Gemeente Delft
Afd
Aan de leden van de raad
ge if
Kopie
Gemeente Delft
) ö FEB 2010 VERZONDEN 1 0 FEB.Onderwerp 2010 Datum
4 februari 2010
Doc/bi/laq» Productnr. .
,^„iiQ
Toezending stukken ter informatie
Ons kenmerk
1056529 Uw brief van Uw kenmerk Bijlage
Geachte leden van de raad.
Ter
informatie zenden wij ü het document Risicomanagement in de
gemeente Delft.
Hoogachtend, „ „ «^rthmidera van Delft, het college van burgemeester e n ^ o u d e r s v a n u , burgemeester
R. Vuijk l.b.
drs, T.W. Andriessen l.s.
Risicomanagement in de Gemeente Delft
Delft, 1 februari 2010
Registratienr. 1056586
MM Gemeente Delft
Risicomanagement in de gemeente Delft 1. INLEIDING
3
2. TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN ...4 3. HET RISICOMANAGEMENTMODEL IN DELFT 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8
Doelstellingen Risico identificatie Risico analyse Risicobeheersing Risicofinanciering Monitoring Beslisboom financieringsmethode Risicobeheersing van gebiedsontwikkelingsprojecten
6 6 6 7 7 8 9 io io
4. RISICOMANAGEMENT IN DELFT: EEN OVERZICHT
12
BIJLAGE I: BEGRIPSBEPALING
13
BIJLAGE II: RISICOMANAGEMENT GEBIEDSONTWIKKELINGSPROJECTEN
15
1. Inleiding Risicomanagement heeft als doel het voorkomen van onaangename verrassingen. Om dit te bereiken, worden risico's bij de realisatie van beleidsdoelstellingen geïnventariseerd en beheerst. Van belang daarbij is een goede verankering van risicomanagement door het aanbieden van voldoende instrumenten en door het creëren van een organisatiebreed draagvlak. Binnen de gemeente Delft komt het onderwerp risicomanagement steeds meer op de kaart te staan. Zo worden in de programmabegroting, het jaarverslag en het Meerjarenprogramma Grondontwikkeling (MPG) jaarlijks de risico's geïnventariseerd en in relatie gebracht met het weerstandsvermogen. Daarnaast wordt nu bij projectmatig werken standaard aandacht besteed aan het beheersen van risico's en is een risicomodel ontwikkeld voor grondexploitaties. De kaders voor het risicomanagement zijn beschreven in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en in de Financiële verordening van de gemeente Delft. Een nadere uitwerking van deze kaders is onderdeel van de nota Investeringen, Reserves en Voorzieningen die in 2010 wordt geactualiseerd. In de brochure Risicomanagement in de gemeente Delft wordt het beleid met betrekking tot risicomanagement nader toegelicht. Achtereenvolgens worden de kaders en de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden beschreven en wordt aandacht besteed aan (de relatie tussen) de beschikbare weerstandscapaciteit en het risicoprofiel (paragraaf 2). Daarna wordt een beschrijving gegeven van het in Delft gehanteerde risicomanagementmodel en de wijze waarop dit in de praktijk wordt uitgevoerd. Aan risicobeheersing van gebiedsontwikkelingsprojecten en grondexploitaties wordt apart aandacht besteed (paragraaf 3).
Tenslotte wordt een overzicht gegeven van de ontwikkeling van het risicomanagement bij de gemeente Delft (paragraaf 4). In een bijlage zijn de belangrijkste begrippen opgenomen.
2. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Voor het beleid met betrekking tot risicomanagement stelt de gemeenteraad de kaders. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering en mandateert de organisatie om voor de uitvoering te zorgen. De volgende kaders en voorschriften zijn op verschillende niveaus gesteld: Rijk
• Gemeentewet • Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten 2004 (BBV) Gemeente • Financiële verordening: bepalingen met betrekking tot risicomanagement 1 • Treasurystatuut (met betrekking tot renterisico's) • Beleidscyclus: paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement en meer specifiek ook de paragrafen Financiering en Grondbeleid
In de Financiële verordening zijn in artikel 14. Weerstandsvermogen en risicomanagement de volgende kaders opgenomen: 1. Het college draagt zorg voor een adequaat risicomanagement. 2. Hel college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de programmabegroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang aan. 3. Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de programmabegroting en van de jaarstukken de weerslandscapaciteit aan en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. 4. Onderdeel van het weerstandsvermogen is de post Onvoorzien. Deze post is beschikbaar voor incidentele tegenvallers die onontkoombaar, onvermijdelijk en onuitstelbaar zijn.
Het gemeenschappelijk kenmerk van deze kaders is te waarborgen dat de financiën van de gemeente gezond zijn en blijven. Artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV 2004) schrijft voor dat de paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement een inventarisatie geeft van de weerstandscapaciteit, de risico's en het beleid omtrent beiden. De risico's die relevant zijn voor de omvang van de weerstandscapaciteit zijn die risico's die niet anderszins zijn ondervangen. Risico's die zich regelmatig voordoen en waarvan de omvang redelijk kan worden geschat worden immers beheerst door het treffen van een voorziening of het afsluiten van een verzekering. De hoofdlijnen van het beleid omrent de weerstandscapaciteit en de risico's zijn opgenomen in de door raad vastgestelde nota Investeringen, Reserves en Voorzieningen (2006). Tevens is in de nota ingegaan op de vorming van voorzieningen om benoemde risico's en verplichtingen af te dekken en op de ontwikkeling van de paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement in de programmabegroting en het jaarverslag. In 2010 wordt de nota geactualiseerd. Vooruitlopend hierop is reeds vanaf de Programmabegroting 2010 meer aandacht besteed aan de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit zoals die tot uitdrukking komt in het risicoprofiel van de gemeente Delft. Binnen de gemeentelijke organisatie hebben de navolgende actoren een rol in het proces van het risicomanagement: • Gemeenteraad • College van burgemeester en wethouders • Gemeentelijk Management Team (GMT) • Resultaatverantwoordelijke managers • Insurancemanager • Gemeentecontroller
De gemeenteraad is kaderstellend ten aanzien van het risicomanagementbeleid. Dit houdt concreet in dat de gemeenteraad de Financiële verordening en de nota Investeringen, Reserves en Voorzieningen vaststelt. Voor de controlerende taak dient de gemeenteraad voldoende op de hoogte te zijn van de risico's en de beschikbare beheersmaatregelen. Het college voorziet in deze informatiebehoefte via de beleidscyclus en door beleidsnota's en projectplannen van een risicoparagraaf te voorzien. Het college is verantwoordelijk voor de beheersing van alle gemeentelijke risico's en de acties die ondernomen worden om deze te beheersen. Het college rapporteert aan de gemeenteraad in de documenten van de beleidscyclus over de actuele status van de risico's. Daarnaast worden beleidsnota's en - rapportages van een risicoparagraaf voorzien. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risico's van de programmabegroting en van het jaarverslag wordt een verbinding gelegd tussen de omvang van de risico's en de weerstandscapaciteit die benodigd is om die risico's te ondervangen. Hierbij is rekening gehouden met beheersmaatregelen zoals een afgesloten verzekering of een getroffen voorziening. Bovendien wordt in het Meerjarenprogramma Grondontwikkeling (MPG) ook specifiek gerapporteerd over risico's met betrekking tot de grondexploitaties. Het college mandateert de uitvoering van deze taken aan het Gemeentelijk Management Team (GMT). Het GMT is daarmee verantwoordelijk voor de beheersing van de risico's in de verschillende werkvelden. Het GMT maakt nadere afspraken met de resultaatverantwoordelijke managers over de uitvoering van het risicomanagement. De organisatie treft binnen de werkprocessen, voor zover mogelijk, maatregelen om de risico's, die binnen de uitvoering van de taken optreden, te beheersen.
Een specifiek onderdeel van het risicomanagement betreft het beheersen van risico's door middel van het afsluiten van verzekeringen en het afhandelen van schades. In de risicoanalyse moet, in overleg met de Insurancemanager, worden vastgesteld of een verzekering een adequate beheersmaatregel is. De insurancemanager is tevens verantwoordelijk voor het uitvoeren van een dergelijke beheersmaatregel. De gemeentecontroller is verantwoordelijk voor de coördinatie en het proces van risicomanagement. Aan de organisatie worden kennis en instrumenten ter beschikking gesteld bij de inventarisatie van risico's voor de paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement (model risico's, methode voor classificatie van risico's). Desgewenst wordt ondersteuning geboden bij het uitvoeren van risicoanalyses en het opstellen van risicoparagrafen in beleidsnota's.
3. Het risicomanagementmodel in Delft
Aan de hand van de uitkomsten van de risico-analyses worden keuzes gemaakt met betrekking tot de risicobeheersing (zie paragraaf 3.4).
Het onderstaande model en de bijbehorende uitleg geeft schematisch aan hoe de risico-identificatie door middel van een aantal stappen leidt tot beheersing en afdekking van risico's. Het risicomanagement is verbonden met de cyclusdocumenten en beleidsnota's. In het kader van de beleidscyclus vinden risicoinventarisaties en -analyses plaats. Het cyclische karakter dwingt vervolgens ook af dat er op een gestructureerde wijze over de voortgang en afwikkeling van de risico's gerapporteerd kan worden. Daarnaast worden beleidsnota's voorzien van een risicoparagraaf.
doelstellingen van de gemeente
risicobeheersing
risicofinanciering
monitoring
• • •
het op gestructureerde wijze beheersen van risico's creëren van bewustwording, draagvlak bijdragen aan sturing en beheersing, inclusief een adequate weerstandscapaciteit
Het risicomanagementmodel is een instrument waarmee op rationele en transparante wijze de beheersing van de risico's kan worden verbeterd. Tevens wordt met dit instrument bijgedragen aan bewustwording en verbetering van de sturing omdat informatie wordt gegenereerd waarmee actief kan worden gestuurd op het verkleinen of wegnemen van risico's zodat doelstellingen (beter) bereikt worden.
risico identificatie
risico analyse
check
3.1 Doelstellingen De gemeente heeft een aantal beleidsdoelstellingen geformuleerd. Hierbij kan sprake zijn van risico's. Een risico is alles dat een bedreiging is of kan zijn voor het bereiken van deze doelstellingen. Het doel van risicomanagement is:
elimineren verminderen
zelf dragen overdragen
Het risicomanagementmodel omvat de volgende stappen. 3.2 Risico identificatie Een eerste stap is het inzichtelijk maken van de risico's die de doelstellingen van een project of proces in gevaar brengen. Hiertoe worden de kritische activiteiten, processen of middelen in kaart gebracht en worden de risico's die deze doelstellingen kunnen bedreigen geïnventariseerd.
Het resultaat van de risico identificatie is een lijst met risico's. Risico's kunnen zich voordoen op verschillende terreinen, te weten: technisch/organisatorisch ruimtelijk/planologisch juridisch/wettelijk financieel/economisch sociaal/maatschappelijk politiek/bestuurlijk De meeste risico's kunnen worden opgevangen met beheersmaatregelen in het werkproces zelf. In enkele gevallen zijn verbijzonderde maatregelen nodig om de mogelijke gevolgen van het optreden van een risico te bestrijden. Dit is verder beschreven in paragraaf 3.4 en 3.5. 3.3 Risico analyse In de documenten van de beleidscyclus wordt inzicht geboden in de belangrijkste risico's. Naast een beschrijving van de afzonderlijke risico's (oorzaken, structureel/incidenteel) en de reeds beschikbare beheersmaatregelen, worden de risico's gepresenteerd in termen van kansen en effecten. Dit gebeurt door een kwantificering op basis van een inschatting van: • de kans van optreden (hoog/midden/laag) • het verwachte gevolg (impact) in tijd, geld en kwaliteit, uitgedrukt door middel van een financiële onder- en bovengrens. De verschillende risico's worden verwerkt in een risicokaart waarmee het totale risicoprofiel zichtbaar wordt. Het risicoprofiel vormt de basis voor de beoordeling van de benodigde weerstandscapaciteit.
^>
> € 1.200
|
E 3
€ 6 0 0 < x < € 1.200
O)
c >
€ 250 < x < € 600
•g
€ 60 < x < € 250 <€60 Laag
Kans
Midden
Hoog
(waarschiinlijkheid)
Figuur: risicokaart {bedragen x € 1.000)
De resultaten per risico, de risicokaart en de toelichting op het risicoprofiel en de weerstandscapaciteit worden gepresenteerd in de paragraaf Weerstandsvermogen en risico's van de program ma beg roting en het jaarverslag. 3.4 Risicobeheersing Nadat de (belangrijkste) risico's zijn geïnventariseerd, inclusief de daarbij bestaande beheersmaatregelen, wordt een respons per risico gekozen. Bij deze keuze wordt een afweging gemaakt van kosten en baten van de respons enerzijds en de impact en kans van optreden anderzijds. Van invloed op de afweging zijn de risicotolerantie ('risk appetite') en de risicoperceptie. Hiermee wordt bedoeld welke risico's en welke mate van onzekerheid acceptabel worden geacht.
Als respons bestaan de volgende mogelijkheden: • Elimineren Het risico vermijden of verkleinen door aanvullende beheersmaatregelen. Wanneer het risico te groot is, of er geen middelen zijn om dit op te vangen, moet worden overwogen om de doelstellingen aan te passen danwei om bijtijds te stoppen met de activiteit. • Verminderen Het risico verminderen door aanvullende beheersmaatregelen gericht op beperking van de gevolgen in tijd, geld en kwaliteit (bijvoorbeeld schadepreventie). • Overdragen Het afdekken van risico's door het afsluiten van een verzekering, het treffen van een voorziening of uitbesteding aan derden. • Zelf dragen Het risico wordt geaccepteerd omdat bovenstaande maatregelen niet mogelijk of te duur zijn. Zo nodig wordt het risico via het weerstandsvermogen opgevangen. • Monitoring Door snel zicht te hebben op gebeurtenissen die de voortgang verstoren, is er meer tijd om erop in te spelen.
3.5 Risicofinanciering Voor het afdekken c.q. zelf dragen van risico's is een aantal financieringsvormen beschikbaar.
Verzekeringen Een verzekering is een vorm van risicofinanciering die zinvol is om risico's met een lage kans en een hoge impact te beheersen. Verzekerbare risico's zijn : • Materiële risico's (brand, explosie, overstroming, machinebreuk) • Continuïteitsrisico's (uitval energie, uitval toelevering, verlies van data) • Aansprakelijkheidsrisico's (werkgever, bestuurder, milieu) • Personeelsrisico's (ongeval, ziekte, staking, kennisverlies) • Financiële risico's (fraude, afpersing, diefstal, debiteuren, rentestijging)
Voorzieningen Voor risico's die meetbaar zijn, kan een voorziening worden getroffen. In de nota /nvester/ngen, Reserves en Voorzieningen is het beleid ten aanzien van het vormen van voorzieningen en reserves alsmede de ontwikkeling in beiden beschreven. Met een voorziening wordt een verplichting of een verlies afgedekt waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten. Een voorziening heeft een verplichte bestedingsrichting. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is de mate waarin de gemeente in staat is om financiële tegenvallers op te vangen ten einde haar taken te kunnen voortzetten en waarin de gemeente niet op andere wijze (voorziening/verzekering) heeft voorzien. Het gaat daarbij om een beoordeling van de relatie tussen de benodigde weerstandscapaciteit (aanwezige financiële risico's in het licht van de ruimte in de begroting) en de beschikbare weerstandscapaciteit. Onder de beschikbare weerstandscapaciteit wordt verstaan het gedeelte van het reservevermogen dat bedoeld is om niet begrote, substantiële tegenvallers op te vangen. Als risico's zich daadwerkelijk voordoen, kunnen deze middelen in het uiterste geval worden aangewend. Wanneer welke financieringsvorm De keuze voor de wijze van afdekken danwei het zelf dragen van risico's is afhankelijk van kans en omvang. Bij risico's met een lage frequentie maar catastrofale omvang (kans x omvang) kan beheersingsmaatregel het best gekozen worden voor een verzekeringsoplossing. Bij risico's met een gemiddelde frequentie met gemiddelde omvang zijn meerdere oplossingsrichtingen mogelijk (verzekeren, voorziening, weerstandsvermogen). Voor risico's met een hoge frequentie en een lage omvang wordt in de meeste gevallen gezocht naar opvang binnen de begroting en, in het uiterste geval, het reservevermogen. Een verzekeringsoplossing is voor deze situatie ook mogelijk, maar zal gezien de hoge frequentie relatief duur zijn.
3.6 Monitoring Op regelmatige basis wordt gekeken of de beheersmaatregelen op het juiste moment zijn uitgevoerd en of de maatregelen het gewenste effect hebben gehad. Over de voortgang van het risicomanagement wordt gerapporteerd in de beleidscyclus. Ook de risico-monitoring van het Grond- en Vastgoedbedrijf is cyclisch vormgegeven in het Meerjarenprogramma Grondontwikkeling (MPG). Naast de jaarlijkse rapportage informeert het college de raad door middel van een tussentijdse rapportage.
3.7 Beslisboom financieringsmethode Het proces van risicomanagement kan als volgt in beeld worden gebracht.2 •
•
^ ^ ^ ^
nee
^^^. ja
Risico-analyse
Is het risico geanalyseerd? ^^nee ja Het risico is vermeöen
Kan het risico vermeden worden?
ja
nee 1' Is het risico significant? \jiee
X^ Kan het risico verminderd worden? nee
',
nee
Is het een calamiteitenrisico?
"^
1
Keuze m.b.t. financiering
^ _ _ -- — -
ia
\ - - ^ _
'r
Voorziening
\
\
Zelf dragen
^
.*
Exploitelie
^
Verzekeren
\ • * .
WeerstandsvermoBen
' Het proces van risicomanagement in beeld (ontleend aan U. Nordblad, 1977), P.F. Claes, Risicomanagement (ISBN 90 207 32 897)
3.8 Risicobeheersing van gebiedsontwikkelingsprojecten Ten behoeve van de stedelijke ontwikkeling van Delft is de gemeentelijke organisatie betrokken bij velerlei (investerings-) projecten en grondexploitaties. Deze zijn voor de stad van strategische betekenis, zijn complex van aard en hebben een bijbehorend risicoprofiel. De rol van de bestuurlijke dan wel ambtelijke organisatie kan verschillen per project en maakt het noodzakelijk dat dergelijke projecten gestructureerd worden uitgevoerd. Hierbij valt te denken aan de rol van de verschillende actoren en hoe die gegroepeerd zijn, hoe de informatie stromen worden vormgegeven, hoe de verantwoordelijkheden geregeld zijn en op welke momenten verantwoording wordt afgelegd. Bij de uitvoering van gebiedsontwikkelingsprojecten en grondexploitaties wordt aandacht besteed aan risicomanagement. Bij opdrachtverlening, in plannen van aanpak en in voortgangsdocumenten wordt standaard een risicoparagraaf opgenomen. Voorde grondexploitaties is een apart risicomodel ontwikkeld waarover wordt gerapporteerd in elke voortgangsrapportage (MPG of apart. Het voornaamste doel van risicoanalyses is het inzichtelijk maken van de diverse risico's die ontstaan als gevolg van het project of grondexploitatie. Het totaal van de netto risico's is onderdeel van het risicoprofiel dat voor de gemeente wordt bepaald en dat in verband wordt gebracht met de benodigde weerstandscapaciteit.. De risico's van gebiedsontwikketingsprojecten worden vaak weergegeven in drie hoofdgroepen: • Omgevingsrisico's • Projectrisico's • Organisatierisico's
Afhankelijk van de fase van een project (initiatie, definitie, ontwikkeling en beheer) zien we een verschuiving van risicoaandachtsgebieden. In het begin van een project dienen alle betrokkenen/belanghebbenden overeenstemming te bereiken met betrekking tot uitgangspunten, doelstellingen, planning van het project en vormen van eventuele samenwerking. In de beginfase zijn dus vooral de omgevingsrisico's van belang. Naarmate het project de definitiefase ingaat, zijn de doelstellingen en randvoorwaarden steeds concreter, is een samenwerkingsvorm geformaliseerd en een uitvoeringsorganisatie opgezet. Naast omgevingsrisico's gaan nu ook ook organisatierisico's en projectrisico's een belangrijke rol spelen. In de ontwikkelings- en beheerfase worden de omgevingsrisico's beduidend minder en blijft de focus op organisatie- en projectrisico's. In bijlage II wordt aangegeven hoe in de verschillende fasen van een project en de belangrijkste risicoaandachtsgebieden samenhangen.
4. Risicomanagement in Delft: een overzicht De gemeentelijke organisatie heeft de afgelopen jaren geleidelijk meer aandacht besteed aan het analyseren en beheersbaar maken van interne en externe risico's. Voor wat betreft de interne risicobeheersing heeft de gemeentelijke auditgroep zich in de afgelopen jaren eveneens verder ontwikkeld tot een volwaardig instrument. De externe accountant steunt in toenemende mate op de audits die de eigen auditgroep van de gemeente uitvoert op de gemeentelijke hoofdprocessen. De nadruk van deze audits heeft de afgelopen jaren vooral gelegen op de financiële getrouwheid en rechtmatigheid van de gemeentelijke processen. Geleidelijk komt er meer ruimte voor vormen van operational auditing. De nadruk van deze audits ligt op het verkrijgen van inzicht in de wijze waarop de bedrijfsvoering functioneert en in de vraag hoe deze (eventueel) versterkt kan worden. De externe risico's, die de gemeente Delft mogelijk bedreigen, worden meer systematisch geïnventariseerd en geanalyseerd. Een kwantificering vindt plaats op basis van kans en verwachte omvang. Vervolgens wordt een risicokaart gemaakt en wordt het risicoprofiel bepaald. Hierbij wordt de relatie met het weerstandsvermogen gelegd. De verschuivingen in de risicoprofiel in opeenvolgende documenten van de beleidscyclus, worden betrokken in de beoordeling of een aanpassing van de weerstandscapaciteit noodzakelijk is. Ook in de voortgangsrapportages van het grondbedrijf- het (t)MPG wordt per grondexploitatie een risicoprofiel geschetst op basis van een inschatting van kans van optreden en impact.
Voor het bepalen van het risicoprofiel worden de aanwezige risico's beoordeeld volgens de rubricering die aansluit bij de hoofdkosten- en hoofdopbrengstensoorten. Voor negatieve grondexploitatieresultaten wordt een voorziening gevormd. Het totaal van de netto risico's is onderdeel van de gemeentebrede inventarisatie van risico's. In dit kader wordt ook de relatie met de benodigde weerstandscapaciteit gelegd. Met de verankering van de risicorapportages in de documenten van de beleidscyclus en het (t)MPG worden de risico's dus cyclisch gevolgd en beheerst.
Bijlage I: begripsbepaling Risico: een risico is de kans op het optreden van een gebeurtenis, die een negatief gevolg kan hebben voor het bereiken van een geformuleerde doelstelling. Negatieve gevolgen kunnen zowel financieel als niet-financieel (bijv. imagoschade voor de gemeente) van aard zijn. Risicomanagement is letterlijk het beheersen van risico's. Risicomanagement is een systematisch proces van identificeren en analyseren van risico's die de doelstellingen van de gemeente bedreigen, het inventariseren en selecteren van risicobeheersing en risicodekking en het implementeren van een risicoreactie (respons). Risicomanagement heeft als doel de continuïteit en de vermogenspositie van de gemeente te beschermen tegen minimale risicokosten. Risicomanagement is onderdeel van integraal management, elke leidinggevende doet ook (al dan niet-gestructureerd) aan risicoinschatting en risicomanagement. Soorten risico's Overheden hebben te maken met een breed scala aan risico's. Inzicht in de risico's en de mogelijke gevolgen daarvan is van groot belang. Risicomanagement maakt risico's herkenbaar en helpt prioriteiten te stellen om te bepalen voor welke risico's beheersmaatregelen moeten worden genomen. Binnen de bestuurlijke/ambtelijke organisatie zijn risico's onder te verdelen in 6 groepen, te weten : • Technisch/organisatorisch (bouwmethode, constructie, projectafbakening)
• • • • •
Ruimtelijk/planologisch (ondergrond, bereikbaarheid) Juridisch/wettelijk (wetswijzigingen, claims) Financieel/economisch (prijsstijgingen, financiering, subsidies) Sociaal/maatschappelijk (communicatie, draagvlak) Politiek/bestuurlijk (vergunningen, prioriteiten, bestuurswisseling)
Risicoreacties (respons): in beginsel worden de risico's binnen de werkprocessen beheerst door middel van organisatorische maatregelen. In aanvulling hierop zijn er meerdere risicoreacties (respons) mogelijk: • Elimineren Het risico vermijden of verkleinen door aanvullende beheersmaatregelen. Wanneer het risico te groot is, of er geen middelen zijn om dit op te vangen, moet worden overwogen om de doelstellingen aan te passen danwei om bijtijds te stoppen met de activiteit. • Verminderen Het risico verminderen door aanvullende beheersmaatregelen gericht op beperking van de gevolgen in tijd, geld en kwaliteit (bijvoorbeeld schadepreventie). • Overdragen Het afdekken van risico's door het afsluiten van een verzekering, het treffen van een voorziening of uitbesteding aan derden. • Zelf dragen Het risico wordt geaccepteerd omdat bovenstaande maatregelen niet mogelijk of te duur zijn. Zo nodig wordt het risico via het weerstandsvermogen opgevangen. • Monitoring Door snel zicht te hebben op gebeurtenissen die de voortgang verstoren, is er meer tijd om erop in te spelen Verzekering: een overeenkomst waarbij de ene partij, de verzekeraar, zich tegen genot van premie jegens haar wederpartij, de verzekeringnemer, verbindt tot het doen van een of meer uitkeringen.
Weerstandsvermogen: de mate waarin de gemeente in staat is om financiële tegenvallers op te vangen teneinde haar taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit.
komende begrotingsperiode te maken heeft. De risico's worden gepresenteerd in een risicokaart waarmee het risicoprofiel zichtbaar wordt. Het risicoprofiel vormt de basis voor een beoordeling van de hoogte en samenstelling van de beschikbare en benodigde weerstandscapaciteit. De meer algemeen van aard zijnde risico's voor de gemeente, zoals de positieve of negatieve doorwerking van macroeconomische ontwikkelingen worden niet in deze paragraaf beschreven. Hier wordt in het financieel meerjarenbeeld onder meer in het onderdeel Algemene Middelen (ontwikkeling gemeentefonds) op ingegaan.
Beschikbare weerstandscapaciteit: de weerstandscapaciteit betreft de middelen en mogelijkheden van de gemeente om financiële tegenvallers op te vangen ten einde haar taken te kunnen voortzetten. Onderscheid kan worden gemaakt tussen statische en dynamische weerstandscapaciteit. De statische weerstandscapaciteit betreft vooral de vermogensbestanddelen die beschikbaar zijn om onverwachte incidentele tegenvallers op te vangen (vrij aanwendbaar deel Algemene reserve). De dynamische weerstandscapaciteit is de ruimte in de begroting die permanent kan worden ingezet om tegenvallers met een meer structureel karakter op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van bestaande taken. Hier kan worden gedacht aan de post Onvoorzien, maar ook aan (eventuele) onbenutte belastingcapaciteit.
Bij de beschrijving van de risico's wordt aandacht besteed aan: • Een beschrijving van de oorzaken en de specifieke maatregelen die het college neemt of overweegt om het betreffende risico te beheersen en de inschatting van het effect wat daarvan mag worden verwacht. Dit zal overigens niet voor alle risico's in gelijke mate mogelijk zijn. • Kans (waarschijnlijkheid) De kans dat het risico zich daadwerkelijk voordoet wordt geclassificeerd in de categorieën laag (10-30% kans), midden (50% kans) en hoog (70-90% kans). • Effect (impact) Het financiële gevolg in termen van tijd, geld en kwaliteit wordt in beeld gebracht door middel van een onder- en bovengrens. Tevens wordt vermeld of het om incidentele of structurele bedragen gaat.
Benodigde weerstandscapaciteit: in het risicoprofiel is voor alle risico's een inschatting opgenomen van het financiële gevolg in termen van kans en effect. Op basis van deze financiële gevolgen wordt een risicokaart samengesteld die de basis vormt voor de bepaling van de benodigde weerstandscapaciteit.
Met deze systematiek wordt een eenvoudige weging toegepast van het totaal aantal risico's waarmee de gemeente Delft in deze begrotingsperiode wordt geconfronteerd. In toekomstige jaarrekeningen en begrotingen wordt de weging van de dan (nog) aanwezige risico's herhaald.
Paragraaf Weerstandsvermogen en risico's: in de programmabegroting en in het jaarverslag wordt een inventarisatie gegeven van de specifieke risico's waarmee de gemeente Delft in de
Dit levert een indicatie op van verschuivingen in het risicoprofiel. Die kan vervolgens worden meegenomen in de beoordeling of de weerstandscapaciteit moet worden aangepast.
Voorziening: met het treffen van een voorziening wordt een verplichting of een verlies afgedekt waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten (heeft een verplichte bestedingsrichting).
Bijlage II: Risicomanagement gebiedsontwikkelingsprojecten In bijgaande tabel worden de fasen en de bijbehorende risicosoorten schematisch weergegeven. Fase
Belangrijkste
Initiatief
Omgevingsrisico's, zoals politieke, bestuurlijke en maatschappelijke risico's en samenwerkingsrisico's
Definitie-/ontwerpfase
risicosoorten
Projectrisico's, zoals ruimtelijke risico's Omgevingsrisico's, zoals samenwerkingsrisico's, politieke, bestuurlijke en maatschappelijke risico's Organisatierisico's, zoals structuur van de projectorganisatie en kwaliteit en kwantiteit van het personeel Projectrisico's, zoals risico's i.v.m. de beoogde PPS-constructie, plankwaliteit en ruimtelijk risico
Realisatie- en de beheer-/ exploitatiefase
Organisatierisico's, zoals cultuur, structuur en processen Projectrisico's, zoals risico's i.v.m. de PPS-constructie, plankwaliteit en het ruimtelijk risico Omgevingsrisico's, zoals economische ontwikkelingen en risico's i.v..m. financiële parameters
