Informatie en Organisatie Specialisten in dienstverlening, bedrijfsvoering en informatiemanagement bij lokale overheden
Herindeling Goeree-Overflakkee
Uitdagingen • • • • • • •
Maar 1 jaar om alles te realiseren Politieke verdeeldheid Nog geen ambtelijke samenwerking op ICT 2 rijke gemeenten en 2 arme gemeenten Geen plannen voor huisvesting Conflict met OR over uitbesteding belastingen Plaatsing medewerkers pas 22 nov bekend
•
2 PINK-Roccade en 2 Centric (burgerzaken, sociale zaken, financiën, gegevens distributie), 1 Novell en 3 Microsoft, 2 Decos en 2 Corsa, 4 verschillende beheerpaketten en vergunningsystemen, 2 zelfstandige belastingheffing en 2 bij het SVHW (belastingssamenwerking)
Kaders dienstverlening De frontoffice is er op gericht om te zorgen dat: • de klant slechts op één plek, eenmaal, zijn vraag hoeft te stellen; • de klant steeds meer vanuit dit punt direct een antwoord op de vraag krijgt (in de toekomst 80% van de vragen); • bij het eerste contact de afhandeling procedure helder wordt voor de klant en diens verwachtingen daarmee overeenkomen; • de backoffices praktisch zijn afgeschermd voor klantinitiatieven die geconcentreerde afhandeling onnodig verstoren; • alle (vier) KCC-kanalen (schriftelijk, telefonisch, elektronisch en persoonlijk) vanuit één punt in de organisatie bediend worden.
Kaders Bedrijfsvoering • Per1 januari 2013 zal de nieuwe organisatie op een groot aantal terreinen presteren, waar mogelijk minimaal op het huidige niveau en op sommige terreinen al daarboven. Het pad naar de volledige beoogde transitie zal enige jaren in beslag nemen. • De ambtelijke organisatie van de gemeente GoereeOverflakkee is een open ontwikkelings-en mensgerichte organisatie die middenin de samenleving staat. Het is een organisatie die ook de nieuwe kansen en uitdagingen van het gebied herkent en deze kansen en uitdagingen oppakt in samenwerking met alle partijen.
Kaders HRM
Kaders ICT • • • • • • • • • • • •
Frontoffice / Antwoord© / 14xy / Digitaal loket; Midoffice: zaakgericht werken; Basisregistraties; Informatiebeveiliging; Eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik; Gebruik van e-Overheid standaarden; Het gebruik van open standaarden; Het Nieuwe Werken; Het gebruik van sociale media; Open overheidsinformatie; Werken onder architectuur; KCC en (twee) virtuele loketten op de koppen van het eiland.
Politiek-bestuur
Proactief
Bedrijfsvoering
ICT
Betrokken Extern Inrichting
Geïnformeerd
Eén org.
Applicaties
Virtuele org.
Hardware
Weerstand Teams
4K’s
IT-Projecten
Mondeling
HNW
Contract
KCC/Zaken Eigen kosten
Visie
Alle processen
WGR
T.V.B.
Fusie
Juridisch Afrekenmodel
Vaste prijs
Eén boekhouding
Financiën
Gemotiveerd
Vertrouwen
Geïnspireerd
Medewerkers
ICT-Organisatie
Programmamanagement en Projectsturing
Visievorming op lagen (1) IST Projectorganisatie
IST Bedrijfsvoering
SOLL
SOLL
bedrijfsvoering 1-1-2013
bedrijfsvoering 1-1-2015
IST
SOLL
SOLL
Inform- en apl architectuur
I en apl architect. 1-1-2013
I en apl architect. 1-1-2015
IST
SOLL
SOLL
Technische infr
Technische infr. 1-1-2013
Technische infr. 1-1-2015
IST
SOLL
SOLL
ICT organisatie
ICT organisatie 1-1-2013
ICT organisatie 1-1-2015
Visievorming op lagen (2) Bedrijfsvoering
Informatie man
ICT diensten
Strategisch (richten)
Bedrijfsstrategie Middelen HRM, Cultuur
Informatie strategie
ICT strategie
Tactisch (inrichten)
Management en organisatie
Inform en appl architectuur standaarden
Technische architectuur hardsoftware
Processen en bedrijfsvoering
Functioneel en gegevens beheer
Technisch beheer
Operationeel (verrichten)
SOLL-Architectuur
Inkoop: alles nieuw (sc1) of naar systeem Middelharnis (sc2) Tijd en geld Kwaliteit Rechtmatigheid
Complexiteit
Doorlooptijd
Draagvlak
Sc1: Alles aanbesteden Sc2: Stichtse Vecht Sc3:Tussenoplossing
Prestatieinkoop • Niet de opdrachtgever, maar juist de opdrachtnemer, als expert is het beste in staat om de opdracht vorm te geven en uit te voeren. • Weinig control en veel vertrouwen!! • Wij geven aan wat ons gewenste eindplaatje is • Dus geen kruisjes lijsten! • Veel sneller dan oude procedure
Samenhangende keuzes •
• •
•
Bepaalde Applicaties moeten bij elkaar (gekoppeld): – 1. EA: Gegevensdistributie, Gegevensmagazijn, Service bus, BAG, BGT, WOZ moeten bij elkaar – 2. EA: DMS / zakenmagazijn / KCC / sjablonen moeten bij elkaar – 3. Financieel pakket bij voorkeur sterk gekoppeld aan 1 – Vergunningen- subsidies bij voorkeur koppelen aan 2 – Soc. Zak, Burgerzaken/GBA pakket bij voorkeur in sterk gekoppeld aan 1 – Personeelsadministratie voorkeur gekoppeld aan GBA en financiën aan 3 • Tijdverantwoording en -registratie gekoppeld aan 3 Geen noodzaak tot koppelen: – Toegangscontrole aan 3 Geen keuze / monopolist – Website / digitaal loket / KCC – Belastingen naar SVHW Nu geen keuze / weet nog niet – Beheerpakketten, overige
2. Groepkenmerken
Rollen van Belbin Taken, verantwoordelijkheden bevoegdheden
4. Groeps Toestand
5. Kennis en kunde
6. Groepsgevoel
7. Groepsgedrag
PK
T
C Bio
V
3. Situatie / omgeving
G
1. Teamleden
8. Individu-eel resultaat
9. Groepsresultaat
Gerealiseerde Planning (1)
Gerealiseerde Planning(2)
Nieuwe applicaties • De kernapplicaties zijn uiteindelijk aanbesteed bij Centric: Key2financiën, Key2datadistributie, Key2burgerzaken, GWS4All, Key2betalen, Key2jongerenmonitor. • Verder wordt ADP gebruikt voor salarissen, Oranjewoud voor beheersystemen, Vicrea voor BAG en GIS, Squit-XO voor de WABO, Decos voor het DMS/zakenmagazijn en SIM voor de website.
Wat ging er goed • • • • •
Projectmanagement en projectleidersoverleg Financiële sturing De plannen en de Soll-architectuur Goed inkoop-team Besluitvaardigheid, ruimte voor actie, werklust, pragmatisme, haarlemmeroliebudget, flexibiliteit • Goede sfeer bij medewerkers, wijzigingen in projectstructuur, wederzijds respect en vertrouwen, mandaat • De belangrijkste leverancier (Centric) als partner
Wat ging er minder • • • •
Het feitelijke kernteam is klein en kwetsbaar Deel-projectleiderskwaliteiten Gegevens van medewerkers niet op orde Hoog ziekteverzuim: niet iedereen kan tegen het gemis van structuur en perspectief • Soms teveel deelprojecten waarop we zelf de regie wilde voeren • Contracten opzeggen • Niet gestructureerd testen
Voorstraat 88 4153 AN Beesd
T: 31 (0)655 172.931 E:
[email protected] www.nativeconsulting.nl
Native Consulting BV Native is toonaangevend en vernieuwend in het verbeteren van bedrijfsstrategie, bedrijfsvoering, informatievoorziening, ICT én de bijbehorende operationele processen. Native is praktisch en resultaatgericht en maakt gebruik van visualisaties om ook directies, het college en de gemeenteraad in deze processen te betrekken. De visualisaties zorgen voor verbinding en overzicht. Native is onderscheidend in het delen van informatie en het verbinden van haar klanten; door gemeenten voor gemeenten.
