TOELICHTING
Gemeenteraad van 25 januari 2016
OPENBARE ZITTING
MAP 000: VERSLAG GEMEENTERAAD 0.1 Verslag van de gemeenteraadszitting van 21 december 2015 ‐ goedkeuring
MAP 001: FINANCIËN ‐ ONTVANGSTEN ‐ BURGERZAKEN ‐ POLITIE ‐ BRANDWEER ‐ EUROPESE ZAKEN ‐ PERSONEEL ‐ PARTICIPATIE ‐ FACILITY EN EREDIENSTEN 1.1 Ontslag gemeenteraadslid dhr Alex Maddelein ‐ aktename Dhr Alex Maddelein, raadslid, diende op 11 januari 2016 zijn ontslag in als gemeenteraadslid. Artikel 15 van het gemeentedecreet stelt : Het gemeenteraadslid dat ontslag wil nemen, deelt dat schriftelijk mee aan de voorzitter van de gemeenteraad. Het ontslag is definitief na de ontvangst van de kennisgeving door de voorzitter van de gemeenteraad. Het lid van de gemeenteraad blijft zijn mandaat uitoefenen tot zijn opvolger is geïnstalleerd, behoudens als het ontslag het gevolg is van een onverenigbaarheid. De raad wordt gevraagd hiervan akte te nemen. 1.2 Aanstellen van opvolgend gemeenteraadslid dhr Tom Willemyns ‐ onderzoek geloofsbrieven ‐ aktename Omwille van het ontslag van dhr Alex Maddelein wordt een nieuw gemeenteraadslid aangesteld. De eerste opvolger, dhr Tom Willemyns, wenst zijn mandaat op te nemen, voldoet aan alle voorwaarden en kan als gemeenteraadslid worden aangesteld. 1.3 Geïntegreerd HRM‐systeem – goedkeuring lastvoorwaarden en gunning Als ondersteunende dienst binnen afdeling Algemeen Bestuur heeft de personeelsdienst een belangrijke verbindende rol voor de ca. 220 personeelsleden, verspreid over alle diensten binnen OCMW/Gemeente. Elk met hun opgebouwde ervaring en specialisatie vullen de beide medewerkers van de personeelsdienst elkaar aan om de personeelsadministratie voor
zowel OCMW als Gemeente zo efficiënt mogelijk te organiseren. In een organisatie die groeit en evolueert, wordt het takenpakket er niet kleiner op. De taken binnen de dienst zijn heel divers en vereisen dagelijkse nauwgezette opvolging: Personeelsadministratie voorbereiding loonberekening opvolgen medische onderzoeken, vorming, evaluaties, tijdsregistratie, aanstellingen en contracten bijhouden sollicitantenbestand het adviseren en ondersteunen van de diensthoofden inzake hun HR beleid, … enz. De nauwe samenwerking binnen de personeelsdienst resulteerde reeds in efficiëntie winst en kennisverhoging. Er werd verder ook geïnvesteerd in een uniform tijdsregistratiesysteem, het gezamenlijk opvolging van het sollicitantenbestand, … om de krachten te bundelen en een centrale aansturing van de personeelsadministratie te verzekeren. Maar behoudens het uniform systeem voor tijdsregistratie, een aangeboden query module van de partner voor loonverwerking en het tijdelijk gebruiken van het intranet als oplossing voor een gezamenlijk sollicitantenbestand, beschikt het bestuur of de personeelsdienst over geen enkele ondersteunende toepassing om de personeelsadministratie (gezamenlijk) te beheren. Via een geïntegreerd HRM systeem, dat voldoet aan de hedendaagse behoeften voor een modern en efficiënt personeelsbeheer, willen we de personeelsdienst in staat stellen om: 1. Personeelsadministratie gezamenlijk en digitaal te beheren 2. Naast de noodzakelijke personeelsadministratie en loonberekening, zich ook te kunnen focussen op HRM, namelijk het efficiënt beheren en inzetten van het menselijk kapitaal in functie van de strategische doelstellingen. Dit HRM systeem moet eveneens leiden tot een betere dienstverlening naar de werknemers toe en op termijn uitmonden in een tijdsbesparing voor de personeelsdienst. De door Cipal voorgestelde volledig aangepaste HRM Suite automatiseert en ondersteunt diverse HR processen. Het is bovendien modulair opgebouwd zodat we het gefaseerd kunnen opnemen. In eerste fase willen we het volgende weerhouden: personeelsbeheer‐ basismodule – voor de personeelsdienst personeelsbeheer‐ mijn dossier online – voor alle medewerkers personeelsbeheer‐ vorming online – voor alle medewerkers personeelsbeheer‐ evaluaties online – voor alle medewerkers Er wordt ook geopteerd voor een conversie, deze voorziet dat bepaalde gegevens die reeds beschikbaar zijn in andere systemen worden ingelezen in de toepassing. Dit gebeurt éénmalig voor de toepassing in gebruik wordt genomen. Op die manier wordt veel manueel werk bespaard en de doorlooptijd voor invoer van gegevens verkort.
Raming : € 24.500,58 excl. btw of € 29.645,70 incl. 21% btw: fase 1 HRM‐systeem: € 19.259,10 excl. btw of € 23.303,51 incl. 21% btw conversie: € 2.915,48 excl. btw of € 3.537,73 incl. 21% btw Ciport (beveiligde verbinding): € 2.236,00 excl. btw of € 2.814,46 incl. 21% btw Gunningswijze : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking 1.4 Invoering aanvullend pensioenstelsel voor contractuele personeelsleden ‐ goedkeuring wijziging Een van de punten uit het sectoraal akkoord 2008‐2013 was de opstart van een tweede pensioenpijler. Dit akkoord beveelt de besturen aan om dit pensioenreglement in te voeren met ingang vanaf 1 januari 2010, om de pensioentoelage vast te leggen op minstens 1% werkgeversbijdrage op het pensioengerechtigde jaarloon en om te beslissen om al dan niet een inhaaltoelage voor de reeds geheel of gedeeltelijk gepresteerde diensttijd te storten. De raad keurde in zitting van 8/11/2010 de beslissing goed om een pensioentoelage toe te kennen van 2% van het pensioengevend jaarloon. Voor de bijdrage werd een groeipad voorzien van + 0.5% (= 2,5%) op 01.01.2014 en + 0,5% (= 3%) op 01.01.2018. De gemeenteraad besliste ook om aan het contractueel aangestelde personeelslid dat op 1 januari 2010 in dienst was, een inhaaltoelage toe te kennen voor de diensttijd die vóór 1 januari 2010 effectief gepresteerd werd en waarvoor het personeelslid pensioengerechtigd jaarloon ontvangen heeft. De periode die voor de inhaaltoelage in aanmerking werd genomen, loopt vanaf de datum van aanwerving als contractant bij het bestuur, maar is maximaal beperkt tot 1 januari 1987. Deze inhaaltoelage bestaat uit een eenmalige koopsom gelijk aan het toelagepercentage op het pensioengevend jaarloon (2%) vermenigvuldigd met de jaren in aanmerking genomen gepresteerde diensttijd, gedeeld door 4. Gemeente en OCMW onderhandelden met de representatieve vakorganisaties op 28.10.2015 over de voorziene bijdragevoet van 3% op 1.1.2018 en kwamen tot volgend voorstel: aan het gemeente‐ en OCMW‐personeel wordt verder 2.5% toegekend in plaats van de voorziene 3% in 2018. Aan het personeel van het woonzorgcentrum, dat tot op heden niet kon genieten van de tweede pensioenpijler, wordt 1.9% toegekend vanaf 2018 (0.6% is voorzien bij het RIZIV maar wordt voorlopig niet uitbetaald). De invoering van het aanvullend pensioenstelsel voor contractuele personeelsleden voor het woonzorgcentrum zal ter goedkeuring worden voorgelegd op de OCMW‐raad van 17 februari.
1.5 Rapportering visum ‐ dienstjaar 2015 ‐ aktename Het Gemeentedecreet bepaalt in artikel 160§2 dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel beheerder. De financieel beheerder onderzoekt, in het kader van zijn opdracht als vermeld in artikel 94, eerste lid, 1°, in volle onafhankelijkheid de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen financiële verbintenissen. Het visum van de financieel beheerder bevat volgende elementen: nazicht budget, wettelijkheid en regelmatigheid. Het visum houdt geen opportuniteitsnazicht in, maar kan door de financieel beheerder aangevuld worden met financieel advies. De gemeenteraad bepaalde op 31/08/2009 de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle in het kader van de visumverplichting uitoefent. De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens éénmaal per jaar aan de gemeenteraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Tegelijkertijd wordt een afschrift van dat rapport ter beschikking gesteld van het College van Burgemeester en Schepenen en de Gemeentesecretaris (art. 166).
MAP 002: PATRIMONIUM ‐ OPENBARE WERKEN ‐ GROEN ‐ FEESTMATERIAAL ‐ BEGRAAFPLAATSEN ‐ MOBILITEIT EN ARBEIDSVEILIGHEID 2.1 Aanbrengen asfalt in verschillende buurtwegen – goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze Voor herstel van diverse buurtwegen is een bedrag voorzien van 102.850 euro btw incl. De werken omvatten het overlagen van de rijweg en waar nodig zullen gedeelten worden afgefreesd om een betere aansluiting en profilering van de rijweg te bekomen. De te herstellen buurtwegen zullen bepaald worden in de werkgroep openbare werken. Raming : € 85.000 excl. btw of € 102.850 incl. 21% btw Wijze van gunnen : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking 2.2 Aankoop van een minigraafmachine ‐ goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze De technische dienst en groendienst maken permanent gebruik van de bandenkraan, zowel voor het onderhoud van grachten als voor andere graafwerken (bijvoorbeeld voor het onderhoud van wegen en voetpaden). Door de aankoop van een minigraafmachine kunnen we de werken efficiënter inplannen. De laatste jaren werd regelmatig een minigraafmachine gehuurd maar de huurkosten daarvan liepen hoog op.
Raming : € 37.190,08 excl. btw of € 45.000,00 incl. 21% btw Gunningswijze : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
MAP 004: ONDERWIJS ‐ JEUGD ‐ CULTUUR ‐ BIBLIOTHEEK ‐ TOERISME ‐ FEESTEN EN COMMUNICATIE 3.1 Ontslag en aanstelling lid beheerraad bibliotheek ‐ goedkeuring In de gemeenteraad van 28 januari 2013 werd dhr Guy Menu aangeduid als vertegenwoordiger van de gebruikers en de filosofische strekkingen om te zetelen in de beheerraad van de Gemeentelijke Bibliotheek voor de huidige legislatuur. Op 23 oktober 2015 bood hij zijn ontslag aan. Er werd een algemene oproep gelanceerd naar nieuwe leden tussen 1 en 31 december 2015 via de gemeentelijke website, persbericht, bibliotheek en Facebookpagina bibliotheek. Fien Peene (20 jaar ‐ adres: Markt 15) diende haar kandidatuur in. De raad wordt gevraagd om de aanstelling van Peene, Fien goed te keuren. 3.2 Overeenkomst oprichting en uitbating van het Guynemerpaviljoen ‐ goedkeuring Tussen de private partner Guynemer VOF (Vennootschap Onder Firma) en het gemeentebestuur wordt een overeenkomst afgesloten met betrekking tot de oprichting en de uitbating van het guynemerpaviljoen. De oprichting van een Guynemerpaviljoen is een inhoudelijke meerwaarde voor het toeristisch beleid van de gemeente. Na onderzoek, stelt het gemeentebestuur vast, dat de oprichting en uitbating van het guynemerpaviljoen niet rendabel is. Door commerciële synergieën te zoeken, wil het bestuur de rendabiliteit van het project verhogen. Het bestuur ziet het niet als haar taak om commerciële initiatieven te ontwikkelen en sluit hiervoor een overeenkomst af met de private partner. De private partner werd geselecteerd op basis van het bestek, de projectdefinitie en de oproep voor de publiek‐private samenwerking Guynemerpaviljoen, goedgekeurd door de gemeenteraad van Langemark‐Poelkapelle op 26 mei 2014. De selectie van de private partner, zijnde Ann Parrein, gebeurde door het college op datum van 21 september 2014. Na onderhandelingen tussen de private partner en het gemeentebestuur en in overleg met Toerisme Vlaanderen, werd beslist: om af te stappen van de oprichting van een Publiek Private Samenwerking in de vorm zoals goedgekeurd in het bestek dat de private partner een juridische rechtspersoon zou oprichten, hier onder de noemer van een Vennootschap Onder Firma in onderhavige overeenkomst alle afspraken tussen publieke en private partner zouden worden geregeld. De private partner staat in voor de ontwikkeling, verwezenlijking en exploitatie van het project Guynemerpaviljoen. Naast het paviljoen omvat het project de bouw van een
chocolade‐atelier en –winkelruimte, alsook private appartementen. Deze maken geen voorwerp uit van onderhavige overeenkomst. De gemeente ontvangt als primaire begunstigde de subsidie en geeft deze integraal door aan de private partner, die optreedt als secundair begunstigde én voor zover de private partner de afspraken in de overeenkomst en de wettelijke reglementering, nakomt. De private partner betaalt, bij niet naleving van de overeenkomst of de subsidievoorwaarden, alle hieraan verbonden kosten en (schade)vergoedingen voor de gemeente terug aan het gemeentebestuur.
MAP 005: RUIMTELIJKE ORDENING ‐ MILIEU ‐ ENERGIEBELEID ‐ ICT EN LOKALE ECONOMIE 4.1 Jaarverslag Woondienst Zonnebeke ‐ Langemark‐Poelkapelle ‐ goedkeuring Het eerste werkingsjaar van de woondienst Zonnebeke – Langemark‐Poelkapelle liep van 1 oktober 2014 tot en met 30 september 2015. Het jaarverslag bevat een omschrijving van de activiteiten van het eerste werkingsjaar, het financieel jaarverslag en een begroting van werkingsjaar 2. 4.2 Raamcontract ICT materiaal en consultancyopdrachten – goedkeuring om aan te sluiten bij de opdrachtencentrale van Stad Brugge In de gemeenteraad van 02 juli 2012 werd eerder de toetreding tot het raamcontract IT van de stad Kortrijk goedgekeurd. Ook de stad Brugge heeft een raamcontract voor ICT materiaal en consultancyopdrachten gestart met gunstige voorwaarden. Hierop kan nog vrij ingetekend worden. Het raamcontract van stad Brugge omvat 16 percelen. Volgende percelen kunnen van toepassing zijn voor de gemeente: Perceel 1 : Leveren van desktop hardware, randapparatuur en supplies Perceel 2 : Leveren van software (desktop en servers) Perceel 3a : Leveren van consultancy op vlak van productondersteuning Perceel 4 : Leveren en installeren van beamers, (Led)schermen en multimediamateriaal Perceel 9 : Servers en storage Perceel 10 : ICT‐vorming gespecialiseerd niveau Perceel 11: GIS ondersteuning. De gemeenteraad van Brugge keurde op 26 maart 2013 het ontwerp en wijze van gunnen goed. Het college van Burgemeester en Schepenen van Brugge besliste op 21 juni 2013 welke kandidaten er een offerte mochten indienen. De gemeenteraad van Brugge keurde op 25 juni 2013 het technisch bestek goed. Het college van Burgemeester en Schepenen van Brugge gunde de bovenvermelde percelen op 18 oktober 2013 aan RealDolmen.
Deze overeenkomst is een contract op afroep, m.a.w. het bestuur heeft steeds de keuze om een aankoop te doen via dit contract of in eigen beheer. Er wordt eveneens geen minima of maxima gesteld op afname via dit contract. Dergelijk systeem wordt mogelijk gemaakt door de wetgeving op de overheidsopdrachten in de vorm van een opdrachtencentrale. Hierbij verklaren meerdere gemeentes en andere overheidsinstanties dat ze toetreden tot een opdrachtencentrale, terwijl één gemeente of stad werd aangewezen als aanbestedende overheid. De gunningsprocedure uitgevoerd door de aanbestedende overheid kan vervolgens worden aangewend door de andere deelnemende gemeenten om wat in de bestekken staat beschreven eenvoudig te bestellen zonder verdere administratieve verplichtingen. Om ook van de gunstige voorwaarden van dit raamcontract gebruik te kunnen maken, stelt het IT‐overleg voor om eveneens toe te treden tot dit raamcontract . Aangezien beide raamcontracten Realdolmen als leverancier bieden en hierbij dezelfde contactpersonen aangeduid zijn, zijn er enkel voordelen aan het instappen op een 2de raamcontract: uitgebreider aanbod telkens meest gunstige voorwaarden
MAP 007: VARIA 5.1 Besluit van de raad houdende vaststelling van een tijdelijke verordening betreffende de beperking op de ambulante activiteiten op en langs de openbare weg te Langemark naar aanleiding van de rommelmarkt op 20 en 21 februari 2016 ‐ goedkeuring Betreft : Besluit van de gemeenteraad houdende tijdelijke verordening betreffende de beperking op de ambulante activiteiten op en langs de openbare weg te Langemark naar aanleiding van de rommelmarkt op 20 en 21 februari 2016. 5.2 Besluit van de raad houdende vaststelling van een tijdelijke verordening betreffende de beperking op de ambulante activiteiten op en langs de openbare weg tijdens de avondrommelmarkt te Langemark op 13 mei 2016 ‐ goedkeuring Betreft : Besluit van de raad houdende vaststelling van een tijdelijke verordening betreffende de beperking op de ambulante activiteiten op en langs de openbare weg tijdens de avondrommelmarkt te Langemark op 13 mei 2016 5.3 Besluit van de raad houdende vaststelling van een tijdelijke verordening betreffende de beperking op de ambulante activiteiten op en langs de openbare weg tijdens de rommelmarkt te Langemark op 17 april 2016 ‐ goedkeuring
Betreft : Besluit van de raad houdende vaststelling van een tijdelijke verordening betreffende de beperking op de ambulante activiteiten op en langs de openbare weg tijdens de rommelmarkt te Langemark op 17 april 2016 5.4 Politieverordening doortocht Gent‐Wevelgem ‐ goedkeuring Op zondag 27 maart 2016 organiseren de Koninklijke Véloclub Het Vliegend Wiel, De Koninklijke Ieperse wielerclub en de Koninklijke Wielerclub De Sasspurters Boezinge 7 wedstrijden Gent‐Wevelgem in diverse categorieën. Op grondgebied Langemark‐Poelkapelle komen 3 van deze wedstrijden voorbij : Gent‐Wevelgem In Flanders Fields (Womens World Tour) Gent‐Wevelgem Kattekoers (U23 mannen) Gent‐Wevelgem Grote Prijs A. Noyelle (Junior mannen) Het politiereglement heeft tot doel : beperken van activiteiten op openbaar domein. beperken van activiteiten op privaat domein met openbaar karakter bepalen van de regels mbt de veiligheidszones Overtredingen van dit politiereglement kunnen bestraft worden met een GAS‐boete van maximum € 250. De raad wordt gevraagd om het politiereglement in bijlage goed te keuren.
5.5 Toegevoegd punt door Proo! : bestemming "Het Portaal" ‐ bespreking 3 opties
Agenda College 04/01/2016 Notulen van de kerkraad van 14/12/2015 Overleg met vertegenwoordiging van kerkfabriek, federale raad en gemeentebestuur op 26/10 en 26/11/2015.
In het overleg werd de toekomst van ‘Het Portaal’ (huidig secretariaat en eigendom van de kerkfabriek) besproken. Er werden drie opties naar voor gebracht. 1. Volledige renovatie van het secretariaat met eventueel inrichten van één pastorie. 2. Verkoop van het huidige Portaal en aankoop van een gelijkvloers appartement. 3. Verkoop van het huidig Portaal en realisatie van nieuwbouw eventueel aansluitend aan de kerk. Optie 1: Als er gekozen wordt voor deze optie, wat vangt men aan met de huidige pastorie (Poelkapelle)? Optie 2: Volgens een eerste besluit van het overleg is optie 2 een noodoplossing?
Optie 3: Nieuwbouw aansluiten aan de kerk? Is er dan geen plaats genoeg om het Portaal te realiseren in de kerk? Graag het standpunt van het college over de drie opties? 5.6. Vragen en antwoorden
