Datum: A g e n d a p u n t nr:
22 mei 2 0 1 4 14.
B1400921
Aan de Verenigde Vergadering Verlenging aanstelling a c c o u n t a n t Deloitte B e s l u i t v o r m e n d voorstel 1
Aard v o o r s t e l Aantal Bijlagen Voorstel behandeld door Verenigde Vergadering C o m m i s s i e MBH College D i j k g r a a f en H e e m r a d e n
Voorstel geparafeerd d o o r Secretaris-Directeur Dijkgraaf
Naam A r n o u d van Vliet Jan Geluk
Ridderkerk, 22 mei 2 0 1 4 . D i j k g r a a f en h e e m r a d e n v o o r n o e m d , secretaris-directeur, dijkgraaf,
ing. J.M. Geluk.
drs. A.A. v a n Vliet.
Bijlagen: V o o r s t e l : Voorstel
S t u k k e n t e r inzage:
1466.docx
Datum 22 mei 2014 7 mei 2 0 1 4 22 april 2 0 1 4
Paraaf Akkoord Akkoord
Datum 23-04-2014 24-04-2014
waterschap Verlenging a a n w i j z i n g a c c o u n t a n t Deloitte
1.
Hollandse Delta
Aanleiding
Met de controle op het b o e k j a a r 2013 loopt de o v e r e e n k o m s t m e t de huidige a c c o u n t a n t , Deloitte A c c o u n t a n t s B.V., af. Op g r o n d v a n artikel 109 v a n de W a t e r s c h a p s w e t w i j s t de Verenigde Vergadering één of m e e r a c c o u n t a n t s aan belast m e t de controle v a n de j a a r r e k e n i n g en het d a a r b i j v e r s t r e k k e n v a n een a c c o u n t a n t s v e r k l a r i n g en het u i t b r e n g e n v a n een verslag van b e v i n d i n g e n . 2.
Voorstel
Voorgesteld w o r d t een keuze te m a k e n tussen o p t i e A en optie B, die luiden als v o l g t : Optie A.
De O v e r e e n k o m s t A c c o u n t a n t s d i e n s t e n d . d . 15 mei 2 0 1 2 , o n d e r g e b r u i k m a k i n g van de v e r l e n g i n g s o p t i e zoals deze in artikel 5.2 v a n de o v e r e e n k o m s t is g e f o r m u l e e r d , m e t één j a a r te v e r l e n g e n en Deloitte Accountants B.V. aan te stellen als a c c o u n t a n t van w a t e r s c h a p Hollandse Delta v o o r het b o e k j a a r 2 0 1 4 ;
Optie B.
Onder g e b r u i k making v a n de optie t o t v e r l e n g i n g , echter in a f w i j k i n g v a n de O v e r e e n k o m s t A c c o u n t a n t s d i e n s t e n d . d . 15 mei 2 0 1 2 , de o v e r e e n k o m s t te verlengen m e t in één keer t w e e j a r e n en Deloitte Accountants B.V. aan t e stellen als accountant v a n w a t e r s c h a p Hollandse Delta v o o r de b o e k j a r e n 2 0 1 4 en 2 0 1 5 .
3.
Motivering
Bij besluit van 22 m a a r t 2 0 1 2 heeft u, na de a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u r e , Deloitte Accountants B.V. ( D e l o i t t e ) a a n g e w e z e n als a c c o u n t a n t v a n w a t e r s c h a p Hollandse Delta v o o r de b o e k j a r e n 2 0 1 2 en 2013. I n de o v e r e e n k o m s t die m e t Deloitte in 2 0 1 2 is afgesloten is de m o g e l i j k h e i d o p g e n o m e n o m - bij w e d e r z i j d s e t e v r e d e n h e i d - het c o n t r a c t t w e e m a a l te v e r l e n g e n m e t t e l k e n s de d u u r v a n één j a a r . Hierbij is bepaald dat partijen vier m a a n d e n v o o r het v e r s t r i j k e n van de lopende periode m e t elkaar in c o n t a c t t r e d e n o m te bepalen of de o v e r e e n k o m s t w o r d t v e r l e n g d . I n de b i j e e n k o m s t v a n de A u d i t c o m m i s s i e v a n begin van dit j a a r is hierover m e t de a c c o u n t a n t g e s p r o k e n . Partijen zijn t o t de conclusie g e k o m e n dat er w e d e r z i j d s e t e v r e d e n h e i d bestaat over de wijze van u i t v o e r i n g v a n de o v e r e e n k o m s t . Met v e r l e n g i n g van de o v e r e e n k o m s t w o r d t continuïteit g e b o r g d en b e h o e f t geen a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u r e te w o r d e n o p g e s t a r t . Met de A u d i t c o m m i s s i e is eveneens g e s p r o k e n o v e r de t e r m i j n van de verlenging v a n de o v e r e e n k o m s t . Vooralsnog m e t één j a a r zoals in de O v e r e e n k o m s t A c c o u n t a n t s d i e n s t e n d . d . 15 mei 2 0 1 2 is g e f o r m u l e e r d of in één keer m e t t w e e j a a r in de geest v a n de o v e r e e n k o m s t . In de A u d i t c o m m i s s i e bestond hierover geen eensluidend s t a n d p u n t . O n d e r h a v i g voorstel is in een s c h r i f t e l i j k e ronde m e t de A u d i t c o m m i s s i e a f g e s t e m d . Hieruit k o m t naar v o r e n dat de m e e r d e r h e i d van de A u d i t c o m m i s s i e ( 3 - 2 ) een v o o r k e u r heeft v o o r optie B. I n a r t i k e l 5.2 v a n de o v e r e e n k o m s t is o p g e n o m e n dat de o v e r e e n k o m s t t w e e m a a l m e t telkens de d u u r v a n één j a a r kan w o r d e n v e r l e n g d . S t r i k t j u r i d i s c h laat deze bepaling geen r u i m t e o m t o t een andere v e r l e n g i n g s d u u r dan één j a a r te besluiten. Echter in de geest v a n deze bepaling is een v e r l e n g i n g v a n in één keer t w e e j a a r v e r d e d i g b a a r . 1
Voordeel van verlenging m e t t w e e j a a r is d a t u, t i j d e n s de resterende z i t t i n g s d u u r van de Verenigde V e r g a d e r i n g , slechts één keer een besluit behoeft te n e m e n . Nadeel is dat m o c h t de controle o v e r het b o e k j a a r 2 0 1 4 niet naar t e v r e d e n h e i d v e r l o p e n het waterschap zich g e b o n d e n heeft. I n beide gevallen kan de nieuwe V e r e n i g d e Vergadering eerst een besluit n e m e n o v e r de controle op het b o e k j a a r 2 0 1 6 . Het m o m e n t v a n a a n t r e d e n v a n de nieuwe Verenigde Vergadering m a a k t dat het doorlopen v a n een a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u r e , w a a r b i j deze nieuwe Verenigde Vergadering b e t r o k k e n is, niet v o o r 1 april 2015 afgerond kan w o r d e n . Voor 1 april 2 0 1 5 dient de Verenigde Vergadering echter wel een d e r g e l i j k besluit te n e m e n . I n d i e n dit niet geschied heeft het w a t e r s c h a p in de periode na 1 april 2 0 1 5 t o t en m e t de aanstelling v a n een nieuwe a c c o u n t a n t geen a c c o u n t a n t . Dit is niet g e w e n s t . Onder de A c c o u n t a n t s d i e n s t e n valt n a m e l i j k niet alleen de controle op de b o e k j a r e n m a a r bijvoorbeeld ook de controle v a n p r o j e c t v e r a n t w o o r d i n g e n en subsidies. Resumé: « Uw Verenigde Vergadering d i e n t een besluit te n e m e n o v e r de a c c o u n t a n t s d i e n s t e n , w a a r o n d e r de controle op de b o e k j a r e n 2 0 1 4 en 2 0 1 5 . Met de nieuwe Verenigde Vergadering en in het v e r l e n g d e hiervan m e t de nieuwe A u d i t c o m m i s s i e w o r d t een a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u r e o p g e s t a r t v o o r de aanstelling v a n de a c c o u n t a n t v o o r het b o e k j a a r 2016 (en v e r d e r ) ; « Onder optie A houdt u zich s t r i k t aan de o v e r e e n k o m s t en w o r d t u bij g e l i j k b l i j v e n d e o m s t a n d i g h e d e n ( t e v r e d e n h e i d ) in uw v e r g a d e r i n g v a n j a n u a r i 2 0 1 5 een zelfde voorstel t o t v e r l e n g i n g g e d a a n . Mocht de t e v r e d e n h e i d a f n e m e n d a n w o r d t t i j d i g m e t uw V e r e n i g d e Vergadering een a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u r e o p g e s t a r t , w a a r b i j de looptijd van een nieuw c o n t r a c t kan w o r d e n a f g e s t e m d op de nieuw aan te t r e d e n Verenigde V e r g a d e r i n g . » Onder optie B geeft u een r u i m e i n t e r p r e t a t i e aan de o v e r e e n k o m s t en v e r l e n g t u de o v e r e e n k o m s t in één keer m e t t w e e j a a r . Daarmee is b e s l u i t v o r m i n g op dit o n d e r w e r p v o o r uw resterende z i t t i n g s d u u r g e r e g e l d . Gelet op het s t a n d p u n t v a n de A u d i t c o m m i s s i e heeft het college g e m e e n d de Verenigde V e r g a d e r i n g beide opties v o o r te leggen. Alles o v e r w e g e n d e adviseert het college o m te besluiten t o t optie B: de o v e r e e n k o m s t te v e r l e n g e n m e t in één keer t w e e j a r e n . Ter v e r g a d e r i n g b r e n g t de d i j k g r a a f de opties één v o o r één in s t e m m i n g . A f w i j z i n g v a n optie A b e t e k e n t n a m e l i j k niet a u t o m a t i s c h dat optie B is a a n g e n o m e n . Het is de Verenigde V e r g a d e r i n g n a m e l i j k v r i j o m het gehele voorstel te v e r w e r p e n en sowieso niet t o t verlenging van de o v e r e e n k o m s t over te g a a n .
4.
Risico's
Aan b e s l u i t v o r m i n g o n d e r optie A. zijn geen risico's v e r b o n d e n . De v o o r w a a r d e n v a n de overeenkomst worden gerespecteerd. Onder optie B bestaat het risico dat potentiële nieuwe k a n d i d a t e n ageren t e g e n de i n t e r p r e t a t i e v a n het c o n t r a c t . Dit risico is v e r w a a r l o o s b a a r . 5.
Financiële a s p e c t e n
De o p d r a c h t aan Deloitte v o o r de a c c o u n t a n t s d i e n s t e n is in 2 0 1 2 verleend v o o r een vaste t o t a a l p r i j s . Volgens de schriftelijke o v e r e e n g e k o m e n afspraken w o r d t deze prijs j a a r l i j k s g e ï n d e x e e r d . Het in de begroting o p g e n o m e n budget van C 5 0 . 0 0 0 ( k o s t e n p l a a t s 2 1 0 0 . 4 3 1 0 0 0 8 . 8 1 1 4 3 0 0 ) is t o e r e i k e n d o m de kosten te d e k k e n . 6.
Personele aspecten
Niet v a n toepassing. 7.
Juridische aspecten
Niet v a n t o e p a s s i n g .
2
8.
D u u r z a a m h e i d s a s p e cn te
Niet van t o e p a s s i n g .
9.
Comm n u icatieve aspecten (in -en extern )
Niet van t o e p a s s i n g . 10.
Wijze van publiceren
Kies één of m e e r d e r e it e m s : O I nt r a n et O I nt e r n et ū Terinzagelegging O Pers
11.
Verdere a a n p a k / procedure
Deloitte w o r d t schrift elijk v a n uw b e s l u i t v o r m i n g in kennis g e s t e l d . 12.
Evaluatie
Niet v a n t o e p a s s i n g .
13.
A f d e lni g n e
die i n s t e m m e n met het voorstel
FN en BJ
3
Vergaderdatum: Agendapunt
22 mei 2 0 1 3
:
BESLUIT VERENIGDE VERGADERING VERLENGING AANSTELLING ACCOUNTANT DELOITTE
DE V E R E N I G D E V E R G A D E R I N G VAN W A T E R S C H A P HOLLANDSE DELTA; op v o o r d r a c h t v a n d i j k g r a a f en h e e m r a d e n v a n w a t e r s c h a p Hollandse Delta d . d . 22 april 2 0 1 4 ; gelezen het advies v a n de Commissie Middelen, Bestuurlijke Zaken en Handhaving van 7 mei 2014; overwegende dat: de V e r e n i g d e Vergadering op g r o n d v a n artikel 109 lid 2 van de W a t e r s c h a p w e t bevoegd is t o t de aanwijzing v a n één of m e e r a c c o u n t a n t s belast m e t de controle v a n de j a a r r e k e n i n g en het d a a r b i j v e r s t r e k k e n van een a c c o u n t a n t s v e r k l a r i n g en het u i t b r e n g e n v a n een verslag v a n bevindingen; m e t de controle over het b o e k j a a r 2 0 1 4 de o v e r e e n k o m s t A c c o u n t a n t s d i e n s t e n m e t Deloitte afloopt; in de o v e r e e n k o m s t de m o g e l i j k h e i d is o p g e n o m e n o m - bij wederzijdse t e v r e d e n h e i d - de o v e r e e n k o m s t te v e r l e n g e n ; in de A u d i t c o m m i s s i e van j a n u a r i 2 0 1 4 is g e s p r o k e n m e t de a c c o u n t a n t o v e r de verlengingsmogelijkheid; p a r t i j e n hebben geconcludeerd dat de in de o v e r e e n k o m s t gestelde t e v r e d e n h e i d aan beide z i j d e n aanwezig is; gelet o p : artikel 77 W a t e r s c h a p s w e t ; artikel 109 lid 2 W a t e r s c h a p s w e t ; de o v e r e e n k o m s t A c c o u n t a n t s d i e n s t e n tussen w a t e r s c h a p Hollandse Delta en Deloitte A c c o u n t a n t s B.V. d . d . 15 mei 2 0 1 2 ; BESLUIT: Optie A.
De O v e r e e n k o m s t A c c o u n t a n t s d i e n s t e n d . d . 15 mei 2 0 1 2 , o n d e r g e b r u i k m a k i n g van de v e r l e n g i n g s o p t i e zoals deze in artikel 5.2 v a n de o v e r e e n k o m s t is g e f o r m u l e e r d , m e t één j a a r te v e r l e n g e n en Deloitte Accountants B.V. aan te stellen als a c c o u n t a n t van w a t e r s c h a p Hollandse Delta v o o r het b o e k j a a r 2 0 1 4 ;
of Optie B.
Onder g e b r u i k m a k i n g v a n de optie t o t v e r l e n g i n g , echter in a f w i j k i n g v a n de O v e r e e n k o m s t A c c o u n t a n t s d i e n s t e n d . d . 15 mei 2 0 1 2 , de o v e r e e n k o m s t te v e r l e n g e n m e t in één keer t w e e j a r e n en Deloitte A c c o u n t a n t s B.V. aan te stellen als a c c o u n t a n t v a n w a t e r s c h a p Hollandse Delta v o o r de b o e k j a r e n 2 0 1 4 en 2 0 1 5 .
Ridderkerk, 22 mei 2 0 1 4 De V e r e n i g d e Vergadering v o o r n o e m d , secretaris-directeur, dijkgraaf,
drs. A.A. v a n Vliet.
ing. J.M. Geluk.
4
