Theater Caprera OPENLUCHTTHEATER
BLOEMENDAAL
College van Burgemeester en Wethouders der Gemeente Bloemendaal Postbus 201 2050 AE Overveen
Bloemendaal, 14 augustus 2008
Zeer geacht College,
Bijgaand treft u een afschrift aan van onze brief van heden aan de raad der Gemeente Bloemendaal.
RJ.G. Smit, voorzitter O:
o ;: 2S O"
Ui =
<~nï oo. ON:
HOGE D U I N EN D A A L S E W E G 2 , C O R R E S P O N D E N T I E A D R E S : POSTBUS 5 5 , 2 0 6 0 AB B L O E M E N D A A L , T E L E F O O N : 0 2 3 - 5 2 5 0 0 5 0 , FAX: 0 2 3 - 5 2 9 9 8 0 7 B A N K : A B N - A M R O B L O E M E N D A A L , R E K E N I N G N U M M E R 5 6 . 2 6 . 1 5 , 9 1 1 , K.V.K. H A A R L E M 4 1 2 2 3 7 7 8 INF0@0PENLUCHTTH EATERBLOEMENDAAL.NL
Theater Caprera OPENLUCHTTHEATER
BLOEMENDAAL
Aan de Raad der Gemeente Bloemendaal Postbus 201 2050 AE Overveen
^Qr^C'l J.
Bloemendaal, 14 augustus 2008 ig3Bïï^m%ï^isi^^^«i
Geachte leden van de Raad der gemeente Bloemendaal,
Het Bestuur van de Stichting Openluchttheater Bloemendaal wendt zich tot u met het navolgende:
lï'
Tussen de burgemeester, de heer W. de Gelder en ons Bestuur is verschil van inzicht ontstaan over de wijze waarop de door Uw Commissie ingestelde Werkgroep Toekomst Openluchttheater in haar rapport van 11 juni jl. tot advies en conclusies is gekomen. Voor een juiste oordeelsvorming over deze kwestie, die naar wij verwachten in Uw vergadering van september a.s. aan de orde zal worden gesteld, achten wij het van belang U onderstaand te informeren over ons standpunt in deze. Woensdag 11 juni 2008 dreigde een zwarte dag te worden in het thans 60-jarig bestaan van de stichting Openluchttheater Bloemendaal, tegenwoordig ook wel theater Caprera genoemd. SF^^O^SfS
s
3SK,r SsnSïl?i^l
In het najaar van 2007 was er binnen de Gemeente Bloemendaal een werkgroep benoemd, bestaande uit de Burgemeester en een 4-tal gemeenteraadsleden. Deze werkgroep had zich ten doel gesteld te onderzoeken wat de gemeente voor ogen stond mbt de toekomstige plaats van het Openluchttheater en het Wandelpark Caprera binnen de gemeente Bloemendaal. Vanuit twee totaal verschillende bronnen was het ons Bestuur vanaf 23 mei jl., de datum van de uitreiking van ons 60-jarig jubileumboek, duidelijk geworden, dat er door de werkgroep plannen werden gesmeed, waar de Stichting Openluchttheater Bloemendaal kennelijk geen weet van mocht hebben.
1
8
HOGE DUIN EN DAALSEWEG 2 , CORRESPONDENTIEADRES BANK
POSTBUS 5 5 , 2 0 6 0 AB B L O E M E N D A A L , TELEFOON
A B N - A M R 0 B L O E M E N D A A L , R E K E N I N G N U M M E R 56 2 6 15 9 1 1 , K V K I N F 0 @ 0 P E N L U C H T T H E A T E R B L 0 E M ENDAAL NL
0 2 3 - 5 2 5 00 5 0 , FAX 0 2 3 - 5 2 9 98 07
HAARLEM
41223778
Theater Caprera OPENLUCHTTHEATER
BLOEMENDAAL
De eerste bron betreft iemand, die als geen ander is ingewijd in alles wat zich in het culturele wereldje van Haarlem en Kennemerland afspeelt. Van deze ingewijde kreeg het Bestuur begin juni jl. te horen, dat er een gesprek was geweest tussen onze Burgemeester en Jaap Lampe, directeur van de Philharmonie en de Stadsschouwburg te Haarlem over de vraag of de Philharmonie bereid zou zijn de exploitatie van het Openluchttheater op korte termijn over te nemen. Jaap Lampe had positief op deze vraag geantwoord. De tweede bron is onze manager, Rivka van Woensel. Rivka vroeg op de avond van 23 mei jl. aan de Burgemeester of zij op korte termijn met de Burgemeester een gesprek zou kunnen hebben over een aantal toekomstige aspecten van het Openluchttheater.De Burgemeester gaf aan haar te kennen, dat hij dat wel wilde, maar dat zij goed moest beseffen, dat er binnen de Gemeente een werkgroep actief was, die op korte termijn advies zou uitbrengen over de positie van de Stichting en dat de mogelijkheid groot was, dat de uitkomst voor de Stichting bepaald niet gunstig zou zijn. ™!3ï!SsïIillI!l
ui
Het Bestuur van de Stichting was onaangenaam verrast over deze feiten bezien in hun onderling verband en samenhang. Op dinsdag 10 juni heeft onze voorzitter de Burgemeester gebeld om te vragen naar de stand van zaken. Aan hem werd door de Burgemeester medegedeeld, dat de werkgroep de volgende avond haar rapport aan de Commissie Samenleving zou aan bieden, dat de Commissie daarna een besluit zou nemen en dat ons Bestuur daarna z.s.m. uitgenodigd zou worden voor een gesprek met de Burgemeester. Inhoudelijk kon de Burgemeester niets zeggen. Wel gaf hij aan, dat het resultaat wel eens niet zo gunstig voor de Stichting zou kunnen uitpakken. Op de avond van woensdag 11 juni jl. ontving de voorzitter per e-mail van 22.45u. een uitnodiging van de Burgemeester om de volgende dag met een bestuursdelegatie om 15.30u. ten Gemeentehuize te willen verschijnen. De volgende ochtend om ca. 1 l.OOu werd de voorzitter gebeld door de secretaresse van de Burgemeester, dat de bespreking van die middag door omstandigheden niet door kon gaan. Voor het Bestuur leidde deze gang van zaken tot maar één inschatting: Kennelijk had de werkgroep in de Commissie onvoldoende steun gekregen om tot een besluit te komen aangaande het beëindigen van de samenwerking met de Stichting en de daarmee samenhangende overgang van de exploitatie naar de Philharmonie.
|g
ft»
«m
Het bestuur van de Stichting werd aldus geconfronteerd met een wijze van handelen van gemeentewege, althans van de zijde van de werkgroep, die gekwalificeerd moet worden als onbehoorlijk bestuur. Want hoe is het mogelijk, dat een werkgroep een advies geeft tot beëindiging van een samenwerking, die al 60 jaar onafgebroken heeft geduurd zonder die relatie te horen, zonder die relatie te informeren, zonder desnoods die relatie in gebreke te stellen en die relatie een redelijke termijn te gunnen tot eventuele verbetering, zoals privaatrechtelijk is geregeld in de huurovereenkomst.
HOGE D U I N EN D A A L S E W E G 2 , C O R R E S P O N D E N T I E A D R E S BANK
POSTBUS 5 5 , 2 0 6 0 AB B L O E M E N D A A L , TELEFOON
A B N - A M R O B L O E M E N D A A L , R E K E N I N G N U M M E R 5 6 . 2 6 15 9 1 1 , K V K INFO@OPENLUCHTTHEATERBLOEMENDAALNL
0 2 3 5 2 5 0 0 5 0 , FAX 0 2 3 - 5 2 9 9 8 0 7
HAARLEM
41223778
Theater Caprera OPENLUCHTTHEATER
BLOEMENDAAL
Daarnaast is het onbehoorlijk, dat de burgemeester zich achter de rug van de Stichting om wendt tot een belangrijke partner van het Openluchttheater om te praten over een overgang van de exploitatie naar de Philharmonie te Haarlem. De Philharmonie immers werkt al jaren samen met het Openluchttheater bij de voorverkoop van toegangskaarten via de website.Dit feit is niet alleen onbehoorlijk jegens de Stichting, het is in feite ook onbehoorlijk jegens de Bloemendaalse gemeenschap. Het is een verkwanseling van het Bloemendaals erfgoed aan Haarlem. Het Openluchttheater is opgericht en tot stand gekomen door en voor de Bloemendaalse gemeenschap.
•itemsfiëlBlïlÊI&f F'^l ir-ï
S...
il». S m *ïpfü'i*lfï*E
ïH»ïsïiiiJf8i!ïSIïUi
f-imamsmssmi
Voorts is het curieus te noemen, dat 4 gemeenteraadsleden, wier voornaamste taak toch nog steeds is om de uitvoerende macht te controleren,tezamen met de Burgemeester gaan brainstormen over het functioneren van een zelfstandige, los van de Gemeente staande Stichting,terwijl nota bene een juridisch kader aanwezig is waarbinnen de samenwerking tussen Gemeente en Stichting vorm is gegeven. Contracten als de huurovereenkomst en de dienstverleningsovereenkomst zijn van kracht tot 2011. Bij de viering van het 60 jarig jubileum van het theater heeft de burgemeester op 23 mei jl. een niet onbelangrijke rol mogen spelen, overigens op verzoek van het bestuur van de Stichting. Achteraf is gebleken, dat de burgemeester toen al wist, dat de werkgroep besloten had tot het voorstel tot eliminatie van de Stichting en had hij daarom ons inziens in deze voor de eer moeten bedanken. Vervolgens komen we dan aan de eerste afspraak met de burgemeester op donderdagmiddag 3 juli jl.De burgemeester, niet wetende ,dat wij als bestuur inmiddels van één en ander op de hoogte waren, meende een resumé te moeten geven . van de activiteiten van de werkgroep en dat zulks had geleid tot een groen licht van de commissie samenleving om aan het bestuur door te geven, dat de gemeente een groot belang had bij een professionele uitstraling van het theater, dat het huidige bestuur en de organisatie die professionaliteit niet hadden, maar dat er voor het bestuur wellicht in de toekomst nog wel een plaatsje zou zijn in zoiets als een Raad van Toezicht. De burgemeester was vervolgens danig geïrriteerd en in de wiek geschoten toen wij hem wezen op het onbehoorlijk bestuur, de juridische omissies en het ongepaste benaderen van Jaap Lampe. Uiteraard kon de Burgemeester de feiten niet ontkennen. Bijgaand treft U aan het verslag dat door de burgemeester van deze bespreking is gemaakt alsmede het verslag, dat door ons bestuurslid E. van Hasselt is opgemaakt. Van onze zijde, bestuurslid mevrouw Hens Gottmer, is vervolgens gewezen op de professionele wijze waarop de exploitatie van het theater al vanaf 2000 ter hand is genomen. Over de professionalisering is verder niet meer gesproken.
fiEf
HOGE D U I N EN D A A L S E W E G 2 , C O R R E S P O N D E N T I E A D R E S BANK
POSTBUS 5 5 , 2 0 6 0 A B B L O E M E N D A A L , TELEFOON
0 2 3 - 5 2 5 0 0 5 0 , FAX 0 2 3 5 2 9 9 8 0 7
A B N - A M R O B L O E M E N D A A L , R E K E N I N G N U M M E R 5 6 2 6 15 9 1 1 , K V K H A A R L E M I N F 0 @ 0 P E N L U C H T T H E A T E R B L 0 E M E N D A A L NL
41223778
Theater Caprera OPENLUCHTTHEATER
BLOEMENDAAL
Wij achten het van groot belang de navolgende punten nog eens onder de aandacht te brengen: 1. Het Openluchttheater werkt met een begroting van thans ca. € 600.000,= per jaar. Van de Gemeente ontvangt het theater als tegemoetkoming in de kosten een subsidie van ca. € 59.000,= per jaar. Er zal in geheel Nederland vrijwel geen theater zijn met zo'n klein percentage aan subsidie. 2. Ondanks diverse problemen rond de jaarwisseling 2006 en 2007 bij Bestuur en management van de Stichting is de Stichting er niet alleen in geslaagd de problemen op te lossen, maar is ook een positief resultaat geboekt over het jaar 2007. De tussenstand van het lopend seizoen geeft aan, dat het positieve resultaat van dit seizoen aanzienlijk groter zal zijn dan het resultaat van het vorige seizoen, mede dank zij het feit dat de sponsor inkomsten 2,5x zo hoog zijn en dank zij een door het management doorgevoerde optimalisering van de organisatie van de Techniek, één van onze grootste kostenposten, waardoor dit jaar zeker € 20.000,= bezuinigd zal worden. 3. Het bestuur van de Stichting werkt al vanaf 2001 met een meerjarenbeleidsplan. Waar nodig wordt dit meerjarenplan regelmatig aangepast. Eén van de belangrijkste doelstellingen van dit moment is het zorgen voor een professioneel programma waarmee een positief resultaat behaald kan worden. Het positieve resultaat van het professionele programma geeft financiële ruimte voor alle mogelijke optredens van amateurgezelschappen en scholen uit Bloemendaal en omgeving teneinde deze groepen een podium te kunnen bieden met een minimum aan kosten. 4. Vanaf het jaar 2000 is het jaarlijkse bezoekersaantal gestaag en de laatste jaren sterk gestegen. In het seizoen 2007 is er een record aantal toeschouwer geweest, ca. 30.000, dit leverde een gemiddelde van 850 toeschouwers per voorstelling, een absoluut record in de geschiedenis van het theater. Op dit moment, op twee derde van het seizoen zijn meer dan 32.500 kaarten verkocht en dat ondanks het slechte weer, en de concurrentie van EK voetbal en de Olympische Spelen.
iJlftlSlSJ
ffeilfMf^^iil
UK
ji
ft
^ l l s s l * , j^s^sr.
™ ""•"'
f
5. Eveneens vanaf het jaar 2000 is er een sterke groei geweest van verhuringen van het theater ten behoeve van zeer uiteenlopende evenementen. In het seizoen 2007 wist het management in de verhuursfeer de première van de nieuwste Harry Potterfilm binnen te halen en het jaar daarvoor de openingsavond van Talpa van John de Mol. Gevolg een uitgebreide covering en vermelding van het Openluchtheater in vrijwel alle TV-journaals en de landelijke dagbladpers. Bloemendaal en Caprera stonden landelijk op de kaart. Zondag 6 juli jl.waren landelijke media (SBS, de Telegraaf en Haarlems Dagblad) aanwezig bij de opnames van de Sinterklaasfilm met o.a. Rita Verdonk en Gerard Joling. Deze film gaat in het najaar in première met volop Caprera in beeld.
HOGE D U I N EN D A A L S E W E G 2 , CORRESPONDENTIEADRES BANK
POSTBUS 5 5 , 2 0 6 0 AB B L O E M E N D A A L , TELEFOON
A B N - A M R 0 B L O E M E N D A A L , R E K E N I N G N U M M E R 5 6 . 2 6 15 9 1 1 , K V K I N F 0 @ 0 P E N L U C H T T H E A T E R B L 0 E M E N D A A L NL
0 2 3 - 5 2 5 0 0 5 0 , FAX 0 2 3 - 5 2 9 9 8 07
HAARLEM
41223778
Theater Caprera OPENLUCHTTHEATER
BLOEMENDAAL
Op dinsdagavond 8 juli jl. heeft de Tros opnames gemaakt van het optreden van Nick en Simon in ons theater. TV-uitzending van een uur op 16 augustus a.s. op Ned.3. Het management van ons theater is er in geslaagd om, buiten het reguliere programma om, Trijntje Oosterhuis binnen te kunnen halen voor 2 optredens op 19 en 20 augustus a.s. Deze voorstellingen zijn georganiseerd in nauwe samenwerking met Unicef en de Nationale Postcode Loterij en zullen nationaal grote publiciteit voor Caprera opleveren.
iiaisi#i|jaii§i&ti
1il8!lclïsiïtlll*iï
^Ss J4i| g »ft*^jjS2|smï^
|m%
-I
il
6. De organisatie van het Openluchttheater werkt als volgt. Manager, Rivka van Woensel, is in vaste dienst evenals de beheerster, Babs Hoogesteyn. Programmering wordt uitbesteed aan Jacob Bron, directeur van de Schouwburg Velsen. Programmering vindt plaats op basis van door het bestuur gestelde richtlijnen met intensief overleg tussen onze manager en Jacob Bron. De sterk toenemende verkoop van toegangskaarten gedurende de laatste drie seizoenen laat zien dat deze aanpak succesvol is. PR activiteiten worden uitgevoerd door onze professionele medewerkster Niki Jacobs. Veel meer dan voorheen besteden lokale pers, radio en tv dit jaar aandacht aan de programma's van Caprera. Kaartverkoop wordt vrijwel volledig gedaan in samenwerking met Philharmonie Haarlem; secretariële ondersteuning gebeurt door een zeer ervaren vrijwilligster; 4 geluid- en lichttechnici werken op basis van uurvergoeding; suppoosten, kassamedewerkers en Eerste Hulp medewerkers zijn vrijwilligers evenals de hulpen van de technici; de horeca is verpacht aan een buitenstaander; de bewaking geschiedt door een erkend beveiligingsburo. Voor rekening van het theater worden regelmatig verkeersbegeleiders ingehuurd teneinde verkeersoverlast zoveel mogelijk te voorkomen. Het Bestuur is volledig onbetaald en ontvangt zelfs geen onkostenvergoeding. Als wij, zoals de werkgroep en de burgemeester willen, alle werkzaamheden door vaste in dienst van het theater zijnde mensen zouden moeten laten uitvoeren dan betekent dit een enorme toename van de vaste kosten. Als men dit per se nastreeft dan mag dat ook, hetgeen overigens niet betekent, datje daarmee een hecht en gemotiveerd team kan garanderen, hetgeen nu wel het geval is , mede dank zij het verdwijnen van de laatste dwarse elementen. 7. Het huidige bestuur van de Stichting is zich bewust van het feit, dat zij niet alwetend kan zijn. Daarom is besloten tot de instelling van een Raad van Advies conform het model van de stichting de Nieuwe Kerk te Amsterdam. Een dergelijke Raad bouwt men niet in een paar maanden op. Op dit moment maken onder andere de navolgende personen deel uit van de Raad van Advies: 1. De heer drs Cees Boer, oprichter en mede-naamgever van Boer & Croon Management Consultants te Amsterdam, bekend als ervaren en deskundig bestuurder bij vele en grote culturele instellingenen tevens initiator, bedenker, opsteller en auteur van de Code Cultural Governance
HOGE D U I N EN D A A L S E W E G 2 , C O R R E S P O N D E N T I E A D R E S BANK
POSTBUS 5 5 , 2 0 6 0 AB B L O E M E N D A A L , T E L E F O O N ' 0 2 3 - 5 2 5 0 0 5 0 , F A X ' 0 2 3 5 2 9 9 8 0 7
A B N - A M R O B L O E M E N D A A L , R E K E N I N G N U M M E R 5 6 2 6 15 9 1 1 , K V K H A A R L E M I N F O @ O P E N L U C H T T H E A T E R B L O E M E N D A A L NL
41223778
Theater Caprera OPENLUCHTTHEATER
J * "m~~ **"*' t E -*± S|E*""~ ï ~~~"sfn,i%mm
BLOEMENDAAL
2. De heer Hans Gobes, communicatie en PR-adviseur, oa. Communications Director bij Ahold. 3. Mevrouw mr dr Cathine Knijff, advocate, specialiste bestuursrecht, kantoor van Mens en Wisselink. 4. de Heer Richard Kemper, cabaretduo Veldhuis en Kemper. Uitbreiding van de Raad van Advies zal met name liggen op het terrein van artistieke ondersteuning.
Sipï»w%É»rpf» il J|
8. Door bestuur en management zijn, in samenwerking met Cees Dam, architect, de afgelopen maanden plannen ontwikkeld om op het bestaande overkapt podium een klein theater te creëren. Dit zogenaamde Theater onder de Kap zal kunnen dienen voor de presentatie van kleinere artistieke voorstellingen, in de sfeer van kamermuziek en literaire ontmoetingen, daarnaast amateuroptredens en kan het dienen als filmtheater. Dankzij verwarmingsapparaten kan zelfs het seizoen wat opgerekt worden. Met de realisering van deze plannen zal een kostenpost gemoeid zijn van ca. €70.000,=. Wij hebben op dit moment al een sponsor, die bereid is de helft van deze kosten voor zijn rekening te nemen.
IfcSBïiJiiSÏÏEJiï
In het afgelopen voorjaar zijn er naast de hoofdsponsor 10 nieuwe sponsoren aan getrokken, die zich allen voor 3 jaar hebben verbonden. Een nieuwe groep sponsors is in aantocht.
10. In eigen beheer wordt jaarlijks een prachtig programmaboek gemaakt en verspreid. Wij werken in de publiciteit met driehoeksborden, affiches en flyers.
11. Ter gelegenheid van het 60-jarig bestaan heeft het bestuur het initiatief genomen voor de uitgave van een schitterend boekwerk over de geschiedenis van het theater. fsi^P1^
Bovenstaande punten geven naar onze mening aan, dat het bestuur en management van onze Stichting in ruime mate voldoen aan de wensen die er bij de Gemeente leven terzake een professionele organisatie en uitstraling. Uiteraard beseffen ook wij, dat er altijd punten zijn die verbeterd kunnen worden. Suggesties hier omtrent zijn van harte welkom en altijd welkom geweest, bijvoorbeeld van de zijde van onze Raad van Advies en ook van de zijde van de Gemeente Bloemendaal.
i£*'V% »S|^li^/#Jflfi.^4S%
HOGE D U I N EN D A A L S E W E G 2 , C O R R E S P O N D E N T I E A D R E S
POSTBUS 5 5 , 2 0 6 0 AB B L O E M E N D A A L , T E L E F O O N . 0 2 3 - 5 2 5 0 0 5 0 , FAX 0 2 3 5 2 9 9 8 0 7
B A N K . A B N - A M R 0 B L O E M E N D A A L , R E K E N I N G N U M M E R 56 2 6 . 1 5 9 1 1 , K V K I N F 0 @ O P E N L U C H T T H E A T E R B L O E M E N D A A L NL
HAARLEM
41223778
Theater Caprera OPENLUCHTTHEATER
BLOEMENDAAL
Van groot belang voor een optimaal functioneren van onze Stichting is het zonder meer noodzakelijk, dat er vertrouwen is in onze aanpak en dat raadgevers niet het verlangen tonen op de stoel van het bestuur van onze Stichting plaats te willen nemen. Onze conclusie is dan ook, dat wij gaarne bereid zijn suggesties ter verbetering te ontvangen en te bezien of wij deze suggesties kunnen implementeren in ons beleid en/ of onze organisatie, zoals het geval zal zijn met het inrichten van onze organisatie conform de code Cultural Governance, waarbij wij ons verzekerd weten van te adviezen en de steun van de heer Cees Boer. "MMS
Een afschrift van dit schrijven verzenden wij ook aan het College van B en W Wij vertrouwen erop dat wij u naar behoren hebben geinformeerd en zijn gaarne bereid tot een nadere toelichting.
Met vriendelijk groeten, Namens Besjtuur^SfiihtingJ3rjenluchttheater Bloemendaal itlltfriffi^iB y f^'Sill&llllfiilsItPt
Raymond Smit, voorzitter.
"™ J "" 1 " ^ g i l * * 1 *
J j i ï F -ilf^ kmw- B W M M I
HOGE DUIN EN DAALSEWEG 2 , CORRESPONDENTIEADRES BANK
POSTBUS 5 5 , 2 0 6 0 AB B L O E M E N D A A L , TELEFOON. 0 2 3 - 5 2 5 00 5 0 , FAX 0 2 3 - 5 2 9 98 07
A B N - A M R O B L O E M E N D A A L , R E K E N I N G N U M M E R 56 2 6 . 1 5 9 1 1 , K V K HAARLEM 4 1 2 2 3 7 7 8 INFO@OPENLUCHTTHEATERBLOEMENDAALNL
Theater Caprera OPENLUCHTTHEATER
BLOEMENDAAL
Weergave gesprek Bestuur OLT met Burgemeester de Gelder 3 juli 2008 Aanwezig : Gemeente Bloemendaal Wim de Gelder, Jessica Jacobs OLT : Raymond Smit, Hens Gottmer, Hemmo Hemmes, Edzard van Hasselt, Rivka van Woensel a. Toelichting Burgemeester de Gelder Werkwijze van de ad-hoc commissie bestaande uit vz. de burgemeester, Paula Asser, Michael Schnackers en Hans Pieterson, wordt uiteengezet. Geheimhouding ingegeven door de wens zorgvuldigheid te betrachten en creëren van draagvlak bij de commissie Samenleving. Bevindingen: I. Theater en wandelpark o Gemeente blijft eigenaar van de grond o Wandelpark wordt niet openbaar o Theater moet blijven met minimaal 50 voorstellingen per jaar + aantal locale activiteiten tegen een "maatschappelijke" prijs. o Exploitatie en bedrijfsvoering volgens de "Cultural Governance", gezien de grote bedragen die er vanuit de gemeente aan worden besteed. Moet worden geregeld via de subsidieverordening.
ssKHtm
II. Horeca o Moet bij alle voorstellingen open zijn o Exploitatie moet onderdeel zijn van de theater exploitatie, dus één geheel vormen. III. Overige opstallen o Gebruik in overeenstemming met de doelstellingen van theater en wandelpark.
1| * |l
!§
WsmérÊxMsm
b. Voorstellen Op basis van de punten I - III wordt naar voren gebracht dat, o de gemeente toe wil naar een professionele organisatie. Daaronder moet worden verstaan bedrijfsvoering w.o. aansturen van personeel en de exploitatie die een duurzame relatie van de gemeente met het theater weerspiegelt en de continuïteit van bestuur zeker moet stellen. Hierbij wordt benadrukt dat de kwaliteit van het huidige bestuur niet ter discussie staat. Dat heeft de afgelopen tijd heel veel goed werk verricht. o De toegang tot het park moet geheel los komen te staan. o Bestuur wordt gevraagd welke gezamenlijke stappen zijn te zetten om dit doel over enige jaren gerealiseerd te hebben. c. Reactie Bestuur o Onvrede geuit over de hele gang van zaken. Bestuur voelt zich als direct betrokkenen buitengesloten. o Buiten het bestuur om Hr. Lampe (Philharmonie) benaderen, n.b. een relatie van het OLT die belang heeft bij de kaartverkoop, is te gek voor woorden en bepaald niet netjes t.o.v. Jacob Bron. Het als vz. van de commissie voeren van gesprekken met vm. Directeur en penningmeester is ongepast en riekt naar belangenverstrengeling. o Theater wordt al in belangrijke mate professioneel gerund met manager, secretariaat, programmeur, technici, horeca, PR en bewaking.
HOGE D U I N EN D A A L S E W E G 2 , C O R R E S P O N D E N T I E A D R E S BANK
POSTBUS 5 5 , 2 0 6 0 AB B L O E M E N D A A L , TELEFOON
A B N A M R O B L O E M E N D A A L , R E K E N I N G N U M M E R 56 2 6 . 1 5 9 1 1 , K V K INE0@0PENLUCHTTHEATERBL0EMENDAALNL
0 2 3 - 5 2 5 0 0 5 0 , FAX. 0 2 3 - 5 2 9 9 8 0 7
HAARLEM
41223778
Theater Caprera J
} > iiC.»«"5;A S'3'
iav,|| * " S II j| fciisjlnipifl
^ttilP^Si^s^Jfesl
OPENLUCHTTHEATER
BLOEMENDAAL
d. Observaties Bestuur o De burgemeester verdedigde zijn handelwijze door te hameren op zorgvuldigheid en verwerven van brede steun voor zijn ideeën alvorens naar het bestuur te gaan. Op ons argument, dat hij ook de zaak ook anders had kunnen benaderen had hij geen inhoudelijk verweer. o Op wat de gemeente onder professioneel verstaat en hoe dat gestalte moet krijgen, kwam geen antwoord. o Op onze melding dat gesprekken plaatsvinden met de vm. directeur en penningmeester en benaderen van Hr. Lampe werd geïrriteerd gereageerd dat geheim beraad kennelijk uitlekt, zonder inhoudelijke reactie op dit in onze ogen onfatsoenlijke gedrag. o Aan het eind i.p.v. aan het begin kwam een beetje "de aap uit de mouw" met de opmerking dat de in de ogen van de gemeente slechte toelichting op de cijfers in de commissie Samenleving van september de "trigger" was om de relatie met het theater onder de loep te nemen. o Jaren geleden is de horeca juist afgesplitst omdat de gemeente de diverse geldstromen ondoorzichtig vond. e. Diversen o De gemeente vindt dat we de zaak met de vrijwilligers netjes moet oplossen om kou uit de lucht te halen. Op onze reactie of de gemeente geld beschikbaar heeft, kwam geen antwoord. o Met betrekking tot de situatie Babs is gemeld dat we daar druk mee bezig zijn, maar nog weinig vorderen omdat er telkens nieuwe belemmeringen zijn. Arbeidskundige is nu ingeschakeld die hopelijk met oplossing komt. o De cijfers 2007 worden niet besproken door tijdgebrek.
Volgende vergadering: a. Overleg met de gemeente 9 juli 15.00u Gemeentehuis
Edzard van Hasselt Bloemendaal, 6 juli 2008 lp
HOGE DUIN EN DAALSEWEG 2, CORRESPONDENTIEADRES BANK
POSTBUS 55, 2060 AB BLOEMENDAAL, TELEFOON
ABN-AMRO BLOEMENDAAL, REKENINGNUMMER 56 2 6 15 9 1 1 , K V K INF0@0PENLUCHTTHEATERBL0EMENDAAL NL
0 2 3 - 5 2 5 00 50, FAX
HAARLEM 4 1 2 2 3 7 7 8
0 2 3 - 5 2 9 98 07
Verslag gesprek burgemeester en Theater Caprera d,d. 3 juii jl. Aanwezig namens gemeente. Aanwezig namens Theater Caprera'
Burgemeester De Gelder en mevrouw Jacobs. De dames Gottmer en Van Woensei en de heren Smit, Van Hasselt en Hemmes.
Wim de Gelder deelt mee dat in opdracht van de commissie Samenleving een werkgroep bestaande uit vier raadsleden en hemzelf is opgericht. De reden om deze werkgroep in te stellen waren unaniem door de raadscommissie samenleving gedealde zorgen over de exploitatie en het imago van het theater en de geringe sturing die de gemeente heeft op de exploitatie en bedrijfsvoering. De werkwijze van ds commissie was ais volgt: eerst Kijken wat voor beelden hst bij die toekomst heeft, zonder enige beperking te voelen van huidige structuren of gesignaleerde problemen, daarna kijken hoe daar te komen. Samengevat: Wat willen we met het theater en hoe kunnen we dat hereiken? In de junivergadering van de commissie Samenleving heeft de werkgroep gerapporteerd. De commissie Samenleving heeft de werkgroep fiat gegeven om de gepresenteerde denkrichtingen verder uit te werken. Dit biedt De Gelder ruimte om in openheid met het bestuur over de stand van zaken te spreken. Hij benoemt de essentiële elementen uit de rapportage De werkgroep heeft de volgende randvoorwaarden gesteld: • De gemeente blijft eigenaar van de gronden en de opstallen. • De primaire functie van de locatie is het organiseren van voorstellingen. • De gemeente organiseert zelf geen theateractiviteiten. • Het wandelpark blijft betaalde toegang verschaffen aan wandelaars. Met deze randvoorwaarden in gedachten heeft de werkgroep de volgende denkrichting voor de diverse onderdelen ontwikkeld: Voorstellingen De gemeente heeft eind jaren 90 fors geïnvesteerd in het openluchttheater. Een grote renovatie heeft geresulteerd in een overdekt podium, een nieuwe tribune en horecavoorziening. Door deze investering heeft het theater zich kunnen ontwikkeien tot een professioneel podium. Sinds de renovatie is het aantal voorstellingen fors uitgebreid. De gemeente heeft zich nimmer bemoeid met de inhoudelijke programmering en zal dit ook in de toekomst niet doen. Ondanks deze terughoudendheid zijn er wel bepaalde voorwaarden waaraan de voorstellingen c.q. de subsidieontvanger dient te voldoen: t De artistieke programmering dient gewaarborgd te zijn en te worden afgestemd met theaters in de regio. » Per seizoen minimaal 50 professionele voorstellingen. • Programmering is breed: voor jong en oud. • Theater biedt gelegenheid voor lokale activiteiten waarvoor een maatschappelijke prijs wordt gerekend. In de subsidiebeschikking worden deze voorwaarden vastgelegd en nader ingevuld De subsidieontvanger legt verantwoording af bij de jaarrekening. De Code Cultural Governance wordt door de exploitant toegepast Wandelpark De gemeente is eigenaar van de grond en uit hoofde daarvan komt het onderhoud van het park voor rekening van de gemeente. Voor het dagelijkse toezicht en beheer van het park dient bij voorkeur een andere organisatie verantwoordelijk te zijn dan de organisatie die de voorstellingen organiseert Wellicht is een constructie a la Vrienden van hat Hertenkamp mogelijk.
Horecagelegenheid Het paviljoen moet minimaal open zijn tijdens voorstellingen. Meest wenselijk is dat exploitatie van het theater en de horeca In één hand zijn ondergebracht. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan 2ijn er op zijn minst goede afspraken nodig tussen beiden. De primaire functie van de horeca is de theatervoorstellingen te faclliteren. Als het Theater verhuurd is voor iokaie, maatschappelijke activiteiten mogen de bezoekers zelf drank en versnaperingen meenemen of wordt er een kostendekkend tarief gerekend. Overige opstallen Op het terrein staan naast het paviljoen nog een woning, twee kiosken, een opslagruimte, een artiestenrulme en een portacabin. Alle ruimten dienen optimaal te worden gebruikt en ten dienste te staan van lokale activiteiten. Organleatie De organisatie die de exploitatie van het theater en horeca voor zijn rekening neemt dient d'st degelijk, duurzaam en transparant volgens de Code Cultural Governance te doen. De Gelder benadrukt dat de werkgroep/gemeente veel waardering heeft voor de wijze waarop het bestuur de afgelopen jaren de activiteiten heeft georganiseerd. Voor de toekomst wil de gemeente de ingezette route naar een steeds degelijker bedrijfsvoering doorzetten. Het belang dat de gemeente aan een goed draaiend theater hecht Is groot; er is naast de subsidie veel gemeentelijk geld mee gemoeid in de vorm van het beschikbaar stellen van de faciliteiten. Bij eikaar praten we toch over ongeveer € 200.000 per jaar. De vraag aan het bestuur is of men de route kan en wil volgen en of we in gezamenlijkheid een ontwikkelslag kunnen maken. De voorzitter van het bestuur, Raymond Smit geeft aan dat het bestuur zich intern over deze vraag zal buigen. Hij is als enig bestuurslid enigszins bekend met de Code Cultural Governance Hij betreurt het gebrek aan openheid van de kant van de gemeente. Te meer daar hij heeft vernomen dat De Gelder met de directeur van de Philharmonic heeft gesproken over aanhaking van Caprera bij de Philharmonic. Dit had hij graag in een eerder stadium van de werkgroep vernomen. De Gelder antwoordt hierop dat hij de procedure zo zorgvuldig mogetijk heeft gevolgd. Dit betekende dat hij eerst het fiat van de commissie Samenleving wilde hebben alvorens het bestuur te kunnen informeren. De commissie Samenleving heeft hierover in beslotenheid vergaderd en het is dan ook niet gepast dat zaken die daar zijn besproken aan het bestuur zijn meegedeeld. Voor het proces was het noodzakelijk dat er met Jaap Lampe gesproken werd. Immers, de commissie Samenleving moest weten of óezei optie überhaupt het verkennen waard was. De vraag aan de directeur was dan ook een geheet vrijblijvende. Dat het stichtingsbestuur niet de natuurlijke sparringpartner ven de werkgroep is, komt voort uit het feit dat het een werkgroep van de commissie samenleving betreft, het theater van de gemeente is, het geld dat er mee gemoeid is van de gemeente is en de gemeente wilde uitzoeken wat het zelf met het eigen theater op de lange duur wil. De Gelder zegt zich ook belemmerd te voelen om in een vroeg stadium vrijuit van gedachten te wisselen met het bestuur omdat hij de voorzitter in een bestuurlijk overleg had gemeld dat één van de denkrichtingen die verkend ging worden was dat het wandelpark mogelijk openbaar zou worden. Dit stond diezelfde week in de krant, wet weer tot een hoop onrust bij de vrijwilligers en inwoners heeft geleid. Het is niet de bedoeling van de gemeente om het huidige Stichtingsbestuur buiten spel te zetten. Indien er overeengekomen wordt om samenwerking te zoeken met bv. de Phllharmonie is het heel goed denkbaar dat het bestuur een rot blijft spelen. Bijvoorbeeld In de vorm van een Raad van Advies of Culturele Raad. De vraag is of het huidige bestuur deze richting wit verkennen. Hens Gottmer zet vraagtekens bij de wens tot meer professionalisering. In haar beleving is het theater al zeer professioneel bezig: de programmering, de horeca, de kaartverkoop en de dagelijkse leiding zijn professioneel.
De Gelder beaamt dit maar geeft aan dat er bij de gemeente behoefte ia aan een sterke organisatie die de steeds groter wordende problemen die zich voordoen bij het exploiteren van een theater, waar alle partners uiterst professioneel 2|jn en steeds grotere eisen gesteld worden aan personeel, vrijwilligers en voorzieningen, het hoofd kan bieden. Hij erkent dat het bestuur de afgelopen jaren een enorme inspanning heeft verricht maar vraagt zich af of de risico's die het exploiteren van zon groot en intensief bespeeld theater anno 2008 met zich meebrengen wel op deze wijze gedragen moeten worden. De problemen met de verschillende directeuren, de bestuurscrlses, de problemen met de vrijwilligers, ook recent weer. tonen aan dat de huidige bedrijfsvoering kwetsbaar is. Er wordt overeengekomen dat het besprokene vertrouwelijk Kijft. Het bestuur zal zich intem beraden en tijdens een vervolggesprek op woensdag 9 juli a s reageren J.J., Overveen 8 juli 2008.
