert alleen de activiteiten waarvoor hij Opdracht heeft gekregen en die daadwerkelijk zijn geleverd. 2. Dienstverlener mag alleen ondersteuning declareren, zolang deze Cliënten nog een geldige AWBZ indicatie hebben. 3. Facturatie vindt plaats vier wekelijks. Facturatie vindt plaats uiterlijk binnen één maand na afloop van de betreffende zorgperiode. Dienstverlener levert hiertoe een digitale totaalfactuur en verzamelbestand aan conform het door de gemeente bepaalde format. 4. De digitale totaalfactuur en verzamelbestand worden gestuurd naar de Gemeente. 5. De digitale facturen van Dienstverlener worden vergeleken met de gegevens van Gemeente. Alleen regels die overeenkomen worden betaald. Van afwijkende regels ontvangt Dienstverlener binnen één maand een specificatie. Correcties die moeten worden doorgevoerd, worden door Dienstverlener op een aparte factuur vermeld. Deze wordt door Dienstverlener tegelijk verstuurd met de eerstvolgende reguliere factuur. 6. Gemeente betaalt de facturen van Dienstverlener na controle op juistheid en volledigheid binnen dertig kalenderdagen. 7. Facturen/databestanden die later dan twee maanden na afloop van de betreffende maand worden ingediend worden niet meer in behandeling genomen. Voor de factuurperiodes van januari tot en met juni 2015 wordt met deze termijn coulant omgegaan. 8. Gemeente is voornemens de iWmo-standaard te gebruiken om de geleverde dienstverlening te declareren en verantwoorden.
Overeenkomst inzake Maatwerkvoorziening Ondersteuning
Artikel 12
Facturatie en betaling
1. Dienstverlener factureert alleen activiteiten die hij heeft uitgevoerd om de in de Individuele Opdracht benoemde resultaten te behalen. 2. De facturatie start en eindigt op de dag van aanvang respectievelijk beëindiging van de Maatwerkvoorziening Ondersteuning. 3. Facturatie vindt vierwekelijks plaats. Facturatie vindt plaats uiterlijk binnen één maand na afloop van de betreffende ondersteuningsperiode. Dienstverlener levert hiertoe een digitale totaalfactuur en verzamelbestand aan conform een door de Gemeente vastgesteld format. 4. De digitale totaalfactuur en verzamelbestand worden gestuurd naar de Gemeente. 5. De digitale facturen van Dienstverlener worden vergeleken met de gegevens van Gemeente. Alleen regels die overeenkomen worden betaald. Van afwijkende regels ontvangt Dienstverlener binnen twee maanden een specificatie. Correcties die moeten worden doorgevoerd, worden door Dienstverlener op een aparte factuur vermeld. Deze wordt door Dienstverlener tegelijk verstuurd met de eerstvolgende reguliere factuur. 6. Gemeente betaalt de facturen van Dienstverlener binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van factuur mits uit controle is gebleken dat deze juist en volledig is. 7. Facturen/databestanden die later dan twee maanden na afloop van de betreffende maand worden ingediend worden niet meer in behandeling genomen. Voor de factuurperiodes 1 tot en met 7 wordt hier coulant mee omgegaan. 8. Gemeente geleverde
is
voornemens
de
iWmo-standaard
te
gebruiken
om
de
dienstverlening te declareren en verantwoorden. Dienstverlener is verplicht om vanaf het moment van invoering ook met de iWmo-standaard te gaan werken.
Bijlage: Voorbeeld CSV bestand
A V D
B 690211 1
C D 1883 F 690211 bbbbbbbbbb22870
E F 200907 000000000022870 P 554412342
22-06-1963
15-06-2015
D D S
2 3 690211
690211 bbbbbbbbbb22870 690211 bbbbbbbbbb22870 1883 F
P 127069604 S 30160327 200907 000000000022870
22-08-2009 22-08-1936 3
Voor de uitleg van de kolommen wordt verwezen naar het facturatieprotocol
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
12-07-2015 HV
10
180
30000
0
30000 D
15-06-2015 12-07-2015 HV 01-07-2015 12-07-2015 HV 111600 D
10 20
240 135
60000 21600
0 0
60000 D 21600 D
Berichtenverkeer
Het berichtenverkeer begint met het versturen van de beschikking aan de cliënt. De beschikking bevat onder meer de volgende informatie: • Arrangementsnummer • Vervoersindicatie • Te realiseren doelen en resultaten • Gekozen zorgaanbieder Het GegevensKnooppunt (GGK) is operationeel per 1 januari 2015. Dit betekent dat van deze digitale gegevensuitwisseling tussen zorgaanbieder en gemeente binnen een beschermde omgeving nu gebruik zal worden gemaakt. De belangrijkste berichten zijn inmiddels mogelijk: Toewijzing (opdracht) = 301 Beëindiging/mutatie = 307 Declaratie = 303 Op dit moment is het iWmobericht 305: aanvang ondersteuning niet beschikbaar. Als tussenoplossing geldt dat de startdatum ondersteuning op de factuur vermeld moet worden. Dan hoeft deze datum niet via een brief door de zorgaanbieder kenbaar te worden gemaakt aan de gemeente. Deze werkwijze geldt totdat het iWmobericht 305 beschikbaar is.
Noodprocedure: Indien het berichtenverkeer via het GGK onvoldoende –na onderlinge afstemming tussen zorgaanbieders en gemeente- functioneert, wordt op de hierna beschreven wijze het berichtenverkeer tussen zorgaanbieders en gemeente over de arrangementen voor individuele cliënten geregeld. De ingangsdatum van deze noodprocedure wordt in onderlinge afstemming tussen de zorgaanbieders en de gemeente vastgesteld. Het berichtenverkeer begint met het versturen van de beschikking aan de cliënt. De beschikking bevat onder meer de volgende informatie: • Arrangementsnummer, ingangs- en eindedatum • Vervoersindicatie • Te realiseren doelen en resultaten • Gekozen zorgaanbieder. Gelijktijdig met het versturen van de beschikking aan de cliënt wordt per email vanuit het mailadres
[email protected] aan de zorgaanbieder een melding verstuurd. De gegevensverstrekking via email gebeurt met een zip-file waaraan een wachtwoord is verbonden. Met een aparte mail aan de zorgaanbieder wordt het wachtwoord gemeld. Deze • • • • • •
melding bevat de volgende informatie: NAW gegevens van de cliënt Klantnummer BSN nummer Werkprocesnummer Datum aanvang Datum einde
• Arrangementsnummer • Vervoersindicatie. Na ontvangst van deze melding stuurt de zorgaanbieder per mail een actieve ontvangstbevestiging terug naar de gemeente. Dit gebeurt per email naar het mailadres
[email protected].
Na overeenstemming over het ondersteuningsplan tussen cliënt en zorgaanbieder stuurt de zorgaanbieder een melding aanvang aan de gemeente. Dit gebeurt per email naar het mailadres
[email protected]. Deze melding aanvang bevat de volgende informatie: • Naam cliënt • Klantnummer • BSN nummer • Werkprocesnummer • Datum aanvang • Datum einde.
Het ondersteuningsplan is een zaak tussen cliënt en zorgaanbieder. In het kader van het contractmanagement door de gemeente kan steekproefsgewijs of indien er aanleiding toe is het ondersteuningsplan worden opgevraagd. Indien een spoedsituatie van toepassing is, wordt het berichtenverkeer aangepast en zonodig achteraf geregeld. De zorg staat voorop.
