TOELICHTING
Gemeenteraad van 17 december 2012
OPENBARE ZITTING
MAP000: VERSLAG GEMEENTERAAD 0.1 Verslag van de gemeenteraadszitting van 5 november 2012 ‐ goedkeuring
MAP001: FINANCIEN – BURGERLIJKE STAND – POLITIE – BRANDWEER – PERSONEELSBELEID – INFORMATICA ‐ ONTVANGSTEN 1.1 Budget 2013 ‐ goedkeuring Het budget 2013 van het gemeentebestuur werd opgemaakt volgens de richtlijnen van de nieuwe beleids‐ en beheerscyclus. Er werd beslist om vervroegd, nl. in 2013, van start te gaan met de beleids‐ en beheerscyclus in de gemeente en het OCMW. De besturen die vanaf het boekjaar 2013 de beleids‐ en beheerscyclus toepassen, moeten geen meerjarenplan opmaken. De documenten voor de bespreking en vaststelling van het jaarbudget 2013 werden elektronisch bezorgd op 28 november 2012. Het budget werd op 12 december 2012 toegelicht door de financieel beheerder. 1.2 Rapportage Interne Controle dienstjaar 2011 ‐ aktename Volgens de artikels 99‐100‐101 van het Gemeentedecreet staan de gemeenten in voor de “interne controle” van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1° het bereiken van de doelstellingen; 2° het naleven van wetgeving en procedures; 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5° de bescherming van activa; 6° het voorkomen van fraude.
Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Er wordt ondermeer gerapporteerd over de overheidsopdrachten. De secretaris rapporteert hierover jaarlijks aan het college en de gemeenteraad.
MAP002: LANDBOUW – SPORT – MOBILITEIT EN VERKEERSVEILIGHEID – FEESTELIJKHEDEN – KERKFABRIEKEN – MIDDENSTAND EN LOKALE ECONOMIE 2.1 Aanpassing reglement zalen en lokalen ‐ gebruik afvalcontainers ‐ goedkeuring Er dienen enkele aanpassingen te gebeuren aan het reglement van de verhuur van de zalen en lokalen. • De polyvalente zaal werd geschrapt als lokaal. • De vergaderzaal in sporthal Den Tap werd toegevoegd. • Het gebruik van containers voor afvalbeheer werd in het reglement opgenomen : Voor het afvalbeheer is aan elk ontmoetingscentra een container voorzien. De sleutel voor deze containers wordt verkregen bij de zaalverantwoordelijke. Voor het gebruik van de afvalcontainer bij commerciële eetfestijnen, privéfeesten en fuiven wordt een meerprijs van 25€ aangerekend. Indien gewenst kan de aanvrager gebruik maken van maximaal 2 extra containers, dit voor een meerprijs van 75€ per container. De aanvraag voor extra containers wordt ingediend bij de zaalverantwoordelijke, uiterlijk 30 kalenderdagen vooraf.
MAP004: CULTUUR – INFORMATIE – TOERISME – JEUGDBELEID – ONDERWIJS – GEZINSBELEID ‐ ONTWIKKELINGSSAMENWERKING 3.1 Herinrichting van de bibliotheek Langemark ‐ algemeen ‐ Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze Naar aanleiding van de verbouwing van de bibliotheek te Langemark en na goedkeuring van de ontwerper in de gemeenteraad van 12 maart 2012 volgt nu de goedkeuring van de bestekken voor de geplande verbouwing. Er zijn in totaal vier bestekken waarvan het eerste bestek bestaat uit 4 percelen : Perceel 1 (Uitbouw inkom), raming: € 13.400,00 excl. btw of € 16.214,00 incl. 21% btw. Dit omvat: aanpassen metselwerk inkom, plaatsen houten roostering met dakbeschot en dakbedekking, herplaatsen afvoerbuizen en vloerwerken alsook uitbekleding voorkant inkom. Perceel 2 (Automatische deuren + aanpassing bestaande ramen en deuren + rookkoepels), raming: € 23.000,00 excl. btw of € 27.830,00 incl. 21% btw. Dit omvat: plaatsen van twee automatische schuifdeuren, verwijderen deurgehelen aan weerszijden van de inkom en aan te passen door naar buiten draaiende deuren met paniekbaar en het plaatsen van twee dakramen in het kader van brandveiligheid.
Perceel 3 (Vloerbekleding), raming: € 17.500,00 excl. btw of € 21.175,00 incl. 21% btw. Dit omvat: Voorbereiding van de vloer voor het plaatsen van soepele vloerbekleding alsook het leggen zelf van die vloerbekleding met bijhorende plinten. Perceel 4 (Vast meubilair ‐ schrijnwerk), raming: € 52.500,00 excl. btw of € 63.525,00 incl. 21% btw. Dit omvat: Plaatsen van holle wanden en deuren voor bureau, berging en keuken. Vast binnenmeubilair, elementaire keuken. Nieuwe inkombalie, kinderhoek met podium en aangepaste kasten. Afwerking van inkom en dakramen.
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 106.400,00 excl. btw of € 128.744,00 incl. 21% btw. Wijze van gunning : algemene offerteaanvraag 3.2 Herinrichting van de bibliotheek ‐ elektriciteit en verlichting ‐ Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze Dit omvat: Aanpassen zekeringkast, nieuwe verlichting in bib, bureaus en inkom en enkele detail‐ en sfeerverlichtingen. Raming : € 28.650,00 excl. btw of € 34.666,50 incl. 21% btw Wijze van gunning : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking 3.3 Herinrichting van de bibliotheek ‐ schilderwerken ‐ Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze Dit omvat: binnenschilderwerken over de volledige bib alsook het schilderen van de raamstijlen vooraan van het gedeelte die niet vervangen wordt. Raming : € 18.000,00 excl. btw of € 21.780,00 incl. 21% btw Wijze van gunning : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking 3.4 Herinrichting van de bibliotheek ‐ los meubilair ‐ Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze Dit omvat: Aparte zitplaatsen en poefs voor de lezers, hoge bureaustoel, leestafels en stoelen. Raming : € 7.250,00 excl. btw of € 8.772,50 incl. 21% btw Wijze van gunning :onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
MAP005: RUIMTELIJKE ORDENING ‐ HUISVESTING – MILIEU – AFVALBELEID –WATERBELEID – GROENDIENST – EUROPESE ZAKEN 4.1 Buitengewone Algemene Vergadering van Mirom op 20 december 2012 ‐ aanstellen vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger en goedkeuring agenda In gevolge het decreet op de intergemeentelijke samenwerking wordt de gemeente
Langemark‐Poelkapelle uitgenodigd naar de Buitengewone Algemene Vergadering van Mirom op 20 december 2012. Op de agenda : 1. Samenstelling van het bureau 2. De te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het jaar 2013 3. Begroting van het jaar 2013 4. Varia Het decreet op de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat de benoemingsprocedure met de vaststelling van het mandaat van vertegenwoordiger dient herhaald te worden voor elke algemene vergadering. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd een effectief vertegenwoordiger en een plaatsvervangend vertegenwoordiger aan te duiden voor de buitengewone algemene vergadering van Mirom op 20 december 2012 en de bijhorende agenda goed te keuren.
MAP006: OCMW – SOCIALE ZAKEN ‐ BEJAARDENZORG 5.1 Voorlopige aanvaarding naam nieuwe toegangsweg voor woonzorgcentrum De Boomgaard Na het afwerken van de site van het woonzorgcentrum, is het de bedoeling dat de wegeniswerken worden toegevoegd aan het openbaar domein van het gemeentebestuur Langemark‐Poelkapelle. Om verwarring met huisnummers te vermijden en om cultureel‐ historische redenen, wordt voorgesteld om de nieuw aangelegde weg een eigen straatnaam toe te kennen. Het toekennen van straatnamen is gereglementeerd en is een bevoegdheid van de gemeenteraad. De procedure omvat: 1. princiepsbeslissing in de gemeenteraad 2. advies cultuurraad 3. bekendmaking aan aangelanden en aanplakking 4. koninklijk Vlaamse commissie voor straatnaamgeving 5. definitieve beslissing gemeenteraad Voor de benaming van een straat dient voorkeur te worden gegeven aan gegevens van de plaatselijke geschiedenis, volkskunde,... Persoonsnamen kunnen enkel van reeds overleden personen. Door een personeelslid van het woonzorgcentrum, werd voorgesteld om terug te gaan naar de oorspronkelijke benaming van de Zonnebekestraat. Een gedeelte van de Zonnebekestraat werd "Lekkerboterkalsijde" genoemd. Hieronder informatie uit de dienst ruimtelijke ordening: In de straatbeschrijving van 1841 is vermeld: “Chemin de Bixschote à Zonnebeke par Langemarcq, dit Lekkerbotercalsijde". De naam verwijst eveneens naar de Lekkerboterbeek die achter het woonzorgcentrum passeert.
Op voorstel van de OCMW‐raad, wordt de gemeenteraad gevraagd om de naam 'Lekkerboterstraat' principieel goed te keuren.
MAP007: VARIA 6.1 Vragen en antwoord
