Aan de Raad
Aan de commissie:
Made, 2 december 2004
Datum vergadering: Agendapunt :
Raadsvergadering: 9 december 2004
Nummer raadsnota: 14
Onderwerp:
Referendabel:
ja
nee
Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
Portefeuillehouder: P.H.M. Jacobs - Aarts Ambtelijke coördinatie: griffie Steller: Marion Schetters
Bijlagen: 1. Raadsbesluit
Ter inzage: 1. Randvoorwaarden fractievergoeding
Voorstel:
In te stemmen met de gewijzigde verordening en fractieondersteuning
Aanleiding
De huidige verordening zou voor de belastingdienst aanleiding kunnen zijn om de vergoedingen te belasten. De belastingdienst adviseert de verordening om te zetten in een fractievergoeding op declaratiebasis. Doelstelling/Argumenten
In een gesprek tussen de gemeente en de belastingdienst is duidelijk geworden dat op basis van de huidige verordening de fractievergoeding belast dient te worden. Dit heeft te maken met de verstrekking van een vergoeding aan het begin van het belastingjaar en eis van de belastingdienst om lopende het jaar de uitgaven op elk gewenst moment te kunnen controleren (de gemeente dient als inhoudsplichtige/werkgever directe inzage te kunnen verlenen). Teneinde aan de wensen van de belastingdienst tegemoet te komen met als uitgangspunt geen belasting van de vergoedingen is het volgende voorgesteld: 1. Over 2004 geen belasting; verantwoording uitgaven aan de hand van werkelijke declaraties. 2. Aanpassing verordening voor 2005 en verstrekking vergoeding op declaratiebasis. Wijziging verordening: • Artikel 6 is aangepast: fractievergoeding op declaratiebasis
• • •
Artikel 7 is aangepast: inzage wordt gegeven in de wijze waarop de vergoeding kan worden ingezet; bij lid 2 is sub c is toegevoegd. De artikelen 8, 10 en 11 (oud) over respectievelijk de bijdrageverstrekking, de reservering van het niet gebruikte gedeelte en de verantwoording van de besteding, zijn komen te vervallen De toelichting is dienovereenkomstig aangepast.
Uitvoering
De fractievergoeding komt met ingang van 2005 onder beheer van P&O ten behoeve van de salarisadministratie/afdracht loonheffing. De fracties dienen hun declaratie in bij de griffie waarna wordt overgegaan tot uitbetaling. Benodigdheden Middelen
nvt Advies commissie
De commissie Algemeen Bestuur en Middelen heeft in de vergadering van 25 november 2004 dit voorstel besproken en adviseert in meerderheid positief.
De griffier van Drimmelen,
mr. M.J.N. Schetters-Schuurbiers
2
De raad van de gemeente Drimmelen; gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; BESLUIT vast te stellen de volgende verordening:
Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning Gemeente Drimmelen 2005 Artikel 1: begripsbepaling Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: a. Griffier: de griffier als bedoeld in artikel 107 van de gemeentewet: b. Griffie: de griffie als bedoeld in artikel 107e van de gemeentewet; c. Secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 102 van de gemeentewet; d. Ambtelijk apparaat: de ambtelijke organisatie van het college; e. Bijstand: de ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 33, eerste lid, van de gemeentewet. Artikel 2: verzoek om informatie 1. Een raadslid wendt zich tot de griffie met een verzoek om: a. Feitelijke informatie van geringe omvang; b. Inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn. 2. Indien het verzoek om informatie, als bedoeld in het eerste lid, is ingediend bij de griffie kan deze voor het verkrijgen van de gevraagde informatie een beroep doen op het ambtelijk apparaat via de afdelingshoofden. 3. Het betrokken afdelingshoofd draagt er zorg voor dat de in het eerste lid bedoelde informatie zo spoedig mogelijk wordt gegeven. Artikel 3: Verzoek om andere bijstand 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. 2. De griffier draagt er zorg voor dat de in het eerste lid bedoelde bijstand zo spoedig mogelijk wordt verleend. 3. Indien de in het eerste lid bedoelde bijstand niet door de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris of een afdelingshoofd verzoeken één of meer ambtenaren van het ambtelijk apparaat aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. 4. Voor de door ambtenaren verleende bijstand als bedoeld in het derde lid worden de uren doorberekend naar het subproduct gemeenteraad. Artikel 4: afwijzing verzoek 1. Een afdelingshoofd verleent bijstand, tenzij: a. De griffie niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; b. Dit het belang van de gemeente kan schaden;
c. 2.
3.
4.
De taakuitoefening van een betrokken ambtenaar hierdoor aanmerkelijk zou worden belemmerd. Indien een ambtenaar van oordeel is dat de door een raadslid verlangde bijstand strijdigheid oplevert met één van de in het eerste lid genoemde gronden of daaromtrent twijfelt, legt hij dit ter beoordeling voor aan de griffier indien het een ambtenaar betreft van de griffie, dan wel aan de secretaris indien het een afdelingshoofd betref, die daarop beslist of de bijstand op grond van het eerste lid moet worden geweigerd. Indien de bijstand door de secretaris wordt geweigerd, dan deelt de secretaris dat door tussenkomst van de griffier schriftelijk met reden omkleed mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend. Indien de bijstand is afgewezen als bedoeld in het tweede lid kan het verzoekende raadslid de afwijzing ter beoordeling voorleggen aan de burgemeester, die daarop zo spoedig mogelijk beslist.
Artikel 5: kwaliteit bijstand 1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar geleverde bijstand, doet hij direct hiervan mededeling aan de griffier. 2. Indien de klacht als bedoeld in het eerste lid betrekking heeft op een ambtenaar van het ambtelijk apparaat legt de griffier de klacht voor aan de secretaris. 3. Indien overleg tussen het raadslid en de griffier en, in gevallen als bedoeld in het tweede lid, ook de secretaris, niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing van de in het eerste lid bedoelde klacht, wordt de klacht voorgelegd aan de burgemeester, die daarop zo spoedig mogelijk beslist. Paragraaf 2: Fractieondersteuning Artikel 6 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, kunnen op declaratiebasis een beroep doen op de fractievergoeding zoals beschreven in het navolgende, lid 2. 2. Per jaar kan op declaratiebasis maximaal een bedrag van € 700,-- aan elke fractie worden uitbetaald. Dit bedrag wordt per fractie verhoogd met een bedrag van € 100,-per raadszetel. Artikel 7 1. De financiële tegemoetkoming zoals beschreven in artikel 6 mag alleen worden besteed aan in de bijlage “Randvoorwaarden fractievergoeding” genoemde onkosten. 2. De bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. giften; c. kostencomponenten die al worden vergoed middels de onkostenvergoeding per raadslid. De kosten dienen na afloop ieder kwartaal via de griffie te worden gedeclareerd aan de hand van een declaratieformulier onder overlegging van nota’s, bonnen etc. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.
4
Artikel 8 In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt de financiële tegemoetkoming naar rato van het totale bedrag zoals berekend in artikel 6, lid 2 bepaald voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt de financiële tegemoetkoming bepaald voor de overige maanden van dat jaar. Artikel 9 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de financiële tegemoetkoming: a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6, tweede lid, financiële tegemoetkoming voor de oorspronkelijke fractie herberekend over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden en de nog lopende maanden gedurende het kalenderjaar. Artikel 10 Controle van de uitgaven vindt plaats door de accountant belast met de controle van de jaarrekening. Slotbepalingen Artikel 11 In gevallen waarin deze verordening niet voorziet is het college bevoegd na overleg met het fractievoorzitteroverleg beslissing te nemen. Artikel 12 1. Deze verordening, aangehaald als “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Drimmelen 2005” treedt in werking met ingang van 1 januari 2005. 2. De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Drimmelen zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 4 december 2004 wordt met ingang van 1 januari 2005 ingetrokken. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 9 december 2004. De raad voornoemd,
Griffier,
Voorzitter,
mr. M.J.N. Schetters-Schuurbiers
P.H.M. Jacobs - Aarts
5
Toelichting Algemeen Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld. De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester. De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier. Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht. De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
6
Artikelsgewijs toelichting Ambtelijke bijstand Artikel 1 Hierin staan de diverse begripsbepalingen, van belang voor deze verordening. Artikel 2 De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn. Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft. In het eerste lid wordt de mogelijkheid geboden aan raadsleden om zich rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden. Artikelen 3 en 4 Beoordeling of één van de in artikel 4 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester 7
verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet). Bij afwezigheid van de burgemeester dient de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand genomen te worden door de waarnemend voorzitter van de raad in samenspraak met de loco-burgemeester. Artikel 5 Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Bij afwezigheid van de burgemeester dient het raadslid het verzoek voor te leggen aan de waarnemend voorzitter van de raad en de locoburgemeester. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris. Fractieondersteuning Artikel 6 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Artikel 7 Wat betreft de inhoudelijke besteding van financiële bijdrage fractieondersteuning zijn fracties gebonden aan de bijlage “Randvoorwaarden fractievergoeding” zoals gevoegd bij onderhavige verordening. Verder is in een lid 2 een beperkt aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Voorzover een beroep wordt gedaan op de fiscale vrijwilligersregeling dienen de gemaakte uren worden toegelicht in de declaratie. Artikel 8/9 De financiële tegemoetkoming wordt na afloop van ieder kwartaal op declaratiebasis uitbetaald. In een verkiezingsjaar wordt de tegemoetkoming naar rato toegekend en tevens aangepast aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Artikel 10 De controle op de uitgaven wordt door de accountant meegenomen met de controle op de jaarrekening.
8
