Aan de Raad
Aan de commissie:
Made, 3 februari 2009
Datum vergadering: Agendapunt :
Raadsvergadering: 26-02-2009
Nummer raadsnota : 12
Onderwerp:
Sociaal-culturele accommodaties Portefeuillehouder:
Bijlagen:
Ter inzage:
1. Raadsbesluit 2. Memo m.b.t. aanbesteding.
1. Rapport Stichting Zet
Drs. J. Krook Ambtelijke coördinatie:
afdeling Maatschappelijke Aangelegenheden Steller:
Joyce Claesen
SAMENVATTING De gemeente Drimmelen heeft de exploitatie van drie sociaal-culturele accommodaties (De Mayboom, De Cour en Plexat) uitbesteed aan Optisport. In verband met het verstrijken van de looptijd van de exploitatieovereenkomsten, heeft de gemeente Drimmelen Stichting Zet de opdracht gegeven om de exploitatie van de sociaal-culturele accommodaties te evalueren. In het evaluatierapport van Stichting Zet worden twee scenario’s geschetst: het uitbesteden van de exploitatie van de sociaal-culturele accommodaties aan een commerciële exploitant of het terughalen van de exploitatie naar de gemeente. In de opinieronde van 11 december 2008 heeft de raad unaniem haar voorkeur uitgesproken voor het uitbesteden van de exploitatie van de sociaal-culturele accommodaties aangezien het geen kerntaak van de gemeente betreft. Binnen de raad gaat de voorkeur uit naar een aanbesteding in drie percelen.
VOORGESCHIEDENIS
De gemeente Drimmelen heeft de exploitatie van drie sociaal-culturele accommodaties (De Mayboom, De Cour en Plexat) uitbesteed aan Optisport. Hiervoor zijn exploitatieovereenkomsten afgesloten met een looptijd van 10 jaar. Het verstrijken van de looptijd vormt voor de gemeente de aanleiding om de exploitatie te laten evalueren. Gemeente Drimmelen heeft hiervoor Stichting Zet een onderzoek laten uitvoeren. Eind september is het definitieve rapport ‘Evaluatie sociaal-culturele accommodaties gemeente Drimmelen’ verschenen. Vervolgens heeft Stichting Zet op 29 oktober jongstleden een presentatie gegeven over de resultaten van de evaluatie. Daarbij werden twee scenario’s gepresenteerd. Het eerste scenario is de beleidsarme inzet: het uitbesteden van de exploitatie aan een commerciële exploitant. Daarbij zijn twee varianten mogelijk: het investeren in goede afspraken met de exploitant en/of het investeren in contact met gebruikers. Bij het tweede scenario worden de sociaal-culturele accommodaties ingezet als instrument van beleid, met daarbij het in eigen
hand houden van de exploitatie. Dit scenario kent ook een variant: een proef met het inzetten van sociaal-culturele centra als instrument van beleid met Plexat in Wagenberg. Op 11 december jongstleden heeft uw Raad unaniem de voorkeur uitgesproken voor scenario I; het uitbesteden van de sociaal-culturele accommodaties aan een commerciële exploitant. De raad heeft zich hierbij uitgesproken voor: het uitbesteden in drie percelen, een kortere looptijd (5 jaar), het opstellen van uniforme overeenkomsten met SMART afspraken en een goed overleg en afspraken tussen de exploitant en de gebruikers. WAT IS ER AAN DE HAND?
De gemeente Drimmelen heeft de exploitatie van drie sociaal-culturele accommodaties uitbesteed aan Optisport. In verband met het verstrijken van de looptijd van de contracten met Optisport is besluitvorming ten aanzien van het al dan niet uitbesteden van de accommodaties noodzakelijk. WAT WILLEN WE BEREIKEN?
Een goede exploitatie van de drie sociaal-culturele accommodaties zodat de gebruikers en de maatschappelijke organisaties optimaal gebruik kunnen maken van de accommodaties; hetgeen de leefbaarheid in de kernen versterkt. De raad heeft tijdens de opinieronde van 11 december 2008 de voorkeur uitgesproken voor een uitbesteding van de sociaal-culturele accommodaties in drie percelen. Gezien de contracten met de accommodaties een andere einddatum kennen, geniet een aanbesteding in drie percelen de voorkeur. Door een aanbesteding in drie percelen uit te voeren, wordt het voor lokale ondernemers gemakkelijker zich in te schrijven. In overleg met het inkoopbureau West-Brabant is een aantal zaken in beeld gebracht (zie bijgevoegd document). Voorgesteld wordt de aanbesteding te laten plaatsvinden op grond een programma van eisen waarin de kwaliteitseisen zijn vastgelegd en de exploitatiebijdrage niet bekend te maken. De inschrijvers worden aangezet tot een scherpe prijsstelling, waarbij de opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Ondanks dat de raad zich heeft uitgesproken voor een kortere looptijd van 5 jaar, is het raadzaam om te kiezen voor een overeenkomst met een looptijd van 10 jaar. Een langere periode maakt het immers voor een exploitant meer rendabel en biedt meer mogelijkheden voor de exploitant om investeringen te doen. HOE PAST DIT BINNEN BELEID EN WETGEVING?
Evaluatie en het opnieuw aanbesteden van de exploitatie van de sociaal-culturele accommodaties maakt onderdeel uit van het raadsprogramma 2006-2010 en de programmabegrotingen van 2008 en 2009. HOE GAAN WE DIT DOEN?
Na besluitvorming wordt het traject tot aanbesteding gestart. Ten eerste met de aanbesteding van De Cour, aangezien dit contract in augustus 2009 eindigt.Het volgende tijdspad dient daarbij te worden gehanteerd: Februari en maart: starten met de voorbereiding voor de aanbesteding. Begin april: het publiceren van de aanbesteding; ondernemers kunnen zich inschrijven (gedurende 52 dagen). Half mei: het evalueren van de plannen van aanpak van de ondernemers. Half juni: het voorlopig gunnen van de opdracht (melden aan de ondernemers wie de accommodatie gaat exploiteren en waarom en de ondernemers 15 dagen ‘piep’ termijn geven, daarna definitief gunnen).
2
Eind juni: er moet een nieuwe overeenkomst liggen. Juli en augustus: de exploitant de ruimte geven om zich in te werken. Bij de aanbesteding zullen de volgende voorwaarden worden genoemd: • Evaluatiemomenten in het contract opnemen. • Eenduidige afspraken worden gemaakt over het onderhoud (groot en klein onderhoud). • De exploitant moet lokale binding hebben. • Er zal een eis worden opgenomen met betrekking tot inzage in de exploitatie. • De prioriteit ligt bij het gebruik van de accommodaties door maatschappelijke organisaties ten behoeve van de versterking van de leefbaarheid in de kernen. • Investeren in goede afspraken en overleg tussen de exploitant en de gebruikers. • Overeenkomsten uniform opstellen met daarin SMART afspraken. • Aanbevelingen uit het evaluatierapport van Stichting Zet opnemen. Deze voorwaarden zullen de basis vormen voor het programma van eisen op grond waarvan de inschrijvingen worden beoordeeld en de kwaliteit van de dienstverlening moet worden gewaarborgd. WIE ZIJN DE BETROKKEN PARTIJEN?
Optisport, de gebruikers (bezoekers van activiteiten), professionele maatschappelijke organisaties, de gemeente (MA, GG en BMO) en mogelijke nieuwe exploitanten. WAAR MOETEN WE OP LETTEN?
De exploitatiegegevens van Optisport zijn opgevraagd. Momenteel is het beeld van deze cijfers nog niet compleet. Het verkrijgen van de gegevens was moeilijk vanwege de vertrouwelijke aard van de cijfers en omdat Optisport niet verplicht is om deze cijfers te verstrekken. Bij Optisport is enige terughoudendheid met betrekking tot deze cijfers in verband met de concurrentiegevoeligheid. We doen er alles aan om de totale financiële gegevens voor de aanvang van de aanbestedingsprocedure inzichtelijk te krijgen. Daarnaast is het van belang om de aanbestedingsprocedure zorgvuldig te doorlopen (zie boven) en is een goede communicatie met de exploitant en de gebruikers noodzakelijk. In 2008 is de gemeente geconfronteerd met het feit dat de huidige exploitant de exploitatiebijdrage, in opdracht van de regionale Belastingdienst, heeft verhoogd met BTW. Daar deze BTW niet compensabel is voor de gemeente heeft dit, zoals gemeld in de Najaarsnota, geleid tot extra kosten. In overleg met de gemeentelijke belastingadviseur is besloten om vanaf 2009 de BTW niet meer te betalen en de reactie af te wachten. Bekend is dat de huidige exploitant in overleg is getreden met de Belastingdienst om dit probleem voor heel Nederland op te lossen.
WAT HEBBEN WE HIERVOOR NODIG?
Begin 2009 wordt een opnamestaat van de drie sociaal-culturele accommodaties opgesteld waarbij de staat van de inboedel en het onderhoud in kaart worden gebracht. Hierbij zal aandacht worden besteed aan de knelpunten die door de gebruikers tijdens het evaluatieonderzoek van Stichting Zet naar voren zijn gebracht. Deze opnamestaat is van belang voor het opstellen van het bestek voor de aanbestedingsprocedure welke resulteert in goede afspraken met de toekomstige exploitant.
3
HOE GAAN WE COMMUNICEREN?
Een goede communicatie met de gebruikers is van belang. Dat is dan ook de reden dat ze betrokken zijn bij de evaluatie van de sociaal-culturele accommodaties. De gebruikers zullen tijdig worden geïnformeerd over de vervolgprocedure. WAT IS DE VERVOLGPROCEDURE?
Na de besluitvormingsronde van 26 februari aanstaande zal het aanbestedingstraject gestart worden zodat er eind juni een nieuwe overeenkomst ligt.
Burgemeester en wethouders van Drimmelen, drs. C. Smits Secretaris
4
drs. G.L.C.M. de Kok Burgemeester
De raad van de gemeente Drimmelen; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders 3 februari 2009; gelet op het feit dat de raad tijdens de opinieronde van 11 december 2008 unaniem de voorkeur heeft uitgesproken voor scenario I het uitbesteden van de sociaal-culturele accommodaties aan een commerciële exploitant;
Besluit: 1.
De exploitatie en het beheer van de sociaal-culturele accommodaties De Mayboom, Plexat en De Cour aan te besteden conform de in het voorstel genoemde randvoorwaarden.
2.
De bevoegdheid tot het opstellen van een programma van eisen, waarin de kwaliteitseisen worden bepaald, bij het college neer te leggen.
Made, 26-02-2009
De raad voornoemd, Griffier,
Voorzitter,
mr. M.J.N. Schetters-Schuurbiers
drs. G.L.C.M. de Kok
