Uw kenmerk Uw brief van Burgerservicenr Ons kenmerk Bijlage

Aan de leden van de gemeenteraad Achtkarspelen

Afdeling Behandeld door Telefoonnummer E-mail

Uw kenmerk

: : : :

SL mw. R. Schievink-de Boer 14 0511 [email protected]

Uw brief van

Burgerservicenr

Ons kenmerk

Bijlage

Onderwerp Rapportage BING inzake vervolgonderzoek Caparis Buitenpost, 1 oktober 2013 Geachte leden van de raad, Hierbij sturen wij u het rapport met daarin de resultaten en uitkomsten van het vervolgonderzoek dat door BING is uitgevoerd bij Caparis NV c.a. en de daarbij behorende aanbiedingsbrief van BING aan de aandeelhouders van Caparis toe. Tevens sturen wij u hierbij een samenvatting toe van het rapport dat is opgesteld naar aanleiding van het eerste onderzoek. Zoals u weet staan toezeggingen omtrent vertrouwelijkheid aan geïnterviewden, openbaarmaking van dat rapport in de weg. De samenvatting van het eerste rapport wordt u daarom vertrouwelijk ter beschikking gesteld. Het tweede onderzoeksrapport is 23 september 2013 in concept gereed gekomen en besproken en vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van Caparis NV op 26 september 2013. Op dinsdag 1 oktober 2013 is de reactie van de colleges van B&W van alle aandeelhoudende gemeenten op het tweede BING-rapport vastgesteld. In dit tweede onderzoek komen de vragen aan de orde die naar aanleiding van het eerdere onderzoek van BING bij Caparis NV zijn blijven leven of zijn gerezen bij u. U bent in de gelegenheid gesteld om vragen en suggesties voor het tweede onderzoek door BING in te leveren. Voor de antwoorden op die vragen verwijzen wij uiteraard naar de rapportage. In deze brief is onze reactie op de conclusies die in het rapport staan verwoord. Wij volgen daarbij de clustering van de vragen die in het onderzoek door BING is aangebracht.

-2A. Belangenverstrengeling Inkooptrajecten Diverse projecten De vragen en onduidelijkheden met betrekking tot de mogelijke belangenverstrengeling bij inkoop komen allen uitvoerig in de rapportage aan de orde. Hoewel bij alle onderzochte inkooptrajecten zaken anders en beter aangepakt hadden kunnen worden, komt BING tot de conclusie dat bij geen van de onderzochte trajecten aanwijzingen voor onregelmatigheden zijn geconstateerd. Wij trekken hieruit de conclusie dat op basis van het onderzoek van BING een punt gezet kan worden achter de vermoedens en speculaties over de vermeende onregelmatigheden bij de uitvoering en of aanschaf van het project-CVS Compas, meubilair, de inrichting van de skybox, het fietsenhok, het contract mobiele telefonie, de leasecontracten van enkele voertuigen, de verbouwing Amperelaan Drachten en het project ‘Caparis in Beweging’. Daar waar in de rapportage door BING gewezen wordt op tekortkomingen in de doorlopen inkooptrajecten die liggen op het terrein de controlling, autorisatie door de RvC, offerteaanvraag en dergelijke, zal in overleg met het bestuur en de RvC de bedrijfsvoering aangepast worden. De opmerkingen van BING naar aanleiding van de onderzochte inkooptrajecten over de beeldvorming onderstrepen de noodzaak dat hieraan bij bestuur en RvC meer aandacht wordt besteed. Inhuur externen Het onderzoek van BING naar mogelijke belangenverstrengeling bij inhuur van externen levert ten opzichte van het eerste onderzoek geen nieuwe inzichten op. Vanwege het gesloten blijven van de administratie van het meest betrokken bedrijf (bureau M) kunnen aanwijzingen voor onregelmatigheden ook niet onomstotelijk weerlegd of bevestigd worden. Ook de weigering van enkele voormalige externen om mee te werken aan het onderzoek draagt hieraan bij. Wij vinden dit, waarschijnlijk met u, een onbevredigende uitkomst. Van de kant van BING is het uiterste gedaan om inzage in de administratie van bureau M te verkrijgen en om een gesprek te hebben alle externen. Dat is dus via de weg van de overreding niet gelukt en dat betreuren wij met u ten zeerste. Wij hadden graag gezien dat de signalen en aanwijzingen over belangenverstrengeling bij de inhuur van externen definitief en zonder losse eindjes op hun waarheidsgehalte beoordeeld hadden kunnen worden. Door het gesloten blijven van de administratie en de weigering van sommige externen om met BING te praten is dat helaas niet mogelijk gebleken. Langs civielrechtelijke weg kan geprobeerd worden om de administratie(s) van het betrokken bedrijf/bedrijven alsnog te openen. Door BING is in de aanbiedingsbrief bij het rapport aangegeven dat de kans dat een dergelijke procedure met succes kan worden afgerond zeer onzeker is. Maar volledige zekerheid daaromtrent is er pas nadat de rechter zich heeft uitgesproken. Het is dus een afweging of een dergelijke procedure gestart moet worden. Gelet op feit dat BING als deskundige partij de kans op succes klein acht, het een lange en kostbare procedure is en het feit dat de bestuurder in kwestie inmiddels is ontslagen zien wij vooralsnog af van het starten van een dergelijke procedure. Het is een afweging waarbij overwegingen als succeskansen, kosten en toegevoegde waarde de doorslag hebben gegeven. In de aanbiedingsbrief wordt door BING ook aangegeven dat de resultaten van dit tweede onderzoek in mindere mate dan het eerste onderzoek aanknopingspunten biedt voor een strafrechtelijk vervolg. In het rapport wordt in het bijzonder ingegaan op de positie van twee interimmanagers die nog bij Caparis NV in dienst zijn. Naar aanleiding daarvan heeft de RvC laten weten dat het contract met één van die twee interim-managers voor 1 november 2013 zal worden beëindigd. De andere interim-manager zal door zijn accountant een verklaring zal laten opstellen waarin deze verklaart dat er geen vergoeding is of wordt betaald aan het bedrijf M. Twijfel over het wel of niet betalen van een zg. kick-back betaling aan dit bedrijf wordt hierdoor weggenomen.

-3In het rapport wordt ook geconcludeerd dat het toezicht van de RvC op het bestuur bij het inhuren van externen scherper had gekund. Wij delen die vaststelling en hebben daarom met de RvC afgesproken dat er ten aanzien van het inhuren van externen richtlijnen zullen worden opgesteld en in één van de volgende AVA’s besproken zullen worden. Wij willen in dit verband er wel op wijzen dat er weliswaar veel is ingehuurd door de voormalige bestuurder maar dat BING geen aanwijzingen heeft gevonden die er op duiden dat er sprake is geweest van overbodige inhuur. B. Contract voormalige bestuurder In het rapport wordt uitvoerig aandacht besteed aan de totstandkoming, de inhoud en de beëindiging van het contract met de voormalige bestuurder van Caparis. Wij onderschrijven de conclusies en beoordeling van BING op dit punt. C. Handelen RvC en AVA RvC Ten aanzien van de mogelijke belangenverstrengeling zijn wij van mening dat de schijn van belangenverstrengeling vermeden moet worden. Hoewel we, in navolging van de bevindingen van BING, geen enkele reden zien aan te nemen dat er sprake is geweest van daadwerkelijke belangenverstrengeling achten wij het raadzaam dat de lat hoger wordt gelegd en dat ook de schijn vermeden moet worden. Wij zullen deze opvatting uiteraard onder de aandacht brengen van de voorzitter van Raad van Commissarissen zodat deze naar bevind van zaken kan handelen. Met BING zijn wij van mening dat de RvC over het algemeen adequaat heeft gereageerd op de kwesties die in het verleden gespeeld hebben en onderwerp van onderzoek zijn geweest. Bij de typering van BING van de relatie tussen de voormalige bestuurder en de RvC kunnen wij ons aansluiten. AVA BING komt tot de conclusie dat de AVA binnen haar statutaire bevoegdheden gehandeld heeft zoals verwacht mag worden. Wij realiseren ons dat het in kwesties als deze ook gaat om de vraag of de statutaire bevoegdheden van (toezichthoudende) organen zoals een AVA toereikend zijn of niet. Bij de oprichting van Caparis NV is destijds bewust gekozen voor een structuur waarbij de primaire toezichthoudende verantwoordelijkheid ligt bij de RvC. Dat daardoor de afstand van de gemeenteraden én van colleges van B&W tot het bestuur van een organisatie groter wordt is een bewuste keuze geweest. Wij trekken uit hetgeen bij Caparis NV is gebeurd de conclusie dat bij de opzet van de governance structuur van organisaties die een publieke taak op afstand, verzelfstandigd uitvoeren dit aspect extra aandacht behoeft. D. Diversen Tenslotte komen in de rapportage nog een aantal vragen aan de orde die niet in voorgaande categorieën geplaatst konden worden. De bevindingen en conclusies van BING geven ons geen aanleiding tot het maken van aan aanvullende opmerkingen.

-4BING heeft naar onze mening binnen de grenzen van het mogelijke alle vragen en onduidelijkheden die door u naar voren zijn gebracht op een afdoende wijze onderzocht en beantwoord. In de verwachting dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd, Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen, secretaris,

burgemeester,

E.H.C. van der Laan

G. Gerbrandy

Aandeelhouders van Caparis NV P/a Gemeente Leeuwarden T.a.v. de heer drs. F.J.M. Crone, burgemeester Postbus 21000 8900 JA LEEUWARDEN

Amersfoort, 30 september 2013

Betreft: Rapportage vervolgonderzoek Caparis

Geachte aandeelhouders van Caparis, Hierbij bieden wij u onze rapportage aan van het onderzoek dat wij in uw opdracht hebben uitgevoerd. Voor de resultaten van het onderzoek verwijzen wij naar de rapportage zelf; echter, op uw verzoek gaan wij hier beknopt in op eventueel verdere mogelijkheden om informatie te verkrijgen over mogelijke onregelmatigheden bij externe inhuur. In de rapportage wordt verwezen naar de mogelijkheid van een strafrechtelijk traject. De voordelen hiervan zijn onder meer dat dit onderzoeksmogelijkheden biedt waarvan in een private context – zoals in het onderzoek dat BING heeft uitgevoerd – geen sprake is, zoals bijvoorbeeld het vorderen van relevante administraties. Een nadeel is het feit dat op voorhand niet bekend is of de verkregen informatie zonder meer gedeeld wordt met de gemeenten en/of Caparis. Daarnaast is de regie bij een strafrechtelijk onderzoek niet in handen van uzelf, maar van de desbetreffende opsporingsdienst, die zijn eigen prioriteiten stelt. Naar onze mening komen de aanknopingspunten voor een strafrechtelijke aangifte – als die er al zijn – met name voort uit de bevindingen van het eerste deel van het onderzoek, waarover wij hebben gerapporteerd op 19 april jl. Wij zijn van oordeel dat dit in mindere mate geldt voor de resultaten van dit vervolgonderzoek. Overigens merken wij ten overvloede op dat het doen van aangifte geen zekerheid biedt over het instellen van vervolging, daar het Openbaar Ministerie hierin zijn eigen afwegingen maakt. En andersom, kan het Openbaar Ministerie ook zonder aangifte ambtshalve overgaan tot vervolging. Een andere optie is het leggen van een conservatoir (bewarend) beslag op de administratie van Bureau M, en vervolgens vorderen van inzage in voor u relevante onderdelen van deze administratie, zoals bijvoorbeeld facturen aan en/of overeenkomsten met (vennootschappen van) interim-managers die in de afgelopen jaren zijn ingehuurd door Caparis. In grote lijnen ziet dit traject er als volgt uit (wij benadrukken ten overvloede dat onderstaand een praktische schets van de route is en geen juridisch advies. Indien voor dit traject wordt gekozen, dient u juridisch deskundig advies in te winnen): 1. Leggen van conservatoir beslag op een administratie. Hiervoor dient verlof te worden aangevraagd bij de rechtbank. Dit is een eenvoudige procedure die op zeer korte termijn gevoerd kan worden (hooguit enkele dagen). De rechtbank toetst marginaal of het beslag redelijk is (zonder de tegenpartij te horen) en verleent vervolgens al dan niet verlof; 2. Met het verlof wendt men zich tot een deurwaarder die het daadwerkelijke conservatoir beslag gaat leggen. Concreet houdt dit in dat (delen van) de administratie wordt meegenomen door de deurwaarder (digitaal en hard copy). De administratie wordt in bewaring gegeven bij een bewaarder (de deurwaarder zelf of een door hem daartoe aangewezen partij);

3. Vervolgens dient er een juridische procedure te worden aangespannen om inzage te krijgen in de gewenste stukken. Hierin krijgt de beslagene wel de kans om zich te verweren. De sleutelvraag hierbij is of er geen sprake is van een zogenaamde ‘fishing expedition’, waarbij de eiser niet zeker weet of er iets te bereiken is met de beslaglegging en inzage, maar gewoon een poging waagt. Het is daarom aan de eiser om zo specifiek mogelijk aan te duiden welke stukken hij uit de administratie wil inzien. Het is – ook in het onderhavige geval – lastig om in te schatten hoe een rechter tegen deze vraag zal aankijken. Dit is meestal een langdurige en kostbare procedure, met een onzekere uitkomst; 4. Indien er uiteindelijk inzage zou worden verleend, is het niet zeker dat de bevindingen aantonen dat er daadwerkelijk sprake is van onregelmatigheden, laat staan van schade voor Caparis. Hierbij is mogelijkerwijs aanvullend onderzoek noodzakelijk (onderbouwing bevindingen en wederhoor); 5. Mocht uiteindelijk worden vastgesteld dat er sprake is van onregelmatigheden en schade voor Caparis, dan is de vraag aan de orde of deze schade te verhalen is. Zoals vermeld in de rapportage, bestaat er een discussie hoe de finale kwijting voor de voormalig bestuurder dient te worden geïnterpreteerd. Het is niet onwaarschijnlijk dat over dit onderwerp nog een juridische procedure gevoerd zou moeten worden; 6. Als dat uiteindelijk de gewenste uitkomst heeft, is tenslotte de vraag aan de orde of er verhaalsmogelijkheden zijn. Samenvattend is de route van beslaglegging een langdurige en waarschijnlijk kostbare operatie, met een uitkomst die onzeker is. Wij geven u dit ter overweging bij de afweging welk doel er met een dergelijk traject gediend zou zijn. Indien u besluit om deze weg in te slaan, zijn wij gaarne bereid om u bij te staan met de ervaring die wij met dergelijke zaken in het verleden hebben opgedaan. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend,

P. Werkman Directeur

Bijlage: Rapportage vervolgonderzoek Caparis

30 september 2013 | 2

Rapportage vervolgonderzoek Caparis Aandeelhouders van Caparis NV

Datum

30 september 2013

Aan

Aandeelhouders van Caparis NV T.a.v. drs. F.J.M. Crone, burgemeester Leeuwarden

Van

P. Werkman, directeur

Inhoudsopgave 1.

BING

4

2.

Aanleiding en doel van de opdracht

4

3.

Aanpak en door BING verrichte werkzaamheden

5

4.

Toetsingskader

7

5.

Bevindingen

9

5.1

Mogelijke belangenverstrengeling bij inkoop

5.1.1

Project Comparis

9 9

5.1.1.1

Inleiding

9

5.1.1.2

Ratio achter project

10

5.1.1.3

Offertetraject en kosten

10

5.1.1.4

Vermoedens onregelmatigheden

12

5.1.2

Meubilair Bureau M

13

5.1.3

Inrichting skybox

14

5.1.4

Fietsenhok

15

5.1.5

Contract mobiele telefonie

16

5.1.6

Leasecontracten en autobedrijf B

17

5.1.7

Verbouwingsplannen Ampèrelaan Drachten

17

5.1.8

Sporthal/Sportbedrijf H/Caparis in Beweging

20

5.2

Mogelijke belangenverstrengeling bij de inhuur van externen

22

5.2.1

Inleiding

22

5.2.2

Specifieke cases inhuur

23

5.2.2.1

Extern consultant

23

5.2.2.2

Directeur Groenservice

23

5.2.2.3

Regie op verzuim

24

5.2.2.4

Overig

24

5.2.3 5.3

Beleid inhuur, beloningsniveau, controle RvC Contract van de voormalig bestuurder

25 26

5.3.1

Inleiding

26

5.3.2

Benoeming

27

5.3.3

Beloning: basisbeloning, onkosten en variabele beloning en declaraties

28

5.3.4

Wijziging contract

30

5.3.5

Ontbinding contract

31

5.4

Beoordeling handelen RvC en aandeelhouders

5.4.1

RvC

34 34

5.4.1.1

Risico belangenverstrengeling

34

5.4.1.2

Bezoldiging

39

5.4.1.3

Taakvervulling

40

5.4.2

AVA

43

Rapportage vervolgonderzoek Caparis | 30 september 2013 | 2

5.5

Diversen

44

5.5.1

Aanleg privétuin bestuurder

44

5.5.2

Sponsoring Sportclub H en schoonmaak/postbezorging

45

5.5.3

Regelingen vertrek diverse directeuren

47

5.5.4

Echtgenote van de voormalig bestuurder/Zorginstelling F

47

5.5.5

De accountant

48

6.

Afsluitende opmerkingen

49

7.

Tot slot

50


Aandeelhouders van Caparis NV P/a Gemeente Leeuwarden T.a.v. de heer drs. F.J.M. Crone, burgemeester Postbus 21000 8900 JA LEEUWARDEN


Betreft: Rapportage vervolgonderzoek Caparis

Geachte aandeelhouders van Caparis NV, U heeft ons de opdracht verstrekt tot het verrichten van een feitenonderzoek en het geven van een beoordeling van het handelen van betrokkene(n). Deze opdracht hebben wij op 4 juli jl. schriftelijk bevestigd. Hierbij rapporteren wij onze bevindingen.

1.

BING

BING biedt gespecialiseerde adviesexpertise, onderzoeksexpertise en een vraagbaakfunctie aan op het gebied van integriteit. Het bureau richt zich daarbij specifiek op de (semi)publieke sector, hetgeen borg staat voor specifieke branchekennis, verdieping van ervaringen en de mogelijkheid om duurzame relaties met de doelgroep te onderhouden.

2.


Aanleiding BING heeft recentelijk een onderzoek uitgevoerd naar belangenverstrengeling en mogelijke andere onregelmatigheden, met name door inhuur van personeel via een vennootschap die gelieerd is aan de toenmalig algemeen directeur van Caparis. Daarover hebben wij op 19 april jl. een rapportage uitgebracht aan de Raad van Commissarissen (hierna: RvC) van Caparis. Onder meer de uitkomsten van dat onderzoek hebben geleid tot een aantal ontwikkelingen, waaronder het vertrek van de algemeen directeur bij Caparis. In overleg met de RvC, was de scope van het verrichte onderzoek beperkt tot het onderzoeken van mogelijke onregelmatigheden bij de inhuur van externen. Tijdens het onderzoek zijn andere signalen naar voren gekomen met betrekking tot mogelijke door betrokkene (de toenmalig algemeen directeur) gepleegde onregelmatigheden. Wij hebben de RvC separaat geïnformeerd over de strekking van deze signalen. In de afwikkeling van deze kwestie, is bij de aandeelhouders een aantal vragen blijven bestaan en gerezen dat gerelateerd is aan de reeds onderzochte problematiek. De wens bestaat om hierover duidelijkheid te krijgen. Doel en inhoud van het onderzoek Bovenstaande vormt de aanleiding voor u om een onafhankelijk vervolgonderzoek in te laten stellen. U heeft ons op 5 juni jl. de opdrachtformulering doen toekomen. De opdracht bestaat uit het onderzoeken van de volgende onderwerpen:

1. Aanvullende meldingen van mogelijke misstanden zoals genoemd in de BING-rapportage of die anderszins bekend zijn bij de RvC (voor een gedetailleerde opsomming hiervan wordt verwezen naar de door u bij de opdrachtformulering gevoegde bijlage A); 2. De verzameling van signalen, aangeleverd door raadsleden van de deelnemende gemeenten. Deze signalen dienen onderzocht te worden op hun feitelijke karakter en op de vraag of bij deze feiten ook sprake is van onregelmatigheden (zie hiervoor bijlage B bij uw opdrachtformulering); 3. Het optreden van de aandeelhouders en de RvC ten aanzien van de bovengenoemde punten. Aandachtspunt hierbij is dat onderzocht wordt in welke mate het handelen van leden van de AVA en de RvC overeenkomt met de verwachting ten aanzien van hun taakuitoefening bij de punten genoemd bij 1 en 2 of andere signalen van onregelmatigheden; 4. De totstandkoming en beëindiging van het contract met de directeur/bestuurder. Het doel van het onderzoek is helderheid te krijgen over bovenstaande punten en u daarover te informeren, teneinde indien wenselijk maatregelen te nemen.

3.

Aanpak en door BING verrichte werkzaamheden

Gezien de diversiteit en het aanzienlijke aantal onderzoeksvragen, hebben wij – mede om kostenefficiënt onderzoek te doen – eerst een verkennend onderzoek uitgevoerd om vast te stellen wat het waarheidsgehalte en de ernst van de verschillende signalen zijn. Op basis van de eerste bevindingen, hebben wij bepaald op welke onderwerpen nader onderzoek mogelijk en gewenst was en welke zaken geen verdere aandacht behoefden. Uiteraard wordt wel over alle onderwerpen gerapporteerd. Onderhavig onderzoek vertoont kenmerken van een persoonsgericht onderzoek. Voor zover dat het geval is, hebben wij onze ‘Richtlijn voor persoonsgericht onderzoek’ in acht genomen. Deze richtlijn is opgenomen op onze website. Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht. Interviews · AVA-lid 1; · AVA-lid 2; · Alle leden van de RvC van Caparis; o Voorzitter van de RvC; o Lid RvC – remuneratiecommissie 1 (hierna: RvC-lid 2); o Lid RvC – remuneratiecommissie 2 (hierna: RvC-lid 3); o Lid RvC – auditcommissie 1 (hierna: RvC-lid 4); o Lid RvC – auditcommissie 2 (hierna: RvC-lid 5); o Voormalig lid RvC (telefonisch); · De concerncontroller van Caparis; · Lid directieraad (hierna: DR-lid) Caparis; · Voormalig DR-lid Industrie; · Voormalig DR-lid Ontwikkeling en Integratie (O&I); · Voormalig interim-directeur Financiën; · Hoofd vastgoed Caparis; · Extern consultant; · Directeur Softwarebedrijf E BV; · Voorzitter OR Caparis; · Voormalig voorzitter OR Caparis; · Hoofd ICT Caparis; · Manager Product Markt Combinatie profit/detachering; · Manager detachering en begeleid werken; · Manager Ontwikkeling en Integratie (O&I); · Directeur Adviesbureau I;


· ·

Voormalig interim-controller Industrie; Algemeen manager Sportbedrijf H (telefonisch).

Aan de volgende personen zijn schriftelijk vragen gesteld: · Accountant Caparis (heeft schriftelijk inhoudelijk op onze vragen gereageerd); · Directeur Zorginstelling F (heeft schriftelijk laten weten niet bereid te zijn mee te werken aan het onderzoek, voor een nadere toelichting hierop, zie paragraaf 5.5.4). Daarnaast zijn de gespreksverslagen van de interviews die in het eerste deel van het onderzoek zijn gehouden, eveneens betrokken bij het onderzoek. Van ieder interview is een zakelijk, puntsgewijs verslag opgesteld dat is voorgelegd aan de geïnterviewde. Aan de geïnterviewden is bij aanvang van het interview medegedeeld dat integrale interviewverslagen geen onderdeel uitmaken van de rapportage, maar wel als bron voor de rapportage kunnen dienen. Ten slotte hebben wij zes personen die in het recente verleden als externen werden ingehuurd door Caparis, benaderd voor een interview. Om uiteenlopende redenen, gaven zij aan niet bereid te zijn om medewerking te verlenen aan het onderzoek. De redenen liepen uiteen van ‘om mij moverende redenen’ tot een beroep op vertrouwelijkheid jegens derden over een opdracht bij Caparis. Eén persoon heeft ook na herhaaldelijk aanmanen niet gereageerd op onze uitnodiging. Dossieronderzoek Van diverse gesprekspartners en via het directiesecretariaat van Caparis, hebben wij de beschikking gekregen over een groot aantal documenten dat relevant was voor het onderzoek, zoals projectdocumentatie, correspondentie, contracten en notulen van de directieraad-, RvC- en AVA-vergaderingen. Deze documenten zijn geanalyseerd en relevante bevindingen zijn verwerkt in deze rapportage. Administratief onderzoek Wij hebben een groot aantal financieel-administratieve gegevens (in digitale vorm en hard copy) in het onderzoek betrokken. Deze gegevens zijn gebruikt als basis voor analyse van financiële aspecten van het onderzoek. Digitaal onderzoek Tijdens het eerste deel van het onderzoek, is een grote hoeveelheid data veiliggesteld uit de geautomatiseerde omgeving van Caparis. Dit betroffen met name e-mailbestanden en voor een kleiner deel bestanden van de fileserver van Caparis. Uit deze data is omwille van de proportionaliteit een selectie gemaakt. Het belangrijkste selectiecriterium was de vraag of de digitale ‘eigenaar’ van de data een relevante functionaris was in het kader van het onderhavige onderzoek. Deze gegevens zijn vervolgens via een e-discovery platform toegankelijk en doorzoekbaar gemaakt. Onderzoek in open bronnen Bij het onderzoek is in voorkomende gevallen onderzoek gepleegd in openbare bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, Experian en diverse internetbronnen en sociale media. Wederhoor Een aantal bevindingen van het onderzoek is in het kader van wederhoor voorgelegd aan degenen op wie de bevindingen betrekking hadden, teneinde hen in de gelegenheid te stellen de bevindingen te controleren op feitelijke onjuistheden. Dit is in alle gevallen schriftelijk gebeurd. Aan de volgende personen zijn vragen in wederhoor voorgelegd: · De voormalig bestuurder van Caparis; · De voorzitter van de RvC; · RvC-lid 5; · Directeur Groenservice Caparis.


De voormalig bestuurder van Caparis stelt zich op het standpunt dat de aan hem in wederhoor gestelde vragen kwesties betreffen die in het verleden binnen Caparis hebben gespeeld. Hij verwijst daarvoor naar de feitelijke en financiële verslagleggingen binnen Caparis en naar de RvC. Hij verklaart tevens dat de kwesties zich hebben afgespeeld in jaren waarvoor hij reeds decharge verleend heeft gekregen. Op één onderwerp gaat hij wel inhoudelijk in, en dat betreft de finale kwijting bij zijn ontslag. Hiervoor verwijzen wij naar paragraaf 5.3.5. De overige personen aan wie wij een aantal vragen in wederhoor hebben voorgelegd, hebben daar wel inhoudelijk op gereageerd. Dit is verwerkt in de rapportage, bij de desbetreffende onderdelen. Rapportage Ten behoeve van een aantal onderzoeksvragen, hebben wij een toetsingskader opgesteld. Tevens heeft een analyse plaatsgevonden op alle bevindingen en hebben wij de eindrapportage opgesteld. Onze rapportage mag uitsluitend worden aangewend ten dienste van de doelstelling van de opdracht. Zij mag niet zonder onze voorafgaande, schriftelijke toestemming voor een ander doel worden aangewend. Zoals besproken, is de intentie van de aandeelhouders om de rapportage openbaar te maken.

4.

Toetsingskader

Het grootste deel van de rapportage betreft een feitenonderzoek, waarbij geen beoordeling plaatsvindt aan de hand van een toetsingskader. Voor één onderdeel zullen wij, gelet op uw vraagstelling, wel een beoordeling opnemen, en dat betreft het handelen van de leden van de AVA en de RvC ten aanzien van de signalen van onregelmatigheden. Wel zullen wij bij de overige onderdelen een beknopt resumé met conclusie toevoegen. Het toetsingskader wordt met name gevormd door de volgende bepalingen. De Nederlandse Corporate Governance Code De Nederlandse Corporate Governance Code heeft geen status van wet of regeling, maar is een breed geaccepteerde nadere invulling van de algemene beginselen van goede corporate governance. Betreffende het onderwerp ‘onafhankelijkheid van de RvC’ bevat de code de volgende bepaling: ‘III.2 Onafhankelijkheid Principe De raad van commissarissen is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Best practice bepalingen III.2.1 Alle commissarissen, met uitzondering van maximaal één persoon, zijn onafhankelijk in de zin van best practice bepaling III.2.2. III.2.2 Een commissaris geldt als onafhankelijk indien de hierna te noemen afhankelijkheidscriteria niet op hem van toepassing zijn. Bedoelde afhankelijkheidscriteria zijn dat de betrokken commissaris, dan wel zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad: a) in de vijf jaar voorafgaand aan de benoeming werknemer of bestuurder van de vennootschap (inclusief gelieerde vennootschappen als bedoeld in artikel 5:48 Wft) is geweest; b) een persoonlijke financiële vergoeding van de vennootschap of van een aan haar gelieerde vennootschap ontvangt, anders dan de vergoeding die voor de als commissaris verrichte werkzaamheden wordt ontvangen en voor zover zij niet past in de normale uitoefening van bedrijf; c) in het jaar voorafgaand aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie met de vennootschap of een aan haar gelieerde vennootschap heeft gehad. Daaronder worden in ieder geval begrepen het geval dat de commissaris, of een kantoor waarvan hij aandeelhouder, vennoot, medewerker of


d) e)

f)

g)

adviseur is, is opgetreden als adviseur van de vennootschap (consultant, externe accountant, notaris en advocaat) en het geval dat de commissaris bestuurder of medewerker is van een bankinstelling waarmee de vennootschap een duurzame en significante relatie onderhoudt; bestuurslid is van een vennootschap waarin een bestuurslid van de vennootschap waarop hij toezicht houdt commissaris is; een aandelenpakket van ten minste tien procent in de vennootschap houdt (daarbij meegerekend het aandelenbezit van natuurlijke personen of juridische lichamen die met hem samenwerken op grond van een uitdrukkelijke of stilzwijgende, mondelinge of schriftelijke overeenkomst); bestuurder of commissaris is bij of anderszins vertegenwoordiger is van een rechtspersoon die ten minste tien procent van de aandelen in de vennootschap houdt, tenzij het gaat om groepsmaatschappijen; gedurende de voorgaande twaalf maanden tijdelijk heeft voorzien in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders.

De statuten van Caparis NV Artikel 14 Lid 1. De vennootschap wordt bestuurd door een bestuur, bestaande uit één of meer bestuurders, onder toezicht van een raad van commissarissen. (…) Lid 2. Een bestuurder wordt door de raad van commissarissen benoemd. (…) Lid 3 De raad van commissarissen geeft de algemene vergadering van aandeelhouders kennis van een voorgenomen benoeming van een bestuurder. De raad van commissarissen kan een bestuurder schorsen. (…) Lid 4 De raad van commissarissen heeft het recht om een bestuurder te ontslaan. Hij ontslaat een bestuurder niet dan na dat de algemene vergadering van aandeelhouders over het voorgenomen besluit is gehoord. (…) De algemene vergadering stelt de betrokken bestuurder in de gelegenheid zich te verantwoorden. (…) Lid 5 De vennootschap stelt de ondernemingsraad in de gelegenheid advies uit te brengen over elk door haar voorgenomen besluit tot benoeming of ontslag van een bestuurder. Lid 6 (…) Ingeval van ontstentenis of belet van alle bestuurders wordt het bestuur waargenomen door de raad van commissarissen. (…) Lid 7 Het salaris en de overige arbeidsvoorwaarden van een bestuurder worden door de raad van commissarissen vastgesteld. Artikel 15 Lid 1 Het bestuur is belast met het besturen van de vennootschap. Lid 2 Aan de goedkeuring van de raad van commissarissen zijn onderworpen de besluiten omtrent: (…) f) investeringen welke een bedrag gelijk aan ten minste een/vierde gedeelte van het geplaatste kapitaal met de reserves der vennootschap volgens haar balans met toelichting vereisen; (…) Lid 3 Tevens zijn aan de goedkeuring van de raad van commissarissen onderworpen de besluiten van het bestuur omtrent: a) het geven van opdrachten aan derden tot het leveren van goederen en/of het verrichten van diensten of tot het uitvoeren van werken, indien met de uitvoering van een dergelijke opdracht meer dan een door de raad van commissarissen bepaald bedrag of waarde is gemoeid; b) het verwerven en vervreemden van onroerende zaken, waarmee meer dan een door de raad van commissarissen bepaald bedrag of waarde is gemoeid; (…) f) Het in dienst nemen van personen tegen een salaris boven een door de raad van commissarissen te bepalen bedrag; (…) k) In het algemeen alle andere besluiten welke door de raad van commissarissen aan zijn goedkeuring worden onderworpen, mits de betreffende besluiten duidelijk zijn omschreven en door de raad schriftelijk aan het bestuur zijn meegedeeld.


Artikel 20 Lid 1 De raad van commissarissen houdt toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Hij staat het bestuur met raad en daad terzijde. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Zijn leden hebben de bevoegdheid alle stukken en boeken van de vennootschap te controleren of op kosten van de vennootschap te doen controleren, zich alle waarden van de vennootschap te doen vertonen en alle lokalen en terreinen van de vennootschap te betreden. Het bestuur is verplicht de raad van commissarissen tijdig alle inlichtingen en gegevens te verstrekken, die deze voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. (…) Lid 3 De algemene vergadering van aandeelhouders is bevoegd leden van de raad van commissarissen, voor hun werkzaamheden een vergoeding toe te kennen. Artikel 22 Lid 9 Door de goedkeuring van de jaarrekening zonder voorbehoud van de algemene vergadering van aandeelhouders wordt aan de directie decharge verleend voor haar handelingen in het afgelopen boekjaar en aan de commissarissen voor hun toezicht (…) Lid 10 Het bestuur is verplicht binnen acht dagen na de goedkeuring van de jaarrekening met toelichting een volledig afschrift daarvan, alsmede een afschrift van de daarop betrekking hebbende verklaring van de registeraccountant, ter inzage voor eenieder te leggen ten kantore van het handelsregister. Artikel 25 Aan de algemene vergadering van aandeelhouders behoren binnen de door de wet en deze statuten gestelde grenzen, alle bevoegdheden toe die niet aan het bestuur of aan anderen is toegekend. Het bestuur en de raad van commissarissen verschaffen haar alle verlangde inlichtingen, tenzij een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich daartegen verzet.’

5.

Bevindingen

5.1

Mogelijke belangenverstrengeling bij inkoop

Een groot deel van de signalen heeft betrekking op de inkoop van goederen en diensten door Caparis. Bij een deel daarvan zou de voormalig bestuurder van Caparis betrokken zijn geweest, bij een ander deel was dat nog niet duidelijk. Het onderzoek heeft zich gericht op de vraag of een aantal specifiek benoemde inkooptransacties op zakelijke gronden en op transparante wijze tot stand is gekomen. 5.1.1

Project Comparis

5.1.1.1

Inleiding

Tijdens het eerste onderzoek van BING (rapportage van 19 april 2013) is de onderzoekers ter kennis gekomen dat Caparis aan Adviesbureau I de opdracht zou hebben verstrekt voor de implementatie van een nieuw cliëntvolgsysteem, Compas. Dit zou een omvangrijk en voor Caparis ingrijpend project betreffen, waarbij de suggestie door geïnterviewde personen werd gewekt dat er mogelijk sprake was van onregelmatigheden. Dit vermoeden werd met name gevoed door een onduidelijk besluitvormingsproces. Interne betrokkenen en belanghebbenden gaven aan hierbij niet of nauwelijks te zijn betrokken geweest. Daarnaast bestond de indruk dat de kosten van het project enorm uit de hand waren gelopen. Ten slotte werd het vermoeden geuit dat er tussen de voormalig interim-directeur Financiën en Adviesbureau I al een relatie bestond voordat de eerstgenoemde bij Caparis kwam werken. Dit signaal is door BING gecommuniceerd aan de toenmalig opdrachtgever, de RvC van Caparis.


5.1.1.2

Ratio achter project

Om de aard en scope van het project in kaart te brengen, hebben wij gesproken met diverse betrokkenen die hierbij betrokken zijn geweest. Gebleken is dat de eerste aanzet afkomstig is van de afdeling ICT. Het hoofd ICT verklaart dat het idee om een nieuw softwarepakket aan te schaffen is geïnitieerd vanuit zijn afdeling. De vraag zou zijn voortgekomen uit een verzoek van de eindgebruikers van de toenmalige systemen bij Caparis. De ICT-afdeling heeft vervolgens een onderzoek uitgevoerd naar de aanschaf van een cliëntvolgsysteem (hierna: CVS). Het hoofd ICT heeft in mei 2009 een advies geschreven voor de directieraad (hierna: DR) om het Compas-systeem aan te schaffen, een systeem dat was ontwikkeld door Softwarebedrijf E. Volgens het hoofd ICT is zijn advies enige tijd bij de DR blijven liggen. Op basis van verschillende interviews en analyse van de notulen van de DR en de RvC, is de reden van de door het hoofd ICT gepercipieerde vertraging van zijn voorstel duidelijk geworden. De implementatie van het nieuwe Compas-systeem bleek volgens de visie van de DR namelijk een hoger doel te dienen: de transitie van Caparis van een productiegeoriënteerde organisatie naar een mens ontwikkelbedrijf (hierna: MOB). Om de ontwikkeling van medewerkers te kunnen volgen, ontstond behoefte aan een CVS. Uit diverse interviews, zowel binnen als buiten Caparis, werd duidelijk dat Softwarebedrijf E een toonaangevende partij is in de markt voor wat betreft de ontwikkeling van CVS-software die speciaal was toegesneden op SW-bedrijven. Deze software draagt de naam Compas. Wij hebben drie personen gesproken die eerdere ervaringen hadden met de implementatie van Compas, de voormalig interim-directeur Financiën, de directeur van Adviesbureau I en de directeur van Softwarebedrijf E. Uit die gesprekken komt het beeld naar voren dat het voor de implementatie van Compas essentieel is dat de processen in de organisatie daarop goed zijn ingericht. Adviesbureau I had bij enkele SW-bedrijven ervaring opgedaan met transitietrajecten, met behulp van Compas. De voormalig interim-directeur Financiën verklaart dat dit betekende dat de werkprocessen op het gebied van personeelsbeheer en arbeidsontwikkeling moesten worden geüniformeerd en geïntegreerd. Het ging dus niet alleen om het implementeren van een softwarepakket, maar primair om het ontwikkelen van de organisatie. Uit verschillende verklaringen blijkt dat Softwarebedrijf E wordt gezien als een partij die de technische implementatie van hun pakket uitstekend kan verzorgen, maar niet de juiste partij was om de organisatie te ontwikkelen. Vervolgens is door de DR besloten om hiervoor Adviesbureau I in te schakelen. Het uiteindelijke groene licht voor Compas viel hiermee samen. Uit de notulen van de DR-vergaderingen blijkt dat de inzet van Adviesbureau I en de ratio daarachter uitgebreid aan de orde zijn geweest vanaf medio 2009. Uiteindelijk is besloten dat Adviesbureau I de projectleiding op zich neemt. 5.1.1.3

Offertetraject en kosten

Met betrekking tot het Comparis-project zijn er twee offertes aangevraagd, één bij Softwarebedrijf E en één bij Adviesbureau I. Uit de bestudeerde vastleggingen en interviews blijkt dat er eerst is gekeken naar de software. Zoals eerder vermeld, is dat gebeurd door de afdeling ICT. In een notitie dienaangaande zet het hoofd ICT uiteen waarom er gekozen is om met name naar Compas te kijken. Er zijn drie grote spelers op het gebied van CVS’en voor de SW-branche. Met twee ervan heeft Caparis al ervaring, alleen met Compas niet. Uit zijn analyse blijkt dat Compas het beste aansluit bij de wensen die er binnen Caparis met betrekking tot een CVS bestaan, en dat Softwarebedrijf E marktleider is in deze niche. Dit wordt overigens ook bevestigd in de interviews. Na een demonstratie van de software en een indicatie van de kosten van het pakket, adviseert het hoofd ICT om voor Compas te kiezen. De keuze om alleen Adviesbureau I om een offerte te vragen, is ingegeven door redenen zoals beschreven in de vorige paragraaf. De voormalig interim-directeur Financiën had goede ervaringen met de inzet van Adviesbureau I bij een eerder implementatietraject van Compas. Op basis van de bredere ervaring van Adviesbureau I bij dergelijke trajecten, heeft de DR hiervoor gekozen. Het hoofd ICT spreekt overigens wel zijn verbazing uit over het feit dat er niet bij meer adviesbureaus een offerte is aangevraagd. Adviesbureau I heeft in oktober 2009 een offerte uitgebracht voor haar bijdrage aan het project. In deze offerte wordt het project gesplitst in twee fasen. De eerste fase is begroot op € 197.760 en voor de tweede fase is een prognose afgegeven van € 366.720. Daarnaast bevat de offerte een schatting van de


aanschafprijs van Compas van € 125.000 (alle bedragen zijn exclusief btw). De offerte is op 23 maart 2010 ondertekend door de voormalig bestuurder. Blijkens de notulen van de DR-vergaderingen is tussen het uitbrengen van de offerte en het ondertekenen ervan de inzet van Adviesbureau I en de aanschaf van Compas veelvuldig besproken in de DR. Er bestaat wel onduidelijkheid over de mate waarin alle DR-leden geheel op de hoogte waren van de bedragen die met het project waren gemoeid. Zo zijn de verklaringen van (voormalig) DR-leden strijdig op de vraag of de offerte zelf is verstrekt aan de DR-leden. Adviesbureau I had daartoe namelijk acht kopieën van de offerte aan Caparis gestuurd. Blijkens notulen van de DR-vergadering van 18 november 2009 zijn onder meer de kosten van het project van Adviesbureau I besproken. Het plan is toegelicht door de voormalig interim-directeur Financiën. Over de kosten van het pakket staat in de notulen dat de prijs van de software € 100.000 bedraagt en dat de projectkosten (Adviesbureau I) € 200.000 bedragen. Uit de notulen blijkt dat er is gerefereerd aan het plan van aanpak voor het project. In dit plan van aanpak staat een gefaseerde aanpak beschreven. Uit de notulen blijkt echter niet dat er is gesproken over het feit dat de genoemde kosten voor Adviesbureau I één fase betreffen. De kosten van Adviesbureau I vallen onder transitiekosten en de software betreft een investering waarop jaarlijks zal worden afgeschreven. Jaarlijkse onderhoudskosten van Compas zouden volgens de notulen ongeveer € 25.000 bedragen. Tijdens deze vergadering stemmen de DR-leden in met de aanschaf van Compas en het starten van het project. Blijkens de notulen van de DR-vergaderingen tussen december 2009 en juni 2010 komen de kosten van het project – dat dan inmiddels is omgedoopt tot ‘Comparis’ – veelvuldig aan de orde. Er bestaat kennelijk bij de DR-leden veel onduidelijkheid over de tweede fase van de inzet van Adviesbureau I. Het gaat dan met name over de noodzaak van fase 2 en de kosten die daarmee gemoeid zijn. Dit levert de nodige discussie op. Uit de interviews blijkt dat het in eerste instantie niet voor alle DR-leden helder was dat er met de tweede fase extra kosten gemoeid waren. Zij geven aan dat ze uit de presentatie van de voormalig interim-directeur Financiën de indruk hadden gekregen dat de € 200.000 die hij in eerste instantie had opgevoerd als projectkosten, voor het hele traject zouden gelden. In mei 2010 brengt Adviesbureau I een offerte uit voor fase 2. Deze fase wordt door Adviesbureau I begroot op € 350.000 (exclusief btw). Adviesbureau I vermeldt overigens in de offerte (net zoals in de eerste offerte) dat zij factureert op basis van werkelijk gemaakte uren. In de maanden erna vindt er in de DRvergaderingen wederom discussie plaats over de noodzaak van de vervolgfase en de kosten die daarmee gepaard gaan. Uiteindelijk stemt de DR in met de tweede fase en ondertekent de voormalig bestuurder de offerte op 19 oktober 2010. Softwarebedrijf E heeft voor de levering van Compas in februari 2010 een offerte uitgebracht. Deze offerte bestaat uit drie delen. Er worden drie varianten voor de software geoffreerd, voor respectievelijk 80, 100 en 120 users. Daarnaast bevat de offerte bedragen voor aan te maken koppelingen, alsmede consultancy en opleidingskosten. Afhankelijk van de af te nemen onderdelen, bedraagt het totaalbedrag van de offerte tussen de € 150.000 en € 175.000. De offerte is op 18 mei 2010 door de voormalig bestuurder ondertekend. Om een beeld te krijgen van de geoffreerde bedragen en de uiteindelijk gefactureerde en betaalde bedragen, is hiervan onderstaand overzicht gemaakt: Leverancier

Offerte

Gefactureerd

Verschil

Adviesbureau I fase 1 Adviesbureau I fase 2 Softwarebedrijf E

€ 197.760 € 350.000 € 150.000 - € 175.000

€ 243.150 € 396.265 € 170.000

€ 45.390 € 46.265 -

Het is onduidelijk of de offertes van Adviesbureau I en Softwarebedrijf E specifiek zijn besproken met de RvC. De voormalig interim-directeur Financiën verklaart dat het gebruikelijk was dat dergelijke projecten in


de RvC werden besproken. Dat heeft met name te maken met de kosten en de omvang van het project. Uit de notulen van de RvC-vergaderingen en de verklaringen van de RvC-leden wordt duidelijk dat dit waarschijnlijk niet het geval is geweest. De kosten van het Comparis-project zijn afgaande op de interviews en de notulen van de RvC op een hoger aggregatieniveau wel aan de orde gekomen, namelijk in relatie met het transitiebudget en de reguliere planning & control-cyclus. RvC-lid 5 verklaart dat hij van mening is dat investeringen boven € 500.000 expliciet dienen te worden besproken met de RvC; daar is voor zover hij weet echter niets van vastgelegd. Uit de notulen van de RvC-vergaderingen blijkt dat de voormalig bestuurder bij diverse gelegenheden de vraag aan de RvC heeft voorgelegd om in te stemmen met een investering, ook indien dit een fractie betrof van de kosten van Comparis. Dit ging met name om bouwgerelateerde onderwerpen. 5.1.1.4

Vermoedens onregelmatigheden

Tijdens het onderzoek werd duidelijk dat het Comparis-project intern bij Caparis is omgeven door onduidelijkheid en daarmee gepaard gaande vermoedens van onregelmatigheden. Een van de eerste zaken die door geïnterviewde functionarissen aan de orde is gesteld, betreft het feit dat er al connecties bestonden tussen de voormalig interim-directeur Financiën en Adviesbureau I. Uit het onderzoek is gebleken dat dit inderdaad het geval was. De voormalig interim-directeur Financiën is naar eigen zeggen bij het SW-bedrijf waar hij voor Caparis werkzaam was, eveneens betrokken geweest bij een project om Compas te implementeren. Om de aansluiting bij de processen tot stand te brengen, heeft de voormalig interim-directeur Financiën toen ook Adviesbureau I in de arm genomen. Een ander punt dat wordt opgeworpen door verschillende geïnterviewde functionarissen van Caparis die direct betrokken zijn bij de processen die werden aangepast en ondersteund door Compas, is dat de beslissingen rond Comparis buiten hen om genomen zijn. Zij werden met Compas en Adviesbureau I geconfronteerd, toen de kogel bij de DR al door de kerk was. Verder is er, zoals in de vorige paragraaf te lezen is, een discussie geweest over de kosten die met het project gepaard gaan. Het hoofd ICT ziet het als een ICT-project, en heeft met name aandacht voor de aanschaf van de software. De DR ziet Compas slechts als een deel van een veel breder transitieplan, en neemt het besluit om daarvoor Adviesbureau I in te schakelen. Binnen de DR bestaat vervolgens onduidelijkheid over de fasering en de onderdelen die daar deel van uitmaken. Meerdere geïnterviewde personen verklaren dat zij het gevoel hadden dat er geen kritische vragen over het project of over Adviesbureau I gesteld mochten worden. Bovenstaande elementen hebben bij sommige geïnterviewde personen het vermoeden gevoed dat er andere dan zakelijke belangen waren om Adviesbureau I in de arm te nemen. Wij hebben onderzocht of er aanwijzingen zijn voor onwenselijke relaties of transacties die deze vermoedens zouden kunnen onderbouwen. Er zijn uit interviews, e-mailcorrespondentie en openbronnenonderzoek geen relaties vastgesteld tussen de voormalig interim-directeur Financiën en Adviesbureau I en/of Softwarebedrijf E (anders dan zijn eerdere ervaringen bij zijn voormalige werkgever). Van zowel Adviesbureau I als Softwarebedrijf E hebben wij de financiële projectadministratie voor het project bij Caparis ontvangen en vergeleken met de administratie van Caparis zelf. Hieruit komen geen bijzonderheden naar voren. Over de kwaliteit van uitkomst van het project, zijn de geïnterviewde personen vrijwel unaniem positief. Men beschrijft Adviesbureau I als een kundige partij en Compas als software die bij uitstek geschikt is voor het doel waarvoor het is aangeschaft. Resumé en conclusie Het project Comparis is inhoudelijk uiteindelijk voor zover wij kunnen beoordelen succesvol geweest, maar wordt gekenmerkt door een gebrekkige communicatie. Door onhandig opereren, gebrekkige informatievoorziening binnen en door de DR en een warrige besluitvorming, met name over het kostenaspect van het project, is het project omgeven door een geur van onregelmatigheden. Bij het onderzoek zijn echter geen aanwijzingen naar voren gekomen dat hier ook daadwerkelijk sprake van is geweest.


Een aantal aspecten vinden wij wel opmerkelijk. Het eerste punt betreft het opvragen van de offertes. De keuze om alleen aan Softwarebedrijf E een offerte te vragen, is nog enigszins te billijken. Uit de informatie die wij hierover hebben, blijkt dat hiervoor wel een acceptabele onderbouwing heeft plaatsgevonden. Wat echter wat magerder is, is de onderbouwing om van meet af aan te focussen op Adviesbureau I. Gezien het feit dat Softwarebedrijf E marktleider is, ligt het voor de hand om te veronderstellen dat Adviesbureau I niet uniek is voor wat betreft de ervaring met dergelijke implementaties. Een tweede opmerking plaatsen wij bij de vaststelling dat de kosten van het Comparis-project niet expliciet door de voormalig bestuurder zijn besproken met de RvC. Hoewel hij binnen de ruimte van het transitiebudget kon manoeuvreren, had het voor de hand gelegen als hij dit aan de orde zou hebben gesteld. De statuten van Caparis voorzien hier ook in. Volgens artikel 15 lid 3a van de statuten dient de RvC goedkeuring te verlenen ‘voor het geven van opdrachten aan derden tot het leveren van goederen en/of het verrichten van diensten of tot het uitvoeren van werken, indien met de uitvoering van een dergelijke opdracht meer dan een door de raad van commissarissen bepaald bedrag of waarde is gemoeid’. Voor zover wij hebben kunnen vaststellen, is een dergelijk bedrag nooit expliciet bepaald. Uit de notulen van de RvC blijkt echter wel dat de bestuurder in enkele gevallen wel investeringen aan de RvC heeft voorgelegd, ook als dat om geringere bedragen ging dan Comparis. Zoals gemeld in hoofdstuk 3, was de voormalig bestuurder niet bereid om in wederhoor op onze vragen daarover te reageren. 5.1.2

Meubilair Bureau M

Tijdens het eerste onderzoek van BING (rapportage van 19 april 2013) is gebleken dat het interim-bureau van de voormalig bestuurder (hierna: Bureau M) meubilair heeft verkocht aan Caparis. Uit een factuur van Bureau M aan Caparis van 12 januari 2011 blijkt dat Bureau M een bedrag van € 3.095 inclusief btw heeft gefactureerd voor kantoormeubilair. Op de factuur staat de volgende omschrijving: ‘aanschaf kantoormeubilair [naam Bureau M]’. De factuur is gericht aan het hoofd vastgoed van Caparis. Het hoofd vastgoed van Caparis heeft verklaard dat hij de factuur destijds heeft gezien en dat hij de factuur heeft gecontroleerd. Tijdens het eerste onderzoek van BING heeft de voormalig bestuurder van Caparis deze aankoop bevestigd en verklaard dat hij dit met het hoofd vastgoed van Caparis heeft afgewikkeld. Teneinde duidelijkheid te krijgen over de toedracht van de aankoop van deze meubels en de beoordeling of dit tegen marktconforme voorwaarden is gebeurd, hebben wij het hoofd vastgoed van Caparis geïnterviewd. Vanwege de toestroom van personeel in het hoofdkantoor van Caparis, bleek er behoefte te ontstaan aan meer meubilair in het kantoorpand in Drachten. Caparis heeft in dat verband meubilair van Bureau M gekocht. Het hoofd vastgoed heeft daarvoor in eerste instantie verschillende offertes opgevraagd bij meubelzaken. Op enig moment zou de voormalig bestuurder van Caparis hem hebben verteld dat hij op kantoor van Bureau M nog overtollig meubilair voorhanden had, dat Caparis van hem zou kunnen overnemen. Het hoofd vastgoed van Caparis heeft dit meubilair beoordeeld op geschiktheid en is vervolgens na een onderhandeling met de voormalig bestuurder van Caparis het uiteindelijk gefactureerde bedrag overeengekomen. Volgens het hoofd vastgoed van Caparis lag de overeengekomen prijs ver beneden de prijs die hij had doorgekregen in de offertes voor tweedehands kantoormeubilair die hij al had aangevraagd bij reguliere leveranciers en prijzen die hij had verkregen via het internet. Het hoofd vastgoed verklaarde niet meer over deze offertes te beschikken. Het hoofd vastgoed van Caparis verklaart dat hij zelfstandig heeft kunnen besluiten omtrent de aankoop van het meubilair van Bureau M, en op geen enkele wijze druk heeft ervaren van de voormalig bestuurder van Caparis. Volgens het hoofd vastgoed van Caparis ging het om de volgende meubels: een vergadertafel met tien stoelen, vijf bureaustoelen, vijf hoekbureaus en een paar kasten. Het meubilair is volgens het hoofd vastgoed van Caparis geplaatst in het kantoor in Drachten. Het hoofd vastgoed van Caparis verklaart dat er later nog meer tweedehands meubels zijn aangeschaft, omdat de meubels van Bureau M niet toereikend waren om in de behoefte te voorzien.


Resumé en conclusie Wij concluderen dat aannemelijk is dat het meubilair van Bureau M daadwerkelijk is geleverd aan Caparis. Er zijn geen aanwijzingen dat er door de voormalig bestuurder oneigenlijke druk is uitgeoefend om het meubilair tegen andere dan marktconforme condities aan Caparis te leveren. Wij merken wel op dat het voor de beeldvorming verstandiger was geweest als de voormalig bestuurder het overtollige meubilair van zijn adviesbureau niet bij Caparis zou hebben aangeboden, ook al hebben wij binnen Caparis geen expliciete afspraken aangetroffen over het zaken doen met de eigen organisatie. 5.1.3

Inrichting skybox

Caparis huurt een zakenloge (hierna: skybox) in het Abe Lenstra Stadion. Dit maakt onderdeel uit van het sponsorcontract tussen Caparis en Sportclub H (zie hiervoor ook paragraaf 5.5.2). Caparis huurt de skybox samen met drie medehuurders: de provincie Fryslân, de gemeente Heerenveen en Sportbedrijf H. In de huurovereenkomst van 14 april 2010 staat dat de ruimte casco wordt opgeleverd aan de huurder en haar medehuurder(s), die deze vervolgens samen kunnen inrichten als vergader- en/of ontvangstruimte. Na het eerste onderzoek van BING (rapportage van 19 april 2013) is er bij de RvC van Caparis een melding binnengekomen dat de kosten van de inrichting c.q. verbouwing van de skybox door Caparis zijn betaald. Ook was er een signaal dat de echtgenote van de voormalig bestuurder deze werkzaamheden zou hebben verricht. Uit de administratie van Caparis blijkt dat de skybox in 2010 is verbouwd. Het hoofd vastgoed van Caparis heeft verklaard dat het initiatief om de skybox te verbouwen van de voormalig bestuurder van Caparis kwam, omstreeks de zomervakantie van 2010. Met meerdere geïnterviewden hebben wij gesproken over de verbouwing van de skybox. Volgens het hoofd vastgoed van Caparis wilde de voormalig bestuurder van Caparis de skybox aanpassen omdat de indeling niet logisch was. Omdat het voetbalseizoen in augustus zou beginnen, diende de verbouwing snel plaats te vinden. Het hoofd vastgoed van Caparis heeft verklaard dat de kleine klussen door de technisch medewerkers van Caparis zijn uitgevoerd. Daarnaast is er een aannemer bij de verbouwing betrokken geweest voor het egaliseren van de vloer en het aanleggen van de elektrische voorzieningen. Communicatiebureau R is betrokken geweest bij de begeleiding van het laatste gedeelte van de verbouwing als plaatsvervanger van het hoofd vastgoed van Caparis, die op dat moment met vakantie was. Uit de administratie van Caparis blijkt dat de totale kosten van de verbouwing € 30.038,75 (exclusief btw) bedragen. Uit de administratie van Caparis en verklaringen van geïnterviewden blijkt dat Caparis uiteindelijk alle verbouwingskosten van de skybox heeft betaald. In de boekhouding van Caparis zijn facturen van 11 januari 2011 aangetroffen waaruit blijkt dat Caparis aan iedere medehuurder ¼ deel van de kosten van de verbouwing wilde doorbelasten (€ 7.509,69 exclusief btw). Deze facturen zijn allemaal op dezelfde dag, althans met dezelfde datum, weer gecrediteerd. Op de creditfacturen staat dat de factuur onterecht is verstuurd. Vervolgens zijn er eveneens met datum 11 januari 2011 facturen met een lager bedrag (€ 5.000 inclusief btw) gestuurd naar twee van de drie medehuurders, de provincie Fryslân en Sportbedrijf H. Deze facturen zijn vervolgens op 30 juni 2011 weer gecrediteerd. Met meerdere geïnterviewde personen is dit besproken. Meerdere geïnterviewden verklaren dat er waarschijnlijk onvoldoende afspraken zijn gemaakt met de medehuurders inzake de doorberekening van de kosten voor de inrichting van de skybox. Bij het in gebruik nemen van de skybox bij Sportclub H heeft Caparis het voortouw genomen om deze skybox in te richten. De voormalig bestuurder en zijn echtgenote zouden daarbij de regie hebben genomen. Omdat de andere deelnemende partijen zich overvallen hebben gevoeld door de kosten die daarmee gemoeid waren, zijn de facturen onbetaald gebleven. Meerdere geïnterviewden hebben verklaard dat de echtgenote van de voormalig bestuurder van Caparis betrokken is geweest bij de inrichting c.q. verbouwing van de skybox. Zij zou volgens geïnterviewden advies hebben gegeven over de inrichting. De echtgenote van de voormalig bestuurder van Caparis is volgens een van de geïnterviewde personen tijdens de verbouwing in de skybox gezien. Daarnaast verklaren twee voormalig DR-leden van Caparis dat de voormalig bestuurder van Caparis zelf heeft verteld dat zijn echtgenote zich heeft beziggehouden met de inrichting van de skybox. In de specificatie van de verbouwingskosten hebben wij geen aanwijzingen aangetroffen dat Caparis de echtgenote van de voormalig bestuurder van Caparis heeft betaald voor de inrichting van de skybox. Uit openbronnen-


onderzoek is ons niet gebleken van een relatie tussen de echtgenote van de voormalig bestuurder en een van de bedrijven die blijkens de kostenspecificatie betrokken is geweest bij de werkzaamheden. Resumé en conclusie Samenvattend concluderen wij dat het signaal dat Caparis alleen de kosten van de skybox heeft betaald en de deelnemende partijen hieraan niet hebben meebetaald, op waarheid berust. Er zijn kennelijk vooraf geen duidelijke afspraken gemaakt over de kosten die hiermee gemoeid zouden zijn. In de administratie en onderzochte e-mail van Caparis hebben wij geen afspraken aangetroffen op dit vlak. Er zijn ons geen aanwijzingen bekend dat de echtgenote van de voormalig bestuurder zakelijk betrokken is geweest bij de verbouwing. De voormalig bestuurder was niet bereid om in wederhoor over dit onderwerp een toelichting te geven. 5.1.4

Fietsenhok

Na het eerste onderzoek van BING (rapportage van 19 april 2013) is er bij de RvC van Caparis een melding binnengekomen dat Bureau M c.q. de echtgenote van de voormalig bestuurder een fietsenhok zou hebben gerealiseerd en gefactureerd bij Caparis. Uit verklaringen van geïnterviewden blijkt dat er door een artikel in de Leeuwarder Courant een beeld is ontstaan over de aanschaf van het fietsenhok en de betrokkenheid van Bureau M hierbij. In de Leeuwarder Courant van 5 maart 2012 is een artikel gepubliceerd waarin staat dat twee raadsleden vraagtekens plaatsen bij een fietsenhok dat Caparis bij het hoofdkantoor in Drachten liet plaatsen. In het betreffende artikel staat dat het zou gaan om een opdracht van € 100.000, die is verstrekt aan de echtgenote van de voormalig bestuurder van Caparis. Vervolgens is er op 8 maart 2012 een tweede artikel gepubliceerd in de Leeuwarder Courant over de bouw van het fietsenhok. In het betreffende artikel staat dat het verhaal over het fietsenhok een misverstand is. In het artikel staat onder andere: ‘(…) Eind 2011 is er bij de afdeling postbezorging van Caparis in Drachten een fietsenhok zijn geplaatst van zo’n € 14.000. De rekening was afkomstig van een bedrijf in Vriezenveen, niet van [naam echtgenote voormalig bestuurder Caparis], de echtgenote van de Caparis-directeur. Tegelijkertijd met het fietsenhok is de productiehal van de postbezorging op de schop gegaan. Hok en hal samen kostten zo’n € 96.000 en werden onder de naam ‘fietsenstalling businesspost’ geboekstaafd. Ook voor de fabriekshal kwam [naam Bureau M], het eenmansbedrijf van [naam echtgenote voormalig bestuurder Caparis], er niet aan te pas. (…)’ Het hoofd vastgoed van Caparis verklaart dat een paar jaar geleden in overleg met een DR-lid van Caparis en de voormalig bestuurder van Caparis is besloten om voor de afdeling Business Post een fietsenstalling aan te schaffen. Het hoofd vastgoed van Caparis verklaart dat hij vervolgens meerdere offertes heeft opgevraagd bij diverse bedrijven die fietsenstallingen leveren. Uit de administratie van Caparis blijkt dat een bedrijf uit Vriezenveen, Falco BV, de fietsenstalling heeft geplaatst. Op 8 september 2010 brengt Falco BV een offerte uit aan Caparis voor het fietsenhok ten bedrage van € 15.709 exclusief btw. Het bedrag van € 15.709 is met pen doorgestreept en de offerte is geaccordeerd voor € 14.000 door het hoofd vastgoed. Uit het opleverformulier blijkt dat de montage van het fietsenhok in de periode van 28 februari 2011 tot en met 2 maart 2011 heeft plaatsgevonden. Uit documentatie en verklaringen van de geïnterviewde personen alsmede openbronnenonderzoek, is niet gebleken dat Bureau M c.q. de echtgenote van de voormalig bestuurder betrokken is geweest bij de aanschaf en bouw van het fietsenhok, of bij Falco BV. Resumé en conclusie Het fietsenhok is een onderwerp dat met enige regelmaat terugkeert als signaal van mogelijke onregelmatigheden bij Caparis. Wij concluderen dat dit een misverstand betreft dat al eerder, zelfs via de media, is rechtgezet. Op basis van de verklaringen en onderzochte administratie, stellen wij vast dat hier geen aanwijzingen zijn voor een onwenselijke c.q. onzakelijke transactie, waarbij de echtgenote van de voormalig bestuurder betrokken zou zijn geweest.


5.1.5

Contract mobiele telefonie

Na de oplevering van de eerste BING-rapportage is bij de RvC van Caparis gemeld dat er sprake zou zijn van onregelmatigheden bij de aanbesteding van een mobieltelefoniecontract. Dit signaal blijkt afkomstig te zijn van de commercieel directeur van Telecombedrijf D, die op 27 april 2013 een e-mail ’aan de raad van bestuur van Caparis’ heeft gestuurd, waarin hij aangeeft dat hij bedenkingen heeft over het verloop van het interne proces met betrekking tot het aanbesteden van het mobieletelefonieabonnement. Telecombedrijf D was een van de deelnemende partijen bij de aanbesteding en heeft deze niet gewonnen. Binnen Caparis zijn meerdere medewerkers, waaronder de concerncontroller, het hoofd ICT, een medewerker van de afdeling Sales en de voormalig manager Staf en Programmamanager, betrokken geweest bij de aanbestedingsprocedure voor mobiele telefonie. Uit de verklaringen blijkt dat het offerteproces voor de mobiele telefonie medio 2012 is gestart. Voor de aanbesteding maakte Caparis gebruik van de diensten van Telecombedrijf D. Door de afdeling ICT is op basis van de offertes die bij de aanbesteding zijn ingediend, geadviseerd om verder te gaan met Telecombedrijf D. Het hoofd ICT heeft daartoe op 19 november 2012 advies uitgebracht aan de DR. Bij de keuze neemt het hoofd ICT de flexibiliteit, het prijsschema en de reciprociteit (mogelijkheden voor Caparis om diensten aan Telecombedrijf D te leveren) in overweging. Daarnaast geeft hij aan tevreden te zijn over Telecombedrijf D. In december 2012 hebben de manager Staf en de concerncontroller op verzoek van de voormalig bestuurder het aanbestedingsproces naar zich toe getrokken. De prijzen van de offertes liepen niet veel uiteen, en de wens bestond om beter in beeld te krijgen of er op het gebied van wederkerigheid argumenten waren om een keuze te maken voor een aanbieder. In dat kader is ook een medewerker van de Salesafdeling van Caparis bij het traject betrokken. Omdat Telecombedrijf K als eerste afviel (te duur en inflexibel), zijn er gesprekken gevoerd met Telecombedrijf D en Telecombedrijf V over de reciprociteit die zij aan Caparis konden bieden. De uitkomst was dat Telecombedrijf D hardere toezeggingen heeft gedaan dan Telecombedrijf V, maar dat de kansen op grotere retouropdrachten bij Telecombedrijf V weer wat groter waren, echter zonder garanties. Het hoofd ICT bleef bij zijn voorkeur voor Telecombedrijf D. Op 12 februari 2013 heeft de manager Staf een voorstel aan de DR gedaan, waarbij de ‘voors en tegens’ van beide aanbieders zijn gepresenteerd, zonder daarin al een definitieve keuze te maken: ‘Advies/Conclusie Dit wordt geen eensluidend advies/conclusie! Vanuit zekerheid en concreetheid bekeken is [naam Telecombedrijf D] duidelijk met betrekking tot de reciprociteit. Vanuit coleur local en mogelijk spinwieleffect bekeken is [naam Telecombedrijf V] interessant. Helder, duidelijk afspraken met [naam Telecombedrijf V] en coöperatie A7 Noord/Zuid. Wederzijdse inspanningsverplichting en inspanning vanuit onze sales organisatie om de samenwerking gestalte te geven. In geval van overstap van [naam Telecombedrijf D] naar [naam Telecombedrijf V] zijn de kosten (zogenaamde porteringskost minimaal 12.000 euro). Porteringskosten is nummer overzetten naar andere aanbieder en administratieve afhandeling.’ Dit voorstel wordt op 6 maart 2013 in de DR-vergadering behandeld. De DR neemt tijdens die vergadering eensluidend besluit om mobiele telefonie onder te brengen bij Telecombedrijf V. Hoewel hij achter zijn advies blijft staan, heeft het hoofd ICT verklaard dat hij wel inziet dat Telecombedrijf V mogelijk meer kan bieden wat betreft reciprociteit dan Telecombedrijf D. Op dat vlak is er volgens hem daarom wel wat te zeggen voor de keuze die gemaakt is. Tevens geeft hij aan dat Telecombedrijf D hem heeft benaderd gedurende het offerteproces. Hij geeft aan waarschijnlijk de indruk te hebben gewekt dat


Telecombedrijf D er goed voor stond in de offerteprocedure. De commercieel directeur van Telecombedrijf D refereert hier ook aan in de mail waarin hij zijn bedenkingen over het aanbestedingsproces uitspreekt. Resumé en conclusie Het traject van de aanbesteding van de mobiele telefonie heeft verschillende fasen doorlopen, waarbij de voltallige DR uiteindelijk een beslissing heeft genomen op basis van zakelijke overwegingen. Hoewel dit kennelijk een gevoel van wantrouwen en onvrede heeft opgeroepen bij Telecombedrijf D, hebben wij geen aanwijzingen aangetroffen dat er in dit traject sprake is van onregelmatigheden. 5.1.6

Leasecontracten en autobedrijf B

Tijdens het eerste onderzoek van BING is een signaal binnengekomen dat de voormalig bestuurder van Caparis mogelijk privévoordeel zou hebben genoten door het bedrijf waar hij zijn privéauto heeft gekocht, autobedrijf B, binnen te halen bij Caparis als leasepartner. In het eerste onderzoek van BING is er met de voormalig bestuurder van Caparis gesproken over de totstandkoming van de relatie tussen Caparis en autobedrijf B. De voormalig bestuurder van Caparis heeft verklaard dat hij de eigenaar kent omdat hij zijn privéauto’s bij autobedrijf B heeft gekocht. De eigenaar zou hem hebben gevraagd of hij zakelijk iets voor Caparis kon betekenen. De voormalig bestuurder van Caparis heeft naar eigen zeggen vervolgens een gesprek geregeld voor autobedrijf B bij Caparis. Volgens de voormalig bestuurder van Caparis is autobedrijf B op die manier bij Caparis binnengekomen. De concerncontroller bevestigt dat hij heeft gehoord dat autobedrijf B via het netwerk van de voormalig bestuurder van Caparis is binnengekomen bij Caparis. Volgens de concerncontroller vraagt een medewerker van de financiële administratie van Caparis altijd offertes op bij minimaal twee partijen wanneer er een auto geleast moet worden. Voorheen werden er volgens de concerncontroller offertes opgevraagd bij Leasebedrijf F en Leasebedrijf N. Sinds autobedrijf B via de voormalig bestuurder van Caparis is binnengekomen, worden er door de financiële administratie offertes opgevraagd bij Leasebedrijf F en Autobedrijf B. De concerncontroller weet niet precies sinds wanneer er offertes worden opgevraagd bij Autobedrijf B. De concerncontroller verklaart dat er altijd wordt gekozen voor de goedkoopste offerte. De concerncontroller verklaart dat de voormalig bestuurder van Caparis nooit enige druk heeft uitgeoefend om auto’s af te nemen bij Autobedrijf B. Uit de administratie van Caparis blijkt dat er tot op heden één auto bij Autobedrijf B is geleast. De concerncontroller verklaart dat deze auto binnenkort uit het contract loopt en dat onlangs bij een offertetraject nog een keer is besloten om een auto via Autobedrijf B te leasen, omdat dit daarvoor de laagste prijs had geoffreerd. Een signaal dat met deze kwestie verband houdt, betreft het volgende. Een van de geïnterviewde personen verklaarde dat Leasebedrijf F door Caparis verplicht zou worden om de merken die door Autobedrijf B worden geleverd bij dit bedrijf af te nemen. Wij hebben dit voorgelegd aan de directie van Leasebedrijf F. De directeur van Leasebedrijf F geeft aan dat er geen sprake is van dergelijke afspraken tussen Caparis en Leasebedrijf F. Resumé en conclusie De voormalig bestuurder heeft via zijn privénetwerk Autobedrijf B een voet aan de grond gegeven bij Caparis. Dit heeft, zij het beperkt, omzet gegenereerd voor dit autobedrijf. Ons is niet gebleken dat de signalen over een gedwongen winkelnering bij dit autobedrijf op waarheid berusten. Wij merken wel op dat de voormalig bestuurder door een leverancier binnen Caparis te introduceren waarmee hij privé zaken doet, de schijn van onzakelijke bevoordeling kan oproepen, hetgeen in dit geval ook gebeurd is. 5.1.7

Verbouwingsplannen Ampèrelaan Drachten

Na de oplevering van het eerste onderzoek van BING is er een melding binnengekomen bij de RvC van Caparis dat er mogelijk sprake zou zijn van belangenverstrengeling met betrekking tot een verbouwing aan de Ampèrelaan in Drachten. Volgens de melding zou er ‘een deal’ zijn gesloten met een architect.


Met diverse personen is gesproken over de verbouwingsplannen van het kantoorpand aan de Ampèrelaan in Drachten. Volgens meerdere geïnterviewden was er onder andere meer kantoorruimte nodig in het hoofdkantoor in Drachten, omdat Caparis wilde centraliseren. Het hoofd vastgoed van Caparis verklaart dat het bouwteam van Caparis vervolgens de verschillende opties heeft onderzocht. Het bouwteam is een combinatie van een installateur, een aannemer en de opdrachtgever (Caparis). Als aannemer was Bouwbedrijf L hierbij betrokken. Het hoofd vastgoed verklaart dat Bouwbedrijf L de ramingen heeft gemaakt voor het nieuwbouwplan. Bouwbedrijf L zou zijn ingeschakeld omdat Caparis tevreden was over werkzaamheden die eerder door dit bouwbedrijf in opdracht van Caparis waren uitgevoerd. Het hoofd vastgoed verklaart dat er vervolgens de vraag kwam vanuit de gemeenten om op korte termijn mensen bij Caparis te plaatsen. Het ging volgens hem om trajecten voor intakegesprekken voor het plaatsen van mensen binnen Industrie. Hierdoor zou er op het binnenterrein van het kantoorpand in Drachten een atrium gerealiseerd moeten worden. Het hoofd vastgoed verklaart dat het project voor het bouwteam in omvang te groot werd ten opzichte van het eerste ontwerp. Het bouwteam heeft toen, met goedkeuring van de DR, besloten om Architectenbureau B in te schakelen. Het hoofd vastgoed verklaart dat Bouwbedrijf L met het voorstel kwam om Architectenbureau B in te huren. Het hoofd vastgoed verklaart dat de RvC en de DR vervolgens akkoord zijn gegaan met het budget voor de nieuwbouw. Vervolgens werd echter al vrij snel bekend dat de gemeenten gekort zouden worden op de SW-budgetten, waardoor de trajecten om mensen te begeleiden naar werk niet doorgingen. Het hoofd vastgoed verklaart dat de nieuwbouwplannen daarom ‘on hold’ zijn gezet. Het hoofd vastgoed verklaart dat de voormalig bestuurder van Caparis de beslissing heeft genomen om de bouwplannen stop te zetten. Volgens het hoofd vastgoed lag het plan voor de aanvraag van een vergunning op dat moment al klaar. Uit de administratie van Caparis blijkt dat Architectenbureau B in totaal voor een bedrag van € 83.826,95 (exclusief btw) heeft gefactureerd aan Caparis. De facturen zijn gedateerd van 3 juli 2008 tot en met 20 juli 2010. Besluitvorming in DR en RvC Uit de notulen van de DR- en de RvC-vergaderingen blijkt dat het onderwerp huisvesting, waaronder de bouwplannen aan de Ampèrelaan, meerdere malen is besproken. De voormalig interim-directeur Financiën verklaart dat alle onroerend goed-plannen in de RvC zijn besproken. De voorzitter van de RvC verklaart dat er in algemene termen door de voormalig bestuurder van Caparis met de RvC is gesproken over de verbouwing aan de Ampèrelaan. De voorzitter van de RvC verklaart dat hij niet weet in hoeverre de RvC kennis heeft gehad van de voorbereidingskosten. Volgens hem is er in de RvC een aantal momenten over huisvesting gesproken, maar hij weet niet of de verbouwing aan de Amperèlaan ook zo nadrukkelijk aan de orde is geweest. RvC-lid 4 geeft aan dat nieuwbouwplannen onderwerp van gesprek zijn geweest binnen de RvC. Hij vertelt dat Caparis een paar jaar geleden vanwege de kortingen van het Rijk is gestopt met investeringen. RvC-lid 4 verklaart dat de bouw van de sporthal de laatste investering is geweest op het gebied van nieuwbouw. Hij verklaart dat de RvC bouwplannen en de budgetten daarvoor altijd goed moet keuren. Grote investeringen moeten apart worden aangevraagd bij de RvC, ook al is er voldoende budget voor. Meerdere voormalig DR-leden verklaren dat de bouwtekeningen van Architectenbureau B in een DR-vergadering zijn gesproken. Op 5 juni 2008 staat het onderwerp huisvesting op de agenda van de RvC-vergadering. In de notulen staat dat de voormalig bestuurder van Caparis kort heeft toegelicht welke plannen er op het gebied van huisvesting bestaan, waaronder de mogelijke nieuwbouw aan de Ampèrelaan. De voormalig bestuurder krijgt van de RvC toestemming voor een voorinvestering van € 22.000 voor een schetsontwerp nieuwbouw Ampèrelaan en afkoop rechten architect van het pand aan de Ampèrelaan. De RvC heeft aangegeven dat hij ten aanzien van de geschetste huisvestingsplannen eerst een totaaloverzicht wil zien, waarin alle investeringen, desinvesteringen, kosten en besparingen zijn opgenomen. Uit de notulen van de RvCvergaderingen blijkt dat het onderwerp huisvesting op 19 juni 2008 nogmaals is besproken tijdens een RvC-


vergadering. De RvC stemt in met de interne aanpassing kantoren Ampèrelaan ad € 49.000 en de te maken kosten voor de architect voor het maken van een voorlopig ontwerp, volgens offerte ad € 22.000. In de notulen van de DR-vergadering van 17 september 2008 staat dat de voormalig bestuurder van Caparis meedeelt dat hij samen met het hoofd vastgoed een bezoek heeft gebracht aan Architectenbureau B in Meppel. Daar is de eerste schets besproken van de aanpassing/nieuwbouw en is een maquette gemaakt. De voormalig bestuurder heeft het plan toegelicht en afgesproken wordt dat Architectenbureau B een toelichting komt geven voor de voltallige DR. Uit de notulen van de DR-vergadering van 5 november 2008 blijkt dat de bouwplannen kort zijn besproken. In de notulen van de RvC-vergaderingen van 1 april 2009 en 13 mei 2009 staat dat de voormalig bestuurder van Caparis toelicht dat er een schetsontwerp is gemaakt voor de aanpassing van de kantoorruimten, waar een voorlopig kostenplaatje aan is gehangen van € 2,7 miljoen. In de notulen staat dat dit bedrag veel te hoog is en dat er inmiddels een voorstel ligt van € 1,7 miljoen. In de notulen staat dat deze kosten nog moet worden doorgerekend. Op 28 mei 2009 staat het onderwerp huisvesting weer op de agenda van de RvC-vergadering. Op 19 augustus 2009 is er tijdens de RvC-vergadering gesproken over het bouwplan. In de notulen staat dat het voor de nieuwbouw/verbouw gaat om een investering van ongeveer € 1,7 miljoen en dat de financiering geen probleem is. Tevens is vermeld dat de RvC zich kan vinden in de huisvestingsplannen en dat hij hiermee akkoord gaat, met de restrictie dat op het moment dat de plannen definitief zijn, deze samen met financiële onderbouwing eerst worden voorgelegd aan de RvC. In de DR-vergaderingen van 19 en 26 augustus 2009 koppelt de voormalig bestuurder aan de DR terug dat de RvC akkoord is met het totale huisvestingsplan, dus ook met de uitbouw/verbouw te Drachten. In de notulen van de RvC-vergadering van 17 november 2009 staat dat de voormalig bestuurder van Caparis meedeelt dat de COR akkoord is met het totaalplan huisvesting. Daarbij opgemerkt dat waar het grotere nieuwbouwplannen betreft, zoals nieuwbouw/verbouw van het pand in Drachten, de COR de financiële onderbouwing krijgt voorgelegd. In de notulen is voorts vermeld dat de voormalig bestuurder aangeeft dat de architect bezig is het plan en de tekeningen uit te werken en deze wil checken bij Welstand om te vragen of zij zich kunnen vinden in de plannen/het ontwerp. In de notulen van de DR-vergadering van 15 april 2010 staat dat er is besloten om over de huisvesting met betrekking tot het pand in Drachten bilateraal met betrokkenen te spreken. In de notulen van een RvCvergadering op 4 juni 2010 staat dat de voormalig bestuurder het voorstel voor de nieuwbouw/uitbreiding van de Ampèrelaan toelicht. In de notulen staat dat Caparis in prijsonderhandeling is met Bouwbedrijf L en drie installateurs. Verder is vermeld dat zoals het nu lijkt, Caparis ongeveer € 6,5 ton lager uitkomt dan de eerste prijsopgaaf die er lag. Uit de notulen blijkt dat de RvC het voorstel op een aantal punten nog niet voldoende vindt. Er is afgesproken dat het voorstel wordt aangepast en verder wordt uitgewerkt en in augustus opnieuw op de agenda komt. Uit de notulen van de RvC-vergadering van 26 augustus 2010 blijkt dat er is besloten om de nieuwbouwplannen stop te zetten. Gelet op de cijfers, is het nu in het proces niet een verstandig signaal dat Caparis wil gaan bouwen. De verbouw/nieuwbouw wordt voorlopig voor een jaar verschoven. Verder is vermeld dat in het traject tot nu toe wel kosten zijn gemaakt. Het gaat volgens de notulen om een bedrag van ongeveer € 70.000. Resumé en conclusie De plannen rond de verbouwing aan de Ampèrelaan staan in de periode medio 2008-medio 2010 op de agenda bij Caparis. In deze periode hebben zich diverse externe omstandigheden voorgedaan die van grote invloed zijn geweest op de vraag of het verstandig was dat Caparis de verbouwing zou gaan uitvoeren. Zolang echter nog de intentie bestond om te gaan bouwen, dienden er wel stappen te worden gezet om dat te realiseren. De inschakeling van een architectenbureau om vorm te geven aan deze stappen, ligt dan voor de hand. Uit de interviews en de notulen komt naar voren dat de plannen al in een redelijk vergevorderd stadium waren toen het project alsnog werd afgeblazen. De architect had toen echter wel al een groot deel van de werkzaamheden verricht, waarvoor er ook is gefactureerd. Hoewel dit kosten heeft opgeleverd voor Caparis, achten wij de toedracht plausibel. Daar komt bij dat dit onderwerp toentertijd geregeld in de RvC-vergaderingen aan de orde is gesteld, waardoor het beeld overheerst dat er weloverwogen keuzes zijn gemaakt.


5.1.8

Sporthal/Sportbedrijf H/Caparis in Beweging

Na de oplevering van het eerste onderzoek van BING is er een melding binnengekomen bij de RvC van Caparis over de bouw van een sporthal in Drachten. Er zou mogelijk sprake zijn van een gebrek aan zakelijkheid bij de overeenkomst tussen Caparis en Sportbedrijf H en bij de bouw van de sporthal/multihal die daarmee samenhangt. Op 17 september 2009 is er een overeenkomst gesloten tussen Caparis en Sportbedrijf H. De overeenkomst loopt van 1 april 2009 tot en met 31 maart 2012. In de overeenkomst staat dat Sportbedrijf H speciaal voor Caparis programma’s heeft samengesteld die erop zijn gericht om de conditie en mentale gesteldheid van de werknemers te verbeteren, en daarmee de fitheid en weerstand van de organisatie als geheel. Daarbij werd sport als middel ingezet om mensen niet alleen lichamelijk, maar ook sociaal te ontwikkelen. Het programma van Sportbedrijf H is toen op maat toegesneden op de behoefte van Caparis: dit werd ‘Caparis in Beweging’. Concreet hield dit in dat door middel van training op de werkplek, persoonlijke begeleiding, diëtisten en fysiotherapeuten de medewerkers van Caparis werden gemobiliseerd om te gaan bewegen. De programma’s zijn nader uitgewerkt in het plan van aanpak Caparis in Beweging van 5 juni 2008. In de overeenkomst is een aantal verplichtingen opgenomen. Zo zal Caparis zorgdragen voor een permanente accommodatie op haar locatie in Drachten, alwaar Sportbedrijf H zijn programma’s gericht op sporten en bewegen, voeding en hygiëne kan aanbieden. Daarnaast zal Sportbedrijf H zorgdragen voor de trainingsapparatuur. De overeenkomst van 17 september 2009 is vanuit Caparis ondertekend door de voormalig bestuurder van Caparis. Later is er een nieuwe overeenkomst gesloten tussen Sportbedrijf H en Caparis. Deze overeenkomst loopt van 1 april 2012 tot 1 april 2015. Ook deze overeenkomst is ondertekend door de voormalig bestuurder van Caparis. Uit documentatie blijkt dat zowel de gemeente Smallingerland als de gemeente Tytsjerksteradiel rechtstreeks hebben bijgedragen aan het project Caparis in Beweging. De gemeente Smallingerland heeft in 2009 en 2010 in totaal een bedrag van € 200.000 geïnvesteerd in het project. De gemeente Tytsjerksteradiel heeft € 47.600 geïnvesteerd in het project. Bouw sporthal c.q. multihal Uit de administratie van Caparis blijkt dat Caparis € 600.960 (exclusief btw) heeft geïnvesteerd in de bouw van een sporthal/multihal. Het hoofd vastgoed van Caparis verklaart dat de eerste insteek was om op het terrein van de multihal een nieuw gebouw te bouwen voor de afdeling Groenservice, aangezien deze afdeling ruimte tekort kwam. Het hoofd vastgoed verklaart dat de bouwplannen al klaar lagen bij de gemeente voor de aanvraag van een bouwvergunning, toen in het kader van Caparis in Beweging het plan ontstond om een sporthal te bouwen. Omdat steeds meer personeel van de afdeling Groenservice werd gedetacheerd – waardoor extra ruimte niet meer nodig was – is besloten om de bouwplannen aan te passen. Er is toen voor gekozen om een multihal te bouwen die betrekkelijk eenvoudig omgebouwd kan worden tot een bedrijfshal, mocht dat in de toekomst nodig zijn. De hal wordt nu gebruikt als sporthal, kantoorruimte en lesruimte. Uit de verschillende verklaringen blijkt dat er geen openbare aanbesteding heeft plaatsgevonden voor de bouw van de multihal. Omdat de multihal snel gebouwd moest worden, is het binnen het bouwteam van Caparis afgehandeld. Het hoofd vastgoed van Caparis verklaart dat het budget voor de bouw van de sporthal is goedgekeurd door de RvC. De bouwwerkzaamheden hebben in 2010 plaatsgevonden. De multihal is in mei 2010 geopend. Aan de bouw hebben verschillende bedrijven bijgedragen. Het grootste aandeel is geleverd door Bouwbedrijf L. Bouwbedrijf L heeft in totaal een bedrag van € 440.010 (exclusief btw) gefactureerd aan Caparis voor de bouw van de sporthal. Het hoofd vastgoed van Caparis verklaart dat de DR in overleg met de RvC de besluiten neemt met betrekking tot huisvesting. Het hoofd vastgoed van Caparis verklaart dat hij wel heeft geadviseerd over het bouwplan en het inschakelen van partijen. Zo heeft hij geadviseerd om zonder aanbesteding Bouwbedrijf L


in te schakelen. De DR zou conform dit advies hebben besloten. Op uitnodiging van Caparis heeft Bouwbedrijf L een offerte uitgebracht. In de DR-vergadering van 2 september 2009 deelt de voormalig bestuurder van Caparis mede dat de plannen zijn aangepast. De basis is een multihal die wordt ingericht als sporthal. De voorzitter van de RvC verklaart dat de sporthal meerdere keren is besproken binnen de RvC. De voorzitter van de RvC verklaart dat de RvC en de AVA-leden toestemming hebben gegeven voor de bouw van de sporthal. Uit de notulen van de RvC-vergaderingen blijkt dat er over het project Caparis in Beweging en de bouw van de sporthal meerdere malen in de RvC is gesproken. In de RvC-vergadering van 1 april 2009 en 13 mei 2009 wordt de huisvesting van Caparis in Beweging besproken. Uit de notulen blijkt dat er zowel over een permanente voorziening als over mogelijke alternatieven, zoals het huren van een faciliteit, is gesproken. De voormalig interim-directeur Financiën van Caparis verklaart dat er door de omgeving emotioneel werd gereageerd op de bouw van de multihal, omdat het geldverspilling zou zijn. Er zou echter ook zijn gekeken naar de mogelijkheden van huur, en dat was volgens hem uiteindelijk veel duurder. Programma Caparis in Beweging Uit diverse verklaringen blijkt dat met name Sportbedrijf H, de voormalig bestuurder van Caparis en een interim-manager van Caparis betrokken waren bij het project Caparis in Beweging, en daarmee de bouw van de sporthal c.q. de multihal. Het voormalig DR-lid Ontwikkeling en Integratie (hierna: DR-lid O&I) verklaart dat het project Caparis in Beweging onder haar verantwoordelijk viel, maar dat de voormalig bestuurder van Caparis de contacten onderhield met de interim-manager. Sportbedrijf H zorgde volgens haar voor de uitvoering van het project. Het hoofd vastgoed verklaart dat er een projectteam is geweest voor het project Caparis in Beweging waar hij zelf onderdeel was. Daarnaast zaten de voormalig bestuurder van Caparis, Sportbedrijf H en voornoemde interim-manager in het projectteam. Het hoofd vastgoed verklaart dat het de bedoeling was om het concept te verkopen aan andere bedrijven. Dit wordt bevestigd door de algemeen manager van Sportbedrijf H. Volgens het hoofd vastgoed hield de verantwoordelijk interim-manager zich hiermee bezig. Volgens de concerncontroller van Caparis viel de overeenkomst tussen Sportbedrijf H en Caparis onder de portefeuille van de voormalig bestuurder van Caparis. Het DR-lid O&I verklaart dat zij achter het project Caparis in Beweging stond. Volgens haar was het doel van het project om mensen fitter te maken en de gezondheid van mensen te verbeteren. Daarnaast was het doel van het project om competenties van mensen te ontwikkelen. Ook uit verslagen van de DRvergaderingen blijkt dat dit een project was dat breed gedragen werd in de DR van Caparis. Kosten programma In de overeenkomst van 17 september 2009 staat dat Sportbedrijf H met Caparis voor het aangeboden programma een bedrag van € 22.177,50 (inclusief btw) per maand is overeengekomen, onafhankelijk van het aantal deelnemers tot een maximum van 750. Caparis is jaarlijks aan Sportbedrijf H hiervoor minimaal een bedrag van € 266.130 (inclusief btw) verschuldigd. In de vervolgovereenkomst van 2012 staat dat Sportbedrijf H met Caparis voor het aangeboden programma een bedrag van € 11.225 (inclusief btw) per maand is overeengekomen, onafhankelijk van het aantal deelnemers tot een maximum van 400. Het contract is volgens de algemeen manager van Sportbedrijf H op kleinere schaal voortgezet, omdat het lastig bleek te zijn om de medewerkers van Caparis aan het sporten te krijgen. De instroom bleek daardoor lager dan verwacht. Caparis is jaarlijks aan Sportbedrijf H minimaal een bedrag van € 134.700 (inclusief btw) verschuldigd. Uit een facturenoverzicht blijkt dat er van augustus 2009 tot en met juni 2013 in totaal € 913.242,75 is gefactureerd door Sportbedrijf H aan Caparis. Van augustus 2009 tot en met maart 2012 heeft Sportbedrijf H maandelijks bedragen gefactureerd van rond de € 22.000. Vanaf april 2012 bedraagt het maandelijkse bedrag rond de € 11.000. Het project is volgens de omschrijving in de facturen gestart in april 2009.


In de DR-vergaderingen is er een aantal keer over het project Caparis in Beweging en de bouw van de multihal c.q. sporthal gesproken. In de notulen van de DR-vergaderingen van 19 en 26 augustus 2009 staat dat de voormalig bestuurder van Caparis de stand van zaken kort toelicht. Verder staat er dat er in deze DR-vergadering tevens een discussie plaatsvindt over de kosten van het project. De voormalig interimdirecteur Financiën van Caparis is budgetverantwoordelijke voor het project. Er is afgesproken dat er een plafond in het budget zal worden ingebouwd. In de DR-vergadering van 31 maart 2010 geeft een voormalig DR-lid aan dat zij zich zorgen maakt over het kostenaspect van Caparis in Beweging. Volgens haar ontbreekt de financiële voortgang in de evaluaties. In de notulen staat dat de voormalig bestuurder van Caparis dit zal bespreken met de verantwoordelijke interim-manager. Geen van de personen die zijn geïnterviewd hebben informatie aangedragen waaruit zou blijken dat er bij de overeenkomst met Sportbedrijf H sprake zou zijn van onregelmatigheden. Ook in de onderzochte e-mailcorrespondentie zijn hiervoor geen aanwijzingen aangetroffen. Aan Sportbedrijf H is gevraagd om informatie aan te leveren teneinde inzicht te krijgen in het zakelijke gehalte van de overeenkomst met Caparis. Volgens de opgave van Sportbedrijf H zou er bij Caparis één projectleider van Sportbedrijf H fulltime actief zijn en tien stagiairs van Sportbedrijf H, die werkzaam zijn voor de persoonlijke begeleiding van de medewerkers (ongeveer 200 personen). Daarnaast verzorgt Sportbedrijf H extra sportactiviteiten en evenementen voor Caparis en berekent het kosten voor het gebruik van sportmaterialen. Ten slotte kunnen er door Sportbedrijf H op oproepbasis een diëtist en fysiotherapeut worden ingeschakeld. De jaarlijkse kosten voor de inzet bij Caparis zouden in totaal circa € 130.000 bedragen. De grootste post daarvan betreft personeelskosten. Resumé en conclusie Caparis in Beweging is een project dat binnen en buiten Caparis positief is ontvangen. Er zijn twee aspecten die nadere aandacht hebben gekregen in dit onderzoek. Ten eerste de bouw van de multihal die gerelateerd was aan het project. Wij hebben kunnen vaststellen dat de bouw ervan in breed comité is besproken en dat de besluitvorming met toestemming van de RvC heeft plaatsgevonden. Wij hebben hierbij geen onregelmatigheden vastgesteld. Wij merken wel op dat het in de rede had gelegen om voor een bouwproject van een dergelijke omvang meer dan één offerte op te vragen. Het andere punt betreft het zakelijke gehalte van de overeenkomst met Sportbedrijf H. Binnen de DR waren de kosten wel onderwerp van gesprek. Uit het feit dat de overeenkomst in 2012 zodanig is aangepast dat de kosten vrijwel gehalveerd zijn (met vermindering van aantal deelnemers), blijkt dat er vanuit Caparis kennelijk een zakelijke druk van kostenminimalisatie op de overeenkomst stond. Concluderend stellen wij vast dat het onderzoek geen aanwijzingen heeft opgeleverd dat er in deze kwestie sprake is van onregelmatigheden. 5.2

Mogelijke belangenverstrengeling bij de inhuur van externen

5.2.1

Inleiding

De inhuur van externen bij Caparis is een onderwerp dat sinds de komst van de voormalig directeur in de schijnwerpers staat. Het eerdere onderzoek van BING heeft zich gericht op dit vraagstuk. Daarbij zijn twee concrete cases aan het licht gekomen, waarbij gebleken is dat Bureau M, de vennootschap van de voormalig bestuurder, verdiende aan de inzet van deze externen bij Caparis door hen een percentage van de fee die zij in rekening brachten te factureren. Bij een aantal onderzochte cases in het eerste onderzoek kon niet worden uitgesloten dat er sprake is (geweest) van onregelmatigheden. Hiernaar is nader onderzoek verricht. Daarnaast besteden wij aandacht aan het beleid op het gebied van inhuur en het toezicht van de RvC hierop. Ten slotte gaan wij kort in op de marktconformiteit van de tarieven, voor zover dit binnen de scope van dit onderzoek valt, te weten een onderzoek naar mogelijke onregelmatigheden.


5.2.2

Specifieke cases inhuur

5.2.2.1

Extern consultant

Kort nadat de eerste rapportage van BING was verschenen, heeft de extern consultant zich bij de voorzitter van de RvC gemeld, met de melding dat hij op de hoogte zou zijn van mogelijke onregelmatigheden. BING heeft de extern consultant geïnterviewd in het kader van het onderhavige onderzoek. Het betreft een consultant/interim-manager die 15 jaar werkzaam is in de SW-branche. In september 2009 is het contact met Caparis inhoudelijk gestart toen de extern consultant van het toenmalig DR-lid, dat eindverantwoordelijk was voor de afdeling WGS (Woon- en Groenservice, later omgedoopt tot Groenservice), de opdracht heeft gekregen om voor deze afdeling een organisatieontwikkelingsplan te schrijven. De extern consultant heeft hiervoor een plan geschreven – ‘Werk aan Uitvoering’ – en de intentie was dat hij dat plan ook binnen Caparis zou gaan uitvoeren. Hiertoe heeft de extern consultant de opdracht gekregen en daarvoor heeft hij in november 2009 een voorschot gefactureerd, voor in totaal € 16.000 (exclusief btw). Dit bedrag is voldaan door Caparis. Toen hij wilde starten met zijn werkzaamheden, werd de extern consultant geconfronteerd met het feit dat zijn opdrachtgever, directeur WGS, zou gaan vertrekken bij Caparis. Vervolgens ontstond voor deze functie een vacature, die mogelijk op interim-basis ingevuld zou gaan worden. De extern consultant heeft hierop geacquireerd. Nadat hij hierover intern bij Caparis gesprekken heeft gevoerd, naar eigen zeggen onder meer met de voormalig bestuurder, zou de laatste hem hebben aangeraden om een gesprek in te plannen met zijn echtgenote. Eind 2009/Begin 2010 heeft de extern consultant op het kantoor van Bureau M in Leeuwarden een gesprek gevoerd met de echtgenote van de voormalig bestuurder. Tijdens dit gesprek zou de echtgenote hebben verklaard dat er via haar bureau (Bureau M) iemand geplaatst zou worden bij Caparis voor de functie van interim-directeur WGS. Zij zou daarbij hebben aangegeven dat zij hierover overleg zou voeren met haar man, de voormalig bestuurder. Tevens gaf zij daarbij aan dat zij een fee van 10% wilde ontvangen voor de interim-opdracht. De externe consultant voelde zich hierdoor overvallen en heeft aangegeven dat hij inmiddels al ‘binnen zat’ bij Caparis met een opdracht en geen opdrachten via een andere vennootschap dan die van hemzelf wilde laten lopen. Een paar dagen na dit gesprek kreeg de extern consultant te horen van de voormalig bestuurder dat hij niet de nieuwe interim-directeur WGS zou worden. De voormalig bestuurder verklaarde in het eerste onderzoek van BING dat de keuze niet op de extern consultant was gevallen omdat er op de afdeling Groenservice sprake was van negatieve ervaringen met zijn werkzaamheden. Toen de extern consultant later hoorde dat de huidige directeur Groenservice bij Caparis was benoemd tot deze functie, heeft hij deze benaderd voor de uitvoering van zijn ontwikkelplan. De huidige directeur Groenservice van Caparis zou toen hebben aangegeven dat hij dit zelf zou oppakken en dat de hulp van de extern consultant daarbij niet nodig was. In een later gesprek dat de extern consultant met de huidige directeur Groenservice van Caparis heeft gehad, zou de laatste hebben gezegd dat hij via Bureau M bij Caparis binnen was gekomen. 5.2.2.2

Directeur Groenservice

In het eerste onderzoek van BING is het signaal reeds onderzocht dat de directeur Groenservice mogelijk middels een constructie via Bureau M door Caparis zou zijn ingehuurd. Het signaal bestond onder meer uit het feit dat de directeur Groenservice met name genoemd werd in de anonieme brief (zie paragraaf 5.4.1.3) over beweerde belangenverstrengeling. In het eerste onderzoek zijn geen aanwijzingen bekend geworden dat dit signaal op waarheid berustte. In het onderhavige onderzoek is aanvullende informatie bekend geworden die wij hier rapporteren. Naast de verklaring van de extern consultant (zie vorige paragraaf), is er namelijk nog een verklaring afgelegd dat de directeur Groenservice via Bureau M bij Caparis werkzaam zou zijn. De voormalig interim-directeur Financiën heeft verklaard dat de directeur Groenservice er binnen de DR van Caparis geen geheim van maakte dat dit het geval zou zijn.


Voorts valt de benoeming van de directeur Groenservice nu op, omdat het volgt op een opmerkelijke serie gesprekken die zijn gevoerd door de echtgenote van de voormalig bestuurder. In het eerste onderzoek is namelijk bekend geworden dat een voormalig ad-interim-directeur van de afdeling WGS na het vertrek van zijn opvolger bij Caparis, is benaderd door de echtgenote van de voormalig bestuurder. Deze heeft hem gevraagd om wederom ad-interim de directiefunctie bij de afdeling WGS te vervullen, maar nu via Bureau M. Hiervoor zou hij aan Bureau M 10% van zijn fee moeten afdragen. De voormalig bestuurder heeft bevestigd dat hij hiervan op de hoogte was, maar dat hij tegen zijn echtgenote heeft gezegd dat hij geen toestemming voor deze constructie zou geven. Daar komt nu de verklaring van de extern consultant (zie de vorige paragraaf) bij, die een soortgelijk voorstel zou hebben gekregen. Wij hebben dit wederom voorgelegd aan de directeur Groenservice die verklaart dat hij persisteert in zijn eerdere verklaring. Deze komt erop neer dat hij naar eigen zeggen niet via een constructie met Bureau M werkzaam is bij Caparis. De directeur Groenservice is rond november 2009 benaderd voor de functie, en hij is in maart 2010 aan de slag gegaan bij Caparis. 5.2.2.3

Regie op verzuim

Een van de projecten die zijn geïnitieerd onder de voormalig bestuurder, betreft het project ‘Regie op Verzuim’. Blijkens de notulen van de RvC- en de DR-vergadering is het onderwerp verzuim voortdurend een punt van aandacht. Het betreft ook een van de punten waarop de voormalig bestuurder door de RvC werd getoetst bij de berekening van zijn jaarlijkse bonus. Volgens diverse verklaringen heeft de voormalig bestuurder medio 2010 het initiatief genomen om een extern deskundige verzuimregie aan te trekken voor Caparis. Deze heeft vervolgens een plan ontwikkeld om het verzuim bij Caparis terug te dringen. Diverse direct betrokkenen bij Caparis zijn min of meer overvallen door deze beslissing. P&O zou er niet van op de hoogte zijn geweest en ook Adviesbureau I niet, dat zich op dat moment bij de inrichting van de werkprocessen ook bezighield met het onderwerp ziekteverzuim. Op het project Regie op Verzuim zijn in de loop van de jaren minstens drie andere externen aangetrokken. Er bestaan signalen dat deze externen via het netwerk van de extern deskundige verzuimregie bij Caparis zijn binnengekomen. Inmiddels is geen van deze externen meer werkzaam binnen Caparis. Volgens diverse verklaringen en interne evaluaties is er in de organisatie van verzuimregie veel verbeterd, maar is de doelstelling om het verzuim bij Caparis terug te brengen van rond de 15% naar 7% niet behaald. Volgens meerdere gesprekspartners was deze ambitie van meet af aan niet realistisch. Het totaalbedrag dat Caparis tussen juli 2010 en februari 2013 heeft gespendeerd aan externe inhuur voor het project Regie op Verzuim, bedraagt circa € 785.000 (exclusief btw). Vanwege de omvang van de inhuur en de vraagtekens die er intern bij Caparis werden gezet bij de wijze waarop deze tot stand is gekomen, hebben wij de extern deskundige verzuimregie en de drie externen die via zijn netwerk bij Caparis zouden zijn binnengehaald, allen benaderd met het verzoek om mee te werken aan het onderzoek via een interview met BING. Alle vier weigerden zij aan het onderzoek mee te werken. Los van voornoemde signalen in de interviews, zijn er verder geen aanwijzingen aangetroffen in de bestudeerde bescheiden en (e-mail)correspondentie dat er daadwerkelijk sprake zou zijn van onregelmatigheden met de inhuur rond het project Regie op Verzuim. Wij hebben de signalen door het gebrek aan medewerking van de voormalig externen echter ook niet kunnen weerleggen. 5.2.2.4

Overig

Om een beeld te krijgen van de individuele cases van externe inhuur, werd nog een aantal externen uitgenodigd voor een interview met BING. Twee daarvan weigerden aan het onderzoek mee te werken: een voormalig interim-manager Industrie (geen reactie op diverse verzoeken) en een voormalig interim-manager Sales en Marketing (‘om hem moverende redenen’), die ook al genoemd werd in de anonieme brief uit 2010 met daarin de beschuldigingen van belangenverstrengeling.


Wij hebben wel gesproken met een voormalig ad-interim-concerncontroller en de voormalig interimdirecteur Financiën. Deze interviews en de door ons onderzochte e-mailcorrespondentie hebben geen aanwijzingen opgeleverd van mogelijke belangenverstrengeling bij de inhuur van deze externen. 5.2.3

Beleid inhuur, beloningsniveau, controle RvC

Over het beleid en de noodzaak van de inhuur van interim-managers, is al vrij snel na de komst van de voormalig bestuurder bij Caparis discussie ontstaan. Omdat het een groeiende kostenpost was, heeft het de nodige aandacht van de RvC gehad. Diverse RvC-leden verklaren dat het onderwerp inhuur van personeel en kaderleden regelmatig besproken werd met de bestuurder en de voormalig interim-directeur Financiën. Daarbij benadrukt men dat daarover dan met name werd gesproken op bedrijfseconomisch niveau. Er werd door de RvC niet op individuele gevallen van inhuur ingegaan. De RvC stelt zich op het standpunt dat specifieke beslissingen om een externe voor een bepaalde taak of functie in te huren, niet aan de RvC waren, maar aan de voormalig bestuurder. De voorzitter van de RvC verklaart dat de RvC naar aanleiding van de rapportage van BING de DR van Caparis inmiddels opdracht heeft gegeven om een procedure op te stellen voor de inhuur van externen. P&O-medewerkers en -managers moeten betrokken worden bij de werving- en selectieprocedures alsmede bij het opstellen van de contracten en het bepalen van de hoogte van de beloningen. De accountant verklaart dat er in algemene zin door hem wel met de RvC is gesproken over het fenomeen interim-management. Daarbij is benoemd dat hieraan weliswaar kosten zijn verbonden, maar dat dit uit oogpunt van flexibiliteit en inhoudelijke deskundigheid niettemin een redelijke keuze kan zijn. Uit de notulen van de RvC-vergaderingen blijkt dat dit onderwerp ook in dit licht besproken is met de voormalig bestuurder. Caparis bevond zich de afgelopen jaren in een transitie. De voormalig bestuurder voerde in een van de interviews tijdens het vorige onderzoek aan dat hij graag met interim-managers werkte, omdat hij daarmee ‘kan knallen’, oftewel veranderingen en vooruitgang kan realiseren. Ook is er in sommige gevallen gekozen voor interim-personeel omdat men zich vanwege onzekere ontwikkelingen niet wilde binden aan vast personeel. Met andere woorden, men wilde flexibiliteit. Op 12 december 2011 brengt PwC in opdracht van de colleges van de aangesloten gemeenten een rapport uit genaamd ‘Onderzoek Ontwikkeling Financiële Positie Caparis 2008-2011’. Hierin komt onder meer het onderwerp inhuur aan de orde. Er wordt geconstateerd dat de omvang van de kostenpost inhuur over de loop van de onderzochte jaren aanzienlijk toeneemt. De inhuur van interim-managers, tijdelijke medewerkers, verbetering bedrijfsvoering en bijzondere projecten zijn hiervan de oorzaak. PwC geeft hier geen waardeoordeel over, maar constateert het alleen. Het eerste onderzoek en onderhavig vervolgonderzoek hebben uitgewezen dat de inhuur van met name interim-managers en externen op projectbasis ongestructureerd verliep. Er wordt breed verklaard dat de voormalig bestuurder hierin vaak solistisch opereerde, daar althans niet interne functionarissen bij betrok, waar dit wel in de rede had gelegen. Binnen Caparis bestond tot medio 2012 geen schriftelijk beleid over de inhuur van interim-management. In juni 2012 zijn binnen Caparis de afspraken rond de HR-taken betreffende kaderpersoneel en kaderfuncties op schrift gesteld. De bedrijfsjurist verklaart dat de contracten met externen in principe via haar moesten lopen en dat zij betrokken diende te worden bij de selectiegesprekken. Dat is in een aantal gevallen niet gebeurd. Zij werd dan geconfronteerd met de aanwezigheid van een nieuwe interim-manager, waar ze tot op dat moment nog niet van had gehoord. Ook (voormalig) DR-leden verklaren dat de voormalig bestuurder zijn eigen weg koos waar het gaat om de inhuur van interim-managers en externe projectleiders. De voormalig bestuurder verklaarde tijdens een van de interviews met hem in het vorige onderzoek dat hij ook anderen bij de selectie van kandidaten betrok, maar dat hijzelf leidend was in het selectieproces. Wij hebben uit de administratie een overzicht opgevraagd van alle factureringen door kaderleden die op adinterim- of projectbasis zijn ingehuurd. In de loop van de jaren dat de voormalig bestuurder betrokken was bij Caparis, declareerde deze groep gemiddeld € 1.000.000 per jaar, met een accent op de meest recente jaren. Opmerkelijk was de vaststelling dat een aantal interim-managers een hogere maandfee declareerde dan de voormalig bestuurder. Bij een aantal kwam dat incidenteel voor, echter bij twee interim-managers, die op het moment van rapporteren nog werkzaam zijn bij Caparis, was de maandelijkse fee structureel


hoger dan die van de voormalig bestuurder. Waar de voormalig bestuurder gemiddeld over zijn gehele periode bij Caparis (circa vijf en een half jaar) maandelijks ongeveer € 15.000 declareerde (inclusief bonussen), lag dit gemiddelde bij de directeur Groenservice (gedurende drie en een half jaar) gemiddeld op € 18.000 en bij de manager Schoonmaakbedrijf (ruim twee en een half jaar) gemiddeld op € 17.000 (alle bedragen zijn exclusief btw). Verschillende RvC-leden aan wie wij deze cijfers hebben voorgelegd, gaven aan hiervan niet op de hoogte te zijn geweest. Resumé en conclusie Bij het onderhavige onderzoek zijn wij ingegaan op mogelijke signalen van misstanden bij de inhuur van interim-managers en externe projectleiders. Hoewel er sprake is van een aantal opmerkelijke signalen, zijn er onvoldoende aanwijzingen om te concluderen dat er daadwerkelijk sprake is van onregelmatigheden. Dit had echter voor een belangrijk deel te maken met verschillende beperkingen in het onderzoek. Om te beginnen weigerden een aanzienlijk aantal voormalig interim-managers om hun medewerking te verlenen aan een interview met BING. Daarnaast heeft BING geen rechtstreekse mogelijkheid om toegang te krijgen tot de administratie van Bureau M. Al in het eerste onderzoek is aan de voormalig bestuurder gevraagd om inzage in de administratie van Bureau M. Dat heeft hij echter niet willen toestaan. In algemene zin stellen wij vast dat er geen beleid bestond bij Caparis voor wat betreft de inhuur van interim-managers. Uit de grote hoeveelheid verklaringen van personen die uit eigen ervaring hebben meegemaakt dat de voormalig bestuurder solistisch opereerde bij het aannemen van interim-managers, concluderen wij dat de persoon van de voormalig bestuurder samenviel met het beleid voor het aannemen van interim-managers. Daarmee is niet zonder meer gezegd dat daarmee sprake is van onregelmatigheden of zelfs van bedrijfseconomisch onverstandige beslissingen. Het onderzoek heeft geen aanwijzingen opgeleverd dat interim-managers zijn aangenomen, waarvoor geen argumenten bestonden voor wat betreft de noodzakelijkheid ervan. Het laatste punt betreft het toezicht van de RvC op het punt van inhuur. De RvC stelt zich op het standpunt dat de individuele gevallen van inhuur binnen de bewegingsruimte van de voormalig bestuurder vielen. De RvC heeft zich met de grote lijnen beziggehouden en daar ook verifieerbaar (in de notulen van de RvC-vergaderingen) aandacht aan besteed. De RvC heeft zich echter voor zover wij hebben kunnen vaststellen vooral met het financiële aspect van inhuur beziggehouden en niet met de internal control ervan. Mogelijk had daarin nog een verbeterpunt gelegen, met name naar aanleiding van het signaal dat de RvC via de anonieme brief van 2010 had ontvangen. De opdracht aan de DR om een procedure in te stellen voor de inhuur van externen en op naleving daarvan toe te zien, had wellicht in 2010 al in de rede gelegen. Tot slot merken wij op dat de RvC volgens artikel 15 lid 3f van de statuten van Caparis goedkeuring dient te verlenen voor het in dienst nemen van personen tegen een salaris boven een door de RvC te bepalen bedrag. Wij hebben in de notulen en andere bescheiden geen bepaling van de RvC gevonden waarin de hoogte van dit bedrag wordt geregeld, maar het ligt voor de hand dat dit ten hoogste het salaris/de fee van de bestuurder zelf kan zijn. Hoewel de beloning van de twee genoemde interim-managers strikt genomen geen salaris is, maar een gefactureerde fee, zijn wij van mening dat het in de geest van dit artikel had gelegen dat de voormalig bestuurder de hoogte van de beloning van deze twee interimmanagers met de RvC zou hebben besproken. 5.3

Contract van de voormalig bestuurder

5.3.1

Inleiding

Sinds het aantreden van de voormalig bestuurder bestaan er vragen over zijn aanstelling. Deze vragen leven bij raadsleden van aangesloten gemeenten, maar ook intern bij Caparis. De onduidelijkheden hebben betrekking op de inhuurconstructie, de voorwaarden waaronder dit heeft plaatsgevonden en de wijze waarop de afspraken tot stand zijn gekomen. Recentelijk zijn daar weer vragen bijgekomen met betrekking tot de beëindiging van het contract met de voormalig bestuurder.


In deze paragraaf wordt een reconstructie gemaakt van de toedracht van de totstandkoming en beëindiging van de overeenkomst met de voormalig bestuurder, waarbij specifieke aandacht zal worden besteed aan de beloningsaspecten en de onkostendeclaraties. Ook zal worden ingegaan op de rol van de RvC daarbij. 5.3.2

Benoeming

De benoeming van de bestuurder van Caparis, vindt volgens de statuten plaats door de RvC, na kennisgeving van een voorgenomen besluit aan de AVA-leden. Aan de detacheringsovereenkomst is een procedure voorafgegaan waarbij de RvC, die leidend was in de werving- en selectieprocedure, aan de toenmalige DR en OR van Caparis advies heeft gevraagd over de benoeming van een nieuwe algemeen directeur. Volgens de verklaring van de voormalig bestuurder van Caparis kende hij de toenmalig voorzitter van de RvC niet, maar had hij via de media vernomen dat de toenmalig bestuurder van Caparis zou vertrekken. Vervolgens heeft hij contact opgenomen met de RvC van Caparis in het kader van acquisitie voor Bureau M. De hele procedure zou ongeveer driekwart jaar hebben geduurd en vond plaats onder begeleiding van extern bureau P uit Amersfoort. Bij de DR van Caparis zijn door de RvC uiteindelijk twee kandidaten voorgesteld, waaronder de voormalig bestuurder van Caparis. Uit de verklaringen van drie toenmalig leden van de DR, bestond er binnen de DR consensus over de keuze voor de voormalig bestuurder van Caparis. Reeds in december 2006 maakt de COR aan de toenmalig voorzitter van de RvC kenbaar dat zij vroegtijdig betrokken wenst te worden bij de selectieprocedure van een nieuwe bestuurder van Caparis. Begin maart 2007 wordt de COR door de RvC op de hoogte gesteld dat er twee kandidaten zijn voor de functie van bestuurder. De COR vindt dat te weinig en maakt dat ook kenbaar aan de RvC. Vervolgens gaat de COR op 19 maart 2007 toch in gesprek met de kandidaten en geeft vervolgens op 27 maart 2007 een negatief advies ten aanzien van de voormalig bestuurder van Caparis. De redenen hiervoor zijn dat hij niet het sociale gezicht van Caparis zou vertegenwoordigen, er zou sprake zijn van belangenverstrengeling, de voormalig bestuurder zou niet fulltime beschikbaar zijn en hij zou enig aandeelhouder van een aantal BV’s zijn. Uit correspondentie tussen de COR en de toenmalig voorzitter van de RvC blijkt dat de RvC erop heeft aangedrongen om dit negatieve advies in te trekken. Uit de verklaring van een toenmalig lid van de COR blijkt dat men druk heeft ervaren vanuit de toenmalig voorzitter van de RvC om te kiezen voor de benoeming van de voormalig bestuurder van Caparis. Uiteindelijk heeft de COR haar advies gehandhaafd en heeft de RvC dit advies naast zich neergelegd, met dien verstande dat nadere bepalingen in de detacheringsovereenkomst zijn opgenomen die tegemoet zouden komen aan de bezwaren die de COR had aangevoerd. Op 21 mei 2007 is er tussen de voormalig bestuurder van Caparis in zijn hoedanigheid van directeur van Bureau M en de toenmalig voorzitter van de RvC van Caparis een detacheringsovereenkomst getekend. In formele zin betreft dit dus een overeenkomst tussen Bureau M en Caparis. Caparis wordt daarmee dus een klant van Bureau M, wat ook een verklaring is voor het feit dat Caparis als zodanig vermeld staat op de website van Bureau M. Volgens deze overeenkomst zal de voormalig bestuurder van Caparis met ingang van 1 september 2007 voor de duur van vier jaar door Bureau M worden ingezet als statutair directeur van Caparis. In de overeenkomst zijn aanvullende voorwaarden gesteld ten aanzien van de rol die de voormalig bestuurder van Caparis binnen Bureau M mocht vervullen. Ten eerste diende hij zich voor de duur van de detacheringsovereenkomst terug te trekken op de positie van aandeelhouder van Bureau M en diende hij zijn functie als algemeen directeur bij Bureau M over te dragen aan een kantoorgenoot. Ten tweede wordt overeengekomen dat Bureau M gedurende de looptijd van de detacheringsovereenkomst geen medewerkers zal inzetten op functies die een directe werkrelatie met Caparis inhouden. Ten slotte zou de voormalig bestuurder gedurende de looptijd van de overeenkomst met Caparis persoonlijk geen andere opdrachten aanvaarden.


Over de wijze waarop de voormalig bestuurder inhoud heeft gegeven aan de afstand die hij moest nemen van Bureau M, hebben wij reeds in het eerste onderzoek voor Caparis gerapporteerd. Kort samengevat kwam dit erop neer dat hij in statutaire zin (via zijn persoonlijke holding) nog steeds als enige de directie voerde over Bureau M, in weerwil van de detacheringsovereenkomst die hij had gesloten met Caparis. Volgens zijn eigen verklaring had hij echter de operationele leiding van Bureau M in eerste instantie overgedragen aan een medewerker/partner van Bureau M. Toen dit na een jaar zakelijk niet goed uit bleek te pakken, heeft hij tijdelijk – met toestemming van de RvC – de directie van Bureau M weer op zich genomen en is deze functie na korte tijd overgenomen door zijn echtgenote. Zij staat als primair contactpersoon ook vermeld op de website van Bureau M en uit meerdere verklaringen blijkt dat zij ook in de praktijk als directeur van Bureau M naar buiten treedt. 5.3.3

Beloning: basisbeloning, onkosten en variabele beloning en declaraties

Basisbeloning Ingevolge de detacheringsovereenkomst die is ingegaan op 1 september 2007 met de voormalig bestuurder van Caparis, waren de volgende beloningscomponenten van toepassing. De detacheringsvergoeding bedraagt € 160.000 per jaar, exclusief btw. Deze is als volgt opgebouwd: · Jaarsalaris van € 110.000 (inclusief 8% vakantiegeld); · Werkgeverslasten, die zullen worden afgedragen door Bureau M; · Kosten pensioenvoorziening; · Bedrijfsauto; · Onkostenvergoeding; · Kosten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Voorts is overeengekomen dat op het bedrag van € 110.000 met ingang van 1 september 2008 jaarlijks de CBS-index wordt toegepast. Daarnaast kan jaarlijks een prestatieafhankelijke bonus worden toegekend van maximaal € 10.000 exclusief btw. Per september 2008 is op de fee van de voormalig bestuurder een index toegepast van 3%. Deze is overigens ten onrechte toegepast op het basisbedrag van € 160.000 in plaats van op de overeengekomen € 110.000. In 2009 heeft er een wijziging plaatsgevonden die apart behandeld wordt in de volgende paragraaf. Vanaf 2011 vindt hierdoor de indexering plaats per januari. Per januari 2011 is op de fee van de voormalig bestuurder een index toegepast van 2%. Deze keer wordt dit eveneens over het gehele bedrag gedaan, maar dat was conform de nieuwe afspraken die er met de voormalig bestuurder waren gemaakt. Daarna is tot het einde van het dienstverband van de voormalig bestuurder geen indexering meer toegepast. Bij de afwikkeling van het contract in mei 2013 is hiervoor een correctie overeengekomen tussen de RvC en de voormalig bestuurder van Caparis. Hiervoor verwijzen wij naar paragraaf 5.3.5. Onkosten Met betrekking tot de onkosten is in de detacheringsovereenkomst vastgelegd dat hotelovernachtingen en zakenlunches en -diners kunnen worden gedeclareerd bij de voorzitter van de RvC. Diners en lunches tijdens zakenreizen zijn begrepen in het forfaitaire bedrag voor onkostenvergoeding. Uit de administratie van Caparis en interviews is gebleken dat de voormalig bestuurder naast zijn reguliere fee – die wordt gedeclareerd door Bureau M – nimmer separaat een aanvraag voor onkostenvergoeding heeft ingediend en/of uitbetaald heeft gekregen. Er is in de administratie van Caparis en op verzoek van de concerncontroller bij de bank van Caparis een query uitgevoerd naar alle transacties tussen Caparis en de bekende bankrekeningen van de voormalig bestuurder of aan hem gelieerde vennootschappen. Hieruit is gebleken dat er uitsluitend betalingen hebben plaatsgevonden die hun grondslag vonden in bekende facturen van Bureau M aan Caparis. Bij deze query werd een drietal pintransacties bekend dat nader is onderzocht. De voormalig bestuurder van Caparis beschikte namelijk over een bankpas van Caparis, waarmee een aantal onttrekkingen is gedaan voor een totaalbedrag van € 412. Binnen Caparis was hiervoor geen verantwoording bekend. Deze transacties zijn in wederhoor aan de voormalig bestuurder van Caparis voorgelegd. Zoals eerder vermeld, was hij niet bereid hier inhoudelijk op te reageren.


Variabele beloning Conform de detacheringsovereenkomst kan aan de voormalig bestuurder jaarlijks een prestatieafhankelijke bonus worden uitgekeerd van maximaal € 10.000 (exclusief btw). De eerste keer is dat in november 2008 gebeurd, waarbij de volledige bonus is gedeclareerd. De voormalig bestuurder heeft in verband met deze bonus op 5 november 2008 een memo gestuurd, waarin hij stelt met de voormalig voorzitter van de RvC een afspraak te hebben gemaakt: ‘Bij mijn aanstelling heb ik vorig jaar met de toenmalig voorzitter [naam voormalig voorzitter RvC] gesproken over mijn beloning. We kwamen financieel toen niet helemaal tot elkaar. We hebben toen de afspraak gemaakt om een deel, 10.000 euro, in de vorm van een bonusuitkering op te nemen. Er is dus sprake van een verkapte loonafspraak.’ Blijkens deze memo heeft de voorzitter van de RvC desondanks gevraagd om te beargumenteren waarom Caparis zou moeten overgaan tot de uitkering van een bonus van € 10.000. De voormalig bestuurder somt een aantal financiële en organisatorische resultaten op die hij zou hebben geboekt. De RvC heeft in de RvC-vergadering van 6 november 2008 besloten om de bonus over de periode van 1 september 2007 tot en met 1 september 2008 toe te kennen. Tijdens de RvC-vergadering van 6 november 2008 wordt eveneens afgesproken dat voor het toekennen van de bonus in het vervolg meetbare doelstellingen worden afgesproken. Aan de voormalig bestuurder wordt gevraagd om daartoe een voorstel te doen. Op 7 april 2009 richt hij een memo aan de voorzitter van de RvC (met een cc aan de overige RvC-leden), waarin hij de volgende criteria voor de uitkering van een bonus opneemt: · Het behalen van de begrotingsafspraken zoals die zijn vastgelegd in de Begroting Caparis NV 2009; · De realisatie van de organisatiekanteling naar de nieuwe organisatie per 1 januari 2010. Over de periode van 1 september 2008 tot en met 1 september 2009 heeft de voormalig bestuurder wederom de volledige bonus van € 10.000 gedeclareerd. Hiervan is geen besluit in de notulen van de RvCvergaderingen aangetroffen. De voorzitter van de RvC kan zich geen besluit herinneren met betrekking tot toekenning van de bonus over deze periode. Ook in de administratie van Caparis en bij het directiesecretariaat zijn geen vastleggingen bekend van een RvC-besluit met deze strekking. Uit de notulen van eind 2009 is echter wel op te maken dat de RvC tevreden is met de resultaten die bij Caparis worden gerealiseerd. De factuur die de voormalig bestuurder hiervoor heeft ingediend, is afgetekend door de voormalig interim-directeur Financiën, die dit in de desbetreffende periode gewoon was te doen. Daarnaast tekende de directiesecretaresse geregeld mee, maar dit had in deze periode geen structureel karakter. Verder is de factuur afgetekend door een tweetal medewerkers van de boekhouding. Deze laatsten doen echter geen materiële check op de factuur, maar tekenen voor formele vereisten aan de factuur (codering etc.). In 2010 wordt de RvC uitgebreid en in mei wordt een remuneratiecommissie ingesteld. Binnen de RvC wordt een aantal criteria besproken op basis waarvan de bonus in het vervolg aan de voormalig bestuurder zal worden toegekend. In september worden deze criteria door de remuneratiecommissie met de voormalig bestuurder besproken. De criteria beslaan de volgende onderwerpen: de transitie, de begroting, de sociale agenda en de politieke agenda. In de RvC-vergadering van 1 december 2010 besluit de RvC om aan de voormalig bestuurder over de periode van september 2009 tot en met september 2010 80% van de maximale bonus uit te keren. Op 15 december 2010 declareert de voormalig bestuurder hiertoe € 8.000. Over de perioden daarna zijn aan de voormalig bestuurder noch bonussen toegekend, noch uitgekeerd. Uit de verklaring van een lid van de remuneratiecommissie blijkt dat de voormalig bestuurder op advies van de RvC heeft besloten om van zijn bonus af te zien. De reden hiervoor zou zijn geweest dat gezien de financiële situatie van Caparis een bonus voor de bestuurder moeilijk aan de buitenwereld uit te leggen zou zijn geweest.


Benchmark beloning De beloning van de voormalig bestuurder is in de afgelopen jaren regelmatig een onderwerp van discussie geweest. De heersende werkwijze bij de bepaling van de beloning van de bestuurder bij Caparis houdt in dat de AVA-leden de beloningssystematiek bepalen en de RvC de hoogte van de beloning. Teneinde een objectieve beoordeling te verkrijgen ten aanzien van de beloning van de bestuurder, is medio 2012 aan Adviesbureau H de opdracht verstrekt om een advies uit te brengen over de hoogte van de beloning van de algemeen directeur van Caparis. Daartoe heeft Adviesbureau H op 29 november 2012 een rapport uitgebracht. De uitkomst van dit rapport is binnen de RvC en de AVA besproken. De conclusie was dat de voormalig bestuurder een marktconforme beloning ontving. Op 6 december 2012 heeft Brancheorganisatie C eveneens een rapport uitgebracht waarin de beloning van directeuren van SW-bedrijven wordt gepresenteerd. Ook uit dit rapport blijkt volgens de RvC dat de beloning van de voormalig bestuurder rond het gemiddelde ligt van de directeuren die op contractbasis werken, wat bij de voormalig bestuurder ook het geval was. 5.3.4

Wijziging contract

Op 26 augustus 2010 is een nieuwe detacheringsovereenkomst getekend tussen Caparis, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter van de RvC en Bureau M c.q. de voormalig bestuurder van Caparis. Op dat moment was de looptijd van de detacheringsovereenkomst van 1 september 2007 – die, zoals eerder vermeld, voor een looptijd van vier jaar was aangegaan – nog niet verlopen. Om een verklaring te vinden voor het vroegtijdig ‘openbreken’ van het lopende contract, is dit onderwerp besproken met de direct betrokkenen. Daaruit blijkt dat vanuit de RvC de wens bestond om de voormalig bestuurder van Caparis het transitieplan dat hij had opgesteld voor Caparis te laten afmaken. De RvC was tevreden over de prestaties van de voormalig bestuurder van Caparis en wilde voor een langere termijn de betrokkenheid van de voormalig bestuurder van Caparis zeker stellen. Het eerste contract met de voormalig bestuurder voorzag ook in de optie voor een verlenging met vier jaar. De ontwikkelingen rond de verlenging van het contract met de voormalig bestuurder en de afspraken die daarbij zijn gemaakt, worden hieronder zoveel mogelijk chronologisch weergegeven. Op 29 september 2009 vraagt de voormalig bestuurder via e-mail aan de voorzitter van de RvC aandacht voor zijn beloning. Hij stelt in deze mail ook voor om met terugwerkende kracht naar begin van 2009 een voorschot in rekening te brengen ten bedrage van € 1.500 per maand in verband met verhoging van zijn fee. De voorzitter van de RvC reageert op die mail met het bericht dat hij een belafspraak wil inplannen. Volgens de lezing van de voormalig bestuurder is er vervolgens gesproken over een gewenste verlenging van het contract bij Caparis. Hij zou hieraan als voorwaarde hebben gesteld dat zijn maandelijkse fee zou worden verhoogd. Volgens de voorzitter van de RvC heeft hij op dat moment geen toestemming gegeven voor het in rekening brengen van een voorschot op de fee die nog definitief vastgesteld moest worden. Met een factuur gedateerd op 6 oktober 2009 brengt de voormalig bestuurder aan Caparis echter een bedrag van € 15.000 in rekening. Dit betreffen tien aanvullingen van € 1.500 op de fee van de voormalig bestuurder, over de maanden januari tot en met oktober 2009. De factuur is voor akkoord getekend door de voormalig interim-directeur Financiën. Over de resterende maanden van 2009 wordt deze aanvulling van € 1.500 maandelijks door de voormalig bestuurder in rekening gebracht, bovenop zijn reguliere fee op dat moment. Daarnaast wordt door de voormalig bestuurder in december 2009 een extra bedrag/correctie in rekening gebracht van € 4.404 (12 maal 367). Ook deze factuur is voor akkoord getekend door de voormalig interim-directeur Financiën. Dit komt er de facto op neer dat met ingang van januari 2009 er een gemiddelde maandelijkse fee van € 15.600 door de voormalig bestuurder wordt gedeclareerd. Vanaf januari 2010 brengt de voormalig bestuurder maandelijks een fee van € 15.600 (als één bedrag op zijn facturen) in rekening bij Caparis. De toenmalig RvC-leden bevestigen dat zij eind 2009/begin 2010 met de voormalig bestuurder tot een mondelinge overeenstemming zijn gekomen dat zijn detacheringsovereenkomst zou worden verlengd. Daarbij is eveneens een verhoging van zijn fee overeengekomen, die met terugwerkende kracht op 1


januari 2009 zou ingaan. De voorzitter van de RvC en zijn toenmalig mede-RvC-lid kunnen zich echter niet herinneren dat zij al in oktober 2009 toestemming hebben gegeven voor het declareren van een voorschot (van de bedragen die met terugwerkende kracht over 2009 werden gedeclareerd), vooruitlopend op een overeenkomst voor een eventuele verhoging van de management-fee van de voormalig bestuurder. Er is in de administratie geen bewijs aangetroffen van een akkoord van de RvC op dit voorschot. De voorzitter van de RvC verklaart dat hij zich wel kan voorstellen dat er toestemming is gegeven aan de voormalig bestuurder om vanaf het moment dat er eind 2009/begin 2010 een mondelinge overeenkomst bestond over de nieuwe fee, dit bedrag vanaf dat moment in rekening te brengen. Op 19 februari 2010 stuurde de voormalig bestuurder aan de voorzitter van de RvC een mailbericht met daarin als bijlagen onder meer een concept van een nieuwe detacheringsovereenkomst voor hemzelf en de onderliggende berekening/onderbouwing van zijn nieuwe fee. Hij verzoekt om deze door te sturen aan de overige RvC-leden op dat moment. In dit mailbericht refereert de voormalig bestuurder aan het feit dat de voorgestelde vergoedingsstructuur voor hemzelf ‘zoals afgesproken’ al zou lopen. Uitgangspunt van deze onderliggende berekening is een vergelijking met de brutoloonkosten bij een ambtelijke aanstelling in functiegroep 18. Na correctie voor een 36-urige werkweek van een ambtenaar, blijken de brutoloonkosten (brutosalaris, inclusief vakantiegeld en pensioenpremie) van dezelfde ordegrootte te zijn: € 140.400 (voorstel bestuurder Caparis) versus € 136.300 (functiegroep 18). Daarnaast bevat de berekening een aantal aanvullingen (onkostenvergoeding, autokostenvergoeding). De totale maandelijkse fee voor de voormalig bestuurder zou volgens deze berekening moeten uitkomen op € 15.600. Vanaf februari 2010 wordt het onderwerp van de beloning van de voormalig bestuurder in de notulen van de RvC-vergadering behandeld. Er wordt genotuleerd dat dit wordt besproken in een besloten vergadering voor alleen de RvC-leden. Toegezegd wordt dat de voorzitter de voormalig bestuurder het besluit van de RvC zo spoedig mogelijk na de bespreking zal laten weten. Volgens de notulen van de RvC-vergadering op 4 juni 2010 wordt in afwezigheid van de voormalig bestuurder en zijn secretaresse afgesproken dat de renumeratiecommissie een afspraak maakt met de voormalig bestuurder en het contract en de variabele beloning verder met hem afhandelt. Volgens de verklaringen van de RvC-leden zijn de conceptovereenkomst en de nieuwe fee besproken in de RvCvergadering en heeft men dat met de gehele RvC op dat moment goedgekeurd. De remuneratiecommissie diende dit alleen nog contractueel te formaliseren. In de notulen van de eerstvolgende RvC-vergadering waarin de remuneratie van de voormalig bestuurder wordt behandeld (vergadering van 21 oktober 2010), wordt alleen nog gerept over de (criteria voor de) variabele beloning van de voormalig bestuurder en niet meer over de verlenging van zijn contract. Dit onderwerp is tussentijds afgehandeld. Op 26 augustus 2010 wordt het nieuwe contract tussen Caparis en Bureau M c.q. de voormalig bestuurder van Caparis getekend door laatstgenoemde en de voorzitter van de RvC. Deze overeenkomst is aangegaan voor een duur van vier jaar en bevat een (door de voormalig bestuurder en de voorzitter van de RvC ondertekende) bijlage waarin wordt overeengekomen dat de fee van de voormalig bestuurder per 1 januari 2009 wordt aangepast naar een bedrag van € 15.600. Op dit bedrag wordt jaarlijks per 1 januari de CBS-index toegepast. 5.3.5

Ontbinding contract

Ter inleiding van dit onderwerp, merken wij het volgende op. Statutair is bepaald dat de RvC het recht heeft om de bestuurder te ontslaan. De RvC dient echter eerst de AVA-leden te horen over het voorgenomen besluit. De AVA-leden dienen vervolgens de bestuurder in de gelegenheid te stellen zich te verantwoorden. Ook de OR moet op grond van de statuten advies uitbrengen over het voorgenomen ontslag van de voormalig bestuurder. Onderstaand wordt de gang van zaken rond het ontslag van de voormalig bestuurder chronologisch beschreven. Vanuit de RvC waren met name de voorzitter en één RvC-lid direct betrokken bij de gang van zaken. Daarbij hielden zij – zo is verklaard door alle RvC-leden – tijdens het proces op cruciale beslismomenten ruggenspraak met de overige RvC-leden.


Op 10 april 2013 heeft de voorzitter van de RvC een gesprek gevoerd met de voormalig bestuurder, op diens verzoek. De laatste loopt hiermee vooruit op de rapportage van BING betreffende mogelijke belangenverstrengeling door de voormalig bestuurder. Tijdens dit gesprek zou de voormalig bestuurder hebben toegegeven dat hij in twee gevallen fout heeft gehandeld. Vervolgens heeft de RvC op 12 april besloten dat hij de voormalig bestuurder zou schorsen vanwege een vertrouwensbreuk, maar dat hij hem eerst nog de mogelijkheid zou bieden om zelf op te stappen. Vervolgens heeft de voorzitter van de RvC op 12 april de voormalig bestuurder gebeld en aangegeven dat de RvC het voornemen had om hem te schorsen. Op 16 april 2013 is er nogmaals een gesprek gevoerd tussen de voorzitter van de RvC, een mede-RvC-lid en de voormalig bestuurder. Hierbij zijn twee opties met de voormalig bestuurder besproken: de voormalig bestuurder zou geschorst worden door de RvC of hij zou zelf zijn conclusies trekken en onmiddellijk opstappen zonder ontslagvergoeding. De uitkomst van dat gesprek was dat de voormalig bestuurder niet zelf wilde opstappen en de RvC hem vervolgens met onmiddellijke ingang heeft geschorst. Op 18 april 2013 heeft de RvC de AVA-leden tijdens een bijzondere AVA-vergadering geïnformeerd over de schorsing van de voormalig bestuurder. De AVA-leden besluiten tijdens die bijeenkomst om op 26 april 2013 wederom bijeen te komen om het voornemen tot ontslag verder te bespreken. Op 19 april 2013 is de BING-rapportage aan de RvC uitgebracht. Deze rapportage is dezelfde dag nog onder embargo in het kader van de ontslagprocedure naar de AVA-leden verstuurd en aan de OR verstrekt. De door de RvC ingeschakelde advocaat heeft de voormalig bestuurder op 23 april een brief gestuurd met de BING-rapportage, met uitleg over het voorgenomen ontslag. Vervolgens hebben de advocaten van de voormalig bestuurder en Caparis telefonisch contact gehad, omdat de voormalig bestuurder nog een gesprek met de RvC wilde. Op 24 april heeft er wederom een gesprek plaatsgevonden tussen de voormalig bestuurder met zijn advocaat en de voorzitter van de RvC en voornoemd mede-RvC-lid, met de advocaat van Caparis. De voormalig bestuurder zou tijdens dit gesprek hebben willen onderhandelen over een vertrekregeling, onder meer zou hij hebben aangegeven dat hij bij Caparis wilde blijven tot augustus en dat hij anders zijn ontslag zou aanvechten. Vervolgens hebben de RvC-leden aangegeven dat zij niet wensten te onderhandelen over een vertrekregeling en dat de voormalig bestuurder onmiddellijk moest vertrekken. De voormalig bestuurder eiste bij een onmiddellijk vertrek finale kwijting; hij zou het contract dan opzeggen en Caparis mocht zich niet negatief uitlaten over hem. Op 25 april heeft de advocaat van Caparis per brief aan de voormalig bestuurder de gemaakte afspraken bevestigd. Deze afspraken houden het volgende in: · De voormalig bestuurder neemt per 1 mei 2013 zelf ontslag; · Er wordt over en weer finale kwijting verleend. Deze finale kwijting is niet ongeclausuleerd; zie verderop in deze paragraaf; · Beide partijen zullen zich onthouden van negatieve uitlatingen over elkaar; · Er wordt afgesproken dat de aanspraak van Bureau M op de achterstallige indexering over de jaren 2012 en 2013 van de fee voor de voormalig bestuurder zullen worden geëerbiedigd. Bij brief van eveneens 25 april 2013 – gericht aan de voorzitter van de RvC – bevestigt de voormalig bestuurder dat hij per 1 mei 2013 ontslag neemt als algemeen directeur c.q. bestuurder van Caparis NV. Tevens bevestigt hij in die brief de opzegging per 1 mei van de detacheringsovereenkomst tussen Bureau M en Caparis NV. Gebleken is dat er een verschil bestaat in de interpretatie van de finale kwijting die is overeengekomen tussen Caparis en de voormalig bestuurder. De letterlijke tekst van de bevestigingsbrief van Caparis luidt als volgt:


‘[Namen betrokkenen] kwamen overeen dat zij elkaar over en weer finale kwijting verlenen voor de nakoming van de verbintenissen uit de opdrachtovereenkomst en de afwikkeling daarvan, de vennootschapsrechtelijke verhouding en de rechtsgevolgen die zijn verbonden aan de feiten zoals die blijken uit het recente onderzoeksverslag.’ Volgens de RvC betekent dit dat er uitsluitend finale kwijting wordt verleend voor de onderzoeksbevindingen uit de onderzoeksrapportage van BING van 19 april 2013. Dat wordt ook bevestigd door de mededeling die hij daarover doet in de bijzondere AVA van 26 april 2013: ‘Finale kwijting per 1 mei, op basis van de thans bekende feiten’. De voormalig bestuurder stelt zich op het standpunt dat hij volgens deze bepaling finale kwijting heeft ontvangen voor al zijn handelingen als statutair bestuurder van Caparis. In dit verband refereert hij in zijn reactie op de vragen die BING hem in wederhoor heeft voorgelegd aan de formulering dat de finale kwijting zich uitstrekt over de vennootschapsrechtelijke verhouding (in zijn reactie parafraseert hij deze passage als de ‘gehele vennootschappelijke verhouding’). Ter nakoming van de achterstallige indexering heeft Bureau M een declaratie van € 4.532 (exclusief btw) bij Caparis ingediend. Zoals reeds vermeld in paragraaf 5.3.3, is uit de administratieve controle die BING hierop heeft uitgevoerd gebleken dat deze indexeringen over de jaren 2012 en 2013 inderdaad niet waren uitgevoerd. De afweging van de RvC bij deze handelwijze was om een langdurig, kostbaar, juridisch traject met de voormalig bestuurder te vermijden. Tevens schatte de RvC – mede op advies van de door de RvC ingeschakelde advocaat – in dat het lastig zou worden om de ‘kickbacks’ die Bureau M had ontvangen voor de ingehuurde externen te verhalen op de voormalig bestuurder. De geplande bijeenkomst van de AVA van 26 april was door deze ontwikkelingen enigszins achterhaald, echter, deze heeft wel plaatsgevonden om de AVA-leden te informeren over het verloop en de inhoud van de afwikkeling van het contract met de voormalig bestuurder. Résume, conclusie en beoordeling De benoeming van de voormalig bestuurder is niet zonder slag of stoot verlopen. Al van meet af aan werden de risico’s ten aanzien van zijn zakelijke belangen bij zijn persoonlijke vennootschappen onder ogen gezien. De RvC heeft weliswaar de bezwaren van de COR tegen de benoeming naast zich neergelegd, maar heeft voor zover wij kunnen beoordelen binnen zijn statutaire bevoegdheden geopereerd bij de benoeming. De risico’s die waren geïdentificeerd, zijn geadresseerd middels specifieke passages in het contract met de voormalig bestuurder. Deze onderdelen van het contract zijn een belangrijke basis c.q. norm gebleken voor de beoordeling van het handelen van de bestuurder inzake de inhuur van externen via Bureau M. De hoogte van de beloning die de voormalig bestuurder heeft ontvangen is onderwerp van discussie geweest. Naar ons oordeel zetten de benchmarks waarover Caparis inmiddels de beschikking heeft (rapport Adviesbureau H en rapport Brancheorganisatie C) een streep onder deze discussie. De beloning is gezien deze benchmarks niet buitensporig hoog geweest. Er zijn drie aspecten die wel nadere aandacht verdienen. Ten eerste de onttrekkingen die gedaan zijn met de bankpas die aan de voormalig bestuurder zijn verstrekt. Het gaat weliswaar om een relatief gering bedrag, maar de voormalig bestuurder heeft er geen sluitende verklaring voor gegeven. Het tweede punt betreft de uitbetaling van de bonus over 2008-2009. Hiervan is geen vastlegging aangetroffen die de rechtmatigheid kan onderbouwen. De factuur is wel voor akkoord getekend door de voormalig interim-directeur Financiën en is daarmee onderworpen aan enige mate van controle. Gezien het feit dat de RvC op dat moment tevreden was over het functioneren van de voormalig directeur en er ook geen vastleggingen zijn aangetroffen waaruit het besluit zou blijken dat er géén bonus zou worden uitgekeerd (zoals in latere jaren wel het geval was), achten wij het niet waarschijnlijk dat hierbij sprake is van kwade opzet.


Het derde punt betreft de – afgezet tegen de contractbepaling – verkeerd toegepaste indexering in 2008. Ook hierin is mogelijk sprake van een vergissing, maar het past wel in het beeld van een controlomgeving die voor verbetering vatbaar was. De afspraken over indexering zijn voor latere jaren aangepast naar de wijze zoals die in 2008 (toen nog in strijd met de afspraken) is toegepast. Over de wijziging van het contract het volgende. Voor het ‘openbreken’ van het contract bestaat een rationele verklaring. De RvC was tevreden over de voormalig bestuurder en wilde hem het transitieplan laten uitvoeren. Wat er vervolgens volgt, is een langlopend traject – de wens om het contract te verlengen ontstaat eind 2009, om pas in augustus 2010 geformaliseerd te worden. In de tussentijd neemt de voormalig bestuurder zonder kenbare toestemming van de RvC alvast een voorschot op de nog door hem uit te onderhandelen nieuwe fee. Als wij kijken naar het uiteindelijke resultaat, kunnen wij concluderen dat de voormalig bestuurder onderaan de streep niet meer heeft gedeclareerd dan hem toekwam. Samengevat kunnen wij over het bovenstaande concluderen dat in materiële zin de beloning van de voormalig bestuurder marktconform was. In formele zin is er echter een aantal aandachtspunten in het kader van de internal control met betrekking tot de beloning van de voormalig bestuurder. Voor wat betreft de afwikkeling van het contract kunnen wij kort zijn. De RvC heeft het voortouw genomen bij het overleg met de voormalig bestuurder. De overwegingen die de RvC heeft gemaakt bij de uiteindelijke afspraken die met de voormalig bestuurder zijn gemaakt, vinden wij voorstelbaar. De risico’s van een langdurig, kostbaar, juridisch traject zijn afgewogen tegen de mogelijke baten daarvan. De toezeggingen die aan de voormalig bestuurder zijn gedaan, vallen naar onze mening binnen de marges die daarvoor in dergelijke kwesties als redelijk worden ervaren. Voor wat betreft de finale kwijting, delen wij de interpretatie van de RvC dat deze – gezien de formulering – slechts ziet op de op dat moment reeds bekende feiten. De bestuurder heeft de eer aan zichzelf gehouden en zelf ontslag genomen. Hierdoor verviel de statutair bepaalde procedure waarin het voorgenomen ontslag nog voorgelegd moest worden aan de AVA-leden en de OR en de bestuurder zich nog tegenover die organen kon verantwoorden. 5.4

Beoordeling handelen RvC en aandeelhouders

Een aantal signalen heeft geleid tot de vraag of de RvC zonder verstrengeling van belangen opereert bij zijn rolvervulling. Deze signalen betreffen onder meer het door Caparis betrekken van diensten van bedrijven waarin leden van de RvC directiefuncties bekleden. Daarnaast zijn er vragen gesteld over de bezoldiging van de leden van de RvC. Wij zullen de belangen en de dienstverlening aan Caparis van voornoemde bedrijven in kaart brengen, alsmede bezoldiging van de RvC. Ten slotte zullen wij een beoordeling geven van het optreden van de RvC en de aandeelhouders rond de misstanden en de geruchten die daarover de ronde hebben gedaan. Voor zover sprake is van kennelijke onregelmatigheden, zullen wij eerst onderzoeken of de RvC en/of de aandeelhouders in een eerder stadium hiervan op de hoogte waren of redelijkerwijs op de hoogte hadden kunnen zijn. Indien dat het geval is, wordt vervolgens beoordeeld of de RvC en/of de aandeelhouders toen hebben gehandeld zoals verwacht mocht worden. 5.4.1

RvC

5.4.1.1

Risico belangenverstrengeling

Een van de vragen die bij de gemeenteraden bestaat, is of de commissarissen zonder verstrengeling van belangen opereren bij de vervulling van hun rol. Om vast te stellen of er op dit vlak risico’s bestaan, is een inventarisatie gemaakt van de maatschappelijke en zakelijke functies die de commissarissen vervullen of vervuld hebben, indien relevant voor dit vraagstuk. De vraag vanuit de gemeenteraden naar dit punt hebben wij zodanig geïnterpreteerd, dat wij ons onderzoek richten op de huidige leden van de RvC.


Nevenfuncties algemeen Bij Caparis bestaat op het moment van uitbrengen van deze rapportage geen formele regeling waarin is vastgelegd hoe in voorkomende gevallen dient te worden omgegaan met mogelijke strijdige belangen van commissarissen. Zoals hieronder wordt uiteengezet, bestond er al wel aandacht voor het onderwerp, maar werd hier niet altijd op een consistente manier mee omgegaan. Naar aanleiding van de recente aandacht voor dit onderwerp, heeft de RvC inmiddels een concept-Governancecode opgesteld, waarin onder meer de omgang met strijdige belangen wordt behandeld. Dit concept staat volgens onze laatste informatie geagendeerd voor de AVA-vergadering van 26 september 2013. De relevante passage luidt als volgt: ‘Tegenstrijdige belangen Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen vennootschap en commissarissen wordt vermeden. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van commissarissen spelen, die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende commissarissen, behoeven de goedkeuring van de Raad van Commissarissen. De Raad van Commissarissen is verantwoordelijk voor de besluitvorming over de omgang met tegenstrijdige belangen bij bestuurders, commissarissen, aandeelhouders en de externe accountant in relatie tot de vennootschap.’ Voorzitter van de RvC De voorzitter van de RvC is in januari 2008 toegetreden tot de RvC en is in de vergadering van 5 juni 2008 benoemd tot voorzitter van de RvC. Op dat moment was hij voorzitter van het college van bestuur van Hogeschool S te Leeuwarden. In augustus 2010 maakt hij een overstap en wordt hij voorzitter en algemeen directeur van Sportclub H. Deze functie heeft hij vervuld tot juli 2013. Daarnaast vervult de voorzitter van de RvC een groot aantal bestuursfuncties, commissariaten en toezichthoudende functies. Voor zover wij hebben kunnen vaststellen, heeft geen van deze functies een raakvlak met Caparis. Aan de rol die de voorzitter van de RvC had bij Sportclub H hebben wij nadere aandacht geschonken, vanwege de relatie die Caparis met Sportclub H heeft. Voor de aard van deze relatie verwijzen wij naar paragraaf 5.5.2. Voor de beoordeling van de vraag of er bij deze relatie sprake is geweest van belangenverstrengeling (of het risico daarop), is in onderstaande tabel een tijdlijn geconstrueerd: Datum

Gebeurtenis

Betrokkenheid bij contract Caparis-Sportclub H

Januari 2008

Lid RvC Caparis

Niet van toepassing

Juli 2008

Sponsorcontract Caparis-Sportclub H Vernieuwing sponsorcontract/huur zakenloge (Skybox) Uitbreiding sponsorcontract Sportclub H Voorzitter/Directeur Heerenveen Samenwerkingsovereenkomst Caparis-Sportclub H

Geen

April 2010 Juni 2010 Augustus 2010 September 2010 September 2010

Supplierovereenkomst

Geen Geen Geen Voorzitter RvC tekent namens Sportclub H mee Voorzitter RvC tekent namens Sportclub H mee

De samenloop van de functies van de voorzitter van de RvC begint pas te spelen op het moment dat hij zijn functie bij Sportclub H gaat vervullen. De voorzitter van de RvC verklaart dat hij inhoudelijk niet betrokken is geweest bij de laatste overeenkomsten die na dit moment worden afgesloten. Deze overeenkomsten heeft hij wel medeondertekend. Hij diende als statutair bestuurder van Sportclub H alle contracten te ondertekenen. De commercieel directeur van Sportclub H (die alle voornoemde contracten heeft medeondertekend) is volgends de verklaring van de voorzitter van de RvC verantwoordelijk geweest voor de onderhandeling en inhoud van de contracten. Uit de notulen van de RvC-vergaderingen en de verklaring van de commissarissen van Caparis blijkt dat het sponsorcontract in algemene zin aan de orde is geweest


binnen de RvC. Er zijn geen aanwijzingen aangetroffen dat de voorzitter van de RvC zich inhoudelijk met het contract heeft bemoeid. Samengevat komt het er dus op neer dat de relatie/overeenkomst tussen Caparis en Sportclub H al bestond ruim voor het moment dat de voorzitter van de RvC bij Sportclub H betrokken raakte. De meest recente wijzigingen in de relatie tussen Caparis en Sportclub H vonden plaats kort nadat de voorzitter van de RvC zijn functie bij Sportclub H opnam. Uit het bovenstaande concluderen wij dat er geen aanwijzingen zijn dat de voorzitter van de RvC hierbij inhoudelijk betrokken is geweest. Dit wordt bevestigd door de notulen van de DR van 7 juli 2010, waarin reeds wordt gesproken over het nieuwe contract met Sportclub H. Zie voor de details hiervan paragraaf 5.5.2. Een andere relatie waar een risico zou kunnen bestaan in verband met verstrengeling van belangen, betreft de relatie met Sportbedrijf H. Sportclub H en de gemeente Heerenveen zijn volgens de verklaring van de voorzitter van de RvC zelf namelijk aandeelhouder van Sportbedrijf H. De voorzitter van de RvC representeerde vanuit die relatie Sportclub H in de AVA van Sportbedrijf H. Zoals blijkt uit de bevindingen in paragraaf 5.1.8, voert Sportbedrijf H een fitprogramma uit bij Caparis. Het onderzoek heeft geen aanwijzingen opgeleverd dat de voorzitter van de RvC inhoudelijke of operationele bemoeienis heeft gehad bij deze relatie. RvC-lid 2 RvC-lid 2 is in mei 2011 toegetreden tot de RvC en maakt deel uit van de remuneratiecommissie. Hij is daartoe benaderd door RvC-lid 5, die hij kende uit zijn zakelijke netwerk. Op dat moment was hij regiodirecteur bij Uitzendbureau R. Bij de voordracht van RvC-lid 2 is de relatie tussen Uitzendbureau R en Caparis ter sprake gebracht. Dit betrof een mogelijk samenwerkingsproject tussen de twee organisaties. RvC-lid 2 verklaart dat hij dit in het eerste gesprek met twee zittende RvC-leden aan de orde heeft gesteld. In de notulen van de RvC-vergadering van 17 maart 2011 komt de samenwerkingsrelatie tussen Caparis en Uitzendbureau R aan de orde en de mogelijke gevolgen die dit heeft voor de voordracht van RvC-lid 2. Afgesproken wordt om de operationele gang van zaken tussen Caparis en Uitzendbureau R te laten verlopen tussen managers van een lager echelon dan de voormalig bestuurder en RvC-lid 2/regiodirecteur Uitzendbureau R. Wij hebben een overzicht van de facturen van Uitzendbureau R uit de administratie van Caparis opgevraagd. Daaruit blijkt dat Uitzendbureau R al sinds 2003 werkzaamheden voor Caparis uitvoert. In de periode dat RvC-lid 2 lid is van de RvC van Caparis, zijn er alleen in de laatste twee maanden van zijn dienstverband bij Uitzendbureau R facturen gestuurd voor een totaalbedrag van € 4.502,76 (inclusief btw). In de notulen van de AVA, waar de voordracht van RvC-lid 2 op 29 april 2011 wordt besproken – en waarmee unaniem wordt ingestemd – wordt de relatie tussen Uitzendbureau R en Caparis niet vermeld. Per november 2012 gaat RvC-lid 2 – die op dat moment dus al anderhalf jaar deel uitmaakt van de RvC van Caparis – eerst op interim-basis en vervolgens in dienstverband aan de slag als algemeen directeur bij Uitzendbureau A. RvC-lid 2 verklaart desgevraagd dat zijn functie bij Uitzendbureau A nooit is besproken in de RvC van Caparis. Uit de administratie van Caparis blijkt dat diverse onderdelen van Uitzendbureau A al sinds 2010 werkzaamheden verrichten voor Caparis. De jaarlijkse bedragen (exclusief btw) die hiermee gemoeid zijn geweest, staan hieronder in tabelvorm weergegeven: Jaar

Omzet

2010

€ 7.724

2011

€ 8.606

2012

€ 29.461

2013 Totaal

€ 8.117 € 53.908


RvC-lid 3 RvC-lid 3 is door een wethouder van een van de deelnemende gemeenten aan Caparis benaderd om RvClid te worden van Caparis. Zij is sinds april 2012 lid van de RvC en maakt deel uit van de remuneratiecommissie. In de AVA van 9 maart 2012 hebben de AVA-leden unaniem ingestemd met haar benoeming. RvC-lid 3 vervult naast haar werkzaamheden voor Caparis een aantal bezoldigde en onbezoldigde bestuursfuncties en toezichthoudende functies, zowel nationaal als internationaal. Tijdens haar gesprekken rond haar voordracht is het onderwerp van nevenwerkzaamheden volgens RvC-lid 3 wel aan de orde gekomen, maar is toen duidelijk geworden dat deze geen raakvlakken met Caparis hebben. Onderzoek in open bronnen naar de bij ons bekende nevenactiviteiten van RvC-lid 3, heeft geen aanwijzingen van het tegendeel opgeleverd. RvC-lid 4 RvC-lid is sinds januari 2010 lid van de RvC en maakt deel uit van de auditcommissie. De AVA-leden hebben tijdens de vergadering van 17 december 2009 ingestemd met zijn benoeming. RvC-lid 4 is sinds 2004 actief met zijn eigen managementbureau, van waaruit hij advies- en interimmanagementopdrachten uitvoert. Voor die tijd was hij als directeur/aandeelhouder betrokken bij enkele productieondernemingen. Momenteel vervult hij een aantal adviesfuncties en commissariaten voor bedrijven in de industrie- en transportsector. Daarnaast heeft RvC-lid 4 voor de gemeente Heerenveen het acquisitiebeleid uitgevoerd voor een internationaal bedrijventerrein in die gemeente. Op basis van de gesprekken met de RvC-leden, notulen van de RvC-vergadering en een openbronnenonderzoek hebben wij geen risico’s op een mogelijke verstrengeling van belangen vastgesteld. RvC-lid 5 RvC-lid 5 is in april 2010 toegetreden tot de RvC. Hij was op dat moment – en is dat momenteel nog steeds – partner contractenrecht (vastgoed) bij H Advocaten en Notarissen te Leeuwarden (hierna: H Advocaten). RvC-lid 5 vervult volgens zijn eigen verklaring en vermeldingen in open bronnen een aantal onbezoldigde bestuursfuncties naast zijn werkzaamheden bij H Advocaten en Caparis. Voor zover wij hebben kunnen vaststellen, heeft geen van deze bestuursfuncties enige relatie met Caparis. RvC-lid 5 is door de voorzitter van de RvC benaderd om zitting te nemen in de RvC. Hij kende de voorzitter van de RvC vanuit zijn zakelijke netwerk. Een punt van aandacht dat ook bij onze rapportage van 19 april 2013 aan de orde is gesteld, betreft de werkzaamheden die H Advocaten gedurende de zittingsperiode van RvC-lid 5 in de RvC van Caparis heeft uitgevoerd in opdracht van Caparis. Gevraagd naar de relatie tussen Caparis en H Advocaten, verklaart RvC-lid 5 dat voordat hij lid werd van de RvC van Caparis, er contact is geweest tussen de voormalig bestuurder en een kantoorgenoot van RvC-lid 5. Volgens RvC-lid 5 is dit bij een verkennend gesprek gebleven. Uit de verklaring van RvC-lid 5 en de administratie van Caparis, zijn de volgende opdrachten bekend geworden die H Advocaten gedurende de zittingsperiode van RvC-lid 5 voor Caparis heeft uitgevoerd:

Datum

Opdracht

Advocaat van H Advocaten

Opdrachtgever

Declaratie H Advocaten (excl. btw)

Januari 2011

Advies aanbesteding gemeenten (i.v.m. inhuur Caparis)

Advocaat aanbestedingsrech t

Voormalig bestuurder

€ 4.578

Februari 2011

Ontslagzaak DR-lid

Partner arbeidsrecht

Hoofd Juridische Zaken Caparis/Voormalig bestuurder

€ 3.929


April 2012

December 2012 Maart 2013 Totaal

Opstellen conceptstatuten Stichting Partnership Advies verhalen belastingclaim onderwijsinstelling Advies omgang tijdelijke contracten

Notaris


€ 1.425

Derdejaars stagiair algemeen civiel


€ 1.610

Partner arbeidsrecht


€ 1.592 € 13.134

Met RvC-lid 5 is besproken hoe de relatie tussen H Advocaten en Caparis tot stand is gekomen. Hij verklaart dat de voormalig bestuurder hem op enig moment heeft gevraagd welke advocaat bij H Advocaten hij moest benaderen voor een advies over aanbestedingsrecht. RvC-lid 5 heeft de voormalig bestuurder verwezen naar een advocaat aanbestedingsrecht van H Advocaten. Hijzelf zegt niet betrokken te zijn geweest bij de inhoudelijke of zakelijke afwikkeling van dit advies. Hiervan hebben wij ook geen aanwijzingen aangetroffen in de onderzochte administratie en/of e-mailcorrespondentie. Hetzelfde geldt voor de zaken betreffende het ontslag van een DR-lid en het verhalen van een belastingclaim. De werkzaamheden van de notaris van H Advocaten hebben een andere route gevolgd. In januari 2012 is A Notarissen gefuseerd met H Advocaten. Tussen Caparis en A Notarissen bestond al een relatie voordat RvC-lid 5 toetrad tot de RvC van Caparis. Bij A Notarissen zijn onder meer de statuten van Caparis gepasseerd. De werkzaamheden met betrekking tot het opstellen van conceptstatuten voor Stichting Partnership, komen dus voort uit een bestaande relatie. Het advies inzake de omgang met tijdelijke contracten in 2013, is uitgevoerd door dezelfde advocaat die eerder in 2011 de ontslagzaak heeft behandeld. Dit contact bestond dus reeds naar aanleiding van een eerdere introductie van RvC-lid 5. De inschakeling van H Advocaten bij Caparis wordt nergens vermeld in de statuten van de RvC. Wij hebben dit onderwerp met alle RvC-leden besproken. Men verklaarde unaniem dat het binnen de RvC bekend en transparant was dat H Advocaten adviesopdrachten uitvoerde voor Caparis en dat RvC-lid 5 hierbij niet persoonlijk inhoudelijk of zakelijk betrokken was. De opdracht die H Advocaten in januari 2011 heeft uitgevoerd, betrof een advies over de mogelijkheden voor de aandeelhoudende gemeenten van Caparis om opdrachten met inachtneming van de aanbestedingsregels rechtstreeks te gunnen aan Caparis. Dit advies is in de AVA-vergadering van 24 januari 2011 besproken, en vervolgens zou het ook als leidraad worden verspreid in de aangesloten gemeenten. Op het advies staat het logo van H Advocaten. In de AVA is de betrokkenheid van RvC-lid 5 bij H Advocaten nimmer expliciet besproken. Een van de geïnterviewde AVA-leden verklaarde dat het voor hem helder was dat H Advocaten dit advies had opgesteld, maar dat hij zelf niet de connectie had gemaakt met de achtergrond van RvC-lid 5 bij dit kantoor. Hij geeft wel aan het ‘niet handig’ te vinden dat H Advocaten werkzaamheden heeft verricht voor Caparis, terwijl RvC-lid 5 commissaris was. Dit zou je ‘niet moeten opzoeken’. Ook RvC-lid 5 verklaart dat hij denkt dat hij met de kennis van nu – vanwege de beeldvorming – H Advocaten geen opdrachten had laten uitvoeren voor Caparis. Een ander punt dat wij hebben onderzocht, betreft de postbezorging door Caparis bij H Advocaten. Uit de DR-notulen van 26 oktober 2011 blijkt dat de afdeling Business Post van Caparis de post verzorgt voor H Advocaten. H Advocaten blijkt echter geen rechtstreekse klant van Caparis te zijn. In opdracht van F Koereis verzorgt Caparis voor enkele klanten van F Koeriers postdiensten, waaronder voor H Advocaten. Vanuit de locatie van Caparis in Leeuwarden wordt (in opdracht van F Koeriers) de postbus van H Advocaten geleegd en de inhoud aan kantoor bezorgd. Business Post van Caparis bemoeit zich niet met prijsafspraken met H Advocaten. Voor zover bekend, loopt het contact met F Koeriers via H Advocaten in Groningen. Over de jaren 2010-heden is door Caparis een totaalbedrag van € 2.802,41 (inclusief btw) bij F Koeriers in rekening gebracht in het kader van werkzaamheden voor H Advocaten.


Resumé en beoordeling Om te beginnen merken wij in algemene zin op dat de omgang binnen de RvC met het onderwerp nevenfuncties/belangenverstrengeling als informeel te bestempelen is. Voor zover wij hebben kunnen vaststellen, is de RvC onderling in de praktijk open en transparant geweest over de functies die commissarissen vervullen naast hun werkzaamheden voor Caparis. In een aantal gevallen is dit ook besproken bij de gesprekken voorafgaand aan de benoeming van de desbetreffende commissaris. De stap die gezet is om de regels hierover in een Governancecode vast te leggen, beoordelen wij dan ook als positief. Bij twee commissarissen zijn geen noemenswaardige feiten aangetroffen. Bij drie commissarissen komen de belangen van hun dagelijkse werkzaamheden in de buurt van de belangen van Caparis. Ten eerste geldt dat voor de voorzitter. Er is een periode geweest dat hij tegelijkertijd eindverantwoordelijk directeur was bij Sportclub H en voorzitter van de RvC van Caparis, terwijl beide organisaties zakelijke verbondenheid met elkaar hadden. Wij merken op dat dit feit op zich volkomen transparant is geweest; dat kon haast ook niet anders gezien het publieke karakter van beide functies van de voorzitter van de RvC en van de relaties die er tussen de organisaties bestonden. In formele zin is deze situatie noch strijdig met de statuten van Caparis, noch met de Nederlandse Corporate Governance Code. In materiële zin hebben wij vastgesteld dat de voorzitter van de RvC naar ons oordeel voldoende afstand heeft gehad tot de inhoud van de relatie tussen de beide organisaties. Resumerend concluderen wij dat er in het geval van de voorzitter van de RvC geen sprake is van verstrengeling van belangen. De tweede commissaris betreft RvC-lid 2. De organisaties waarvoor hij werkzaam is of is geweest, hebben in de tijd een zakelijke band gehad met Caparis. Ook in dit geval is dat echter transparant geweest. Daar komt bij dat de zakelijke band met Caparis gedurende zijn betrokkenheid bij de desbetreffende organisatie eerder afneemt dan toeneemt. Ten slotte bestond er op het moment van zijn aantreden geen actieve zakelijke relatie tussen Caparis en Uitzendbureau R, het bedrijf waar hij op dat moment werkzaam was. Ook in dit geval concluderen wij dat er geen sprake is van verstrengeling van belangen. De derde commissaris betreft RvC-lid 5. Ook in dit geval is er voor zover wij hebben kunnen vaststellen sprake geweest van transparantie, in ieder geval binnen de RvC. Ook in dit geval is de gang van zaken niet strijdig met de Nederlandse Corporate Governance Code of de statuten van Caparis. Hoewel wij het aannemelijk achten dat de zaken die H Advocaten voor Caparis gedaan heeft, inhoudelijk en zakelijk niet hebben geraakt aan RvC-lid 5, wringt er toch iets. Dat ‘iets’ heeft met name te maken met beeldvorming. RvC-lid 5 zegt zelf ook dat hij alleen al om die reden – de beeldvorming – geen zaken voor Caparis meer door H Advocaten zou laten uitvoeren. Wij zijn het daarmee eens, maar zouden daar in onze beoordeling nog aan willen toevoegen dat de aard van de bedrijvigheid van de organisatie waar RvC-lid 5 partner is, extra risico’s met zich meebrengt. Zo is bijvoorbeeld de arbeidszaak met het voormalig DR-lid niet juridisch ontspoord, maar was dat wel gebeurd, dan had een H Advocaten-partner van RvC-lid 5 moeten procederen voor Caparis tegen een voormalig DR-lid van Caparis. Zoals een van de geïnterviewde AVA-leden het treffend verwoordde: ‘Dit zou je niet moeten opzoeken.’ Aanhakend op dit citaat merken wij op dat volgens de voorgestelde Governancecode van de voorzitter van de RvC ook de schijn van belangenverstrengeling vermeden dient te worden. Tegen deze maatlat genomen zouden bovenstaande kwesties mogelijk anders beoordeeld worden. 5.4.1.2

Bezoldiging

De AVA-leden stellen de beloning van de RvC vast. De laatste wijziging van de beloningsstructuur van de RvC van Caparis dateert van 1 januari 2009. Tijdens de AVA-vergadering van 17 juni 2009 komt de beloning van de RvC ter sprake. De voorzitter van de RvC brengt in dat de beloningen marktconform dienen te zijn en dat er onder meer een nader onderscheid dient te worden aangebracht voor leden van de RvC die lid zijn van een commissie binnen de RvC (remuneratiecommissie of auditcommissie). De AVA-leden gaan ermee akkoord dat de voorzitter van de RvC een voorstel doet voor een nieuwe beloningsstructuur voor de RvC.


Op 17 november 2009 komt dit onderwerp ter sprake in de RvC-vergadering van die dag. Besloten wordt om het volgende voorstel te doen in de AVA: Functionaris

Bezoldiging

Voorzitter Lid Lid/Commissielid

€ 10.000 per jaar (€ 833 per maand) € 7.000 per jaar (€ 583 per maand) € 8.200 per jaar (€ 683 per maand)

Tijdens de AVA-vergadering van 17 december 2009 wordt bovenstaand voorstel aan de AVA-leden voorgelegd. Als verdere onderbouwing worden de bezoldigingsgegevens van een aantal andere raden van commissarissen in de semipublieke sector opgevoerd. Het voorstel is hier redelijk mee in lijn. De AVA-leden stemmen in met de nieuwe beloning, met zeven stemmen voor en één tegen. Met ingang van 1 januari 2010 wordt de bezoldiging van de RvC-leden van Caparis conform bovenstaand overzicht gedeclareerd of via de loonadministratie uitbetaald. 5.4.1.3

Taakvervulling

Met de komst van de huidige voorzitter van de RvC, in augustus 2008, is de wijze van toezichthouden veranderd. De samenstelling van de RvC is vanaf dat moment ingrijpend gewijzigd. Het bemensen van de RvC tot het gewenste (en statutair voorgeschreven) aantal van vijf leden is een traject geweest van een aantal jaren. Er is in die periode sprake geweest van een aantal kandidaten die om verschillende redenen afvielen, en vanaf medio 2009 bestond de RvC nog maar uit twee leden. In januari en april 2010 treden er twee nieuwe leden toe tot de RvC en vervolgens wordt binnen de RvC een verdere professionaliseringsslag gemaakt door het instellen van een remuneratiecommissie en een auditcommissie. In mei 2011 wordt het langstzittende RvC-lid opgevolgd door een nieuwe commissaris en in mei 2012 ten slotte, treedt de vijfde commissaris toe, waarmee de RvC tot zijn huidige samenstelling komt en compleet is. Om een beeld te krijgen van de relatie tussen de RvC en de voormalig bestuurder, is onderzocht of er tussen de RvC-leden en de voormalig bestuurder banden bestaan of hebben bestaan die van (negatieve) invloed hadden kunnen zijn op de kwaliteit van het toezicht. Van de vijf RvC-leden kenden er drie de voormalig bestuurder niet voordat zij aantraden als commissaris bij Caparis. Een van de commissarissen verklaarde de voormalig bestuurder te kennen uit zijn zakelijke netwerk, maar nooit persoonlijk contact te hebben gehad voor zijn aantreden als commissaris. Eén commissaris verklaarde de voormalig bestuurder al 25 jaar te kennen, uit de tijd dat de laatstgenoemde nog bij een groot accountantskantoor werkte. Daarna heeft hij contact onderhouden met de voormalig bestuurder. Ook Bureau M kende hij al voor zijn aantreden als commissaris. In 2004 heeft hij verkennende besprekingen gevoerd met een van de toenmalig directeuren van Bureau M (niet de voormalig bestuurder) om te onderzoeken of er mogelijkheden waren voor samenwerking met zijn persoonlijke interim-BV. Deze besprekingen zijn op niets uitgelopen. Uit de interviews met de RvC-leden en de voormalig bestuurder, alsmede uit de notulen van de RvCvergaderingen, ontstaat het beeld dat de onderlinge relatie en samenwerking op een zakelijke wijze werd vormgegeven. De voorzitter van de RvC geeft aan dat hij zich heeft ingezet om de werkwijze van de RvC te professionaliseren en om meer structuur in de relatie tussen de RvC en de bestuurder aan te brengen. Dit hield onder meer in dat de RvC enige afstand tot de operationele zaken hield en dit met name overliet aan de bestuurder, maar daarbij wel een kritische blik hield. Naast de punten die binnen de voltallige RvC zijn besproken, blijkt uit de notulen van de RvC-vergaderingen dat er in de auditcommissie en de remuneratiecommissie zaken met de voormalig bestuurder zijn besproken die vervolgens teruggekoppeld werden binnen de voltallige RvC. Een aantal categorieën van onderwerpen diende de bestuurder ter goedkeuring voor te leggen aan de RvC. Men denke bijvoorbeeld aan het doen van omvangrijke investeringen en aan-/verkoop van onroerend goed. Het onderzoek heeft geen aanwijzingen opgeleverd dat in zijn algemeenheid de opzet van het toezicht door de RvC van onvoldoende kwaliteit was.


Signalen van belangenverstrengeling Ten aanzien van een aantal specifieke onderwerpen is nader onderzocht of er sprake is van een tekortkoming c.q. een aandachtspunt met betrekking tot het toezicht door de RvC. Ten eerste bestaat de vraag of de RvC adequaat heeft opgetreden bij de signalen dat er sprake zou zijn van belangenverstrengeling bij de inhuur van externen door de voormalig bestuurder. Geen van de huidige RvC-leden was in functie op het moment dat de voormalig bestuurder aantrad in zijn functie. De RvC-leden verklaren dat zij nadat zij in functie traden, geconfronteerd werden met geruchten die verder niet waren gestaafd. RvC-lid 3 had voor infunctietreding een gerucht gehoord met de strekking dat de voormalig bestuurder zichzelf via zijn BV zou bevoordelen. Uit de verklaringen van RvC-leden blijkt dat dergelijke geruchten voor hen geen aanleiding zijn om de noodzakelijke vertrouwensbasis tussen de RvC en de bestuurder te ondermijnen. Dat veranderde toen in maart 2010 een anonieme brief bij de voorzitter van de RvC werd bezorgd, waarin de voormalig bestuurder onder meer werd beschuldigd van belangenverstrengeling bij de inhuur van externen. De RvC heeft de voormalig bestuurder geconfronteerd met deze brief en heeft om een verklaring gevraagd. Deze verklaring heeft de voormalig bestuurder gegeven in een brief aan de RvC, gedateerd op 4 maart 2010. In deze brief werpt hij alle beschuldigingen in de anonieme brief verre van zich en ontkent ten stelligste dat zijn bedrijf, Bureau M, zou verdienen aan de inhuur van externen bij Caparis. De RvC heeft vervolgens een aantal vervolgacties uitgezet. De voorzitter van de RvC verklaart na het ontvangen van de anonieme brief dit met de accountant van Caparis te hebben besproken. De voorzitter van de RvC verklaart dat de RvC de accountant geen aparte opdracht heeft gegeven om onderzoek te doen naar de inhuur. In het kader van de jaarlijkse controleopdracht heeft de RvC de accountant meegegeven of hij extra alert wil zijn op signalen dat er iets mis zou zijn. De voorzitter van de RvC verklaart dat de accountant de RvC terugkoppeling heeft gegeven dat er geen aanwijzingen waren van onregelmatigheden. Voor de visie van de accountant op dit onderwerp verwijzen wij naar paragraaf 5.5.5. Tevens is besloten een onderzoeksbureau de opdracht te geven om de auteur van de anonieme brief te achterhalen. Dit onderzoek is uitgevoerd, maar heeft niet tot bruikbare resultaten geleid. Op 20 mei 2010 heeft de voorzitter van de RvC via een brief de colleges van B&W van de aangesloten gemeenten geïnformeerd over onder meer de anonieme brief en het feit dat de RvC dit onderwerp inmiddels als afgehandeld beschouwt. Het volgende concrete signaal betrof de aanleiding van het onderzoek van BING. Er was in dit geval sprake van personen die nauw betrokken waren geweest bij Caparis en die concreet melding deden van een aantal mogelijke onregelmatigheden. De RvC heeft toen BING de opdracht gegeven dit te onderzoeken met het bekende resultaat. Te laat indienen jaarstukken Een ander signaal betreft het vermoeden dat de jaarstukken van Caparis in enig jaar te laat zouden zijn ingediend met toestemming van de RvC. Dit signaal heeft vermoedelijk betrekking op de jaarrekening over 2010. In de AVA-vergadering van 26 mei 2011 vraagt de RvC van Caparis aan de AVA-leden instemming om uitstel te verlenen voor het goedkeuren van de jaarrekening. Over 2010 is Caparis in de rode cijfers beland en dit zorgt voor een discussie binnen de GR over de financiering van de ontstane tekorten. Er bestond onzekerheid over de bereidheid van de aangesloten gemeenten om het tekort bij Caparis aan te vullen. Dit heeft als gevolg dat de accountant van Caparis vanwege onzekerheid over de continuïteit van Caparis geen goedkeurende verklaring wil afgeven. Daardoor kan en wil de RvC de jaarrekening over 2010 niet vaststellen en ter goedkeuring voorleggen aan de AVA-leden. De AVA-leden stemmen in met het uitstel. Nadat de GR heeft ingestemd met de aanvulling van het tekort bij Caparis, volgt de goedkeurende verklaring van de accountant en op 28 juni 2011 de vaststelling van de jaarrekening door de RvC. Op 9 september 2011 wordt de jaarrekening ter goedkeuring voorgelegd aan de AVA-leden, die er zonder voorbehoud hun goedkeuring aan verlenen en het bestuur en de RvC decharge verleent.


De deponering heeft om bovenstaande redenen langer op zich laten wachten dan te doen gebruikelijk. Vervolgens zou kort daarna vanuit het directiesecretariaat van Caparis in september de deponering bij de Kamer van Koophandel zijn verricht. Hierbij is echter kennelijk iets misgegaan. De jaarrekening is niet in goede orde ontvangen door de Kamer van Koophandel en deze heeft Caparis vervolgens aangemaand om alsnog aan haar deponeringsplicht te voldoen. Op 22 juni 2012 heeft het directiesecretariaat van Caparis dat alsnog gedaan. Financiële informatieverstrekking Het laatste signaal dat wij in deze paragraaf behandelen, betreft de financiële informatieverstrekking door de voormalig bestuurder en de voormalig interim-directeur Financiën aan de RvC. Een voormalig DR-lid heeft verklaard dat er in de presentatie van de cijfers richting de RvC zou zijn ‘geschoven’ met bedragen om een gewenst resultaat te laten zien. In de DR-vergaderingen zou de voormalig interim-directeur Financiën de DR-leden met klem hebben opgedragen deze informatie niet buiten de DR te communiceren. Dit onderwerp is in een aantal interviews aan de orde gesteld met functionarissen die vanuit hun positie of expertise nadere informatie over dit onderwerp zouden kunnen verstrekken. Het onderzoek heeft geen aanwijzingen opgeleverd die dit signaal kunnen bevestigen. Resumé en beoordeling De huidige RvC huldigt het principe van ‘kritisch toezicht op afstand’. Dit houdt in dat men de bestuurder de ruimte geeft om te manoeuvreren, maar wel binnen de kaders die daarvoor worden afgesproken. Het voert buiten de scope van dit onderzoek om het algehele functioneren van de RvC en de kwaliteit van het toezicht te beoordelen. Wij zullen overeenkomstig de opdracht wel enkele opmerkingen plaatsen over de mate waarin de RvC vanuit zijn visie van toezicht en de verwachtingen die daaraan gesteld mochten worden, zich voldoende gevoelig heeft getoond voor signalen van onregelmatigheden die zich binnen Caparis zouden hebben voorgedaan. Als wij alle onderzochte kwesties beschouwen, kunnen wij deze voor wat betreft het toezicht door de RvC in vier groepen verdelen. De eerste groep betreft geruchten die later ook geen basis van waarheid bleken te hebben (zoals de skybox en het fietsenhok). De tweede groep gaat over projecten die qua verloop niet altijd de schoonheidsprijs verdienen, maar waarbij de bestuurder opereert binnen de manoeuvreerruimte die hem of haar toebemeten is (Comparis, mobiele telefonie, verbouwingsplannen Ampèrelaan, Caparis in Beweging, sponsoring Heerenveen, vertrekregelingen management). De RvC stuurt op grote lijnen aan, bewaakt de kaders en laat de bestuurder besturen. De derde groep betreft incidenten waarbij de bestuurder de grens van het toelaatbare opzoekt en er af en toe overheen gaat, maar op een dermate beperkte schaal dat deze signalen de RvC niet hebben bereikt (aanleg tuin, introductie B, verkoop meubilair, werkzaamheden echtgenote). De vierde categorie betreft de meest serieuze signalen dat er sprake is van onregelmatigheden. In de onderhavige casus betrof dat met name de inhuur van externen. Op dit vlak heeft de RvC in eerste instantie op het aggregatieniveau dat op hem van toepassing is, toezicht uitgeoefend door dit herhaaldelijk onder de loep te nemen. Dan ging het met name om het totaalbedrag dat met inhuur was gemoeid en de ratio daarachter. Bij het eerste concrete signaal in 2010 was er alleen sprake van een anonieme brief. Los van de acties die de RvC heeft geïnitieerd (voormalig bestuurder ter verantwoording roepen, auteur trachten te achterhalen en accountant vragen om extra aandacht op dit onderwerp), waren er niet veel andere opties dan op dat moment te besluiten tot een volledig en ingrijpend onderzoek. Wij achten het voorstelbaar dat toen die keuze niet is gemaakt. Toen er in 2012 concrete signalen kwamen van misstanden, met personen die daarover wilden verklaren en ook beschikten over schriftelijke aanwijzingen c.q. bewijzen, heeft de RvC dit opgepakt en erop geacteerd binnen de mogelijkheden die hij had. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in een extern onderzoek naar deze signalen en het vertrek van de voormalig bestuurder. Als wij meer in algemene zin de relatie tussen de bestuurder en de RvC in ogenschouw nemen, plaatsen wij een punt van kritiek. In de optelsom van de gedragingen van de voormalig bestuurder tekent zich een patroon af van een bestuurder die naar alle waarschijnlijkheid baat zou hebben bij een iets meer dan


gemiddeld strakke sturing. In zijn enthousiasme en drive om een commercieel succes van zijn opdracht te maken, draagt hij tevens een risico mee van iemand die geen grenzen maar openingen ziet en daarbij de zorgvuldigheid weleens uit het oog verliest. De RvC had wat alerter kunnen zijn op deze kant van de persoonlijkheid van de bestuurder en hem daarin wat meer ter zijde kunnen staan. 5.4.2

AVA

Voor wat betreft de in het kader van dit onderzoek behandelde problematiek, merken wij op dat de AVAleden op wat grotere afstand van Caparis staan dan de RvC en de bestuurder. De bestuurder bestuurt de vennootschap en vertegenwoordigt deze, en de RvC houdt daar toezicht op. Statutair komen aan de AVAleden binnen de wet en de statuten gestelde grenzen, alle bevoegdheden toe die niet aan het bestuur of anderen zijn toegekend. Om deze bevoegdheden te kunnen uitoefenen, hebben de AVA-leden het recht om geïnformeerd te worden over alle zaken betreffende de vennootschap, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. De onderwerpen die domineren in de AVA-vergaderingen, betreffen de financiële jaar- en kwartaalrapportages en begrotingen en het transitieplan bij Caparis. De meeste onderwerpen in deze rapportage vallen in eerste instantie buiten het domein van de AVA-leden. Een van de onderwerpen die wel met enige regelmaat op de agenda van de AVA heeft gestaan, betreft de inhuur van externen. De AVA-leden richtten zich dan met name op de totaalbedragen en gingen niet in op de details. Er zijn twee signalen geweest die naar ons oordeel relevant zijn geweest voor de AVA-leden. Het eerste signaal betrof de anonieme brief van maart 2010. Deze brief wordt in de notulen van de AVA-vergaderingen niet benoemd, maar deze zou wel informeel gedeeld zijn met de AVA-leden, aldus de voorzitter van de RvC. Op de in de vorige paragraaf genoemde brief van de voorzitter van de RvC aan de colleges van B&W van de aangesloten gemeenten, is geen vervolgactie gekomen vanuit de AVA-leden. Hoewel hierover geen formeel besluit is aangetroffen in de notulen van de AVA-vergaderingen, nemen de AVA-leden kennelijk genoegen met de afhandeling door de RvC. Het tweede moment betreft het signaal dat de aanleiding is geweest voor het eerste onderzoek van BING. Dit signaal is in eerste instantie binnengekomen bij (de burgemeester van) een van de aandeelhouders van Caparis. Daarop is direct actie ondernomen met het bekende resultaat Met betrekking tot het functioneren van de AVA-leden is er één specifieke vraag gesteld vanuit een van gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. Dit betreft de vraag of er tussen de AVA-leden en de RvC afspraken zijn gemaakt ter vrijwaring van de RvC. Wij hebben deze vraag voorgelegd aan diverse betrokkenen en gaan ervan uit dat hiermee wordt gedoeld op de decharge die aan de RvC is verleend voor de jaarrekening van 2012. De AVA-leden dienen volgens de statuten de RvC decharge te verlenen voor zijn toezicht en de bestuurder voor het gevoerde beleid. De goedkeuring van de jaarrekening over 2012 stond geagendeerd op de AVA-vergadering van 23 mei 2013. Voor de jaarrekening van 2012 kon volgens de voorzitter van de RvC vanwege de uitdiensttreding van de voormalig bestuurder geen decharge verleend worden aan de voormalig bestuurder. Bij ontstentenis van de bestuurder treedt de RvC in de statutaire positie van bestuurder. Met deze stand van zaken heeft de RvC tijdens de AVA-vergadering van 23 mei 2013 unaniem decharge verkregen, met één voorbehoud. De decharge is uitsluitend verleend voor wat betreft de gegevens, die uit de jaarrekening 2012 en de verslaglegging kenbaar zijn. Uitkomsten van lopende dan wel nog te starten onderzoeken naar het handelen van de DR, vallen nadrukkelijk buiten de verleende decharge. Resumé en beoordeling De AVA-leden opereren vanuit hun aard op enige afstand van de vennootschap, haar bestuurder en de RvC. Dat is een rol die de AVA-leden toekomt krachtens de statuten en algemeen aanvaarde governancerichtlijnen. Een van de vragen van dit onderzoek is of de AVA-leden met betrekking tot de signalen van onregelmatigheden bij Caparis hebben gehandeld overeenkomstig hetgeen ten aanzien van hun taakuitoefening verwacht mocht worden.


Naar ons oordeel zijn er twee signalen geweest die sterk genoeg waren om de bemoeienis van de AVAleden te rechtvaardigen. Zonder te redeneren vanuit de kennis van nu, maar in het voorwaartse proces van dat moment geplaatst, vinden wij de terughoudende opstelling bij het eerste signaal (anonieme brief) begrijpelijk. De RvC had de AVA-leden geïnformeerd over het signaal en de afhandeling ervan. De AVAleden hadden op dat moment geen aanleiding (en reële mogelijkheden) om verdere actie te ondernemen. Het tweede signaal, dat bij de burgemeester van een van de aandeelhouders is binnengekomen, is direct opgevolgd, met het bekende resultaat. Naar onze mening is hierop adequaat gehandeld. 5.5

Diversen

5.5.1

Aanleg privétuin bestuurder

In het eerste onderzoek van BING is er met de voormalig bestuurder van Caparis gesproken over de werkzaamheden die door Caparis zijn verricht aan zijn privétuin. De voormalig bestuurder van Caparis verklaart dat toen hij zijn nieuwe huis had gekocht, de medewerkers van Groenservice hem hebben gevraagd of zij werkzaamheden aan zijn tuin mochten uitvoeren. De voormalig bestuurder van Caparis verklaart dat hij uiteindelijk heeft ingestemd met het egaliseren van de aarde in zijn tuin. De manager Product-/Marktcombinatie (hierna: manager PMC) en het voormalig DR-lid WGS van Caparis verklaren echter dat de voormalig bestuurder van Caparis zelf heeft gevraagd om een offerte op te stellen voor de werkzaamheden aan zijn tuin. De manager PMC verklaart dat hij vervolgens een calculatie heeft gemaakt en een richtprijs naar de voormalig bestuurder van Caparis heeft gecommuniceerd van € 1.500 of € 1.700. De manager PMC kon hiervan geen correspondentie of ander schriftelijk bewijs overleggen. De manager PMC verklaart dat er uiteindelijk een offerte is gemaakt en de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Uit documentatie blijkt dat de werkzaamheden in 2008 zijn uitgevoerd. Het voormalig DR-lid WGS verklaart dat de voormalig bestuurder van Caparis de eerste offerte voor de werkzaamheden aan zijn tuin te duur vond. Volgens het voormalig DR-lid WGS wilde de voormalig bestuurder van Caparis dat alleen de materialen in rekening zouden worden gebracht en niet het uurloon. De voormalig bestuurder van Caparis verklaart echter dat hij destijds bij het voormalig DR-lid WGS heeft aangegeven dat hij een normale prijs wilde betalen voor het egaliseren van zijn tuin. Volgens het voormalig DR-lid WGS was de uiteindelijke rekening voor materialen hoger dan in de offerte was begroot, omdat er meer materialen waren besteld. De factuur is opgemaakt op basis van de werkelijk gemaakte kosten. De manager PMC verklaart dat de factuur vervolgens lange tijd niet is betaald. Een aantal (voormalig) DRleden bevestigen dat het een tijd heeft geduurd voordat de voormalig bestuurder van Caparis de factuur heeft betaald. De manager PMC verklaart dat hij, toen de voormalig bestuurder niet betaalde, het heeft overgedragen aan het voormalig DR-lid WGS. Het voormalig DR-lid WGS verklaart dat hij het vervolgens heeft doorgegeven aan de voormalig interim-directeur Financiën. Uit documentatie blijkt dat de manager PMC op 10 december 2008 opdracht heeft gegeven om de werkzaamheden die zijn uitgevoerd in de tuin van de voormalig bestuurder van Caparis te factureren. In de factuuropdracht staat de volgende tekst over de uitgevoerde werkzaamheden: ‘Grondwerk (afschrapen en spitten), aanbrengen drainage, leveren en aanbrengen grondkabel en leveren en verwerken zand (voor onder de vlonder)’. Het factuurbedrag bedraagt volgens de factuuropdracht van 11 december 2008 € 2.521 inclusief btw. De eerste factuur is op 2 februari 2009 gecrediteerd. Op 2 februari 2009 is er een nieuwe factuur opgemaakt van € 1.500 inclusief btw. Bij de beschrijving op de factuur staat ‘conform afspraak’. De manager PMC verklaart dat hij niet weet wie het bedrag heeft verlaagd. De voormalig bestuurder van Caparis verklaart dat hij in totaal een bedrag van € 1.500 heeft betaald voor de werkzaamheden aan zijn tuin. De voormalig bestuurder heeft verklaard dat hij dit bedrag in twee keer heeft betaald. Op de bankrekening van Caparis is op 24 juni 2009 en 19 mei 2010 een bedrag van € 750 bijgeschreven, afkomstig van vennootschappen van de voormalig bestuurder. De manager PMC verklaart dat de voormalig bestuurder van Caparis nooit heeft verzocht om werkzaamheden gratis of met korting uit te voeren.


Offertes tuinwerkzaamheden In een projectbegeleidingsformulier van Caparis staat dat de voormalig bestuurder van Caparis op 29 september 2008 de opdracht heeft gegeven om graszoden te leveren en aan te brengen op zijn thuisadres. De hoofduitvoerder van deze opdracht is de manager PMC. In een aantekening op het formulier van 8 januari 2009 staat ‘kan worden afgesloten’. Uit een voorcalculatie blijkt dat de kosten voor de graszoden € 1.763,70 zouden bedragen. Er zijn geen aanwijzingen aangetroffen dat de graszoden zijn besteld en/of betaald. De manager PMC verklaart dat de voormalig bestuurder daarnaast voor een aantal andere werkzaamheden – aanleg van een houten vlonder, oude fruitbomen en het ingraven van een minitrampoline – offertes heeft opgevraagd. De manager PMC verklaart dat het is gebleven bij het opvragen van prijzen en offertes. Resumé en conclusie De voormalig bestuurder heeft aan de afdeling WGS van Caparis de opdracht gegeven om werkzaamheden aan zijn privétuin te verrichten. Deze werkzaamheden zijn ook uitgevoerd. Prijsafspraken zijn destijds in ieder geval mondeling gemaakt met de verantwoordelijk manager. Daarbij is kennelijk ook een prijs van € 1.500 genoemd. Toen na de uitvoering van de werkzaamheden de kosten hoger bleken te zijn en er ook voor dit hogere bedrag is gefactureerd aan de voormalig bestuurder, heeft er geen betaling plaatsgevonden. Pas na aanpassing van het factuurbedrag tot € 1.500 is er – na een aanzienlijke vertraging – betaald door de voormalig bestuurder. Door deze gang van zaken heeft de voormalig bestuurder de beeldvorming rond zijn persoon danig op de proef gesteld. 5.5.2

Sponsoring Sportclub H en schoonmaak/postbezorging

De sponsoring door Caparis van Sportclub H is een onderwerp dat in de omgeving van Caparis de nodige aandacht heeft. In deze paragraaf wordt een reconstructie gemaakt van de sponsorrelatie met Sportclub H en het element van wederkerigheid dat daar in een later stadium bij is gekomen. De sponsorrelatie met Sportclub H bestond al voor de komst van de voormalig bestuurder bij Caparis. In de DR-vergadering van 12 september 2007 – waarbij de voormalig bestuurder volgens de notulen niet aanwezig was – wordt besloten om het op dat moment lopende sponsorcontract met Sportclub H (en SC Cambuur) te beëindigen. In januari van 2008 wordt in de DR besproken dat de voormalig bestuurder naar aanleiding van het opzeggen van het contract met Sportclub H in gesprek gaat. Vervolgens wordt op 14 juli 2008 door de voormalig bestuurder een sponsorovereenkomst met Sportclub H getekend. De sponsorbijdrage bedraagt € 9.200 (exclusief btw) per jaar. De overeenkomst gaat in op 1 juli 2007 en behelst de volgende faciliteiten voor Caparis: · Diverse naamsvermeldingen (bedrijvengids, media, OSSH-bord (OSSH: Ondernemers Sociëteit Sportclub Heerenveen); · Deelname aan diverse activiteiten van de OSSH; · Twee parkeerkaarten; · Vier stoelen op de SPT-tribune; · Toegang tot OSSH-ruimten. Op 14 april 2010 tekent de voormalig bestuurder een nieuwe sponsorovereenkomst met Sportclub H. Deze overeenkomst treedt in de plaats van de overeenkomst van 14 juli 2008. Het betreft de sponsoring door Caparis van Sportclub H waarin Caparis een jaarlijkse bijdrage levert van € 43.050 (met ingang van 1 juli 2009). Hiervoor biedt Sportclub H aan Caparis het volgende: · Gebruik zakenloge (met drie andere partijen); · Vier stoelen op de SPT-tribune; · Vier personen toegang tot OSSH-ruimten; · Twee parkeerkaarten; · Voor vier personen deelname aan activiteiten van OSSH; · Communicatiepakket.


Over het seizoen 2009-2010 is het bedrag van € 43.050 door Caparis aan Sportclub H betaald. Medio 2010 wordt het contract tussen Sportclub H en Caparis opengebroken. In de notulen van de DR van 7 juli 2010 wordt de sponsoring genoemd in verband met het element van wederkerigheid. Caparis zou de post en schoonmaak voor Sportclub H mogen gaan verzorgen. In de notulen wordt de nadruk gelegd op de commerciële aspecten van de nieuwe overeenkomst met Sportclub H. Op 25 juni 2010 tekent de voormalig bestuurder in dit verband een voorstel voor een uitbreiding van het sponsorcontract met Sportclub H. In dit voorstel wordt gerefereerd aan het feit dat Sportclub H zich op dat moment oriënteert in de markt ten aanzien van de schoonmaak en postbezorging. Het nieuwe sponsorcontract wordt uitgebreid tot een zogenaamd ‘supplierovereenkomst’ en wordt namens Caparis door de voormalig bestuurder ondertekend op 30 september 2010. De uitbreiding betreft met name een aantal toevoegingen in de presentatie naar buiten van Caparis als sponsor van Sportclub H (gebruik van logo’s, advertenties, wedstrijdbanner op een ‘videowall’ tijdens de wedstrijden etc.) De nieuwe overeenkomst gaat in op 1 juli 2010 en loopt tot en met 30 juni 2013. De jaarlijkse sponsorbedragen, die inmiddels alle zijn gefactureerd door Sportclub H, bedragen (bedragen zijn exclusief btw): Seizoen 2010-2011 Seizoen 2011-2012 Seizoen 2012-2013

€ 115.000 € 130.000 € 150.000

Op 30 september 2010 wordt door de voormalig bestuurder namens Caparis tevens een samenwerkingsovereenkomst getekend met Sportclub H. In deze overeenkomst wordt gerefereerd aan de supplierovereenkomst tussen Sportclub H en Caparis, en wordt in dat verband overeengekomen dat Sportclub H aan Caparis het schoonmaakwerk en de postbezorging gunt. In de overeenkomst ligt vast dat er op hoofdlijnen afspraken zijn gemaakt, die nog nader moeten worden uitgewerkt. De overeenkomst gaat in op 1 november 2010 en loopt tot en met 31 oktober 2013. Hiermee is de wederkerigheid in de relatie met Sportclub H een feit. Van de daadwerkelijke uitwerking van de afspraken met betrekking tot de dienstverlening van Caparis aan Sportclub H hebben wij geen formele contracten in de administratie van Caparis aangetroffen. Wel zijn er mailwisselingen en offertes aangetroffen waarin een aanzet tot de formele afspraken wordt gegeven. De offerte voor de schoonmaakwerkzaamheden is ondertekend door de voormalig bestuurder, niet door Sportclub H. De correspondentie voor wat betreft de Business Post is gevoerd door het verantwoordelijke DR-lid. Voor zover wij hebben kunnen vaststellen, zijn afspraken over het volume van de diensten die Caparis aan Sportclub H levert, niet contractueel vastgelegd. De diensten van Caparis zijn wel gefactureerd aan Sportclub H. De concerncontroller heeft in opdracht van de AVA-leden ter controle van de zakelijke ratio achter de overeenkomsten tussen Sportclub H en Caparis over het jaar 2012 een berekening gemaakt van de kosten versus de opbrengsten ervan. Daartoe heeft hij de netto toegevoegde waarde van de werkzaamheden van Caparis (omzet minus directe order- en productiekosten en kosten van uitbesteed werk) afgezet tegen de totale sponsorkosten over dat jaar. Hij komt daarbij tot de volgende berekening: Omschrijving

Bedrag

Netto toegevoegde waarde bij Sportclub H in 2012

€ 196.000

Totale sponsorkosten Sportclub H 2012

€ 143.000

Voordelig saldo

€ 53.000

In het memo dat de concerncontroller over dit onderwerp aan de AVA-leden stuurt, voegt hij hieraan toe dat er ook indirecte baten bij de sponsorrelatie zijn voor Caparis door gegenereerde omzet die uit de contacten bij de sponsorevenementen voortkomen. Hij schat de aldus extra gerealiseerde jaarlijkse netto toegevoegde waarde op € 250.000.


Op basis van de interviews, notulen en onderzoek in digitale bestanden, hebben wij geen onregelmatigheden vastgesteld met betrekking tot de totstandkoming en uitvoering van de in deze paragraaf vermelde contracten. Wel hebben diverse gesprekspartners benoemd dat de sponsorrelatie met Sportclub H en de daarbij behorende randvoorwaarden, zoals het gebruik van een zakenlounge (skybox) voor een organisatie als Caparis, een verkeerde uitstraling kan hebben. Resumé en conclusie De sponsorrelatie met Sportclub H is onder het bewind van de voormalig bestuurder fors uitgebouwd. Van € 9.200 per jaar in 2008 is de sponsorbijdrage gegroeid naar € 150.000 in 2013. Uit het onderzoek kwam echter naar voren dat er achter deze groei een commerciële visie zat. In het kader van reciprociteit heeft Caparis afgaande op de door de concerncontroller verstrekte informatie een netto toegevoegde waarde gerealiseerd via opdrachten voor Sportclub H. Ook zonder de enigszins speculatieve spin-off van omzet bij andere sponsorcontacten in aanmerking te nemen, heeft dit per saldo een positief resultaat voor Caparis opgeleverd. Bij het onderzoek is niets gebleken van onrechtmatigheden bij de sponsorrelatie met Sportclub H. 5.5.3

Regelingen vertrek diverse directeuren

In de loop van de jaren dat de voormalig bestuurder werkzaam is geweest bij Caparis, is er een aanzienlijk verloop geweest in de DR. Deels is dit toe te schrijven aan de transitie binnen Caparis en de wijzigingen in de organisatiestructuur die daarmee gepaard zijn gegaan. Een volledige analyse van dit verloop en de wenselijkheid c.q. legitimiteit hiervan, valt buiten de scope van dit onderzoek. Een concrete vraag die echter wel beantwoord dient te worden, is of er DR-leden met een regeling zijn vertrokken. Voor zover wij hebben kunnen vaststellen, zijn er twee DR-leden met een regeling vertrokken. De eerste dateert van november 2009. De ontbinding vindt volgens de vaststellingsovereenkomst plaats vanwege een verschil van inzicht over de invulling van de functie van het DR-lid. De arbeidsovereenkomst eindigt met wederzijds goedvinden op 1 januari 2010, na een dienstverband van twee en een half jaar. Het DR-lid ontvangt van Caparis een beëindigingsvergoeding van € 59.351 bruto en een tegemoetkoming van juridische kosten. De tweede regeling dateert van 1 april 2011. Als reden voor de ontbinding wordt ook hier een onoverbrugbaar verschil van inzicht over de invulling van de functie van het DR-lid opgevoerd. De aanstelling van het DR-lid eindigt per 1 juli 2011, na een dienstverband van elf en een half jaar. Het DR-lid ontvangt een ontslagvergoeding van € 130.000 bruto. De totale kosten van het ontslag van dit DR-lid bedragen afgerond € 193.000. De extra kosten bovenop de ontslagvergoeding betreffen advocaatkosten van het DR-lid, loonkosten tot einde dienstverband, cursus in verband met outplacement en de WWuitkering van het DR-lid tot het moment van het vinden van een nieuwe baan, Caparis is namelijk eigen risicodrager voor de WW. Het UWV belast deze kosten dan door aan Caparis. Blijkens de notulen van de RvC-vergaderingen zijn beide ontslagen door de voormalig bestuurder besproken met de RvC. 5.5.4

Echtgenote van de voormalig bestuurder/Zorginstelling F

Reeds in de eerste rapportage van BING van 19 april 2013 zijn bevindingen opgenomen ten aanzien van de echtgenote van de voormalig bestuurder. Samengevat komen deze bevindingen (uit interviews en opgevraagde administratie) op het volgende neer. De echtgenote van de voormalig bestuurder heeft werkzaamheden verricht met betrekking tot twee projecten die gerelateerd zijn aan Caparis. Voor het project ‘de buurtonderneming’ heeft zij werkzaamheden verricht voor Caparis via Bureau K. De buurtonderneming is een project dat Caparis uitvoert voor de gemeente Leeuwarden. De achterliggende gedachte van dit project is dat een aantal huishoudelijke taken in de thuiszorg door medewerkers van Caparis uitgevoerd kan worden. Binnen Caparis heeft daartoe een selectieprocedure voor medewerkers plaatsgevonden, waarvoor Bureau K is ingeschakeld. Een deel van


de werkzaamheden van Bureau K bij Caparis, is uitgevoerd door de echtgenote van de voormalig bestuurder. Het betreft voornamelijk het oefenen van sollicitatiegesprekken met kandidaten van Caparis. Daartoe heeft zij vijftien à twintig gesprekken gevoerd. Bureau K heeft daarvoor gefactureerd aan Caparis. Het totaalbedrag van de facturen is € 18.624 (inclusief btw). Hierin zijn ook psychologische tests begrepen, die niet door de echtgenote van de voormalig bestuurder, maar door een consultant van Bureau K zijn gevoerd. Dit project dateert van de eerste helft van 2011. Het tweede project betreft een bij Woonzorgcentrum S van Zorginstelling F. De echtgenote van de voormalig bestuurder zou door Zorginstelling F zijn ingehuurd als projectleider. Het doel van het project is om eenvoudige zorgtaken uit te laten voeren door mensen van een SW-bedrijf. Zorginstelling F heeft in dat verband Caparis in de arm genomen om mensen te selecteren en te trainen die dat werk kunnen uitvoeren. In het kader van dit project zouden er diverse contacten zijn geweest tussen de echtgenote van de voormalig bestuurder en functionarissen van Caparis. Ditmaal gebeurde dat dus vanuit haar rol bij Zorginstelling F en bestond er geen directe zakelijke relatie met Caparis. Om nadere informatie te verkrijgen over dit laatste project, is contact gezocht met Zorginstelling F. Zorginstelling F heeft bij brief van de directrice laten weten niet bereid te zijn een bijdrage te leveren aan het onderhavige onderzoek. Als reden hiervoor voert men het volgende aan. Ten eerste bevestigt de directrice dat de echtgenote van de voormalig bestuurder enkele werkzaamheden voor Zorginstelling F heeft verricht. Toen er eerder dit jaar signalen kwamen over onregelmatigheden bij Caparis en de mogelijk twijfelachtige rol van de echtgenote van de voormalig bestuurder hierin, is direct de werkrelatie met de echtgenote van de voormalig bestuurder verbroken. Men heeft dat gedaan zonder de uitkomsten van het toenmalige onderzoek af te wachten, omdat men geen risico wilde lopen ten aanzien van het imago van Zorginstelling F. Teneinde geen imagorisico’s te lopen, wil Zorginstelling F niet verder in verband worden gebracht met de echtgenote van de voormalig bestuurder. Resumé en conclusie De echtgenote van de voormalig bestuurder heeft voor zover wij hebben kunnen vaststellen in twee projecten deelgenomen waarbij er connecties waren met Caparis. Van het eerste project, waarbij zij onder de vlag van Bureau K binnen Caparis werkzaamheden heeft uitgevoerd, vinden wij met name de constructie opmerkelijk. Dit speelt echter al langere tijd geleden en was voor zover wij hebben kunnen vaststellen in bredere kring binnen Caparis bekend. Verder zijn er daadwerkelijk werkzaamheden uitgevoerd en is de financiële impact relatief beperkt. Over het tweede project, met Zorginstelling F, kunnen wij geen oordeel geven omdat wij niet in de gelegenheid zijn geweest om essentiële informatie van Zorginstelling F te verkrijgen. Op basis van de informatie die er wel is, valt wel te zeggen dat de werkzaamheden van de echtgenote van de voormalig bestuurder geen directe zakelijke verhouding met Caparis behelsden. 5.5.5

De accountant

Een van de vragen die leeft bij de gemeenteraden, is waarom de accountant van Caparis niet eerder de malversaties die zijn gepleegd aan het licht heeft kunnen brengen. Wij benadrukken dat in deze rapportage geen alles omvattende beoordeling van de accountant kan en zal worden gegeven. Wij hebben echter wel onderzocht op welke wijze de accountant is geconfronteerd met signalen van onregelmatigheden, welke opdracht er in dit kader aan de accountant is verstrekt en welke acties de accountant vervolgens heeft genomen (gevraagd en ongevraagd). Zoals in paragraaf 5.4.1.3 reeds is uiteengezet, heeft de voorzitter van de RvC in 2010 de accountant op de hoogte gebracht van het signaal van belangenverstrengeling door de voormalig bestuurder. Dit wordt door de accountant bevestigd. De accountant verklaart dat hij de door hem gepercipieerde visie van de RvC deelde dat men het signaal heeft opgevat als een indicatie van mogelijke belangenverstrengeling bij de bestuurder (integriteitsvraagstuk) en niet als een vermoeden van materiële fraude1. 1

Materialiteit wordt door het accountantsberoep zelf als volgt gedefinieerd (HRA 320): ‘Afwijkingen, met inbegrip van omissies, worden verondersteld van materieel belang te zijn indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd,


De accountant bevestigt dat met de RvC is afgesproken dat hij bij zijn eerstvolgende, reguliere controlewerkzaamheden (interim-controle in het najaar van 2010) aandacht zou besteden aan het signaal. Hij heeft dit ingevuld door te controleren of Bureau M in de crediteurenadministratie van Caparis voorkwam. Uit de administratie bleek geen sprake te zijn van zulke zakelijke relaties tussen Bureau M en Caparis, anders dan de reguliere facturering van de fee van de voormalig bestuurder zelf. De accountant verklaart de auditcommissie hiervan mondeling op de hoogte te hebben gesteld. De accountant heeft dit net als de voorzitter van de RvC niet beschouwd als een afzonderlijke opdracht voor een specifiek onderzoek. Zoals al in paragraaf 5.4.1.3 verwoord, was hiermee de zaak voor de RvC afgedaan. De accountant deelt de visie dat er op dat moment geen reden was om aan te dringen op nader onderzoek. Hij plaatst zijn relatie met en werkzaamheden bij Caparis nadrukkelijk in het kader van de controle van de jaarrekening, met de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Deze hielden niet in dat er een bijzonder diepgaand onderzoek diende te worden uitgevoerd. Beoordeling Uit het onderzoek waarover BING eerder heeft gerapporteerd, is bekend geworden dat de belangenverstrengeling van de voormalig bestuurder geen directe sporen in de administratie van Caparis heeft achtergelaten. De constructie behelsde namelijk dat de externen rechtstreeks naar Caparis factureerden en vervolgens zelf gefactureerd werden door Bureau M. In de administratie van Caparis zal men dus alleen facturen van de desbetreffende externen aantreffen. Tot zover valt de accountant van Caparis niets aan te rekenen. De volgende vraag die zich aandient, is of hij redelijkerwijs wel iets had kunnen doen om eerder de onregelmatigheden te ontdekken. Dit is een vraag die wel vaker opkomt bij het constateren van malversaties in organisaties waar sprake is van een controlerend accountant. Het accountantsberoep heeft er zelfs een term voor: de verwachtingskloof. Dit fenomeen wordt gedefinieerd als het verschil tussen de verwachtingen die het publiek heeft van de accountant en de daadwerkelijke betekenis van een accountantsverklaring in het kader van de jaarrekeningcontrole. Naar onze mening is en was van de accountant niet te verwachten dat hij binnen de kaders van zijn controleopdracht de belangenverstrengeling aan het licht had kunnen brengen. Daarvoor was de (financiële) omvang van de onregelmatigheden te gering; bovendien laat de toegepaste constructie geen directe sporen na in de administratie van Caparis. Een ander punt betreft het punt van de integriteit van de bestuurder. De controleomgeving van een organisatie (en daarmee de controlerisico’s) worden in belangrijke mate bepaald door ‘the tone at the top’. Indien er serieuze signalen zijn dat er aan ‘the top’ iets mis is, had de accountant kunnen overwegen om de RvC te adviseren hiernaar nader onderzoek te (laten) verrichten, zeker gezien het feit dat het signaal niet op zichzelf stond. De beslissing om dit al dan niet te doen valt onder de professional judgement van de accountant zelf.

6.

Afsluitende opmerkingen

Met deze rapportage ronden wij een onderzoek af naar een groot aantal signalen van mogelijke misstanden binnen Caparis. In deze paragraaf volgt tot slot een aantal afsluitende opmerkingen met betrekking tot de resultaten van het onderzoek. Wij kunnen vaststellen dat er wat betreft de signalen over inhuur van externen aanwijzingen bestaan dat dit mogelijk niet correct is verlopen, maar dat de mogelijkheden voor verder onderzoek – afgezien van een redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat zij een invloed hebben op de economische beslissingen die gebruikers op basis van de financiële overzichten nemen.’ Volgens een andere richtlijn (HRA 240) ‘[is een accountant die een jaarrekeningcontrole uitvoert] verantwoordelijk voor het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de financiële overzichten als geheel geen afwijking van materieel belang bevatten die het gevolg is van fraude of van fouten.’


eventueel strafrechtelijk traject – redelijkerwijze zijn uitgeput. In het eerste onderzoek dat BING op 19 april jl. naar dit onderwerp heeft uitgevoerd, is vastgesteld dat er in twee gevallen sprake is geweest van onregelmatigheden. In het onderhavige vervolgonderzoek hebben wij, door eerder in deze rapportage genoemde beperkingen, niet kunnen onderbouwen of weerleggen dat dit een breder probleem binnen Caparis is (geweest). Een tweede categorie van onderzoeksresultaten, met name met betrekking tot inkoop, raakt meer aan de onder de voormalig bestuurder vigerende managementcultuur dan aan het vraagstuk van integriteit, althans voor zover uit het onderzoek naar voren is gekomen. In de alledaagse praktijk werd in sommige gevallen voorbijgegaan aan de in het kader van de internal control noodzakelijke administratieve routering, vastlegging en zorgvuldige besluitvorming. Dit heeft bij de interne en externe omgeving van Caparis in sommige gevallen een negatief beeld opgeroepen, dat voortkwam uit het ontbreken van volledige informatie met betrekking tot de onderzochte kwesties. Het onderzoek heeft geen aanwijzingen opgeleverd dat in deze gevallen ook daadwerkelijk sprake is geweest van onregelmatigheden. De laatste categorie ten slotte, betreft een aantal ongefundeerde geruchten dat met dit onderzoek naar onze mening ontzenuwd is, zoals bijvoorbeeld de kwestie rond het fietsenhok. In sommige gevallen stammen deze geruchten van langere tijd geleden en zijn zij een eigen leven gaan leiden doordat de buitenwereld conclusies heeft getrokken en verbanden heeft gelegd die niet daadwerkelijk bleken te bestaan. Afsluitend merken wij op dat een aantal vragen dat aan de basis heeft gelegen van dit onderzoek, gerelateerd is aan het toezicht en de controle op het handelen van de voormalig bestuurder en de gang van zaken binnen Caparis. De complexe combinatie van een publieke en marktgestuurde organisatie heeft een dito governancestructuur opgeleverd, waarover binnen en buiten Caparis een grote verscheidenheid aan verwachtingen en opinies bestaan. In het kader van de integriteitvraagstukken die in deze rapportage aan de orde zijn gekomen, kunnen wij daarover vaststellen dat de kwesties zich voornamelijk binnen de executieve sfeer van de voormalig bestuurder hebben afgespeeld. Dit gebied, onder de radar van het niveau waarop de RvC toezicht houdt, wordt geregeerd door een basis van vertrouwen dat noodzakelijk is voor een goede relatie tussen bestuurder en toezichthouder. De bestuurder moet vanuit zijn taakstelling kunnen besturen zonder dat de RvC hem de ‘bedieningsinstrumenten’ van de organisatie uit handen neemt. Professioneel toezicht bestaat onder meer uit het combineren van gepaste afstand en alertheid op signalen van ontwikkelingen die de vertrouwensbasis bedreigen. Het onderzoek heeft een aantal leerpunten opgeleverd, met name op het gebied van nadere invulling van afspraken over de grenzen van de zelfstandige manoeuvreerruimte van de bestuurder en de codificering van een aantal afspraken binnen de governancestructuur. Op het moment van uitkomen van deze rapportage zijn hierin reeds enkele stappen ondernomen door de RvC. De rol van de AvA, tenslotte, is om dusdanige doelen en kaders te stellen dat aan het beleid van de gemeenschappelijke regeling inhoud wordt gegeven. De afstand tot de dagelijkse gang van zaken bij Caparis is door de aard van deze rol te groot om op het niveau waarop de onderzochte kwesties hebben gespeeld direct in te grijpen.

7.

Tot slot

Onze rapportage mag uitsluitend worden aangewend voor het doel van de opdracht. Het is niet toegestaan deze rapportage – of delen daaruit – zonder onze toestemming aan te wenden voor andere doeleinden. Hoogachtend,



- VERTROUWELIJK -

Geanonimiseerde samenvatting rapportage onderzoek mogelijke belangenverstrengeling Caparis NV

Datum

23 september 2013

Aan

De Raad van Commissarissen van Caparis NV T.a.v. R. Veenstra, voorzitter Raad van Commissarissen

Van

P. Werkman, directeur

Inhoudsopgave 1.


3

2.

Door BING verrichte werkzaamheden

4

3.

Samenvatting

4

4.

Tot slot

6

Samenvatting rapportage Caparis NV | 23 september 2013 | 2

Vertrouwelijk Caparis NV T.a.v. de heer R. Veenstra, voorzitter Raad van Commissarissen Postbus 515 9200 AM DRACHTEN


Betreft: Geanonimiseerde samenvatting rapportage onderzoek mogelijke belangenverstrengeling

Geachte heer Veenstra, De Raad van Commissarissen van Caparis NV heeft ons de opdracht verstrekt tot het verrichten van een feitenonderzoek naar het handelen van de interim-algemeen directeur van Caparis. Hierover hebben wij op 19 april jl. een rapportage aan u uitgebracht. Op vrijdag 28 juni jl. bereikte ons uw verzoek om een geanonimiseerde samenvatting van deze rapportage te vervaardigen die ter beschikking kan worden gesteld aan de gemeenteraden van de aandeelhoudende gemeenten. Wij benadrukken dat deze samenvattende rapportage een beknopte weergave is van onze bevindingen (uit de rapportage van 19 april jl.) en uitsluitend bedoeld is ter informatie van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

1.


Aanleiding Al enige tijd circuleren er geruchten dat er sprake zou zijn van belangenverstrengeling met betrekking tot de interim-algemeen directeur van Caparis, (hierna: betrokkene). Hij zou via zijn eigen bedrijf of dat van zijn echtgenote interim-personeel inhuren voor de Caparis-organisatie. In 2010 heeft de Raad van Commissarissen van Caparis betrokkene al eens geconfronteerd met deze geruchten. Bij die gelegenheid heeft hij verklaard dat hij geen personeel inhuurt via zijn eigen bedrijf of aan hem gelieerde bedrijven. Dit heeft hij schriftelijk aan de Raad van Commissarissen bevestigd. De Raad van Commissarissen heeft in 2010 de huisaccountant attent gemaakt op mogelijke risico’s van belangenverstrengeling. Hieraan is tijdens de controlewerkzaamheden extra aandacht besteed, zonder dat er door de accountant concrete aanwijzingen zijn aangetroffen van onregelmatigheden. Recentelijk hebben de burgemeester van een van de aandeelhouders van Caparis wederom signalen bereikt dat er sprake zou zijn van belangenverstrengeling bij inhuur van interim-personeel, via een aan betrokkene gelieerde vennootschap. Uit gesprekken met een aantal informanten is een vermoeden bekend geworden van belangenverstrengeling en een gebrek aan integriteit in het handelen van betrokkene. Doel en inhoud van het onderzoek Bovenstaande vormde de aanleiding voor u om een onafhankelijk onderzoek in te laten stellen. Het onderzoek heeft als doel om vast te stellen of er sprake is van belangenverstrengeling of andere onregelmatigheden, met name door inhuur van personeel bij Caparis via een vennootschap die gelieerd is aan betrokkene. Het doel van het onderzoek was u te informeren, ten einde indien wenselijk organisatorische maatregelen, dan wel disciplinaire maatregelen jegens personen te nemen.

In overleg met een van de RvC-leden die als contactpersoon namens de Raad van Commissarissen heeft gefungeerd, is de scope van het onderhavige onderzoek beperkt tot het onderzoeken van mogelijke onregelmatigheden bij de inhuur van externen. Tijdens het onderzoek zijn andere signalen naar voren gekomen met betrekking tot mogelijke door betrokkene gepleegde onregelmatigheden. Wij hebben u separaat geïnformeerd over de strekking van deze signalen.

2.

Door BING verrichte werkzaamheden

Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht: · Onderzoek in open bronnen naar de directe en indirecte belangen van betrokkene (waaronder Kamer van Koophandel, Kadaster, media en sociale media); · Kennisgenomen van relevante documenten en procedures; · Administratief onderzoek, met name vastleggingen in de crediteurenadministratie; · Digitaal onderzoek, met name naar relevante e-mailcorrespondentie en bestanden; · Interviews gehouden met betrokkene (twee keer); · Interviews gehouden met een viertal informanten, een aantal (voormalig) interne functionarissen van Caparis en een aantal (voormalig) externe functionarissen (waaronder interim-managers); · Analyse van de bevindingen en conceptrapportage opgesteld; · Relevante bevindingen aan betrokkene voorgelegd (tijdens het tweede interview met betrokkene); · Rapporteren van de bevindingen en conclusie.

3.

Samenvatting

Afspraken Betrokkene is enig aandeelhouder en statutair bestuurder van een interim-bureau (hierna: Bureau M). Hij is via een detacheringsovereenkomst met dit bureau werkzaam voor Caparis. Gezien de aard van de activiteiten van Bureau M zijn in de detacheringsovereenkomst (getekend op 23 mei 2007) tussen betrokkene en Caparis afspraken vastgelegd over de contacten tussen Bureau M en Caparis. Een van de afspraken is dat betrokkene zich gedurende zijn inzet voor Caparis zal terugtrekken op de positie van aandeelhouder. De directie van Bureau M zou volgens betrokkene in eerste instantie zijn overgedragen aan een kantoorgenoot van betrokkene en later aan zijn echtgenote. Blijkens de gegevens van de Kamer van Koophandel wordt Bureau M statutair echter indirect bestuurd door betrokkene. In de overeenkomst is vastgelegd dat Bureau M gedurende de looptijd van de overeenkomst geen medewerkers zal inzetten op functies die een directe werkrelatie met Caparis inhouden. Uit de bevindingen van dit onderzoek blijkt echter dat dit in tenminste twee gevallen wel is gebeurd. Inhuur van interim-personeel via Bureau M In twee gevallen is vastgesteld dat externen middels een constructie via Bureau M bij Caparis werkzaam zijn geweest. In de administratie van Caparis hebben wij echter geen aanwijzingen kunnen vinden dat Bureau M betrokken is geweest bij de inhuur van personeel bij Caparis. De betreffende externen hebben rechtstreeks een overeenkomst met Bureau M afgesloten, buiten Caparis om. In de overeenkomst tussen externe 1 en Bureau M zijn afspraken vastgelegd over het betalingsschema tussen externe 1 en Bureau M voor zijn werkzaamheden bij Caparis. In de overeenkomst is vastgelegd dat er per maand wordt gefactureerd. Uit de overeenkomst blijkt dat externe 1 20% van zijn uurtarief bij Caparis zou moeten afdragen aan Bureau M. Van externe 1 hebben wij tien facturen van Bureau M aan externe 1 voor zijn werkzaamheden bij Caparis ontvangen. De eerste factuurdatum is 15 juni 2009. De laatste factuurdatum is 13 januari 2011. Het gaat om een totaalbedrag van € 8.471,25 exclusief btw. Uit een matching van de facturen tussen externe 1 en Caparis, en de facturen tussen Bureau M en externe 1 blijkt dat externe 1 voor een deel van zijn werkzaamheden een fee heeft verrekend met Bureau M. Voor dit gedeelte blijkt hij in werkelijkheid 17% van zijn declaraties bij Caparis te hebben verrekend met Bureau M.


In de overeenkomst tussen externe 2 en Bureau M is een aantal afspraken opgenomen. Het contract dat wij hebben ontvangen, is overigens niet ondertekend. In het contract staat onder andere dat over de omzet een verdeling van 20/80 plaatsvindt, waarbij 20% van de omzet voor Bureau M is en 80% van de omzet voor externe 2. De eerste factuurdatum is 23 februari 2009. De laatste factuurdatum is 29 juli 2009. Blijkens de omschrijving van de facturen hebben de facturen betrekking op de werkzaamheden van externe 2 bij Caparis in de periode januari 2009 tot en met juni 2009. Uit een matching van de facturen tussen externe 2 en Caparis, en de facturen tussen Bureau M en externe 2 blijkt dat externe 2 voor een deel van zijn werkzaamheden een fee heeft verrekend met Bureau M. Voor dit gedeelte blijkt hij in werkelijkheid 20% van zijn declaraties bij Caparis te hebben verrekend met Bureau M. Het gaat om een totaalbedrag van € 11.010,20 exclusief btw. Het voorgaande is in strijd met de afspraken die zijn vastgelegd in de overeenkomst tussen betrokkene en Caparis van 23 mei 2007. Er is daadwerkelijk sprake van belangenverstrengeling door inhuur van personeel via Bureau M. Contacten met de echtgenote van betrokkene (functionerend in de hoedanigheid van directeur/ functionaris van Bureau M) Bij het onderzoek zijn meerdere aanwijzingen bekend geworden dat de twee bovenstaande incidenten niet op zichzelf staan. Hierbij gaat het om de volgende zaken: · Blijkens e-mailcorrespondentie tussen de echtgenote van betrokkene en voormalig lid van de directieraad 1 van Caparis van juni en juli 2008, biedt de echtgenote van betrokkene een kandidaat aan voor de openstaande functie van bedrijfsadministrateur bij Caparis. De echtgenote van betrokkene schrijft dat het gaat om een goed passend cv om de vacature in te vullen van bedrijfsadministrateur. In de mail van 17 juli 2008 schrijft de echtgenote van betrokkene dat zij de onderhandelingen over tarieven graag zelf wil doen; · Volgens verklaringen van externe 3 heeft de echtgenote van betrokkene omstreeks maart 2009 contact met hem opgenomen waarin zij hem vroeg of hij interesse had in de functie van directeur Woon- en Groenservice bij Caparis. Betrokkene verklaart dat hij weet dat zijn echtgenote externe 3 heeft benaderd voor de functie van directeur Woon en Groenservice. Volgens betrokkene heeft zijn echtgenote aan hem gevraagd of externe 3 via Bureau M bij Caparis aan de slag kon. Dit is strijdig met de afspraken zoals vastgelegd in de overeenkomst van betrokkene met Caparis. Naar eigen zeggen heeft betrokkene tegen zijn echtgenote gezegd dat dat niet ging gebeuren vanwege de afspraken met Caparis; · Externe 4 verklaart dat hij meerdere malen (in 2008, 2009 en 2010) door de echtgenote van betrokkene is benaderd voor een functie bij Caparis. Volgens externe 4 heeft de echtgenote van betrokkene tegen hem gezegd dat hij 20% van zijn uurloon aan Bureau M moest betalen als hij bij Caparis geplaatst zou worden. Betrokkene verklaart dat hij hier niets van afweet; · Uit het digitale onderzoek blijkt dat betrokkene op 2 februari 2010 een profielschets van een vacaturetekst voor de functie verkoper Buitendienst door heeft gestuurd naar het e-mailadres van zijn echtgenote. Betrokkene verklaart dat hij wel vaker aan zijn echtgenote vraagt of zij iemand kent als er een vacature is bij Caparis; · Voormalig lid van de directieraad 2 heeft verklaard dat externe 5 (buurman van betrokkene) tegen hem heeft gezegd dat hij Bureau M een fee heeft betaald voor zijn werkzaamheden bij Caparis. Zowel externe 5 als betrokkene verklaart dat externe 5 geen fee heeft betaald aan Bureau M; · De echtgenote van betrokkene heeft via een extern bureau in het voorjaar van 2011 werkzaamheden verricht voor Caparis in het kader van het project ‘de buurtonderneming’. Op dit moment is de echtgenote van betrokkene als adviseur van of voor Zorginstelling F binnen Caparis actief om medewerkers te detacheren voor een functie in de thuiszorg (aanvullende opmerking BING: Inmiddels is bekend geworden dat dit op het moment van het uitbrengen van onze rapportage niet meer het geval was. Naar aanleiding van de publiciteit rond het onderzoek van BING heeft Zorginstelling F al voor het bekend worden van de uitkomsten van dat onderzoek besloten om met onmiddellijke ingang afscheid te nemen van de echtgenote van betrokkene.).


Slot Wij stellen vast dat betrokkene binnen Caparis een centrale rol vervult bij de inhuur van externen. Zowel externe 1 als externe 2 is middels een constructie via Bureau M bij Caparis werkzaam geweest. Zoals hiervoor beschreven, zijn bij het onderzoek meerdere aanwijzingen bekend geworden dat de bovenstaande incidenten niet op zichzelf staan. Inzage door BING in de administratie van Bureau M had duidelijkheid kunnen opleveren of buiten de twee bekende gevallen al dan niet meer inhuur van personeel bij Caparis heeft plaatsgevonden met betrokkenheid van Bureau M. Betrokkene wil echter geen inzage geven in de administratie van Bureau M. Hierdoor kunnen wij niet uitsluiten dat er bij de inhuur van andere externen bij Caparis mogelijk eveneens sprake is van afspraken met Bureau M.

4.

Tot slot

Deze samenvatting mag uitsluitend worden aangewend ten dienste van de doelstelling van de opdracht. Het is niet toegestaan deze samenvatting – of delen daaruit – zonder onze toestemming aan te wenden voor andere doeleinden. Hoogachtend,



Uw kenmerk Uw brief van Burgerservicenr Ons kenmerk Bijlage

Recommend Documents