Reportage
HR-management *Anne Fornoville-Dubois
VOCAP is de beroepsvereniging voor organisatie-, consumenten- en arbeidspsychologen. Zij richt zich tot iedereen die professioneel te maken heeft met de organisatorische en menselijke kant van ondernemingen en van het beroepsleven in het algemeen alsook met het consumentengedrag: de wereld van marketing en verkoop. Organisatiepsychologen bouwen voortdurend aan het succes van organisaties door het optimaliseren van de performantie en het welzijn van alle medewerkers. Als HR-professional onderzoeken zij, hoe gedrag en attitudes kunnen verbeterd worden, door middel van rekrutering, trainingsprogramma's, coaching, advies, feedback-systemen… VOCAP is lid van de Belgische Federatie van Psychologen (BFP). VOCAP bevordert de beroepsinzichten door het organiseren van thema-avonden. De thema’s van september en oktober waren: HR in de KMO en De sociale partners, echtgenoten of vechtgenoten? Psychologos was aanwezig…
HR in de KMO Op 27 september 2011 had VOCAP twee sprekers uitgenodigd om hun producten voor te stellen, namelijk HRM-coach van UNIZO en Human Touch, een samenwerking tussen de KUL en een communicatiebureau.
HRM-coach Productontwikkeling HRM-coach is een gratis tool van UNIZO. UNIZO is er in 2001 mee gestart. Oorspronkelijk was het een verzameling van 17 praktische en eenvoudige toetsingslijsten A4 recto verso, met thema’s en technieken uit HRM, op maat van KMO-bedrijfsleider zonder ervaring, opleiding of support. In 2008 was HRM-coach een verzameling van 35 toetsingslijsten, met een website, online tools en e-zine geworden. De thema’s van HRM-Coach 2008 dekte al zo goed als alle terreinen van het HR-management: bedrijfsimago, rekruteren en selecteren, uitzendarbeid en jobstudenten, functies beschrijven, leren op de werkvloer, flexibiliteit, diversiteit in verband met allochtonen, oudere werknemers, man-vrouw, tewerkstellingsmaatregelen, discriminerende klanten, verlonen, functioneren bespreken, welzijn en werkverzuim, werkoverleg en ontslag. Nu bestaat HRM-Coach uit 47 toetsingslijsten, met nieuwe inhouden maar op basis van het zelfde principe, ‘verbinden’ naast ‘recepten’, differentiatie in ontsluiting, denkproces stimuleren in plaats van “one best way”, met respect voor de finale doelgroep (de medewerkers). Wat nieuw is, is de opstap naar externe dienstverlening. HRM-coach wil, samen met de werkgever of HR-manager, naar een nieuwe vorm van arbeidsorganisatie, naar een nieuwe vorm van leiderschap, met nadruk op competenties maar ook dialoog en betrokkenheid, volgens de ontwikkelingsdriehoek: bedrijf – ondernemer – medewerkers en de meerwaarde van externe experten. Competenties in competitie: denken en doen HRM-coach toetst de ‘mindset’, scant de stand van zaken in verband met human ressources en is niet normatief. HRM-coach is een intake-instrument dat helpt ontwikkelingsdoelen voorop te stellen, een communicatiemiddel met externe expert. HRM-coach stelt de volgende vragen aan de ondernemingen: Waar staan we? Hoe zijn we bezig? Hoe denken we over competenties en medewerkers? Hij spoort de werkgever aan om te denken : “Mijn medewerkers kunnen veel meer dan wat ik nu van hen vraag en door dit te vragen wordt hun werk interessanter. Mijn medewerkers hebben nog een enorm ontwikkelingspotentieel, ik moet het enkel kansen geven. De belangrijkste competentie is ‘werkgoesting’ – het is mijn uitdaging om deze werkgoesting aan te
spreken. Talent verandert mijn organisatie, het gebeurt dan ook dat ik functies aanpas aan de mensen en niet enkel omgekeerd. Ik vertrek bij het aansturen van medewerkers voor 80 % uit hun mogelijkheden, slechts voor 20 % vanuit hun tekorten.” Het doel van HRM-coach is nadenken over en werken met missie, visie, strategische doelstellingen en waarden van de onderneming, met lijstjes van denk- en doe-vragen, analyse van de sterkte en zwakte punten, vanuit een stakeholdersbenadering, met nadruk op proces en betrokkenheid, op integratie van HRM bij het globale ondernemingsbeleid. UNIZO wil samen met de werkgever bouwen aan een competentiegerichte organisatiecultuur, met aandacht voor het aspect cultuur en de bespreekbaarheid ervan, telkens weer volgens het schema: 1) “Stel uzelf in vraag, 2) bespreek het met de leidinggevenden rondom u, 3) bespreek het met uw medewerkers zelf, 4) laat u bijstaan door externe experts; u beslist hoe ver u hierin (voorlopig) gaat. Zorg voor een sterke interne communicatie, met een rooster voor een intern communicatieplan, bedrijfsgebonden – functiegebonden – medewerkergebonden en een tool medewerkers-enquête.” Leren veranderen is broodnodig. De visies op verandering moeten er zijn op twee niveaus: onderneming en medewerker, met een stappenplan voor het proces, aandacht voor weerstand en verankering van de veranderingsvaardigheid. De werkgever of HR-manager moet coachend leiding geven, dit wil zeggen: zelfscan coachend leidinggeven, zelfscan leiding geven aan het team, werken met feedback en aandacht hebben voor de leiderschapsontwikkeling. Met HRM-coach spoort Unizo de ondernemingen (groot of klein) aan te investeren in hun bedrijf, in de ontwikkeling van de medewerkers door hun mindset rond ‘leren’ te zetten, een ontwikkelingskaart te hebben, een verzamelstaat van alle medewerkers en aanzet tot een vormings-, trainings- en opleidingsplan. HRM-coach staat gratis ter beschikking van iedereen op de site www.unizo.be/hrmcoach. Er bestaat een begeleidingsaanbod van tien uur. Het is een afgebakend pakket met samenwerking met externe partner (Start People HRM Services), basic: begeleide zelfevaluatie HRM praktijk, feedback en voorstellen, aanpak van enkele behoeften. Het loont de moeite: registreer u!
Human Touch: online coach in veranderingsprocessen Human Touch is een online toolkit voor succesvol leidinggeven bij (organisatie-) verandering en is het kind van een ontwikkelingspartner en communicatiebureau en de KUL (project Sociale Pedagogiek). Human Touch richt zich tot bedrijven en organisaties die op eigen kracht veranderingsprocessen beter willen begeleiden en uitvoeren. Waarom? Verandering is complex en veroorzaakt meestal weerstand. Hoe moet men daarop reageren? Door opleiding en begeleiding op specifieke aspecten. Daarom is er behoefte aan een globaal theoretisch kader en instrumenten. Welke is de achterliggende visie? Inzichten en tools waar de essentie vervat is in korte, heldere teksten. De gebruiker is zelf aan het stuur. Human Touch is thematisch, toegankelijk en gebruikersvriendelijk. “Verandering komt niet van de top. Verandering realiseer je door de basis te mobiliseren” zei Barack Obama. Waaruit bestaat de Human Touch toolkit? Human Touch bestaat uit zes invalshoeken: structuur, leiderschap, medewerkers, leren, communicatie en cultuur. Het theoretisch kader werd opgesteld door de KUL, op basis van literatuur en referenties.
Human Touch is samengesteld uit aan de slag-tools, vrij beschikbaar en gecertificeerd. Rond welke situaties of vragen werkt men? Wat de organisatie betreft: Hoe pak ik een veranderingsproces efficiënt aan? Hoe stel ik een communicatieplan op? Hoe breng ik de belangen van de stakeholders in kaart? Wat het team betreft: Hoe ontwikkel ik een sterk team? Hoe stimuleer ik betrokkenheid? Hoe breng ik de belangen van mijn medewerkers in kaart? Wat het individu betreft: Hoe voer ik een slecht nieuwsgesprek? Hoe begrijp ik beter persoonlijke reacties? Hoe krijg ik de voorkeurleerstijl van een medewerker in kaart? Hoe werkt Human Touch?
Hier hebt u een voorbeeld maar voor een demo gaat u best naar www.human-touch.be. Human Touch is meer dan een toolkit. Er is introductieworkshop, een newsletter en themasessies, op basis van een abonnement. Het product is op zich gratis maar de begeleiding is betalend. Een groepsabonnement op jaarbasis geeft toegang tot de integrale toolkit, in het Nederlands, Frans of Engels voor de tools. Het tarief wordt bepaald volgens het aantal gebruikers. Een introductieworkshop zet de gebruikers op weg, bij de aanvang van het abonnement. Interactieve oefeningen ondersteunen de eigen praktijk. De newsletter, de maandelijkse e-zine met gebruiksadvies en aankondiging van activiteiten en rubriek “Haal meer uit Human Touch” hebben tot doel de communicatie met gebruikers te bevorderen. De themasessies, vier maal per jaar, rond centrale thema’s van Human Touch zijn ook mogelijk, zelfs als de klant instapt met een individueel abonnement van drie maanden of op maat van het bedrijf of de organisatie. Het is een gerichte ondersteuning bij het gebruik van de toolkit en een uitwisseling tussen gebruikers.
Conclusie
Guido Santermans (VOCAP) concludeerde de sessie door te zeggen dat HRM-coach en Human Touch bijna uniek in hun categorie zijn: gratis (behalve de begeleiding), concreet, gebruiksvriendelijk en goed onderbouwd. Hartelijk dank aan VOCAP voor die verkenning in een domein waar het beste en het ergste samenleven en die leerzame informatie. Eyecatcher
Er bestaan goed onderbouwde, gratis HR-tools. Omgaan met vakbonden: Uw sociale partner, een echt- of vechtgenoot? Diederik Van Noten was de spreker voor die sessie van 25 oktober. Hij startte zijn loopbaan als vakbondssecretaris, heeft rechten als werkstudent gestudeerd, werd nadien HR-consultant en is momenteel Global Director HR bij Philips Lighting voor de BU HID Lamps & Specialties waartoe ook de lichtfabriek in Turnhout behoort. Als ex-vakbondssecretaris kent hij de vakbonden, hun structuur, hun functioneren, hun financiering, in Belgïe en in Europa of in de wereld door en door. Hij heeft er een duidelijk beeld ervan gegeven: de vakbonden: Wie zijn ze? Wat doen ze? Hoe ga ik er mee om? Hoe zijn vakbonden georganiseerd? Wat is de rol van de leden, van de militanten, van de gemandateerden, van de vakbondssecretaris? Hoe communiceren met vakbonden? “Do’s & dont’s” versus “mogens en moetens”, hun plaats op de arbeidsmarkt in Belgïe (met de sociale verkiezingen, de rol van de sociale partners, de verschillende instanties, van de vakbondsdelegatie in de onderneming tot de NAR en de FOD, de CAO’s...). De sociale dialoog in België is een zeer uitgewerkt systeem, op alle niveaus (interprofessioneel, sectorieel en bedrijfs- maar ook in de publieke sector) en op de verschillende socio-economische terreinen (socioeconomisch, veiligheid en gezondheid). De vakbonden zijn offensief en de werkgevers defensief. Welke invloed heeft het op korte en lange termijn? Hoe gaan de collega’s reageren? Diederik Van Noten is duidelijk: probeer niet te winnen, maar altijd een win-win te vinden.
De vakbonden in de onderneming De grote “families” ACV, ABVV en ACLVB zijn de drie grote “families”. Zijn hebben allemaal hun karacteristieken en cultuur. Het ACV verdedigt sociale waarden vanuit christelijke ethiek, het welzijn van de mens, verwerpt het kapitalistisch systeem niet, vindt privé-initiatief noodzakelijk, maar moet de gemeenschap dienen. De publieke sector moet de private sector ondersteunen. Informatie, controle en overleg zijn een vorm van participatie die het mogelijk moet maken om de werknemer in het bedrijf te integreren. Zijn Interne organisatiestructuur is top-down, met interne democratische regels. Het is kritisch wat het medebeheer betreft. Het ABVV is een belangrijke speler in het sociaal-economische leven, een drukkingsgroep: de economische macht moet aan de basis toekomen. Sommige productiemiddelen worden beschouwd als gemeenschapsgoed. Het staatsinitiatief wordt aangemoedigd, met een sterke controle op arbeidsvoorwaarden. De interne organisatiestructuren worden bepaald door een democratisch down-top principe. Het ABVV verwerpt het kapitalisme. Het medebeheer wordt afgewezen. Het ACLVB ondersteunt de individuele vrijheid van de werknemers, tracht de arbeidsvoorwaarden te verbeteren, heeft een top-down interne organisatiestructuur en gelooft in het medebeheer. Een belangrijk principe Een zeer belangrijk principe in arbeidswetgeving is de hiërarchie van de rechtsbronnen. De wet primeert op de CAO’s, die op hun beurt belangrijker zijn dan de geschreven individuele overeenkomst, dan komt het arbeidsreglement en de aanvullende bepalingen van de wet, daarna de mondelinge overeenkomsten en het gebruik. Een lagere bron mag niet in strijd zijn met een hogere.
De verschillende organen De ondernemingsraad is verplicht in de ondernemingen van gemiddeld 100 werknemers. Het is een paritair orgaan samengesteld met vertegenwoordigers van de werknemers en van de werkgevers. Zijn bevoegdheden (tewerkstelling, sociaal,…) betreffen informatie, advies, beperkte beslissingen (bijvoorbeeld in verband met het arbeidsreglement), toezicht en beheer. Het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) is uitsluitend bezig met de veiligheid, de gezondheid en de preventie in de onderneming en is verplicht in de ondernemingen van minstens 50 werknemers. Het is een paritair orgaan samengesteld met vertegenwoordigers van de werknemers en de werkgevers, waarvan de bevoegdheden betreffen advies, beslissing en informatie in verband met gezondheid en veiligheid. De syndicale delegatie is geen overlegorgaan maar eenzijdig samengesteld met vertegenwoordigers van de werknemers. Het is een “strijdorgaan” dat de “tegenmacht” vormt. Zijn oprichtingsvoorwaarden zijn sectoraal bepaald. Er zijn nauwelijks bepalingen omtrent de werking. De delegatie is nuttig om samenwerkingsprotocol af te spreken. Haar bevoegdheden betreffen de arbeidsverhoudingen, de toepassing van de sociale wetgeving, van cao’s, van het arbeidsreglement en van de individuele arbeidsovereenkomsten. Het resulteert in CAO’s en afspraken. De vakbonds- en personeelsafgevaardigden hebben het recht op “de nodige tijd” om hun mandaat uit te oefenen, maar er bestaan geen wettelijke bepalingen hoeveel tijd dit precies is. Er zijn wel sectorale regels (CAO’s over hoeveel tijd, en hoe betaald, op welke manier moet afwezigheid aangevraagd worden). Indien er geen sectorale regels zijn moeten ze op ondernemingsvlak bepaald worden. Wat de bescherming betreft genieten de kandidaten voor de sociale verkiezingen een bescherming tegen ontslag. De bescherming voor de ondernemingsraad en het comité voor preventie en bescherming op het werk is bij wet vastgelegd en de bescherming van de syndicale delegatie is bepaald bij CAO. Het ontslagprocedure is ook verschillend. Enkele tips in verband met de communicatie met vakbonden Probeer steeds een stap vóór te zijn. De bevoegdheid is belangrijk, dus is het de juiste persoon die aangesproken wordt? Informeer hen in plaats van dat zij bij u komen om “geïnformeerd te worden”. Houd rekening met procedures en de gevoeligheid van sommige onderwerpen (algemene of plaatselijke afspraken en de gebruiken). Bewaar steeds kalmte. Wees (probeer) op de hoogte van hun standpunt (de “verborgen agenda” is niet altijd duidelijk…). Bij signalen, vraag door naar concrete voorbeelden en details, bijvoorbeeld “de mensen hun loon is niet in orde: De kans is groot dat het gaat om één fout bij één werknemer. Houd er een “positieve” relatie op na met hen, geen aanvallende houding, noch geen voortdurend defensieve houding. Probeer de standpunten duidelijk naast mekaar te plaatsen om zo gezamenlijk tot het punt te komen dat u wil bereiken. Wees er van bewust dat zij willen “scoren” (bij hun achterban, hun leden). Zorg dat zij dit kunnen doen, terwijl u tegelijkertijd toch uw punt realiseert. Streef naar WIN-WIN. Wees er bewust van dat zij opgeleid worden om zaken op wel bepaalde manieren aan te kaarten, te communiceren. Eerst luisteren naar hen leidt tot begrijpen… Wat is een conflict? Het is een fundamenteel verschil in visie, belang en doelstelling en een onderlinge afhankelijkheid van de twee partijen. Is er een verborgen agenda (machtsstrijd)? Het falen van het overlegmodel is zelden een verrassing. Individueel: meestal is er maar één gesprekspartner, het is minder formeel en het leidt tot bilaterale gesprekken. Collectief: er zijn meerdere gesprekspartners; het is zeer formeel. Het leidt tot gesprekken, raadplegingen, onderhandelingen, procedures tussen “de vakbonden” (de arbeiders, de bedienden, “achterban”, “bovenban”, ACV, ABVV…) en “de werkgever”(de directie, HRM lokaal, nationaal…). Weet dat conflicten - nooit uit te sluiten zijn;
- moeten opgelost worden; - vanuit de verschillende hoeken anders worden bekeken. Waarom aan preventie doen van conflicten? - om de bedrijfseconomische schade (productie, loonkost, kost van onderhandelen, potentiële kosten van wat onderhandeld wordt), een potentieel gezichtsverlies, een deuk in wederzijds vertrouwen te vermijden; - om het bedrijfsimago (klanten, werknemers, binnen de groep, lokale gemeenschap, bij de overheid, bij de arbeidsmarkt) en de interne relaties te beschermen. De conflicten leiden zelden tot een win-win oplossing. Er is zelden een ”echte” winnaar. “Collectief” kan persoonlijk worden, met wraak gevoel en risico’s op precedenten (binnen de groep, de sector of de regio). Hoe zorgt u voor de preventie van conflicten? Werk aan goede arbeidsrelaties. De chefs zijn sensoren van wat er op de vloer leeft. Luisteren en eventueel doorgeven… Alle syndicale partners dienen als dusdanig erkend te worden. Zoeken naar een goed evenwicht bij het verspreiden van informatie. Volg geijkte informatiekanalen. Maak goede afspraken, leg procedures en bevoegdheden vast en volg ze consequent op. Volg procedures (ook diegene die je zelf niet maakt). Zorg voor en bewaak consequentie, consistentie en credibiliteit. Leer hun taal en gebruiken, maar blijf steeds uzelf. Zorg voor voldoende commentaar bij schriftelijk vastgelegde afspraken. En als het toch fout loopt? U bent nog steeds de chef. Het gaat niet om een persoonlijke, wel om een zakelijke aangelegenheid: laat uw gevoelens niet meespelen, laat u niet provoceren. Scheid de mens van het probleem (scheid de afgevaardigde van de medewerker). Het gaat (meestal) om zakelijke belangen: dit vraagt om een zakelijke aanpak. Om af te sluiten Openheid en constructieve samenwerking leiden tot een gunstig effect op de sociale relaties en de toekomst van het bedrijf en de werknemers.
Eyecatcher Weet dat conflicten - nooit uit te sluiten zijn; - opgelost moeten worden; - vanuit de verschillende hoeken anders worden bekeken. Résumé VOCAP est l’association professionnelle flamande des psychologues du travail, des organisations et des consommateurs. C’est le pendant d’APTO en Wallonie. VOCAP organise chaque mois des activités, des soirées d’information. Psychologos s’y est rendu pour vous en septembre et octobre dernier. Les thèmes en étaient les outils de gestion du personnel et quel genre de partenaires sont les syndicats ? Deux outils gratuits de gestion du personnel ont été présentés (l’accompagnement est payant). Human Touch est également disponible en français (www.humantouch.be).
