mevrouw R. Leeuwenburgh notulistenbureau Leeuwenburgh Vendrig

VERSLAG VOORBESPREKING Oprichting gemeenschappelijke regeling Regionale ICT Dienst (RID) Oost Utrecht 22 maart 2011 Samenvattend verslag van de openbare voorbespreking van de gemeenteraad van de gemeente Wijk bij Duurstede

Gespreksleider

mevrouw A. Vernooij

Griffiemedewerker

mevrouw A. van Wees

Leden VVD

de heer E.A. Speijer

CDA

de heer M.H. van Bochove

SP

de heer H. Pouw

GroenLinks

de heer H.M.M. van der Lugt

PvdA

de heer T.V. Baas

PCG

de heer G. Taute

BurgerBelangen Nu

de heer W.G. Smit

D66

mevrouw N.C. Ooms

Portefeuillehouder

de heer J.W.F. van der Laag

Notulist

mevrouw R. Leeuwenburgh notulistenbureau Leeuwenburgh Vendrig

Beeldvorming De gespreksleider opent de voorbespreking en heet iedereen welkom. Zij constateert dat er geen insprekers zijn en leidt de bespreking kort in. De heer Taute (PCG) juicht samenwerking op ICT-gebied wel toe maar vraagt naar het grote kader waarin de gemeente zich gaat begeven op het gebied van samenwerking met andere gemeenten. Hij zou op basis van een SWOT-analyse - waar is de gemeente goed in en waar niet, wat zijn de kansen en de bedreigingen - hierover willen spreken in een voorbespreking of raadsvergadering alvorens een besluit te nemen over het voorliggende voorstel.

Voorbespreking Oprichting Regionale ICT Dienst (RIC), 22 maart 2011

1

Wethouder Van der Laag zegt dat deze opmerking buiten het bestek van dit onderwerp valt maar het lijkt hem goed om deze vraag mee te nemen naar het college. Het is een onderwerp dat in de portefeuille van de burgemeester zit. Het college zal zich hierover moeten buigen. Op dit moment is het zo dat vanuit de zelfstandigheid van de gemeente de samenwerking met andere gemeenten gezocht wordt. Daar heeft de gemeente ook een traditie in. Voordat de RSD tot stand kwam werd al op allerlei terreinen samenwerking gezocht. Daarbij speelt ook de discussie over wat je van de gemeente Wijk bij Duurstede vindt als zelfstandige gemeente. De vraag van de heer Taute is in die zin zeker relevant. Het lijkt hem ook goed om dit in de gemeenteraad te bespreken. De heer Taute (PCG) geeft aan dat hierover al eerder in de gemeenteraad is gesproken; hij wil graag over het grotere kader spreken voordat over samenwerking op onderdelen besluiten genomen worden. Wethouder Van der Laag bevestigt dat toegezegd is een bestuurskrachtonderzoek te laten uitvoeren. Vooruitlopend op het bredere kader en dit onderzoek is men bezig met de ICT samenwerking. Er is al jaren geleden ingezet op de toenemende digitalisering; op dit moment is de gemeente op dit punt erg kwetsbaar. De wethouder licht dit nader toe. Ook om de continuïteit te waarborgen is ervoor gekozen samen te gaan werken op ICT gebied. Samenwerking met Bunnik is de norm op dit moment. De heer Van der Lugt (GroenLinks) vraagt zich af waarom ervoor is gekozen een eigen bedrijf op te richten en waarom niet gekozen is voor uitbesteden. Wethouder Van der Laag zegt dat hier goede argumenten voor zijn; bij outsourcen moeten goede afspraken gemaakt worden, over de dienstverlening moet dan ook 19% BTW betaald worden. Outsourcen houdt ook in dat een aantal eigen medewerkers ontslagen moet worden en geeft risico’s in het kader van de continuïteit van de dienstverlening. Als het goed dichtgespijkerd wordt is uitbesteden een mogelijkheid maar in de situatie waar nu voor gekozen wordt is er meer bestuurlijke invloed. De heer Speijer (VVD) vindt het een goed voorstel, goed beargumenteerd. Hoe wordt het bestuurlijk ingericht? Net als de andere gemeenschappelijke regelingen? Wethouder Van der Laag zegt dat de verdere inrichting van de gemeenschappelijke regeling nog terugkomt in de raad. Deze zal wel gebaseerd zijn op de WGR en in het bestuur zullen de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten zitten. De wethouder is er zelf voorstander van een kwaliteitszetel in het bestuur te hebben voor iemand die goed is ingevoerd in de ICT. Aan de operationele kant zal de gemeentesecretaris of de adjunct directeur een rol moeten vervullen. Er moeten ook service level agreements (SLA’s) afgesloten worden. De heer Smit (BurgerBelangen Nu) complimenteert het college met het voorstel en de achterliggende gedachte, maar het is cijfermatig te weinig ingevuld. Het is belangrijk ook een SWOT-analyse te hebben. Hij zou ook bij de afwegingen willen betrekken dat er lang is gewerkt met PPS-constructies. Een shared service center leent zich uitstekend voor een PPS constructie. Er zijn praktische oplossingen te vinden voor problemen zoals de BTW. Wethouder Van der Laag vraagt zich af hoe hij zich die PPS constructie zou moeten voorstellen in relatie tot het voorstel dat nu voorligt, dat is een puur publiekrechtelijke


2

constructie. Waar het gaat om de systemen die gebruikt worden door de gemeenten, die zullen nog steeds bij private partijen ingekocht worden. De gemeenschappelijke regeling is nog steeds een verlengstuk van de gemeente. Het is eigenlijk een voortzetting van het eigen ICT beleid maar dan in samenwerking met anderen. Overigens zijn ook andere varianten onderzocht; een samenvatting daarvan ligt ter inzage. De terugverdientijd is twee jaar. Daar moet ook rekening mee worden gehouden. Dat is verantwoord. De wethouder wijst voorts op het feit dat als de gemeente niet deze weg op zou gaan, of bij externe partijen zou inkopen, de kosten van automatisering de komende jaren zouden toenemen. Hij noemt in dit kader het waarborgen van kwaliteit, voorkomen van kwetsbaarheid en het inkoopvoordeel doordat in een groter volume ingekocht kan worden. Mevrouw Ooms (D66) noemt ook de mogelijke alternatieven en memoreert de algemene beschouwingen van D66, waarin een gemeenschappelijke regeling betiteld werd als een zak sponzen. In eerste instantie is zij niet zo blij met het voorstel. Als enige alternatief is genoemd niet samenwerken, maar andere alternatieven zijn blijkbaar onderzocht. Zij vindt een en ander kort door de bocht geformuleerd in het voorstel. Zijn er in het land al meer van deze clusters? Daar zou de raad ook inzicht in moeten krijgen. Wethouder Van der Laag zegt dat een overzicht van alternatieven naar de raad gestuurd zal worden en ook een overzicht van vergelijkbare clusters. Bij constructies met een NV of BV zijn er ook fiscale implicaties. Bij de uitwerking van dit voorstel zal de gemeente wel alert moeten zijn op de invulling, zodat de bestuurlijk juridische vorming goed ingericht wordt. Het moet niet zo zijn dat de kosten uit de hand gaan lopen. Wijk bij Duurstede is daar nogal scherp op. De heer Pouw (SP) vindt het wel een goed plan want het moet wel dicht bij de gemeente gehouden worden. Dienstverlening is ook een specifiek doel. Leidt dit in de toekomst tot een voordeel op het gebied van dienstverlening of ook tot een financieel voordeel? Wethouder Van der Laag zegt dat dit wel het doel is. Het huidige niveau van dienstverlening moet minimaal gehandhaafd blijven. De heer Baas (PvdA) merkt op dat gesproken wordt over de keuze voor een commerciële oplossing of een gemeenschappelijke regeling; de wethouder zegt dat het wel met SLA’s dichtgetimmerd zal worden. Hij vraagt of het brede spectrum goed in beeld is gebracht en noemt in dit kader o.a. het verwachte dienstverleningsniveau in relatie tot de kosten en de marktsituatie. Is die integrale afweging wel gemaakt? Ambtelijk wordt toegelicht dat goed is gekeken naar vergelijkbare voorbeelden van andere gemeenten die een en ander hebben uitbesteed; dit was niet altijd erg succesvol. De heer Baas (PvdA) zegt dat ICT erg complex is. Een gemeenschappelijke regeling zal prima werken op sociale terreinen maar ICT is een heel aparte wereld. De vraag is of men uiteindelijk bekwaam genoeg zal zijn. Wethouder Van der Laag zegt dat als het bij private partijen ondergebracht zou worden, er op zijn minst dan iemand aangetrokken zal moeten worden als contractmanager. Men heeft ook te maken met toenemende complexe systemen. Desgevraagd zegt hij dat er afspraken gemaakt zijn over basispakketten en specifieke pakketten. Verder wordt op deze manier de deskundigheid van een paar gemeenten gebundeld; die wordt gebruikt bij het inkopen van


3

applicaties. De verdere uitwerking van het geheel komt nog terug in de raad. De raad moet ook nog besluiten over de inrichting van de gemeenschappelijke regeling. De heer Van Bochove (CDA) is het eens met deze beweging; op hoofdlijnen is een en ander goed uitgewerkt. Met betrekking tot de financiële paragraaf en de opsomming onder c over de rechtsvorm merkt hij op dat vermeld is dat continuïteit belangrijker is dan winst; hij neemt aan dat efficiency bedoeld wordt. Hij heeft begrip voor de uitspraak inzake minder meerkosten, maar er moet wel een nulmoment gekozen worden. Het moet uiteindelijk wel leiden tot efficiencywinst. Een bedrag van € 33.000 wordt in twee jaar terugverdiend. Dus is op de korte termijn € 16.000 op jaarbasis de efficiencywinst? Er is ook nog capaciteit nodig voor aansturing, dat zijn ook kosten, net als voor pluspakketten en uitbesteden. Zijn die kosten meegeteld? Hij maakt zich ongerust over het hoofdstuk specifiek, meetbaar, acceptabel realistisch en tijdgebonden. Het is niet specifiek maar generiek wat er is vermeld. Een en ander zou tot hogere kosten kunnen leiden. Wethouder Van der Laag zegt dat als de gemeente zelfstandig door zou gaan, de kosten ook zouden toenemen. Die probeer je natuurlijk terug te verdienen. Bijvoorbeeld door op andere plekken in de organisatie kosten te besparen. Dat moet nu ook gebeuren. Men moet niet de illusie hebben dat er veel financiële winst gehaald zal worden. Met name op softwaregebied wordt alles gewoon ingekocht. Het in de vingers houden is uiteraard erg belangrijk; dat zit met name in goede afspraken en het voorkomen van hobbyisme. Bij realistisch staat het wel vermeld bij de kanttekeningen. De portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten hebben daar wel nadrukkelijk aandacht voor gevraagd. De heer Taute (PCG) noemt de mogelijkheid om ICT-kosten per werkplek als indicator te hanteren. De heer Van Bochove (CDA) bepleit dat er goed op gestuurd wordt. Wethouder Van der Laag zegt dat dit reden is waarom het college er bij de andere partijen op aandringt een kwaliteitszetel in het bestuur te hebben voor een deskundige op ICT-gebied en specifieke afspraken te maken dat de controller van een van de gemeenten als controller van de gemeenschappelijke regeling optreedt. De begroting wordt ook aan de gemeenteraad voorgelegd. De raad blijft er dus ook bij betrokken. Oordeelsvorming De gespreksleider stelt vast dat alle fracties nader geïnformeerd willen worden over de alternatieve mogelijkheden en over vergelijkbare samenwerkingsvormen in den lande. Er zal een nieuwe voorbespreking belegd worden, waarin een presentatie gegeven zal worden en waarin de alternatieve mogelijkheden besproken kunnen worden, zodat de raad een gefundeerd oordeel kan geven over het voorliggende voorstel. De fracties kunnen, indien gewenst, voorafgaand aan de volgende voorbespreking en ter voorbereiding daarvan schriftelijke vragen indienen. De gespreksleider vraagt of de wethouder verder kan gaan met de uitwerking van het voorstel. Wethouder Van der Laag geeft aan dat het treffen van voorbereidingen voor het oprichten van een gemeenschappelijke regeling ook nog moet terugkomen in de raad. Hij zal in ieder geval de managementsamenvatting van het bedrijfsplan beschikbaar stellen. Daar staat ook


4

informatie over de andere varianten in. Hij zal ook kijken of er nog meer relevante informatie aan de raad kan worden verstrekt gelet op de gestelde vragen. De gespreksleider bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de voorbespreking.

Toezeggingen: • College bespreekt verzoek inzake een brede discussie over samenwerking met andere gemeenten. • Overzicht van onderzochte alternatieven beschikbaar stellen aan de raad, zo ook een opsomming van vergelijkbare clusters in den lande. • Managementsamenvatting van het bedrijfsplan en overige relevante informatie beschikbaar stellen aan de raad. • Een extra voorbespreking beleggen.


5

mevrouw R. Leeuwenburgh notulistenbureau Leeuwenburgh Vendrig

Recommend Documents