TOELICHTING
Gemeenteraad van 12 maart 2012
OPENBARE ZITTING
MAP000: VERSLAG GEMEENTERAAD 0.1 Verslag van de gemeenteraadszitting van 6 februari 2012 ‐ goedkeuring
MAP001: FINANCIEN – BURGERLIJKE STAND – POLITIE – BRANDWEER – PERSONEELSBELEID – INFORMATICA ‐ ONTVANGSTEN 1.1 Rapportering visum dienstjaar 2011 : aktename Het gemeentedecreet bepaalt in artikel 160§2 dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel beheerder. De financieel beheerder onderzoekt, in het kader van haar opdracht als vermeld in artikel 94,eerste lid, 1° in volle onafhankelijkheid de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen financiële verbintenis. Het visum van de financieel beheerder bevat volgende elementen: nazicht budget, wettelijkheid en regelmatigheid. Het visum houdt geen opportuniteitsnazicht in, maar kan door de financieel beheerder aangevuld worden met een financieel advies. De gemeenteraad bepaalde op 31 augustus 2009 de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle in het kader van de visumverplichting uitoefent. De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens eenmaal per jaar aan de gemeenteraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Hij stelt tegelijkertijd een afschrift van dat rapport ter beschikking van het college van burgemeester en schepenen, de gemeentesecretaris en van de externe auditcommissie (art. 166). MAP003: OPENBARE WERKEN – PATRIMONIUM – BEGRAAFPLAATSEN ‐ NUTSVOORZIENINGEN 2.1 Aanpassingswerken kleuterklassen 't Bikschooltje‐ Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze De kleuterschool bestaat momenteel uit twee aparte klassen. De klassen worden gerenoveerd tot één grote gezamenlijke ruimte. Verder wordt in de inkom een sas gemaakt.
De aannemers staan in voor het leveren en plaatsen van binnen en buitenschrijnwerk, het plaatsen van steunbalken en het verwijderen van de muren. Na de ruwbouwwerken zal de gemeentelijke technische dienst instaan voor het plaatsen van een nieuwe vloer. Raming : € 15.850,00 excl. btw of € 19.178,50 incl. 21% btw Wijze van gunnen : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking 2.2 Aanstellen ontwerper voor de herinrichting van de bibliotheek Langemark ‐ Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze De gemeentelijke bibliotheek is aan renovatie toe. Na de omvorming van de cafetaria van de sporthal tot polyvalente ruimte, kan de huidige polyvalente ruimte ingenomen worden door de bibliotheek. Het bestuur wenst meteen van de gelegenheid gebruik maken om de bibliotheek her in te richten. Gezien de kostprijs en de complexiteit van de prijs van de werken, wordt hiervoor een ontwerper aangesteld. Zowel de kwaliteit van de visie als het aangerekende ereloonpercentage worden meegerekend bij de toekenning van de opdracht. Het ontwerp zou worden opgemaakt in 2012, uitvoering wordt gepland in 2013. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het bestek en de wijze van gunnen – onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking – goed te keuren. Raming : € 13.223,14 excl. btw of € 16.000,00 incl. 21% btw Wijze van gunning : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking 2.3 Renoveren gevelbekleding sporthal Den Tap ‐ Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze De tweede fase van de renovatiewerken aan de sporthal bestaat uit het verwijderen van de gevelbekleding en het plaatsen van nieuwe geïsoleerde sandwichpanelen. Alle bestaande afwateringsbuizen worden ook vernieuwd. Tijdens de werken zullen de activiteiten in de sporthal kunnen worden verder gezet. Raming : € 61.720,00 excl. btw of € 74.681,20 incl. 21% btw Wijze van gunnen : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
MAP004: CULTUUR – INFORMATIE – TOERISME – JEUGDBELEID – ONDERWIJS – GEZINSBELEID ‐ ONTWIKKELINGSSAMENWERKING 3.1 Haalbaarheidsstudie Guynemerpaviljoen Poelkapelle ‐ aktename en bespreking Naar aanleiding van 100 jaar Groote Oorlog wil de gemeente op een boogscheut van het Guynemermonument in Poelkapelle een bezoekerscentrum oprichten. In een interpretatieve ruimte zouden onder meer het verhaal van de legendarische Franse piloot Georges Guynemer, een replica van zijn vliegtuig en het thema luchtvaart tijdens de Eerste Wereldoorlog aan bod komen. Het bezoekerscentrum moet een aantrekkelijke halte voor de
toeristen en in het bijzonder voor de WOI‐toerist moeten zijn. De mogelijkheid om een drank en/of eetgelegenheid hieraan te koppelen werd tevens aangehaald als mogelijke piste. De gemeente krijgt hiervoor subsidies zowel van toerisme Vlaanderen als van de provincie West‐Vlaanderen. Om de plannen beter vorm te kunnen geven deed het gemeentebestuur een oproep voor de opmaak van een ‘concept‐ en haalbaarheidsstudie voor een bezoekerscentrum Guynemer’ te maken. Doel is om een duidelijker zicht te krijgen op de verdere invulling van het bezoekerscentrum en de bijhorende functies. Concreet wou de gemeente: • een conceptplan met een programma van eisen; • een aftoetsing van de haalbaarheid (o.m. locatie, investeringskosten, exploitatie,...); • een stappenplan met timing. Westtoer en Contoer kregen de opdracht toegewezen die op hun beurt een beroep deden op deskundigen voor de architectuur en voor horeca‐exploitatie. De gemeenteraad dient aan de hand van de studie te beslissen of het project wordt voortgezet en indien ja, onder welke vorm dit zal gebeuren. Verdere opvolging en begeleiding van het project door Westtoer/Contoer is mogelijk.
MAP005: RUIMTELIJKE ORDENING ‐ HUISVESTING – MILIEU – AFVALBELEID –WATERBELEID – GROENDIENST – EUROPESE ZAKEN 4.1 Toevoegen aan het openbaar domein van de parking en toegangswegen naar BKO, sporthal, Den Tap, bibliotheek en Klerkenstraat 41 ‐ goedkeuring De parking en toegangswegen rond ‘Den Tap’, de sporthal en de BKO werden nooit formeel opgenomen in het openbaar domein. Dit creëert onduidelijkheid op het vlak van verkeer en de geldigheid van de aanvullende verkeersreglementen. Hetzelfde geldt voor het bezorgen van de post. Daarom worden deze nu formeel overgedragen naar het openbaar domein; • percelen 1ste afdeling, sectie A, nrs. 1023G2 en 1024M2, toegangsweg, parking en groenzone; • de delen van perceel 1001A4, toegangsweg en parking
MAP006: OCMW – SOCIALE ZAKEN ‐ BEJAARDENZORG 5.1 Verhuis medewerkers container, site woonzorgcentrum ‐ kennisgeving Omwille van de bouw van het nieuw woonzorgcentrum, moet de huidige container op de site van het woonzorgcentrum dit jaar afgebroken worden. Voor de medewerkers, die momenteel in het containergebouw werken, is het daarom noodzakelijk op korte termijn een nieuwe huisvesting te vinden. Momenteel werken in dit gebouw zes medewerkers van de OCMW‐administratie: • 1 medewerker van de financiële dienst: Anouchka • 4 medewerkers van de buitenschoolse kinderopvang: Heidi, Ann, Lieza, Ingeborg • 1 administratief assistent: Dorine
Bij de bouw van het gemeentehuis werd in het verleden ruimte voorzien voor verdere uitbreiding van de (ondersteunende) diensten, dit met bedoeling om, indien er opportuniteiten zich aanbieden, te komen tot een nauwere samenwerking / betere afstemming tussen de diensten van het OCMW en van het gemeentebestuur. In overleg met de diensten, de OCMW‐voorzitter en het college van burgemeester en schepenen, werd volgend voorstel van verhuisscenario uitgewerkt: 1. Verhuis van medewerker Financiële Dienst OCMW naar 2e verdieping gemeentehuis, waar momenteel de financiële dienst van het gemeentebestuur in gevestigd is 2. Verhuis van dienst Buitenschoolse Kinderopvang naar huidige lokaal van de preventiedienst in gemeentehuis. Een medewerker van Dienst Buitenschoolse Kinderopvang werkt nu reeds soms in Buitenschoolse Kinderopvang Langemark. Bedoeling is te voorzien in nodige ICT‐infrastructuur (PC, internettoegang, printer/scanner,.. om van daaruit vlot te werken). 3. Verhuis van preventie‐adviseur op zijn beurt naar bureau gemeentelijke personeelsdienst, waar ze gezamenlijk een bureau delen 4. Verhuis van administratief assistent (Dorine) naar bureau rusthuisdirecteur, waar ze gezamenlijk een bureau delen (tot verhuis naar de nieuwbouw) Bij de verhuis is het belangrijk rekening te houden met de infrastructurele en organisatorische gevolgen (bureaus, meubilair, bewaring lopende dossiers en archief, ICT, telefonie, procedures,...). Bij wijze van insteek werd hiertoe een startnota uitgewerkt. Daarnaast wordt aan de diensten gevraagd om in functie van verdere bespreking hun behoeften en ideeën naar aanleiding van de verhuis op te lijsten Bedoeling om tegen eind juni/begin juli 2012 de diensten (in eerste instantie de financiële dienst OCMW, nadien de andere diensten) te verhuizen. In overleg met de aannemer zal na de verhuis aansluitend de container worden afgebroken. De andere medewerkers van de OCMW‐administratie blijven in het bijgebouw van het huidig woonzorgcentrum tewerkgesteld. Een mogelijke denkpiste op langere termijn is de bouw van een fysisch sociaal huis, waarin zowel medewerkers van de sociale dienst en de dienst burgerzaken werken. Dit voorstel werd ook voorgelegd aan de OCMW‐raad van 29 februari 2012. 5.2 Budget 2012 en wijziging meerjarenplan 2012‐2013 OCMW ‐ goedkeuring Naar aanleiding van de overname van de dienstenonderneming “Den Trein” door het OCMW, dient het meerjarenplan aangepast te worden. Eveneens werd in het huidig meerjarenplan geen rekening gehouden met de noodzakelijke investeringen voor 2012 naar aanleiding van de verhuis van het woonzorgcentrum naar het nieuwe gebouw. Hiervoor voorzien we de aankoop van 2 actieve tilliften voor een bedrag van 9.500 EUR. Het saldo van het investeringsbudget 2011 voor intercalaire intresten voor het woonzorgcentrum werden overgedragen en bijgevoegd aan het budget 2012.
Verder werden volgende investeringen voorzien voor 2012: • Een bewegingstrainer van 4.750 EUR om de bewoners van het woonzorgcentrum een aangepaste kine behandeling te kunnen geven. • Voor de definitieve oplevering van de nieuwbouw BKO Langemark voorzien we een budget van 15.000 EUR (overdracht budget 2011). • Voor de dienst warme maaltijden wordt een nieuwe wagen met uitrusting aangekocht. Hiervoor zou een budget van 25.000 EUR moeten volstaan. De grootste wijzigingen in het exploitatiebudget zijn: • In 2011 werd een aanvullend pensioenstelsel voor contractuele personeelsleden goedgekeurd. Dit resulteert in een stijging van de personeelskosten. • Eveneens is er een stijging van de bijdragen voor pensioen voor statutair personeel. • In de BKO werd een halftijdse pedagogisch medewerker aangesteld vanaf 1 december 2011. • De stijging van de wedden in de sociale dienst is voornamelijk te wijten aan de extra halftijds medewerker vanaf 1 maart. • Vanaf 2013 start de terugbetaling van de leningen van het woonzorgcentrum en dit voor een bedrag van 330.000 EUR in 2013. Hieronder een evolutie van het geconsolideerd resultaat opgenomen in het nieuw meerjarenplan: • 2011 : € ‐ 869.423 • 2012 : € ‐ 929.166 • 2013 : € ‐ 1.301.213 Het budget en de wijziging van het meerjarenplan werd besproken in de OCMWraad van 29 februari 2012. 5.3 Buitengewone Algemene Vergadering den Trein, aktename agenda en goedkeuring afvaardiging Naar aanleiding van de stopzetting van de activiteiten van De Trein, dient een Buitengewone Algemene Vergadering te worden samengeroepen. Het gemeentebestuur is, net als het OCMW, aandeelhouder in De Trein CVBA‐so. Aan de raad wordt gevraagd : • Akte te nemen van het verslag van de Raad van Bestuur Den Trein CVBA van woensdag 25 januari 2012. • Akte te nemen van de ontwerp‐jaarrekening van 'Den Trein' op 31/12/2011, betreffende het boekjaar 2011, goedgekeurd door de Algemene Vergadering van 25/01/2012. • Er wordt voorgesteld om de burgemeester en de secretaris te mandateren om naar de buitengewone algemene vergadering van 'Den Trein' te gaan waar volgende punten aan bod zullen komen: 1. Goedkeuring van de jaarrekening; 2. Ontbinding en vereffening van de vennootschap; 3. Ontslag van de raad van bestuur;
4. Aanduiding van de vereffenaar(s) conform hoofdstuk VI (art.64‐69) van de statuten en onder voorbehoud en bevestiging van de voorgenomen benoeming door de rechtbank van koophandel conform art. 184 van het Wetboek van Vennootschappen.
MAP007: VARIA 6.1 Bespreking dorpskernvernieuwing Langemark door raadslid Robert Barthier 6.2 Bespreking Wolvengrachtstraat Madonna door raadslid Robert Barthier 6.3 Vragen en antwoord
