NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING LTC De Hoge Heide, Vlijmen Donderdag 14 maart 2013 aanvang 20:00 uur Plaats: op ons tennispark, in de bar van Health & Zo Aanwezig: Eugène Timmermans, Marc van de Loo, Jan van Muijen, Marian van der Sterren (notulist), Stefan van Delft, Mark Thijssen, Marc van de Loo, Peter de Ruijter senior, Jeroen Verhagen, Marion Rombouts, Nicole van Veldhoven, Loek van de Wiel, Rob van Veldhoven, Gabriëlle van Veldhoven, Laura Smits, Emile Euverman, Micki van den Heuvel, Willem Bömer, Adriaan van Zweden, Dick van Oers, Jan Vervoort, Theo Steenvoorden, Marly Verhagen, Sandra van Bladel, Yvonne Dodemont, Laura Koks, Mario de Groot, Wouter Vaessen, Hans Post, Janny van Muijen, Hennie Grefkens, Ad van Belle, Didi Cools, Peter de Ruijter junior. Afwezig m.k.: Douwe Jaarsma, Grace Jaarsma Agendapunt 1: Opening De voorzitter opent de vergadering. De algemene ledenvergadering kan slechts dan geldige besluiten nemen indien tenminste één/vijfde van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Omdat dit vereiste aantal leden niet aanwezig is, schrijft de voorzitter een nieuwe vergadering uit, die aansluitend aan deze vergadering met dezelfde agenda zal plaatsvinden. Deze tweede vergadering kan dan geldige besluiten nemen, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden. De voorzitter sluit de vergadering. Agendapunt 1: Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom op deze ALV. Agendapunt 2: Mededelingen Geen mededelingen. Agendapunt 3: Ingekomen stukken Geen ingekomen stukken Agendapunt 4: Notulen ALV van 15 maart 2012 Geen opmerkingen. De actiepunten voor het bestuur vanuit de ALV van 2012 worden doorgenomen; de vorderingen worden besproken: - Op verzoek van de ALV van vorig jaar wordt voortaan de besluitenlijst gepubliceerd op de site; - Voor de clubkampioenschappen is een groep vrijwilligers aangetrokken die deze klus met hulp van bestuursleden klaren; - Er wordt beter op de kosten gelet. Het bestuur heeft enkele acties ondernomen op het vlak van bewust maken van leden;
Er wordt voortdurend geprobeerd om beter te communiceren. Naast onze Nieuwsbrief worden nu ook Twitter en Facebook ingezet en de PR-commissie heeft een beleidsplan geschreven waarin communicatie met de leden planmatig wordt aangepakt. De notulen worden vastgesteld en ondertekend door de voorzitter en secretaris. -
Agendapunt 5: Terugblik op het verenigingsjaar 2012 2012 startte met veel sneeuw en vorst waardoor het een aantal weken erg stil was op ons tennispark. Op de jaarvergadering hebben we afscheid genomen van Peter van Steen in het bestuur. Peter is 2 jaar lang een zeer actief bestuurslid geweest met veel kennis van zaken. Gelukkig bleef Peter wél actief in de Technische Commissie. De Herfstcompetitie beleefde zijn 25-jarig jubileum. Het waren als vanouds drukke en gezellige weken, met een schitterend jubileumfeest op de laatste vrijdag. Het bestuur vergaderde maandelijks en publiceerde na elke vergadering een besluitenlijst op de website. Ook zijn onze vrijwilligers weer heel actief geweest in onze verenging. Zij hebben weer veel zaken geregeld voor alle leden. Sponsoren hebben ook weer ruimschoots hun steun betuigd aan onze vereniging waardoor we onze leden weer net iets extra’s hebben kunnen bieden. Agendapunt 6: Behandeling algemeen jaarverslag en commissieverslagen Ledenbestand: ook onze vereniging volgt de landelijke trend van dalende ledenaantallen. In 2012 zijn er 1107 leden; dat is bijna 100 leden minder dan in 2010. Er moet opgemerkt worden dat het hier vermelde leden aantal een moment opname is. Gedurende het gehele jaar schommelen de ledenaantallen wel eens. Herfstcompetitie: bestond in 2012 25 jaar. Het is nog steeds een populaire activiteit: dit jaar deelname van 44 teams. Ron en Anita verlaten nu de commissie. De voorzitter bedankt hen voor al die jaren. Evenementencommissie: In 2012 organiseerde deze commissie voor de laatste keer de Ladies Night. Doordat Health & Zo voortaan vrijwel alle cateringzaken verzorgt bij toernooien, competities en andere evenementen, is het takenpakket van deze commissie enorm afgenomen. De commissie besloot hierop zichzelf op te heffen. De voorzitter bedankt de commissie voor alle inspanningen van de afgelopen jaren. Ouderencommissie: Maandag- en woensdagochtenden Recreatief, wederom een groot succes
5e Piet Rabou toernooi Grote senioren groep met een hoge saamhorigheid Huldiging 80 jarige Jubilaris
Recreatiecommissie: (V)echtparentoernooi Familietoernooi Technische commissie: Peter van Veldhoven licht de activiteiten van de Technische Commissie toe: De bezetting op dit moment: Peter van Veldhoven, Voorzitter en Toernooizaken Nicole van Veldhoven, Competities Jacques Hintzen, Adviseur Daniëlle Brouwers, Algemene zaken Yvette Joosten, Jeugdzaken Peter van Steen, Training & selectiezaken Rik Thijssen, Training & Selectiezaken De inspanningsgebieden van de TC : Training & Selecties: Het coördineren van de Zomertraining, Wintertraining en Maak kennis met tennis. De trainers in 2012: Dick Wittkampf, Jaap Smits, Marcel Lubeck, Jan Wouter Roep (in winter vertrokken), Bob van Rijen (in winter aangetrokken) In de zomer 2012 is er ± 68 uren gem. per week getraind, in de winter 2012/2013 ± 70 uren gem. per week. De trainers hebben een grote inspanning moeten leveren om alle uitgevallen uren door het winterweer in te laten halen . Competities: Het organiseren van de Voorjaarscompetitie voor 45 seniorenteams en 15 jeugdteams, de Najaarscompetitie voor 4 seniorenteams en 10 jeugdteams en de Wintercompetitie voor 18 senioren- en 2 jeugdteams. Evenement: Het organiseren van de Open Tennisdagen, waar helaas geen enkele bezoeker op af is gekomen. Gelukkig had Maak Kennis Met Tennis wel veel deelnemers: MKMT Senioren (32 nieuw) en Jeugd (22 nieuw). Toernooien: Het faciliteren van de organisaties van de Open toernooien ( Hercuton Open toernooi, Weasy Open Jeugd toernooi, Vermeulen & den Otter 55+/65+ toernooi, Lotus Open 35+/50+ toernooi) en de interne toernooien (Rabobank Clubkampioenschappen Senioren, Rabobank Clubkampioenschappen Junioren).
Het aantal deelnemers aan de toernooien liep, zoals bij de meeste verenigingen, iets terug t.o.v. 2011: - Hercuton Open 2012 (41e editie) 326 deelnemers, tegen 375 in 2011 - Weasy Open Jeugdtoernooi 2012 (27e editie) 170 deelnemers, tegen 213 in 2011 - Open Vermeulen&den Otter 55+/65+ 2012 (15e editie) 102 deelnemers, tegen 105 in 2011 - Lotus Open 35+/50+ Tennistoernooi 2012 (21e editie) 318 deelnemers, tegen 329 in 2011. Beleid: Het subsidiebeleid van de jeugd- en seniorenselecties bleef ongewijzigd. Sinds 2012 werken we met een heel trainingsjaar bij de jeugd. De trainingen lopen parallel met het schooljaar. Commissies: Marc van de Loo heeft als bestuurslid “de commissies” in portefeuille. Hij geeft aan hoe belangrijk vrijwilligers voor de club zijn, en bedankt deze voor hun werkzaamheden in 2012. Er zijn in 2012 vrijwilligers vertrokken en nieuwe vrijwilligers bijgekomen. Gelukkig blijft het aantal vrijwilligers stabiel. Marc laat een sheet zien met nieuwe vrijwilligers (soms al langer actief als vrijwilliger op een ander taakgebied) en een met vertrokken vrijwilligers. PR en sponsorcommissie: Stefan van Delft licht de volgende dia’s toe.
Parkzaken en ICT: Mark Thijssen heeft als bestuurslid Parkzaken en ICT in zijn portefeuille. Hij begint met het bedanken van Piet van Beurden voor de inspanningen van het afgelopen jaar. Mark licht vervolgens de volgende 3 sheets toe:
Micki vd Heuvel en Rob van Veldhoven hebben meegeholpen met het overzetten van de oude content naar de nieuwe website waarvoor ze hartelijk bedankt worden.
Wouter Vaessen stelt de vraag: van wie zijn de lampen? Jan: Armaturen zijn eigendom van gemeente, wij zijn zélf verantwoordelijk voor vervanging kapotte lampen. Agendapunt 7: Financieel jaarverslag 2012 Jan van Muijen, penningmeester, licht de volgende dia’s toe:
Opvallende dingen: een relatief hoog banksaldo, wordt veroorzaakt door het feit dat de contributie 2013, alsmede de trainingsgelden in december 2012 zijn ontvangen. Vanuit de sponsorpot zijn de volgende zaken betaald: kosten 1e mixteam, kosten van alle toernooien en bijdrage trainingskosten selectie. Wat we per saldo overhebben wordt overgeboekt naar de post “reserverekening” op de balans. De sponsorcommissie haalt erg veel geld binnen. De zaal applaudisseert daarvoor. Jan van Muijen licht de volgende sheet toe: eigen vermogen blijft stabiel; vaste activa loopt terug vanwege afschrijving.
Voor automatisering was maar 200,-- begroot, maar we hebben 1800,-erop staan; dat komt door een serviceabonnement (”knipkaart”) . Hans Post: je neemt het niet op bij je inkomsten en niet bij de uitgaven? Dat is mistig. Jan: ik leg het verderop uit; er is een aparte dia van. Dus: we hebben 4000,-- euro minder uitgegeven dan vorig jaar en zelfs 6000,-- minder dan begroot. De aanwezigen applaudisseren daarvoor. Wouter Vaessen: huur complex? Ik zie dat het hetzelfde blijft. Eugène Timmermans: we hebben speciale afspraken met de gemeente. Jan van Muijen geeft toelichting bij de volgende dia, over onze inkomensontwikkeling;
Jan : “Op de vorige ALV is besloten dat de contributie totaal met 6% is verhoogd. Dat is inmiddels gebeurd. Helaas lopen ledenaantallen terug. Gelukkig loopt “Maak kennis met Tennis” erg goed. 95% van de deelnemers daarvan blijft lid”. Volgende sheet: de kosten van toernooien worden betaald uit de sponsorpot. Daar komt nog 1000 euro bij van de gezelligheidstoernooien.
Wouter Vaessen: wie heeft besloten dat sponsorgelden naar de toernooien gaan en dat ze buiten de algemene begroting worden gehouden? Waarom niet deel maken van je normale begroting? Jan: omdat dit “onzekere gelden” zijn, houden we het erbuiten.
Kascontrole: Frank Veldhuizen en René Mulders hebben kascontrole gedaan. Ze verklaren de balans per 31 december 2012 sluitend met een eigen vermogen van 117.103,- euro en de winst- en verliesrekening over het boekjaar 2012, resulterend in een negatief saldo van 2.569,- alsmede de onderliggende financiële bescheiden te hebben gecontroleerd en deze juist te hebben bevonden. Ze geven daarvan een schriftelijke ondertekende verklaring af. Bij dezen verleent de voorzitter Eugène Timmermans decharge aan de penningmeester. Frank Veldhuizen is aftredend. Hans Post neemt zijn plaats in, en zal t.z.t. samen met René Mulders de kascontrole verrichten van boekjaar 2013. Agendapunt 7: Vooruitblik 2013 en begroting verenigingsjaar 2013
Vraag van een van de aanwezigen: kleding selectieteams: voor welke teams is dat? Antwoord: voor de senioren-selectieteams. Hans Post: ik zie dat sponsoring op de “pro memorie” staat. Trainingen vallen daar tegen weg? Jan van Muijen: er is een maximum wat er uit de sponsorpot aan trainingen besteed mag worden. Per jaar kan dat enigszins verschillen ….. Theo Steenvoorden: we deden toch niets meer op papier?
Jan van Muijen: alleen ons jaarboekje nog. Hans Post: website kost niks? Idd, wordt door Kresco gesponsord (= Jeffrey Joosten) Agendapunt 8: Voorstel contributie 2014 Voorstel contributie 2014: niet verhogen, alleen de index, is 2% ongeveer. Geen van de aanwezigen heeft bezwaren daartegen. Agendapunt 9: Presentatie activiteiten PR / Sponsoring Bedankje voor al onze sponsoren dat ze ondanks de crisis ons willen blijven sponsoren. Stefan van Delft geeft toelichting bij de volgende dia’s:
Wouter Vaessen: Wat is “Onderhoud van de sponsorrelaties?” Stefan van Delft: we hebben een sponsoravond georganiseerd, een soort netwerkbijeenkomst. Tip Wouter: nodig alle sponsoren uit voor alle toernooien. Eugène Timmermans vindt het een goede tip en nodigt iedereen uit met dergelijke goede tips te komen. Agendapunt 10: Bestuursverkiezingen* Aftredend zijn: Stefan van Delft – PR en sponsoring Eugène Timmermans – voorzitter Marian van der Sterren – secretaris Jan van Muijen – penningmeester
(niet herkiesbaar) (niet herkiesbaar) (herkiesbaar) (herkiesbaar)
Kandidaten: Marly Verhagen (voor PR-zaken) en Lion van Gerven (als commissie-coördinator). De vergadering wordt gevraagd of er bezwaren zijn tegen deze kandidaten. Die zijn er niet, dus Marly Verhagen en Lion van Gerven worden aangenomen als bestuurslid. Marc vd Loo, op dat moment nog vice-voorzitter, bedankt Stefan van Delft voor zijn inspanningen de afgelopen jaren. Stefan schuwde de discussie niet, zijn kritische houding werd als positief ervaren. Tijdens de periode van Stefan is de stap genomen tot centrale sponsoring en dat is een hele
goede beslissing gebleken. Ook is er een PR- en communicatieplan gekomen, een gedegen stuk. Daarna is Eugène Timmermans aan de beurt. Eugène zit vanaf 2001 in het bestuur, startte op Parkbeheer. Vanaf 2003 is hij voorzitter. Marc van de Loo houdt een speech, waaruit onderstaande fragmenten aangeven wat Eugène voor de club betekend heeft: “In de periode dat Eugène voorzitter was, zijn er onder meer de volgende zaken gerealiseerd:
Aanleg 3 nieuwe banen, waarmee de jarenlange wachtlijst is verdwenen; Dat was voor mijn tijd als bestuurslid, maar ik heb heel vaak gehoord dat je daarbij een hele vaardige onderhandelaar was, vooral richting de gemeente en de Vlijmense Boys. Ik denk ook aan het opzetten en uitvoeren van een jeugdbeleidsplan, waarin de doelstelling en richting van de ontwikkeling van het tennis voor de (betere) jeugd tot uitdrukking komt en wat dient als leidraad voor stimulering van de jeugd; Hieraan is ook gerelateerd het opzetten van een nieuw plan voor prestatief tennis, waarmee de betere jeugd extra mogelijkheden krijgt aangeboden om zich te ontwikkelen tegen een geringe bijdrage; Een ander punt is bijvoorbeeld het opzetten van een sponsorcommissie en een professioneel sponsorplan, waarmee inkomsten worden gegenereerd, en waar we weer veel mee kunnen doen, onder andere ook weer aan de tennis opleiding van de jeugd; Ik heb dit zojuist al genoemd bij de verdiensten van Stefan, maar ook jouw inbreng, met name bij de discussies vooraf en het overtuigen van de diverse commisies was erg belangrijk
…………. Als voorzitter ben enorm enthousiasmerend en breng je een hoop energie, je betrekt de mensen en weet het enthousiasme over te brengen. Hierbij kijk je vooruit, niet achterom en ben je doelgericht. Jouw eigen stijl brengt met zich mee, dat je voortvarend en resultaatgericht te werk gaat, Lobbyen is volgens mij je middle name. Daar hebben we als vereniging veel aan gehad, maar eerlijk gezegd was dat ook wel eens lastig, want soms is alles dan al in kannen en kruiken, voordat een ander er erg in heeft. “ Eugène Timmermans wordt benoemd tot erelid. Eugène bedankt het bestuur en alle leden voor het vertrouwen al deze jaren. Hij stopt met het bestuur, maar neemt plaats in de sponsorcommissie en heeft zin in de nieuwe uitdaging. Marc van de Loo neemt nu het voorzitterschap ter plekke over van Eugène.
Agendapunt 11: Rondvraag Vraag van Sandra van Bladel, (haar kinderen heten Koks): er zijn nogal wat lessen uitgevallen. Hoe moet dat nu met inhalen? De trainers zeggen dat er 2 extra lessen komen, maar de kinderen hebben er wel 6 gemist. Peter van Veldhoven (TC) gaat dit uitzoeken en zal Sandra antwoord geven. Aktie PvV . Wel is bekend dat de trainers de start van de zomertrainingen 3 weken hebben verlaat om meer trainingen in te halen. Een andere moeder merkt op dat ze haar kinderen niet meer opgeeft voor de wintertraining. Ze heeft het gevoel dat de trainingen erg gemakkelijk worden afgelast. Dick v Oers: krijgen de trainers alle uren uitbetaald, ook de uren die ze niet kunnen maken door het winterweer? Eugène Timmermans: de trainers zijn gedetacheerd door een bureau. Als zij geen training geven, krijgen ze niet betaald. Ze moeten die trainingen inhalen en dan krijgen ze weer betaald. Dus, zegt Dick, dan zou je de vervallen lessen kunnen crediteren? Eugène: het is niet anders te plannen, bij dergelijk winterweer is er sprake van ‘overmacht’, en daarover staan afspraken in de algemene voorwaarden. Actie bestuur (PvV): navragen hoe het op die maandag ( 25 februari) zat toen alle lessen waren afgelast omdat de ballen niet stuiterden, terwijl er ’s avonds volop getennist werd. Theo vult aan: de trainers zijn er ook verantwoordelijk voor dat er geen ongelukken gebeuren. Als het te glad is, is er risico. Peter van Veldhoven vult aan: ik heb het meegemaakt dat om 18 uur de zon schijnt waardoor plotseling de sneeuw verdwijnt, terwijl de berichtgeving al de deur uit is. De trainers, parkzaken, komen meerdere malen per dag kijken. Marly Verhagen vraagt of er al iets meer bekend is over de verbouwingsplannen van Health & Zo. Peter de Ruiter jr. vertelt dat er globale plannen zijn om het grote gedeelte met de bar aan te pakken. Volgend jaar competitie hoopt hij dat het rond is. Agendapunt 12: Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om ca. 21.30 uur, waarna alle aanwezigen nog worden uitgenodigd voor een drankje.
