Ingekomen stuk D6. Aantal bijlagen 3

Directie Algemeen

Ingekomen stuk D6

Stadscontrol

Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen

Aan de Gemeenteraad

Telefoon

(024) 329 91 11

Telefax

(024) 323 59 92

E-mail

[email protected]

Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen

Datum

Ons kenmerk

Contactpersoon

23 januari 2007

Datum uw brief

Q400/07.0001153

Jeanneke Lieber

Onderwerp

Aantal bijlagen

Doorkiesnummer

Boardletter 2006 Ernst & Young Accountants

3

3292537

Geachte leden van de gemeenteraad, Op 20 september 2006 heeft uw raad besloten Ernst & Young Accountants te benoemen voor het verrichten van de accountancyfunctie voor de boekjaren 2006 tot en met 2009. In deze brief informeren wij u over de belangrijkste bevindingen van de interimcontrole die in de maanden november en december 2006 is uitgevoerd door Ernst & Young Accountants en de aanpak die hierop volgt. In het algemeen leert ervaring dat een nieuwe accountant eigen accenten legt op de kwaliteitseisen die worden gesteld aan de administratieve organisatie en interne controle. Zonder afbreuk te doen aan de specifieke deskundigheid van de accountant merken wij op dat wijziging van de accountant aanpassingen vergt in de inrichting, vormgeving en toetsing van processen. Als vanzelfsprekend vindt hierover afstemming plaats met onze nieuwe accountant. Interimcontrole Doel van de interimcontrole is te kunnen bepalen welke aanvullende interne controlemaatregelen door de gemeente Nijmegen en welke werkzaamheden tijdens de jaarrekeningcontrole in maart/april 2007 door de accountant uitgevoerd dienen te worden. Om dit te kunnen bepalen is tijdens de interimcontrole inzicht verkregen in de organisatie en haar omgeving, zijn de naleving van gemeentelijke wet- en regelgeving en intern voorgeschreven procedures getoetst. De administratieve organisatie en interne controle van de belangrijkste bedrijfsprocessen zijn beoordeeld, waarbij gebruik is gemaakt van de vastgelegde beschrijvingen van de processen. De Boardletter is een weergave van de bevindingen en aanbevelingen op concernniveau, voortvloeiend uit de interimcontrole.

www.nijmegen.nl

brief raad boardletter 2006

Gemeente Nijmegen Directie Algemeen Stadscontrol

Vervolgvel

1

Gelet op het karakter van de interimcontrole, een oordeel te kunnen geven over de op te stellen concernjaarrekening 2006, is de inhoud hiervan naar haar aard kritisch. Daardoor wordt in het algemeen voorbijgegaan aan de activiteiten en processen die binnen de gemeente veelal goed georganiseerd zijn. Als gemeente hebben wij een drukke periode achter ons voor wat betreft het op orde krijgen van de interne financiële beheersing en de personele bezetting van de daarvoor verantwoordelijke functionarissen, die in een bepaalde mate nog steeds voortduurt. Met ingang van 2005 zijn wij gestart met het beschrijven van de processen (administratieve organisatie) en de interne toetsing op de naleving hiervan. Dit verbeterproces is nog steeds in volle gang. De resultaten hiervan zullen bij de jaarrekening 2006 worden gepresenteerd. Mede door de bijzondere omstandigheden van eind 2005 kon over het boekjaar 2005 geen interimcontrole worden uitgevoerd door de toenmalige accountant Deloitte. Wij zijn verheugd dat ten behoeve van het boekjaar 2006 wel een interimcontrole kon worden uitgevoerd door Ernst & Young. De belangrijkste bevindingen van deze interimcontrole zijn vastgelegd in een Boardletter die u bijgaand aantreft. Samenvatting bevindingen van de interimcontrole 2006 uitgevoerd door Ernst & Young Normen- en toetsingskader rechtmatigheid Met ingang van 2004 richt de controle op de jaarrekening van gemeenten zich naast het getrouwe beeld ook op de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Door middel van het vaststellen c.q. bevestigen van een normenen toetsingskader geeft de Raad inhoud aan de rechtmatigheidscontrole. Het normenen toetsingskader over 2006 zal in februari aan uw Raad worden aangeboden. De organisatorische borging van het rechtmatigheidbeheer wordt binnen de organisatie nader vormgegeven, mede door middel van de 3 formatieplaatsen die uw raad bij gelegenheid van de Perspectiefnota 2007 per 1 januari 2007 heeft toegekend. In de afgelopen periode is veel energie gestoken in het verbeteren van de interne beheersing. De accountant concludeert dat wij als gemeente de administratieve organisatie grotendeels hebben beschreven. De inrichting van de administratieve organisatie is voor een groot deel van de processen in opzet voldoende voor het uitvoeren van de controlewerkzaamheden door de accountant. De belangrijkste verbeterpunten betreffen: • Het verder versterken van het rechtmatigheidbeheer en daarmee de kwaliteit van de bedrijfsvoering: dit betekent het integreren van

www.nijmegen.nl



Vervolgvel

2

•

•

•

het rechtmatigheidbeheer in de processen, het uitvoeren van interne controleplannen en het werken aan kwaliteitsborging. Tijdige implementatie Single Information Single Audit: uitgangspunt hierbij is dat geen aparte verantwoording hoeft te worden opgesteld over een aantal specifieke uitkeringen maar dat aangesloten wordt bij het jaarverslag. In een bijlage bij de jaarrekening over 2006 dient deze verantwoordingsinformatie te worden opgenomen. Dit betekent dat de termijn waarbinnen deze verantwoordingsinformatie aan het Rijk moet worden aangeleverd aanzienlijk wordt vervroegd, namelijk uiterlijk 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarover verantwoording wordt afgelegd. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de vastlegging en toetsing verantwoordingsinformatie GSB-gelden: hier wordt met name bedoeld dat binnen de organisatie geen éénduidig beeld is aangetroffen ten aanzien van de verantwoordelijkheden gericht op de organisatie van vastlegging en toetsing van de verantwoordingsinformatie. Tevens geeft de accountant aan dat in de gevallen waar wij als gemeente afhankelijk zijn van informatie van derden er nog geen sluitende afspraken zijn gemaakt. Juistheid en volledigheid opbrengsten belastingen en heffingen alsmede bouwleges: het betreft hier met name de inrichting van processen en de toetsing daarvan.

Interne controle De interne controleplannen zijn voor de relevante processen in 2006 grotendeels opgesteld. In 2006 zijn per proces procesanalyses opgesteld. Het uitvoeren van de proceduretesten moet in de komende tijd nog plaatsvinden dan wel definitief worden afgerond. Daarnaast dienen naar aanleiding van de uitkomsten van de controles mogelijk nog aanvullende werkzaamheden te worden verricht. Dit impliceert dat in het eerste kwartaal van 2007 acties worden ondernomen om de activiteiten tijdig en juist uit te voeren. De activiteiten die daartoe worden ontplooid zijn noodzakelijk voor het streven om een getrouw en rechtmatig handelen zichtbaar te maken c.q. aan te tonen. Het uitvoeren van de interne controle plannen is in oktober 2006 opgestart. Over 2007 is het van belang tijdig dat wil zeggen direct na afronding van de controlewerkzaamheden over 2006 met de uitvoering van de interne controle te starten en de werkzaamheden gespreid over het jaar uit te voeren. Daarnaast is het van belang de actualiteit van de controleplannen jaarlijks te toetsen. Doordat een aantal interne controleplannen nog moet worden uitgevoerd, heeft de accountant als onderdeel van interimcontrole nog geen of in beperkte mate review werkzaamheden op deze controle plannen kunnen verrichten ten behoeve van de oordeelsvorming en nog geen volledig beeld van de werking van de beheersingsmaatregelen. Overigens zullen volgens

www.nijmegen.nl



Vervolgvel

3

het plan van aanpak de werkzaamheden in de komende weken worden uitgevoerd. Dit vraagt een aanzienlijke inspanning van onze eigen organisatie. Informatievoorziening en risicomanagement Ten tijde van de interimcontrole werd gewerkt aan een verdere verbetering van de informatievoorziening en het risicomanagement. De accountant is van oordeel dat op deze gebieden inmiddels een goede basis is gelegd die nu verder kan worden uitgewerkt teneinde de informatiewaarde voor College en Raad verder te verbeteren. Het toezicht op verbonden partijen vraagt hierbinnen nog wel bijzondere aandacht. Voor dit taakveld loopt momenteel een sollicitatieprocedure. Invulling van de vacature is voorzien op 1 mei 2007. Ten behoeve van een inhaalslag wordt op korte termijn tijdelijk capaciteit ingehuurd. Voor de volledige rapportage van de bevindingen verwijzen wij u naar de Boardletter van Ernst & Young die als bijlage is toegevoegd. Onze conclusies De uitvoering van de maatregelen die wij hebben getroffen in het kader van de inrichting, beschrijving en toetsing van processen vanaf 2005 hebben een positief effect gehad op de interne financiële en personele beheersing van de organisatie. Dit beeld wordt bevestigd door de bevindingen van de accountant. Terecht merkt de accountant op dat de activiteiten die nog ondernomen moeten worden voor een verdere optimalisatie van het verbeterproces de nodige inspanningen zal vragen van de organisatie. Wij zijn ons daar terdege van bewust en hebben naar aanleiding van deze interimcontrole een overzicht gemaakt met daarin opgenomen de aanbevelingen van de accountant, onze reactie en/of de wijze waarop wij de adviezen uitwerken met daarbij een tijdsplanning en de verantwoordelijke directie waarbinnen het advies van de accountant zal worden uitgewerkt. Wij maken daarbij onderscheid in een lijst met prioritaire actiepunten en een lijst met overige actiepunten die betrekking hebben op de afwikkeling/doorontwikkeling van lopende zaken, technische zaken en actiepunten die al reeds zijn opgepakt maar die we nog wel doornemen met de accountant. De uitvoering van deze activiteiten worden opgenomen in de werkplanningen van Stadscontrol en de betrokken directies. De coördinatie en voortgangsbewaking vindt plaats bij Stadscontrol. Over de voortgang van de activiteiten zullen wij u periodiek informeren.

www.nijmegen.nl



Vervolgvel

4

Wij hopen u met het vorenstaande voldoende te hebben geïnformeerd over de resultaten van de interimcontrole en de aanpak die hierop is ingezet.

Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,

De Secretaris,

mr. Th.C. de Graaf

P. Eringa

www.nijmegen.nl


Gemeente Nijmegen - Prioritaire Vebeteracties Boardletter 2006 E&Y volg nr

1

2

5

6

14

21

27

29

Onderwerp

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Interne beheersing

Interne beheersing

Interne beheersing

Interne beheersing

Onderdeel

nomenkader 2007

toetsingskader 2006

Advies E&Y Het normenkader 2007 in juni 2007 door de raad laten vaststellen, zodat wijzigingen tijdig hun weerslag kunnen krijgen binnen de organisatie en de interne beheersing. In januari 2007 nagaan of het toetsingskader aangevuld dient te worden n.a.v. de actualisering van het normenkader. Indien nodig de IC-plannen aanpassen en uitvoeren

Pag

Verantw Directie

7

SC

7

Begrotingsrechtmatigheid

Kaders en richtlijnen opstellen voor de wijze waarop bij de jaarrekening dient te worden omgegaan met het aspect begrotingsrechtmatigheid

Misbruik en Oneigenlijk Gebruik (M&O beleid)

Huidig M&O beleid aanvullen met uitgangspunten van belang voor het voorkomen van M&O van verstrekte gelden aan en/of inkomsten van derden. Vastlegging in een 10 notitie M&O beleid. Voldoende aandacht besteden aan interne communicatie hierover ter bevordering bewustwording en gedragsverandering.

Begroting en budgetbeheer

Personeel

Europese subsidiegelden (EFRO)

Grondexploitatie

IC-plan opstellen en uitvoeren t.b.v. het traject van totstandkoming van de begroting

Opstellen procesbeschrijving en uitvoeren van een analyse op de adequate inrichting van het proces personele lasten

E&Y wenst voor de jaarrekeningcontrole 2006 te beschikken over de resultaten van de ICwerkzaamheden teneinde inzicht te krijgen in de juistheid en rechtmatigheid van de lasten.

Opstellen van een grondbalans en deze jaarlijks afstemmen met de verantwoorde verkopen.

9

12

14

15

16

Reactie op advies / aanpak

Dit advies zal worden opgevolgd.

SC / alle directies Actie is medio januari afgerond. Wordt -op hoofdlijnenbetrokken bij voorstel normenSC / CS en toetsingskader rechtmatigheid 2006. Nadere uitwerking in 2007 tbv normenen toetsingskader 2007

18-jan-07 Planning Naam verantwoordelijke voor uitvoering aanpak datum gereed

30-jun-07 Stadscontroller A. Smit

31-jan-07 Stads- en directiecontrollers

1-jul-07 A. Smit

SC / alle directies Uitwerking in loop van 2007 tbv normenen toetsingskader 2007.

hoofd B&V/direc tiecontroll er CS

CS

DWS

DWS

Nader overleg gewenst met E&Y over eisen en wensen op dit punt. Op basis daarvan zal zonodig implementatie zsm worden gestart. Relatie met begrotingsrechtmatigheid (punt 5). IC-plan wordt op concernniveau opgesteld, toetsing per directie. Opstellen actuele procesbeschrijving zal in 2007 prioritair worden opgepakt (naast inkoop en aanbestedingen) De controle (EFRO kanaalgebied)zal door een extern bureau -Deloitteworden uitgevoerd en van een accountantsverklaring worden voorzien. Zal in 2007 voor de exploitatiegronden DWS worden ontwikkeld op basis van beschikbare informatie. In overleg met E&Y zal hiervoor het gewenste informatiemodel moeten worden ontwikkeld.

1-jul-07 Stads- en directiecontrollers

1-jun-07 A. Smit

1-okt-07 Stads- en directiecontrollers

1-mrt-07 B. Schattenberg

31-dec-07 E. Top

30

Interne beheersing

PPS GEM (Waalsprong)

Op gestructureerde wijze inzicht verkrijgen in de risico's inzake het project GEM en dit onderdeel uit laten maken van de BBI cyclus.

lijst met prioritaire verbeteracties accountant boardletter 2006 EY adviezen

16

DWS

Wordt in het eerste half jaar van 2007 in een notitie/onderzoek vastgelegd. Koppelen aan actiepunt 40

31-jul-07 M. Scherps / G. de Winkel

1


33

40

41

42

43

Onderwerp

Interne beheersing

Overige bedrijfsaangelegenheden




Onderdeel

Grondexploitatie (winstneming)

Risicomanagement

Frauderisico's

Verbonden partijen

Verbonden partijen

Advies E&Y Uitwerken van eenduidig beleid inzake de winstneming op projecten en opnemen van de uitgangspunten in de 212 verordening (bijlage). E&Y geeft hierbij in overweging de winsten te nemen naar rato van de realisatie van de grondverkopen mits er voldoende inzicht bestaat in de resterende risico’s binnen het project. Hierbij worden de winsten genomen op het moment dat deze als gerealiseerd kunnen worden beschouwd. Na vaststelling van de notitie Risicomanagement op korte termijn invulling geven aan het opstellen van een plan van aanpak met een daaraan gekoppeld tijdspad voor implementatie. E&Y wijst in dat kader nogmaals op het belang van de coördinerende rol van het concern. Intern (op concernbreed niveau) evalueren waar belangrijke frauderisico’s bestaan en nagaan of afdoende preventieve maatregelen zijn genomen om fraude te voorkomen (‘framework’). Beoordelen of de interne maatregelen die thans uitgevoerd worden effectief zijn dan wel uitbreiding behoeven.

Opzetten van een risicobeheersingsysteem, waarbinnen een gestructureerde inventarisatie, vastlegging en monitoring van de risico’s plaatsvindt.

Pag


Planning Naam verantwoordelijke voor uitvoering aanpak datum gereed

17 CS / DWS Het beleid inzake winstneming op projecten wordt in een nota aan de raad ter besluitvorming voorgelegd

19

SC / directiecontrolVoorbereidingen reeds lers gestart onder coördinatie vanuit stadscontrol

CS/SC/Dir ectiecontr Prioritair actiepunt voor ollers nieuwe medewerker integriteitsbeleid. Relatie met risicomanagement (punt 40) Ivm verkooptraject Novio en vacature B&V is er sprake van achterstand op het taakveld verbonden partijen. Invulling vacature voorzien per 1/5/07. Op korte termijn zal capaciteit worden 21 CS ingehuurd voor inhaalslag. Advies zal hierin worden betrokken gericht op resultaten in 2007. Advies is ook al eerder door rekenkamer gegeven.

31-jul-07 W. van Hees

1-mrt-07 Stads- en directiecontrollers

20

In het geval dat de gemeente Nijmegen als grootste opdrachtgever en/of belangrijkste subsidiegever fungeert bij een verbonden partij, een verscherpt toezicht uitvoeren op het financieel beleid en beheer van de betreffende verbonden partij. De belangrijkste aandachtspunten hierbij zijn: • Verscherpt toezicht uitvoeren op de aanvragen voor subsidies met daarbij een analyse van de risico’s voor de gemeente; 21 • Het opstellen van een prestatieplan, waarbij de door de instelling te verrichten activiteiten nader worden geconcretiseerd; • Het per verbonden partij maken van afspraken over het governance model waarbij duidelijk is hoe de Raad van toezicht en de directie worden benoemd en aanvullende afspraken worden gemaakt over de besluitvorming en informatievoorziening ten behoeve van de gemeente.


Verantw Directie

18-jan-07

CS

Ivm verkooptraject Novio en vacature B&V is er sprake van achterstand op het taakveld verbonden partijen. Invulling vacature voorzien per 1/5/07. Op korte termijn zal capaciteit worden ingehuurd voor inhaalslag. Advies zal hierin worden betrokken gericht op resultaten in 2007.

1-okt-07 Medewerker integriteitsbeleid

31-dec-07 Hoofd B&V

31-dec-07 Hoofd B&V 2


44

49

Onderwerp



Onderdeel

Verbonden partijen

Single Information Single Audit

Advies E&Y

Pag

In relatie tot een transparante verslaglegging en verantwoording tussen de gemeente en de betreffende stichtingen dient de kwaliteit van de 21 verslaggeving te worden geborgd en hierop te worden toegezien. Hierbij kan bijvoorbeeld aan RJ 640 worden gedacht als minimale eis.

Gemeentebrede implementatie van het project SISA waarbij de volgende stappen dienen te worden gezet: • Inventarisatie van de te verstrekken informatie • Vaststellen beschikbaarheid informatie (intern dan wel extern) en afspraken met derden • Uitvoeren van interne controlewerkzaamheden gericht op het naleven van wet- en regelgeving


23

Verantw Directie

CS

Reactie op advies / aanpak Ivm verkooptraject Novio en vacature B&V is er sprake van achterstand op het taakveld verbonden partijen. Invulling vacature voorzien per 1/5/07. Op korte termijn zal capaciteit worden ingehuurd voor inhaalslag. Advies zal hierin worden betrokken gericht op resultaten in 2007.

SC / Activiteiten in 2e helft 2006 directiegestart. Gemeente heeft controlgeparticipeerd in landelijke lers werkgroepen. Activiteiten vinden gecoördineerd plaats onder aansturing van stadsen directiecontrollers


31-dec-07 Hoofd B&V


3

Gemeente Nijmegen - Overige Verbeteracties Boardletter 2006 E&Y volg nr

Onderwerp

Onderdeel

Advies E&Y

Pag

Verantw Directie



Afwikkeling / doorontwikkeling van lopende zaken 7

8

9

10

11

Rechtmatigheid

Interne beheersing

Interne beheersing

Interne beheersing

Interne beheersing

Misbruik en Oneigenlijk Gebruik (M&O beleid)

Interne Controle

IC-plan opstellen voor die maatregelen die niet in andere processen zijn opgenomen en/of worden gecontroleerd

M.i.v. 2007 verspreid over het boekjaar interne toetsingswerkzaamheden uitvoeren en periodiek rapporteren aan college en raad

Procesvastlegging

Opstellen/actualiseren van ontbrekende procesbeschrijvingen (bijlage 1 van de boardletter)

Procesvastlegging

Ter bevordering van de kwaliteit van de procesbeschrijvingen een zichtbare relatie leggen tussen de (op te stellen) risicoanalyse en de beheersingsmaatregelen die de risico's ondervangen

Interne Controle

De controleplannen aanvullen op de volgende punten: - Het interne controleplan voorziet niet expliciet in een controle op memoriaalboekingen. Een dergelijke controle is van belang omdat memoriaalboekingen niet binnen de interne controles van de reguliere processen tot stand komen (verhoogd risico). - De gehanteerde selectie voor de uitgevoerde werkzaamheden is gebaseerd op een aselecte steekproef. Deze selectiewijze is door de accountant achteraf niet verifieerbaar. - In de controleplannen is nog onvoldoende aandacht voor een juiste vastlegging van de bevoegdheden binnen de geautomatiseerde applicaties.

bijlage overige verbeteracties accountant boardletter 2006 EY adviezen

10

10

10

10

11

CS

Op basis van nadere uitwerking 1e helft 2007 zal noodzaak IC-plan worden beoordeeld en zonodig worden opgesteld.

1-jul-07 Stads- en directiecontrollers

Zodra IC-werkzaamheden zijn afgerond (naar verwachting februari a.s.) en vacatures adviseur AO/IC zijn ingevuld SC / alle (3 fte op basis van PPN 2007; directies invulling naar verwachting per 1 april) zal uitvoering ICwerkzaamheden 2007 olv stadsen directiecontrollersworden gestart. continue Krijgt aandacht in aanpak procesbeschrijving onder leiding van adviseurs AO/IC (invulling formatie op grond van PPN 2007 naar alle verwachting per 1/4 a.s.). directies Waar mogelijk wordt e.e.a. al eerder opgepakt onder coördinatie van directiecontrollers en platform AO. continue alle Aandachtspunt bij verdere directies kwalitatieve verbetering procesbeschrijvingen in 2007

Stads- en directiecontrollers


1-okt-07 Stads- en directiecontrollers/Platform AO

alle directies

Adviezen zullen -voorzover mogelijk- nog worden ingepast in interne controle over 2006. Ook expliciet aandachtspunt bij IC 2007.

continue

Directiecontrollers

1


12

13

Onderwerp

Interne beheersing

Interne beheersing

Onderdeel

Interne Controle

Interne Controle

Advies E&Y

Afspraken maken met E&Y over aantal deelwaarnemingen en de selectie van posten, die in het kader van de accountantscontrole minimaal noodzakelijk zijn.

Uitvoeren van de IC-plannen voor de start van de jaarrekeningcontrole en tijdig in overleg treden met E&Y indien de uitkomsten daartoe aanleiding geven.

Pag

11

11

Verantw Directie

Nav boardletter direct contact gelegd met E&Y. Waar nodig SC / alle worden aanvullende ICdirecties werkzaamheden voor jaarrekening 2006 uitgevoerd. Verwachting is dat dit niet tot weinig nodig zal zijn. Uitvoering IC-plannen loopt. Er vindt wekelijks rapportage plaats over voortgang gekoppeld aan de opzet alle directies volgens bijlage 1 van de boardletter. Zonodig zal tijdig in contact worden getreden met E&Y. Toetsing over 2006 directie (steeksproefsgewijs) loopt. controlAfronding voor oplevering lers jaarrekening 2006.

Inkopen en investeringen

Interne toetsing van naleving van interne en externe aanbestedingsrichtlijnen

Interne beheersing


Nader onderzoek uitvoeren naar de noodzaak tot het vastleggen van verplichtingen en nadere richtlijnen stellen omtrent de voorwaarden waaronder een verplichting dient te worden geregistreerd (bijvoorbeeld invoeren van drempelbedragen en uitsluiten van bepaalde soorten aankopen).

13

CS

24

Interne beheersing

Onroerende Zaak Belasting (OZB)

Nagaan of de IC is uitgevoerd op de juiste invoer van parameters in het geautomatiseerde systeem voor de waardebepaling van de WOZwaarde en de controle zichtbaar laten plaatsvinden.

15

DIW

25

Interne beheersing

Subsidieverstrekking

Spoedige afronding IC-werkzaamheden en rapporteren over de uitkomsten.

15

DIW

17

18

26

36

Interne beheersing

Interne beheersing

Interne beheersing

13

Wet Werk en Bijstand

Spoedige afronding IC-werkzaamheden en rapporteren over de uitkomsten. Hierbij vaststellen of de opmerkingen over 2005 inzake 15 de rechtmatige totstandkoming van de gelden nog steeds van toepassing zijn.

Tijdschrijven

Periodiek een deelwaarneming uitvoeren op de verantwoorde uren en toetsen of de juiste fiattering en codering hebben plaatsgevonden, ter beoordeling van de juistheid van de doorbelaste uren.


17


DIW


15-jan-07 Stads- en directiecontrollers



Onderzoek in voorbereiding mede nav onderzoeken technische en functionele betrouwbaarheid NFIS (ex art 213a). Rapportage en aanpak volgt separaat voor 1 maart 1-mrt-07 Stadscontroller A. Smit In week 4/5 -2007 worden deze (aanvullende) werkzaamheden m.b.t. de procesbeoordeling incl. steekproef uitgevoerd. in febr. 2007 R. van Wamel Eind januari 2007 worden de werkzaamheden zoals opgenomen in het controleplan uitgevoerd (dus incl. steekproef 4e kwartaal 2006). Begin februari 2007 is de foutevaluatie over heel 2006 gereed. in febr. 2007 R. van Wamel T/m het 3e kwartaal 2006 zijn de werkzaamheden, zoals opgenomen in het controleplan, uitgevoerd. Eind januari 2007 wordt dit aangevuld met de bevindingen over het 4e kwartaal 2006. Begin februari 2007 is de foutevaluatie over heel 2006 gereed. in febr. 2007

R. van Wamel

Continue aandachtspunt

Directiecontrollers

directie controllers continue

2


37

Onderwerp

Interne beheersing

Onderdeel

Bouwleges

Advies E&Y

* de controleberekening door de administratief juridisch medewerker zichtbaar maken; * periodiek (maandelijks) en per jaareinde een aansluiting maken tussen de legeslijst uit Aiuto en CODA en eventuele verschillen analyseren; vaststellen dat contoles op bouwsommen > 500K hebben plaatsgevonden. Indien deze niet hebben plaatsgevonden, dienen deze alsnog te worden uitgevoerd; * rapportages van controles op bouwsommen > 500K door het externe bureau opnemen in de dossiers en vaststellen dat deze rapportages aansluiten op de bouwsommen; * controle op de bouwsommen < 500K zichtbaar maken danwel alsnog uit voeren; * nagaan of een juiste beslissing is genomen ten aanzien van het dossier waarvoor geen leges in rekening is gebracht en de procedure (en procesbeschrijving) hierop aanpassen.

Pag

18

Verantw Directie


DGG

A] proces- en werkbeschrijvingen bouwleges worden hierop aangepast. Het jaarprogramma ao-dgg 2007 is hiervoor de agenda. B] Aansluiting legeslijst uit auito op coda vindt plaats in kader van jaarrekening 2006. C] Periodieke aansluiting via maatregel [a]. D] herstelactie uitgezet op toevoegen controlerapportages externen opbouwsommen > 500k. E] zichtbare controle op bouwsommen < 500k via maatregel [a]. F] nagaan of juiste beslissing is genomen om geen leges in rekening te brengen bij één dossier via herstelactie i.k.v. rekening 2006. Herstelacties 2006 worden in controleverslag separaat zichtbaar gemaakt.

18-jan-07 Planning Naam verantwoordelijke voor uitvoering aanpak datum gereed medio 2007 voor maatregelen A, C.& E. Overigens gereed 1-mrt07

H. Danner

38

Interne beheersing

Bouwleges

Een checklist hanteren en een standaard dossierindeling maken om: - de volledigheid van het bouwlegedossier vast te stellen; - vast te stellen dat controles juist en volledig zijn uitgevoerd.

18

DGG

Proces- en werkbeschrijvingen bouwleges worden aangepast. Het jaarprogramma ao-dgg 2007 is hiervoor de agenda. medio 2007

H. Danner

continue


Nadrukkelijk onderwerp van aandacht en actie bij invulling SC / alle vacatures adviseur AO/IC (op directies grond van Perspectiefnota 2007) die naar verwachting op korte termijn structureel plaats zal vinden. continue


Technisch zaken

3

4

15

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Interne beheersing

Verantwoordelijkheden vastleggen t.a.v. onderkennen van wijzigingen in wet- en regelgeving, actueel houden van het normenBorging rechtmatigheidbeheer en toetsingskader, aansluiting op de beheersorganisatie en de volledigheid van de IC-plannen.

Borging rechtmatigheidbeheer


"levend" houden van het RM-beheer onder de medewerkers in de organisatie.

Huidige bevoegdhedenstructuur binnen CODA afstemmen op het nieuwe volmachtbesluit teneinde de rechtmatige totstandkoming van de (financiële) beheershandelingen vast te stellen.


8

8

12

Met E&Y zal in overleg worden getreden op welke wijze het normenen SC / alle toetsingskader het meest directies efficiënt kan worden onderhouden. Een voorstel hiertoe is reeds in voorbereiding genomen.

Volmachtbesluit is recent (19 CS / alle december 2006) genomen. directies Bevoegdhedenstructuur wordt maandelijks gecontroleerd door hoofden BOS.

1-feb-07 Hoofden BOS

3


16

22

23

31

34

35

46

Onderwerp

Interne beheersing

Interne beheersing

Interne beheersing

Interne beheersing

Interne beheersing

Interne beheersing


Onderdeel

Verantw Directie

Advies E&Y

Pag


Beschrijven van procedures m.b.t. voortgangsbewaking en nacalculatie en binnen het proces IC op de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen uit te voeren bij het verstrekken van de opdracht. Dus preventieve uitvoering van deze controlemaatregelen.

13

Treasury

Actualiseren van het treasurystatuut en afstemming van de procesbeschrijvingen op het 14 treasurystatuut.

CS

Treasury

De informatievoorziening vanuit de directies nader definieren en inhoud geven en daarmee de liquiditeitenbegroting scherper opstellen om efficiënter geld te kunnen aantrekken.

14

CS

Voortgang Grote Projecten (VGP)

Het VGP bevat toekomstgerichte informatie. De jaarrekening dient een zelfstandig leesbaar document dient te zijn. In dat kader wordt geadviseerd een (inhoudelijke) samenvatting van het VGP op te nemen in de verschillende onderdelen in het jaarverslag en in de jaarrekening alleen de vereiste financiële informatie op te nemen.

16

Subsidieverwerving

Subsidieverwerving

Informatievoorziening

Bijhouden van een centrale registratie van subsidieaanvragen om inzicht te krijgen in alle lopende projecten en de voortgang (inhoudelijk en financieel) hiervan te kunnen bewaken.

Bewaken van de inhoudelijke en financiële voortgang van alle lopende projecten.

De toets op naleving van het handboek maandafsluiting onderdeel uit laten maken van een intern controleplan.


CS / afdeling Prioriteit in verdere Inkoop beschrijving en verbetering (DSB) proces inkoop (zie ook actie nav advies 9 en 10)

DWS

Actualiseren treasury-statuut zal worden opgenomen in werkplanning B&V 2007 Wordt opgenomen in werkplanning B&V 2007. Mogelijkheden zullen worden bezien in relatie tot doorontwikkeling NFIS. Wordt in samenspraak met de nieuwe accountant - Ernst & Young - in 2007 vorm gegeven.


1-okt-07 Stads- en directiecontrollers/Platform AO

1-okt-07 Hoofd B&V

1-okt-07 Hoofd B&V

1-mrt-07 M. Scherps / W. van Hees / Th. Peters

17

17

21

DWS

DWS / betrokken directies

De bedoelde registratie is voor projecten gerelateerd aan het Ontwikkelingsbedrijf en het beleidsterrein EZ aanwezig. We starten in 2007 met het uitbreiden van deze registratie met projecten uit andere directies. Onderzocht wordt of een mogelijk nog aan te kopen volgsysteem een meerwaarde kan hebben.

Zie ook punt 34

In december is gestart met pilot binnen DGG met SC / standaard toets op proces directiemaandafsluiting met behulp controlvan instrument CODA lers CONTROL. Na afronding pilot zullen resultaten in overige directies worden ingevoerd.

permanente actie

B. Schattenberg

Permanente actie

B. Schattenberg

1-okt-07 Stads- en directiecontrollers

Reeds opgepakte aandachtspunten 19

Interne beheersing


Verhoging discipline tot het vastleggen van verplichtingen in het kader van verplichtingenadministratie.


13

alle directies

Continue aandachtspunt

continue

Stads- en directiecontrollers, financiële administratie

4


Onderwerp

Onderdeel

Advies E&Y

Pag

20

Interne beheersing


Per jaareinde een uitgebreide analyse op de verplichtingenadministratie uitvoeren alsmede een voortgezette controle op de betalingen en 13 facturen in 2007. Hierbij de verplichtingen te onderbouwen teneinde te kunnen beoordelen of de betreffende prestatie daadwerkelijk is geleverd.

28

Interne beheersing

Grondexploitatie

Zichtbaar vastleggen dat onderhandelingen over grondaankopen door twee medewerkers heeft plaatsgevonden.

16

32

Interne beheersing

Grondexploitatie (explotatieopzetten)

Ook voor kleinere projecten meer aandacht voor de beveiliging van de applicaties

16

39

45

Interne beheersing


Bouwleges

Informatievoorziening

47


Beheersing GSB gelden

48


Beheersing GSB gelden

Over 2006 aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden verrichten, teneinde vast te stellen dat de bouwleges getrouw zijn weergegeven alsmede rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Rapporteren over de uitkomsten van de maandafsluitingen aan het managementteam.

Voorzien in beheersing van GSB gelden d.m.v.: • Het eenduidig vastleggen van de verantwoordelijkheden als het gaat om de organisatie van vastlegging en toetsing van de verantwoordingsinformatie; • In alle gevallen beschrijven van de processen en intern toetsen; • In de gevallen waar de gemeente afhankelijk is van informatie van derden sluitende afspraken maken.

Periodieke rapportage over punt 54


18

21

23

23

Verantw Directie



directie controlAnalyse en controle maken lers/DSB/ onderdeel uit van planning en SB/AB instructie jaarrekeningdossier 2006. continue Hoofd AB Wordt gepraktiseerd. (Soms is 2e medewerker extern DWS ingehuurd) Hoofd Grondzaken ziet hierop toe. 1-mrt-07 E. Top Wordt onderzocht. Ernst & DWS Young zal hiervoor 31-jul-07 W. van Hees mogelijkheden aangeven.

DGG

De geconstateerde gebreken (zie volgnrs. 37 en 38) hebben betrekking op de werking van de AO en niet op het bestaan. De onder 37 en 38 genoemde herstelacties zijn toereikend. Het controlerapport zal in die zin worden aangepast.

1-mrt-07 H. Danner

Rapportage aan maandafsluitingen vindt op CS / alle sommige plaatsen reeds directies plaats. Standaardisatie wordt op basis verdere borging proces maandafsluitingnagestreefd en aangestuurd. 1-okt-07 Hoofden BOS De beheersing van de GSBgelden is beschreven. De werkstructuur is door het college op 15 februari 2005 vastgesteld. Verantwoordelijkheden en rollen zijn hierin vastgelegd. De kern is dat de beleidsdirecties (DIW, DGG, DWS DBO) de inhoudelijke en financiële verantwoordelijkheid dragen voor uitvoering en verantwoording van de in het GSB betrokken onderdelen, en dat DWS een (lichte) coördinatierol vervult. Periodieke rapportage vindt permanente actie B. Schattenberg plaats. DWS zie punt 48

permanente actie

B. Schattenberg

5

Ingekomen stuk D6. Aantal bijlagen 3

Recommend Documents