Gemeentelijke huisvesting. gemeente Bloemendaal. Postbus AE OVERVEEN. de heer W. van der Vliet. gemeente Bloemendaal

: GEMEENTE BLOEMENDAAL Postbus 201 2050AE OVERVEEN

Contactpersonen

: de heer T. van der Wees de heer W. van der Vliet

Project Betreft Datum Status

: 3252 - Gemeentelijke huisvesting gemeente Bloemendaal : Programma van eisen : 16 december 2010 : Concept

Kenmerk Aantal pagina's

: 3252/2010 10187/pl : 43

3252 - Gemeentelijke huisvesting gemeente Bloemendaal

Opdrachtgever

INHOUDSOPGAVE 1

INLEIDING ............................................................................................. 5

1.01 1.02 1.03 1.04 1.05 1.06 2

3

4

5

6

GESCHIEDENIS PROJECT ......................................................................................... 5 AANLEIDING EN VRAAGSTELLING ............................................................................. 5 HERHUISVESTINGSTUDIE EN RAADSBESLUIT .............................................................. 6 DOEL VAN DIT PROGRAMMA VAN EISEN ................................................................... 6 LEESWIJZER ......................................................................................................... 6 DOCUMENTVERSIE ............................................................................................... 7 ORGANISATIE GEMEENTE BLOEMENDAAL .............................................. 8 2.01 MISSIE EN VISIE VAN DE GEMEENTE BLOEMENDAAL ................................................... 8 2.02 DE ORGANISATIE .................................................................................................. 8 2.03 DOEL VAN HET GEBOUW ....................................................................................... 9 2.04 DUURZAAMHEID ................................................................................................10 RANDVOORWAARDEN NIEUWE HUISVESTING ..................................... 11 3.01 VOORWAARDEN MET BETREKKING TOT ENERGIEVERBRUIK ........................................11 3.02 VOORWAARDEN MET BETREKKING TOT ONDERHOUD EN REINIGING ............................11 3.03 VOORWAARDEN MET BETREKKING TOT MILIEUASPECTEN EN DUURZAAMHEID ..............11 3.04 BEHOUD KARAKTERISTIEKE ELEMENTEN HUIDIGE GEBOUW ........................................11 3.05 MULTIFUNCTIONEEL GEBRUIK ..............................................................................11 3.06 WET‐ EN REGELGEVING .......................................................................................12 DIENSTVERLENINGS- EN WERKPLEKCONCEPT ..................................... 13 4.01 HET DIENSTVERLENINGSCONCEPT .........................................................................13 4.01.1 Overheidsloket 2015: Antwoord© ......................................... 13 4.01.2 Bloemendaal heeft Antwoord©............................................... 13 4.01.3 Het dienstverleningsconcept voor het nieuwe gemeentehuis ...... 14 4.02 WERKPLEKCONCEPT ACTIVITEIT GERELATEERD WERKEN ...........................................14 4.02.1 Te huisvesten organisatie ...................................................... 15 4.02.2 Randvoorwaarden ................................................................ 16 4.02.3 Werkplektypen ..................................................................... 16 4.02.4 Uitstraling kantooromgeving .................................................. 17 KWANTITATIEVE RUIMTELIJKE EISEN ................................................. 18 5.01 FRONTOFFICE/PUBLIEKSCENTRUM ........................................................................18 5.02 NORMOPPERVLAKTEN WERKPLEKKEN ....................................................................18 5.03 SEMI PUBLIEKE RUIMTEN .....................................................................................19 5.04 FACILITAIRE RUIMTEN .........................................................................................19 5.05 TOTAAL OVERZICHT RUIMTEBEHOEFTE ...................................................................19 FUNCTIONELE EISEN OP RUIMTENIVEAU ............................................. 20 6.01 PUBLIEKSCENTRUM ............................................................................................20 6.01.1 Centrale publiekshal ............................................................. 20 6.02 BESTUURLIJKE RUIMTEN ......................................................................................20 6.02.1 Raadzaal ............................................................................. 20 6.02.2 Burgerzaal ........................................................................... 20

3252 - Gemeentelijke huisvesting gemeente Bloemendaal – CONCEPT 16 december 2010

2 / 47

6.02.3 6.02.4 6.02.5 6.02.6 6.02.7 6.02.8 6.02.9

7

8

9

10

11

Trouwzaal............................................................................ 21 Multifunctionele vergaderruimten ........................................... 21 Rampencentrum ................................................................... 21 B&W kamer ......................................................................... 22 Leeskamer raadsleden .......................................................... 22 Magazijnruimte voor stoelen en apparatuur ............................. 22 Toiletgroep .......................................................................... 22

6.03 FACILITAIRE RUIMTEN .........................................................................................22 6.04 MAGAZIJNEN EN OPSLAG ....................................................................................24 6.05 BUITENRUIMTE ..................................................................................................24 TOEGANKELIJKHEID GEMEENTEHUIS ................................................... 25 7.01 VERKEERSTROMEN EN ENTREES ............................................................................25 7.02 TOEGANKELIJKHEIDSZONES ..................................................................................26 7.03 TOEGANKELIJKHEID MINDER VALIDEN ....................................................................27 7.04 OVERIGE TOEGANKELIJKHEIDSEISEN.......................................................................27 7.05 BEWEGWIJZERING, NAAMSAANDUIDING EN INFORMATIEBORDEN ..............................27 7.06 VEILIGHEID .......................................................................................................27 BOUWFYSISCHE EISEN ........................................................................ 29 8.01 ALGEMEEN .......................................................................................................29 8.02 THERMISCH COMFORT ........................................................................................29 8.03 LUCHTKWALITEIT ...............................................................................................30 8.04 RELATIEVE VOCHTIGHEID .....................................................................................30 8.05 LUCHTZUIVERHEID..............................................................................................31 8.06 VISUEEL COMFORT .............................................................................................31 8.07 AKOESTISCH COMFORT .......................................................................................32 8.08 SPECIFIEKE VOORZIENINGEN ................................................................................33 BOUWKUNDIGE KWALITEITEN ............................................................. 34 9.01 ALGEMENE EISEN ...............................................................................................34 9.02 FLEXIBILITEIT .....................................................................................................34 9.03 GEVELS ............................................................................................................34 9.04 ENTREEVOORZIENINGEN .....................................................................................35 9.05 DRAAGCONSTRUCTIE ..........................................................................................35 9.06 DAK .................................................................................................................35 9.07 VLOEREN, WANDEN EN PLAFONDS ........................................................................35 9.08 SPECIFIEKE VOORZIENINGEN ................................................................................36 WERKTUIGBOUWKUNDIGE INSTALLATIES ........................................... 37 10.01 KLIMAATINSTALLATIE ..........................................................................................37 10.02 WATERINSTALLATIES ..........................................................................................37 10.03 WATERAFVOER ..................................................................................................38 10.04 REGELINSTALLATIE .............................................................................................38 ELEKTROTECHNISCHE INSTALLATIES .................................................. 39 11.01 VOEDING/ENERGIEVERDELING .............................................................................39


3 / 47

12

13

11.02 KRACHTSTROOM ................................................................................................39 11.03 NOODSTROOM ..................................................................................................39 11.04 BLIKSEMBEVEILIGING EN POTENTIAALVEREFFENING ..................................................40 BEVEILIGINGSINSTALLATIES .............................................................. 41 12.01 TOEGANGSBEVEILIGING .......................................................................................41 12.02 INBRAAKBEVEILIGING ..........................................................................................41 12.03 BRANDBEVEILIGING ............................................................................................41 12.04 OVERIGE BEVEILIGINGSVOORZIENINGEN .................................................................42 OVERIGE INSTALLATIES ...................................................................... 43 13.01 TRANSPORTINSTALLATIES ....................................................................................43 13.02 GLAZENWASINSTALLATIE .....................................................................................43 13.03 ZONWERINGINSTALLATIE .....................................................................................43

Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1: 2: 3: 4:

Vigerende weten regelgeving Bloemendaalse manier van werken Ruimtebehoeftestaat Programma van eisen publiekscentrum


4 / 47

1

INLEIDING

1.01

Geschiedenis project De gemeente Bloemendaal en Bennebroek zijn per 1 januari 2009 gefuseerd en verder gegaan onder de naam Bloemendaal. De gemeente Bloemendaal bestaat nu uit de volgende vijf kernen: Bloemendaal, Overveen, Aerdenhout, Vogelenzang en Bennebroek.

Afbeelding 1: Huidige locatie gemeentehuis Bloemendaal Voor deze fusie heeft de gemeente vanaf 2008 laten onderzoeken hoe de gefuseerde organisatie het beste kan worden gehuisvest in de bestaande gebouwen. Dit onderzoek heeft geresulteerd in twee scenario’s voor een tijdelijke oplossing binnen de bestaande gebouwen. Tevens is geconcludeerd dat beide scenario’s niet bestendig zouden zijn voor de lange termijn. Hiervoor zijn de huidige gebouwen te gedateerd en ze voldoen niet aan de huidige weten regelgeving. Deze inzichten hebben ertoe geleid om niet te opteren voor een snelle en tijdelijke oplossing, maar een nieuwe koers te varen van ingrijpend renoveren en uitbreiden van het gemeentehuis aan de Bloemendaalseweg te Overveen en zo een duurzame centrale huisvesting voor de lange termijn te realiseren. 1.02

Aanleiding en vraagstelling Momenteel is de gemeente Bloemendaal gehuisvest op drie verschillende locaties. Deze huisvesting is niet duurzaam, klantgericht en efficiënt. De gemeente Bloemendaal streeft naar een betere dienstverlening, een efficiëntere bedrijfsvoering en hoge mate van duurzaamheid (tevens verwoord in collegeprogramma 2009-2014: Bloemendaal Duurzaam en Vitaal). Deze ambities moeten tot uiting komen in een centrale huisvesting van alle kantoor- en publieksfuncties (behalve de gemeentewerf,


5 / 47

milieustraat en de buitendienst) door renovatie, herinrichting en uitbreiding van het bestaande gebouw (het huidige gemeentehuis aan de Bloemendaalseweg 158). Dit programma van eisen is de vertaling van de behoefte, wensen, eisen en verwachtingen van de gemeente Bloemendaal en dient als toetsingskader voor de diverse stadia tijdens het ontwerpproces. 1.03

Herhuisvestingstudie en raadsbesluit Voorafgaand aan de het opstellen van dit definitieve programma van eisen is aan de gemeenteraad van Bloemendaal ter besluitvorming een huisvestingstudie voorgelegd. Op basis van deze huisvestingstudie heeft de gemeenteraad op 1 juli 2010 de volgende uitgangspunten voor de verdere uitwerking van dit programma van eisen en het ontwerp als kaders gesteld: • Zoveel als mogelijk het bestaande gemeentehuis renoveren en herinrichting en waar nodig uitbreiden om te kunnen voorzien in de totale ruimtebehoefte; • Het multifunctionele gebruik van het gemeentehuis versterken (‘gemeentehuis als gemeenschapshuis’) en daartoe de vrije ruimte in de bestaande burgerzaal behouden; • Streven naar een energiezuinig gebouw met een duurzaamheidniveau van GPR 8; • Het publiekscentrum op grond van het dienstverleningsconcept klanten toekomstgericht realiseren, als uitbreiding van het bestaande gemeentehuis; • Op de ruimtebehoefte van kantoren besparen en een kwaliteitswinst behalen door activiteit gerelateerd werken met flexibele werkplekken; • Hierbij een flexfactor van 0,7 hanteren en de exacte bezettingsgraad nader bepalen door een bezettingsgraadmeting en een activiteitenanalyse; • Door de investering in centrale huisvesting een besparing in de exploitatiebegroting realiseren (kapitaallasten, onderhoud en energie) ten opzichte van het aanvullend uitgewerkte nulscenario waarbij wordt uitgegaan van behoud van de huidige huisvestingssituatie.

1.04

Doel van dit programma van eisen Het programma van eisen is in opdracht van de gemeenteraad uitgewerkt. De doelstelling van het programma van eisen is om de functionele, ruimtelijke en kwalitatieve uitgangspunten voor de nieuwe huisvesting voor de gemeente Bloemendaal te beschrijven. Het programma van eisen is het document op basis waarvan architect en adviseurs het ontwerp kunnen gaan maken. Het programma van eisen moet vervolgens als toetsingsinstrument worden gebruikt ten aanzien van het ontwerp.

1.05

Leeswijzer Dit programma van eisen beschrijft achtereenvolgens: • Hoofdstuk 2: De organisatie van de gemeente Bloemendaal. Dit hoofdstuk omschrijft de te huisvesten organisatie van de gemeente Bloemendaal. • Hoofdstuk 3: Randvoorwaarden voor de nieuwe huisvesting. Dit hoofdstuk beschrijft o.a. de randvoorwaarden op het gebied van duurzaamheid, onderhoud, multifunctionaliteit en het behoud van karakteristieke waarden van de oudbouw.


6 / 47

•

•

•

•

Hoofdstuk 4: Dienstverlenings- en werkplekconcept. In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten voor het dienstverlenings- en werkplekconcept voor de nieuwe huisvesting omschreven. Hoofdstuk 5: Kwantitatieve ruimtelijke eisen. In dit hoofdstuk wordt de ruimtelijke behoefte voor de nieuwe huisvesting weergegeven. Hierbij wordt ook omschreven waarop deze ruimtelijke behoeften gebaseerd zijn. Hoofdstuk 6: Functionele eisen op ruimteniveau. In dit hoofdstuk worden de te huisvesten ruimten functioneel omschreven. Hierbij gaat het om alle ruimten van de nieuwe huisvesting zoals de raad- en trouwzaal, maar ook alle facilitaire ruimten. Hoofdstuk 7: Toegankelijkheid. In dit hoofdstuk wordt omschreven welke gebouwdelen voor welke doelgroepen toegankelijk zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de verkeersstromen en de diverse te realiseren entrees.

In de navolgende hoofdstukken worden de bouwkundige en technische eisen voor de nieuwe huisvesting omschreven.

1.06

Documentversie Dit programma van eisen is versie 1, status concept.


7 / 47

2

ORGANISATIE GEMEENTE BLOEMENDAAL

2.01

Missie en visie van de gemeente Bloemendaal Voor de gemeente Bloemendaal is de visie op de organisatie en haar ontwikkelingen onlosmakelijk verbonden met haar huisvesting. De visie op dienstverlening, organisatiecultuur, werkomgeving, duurzaamheid en een efficiënte organisatie is leidend voor de huisvesting. De missie en visie op het project is weergegeven in het collegeprogramma en luidt: “Wij staan voor een moderne, vraaggerichte gemeentelijke organisatie. Efficiëntie, duurzame huisvesting en een centraal publiekscentrum zien wij hierbij als randvoorwaarden.” “Wij bezien de huisvesting van de gemeentelijke organisatie vanuit het oogpunt van een betere dienstverlening, een efficiëntere bedrijfsvoering en een meer duurzame huisvestingssituatie.”

2.02

De organisatie De te huisvesten organisatie bestaat uit: • De bestuurlijke organisatie, te weten: de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders (college van B&W); • De ambtelijke organisatie onder leiding van de gemeentesecretaris. Het algemeen bestuur bestaat, gezien het inwonersaantal van 22.000, uit 19 raadsleden onder voorzitterschap van de burgemeester. De raad wordt ondersteund door de raadsgriffier. Het dagelijks bestuur bestaat uit het college van burgemeester en 3 wethouders en wordt ondersteund door de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris geeft samen met de afdelingshoofden leiding aan de ambtelijke organisatie. Deze bestaat uit de volgende afdelingen: gemeentewerken, bouwen & wonen, publiekszaken, financiële & facilitaire zaken, bedrijfsbureau en de Gemeentelijke Belastingdienst Kennemerland Zuid (GBKZ). De diverse teams hebben geen teamleider.


8 / 47

Organogram gemeente Bloemendaal De te huisvesten organisatie bestaat uit circa 170 medewerkers. De nieuwe huisvestingssituatie dient flexibiliteit te waarborgen om mogelijke groei en krimp van de organisatie op te vangen. Aspecten die hierbij een rol spelen zijn een toenemende decentralisatie van taken naar de gemeente, intergemeentelijke samenwerking, deelname aan Seats2Share, plekken voor tijdelijke externe adviseurs en stagiaires. In de onderstaande tabel worden de normale gebruikerstijden van het gemeentehuis weergegeven. Functie Frontoffice/publiekscentrum Backoffice incl. bestuur Raads- en vergadercentrum Burgerzaal/trouwzaal Bedrijfsrestaurant

2.03

Werkdagen 07.00 uur tot 18.00 uur Beperkte avondopenstelling 07.00 uur tot 19.00 uur 07.00 uur tot 23.00 uur 07.00 uur tot 23.00 uur 07.00 uur tot 18.00 uur

Overige

Zaterdag Afhankelijk van gelegenheden

Doel van het gebouw De gemeente Bloemendaal is momenteel decentraal gehuisvest. De nieuwe, centrale en functionele huisvesting moet bijdragen aan het verbeteren van de communicatie, samenwerking en het bevorderen van de ontmoeting van de medewerkers van de gemeente Bloemendaal. Ook moet het gebouw voor de medewerkers aantrekkelijk zijn om in te werken en te verblijven. Tevens zal het gebouw het ontwikkelde werkplek- en dienstverleningsconcept optimaal moeten ondersteunen.


9 / 47

2.04

Duurzaamheid De gemeente Bloemendaal heeft hoge ambities op het gebied van duurzaamheid, zeker voor de eigen huisvesting. Zij wil mensen inspireren om hun verantwoordelijkheid voor het milieu te nemen en de nieuwe huisvesting is de kans om hierin een voorbeeldrol te vervullen. Om deze voorbeeldrol daadwerkelijk navolging te laten vinden is het noodzaak dat de gekozen maatregelen realistisch zijn. Duurzaamheid uit zich ook in kwaliteiten als onderhoudsarm, flexibiliteit en comfort. De uitdrukkelijke wens is om in ieder geval ook enkele ‘zichtbare’ maatregelen op het gebied van milieu te nemen. Hiermee wordt invulling gegeven aan de voorbeeldrol die de gemeente wil vervullen. In het collegeprogramma 2009 – 2014 van de gemeente Bloemendaal is over duurzaamheid in relatie tot de huisvesting het volgende speerpunt opgenomen: “Een voorbeeldrol voor de gemeente door het eigen energieverbruik te verminderen en het realiseren van duurzame nieuwe huisvesting van alle gemeentelijke diensten op de huidige locatie in Overveen.”


10 / 47

3

RANDVOORWAARDEN NIEUWE HUISVESTING

3.01

Voorwaarden met betrekking tot energieverbruik Het energieverbruik van de nieuwe huisvesting wordt getoetst op basis van de Gemeentelijke Prestatie Richtlijn (GPR). Voor de nieuwe huisvesting wordt gestreefd naar een GPR score van 8. Het gebruik van de juiste installaties en materialen zal moeten leiden tot het behalen van deze score.

3.02

Voorwaarden met betrekking tot onderhoud en reiniging Bij het ontwerp, de detaillering en de toegepaste materialen dient extra aandacht besteed te worden aan het onderhoudsaspect. Het exterieur en het interieur moeten vandaalbestendig, onderhoudsarm en eenvoudig te reinigen te zijn. Bij het ontwerp dient zoveel mogelijk gebruik gemaakt te worden van onderhoudsarme, duurzame, milieuvriendelijke en molestbestendige materialen. Dit om het technische onderhoud en het schoonmaak onderhoud te reduceren.

3.03

Voorwaarden met betrekking tot milieuaspecten en duurzaamheid De gemeente Bloemendaal hecht veel waarde aan Duurzaam Bouwen. Hierbij moet gedacht worden aan duurzaam materiaalgebruik, reductie van het gebruik van energie en water, beperken van afvalstromen, comfort en zuiverheid van lucht. Het huidige ambitieniveau van de gemeente Bloemendaal is om een GPR 8 score te bereiken. Om in de toekomst een hoger ambitieniveau te behalen is het wenselijk om het gebouw hier op voor te bereiden. Zo kan men denken om reeds voorzieningen te treffen om gebruik te maken van zonne-energie wanneer dit in de toekomst rendabel wordt. Tevens moet er sprake zijn van bewezen technieken. De uitdrukkelijke wens is om in ieder geval ook enkele ‘zichtbare’ maatregelen op het gebied van milieu te nemen. Hiermee wordt invulling gegeven aan de voorbeeldrol die de gemeente wil vervullen.

3.04

Behoud karakteristieke elementen huidige gebouw Normaal gesproken beschrijft het programma van eisen de wens-situatie zonder rekening te houden met randvoorwaarden als hergebruik van een bestaand gebouw. Omdat de Raad al besloten heeft om het bestaande gemeentehuis te behouden, is het echter zinvol om de waardevolle en karakteristieke elementen te benoemen. Deze elementen moeten waar mogelijk behouden blijven: • De huidige façade; • De burgerzaal inclusief rondgang; • De trap in de burgerzaal.

3.05

Multifunctioneel gebruik Het gemeentehuis kent een aantal specifieke ruimten die niet intensief gebruikt worden. Om de ruimtebehoefte te reduceren is multifunctioneel ruimtegebruik een nadrukkelijk streven. Een voorbeeld hiervan zou kunnen zijn om de burgerzaal en de


11 / 47

raadzaal te combineren. De architect zal hier een definitieve invulling aan moeten geven.

3.06

Wet- en regelgeving Vigerende weten regelgeving is van toepassing op de nieuwe huisvesting. Een overzicht hiervan is opgenomen in de bijlage1.

1

Zie bijlage 1


12 / 47

4

DIENSTVERLENINGS- EN WERKPLEKCONCEPT Dit hoofdstuk beschrijft op hoofdlijnen de concepten ten aanzien van dienstverlening en de huisvesting van de ambtelijke organisatie.

4.01

Het dienstverleningsconcept Een belangrijk speerpunt voor de nieuwe huisvesting is de verdere ontwikkeling en verbetering van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers. Hierbij houdt de gemeente nadrukkelijk rekening met de landelijke ontwikkelingen op het gebied van de overheidsdienstverlening. De ambities voor de verbetering en modernisering van de dienstverlening heeft Bloemendaal verwoord in het dienstverleningsconcept en bijbehorend uitvoeringsprogramma. Deze ambities bieden een belangrijke aanleiding voor de vernieuwde centrale huisvesting, en in het bijzonder voor een nieuw, centraal publiekscentrum. In het collegeprogramma 2009-2014 is met betrekking tot de huisvesting voor dienstverlening het volgende speerpunt opgenomen: “Verbetering van de toegankelijkheid van de gemeentelijke organisatie, onder andere door adequate huisvesting in één publiekscentrum”. Deze paragraaf geeft beknopt weer wat de ambities in dienstverlening betekenen voor de gemeentelijke huisvesting, en in het bijzonder de front office: het publiekscentrum. Het uitgebreide programma van eisen voor het nieuwe publiekscentrum is als bijlage toegevoegd aan dit document.

4.01.1

Overheidsloket 2015: Antwoord© In 2015 moet het ‘overheidsloket 2015: Antwoord’ zijn ingevoerd. Kenmerken hiervan zijn: • Gemeenten als voorportaal voor alle overheden (rijk, provincie, waterschappen en gemeente); • Gezamenlijk servicecenter. Doelstelling is dat in 2015 het Gemeentelijke Klant Contact Centrum (KCC), het Bloemendaalse publiekscentrum, een herkenbare ingang is voor alle vragen aan de overheid: • Burgers, bedrijven en instellingen kunnen nagenoeg voor alle overheidsvragen, producten en diensten bij de gemeente terecht; • Het KCC wordt een herkenbare ingang voor de hele overheid, beantwoordt vragen, zet aanvragen in gang, draagt vragen over aan de 2e lijn en/of verwijst door naar de verantwoordelijke overheidsorganisatie.

4.01.2

Bloemendaal heeft Antwoord© De gemeente wil de nieuwe huisvesting gebruiken om de noodzakelijke veranderingen op het gebied van dienstverlening, zoals genoemd, tot stand te brengen. Hiervoor is het dienstverleningsconcept ontwikkeld waarin de doelen en ambities van concept Antwoord leidend zijn. De realisatie van de ambities is als apart programma vormgegeven. De gemeente gaat er met dit programma vanuit dat het dienstverleningsconcept in 2015 geheel is ingevoerd.


13 / 47

4.01.3

Het dienstverleningsconcept voor het nieuwe gemeentehuis Het dienstverleningsconcept gaat ervan uit dat de klant op één centraal punt wordt ontvangen. In de huidige huisvesting is de dienstverlening versnipperd over de diverse locaties. In het nieuwe publiekscentrum is de publieksbalie het eerste contactpunt voor alle dienstverlening. Hier wordt informatie verstrekt, de ontvangst- en receptiefunctie is hier belegd en bepaalde inhoudelijke, maar kort durende en relatief eenvoudige, processtappen kunnen worden gedaan. Bijvoorbeeld de intake of het afhalen van een product. De publieksbalie is de eerste lijn in klantcontact. De publieksbalie zorgt tevens voor een goede klantbegeleiding naar de loketten en spreekkamers voor langer durende of complexere klantcontacten. De loketten en spreekkamers (en informele contactpunten) vormen de tweede lijn. Kenmerken van het publiekscentrum • Eén fysieke toegang voor iedereen. Dit vergroot de eenvoud van de logistiek en geeft een goed overzicht in de gehele publiekshal; • Ontvangstpunt in de hal; de publieksbalie is het eerste contact voor alle bezoekers. De bezoeker moet als vanzelfsprekend worden geleid naar dit punt. • Vanuit deze publieksbalie wordt de korte vraag direct afgehandeld, complexe (aan)vragen worden doorverwezen naar een van de loketten of spreekkamers in de tweede lijn. Bezoekers die een afspraak hebben met een medewerker of een lid van het College worden ook aan deze balie ontvangen; • Andere ingangen: telefonisch, post en digitaal via internet; • Telefoon en ontvangstbalie zijn volledig gescheiden; de telefoonpost is buiten de hal gepositioneerd; • Alle fysieke klantcontacten vinden binnen het publiekscentrum plaats; de spreekkamers en loketten bevinden zich op een klantvriendelijke plek. Ondanks dat we uitgaan van één backoffice waarbij elke medewerker de vrijheid heeft in de keuze van zijn of haar werkplek (zie volgende paragraaf) zijn er enkele teams die dusdanig publiek gerelateerd zijn dat ze fysiek gekoppeld worden aan het publiekscentrum. Het relatieschema wordt opgenomen in het programma van eisen voor het werkplekconcept. Het valt te verwachten dat de visie van de gemeente zich gedurende de aanloopfase naar de ingebruikname van de nieuwe huisvesting als tijdens het gebruik verder zal ontwikkelen. Het ontwerp van de front office balie en de aangrenzende ruimten die een rol spelen in de dienstverlening (spreekkamers, receptie etc.) moet daarom rekening houden met deze ontwikkelingen. Dit houdt in dat een bepaalde groei gewaarborgd is in de nu opgenomen aantallen balies en spreekkamers (zie pve publiekscentrum) en dat de frontoffice een bepaalde mate van flexibele indeelbaarheid bezit.

4.02

Werkplekconcept Activiteit Gerelateerd Werken Uitgangspunt voor het nieuwe werkplekconcept is dat de totale ambtelijke organisatie activiteit gerelateerd gaat werken. Hierbij worden werkplekken gedeeld. De essentie van activiteit gerelateerd werken is het kiezen van de juiste werkplek bij de activiteit die men op dat moment uitvoert. De huisvesting wordt niet afgestemd op de functie, maar op het werkproces van de medewerkers. Activiteit gerelateerd werken


14 / 47

betekent dus dat een medewerker de keuze heeft tussen typen werkplekken; men kiest een werkplek die de werkzaamheden van het moment optimaal ondersteunt. Dit kan verschillen in concentratie, communicatie, projectmatige en administratieve/routinematige werkzaamheden. Werkplekconcepten als ‘activiteit gerelateerd werken’ kenmerken zich door een ‘open’ werkomgeving, waarbij voldoende rekening wordt gehouden met de auditieve en visuele privacy van de medewerkers. Door een juiste invulling te geven aan de diverse werkplekkentypen worden de werkprocessen en (informele) communicatie binnen de organisatie optimaal ondersteund.

Afbeelding: Voorbeeld kantoorvloer volgens het principe’ activiteit gerelateerd werken’

4.02.1

Te huisvesten organisatie De toekomstige organisatie gaat samenwerken in één gezamenlijke backoffice. Hierbij wordt geen fysiek onderscheid gemaakt tussen diverse teams of afdelingen. Ook het bestuur wordt in de backoffice gehuisvest. Naast een representatieve werkplek beschikt het bestuur over een B&W kamer voor onderling overleg. Naast het bestuur bestaat de backoffice uit de onderstaande afdelingen en teams: • Afdeling Publiekszaken - team Samenleving - team Burgerzaken • Afdeling Bouwen en Wonen - team Ruimtelijke Ordening - team Milieu - team Bouw- en Woningtoezicht • Belastingen; - team beleid en applicatie. - team waardering. - team heffingen. - team invorderingen. - GEO-informatiebeheer. • Financiën en facilitaire zaken; - team automatisering. - team financiën.


15 / 47

•

•

• •

- team personeelszaken. - team communicatie. - team documentatie informatie voorziening. - team bodes. Gemeentewerken; - team civiele techniek en verkeer. - team groenvoorziening/reiniging. - team beheer eigendommen. Bedrijfsbureau; - team controllers. - team secretariaat. Griffie; Directie.

Al deze afdelingen worden gehuisvest op basis van een activiteit gerelateerd werkplekconcept waarbij werkplekken worden gedeeld. Voor de juiste aantallen en type werkplekken, en voor overige uitgangspunten aan de kantoorinrichting, wordt in samenwerking met de organisatie een separaat programma van eisen opgesteld. 4.02.2

Randvoorwaarden Wanneer de genoemde uitgangspunten worden gehanteerd, betekent dit dat de werknemers geen eigen werkplek meer hebben. Op basis van de uit te voeren activiteit kiest men een werkplek. Deze manier van werken betekent voor de meeste mensen een omslag die in de meeste gevallen gepaard gaat met weerstand. De werkomgeving is statisch, maar stimuleert dynamisch gebruik. Dit vraagt een aanpassing in denken en het organiseren van werkzaamheden. Ook een goed ontworpen concept staat of valt uiteindelijk alsnog met het gebruik hiervan. Optimale randvoorwaarden zijn dan ook zeer belangrijk om tot een geslaagde implementatie van het werkplekconcept activiteit gerelateerd werken te komen. Hierbij worden de volgende punten onderscheiden: • Het formuleren van heldere ambities en doelstellingen; • Voorbeeldfunctie van management en directie; • Iedereen doet mee; • Clean desk policy; • Passende ICT-faciliteiten; • Aansluitende facilitaire voorzieningen en ondersteuning; • Concept voor en door medewerkers.

4.02.3

Werkplektypen Het werkplekconcept activiteit gerelateerd werken wordt gevormd door een mix van diverse werkplektypen. Dit wordt nog in detail uitgewerkt. Veel voorkomende werkplektypen zijn: • Standaard werkplek (flexplek); • Concentratie werkplek (> 2 uur); • Concentratie werkplek (< 2 uur); • Touchdown werkplek; • Spreekkamer 4-6 personen; • Informele overlegplek 4-6 personen; • Projectgroepruimte.


16 / 47

4.02.4

Uitstraling kantooromgeving De gewenste bedrijfscultuur van de gebruikers heeft invloed op de interieur architectuur van het gemeentehuis. De architectuur van het gebouw moet aansluiten bij de centrale doelstelling van de gemeente. Tijdens de diverse gesprekken en de bijeenkomst met het Management Team zijn enkele uitgangspunten geformuleerd m.b.t. de kantooromgeving: • Duurzaam en groen; van binnen en buiten; • Comfortabel maar doelmatig; • Zakelijke uitstraling; • De omgeving moet samenwerking stimuleren; • Transparantie, geen fysieke drempel om elkaar aan te spreken; • Prettig werken in je omgeving. In de bijlage2 wordt ingegaan op de invulling en uitstraling van de kantooromgeving.

2

Zie bijlage 2


17 / 47

5

KWANTITATIEVE RUIMTELIJKE EISEN Dit hoofdstuk beschrijft de kwantitatieve eisen die aan de huisvesting worden gesteld. In de navolgende paragrafen zijn de kwantitatieve eisen van de verschillende ruimten omschreven. Het gaat om de volgende groepen ruimten: 1. Frontoffice/publiekscentrum; 2. Werkplekken voor medewerkers; 3. Semi publieke ruimten: raadzaal, trouwzaal, burgerzaal, vergadercentrum; 4. Facilitaire ruimten. De oppervlakten zijn omschreven in de grootheden nuttig vloeroppervlak (NVO) en bruto vloeroppervlak (BVO).3

5.01

Frontoffice/publiekscentrum De ruimtebehoefte van de frontoffice/publiekscentrum is gebaseerd op de wenselijke invulling hiervan. Hierbij is ook rekening gehouden met de kwalitatieve eisen zoals een ruimtelijke uitstraling en een overzichtelijk ruimte.

5.02

Normoppervlakten werkplekken De wettelijke basis voor de minimale afmetingen van werkplekken in kantoren is terug te vinden in artikel 3.19 van het Arbobesluit. Volgens het Arbobesluit betekent dit het volgende: • 4 m² voor iedere werkplek die gewoonlijk langer dan 2 uur per dag door één of meer medewerkers wordt gebruikt, inclusief kantoorwerkstoel en circulatieruimte op de werkplek. • + 1 m² voor een werkplek met een flat screen; • + 1 m² voor een werkplek met een crt-beeldscherm; • + 1 m² voor een lees-/schrijfvlak; • + 2 m² voor een vlak voor uitleg van tekeningen; • + 1 m² voor elke staande of verrijdbare (lade)kast; • Vergadervoorzieningen dienen 2 m² per persoon te bedragen. In de ruimtebehoeftestaat wordt uitgegaan van 9 m² nuttig vloeroppervlak (NVO) per werkplek. Hierbij is uitgegaan van de minimale norm van 7 m² inclusief een opslag van 2 m² in verband met de indeelbaarheid van de oudbouw en de ruimtelijk beleving op de werkpek. De werkplektypen zoals genoemd in hoofdstuk drie hebben diverse afmetingen. Wanneer men een combinatie van deze werkplekken neemt is de ervaring dat uiteindelijk het gemiddelde uitkomt op het gestelde oppervlakte van 9 m² nuttig vloeroppervlak (NVO) per werkplek.

3

Nuttig vloeroppervlak: de werkelijk benodigde ruimte voor het uitoefenen van een primaire taak of activiteit. Verkeersruimten, technische ruimten, oppervlak voor constructies etc behoren hier niet toe. Bruto vloeroppervlak: de totale vloeroppervlakte, gemeten langs de buitenomtrek (gevel) van het gebouw.


18 / 47

5.03

Semi publieke ruimten De kwantitatieve eisen aan de semi publieke ruimten zijn bepaald op basis van de behoefte van de gemeente Bloemendaal. Hierbij is met name de wens van de gemeente leidend.

5.04

Facilitaire ruimten De kwantitatieve eisen van de facilitaire ruimten zijn gebaseerd op de behoefte van de gemeente Bloemendaal en de wettelijk minimale ruimtebehoefte hiervan. Zo is de ruimte voor het archief en de opslag bepaald op basis van de wenselijke situatie, terwijl er voor toiletten een richtlijn is opgenomen in het bouwbesluit.

5.05

Totaal overzicht ruimtebehoefte In onderstaande tabel staan alle ruimten benoemd inclusief de gewenste oppervlakten. In de bijlage4 is een uitgebreide ruimtestaat opgenomen. OPPERVLAK GEBOUW

1 2 3

4

PUBLIEKSCENTRUM FRONT OFFICE BESTUURLIJKE RUIMTEN BACKOFFICE bruto netto incl flexfactor FACILITAIRE RUIMTEN Subtotaal nuttig vloeroppervlak [m²] Subtotaal bruto vloeroppervlak [m²]

PARKEERVOORZIENINGEN

1 2 3

flex factor

werk plekken

nuttige opper vlakte

opper vlakte 298 609

70%

1,60

*

2.697

aantal

parkeerplaatsen stalling fietsen MIVA parkeerplaatsen Subtotaal parkeervoorzieningen [m²]

154 109

100 85 2

norm

30 2 35

1.446 1.041

=

1.041 749 2.697 4.316 bruto opper vlakte 3.000 170 70 3.240

Tabel: Ruimtebehoefte gemeentelijke organisatie Bloemendaal

4

Zie bijlage 3


19 / 47

6

FUNCTIONELE EISEN OP RUIMTENIVEAU Mede op basis van het in hoofdstuk 4 beschreven dienstverlening- en kantoorconcept beschrijft dit hoofdstuk de functionele en ruimtelijke eisen per ruimte. De verschillende ruimten van de nieuwe huisvesting van het gemeentehuis zijn opgedeeld in de volgende gebouwfuncties: • Frontoffice/publieksruimten; • Bestuurlijke ruimten; • Facilitaire ruimten; • Buiten ruimten.

6.01

Publiekscentrum

6.01.1

Centrale publiekshal Voor een beschrijving van de functionele eisen aan het publiekscentrum wordt verwezen naar het separate programma van eisen in de bijlage bij dit programma van eisen5.

6.02

Bestuurlijke ruimten

6.02.1

Raadzaal De raadzaal moet ruimte bieden aan zitplaatsen voor: • 19 raadsleden; • De griffier; • De burgemeester; • 3 wethouders; • 2 persmedewerkers; • 10 ambtenaren; • 30 bezoekers. De ruimte is bij voorkeur kolomvrij zodat de zichtlijnen optimaal zijn. Het publiek en de pers moeten goed zicht op de raad hebben, wellicht door middel van een verhoogde vloer/tribune. Overige voorzieningen • Data- en telefoonaansluiting; • Ringleiding; • Presentatie en camera- opname apparatuur; • Microfoon per zitplek; • Verlichting moet dimbaar zijn. Het meubilair moet flexibel en eenvoudig te herschikken zijn in verband met multifunctioneel gebruik. Tevens is in de nabijheid van de raadzaal een garderobe met een capaciteit voor 70 jassen gesitueerd.

6.02.2

Burgerzaal De burgerzaal vervult een belangrijke functie binnen het gemeentehuis wanneer men spreekt over representativiteit. De burgerzaal biedt ruimte voor gezelschappen 5

Zie bijlage 4


20 / 47

alvorens zij de trouwzaal betreden. Tevens wordt de burgerzaal ingezet bij grotere bijeenkomsten en concerten. De burgerzaal wordt ingezet als bijeenkomstfunctie en moet voorzien kunnen worden van catering. Hiertoe dient aangrenzend aan de burgerzaal een kleine keuken/pantry gesitueerd te worden. Verder dient er voldoende garderobe capaciteit te zijn. Wanneer de burgerzaal een integraal gebied vormt met de openbare publiekszone, dient rekening worden gehouden te worden met diverse publieksstromen met diverse redenen van bezoek. 6.02.3

Trouwzaal De trouwzaal is een representatieve ruimte. De ruimte biedt plaatst aan: • Ambtenaar van de burgerlijke stand; • Bruid en bruidegom; • Vier getuigen; • 40 personen bezoek.

6.02.4

Multifunctionele vergaderruimten Er is behoefte aan zes multifunctionele vergaderruimten, die tevens kunnen dienen als fractiekamers, waarin een flexibele vergaderopstelling komt te staan. De vergaderruimten zijn als volgt verdeeld: • 3 vergaderruimten voor 15 personen; • 3 vergaderruimten voor 8 personen. Door het verbinden van twee 15-persoonsvergaderruimten met een te openen schuifwand ontstaat een grote ruimte voor 30 personen. De hoge geluidsisolerende eis van de schuifwanden is een belangrijk aandachtspunt. In iedere vergaderruimte/fractiekamer komt een kast voor fractie-eigen zaken. Bij de fractiekamers zijn tevens de postvakken voor de fractieleden te vinden. De fractiekamers worden overdag gebruikt als vergaderruimte voor de ambtelijke organisatie. Eén van de multifunctionele vergaderruimten wordt ingezet als rampencentrum.

6.02.5

Rampencentrum Er is een ruimte nodig met specifieke, technische apparatuur, waar kan worden vergaderd met 10 personen. Hiervoor kan een vergaderruimte worden aangewezen. Deze ruimte zal tevens worden gebruikt door de crisisstaf. De communicatie apparatuur moeten aangesloten zijn op het nationaal noodnet en kabeltelevisie. Verder is deze ruimte uitgerust met een beamer en een digiboard. In een nabij gelegen ruimte (die geschikt is voor 4-6 mensen) dienen twee aansluiting aanwezig te zijn voor PC en telefonie en een aansluiting voor noodfax/telefoon. Deze kamer dient als berichten centrum waar de berichten vanuit het Operationeel Team binnenkomen. In deze ruimte dient tevens een printer aanwezig te zijn. Beide ruimten zijn aangesloten op een noodstroomvoorziening.


21 / 47

6.02.6

B&W kamer Het college van B&W houdt vergaderingen in de B&W kamer. De B&W-kamer is multifunctioneel en wordt tevens gebruikt: • Voor ontvangst van gasten; • Voor bijzondere vergaderingen van het personeel. De B&W-kamer moet een representatieve uitstraling bezitten.

6.02.7

Leeskamer raadsleden Er moet een leeskamer komen waarin alle raadstukken worden neergelegd. Deze kamer is geschikt voor 6 personen en bevindt zich nabij de bestuurlijke ruimten.

6.02.8

Magazijnruimte voor stoelen en apparatuur In de nabijheid van de raad/trouwzaal en de burgerzaal dient een ruimte te komen voor de opslag van ongebruikt meubilair. Bij de aanschaf van vergadermeubilair moet worden gekozen voor stapelbaar en/of inklapbaar meubilair.

6.02.9

Toiletgroep In de nabijheid van de bestuurlijke ruimten dient een toiletgroep te worden gesitueerd. Deze toiletgroep dient op de piekbelasting te zijn berekend. Minimaal één van de toiletten is een MIVA-toilet.

6.03

Facilitaire ruimten Lunchruimte De gemeente heeft de behoefte aan een plezierige lunchruimte waar circa 30 mensen tegelijkertijd kunnen verblijven. De lunchruimte zal multifunctioneel inzetbaar zijn. Dit betekent dat buiten lunchtijden deze ruimte gebruikt kan worden als vergader- of werkruimte. Hiervoor moeten de nodige voorzieningen worden getroffen, zoals akoestiek en data (ook draadloos)- en stroomaansluitingen. De gemeente heeft de wens om (beperkt) levensmiddelen uit te geven. Hierdoor moet de lunchruimte voldoen aan de HACCP-normen. De aangrenzende keuken moet hierop zijn uitgerust. In deze keuken wordt een volwaardige spoelkeuken gerealiseerd. Hier vindt de centrale afwas voor het hele gebouw plaats. Voor de inrichting van de keuken zal tijdens het ontwerptraject door een specialistisch bureau een separaat PvE worden opgesteld. Servicecorner Het aantal servicecorners wordt bepaald door de looplijnen. Momenteel is uitgegaan van drie corners. Dit komt neer op het gebruik van 40 werkplekken per servicecorner. Per servicecorner dienen de volgende voorzieningen te worden opgenomen: • drankenautomaat; • pantryblokje; • multifunctionals (printen/kopiëren); • informatievoorziening (eventueel elektronisch); • centrale afvalinzameling.


22 / 47

De servicecorner zal tevens moeten dienen als ontmoetingsplek / ontspanningsruimte, waar eventueel ook een kort (informeel) overleg kan plaatsvinden. In de servicecorners dient hiervoor rekening te worden gehouden met (aanvullende) sfeerverlichting en een warme, maar wel zakelijke uitstraling. Gedacht wordt om een stamtafel in de servicecorner te plaatsen. Locker / garderobe Iedere medewerker heeft de beschikking over een locker. De lockers dienen op een centrale plek gesitueerd te zijn. Hierbij kan worden gedacht aan een centrale plek per bouwlaag en/of vleugel, bijvoorbeeld de servicecorner. Bij de lockers bevindt zich tevens de garderobe. Toiletten Er dienen, berekend op de piekbelasting, voldoende dames- en herentoiletten aanwezig te zijn. De toiletten dienen te worden voorzien van voorruimten met wasgelegenheid. De herentoiletten dienen onder andere te worden voorzien van urinoirs. Aantallen minimaal conform de wettelijke eisen. Per bouwlaag dient in het gebouw één minder validen toilet aanwezig te zijn. Dit toilet dient op een goed bereikbare en herkenbare plek te liggen, bij voorkeur in nabijheid van de lunchruimte. EHBO- / lactatieruimte De EHBO-ruimte moet bij voorkeur in de nabijheid van de receptie, in- en uitgang en beveiliging worden gesitueerd. De ruimte moet gemakkelijk te bereiken zijn. Er dient een wastafel met warm en koud water te zijn en ruimte voor een brancard, een behandeltafel en kasten. Voor de functie van lactatieruimte dient er een koelkast te worden geplaatst. Douche- en kleedruimte Er dient in het gebouw een doucheruimte te worden gerealiseerd. Het is wenselijk om deze ruimte in nabijheid van de fietsenstalling te realiseren. De ruimte wordt voorzien van lockers (hoeveelheden dienen nog te worden bepaald) waarin kleding kan drogen. Voldoende warm water dient beschikbaar te zijn voor intensief douchegebruik. Postkamer / reproruimte Een centrale postkamer / reproruimte is wenselijk. In de reproruimte bevinden zich een aantal kopieerapparaten, inbindapparatuur et cetera. De centrale repro dient een goede ontsluiting te hebben naar de kantoren. Tevens dient er goed transport mogelijk te zijn (met palletwagen) tussen repro en het magazijn. Bij voorkeur wordt de repro in de kelder gesitueerd. ICT ruimte ICT-wensen zullen in een apart programma nader worden gespecificeerd. Voor het reserveren van een beschikbare ruimte en locatie gelden vooralsnog onderstaande uitgangspunten: • Één hoofdcomputerruimte (MER); • Voorzieningen ten behoeve van blussysteem. Naast deze ruimten zullen in het gebouw tevens SER-ruimten worden gesitueerd. De Satellite Equipment Rooms (patchruimten) bevinden zich verspreid door het gebouw.


23 / 47

Centraal archief In het gemeentehuis bevindt zich het semistatisch en statisch archief van alle afdelingen. Bij het archief is een inzageruimte voor bezoekers en een werkplek voor een archiefmedewerker gewenst. Kluisruimte Voor de afdeling Publiekszaken is ruimte voor een kluis benodigd. Dit is een bij voorkeur een bouwkundige. Expositieruimte Het huidige gemeentehuis heeft ruimte voor wisselende (kunst)exposities. Ook in de nieuwe huisvesting dient hiervoor ruimte beschikbaar te zijn. Deze ruimte moet kunnen worden afgesloten, en dienst (ook ’s avonds) toegankelijk te zijn voor publiek. 6.04

Magazijnen en opslag Er is behoefte aan de volgende opslagruimten: magazijn kantoorbenodigdheden, magazijn reservemeubilair, magazijn verkiezingsmateriaal en magazijn voorlichtingsmateriaal. Verder zijn er uiteraard de zogenaamde huishoudelijke magazijnen (magazijn schoonmaakartikelen, opslag oud papier, opslag huishoudelijk afval). Werkkasten Er dienen voldoende werkkasten aanwezig te zijn met uitstortgootsteen en warm en koud water. Er moet daarnaast ruimte zijn voor een werkkar, een stofzuiger en voorraad schoonmaakartikelen. Uitgangspunt is één werkkast per verdieping. De werkkasten dienen drempelloos te worden uitgevoerd en goed bereikbaar te zijn.

6.05

Buitenruimte Fietsenstalling Er dient een overdekte, bijvoorkeur inpandige, fietsenstalling aanwezig te zijn met 50 stallingplekken. De stalling dient afsluitbaar te zijn en niet te ver van de entree voor medewerkers vandaan te worden gerealiseerd. Parkeerplaatsen auto’s Er zijn ten minste 100 parkeerplaatsen voor auto’s gewenst. Hiervan moeten minimaal twee parkeerplaatsen geschikt zijn voor minder validen. Tussen bezoekersplekken en personeelsplekken zal een verschil dienen te worden gemaakt. Tevens moeten de mogelijkheden voor duurzaam vervoer in een later stadium onderzocht worden. Hierbij kan men denken aan oplaadpunten voor elektrische auto’s en het stimuleren van het gebruik van OV en fiets. Parkeerplaatsen motoren Er dienen vijf overdekte parkeerplaatsen voor motoren/scooters te komen. Deze parkeerplaatsen worden gecombineerd met de fietsenstalling.


24 / 47

7

TOEGANKELIJKHEID GEMEENTEHUIS In dit hoofdstuk worden de algemene eisen omschreven met betrekking tot de toegankelijkheid van het gebouw en de verkeersstromen binnen het gebouw.

7.01

Verkeerstromen en entrees De volgende doelgroepen worden onderkend: • overdag: publiek/bezoek, bestuur, raadsleden en medewerkers, trouwgezelschappen, leveranciers; • avond: publiek/bezoek, bestuur, raadsleden en medewerkers. Deze doelgroepen zijn onder te verdelen in de volgende verkeerstromen: De publieksstroom Bezoekers voor de frontoffice worden via de hoofdentree, met de publieksbalie als eerste lijn, naar het juiste loket of spreekkamer doorverwezen. Het publiek moet voor alle zaken op de begane grond terecht kunnen. Publieksgerelateerde diensten (het publiekscentrum) zijn daarom op de begane grond gesitueerd. Het mag niet zo zijn dat publiek zonder vorm van controle door het gemeentehuis kan lopen. Er zal een fysieke scheiding moeten zijn tussen het publieke deel en het bestuurlijke/ambtelijke deel met een toegangscontrole. De verkeersstroom van de gemeenteraadsleden en de bezoekers (avond) De vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies vinden plaats in de raadzaal en in de multifunctionele vergaderruimten. De raadsleden en bezoekers worden via de avondentree ontvangen in de foyer. Vanuit de foyer zijn de ruimten van het raads- en vergadercentrum toegankelijk. De verkeersstroom van bezoekers van het bestuur, de directie en de medewerkers Het representatieve en bestuurlijke gedeelte van het college van B&W alsmede het backoffice gedeelte zijn zonder toestemming van de centrale receptie alleen bereikbaar voor de werknemers en het college van B&W van de gemeente. Bezoekers melden zich bij de centrale receptie in de publiekshal. De medewerkers halen bezoekers op en begeleiden ze tijdens de afspraak. De verkeerstroom van medewerkers Tijdens kantoortijden betreden de medewerkers het gemeentehuis via de personeelsingang (deze kan eventueel worden gecombineerd met een andere ingang). Nabij deze ingang is de fietsenstalling en de doucheruimte voor het personeel. De goederenstroom In de directie nabijheid van de personeelsingang is de goedereningang gesitueerd. Deze moet dusdanig zijn gesitueerd dat het laden/lossen het personeel niet in de weg zit en ondersom. De goederenentree dient geschikt te zijn voor pallets (1x2 m.). De bevoorrading vanuit de expeditie naar de magazijnen moet op een logische en efficiënte wijze plaats vinden. Voorraadmagazijn bij voorkeur dichtbij de expeditie


25 / 47

plaatsen. De locatie van de goederenlift moet in deze routing worden meegenomen. De containerruimte is eveneens nabij gesitueerd.

Voor deze verkeerstromen worden de volgende entrees (al dan niet gecombineerd) gerealiseerd: •

•

•

•

•

Publiek/bezoekers (hoofd) entree Toegang tot de centrale publiekshal van het publiekscentrum, voor publiek en bezoek. De entree moet goed herkenbaar zijn en bij voorkeur worden geaccentueerd in het gevelvlak. De toegang moet geheel automatisch werken en tocht in de centrale hal worden voorkomen door gebruik van een verwarmde tourniquet of tochtsluis. Bij gebruik van een tourniquet dient deze een verhuisstand te hebben. Bij de entree dient een deurbel, publicatieborden en brievenbus te worden aangebracht. Ceremoniële entree Entree voor trouwgezelschappen. Kan eventueel worden gecombineerd met hoofd- of avond entree. Avondentree gemeentehuis Voor het avondgebruik van het gemeentehuis is één avondentree nodig ten behoeve van raads-, commissieen fractievergaderingen. Bij de avondentree dient een deurbel te worden aangebracht. Personeelsentree gemeentehuis Ten behoeve van het personeel is een eigen entree nodig. De personeelsentree wordt tevens gebruikt bij het afsluiten en openen van het gebouw. De personeelsentree kan worden gecombineerd met de hoofd- of avond entree. Goederenentree gemeentehuis. De goederenentree moet goed bereikbaar zijn voor een vrachtwagen, inclusief manoeuvreren, voor aanvoer van goederen en afvoer van afval. De vrije doorgang moet groot genoeg zijn voor een palletwagen (1,2 m. breed). In de tochtsluis bij de goederenentree moet ruimte zijn om minstens één pallet tijdelijk te plaatsen, zonder het gebruik van de entree te belemmeren.

Diverse doelgroepen kunnen gebruik maken van dezelfde entree. Bijvoorbeeld hoofdentree en avondentree. 7.02

Toegankelijkheidszones Er wordt onderscheid gemaakt in de volgende toegankelijkheidszones: 1. Publiekszone Vrij toegankelijk voor publiek en bezoek. In deze zone liggen de publieksbalie, loketten, spreekkamers en informatievoorzieningen. 2. Bestuurszone Vrij toegankelijk voor bezoek, na aanmelden. In deze zone liggen de raadzaal, trouwzaal, de commissieen vergaderkamers. 3. Dagelijks bestuur De werkzone van het bestuur is geclusterd en ligt tegen de personeelszone aan. Is toegankelijk voor personeel. 4. Personeelszone Alleen toegankelijk voor personeel.


26 / 47

5.

Beveiligde zone

Alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen. Ruimten: computerruimte, magazijnen, afdeling burgerzaken en opslag waardedocumenten.

De gebouwzonering wordt ondersteund door een goed doordacht en gecertificeerd sleutelplan. 7.03

Toegankelijkheid minder validen

Het gehele gebouw moet voor minder validen en rolstoelgebruikers zelfstandig goed toegankelijk zijn, volgens de eisen gesteld in het ‘Handboek voor Toegankelijkheid’ 6e druk (voorheen Geboden Toegang) en het kwaliteitskeurmerk ITS (Internationaal Toegankelijkheid Symbool). Één en ander ter goedkeuring van het Provinciaal Overlegorgaan Gehandicapten (POG). 7.04 • • •

7.05

Overige toegankelijkheidseisen Gangen dienen minimaal 1,8 m breed te zijn of 1,5 m bij enkelzijdige ontsluiting. Deuren in gangzones dienen minimaal een doorloopbreedte van 1 m. te hebben in verband met het gebruik van transporttrolleys. Deuren in verkeerszones waar goederentransport met palletwagens of transportcontainers plaatsvindt, dienen dubbelzijdig te worden uitgevoerd met een minimale doorloopbreedte van 1,2 m. Bewegwijzering, naamsaanduiding en informatieborden

Het gebouwontwerp moet zodanig zijn dat een natuurlijke logistiek ontstaat en bewegwijzering slechts ondersteunend hoeft te zijn. Het bewegwijzeringsysteem dient primair te zijn gericht op de bezoekers van het gebouw. Het systeem moet aanpasbaar zijn. Het bewegwijzeringsysteem zal bestaan uit de volgende elementen: • Naamsaanduiding op of nabij het gebouw ter plaatse van de hoofdentree; • Informatieborden bij de entree(s) en eventueel aanwijzingen voor de bezoekers; • Mededelingenbord (elektronisch) bij de receptiebalie; • Publicatie- en informatieborden in de centrale hal; • Bewegwijzering in de centrale hal; • Aanduidingen op of bij de balies; • Ruimteaanduidingen (nummer en tekst). 7.06

Veiligheid

Het gebouw en de werkplekken zullen voldoen aan de eisen uit het bouwbesluit en de arbo-wetgeving. Er worden geen bijzondere veiligheidsvoorzieningen gevraagd in de centrale hal. Wel dient bij het ontwerp van de lay-out en inrichting van de centrale hal rekening te worden gehouden met de mogelijkheid van balorigheid en molest.


27 / 47

Aandacht wordt gevraagd voor de arbeids- en veiligheidsomstandigheden bij de balies en de spreekkamers in de centrale hal. Ten behoeve van het waarborgen van de sociale veiligheid in met name de publieksruimten en de voor het publiek toegankelijke verkeersruimte gelden de volgende eisen: • Zodanig vormgeving dat deze goed kunnen worden onderhouden; • Zichtlijnen ten behoeve van sociale controle, nissen en onoverzichtelijke sprongen en hoeken vermijden; • Doodlopende gangen vermijden; • Toezicht in spreekkamers, waar nodig met camera’s. Tevens dienen de architect en de adviseurs bij het ontwerp rekening te houden met de sociale veiligheid in en rondom het gebouw. Onder andere door te voorzien in voldoende verlichting en camerabeveiliging.


28 / 47

8

BOUWFYSISCHE EISEN

8.01

Algemeen In het gemeentehuis moet een goed tot zeer goed binnenmilieu worden gerealiseerd, waarin de medewerker zijn werktaak kan uitoefenen en mogelijkheden aanwezig zijn om de werkomgeving individueel te regelen. Het binnenklimaat dient te voldoen aan de specificatie ‘goed tot zeer goed’ uit het SBR/ISSO rapport 354 ‘Binnenmilieufactoren voor kantoren’. In dit rapport worden drie niveaus gehanteerd voor de kwaliteit van het binnenmilieu, te weten: Klasse A Zeer goed B Goed C Acceptabel

Omschrijving Hoog verwachtingspatroon t.a.v. de kwaliteit van het binnenmilieu. Gemiddeld verwachtingspatroon t.a.v. de kwaliteit van het binnenmilieu. Matig verwachtingspatroon t.a.v. de kwaliteit van het binnenmilieu, minimaal noodzakelijk vanuit het oogpunt van volksgezondheid en ca. niveau wettelijk minimum nieuwbouw.

Uiteraard dient het binnenklimaat ook te zijn aangepast aan de aard van het gebruik van enige specifieke ruimten, bijvoorbeeld de archief-, vergader- en sanitaire ruimten. Voor deze ruimten gelden aanvullende functionele eisen. Ruimten waarin veel mensen bijeenkomen of die van grote omvang zijn, zoals de raad/ trouwzaal en de entreehal, hebben gevolgen voor de klimaateisen, hiermee dient in het ontwerp rekening te worden gehouden. 8.02

Thermisch comfort Uitgangspunt voor het binnenklimaat is het realiseren van thermisch comfort volgens de specificatie ‘goed tot zeer goed’. De prestatie-eis is voor moderne kantoorgebouwen marktconform vanwege de stimulans voor de arbeidsproductiviteit en het terugbrengen van het aantal gebruikersklachten. Deze specificatie voorziet in een binnenklimaat waarbij het aantal ontevredenen beperkt is (minder dan 10%) en het aantal uren dat de temperatuur in de zomer boven de 25°C komt beperkt blijft. De temperatuurregeling is per ruimte individueel regelbaar. Als basis moet dit thermische comfort worden nagestreefd door een slim gebouwontwerp, met beperking van de warmteafgifte van installaties, afzuiging van armaturen, zonwering, nachtventilatie en warmte/koude-buffering in de gebouwmassa. De temperaturen in de verschillende ruimten van het gebouw moeten voldoen aan de waarden in de volgende tabel: Ruimtesoort

Kantoorruimten Vergaderruimten Lunchruimte Sanitair Verkeersruimte

Temperatuur in C Minimum temperatuur 18 18 18 18

Ondergrens Bovengrens comfortgebied comfortgebied o.b.v. weeguren 20 25,5 20 27 20 25 18 25

Maximum temperatuur 28 29 25 25


29 / 47

Overige algemene ruimten

16

16

n.v.t.

n.v.t.

Grote verschillen tussen de thermische condities in verschillende ruimten moeten worden voorkomen, opdat voor alle gebruikers een gelijkwaardig en gelijkmatig comfort bestaat. Tussen een verblijfsruimte en een, via een deur toegankelijke, andere verblijfsruimte of verkeersgebied moet gestreefd worden naar een temperatuurverschil van maximaal 3°C 8.03

Luchtkwaliteit De mate waarin de ruimte wordt geventileerd, wordt uitgedrukt in het ventilatievoud, dit geeft een indicatie van het aantal malen per uur dat het totale luchtvolume in een ruimte wordt ververst. Bij bepaling van het ventilatievoud dient op de SBR/ISSOkwalificatie ‘goed tot zeer goed’ in combinatie met ‘niet roken’ te worden gedimensioneerd. Dit betekent een royale hoeveelheid ventilatielucht en het ontbreken van verontreinigingen in een concentratie waarvan bekend is dat ze de gezondheid aantasten of hinder veroorzaken. Recirculatie van binnenlucht is niet toegestaan. Voor de ventilatie van het gebouw worden als minimumeis de waarden voor luchtverversing uit het vigerende bouwbesluit gebruikt, aangevuld met onderstaande eisen. Ter bepaling van het totale ventilatiedebiet worden de maximale waarden uit de onderstaande uitgangspunten gehanteerd. Ruimtesoort

Kantoorruimten Vergaderruimten Lunchruimte Sanitair Verkeersruimte

Minimaal benodigde verse lucht (dm³/s.m²)

Minimaal ventilatievoud (-)

Minimale luchtverversing (m³/h per persoon)

1,4 5,6 1,4 7,0 0,4

3 5 6 8 3

50 50 75 n.v.t. n.v.t.

De te verversen lucht moet tochtvrij in de ruimte worden gebracht. De luchtverversing moet zodanig geschieden dat een goede doorstroming van de ruimte gewaarborgd is. Afhankelijk van de luchttemperatuur zijn de volgende eisen te stellen aan de luchtbeweging bij lichte, zittende activiteiten in de leefzone: • Winterperiode (21°C) maximaal: 0,15 m/sec; • Zomerperiode (25°C) maximaal: 0,25 m/sec. In het gebouw dienen te openen ramen of andere voorzieningen voor natuurlijke ventilatie te worden aangebracht. In sanitaire ruimten moet om hygiënische redenen altijd mechanische afzuiging plaatsvinden, evenals in de natte werkkasten en werkplaatsen. Verspreiding van geur (keuken) door het gebouw moet worden voorkomen 8.04

Relatieve vochtigheid De relatieve vochtigheid in de verblijfsruimten dient te liggen tussen de 30% en 70%. Bij toepassing van natuurlijke ventilatie of mechanische ventilatie ventilatiedebiet, is incidenteel onderschrijding van deze eis toelaatbaar.


30 / 47

8.05

Luchtzuiverheid De verontreiniging van lucht in het gebouw moet worden beperkt omdat de gezondheid van personen niet nadelig wordt beïnvloed en geen hinder ontstaat. De luchtverontreiniging in gebouwen wordt grotendeels bepaald door de apparatuur die staat opgesteld en de stoffen waarmee wordt gewerkt. • Lucht- en geurverontreinigingen die voorkomen in ruimten als keukens, pantry’s, toiletten mogen zich niet in het gebouw verspreiden; • Recirculatie van lucht in verblijfsruimten is tijdens bedrijfsuren is in principe niet toegestaan. Recirculatie in andere ruimten is, afhankelijk van de soort ruimte, in uitzonderingsgevallen toegestaan. Bij de toepassing van warmteterugwinning moet luchtverontreiniging van de toevoerlucht worden voorkomen. Bij toepassing van filters uitgaan van de filterklasse volgens Eurovent-indeling: klasse EU-7.

8.06

Visueel comfort In de verblijfsruimten dient te worden voldaan aan de richtlijnen ten aanzien van daglichttoetreding en uitzicht. Het verlichtingsniveau van de ruimte dient te worden afgestemd op de functie van de ruimte. Uitgangspunt is dat de werktaak goed zichtbaar is en het visueel comfort goed is. De verlichting bij de werkplekken moet individueel instelbaar zijn. In alle ruimten waar personen gemiddeld over een periode langer dan twee uur aaneengesloten verblijven, wordt bij voorkeur directe daglichttoetreding gerealiseerd. Daarnaast dient de nieuwbouw te voldoen aan de eisen van het Bouwbesluit ten aanzien van daglichttoetreding, zoals gedefinieerd in NEN 2057:2001, dat het uitgangspunt is voor de maatgevende daglichtopeningen van een gebouw. In ruimten waar met beeldschermen wordt gewerkt, dienen armaturen te worden toegepast die geen hinderlijke reflecties veroorzaken, bijvoorbeeld HF-armaturen. Daarnaast dient een daglichtregeling te worden aangebracht, zodat de exploitatiekosten worden gereduceerd. Tevens dient in ieder geval aanwezigheidsdetectie te worden opgenomen in de gemeenschappelijke ruimten, zoals vergaderzalen, toiletten en doucheruimten. Om lichtreflectie door zoninval te beperken, moet bij werkplekken het gebouw aan de binnenzijde worden voorzien van lichtwering. Indien nodig ook buitenzonwering toepassen. Bij het bouwkundig en verlichtingsontwerp dient rekening te worden gehouden met de opstelling van beeldschermen bij info- en balieplekken, opdat hinderlijke reflecties worden voorkomen. De verlichtingssterkten in de ruimten zijn aangepast aan de functie en de gebruiksintensiteit van de ruimte. In de onderstaande tabel staan de waarden die voor de desbetreffende ruimten gelden. Ruimten Gang/verkeersruimte Trappenhuis

Em lux 300 200


31 / 47

Toiletruimte Entree Technische ruimte Raadzaal en vergaderruimten Kantoren Nachtverlichting

8.07

200 500 200 500 500 10-20

Akoestisch comfort Voor wat betreft het voorkomen van hinder door geluid uit de omgeving (verkeerslawaai en dergelijke) moet aan de gestelde eisen in het Bouwbesluit en de Wet Geluidhinder worden voldaan. In aanvulling op de afdeling 3.1 van het Bouwbesluit mag het geluidsniveau ten gevolge van de geluidsbelasting op de gevel in verblijfsruimten van nieuw te bouwen kanten ten hoogste gelijk zijn aan de in onderstaande tabel gegeven waarden voor verschillende typen ruimten. In deze tabel is een overzicht gegeven van het maximaal toelaatbare achtergrondgeluidniveau ten gevolge van installaties en omgeving in de diverse ruimten. Voor de door het verkeer veroorzaakte geluidsniveaus moet worden uitgegaan van de gegevens zoals die door de gemeente worden verstrekt. Ongewenst geluid ten gevolge van de interne bronnen, zoals diverse technische installaties in het gebouw, moet worden beperkt. Ruimtefunctie

Kantoorruimten Spreekkamers Vergaderruimten Restaurant Raadzaal Sanitair Verkeersruimten

Ten gevolgde van buitengeluid Laeq in DB(A) 40 40 35 30 -

Ten gevolge van installaties Larq in DB(A) 35 35 30 45 30 45 45

Ruimteakoestiek De eigenschappen van een ruimte moeten zodanig zijn dat de ruimte-akoestische kwaliteit past bij de functie van de ruimte. Er moet een goede gelijkmatige geluidsverstrooiing in de ruimte worden bewerkstelligd. Hinderlijke reflecties mogen niet voorkomen, maar gunstige reflecties moeten worden benut. In de onderstaande tabel is voor een aantal veel voorkomende ruimten de gewenste bandbreedte voor de nagalmtijd aangeven. Ruimten Kantoorruimten groter dan 30m²* Vergaderruimten Publiekshal echter ter plaatse van de balies: zitgedeelte kantine ruimten met interne geluidsproductie

Nagalmtijd in seconden 0.5 tot 0,7 tot 1,0 1,0 tot 1,2 0,6 tot 0,8 0,8 tot 1,0 afhankelijk van geluidsniveau van de apparatuur


32 / 47

Verkeersruimten 0,8 tot 1,2 * In grotere kantoorruimten waar meerdere verschillende werkzaamheden worden verricht, zijn andere eisen van belang. Ten behoeve van dergelijke ruimten is een separaat akoestisch advies noodzakelijk.

Aan de akoestiek van de publieksruimten (hal en raadzaal) zal extra aandacht worden besteed. De, over de octaafbanden met middenfrequenties van 125 tot en met 2000 Hz gemiddelde nagalmtijd, moet voor de verschillende ruimten aan de waarden zoals vermeld in de voorgaande tabel voldoen. De afwijking van de nagalmtijden in de octaafbanden van 125 en 2000 Hz mag ten hoogste respectievelijk +20% en -20% bedragen ten opzichte van de 500 Hz octaafband. Geluidsisolatie tussen ruimten In de volgende tabel is de minimaal vereiste geluidsisolatie voor scheidingsconstructies tussen diverse ruimten aangegeven (in R’w conform ISO 717). Hierbij moet worden uitgegaan van een referentie nagalmtijd van 0,8 sec. Ruimte soort Kantoorruimte Vergaderruimte Lunchruimte Sanitair

Isolatie in dB (R’w) Naar verblijfsruimte 38 43 n.v.t. 38

Naar verkeersruimte 26 32 32 26

Met de volgende punten dient men rekening te houden: • De geluidsisolatie tussen kantoorruimten onderling en tussen kantoorruimten, vergaderruimten en sanitaire ruimten dient zodanig te zijn dat bij gelijktijdig gebruik onderlinge hinder is uitgesloten. • Hinder vanuit de technische ruimten dient vermeden te worden. Bij het beoordelen van de geluidsisolatie moet met name ook aandacht worden besteed aan flankerend geluid. Om dit tegen te gaan dienen scheidingsschotten tot aan het bouwkundig plafond door te lopen. • Trillingen in het gebouw moeten zodanig zijn dat het risico op schade of hinder voor gebruikers zoveel mogelijk wordt beperkt. 8.08

Specifieke voorzieningen Balies Specifiek moet aandacht worden besteed aan het verblijfsklimaat achter de balies. Er moeten voorzieningen worden getroffen om tocht en koudestraling (vanaf de vloer en naar boven) te voorkomen, rekening moet worden gehouden met lichtval op de beeldschermen en plaatselijk dienen akoestische voorzieningen te worden aangebracht. Alle balies moeten goed toegankelijk zijn voor mindervaliden. Alle balies zijn zitbalies. Spreekkamer In de spreekkamers moet rekening worden gehouden met geluidslek vanuit de ruimten in verband met de privacy van de gebruikers.


33 / 47

9

BOUWKUNDIGE KWALITEITEN

9.01

Algemene eisen Gevraagd wordt om bij het ontwerp te anticiperen op een toekomstige uitbreiding. Mogelijkheden daartoe dienen te worden gesignaleerd en eventueel open te worden gehouden. Tevens kan het werkplekconcept gedeeltelijk uitbreiding in capaciteit opvangen.

9.02

Flexibiliteit In verband met de gewenste flexibiliteit van de kantooromgeving moet, voor zover de eisen per ruimtefunctie dat toelaten, worden uitgegaan van de volgende voorzieningen: • Vast en gangbare stramienmaten met goede aansluitmogelijkheden van binnenwanden op de gevel; • Verplaatsbare scheidingswanden (systeemwanden met uniforme gevelaansluitingen; • Indien systeemwanden in combinatie met systeemplafonds worden toegepast, uitgaan van bandrasterplafonds met een op de hoofdfuncties afgestemde modulering, waarin opgenomen de technische infrastructuur (klimaat, verlichting, veiligheid en dergelijke); • Voldoende fijnmazige bedienings- en aansluitmogelijkheden in de vorm van bijvoorbeeld vloeren/of wandgoten (een en ander ter voorkoming van snoeren over de grond); • Goede bereikbaarheid van alle apparatuur boven de (eventueel) verlaagde plafonds. Verder dienen er zo min mogelijk constructieve elementen in het gebouw te worden aangebracht en dienen de beschikbare vierkante meters voor de primaire processen gemaximaliseerd te worden.

9.03

Gevels De gevel is een zeer belangrijk onderdeel van het gebouw. Op het gebied van architectuur en uitstraling, maar ook op het gebied van energieverbruik en de thermische behaaglijkheid in het gebouw. Beperking van het glaspercentage en de toepassing van zonwerende voorzieningen zijn een vereiste, echter met inachtneming van de eisen ten aanzien van architectuur en uitstraling. Overige uitgangspunten: • Bij toepassing van beweegbare buitenzonwering op de zonbelaste geveldelen dient die zowel centraal als individueel te kunnen worden bediend; • Er dient rekening te worden gehouden in de materiaalkeuze met het onderhouden van de zonwering; • De gevel moet zodanig worden gedetailleerd dat het water niet langs het glas en de kozijnen loopt; • Liggende cementgebonden delen zodanig afwerken dat er geen vervuiling van glas en kozijnen kan plaatsvinden;


34 / 47

•

• • •

De water- en luchtdichtheid van de gevels dient te voldoen aan de vigerende wettelijke eisen. Het streven is een zeer luchtdichte gevel in verband met energiebesparing; De onderste 2,5 meter van de gevel dient vandalisme bestendig te worden uitgevoerd; Geen nissen en donkere hoeken creëren; Voorkomen van opklimbare gevels.

De architect en adviseurs moeten het gevelontwerp optimaliseren, waarbij een heldere afweging wordt gemaakt op alle van belang zijnde aspecten.

9.04

Entreevoorzieningen De entree van het raads- en vergadercentrum (tevens avondentree), de publieks- en eventueel de personeelsentree moeten worden voorzien van automatische deuren, inclusief tochtsluis of tourniquet, voorzien van ingangsverwarming. Het voorkomen van tochtklachten bij de baliewerkplekken is een belangrijk uitgangspunt.

9.05

Draagconstructie In verband met de gevraagde flexibiliteit dient de draagconstructie en het inbouwpakket te worden gescheiden. De vloerbelastingen moeten worden bepaald volgens de ‘Technische grondslagen voor bouwconstructies’; NEN 6700 ‘Algemene basiseisen’ en NEN 6702 ‘Belastingen en vervormingen’ en de onderstaande nadere specificaties: • •

•

9.06

Dak • • • •

9.07

Standaard veranderlijke vloerbelasting 4,0 kN/m², inclusief 0,5 kN/m² voor lichte scheidingswanden; Vloerbelasting ter plaatse van kluizen, paternoster kasten en niet-verplaatsbare archieven, ten minste 10 kN/m² of zoveel meer als uit de specificatie van de leverancier of gebruiker blijkt; Bij de overige bijzondere ruimten zoals technische ruimten, magazijnen, repro controleren of de toelaatbare basisbelasting wordt overschreden, in overleg met de gebruiker.

Het dak moet voldoen aan de volgende eisen: Op platte daken moeten begaanbare looppaden worden aangebracht; De dakranden moeten zijn voorzien van valbeveiliging volgens de geldende norm; Het dak dient goed bereikbaar te zijn voor het uitvoeren van onderhoud en gevelreiniging (conform Arbowet en –regelgeving); Ter overweging van het Ontwerpteam is de toepassing van witte dakbedekking of een sedumdak te beperking van de warmtelast in het stookseizoen en berging van hemelwater.

Vloeren, wanden en plafonds Vloeren, wanden en plafonds dienen te voldoen aan de volgende specificaties:


35 / 47

• • • • •

• •

9.08

De binnenwanden voorzien van expositierails; Naast alle toegangsdeuren (m.u.v. sanitaire en technische ruimten) minimaal een zijlicht aanbrengen, maar bijvoorkeur meer transparantie realiseren; Alle ‘onbedekte’ vloeren in technische ruimte e.d. dienen stofwerend te worden behandeld; Vloerbedekking dient antistatisch, slijtvast, anti-allergisch en goed reinigbaar te zijn; Gladde vloerbedekking dient slijtvast en stroef te zijn. Met name in de centrale hal dient de (steenachtige) bedekking ook in natte toestand voldoende stroef te zijn. Achter de entrees dient een voldoende lange schoonloopzone te worden aangebracht (zie de betreffende richtlijnen); Leidingzones dienen voor onderhoud en wijziging van de kabels en leidingen bereikbaar te zijn. Indien geen systeemplafond wordt toegepast, dienen passende alternatieven worden voorzien.

Specifieke voorzieningen (Semi)statisch en dynamisch archief Het statische archief dient te voldoen aan de archiefwetgeving. Er worden specifieke eisen gesteld aan de luchtvochtigheid, ruimtetemperatuur, ventilatievoud en regeltechniek. Er mogen in de archiefruimte alleen installaties worden aangebracht ten behoeve van deze ruimte. Ook worden eisen gesteld aan vloerbelasting, brandwerendheid, afwerking en inrichting.


36 / 47

10

WERKTUIGBOUWKUNDIGE INSTALLATIES

10.01

Klimaatinstallatie In hoofdstuk 8 zijn de bouwfysische prestaties beschreven die als uitgangspunt dienen voor het gebouwontwerp. Ten aanzien van de primaire prestaties van de klimaatinstallaties, namelijk het conditioneren van het binnenklimaat, worden hier nadere eisen vastgelegd. De gewenste condities dienen te worden bereikt door de juiste samenhang tussen het passieve gebouwontwerp en de toegepaste installaties, (wat een gezamenlijke verantwoordelijkheid is het ontwerpteam). De juiste afstemming dient gedurende het ontwerpproces door de ontwerpende partijen te worden gevonden. De klimaatinstallatie dient zowel energetisch als duurzaam te worden gedimensioneerd. Verder moeten de installaties zodanig worden ontworpen dat: • De gewenste flexibiliteit, eventuele functieaanpassingen en uitbreidbaarheid van het gebouw gegarandeerd is; • Sprake is van extra capaciteit, zodanig dat 10% van het vloeroppervlak met ruimten met verhoogde ventilatie (6-voud) kan worden ingericht op elk willekeurige plaats in het gebouw, zonder kanalentracé aanpassingen; • De installaties per verblijfsruimte door de individuele gebruiker handmatig bedienbaar is, in de basis verwarming en koeling. Eventueel ventilatie voor ruimten met een hoger ventilatievoud dan 2; • Bij voorkeur laag temperatuurverwarming en hoog temperatuurkoeling plaatsvindt; • Energievernietiging door gelijktijdig koelen en verwarmen wordt voorkomen.

10.02

Waterinstallaties Koud- en warm tapwater Op diverse punten in het gebouw moet worden voorzien in de tapwaterpunten voor koud- en warm water inclusief afvoer, in onder andere de keukens, de facility corners en de toiletruimten. Tevens rekening te houden met onder andere tappunten: • In de installatieruimten ten behoeve van schoonmaak en dergelijke; • In de werkkasten (voorzien in een uitstortgootsteen met emmerrooster met warmen koud tapwatervoorziening); • In de fietsenstalling (en eventuele parkeergarage) (vorstvrij). Eventueel kan er voor worden gekozen om in de facility corners een decentrale warmteopwekking ten behoeve van warm tapwater te realiseren. Sanitaire voorzieningen • Uitgangspunten bij de inrichting van de sanitaire voorzieningen zijn: Bij de keuze van het sanitair dient rekening te worden gehouden met de schoonmaak mogelijkheden onder andere door toepassing van vrijhangende closetcombinaties; • De mindervaliden toiletten dienen te worden voorzien van alle gangbare vereisten inclusief een alarminstallatie; • Alle sanitaire ruimten dienen bereikbaar te zijn via een voorportaal.


37 / 47

Brandblusinstallatie Uitgangspunt is een gebouw zonder sprinklerinstallatie. Een gecertificeerd bureau zal een inspectieplan moeten opstellen, waarin de installatietechnische eisen in relatie tot het gebruik van het gebouw worden weergegeven. Aan de hand van dit inspectieplan zal door de adviseur een installatie moeten worden ontworpen dat optimaal geïntegreerd is binnen het bouwkundig en constructief plan. In de volgende ruimten mogen geen watervoerende blusinstallaties worden toegepast, maar geëigende (droge) blusmiddelen: • (eventuele) computerruimte; • Archiefruimte. De brandslanghaspels dienen bij voorkeur te worden uitgevoerd inclusief haspelkast (inbouw) en te worden toegepast conform voorschriften (regionale) brandweerinspecties).

10.03

Waterafvoer Een gescheiden rioleringsstelsel (voor hemelwaterafvoer en afvalwater) is vereist. Indien hemelwaterafvoeren binnen het gebouw worden gerealiseerd, dienen alle mogelijke maatregelen te worden genomen om lekkage, verstopping en condensatie te voorkomen. De hemelwaterafvoeren moeten worden geïsoleerd, zodanig dat er geen geluidsoverlast ontstaat.

10.04

Regelinstallatie De regeltechnische installaties zullen deel uitmaken van de werktuigbouwkundige installaties en omvatten het leveren, monteren, aansluiten en aanpassen van nieuwe en bestaande: • Regelapparatuur (meetopnemers, regelafsluiters, luchtkleppen e.d.); • GBS-regelkasten; • Meet- en regel automatisering; • Bekabeling. Voor de standaard regelapparatuur worden elektrotechnisch/elektrisch aangedreven corrigerende elementen (regelafsluiters, luchtkleppen, etc.) en elektronische meetopnemers (temperatuur, vochtigheid etc.) toegepast die gebruikelijk zijn voor de toepassing van klimaatinstallaties. De regelkasten (GBS-kasten) zullen worden geplaatst in de technische ruimte(n) nabij de betreffende klimaatinstallaties. In de regelkasten worden de eenheden ondergebracht voor de beveiliging, schakeling, regeling en bediening van de aan te sluiten installaties. Op een centrale plaats (nabij de entree) dient een bedienings- en signaleringspaneel te worden voorzien waarop de urgente en niet-urgente storingsmeldingen worden weergegeven.


38 / 47

11

ELEKTROTECHNISCHE INSTALLATIES

11.01

Voeding/energieverdeling De elektrotechnische installaties dienen te worden aangesloten op het openbare distributienet. Krachtstroom maakt onderdeel uit van de hoofdverdeelinrichting, binnen de hoofdverdeelinrichting dient de gehele infrastructuur voor de distributie van 400V gescheiden van het laagspanningsnet te worden uitgevoerd. Liften, koelmachines, verlichtings- en data-installalties dienen op afzonderlijke velden van de hoofdlaagspanningsverdeler te worden aangesloten. De verdeelinrichtingen dienen te worden voorzien van effectieve overspanningsbeveiliging. Er dient te worden voorzien in een reservecapaciteit van: • 30% van het totaal geïnstalleerd elektrisch aansluitvermogen (deze overcapaciteit dient in alle aspecten van de stroomvoorziening terug te komen (verdeelkasten, ruimte in kabelgoten, etc.); • Minimaal 20% van het gelijktijdig afgenomen vermogen per verdeelinrichting in de laagspanningsvoedingskabels en de verdeelinrichtingen. Voedingen van bedrijfskritische installaties dienen rechtstreeks te worden aangesloten op de hoofdverdeling. Waar elektrische installaties dan wel andersoortige installaties door het gebouw worden geleid door middel van leidingschachten moet er extra zorg worden besteed aan de compartimentering voor brand of rook.

11.02

Krachtstroom De krachtinstallatie omvat de benodigde aansluitpunten, bedieningstoestellen, alsmede de bijbehorende leidingaanleg ten behoeve van machines en apparatuur, vast of verplaatsbaar, met grote vermogens. Op de krachtinstallaties worden aangesloten: • De verwarming, luchtbehandeling; • De installaties voor overige werktuigbouwkundige voorzieningen; • De eventuele transportinstallaties, zoals lift en hijstoestel; • De aansluitingen ten behoeve van koel-/vriescellen; • De aansluitingen ten behoeve van specifieke apparatuur of specifieke apparaten. De krachtinstallatie dient elektrisch gescheiden van de lichtinstallatie te worden uitgevoerd.

11.03

Noodstroom Het gemeentehuis dient te worden voorzien van een noodstroomvoorziening die bij storing in de levering door het energieleverend bedrijf (netstoring) automatisch inschakelt. Uitgangspunt is dat direct na een calamiteit gedurende minimaal 24 uur een deel van het gebouw op volle sterkte volledig operationeel kan zijn. In ieder geval moeten de volgende gebouwonderdelen en voorzieningen zijn aangesloten op de noodstroomvoorziening: • Het rampencentrum, inclusief de route daar naartoe; • Alle SER- en MER-ruimten (inclusief telefooncentrale);


39 / 47

• • • •

11.04

Brandbeveiligingsinstallatie; Toegangscontrolesysteem; Noodverlichting; Liften (automatisch naar de begane grond te sturen).

Bliksembeveiliging en potentiaalvereffening Voor de gecombineerde potentiaalvereffening en bliksembeveiliging wordt een onafhankelijke beveiliginginstallatie toegepast. De benodigde installatie dient te worden geïnstalleerd conform de vigerende regelgeving (NEN-EN-IEC 623055) en op een wijze, zoals bij moderne gebouwen gebruikelijk is. Ten behoeve van de potentiaalbeveiliging wordt een ringleiding met aardelektroden opgenomen, met stijgpunten ten behoeve van een bliksembeveiliging-daknet. Daarnaast dient een overspanningbeveiliging te worden toegepast.


40 / 47

12

BEVEILIGINGSINSTALLATIES

12.01

Toegangsbeveiliging In de dag- en avondsituatie wordt bezoek ontvangen aan de balies in de centrale hal. Daar bevinden zich ook de benodigde bedienings- en signaleringspanelen van de beveiliging. De toegankelijkheidszones (conform §7.02) zijn van elkaar gescheiden door deuren met proximity card lezers. Tijdens het ontwerpen dient, samen met de gebruiker(s), een gedetailleerd ontsluitingsplan te worden opgesteld. Ook dient in overweging te worden genomen om de toegangsregistratie te combineren met aanwezigheid in verband met ontruiming.

12.02

Inbraakbeveiliging De voorzieningen voor inbraakbeveiliging dienen in detail met het beveiligingsbedrijf te worden overlegd en vastgesteld. Als basis moet worden gedacht aan: • Veiligheidssloten op alle deuren en ramen in van buiten bereikbare bouwlagen, aansluitend op het maaiveld en daken; • Voor de separate gebouwdelen moeten de in- en uitschakeling van het alarm onafhankelijk, kunnen worden geregeld; • Glasbreukdetectie op alle gevelopeningen in van buiten bereikbare bouwlagen, aansluitend op het maaiveld en daken; • De toegangen en binnendeuren tussen toegankelijkheidszones hebben een deursignalering en inbraakdetectie; • Aanwezigheidsdetectie in alle entreezones, de verkeerszones en in nader te benoemen specifieke ruimten. • Bij alarm vindt in de nachtsituatie automatische doormelding plaats via de receptiebalies (en automatisch bij geen reactie binnen vastgestelde limiet). Het bedienings- en signaleringspaneel van de beveiligingsinstallaties situeren bij de avondbalie. Indien gescheiden receptie- en avondbalie worden toegepast bevindt zich bij de receptiebalie ook een compleet paneel.

12.03

Brandbeveiliging Ten behoeve van de brandbeveiliging dient het gebouwontwerp te voldoen aan de eisen zoals omschreven in NEN 2535, eventueel aangevuld met specifieke eisen van de plaatselijke Brandweer. Er wordt tenminste gevraagd: • Beveiliging tegen de gevolgen van brand dient bij voorkeur te geschieden met eenvoudige bouwkundige middelen; detectie- en brandblusinstallatie dienen een logische vervolmaking daarvan te zijn; • Een beveiliging met automatische rook- en brandmelders in de verkeerszones en handbrandmelders bij de brandslanghaspels; • Het gebouw dient te worden voorzien van een adequate vluchtbeveiliging volgens NEN-EN 1838. De vluchtsignaleringen dienen te worden voorzien van pictogrammen volgens NEN 6088;


41 / 47

• • •

Het gebouw dient te worden voorzien van een ontruimingsinstallatie volgens NEN 2575; Gang- en trapbreedten, trappenhuizen en zo nodig brandweerliften afgestemd op vluchtwegen conform de genoemde regelgeving; Blusmiddelen (repressieve voorzieningen).

De opdrachtgever moet worden geconsulteerd over de indeling van brandcompartimenten, vluchtroutes en de draairichtingen van (vlucht)deuren. 12.04

Overige beveiligingsvoorzieningen • • • • •

Overdekte fietsenstalling; alleen toegankelijk voor personeel. Intercom. Signalering van mindervaliden toilet naar receptiebalie. Alarmsignalering bij spreekkamers centrale hal, boven de toegangsdeur en bij de receptiebalie. Ook bij de inrichting van spreekkamers rekening houden met de veiligheid van de medewerkers (noodknop).


42 / 47

13

OVERIGE INSTALLATIES

13.01

Transportinstallaties Voor het transport van personen en goederen wordt één personenlift van 1000 kg opgenomen. Deze personenlift conform de NEN-EN 81-1 in machinekamerloze uitvoering. De lift dient rolstoeltoegankelijk en geschikt voor brancardvervoer te zijn. In verband met het ontbreken van een goederenlift dient de nominale last 10kN te zijn.

13.02

Glazenwasinstallatie Gezien de te verwachten hoogte van het gebouw is het niet noodzakelijk een glazenwasinstallatie aan te brengen; deze is derhalve niet opgenomen.

13.03

Zonweringinstallatie Uitgangspunt is een gebouw met een (buiten) zonweringsinstallatie op de zonbelaste gevels. Deze installatie is elektrisch aangestuurd en automatisch geregeld op zonintensiteit, maar handmatig per ruimte/in te delen stramien overrulebaar. De zonwering werkt zodanig dat deze ook automatisch werkt in het weekend om zo opwarming van het gebouw in zomersituatie zoveel mogelijk te voorkomen. Zonwering wordt ingetrokken bij schemering, neerslag en/of harde wind en wordt uitgeschoven bij intense zoninval of vanaf een bepaalde temperatuur. Aansturing uitvoeren met een tijdsvertraging en anti-pendel schakeling. Tevens centraal te bedienen in verband met bijvoorbeeld glazenwassen. Totale ZTA-waarde van het raam/zonweringsysteem uitgaan van 0,15-0.30. Effectieve lichtwering (volgens eisen Arbo) ook integraal in het bouwproces meenemen (naast bovenstaande zonwering). Voor de begane grond moet een vandaalbestendige zonweringsinstallatie worden voorzien of worden gekozen voor een alternatief.


43 / 47

Bijlage 1 Vigerende weten regelgeving


44 / 47

NOTITIE Project

Datum

3252 - Voorbereidingsfase centrale huisvesting gemeente Bloemendaal

16 december 2010

Betreft

Kenmerk

Vigerende weten regelgeving

3252/2010 10184/pl - CONCEPT

Huisvesting dient minimaal te voldoen aan de onderstaande algemene normen en voorschriften: • • •

• • • • • • • •

Arbeidsomstandighedenwet (ARBO); Arbothemacahiers: ATC 7 Baliewerk; Arbo-Informatiebladen: AI-1 Arbo- en verzuimbeleid; AI-2 Werken met beeldschermen; AI-7 Kantoren; AI-8 Zittend en staand werk; Wet- en regelgeving inzake het milieu (Duurzaam Bouwen); HACCP-normen (bij het verstrekken van voedsel); Voor zover mogelijk aan 'Handboek voor Toegankelijkheid (6e druk)’; De plaatselijk voorschriften van de brandweer; Het Bouwbesluit; NEN-normen, zoals genoemd in verwijzingen van het bouwbesluit; De plaatselijk geldende voorschriften inzake bestemmingsplan en nutsbedrijven; Voorschriften Energiebedrijf.

Bijlage 2 Bloemendaalse manier van werken


45 / 47

NOTITIE Project

Datum

3252 Gemeentelijke huisvesting Bloemendaal

26 januari 2011

Betreft

Kenmerk

Uitwerking werkplekconcept

3252/2011 07716/pl 2011003663

Opgesteld door

Aantal pagina's

Pieter Lems

11

Distributie

Goedkeuring

Projectgroep/MT

KR

1.

‘BLOEMENDAALSE MANIER VAN WERKEN.’

In de maanden november tot en met februari is er gewerkt aan de invulling van het werkplekconcept, de ‘Bloemendaalse Manier van Werken. Een werkplekconcept voor en door de werknemers van de gemeente Bloemendaal. Hiervoor zijn met het MT en de ambassadeurs van het werkplekconcept de volgende activiteiten ondernomen (in chronologische volgorde): • Managementsessie voor het bepalen van een visie op het werkplekconcept; • Bezettingsgraadonderzoek; • Eén op één gesprekken met het management; • Referentiebezoek voor het management en ambassadeurs van het werkplekconcept; • Workshop ‘De ideale werkomgeving’ met de ambassadeurs; • Activiteitenonderzoek; • Workshop ‘Van activiteiten naar bouwstenen’ met de ambassadeurs. De ‘Bloemendaalse Manier van Werken’ kenmerkt zich door een transparante, efficiënte en innovatieve (speelse) werkomgeving. Geen eigen werkplek, maar een heel gebouw. De medewerkers van de gemeente Bloemendaal zijn vrij om te kiezen op welke werkplek ze gaan werken. Zij kiezen een plek die het beste past bij de werkzaamheden die zij op dat moment willen verrichten. Door het gebruik van diverse sferen binnen het werkplekconcept vindt iedere medewerker een werkplek die bij hem of haar past. De uitkomsten met betrekking tot de keuze van de typen werkplekken en het uiteindelijke ruimtegebruik van deze werkplekken worden samengevat in deze notitie.

2.

ORGANISATIE

De opbouw van de organisatie van de gemeente Bloemendaal is weergegeven in onderstaand organogram (de buitendienst valt buiten de beschouwing van deze opdracht).

Afbeelding 1: organogram gemeente Bloemendaal.

In totaal zijn er 150 medewerkers werkzaam burgemeester en wethouders en de buitendienst).

bij

de gemeente

Bloemendaal

(exclusief

De nieuwe werkomgeving moet aansluiten bij de volgende organisatie doelstellingen: • Wij zijn één organisatie, met ruimte voor individuele ontwikkeling; • Van controle naar vertrouwen, iedereen neemt zijn of haar eigen verantwoordelijkheid; • Efficiëntie en effectiviteit bevorderen; • Transparantie en openheid, maar ook ruimte om je af te kunnen zonderen; • Faciliteren van flexibiliteit (thuis kunnen werken, ruime werktijden, diversiteit werkplekken).

aan

Op basis bovenstaande doelstellingen is besloten om de werkomgeving zo generiek mogelijk in te delen. Hierdoor wordt de doelstelling om multidisciplinair, projectmatig en als één organisatie te werken gefaciliteerd. De diverse werkplekken worden gelijkmatig over de werkomgeving verdeeld. Hierbij wordt geen uitzondering gemaakt per afdeling of team. Uiteraard worden uitzonderingen zoals dubbele beeldschermen of zware applicaties wel toegepast.

3.

ACTIVITEITEN EN TYPEN WERKPLEKKEN

De basis van het werkplekconcept ‘Bloemendaalse Manier van Werken’ wordt gevormd door een flexibele, transparante, inspirerende en afwisselende werkomgeving met daarin diverse typen werkplekken. Het type werkplek wordt bepaald aan de hand van de activiteiten/werkzaamheden die binnen de gemeente Bloemendaal plaatsvinden. Binnen de organisatie is per team geïnventariseerd welke activiteiten worden verricht en in welke verhouding deze tot elkaar staan. Dit is gedaan aan de hand van vooraf vastgestelde deelactiviteiten. Uiteindelijk wordt er een gezamenlijk werkgebied gerealiseerd. Hierbij wordt per team of afdeling geen uitzondering gemaakt in het type werkplekken. De werkplekken worden gelijkmatig verspreid over het totaal beschikbare oppervlakte. In het generiek profiel is elk team op basis van het aantal medewerkers meegenomen. Hoe meer medewerkers in een team werkzaam zijn, hoe zwaarder dit team meeweegt in het totale profiel. Het generieke profiel voor de gemeente Bloemendaal is in onderstaande afbeelding weergegeven.

Figuur 1: Generiek activiteitenprofiel gemeente Bloemendaal.

De vooraf vastgestelde deelactiviteiten worden gegroepeerd naar drie hoofdactiviteiten, te weten: routinematige-, concentratie- en communicatie-activiteiten. In onderstaande tabel is aangegeven welke deelactiviteiten worden geschaard onder één van de drie hoofdactiviteiten. Hoofdactiviteit

Deelactiviteit

Routinematige activiteiten

Algemeen bureauwerk, bureauwerk waarbij samenwerking met collega’s noodzakelijk/gewenst is, telefoneren aan het bureau, archiveren en documentenverzorging, printen / kopiëren / postafhandeling, overig.

Concentratie activiteiten

Telefoneren in afgezonderde ruimte, bureauwerk waarbij u niet gestoord mag worden (één-persoons), lezen (meer dan een half uur), bureauwerk waarbij u niet gestoord mag worden (meerpersoons).

Communicatie activiteiten

Formeel overleg, informeel overleg, projectmatige werkzaamheden.

Om tot een resultaat per afdeling te komen zijn de resultaten van de teams samengevoegd tot de afdeling waartoe deze behoren. In onderstaande tabel zijn de percentages per gecombineerde afdeling per hoofdactiviteit weergegeven. Op basis van de gesprekken met alle managementleden zijn de percentages van gemeentewerken en facilitaire zaken & financiën bijgesteld. Het totale profiel benaderd hierdoor ook meer het referentieprofiel. Afdeling

Routine

Concentratie

Communicatie

Bouwen en Wonen

69%

15%

16%

Gemeentewerken

65%

15%

20%

Bedrijfsbureau + griffie

61%

20%

19%

Facilitaire Zaken en Financiën

70%

15%

15%

Publiekszaken

54%

30%

16%

Belastingen

79%

7%

14%

Totaal generiek profiel

65%

20%

15%

Tabel 1: activiteitenprofielen ‘Bloemendaalse Manier van Werken’.

Het generieke profiel van de gemeente Bloemendaal is representatief in vergelijking met andere overheidsorganisaties. Een gemiddeld profiel van 2.845 overheidsmedewerkers1 bestaat uit 64% routinematige-, 18% concentratie- en 18% communicatie-activiteiten. Door de geringe afwijking ten opzichte van het generieke profiel 3.01.

Diversiteit in werkplekken

Bij elke hoofdactiviteit horen verschillende typen werkplekken. Tijdens de workshops met de gecombineerde afdelingen is in overleg vastgesteld welk type werkplek en hoeveel (procentueel) men hiervan graag terug wil zien in het werkplekconcept. Per activiteit worden de volgende werkplekken onderscheiden: Routinematige werkplekken: ‐ De standaardwerkplek:

‐

Lounge/samenwerkplek:

Concentratie werkplek ‐ Gesloten éénpersoons werkplek: ‐

1

De standaardwerkplek (stilte):

Werkplek voor alle voorkomende routinematige werkzaamheden zoals telefoneren, schrijven en computerwerkzaamheden et cetera. Werkplek voor alle voorkomende routinematige werkzaamheden zoals telefoneren, schrijven en computerwerkzaamheden. Een lounge/samenwerkplek wordt als 1,5 werkplekken meegerekend.

Werkplek voor alle voorkomende routinematige werkzaamheden zoals telefoneren, schrijven en computerwerkzaamheden et cetera. Werkplek voor alle voorkomende routinematige werkzaamheden waarbij stilte (concentratie) gewenst is, zoals lezen, schrijven en computerwerkzaamheden. Geen overleg en telefoonwerkzaamheden. Gegroepeerd in ‘zones’.

Op basis van vergelijkbare referentiebezoeken

Communicatie werkplekken: ‐ Samenwerkplek (open):

‐

Formeel overleg:

‐

Informeel overleg:

Overig: ‐ Aanland/tijdelijke werkplek

Een open ruimte voor overleg en samenwerking met 2 tot 4 personen. Ook voor alle voorkomende routinematige werkzaamheden zoals telefoneren, schrijven en computerwerkzaamheden. Een samenwerkplek telt mee als 1,5 werkplekken. Werkplek voor intern overleg en projectmatige werkzaamheden met maximaal 6 personen. Divers vormgegeven qua meubilair (invulling door architect). Een formele overlegruimte wordt als 1,5 werkplekken meegerekend. Een open of gesloten ruimte voor informeel overleg met 4 tot 6 personen. Gebruik maken van ander meubilair dan standaard. Een gesloten informele overlegplek telt niet mee als officiële werkplek.

Een tijdelijke werkplek voor alle voorkomende werkzaamheden. Deze werkplekken worden op een slimme, maar functionele manier ingepast in het werkplekconcept. De werkplekken kosten geen extra ruimte. De werkplekken worden gecreëerd door netwerkaansluitingen te realiseren in bijvoorbeeld de pantry/leestafel en de lunchruimte.

In het overzicht op de volgende pagina wordt aangegeven hoe de werkplekken per hoofdactiviteit procentueel en in absolute aantallen worden verdeeld.

Routinematige werkzaamheden

Standaard

Lounge/samenwerkplek

Totaal percentage profiel: 65%

80%

20%

Totaal aantal o.b.v. 68 werkplekken

55

13 (≈ 9 hoekbanken)

Concentratie werkzaamheden

Concentratie éénpersoons

Standaard ‘stilte’


60%

40%


13

8

Communicatie werkzaamheden

Samenwerkplek

Gesloten formeel

Gesloten informeel


25%

75%

15% (telt niet mee als wp)


4 (≈ 3 hoekbanken)

12 (≈ 8 ruimten)

2 (= 2 ruimten)

Tabel 2: procentuele verdeling en aantallen van het type werkplek per hoofdactiviteit

4.

BEZETTING VERSUS ACTIVITEITEN

In november 2010 is de bezettingsgraad van de werkplekken bij de gemeente Bloemendaal gemeten. Hiervoor is een week lang op zes momenten van de dag elke werkplek beoordeeld op het feit of deze bezet, tijdelijk onbezet dan wel onbezet was. Uit deze meting is gebleken dat de gemiddelde bezetting van de werkplekken gedurende de week 51,2% bedraagt. De piekbezetting komt uit op 69,2%. Op basis van deze resultaten is besloten om een inrichtingsgraad van 70% aan te houden. Dit betekent dat er voor 100 medewerkers 70 werkplekken worden gerealiseerd. Voor de gemeente Bloemendaal, waar 150 medewerkers op kantoorfuncties in dienst zijn, betekent dit in totaal 105 werkplekken (exclusief burgemeester en wethouders en buitendienst). Wanneer het activiteitenprofiel (65%, 20%, 15%) wordt vergeleken met de bezetting gedurende de week verkrijgen we onderstaand beeld (dit is weergegeven o.b.v. 100 mdw = 70 wpl).

Communicatie Concentratie

Routine

Figuur 2: Bezettingsgraad versus activiteitenprofiel

In bovenstaand figuur is de totale bezetting van de werkplekken weergegeven. Het percentage ‘tijdelijk onbezet’ is hier inbegrepen. Tijdelijk onbezet betekent dat de werkplek wel bezet wordt gehouden (de PC staat aan, er ligt een jas over de stoel o.i.d), maar de werknemer is niet aanwezig op de werkplek. Het toekomstige werkplekconcept zal een veel lager percentage ‘tijdelijk onbezette’ werkplekken laten zien. Wanneer men zijn of haar werkplek voor langere tijd verlaat zal deze zo worden achter gelaten dat de werkplek door een collega kan worden gebruikt. De factor ‘tijdelijk onbezet’ wordt meegenomen in de bezettingsgraadmeting omdat deze werkplek hierbij niet beschikbaar is voor een collega en dus feitelijk bezet is. Op basis van dit figuur is te concluderen dat de bezetting van de werkplekken en de uitkomsten van het activiteitenprofiel er toe zullen leiden dat er in de praktijk in de meeste gevallen een routinematige werkplek of een concentratie werkplek beschikbaar zal zijn. De communicatie

werkplekken zullen tijdens de momenten van piekbezetting ook fungeren als volwaardige werkplek. Dit zal met name op maandag en dinsdag in de ochtend het geval zijn. 5.

RUIMTEGEBRUIK

In het programma van eisen is 945 m² opgenomen voor de uitwerking van het werkplekconcept. Op basis van de activiteitenanalyse is een diversiteit aan werkplekken gecreëerd. In onderstaande ruimtestaat zijn deze weergegeven inclusief het benodigde aantal m². Het aantal m² is gebaseerd op de gekozen type werkplekken zoals omschreven in het voorgaande hoofdstuk en de bijbehorende arbo-normering. In het totaal aantal m² zijn de bijzonderheden zoals dubbele beeldschermen, bijzondere werkplekken en extra archiefbehoefte reeds verdisconteerd. Inrichtingsgraad Nr.

OMSCHRIJVING FUNCTIES PER RUIMTE

%

NORM OPP

AANTAL ruimten

Totaal Medewerkers Inrichtingsfactor Aantal werkplekken Routinematig 1 Standaard werkplek 2 Standaard werkplek 'lounge'

150 70% 105 65% 80% 20%

9 10

Concentratie 1 Afgesloten werkplek 2 Concentratie (meer-persoons)

20% 60% 40%

10 9

13

Communicatie 1 Spreekkamer 2 Samenwerkplek 'lounge' 3 Informeel overlegruime

15% 75% 25% 15%

13 10 13

8 3 2

70% AANTAL BEREKEND NUTTIG AANTAL M2 wpl ruimte sub-grp hfd-grp OPMERKINGEN

947

Totaal aantal werkplekken totaal alle teams

9

68 55 13

495 90

585

21 13 8

130 72

16 12 4 2

104 30 26

1 'lounge' werkplek (hoekbank) = 1,5 werkp

202

160 6-persoons = 1,5 werkplek 1 samenwerkplek (hoekbank) = 1,5 werkpl telt in totaal niet mee als werkplek

105,0

Tabel 3: benodigd aantal m² werkplekconcept gemeente Bloemendaal.

Resumerend is er voor de werkplekken van alle gecombineerde afdelingen een oppervlakte van 947 m² Nuttig Vloer Oppervlakte (NVO) benodigd. Dit komt nagenoeg overeen met het eerder opgenomen aantal m² in het programma van eisen (bij een flexfactor van 0,7). Het NVO is enkel de oppervlakte dat benodigd is voor de werkplek. Hierbij is bijvoorbeeld nog geen ruimte voor indelingsverliezen en horizontaal verkeer opgenomen. De werkomgeving zal worden gecomplementeerd door de pantry, ontvangst en repro voorzieningen. Hiervoor is nog 94 m² opgenomen in het programma van eisen. Het gebruik van dubbele beeldschermen (CAD-werkplekken), bibliotheekfuncties en voorzieningen voor het uitleggen van tekeningen is nog niet geïnventariseerd, maar wel opgenomen in het totaal aantal m². Deze voorzieningen zullen nog geïnventariseerd moeten worden. Het toepassen van dergelijke voorzieningen zal niet mogen leiden tot extra ruimte gebruik. De 9 m² per werkplek is toereikend om dergelijke bijzonderheden in te passen.

6.

INDELINGSPRINCIPES

Tijdens de workshops met de ambassadeurs is er in drie groepen een indelingsplattegrond gemaakt op basis van de activiteitenanalyse. Deze indelingen zijn gemaakt om indelingsprincipes

aan te geven. Gezamenlijk zijn de overeenkomsten tussen de drie plattegronden gezocht om als indelingsprincipes mee te geven. Deze zijn hieronder opgesomd: • Bij binnenkomst een ruimte met een ‘woonkamersfeer’. Hier kan je koffie halen, je spullen pakken, collega’s ontmoeten en je dag op een goede manier beginnen en afsluiten; • Geen schotten tussen de routinematige werkplekken; • Bij voorkeur de routinematige- en concentratie-werkplekken aan de raamzijde, communicatie- werkplekken kunnen ook inpandig gesitueerd worden; • Mogelijkheden om externen te ontvangen aan het begin van het werkgebied zodat ze niet de afdeling over hoeven; • Geen grote loopafstanden voor pantry en repro voorzieningen, deze graag bij elkaar situeren; • Clustering van routinematige werkplekken van 4, 6 en 8 werkplekken. Waarbij het zwaartepunt ligt op 4 tot 6 werkplekken; • Loungewerkplekken afgeschermd van de verkeerszone. Niet het gevoel dat je in de loopzone zit te werken; • Privacy op de werkplek/beeldscherm; • Transparantie, elkaar kunnen zien. Bij voorkeur gebruik van glas; • Geen wijziging in percentages activiteitenprofiel toepassen; • De omgeving niet te star/saai uitrusten. Het mag wel wat speels overkomen (vooruitstrevend). Dit kan door het toepassen van andere type bureaus of speciale werkplekken. Het moet uiteindelijk wel zakelijk blijven. Op basis van de gemaakte plattegronden, de indelingsprincipes en de sfeerbeelden is er een voorbeeld gemaakt van een indeling. Hierbij wordt nadrukkelijk aangeven dat het voorbeeld ter indicatie dient voor de verhouding tussen het type werkplekken en de situering hiervan. Er is geen sprake van een architectonisch ontwerp. De beelden zijn op de volgende pagina weergegeven.

Afbeelding 1: indelingsprincipes o.b.v. bijeenkomsten ambassadeurs

Afbeelding 2: indelingsprincipes




7.

IMPLEMENTATIEPROCES

Na afronding van de definitiefase zijn de kaders en de indelingsprincipes voor de ‘Bloemendaalse Manier van Werken bekend. Zowel het management als de ambassadeurs zijn op de hoogte van de actuele stand van zaken. Tijdens de ontwerpen bouwfase zal er een vervolg gegeven moeten worden aan de uitwerking en implementatie van het werkplekconcept. Hierbij zijn drie zaken van essentieel belang: - Specificeren op werkplekniveau; - Uitwerken randvoorwaarden werkplekconcept; - Creëren van draagvlak totale organisatie. Specificeren op werkplekniveau Op het moment van de afronding van de definitiefase zijn de kaders voor de invulling van het werkplekconcept bekend. Hierbij zijn de type werkplekken, de inrichtingsgraad en de indelingsprincipes bekend. Voor de definitieve invulling van het werkplekconcept zal op werkplekniveau bekeken moeten worden bekeken of er behoefte is aan afwijkende voorzieningen. Dit kan betrekking hebben op het gebruik van dubbele beeldschermen, afwijkende stoelen of zwaardere applicaties. Al deze bijzonderheden zullen in kaart gebracht moeten worden en bekeken welke oplossing het beste aansluit bij de gewenste uitgangspunten van het werkplekconcept. Verder zal de architect het ontwerp op werkplekniveau gaan uitwerken. De gemeente Bloemendaal (met name de ambassadeurs) moet bewaken of al hun gestelde eisen en wensen in het ontwerp worden meegenomen. Uitwerken randvoorwaarden werkplekconcept Om het werkplekconcept in de praktijk te laten slagen is het van belang dat de randvoorwaarden hiervoor goed worden gefaciliteerd. Wanneer iemand zelf een werkplek kan kiezen is het bijvoorbeeld van belang dat de documenten die benodigd zijn ook overal digitaal op te vragen zijn. Er wordt immers gestreefd naar een minimale hoeveelheid hard-copy archief en deze zal niet altijd in de buurt van je werkplek zijn. Om dit te realiseren zal er een proces van digitalisering in gang gezet moeten worden. Dit geldt tevens voor ICT en facilitaire zaken. Voor de twee bovenstaande punten is het van belang expertgroepen op te richten die zich bezig houden met de uitwerking hiervan. De expertgroepen zullen rapporteren aan de projectgroep. Creëren van draagvlak totale organisatie Waar het management en de ambassadeurs zich al een tijd verdiepen in het nieuwe werkplekconcept en de aankomende veranderingen zal het voor veel collega’s minder bekende materie zijn. In eerste instantie is het van belang om alle medewerkers op hetzelfde informatieniveau te krijgen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van referentiebezoeken, presentaties en andere vormen van communicatie. Hierna is het van belang dat er draagvlak ontstaat voor het nieuwe werkplekconcept. Men moet ermee vertrouwd raken. Dit kan door middel van informatieve bijeenkomsten, ludieke acties, het ervaren in de praktijk of door het betrekken van medewerkers bij de verdere planontwikkeling.

Bijlage 3 Ruimtebehoeftestaat


46 / 47

###

Project:

Centrale huisvesting gemeente Bloemendaal

Datum:

16-12-2010

Opsteller:

PL

Kenmerk:

3252/2010 03716/pl CONCEPT

RUIMTESTAAT

hoofdg sub roep groep

nr

functie/ruimte

aantal functie

1

ruimte

subgroep

hoofdgroep

PUBLIEKSCENTRUM FRONT OFFICE 1

2

3

298

Centrale hal 1 ingang en tochtsluis 2 publiekszone algemeen contactpunten (touch-down) groenvoorziening kunst drankvoorziening speelvoorziening reproduceerfaciliteiten wachtruimte (leestafel) 3 publicatieborden binnen 4 pasfotoapparaat 5 mindervaliden toilet 6 bezoekerstoiletten

1 1

20 150

20 150

1 1 1 4

6 6 4 8

6 6 4 8

Frontoffice 1 publieksbalie 2 balies

1 3

50 30

50 30

Spreekkamers 1 spreekkamer 1 2 spreekkamer 2

1 1

12 12

12 12

2

194

10 personen

80 incl. 4 werkplekken zit - sta werkplekken 24

BESTUURLIJKE RUIMTEN 1

609

Raadzaal/burgerzaal* raadsleden burgemeester wethouders griffier notulist bode plaats ambtenaren tribune publiek perstafel

19 1 3 1 1 1 10 25 3

76 4 12 4 4 4 20 25 9

76 4 12 4 4 4 20 25 9

algemeen avondentree garderobe pantry/bar wachtruimte/foyer magazijn stoelen en apparatuur

1 70 1 70 1

10 14 6 35 30

10 14 6 35 30

1

90

90

Multifunctionele vergaderruimte Vergaderruimte 1 Vergaderruimte 2 Vergaderruimte 3 Vergaderruimte 4 Vergaderruimte 5 Vergaderruimte 6

1 1 1 1 1 1

32 32 32 20 20 20

32 32 32 20 20 20

4

Opslag

1

30

30

30

5

Leeskamer

1

16

16

16

6

B&W ruimte

1

40

40

40

7

Toiletgroep

8

24

24

24

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 2

Trouwzaal/commissiekamer 1 huidige ruimte

3 1 2 3 4 5 6

3

158

2

Werkruimten bestuur 1 burgemeester 2 wethouders Afdeling publiekszaken 1 afdelingshoofd 2 team samenleving 3 team burgerzaken

3

90

156 15 personen (te combineren met kamer 2) 15 personen (te combineren met kamer 1) 15 personen (tevens rampencentrum) 8 personen 8 personen 8 personen

24 72

24 72

1 18 9

9 162 81

9 162 81

1 10 8 4

9 90 72 36

9 90 72 36

1 4 5 7 3 2

9 36 45 63 27 18

9 36 45 63 27 18

252

1 2 3 4 5 6

Belastingen afdelingshoofd team beleid en applicatie team waardering team heffingen team invorderingen BAG-mannen

1 2 3 4 5 6 7

Financien en facilitaire zaken afdelingshoofd team automatisering team financien team personeelszaken team communicatie team DIV team bodes

1 5 10 5 5 7 6

9 45 90 45 45 63 54

9 45 90 45 45 63 54

1 2 3 4

Gemeentewerken afdelingshoofd team civiele techniek en verkeer team groenvoorziening/reiniging team beheer eigendommen

1 8 6 3

9 72 54 27

9 72 54 27

1 7 6

9 63 54

9 63 54

6

7

96 1 3

Afdeling Bouwen en Wonen afdelingshoord team ruimtelijke ordening team bouwen woningtoezicht team milieu

5

Bedrijfsbureau 1 afdelingshoofd (adjunct) 2 team controllers 3 team secretariaat

(4 werkplekken in publieksbalie) 207

198

351

162

126

8

Griffie

5

45

45

45

9

Directie

1

9

9

9

4

FACILITAIRE RUIMTEN 1

Lunchruimte 1 zitgedeelte 2 keuken 3 opslag

2

1 Bar

3

Faciliteiten tbv werkplekareaal 1 servicecorners 2 lockers/garderobe 3 toiletten

inclusief 1 miva-toilet 1.446

1 2 3 4 4

*in ruimtestaat gecombineerd met raadzaal

95

BACKOFFICE 1

6-1-2011

opmerkingen

nuttig vloeroppervlak

749 70 1,5 0,5 1

45 15 10

45 15 10

1

40

40

4 172 18

60 34 54

60 34 54

30 personen

40

huidige ruimte behouden

156 koffie, kopie, afval, pantry, zitje

Blad 1 van 2

###

Project:

Centrale huisvesting gemeente Bloemendaal

Datum:

16-12-2010

Opsteller:

PL

Kenmerk:

3252/2010 03716/pl CONCEPT

RUIMTESTAAT

hoofdg sub roep groep

nr

functie/ruimte

aantal

nuttig vloeroppervlak functie

4

5

6

8

8

Medische en maatschappelijke r. 1 rustkamer en EHBO/lactatie 2 douche- en kleedruimte

1 1

12 6

12 6

Centrale repro en postkamer 1 kopieerruimte 2 postkamer

1 1

35 35

35 35

Centrale computerruimte 1 computerruimte 2 magazijn

1 1

40 10

40 10

1 1 1 1

150 6 10 2

150 6 10 2

1

20

20

1 2 3 4 8

Centraal archief statisch archief stellingkasten inzageruimte bezoekers werkruimte archivaris archief ondernemingsraad

18

70

50

168

20

1 2 3 4 5 6

Bedrijfsmagazijn magazijn kantoorbenodigdheden magazijn reservemeubilair magazijn verkiezingsmateriaal magazijn voorlichtingsmateriaal magazijn technisch onderhoud werkplaats technisch onderhoud

1 1 1 1 1 1

20 30 15 10 20 20

20 30 15 10 20 20

115

1 2 3 4

Huishoudelijke magazijnen magazijn schoonmaakartikelen opslag oud papier opslag huishoudelijk afval werkkasten

1 1 1 4

10 6 10 16

10 6 10 16

42

TOTALEN OPPERVLAK GEBOUW

PARKEERVOORZIENINGEN

6-1-2011

flex factor

PUBLIEKSCENTRUM FRONT OFFICE BESTUURLIJKE RUIMTEN BACKOFFICE bruto netto incl flexfactor FACILITAIRE RUIMTEN Subtotaal nuttig vloeroppervlak [m²] Subtotaal bruto vloeroppervlak [m²]

1 2 3

hoofdgroep

MAGAZIJNEN EN OPSLAG Entree 1 goederenentree

4

subgroep

2

7

1 2 3

ruimte

4 minder validen toiletten

opmerkingen

parkeerplaatsen stalling fietsen MIVA parkeerplaatsen Subtotaal parkeervoorzieningen [m²]

werk plekken

nuttige opper vlakte

opper vlakte 298 609

70%

1,60

*

154 109

2.697

aantal

100 85 2

norm

30 2 35

1.446 1.041

=

1.041 749 2.697 4.316 bruto opper vlakte 3.000 170 70 3.240

Blad 2 van 2

Bijlage 4 Programma van eisen publiekscentrum


47 / 47

Project gemeentelijke huisvesting

Programma van eisen voor het publiekscentrum

Datum: 09 december 2010 Versie: definitief Registratienummer: 2010029137

INHOUDSOPGAVE

1. Algemeen ............................................................................................. 3 1.01 Ambitie en uitgangspunten........................................................................... 3 1.02 Sfeer en uitstraling publiekscentrum.............................................................. 5 1.03 Entree ...................................................................................................... 6 1.04 Klantenstroom ............................................................................................ 6 1.05 Flexibiliteit ................................................................................................. 6 1.06 Beveiliging en toegankelijkheid ..................................................................... 6 2. De publieksbalie als eerste lijn .................................................................... 8 2.01 Functionele eisen aan de publieksbalie........................................................... 9 2.02 Apparatuur in, op of nabij de publieksbalie ................................................... 10 3. De loketten, spreekkamers en informele contactpunten als tweede lijn .... 11 3.01 Functionele eisen aan de loketten ............................................................... 12 3.02 Functionele eisen aan de spreekkamers ....................................................... 12 3.03 Functionele eisen aan de informele contactpunten en wachtruimte .................. 13 4. Telefonie

........................................................................................... 14

5. Overige voorzieningen en verkeersruimte ................................................. 15 5.01 Garderobe................................................................................................ 15 5.02 Bewegwijzering......................................................................................... 15 5.03 Paspomaat en informatiezuil....................................................................... 15 5.04 Internetwerkplekken ................................................................................. 15 5.05 Publicatieborden ....................................................................................... 15 5.06 Leestafel .................................................................................................. 15 5.07 Kopieerfaciliteiten ..................................................................................... 16 5.08 Expositieruimte......................................................................................... 16 5.09 Toiletten .................................................................................................. 16 5.10 Pasfoto automaat...................................................................................... 16 5.11 Drankvoorziening ...................................................................................... 16

Programma van eisen publiekscentrum 2010029137

2

1. Algemeen Dit document beschrijft het functionele programma van eisen voor het publiekscentrum van de gemeente Bloemendaal. Het is een onlosmakelijk onderdeel van het totale programma van eisen voor de vernieuwde centrale huisvesting van de gehele gemeentelijke organisatie. Dit document beschrijft uitgangspunten op hoofdlijnen. Een detailuitwerking van het ontwerp, van werkprocessen en de organisatorische inrichting van het publiekscentrum is onderdeel van het vervolg en valt buiten de scope van dit document. In dit document wordt de visie op de ontwikkeling van de gemeentelijke dienstverlening vertaalt in globale functionele eisen aan de huisvesting van het publiekscentrum. Het collegeprogramma 2009 – 2014 Bloemendaal Duurzaam en Vitaal geeft de volgende ambities voor de gemeentelijke huisvesting in relatie tot de dienstverlening: “Wij staan voor een moderne, vraaggerichte gemeentelijke organisatie. Efficiëntie, duurzame huisvesting en een centraal publiekscentrum zien wij hierbij als randvoorwaarden.”

“Wij bezien de huisvesting van de gemeentelijke organisatie vanuit het oogpunt van een betere dienstverlening, een efficiëntere bedrijfsvoering en een meer duurzame huisvestingssituatie.” Het raadsbesluit van 1 juli 2010 over het project centrale huisvesting geeft nadere kaders voor de verdere uitwerking van het programma van eisen en het ontwerp. Voor wat betreft het publiekscentrum is besloten: “het publiekscentrum op grond van het dienstverleningsconcept klanten toekomstgericht te realiseren, als uitbreiding van het bestaande gemeentehuis.” Door het publiekscentrum als uitbreiding op de bestaande bouw (en dus als nieuwbouw) te bezien, benutten we de mogelijkheid dit efficiënt, modern, toekomstgericht en zonder de beperkingen van oudbouw te realiseren. Tevens blijft de ruimte in de burgerzaal van het gemeentehuis beschikbaar voor multifunctioneel gebruik (concerten, lezingen, recepties, huwelijken e.d.) door hierin geen klantcontact-functies te realiseren. In het vervolg wordt nader ingegaan op de ambities voor de verbetering van de dienstverlening, de opzet van het publiekscentrum en de functionele eisen aan het ontwerp. 1.01 Ambitie en uitgangspunten De gemeente Bloemendaal heeft stevige ambities voor de modernisering en verbetering van haar dienstverlening. Deze ambities zijn omschreven in ons dienstverleningsconcept (DVC). Dit DVC is opgesteld voor de nieuwe gemeentelijke organisatie die per 1 januari 2009 is ontstaan na een fusie tussen Bennebroek en Bloemendaal. Met het DVC sluit de gemeente nauw aan bij landelijke ontwikkelingen in de overheidsdienstverlening. Het concept Overheid heeft Antwoord© is leidend. Bloemendaal ontwikkelt één ingang voor inwoners, bedrijven en instellingen tot alle dienstverlening. Deze één-loket-gedachte is een belangrijk argument voor de realisatie van een centraal publiekscentrum en de nieuwe centrale huisvesting. Voor deze centrale ingang wordt landelijk vaak de term klantcontactcentrum (KCC) gebruikt, wij noemen dit ons publiekscentrum. Het publiekscentrum is dé plek voor interactie of transactie met individuele inwoners, bedrijven, instellingen en verenigingen. We gaan, door de centrale huisvesting van onze organisatie, van meerdere verspreide ingangen in de bestaande situatie naar één herkenbare ingang voor alle Programma van eisen publiekscentrum 2010029137

3

dienstverlening van onze organisatie. Het publiekscentrum vormt zo een nieuw geheel binnen onze gemeentelijke organisatie. Hier is de sturing op multichannel dienstverlening centraal belegd. Het publiekscentrum is niet alleen de nieuwe fysieke ingang, maar ook de centrale plek voor sturing op klantcontacten via inkomende telefonie, post en het digitale kanaal. Deze ontwikkeling is schematisch weergegeven in figuur 1.

Figuur 1: de ontwikkeling van een publiekscentrum (KCC)

Het publiekscentrum bestaat uit de huisvesting van de frontoffice, en in de directe nabijheid de backoffice, van de afdelingen (of teams) met klantcontacten. Het gaat om de huidige afdelingen Publiekszaken, Bouwen en Wonen en de intergemeentelijke belastingsdienst Gemeente Belastingen Kennemerland Zuid (GBKZ). Enkele teams van deze afdelingen hebben directe klantcontact functies, andere (meer beleidsmatige) teams hebben tevens een sterke relatie met de huisvesting van de overige afdelingen en teams in het bedrijfscentrum. De precieze organisatorische inrichting van het nieuwe publiekscentrum (werkprocessen, organisatiestructuur, functieprofielen, aansturing e.d.) is een onderdeel van de uitvoering van het programma dienstverlening, en heeft belangrijke samenhang met het project tot centrale huisvesting. De Sociale Dienst is intergemeentelijk georganiseerd en gehuisvest in het gemeentehuis van Heemstede en valt dus buiten de scope van dit document. De dienstverlening op het gebied van de WMO is uitbesteed aan de Stichting Welzijn Bloemendaal. De huisvesting hiervan valt tevens buiten de scope van dit document, maar flexibiliteit in het ontwerp moet in de toekomst mogelijkheden bieden voor nieuwe inzichten in de huisvesting van deze en andere ketenpartners in onze dienstverlening. De gezamenlijke huisvesting van de frontoffices biedt grote voordelen in de toegankelijkheid van de dienstverlening. De Bloemendaler kan op één plek voor alle gemeentelijke diensten terecht. Met de centrale huisvesting van onze klantcontact functies dienen de uitgangspunten voor de verbetering van onze dienstverlening optimaal te worden ondersteund. De uitgangspunten zijn vanuit de inwoner beredeneerd: Programma van eisen publiekscentrum 2010029137

4

• Betrouwbaarheid: als inwoner kan ik vertrouwen op de dienstverlening van de gemeente o Ik ontvang producten en diensten volgens afspraak o Ik heb inzicht in de actuele status van mijn aanvraag (via mijn eigen digitale loket) o De gemeente behandelt mijn aanvraag zorgvuldig en juist • Bejegening: als inwoner krijg en ervaar ik een correcte behandeling o Ik krijg in elk contact met de gemeente een correcte en consequente behandeling o Ik ben van mening dat de gemeente mijn vraag respectvol behandelt • Vraaggerichtheid: als inwoner ervaar ik dat de dienstverlening aansluit op mijn behoefte o Ik kan bij een bepaalde gebeurtenis met meervoudige vragen terecht bij één loket. • Toegankelijkheid: als inwoner vind ik snel en eenvoudig mijn weg naar de gemeente o Het is gemakkelijk te weten waar ik moet zijn voor informatie en diensten o De gemeente is voor mij bereikbaar en ik kan zelf kiezen uit het kanaal waarmee ik de gemeente bereik o Ik hoef mijn vraag maar één keer te stellen en mijn gegevens maar eenmaal te verstrekken en wordt via ieder kanaal direct, eenvoudig en snel door de juiste persoon geholpen • Ketensamenwerking: als inwoner merk ik dat verschillende partijen in de keten effectief en efficiënt samenwerken o Ik hoef mijn gegevens aan een ketenpartij maar één keer aan te leveren en krijgt juiste informatie over de procedure o Ik zie dat de keten mijn vraag integraal behandelt en aansluit op mijn specifieke situatie o Ik krijg op een logische plek mijn dienst of product geleverd •

Toekomstbestendigheid en flexibiliteit zijn aanvullend op het bovenstaande belangrijke uitgangspunten aan het ontwerp (zie ook paragraaf 1.05).

1.02 Sfeer en uitstraling publiekscentrum De sfeer binnen het publiekscentrum dient aan te sluiten bij genoemde uitgangspunten en ambities aan dienstverlening. Het gaat om een uitstraling van toegankelijkheid, overzichtelijkheid en kwaliteit. De structuur van het publiekscentrum gaat van open (eerste lijnscontact in de publieksbalie), halfopen (tweede lijnscontact in de loketten) naar gesloten (tweede lijnscontact in de spreekkamers). Op basis van huisvestingstudies heeft de gemeenteraad als kader gesteld om het publiekscentrum in een uitbreiding op de oudbouw (het bestaande gemeentehuis) te realiseren. In de oudbouw bevinden zich dan het bedrijfscentrum (kantoren, vergaderruimtes e.d.) en bestuurscentrum (raadzaal, trouwzaal, college e.d.). Dit heeft tot doel de publieksfuncties zonder de beperkingen van de oudbouw vorm te kunnen geven. Hiermee bestaat bovendien de kans de publieksfuncties herkenbaar te onderscheiden en toegankelijk te maken. Het publiekscentrum dient laagdrempelig te zijn voor het publiek; de klant moet zich vrij voelen om er rond te lopen en gebruik te maken van de verschillende voorzieningen. Het geheel moet een sfeer van rust uitstralen, ondersteund door een goede ruimteakoestiek en verlichting. Waar nodig moet privacy voor medewerkers en bezoekers worden gerealiseerd.


5

1.03 Entree De gemeente gaat ervan uit dat het publiekscentrum in een uitbreiding op het gemeentehuis wordt gerealiseerd. Daarom bestaat er voor het ontwerp de overweging en mogelijkheid om de entree van het publiekscentrum te scheiden van de entree van de oudbouw (het huidige gemeentehuis). Hierdoor wordt er onderscheid gemaakt tussen de entree voor bijvoorbeeld huwelijken en ceremoniële activiteiten in de oudbouw en een entree van het publiekscentrum voor onze klanten en alle overige bezoekers. De entree naar het publiekscentrum dient direct vindbaar en uitnodigend te zijn. De scheiding van de verkeersstromen van bezoekers & klanten, personeel & goederen en ceremoniële activiteiten zoals trouwerijen is een eis aan het ontwerp. Voor invaliden moet de toegankelijkheid en het gebruik van het gebouw probleemloos mogelijk zijn. De toegang voor rolstoelgebruikers in het publiekscentrum en de daarbinnen gelegen functies moet onbelemmerd zijn. De nooduitgang(en) moet(en) ook door rolstoelgebruikers te gebruiken zijn. 1.04 Klantenstroom In het ontwerp is een belangrijk uitgangspunt dat de klantenstroom van entree naar eerste lijn en eventueel naar tweede lijn logisch en klantgericht wordt ingericht (zie ook hoofdstuk 2). We maken daarbij voor de duidelijkheid onderscheid tussen klanten (inwoners/ondernemers die komen voor productinformatie of –transactie) en bezoekers voor bestuur of ambtenaren. Op hoofdlijnen ziet de klanten- en bezoekersstroom er zo uit: • klanten en bezoekers komen binnen via de centrale entree: één ingang voor alle bezoekers en klanten; • klanten en bezoekers worden opgevangen door de publieksbalie als eerste lijnscontact; • klanten die komen voor specialistische vragen of complexe producten worden door publieksbalie doorverwezen naar een vakloket of spreekkamer in de tweede lijn (zie ook figuur 2); • bezoekers die een afspraak hebben met een bestuurder of vertegenwoordiger van het ambtelijke apparaat worden door het secretariaat of de betreffende ambtenaar opgehaald en weer teruggebracht naar het publiekscentrum als de afspraak is beëindigd. De toegankelijkheid en overzichtelijkheid voor klanten moet vooral door de openheid en transparantie van het ontwerp worden bereikt. Hoewel een elektronisch klantenbegeleidingssysteem hieraan ondersteunend kan zijn, moet de ontvangst in de eerste lijn (publieksbalie) van het publiekscentrum vooral door persoonlijk contact worden gekenmerkt. 1.05 Flexibiliteit De overheidsdienstverlening is volop in ontwikkeling. Nieuwe taken voor gemeenten, nieuwe samenwerkingsverbanden en een toenemende mate van digitalisering zijn voorbeelden. Deze ontwikkelingen kunnen in de toekomst een effect hebben op de ruimtebehoefte en opzet van ons gemeentelijke publiekscentrum. Door een slim ontwerp met maximale flexibiliteit en toekomstvastheid moet een groei, krimp of verandering in de gemeentelijke dienstverleningstaken en haar huisvesting in een bepaalde mate kunnen worden opgevangen binnen het publiekscentrum. 1.06 Beveiliging en toegankelijkheid Het publiekscentrum is openbaar toegankelijk. Het publiekscentrum dient, zoals genoemd in paragraaf 1.04, voorzien te zijn van één duidelijke ingang voor alle klanten en bezoekers. Er dient, ook in verband met veiligheid, rekening gehouden te worden met een duidelijke scheiding van de


6

verschillende verkeerstromen zoals genoemd in paragraaf 1.03. Uitgesloten moet worden dat goederen via de publieksingang worden gedistribueerd. De publieksvoorzieningen (publieksbalie, loketten en spreekkamers) moeten afsluitbaar kunnen zijn van de overige delen van het gebouw. Tot aan het eerste lijnscontact in de publieksbalie is het publiekscentrum voor iedereen vrij en openbaar toegankelijk. De omgeving van de tweedelijns klantcontacten dient een (half)open karakter te kennen, maar is alleen toegankelijk voor de daarheen doorverwezen klanten. De spreekkamers waarborgen privacy ondermeer door een gesloten karakter en zijn alleen toegankelijk voor doorverwezen klanten. De backoffice van het publiekscentrum en de overige kantoren zijn alleen voor personeel toegankelijk. In de publieksbalie, loketten en spreekkamers dienen alarmeringsknoppen aanwezig te zijn om de veiligheid van medewerkers te waarborgen, evenals passieve veiligheidsvoorzieningen. Maar openheid en transparantie blijven belangrijke ontwerpeisen. Vanzelfsprekend is een goede toegankelijkheid, ook voor mindervaliden, een ontwerpeis. De toegang voor rolstoelgebruikers in het publiekscentrum en de daarbinnen gelegen functies moet onbelemmerd zijn. De nooduitgang(en) moet(en) ook door rolstoelgebruikers te gebruiken zijn.


7

2. De publieksbalie als eerste lijn De publieksbalie is het centrale voorportaal van de gemeente. In de publieksbalie is de receptie- en ontvangstfunctie belegd. Ook worden klanten inhoudelijk bediend. Hierbij ligt de nadruk op het verstrekken van informatie en op een snelle intake of afhandeling van bepaalde producten. In de publieksbalie: • worden bezoekers ontvangen; • kunnen algemene vragen worden beantwoord; • kunnen producten worden afgehaald; • kunnen meldingen openbare ruimte worden achtergelaten; • kunnen eenvoudige (proces)stappen (bv. voor diverse productaanvragen) worden doorlopen; • worden klanten snel en eenduidig doorverwezen naar de loketfunctie van de vakafdeling in de tweede lijn. De balie dient bij benadering1 ruimte te bieden aan vier volledige werkplekken, waaronder de plek voor receptie- en ontvangstfunctie. De balie bestaat uit zit – sta werkplekken (de medewerker zit, de bezoeker staat) en moet duidelijk zichtbaar zijn als eerste contactpunt, met een moderne, transparante en ruime uitstraling. De medewerkers van de publieksbalie zijn zichtbaar het eerste contactpunt. De publieksbalie positioneert zich als eerste lijn in het publiekscentrum, de tweede lijn wordt gevormd door de loketten, de spreekkamers en informele contactpunten. Vanuit de publieksbalie moet duidelijk zichtbaar zijn waar de vakloketten en spreekkamers zich in de tweede lijn bevinden. Schematisch ziet deze opzet van het publiekscentrum er dan zo uit (figuur 2).

Figuur 2: eerste en tweede lijn van klantcontact

1

De aantallen werkplekken in de publieksbalie en voor telefonie, de aantallen loketten en de aantallen

spreekkamers worden in dit document bij benadering weergegeven. Nader onderzoek zal voor het ontwerp deze aantallen definitief preciseren, onder andere aan de hand van een analyse van aantallen en soorten klantcontacten en een verwachte ontwikkeling hiervan in de toekomst.


8

2.01 Functionele eisen aan de publieksbalie Hiervoor is op hoofdlijnen benoemd welke functies de publiekbalie als eerste lijn van het publiekscentrum heeft. In deze paragraaf worden de functionele eisen aan het ontwerp van de publieksbalie nader uiteengezet. Bij deze functionele eisen moet worden gedacht aan dienstverlening op het terrein van burgerzakenproducten en -diensten, vergunningverlening (APV) en receptie en ontvangst. In de publieksbalie moeten hiertoe de volgende functies (op hoofdlijnen) goed kunnen worden uitgeoefend: • Ontvangst en receptiefunctie voor de gehele organisatie; • Informatie verstrekken over reisdocumenten, rijbewijzen, uittreksels en vergunningen; • Controle op aanwezigheid vereiste documenten bij indienen van aanvragen voor reisdocumenten, rijbewijzen en vergunningen; • Uitreiken van reisdocumenten, rijbewijzen, vergunningen en overige producten. De documenten dienen te worden bewaard op een voor onbevoegden onbereikbare plaats, onder voortdurend toezicht; • Inhoudelijke werkzaamheden voor burgerzaken/burgerlijke stand zoals uittreksels GBA verstrekken, binnengemeentelijke verhuizing doorgeven, aanvraag VOG, kiezerspas, aangifte emigratie; • Bij de publieksbalie moeten afspraken gemaakt kunnen worden en moet de bezetting van de loketten en spreekkamers gevolgd kunnen worden voor een beheersing van de klantenstroom naar de tweede lijn. Ook moet worden gedacht aan functionele eisen voor dienstverlening op het gebied van de producten en diensten voor ruimtelijke zaken en de omgevingsvergunning. Daartoe gelden de volgende functionele eisen (op hoofdlijnen): • Informatie verstrekken over (aanvraag van) vergunningen en overige producten; • Informatie verstrekken over status van lopende aanvragen en overige zaken; • Eerste stappen intake (aanvraag) van vergunningen, complexe aanvragen worden gedaan onder begeleiding van de vakafdeling in de tweede lijn. • Informatie over bestemmingsplannen en overige geografische informatie verstrekken; • Het verstrekken van informatie over ter inzage liggende documenten. Tevens moet worden gedacht aan functionele eisen voor dienstverlening op het gebied van belastingproducten en -diensten. De gemeente Bloemendaal verzorgt de uitvoering van gemeentelijke belastingtaken voor de gemeente Heemstede, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Zandvoort en Bloemendaal. Deze intergemeentelijke afdeling maakt onderdeel uit van de Bloemendaalse organisatie en valt zodoende binnen de scope van de centrale huisvesting en dit programma van eisen. Voor wat betreft de dienstverlening op het gebied van de belastingproducten en -diensten gelden de volgende functionele eisen aan de publieksbalie: • Informatie over belastinggegevens, uit de basisregistratie, • Uitgifte van diverse producten, zoals een taxatieverslag of een kopie aanslagbiljet; • Het kunnen doen van een betaling (via pin faciliteit); • Mogelijkheid tot opschaling naar een extra loket en opvangmogelijkheid in de tweede lijn bij piekbelasting in klantcontact na verzending aanslagen; • Backoffice medewerkers fysiek zo dicht mogelijk bij het KCC plaatsen, zodat bij specifieke vakinhoudelijke vragen zo snel mogelijk bijstand kan worden verleend.


9

2.02 Apparatuur in, op of nabij de publieksbalie Op hoofdlijnen moet gedacht worden aan ruimte voor: • Een documentenkluis en hard- en software voor de uitreikfunctie van reisdocumenten en rijbewijzen. De looproute tussen de hoofdkluis van de afdeling burgerzaken en de documentenkluis in de eerste lijn dient te waarborgen dat documenten niet op een voor onbevoegden plek terecht kunnen komen, ook een geautomatiseerd transportsysteem van producten kan hiertoe zorgdragen (zie ook 5.03); • Hard- en software voor het gebruik en beheer door medewerkers van een klantcontactsysteem, kennisbank, meldingensysteem openbare ruimte e.d.; • Kassa en elektronische betaalvoorzieningen; • Draaibaar scherm voor de weergave (ook aan bezoekers) van (geografische) informatie; • Een informatiezuil in de nabijheid van de publieksbalie welke digitaal (product)informatie kan verstrekken aan bezoekers.


10

3. De loketten, spreekkamers en informele contactpunten als tweede lijn Wanneer klantcontacten vragen om meer specialistische kennis, een hogere mate van privacy of meer transactietijd worden deze doorgeleid naar de tweede lijn. Een meervoudige complexe aanvraag van een omgevingsvergunning, het aangeven van overlijden of een ondertrouwgesprek zijn voorbeelden van dergelijke klantcontacten waarbij een combinatie van inhoud en transactietijd leiden tot behandeling in de tweede lijn. De aard van deze klantcontacten stelt andere eisen aan de omgeving waarin ze worden afgehandeld. Waar de publieksbalie openheid en transparantie uitstraalt, is het belangrijk dat de tweede lijn, zeker de loketten en spreekkamers, een mate van beslotenheid, privacy en comfort biedt.

Publieksbalie

Informele contactpunten Openheid & transparantie

Loketten & spreekkamers

Overzicht & ruimte Beslotenheid & privacy

Figuur 3: het publiekscentrum van eerste naar tweede lijn

De tweede lijn van de frontoffice in het publiekscentrum dient te bestaan uit een slimme samenstelling van loketten (waarbij de klant staat en de medewerker zit), spreekkamers (waarbij klant en medewerker zitten) en informele contactpunten (mix van sta-sta/zit-zit plekken). De informele contactpunten bevinden zich in de verkeersruimte tussen eerste en tweede lijn. Ze dienen als ‘touch-down-seats’ voor meer complexe klantcontacten waarvoor meer tijd is vereist, maar waarbij privacygevoeligheid een minder grote rol speelt. De informele contactpunten faciliteren bovendien het principe ‘publiekscentrum als ontmoetingsplek’. In de verkeersruimte van eerste naar tweede lijn bevindt zich ook de wachtruimte. De tweede lijn van het publiekscentrum dient een hoge mate van functionele flexibiliteit te kennen. De loketten, spreekkamers en overige contactpunten dienen voor verschillende vakgebieden en klantcontacten te kunnen worden gebruikt. Wel dient duidelijk herkenbaar te zijn waar de klant voor welk klantcontact terecht kan. Bijvoorbeeld door elektronische aanduiding. Voor de verkeersruimte ‘tussen’ eerste en tweede lijn zijn overzicht en ruimte belangrijke eisen aan het ontwerp. Voor de loketten en spreekkamers zijn beslotenheid en privacy de uitgangspunten. De publieksbalie faciliteert klantcontacten met een transactietijd van maximaal zo’n 3 minuten. De loketten faciliteren complexere klantcontacten met een transactietijd van maximaal zo’n 10


11

minuten. De spreekkamers faciliteren klantcontacten met een transactietijd van meer dan 10 minuten. 3.01 Functionele eisen aan de loketten Bij benadering dient het ontwerp uit te gaan van drie loketten. Voor de loketten dient gedacht te worden aan de volgende functionele eisen aan het ontwerp: • Zit-sta vormgeving: de klant staat, de medewerker zit (aan een volledige werkplek); • Alarmeringsknoppen i.v.m. veiligheid van medewerkers; • De beveiliging van (burgerzaken)documenten dient gewaarborgd te zijn. De uit te reiken documenten moeten zich, onder voortdurend toezicht, op een voor onbevoegden onbereikbare plaats bevinden; • Achter de loketten bevindt zich een volledige werkplek. Daarachter zijn de werkplekken voor medewerkers die tijdens de openingsuren geen lokettaken hebben maar wel direct ondersteund zijn aan de loketfunctie; • In de backoffice achter de loketten dient voor de behandeling van burgerzakenproducten een afgescheiden ruimte te worden gecreëerd voor een werkplek met ruimte voor een tweetal computers voor een rijbewijs- en paspoort systeem. In deze ruimte dient tevens een kluis voor blanco-documenten te worden ondergebracht (de hoofdkluis voor de afdeling burgerzaken); • De loketten dienen zo te worden ontworpen dat direct zicht van klanten op de backoffice is onttrokken; • De loketten moeten worden voorzien van alle benodigde soft- en hardware die nodig is om goed en snel klanten te kunnen bedienen (printers, kassa’s, pinapparatuur, draaibaar scherm); • Bij de loketten moet gedacht worden aan waarborgen van privacy van de klant, zonder de sfeer van openheid en overzichtelijkheid aan te tasten. 3.02 Functionele eisen aan de spreekkamers Bij benadering dient het ontwerp uit te gaan van twee spreekkamers. Voor de spreekkamers dient gedacht te worden aan de volgende functionele eisen aan het ontwerp: • In samenhang en geheel met de bovengenoemde loketten herkenbaar gepositioneerd als tweede lijn binnen het publiekscentrum; • Waarborging van privacy; • Ruimte voor zitplaatsen voor minimaal 2 klanten; • Separate toegankelijkheid voor medewerkers vanuit de backoffice; • Passieve veiligheidsvoorzieningen voor de veiligheid van medewerkers; • Alarmeringsknoppen i.v.m. veiligheid van medewerkers; • Beschikbaarheid betalingssystemen; • Beschikbaarheid ruimte en hard- en software voor onder andere: o analoge en digitale bestemmingsplannen (op groot scherm); o (digitale) gegevens bouwdossiers; o digitale luchtfoto; o printer voor kaarten; o relevante regelgeving (nieuwe Wro); o gegevens uit de WOZ-basisregistratie, overige belastinggegevens en basisregistraties.


12

3.03 Functionele eisen aan de informele contactpunten en wachtruimte In de verkeersruimte tussen publieksbalie en loketten en spreekkamers dient de mogelijkheid te bestaan voor de afhandeling van informele besprekingen met klanten. Voor de informele contactpunten moet gedacht worden aan de volgende functionele eisen aan het ontwerp: • Creatieve positie vrij in de verkeersruimte (touch-down) tussen eerste en tweede lijn, rekening houdende met akoestiek en logistiek; • De contactpunten dienen ieder zitplaats te bieden aan 4 personen; • Bij benadering zullen 2 tot 3 van deze contactpunten gerealiseerd moeten kunnen worden. In de verkeersruimte tussen eerste en tweede lijn van het publiekscentrum dient er, los van de genoemde informele contactpunten, voldoende wachtruimte te worden gerealiseerd. Wanneer klanten worden doorverwezen vanuit de publieksbalie naar loket of spreekkamer in de tweede lijn kan het voorkomen dat er enige wachttijd is. Bovendien kan de wachtruimte plaats bieden aan wachtende bezoekers voor bestuur of ambtenaren. Er gelden op hoofdlijnen de volgende functionele eisen aan de wachtruimte: • De wachtruimte dient goed als zodanig herkenbaar te zijn en goed benaderbaar en zichtbaar vanuit de publieksbalie; • De ruimte dient aan ongeveer tien personen zitruimte te kunnen bieden, gedacht kan worden aan een ruime leestafel; • Ruimte voor speelvoorzieningen voor kinderen dient in het ontwerp te passen; • Een eis aan het ontwerp is dat de tweede lijn (loketten en spreekkamers) direct in het zicht en in de nabijheid van de wachtruimte ligt. Hierbij uiteraard wel rekening houdende met de privacy van bezoekers van de loketten; • De wachtruimte dient tevens op overzichtelijke wijze ruimte te bieden voor bezoekers van het bestuur of ambtenaren. Een eis aan het ontwerp is dat een mate van (natuurlijke) scheiding tussen de stroom van ‘klanten’ voor de tweede lijn van het publiekscentrum en ‘bezoekers’ aan bestuur of ambtenaren kan worden aangebracht.


13

4. Telefonie De inkomende telefonie wordt aangenomen in het publiekscentrum. Daartoe dienen bij benadering drie werkplekken te worden gerealiseerd. Deze werkplekken voor afhandeling telefonie bevinden zich nadrukkelijk niet in de publieksbalie. Dit om te voorkomen dat de afhandeling van telefonie de fysieke klantcontacten belemmert of vertraagt. Wel is een belangrijk uitgangspunt aan het ontwerp dat medewerkers kunnen rouleren over de bezetting van de publieksbalie en de bezetting van de telefoniewerkplekken in geval van opvang van pieken in klantcontacten op fysiek of telefonisch kanaal. De medewerkers in de publieksbalie en aan de telefoon maken deel uit van hetzelfde team. De werkplekken dienen te beschikken over de telefooncentrale en de mogelijkheid met headset te telefoneren. Bovendien dient hard- en software voor de intake van meldingen openbare ruimte en voor het beheer van een klantcontactsysteem en kennisbank eenvoudig te bedienen te zijn. De werkplekken moeten een hoge mate van comfort en gebruiksgemak bieden voor telefonische werkzaamheden en beschikbaarheid van informatie (ICT). De werkplekken dienen zodanig te worden gepositioneerd dat er geen geluidsoverlast ontstaat, zowel voor de telefonistes ten opzichte van elkaar als ten opzichte van de publieksbalie of overige backofficefuncties.


14

5. Overige voorzieningen en verkeersruimte Hieronder wordt kort en op hoofdlijnen ingegaan op algemene voorzieningen en functionaliteiten waarmee in het ontwerp rekening gehouden dient te worden. Deze algemene voorzieningen vinden hun plek in of aan de verkeersruimte tussen eerste en tweede lijn. 5.01 Garderobe Nabij de entree dient in het ontwerp ruimte te zijn voor garderobefaciliteiten. 5.02 Bewegwijzering Het uitgangspunt is dat de bewegwijzering beperkt kan zijn. Alle klanten en bezoekers worden opgevangen en doorverwezen door de publieksbalie als eerste lijn. De publieksbalie wordt zo geplaatst ten opzichte van de entree dat klanten als vanzelfsprekend hun weg hiernaartoe vinden. Door deze positionering is slechts minimale bewegwijzering nodig. Door slimme en flexibele elektronische aanduiding is in de tweede lijn duidelijk bij welk loket/spreekkamer je als klant moet zijn na doorverwijzing van de publieksbalie. 5.03 Paspomaat en informatiezuil Het ontwerp dient een digitale informatiezuil, voor het verstrekken van algemene digitale (product)informatie, op gebruiksvriendelijke wijze in te passen. Deze informatiezuil dient niet voor klantbegeleiding. Mogelijk kan een automaat voor het afhalen van diverse burgerzakenproducten die klaarliggen (zoals paspoorten, rijbewijzen) worden ingepast in het ontwerp. Tevens dient rekening gehouden te worden met de inpassing van een geautomatiseerd transportsysteem voor burgerzakendocumenten vanuit de backoffice naar de publieksbalie voor een optimale veiligheid en efficiency van transport van deze documenten van de backoffice naar de eerste lijn. 5.04 Internetwerkplekken Bij benadering twee internetwerkplekken dienen klanten in het publiekscentrum de mogelijkheid te bieden om online informatie over producten en diensten op te zoeken. De internetwerkplekken zijn voorzien van een de benodigde hard- en software, welke veilig kunnen worden gebruikt in de openbare ruimte van het publiekscentrum. De werkplekken voor klanten bevinden zich in de verkeersruimte tussen eerste en tweede lijn en kunnen mogelijk in combinatie met de informele contactpunten worden gerealiseerd. 5.05 Publicatieborden De publicatieborden buiten, waar officiële publicaties van de gemeente worden opgehangen, worden bij voorkeur geplaatst tegen de muur nabij de entree. Het ontwerp van de borden moet vandalismebestendig zijn. Publicaties moeten op een eenvoudige wijze opgehangen kunnen worden. 5.06 Leestafel In de verkeersruimte tussen eerste en tweede lijn bevindt zich een leestafel. Deze leestafel kan tevens fungeren als wachtruimte voor bezoekers van bestuur of ambtenaren en/of klanten voor de tweede lijn van het publiekscentrum. De leestafel dient verder ruimte te bieden voor het doornemen van ter inzage liggende documentatie e.d.


15

5.07 Kopieerfaciliteiten In het ontwerp dient rekening gehouden te worden met het inpassen van ruimte voor kopieermachine ten behoeve van klanten.

5.08 Expositieruimte In het totale programma van eisen wordt reeds rekening gehouden met een ruimte voor wisselende (kunst)exposities. In het publiekscentrum is hiervoor geen extra ruimte benodigd. Wel is het uitgangspunt dat de verkeersruimte tussen eerste en tweede lijn ruimte kan bieden voor (kleine) wisselende exposities. 5.09 Toiletten Er dient uitgegaan te worden van een voor klanten toegankelijke toiletgroep bestaande uit een herentoilet, een damestoilet en een mindervalide toilet. 5.10 Pasfoto automaat Nabij de publieksbalie dient ruimte voor een pasfoto automaat te worden ingepast in het ontwerp. 5.11 Drankvoorziening In het publiekscentrum dient, nabij de verkeersruimte tussen de eerste en tweede lijn, ruimte in het ontwerp te worden ingepast voor een door het publiek te gebruiken (warme) drankenvoorziening.


16

Gemeentelijke huisvesting. gemeente Bloemendaal. Postbus AE OVERVEEN. de heer W. van der Vliet. gemeente Bloemendaal

Recommend Documents