ARCHIEF i.a.a. Aan de leden van het algemeen bestuur. uw kenmerk: ons kenmerk: uw brief van: datum: 10 februari 2010 verzonden:

ARCHIEF i.a.a.

uw kenmerk:

Aan de leden van het algemeen

ons kenmerk: uw brief van:

bestuur

datum: 10 februari 2010 verzonden:

onderwerp: Speerpunten communicatie 2010

Geachte leden van het algemeen bestuur, Tijdens een workshop in juli 2009 heeft het algemeen bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei ideeën gegenereerd voor communicatie. Op basis van deze uitkomsten én de resultaten van het klanttevredenheid onderzoek 2008 is een inventarisatie gemaakt van mogelijke nieuw in te zetten 1

communicatiemiddelen . In het dagelijks bestuur van 2 december jl. is besloten in 2010 extra aandacht te besteden aan: 1. Doelgroepcommunicatie (extern). We maken een start met doelgroepgerichte communicatie. Dat wil zeggen: we brengen in kaart welke bestaande middelen voor welke doelgroepen worden ingezet en analyseren waar kansen liggen. Uitgangspunt hierbij is dat we gericht communiceren en kiezen voor communicatiemiddelen die ‘klantgericht’ passen bij de doelgroep. ‘Gebruik de momenten’ is daarbij het motto. 2. Van papier naar digitaal (extern). Dit sluit aan bij het eerste speerpunt: we benutten de tendens richting nieuwe media op voorwaarde dat we daar onze doelgroepen gerichter mee kunnen bereiken. In aanvulling op de doelgroepanalyse kijken we welke nieuwe media we wel en niet in gaan zetten in 2010. 3. Communicatietraining algemeen en dagelijks bestuur (intern). Als onderdeel van het communicatiever maken van de organisatie bieden we bestuursleden een training aan. Aandachtspunt De basis van al onze uitingen – zoals doelstellingen, strategie en boodschap – blijft het communicatiebeleidsplan 2008-2012. De verandering vindt plaats op middelenniveau, zoveel mogelijk binnen bestaande budgetten en capaciteit. De voorgestelde communicatieacties sluiten aan bij de huidige organisatieontwikkelingen van het waterschap, waarbij ‘omgevingsbewust’ en ‘klantgericht’ werken centraal staan. Leeswijzer In de volgende drie paragrafen worden bovenstaande speerpunten uitgewerkt. Iedere paragraaf bestaat uit een analyse en een voorstel met concrete acties voor 2010.

1

Deze inventarisatie is onderdeel van het communicatieactieplan 2009- 2012, dat ter inzage ligt bij Team Communicatie.

Drie Decembersingel 46 5921 AC Venlo

Postbus 3390 5902 RJ Venlo

T 077- 3891111 F 077- 3873605

E [email protected] I www.wpm.nl

Het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei de secretaris,

de voorzitter,

mr. W.J.M. Evers

ir. H.A. van Alderwegen



T 077- 3891111 F 077- 3873605


1. Doelgroepcommunicatie 1.1 Analyse Onderstaand beknopt overzicht geeft aan welke communicatiemiddelen op dit moment worden ingezet voor de verschillende externe doelgroepen. De middelen die cursief staan worden al (in bepaalde mate) doelgroepgericht ingezet. Burgers

Agrariërs (landen tuinbouw)

Bedrijven (industrie)

Belangen2 organisaties

Andere overheden

Waterwijzer

(x)

(x)

(x)

x

x

Specials Waterwijzer zoals

(x)

(x)

(x)

x

x

x

x

x

x

x

x

Papier

jaarverslag en begroting Informatieblad heffingen

x

Brochures over taken

x

x

x

x

x

x

Flyers op maat

3

x

Bewonersbrieven

x

Posters

x

x

x

x

Website www.wpm.nl

x

x

x

E-mailformulieren

x

Digitaal x

Nieuwsattendering Maaikalender

x

x

Hoogwatercheck

x

x

x

Online filmpjes en serie over

x

x

x

het waterschap Koppeling naar 4 waterschapsheffingen.nl

x

x

Koppeling naar landelijke voorzieningen als

x

x

mijnoverheid.nl

5

Bijeenkomsten Watercafés

x

x

x

x

Informatiebijeenkomsten

x

x

x

x

Inspraakbijeenkomsten

x

x

x

x

2

Hieronder vallen onder meer groeperingen als natuurbeheerders. Flyers als ‘Wat doet het waterschap’ en ‘Veilige dijken, in uw belang’ en ‘Rioolwaterzuivering’. 4 In samenwerking met Waterschap Roer en Overmaas. 5 In samenwerking met andere waterschappen via het Waterschapshuis. 3



T 077- 3891111 F 077- 3873605


x

Burgers

Vervolg overzicht

Agrariërs (land-

Bedrijven

Belangen-

en tuinbouw)

(industrie)

organisaties

Andere 6

overheden

7

x

Externe overleggen

x

Symposia

x

Waterpanels

x

Netwerkactiviteiten

Media Persberichten en -contacten Advertenties

8

x

x

x

x

x

x

x

Overig Presentatiewand

x

x

x

x

x

Give aways

x

x

x

x

x

Excursies RWZI

x

Waterwandelingen

x

Informatieborden

x

Watergangborden

x

Educatiemateriaal

x

Film / serie over rioolwater

x

Sponsoring

x

x

x

x

x

x

x

Zoals het overzicht laat zien, zetten wij een groot aantal verschillende middelen in voor verschillende doelgroepen. Er is een goede verdeling tussen de traditionele en nieuwe middelen, en de diverse soorten middelen. Sommige communicatiemiddelen zijn al doelgroepgericht, zoals bewonersbrieven die op maat in een specifiek project worden gemaakt. Andere middelen kunnen in de toekomst zeker meer doelgroepgericht worden ingezet. Bijvoorbeeld de website, maar misschien ook het relatiemagazine Waterwijzer. De individuele aandacht voor burgers, agrariërs en bedrijven kan worden verbeterd en anders worden opgepakt. 1.2 Voorstel In 2010 gaan we (in aanvulling op bestaande communicatiemiddelen) met de volgende activiteiten aan de slag: We maken een start met een doelgroepgerichte indeling van www.wpm.nl Dit betekent dat er op de homepage een keuze komt met doelgroepgerichte informatie ‘voor burgers’, ‘voor agrariërs’ en ‘voor bedrijven’. Een voorbeeld hiervan is te zien in de linkerkolom op de homepagina van www.aaenmaas.nl. Er komt een lezersonderzoek onder relaties die Waterwijzer ontvangen. Vragen die hierin terugkomen zijn: hoe wordt het relatieblad gelezen? Wat zijn verbeterpunten? Is er behoefte aan 6

Hieronder vallen onder meer groeperingen als natuurbeheerders. Bijvoorbeeld aanwezigheid en profilering van bestuurders op recepties en symposia. 8 Advertenties met bekendmakingen, vacatures en aanbestedingen. 7



T 077- 3891111 F 077- 3873605


een doelgroepgerichte variant? Is er behoefte aan een digitale versie die relaties per e-mail ontvangen? Op basis van de resultaten maken wij een voorstel voor de toekomst van Waterwijzer. We voeren een pilot uit met huis-aan-huisbladen. Artikelen uit de Waterwijzer en relevante berichten op internet worden (voorzien van foto’s en eventueel eenvoudig opgemaakt) twee keer per jaar verstuurd naar huis-aan-huisbladen in ons werkgebied. Het doel is dat deze kosteloos worden geplaatst en dat de informatie de burgers bereikt. Ook worden bepaalde bestaande artikelen richting businessbladen en organisatiemagazines in Limburg gestuurd. De perslijsten worden per doelgroep geactualiseerd. Er komen meer en nieuwe doelgroepgerichte flyers en posters, bijvoorbeeld voor burgers over de Tungelroyse beek en voor burgers over ‘water en duurzaamheid’. We zoeken uit (investering in tijd en geld versus verwacht resultaat) of het interessant is om in 2010 deel te nemen aan een beurs gericht op burgers in ons werkgebied, bijvoorbeeld de Hiltho in Horst van 1 tot en met 6 oktober. Ook bereiden we onze aanwezigheid als waterschap op de Floriade 2012 voor.



T 077- 3891111 F 077- 3873605


2. Van papier naar digitaal 2.1 Analyse 9

Hyves, Twitter, LinkedIn, YouTube, weblogs . Iedereen ‘wil’ er iets mee. De mogelijkheden van digitale (zogenaamde ‘nieuwe’) media zijn groot. De vraag blijft altijd: wat en wie willen we als waterschap bereiken? Wat is technisch en organisatorisch haalbaar? En hoe passen nieuwe media binnen het bestaande communicatiebeleid van Waterschap Peel en Maasvallei? Op dit moment zet Waterschap Peel en Maasvallei de volgende digitale media in: Website www.wpm.nl E-mailformulieren: dit zijn formulieren als belastingbezwaren, meldingen en producten bestellen Nieuwsattendering: geïnteresseerden kunnen ervoor kiezen om dagelijks, wekelijks of maandelijks nieuwsberichten van de website in hun mailbox te ontvangen. Maaikalender Hoogwatercheck Online filmpjes en serie over het waterschap 10 Koppeling naar waterschapsheffingen.nl 11

Koppeling naar landelijke voorzieningen als mijnoverheid.nl : bekendmakingen, vergunningen en regelgeving 2.2 Voorstel In 2010 gaan we (in aanvulling op bestaande communicatiemiddelen en het voorstel in 1.2) met de volgende nieuwe media-activiteiten aan de slag: Waterschap Peel en Maasvallei gaat niet deelnemen aan de sociale netwerken Hyves of Twitter. Deze netwerken zijn te veel op persoonlijke situaties gericht en kosten veel tijd in onderhoud. Wel is het een optie om een persoon in de buitendienst te vragen om te Twitteren over wat het waterschap allemaal doet. Dit gaan we uitzoeken. Voorzitter Henk van Alderwegen maakt een LinkedIn-account aan en werkt actief aan het opbouwen van connecties. Via LinkedIn kan hij dan regelmatig een update geven van ontwikkelingen rondom Waterschap Peel en Maasvallei. Bijvoorbeeld via een berichtje als: ‘Vandaag overhandig ik Peter Glas, de nieuwe voorzitter van de Unie van Waterschappen’. We maken een voorstel voor een poll en weblog op onze website. Het is technisch mogelijk om op www.wpm.nl een poll te houden, oftewel bezoekers de mogelijkheid te bieden te reageren op een (bijvoorbeeld maandelijks nieuwe) stelling. Aan zo’n stelling kan een weblog worden gekoppeld van voorzitter Henk van Alderwegen. Eventueel wordt gekozen voor een wisselende weblog: er komt dan steeds iemand anders uit het dagelijks bestuur ‘aan het woord’. Voordat we dit gaan doen willen we eerst een aantal zaken uitwerken: Wat doen we met de uitkomsten van een poll? Hoe komen we aan de onderwerpen? Kunnen bezoekers reageren op een poll of weblog? Wat

9

In Bijlage 1 wordt een toelichting gegeven op een aantal ‘nieuwe media’ begrippen. In samenwerking met Waterschap Roer en Overmaas. 11 In samenwerking met andere waterschappen via het Waterschapshuis. 10



T 077- 3891111 F 077- 3873605


betekent dit organisatorisch? Maken we een (crossmediale) koppeling naar bijvoorbeeld het relatieblad Waterwijzer? We gaan de organisatie bewuster maken van het belang van onze website als nieuwsmedium voor de landelijke en lokale media. Zo werd in januari een vacature voor een stagiaire bij ons waterschap opgemerkt door de lokale pers. Dit bericht diende als basis voor een artikel over een waterproject. Eén van de nieuwe give aways is een usb-stick. Hier komt een animatie over het waterschap op te staan, die ontvangers eerst te zien krijgen voordat ze de usb-stick kunnen gebruiken. We gaan actiever foto’s en plaatjes uit ons werkgebied toevoegen aan Google maps.

Waterschap Peel en Maasvallei neemt deel aan een kleine werkgroep vanuit de Unie van Waterschappen, die concrete verbetervoorstellen op het gebied van digitale informatievoorziening doet. De Burgerservicecode is hiervoor de basis. Dit is een gedragscode met tien kwaliteitseisen voor de relatie tussen burger en overheid in de digitale samenleving. Resultaten uit deze werkgroep worden uiteraard meegenomen in de uitwerking van de acties in 2010.



T 077- 3891111 F 077- 3873605


3. Communicatietraining algemeen en dagelijks bestuur 3.1 Analyse De afgelopen jaren is hard gewerkt aan het communicatief maken van de organisatie, een belangrijke peiler van het communicatiebeleidsplan 2008-2012. Zo zijn er schrijftrainingen verzorgd en is er een Handboek Communicatie op intranet geplaatst voor medewerkers van Waterschap Peel en Maasvallei. Voor de bestuursleden is nog geen concrete activiteit georganiseerd om het communicatiebewustzijn te vergroten. 3.2 Voorstel Leden van het dagelijks en algemeen bestuur krijgen in 2010 de kans om hun communicatiekennis te vergroten. Zij kunnen deelnemen aan de ‘Masterclass Factor C: communicatie in bestuur en beleid’. Door deze training van één dag krijgen bestuursleden meer inzicht in hoe zijn vanuit hun positie communicatie in beleidsprocessen kunnen stimuleren en de omgeving bij beleid kunnen betrekken. 12 Onderdelen van de masterclass zijn : omgevingsanalyse: bewust omgaan met de omgeving vanaf het begin van het beleidsproces; bestuurs-, beleids- en communicatiestijlen; het formuleren van een kernboodschap; sturen op ‘Factor C’ in de organisatie.

12

Onder voorbehoud, deze training wordt op maat gemaakt voor het waterschap.



T 077- 3891111 F 077- 3873605


Bijlage 1 Toelichting ‘nieuwe media’ Hieronder staat beschreven welke verschillende ‘nieuwe media’ (social media) er zijn en wat ze inhouden. Deze lijst is zeker niet volledig en vooral bedoeld om de begrippen uit te leggen. Hyves Wat is het? Hyves is een sociaal online netwerk in Nederland. Dit netwerk is met name een informeel netwerk, waarbij je jezelf koppelt aan je vrienden of collega’s. Naast persoonlijke profielpagina’s zijn er ook groepspagina’s waar persoonlijke profielen aan gekoppeld kunnen worden. Deze groepspagina’s worden vaak gemaakt voor bepaalde acties (bijvoorbeeld de Serious Request-actie van 3fm) waarvoor de publieke aandacht groot is. Wat kun je ermee? Als gebruiker maak je een profiel aan en kun je gekoppeld worden aan bekenden die ook een profiel hebben op Hyves. Mogelijkheden van Hyves zijn: - Blogpagina openen -

Foto’s in je profiel zetten YouTube-video’s laten zien

-

Aandacht vragen voor een evenement

-

Verkoop van spullen Vacatures zoeken

-

Berichten sturen naar bekenden, zowel zichtbaar voor iedereen als privé

Voor wie is het? Omdat Hyves met name op informeel persoonlijk niveau speelt, kom je hier vooral vrienden, bekenden en collega’s in de informele sfeer tegen. Daarnaast is er een aantal grote merken en evenementen die een zogenaamde ‘groepshyve’ hebben geopend waar je je bij aan kunt sluiten. De doelgroep is breed, maar zeer oppervlakkig. Voor zakelijk gebruik is dit medium minder geschikt. Facebook is een vergelijkbaar sociaal netwerk, alleen dan wereldwijd. LinkedIn Wat is het? Ook LinkedIn is een sociaal online netwerk, maar dan gericht op zakelijke contacten. Wat kun je ermee? Doel van een profiel op LinkedIn is vaak het zoeken naar zakelijke kansen en het verbreden van je zakelijke netwerk. Met LinkedIn kun je bijvoorbeeld: -

Aangeven naar wat voor zakelijke contacten je zoekt (nieuwe opdrachten, oud-collega’s, een andere baan, et cetera)

-

Je Twitter-account eraan koppelen

-

Zakelijke evenementen en netwerkbijeenkomsten communiceren en je ervoor aanmelden



T 077- 3891111 F 077- 3873605


-

Vacatures plaatsen en zoeken

-

Een referentie achterlaten voor een zakelijk contact

-

Een persoonlijk bericht sturen naar een zakelijk contact

Voor wie is het? LinkedIn is echt bedoeld als zakelijk netwerk. Het lijkt op een soort online CV, waarin je aangeeft wat je ervaring is en welke opleiding je hebt genoten. Het is een goed medium om zakelijk te communiceren met je contacten over wat je bezighoudt en waar je mee bezig bent. LinkedIn is tevens een netwerk op persoonlijk niveau en minder op groeps- of organisatieniveau. Twitter Wat is het? Twitter is een micro-blog. Dat houdt in dat je persoonlijke berichten van maximaal 140 tekens online kunt zetten. Mensen die hebben aangegeven dat ze die berichten willen volgen, krijgen een melding als er een nieuw bericht online staat. Van Twitter wordt zowel op zakelijk als op informeel niveau gebruik gemaakt. Een kenmerk van Twitter is dat het snel gaat en dat de berichten lang niet altijd inhoudelijk hoeven te zijn. Het werkt ongeveer als het versturen van een sms. Eenmaal verzonden, staat het bericht razendsnel op internet en kan het niet meer ongedaan gemaakt worden. Dat is tevens ook het nadeel: fouten zijn zo gemaakt en als de media het bericht hebben opgepikt, kunnen ze er zelf ook over publiceren. Een ander nadeel is dat met grote regelmaat nieuwe berichten geplaatst moeten worden, aangezien dat het hele doel is van het medium Twitter. Wat kun je ermee? Met Twitter kun je razendsnel korte berichten communiceren via het web en mobiele telefoons. Alleen de personen die hebben aangegeven je berichten te willen volgen, krijgen hier een melding van. Een persoon die Twitter-berichten wil volgen, kan dat op twee manieren doen: door je aan te melden bij de Twitter-berichten van een persoon of organisatie of door aan te geven dat je alle Twitter-berichten wilt ontvangen die over een bepaald onderwerp gaan. Voor wie is het? Twitter wordt zowel voor zakelijke als informele doelen gebruikt. Dat wil zeggen dat zowel de twitteraars (degene die de berichten publiceert) als de volgers dat op zakelijk als op persoonlijk niveau kunnen doen. De volgers zijn of geïnteresseerd in de organisatie of persoon die de berichten publiceert of in het onderwerp. Weblogs (=bloggen) Wat is het? Bloggen is het bijhouden van een soort online dagboek, zichtbaar voor iedereen. Een blog kan geschreven worden als column, verhaal, dagboek, et cetera. Het is mogelijk om een blog te integreren in een bestaande website of om er een nieuwe website voor in te richten.



T 077- 3891111 F 077- 3873605


Wat kun je ermee? In een blog ben je vrij om te schrijven wat je wilt. Dat kan zowel op zakelijk als op informeel niveau. De hoeveelheid tekst is vaak ook vrij in te vullen. Het kan een goed medium zijn voor bijvoorbeeld het verkondigen van een mening of standpunt of het communiceren over activiteiten. Voor wie is het? Er is erg weinig invloed uit te oefenen op de personen die de weblog lezen. Vaak zullen dit mensen zijn die geïnteresseerd zijn in een onderwerp of al bekend zijn met de blogger. Het kan zowel op een zakelijke als informele manier gebruikt worden. Om de leesbaarheid te vergroten is het goed om crossmediaal te werken: bijvoorbeeld door de blog in te zetten in combinatie met een poll en ook in andere middelen te verwijzen naar de blog. YouTube Wat is het? YouTube is een website waarop iedereen video’s kan publiceren. Deze video’s kunnen ook weer bekeken worden door iedereen en ze kunnen geplaatst worden op andere websites. Wat kun je ermee? YouTube is een handig medium om filmpjes op te zetten. Dagelijks zijn er enorm veel bezoekers op YouTube. De diversiteit van de filmpjes is groot: van instructiefilmpjes tot muziekvideo’s en van bloopers tot bedrijfspresentaties. Als de filmpjes op YouTube staan, kunnen ze ook gebruikt worden op andere websites. Daarbij speelt auteursrecht geen rol. Het betekent ook dat iedereen vrij is om jouw filmpje op zijn/haar website te zetten. Dat hoeft zeker geen nadeel te zijn, want het kan extra aandacht voor je eigen organisatie opleveren. Voor wie is het? YouTube wordt gebruikt door een breed publiek en ook voor een diversiteit aan doelen. Vaak wordt op YouTube gekeken voor vermaak, maar ook voor het oplossen van vraagstukken en het vergaren van informatie – zowel zakelijk als privé.



T 077- 3891111 F 077- 3873605


ARCHIEF i.a.a. Aan de leden van het algemeen bestuur. uw kenmerk: ons kenmerk: uw brief van: datum: 10 februari 2010 verzonden:

Recommend Documents