BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

126

BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI 4.1.

Strategi Sistem Informasi Adapun strategi-strategi SI yang diusulkan pada masa mendatang akan dijabarkan sebagai berikut : 1.

Sistem Online Berbasis Web Sistem ORICO yang ada di PT. Orindo Alam Ayu saat ini belum terintegrasi secara online dan tidak terpusat, sehingga data-datanya tidak terintegrasi, oleh karena itu menyulitkan para anggotanya untuk memantau jumlah poin mereka dan downline nya. Selama ini, proses penghitungan poin masih menggunakan sistem eksport import data dengan FTP (File Transfer Protocol), dimana tiap kantor cabang mengeksport datanya ke kantor pusat dan kantor-kantor cabang lain, sementara itu, kantor yang dikirimi data harus mengimport data yang telah dikirim. Hal ini harus dilakukan sesering mungkin agar data yang dimiliki tiap kantor selalu terbaru. Salah satu masalah yang paling sering dihadapi adalah pada saat penutupan poin, dimana kantor pusat harus menunggu kiriman data dari tiap kantor cabang untuk membuat rekapitulasi poin konsultan. Oleh karena itu, dengan adanya sistem online berbasis web, diharapkan dapat membantu anggota untuk memantau

127 poinnya secara real time dan memudahkan proses rekonsiliasi data di kantor pusat. Dengan masalah yang ada ini, maka kami memberi usulan kepada PT. Orindo Alam Ayu untuk mengaplikasikan sistem online berbasis web. Sistem online berbasis web adalah aplikasi atau layanan yang terletak dalam satu server dan dapat diakses melalui web browser dan dapat diakses kapanpun dan dimanapun selama tersedia koneksi internet. Dengan sistem online berbasis web ini, semua data penjualan dan poin menjadi tersentralisasi hanya pada satu server ORICO yang terletak di kantor pusat sehingga data yang didapat oleh anggota PT. Orindo Alam Ayu selalu update. Modul-modul yang didukung oleh sistem online berbasis web ini antara lain: -

Inventory Management System, yang menyimpan dan mengelola semua data-data mengenai operasi, seperti stok produk dan pengadaan yang ada di semua kantor cabang. Pada modul ini, terdapat fitur-fitur tambahan seperti : -

Stock Alert, merupakan peringatan jika stok produk mencapai angka minimal, hal ini dimaksudkan agar stok produk dapat terjaga.

-

Analytic & Forecasting adalah fitur yang dapat membantu karyawan dalam menganalisa informasi mengenai barang,.

128 Seperti kebutuhan barang (forecast product), dan tingkat penjualan produk. -

POS System, adalah modul yang menangani transaksi pemesanan dan pembayaran. Modul ini akan terintegrasi di server pusat dengan Inventory & Procurement Management System dan Cash and Financial System agar data – data penjualan dan poin anggota dari seluruh cabang dapat segera ter-update.

-

Consultant Information System, adalah modul yang menyimpan dan mengolah data-data mengenai anggota, baik poin, jaringan konsultan, level Anggota, hingga keuangan. Dengan sistem online ini, para anggota dapat mengetahui jumlah poinnya kapan saja, tanpa harus menunggu update dari kantor cabang. Serta untuk manager penjualan, modul ini dapat menjadi strategic tools dalam menganalisa Anggota secara lebih mendalam seperti analisa tingkat pembelian dan kenaikan level Anggota ke dalam bentuk laporan yang lebih inforrmatif.

-

Cash and Financial System, adalah modul yang mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi di semua kantor cabang. Selain itu, modul ini juga dapat membuat laporan dari semua transaksi tersebut dan dapat menyajikanya ke dalam berbagai komponen analisa (bentuk chart, table, metric, gauge) sehingga memudahkan bagi kepala divisi untuk mengambil keputusan.

129 - Partner System, , adalah modul mengenai hal-hal yang berkaitan dengan proses pengadaan pada PT. Orindo Alam Ayu, adapun fiturfitur yang terdapat pada modul ini adalah sebagai berikut : -

Partner Recruiting, merupakan fitur untuk melakukan perekrutan vendor.

Didalam fitur ini terdapat menu

Registrasi, Kualifikasi (menentukan persyaratan vendor), track partner progress (mengikuti perkembangan mengenai vendor yang bersangkutan). - Partner Management, menampilkan informasi-informasi mengenai data vendor atau pemasok, seperti profil, kinerja, serta porfolio vendor. - Partner Sales, pada fitur ini terdapat menu deal registration (melakukan kontrak pembelian barang), memantau proses pengiriman barang dari vendor, dan pricing (memantau harga-harga yang ditawarkan oleh beberapa vendor dari produk yang sejenis sehingga perusahaan bisa menentukan vendor yang terbaik).

Keuntungan menggunakan aplikasi web ini antara lain adalah : a. Biaya untuk instalasi aplikasi di sisi klien dapat dikurangi. b. Lebih mudah untuk diupgrade. Biaya perawatan dan upgrade lebih murah karena hanya mengubah di sisi server.

130 c. Tidak perlu memikirkan masalah sistem operasi karena secara default sebuah sistem operasi sudah dilengkapi web browser. d. Aplikasi berbasis web dapat di kolaborasikan dengan aplikasi lain seperti, Microsoft Office, Lotus Notes, Microsoft Outlook, dan lain-lain.

Untuk mendukung kinerja dari sistem online berbasis web, maka PT. Orindo Alam Ayu harus meningkatkan kualitas dari jaringan internet yang sudah ada sebelumnya, yaitu dengan cara meningkatkan kapasitas bandwidth di kantor pusat maupun di kantor cabang. Kami mengusulkan peningkatan bandwidth di kantor pusat sebesar 5Mbps, dan peningkatan bandwidth di kantor cabang sebesar 1Mbps. Selain itu, juga diperlukan adanya IP statis pada aplikasi web terintegrasi, yang nantinya IP statis tersebut akan dipublish ke seluruh komputer yang terdapat di kantor pusat maupun kantor cabang, sehingga dapat diakses oleh seluruh karyawan yang berwenang. Dengan adanya peningkatan seperti diatas, maka diharapkan dapat mengoptimalkan kinerja proses bisnis perusahaan.

2.

Human Capital Management System Pada saat ini, bagian HRD pada PT. Orindo Alam Ayu berada di bawah divisi finance karena mereka hanya memiliki satu fungsi yaitu yang bertanggungjawab mengenai payroll atau penggajian karyawan.

131 Untuk itu, usulan yang kami tawarkan kepada PT. Orindo Alam Ayu antara lain adalah mengimplementasikan Human Capital Management System (HCMS) yang dapat mengelola data-data, penggajian dan pengembangan personal karyawan serta perekrutan. Fitur-fitur pada HCMS antara lain :

Gambar 4.1 Elemen-Elemen dari Human Capital Management - Recruitment Komponen Recruitment ini dapat membantu dalam proses perekrutan karena menyediakan bantuan untuk melakukan Profile Matchup antara lamaran yang masuk dengan persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan. Selain itu, terdapat juga fitur Applicant

132 Correspondence yang dapat membantu bagian HRD dalam urusan surat menyurat dengan para calon karyawan. - Personnel Management Komponen ini menyediakan bantuan untuk mengelola data-data mengenai karyawan antara lain data jabatan, gaji, personal dan waktu kerja. Integrasi antara fitur Recruitment dan Personnel Management memungkinkan data calon karyawan yang telah diterima bekerja di perusahaan dapat langsung ditransfer menjadi data karyawan. - Personnel Development Dalam komponen Personnel Development, maka staf HRD dapat merencakanan dan merealisasikan pengembangan pelatihan untuk para karyawan dan dapat berintegrasi dengan Training Management dan data yang telah didapat dari hasil training dapat disimpan dalam data karyawan sebagai kualifikasinya sekarang. Kebutuhan

Personnel

Development

adalah

hasil

dari

perbandingan antara kebutuhan pekerjaan dan kualifikasi yang dimiliki karyawan saat ini. - Training Management Training Management adalah komponen yang dapat mendukung staff HRD untuk merencanakan, mengekse kusi dan mengelola pelatihan-pelatihan untuk karyawan. Komponen ini terintegrasi dengan banyak komponen antara lain komponen Personnel Development yang dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan keterampilan karyawan.

133 - Time Management Komponen ini berfungsi untuk merencanakan, mencatat, dan menilai kehadiran dan absensi karyawan yang nantinya akan berpengaruh pada payroll dan appraisal. - Appraisals Komponen Appraisals ini mendukung untuk proses penilaian dengan standar objektivitas yang tinggi karena data yang didapat tidak hanya dari komponen Time Management namun juga dari Personnel Development dan memungkinkan juga penilaian dari atasan, bawahan, maupun rekan sekerja. Hasil dari data ini akan dimasukkan ke dalam data karyawan sebagai penilaian. - Payroll Komponen Payroll ini berintegrasi dengan banyak komponen antara lain data karyawan untuk mengetahui kualifikasinya, dan data dari Time Management mengenai absensi. Selain itu, komponen ini juga dapat berintegrasi dengan sistem akuntansi yang ada sebagai pencatatan keuangan. - Personnel Cost Planning Komponen ini digunakan untuk merencanakan pembiayaan untuk pengembangan karyawan dalam komponen Training Management. Setelah perencanaan pembiayaan dibuat, maka data dapat ditransfer ke bagian akuntansi untuk dimasukkan ke dalam perencanaan keuangan perusahaan.

4.2.

134 Strategi Teknologi Informasi Strategi ini akan menjelaskan bagaimana teknologi informasi dapat dimanfaatkan dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan berkaitan dengan visi dan misi perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan. 4.2.1. Rekomendasi Hardware Berdasarkan analisis lingkungan internal SI/TI pada PT. Orindo Alam Ayu., maka perusahaan disarankan untuk menambah beberapa perangkat keras dari sistem yang sudah berjalan saat ini. Hal ini dimaksudkan untuk mendukung kinerja perusahaan baik dari segi level strategis, taktis maupun operasional, agar dapat sejalan dengan perencanaan

strategi

sistem

dan

teknologi

informasi

yang

direkomendasikan adalah : JENIS SERVER

SPESIFIKASI Motherboard Ultra SLI™, FSB 1600/1333/1066/800MHz, Dual Channel DDR3, USB 2.0, FireWire, Audio Network Controller 2 x NC382i Dual Port Storage Controller P410i/256MB Controller Server RAID SCSI Controller Power Supply 460 Watt Hot Plug Power Supply Processor 2.53 GHz, QPI 5.86, 8 MB Cache, Quad Core, Socket LGA1366 (No HSF)

FUNGSI Web Server dan Back-up Server

135

Memory DDR3 2x 2GB DDR3 1600 PC3-12800, XMS3 - Xtreme Performance Hard Drive ATA / SATA 320GB, 7200RPM, SATA II, 8MB Cache Graphic Card 512MB DDR3, 256-bit, DVI, TV-Out, HDMI HDTV, PCI-e x16 2.0

Network Interface (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps DVD-RW, Keyboard, Mouse,Monitor WORKSTATION

Client

Processor -

Clock Speed 2.7GHz, Dual Core, L2 Cache 1MB, HyperTransport FSB up to 16Gb/s, Socket AM2+

Memory DDR2 -

1024MB DDR2 667 PC-5300, 16 IC

Hard disk -

160GB, 7200RPM, SATA II, 8MB Cache

Graphic Card 256MB DDR2, 64-bit, DVI, TV-Out, HDTV, PCI-e x16

Network Interface Card (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps Software Microsoft Windows Vista DVD-RW, Keyboard, Mouse, Monitor

ROUTER

-

W.A.P 54/300 Mbps 10//100/1000 Mbps

+

Router

4

port

Penghubung dua atau jaringan

antar lebih

136 SWITCH

24 Port; 10/100/1000 Mbps

FIREWALL

Firewall version 6.6.0 with McAfee Antivirus

Penghubung beberapa alat untuk membuat satu LAN

Penghambat serangan

Tabel 4.1 Rekomendasi Hardware 4.2.2. Arsitektur Jaringan

Gambar 4.2 Arsitektur Jaringan

137 4.2.3. Rekomendasi Pendukung Infrastruktur TI Di dalam sebuah jaringan perusahaan, harus diperhatikan juga aspek-aspek pendukung untuk jaringan tersebut khususnya pada keamanan data yang tersimpan di dalamnya. Pembatasan pengaksesan dengan cara pemberian otorisasi terhadap siapa-siapa saja yang berhak mengakses data tertentu yang disesuaikan dengan keperluan dan tingkatan mereka, sangat direkomendasikan untuk diterapkan guna menjamin keamanan dan kerahasiaan data perusahaan. Salah satu hal yang diusulkan untuk menjaga data perusahaan yang ada adalah dengan cara melakukan backup data. Backup adalah proses membuat duplikasi file atau database dan informasi di tempat yang terpisah. Ada 3 jenis backup data yang bisa dipertimbangkan perusahaan, yaitu : - Backup penuh (Full Backup) Full backup adalah menyalin semua data termasuk folder ke media lain. Oleh karena itu, hasil full backup lebih cepat dan mudah saat operasi restore. Namun pada saat pembuatannya membutuhkan waktu dan ruang yang sangat besar. - Backup peningkatan (Incremental Backup)

138 Incremental backup adalah menyalin semua data yang berubah sejak terakhir kali melakukan full backup atau differential backup. Incremental backup disebut juga differential backup. Kelebihan: Membutuhkan waktu yang lebih singkat. Jika banyak melakukan incremental backup, maka data yang di-backup semakin kecil ukurannya. Backup ini lebih cepat daripada full backup dan membutuhkan tempat sementara yang lebih kecil daripada yang dibutuhkan oleh full backup. Kekurangan: Waktu untuk restore sangat lama - Backup Cermin (Mirror Backup) Mirror backup sama dengan full backup, tetapi data tidak di padatkan atau dimampatkan (dengan format .tar, .zip, atau yang lain) dan tidak bisa di lindungi dengan password. Dapat juga diakses dengan menggunakan tools seperti Windows Explorer. Mirror backup adalah metode backup yang paling cepat bila dibandingkan dengan metode yang lain karena menyalin data dan folder ke media tujuan tanpa melakukan pemadatan. Tapi hal itu menyebabkan media penyimpanannya harus cukup besar.

4.2.4. Perencanaan Biaya Perencanaan biaya adalah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi berdasarkan kebutuhan biaya di dalam pengadaan

139 serta penambahan infrastruktur maupun asset teknologi dan juga kebutuhan biaya di dalam pengembangan SI/TI yang dibuat secara jangka panjang oleh divisi IT untuk PT. Orindo Alam Ayu. Berikut rincian perencanaan biaya untuk upgrade spesifikasi notebook/desktop dan server dan juga biaya usulan aplikasi yang diusulkan.

140

1. Usulan Hardware

Spesifikasi

Jumlah

Harga/Unit Harga (Rp)

Processor

30

680.000

20.400.000

Clock Speed 2.7GHz, Dual Core, L2 Cache 1MB, HyperTransport FSB up to 16Gb/s, Socket AM2+ Memory DDR2

30

170.000

5.100.000

1024MB DDR2 667 PC-5300, 16 IC

Hard disk

30

400.000

12.000.000

160GB, 7200RPM, SATA II, 8MB Cache 30

270.000

8.100.000

Network Interface Card (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps Software Microsoft Windows Vista

30

329.000

9.870.000

30

1.000.000

30.000.000

DVD-RW, Keyboard, Mouse, Monitor

30

1.700.000

51.000.000

TOTAL

136.470.000

Graphic Card 256MB DDR2, 64-bit, DVI, TV-Out, HDTV, PCI-e x16

Tabel 4.2 Perkiraaan Biaya Hardware (Workstation) (sumber : http://www.bhinneka.com)

141

Spesifikasi Motherboard

Jumlah

Harga/Unit

Harga (Rp)

2

4.650.000

9.300.000

2

8.008.000

16.016.000

2

1.200.000

2.400.000

4

630.000

2.520.000

2

1.200.000

2.400.000

2

329.000

658.000

2

1.700.000 TOTAL

3.400.000 36.694.000

Ultra SLI™, FSB 1600/1333/1066/800MHz, Dual Channel DDR3, USB 2.0, FireWire, Audio Network Controller 2 x NC382i Dual Port Storage Controller P410i/256MB Controller Server RAID SCSI Controller Power Supply 460 Watt Hot Plug Power Supply

Processor 2.53 GHz, QPI 5.86, 8 MB Cache, Quad Core, Socket LGA1366 (No HSF) Memory DDR3

2x 2GB DDR3 1600 PC3-12800, XMS3 Xtreme Performance

Hard Drive ATA / SATA

320GB, 7200RPM, SATA II, 8MB Cache

Graphic Card

512MB DDR3, 256-bit, DVI, TV-Out, HDMI HDTV, PCI-e x16 2.0

Network Interface (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps DVD-RW, Keyboard, Mouse,Monitor

Tabel 4.3 Perkiraan Biaya Hardware (Server) (sumber : http://www.bhinneka.com)

142 Spesifikasi Upgrade jaringan

Jumlah

Harga/unit

Harga (Rp)

Router

5

2.000.000

10.000.000

Switch

15

1.400.000

21.000.000

Firewall

15

5.000.000

75.000.000

Bandwidth

1

3.000.000

3.000.000

13

800.000

10.400.000

Upgrade Bandwidth kantor pusat 5Mbps Bandwidth Upgrade Bandwidth kantor cabang 1,5Mbps TOTAL 119.400.000

Tabel 4.4 Perkiraan Biaya Jaringan

2. Usulan Aplikasi

Aplikasi

BIAYA (Rp)

Integrated Web-Based Application

150.000.000

HCMS

15.000.000

TOTAL

165.000.000

Tabel 4.5 Perkiraan Biaya Aplikasi

143

Total Keseluruhan Biaya Pengembangan Rincian Pengembangan

Total Biaya (Rp) 136.470.000

Upgrade PC desktop

36.694.000

Upgrade server Upgrade jaringan

119.400.000

Usulan Aplikasi

165.000.000

TOTAL

457.564.000 Tabel 4.6 Total Perkiraan Biaya keseluruhan

4.2.5. Jadwal Implementasi ACTIVITY PLANNING Strategi Bisnis SI: -

Persiapan Sistem Online

-

Implementasi Sistem Online

-

Implementasi HCMS

-

Pemantauan Kinerja Sistem Online

Strategi Manajemen SI/TI: -

Pembenahan struktur organisasi

-

Pelatihan

Tahun ke-1

Tahun ke-2

Tahun ke-3

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

144 Strategi TI: -

Pembelian PC desktop/notebook

-

Relokasi PC desktop/notebook

-

Upgrade server

-

Pembenahan jaringan

-

Maitenance SI/TI Tabel 4.7 Jadwal Implementasi

4.3.

Strategi Bisnis SI Strategi bisnis SI adalah salah satu bentuk hasil/output dari proses perencanaan strategi SI/TI, strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem dan teknologi informasi dapat dimanfaatkan dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan yang berkaitan dengan pencapaian visi dan misi perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan. Berikut

dibawah

ini

adalah

rekomendasi

usulan

mengembangkan strategi bisnis SI pada PT. Orindo Alam Ayu.

kami

dalam

145

4.3.1. Rekomendasi Dekomposisi Area, Fungsi, dan Proses Bisnis. Berdasarkan analisis pada area, fungsi dan proses bisnis pada bab sebelumnya, dapat dilihat bahwa perlu adanya penambahan beberapa fungsi dan proses bisnis baru pada beberapa area fungsional perusahaan. Berikut ini adalah rekomendasi area, fungsi dan proses bisnis yang baru pada PT. Orindo Alam Ayu: Area Fungsional

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis

Finance

•

•

Membuat Perencanaan keuangan perusahaan.

•

Menyusun budget perusahaan.

•

Mengecek hasil forecast order dari sub-divisi forecasting.

•

Melakukan pembelian barang ke pemasok.

•

Melakukan pemasok

•

Membuat barang.

•

Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran uang kas.

•

Membuat laporan neraca keuangan secara periodik.

•

Melakukan penghitungan pajak.

•

Melakukan Anggota

•

Audit keuangan.

•

•

Perencanaan Keuangan

Pembelian Barang

Akuntansi

pembayaran laporan

ke

pembelian

rekapitulasi

point

146

•

•

•

HRD*

•

Menyiapkan, mengelola, dan mempertanggungjawabkan kas.

•

Mengawasi semua jenis kegiatan yang berkaitan dengan keuangan.

•

Memberikan piutang kepada Anggota berdasarkan level Anggota.

•

Mengawasi Anggota.

•

Membuat laporan piutang.

•

Pemeliharaan gedung

•

Pengadaan peralatan kantor

•

Memelihara peralatan kanto

•

Mengadakan tes untuk calon karyawan

•

Melakukan seleksi.

•

Penempatan Karyawan

•

Mencatat jumlah karyawan.

•

Membuat karyawan.

Perbendaharaan

Pemantauan piutang

Pengelolaan Inventory kantor

• Perekrutan karyawan

• Absensi karyawan

piutang-piutang

jam

penilaian

kerja kinerja

•

•

Penggajian Karyawan

Pelatihan Karyawan*

•

Menilai kinerja karyawan

•

Mengatur gaji karyawan.

•

Membuat laporan gaji karyawan.

•

Menganalisa absensi karyawan.

•

Membuat karyawan.

•

Menyeleksi karyawan yang akan

jadwal

pelatihan

147 diberi pelatihan.

Marketing

•

Membuat laporan hasil pelatihan karyawan. Menganalisa harga berdasarkan tingkat permintaan produk, kurs valuta asing, manfaat serta mutu dan kualitas produk yang di tawarkan.

•

Penentuan data produk

•

•

Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer

• Merancang dan membuat konsep katalog, newsletter, dan flyer • Mendistribusikan hasil katalog, newsletter, dan flyer

•

Mengadakan event dan Beauty Training

• Merancang konsep event dan Beauty training • Melaksanakan konsep tersebut. • Evaluasi dan pelaporan hasil event dan Beauty training.

• Pengelolaan Website

Operation

• Mengelola website (update isi website)

•

Pengiriman barang

•

Pembuatan DO

•

Pengelolaan persediaan

•

Pemantauan alur distribusi barang ke kantor cabang.

•

Pemantauan jumlah stok barang di gudang.

•

Penerimaan barang

•

Mengestimasi jumlah yang akan di beli.

•

Memberikan pelayanan kepada anggota antara lain dalam proses pendaftaran dan pembelian

•

Forecasting

•

Pendaftaran Constultant

barang

148 produk.

•

•

•

•

Sales

•

•

Pengelolaan IT

•

Menjaga sistem tetap berjalan.

•

Memantau database.

•

Membuat laporan mengenai masalah dan solusi yang terjadi di SI/TI perusahaan.

•

Menerima keluhan dan saran dari Anggota

•

Menjawab keluhan dan memproses saran Consultan.

•

Memantau seluruh jaringan di perusahaan.

•

Melakukan perbaikan apabila koneksi jaringan bermasalah.

•

Membuat jadwal pemeliharaan SI/TI secara periodik.

•

Menentukan budget pemeliharaan SI/TI

•

Membuat laporan mengenai hasil pemeliharaan.

•

Membuat perencanaan penjualan produk.

•

Menganalisa hasil penjualan.

•

Membuat laporan penjualan

•

Update Informasi Anggota

•

Analisa Pembelian Anggo

dan

mengelola

Pusat Pelayanan

Network Management*

Pemeliharaan SI/TI*

Penjualan produk.

Operation

Pemantauan Anggota

Tabel 4.8 Area, fungsi, dan proses bisnis

dalam

149 Entitas-entitas kunci atau subjek data baru yang dihasilkan dari dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis yang baru adalah sebagai berikut : -

Pelatihan*

-

Network Operation Management*

-

Pemeliharaan SI/TI*

Keterangan : Tanda * : Usulan Penjelasan mengenai usulan fungsi bisnis baru adalah sebagai berikut : Rekomendasi penambahan fungsi bisnis pada HRD: •

Pelatihan Tujuan dari penambahan fungsi baru ini berkenaan dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia guna menambah nilai dari perusahaan itu sendiri, dan di perusahaan PT. Orindo Alam Ayu, fungsi bisnis mengenai pelatihan dan pengembangan karyawan dirasa masih kurang, dan belum berorientasi secara maksimal dalam mendukung perusahaan mencapai tujuan strategisnya. Untuk itu kami memberikan usulan agar fungsi pelatihan ini lebih difokuskan oleh bagian HRD dalam rangka menambah competitive advantage bagi perusahaan.

150 Rekomendasi penambahan fungsi bisnis pada Operation : •

Network Operation Management. Fungsi bisnis yang kami usulkan ini berdasarkan hasil strategi TI yaitu mengintegrasikan proses bisnis kantor cabang dengan pusat dengan menggunakan aplikasi web-based sistem. Fungsi bisnis ini berperan penting dalam pemeriksaan data jaringan, menjaga keamanan jaringan perusahaan dari kemungkinan kerusakan maupun pencurian pemantauan proses pengiriman data, serta mengantisipasi adanya kendala teknis khususnya pada area jaringan.

•

Pemeliharaan SI/TI Fungsi bisnis yang baru ini berperanan penting dalam pemeriksaan harian kesiapan dari seluruh sistem, pemeliharaan jaringan komputer di dalam perusahaan, menjaga integritas dari sistem/aplikasi yang ada di dalam perusahaan serta melakukan perawatan dan perbaikan komponen SI/TI perusahaan. Pada akhirnya, fungsi-fungsi baru dalam divisi HRD dan Operation yang direkomendasikan ini nantinya akan saling berkolaborasi dengan fungsi-fungsi lainnya untuk membangun suatu perencanaan strategis yang baik, handal dan tentu saja sebagai salah satu kunci utama yang dapat memberikan suatu keunggulan bersaing bagi perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis.

No.

Divisi

Subyek Data

1.

Finance

Pembelian Keuangan Budget Pajak Piutang Bonus Anggota Perlatan Kantor

2.

HRD*

3.

Marketing

4.

Operation

Karyawan Absensi Penggajian, tunjangan, dan bonus Kinerja Pelatihan* Produk, Flyer Event Katalog Beauty Training Content Web Pemasok Persediaan DO Forecast product Hardware Software Jaringan Keluhan dan saran Pemeliharaan SI/TI* Problem and Solution SI/TI*

5.

Sales

151

Penjualan Consultant Laporan Consultant

Tabel 4.9 Subjek Data Selain rekomendasi fungsi baru dalam divisi HRD dan Operation ini, diperlukan juga penambahan beberapa subjek data yaitu : •

Data Pelatihan Data yang di handle oleh bagian HRD dan mempunyai beberapa identitas seperti jadwal pelatihan, nama pelatihan, karyawan yang mengikuti pelatihan.

152

•

Jadwal Maintenance SI/TI Data mengenai jadwal-jadwal yang telah ditentukan untuk melakukan pemeliharaan terhadap aset SI/TI yang dimiliki perusahaan.

•

Problem and Solution IT Data

mengenai

masalah-masalah

yang

berkaitan

dengan

Teknologi Informasi (hardware, software, jaringan, keamanan) serta penyelesaian dari masalah tersebut dan disimpan sebagai informasi dalam pencegahan masalah yang serupa pada masa yang akan datang. 4.3.2. Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data

153 Subyek Data

Jaringan

Consultant

Laporan Consultant

Keluhan dan Saran

Problem & Solution TI*

Software

Jadwal Maintenance SI/TI*

Hardware

R

R

R

Akuntansi

R

R

C

R

R

R

R

R

Perbendaharaan

R

R

R

R

C

Pemantauan Piutang

C

R

Pengelola keluhan keuangan

C

R

Perekrutan Karyawan

C

Absensi Karyawan

R

C

C

Penggajian Karyawan

R

R

R

C

R

Pelatihan Karyawan*

R

R


R

R

C


R

R

C

C

Pengiriman Barang

R

C

R

R

Pengelolaan Persediaan

R

R

R

R

R

R

Forecasting

R

R

C

Pendaftaran Consultant

C

Inventory Kantor

R

C

C

C

C


C

IT Administrator*

R

R

R

Pemeliharaan SI/TI*

R

R

R

C

Penjualan Produk

R

R

C

R

Pemantauan Counstultant

R

C

Pusat Pelayanan

Penentuan Produk

Harga

C C

R

C

R

Tabel 4.10 Clustering Matriks tahap ke-1

Penjualan

C

Forecast Product

Pembelian Barang

Delivery order

Persediaan

Pemasok

Beauty Training

R

Katalog, Flyer

Event

C

Produk

C

Fungsi Bisnis

Pelatihan*

R

Kinerja


Absensi

Karyawan

Feedback Report

Point Consultant

R

Piutang

Pajak

Budget

Keuangan

Pembelian

Peralatan Kantor

Penggajian, tunjangan, bonus

R

R

C

R

C

154

Laporan Consultant

Keluhan dan Saran


R

R

R

R

R

R

R

C

C

C

C

C

R

R

R

C

R

R

R

C

R

R

C

R

C

R

R

Akuntansi

R

R

C

R

R

R

R

R

Perbendaharaan

R

R

R

C

R

Pemantauan Piutang

C


C

Perekrutan Karyawan

C

Absensi Karyawan

R

C

C

Penggajian Karyawan

R

R

R

R

C

Pelatihan Karyawan*

R

Penentuan Produk

R


R

R

C


R

R

C

C

Pengiriman Barang

R


R

Forecasting

R

R


Inventory Kantor

R


IT Administrator*

Pemeliharaan SI/TI*

Penjualan Produk

R


Pusat Pelayanan

Forecast Product

Persediaan

Delivery order

R

Beauty Training

C

Event

Katalog, Flyer

Produk

Pembelian Barang

Pelatihan*

Kinerja

Absensi

R

C C

C

R

C

R

C


C

Penjualan

Jaringan

Consultant

Karyawan

Feedback Report

Piutang

Point Consultant

Pajak

Pembelian

Budget

Keuangan

Software

R

Hardware

Peralatan Kantor

R

C

Harga

C

Fungsi Bisnis


Pemasok



Subyek Data

R

R

R

C

155

Pelatihan*

Produk

Katalog, Flyer

Event

Beauty Training

Delivery order

Persediaan

Forecast Product

Pembelian Barang

C

R

Akuntansi

R

R

C

R

R

Perbendaharaan

R

R

R

C

R

Pemantauan Piutang

C


C

Perekrutan Karyawan

C

Absensi Karyawan

R

C

C

Penggajian Karyawan

R

R

R

R

C

Pelatihan Karyawan*

R

C

Penentuan Produk

R

C


R

R

C


R

R

Pengiriman Barang

R


R

Forecasting

R


Inventory Kantor

R


IT Administrator*

Pemeliharaan SI/TI*

Penjualan Produk

R

R


Pusat Pelayanan

Harga

R

R

R R

R

R

R

R

R

C

R

C

R

R

R

R

R

R

C

C

C

C

C

C

R

R

R

C

R

R

R

R

R

R

C

C

R

R

C


Keluhan dan Saran


Laporan Consultant

Kinerja

Penjualan

Absensi


Karyawan

R


Feedback Report

Jaringan

Piutang

Fungsi Bisnis

Software

Point Consultant

R

Hardware

Pajak

C

Peralatan Kantor

Pembelian

C

Pemasok

Budget


Consultant

Keuangan

Subyek Data

C C C

C

156

R

R

C

R

R

Perbendaharaan

R

R

R

C

R

Pemantauan Piutang

C


C

Perekrutan Karyawan

C

Absensi Karyawan

R

C

C

Penggajian Karyawan

R

R

R

R

C

Pelatihan Karyawan*

R

Penentuan Produk

R

C


R

R

C


R

C

C

Pengiriman Barang

R


R

C

Forecasting

R

R

R

C


Inventory Kantor

R


IT Administrator*

Pemeliharaan SI/TI*

Penjualan Produk

R

R


Pusat Pelayanan

Harga

KEUANGAN

R

R

R

HRD

R

R

R

R

R

R

R

R

R

C

C

C

C

C

C

R

R

R

C

R

R

R

R

R

R

MARKETING

OPERATION

R

C

C

R

R


Keluhan dan Saran

Akuntansi

R

Laporan Consultant

Penjualan



Jaringan

R

Software

C

Hardware

Peralatan Kantor

Pemasok

Pembelian Barang

Forecast Product

Persediaan

Delivery order

Karyawan

R

Beauty Training

Feedback Report

Event

Piutang

Katalog, Flyer

Point Consultant

R

Produk

Pajak

C

Fungsi Bisnis

Pelatihan*

Pembelian

C

Kinerja

Budget


Absensi

Keuangan

Consultant


Subyek Data

C C C

SALES

C

157

4.3.3

Rekomendasi Entity Relationship Diagram Dengan

dihasilkannya

entitas-entitas

kunci

atau

entitas

kelompok/subjek data baru, maka diperlukan untuk menggambarkan kembali entity relationship diagram (ERD). Hal ini dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan yang relevan dari entitas- entitas kunci atau entitas kelompok/subjek data perusahaan. Berikut ini adalah entity relationship diagram (ERD) yang diusulkan.

Gambar 4.3 Rekomendasi ERD pada PT. Orindo Alam Ayu

158

4.3.4

Rekomendasi Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Rekomendasi dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis serta proses

pengelompokan/clustering

matriks

memperlihatkan

adanya

penambahan dan perubahan beberapa area dan beberapa fungsi bisnis dalam perusahaan. Untuk itu perlu dilakukan pemetaan kembali matriks fungsi bisnis vs unit organisasi. Hal ini dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh suatu unit organisasi terhadap fungsi- fungsi bisnis dalam perusahaan berdasarkan hasil pengelompokan/clustering matriks dan dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis yang diusulkan. Berikut ini adalah matriks fungsi bisnis vs unit organisasi yang diusulkan.

159


*

Pembelian Barang

*

Akuntansi

*

Perbendaharaan

*

Pemantauan Piutang

*


*

Perekrutan Karyawan

*

Absensi Karyawan

*

Penggajian Karyawan

*

Pelatihan Karyawan*

*

Penentuan Harga Produk

*


*


*

Pengiriman barang

*


*

Forecasting

*


*

Inventory Kantor

*


*

IT Administrator*

*

Pemeliharaan SI/TI*

*

Sales

Operation

Marketing

Fungsi Bisnis

HRD*

Finance

Unit Organisasi

Penjualan Produk

*


*

Pusat Pelayanan

*

Tabel 4.14 Rekomendasi Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

4.4

160 Strategi Manajemen SI/TI Strategi Manajemen SI/TI adalah strategi yang mencakup keseluruhan elemen strategi yang diterapkan pada perusahaan, strategi yang menjamin konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut dapat berupa struktur organisasi yang dapat mendukung sistem informasi perusahaan, kebijakan investasi perusahaan, kebijakan yang berhubungan dengan pemasok, kebijakan yang berkaitan dengan sumber daya manusia, dan kebijakan akuntansi yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan. 4.4.1 Rekomendasi Kebijakan dengan Pemasok/ Penyedia Layanan. Selama ini PT. Orindo Alam Ayu berlangganan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network)

kepada salah satu penyedia

layanan telekomunikasi di Indonesia Namun, masalah yang sering terjadi adalah mengenai line telepon berlangganan yang digunakan untuk layanan pesan antar ini. Para anggota seringkali sulit menghubungi line telepon ini, padahal PT. Orindo Alam Ayu telah menyewa 60 line telepon untuk memenuhi kebutuhan layanan pesan antar ini. Pada kenyataannya seringkali 50% dari line itu down dan tidak bisa dihubungi. Usulan dari kami adalah melakukan perjanjian tertulis dengan penyedia layanan telekomunikasi yang digunakan oleh PT. Orindo Alam Ayu untuk mengawasi line yang disewa oleh PT. Orindo Alam Ayu agar line

161 yang telah disewa dapat digunakan secara maksimal dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada para anggotanya.

4.4.2

Rekomendasi Struktur Organisasi Oleh karena adanya penambahan beberapa fungsi baru dan pemisahan divisi berdasarkan rekomendasi Area, fungsi, dan proses bisnis, PT. Orindo Alam Ayu harus melakukan perubahan pada struktur organisasinya yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki, serta mengoptimalkan fungsi dan proses bisnis serta kinerja dalam mencapai tujuan perusahaan.

Berikut ini adalah gambar rekomendasi struktur

organisasi pada PT. Orindo Alam Ayu.

Gambar 4.4 Rekomendasi Struktur Organisasi Kantor Pusat PT. Orindo Alam Ayu

162

163

Berdasarkan analisa struktur organisasi pada bab sebelumnya, maka diusulkan struktur organisasi baru, dimana terdapat perubahan pada struktur organisasi dengan menaikkan HRD yang sebelumnya adalah subdivisi dari Finance menjadi sebuah divisi agar dalam melakukan pengembangan dan peningkatan kualitas sumber daya manusia khususnya karyawan di PT. Orindo Alam Ayu lebih baik dan terfokus. Adapula penambahan sub sub-divisi dari TI, yaitu Network Operation dan Maintenance berdasarkan usulan penggunaan jaringan data terpusat yang membutuhkan kedua fungsi tersebut agar proses aliran data dan informasi interal perusahaan berjalan baik. 4.4.3

Rekomendasi Kualifikasi Personil/Karyawan Keberhasilan pengembangan sistem dan teknologi informasi di perusahaan tergantung dari kualitas personil divisi TI yang dimiliki oleh perusahaan. Oleh karena adanya penambahan fungsi baru pada divisi IT maka diperlukan penambahan staf pada divisi IT.

Berikut ini

direkomendasikan untuk kualifikasi staf baru yang harus dimiliki oleh divisi IT, yaitu : 1. Network Administrator -

Pria/Wanita

-

Lulusan S1 Ilmu Komputer

-

IPK ≥ 3.00

164 -

Memiliki sertifikat CCNA/CCNP

-

Memiliki pengalaman sebagai Nerwork Administrator minimal 2 tahun

-

Menguasai bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan

2. Teknisi SI/TI - Pria/Wanita - Berlatar belakang pendidikan ilmu komputer - IPK ≥ 3.00 - Mempunyai pengetahuan / keahlian hardware&software - Pengalaman minimal 2 tahun 3. Pelatihan dan pengembangan karyawan -

Pria

-

Pendidikan S1 dari jurusan Psikologi, Hukum, Ekonomi, atau Sosial.

-

IPK ≥ 3.00

-

Memiliki pengalaman minimal 3 tahun di posisi yang sama

4.5

165

Portfolio Aplikasi Masa Depan Untuk mengetahui letak aplikasi yang sudah ada dan untuk mengetahui aplikasi mana direncanakan dan potensial untuk perusahaan maka dibuat aplikasi portfolio Mc.Farlan. Melalui aplikasi portfolio Mc.Farlan ini akan membawa bersama sistem informasi yang telah ada, yang direncanakan dan potensial, kemudian menilai kontribusi bisnisnya. Aplikasi portfolio Mc.Farlan future PT. Orindo Alam Ayu adalah sebagai berikut :

Gambar 4.5 Portfolio Aplikasi Masa Depan

166 Keterangan: (*) aplikasi yang sedang berjalan ( ) aplikasi yang sedang berjalan dan perlu ditingkatkan (**) aplikasi yang direkomendasikan untuk menunjang strategi bisnis.

BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Recommend Documents