TOELICHTING Gemeenteraad van 26 januari 2015
OPENBARE ZITTING 0 MAP-000: VERSLAG GEMEENTERAAD 0.1 Verslag van de gemeenteraadszitting van 22 december 2014 - goedkeuring
1 MAP001: FINANCIËN - ONTVANGSTEN - BURGERZAKEN - POLITIE BRANDWEER - EUROPESE ZAKEN - PERSONEEL - PARTICIPATIE FACILITY EN EREDIENSTEN 1.1 Aanstellen van opvolgend gemeenteraadslid dhr Francky Barbier - onderzoek geloofsbrieven - aktename Omwille van het ontslag van dhr Luc Maddelein wordt een nieuw gemeenteraadslid aangesteld. Volgende opvolgers wensen hun mandaat niet op te nemen : 1. Sarah Meersdom 2. Chris Vermeersch 3. Julie Decaestecker 4. Marie-Jeanne Derycke 5. Klaas Goudeseune 6. Carmen Mylleville De zevende opvolger, dhr Francky Barbier, wenst zijn mandaat wel op te nemen, voldoet aan alle voorwaarden en kan als gemeenteraadslid worden aangesteld.
1.2 Voorstelling project "centraal onthaal" in kader van het bevorderingstraject afdelingshoofd Algemeen Bestuur - aktename In de toekomst willen OCMW en gemeentebestuur, de dienstverlening aan de bevolking op een geïntegreerde manier aanbieden. De uitbreiding van het gemeentehuis zal dit engagement fysisch waar maken. Het centraal onthaal, voor diensten van gemeentebestuur en OCMW zal een cruciale rol spelen in de organisatie van deze dienstverlening. De besturen plannen om dit onthaal grondig te herzien in functie van een gebruikersgerichte aanpak.
In kader van het bevorderingstraject, kreeg de kandidate afdelingshoofd Algemeen Bestuur de opdracht om het concept “Centraal Onthaal” uit te werken. Om het traject voor de kandidate haalbaar te maken, besliste de jury om de opdracht af te bakenen naar afstemming van het onthaal met de dienst Burgerzaken (gemeentebestuur) en Sociale Dienst (OCMW) : In scope “Moet”
In scope “Liefst wel”
Analyse en evaluatie huidige onthaalfuncties in relatie tot gewenste en toekomstige functie Bepalen van actie- of knelpunten op vlak van ondersteunende diensten: ICT, personeel, vorming, communicatie, …
Analyse huidige sociale dienstverlening in relatie tot onthaalfunctie (grens bepalen tussen onthaal/front- en backoffice) Afstemming tussen onthaal en andere loketdiensten
In bijlage vindt u de presentatie van het werkstuk. Het verhaal van een “centraal onthaal” en de uitbreiding van het gemeentehuis, sluiten naadloos op elkaar aan en wilden we de gemeenteraadsleden niet onthouden.
1.3 Voorontwerp "sociaal huis gelinkt aan het gemeentehuis' - goedkeuring Op 28 april 2014 werd de studieopdracht voor het Sociaal Huis en Gemeentehuis gelinkt, gegund aan de ontwerper Tom Thys architecten bvba. Ondertussen werd het concept, op aanwijzingen van de stuurgroep, bijgestuurd en kan een voorontwerp worden voorgelegd. Dit voorontwerp werd op 6 januari 2014 aan het personeel van het gemeentebestuur en OCMW voorgesteld. Uit de opmerkingen van het personeel en de bespreking achteraf in het college, werden volgende bijsturingen meegegeven: • • • • • •
Opdracht ontwerper beperkt zich tot de nieuwbouw. Eventuele herinrichting van lokalen in de bestaande gemeentehuis (onder andere burgerzaken, vrije tijd,…) maken deel uit van een nieuwe opdracht binnenhuisinrichting. Het strijkatelier en ’t Wienkeltje worden ondergebracht in de huidige kantoren van de dienst burgerzaken. Oud en nieuw gedeelte dienen afsluitbaar te zijn van elkaar. Er dient hierbij rekening gehouden te worden met bereikbaarheid van sanitair voor eventuele bezoekers. Herindeling bureaus 2de verdiep, bestaande gemeentehuis, waarbij onder meer de vergaderzaal De Nieuwe Wereld wordt ingenomen door de personeelsdienst en de vergaderzaal verhuist naar het aanliggend lokaal. Oriëntering van de onthaalbalie zodat bezoekers niet met de rug naar de ingang worden geplaatst. Voorzien van douches en kleedruimte voor personeel in de kelder (uitvoering technische diensten gemeentebestuur).
Naast het voorontwerp van het gebouw, werd eveneens een concept ontwikkeld voor de
omgeving van het gemeentehuis. Hiervoor werd samengewerkt tussen de ontwerpers voor de dorpskernvernieuwing en de ontwerpers van het sociaal huis: voor het gemeentehuis komt een nieuw centraal plein. Het Vijverpark en de omgeving rond het gemeentehuis worden met elkaar verbonden door het inplanten van bijkomende groenzones. Een samenhangende materiaalkeuze voor de verharding in het park en rond het gemeentehuis versterkt de visuele band. Door bijkomende parkings in dwarsrichting wordt het parkeeraanbod verder geoptimaliseerd.
1.4 Jaarverslag interlokale vereniging Westhoekpersoneel - goedkeuring Op het laatste Westhoekoverleg van 2014 werd het jaarverslag van de interlokale vereniging Westhoekpersoneel 2013 goedgekeurd. In dat jaarverslag zit de jaarrekening per overeenkomst vervat. Dit jaarverslag wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.
1.5 Rapportering visum - dienstjaar 2014 - aktename Het gemeentedecreet bepaalt in artikel 160§2 dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel beheerder. De financieel beheerder onderzoekt, in het kader van zijn opdracht als vermeld in artikel 94,eerste lid, 1° in volle onafhankelijkheid de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen financiële verbintenis. Het visum van de financieel beheerder bevat volgende elementen: nazicht budget, wettelijkheid en regelmatigheid. Het visum houdt geen opportuniteitsnazicht in, maar kan door de financieel beheerder aangevuld worden met financieel advies. De gemeenteraad bepaalde op 31 augustus 2009 de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle in het kader van de visumverplichting uitoefent. De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens eenmaal per jaar aan de gemeenteraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Hij stelt tegelijkertijd een afschrift van dat rapport ter beschikking van het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris (art. 166).
1.6 Verlenging borgstelling van een voorschottenkrediet dat door Psilon wordt aangegaan - goedkeuring In het kader van de investeringsplanning voor crematorium Uitzicht hebben de 22 gemeenten-vennoten voorjaar 2011, ieder pro rata van hun aandeel in Psilon, samen de nodige leningen bij ING België NV gewaarborgd. Op 31 maart 2015 loopt de termijn af van
een voorschotkrediet van 1.400.000 euro. Zoals afgesproken in het financieel meerjarenplan 2013 - 2019, goedgekeurd op de algemene vergadering van 17 december 2013, werd een kredietherschikking voorbereid waarbij het aangegane voorschotkrediet bij ING België NV tijdelijk verlengd kan worden, en vervolgens deels omgezet naar een langetermijnkrediet. ING België NV heeft zich inmiddels principieel akkoord verklaard met de voorgenomen kredietherschikking, en maakt daarbij een onderscheid voor de verlenging van het voorschotkrediet (zolang de juridische procedures nog lopen omtrent de milieu- en bouwvergunning) enerzijds, en de definitieve omzetting naar een langetermijnkrediet anderzijds. ING vraagt daarbij ook de herbevestiging van het engagement van de gemeenten-vennoten tot borgstelling van deze kredietlijn. Concreet wordt aan ieder aangesloten gemeentebestuur gevraagd : • • •
akkoord te gaan met de verlenging van de voorschottenlijn van 1.400.000 euro met 1 jaar tot 31 maart 2016 en eventuele verdere verlengingen (zolang er geen definitief vonnis is in het voordeel van Psilon) akkoord te gaan met de eventuele omzetting van de voorschottenlijn in een langetermijnkrediet met een looptijd van maximum 20 jaar te bevestigen dat haar oorspronkelijke medewaarborg van het globale kredietplafond, pro rata van haar aandeel in de vereniging, onverminderd blijft gelden voor de kredieten toegekend conform het lastenboek dd 22 februari 2011, offerte en gunning van 8 juli 2011 evenals voor de verlenging(en) en eventuele omzetting in een langetermijnkrediet van maximum 20 jaar van de leningen toegekend onder categorie nr 2 van voorvermeld lastenboek.
2 MAP002: PATRIMONIUM - OPENBARE WERKEN - GROEN FEESTMATERIAAL - BEGRAAFPLAATSEN - MOBILITEIT EN ARBEIDSVEILIGHEID 2.1 Aankoop van een zitmaaier - goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze De grasmaaiers in de gemeente zijn aan vervanging toe. We zouden deze willen vervangen door een nieuwe mulchfrontmaaier met stuur en met knikfunctie. Ook buurgemeentes schakelen over op mulching (tijdbesparend en bemesting voor het gras). Om alle moeilijk bereikbare plaatsten te kunnen maaien, wordt geopteerd om een frontmaaier aan te kopen. De knikfunctie maakt het mogelijk om kort rond bomen en struiken te maaien. Bijkomend wordt ook een klepelmaaier op de machine voorzien die het mogelijk maakt om de kerkwegels te onderhouden, wat nu gebeurt met een bosmaaier. De oude grasmaaiers met opvang kunnen ingezet worden om bladen te ruimen en als extra machines bij het begin van het maaiseizoen. Raming : € 13.223,14 excl. btw of € 16.000,00 incl. 21% btw Gunningswijze : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
3 MAP005: RUIMTELIJKE ORDENING - MILIEU - ENERGIEBELEID - ICT EN LOKALE ECONOMIE 3.1 Aanstellen van een ontwerper voor het gemeentelijk ruimtelijk uitvoeringsplan ‘Reconversiegebieden Zonnebekestraat’ en MER-screening : goedkeuring lastvoorwaarden en wijze van gunnen In het BPA Cayennestraat zijn verschillende ambachtelijke gebieden voorzien langs de Zonnebekestraat. Na het stopzetten van de activiteiten van de bedrijven Parrein NV en Vanhaelewijn NV dringt de nood aan een reconversie zich op. In het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan is in bindende actie A1 (p. 264) voorzien: “De bestaande BPA’s voor de kernen Langemark en Poelkapelle worden gemoderniseerd. Voorbijgestreefde gebieden voor ambachtelijke bedrijven en openbaar nut worden ingezet ter versterking van de woonstructuur.” Met het gemeentelijk RUP ‘Reconversiegebieden Zonnebekestraat’ wil de gemeente uitvoering geven aan volgende doelstellingen uit het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan: • Het onderzoeken en realiseren van de meest optimale reconversie van de ambachtelijke gebieden in de Zonnebekestraat na het stopzetten van de ambachtelijke activiteiten • Het realiseren van extra woongelegenheden zonder dat extra agrarisch gebied moet aangesneden worden Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het bestek voor de aanstelling van een ontwerper en de wijze van gunnen goed te keuren. Raming : € 18.000,00 excl. btw of € 21.780,00 incl. 21% btw Gunningswijze : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
3.2 Diftarinfrastructuur recyclagepark - goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze Op 16/12/2013 werd het aanstellen van een ontwerper en uitvoerder en het lastenboek voor het diftar op het recyclagepark goedgekeurd door de gemeenteraad. In dit dossier waren 4 parken van Mirom Roeselare opgenomen (recyclagepark Kortemark, Hooglede, Moorslede/Dadizele en Langemark-Poelkapelle). Ondertussen heeft Mirom een nieuw lastenboek opgesteld voor diftar op het recyclagepark naar aanleiding van de optie voor de nieuwe locatie aan de Houthulstseweg. In bijlage het voorontwerp van de inrichting van het recyclagepark in LangemarkPoelkapelle. Het lastenboek is nu opgedeeld in 3 deelopdrachten (recyclagepark Kortemark, Moorslede/Dadizele en Langemark-Poelkapelle). Het lastenboek werd opgedeeld in 2 percelen (bedragen enkel van toepassing voor recyclagepark Langemark-Poelkapelle):
Perceel 1: Weegbruggen en aanverwanten • Raming dossier gemeenteraad 16/12/2013: 20.457,14 euro excl. btw of 24.753,14 incl. 21% btw • Huidige raming: 40.534,20 euro excl. btw of 49.046,38 euro incl. 21% btw • Subsidies OVAM:20.267,10 euro • Dit perceel omvat het plaatsen van de weegbrug en eventuele infrastructuurwerken. De hogere kostprijs in vergelijking met het dossier dat voorgelegd werd aan de gemeenteraad van 16/12/2013 wordt veroorzaakt door het voorzien van een tweede weegbrug met bijhorende toestellen. Perceel 2: Toestellen voor diftar • Raming dossier gemeenteraad 16/12/2013: 85.618,77 euro excl. btw of € 103.598,71 incl. 21% btw • Huidige raming: 97.324,91 euro excl. btw of 117.763,14 euro incl. 21% btw • Subsidies OVAM: 48.662,46 euro • Dit perceel betreft de levering van displays, kaartlezers, ticketprinters, betaalautomaat, zuilen, slagbomen,… De hogere kostprijs in vergelijking met het dossier dat voorgelegd werd aan de gemeenteraad van 16/12/2013 wordt veroorzaakt door het voorzien van de bijhorende toestellen bij de tweede weegbrug. Dit bestek wordt ter goedkeuring voorgelegd, zodat de subsidieaanvraag bij OVAM kan ingediend worden door Mirom. Kosten-baten analyse diftar Uit de kosten-baten analyse blijkt dat de gemeente door de invoering van diftar op het recyclagepark een besparing mag verwachten van 16.270 euro per jaar. Kosten (per jaar) Werkingskosten * Afschrijvingen Investering Afschrijvingsduur Totale kost Besparing / opbrengst Besparing minder aanvoer Opbrengst betalend Kost transport + verwerking (euro/inw) Aantal inwoners Netto opbrengst (per jaar)
12.691 11.321 113.214 10 24.012 40.282 30 % 10 % 12,56 8.018 16.270
* werkingskosten omvatten het onderhoud van de betaalautomaat, de kosten voor bancontact, het onderhoud van de infrastructuur (weegbrug, slagbomen, zuilen, hardware) en van het systeem (software, databestanden, dagelijkse updates,…), de kosten van het internet, veiligheidsplan, rijksregistergegevens, printerrollen.
3.3 Wijziging van het samenwerkingsakkoord van de ‘Woondienst Zonnebeke – Langemark-Poelkapelle - goedkeuring In het beheerscomité van de ‘woondienst Zonnebeke - Langemark-Poelkapelle’ d.d. 4 december 2014 werd unaniem beslist om de ‘Overeenkomst betreffende de oprichting van de interlokale vereniging “woondienst Zonnebeke – Langemark-Poelkapelle” te wijzigen. Van het voorstel tot wijziging der statuten werd Wonen Vlaanderen schriftelijk op de hoogte gebracht. Het voorstel tot wijziging wordt ter goedkeuring voorgelegd in de gemeenteraden van Zonnebeke en Langemark-Poelkapelle. Voorgestelde wijzigingen: • Toevoegen aan 2. Personeel - De intergemeentelijke woonambtenaren voeren de volgende taken uit voor de gemeenten: o Een actief grond- en pandenbeleid voorbereiden en uitvoeren, door onder andere de activering van onbebouwde percelen, het bestrijden van leegstand en de realisatie van sociaal en bescheiden woonaanbod. • Toevoegen aan 3.2 Samenstelling van het beheerscomité: Het beheerscomité is samengesteld uit: o De OCMW-voorzitters van Zonnebeke en Langemark-Poelkapelle • Er zal geen huishoudelijk reglement worden opgesteld. Schrappen van volgende zin uit ‘3.3. Werking van het beheerscomité: “Het vaststellen van een huishoudelijk reglement” • Wijzigen van volgende zin in 3.3 Werking van het beheerscomité: “Het beheerscomité kan slechts geldig vergaderen indien de helft + 1 van de vertegenwoordigers aanwezig is.” Door “Het beheerscomité kan slechts geldig vergaderen indien van beide besturen minstens 1 vertegenwoordiger aanwezig is.”
4 MAP-007: VARIA 4.1. Toegevoegd punt door Proo! - verplanten van de herdenkingsboom Koningslinde goedkeuring In de zomer van 1990 werd iedere gemeente door minister Theo Kelchtermans verzocht om de 60ste verjaardag van Koning Boudewijn en zijn 40 jaar koningschap te vieren door het aanplanten van een koningslindeboom. Het ministerie heeft bepaald dat 15 november de nationale plantdag wordt. Deze koningslinde (Tilia pallida) werd door de toenmalige Vlaamse dienst Groen, Waters & Bossen aan de gemeente geschonken. Ongeveer 25 jaar geleden werd naast het Kasteel Gemeentehuis de koningslinde aangeplant. De meerderheid wil op deze plaats de bouw van een sociaal huis ,versus uitbreiding van de gemeentelijke administratie realiseren. Proo! stelt voor om de nodige acties te ondernemen om deze waardevolle, mooie en gezonde koningslinde een nieuwe plaats te geven.
4.2. Toegevoegd punt door N-VA - project multifunctionele invulling kerk - BKO - Poelkapelle - verdere bespreking Ondertussen kreeg de N-VA fractie stukken uit dit dossier ter beschikking enerzijds via de OCMW-raadsleden en anderzijds via mails vanuit de administratie. Mochten er nog ontbrekende stukken zijn die niet ter beschikking zijn van onze OCMW-raadsleden of ons niet werden toegestuurd willen we die graag komen inzien voor de gemeenteraad (vanaf 18h00). Want er zijn nog een aantal onduidelijkheden mbt de gevolgde procedures dewelke we beleefd willen doornemen met het schepencollege tijdens de raad teneinde duidelijke antwoorden te krijgen op deze.
4.3 Vragen en antwoord
