VYSOKÁ ŠKOLA POLYTECHNICKÁ JIHLAVA Katedra ekonomických studií

VYSOKÁ ŠKOLA POLYTECHNICKÁ JIHLAVA Katedra ekonomických studií

Cestovní náhrady 2012 Tr a v e l re i m b u r s e m e n t 2 0 1 2 bakalářská práce

Autor: Martin Stráník Vedoucí práce: Ing. Oldřich Rambousek, Ph.D. Místo: Jihlava Rok: 2013

Anotace Bakalářská práce se zabývá problematikou cestovních náhrad pro aktuální období roku 2012. Vychází z platné legislativy, zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Cílem práce je poukázat na časté chyby, kritická místa a navrhnout jejich řešení. V prvních sedmi částích se zaměřuje na vysvětlení základních pojmů a objasnění daňové problematiky. Poslední dvě části analyzují současnou situaci a navrhují možný vlastní systém cestovních náhrad.

Klíčová slova cestovní náhrady, pracovní cesta, daňová uznatelnost, evidence a účtování

Annotation Bachelor's work deals with problems related to travel reimbursement for actual period of year 2012. Arises from valid legislation of law no. 262/2006 digest of labour code. The objective of diploma thesis is to point out frequent faults, critical spots and suggest their solutions. In the first seven parts is focused on explanation of basic terms and clarification of matters of tax. The last two parts are analysing current situation and proposing own possible system of travel reimbursement.

Key words travel reimbursement, business trip, tax admissibility, evidence and accounting

Poděkování Na tomto místě bych chtěl velmi poděkovat vedoucímu bakalářské práce Ing. Oldřichu Rambouskovi, PhDr. za odborné vedení práce a za podporu při jejím vytváření.

Prohlášení Prohlašuji, že předložená bakalářská práce je původní a zpracoval jsem ji samostatně. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná, že jsem v práci neporušil autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů, v platném znění, dále též „AZ“). Souhlasím s umístěním bakalářské práce v knihovně VŠPJ a s jejím užitím k výuce nebo k vlastní vnitřní potřebě VŠPJ . Byl jsem seznámen s tím, že na mou bakalářskou práci se plně vztahuje AZ, zejména § 60 (školní dílo). Beru na vědomí, že VŠPJ má právo na uzavření licenční smlouvy o užití mé bakalářské práce a prohlašuji, že s o u h l a s í m s případným užitím mé bakalářské práce (prodej, zapůjčení apod.). Jsem si vědom toho, že užít své bakalářské práce či poskytnout licenci k jejímu využití mohu jen se souhlasem VŠPJ, která má právo ode mne požadovat přiměřený příspěvek na úhradu nákladů, vynaložených vysokou školou na vytvoření díla (až do jejich skutečné výše), z výdělku dosaženého v souvislosti s užitím díla či poskytnutím licence.

V Jihlavě dne 13.5. 2013

...................................................... Podpis

Seznam zkratek ČR – Česká republika MPSV – Ministerstvo práce a sociálních věcí MF – Ministerstvo financí DPH – Daň z přidané hodnoty PHM – Pohonné hmoty GPS - globální družicový polohový systém (Global Positioning System)

Obsah: Úvod ................................................................................................................................. 9 1

Cestovní náhrady podle legislativy ...................................................................... 11 1.1 1.2 1.3

2

Cestovní náhrady při pracovní cestě ................................................................... 14 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

3

Náhrada jízdních výdajů ................................................................................. 14 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny .......................................... 15 Náhrada výdajů za ubytování ......................................................................... 15 Stravné ............................................................................................................ 16 Náhrada nutných vedlejších výdajů ................................................................ 16

Cestovní náhrady při zahraniční cestě................................................................ 17 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

4

Přehled právních norem .................................................................................. 11 Definice cestovních náhrad ............................................................................. 12 Druhy cestovních náhrad ................................................................................ 12

Náhrada jízdních výdajů ................................................................................. 17 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě členem rodiny ....................................... 17 Náhrada výdajů za ubytování ......................................................................... 17 Zahraniční stravné........................................................................................... 17 Náhrada nutných vedlejších výdajů ................................................................ 19 Náhrada při výkonu práce v zahraničí ............................................................ 19

Cestovní náhrady ve veřejném sektoru .............................................................. 20 4.1 Odchylky při pracovní cestě ........................................................................... 20 4.1.1 Náhrada jízdních výdajů ......................................................................... 20 4.1.2 Stravné .................................................................................................... 20 4.2 Odchylky při zahraniční pracovní cestě.......................................................... 21 4.2.1 Náhrada jízdních výdajů ......................................................................... 21 4.2.2 Stravné .................................................................................................... 21

5

Společná ustanovení cestovních náhrad ............................................................. 22 5.1 5.2

6

Paušalizace cestovních náhrad ........................................................................ 22 Záloha na cestovní náhrady ............................................................................ 22

Daňová problematika cestovních náhrad ........................................................... 24 6.1 Daňová problematika u zaměstnance ............................................................. 24 6.2 Daňová problematika u zaměstnavatele ......................................................... 24 6.2.1 Daň z příjmů ........................................................................................... 25 6.2.2 Silniční daň ............................................................................................. 25

7

Cestovní náhrady osoby samostatně výdělečně činné ....................................... 26 7.1 Náhrada jízdních výdajů ................................................................................. 26 7.1.1 Paušální výdaje na dopravu .................................................................... 26 7.2 Náklady na ubytování ..................................................................................... 27 7.3 Stravné ............................................................................................................ 28 7.4 Náhrada nutných vedlejších výdajů ................................................................ 28

8

Chyby a kritická místa v cestovních náhradách ................................................ 29 8.1 8.2 8.3

Chybný výklad legislativy .............................................................................. 29 Špatná evidence cestovních náhrad ................................................................ 30 Chyby při daňové uznatelnosti náhrad............................................................ 31

8.4 9

Neuznaní cestovních náhrad ........................................................................... 32

Návrhy vlastního řešení ........................................................................................ 33 9.1 9.2 9.3

Soukromý sektor – podnikatelé ...................................................................... 33 Soukromý sektor – zaměstnanci ..................................................................... 34 Veřejný sektor ................................................................................................. 35

Závěr .............................................................................................................................. 37 Seznam použité literatury ............................................................................................ 39 Seznam tabulek ............................................................................................................. 41 Přílohy ............................................................................................................................ 42 Příloha č. 1 .................................................................................................................. 42 Příloha č. 2 .................................................................................................................. 44 Příloha č. 3 .................................................................................................................. 49 Příloha č. 4 .................................................................................................................. 50

Úvod Dnešní doba sebou přináší nepřeberné možnosti, které se týkají většiny lidí. Ať už jde o komunikaci, sdílení dokumentů nebo podkladů k různým jednáním mezi jednotlivci. Jedná se o situace v osobním životě, ale hlavně se projevují v oblasti pracovní. Právě neustálé rozšiřování působnosti na dalších a vzdálenějších trzích nutí podnikatelskou sféru a její zástupce k cestování a vyjednávání nových obchodních příležitostí. Jelikož podnikání představuje nemalé vynakládání finančních prostředků za účelem dosahování zisku, je třeba přesně stanovit a vymezit ty náklady, které přímo souvisí s pracovními cestami dané firmy. Nepochybně sem patří jízdné za použití veřejné dopravy, úhrady za jídlo, letenky a ostatní peníze použité v rámci cest. Výše uvedené výdaje shodně patří do tzv. cestovních náhrad. Aby bylo možné tyto náklady správně zaúčtovat, je nezbytná jejich evidence, konkrétní určení a výpočet. Téma pro svou bakalářskou práci jsem si zvolil „Cestovní náhrady 2012“. Nutnosti cestování za obchodem se málokdo vyhne. V řadě případů zde nastává milné povědomí a nesprávné informace. Nejen proto chci podrobněji nastínit a objasnit toto téma. Pro některé podnikatele a firmy uznatelné náklady spojené s pracovními cestami stále představují řadu obtíží a zmatků. Za hlavní cíl mé práce jsem si stanovil vytyčení chyb a kritických míst v cestovních náhradách a navržení možných řešení. Abych dostál svému, rozvrhnul jsem práci do logicky členěných oddílů. Nejprve vyčlením základní pojmy, které pomohou objasnit probíranou problematiku. Dále přiblížím možnosti účtování cestovních náhrad a daňové zvýhodnění. V neposlední řadě nastíním chyby, problémy a také návrhy vlastního řešení. Cestovní náhrady aktuálně řeší zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, který nabyl účinnosti 1.1. 2007. Z tohoto zdroje budu ve své práci převážně vycházet. V dalších částech spojené s účtováním a s daní z příjmů použiji aktuální zákony, tj. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákon č. 563/1992 Sb., o daních z příjmů. Pro obě oblasti a zákony vymezím vlastní oddíl. Každé náklady musí být správně zaúčtované, tudíž je nutné vycházet z platných právních norem.

9

Předposlední kapitola porovnává reálnou situaci s teorií, která by měla být směrodatná. Zde uvedu z dosavadní praxe možné a časté chyby a problémy v oblasti cestovních náhrad. V závěru práce navrhnu svá vlastní řešení, která by mohla být aplikována v konkrétních situacích. Navržené zlepšení bude poukazovat na zmíněné nedostatky v účtování a využívání cestovních náhrad.

10

1 Cestovní náhrady podle legislativy 1.1 Přehled právních norem Cestovní náhrady upravuje několik právních předpisů, zákonů a vyhlášek. Mezi základní patří zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů účinný od 1.1. 2007. Konkrétně se jedná o § 151 – 189, které jsou dále rozděleny do následujících 5 hlav: 

Hlava I – Obecná ustanovení o náhradách poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce,



Hlava II – Poskytnutí cestovních náhrad zaměstnanci zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 31,



Hlava III – Poskytnutí cestovních náhrad zaměstnanci zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3,



Hlava IV – Společná ustanovení o cestovních náhradách,



Hlava V – Náhrada za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce.

Cestovní náhrady je možné zařadit mezi daňově uznatelné výdaje, a proto sem patří další právní norma zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Kvůli správnosti zaúčtování těchto nákladů se použije zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a zákon č. 16/1993 Sb., o dani silniční, ve znění pozdějších předpisů. Pro každý rok vychází nařízení vlády ve formě vyhlášek, které upravují základní sazby stravného, průměrné ceny pohonných hmot. Aktuálně se jedná o: 

vyhlášku č. 379/2011 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2012, ze dne 28. listopadu 2011 a příloha,

stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, jejíž náklady a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvků na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona 1

11



vyhlášku č. 429/2011 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, ze dne 13. prosince 2011.

1.2 Definice cestovních náhrad Cestovní náhrady prvotně upravuje zákoník práce. Ten je definuje následovně: „Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci, není-li v tomto zákoně stanoveno jinak, náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v této části.“2 Pokud je zaměstnanec vyslán na služební cestu, náleží mu právě výše zmíněné cestovní náhrady. Patří sem výdaje, které vzniknou při: 

pracovní cestě,



cestě mimo pravidelné pracoviště,



mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,



přeložení,



dočasném přidělení,



přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,



výkonu práce v zahraničí.3

1.3 Druhy cestovních náhrad Základní rozdělení cestovních náhrad je následující:

2 3



jízdní výdaje,



jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny,



výdaje za ubytování,



zvýšené stravovací výdaje (stravné),

§ 151 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů § 152 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

12



nutné vedlejší výdaje.4

Rozlišujeme pracovní cestu v rámci území ČR, tj. tuzemskou nebo mimo území ČR, tj. zahraniční. Podle právního statutu zaměstnavatele jde o členění na podnikatelský sektor a veřejný sektor.

4

§ 156, odst. 1, zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

13

2 Cestovní náhrady při pracovní cestě 2.1 Náhrada jízdních výdajů K pracovní cestě je možné využití jakéhokoliv dopravního prostředku, který předem zaměstnavatel schválil. Použije-li zaměstnanec jiný dopravní prostředek, budou mu uhrazeny takové výdaje, jako kdyby použil předem určený způsob dopravy. 5 Při použití veřejné dopravy je propláceno jízdné dle aktuálního tarifu dopravce prokázané zakoupenou jízdenkou. Jízdní výdaje také vznikají, pokud zaměstnanec použije své vlastní vozidlo. Za jeho použití mu náleží buď dohodnutá sazba, nebo základní náhrady, které jsou stanoveny aktuální vyhláškou MPSV. Aktuální znění a přehled sazeb je uveden níže v příloze (Příloha č. 1). Tab. 1 Přehled základních sazeb jízdních náhrad (zdroj: § 1 vyhlášky č. 429/2011 Sb.)

Sazba základní náhrady za 1 km jízdy (Kč) Jednostopá vozidla a tříkolky

1,00

Osobní silniční motorové vozidlo

3,70

Výpočet základní náhrady se provádí podle jednoduchého vzorce, kde se použije součin základní sazby (SZN) a počtu ujetých kilometrů (km) při pracovní cestě:6 ZN = SZN x km Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty se proplácí proti předloženému dokladu o jejich koupi. Pokud potřebný doklad není k dispozici, vypočítají se náklady podle průměrných cen uvedených ve vyhlášce MPSV.

JANOUŠEK, Karel. Cestovní náhrady ve 234 příkladech 2012. 5. vyd. Olomouc: Anag, 2012. 384 s. ISBN 978-80-7263-718-8. 104 - 106 s. 6 JANOUŠEK, Karel. Cestovní náhrady ve 234 příkladech 2012. 5. vyd. Olomouc: Anag, 2012. 384 s. ISBN 978-80-7263-718-8. 110 s. 5

14

Tab. 2 Přehled průměrných cen PHM (zdroj: § 4 vyhlášky č. 429/2011 Sb.)

Druh pohonné hmoty Automobilový benzín

Průměrná cena za 1 litr PHM (Kč)

95 oktanů

34,90

98 oktanů

36,80 34,70

Motorová nafta

Podobně jako u výpočtu základní náhrady se využívá vzorce. Náhrada výdajů (NPHM) se stanovuje jako součin spotřeby vozidla (S), počtu ujetých kilometrů (km) a ceny pohonné hmoty (C):7 NPHM = S x km x C: 100 Spotřeba vozidla se určuje podle technického průkazu, kde je uvedena výrobcem kombinovaná spotřeba stanovená dle norem Evropské unie. Tento údaj se použije pro výpočet.

2.2 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny V případě dlouhodobé pracovní cestě má zaměstnavatel povinnost uhradit náklady vzniklé při cestě za členem rodiny. Jedná se o pracovní cestu delší než 7 pracovních dnů. Náhrady se poskytují ve výši výdajů, které odpovídají nákladům na cestu do místa pravidelného pracoviště. Nejsou tedy propláceny náhrady, které tento rámec přesáhnou.8

2.3 Náhrada výdajů za ubytování Zaměstnavatel uhradí zaměstnanci výdaje za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty. Výše nákladů musí být prokázána dokladem o zaplacení. V případě, že zaměstnanec není schopen doklad předložit, nemůžou mu být výdaje za ubytování proplaceny. 9 Pokud dojde k domluvenému přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance, není zaměstnavatel po tuto dobu povinen uhradit vynaložené výdaje na ubytování. A to ani v případě, že je musel zaměstnanec uhradit. JANOUŠEK, Karel. Cestovní náhrady ve 234 příkladech 2012. 5. vyd. Olomouc: Anag, 2012. 384 s. ISBN 978-80-7263-718-8. 111 s. 8 § 161 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 9 § 162 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 7

15

2.4 Stravné Za každý den pracovní cesty náleží zaměstnanci stravné alespoň v dané minimální výši. Nárok na stravné vzniká při pracovní cestě trvající 5 hodin a více. Každý den se posuzuje jednotlivě. Výše stravného se neprokazuje žádným dokladem, určuje jí platná vyhláška MPSV. Tab. 3 Přehled výše stravného (zdroj: § 2 vyhlášky č. 429/2011 Sb.)

Délka pracovní cesty (hod.)

Výše stravného (Kč)

5 – 12

64

13 – 18

96

19 a více

151

Zaměstnavatel může zajistit během cesty jídlo pro zaměstnance, které má charakter snídaně, obědu nebo večeře. V takovém případě musí zaměstnavatel stravné krátit za každé poskytnuté jídlo. Tab. 4 Přehled výše krácení stravného (zdroj: § 163, odst. 2 zákona 262/2006 Sb., zákoník práce)

Délka pracovní cesty (hod.)

Výše krácení (%)

5 – 12

70

13 – 18

35

19 a více

25

Výše stravného může být dohodnuta i nad rámec základních sazeb. Trvá-li pracovní cesta pouze 2 dny, může se upustit od odděleného posuzování. Musí to být ovšem výhodnější pro zaměstnance.10 V opačném případě mu náleží stravné ve stejné výši, jako kdyby byl na dlouhodobé pracovní cestě.

2.5 Náhrada nutných vedlejších výdajů Vzniknou-li nutné vedlejší výdaje, které přímo souvisí s pracovní cestou, musí být uhrazeny v prokázané výši.11

10 11

§ 163, odst. 4 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů § 164 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

16

3 Cestovní náhrady při zahraniční cestě 3.1 Náhrada jízdních výdajů Náhrada jízdních výdajů se poskytuje za stejných podmínek a ve stejné výši jako při tuzemské cestě. Rozdíl nastává pouze při náhradě za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně. Zaměstnavatel je povinen uhradit v doložené ceně pouze kilometry ujeté mimo ČR.12

3.2 Náhrada jízdních výdajů k návštěvě členem rodiny Hlavním rozdílem je délka trvání pracovní cesty. Doba cesty musí být delší než 1 měsíc. Je-li tato podmínka splněna a zároveň pokud byla návštěva předem domluvena, poskytne zaměstnavatel náhradu stejně jako při tuzemské pracovní cestě.13

3.3 Náhrada výdajů za ubytování Výdaje, které vzniknou v souladu se zahraniční pracovní cestou, budou poskytnuty stejným způsobem jako by se jednalo o tuzemskou cestu. Na základě předloženého dokladu bude provedena náhrada výdajů. 14

3.4 Zahraniční stravné Zahraniční stravné je poskytováno v cizí měně. Zaměstnavatel může stanovit výši stravného před cestou nebo se použijí základní sazby uvedené v platné vyhlášce MF. Tabulka níže vystihuje některé navštěvované zahraniční země a příslušnou sazbu stravného. Kompletní přehled sazeb zahraničního stravného je uveden v příloze (Příloha č. 2).

§ 167 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů § 168 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 14 § 169 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 12 13

17

Tab. 5 Přehled sazeb stravného ve vybraných zemích (zdroj: Vyhláška č. 379/2011 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2012)

Destinace

Sazba stravného

Slovensko

30 EUR

Bulharsko, Maďarsko, Polsko, Rumunsko, Slovinsko

35 EUR

Chorvatsko, Portugalsko, Řecko, Španělsko, Turecko

40 EUR

Belgie, Francie, Itálie, Irsko, Německo, Nizozemsko,

45 EUR

Rakousko, Rusko, Ukrajina Velká Británie

40 GBP

Švýcarsko

75 CHF

Výše stravného se odvíjí od doby strávené mimo území ČR v kalendářním dni. Nárok na plné zahraničí stravné vzniká tehdy, je-li zaměstnance mimo Českou republiku více než 12 hodin. V ostatních případech dochází ke krácení.15 Tab. 6 Přehled krácení výše zahraničního stravného (zdroj: § 170, odst. 3 zákona č. 262/2006 Sb.)

Délka pracovní cesty (hod.)

Výše stravného

déle než 12

plná sazba

6 – 12

½ sazby

5–1

¼ sazby

méně než 1

neposkytuje se

Další možné krácení nastává tehdy, je-li zaměstnanci poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře. Krácení je následující:

15 16



až o 25%, jde-li o zahraniční stravné v plné výši,



až o 35%, jde-li o zahraniční stravné v ½ výši,



až o 70%, jde-li o zahraniční stravné v ¼ výši. 16

§ 170, odst. 3 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů § 170, odst. 5 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

18

Nestanoví-li se míra krácení stravného před odjezdem na zahraniční cestu, přísluší zaměstnanci celá jeho výše.

3.5 Náhrada nutných vedlejších výdajů Nutné vedlejší výdaje jsou propláceny stejným způsobem, jako by se jednalo o pracovní cestu na území ČR.

3.6 Náhrada při výkonu práce v zahraničí Může nastat situace, kdy místo výkonu práce nebo i pravidelné pracoviště bude stanoveno na území v zahraničí. Je pochopitelné, že se na toto místo musí zaměstnanec dopravit. Náklady, které mu vzniknou, se proplácí stejným způsobem jako při zahraniční cestě. Jestliže bude cestovat se zaměstnancem člen rodiny a má souhlas zaměstnavatele, cestovní náhrady za něho hradí také zaměstnavatel.17

17

§ 172 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

19

4 Cestovní náhrady ve veřejném sektoru Tato oblast se týká zaměstnanců působících ve veřejném sektoru, kteří jsou uvedeny v § 109, odst. 3 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce.18 Vzhledem k tomu, že uvedené instituce hospodaří v rámci veřejných rozpočtů, musí být zaměstnanci poskytnuty cestovní náhrady stanovené zákoníkem práce. Nelze tedy sjednat jiné nebo vyšší sazby.19

4.1 Odchylky při pracovní cestě Zákoník práce nepřipouští ve veřejném sektoru v podstatě žádné odchylky od pevně stanovených sazeb. Jistá míra volby je možná u stravného, kde jsou dány spodní i horní hranice. Dané výše sazeb se tak stávají závazné a neměnné.

4.1.1 Náhrada jízdních výdajů „Sazba základní náhrady stanovená v § 175 odst. 4 a 5 je pro zaměstnavatele závazná a nemůže ji sjednat nebo před pracovní cestou určit odchylně.“20

4.1.2 Stravné Náhrady stravného se určují z aktuálního rozmezí stanoveného vyhláškou MPSV. Jestliže pracovní cesta trvá méně než 5 hodin a je zároveň v době obvyklé pro stravování, může být poskytnuto stravné. Pokud není předem stanoveno krácení, náleží zaměstnanci stravné ve výši dolní sazby.21

stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, jejíž náklady a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvků na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona 19 § 173 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 20 § 175 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 21 § 176 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 18

20

Tab. 7 Přehled výše stravného (zdroj: § 3 vyhlášky č. 429/2011 Sb.)

Délka pracovní cesty (hod.)

Výše stravného (Kč)

5 – 12

64 – 76

13 – 18

96 – 116

19 a více

151 – 181

4.2 Odchylky při zahraniční pracovní cestě Ani zde se nemůže uplatnit možnost stanovení cestovních náhrad. Zaměstnanci náleží náhrady stanovené zákoníkem práce a vyhláškami MPSV a MF.

4.2.1 Náhrada jízdních výdajů Náhrada jízdních výdajů se poskytuje za stejných podmínek jako u tuzemské pracovní cesty. Na základě předložených dokladů se proplatí výše náhrad. Použije-li zaměstnanec své vozidlo, stanoví se výše náhrad dle platných sazeb vyhlášky MPSV.

4.2.2 Stravné Zaměstnanec má nárok na poskytnutí stravného za každý kalendářní den a to ve výši základní sazby. Sazby určuje platná vyhláška MF.

21

5 Společná ustanovení cestovních náhrad 5.1 Paušalizace cestovních náhrad Pro opakující se pracovní cesty se nabízí možnost stanovit paušální měsíční nebo také denní částky cestovní náhrady. Při stanovování sazeb se vychází z očekávaných průměrných nákladů. Konkrétní znění a podmínky pro paušální částky obsahuje buď vnitřní předpis. Musí zde být zakotveno i případné krácení, pokud zaměstnanec nevykonává práci. Vnitřní předpis stanovuje zaměstnavatel svým rozhodnutím. Obsahovat by měl: 

které skupiny zaměstnanců se týká,



které druhy náhrad se paušalizují,



způsob krácení stanoveného paušálu,



výše paušálu a jeho vyplácení. 22

Správně nastavený paušál by měl zjednodušit administrativu kolem cestovních náhrad. K používání paušálních cestovních náhrad není třeba souhlas zaměstnance. Ten má ale nárok na nahlédnutí do předpisu, kde může zjistit, jak a na základě jakých dokladů byl paušál stanoven.23

5.2 Záloha na cestovní náhrady Je-li zaměstnanec vyslán na jakoukoliv pracovní cestu, bude jistě potřebovat nějaký obnos peněz na pokrytí cestovních nákladů. Zaměstnavatel má povinnost poskytnout finanční zálohu až do výše předpokládaných výdajů. Zákon umožňuje také dohodu, kdy není záloha poskytnuta a cestovní náhrady jsou proplaceny až po skončení cesty. Na způsobu poskytnutí zálohy se domluví zaměstnavatel se zaměstnancem. Může být předána hotovost nebo zapůjčena platební karta.24 Po ukončení pracovní cesty musí zaměstnanec předložit doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a to nejpozději do 10 pracovních dnů. Neupotřebená záloha je vratná

SALAČOVÁ, M. Poskytování cestovních náhrad podle zákoníku práce: s komentářem, příklady a daňovými souvislostmi. 2. vyd. Praha: Polygon, 2008, s. 152. ISBN 8072731459. s. 125. 23 § 182 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 24 § 183, odst. 1-2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 22

22

zaměstnavateli za předpokladu, že nárok na cestovní náhrady není vyšší než zbylá částka. V opačném případě, tj. že záloha nepostačovala, bude zaměstnanci rozdíl doplacen. Nedohodne-li se jinak, zaměstnavatel je povinen do 10 pracovních dnů ode dne doložení dokladů provést vyúčtování.25

25

§ 183, odst. 3-5 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

23

6 Daňová problematika cestovních náhrad Výdaje (náklady), které zaměstnavatel vynaloží na dosažení svých příjmů, si může odečíst od základu daně. Výši odpočtu prokazuje poplatník a také stanovuje zákon o daních z příjmů a další zvláštní předpisy.26 Náhrady cestovních výdajů vznikající při pracovních cestách, nepodléhají do určité výše dani z příjmů fyzických osob. Označují se jako daňový výdaj – daňový náklad.27

6.1 Daňová problematika u zaměstnance Cestovní náhrady poskytnuté zaměstnanci nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti. Je tomu tak ovšem pouze do výše cestovních náhrad, které může poskytnout zaměstnavatel ve státní sféře. Obdrží-li zaměstnanec jiné a vyšší náhrady než limity stanovené zákoníkem práce,28 nastává mu daňová povinnost. Patří sem částka rozdílu mezi nárokovou a skutečnou výši náhrad.29 Zaměstnanec musí nadlimitní cestovní náhrady zahrnout do předmětu daně z příjmů ze závislé činnosti. Zároveň se mu o stejnou částku zvýší vyměřovací základ pro zdravotní a sociální pojištění a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.30

6.2 Daňová problematika u zaměstnavatele Samozřejmou podmínkou, aby cestovní náhrady byly daňově uznatelné, je schopnost prokázat, že jde o výdaje na dosažení, zajištění zdanitelných příjmů podle § 24 odst. 1 zákona o daních z příjmů. Zaměstnavatel musí případně prokázat, že mohl cestovní náhrady vyplatit a uplatnit jako daňové výdaje. Především musí být jednoznačně doložitelné následující: 

jedná se o zaměstnance firmy,



jde skutečně o pracovní cestu, při které vznikly tyto náklady



cesta souvisí se zdanitelnými příjmy zaměstnavatele – účel cesty

Například část 7., hlava III zákona č. 262/2996 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 27 § 24, odst. 1 – 2 zákona č. 563/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů 28 část 7., hlava III zákona č. 262/2996 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů 29 JANOUŠEK, Karel. Cestovní náhrady ve 234 příkladech 2012. 5. vyd. Olomouc: Anag, 2012. 384 s. ISBN 978-80-7263-718-8. 37 s. 30 JANOUŠEK, Karel. Cestovní náhrady ve 234 příkladech 2012. 5. vyd. Olomouc: Anag, 2012. 384 s. ISBN 978-80-7263-718-8. 38 s. 26

24



příslušná cesta byla opravdu uskutečněna



správnost a oprávněná výše jednotlivých cestovních náhrad

Z daňového hlediska jsou rozhodující ustanovení aktuálního znění zákona o daních z příjmů.31

6.2.1 Daň z příjmů Vyplatí-li zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, vznikají mu výdaje, které si může odečíst od základu daně z příjmů.32 Výši takových nákladů určuje sazba stanovená zákoníkem práce. Je-li zaměstnanci vyplaceno více (nad limit), lze zahrnout tuto vyšší poskytnutou částku do daňových výdajů. Musí být ovšem splněno, že se stejná suma promítla ve výplatě zaměstnance.

6.2.2 Silniční daň Použije-li se při pracovní cestě motorové vozidlo a jsou-li vypláceny cestovní náhrady, nastává povinnost platit silniční daň. Poplatníkem se stává zaměstnavatel, pokud nevznikla tato povinnost provozovateli vozidla.33

JANOUŠEK, Karel. Cestovní náhrady ve 234 příkladech 2012. 5. vyd. Olomouc: Anag, 2012. 384 s. ISBN 978-80-7263-718-8. 38 s. 32 § 24, odst. 2, písm. zh) zákona č. 563/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů 33 § 4, odst. 2, písm. a) zákona č. 16/1993 Sb., o dani silniční, ve znění pozdějších předpisů 31

25

7 Cestovní náhrady osoby samostatně výdělečně činné OSVČ si může uplatnit obdobné náklady při pracovních cestách, jako zaměstnavatelé poskytují zaměstnancům. Výše a další limity se od sebe liší. Limity se stanovují hlavně zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákonem č. 563/1992 Sb., o daních z příjmů a zákonem č. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

7.1 Náhrada jízdních výdajů Podnikatelům se nabízí několik možností, jak uplatnit výdaje za používání vozidla: 

vozidlo je součástí obchodního majetku – dokládají se skutečně vynaložené výdaje spojené s provozem vozidla,



vozidlo v nájmu podnikatele – i v tomto případě se prokazují skutečné výdaje na provoz vozidla,



vozidlo není zahrnuté do obchodního majetku – vzniká nárok na cestovní náhrady v plném rozsahu podle zákoníku práce,



využití hromadných dopravních prostředků – jízdné je propláceno ve skutečně vynaložené výši bez omezení výše34

7.1.1 Paušální výdaje na dopravu Jako další způsob pro OSVČ při uplatňování výdajů na jízdné se nabízí použití paušálního výdaje na dopravu silničním motorovým vozidlem. Při použití paušálu nelze již zahrnout náklady vynaložené na spotřebované PHM a parkovné. Výši paušálního výdaje stanovuje zákon o daních z příjmů. Jedná se o částku 5.000 Kč na jedno silniční motorové vozidlo za každý kalendářní měsíc ve zdaňovacím období, kdy bylo vozidlo používáno poplatníkem k podnikání. Pro možnost využít celou částku paušálu nesmí být automobil během příslušného kalendářního měsíce poskytnut k užívání jiné osobě. Nejedná se o případy, kdy vozidlo využije k pracovní cestě

Legislativní servis - Cestovní náhrady v podnikatelské sféře. Pohoda: ekonomický a informační systém [online]. 2013 [cit. 2013-04-04]. Dostupné z: http://www.stormware.cz/podpora/LegServis/cestovni-nahrady-v-podnikatelske-sfere.aspx 34

26

spolupracující osoba nebo zaměstnanec. Výdaje na opravy, údržbu, pojištění, silniční daň, dálniční poplatky v prokázané výši mohou být zahrnuty do výdajů.35 V opačném případě, tj. používá-li podnikatel silniční motorové vozidlo jen z části k podnikání, dochází zde ke krácení paušálního výdaje. Uplatnit lze 80 % stanovené výše paušálu, tedy celkem 4.000 Kč. Obdobně se krátí i výdaje na opravy, údržbu, pojištění, dálniční poplatky ve výši 80 % z prokázané výše.36 Paušální výdaj se mohou použít nejvýše za 3 vlastní vozidla zahrnutá nebo nezahrnutá do majetku podnikatele nebo v nájmu. V průběhu zdaňovacího období není možné měnit způsoby náhrad jízdních výdajů. O paušálním nákladu na dopravu se nikde neúčtuje, neuvádí se v daňové evidenci, ani se nikomu nevyplácí. Jedná se o účinný výdaj, který snižuje výhradně základ daně až v daňovém přiznání.37 Mnoho z podnikatelů je zároveň plátcem DPH. Aby mohli uplatňovat odpočet DPH u paušálních výdajů na dopravu, mají povinnost vést knihu jízd (Příloha č. 3). Z rádně vyplněné a vedené knihy se snadno prokážou potřebné údaje pro odpočty. Bez této podmínky nelze uplatňovat odpočet na dani z přidané hodnoty.38

7.2 Náklady na ubytování Podnikatel obdobně jako zaměstnanec využívá při vícedenních pracovní cestách ubytovací zařízení. Vznikají mu taktéž náklady spojené za tyto služby. Daňově se výdaje uznávají v plné prokázané výši. Nutností je doklad, který potvrzuje zaplacení ubytování. Musí obsahovat základní údaje, aby z nich bylo zřejmé: 

že se jedná o ubytovací službu,



kdo potvrzení vystavil,



částka zaplacená za nocleh,



místo ubytování,

§ 24, odst. 2, písm. zt) zákona č. 563/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů 36 § 24, odst. 2, písm. zt) zákona č. 563/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů 37 Legislativní servis - Cestovní náhrady v podnikatelské sféře. Pohoda: ekonomický a informační systém [online]. 2013 [cit. 2013-04-04]. Dostupné z: http://www.stormware.cz/podpora/LegServis/cestovni-nahrady-v-podnikatelske-sfere.aspx 38 § 72-73, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů 35

27



kdy byla služba poskytnuta,



kdo ubytování využil.

7.3 Stravné OSVČ mohou uplatnit jako daňový výdaj stravné při tuzemských pracovních cestách delších než 12 hodin v kalendářním dnu. Výši náhrad udává limit stanovený pro zaměstnance ve veřejném sektoru. Tab. 8 Přehled sazeb tuzemského stravného u OSVČ (zdroj: § 3 vyhlášky č. 429/2011 Sb.)

Délka pracovní cesty (hod.)

Výše stravného (Kč)

12 – 18

116

19 a více

181

Jedná-li se o zahraniční pracovní cestu, stravné stejně jako u zaměstnanců stanovuje aktuální vyhláška MF. Uplatňuje se zde také krácení náhrad podle doby strávené v zahraničí. Tab. 9 Přehled krácení výše zahraničního stravného (zdroj: § 170, odst. 3 zákona č. 262/2006 Sb.)

Délka pracovní cesty (hod.)

Výše stravného

déle než 12

plná sazba

6 – 12

½ sazby

5–1

¼ sazby

méně než 1

neposkytuje se

7.4 Náhrada nutných vedlejších výdajů Nutné vedlejší výdaje, které přímo souvisí s pracovní cestou za účelem dosažení, zajištění zdanitelných příjmů, spadají do daňově uznatelných.

28

8 Chyby a kritická místa v cestovních náhradách 8.1 Chybný výklad legislativy Mnoho chyb vyvstává z nepochopení nebo ze špatného výkladu daných zákonů, norem a vyhlášek. Někdy je opravdu velmi těžké vyznat se v legislativě. Častým následkem z toho jsou zásadní konflikty ve výpočtech a zároveň v evidenci a účtování cestovních náhrad. Jistým přínosem do dané problematiky by mohlo být zjednodušení a vyjasnění sporných bodů. Základní krok pro uplatnění cestovních náhrad začíná u správně vyplněného cestovního příkazu (Příloha č. 4). Už na této úrovni se ve značném měřítku vytváří chybné formulace a třeba i neúplné informace. Ze správně vyplněného příkazu musí být jednoznačné následující: 

jméno a příjmení pracovníka – jednoznačné určení, kdo bude vyslán na cestu,



počátek cesty – místo odjezdu (většinou sídlo firmy),



místo konání – kde se uskuteční,



účel pracovní cesty – školení, obchodní schůzka,



termíny – datum a čas zahájení a ukončení,



určený dopravní prostředek – nemusí být udáno.

Čím přesnější informace se dají z cestovního příkazu vyčíst, tím méně pochybností může nastat. Předejít rozporům také pomůže vyjasnění zásadních věcí ještě dříve, než vůbec bude zaměstnanec vyslán na pracovní cestu. Pouhé podvědomí, co se může a nemůže, přiměje k racionálnímu chování. Vyzdvihl bych hlavně obeznámení se sazbami poskytovanými na stravné a jejich možné krácení při poskytnutí bezplatného jídla. Jako vhodné považuji také předem určit dopravní prostředek, který může být použit. Ostatní náklady vznikají v průběhu konání cesty a není možné je přesně předvídat. Jedná se často o malé částky, které nehrají velkou roli, a je snadné prokázat jejich vynaložení.

29

8.2 Špatná evidence cestovních náhrad Nejvíce nejasností a úskalí se vytváří při evidenci a následném vyúčtovávání náhrad. Chybují především zaměstnanci, kteří vykonávali pracovní cestu. Zásadní problémy a neshody vznikají při výpočtech vzniklých cestovních náhrad. Zaměstnanec špatně uvede sazby stravného nebo nepoužije krácení při poskytnutém plnohodnotném jídle. Při zahraniční cestě, když je použito letadlo, se zpravidla chybně udává přechod přes hranice. Z toho důvodu se pravděpodobně nesprávně vypočítá např. nárok na stravné, tj. bude nárokována nižší částka. Doba odletu a příletu letadla se již započítává jako doba přechodu státní hranice. Mezi další chybné údaje patří místo odjezdu na pracovní cestu. Mnoho zaměstnanců uvádí odjezd z místa svého bydliště, což nemůže být. Začátek cesty musí vycházet ze sídla firmy. To samé platí o ukončení cesty opět ve firmě. Nejčastější chyby při evidenci pracovních cest: 

místo odjezdu – neuvádí se sídlo firmy, ale bydliště zaměstnance,



doba překročení hranic – chybné časové údaje při odletu, při přejezdu autem,



přepočet zahraničních výdajů – nesprávně použitý měnový kurz,



stravné – špatná výše stravného nebo chybně vypočítané krácení,



bezplatné jídlo – neuvedení poskytnuté snídaně, obědu nebo večeře.

Bezchybní pochopitelně nejsou ani zaměstnavatelé, když následně kontrolují a proplácí cestovní náhrady. Mnohdy důvěřují svým zaměstnancům natolik, že vyúčtování pracovní cesty nekontrolují a ihned proplatí požadovanou částku. Následné kontroly ze strany finančního úřadu velmi často objeví nesrovnalosti: 

chybné výpočty,



špatně uvedené podstatné údaje – místo odjezdu, přechod hranic,



neúplné informace – jsou zavádějící, nejednoznačné.

Vše toto má za následek neuznání takových cestovních náhrad a vyjmutí z nákladů, které snižují základ daně z příjmů.

30

8.3 Chyby při daňové uznatelnosti náhrad Po správném a bezchybném výpočtu cestovních náhrad, dojde k jejich proplacení zaměstnancům. Tím vznikají zaměstnavateli náklady, které vynaložil za účelem dosažení, zajištění zdanitelných příjmů ve svém podnikání. Veškeré shodné výdaje, nebo-li náklady, snižují základ pro výpočet daně z příjmů. Není ovšem výdaj jako výdaj. Náklady vztahující se k cestovním náhradám musí plně korespondovat s tím, co udávají a povolují zákony. Zákoník práce rozlišuje soukromý (podnikatelé) a veřejný sektor. Podstatnou roli zde hrají výše sazeb cestovních náhrad. Pro oba sektory jsou stanoveny dolní hranice, tedy minimální částky. Veřejný sektor vzhledem k nutnosti hospodárnosti má stanovenou i horní hranici, maximální možnou částku. Právě tento horní limit určuje výši nákladů, kterými lze snížit daňový základ. Striktně to platí pro státní a příspěvkové organizace. Zaměstnavatelé ze soukromých sektorů si mohou z daní odečíst i tzv. nadlimitní výdaje39 na cestovní náhrady. V tento okamžik nastává nesprávné zúčtování a stanovení chybného odpočtu ze základu pro výpočet daně z příjmů. Mnoho podnikatelů použije právě celkovou částku, kterou zaplatil za náhrady. Úskalím všeho je rozdíl mezi horní možnou hranicí sazeb a skutečnou částkou. Odpočet vyšších nákladů zákon umožňuje pouze pro podnikatele. Musí být splněno následující: 

částka, která převyšuje horní hranicí sazby, musí být zahrnuta do mzdy zaměstnance,



tato částka musí být obsažena i v základu pro výpočet zdravotního a sociálního pojištění.

Po splnění těchto podmínek lze použít celou částku jako daňově uznatelné výdaje. V mnoha případech není toto splněno. Zaměstnavatel i přes to použije všechny náklady a sníží si základ daně neoprávněně. Tím se dopouští nezákonného krácení daní a vystavuje se postihu ze strany finančního úřadu. Dle mého názoru zde vznikají největší problémy a chyby při uplatňování daňově uznatelných a neuznatelných odpočtů. Rozdílné názory na tuto problematiku mají také účetní a daňový poradci.

39

jedná se o náklady, které překračují danou horní hranici cestovních náhrad

31

8.4 Neuznaní cestovních náhrad Kontrol od finančních úřadů přibývá. S tím samozřejmě roste i počet odhalených nesprávně vypočítaných nebo nárokovaných cestovních náhrad. Opravdu není dnes nic zvláštního, když kontrolní pracovník ověřuje pravdivost vykazovaných pracovních cest. Pro podnikatele je povinností, aby prokázal, že byl na udávaném místě. V praxi dochází také k telefonátům a ověřování, jestli daný pracovník v konkrétní firmě opravdu byl. Zkoumán může být také čas, zda souhlasí s poukázanými údaji. Složité dokazování nastává v případě, kdy se uplatňují zahraniční cestovní náhrady. Velkým problémem při použití automobilu je doložit, kdy byla překročena státní hranice. Pouze je-li vozidlo vybaveno GPS, je to snadné. Vzhledem složitosti, nejasnému výkladu nebo nepochopení nastávají mnohdy zbytečně komplikace a špatné postupy při vykazování cestovních náhrad. Zjednodušení, zprůhlednění by velmi pomohlo ke zlepšení a zároveň zamezilo chybným interpretacím.

32

9 Návrhy vlastního řešení Z výše uvedeného vyplývá používání rozdílných možností nároků na cestovní náhrady a také jejich odpočet z daní pro podnikatele a pro státní organizace. Tento rozdíl působí zcela jistě negativně. Proč by měla být omezená výše cestovních náhrad pro soukromý sektor, když je zaměstnavatel ochoten dopřát zaměstnanci lepší a vyšší možnosti při konání pracovní cesty?

9.1 Soukromý sektor – podnikatelé Nevidím důvody k tomu, aby si zaměstnavatel nemohl odečíst od základu daní z příjmů prokazatelné náklady na pracovní cesty. Mělo by být v podstatě na něm, jak vysoké náhrady bude ochoten zaměstnanci poskytnout. On hospodaří se svými peněžními prostředky a tím ovlivňuje svůj případný zisk. Nepředpokládám, že by bez patřičných zásluh zaměstnavatel vyplácel nadstandardní cestovní náhrady. Mnohé neshody, chybné výpočty a zdlouhavé prokazování by mohlo pomoci vyřešit a usnadnit používání paušálů. V součastné době se může použít paušál na výdaje za dopravu pro OSVČ. Podnikatelé tedy mohou používat pro uplatnění nákladů na dopravu paušální výdaje. Jedná se o částku 5.000 Kč za měsíc, kdy bylo vozidlo používáno. Případně si částku zkrátí o 20 %, když auto užívají v daný měsíc i pro soukromé účely. Tento princip bych použil a zavedl také pro stravné a náhrady za ubytování. Umožnit využívání paušálních výdajů celkově a komplexně na všechny cestovní náhrady. Možná by mohl nastat dotaz ohledně průkaznosti, že se opravdu jedná o výdaje za pracovní cesty nebo že daná cesta byla uskutečněna. Podnikatel vynakládá své peněžní prostředky, které určitě nebude zbytečně utrácet. Konkrétní řešení: 

paušál na stravné a ubytování by mohl být použit pouze za ten měsíc, kdy byly uskutečněny pracovní cesty - tuto skutečnost by svým prohlášením oznamoval podnikatel,



paušál by zahrnoval také náklady na dopravu – jednotný paušál pro všechny cestovní výdaje,

33



výše paušálu by byla 10.000 Kč za měsíc, ve kterém byly vykázány pracovní cesty,



ponechal bych i krácení v případě, že bylo použito vozidlo k soukromým účelům – snížení o 20 %, tj. na částku 8.000 Kč,



budou-li náklady vyšší, mohl by podnikatel uplatnit výpočty cestovních náhrad a daňové odpočty běžným způsobem podle nynější platné legislativy,



kombinace skutečných nákladů a paušálních výdajů během roku by nebyla umožněna.

Využívání paušálních výdajů na dopravu lze uplatnit nyní pouze na výdaje souvisící s tuzemskými pracovními cestami. Určitě bych toto omezení zrušil a zavedl možnost zahrnout do paušálu i zahraniční cesty. Podmínky využívání paušálních výdajů při zahraniční cestě: 

podnikatel prohlásí, že se uskutečnila zahraniční cesta,



výše paušálu by se navýšila o 15 %, tj. na částku 11.500 Kč,



při vyšších nákladech by bylo možné použít dosavadní systém a uplatňování cestovních náhrad,



kombinace obou způsobů během roku by opět nebyla umožněna.

Využívání paušálních výdajů by přispělo k zjednodušení této komplikované oblasti, tedy cestovních náhrad. Pochopitelně ne pro všechny by tento systém byl vyhovující. Pro firmy zabývající se dovozem a vývozem je zcela nesmyslné zavádění takto nastavených paušálů. Jejich výše by určitě nepokryla náklady, které během svého podnikání vynakládají. Protože se každodenně pohybují v oblastech cestování, převozu, mají současný systém velmi zažitý a orientují se v něm bezchybně. Není opodstatněné jim nutit jakýkoliv paušál nebo něco podobného.

9.2 Soukromý sektor – zaměstnanci Doposud se paušální výdaje týkaly cestovní náhrad a odpočtů ze základu daní, které za sebe uplatňuje podnikatel. Usnadněním v rámci daňových úlev by mohlo být zavedení možnosti využít paušálu i za zaměstnance. Předpokládám, že tento krok by usnadnil, zjednodušil a v neposlední řadě i zprůhlednil uplatňované výdaje za pracovní cesty. Má se za to, že zaměstnavatel v převážné většině poskytuje na cestu dopravní prostředek.

34

Tento předpoklad bych zohlednil ve výši paušálního odpočtu. Částka nebude nijak závratná a z pohledu celkových nákladů nepodstatná. Konkrétní řešení: 

zaměstnavatel prohlásí, že při výkonu práce je reálné cestování,



zvolí si pro daný rok využívání paušálních výdajů za zaměstnance,



výše paušálu by byla 4.000 Kč za měsíc, kdy byl zaměstnanec vyslán na pracovní cestu,



pokud v daný měsíc bude uskutečněna i zahraniční cesta, navýší se částka paušálu o 15 %, tj. na částku 4.600 Kč



budou-li náklady vyšší než tyto částky, bude nutné pro jejich odpočet ze základu daně prokázání skutečné výše,



kombinace obou způsobů během roku by opět nebyla umožněna.

9.3 Veřejný sektor Ve veřejném sektoru jsou dány a nastaveny přesné sazby a hodnoty cestovních náhrad. Výdaje na dopravu není možné před pracovní cestou nijak upravovat ani zvyšovat jejich základní sazby. U stravného je dána nejen spodní ale hlavně i horní hranice, která určuje maximální možnou částku. Veřejný sektor musí dbát na hospodárnost a minimalizovat vynaložené prostředky na zabezpečení provozu organizace. Je tedy hodně omezen v porovnání se soukromým sektorem. Není mu také umožněno využívání paušálních výdajů na dopravu, jako tomu je u podnikatelů. Jak veřejný sektor, tak i podnikatelé vynakládají svěřené nebo vlastní prostředky k zajištění provozu své organizace nebo firmy. Je tedy pro ně velmi důležité, aby se s nimi hospodařilo co nejlépe a nejefektivněji. Pokud by se zavedla možnost využití paušálu i pro tento sektor, předpokládám, že by se mohlo zamezit nehospodárnosti se svěřenými zdroji. Bylo by přesně dané, jak vysoké náklady lze očekávat za konkrétní období. Potlačily by se tím i další problémy, např. nesprávně určená výše náhrad. Umožnil bych proto zavedení shodného systému paušálních výdajů také pro státní a příspěvkové organizace. Všechny možnosti a podmínky by byly nastaveny zcela stejným způsobem. Veřejný sektor se přeci musí chovat obdobně jako podnikatelé, tudíž by měl mít stejné systémy a principy cestovních náhrad. Obdobně jako u soukromých firem, tak i zde nebudou všem organizacím paušály vyhovovat.

35

Konkrétní řešení: 

jednatel organizace by prohlásil, že se uskutečnily pracovní cesty,



oznámil by, že hodlá využívat paušální výdaje na cestovní náhrady,



výše paušálů by byla ve stejné výši:



-

u podnikatelů – 10.000 Kč za měsíc, ve kterém proběhla pracovní cesta,

-

u zaměstnanců – 4.000 Kč za měsíc, ve kterém proběhla pracovní cesta,

zvýšení při zahraniční cestě by zůstalo také stejné, tj. o 15 %.

Rozhodnutí, jestli využít nebo nevyužít paušální výdaje, padne na každou organizaci individuálně. Musí umět posoudit a porovnat výhody a nevýhody, které by jim to mohlo přinést. Z hlediska makroekonomického se nejedná o závratné částky. Jak jsem již zmínil, v podnikání tento paušál lze považovat za vcelku nepodstatnou částku oproti ostatním výdajům.

36

Závěr Dnešní doba přináší mnoho možností a šancí v oblasti podnikání. Jedná se především o obchodování na nových trzích, které v sobě ukrývají velké šance na uzavření obchodu. Aby mohli podnikatelé nabízené kontrakty eventuelně uzavřít, musí ve většině případů, přijet za potenciálním kupujícím nebo obchodním partnerem. V souvislosti s tím mu vznikají výdaje, které musel vynaložit na cestu. Všechny tyto náklady se nazývají cestovní náhrady. Touto problematikou se zaobírá celá tato práce. Nejprve vymezuje základní pojmy týkají se cestovních náhrad. Stěžejní právní legislativa je v současné době zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Postupně v dalších částech práce objasňuje možnosti v poskytování cestovních náhrad pro všechny sféry, které působí v ČR v oblasti podnikání. Hlavní velkou oblastí jsou podnikatelé, tj. soukromý sektor. Zaměstnavatelé zde mají stanovené pouze minimální sazby cestovních náhrad, které jsou povinni poskytnout zaměstnancům při vyslání na pracovní cestu. Navýšení základních částek může být provedeno kdykoliv a v podstatě ve výši, jakou je ochoten podnikatel poskytnout. Druhou velmi početnou skupinou je veřejný sektor sestávající ze státních a příspěvkových organizací. Zásadním rozdílem pro tuto skupinu zaměstnavatelů je stanovení také horní hranice sazeb, které mohou poskytnout v oblasti cestovních náhrad. Podstatná kapitola práce vysvětluje daňovou problematiku a uznatelnost cestovních náhrad jako možné odpočty ze základu daně z příjmů. Zmiňuje povinnost placení silniční daně v případě využívání silničního motorového vozidla. Platnou legislativu představují zákon č. 586/1992 Sb., zákon o daních z příjmů, zákon č. 16/1993 Sb., o dani silniční. Jelikož i osoby samostatně výdělečně činné, které nemají žádné zaměstnance, cestují, vznikají také jim stejné náklady. Zásadní rozdíl může nastat při využívání paušálních výdajů na dopravu. V takovém případě již není možné zahrnout do daňových odpočtů skutečné náklady, které souvisí s pracovní cestou. Na základě této možnosti je v práci navržen shodný systém pro všechny cestovní náhrady. Cílem mé práce je vyzdvihnout nejčastějších chyby při nárokování cestovních náhrad, dále poukázat na kritická místa v současném systému a navrhnout vlastní možnost

37

řešení nastolené situace. Tomuto jsou vyhrazeny dvě samostatné kapitoly, které vysvětlují aktuální problémy a následně se pokouší nastínit možnou nápravu. Kapitoly s návrhy vlastního řešení obsahují varianty pro všechny sektory, které v ČR působí. Konkrétně se jedná o soukromý a veřejný sektor a osoby samostatně výdělečně činné. Nejprve jsou popsány současné způsoby a možnosti, které se právě využívají. S využitím poznatků z dosavadního systému paušálních výdajů, navrhuji v této práci rozšíření a upravení této možnosti. Charakterizovaný paušál na celkové cestovní výdaje by mohli využívat bez problémů pravděpodobně drobní podnikatelé a menší firmy. Převážně u těchto subjektů vznikají časté chyby a nesprávné zúčtování náhrad. Jeho výše stanovená na částku 10.000 Kč za kalendářní měsíc se jeví jako optimální. Další výdaje na pracovní cestu by již nemohly být zahrnuty do daňově uznávaných nákladů. Pro střední a velké firmy bude spíše vyhovující prokazování skutečných nákladů. Reálné využití navrhovaného systému paušálních výdajů cestovních náhrad by záviselo na posouzení kvalifikovaných osob a subjektů z odborné veřejnosti.

38

Seznam použité literatury

Knižní publikace JANOUŠEK, Karel. Cestovní náhrady ve 234 příkladech 2012. 5. vyd. Olomouc: Anag, 2012. ISBN 978-80-7263-718-8. SALAČOVÁ, M. Poskytování cestovních náhrad podle zákoníku práce: s komentářem, příklady a daňovými souvislostmi. 2. vyd. Praha: Polygon, 2008, ISBN 8072731459.

Elektronické informační zdroje Legislativní servis – Cestovní náhrady v podnikatelské sféře. Pohoda: ekonomický a informační

systém

[online].

2013

[cit.

2013-04-04].

Dostupné

z:

http://www.stormware.cz/podpora/LegServis/cestovni-nahrady-v-podnikatelskesfere.aspx

Zákony a vyhlášky Zákoník práce: úplné znění zákona č. 262/2006 Sb., ze dne 6. listopadu 2011 [online]. 2006-2012 [cit. 2013-04-04]. Dostupné z: http://zakony-online.cz/?s2&q2=all Zákon o daních z příjmů: zákon č. 586/1992 Sb., ze dne 20. listopadu 1992 [online]. 1992 [cit. 2013-04-04]. Dostupné z: http://zakony-online.cz/?s3&q3=all Zákon o účetnictví: úplné znění zákona č. 563/1991 Sb., ze dne 12. prosince 1991 [online]. 1991[cit. 2013-04-04]. Dostupné z: http://zakony-online.cz/?s31&q31=all Zákon o dani silniční: zákon č. 16/1993 Sb., ze dne 21. prosince 1992 [online]. 1992 [cit. 2013-04-04]. Dostupné z: http://zakony-online.cz/?s29&q29=all Zákon o DPH: zákon č. 235/2004 Sb., ze dne 4. dubna 2004 [online]. 2004 [cit. 201304-04]. Dostupné z: http://zakony-online.cz/?s27&q27=all Vyhláška č. 379/2011 Sb.: o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2012, ze dne 28.listopadu 2011 [online]. 2011[cit. 2013-04-04]. Dostupné z: http://www.mfcr.cz/cps/rde/xchg/mfcr/xsl/cestovni_nahrady_66193.html

39

Vyhláška č. 429/2011 Sb.: o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, ze dne 13. prosince 2011 [online]. 2011[cit. 201304-04]. Dostupné z: http://www.mpsv.cz/files/clanky/11888/Vyhlaska_429_2011.pdf

40

Seznam tabulek Tab. 1 Přehled základních sazeb jízdních náhrad (zdroj: § 1 vyhlášky č. 429/2011 Sb.) ................................................................................................................................ 14 Tab. 2 Přehled průměrných cen PHM (zdroj: § 4 vyhlášky č. 429/2011 Sb.) ................ 15 Tab. 3 Přehled výše stravného (zdroj: § 2 vyhlášky č. 429/2011 Sb.)............................ 16 Tab. 4 Přehled výše krácení stravného (zdroj: § 163, odst. 2 zákona 262/2006 Sb., zákoník práce) ......................................................................................................... 16 Tab. 5 Přehled sazeb stravného ve vybraných zemích (zdroj: Vyhláška č. 379/2011 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2012) ............ 18 Tab. 6 Přehled krácení výše zahraničního stravného (zdroj: § 170, odst. 3 zákona č. 262/2006 Sb.) .......................................................................................................... 18 Tab. 7 Přehled výše stravného (zdroj: § 3 vyhlášky č. 429/2011 Sb.)............................ 21 Tab. 8 Přehled sazeb tuzemského stravného u OSVČ (zdroj: § 3 vyhlášky č. 429/2011 Sb.) .......................................................................................................................... 28 Tab. 9 Přehled krácení výše zahraničního stravného (zdroj: § 170, odst. 3 zákona č. 262/2006 Sb.) .......................................................................................................... 28

41

Přílohy Příloha č. 1

429 VYHLÁŠKA ze dne 13. prosince 2011 o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad Ministerstvo práce a sociálních věcí stanoví podle § 189 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce: §1 Sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel Sazba základní náhrady za 1 km jízdy podle § 157 odst. 4 zákoníku práce činí nejméně u: a) jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč, b) osobních silničních motorových vozidel 3,70 Kč.

Stravné §2 Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné podle § 163 odst. 1 zákoníku práce nejméně ve výši a) 64 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 96 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 151 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

42

§3 Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné podle § 176 odst. 1 zákoníku práce ve výši a) 64 Kč až 76 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 96 Kč až 116 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 151 Kč až 181 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

§4 Průměrná cena pohonných hmot Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty podle § 158 odst. 3 věty třetí zákoníku práce činí a) 34,90 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů, b) 36,80 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů, c) 34,70 Kč u motorové nafty.

§5 Vyhláška č. 377/2010 Sb., kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad mění sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravné a stanoví průměrná cena pohonných hmot, se zrušuje. §6 Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2012. Ministr: Dr. Ing. Drábek v.r.

43

Příloha č. 2 Vyhláška č. 379/2011 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2012, ze dne 28. listopadu 2011 o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2012 Ministerstvo financí stanoví podle § 189 odst. 4 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce: §1 Základní sazby zahraničního stravného v cizí měně pro rok 2012 jsou stanoveny v příloze k této vyhlášce. §2 Vyhláška č. 350/2010 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2011, se zrušuje. §3 Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2012. Ministr: Ing. Kalousek v. r.

Příloha k vyhlášce č. 279/2011 Sb. Základní sazby stravného v cizí měně pro rok 2012 Země Afghánistán Albánie Alžírsko Andorra Angola Argentina Arménie Austrálie a Oceánie Ázerbájdžán Bahamy Bahrajn Bangladéš Belgie Belize Benin Bermudy Bělorusko Bhútán Bolívie Bosna a Hercegovina

Měnový kód EUR EUR EUR EUR USD EUR EUR USD EUR USD EUR USD EUR USD EUR USD EUR USD USD EUR

Měna

Základní sazby stravného

euro euro euro euro americký dolar euro euro americký dolar euro americký dolar euro americký dolar euro americký dolar euro americký dolar euro americký dolar americký dolar euro

35,35,35,40,60,35,35,50,35,50,40,50,45,50,40,50,45,50,40,40,44

Botswana Brazílie Brunej Bulharsko Burkina Faso Burundi Čad Černá Hora Čína Dánsko Džibuti Egypt Ekvádor Eritrea Estonsko Etiopie Filipíny Finsko Francie Francouzská Guayana Gabon Gambie Ghana Gibraltar Gruzie Guatemala Guinea Guinea-Bissau Guayana Honduras Hongkong Chile Chorvatsko Indie Indonésie Irák Írán Irsko Island Itálie včetně Vatikánu a San Marina Izrael Japonsko Jemen Jihoafrická republika Jordánsko Kambodža Kamerun Kanada Kapverdy Karibik

USD USD USD EUR EUR USD EUR EUR EUR EUR EUR EUR USD USD EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR USD EUR EUR USD USD EUR USD EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR

americký dolar americký dolar americký dolar euro euro americký dolar euro euro euro euro euro euro americký dolar americký dolar euro euro euro euro euro euro euro euro euro euro euro americký dolar euro euro americký dolar americký dolar euro americký dolar euro euro euro euro euro euro euro euro

55,55,40,35,40,55,45,40,40,50,45,35,45,50,45,40,35,45,45,45,45,45,45,40,35,45,45,45,50,45,40,50,40,35,35,40,35,45,55,45,-

USD USD EUR EUR EUR EUR EUR USD EUR USD

americký dolar americký dolar euro euro euro euro euro americký dolar euro americký dolar

55,65,35,40,35,35,40,45,40,50,-

45

Katar Kazachstán Keňa Kolumbie Komory Konžská republika Konžská demokratická republika (Kinshasa) Korejská lidově demokratická republika Korejská republika Kosovo Kostarika Kuba Kuvajt Kypr Kyrgyzstán Laos Lesotho Libanon Libérie Libye Lichtenštejnsko Litva Lotyšsko Lucembursko Macao Madagaskar Maďarsko Makedonie Malajsie Malawi Maledivy Mali Malta Maroko Mauretánie Mauricius Mexiko Moldavsko Monako Mongolsko Mozambik Myanmar (Barma) Namibie Německo Nepál Niger Nigérie Nikaragua Nizozemsko

USD EUR EUR USD USD USD USD

americký dolar euro euro americký dolar americký dolar americký dolar americký dolar

50,45,45,45,55,60,60,-

EUR

euro

40,-

EUR EUR USD EUR EUR EUR EUR EUR USD USD EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR USD USD USD EUR EUR EUR EUR USD USD EUR EUR EUR USD USD USD EUR USD EUR EUR USD EUR

euro euro americký dolar euro euro euro euro euro americký dolar americký dolar euro euro euro euro euro euro euro euro euro euro americký dolar americký dolar americký dolar euro euro euro euro americký dolar americký dolar euro euro euro americký dolar americký dolar americký dolar euro americký dolar euro euro americký dolar euro

45,45,50,45,40,40,40,35,50,55,45,45,45,40,40,45,40,40,35,35,40,45,55,40,45,35,35,55,50,40,45,35,50,45,50,45,50,40,45,45,45,-

46

Norsko Nový Zéland Omán Pákistán Panama Paraguay Peru Pobřeží slonoviny Polsko Portugalsko a Azory Rakousko Rovníková Guinea Rumunsko Rusko Rwanda Řecko Salvador Saúdská Arábie Senegal Seychely Sierra Leone Singapur Spojené arabské emiráty Slovensko Slovinsko Somálsko Spojené státy americké Srbsko Srí Lanka Středoafrická republika Súdán Surinam Svatý Tomáš a Princův ostrov Svazijsko Sýrie Španělsko Švédsko Švýcarsko Tádžikistán Tanzanie Thajsko Tchaj-wan Togo Tunisko Turecko Turkmenistán Uganda Ukrajina Uruguay Uzbekistán

EUR USD EUR EUR USD EUR USD EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR USD EUR USD EUR EUR USD EUR USD USD EUR EUR USD USD EUR USD USD USD USD EUR

euro americký dolar euro euro americký dolar euro americký dolar euro euro euro euro euro euro euro americký dolar euro americký dolar euro euro americký dolar euro americký dolar americký dolar euro euro americký dolar americký dolar euro americký dolar americký dolar americký dolar americký dolar euro

55,50,40,35,45,30,50,40,35,40,45,40,35,45,55,40,45,40,40,60,40,50,55,30,35,55,50,40,50,45,55,50,35,-

USD EUR EUR EUR CHF EUR USD EUR EUR EUR EUR EUR EUR USD EUR USD EUR

americký dolar euro euro euro švýcarský frank euro americký dolar euro euro euro euro euro euro americký dolar euro americký dolar euro

55,35,40,50,75,40,55,35,40,40,40,40,40,55,45,50,40,-

47

Velká Británie Venezuela Vietnam Zambie Zimbabwe ostatní neuvedené země

GBP USD EUR USD USD EUR

anglická libra americký dolar euro americký dolar americký dolar euro

40,55,35,55,50,35,-

48

Příloha č. 3 KNIHA JÍZD Vozidlo SPZ: Typ vozidla: Jméno a příjmení uživatele: Adresa: Obchodní název (firma): Kniha založena dne:

Datum

List číslo: Stav tachometru

počáteční

Ujeto km

Místo - účel jízdy

Poznámka

konečný

Celkem km

49

Příloha č. 4

50