TOELICHTING Gemeenteraad van 17 november 2014
OPENBARE ZITTING 0 MAP-000: VERSLAG GEMEENTERAAD 0.1 Verslag van de gemeenteraadszitting van 6 oktober 2014 - goedkeuring
1 MAP001: FINANCIËN - ONTVANGSTEN - BURGERZAKEN - POLITIE BRANDWEER - EUROPESE ZAKEN - PERSONEEL - PARTICIPATIE FACILITY EN EREDIENSTEN 1.1 Budgetwijziging 2014 van de kerkbesturen Sint-Paulus, Sint-Juliaan, OLV Madonna en OLV Poelkapelle - aktename Overeenkomstig artikel 50 van het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten worden de budgetwijzigingen van de kerkbesturen Sint-Juliaan, Sint-Andreas Bikschote en OLV Poelkapelle aan de gemeenteraad voorgelegd. In 2013 was er 30.000 euro voorzien voor de herstellingswerken aan de toren van de kerk in Madonna. Deze werken werden pas uitgevoerd in januari 2014. Er werd hiervoor 17.157,21 euro betaald door de gemeente in 2014 met het budget van 2013. Bijgevolg moet het gemeentebestuur dit bedrag niet meer voorzien in de budgetwijziging 2014. Voor het vernieuwen van de verwarmingsinstallatie in de kerk van Langemark wordt een extra bedrag gevraagd van 9.300 euro. In december zal een budgetwijziging ter goedkeuring voorgelegd worden aan de gemeenteraad met de verhoging van de investeringstoelage voor de kerkfabriek Langemark. Deze budgetwijzigingen werden voorafgaandelijk ter advies voorgelegd aan de bisschop van Brugge.
1.2 Psilon - buitengewone algemene vergadering op 11 december 2014 - goedkeuring agenda In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Psilon op 11 december 2014. Op de agenda van de algemene vergadering : 1. Vaststelling werkprogramma 2015 2. Vaststelling begroting 2015 3. Goedkeuring oprichting en deelname vzw VNOC 4. Afschaffing verplaatsingsvergoeding algemene vergadering Voor de algemene vergaderingen van Psilon werd dhr Frans Vandeputte aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Alex Maddelein als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.
1.3 Traject organisatiebeheersing - aanzet tot een nieuw intern controlesysteem aktename Via het Traject Organisatiebeheersing (via School voor bestuursrecht) wil ons bestuur tussen november en mei 2015 aan de slag gaan met het uitvoeren van een organisatiebrede zelfevaluatie. Dit wil zeggen dat we met een kritische blik naar onze organisatie willen kijken en we aan de hand van de zelfevaluatietool van de leidraad organisatiebeheersing nazien of binnen de organisatie voldoende beheersmaatregelen aanwezig zijn of waar de risico’s zich bevinden. De resultaten hiervan moeten leiden tot een nieuw intern controlesysteem. Een interne controlesysteem dient vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad. Het huidig intern controlesysteem werd indertijd binnen de gemeente opgebouwd rond overheidsopdrachten en evaluatiesysteem en werd goedgekeurd in gemeenteraad van 12 november 2007. Volgens Artikel 99 van het Gemeentedecreet is interne controle het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1° het bereiken van de doelstellingen 2° het naleven van wetgeving en procedures 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie 4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen 5° de bescherming van activa 6° het voorkomen van fraude. Nieuwe impuls externe audit met leidraad organisatiebeheersing Aanleiding tot de evaluatie is ondermeer het art. 265 van het gemeentedecreet dat voorziet in een periodieke externe audit van gemeenten en OCMW's. Audit Vlaanderen kan bij lokale besturen in de loop van volgende jaren het intern
controlesysteem evalueren en aanbevelingen tot verbetering formuleren. Ze voeren deze Audit dan uit aan de hand van de Leidraad Organisatiebeheersing die volgende 10 thema’s evalueert: • Doelstellingen, proces- en risicomanagement • Belanghebbendenmanagement • Monitoring • Organisatiestructuur • HRM • Organisatiecultuur • Informatie & Communicatie • Financieel Management • Facilitaire middelen • ICT Deze 10 thema’s worden door Audit Vlaanderen in 3 clusters gebundeld : BBC (1, 2, 3, 8), Mensen (4, 5, 6), Middelen (7, 9, 10). Vanaf november zullen maandelijks het College, het Managementteam, diensthoofden, budgethouders en betrokken medewerkers bevraagd worden omtrent de voor hen relevante clusters uit deze leidraad. De resultaten van de bevraging & verbetervoorstellen worden nadien per cluster besproken en teruggekoppeld. Deze resultaten moeten uitmonden in een nieuw kader voor het Intern Controlesysteem. Dit kader zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
2 MAP002: PATRIMONIUM - OPENBARE WERKEN - GROEN FEESTMATERIAAL - BEGRAAFPLAATSEN - MOBILITEIT EN ARBEIDSVEILIGHEID 2.1 Aankoop van een tractor en onkruidbestrijdingsmachines - Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze Sinds 2004 werken openbare besturen in de richting van een pesticidevrij beheer. Vanaf 2015 mogen openbare besturen geen pesticiden meer gebruiken, zowel voor de taken uitgevoerd door eigen personeel als voor taken die uitbesteed worden. Om het groenonderhoud enigszins onder controle te houden, wordt een tractor, een onkruidborstel en een veegborstel met opvangbak aangekocht. Deze machines moeten een efficiënt onkruidbestrijding mogelijk maken en het onderhoud van de kerkwegels vergemakkelijken. Raming : € 51.049,59 excl. btw of € 62.400,00 incl. btw Gunningswijze : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
3 MAP003: SPORT - LANDBOUW - NUTSVOORZIENINGEN -WATERLOPEN AFVALWATER EN ZAALBEHEER 3.1 Gaselwest - overname aandelen n.a.v. exit Electrabel nv - goedkeuring Naar aanleiding van de vrijmaking van de energiemarkt, dient Electrabel zich ten laatste tegen 31/12/2018 terug te trekken als vennoot in het kapitaal van de Vlaamse Gemengde Distributienetbeheeders. Daarom werd op 27/08/2014 tussen de openbare sector en Electrabel een overeenkomst in verband met de verkoop van de participaties van Electrabel opgemaakt. De Raad van Bestuur van Gaselwest besliste op 05/09/2014 in te gaan op deze overeenkomst. De overnameprijs van de Electrabel-participatie en het aandeel van elke individuele openbare vennoot hierin werden vastgelegd en opgenomen in het aanbod tot overname van de aandelen Electabel nv. De aandelenovername zal worden gefinancierd via een kapitaalvermindering binnen de vereniging en houdt dus geen cashverrichting in voor onze gemeente. Naar aanleiding van de exit van Electrabel nv nam de raad van bestuur van Gaselwest een aantal beslissingen tot optimalisatie van het kapitaalbezit van de openbare vennoten door een kapitaalverhoging door te voeren, onder meer met bijkomende cashmogelijkheid. De raad wordt gevraagd om : • akkoord te gaan met de aanvaarding van het voorgestelde aanbod tot overname van de aandelen Electrabel nv binnen de intercommunale vereniging 'Gaselwest' • akkoord te gaan om opdracht te geven aan de werkmaatschappij Eandis cvba om op 29 december 2014 de bedragen ter betaling van de overnameprijs over te maken aan Electrabel nv • te bevestigen dat er niet wordt ingegaan op de bijkomende kapitaalverhoging
3.2 Gaselwest - algemene vergadering op 10 december 2014 - goedkeuring agenda In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de algemene vergadering van Gaselwest op 10 december 2014. Op de agenda van de algemene vergadering : 1. Akteneming van de overname van de aandelen van de aangesloten maatschappij (Electrabel nv) door de openbare vennoten - stand van zaken 2. Statutenwijziging : a. Kennisneming bijzondere verslagen van de raad van bestuur en van de commissaris - in het kader van artikel 413 wetboek van vennootschappen - ter verantwoording van de wijziging aan het doel en omvorming van de huidige rechtsvorm naar opdrachthoudende vereniging en daarmee gepaard gaande wijziging van categorieën van aandelen en winstbewijzen b. Goedkeuring van de statutenwijzigingen c. Actualisering van het register van aandelen en winstbewijzen
3. Bespreking van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2015 alsook van de door de raad van bestuur opgestelde begroting 2015 4. Uitkering voorschot op dividend 2014 – bekrachtiging 5. Volmachtverlening inzake bestellingen van Gaselwest aan Eandis – bekrachting 6. Statutaire benoemingen 7. Statutaire mededelingen Voor de algemene vergaderingen van Gaselwest werd dhr Johan Vanysacker aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Koen Bentein als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.
3.3 Figga - buitengewone algemene vergadering op 10 december 2014 - goedkeuring agenda In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Figga op 10 december 2014. Op de agenda van de algemene vergadering : 1. Statutenwijziging 2. Verkoop ECS 3. Deelname in W4F (Wind for Flanders) voortzetting van EGPF 4. Strategie voor het boekjaar 2015 5. Begroting over het boekjaar 2015 en meerjarenbegroting 6. Statutaire benoemingen en mededelingen Voor de algemene vergaderingen van Figga werd dhr Johan Vanysacker aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Koen Bentein als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.
3.4 Infrax - buitengewone algemene vergadering op 17 november 2014 - vaststelling agenda In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van Infrax op 17 november 2014. Op de agenda van de buitengewone algemene vergadering : 1. Te ontwikkelen activiteiten en te volgen strategie in 2015 2. Begroting 2015 3. Voorlopige resultaten 2014 4. Vervanging bestuurders met raadgevende stem 5. Toetreding gemeente voor Infra-GIS 6. Toetreding gemeente voor Infra-X-net
Voor de algemene vergaderingen van Infrax werd dhr Lieven Vanbelleghem aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Frank Gheeraert als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Gezien de datum van de buitengewone algemene vergadering samenvalt met de zitting van de gemeenteraad wordt de Raad gevraagd om de agenda van deze vergadering vast te stellen en akte te nemen van de onmogelijkheid om een afvaardiging te sturen.
3.5 Reglement wielerkoersen - goedkeuring Tot op heden werd voor de verdeling van de subsidie voor wielerwedstrijden gewerkt met een indeling in categorieën. Deze indeling was niet 100% transparant en stond niet neergeschreven in een reglement. De opmaak van een reglement was dus aan de orde. Er werd een voorstel uitgewerkt door de beheerraad sportraad, op advies van de algemene vergadering. Voor de puntenverdeling werd rekening gehouden met de inrichtingsvergunning, de duur van de wedstrijden en het verplichte prijzengeld.
3.6 WVI - buitengewone algemene vergadering op 17 december 2014 - goedkeuring agenda In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de buitengewone algemene vergadering van WVI op 17 december 2014. Op de agenda van de algemene vergadering : 1. Goedkeuring verslag van de algemene vergadering van 22 mei 2014 2. Begroting 2015 3. Benoeming Annie Vandenbussche tot lid van het regionaal comité Oostende – Brugge (aandelen B) 4. Benoeming commissaris voor een periode van 3 jaar en vaststelling jaarbezoldiging 5. Mededelingen Voor de algemene vergaderingen van WVI werd dhr Frank Gheeraert aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Koen Bentein als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.
4 MAP005: RUIMTELIJKE ORDENING - MILIEU - ENERGIEBELEID - ICT EN LOKALE ECONOMIE 4.1 Desaffectatie van een oprit langs de Bareelstraat uit het openbaar domein goedkeuring
Het openbaar domein dat hoort bij de Bareelstraat, maakt ter hoogte van de toegang naar de woning nr. 3 een merkwaardige uitstulping over een gedeelte van de toegangsweg naar dezelfde woning. Omdat dit openbaar domein is, valt het onderhoud ervan ten laste van de gemeente. Dit deel van de weg is volgens informatie van de FOD Financiën in 1926 toegevoegd aan het openbaar domein, maar kent geen echt openbaar nut. Het sluit niet aan op trage wegen en er nemen ook geen andere percelen toegang op dit stuk. De aanpalende bewoner heeft zijn toegangsdreef zelf al voor een stuk ingericht en is vragende partij om dit volledig naar eigen inzicht te kunnen doen. Daartoe moet de eigendom overgedragen worden. Dit kan slechts als het betreffende stuk grond eerst gedesaffecteerd wordt uit het openbaar domein. Landmeter Dries D’Hallewin heeft daartoe een opmetingsplan opgemaakt. Tijdens het openbaar onderzoek drukten andere aanpalende eigenaars de wens uit om ook langs deze toegangsdreef te kunnen ontsluiten voor de percelen 818A en 819C. Deze percelen ontsluiten vandaag niet langs deze dreef. Er is nu al een aparte ontsluiting naar de Bareelstraat voor de woning en voor de weide nr. 819C. Perceeltje 818A wordt gebruikt samen met 819C. De desaffectatie uit het openbaar domein schendt dan ook geen burgerlijke rechten.
4.2 Mirom - algemene vergadering op 9 december 2014 - goedkeuring agenda In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente Langemark-Poelkapelle uitgenodigd naar de algemene vergadering van Mirom op 9 december 2014. Op de agenda van de algemene vergadering : 1. Samenstelling van het bureau 2. De te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het jaar 2015 3. Begroting van het jaar 2015 4. Benoeming bestuurder namens de gemeente Moorslede 5. Goedkeuring omvorming van BW2E van feitelijke vereniging tot vzw 6. Varia Voor de algemene vergaderingen van Mirom werd dhr Christoph Deraeve aangesteld als vertegenwoordiger en dhr Eddy Vanacker als plaatsvervangend vertegenwoordiger. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de agenda voor de vergadering goed te keuren.
5 MAP006: SOCIALE ZAKEN - GEZINNEN - SENIOREN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING EN ARMOEDEBESTRIJDING 5.1 Budgetwijziging OCMW 2014 - kennisname In de OCMW-raad van 17/09/2014 werd de budgetwijziging 2014 vastgesteld. Volgens art. 150 van het Decreet betreffende de organisatie van Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn van 19 december 2008, moet de budgetwijziging aan de gemeenteraad bezorgd worden. De budgetwijziging past binnen het goedgekeurd meerjarenplan 2014-2019.
5.2 Jaarrekening OCMW 2013 - aktename In kader van bestuurlijk toezicht (art. 174 Decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008) wordt de gemeenteraad gevraagd om akte te nemen van de jaarrekening 2013 van het OCMW.
6 MAP-007: VARIA 6.1 Vragen en antwoord
