Ingekomen stuk D3. Aantal bijlagen 1

Directie Algemeen

Ingekomen stuk D3

Stadscontrol

Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Telefoon

(024) 329 91 11

Telefax

(024) 323 59 92

E-mail

[email protected]

Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen

Datum

Ons kenmerk

Contactpersoon

6 februari 2007

Datum uw brief

Q400/07.0003452

Jeanneke Lieber

Onderwerp

Aantal bijlagen

Doorkiesnummer

Boardletter 2006 Ernst & Young Accountants

1

3292537

Geachte leden van de raad, Op 20 september 2006 heeft uw raad besloten Ernst & Young Accountants te benoemen voor het verrichten van de accountancyfunctie voor de boekjaren 2006 tot en met 2009. In deze brief informeren wij u over de belangrijkste bevindingen van de interimcontrole die in de maanden november en december 2006 is uitgevoerd door Ernst & Young Accountants en de aanpak die hierop volgt. In het algemeen leert ervaring dat een nieuwe accountant eigen accenten legt op de kwaliteitseisen die worden gesteld aan de administratieve organisatie en interne controle. Zonder afbreuk te doen aan de specifieke deskundigheid van de accountant merken wij op dat wijziging van de accountant aanpassingen vergt in de inrichting, vormgeving en toetsing van processen. Als vanzelfsprekend vindt hierover afstemming plaats met onze nieuwe accountant. Interimcontrole Doel van de interimcontrole is te kunnen bepalen welke aanvullende interne controlemaatregelen door de gemeente Nijmegen en welke werkzaamheden tijdens de jaarrekeningcontrole in maart/april 2007 door de accountant uitgevoerd dienen te worden. Om dit te kunnen bepalen is tijdens de interimcontrole inzicht verkregen in de organisatie en haar omgeving, zijn de naleving van gemeentelijke wet- en regelgeving en intern voorgeschreven procedures getoetst. De administratieve organisatie en interne controle van de belangrijkste bedrijfsprocessen zijn beoordeeld, waarbij gebruik is gemaakt van de vastgelegde beschrijvingen van de processen. De Boardletter is een weergave van de

www.nijmegen.nl

0102 brief raad boardletter 2006

Gemeente Nijmegen Directie Algemeen Stadscontrol

Vervolgvel

1

bevindingen en aanbevelingen op concernniveau, voortvloeiend uit de interimcontrole. Gelet op het karakter van de interimcontrole, een oordeel te kunnen geven over de op te stellen concernjaarrekening 2006, is de inhoud hiervan naar haar aard kritisch. Daardoor wordt in het algemeen voorbijgegaan aan de activiteiten en processen die binnen de gemeente veelal goed georganiseerd zijn. Als gemeente hebben wij een drukke periode achter ons voor wat betreft het op orde krijgen van de interne financiële beheersing en de personele bezetting van de daarvoor verantwoordelijke functionarissen, die in een bepaalde mate nog steeds voortduurt. Met ingang van 2005 zijn wij gestart met het beschrijven van de processen (administratieve organisatie) en de interne toetsing op de naleving hiervan. Dit verbeterproces is nog steeds in volle gang. De resultaten hiervan zullen wij bij de jaarrekening 2006 presenteren. Mede door de bijzondere omstandigheden van eind 2005 kon over het boekjaar 2005 geen interimcontrole worden uitgevoerd door de toenmalige accountant Deloitte. Wij zijn verheugd dat ten behoeve van het boekjaar 2006 wel een interimcontrole kon worden uitgevoerd door Ernst & Young. De belangrijkste bevindingen van deze interimcontrole zijn vastgelegd in de Boardletter. Resultaten van de interimcontrole 2006 in relatie tot onze aanpak. Algemeen De uitvoering van de maatregelen die wij hebben getroffen in het kader van de inrichting, beschrijving en toetsing van processen vanaf 2005 hebben een positief effect gehad op de interne financiële en personele beheersing van de organisatie. Dit beeld wordt bevestigd door de bevindingen van de accountant. Terecht merkt de accountant op dat de activiteiten die nog ondernomen moeten worden voor een verdere optimalisatie van het verbeterproces de nodige inspanningen zal vragen van de organisatie. De verbeterpunten die in de Boardletter worden genoemd zijn weliswaar begrijpelijk vanuit het verleden maar noopt ons tot prioriteitstelling in onze aanpak. Wij maken daarbij onderscheid in vier categorieën: 1. Jaarrekening 2006 Allereerst richten wij ons op de afronding het jaarrekeningproces 2006, dit is ook het primaire doel van de interimcontrole. De inrichting van de administratieve organisatie is voor een groot deel van de processen in opzet voldoende voor het uitvoeren van de controlewerkzaamheden door de accountant. De belangrijkste verbeterpunten betreffen:

www.nijmegen.nl



Vervolgvel

2

•

•

•

•

Het verder versterken van het rechtmatigheidbeheer en daarmee de kwaliteit van de bedrijfsvoering: dit betekent het integreren van het rechtmatigheidbeheer in de processen, het uitvoeren van interne controleplannen en het werken aan kwaliteitsborging. Tijdige implementatie Single Information Single Audit: uitgangspunt hierbij is dat geen aparte verantwoording hoeft te worden opgesteld over een aantal specifieke uitkeringen maar dat aangesloten wordt bij het jaarverslag. In een bijlage bij de jaarrekening over 2006 dient deze verantwoordingsinformatie te worden opgenomen. Dit betekent dat de termijn waarbinnen deze verantwoordingsinformatie aan het Rijk moet worden aangeleverd aanzienlijk wordt vervroegd, namelijk uiterlijk 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarover verantwoording wordt afgelegd. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de vastlegging en toetsing verantwoordingsinformatie GSB-gelden: hier wordt met name bedoeld dat binnen de organisatie geen éénduidig beeld is aangetroffen ten aanzien van de verantwoordelijkheden gericht op de organisatie van vastlegging en toetsing van de verantwoordingsinformatie. Tevens geeft de accountant aan dat in de gevallen waar wij als gemeente afhankelijk zijn van informatie van derden er nog geen sluitende afspraken zijn gemaakt. Juistheid en volledigheid opbrengsten belastingen en heffingen alsmede bouwleges: het betreft hier met name de inrichting van processen en de toetsing daarvan.

De activiteiten met betrekking tot de jaarrekening 2006 zijn uiterlijk 1 april aanstaande afgerond. Wij streven daarbij naar minimaal hetzelfde niveau als 2005 met als belangrijk verschil dat het rekeningproces 2006 door de eigen organisatie wordt uitgevoerd. 2. Begroting 2008 en jaarrekening 2007 Na afronding van het jaarrekeningproces 2006 zullen wij ons hoofdzakelijk richten op de activiteiten ten behoeve van de begroting 2008 en de jaarrekening 2007 met als einddatum 1 september 2007 respectievelijk 1 november 2007. 3. Specifieke thema’s Als derde categorie hebben wij de activiteiten benoemd rondom een aantal specifiek thema’s die in 2007 (verder) worden uitgewerkt. Zo werd ten tijde van de interimcontrole al gewerkt aan een verdere verbetering van de informatievoorziening en het risicomanagement. De accountant is van oordeel dat op deze gebieden inmiddels een goede basis is gelegd die nu verder kan worden uitgewerkt teneinde de informatiewaarde voor College en Raad verder te verbeteren. Het toezicht op Verbonden Partijen vraagt hierbinnen nog wel bijzondere aandacht evenals het beleid rondom Misbruik en Oneigenlijk gebruik. De uitwerking van deze verbeterpunten

www.nijmegen.nl



Vervolgvel

3

worden opgenomen in de werkplanningen van Stadscontrol en de betrokken directies voor 2007 en 2008. 4. Kwalitatieve / beheersmatige verbeteracties Tenslotte hebben wij de verbeterpunten gebundeld die betrekking hebben op de kwaliteit en de beheersing van reguliere activiteiten in het kader van de administratieve organisatie en interne controle. De uitwerking hiervan in 2007 wordt eveneens opgenomen in de werkplanningen van Stadscontrol en de betrokken directies. Voor een volledig overzicht van deze categorieën met verbeteracties verwijzen wij naar de bijlage. De coördinatie en voortgangsbewaking van deze verbeteracties vindt plaats bij Stadscontrol. Over de voortgang van de activiteiten zullen wij u periodiek informeren. Wij hopen u met het vorenstaande voldoende te hebben geïnformeerd over de resultaten van de interimcontrole en de aanpak die hierop is ingezet.

Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,

De Secretaris,

mr. Th.C. de Graaf

P. Eringa

www.nijmegen.nl


Gemeente Nijmegen - Adviezen Boardletter 2006 E&Y Volgnr.

Onderdeel

Advies E&Y

Verantw Directie

Reactie op advies / aanpak

Verbeteracties gericht op het jaarrekeningproces 2006 (afronding uiterlijk 1 april 2007) 1

Toetsingskader 2006

2

Procesvastlegging

3

Interne Controle

1. Afspraken maken met E&Y over aantal deelwaarnemingen en de selectie van posten, die in het kader van de accountantscontrole minimaal noodzakelijk zijn. 2. Uitvoeren van de ICplannen voor de start van de jaarrekeningcontrole en tijdig in overleg treden met E&Y indien de uitkomsten daartoe aanleiding geven.

4

Inkopen en investeringen

5

Onroerende Zaak Belasting (OZB)

1. Interne toetsing van naleving van interne en externe aanbestedingsrichtlijnen. 2. Per jaareinde een uitgebreide analyse op de verplichtingenadministratie uitvoeren alsmede een voortgezette controle op de betalingen en facturen in 2007. Hierbij de verplichtingen te onderbouwen teneinde te kunnen beoordelen of de betreffende prestatie daadwerkelijk is geleverd. Nagaan of de IC is uitgevoerd op de juiste invoer van parameters in het geautomatiseerde systeem voor de waardebepaling van de WOZ-waarde en de controle zichtbaar laten plaatsvinden. Spoedige afronding IC-werkzaamheden en rapporteren over de uitkomsten.

6

Subsidieverstrekking

In januari 2007 nagaan of het toetsingskader aangevuld dient te worden n.a.v. de actualisering van het normenkader. Indien nodig de IC-plannen aanpassen en uitvoeren Opstellen/actualiseren van ontbrekende procesbeschrijvingen (bijlage 1 van de boardletter)

SC / alle Actie is medio januari afgerond. directies Krijgt aandacht in aanpak procesbeschrijving onder leiding van adviseurs alle AO/IC (invulling formatie op grond van PPN 2007 naar verwachting per directies 1/4 a.s.). Waar mogelijk wordt e.e.a. al eerder opgepakt onder coördinatie van directiecontrollers en platform AO. 1. Nav boardletter direct contact gelegd met E&Y. Waar nodig worden aanvullende IC-werkzaamheden voor jaarrekening 2006 uitgevoerd. SC / alle Verwachting is dat dit niet tot weinig nodig zal zijn. 2. Uitvoering ICdirecties plannen loopt. Er vindt wekelijks rapportage plaats over voortgang gekoppeld aan de opzet volgens bijlage 1 van de boardletter. Zonodig zal tijdig in contact worden getreden met E&Y. 1. Toetsing over 2006 (steeksproefsgewijs) loopt. Afronding voor directie oplevering jaarrekening 2006. 2. Analyse en controle maken controlonderdeel uit van planning en instructie jaarrekeningdossier 2006. lers/DSB/ SB/AB DIW

DIW 7

8

9

10

Wet Werk en Bijstand

Europese subsidiegelden (EFRO)

Voortgang Grote Projecten (VGP)

Bouwleges

Spoedige afronding IC-werkzaamheden en rapporteren over de uitkomsten. Hierbij vaststellen of de opmerkingen over 2005 inzake de rechtmatige totstandkoming van de gelden nog steeds van toepassing zijn. E&Y wenst voor de jaarrekeningcontrole 2006 te beschikken over de resultaten van de ICwerkzaamheden teneinde inzicht te krijgen in de juistheid en rechtmatigheid van de lasten. Het VGP bevat toekomstgerichte informatie. De jaarrekening dient een zelfstandig leesbaar document dient te zijn. In dat kader wordt geadviseerd een (inhoudelijke) samenvatting van het VGP op te nemen in de verschillende onderdelen in het jaarverslag en in de jaarrekening alleen de vereiste financiële informatie op te nemen. * de controleberekening door de administratief juridisch medewerker zichtbaar maken; * periodiek (maandelijks) en per jaareinde een aansluiting maken tussen de legeslijst uit Aiuto en CODA en eventuele verschillen analyseren; vaststellen dat contoles op bouwsommen > 500K hebben plaatsgevonden. Indien deze niet hebben plaatsgevonden, dienen deze alsnog te worden uitgevoerd; * rapportages van controles op bouwsommen > 500K door het externe bureau opnemen in de dossiers en vaststellen dat deze rapportages aansluiten op de bouwsommen; * controle op de bouwsommen < 500K zichtbaar maken danwel alsnog uit voeren; * nagaan of een juiste beslissing is genomen ten aanzien van het dossier waarvoor geen leges in rekening is gebracht en de procedure (en procesbeschrijving) hierop aanpassen. Over 2006 aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden verrichten, teneinde vast te stellen dat de bouwleges getrouw zijn weergegeven alsmede rechtmatig tot stand zijn gekomen.

0102 tabel verbeteracties accountant boardletter 2006 EY adviezen

DIW

DWS

In week 4/5 -2007 worden deze (aanvullende) werkzaamheden m.b.t. de procesbeoordeling incl. steekproef uitgevoerd. Eind januari 2007 worden de werkzaamheden zoals opgenomen in het controleplan uitgevoerd (dus incl. steekproef 4e kwartaal 2006). Begin februari 2007 is de foutevaluatie over heel 2006 gereed. T/m het 3e kwartaal 2006 zijn de werkzaamheden, zoals opgenomen in het controleplan, uitgevoerd. Eind januari 2007 wordt dit aangevuld met de bevindingen over het 4e kwartaal 2006. Begin februari 2007 is de foutevaluatie over heel 2006 gereed. De controle (EFRO kanaalgebied)zal door een extern bureau -Deloitteworden uitgevoerd en van een accountantsverklaring worden voorzien. Wordt in samenspraak met de nieuwe accountant - Ernst & Young - in 2007 vorm gegeven.

DWS

DGG

A] proces- en werkbeschrijvingen bouwleges worden hierop aangepast. Het jaarprogramma ao-dgg 2007 is hiervoor de agenda. B] Aansluiting legeslijst uit auito op coda vindt plaats in kader van jaarrekening 2006. C] Periodieke aansluiting via maatregel [a]. D] herstelactie uitgezet op toevoegen controlerapportages externen opbouwsommen > 500k. E] zichtbare controle op bouwsommen < 500k via maatregel [a]. F] nagaan of juiste beslissing is genomen om geen leges in rekening te brengen bij één dossier via herstelactie i.k.v. rekening 2006. Herstelacties 2006 worden in controleverslag separaat zichtbaar gemaakt.

1

Gemeente Nijmegen - Adviezen Boardletter 2006 E&Y Volgnr. 11

Onderdeel Beheersing GSB gelden

Advies E&Y Voorzien in beheersing van GSB gelden d.m.v.: • Het eenduidig vastleggen van de verantwoordelijkheden als het gaat om de organisatie van vastlegging en toetsing van de verantwoordingsinformatie; • In alle gevallen beschrijven van de processen en intern toetsen; • In de gevallen waar de gemeente afhankelijk is van informatie van derden sluitende afspraken maken. Periodieke rapportage hierover. Zichtbaar vastleggen dat onderhandelingen over grondaankopen door twee medewerkers heeft plaatsgevonden. Gemeentebrede implementatie van het project SISA waarbij de volgende stappen dienen te worden gezet: • Inventarisatie van de te verstrekken informatie • Vaststellen beschikbaarheid informatie (intern dan wel extern) en afspraken met derden • Uitvoeren van interne controlewerkzaamheden gericht op het naleven van wet- en regelgeving

Verantw Directie

DWS

Reactie op advies / aanpak De beheersing van de GSB-gelden is beschreven. De werkstructuur is door het college op 15 februari 2005 vastgesteld. Verantwoordelijkheden en rollen zijn hierin vastgelegd. De kern is dat de beleidsdirecties (DIW, DGG, DBO) de inhoudelijke en financiële verantwoordelijkheid dragen voor uitvoering en verantwoording van de in het GSB betrokken onderdelen, en dat DWS een (lichte) coördinatierol vervult. Periodieke rapportage vindt plaats.

12

Grondexploitatie

Wordt gepraktiseerd. (Soms is 2e medewerker extern ingehuurd) Hoofd Grondzaken ziet hierop toe. Activiteiten in 2e helft 2006 gestart. Gemeente heeft geparticipeerd in landelijke werkgroepen. Activiteiten vinden gecoördineerd plaats onder SC / directie- aansturing van stads- en directiecontrollers controllers

13

Single Information Single Audit

14

Begroting en budgetbeheer

IC-plan opstellen en uitvoeren t.b.v. het traject van totstandkoming van de begroting

15

Treasury

1. Actualiseren van het treasurystatuut en afstemming van de procesbeschrijvingen op het treasurystatuut. 2. De informatievoorziening vanuit de directies nader definieren en inhoud geven en daarmee de liquiditeitenbegroting scherper opstellen om efficiënter geld te kunnen aantrekken.

16

Normenkader 2007

17

Begrotingsrechtmatigheid

Het normenkader 2007 in juni 2007 door de raad laten vaststellen, zodat wijzigingen tijdig hun weerslag lunnen krijgen binnen de organisatie en de interne beheersing. Kaders en richtlijnen opstellen voor de wijze waarop bij de jaarrekening dient te worden omgegaan met het aspect begrotingsrechtmatigheid

18

Interne Controle

De controleplannen aanvullen op de volgende punten: - Het interne controleplan voorziet niet expliciet in een controle op memoriaalboekingen. Een dergelijke controle is van belang omdat memoriaalboekingen niet binnen de interne controles van de reguliere processen tot stand komen (verhoogd risico). - De gehanteerde selectie voor de uitgevoerde werkzaamheden is gebaseerd op een aselecte steekproef. Deze selectiewijze is door de accountant achteraf niet verifieerbaar. - In de controleplannen is nog onvoldoende aandacht voor een juiste vastlegging van de bevoegdheden binnen de geautomatiseerde applicaties.

19


1. Nader onderzoek uitvoeren naar de noodzaak tot het vastleggen van verplichtingen en nadere Onderzoek in voorbereiding mede nav onderzoeken technische en functionele betrouwbaarheid NFIS (ex art 213a). Rapportage en aanpak richtlijnen stellen omtrent de voorwaarden waaronder een verplichting dient te worden CS / volgt separaat voor 1 maart. Prioriteit in verdere beschrijving en geregistreerd (bijvoorbeeld invoeren van drempelbedragen en uitsluiten van bepaalde soorten afdeling verbetering proces inkoop. aankopen). 2. Beschrijven van procedures m.b.t. voortgangsbewaking en nacalculatie en Inkoop binnen het proces IC op de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen uit te voeren bij het (DSB) verstrekken van de opdracht. Dus preventieve uitvoering van deze controlemaatregelen.

20

Personeel

Opstellen procesbeschrijving en uitvoeren van een analyse op de adequate inrichting van het proces personele lasten

DWS

Verbeteracties gericht op begroting 2008 (afronding uiterlijk 1 september 2007) hoofd Nader overleg gewenst met E&Y over eisen en wensen op dit punt. Op B&V/direc basis daarvan zal zonodig implementatie zsm worden gestart. Relatie met tiecontroll begrotingsrechtmatigheid. er CS Wordt opgenomen in werkplanning B&V 2007. Mogelijkheden zullen worden bezien in relatie tot doorontwikkeling NFIS. CS

Verbeteracties gericht op jaarrekening 2007 (afronding uiterlijk 1 november 2007)

21

Grondexploitatie

SC

Wordt -op hoofdlijnen- betrokken bij voorstel normen- en toetsingskader SC / CS rechtmatigheid 2006. Nadere uitwerking in 2007 tbv normen- en toetsingskader 2007 Adviezen zullen -voorzover mogelijk- nog worden ingepast in interne controle over 2006. Nadere afspraken maken in controlersoverleg over IC memoriaalboekingen (= per definitie gericht op getrouwheid) en over de vastlegging van de bevoegdheden binnen applicaties. Ook expliciet alle aandachtspunt bij IC 2007. directies

CS

Opstellen van een grondbalans en deze jaarlijks afstemmen met de verantwoorde verkopen. DWS


Dit advies zal worden opgevolgd.

IC-plan wordt op concernniveau opgesteld, toetsing per directie. Opstellen actuele procesbeschrijving zal in 2007 prioritair worden opgepakt (naast inkoop en aanbestedingen) Zal in 2007 voor de exploitatiegronden DWS worden ontwikkeld op basis van beschikbare informatie. In overleg met E&Y zal hiervoor het gewenste informatiemodel moeten worden ontwikkeld.

2


Onderdeel

Advies E&Y

Verantw Directie


Verbeteracties gericht op specifieke thema's (uitwerking in 2007 in de werkplannen van de directies) 22

Misbruik en Oneigenlijk Gebruik (M&O beleid)

23

Grondexploitatie (winstneming)

24

Risicomanagement

25

Verbonden partijen

1. Huidig M&O beleid aanvullen met uitgangspunten van belang voor het voorkomen van M&O van verstrekte gelden aan en/of inkomsten van derden. Vastlegging in een notitie M&O beleid. SC / alle Voldoende aandacht besteden aan interne communicatie hierover ter bevordering directies bewustwording en gedragsverandering. 2. IC-plan opstellen voor die maatregelen die niet in andere processen zijn opgenomen en/of worden gecontroleerd Uitwerken van eenduidig beleid inzake de winstneming op projecten en opnemen van de uitgangspunten in de 212 verordening (bijlage). E&Y geeft hierbij in overweging de winsten te nemen naar rato van de realisatie van de grondverkopen mits er voldoende inzicht bestaat in de CS / DWS resterende risico’s binnen het project. Hierbij worden de winsten genomen op het moment dat deze als gerealiseerd kunnen worden beschouwd. 1. Na vaststelling van de notitie Risicomanagement op korte termijn invulling geven aan het opstellen van een plan van aanpak met een daaraan gekoppeld tijdspad voor implementatie. E&Y wijst in dat kader nogmaals op het belang van de coördinerende rol van het concern. 2. Procesvastlegging: Ter bevordering van de kwaliteit van de procesbeschrijvingen een zichtbare relatie leggen tussen de (op te stellen) risicoanalyse en de beheersingsmaatregelen SC / die de risico's ondervangen. 3. PPS GEM (Waalsprong): Ogestructureerde wijze inzicht directieverkrijgen in de risico's inzake het project GEM en dit onderdeel uit laten maken van de BBI controlcyclus. 4. Frauderisico's: Intern (op concernbreed niveau) evalueren waar belangrijke lers frauderisico’s bestaan en nagaan of afdoende preventieve maatregelen zijn genomen om fraude te voorkomen (‘framework’). Beoordelen of de interne maatregelen die thans uitgevoerd worden effectief zijn dan wel uitbreiding behoeven.

1. Uitwerking in loop van 2007 tbv normen- en toetsingskader 2007. 2. Op basis van nadere uitwerking 1e helft 2007 zal dan ook noodzaak ICplan worden beoordeeld en zonodig worden opgesteld.

Opzetten van een risicobeheersingsysteem. In het geval dat de gemeente Nijmegen als grootste opdrachtgever en/of belangrijkste subsidiegever fungeert bij een verbonden partij, een verscherpt toezicht uitvoeren op het financieel beleid en beheer van de betreffende verbonden partij. De belangrijkste aandachtspunten hierbij zijn: • Verscherpt toezicht uitvoeren op de aanvragen voor subsidies met daarbij een analyse van de risico’s voor de gemeente; • Het opstellen van een prestatieplan, waarbij de door de instelling te verrichten activiteiten nader worden geconcretiseerd; • Het per verbonden partij maken van afspraken over het governance model waarbij duidelijk is hoe de Raad van toezicht en de directie worden benoemd en aanvullende afspraken worden gemaakt over de besluitvorming en informatievoorziening ten behoeve van de gemeente. In relatie tot een transparante verslaglegging en verantwoording tussen de gemeente en de betreffende stichtingen dient de kwaliteit van de verslaggeving te worden geborgd en hierop te worden toegezien. Hierbij kan bv. aan RJ 640 worden gedacht als minimale eis.

Ivm verkooptraject Novio en vacature B&V is er sprake van achterstand op het taakveld verbonden partijen. Invulling vacature voorzien per 1/5/07. Op korte termijn zal capaciteit worden ingehuurd voor inhaalslag. Advies zal hierin worden betrokken gericht op resultaten in 2007. Advies is ook al eerder door rekenkamer gegeven.

Het beleid inzake winstneming op projecten wordt in een nota aan de raad ter besluitvorming voorgelegd

1. Voorbereidingen reeds gestart onder coördinatie vanuit stadscontrol 2. Aandachtspunt bij verdere kwalitatieve verbetering procesbeschrijvingen in 2007. 3. Wordt in het eerste half jaar van 2007 in een notitie/onderzoek vastgelegd. 4. Prioritair actiepunt voor nieuwe medewerker integriteitsbeleid.

CS

Kwalitatieve / beheersmatige verbeteracties (uitwerking in 2007 in de werkplannen van de directies) 1. Met E&Y zal in overleg worden getreden op welke wijze het normen- en toetsingskader het meest efficiënt kan worden onderhouden. Een voorstel hiertoe is reeds in voorbereiding genomen. 2. Nadrukkelijk onderwerp van aandacht en actie bij invulling vacatures adviseur AO/IC (op grond van Perspectiefnota 2007) die naar verwachting op korte termijn structureel plaats zal vinden.

26

Borging rechtmatigheidbeheer

1. Verantwoordelijkheden vastleggen t.a.v. onderkennen van wijzigingen in wet- en regelgeving, actueel houden van het normen- en toetsingskader, aansluiting op de beheersorganisatie en de volledigheid van de IC-plannen. 2. Het "levend" houden van het RM-beheer onder de SC / alle medewerkers in de organisatie. directies

27

Interne Controle

M.i.v. 2007 verspreid over het boekjaar interne toetsingswerkzaamheden uitvoeren en periodiek Zodra IC-werkzaamheden zijn afgerond (naar verwachting februari a.s.) rapporteren aan college en raad SC / alle en vacatures adviseur AO/IC zijn ingevuld (3 fte op basis van PPN 2007; directies invulling naar verwachting per 1 april) zal uitvoering IC-werkzaamheden 2007 olv stads- en directiecontrollersworden gestart.


3


Onderdeel

28


29

Bouwleges

30 31

Grondexploitatie (explotatieopzetten) Subsidieverwerving

32

Tijdschrijven

33

Informatievoorziening

Advies E&Y

Verantw Directie


1. Huidige bevoegdhedenstructuur binnen CODA afstemmen op het nieuwe volmachtbesluit teneinde de rechtmatige totstandkoming van de (financiële) beheershandelingen vast te stellen. CS / alle 2. Verhoging discipline tot het vastleggen van verplichtingen in het kader van directies verplichtingenadministratie. Een checklist hanteren en een standaard dossierindeling maken om: - de volledigheid van het bouwlegedossier vast te stellen; DGG - vast te stellen dat controles juist en volledig zijn uitgevoerd.

1. Volmachtbesluit is recent (19 december 2006) genomen. Bevoegdhedenstructuur wordt maandelijks gecontroleerd door hoofden BOS. 2. Continue aandachtspunt

Ook voor kleinere projecten meer aandacht voor de beveiliging van de applicaties

Wordt onderzocht. Ernst & Young zal hiervoor mogelijkheden aangeven.

DWS

Proces- en werkbeschrijvingen bouwleges worden hierop aangepast. Het jaarprogramma ao-dgg 2007 is hiervoor de agenda.

1. Bijhouden van een centrale registratie van subsidieaanvragen om inzicht te krijgen in alle lopende projecten en de voortgang (inhoudelijk en financieel) hiervan te kunnen bewaken. 2. Bewaken van de inhoudelijke en financiële voortgang van alle lopende projecten.

De bedoelde registratie is voor projecten gerelateerd aan het Ontwikkelingsbedrijf en het beleidsterrein EZ aanwezig. We starten in DWS / 2007 met het uitbreiden van deze registratie met projecten uit andere betrokken directies. Onderzocht wordt of een mogelijk nog aan te kopen directies volgsysteem een meerwaarde kan hebben.

Periodiek een deelwaarneming uitvoeren op de verantwoorde uren en toetsen of de juiste fiattering en codering hebben plaatsgevonden, ter beoordeling van de juistheid van de doorbelaste uren. 1. Rapporteren over de uitkomsten van de maandafsluitingen aan het managementteam. 2. De toets op naleving van het handboek maandafsluiting onderdeel uit laten maken van een intern controleplan.

directie - Dit wordt een standaard onderdeel van de maandafsluiting. controllers 1. Rapportage aan maandafsluitingen vindt op sommige plaatsen reeds plaats. Standaardisatie wordt -op basis verdere borging proces CS / alle maandafsluiting- nagestreefd en aangestuurd. 2. In december 2006 is directies gestart met pilot binnen DG met standaard toets op proces maandafsluiting met behulp van instrument CODA CONTROL. Na afronding pilot zullen resultaten in overige directies worden ingevoerd.


4

Ingekomen stuk D3. Aantal bijlagen 1

Recommend Documents