DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANU UAL PROS P SEDUR PENGEND DALIAN N DOKU UMEN DAN REKA AMAN
UNIT T TEKNOLO OGI INFOR RMASI DAN N KOMUNIIKASI UNIIVERSITAS S BRAWIJA AYA MAL LANG 20 011
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL
MANUAL PROSED P DUR PEN NGENDAL LIAN DOK KUMEN DA AN REKAM MAN UNIT TEKNOL LOGI INFOR RMASI DAN N KOMUNIK KASI UN NIVERSITAS S BRAWIJA AYA Kode e Dokumen
:
00013 05001
Revissi
:
0
Tang ggal
:
23 Juni 2010
Diaju ukan oleh
:
Manage ement Represen ntative
R. Arief Setyawan, ST.., MT. Dikendalikan oleh
:
Manage ement Represen ntative
Disettujui oleh
:
Kepala Unit TIK
DR. Ir. Harry Soekotjoo Dachlan, M.Sc.
ii
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL DAFTAR ISI 1.
Tujuan ........................................................................ 1
2.
Ruang Lingkup ............................................................. 1
3.
Definisi ........................................................................ 2
4.
Rujukan ...................................................................... 2
5.
Garis Besar Prosedur .................................................... 3
6.
Bagan Alir .................................................................... 8
7.
6.1
Pengendalian Dokumen ........................................ 8
6.2
Pengendalian Rekaman ........................................ 9
Lampiran .....................................................................10 7.1
Daftar Nomor Dokumen (00013 05001-01) ...........10
7.2
Borang Daftar Distribusi Dokumen
(00013 05001
02)
.....................................................................11
7.3
Borang Daftar Revisi Dokumen (00013 05001 03)..12
7.4
Borang Daftar Rekaman Mutu (00013 05001 04) ...13
iii
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
1.
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
Tu ujuan 1.
Menetap pkan
dan memeliharaa
sistem pengendalian p
semua dokumen maupun m rekam man yang berhubungan b dengan sistem mutu u organisasi. 2.
Memasttikan bahwa semua doku umen mutu terkait telah dikaji da an disetujui secara s memaadai.
2.
Ru uang Lingk kup Pe engendalian Dokumen da an Rekaman n harus diterrapkan pada se emua dokum men mutu, seperti s Manu ual Mutu (M MM), Manual Prrosedur (MP P), Instruksi Kerja (IK K), Struktur Organisasi, De eskripsi Tuga as, Rencana Mutu, Spesiffikasi Produk k dan semua do okumen standar eksterna al yang berkaaitan dengan n mutu.
Halama an 1 dari 10
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
3.
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
De efinisi 1.
Manual
Mutu
(MM)
adalah
pedoman
mendokkumentasikan n sistem m mutu organissasi TIK UB B untuk menunjukka an kemamp puan organiisasi dalam mengha asilkan produ uk secara kkonsisten sessuai dengan persyara atan pelangg gan dan peraaturan yang berlaku. 2.
Dokume en Mutu ad dalah doku men yang melengkapi dokume en akademik k, digunakan n sebagai alat (sarana) untuk menjalankan m SPMA. Dokkumen Mutu untuk Unitt TIK UB B meliputi Manual Mu utu, Manua al Prosedur, Dokume en Pendukung dan Bo rang. Semu ua dokumen harus memenuhi m sta andar sistem mutu.
3.
Instrukssi Kerja (IK)) adalah uru ut-urutan insstruksi yang dilakuka an
untuk
suatu
pekeerjaan
terte entu
untuk k
menjam min pekerjaan n berjalan beerjalan sesua ai standar. 4.
Ru ujukan : 1.
Manual Mutu Unit TIIK UB (00013 3 04000)
2.
Dokume en Mutu Unitt TIK UB
Halama an 2 dari 10
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
5.
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
Ga aris Besar Prosedur P : 1.
Pengend dalian Doku umen. Doku umen yang baru atau dokume en yang direv visi harus dissahkan pada Kepala Unitt TIK. Se etelah diterapkan Kepalaa Sub Unit, dikaji ulang oleh MR R. Dengan menandatang m gani kolom ta anda tangan yang dissiapkan.
2.
Manage ement
Representativee
menerbiitkan
dan
mengga andakan dokumen. 3.
Pendistrribusian
do okumen
dilaakukan
ma asing-masing
Kepala Sub S Unit den ngan mengaccu pada Dafttar Distribusi Dokume en (00013 05001-02) 0
dan Daftarr Perubahan
Dokume en (00013 05 5001-03). 4.
Penerim ma
dokume en
bertang ggung
jaw wab
untuk k
mengga anti dokumen n lama dan memusnahk kannya, atau jika dia anggap perlu u menyimpaannya denga an memberi stempell
KADALUW WARSA
terrlebih
dahu ulu.
Setiap p
pemega ang MM dan MP harus beertanggung jawab j untuk k memperrbarui
dok kumen
terssebut
apab bila
terjadi
perubah han. 5.
Instrukssi Kerja disiapkan oleh sttaf yang relev van, ditinjau untuk disetujui ole eh Kepala Sub Unit. Jika dalam penerap pannya
mengkaitkan
b bidang
lain,
dokumen
Halama an 3 dari 10
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
tersebutt harus dikajji oleh MR, b bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk men ncapai kesepa akatan (lihatt 00013 05001-03). 0 Apabila pem mbuatan dok kumen telah selesai, MR menge esahkan dokkumen terse ebut dengan stempell Dokumen Terkendali. T 6.
Dokume en level I dan d level I I dibuat ole eh MR dan sebelum m diterbitkan n harus diseetujui oleh Kepala Unitt TIK. Do okumen Lev vel I ialah M Manual Mutu u. Dokumen Level III ialah Dokumen Manuall Prosedur dan d Instruksi Kerja
7.
Perubah han pada dok kumen dan/aatau data jik ka diperlukan dapat dilakukan d da an harus di kaji ulang setelah s satu tahun
dari
tangg gal
penerb itan.
Penin njauan
dan
persetujjuan peruba ahan harus d dilakukan oleh peninjau (reviewe er) sebelumn nya. 8.
Setiap dokumen mutu m harus diberi identitas sebagai berikut: 1.
Ju udul/Nama
2.
N Nomor
3.
T Tanggal pene erbitan
4.
P Persetujuan yang y berwenaang
5.
S Status peruba ahan (Revisi)) Halama an 4 dari 10
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
9.
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
Identifikkasi revisi dokumen d dib bedakan den ngan warna sampul sebagai berikut : 1.
R Revisi
00 (establishme ( ent)
atau
kelipatan k
5
dengan samp pul warna puttih 2.
R Revisi 01 atau kelipatan 5 plus 1 den ngan sampul w warna coklat muda
3.
R Revisi 02 atau kelipatan 5 plus 2 den ngan sampul w warna biru muda
4.
R Revisi 03 atau kelipatan 5 plus 3 den ngan sampul w warna merah muda
5.
R Revisi 04 atau kelipatan 5 plus 4 den ngan sampul w warna hijau
10 0.
Masing--masing Kep pala Sub Un it harus me engendalikan data dengan cara se ebagai beriku ut : 1.
P Peta lokasi file e dokumen ((site map)
2.
P Peta lokasi fille dokumen yang ada pa ada masingm masing bidang.
Halama an 5 dari 10
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
11 1.
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
Prosedu ur pengenda alian perubaahan harus ditetapkan untuk
identifikasi
revisi
do okumen
terrbaru
guna
menceg gah penggunaan dokumeen yang tidak digunakan lagi. 12 2.
Dokume en harus ditterbitkan keembali setela ah sejumlah perubah han dibuat da an data terkaait diperbaru ui.
13 3.
Dokume en Terkendalli/Tidak Terkkendali Semua Dokumen Terkendali T h harus disahk kan dengan penggunaan stempe el tinta meraah atau dice etak dengan tinta be erwarna. Jika a Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen d terrsebut diang ggap sebaga ai Dokumen Tidak Te erkendali. Membuat salin nan dokumen n (foto kopi) dari dokkumen terken ndali tidak diiijinkan.
14 4.
Prosedu ur
pengend dalian
rekam man
dilakukan
sesuai
dengan Bagan Alirr Pengendallian Rekama an. Masingmasing Kepala Su ub Unit ha rus menyim mpan daftarr distribussi dokumen yang ada d di bagiannya dan secara periodikk akan ditinja au oleh MR. 15 5.
Dalam pengendalian rekaman, masing-ma asing Kepala Sub Uniit harus mem mberi identitaas sebagai be erikut: 1.
Ju udul/Nama
2.
N Nomor Halama an 6 dari 10
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
16 6.
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
3.
T Tanggal pene erbitan
4.
P Persetujuan yang y berwenaang
5.
S Status peruba ahan (Revisi))
Masing--masing Kep pala Sub Un it harus me engendalikan rekaman n dengan cara sebagai b berikut: 1.
P Peta lokasi file e (site map) Rekaman attau Borang
2.
P Peta lokasi file Rekaman atau Boran ng yang ada p pada masing--masing bida ng
17 7.
Prosedu ur pengenda alian perubaahan harus ditetapkan untuk id dentifikasi re evisi Rekamaan atau Borrang terbaru guna mencegah m penggunaan Rekaman atau a Borang yang tid dak digunaka an lagi.
18 8.
Tiap enam bulan se ekali Tenaga Administrassi melakukan tinjauan n
rekaman//catatan
kaadaluarsa
pada p
Daftarr
Rekama an/Catatan Mutu (0001 13 050001 03) sesuai waktu retensinya. r Apabila A ditem mukan rekam man/catatan kadaluarsa
Tena aga
Adm ministrasi
melakukan
pemusn nahan denga an disaksikan n salah satu Kepala Sub b Unit sessuai dengan metode pem musnahannya a.
Halama an 7 dari 10
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
6.
Ba agan Alir
6.1
Pe engendalian Dokumen
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
Mulai
Mengesahkan Dokumen
Daftar Nam ma Dokumen 00013 055001 01
tidak Dokumen Disahkan
ya Menerbitkan Dokumen
Menggandakan Dokumen
Mendistribusikan Dokumen
Daftar Distribbusi Dokumen 00013 055001 02
Mengganti Dokumen Lama dengan Dokumen yang Baru
Mengendalikan Data
Daftar Revissi Dokumen 00013 055001 03
Selesai
Halama an 8 dari 10
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
6.2
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
Pe engendalian Rekaman
Mulai
Menyimpan daftar distribusi dan memberi Identitas
Melaksanaakan kegiatan dan pengendalian rekaman
Daftar Rekaman Mutu 000013 05001 04
Melakukkan tabulasi data
Menganalisa data
Daata Terolah
Menyusun laporan dan tinjauan manajeman
Laporan
Selesai
Halama an 9 dari 10
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
7.
La ampiran
7.1
Da aftar Nomor Dokumen (0 00013 05001 1-01)
No
D Dokumen
Tingkat
1.
Ma anual Mutu TIK
2.
MP P Pengendalian Dokumen dan Rekaman TIIK
3.
MP P
Pengendalia an
Produk
yang
Tidak
Se esuai TIK
Kode
TIIK
00013 0 04000
TIIK
00013 0 05001
TIIK
00013 0 05002
4.
MP P Tindakan Kore ektif dan Penceg gahan TIK
TIIK
00013 0 05003
5.
MP P Pengaduan La ayanan TIK
TIIK
00013 0 05004
6.
Instruksi Kerja
TIIK
00013 0 06000
7.
Do okumen Pendukkung
TIIK
00013 0 07000
Halaman n 10 dari 10
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
7.2
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
Bo orang Daftarr Distribusi Dokumen (000 013 05001 02) 0 Na ama Dokume en/Borang : No omor/Kode
:
Re evisi ke-
:
Copy ke--
P Penerima
Tan nggal
Ta anda Tangan
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Halaman n 11 dari 10
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
7.3
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
Bo orang Daftarr Revisi Doku umen (00013 3 05001 03)
No.
Nama/Jenis Dokumen
Revisi
Tanggal
Keterangan
ke1.
Visi,, Misi dan Tujua an TIK
2.
Prog gram Kerja TIK
3.
Man nual
Mutu
T TIK
(termasuk
Ren ncana Mutu) 4.
MP Pengendalian Dokumen dan n Rekkaman TIK
5.
MP
Pengendalian
Produk
yang g
Korektif
dan n
Tida ak Sesuai TIK 6.
MP
Tindakan
Pen ncegahan TIK 7.
MP Penanganan Keluhan K Layanan n TIK K
8.
Insttruksi Kerja
9.
Dokkumen Penduku ung
Halaman n 12 dari 10
DOKUMEN TIDAK TERKONTROL M MANUAL PROS SEDUR P PENGENDALIA AN D DOKUMEN DAN N REKAMAN
7.4
Dok. No.
:
00013 05001
Rev. No.
:
-
Tanggal
:
23 Juni 2010
Bo orang Daftarr Rekaman Mutu M (00013 0 05001 04) Metode
Nama/Judul
Kode
Revisi
F Filing
Retensi
Pemusn na han
Visii, Misi dan Tujua an TIK
000 013 01000
Pro ogram Kerja TIK K
000 013 03000
Man nual
Mutu
TIK
(terrmasuk Rencana a Mutu) MP
000 013 04000
Peng gendalian
kumen dan R Rekaman Dok
000 013 05001
TIK K MP Pengendalian Produk yan ng Tidak Sesuai TIK MP Tindakan Kore ektif dan Pen ncegahan TIK MP Penanganan Keluhan Lay yanan TIK
013 05002 000 013 05003 000 013 05004 000
Insttruksi Kerja
000 013 06000
Dok kumen Penduku ung
000 013 07000
Halaman n 13 dari 10
