de heer D. Woudstra, kwartiermaker RID mevrouw W. van de Werken mevrouw R. Leeuwenburgh notulistenbureau Leeuwenburgh Vendrig

VERSLAG VOORBESPREKING Oprichting Regionale ICT Dienst (RID) Utrecht 31 januari 2012 Samenvattend verslag van de openbare voorbespreking van de gemeenteraad van de gemeente Wijk bij Duurstede

Gespreksleider

mevrouw W.A.J. Kosterman

Griffier

mevrouw M.A.C. van Esterik

Leden VVD

de heer J.W.A. van Dijk

CDA

de heer G. Migchels

SP

de heer H. Pouw

GroenLinks

de heer H.M.M. van der Lugt

PvdA

de heer T.V. Baas

PCG

de heer G. Taute

BurgerBelangen Nu

de heer W.G. Smit

D66

de heer R. van Geijtenbeek

Gasten/ Ambtelijk

de heer D. Woudstra, kwartiermaker RID mevrouw W. van de Werken

Portefeuillehouder

de heer G.K. Swillens

Notulist

mevrouw R. Leeuwenburgh notulistenbureau Leeuwenburgh Vendrig

Beeldvorming De gespreksleider opent de voorbespreking en heet iedereen welkom. Zij constateert dat er geen insprekers zijn en leidt de bespreking kort in. Zij biedt vervolgens gelegenheid tot het stellen van vragen. De heer Pouw (SP) merkt op dat dit onderwerp al twee keer eerder is besproken. Het ziet er goed uit. De dienstverlening komt niet in gevaar en de financiën zijn op orde. Wat is de rekening bij uittreding?

Voorbespreking Oprichting Regionale ICT Dienst (RID) Utrecht, 31 januari 2012

1

Portefeuillehouder Swillens zegt dat daar nog geen spelregels voor zijn afgesproken. De heer Taute merkt op dat in de stukken is aangegeven dat dit naar redelijkheid en billijkheid moet plaatsvinden in overleg met de partners. Mevrouw Van de Werken bevestigt dat. Portefeuillehouder Swillens geeft aan dat het nooit een plezierige aangelegenheid is. Het is ook altijd kostbaar. Aanvullend zegt hij dat er een dienstverleningsovereenkomst gesloten wordt. De heer Smit (BurgerBelangen Nu) verwijst naar de fusie tussen de RSD en de sociale werkplaats die beide ook nog deelnemen in de RID. Doelstelling van een gemeenschappelijke regeling is dat gemeenten hun afbreukrisico verkleinen en kosteneffectiviteit vergroten. Hij meent dat de risico’s nu cumuleren. Daar is wel iets aan te doen, zoals het scherp bewaken van de P&C cyclus. Kan de raad kwartaalrapportages krijgen op het gebied van financiën en prestatie-indicatoren? Portefeuillehouder Swillens zegt dat ervoor is gekozen om het buiten de deur te zetten. Het is beter een grotere organisatie te hebben waardoor meer activiteiten mogelijk zijn. Er is ook een toegevoegde waarde wat betreft minder kwetsbaarheid en een beter dienstverleningspakket. De aanleiding is dus wat breder dan alleen de kosteneffectiviteit. De heer Smit (BurgerBelangen Nu) merkt op dat als er steeds meer organen bij elkaar gevoegd worden, dat toch meer risico’s oplevert. De incidentenkans wordt kleiner maar de calamiteitenkans wordt groter. Op welke manier kan de raad de vinger aan de pols houden? De heer Woudstra meent dat het risico juist beperkt wordt. Hij ziet wel overlappende gemeenschappelijke regelingen; het is dan ook belangrijk de rollen gescheiden te houden. Mevrouw Van de Werken vult aan dat de professionaliteit van de RID ook betere rapportages zal opleveren. Er zijn afspraken gemaakt over periodieke overleggen met bestuurders en de directeuren bedrijfsvoering. Daarnaast doen de gebruikers rechtstreeks zaken met de RID. De raad kan voldoende op de hoogte gehouden worden vanuit de begroting en de jaarrekening. De heer Van Dijk (VVD) vraagt of de gemeente invloed heeft op de prioriteiten die gesteld worden door de RID organisatie. De heer Woudstra licht toe dat het opdrachtgeverschap opgezet moet worden. De zachte kant blijft bij de gemeente. Daarvoor zal ook een overleg georganiseerd worden. Het is niet de RID die de keus maakt welke plannen het eerst uitgevoerd worden; de gemeenten nemen die besluiten. Er wordt eerst gewerkt aan een migratieplan. Desgevraagd licht hij toe dat er sprake is van wederzijdse belangen. De heer Van Geijtenbeek (D66) gaat in op de samenvoeging van de harde en de zachte kant. De zachte kant is vaak complexer; kan dat risico’s opleveren?


2

De heer Woudstra merkt op dat men zich eerst richt op de harde kant. Het is eenvoudiger om gezamenlijk nieuwe systemen aan te schaffen. De RID is nog niet geëquipeerd voor de zachte kant. Daarvoor is ook een duidelijk opdrachtgeverschap nodig. De heer Migchels (CDA) ziet wel een meerwaarde in de RID, maar de kantooromgeving in de lucht houden zou ook uitbesteed kunnen worden aan een bedrijf in Wijk bij Duurstede. Wat is de meerwaarde van de RID? De heer Woudstra antwoordt dat het complexer is. Er is sprake van een nauwe verwevenheid. Als de Office omgeving bij een derde wordt neergelegd, wordt het ingewikkelder. Daarbij heeft een gemeente veel processen en applicaties. Technisch is het mogelijk maar het levert geen winst op. De heer Taute (PCG) merkt op dat het plan er goed uitziet. Er zijn goede afwegingen gemaakt. Er is veel kennis en ervaring nodig voor de samenvoeging; de kwaliteit van de directeur is daarbij erg belangrijk. Hij verzoekt om een toelichting waarom de heer Woudstra dit aan kan. De heer Woudstra antwoordt dat een belangrijke reden voor zijn benoeming was dat hij in het Amsterdamse fusietraject, waar hij hoofd ICT was, twee compleet verschillende infrastructuren aan elkaar heeft kunnen koppelen terwijl er ook een fusie en een verhuizing/verbouwing aan de orde was. Ook zijn de verschillende culturen op een goede manier samengegaan. Dat proces is volgens planning succesvol verlopen onder zijn leiding. De heer Baas (PvdA) vraagt aandacht voor de governance; in de vorige bespreking is gesproken over een mogelijk extra bestuurslid, deskundig op het gebied van ICT. Is daar iets mee gedaan? Is Wijk bij Duurstede niet een prachtige plaats voor deze inrichting? Portefeuillehouder Swillens antwoordt dat de andere bestuurders het geen goed idee vonden om een extra bestuurslid toe te voegen. Het secretarissenoverleg is het eerste aanspreekpunt voor de RID. Dat is volgens het bestuur voldoende. Wat betreft de plaats is gekozen voor een centrale locatie. De heer Van der Lugt (GroenLinks) vraagt hoeveel geld het de gemeente oplevert. Mevrouw Van de Werken verwijst naar bijlage 6, pagina 27, waar dit is opgenomen. Zij licht dit kort toe. Vanaf 2013 is er al sprake van een voordeel. Portefeuillehouder Swillens zegt dat het functionele applicatiebeheer ook zo veel mogelijk gezamenlijk zal gaan plaatsvinden. Mevrouw Van de Werken licht toe dat voor de eerste jaren ook een target is afgesproken. De heer Smit (BurgerBelangen Nu) merkt op dat er vanaf 2013 een positief resultaat is; dat is nog niet ingeboekt want het besluit moet nog genomen worden. Mevrouw Van de Werken zegt dat er vanaf 2014 een ton verdiend wordt. Daarnaast is er nog het amendement van de € 50.000 outsourcing dat nog boven de markt hangt. De opbrengsten van de RID zijn wel verwerkt in de meerjarenbegroting. De raad heeft besloten vanaf 2014 een taakstelling van € 100.000 op te nemen.


3

De heer Van Geijtenbeek (D66) vraagt met betrekking tot bijlage 4, structurele kostenverdeling, aandacht voor de applicaties die als vaste kosten zijn aangemerkt. Hoe wordt één en ander straks verdeeld? De heer Woudstra licht toe dat gekeken is welke kosten toe te rekenen zijn aan applicatiebeheer. Daarnaast is er ook veel ander beheer. Berekend kan dan worden wat de kosten per applicatie zijn en dan is ook bekend wat de kosten aan extra beheer zijn. De heer Migchels (CDA) noemt de huidige personele bezetting van de gemeente en vraagt naar de situatie in de andere gemeenten. De heer Woudstra geeft aan dat de totale formatie geschat wordt op 25 fte. Op dit moment zijn er 18 mensen aangemerkt om mee te gaan naar de RID; er is dus enige ruimte. Er komen wel wat nieuwe functies bij. Mensen zullen meer specialistisch kunnen gaan werken. De heer Taute (PCG) vraagt naar de incidentele kosten voor de gemeente Wijk bij Duurstede. Wat moet de gemeente nog aan bijzondere afschrijvingen doen? Mevrouw Van de Werken zegt dat dit in de praktijk moet blijken maar in principe worden alle spullen ingebracht in de RID en het meeste is afgeschreven. Extra afschrijving wordt niet verwacht. De heer Woudstra zegt dat gestreefd wordt naar zoveel mogelijk hergebruik van nog bruikbaar materiaal. Portefeuillehouder Swillens zegt desgevraagd dat er reserveringen zijn gedaan voor herinvesteringen; de vraag is nu of hier iets van vrijvalt. Hierop zal nog schriftelijk gereageerd worden. Er zal een overzicht gegeven worden. De heer Baas (PvdA) vraagt of de gemeente Wijk bij Duurstede met de huidige voorzieningen de situatie zal “overleven” tot de nieuwe organisatie staat. Mevrouw Van de Werken zegt dat de situatie nu stabiel is; zij verwacht geen problemen tot juli. De heer Van der Lugt (GroenLinks) vraagt wanneer de raad hier iets van gaat merken qua voorzieningen. Mevrouw Van de Werken zegt dat gewerkt wordt aan draadloos internet. De heer Migchels (CDA) merkt op dat ICT een goed instrument is om op een ander manier te communiceren met de inwoners. Hij neemt aan dat uitgegaan is van het huidige ambitieniveau. Als de gemeente in de toekomst meer ICT wil gaan gebruiken, gaat de rekening van de RID dan omhoog?


4

Mevrouw Van de Werken zegt er vanuit te gaan dat de RID meegaat met de ontwikkelingen; zou Wijk bij Duurstede iets exotisch willen, dan zal dat meer geld kosten. De heer Woudstra licht toe dat als een paar gemeenten iets extra’s willen, de RID dit zal uitwerken en daar een voorstel/advies voor uitbrengen. De kosten daarvan zullen natuurlijk dan ook inzichtelijk gemaakt worden. Het bestuur besluit uiteindelijk. De heer Baas (PvdA) vraagt hoe voorkomen wordt dat er problemen ontstaan zoals bij DigiNotar. Mevrouw Van de Werken zegt dat op dit punt er niets verandert. Het is goed dat er een professionele organisatie is die zich hiermee bezighoudt. Portefeuillehouder Swillens zegt dat die vraag zich ook zou voordoen als er geen sprake was van samenwerking. Hij neemt de vraag wel mee naar het bestuur. De gespreksleider concludeert dat het voorstel wordt doorgeleid naar de besluitvorming op 28 februari 2012. In principe is er geen behoefte aan een debat tenzij de schriftelijke beantwoording van de vragen daartoe aanleiding geeft.

Toezeggingen:  Mogelijk vrijvallende reserveringen voor herinvesteringen op schrift stellen: er wordt een overzicht voor 28 februari beschikbaar gesteld


5

de heer D. Woudstra, kwartiermaker RID mevrouw W. van de Werken mevrouw R. Leeuwenburgh notulistenbureau Leeuwenburgh Vendrig

Recommend Documents