GEMEENTERAADSZITTING 20 APRIL 2015 TOELICHTINGSNOTA DIENST SECRETARIE
Openbare zitting DEPARTEMENT COMMUNICATIE 1
Jaarverslag Stad Harelbeke 2014. Goedkeuring.
Het verslag geeft een overzicht van de toestand van het bestuur en van de gemeentezaken en verschaft andere nuttige informatie. Het jaarverslag is in de eerste plaats bestemd voor de beleidsverantwoordelijken zelf en is een hulpmiddel om inzicht te verwerven in het slagen of falen van de werking van de gemeente in het verleden en om hieruit de nodige conclusies te trekken voor het toekomstig beheer. In de tweede plaats moet het jaarverslag een informatiebron zijn voor de bevolking en geïnteresseerde derden. De openbaarheid van bestuur is er in elk geval mee gebaat. Het jaarverslag handelt over het jaar 2014. Het eerste deel is een verhalende beschrijving per departement van wat 2014 voor dat departement betekende, geïllustreerd met foto's en met linken. Het tweede deel is een Excel-bestand en bevat alle cijfermateriaal uit de verschillende departementen. Het jaarverslag wordt enkel digitaal via de website van de stad beschikbaar gesteld. Wie dat wenst, kan echter nog altijd op vraag een eenvoudige uitprint krijgen. Het jaarverslag is momenteel al te raadplegen op de website, onder voorbehoud van goedkeuring door de gemeenteraad: http://www.harelbeke.be/overharelbeke/beleidsinfo/jaarverslagen/jaarverslag-2014. Het jaarverslag 2014 wordt aan de gemeenteraad ter goedkeuring voorgelegd.
DEPARTEMENT FINANCIËN 2
Jaarrekening 2014. Vaststelling.
Art. 173 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad zich uitspreekt over de vaststelling van de jaarrekening in de loop van het eerste semester van het boekjaar dat volgt op datgene waarop de rekening betrekking heeft. De jaarrekening bestaat uit de beleidsnota, de financiële nota en de samenvatting van de algemene rekeningen (art. 30 BBC-besluit – BBC staat voor Beleids- en Beheerscyclus). De beleidsnota van de jaarrekening bevat: o de doelstellingenrealisatie met voor elke prioritaire beleidsdoelstelling uit het budget de mate waarin het beoogde effect of resultaat, de actieplannen en acties, en de uitgaven en ontvangsten werden gerealiseerd; o de doelstellingenrekening die voor elk beleidsdomein, en apart voor de prioritaire beleidsdoelstellingen en het overige beleid, een overzicht geeft van de uitgaven en ontvangsten; o de financiële toestand die informatie geeft over het resultaat op kasbasis en de autofinancieringsmarge.
De financiële nota van de jaarrekening bevat: o de exploitatierekening met een overzicht per beleidsdomein van alle uitgaven en ontvangsten in verband met de exploitatie; o de investeringsrekening die per beleidsdomein de gerealiseerde uitgaven en ontvangsten door de investeringen bevat; o de liquiditeitenrekening die informatie geeft over het resultaat op kasbasis afkomstig uit de exploitatie, de investeringen, de overige ontvangsten en uitgaven, het resultaat van vorige jaren en eventuele bestemde gelden. De samenvatting van de algemene rekeningen bestaat uit de balans en de staat van opbrengsten en kosten.
Het managementteam heeft van de jaarrekening kennis genomen op 23 maart 2015. De jaarrekening wordt voor vaststelling aan de gemeenteraad voorgelegd waarna ze voor goedkeuring aan de gouverneur wordt overgemaakt.
DEPARTEMENT GRONDGEBIEDSZAKEN 3
Handelspand Marktplein 62-64. Goedkeuren van : 1) aankoopakte onder voorbehoud door de afdeling Vastgoedtransacties van de Vlaamse overheid verleden 2) akte huurbeëindiging onder voorbehoud door de afdeling Vastgoedtransacties van de Vlaamse overheid verleden.
Het in 2011 goedgekeurde 'Beeldkwaliteitsplan van het centrum van Harelbeke met ontwerpvisie en haalbaarheidsstudie van het Marktplein' resulteerde in de visie om op het huidige Marktplein de losse gebouwen te slopen om er een nieuw, samenhangend bouwblok te realiseren. Dit impliceerde ook dat het huidige handelscentrum (genaamd Centrum II conform de basisakte van 11.07.1974 van notaris Peêrs) plaats moet maken voor de nieuwe marktontwikkeling. Uit Centrum II verwierf de stad bij authentieke akte sinds 2012 alle panden met uitzondering van twee eigendommen. Dit zijn de panden Marktplein 96-98-100 (eigendom consoorten Saey waarvoor een onteigeningsprocedure loopt) en 62-64. Voor dit laatste, thans uitgebaat als immokantoor, legt de administratie Vastgoedtransacties van de Vlaamse overheid (de rechtsopvolger van het vroegere federale Aankoopcomité) een aankoopakte voor. De akte is verleden op 23.03.2015 en dit onder voorbehoud van goedkeuring door de gemeenteraad. De overeengekomen prijs is conform het schattingsverslag van het comité en de uitgave is voorzien onder (enveloppe)PBD1/ (subproject)PBD1.2.1A/ (AR)261000/ (BI)005010 / actie 1.2.1 van het investeringsbudget 2015. De financieel beheerder gaf haar visum aan deze aankoop. Omdat er altijd gestreefd wordt naar een faire uitwinningsvergoeding voor de handelaars, legt de administratie Vastgoedtransacties van de Vlaamse overheid - naast de aankoopakte - ook de op 17.03.2015 getekende akte van de huurbeëindiging voor. Met de uitbater van het immokantoor werd enerzijds een correcte vergoeding voor het stopzetten van zijn uitbating afgesproken en anderzijds de mogelijkheid om uit te baten tot 15.09.2015, dit met het oog op de geplande sloop van Centrum II na de kermis. De vergoeding werd geviseerd door de financieel beheerder onder (enveloppe)PBD1/ (subproject)PBD1.2.1A/ (AR)261000/ (BI)005010/ actie 1.2.1 van het investeringsbudget 2015. Er wordt aan de gemeenteraad voorgesteld goedkeuring te verlenen aan beide aktes (aankoop en huurbeëindiging) waardoor het voorbehoud inzake de gemeenteraadsgoedkeuring telkens komt te vervallen.
Voormelde aankoop- en huurbeëindigingsuitgaven zullen overgemaakt worden aan het Agentschap Ondernemen aangezien deze subsidieerbaar zijn bij ministerieel besluit van 17.02.2014 houdende de toekenning van een subsidie aan de stad Harelbeke voor de uitvoering van het project 'Commerciële vernieuwing Marktplein'. In het kader van een handelskernversterkend beleid kende de Vlaamse minister, bevoegd voor economie, namelijk subsidies (30 % van de aanvaarde projectkosten met een totaal plafondbedrag van 375 300 euro) toe voor onder andere: - het verderzetten van het overleg met de huidige handelaars in functie van het vinden van nieuwe locaties voor hun activiteit - de aankoop van de panden die nog niet door de stad verworven zijn. In functie van het bekomen van die subsidies moet de stad ook een kernversterkend detailhandelsbeleid voeren en moet daarvoor bijvoorbeeld bij de start van de handelsactiviteiten in het nieuwe winkelcomplex een handelsdistrict oprichten voor het stadscentrum. De gemeenteraad is bevoegd aangezien de aktes, daden van beschikking omtrent onroerende goederen zijn die niet nominatief in het budget zijn vermeld (art. 43 par. 2, 12° van het gemeentedecreet).
4
Huis Marktplein 11 (O.C.M.W.-eigendom). Goedkeuren van de aankoopakte onder voorbehoud door de afdeling Vastgoedtransacties van de Vlaamse overheid verleden.
Het in 2011 goedgekeurde 'Beeldkwaliteitsplan van het centrum van Harelbeke met ontwerpvisie en haalbaarheidsstudie van het Marktplein' resulteerde in de visie om op het huidige Marktplein de losse gebouwen te slopen om er een nieuw, samenhangend bouwblok te realiseren. Dit impliceerde dat niet enkel het handelscentrum II plaats moet maken voor de nieuwe marktontwikkeling maar eveneens twee gebouwen evenwijdig met de Leie. Dit zijn enerzijds de OCMW-woning, Marktplein 11 en anderzijds het parochiaal centrum, Martkplein 13. Voor dit laatste loopt de onteigeningsprocedure. De raad aanvaardde op 15.12.2014 definitief het desbetreffend onteigeningsplan zodat de aanvraag tot onteigeningsmachtiging ter beslissing aan het Vlaams Ministerie voor Binnenlands Bestuur kon worden overgemaakt. Huidig dossier betreft het woonhuis met twee verdiepingen op het Marktplein 11, (eigendom van het O.C.M.W.), met een kadastrale oppervlakte van 98m², zonder garage noch tuin. De Vlaamse administratie Vastgoedtransacties (sinds 01.01.2015 de rechtsopvolger van het federale Aankoopcomité) legt nu voor dit pand de aankoopakte, verleden op 19.03.2015 onder voorbehoud van goedkeuring door de gemeenteraad, voor. De overeengekomen prijs is conform het schattingsverslag van het comité en de uitgave is voorzien onder (enveloppe)PBD1/ (subproject)PBD1.2.1A/ (AR)261000/ (BI)005010 / actie 1.2.1 van het investeringsbudget 2015. De financieel beheerder gaf haar visum aan deze aankoop. Er wordt aan de gemeenteraad voorgesteld goedkeuring te verlenen aan de aankoopakte waardoor het voorbehoud inzake de gemeenteraadsgoedkeuring komt te vervallen. Voor de verkopende partij keurde de Raad van Maatschappelijk Welzijn reeds in zitting van 23.10.2014 de verkoop goed. De gemeenteraad is bevoegd aangezien de akte, een daad van beschikking omtrent onroerende goederen is die niet nominatief in het budget is vermeld (art. 43 par. 2, 12° van het gemeentedecreet).
5
Infrastructuurwerken in de private verkaveling "Klokkeput" (NV FEMO). Goedkeuren tracé der werken.
Op gronden gelegen in de Klokkeput te Harelbeke zal NV FEMO, gevestigd Waalstraat 229 te 9870 Zulte, een verkaveling realiseren. De verkaveling omvat 11 loten voor woningbouw en heeft een totale oppervlakte van 56a en 95ca. De verkaveling is gelegen in het woongebied volgens het Gewestplan Kortrijk – KB 04 november 1977 en in het BPA nr. 21 “Koutermolen – wijz. A” – MB 16 november 1992. Voor de uitrusting van de verkaveling dient wegenis en infrastructuur aangelegd te worden. De verkavelingsovereenkomst, die voorziet in de uitvoering van de infrastructuur- en uitrustingswerken in verband met de verkaveling en die deze volledig ten laste van de verkavelaar legt, zal overeenkomstig artikel 4.2.20 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening (VCRO) ter goedkeuring voorgelegd worden aan de vergunningsverlenende overheid, hetzij het college van burgemeester en schepenen. Ook het bestek betreffende de uitrustingswerken zal aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd ter goedkeuring. Het tracé der werken wordt aan de gemeenteraad voorgelegd omdat dit niet volledig nauwkeurig bepaald is in het Ruimtelijk UitvoeringsPlan (RUP) (zie art. 4.2.17 § 2 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening). Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het tracé der werken goed te keuren.
6
Infrastructuurwerken in de private verkaveling "Vlietestraat" (BVBA Mi Casa). Goedkeuren tracé der werken.
Op gronden gelegen in de Vlietestraat 190 te 8531 Hulste zal BVBA Mi Casa, gevestigd Deerlijkseweg 218 te 8790 Waregem, een verkaveling realiseren. De verkaveling omvat 7 loten voor woningbouw en heeft een totale oppervlakte van 20a en 72ca. De verkaveling is gelegen in het woongebied volgens het Gewestplan Kortrijk – KB 04 november 1977. Voor de uitrusting van de verkaveling dient wegenis en infrastructuur aangelegd te worden. De verkavelingsovereenkomst, die voorziet in de uitvoering van de infrastructuur- en uitrustingswerken in verband met de verkaveling en die deze volledig ten laste van de verkavelaar legt, zal overeenkomstig artikel 4.2.20 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening ter goedkeuring voorgelegd worden aan de vergunningsverlenende overheid, hetzij het college van burgemeester en schepenen. Ook het bestek betreffende de uitrustingswerken zal aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd ter goedkeuring. Het tracé der werken wordt aan de gemeenteraad voorgelegd omdat dit niet volledig nauwkeurig bepaald is in het Ruimtelijk UitvoeringsPlan (RUP) (zie art. 4.2.17 § 2 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening). Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het tracé der werken goed te keuren.
7
Onderhoud en heraanleg voetpaden 2015 - Deel 1 : delen Kwademeerslaan en Nachtegalenlaan. Goedkeuren bestek, raming (43.653,56 euro + 21 % btw) en gunningswijze.
Een aantal voetpaden in groot Harelbeke is sterk gedegradeerd en staat op de lijst voor herstel. Door het departement Facility werden de te herstellen straten zo veel mogelijk opgesplitst in functie van hun situering op het grondgebied, de dringendheid van uitvoering, de aard van herstelling en rekening houdend met budgettaire mogelijkheden. In Hulste wordt het wegdek van de Kwademeerslaan aangepakt, dit tussen de Muizelstraat en de Nachtegalenlaan. Door een aantal verzakkingen van de greppel wordt voorgesteld om het aanliggend voetpad eveneens te herstellen dit samen met een paadje vanuit de Muizelstraat naar de Nachtegalenlaan. In het dossier voetpaden dienstjaar 2011 werd de Zwaluwenlaan volledig aangepakt samen met delen van de Nachtegalenlaan. Gezien alles rondom dit overblijvend stuk hersteld zal zijn, wordt voorgesteld om de resterende 420m² eveneens in dit dossier uit te voeren. In het kader van de opdracht “Onderhoud en heraanleg voetpaden 2015 - Deel 1 : delen Kwademeerslaan en Nachtegalenlaan” werd een bestek met nr. 15_17 opgesteld door het departement Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 43.653,56 euro excl. btw of 52.820,81 euro incl. 21% btw. Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (art. 26, § 1,1°a wet van 15 juni 2006). Dit gezien de aard van de bestelling (raming beneden de 85.000,00 euro) en gezien daardoor meerdere aannemers volgens keuze van het bestuur worden geraadpleegd waarbij onderhandeld kan worden over de voorwaarden van de opdracht met een of meer van hen. Deze gunningswijze biedt aan de Stad de meeste waarborgen betreffende prijsvorming en service. De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2015, op budgetcode 224007/020000-GGZ-GGZ 29 en de financiering gebeurt op de wijze zoals voorzien. Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het bestek, de raming en de gunningswijze goed te keuren. De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur gezien het ramingsbedrag op het investeringsbudget hoger is dan 8.500,00 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing art. 43 par. 2, 11° van het gemeentedecreet).
DEPARTEMENT FACILITY 8
Elektrische kasten wekelijkse markt Forestiersstadion. Goedkeuren bestek, raming (12.396,69 euro + 21 % btw) en gunningswijze.
Naar aanleiding van de komende werken in het stadscentrum zal de wekelijkse markt terug verplaatst worden naar de parking van het Forestiersstadion. Dit dossier heeft tot doel elektrische kasten te voorzien in de Stasegemsesteenweg op de site van het Forestiersstadion. Hierbij worden een aantal bestaande elektrische kasten en/of onderdelen hiervan op het Marktplein te Harelbeke gerecupereerd. De bestaande kasten op het Marktplein worden afgebroken. De werken worden geraamd op 12.396,69 euro excl. btw of 14.999,99 euro incl. 21 % btw.
De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur gezien het ramingsbedrag op het investeringsbudget hoger is dan 8.500,00 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing art. 43 par. 2, 11° van het gemeentedecreet).
9
Leveren en plaatsen van bijkomende containerunit school Hulste. Goedkeuren bestek, raming (15.700 euro + 21 % btw) en gunningswijze.
Voor de basisschool in Hulste is een bijkomende unit nodig naast de bestaande klascontainer. Deze moet dienen voor twee kleutertoiletten, extra bergruimte en bijkomende ruimte voor klasactiviteiten. In het kader van deze opdracht werd een bestek met nr. 861.2-A15/15 opgesteld door het departement facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 15.700,00 euro excl. btw of 18.997,00 euro incl. 21% btw. Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking gezien de aard van de bestelling (raming lager dan 85.000 euro) en gezien deze gunningswijze aan de stad de meeste waarborgen biedt betreffende prijsvorming en service. Door het vooraf selecteren van minimum drie aannemers speelt de concurrentie maar anderzijds blijft de zekerheid dat de aangeschreven aannemers over de nodige vakkennis en deskundigheid beschikken. De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur, gezien het ramingsbedrag op het investeringsbudget hoger is dan 8.500 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing art. 43 par 2, 11° van het gemeentedecreet). De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2015, op budgetcode 221000/080011-WOL-WOL 56.
10
Aankoop materieel Facility. Goedkeuren bestek, raming (10.289,26 euro + 21 % btw) en gunningswijze.
In het kader van de opdracht “Aankoop materieel Facility” werd een bestek opgesteld. Deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen: * Perceel 1 (Haspelwagen met open haspel + gesloten haspels), raming: 2.479,34 euro excl. btw of 3.000,00 euro incl. 21% btw - nieuwe aankoop – gebouwen * Perceel 2 (Handfreesmachine), raming: 413,22 euro excl. btw of 500,00 euro incl. 21% btw - nieuwe aankoop - gebouwen * Perceel 3 (Nietpistool), raming: 247,93 euro excl. btw of 300,00 euro incl. 21% btw nieuwe aankoop - gebouwen * Perceel 4 (Slijpschijf ), raming: 413,22 euro excl. btw of 500,00 euro incl. 21% btw nieuwe aankoop - wegenis * Perceel 5 (Container), raming: 3.305,79 euro excl. btw of 4.000,01 euro incl. 21% btw - vervanging - logistiek * Perceel 6 (Slijpschijf batterij), raming: 330,58 euro excl. btw of 400,00 euro incl. 21% btw - nieuwe aankoop - gebouwen/wegenis * Perceel 7 (Palletrek), raming: 1.446,28 euro excl. btw of 1.750,00 incl. euro 21% btw nieuwe aankoop - logistiek * Perceel 8 (Draagarmstelling), raming: 826,45 euro excl. btw of 1.000,00 euro incl. 21% btw - nieuwe aankoop - logistiek/groendienst
* Perceel 9 (Heftafel), raming: 826,45 euro excl. btw of 1.000,00 euro incl. 21% btw nieuwe aankoop - groen De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 10.289,26 euro excl. btw of 12.450,01 euro incl. 21% btw. Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2015, op budgetcode 230000/011920-BOD-BOD 57. De gemeenteraad is bevoegd nu het gaat om een bestek inzake een overheidsopdracht die niet opgenomen werd in het begrip dagelijks bestuur gezien het ramingsbedrag op het investeringsbudget hoger is dan 8.500,00 euro en het project niet nominatief in het budget is voorzien (toepassing art. 43 par. 2, 11° van het gemeentedecreet).
DEPARTEMENT MANAGEMENT EN PERSONEEL 11
Uniforme algemene politieverordening. Vierde wijziging. Reglement geveltuintjes.
In het beleidsplan van de stad is voorzien dat Harelbeke een levendig en aantrekkelijk stadscentrum wil creëren, waar bewoners fier op zijn en dat er maatregelen worden genomen om ademruimte te creëren in de dichte verstedelijkte delen van de stad. In het actieplan is voorzien dat er wordt gepoogd om natuur en groen in de stad te brengen en de belevingswaarde te verhogen. Een geveltuin, als het ware een verticale tuin, kadert perfect in deze doelstelling. Een geveltuin brengt vooreerst natuur en ecologie in de stad. Vogels en insecten vinden er voedsel, maken een nest of rusten er uit op doortocht. Geveltuinen verbeteren ook het klimaat en de luchtkwaliteit. In de zomer koelen planten de stad af. Dit effect is welkom, want stenen en asfalt absorberen veel zonlicht en maken de stad warmer. Planten produceren ook zuurstof en filteren fijn stof. Zo verbeteren ze de luchtkwaliteit. Gevelplanten beschermen ook huizen tegen weer en wind. In de winter zorgen stevige bladhoudende klimplanten ervoor dat de muur niet te sterk afkoelt. In de zomer houdt de geveltuin de muur koel. Verder bieden geveltuintjes ook esthetische voordelen. Ze maken niet alleen de straat mooier, ze geven ook een goed gevoel. Uitkijken op een groene omgeving is goed voor het humeur en de gezondheid. Met het voorliggende reglement wordt, via de aanpassing van de algemene politieverordening (APV), een toelating voorzien voor het aanleggen van geveltuinen mits het naleven van voorwaarden met betrekking tot o.a. de minimale vrije doorgang en het tijdelijk karakter. Er wordt geen vergunningsplicht ingevoerd. Indien men aan de voorwaarden van het reglement voldoet kan men na een eenvoudige voorafgaande melding een geveltuin aanleggen. Het voorgaande impliceert een wijziging van de APV waarbij: -
in art. 29 het begrippenkader van het bijzonder deel wordt aangevuld; in art. 50 van het algemeen deel een verwijzing naar de bijzondere bepaling ter zake, opgenomen in het bijzonder deel, wordt voorzien en de uitzondering op de
-
principiële vereiste tot voorafgaande en schriftelijke inname van openbaar domein wordt opgenomen; in het bijzonder deel in een nieuw art. 220bis de verordenende bepalingen inzake geveltuintjes worden opgenomen.
De jeugdraad heeft op 18.02.2015 gunstig advies uitgebracht. De milieuraad heeft op 22.01.2015 eveneens gunstig advies verleend mits de breedte van de geveltuin bij een voetpadbreedte tot 1,70 m. aan te passen aan de breedte van een klassiek voetpadtegel (30 cm.). Aan dit advies werd tegemoet gekomen. Het voorstel wordt besproken in de bevoegde raadscommissie. De gemeenteraad is bevoegd op grond van art. 43 par. 2, 2° GD en art. 119 NGW.
12
Gemeentelijk gebruiks-, tarief- en retributiereglement. Hervaststelling.
Het gemeentelijk retributiereglement werd in de gemeenteraadszitting van 18.11.2013 hervastgesteld met ingang van 01.01.2014 tot en met 31.12.2019. Bij beslissing van 19.05.2014 werd het gemeentelijk gebruiks-, tarief- en retributiereglement gewijzigd in functie van de herziening van het bibliotheekreglement. Het blijkt dat tal van bestaande tarieven en gebruiksmodaliteiten ten opzichte van de vorige versie van het reglement dienen te worden aangepast. Tevens worden een aantal rubrieken geschrapt (inzake compostvaten en beluchtingsstok, verkoop van rattenvergif en strooizout, alsook opdrachten en interventies en dringende medische hulpverlening door de brandweer – dit laatste wegens de overgang van de brandweerfunctie naar de brandweerzone Fluvia vanaf 01.01.2015). Er worden ook nieuwe rubrieken toegevoegd (gebruiks- en retributiereglement herbruikbare bekers, gebruiksvoorwaarden webshop Harelbeke, verhaal van kosten lastens de begunstigde voor bepaalde opdrachten van de brandweerzone). Een lijst met het overzicht van de wijzigingen wordt in het gemeenteraadsdossier opgenomen en is beschikbaar in het elektronisch dossier. De aanpassingen lijken het college billijk en evenredig ten opzichte van de door de stad geleverde prestaties. Het college stelt, ter wille van de leesbaarheid, de gemeenteraad voor het gemeentelijk gebruiks-, tarief- en retributiereglement her vast te stellen tot en met 31 december 2019 en daarbij alle aan te brengen wijzigingen te verwerken, uiteraard onder voorbehoud van tussentijdse aanpassingen. De advies- en inspraakregeling wordt nageleefd. De gemeenteraad is bevoegd bij toepassing van art. 43 par. 2, 2° van het gemeentedecreet.
13
IMOG (Intergemeentelijke Maatschappij voor Openbare Gezondheid ZuidWest-Vlaanderen). Bepalen mandaat vertegenwoordiging in de Algemene Vergadering van 19 mei 2015.
Op dinsdag 19.05.2015 vindt de algemene vergadering van IMOG plaats om 11 u. in de raadszaal van de afvalverwerkingsinstallatie, Kortrijksesteenweg 264 te 8530 Harelbeke. De agenda ziet eruit als volgt: 1. Verslag van de Raad van Bestuur. 2. Lezing van de jaarrekening per 31.12.2014. 3. Verslag van de Commissaris-Revisor. 4. Goedkeuren van de jaarrekening, afgesloten per 31.12.2014. 5. Kwijting aan de Bestuurders, commissaris-Revisor. 6. Goedkeuren van de toewijzing van het resultaat. 7. Aanzuiveren historische tekorten. 8. Statutaire benoemingen. 9. Huldiging medewerker met 25 en 35 jaar dienst. 10. Toelichting activiteiten 2014. 11. Varia. De gemeenteraad heeft in zitting van 18.11.2013 de heer Tijs Naert als vertegenwoordiger en de heer David Vandekerckhove als plaatsvervangend vertegenwoordiger aangesteld voor de duur van de legislatuur. Na bespreking en toelichting door schepen Inge Bossuyt, in de bevoegde raadscommissie van 14.04.2015 dient het mandaat van de vertegenwoordiging te worden bepaald. De gemeenteraad is bevoegd op grond van art. 43 par. 2, 5° van het gemeentedecreet en art. 44 het decreet van 6 juli 2001 betreffende de intergemeentelijke samenwerking. 14
WIV (West-Vlaamse Intercommunale Vliegveld Wevelgem-Bissegem). Bepalen mandaat vertegenwoordiging in de Algemene Vergadering van 19 mei 2015.
Op 25.03.2015 ontving de stad Harelbeke de uitnodiging tot de algemene vergadering van WIV (West-Vlaamse Intercommunale Vliegveld Wevelgem-Bissegem) die plaats vindt op 19.05.2015 om 19.00 u. in de Oude Schepenzaal op de eerste verdieping van het Stadhuis van Kortrijk, Grote Markt 54 te 8500 Kortrijk. De agenda ziet eruit als volgt: 1. Verslaggeving van de raad van bestuur aan de algemene vergadering over het dienstjaar 2014. 2. Bespreking en goedkeuring van de jaarrekening per 31 december 2014. 3. Verslag van de commissaris aan de algemene vergadering. 4. Kwijting van de bestuurders en de commissaris. 5. Varia. Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld het mandaat van de vertegenwoordiger en plaatsvervangende vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van WIV te bepalen van 19.05.2015. In zitting van de gemeenteraad van 18.11.2013 werd raadslid Alexander De Waele aangeduid als vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering van WIV, Marijke Ostyn, als plaatsvervangend vertegenwoordiger beiden voor de duur van de legislatuur.
In zitting van de gemeenteraad van 16.02.2015 werd Fleur De Buck aangesteld als vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering van WIV dit naar aanleiding van het ontslag van Alexander De Waele. Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld de effectieve vertegenwoordiger aan te stellen voor de rest van de legislatuur. Voor de plaatsvervanger, raadslid Marijke Ostyn, gebeurde dit reeds op 18.11.2013. Blijkens art. 44 van het decreet betreffende de intergemeentelijke samenwerking (DIS) moet het mandaat van de vertegenwoordiger in de algemene vergadering per algemene vergadering en buitengewone algemene vergadering steeds worden herhaald. Tot 01.05.2013 gold dit ook voor de aanstelling van de vertegenwoordigers. Het DIS werd echter gewijzigd door art. 8 van het D. van 18.01.2013 (B.S. van 15.02.2013) met ingang van 01.05.2013. Door deze wijziging wordt het weer mogelijk een vertegenwoordiger voor de duur van de legislatuur aan te stellen. Er wordt voorgesteld van deze mogelijkheid gebruik te maken en de aanstelling te laten lopen voor de duur van de legislatuur, behoudens uitdrukkelijke vervanging via gemeenteraadsbeslissing in de loop ervan en uiterlijk tot aan vervanging na de start van de volgende legislatuur. Na bespreking en toelichting door raadslid Patrick Claerhout in de bevoegde raadscommissie van 14.04.2015 dient thans het mandaat van de vertegenwoordiging te worden bepaald.
15
VZW De Poort. Aanstelling vertegenwoordiging in de Algemene Vergadering.
De gemeenteraad heeft in de gemeenteraadzitting van 19 januari 2015 zijn definitieve goedkeuring gehecht aan de samenwerkingsovereenkomst tussen de Stad Harelbeke, het OCMW en de vzw De Poort. Artikel 16 van de gecoördineerde statuten van De Poort vzw voorziet dat de stad via een vertegenwoordiger stemrecht heeft in de algemene vergadering. Het komt de gemeenteraad toe, voor de duur van de legislatuur en tot aan vervanging, een vertegenwoordiger en een plaatsvervangende vertegenwoordiger aan te stellen.
DEPARTEMENT FINANCIËN 16
Jaarrekening 2014 kerkfabrieken. Advies.
De rekeningen van de kerkfabrieken moesten voor 01.03.2015 ingediend worden bij het centraal kerkbestuur. Het centraal kerkbestuur heeft alle jaarrekeningen op 20.03.2015 ingediend bij de gemeenteoverheid en de provinciegouverneur. De gemeenteraad beschikt daaropvolgend over een termijn van 50 dagen om een advies uit te brengen. Ontbreekt dergelijk advies binnen die termijn dan is het advies gunstig. Na dat advies worden de rekeningen ter goedkeuring voorgelegd aan de provinciegouverneur. Volgende kerkfabrieken hebben hun dienstjaarrekening als volgt vastgesteld : St.-Salvator OLV-Koningin
Exploitatieoverschot Investeringsoverschot Exploitatieoverschot Investeringsoverschot/tekort
50.003,16 30.487,76 9.939,28 0,00
euro euro euro euro
St.- Jozef St.- Rita St.- Augustinus St.-Petrus Hulste St.-Amand Bavikhove
Exploitatieoverschot Investeringsoverschot/tekort Exploitatieoverschot Investeringstekort Exploitatieoverschot Investeringsoverschot Exploitatieoverschot Investeringsoverschot/tekort Exploitatieoverschot Investeringstekort
16.840,97 0,00 7.554,60 -329,81 15.097,98 1.929,31 50.785,16 0,00 78.900,02 -33.797,68
euro euro euro euro euro euro euro euro euro euro
Er wordt voorgesteld de voorgelegde rekeningen gunstig te adviseren. De gemeenteraad is bevoegd ingevolge art. 55 van het decreet van 07.05.2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten.
17
Wijziging grenzen parochies St-Augustinus Harelbeke en St-Jan Baptist Kortrijk. Advies.
In zijn brief van 20 maart 2015 vraagt de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding het advies van de gemeenteraad van de stad Harelbeke betreffende de aanvraag tot wijziging grenzen parochie Sint-Augustinus te Harelbeke en parochie Sint-Jan Baptist te Kortrijk. Het gedeelte van de parochie Sint-Augustinus, thans gelegen op het grondgebied van de stad Kortrijk, zou worden toegevoegd aan de parochie Sint-Jan Baptist te Kortrijk. De gemeenteraad wordt geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht wanneer de gemeenteraad zijn advies niet binnen een termijn van vier maanden na dit verzoek heeft bezorgd aan de Vlaamse Regering. Het college stelt voor gunstig te adviseren. Men is van oordeel dat niets zich verzet tegen een gunstig advies, wel integendeel. De samenvoeging brengt een administratieve vereenvoudiging met zich mee, dient het financieel belang van de stad en stelt een einde aan een situatie die al sinds de fusie van gemeenten van 01.01.1977 bestaat en aanleiding gaf tot o.m. dubbele administratieve procedures. De gemeenteraad is bevoegd op grond van artikel 7/5 §2 van het besluit van de Vlaamse Regering van 30.09.2005 houdende vaststelling van de criteria voor de erkenning van de plaatselijke kerk- en geloofsgemeenschappen van de erkende erediensten.
18
Wijziging grenzen parochies St-Pieter Kuurne en St-Amandus Bavikhove. Advies.
In zijn brief van 20 maart 2015 vraagt de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding het advies van de gemeenteraad van de stad Harelbeke betreffende de aanvraag tot wijziging grenzen parochie St-Pieter Kuurne en parochie St-Amandus te Bavikhove. Het gedeelte van de parochie St-Pieter Kuurne, thans gelegen op het grondgebied van de stad Harelbeke, zou worden toegevoegd aan de parochie St-Amandus te Bavikhove. De gemeenteraad wordt geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht wanneer de gemeenteraad zijn advies niet binnen een termijn van vier maanden na dit verzoek heeft bezorgd aan de Vlaamse Regering. Het college stelt voor gunstig te adviseren. Men is van oordeel dat niets zich verzet tegen een gunstig advies, wel integendeel. De samenvoeging brengt een administratieve vereenvoudiging met zich mee.
De gemeenteraad is bevoegd op grond van artikel 7/5 §2 van het besluit van de Vlaamse Regering van 30.09.2005 houdende vaststelling van de criteria voor de erkenning van de plaatselijke kerk- en geloofsgemeenschappen van de erkende erediensten.
19
Wijziging grenzen parochies St-Rita Harelbeke en OLV Kortrijk. Advies.
In zijn brief van 20 maart 2015 vraagt de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding het advies van de gemeenteraad van de stad Harelbeke betreffende de aanvraag tot wijziging grenzen parochie St-Rita te Harelbeke en parochie OLV te Kortrijk. Het gedeelte van de parochie St-Rita, thans gelegen op het grondgebied van de stad Kortrijk, zou worden toegevoegd aan de parochie OLV te Kortrijk. De gemeenteraad wordt geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht wanneer de gemeenteraad zijn advies niet binnen een termijn van vier maanden na dit verzoek heeft bezorgd aan de Vlaamse Regering. Het college stelt voor gunstig te adviseren. Men is van oordeel dat niets zich verzet tegen een gunstig advies, wel integendeel. De samenvoeging brengt een administratieve vereenvoudiging met zich mee, dient het financieel belang van de stad en stelt een einde aan een situatie die al sinds de fusie van gemeenten van 01.01.1977 bestaat en aanleiding gaf tot o.m. dubbele administratieve procedures. De gemeenteraad is bevoegd op grond van artikel 7/5 §2 van het besluit van de Vlaamse Regering van 30.09.2005 houdende vaststelling van de criteria voor de erkenning van de plaatselijke kerk- en geloofsgemeenschappen van de erkende erediensten.
DEPARTEMENT VRIJE TIJD 20
Afsluiten overeenkomst met vzw IBBA.
Van 09.05 tot 15.05.2015 wordt voor de tweede keer de International Belgian Brass Academy (afgekort IBBA) georganiseerd in CC het SPOOR te Harelbeke. Het IBBA-festival zet de koperblazers centraal en dit zowel door een aantal concerten met internationaal gerenommeerde artiesten en bands als door de organisatie van masterclasses voor leerlingen en studenten. Het stadsbestuur wenst de organisatie van dit cultureel evenement financieel, inhoudelijk en praktisch te ondersteunen en kiest er hiertoe voor om de diverse afspraken met de organisatoren vast te leggen in een schriftelijke overeenkomst. In het budget 2015 is een bedrag van 20.000 euro opgenomen als financiële ondersteuning van IBBA 2015 via BI 070500 AR 649300. De cultuurraad formuleerde op maandag 26.01.2015 jl. een positief advies m.b.t. de modaliteiten van deze overeenkomst. De organisatie van het tweede IBBA-festival is in handen van de recent opgerichte vzw IBBA, wiens statuten en samenstelling op 19.01.2015 neergelegd werden op de griffie van de rechtbank van koophandel en op 20.02.2015 gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad.
21
Overeenkomst tot het bouwen van jeugdlokalen op grond eigendom van de stad en concessieovereenkomst voor jeugdlokalen eigendom van de stad. Goedkeuren contractuele voorwaarden.
Voor jeugdverenigingen is het belangrijk over eigen lokalen te kunnen beschikken waar de activiteiten georganiseerd kunnen worden, hetzij lokalen die men in eigendom heeft of waarop men een gebruiksrecht heeft. Op 17.07.2006 keurde de gemeenteraad de contractuele voorwaarden goed, waardoor het college van burgemeester en schepenen met elke vereniging een overeenkomst kan afsluiten voor ofwel het bouwen van jeugdlokalen op grond eigendom van de stad ofwel een concessieovereenkomst kan afsluiten voor jeugdlokalen eigendom van de stad. Een aantal jeugdverenigingen zijn vragende partij om hun gebouwen – naast het gebruik voor de eigen werking – ook te kunnen verhuren in functie van jeugdtoerisme. Daarvoor werden verschillende zaken naar veiligheid en voorwaarden besproken in verschillende bijeenkomsten. De jeugdraad gaf een positief advies op onderstaand voorstel op 21.02.2015. Het college van burgemeester en schepenen ging op 17.06.2014 akkoord om aan jeugdverenigingen de toelating te geven om jeugdlokalen te verhuren in functie van jeugdtoerisme. Er wordt voorgesteld om de contractuele voorwaarden aan te passen, zodat de verhuur van de jeugdlokalen mogelijk wordt onder een aantal voorwaarden. Voor bestaande lopende overeenkomsten wordt voorgesteld om het toevoegen van een bijakte mogelijk te maken, waarin dezelfde voorwaarden worden opgenomen. Concreet gaat het om volgende voorwaarden:
Er zijn geen stedenbouwkundige bezwaren voor het verhuren van de jeugdlokalen. Elk verhuur van de lokalen wordt via de Jeugddienst gemeld aan de stad. De Jeugddienst brengt de vereniging op de hoogte van de werkwijze waarop de verhuur moet gemeld worden. Er is een brandveiligheidsattest voor de lokalen. Dit attest wordt door de burgemeester uitgereikt en is 5 jaar geldig. Voor het einde van de geldigheid van het attest, dient een nieuw attest aangevraagd te worden. Zonder geldig attest wordt geen verhuur toegestaan. Pictogrammen, vluchtwegen, evacuatieplannen, branddetectie, blusmiddelen… dienen aanwezig te zijn. Per 15 personen is er minstens één toilet aanwezig (overdekt, met stromend water, verlicht en verlucht). In de slaapruimtes is één rookdetector per slaapruimte verplicht. Vanuit de slaapruimtes dient een vluchtweg voorzien van minimum 0,80m breed. De slaapruimtes kunnen verlucht worden. De capaciteit van de slaapruimtes wordt bepaald à ratio 4m³ per persoon. De vereniging sluit de nodige verzekeringen af. Er wordt een standaard verhuurovereenkomst opgesteld en een huishoudelijk reglement opgesteld voor verhuur door de vereniging. Deze standaarddocumenten worden via de Jeugddienst aan de stad bezorgd. Voor elke verhuur wordt een verhuurovereenkomst opgesteld en wordt het huishoudelijk reglement door de huurder getekend.
De gemeenteraad is bevoegd op grond van artikel 43 par. 2, 2° en 57 par. 3, 1° van het gemeentedecreet.
DEPARTEMENT MANAGEMENT EN PERSONEEL 22
Vragenkwartiertje.
