Communicatieplan voor Provinciale Staten van Overijssel 1. Inleiding Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten van Overijssel vervullen, sinds de invoering van het dualisme, ten opzichte van elkaar een andere, meer zelfstandige functie. Provinciale Staten stellen de kaders op voor het provinciale beleid en controleren de uitvoering van dat beleid. Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering binnen de door PS vastgestelde kaders en leggen daarover verantwoording af aan Provinciale Staten. Vóór de invoering van het duale bestel lag de verantwoordelijkheid voor de communicatie over het beleid met zowel de Overijsselse bevolking als anderen bij GS. Betekent het dualisme nu dat Provinciale Staten zelfstandig moeten gaan communiceren en zo ja, hoe moet dat dan vorm en inhoud krijgen? Deze vragen waren voor het Presidium van Provinciale Staten aanleiding om HVR opdracht te verstrekken voor het uitwerken van een communicatieplan. Om tot dit communicatieplan te komen is een inventariserend onderzoek uitgevoerd onder de voorzitters van de statenfracties, de voorzitter en griffier van de staten en het hoofd van de afdeling communicatie van de provincie. Over de belangrijkste resultaten van dat onderzoek hebben we het Presidium afzonderlijk gerapporteerd (bijlage I). Op basis van de resultaten is een notitie geschreven waar we ingaan op de hoofdlijnen van de communicatie: hoe PS met communicatie om moeten gaan, welke activiteiten bij PS als geheel horen en welke bij individuele fracties, welke stappen genomen moeten worden en hoe de communicatiefunctie organisatorisch kan worden ingericht (bijlage II). Beide stukken zijn in het Presidium en de Commissie Economie en Bestuur aan de orde geweest en vormen de basis van het plan dat hier voor u ligt. Dit communicatieplan is als volgt opgebouwd: Allereerst behandelen we kort de uitgangspunten aan de hand waarvan het plan is opgesteld (hoofdstuk 2). Vervolgens gaan we in op de afzonderlijke onderdelen van het PS – communicatiebeleid: • Debatnotities t.b.v. publieke debatten over centrale issues (hoofdstuk 3), • Communicatie over andere thema’s en beleidsissues (hoofdstuk 4), • Communicatie over PS zelf: rol, taak, positie, samenstelling (hoofdstuk 5) en • De organisatie van de communicatie van PS (hoofdstuk 6). We sluiten af met een concreet overzicht van activiteiten voor 2004 (hoofdstuk 7).
PSO-012-031812
1
2. Uitgangspunten De uitgangspunten voor het communicatiebeleid van Provinciale Staten vloeien voort uit de notitie ‘Aanzet tot een communicatieplan’ die als bijlage II aan dit plan is toegevoegd. Dat PS nu een eigen rol spelen in het duale bestel betekent niet automatisch dat zij zich volledig apart van GS moeten gaan positioneren en profileren. Het blijkt al uiterst lastig burgers en bedrijven te interesseren in wat er speelt op provinciaal niveau. De provincie bevindt zich in wat wel ‘de ijle zone’ wordt genoemd. Dat geldt niet alleen in Overijssel; het is een landelijk gegeven. Als we nu de communicatie over de provincie en het provinciale beleid in Overijssel ook nog zouden versnipperen door PS en GS geheel afzonderlijk te positioneren, vragen we veel te veel van de buitenwacht. Daarom kiezen we voor een aanpak waarbij wordt gewerkt vanuit één gemeenschappelijk profiel voor ‘de Provincie Overijssel’ met daarbinnen aandacht voor de verschillende rollen van GS en PS. Met andere woorden, de communicatie over (het voorgenomen en vastgestelde beleid van) de provincie Overijssel kan ook in de toekomst blijven plaatsvinden vanuit één centrale gedachte met als afzender ‘de provincie Overijssel’ en met gebruikmaking van gemeenschappelijke communicatiemiddelen, maar de rol en positie van PS en GS over een bepaald beleidsthema moeten daarbinnen afzonderlijk worden verduidelijkt. PS zullen vooral meer zichtbaar moeten worden in de eerste fasen van de beleidscyclus: signalering en beleidsvoorbereiding. Bij GS staan naast de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en evaluatie meer centraal. Dat wil niet zeggen dat PS geen rol spelen in de latere fasen van de besluitvorming. Immers, vaststelling van beleid en controle zijn natuurlijk eveneens essentiële taken van PS. Maar binnen het bestek van dit plan gaat het om de vraag, waar uit communicatief oogpunt het accent ligt. Communicatie met de Overijsselse samenleving Na de invoering van het dualisme zullen PS beter zichtbaar moeten zijn als dé Overijsselse volksvertegenwoordiging. Het is voor PS dan ook belangrijk dat zij burgers, bedrijven en instellingen meer betrekken bij wat zich afspeelt in de provinciale besluitvorming, zeker als het thema’s betreft die directe relevantie hebben voor die einddoelgroepen van beleid. Binnen de provinciale communicatie zal een accentverschuiving plaatsvinden met een duidelijker eigen rol voor PS. Die rol zal vooral inhoud krijgen als het gaat om communicatie met de Overijsselse samenleving rond centrale beleidsthema’s die zich in de fase van beleidsvoorbereiding bevinden. Over veel van deze strategische thema’s zullen in de komende periode ‘startnotities’ verschijnen. Startnotities over onderwerpen die burgers, bedrijven of instellingen direct raken en die aanleiding kunnen zijn voor discussie zullen actiever worden ingezet voor maatschappelijk debat en/of burgerparticipatie. Deze startnotities krijgen van PS het predikaat: debatnotities. Deze debatnotities worden ter discussie voorgelegd aan de Overijsselse samenleving (of delen daarvan). PS zullen het debat aanjagen en faciliteren. De resultaten ervan zullen uiteindelijk neerslaan in het Statendebat en daarmee in de kaders die de Staten aan GS stellen.
PSO-012-031812
2
Naast de communicatie rondom debatnotities, gericht op maatschappelijke participatie en het vergroten van de belangstelling voor de provincie, onderkennen PS nog drie speerpunten voor hun communicatie: • Signalering van ontwikkelingen in Overijssel, die om een beleidsreactie vragen, • Informatievoorziening over thema’s die in discussie zijn maar niet voldoende zwaarte hebben om een breed maatschappelijk debat te rechtvaardigen, • Praktische uitleg van wat Provinciale Staten is en doet, en waar ze op aanspreekbaar is. Communicatie tussen PS en GS In dit communicatieplan gaan we niet uitgebreid in op de communicatie tussen PS en GS. Uit de analyse is gebleken dat die communicatie over het algemeen goed verloopt. De drempel naar GS en ambtenaren is niet te hoog. Er zijn op dit moment weinig klachten over de wederzijdse informatievoorziening. Wel is duidelijk, dat het provinciaal bestuur van Overijssel nog in ontwikkeling is en moet leren om te gaan met de eisen van het duaal bestel. De onderlinge rolverdeling moet scherper worden ingevuld. De bijbehorende rollen moeten nog beter worden vervuld. Dat geldt voor GS bijvoorbeeld als het gaat om de manier waarop onderwerpen bij PS op tafel worden gelegd. Dat geldt voor PS, bijvoorbeeld waar het gaat om de mate van detaillering waarmee men onderwerpen ter discussie stelt. Dat geldt voor beide als het gaat om de kwaliteit van het onderlinge debat. PS zullen, ook ten opzichte van GS, strenger moeten sturen op het opzetten en uitvoeren van een programma van debatnotities t.b.v. nieuw beleid en de daarbij behorende maatschappelijke discussie in Overijssel. Daarvoor zal een meerjarenprogramma moeten worden opgezet. Tevens moeten er kwaliteitseisen worden neergelegd voor notities die in debat komen: helder, compact, duidelijk. Maar die eisen gelden niet alleen debatnotities. Ook andere startnoties en beleidsstukken zullen moeten voldoen aan eisen van toegankelijkheid voor derden. Nog steeds zijn stukken te lang, te vaag of te ontoegankelijk, misschien niet voor de professionele inspreker, maar zeker voor de gemiddelde geïnteresseerde. Communicatie met de media De communicatie van PS met de Overijsselse media komt in dit communicatieplan slechts beperkt ter sprake. De belangstelling van de media voor wat er gebeurt in de provincie is op dit ogenblik beperkt. Dit hangt grotendeels samen met het karakter van het politieke debat in de Staten. Er is betrekkelijk weinig ‘vuurwerk’. De politieke zaken worden vooral gedaan bij het sluiten van het collegeakkoord en daarna ‘dooft’ het debat. Er staan te weinig ‘open issues’ op de PS-agenda. Instrumenten als het Vragenuurtje worden nog weinig ingezet om het publieke debat te verlevendigen.
PSO-012-031812
3
Eerst zal de omslag moeten worden gemaakt naar meer debat in de Staten en naar meer publiek debat. Als er thema’s op tafel komen waar een serieus debat over ontstaat, is de pers de eerste die aanwezig is. Pas daarna heeft het zin, na te denken over extra faciliteiten voor het contact met de media, variërend van een Overijssels Nieuwspoort tot een ontmoetingscafé of geregelde achtergrondgesprekken met Statenleden. Hier ligt overigens ook een belangrijke verantwoordelijkheid bij de fracties, die ze vandaag de dag al zwaarder zouden kunnen invullen. Wel vragen we aandacht voor de verhouding met RTV Oost. Formeel kan de provincie op basis van haar financieringsafspraken recht doen gelden op 5% van de zendtijd. Tot op heden heeft de provincie Overijssel slechts zeer beperkt van dit recht gebruik gemaakt. De gedachte om bijvoorbeeld Statenvergaderingen via dit kanaal uit te zenden, is op zich logisch. Maar gelet op wat hiervoor is gezegd over de inhoud een aantrekkelijkheid van dat debat voor weinig geïnteresseerden, lijkt dat vooralsnog geen goede optie. RTV Oost zou wel een zinvolle bijdrage kunnen leveren in het op de agenda zetten van relevante provincie -onderwerpen, bijvoorbeeld die uit de debatnotities. Dat kan heel uitgebreid en diepgaand, maar ook kort en eenvoudig in postbus 51-achtige spots. Er is alle aanleiding voor de provincie om het gesprek hierover met RTV Oost te openen, overigens met inachtneming van de journalistieke vrijheid van deze publieke omroep.
PSO-012-031812
4
3. Speerpunt van PS communicatie: debatnotities over centrale beleidsissues Om interactie tussen burgers en Staten te versterken is het vooral belangrijk om in heldere en begrijpelijke taal onderwerpen te bespreken waarover de provincie nog beleid moet ontwikkelen. Dat is de fase van beleid waarin het primaat duidelijk bij PS ligt. PS kunnen over dergelijke onderwerpen geloofwaardig de leiding nemen in het maatschappelijke debat binnen Overijssel. Om een dergelijk proces van de grond te tillen is het noodzakelijk dat PS een programma vaststellen van onderwerpen die zich concreet lenen voor debat met de Overijsselse samenleving. Vervolgens kunnen PS opdracht geven aan Gedeputeerde Staten om per onderwerp een debatnotitie op te stellen die zich leent voor een provinciale discussie. Het is aan te raden één keer per jaar een programma hier voor vast te stellen. Wellicht is de jaarlijkse begrotingsbehandeling een goed moment. Voor gevallen waarin GS niet mee zouden willen gaan in een voorstel tot een debatnotitie, kunnen PS besluiten hiertoe zelf het initiatief te nemen, zoals dat ook voor andere startnotities in beginsel mogelijk is. Van debatnotitie tot uitvoering Niet elke startnotitie is een debatnotitie. Omdat het provinciale beleid lang niet in alle gevallen burgers of bedrijven raakt en er geen historie is van een geanimeerd ´Overijssels debat´, zal men, zeker in het begin, selectief moeten zijn en kiezen voor een beperkt aantal (2 of 3 per jaar) onderwerpen die: • • •
de Overijsselse samenleving (kunnen) bezighouden, voedingsbodem zijn voor een echt debat (er moet iets te kiezen zijn), niet te ver afstaan van burgers, bedrijven en instellingen (dus gaan over onderwerpen waar de relatie provincie - burger relatief direct is, zoals verkeer & vervoer, ruimtelijke ordening of jeugdzorg).
GS zijn vervolgens aan zet om per gekozen onderwerp een notitie in te brengen. Het is belangrijk dat deze notities helder zijn geschreven in begrijpelijke taal voor burgers, bedrijven en instellingen, niet alleen voor professionele politici en insprekers. Daarna zullen PS per debatnotitie een communicatieplan vaststellen, waarin vastligt welke doelgroepen betrokken zijn bij het onderhavige beleidsthema, hoe zij worden geïnformeerd en hoe wordt bereikt dat zij actief betrokken worden bij het publieke debat. Bij het inrichten van een debat met de Overijsselse samenleving ligt het primaat dus bij PS. De communicatie instrumenten die PS kiezen moeten hier ook bij aansluiten. Ze moeten vooral mogelijk maken dat PS (en haar fracties) zelf het debat met de Overijsselse samenleving kunnen voeren. Daarbij valt te denken aan het houden van hoorzittingen of het inrichten van inspraak – of reactiemogelijkheden op de provinciale website (onder verantwoordelijkheid van PS).
PSO-012-031812
5
Ook het intensiever beleggen van werkbezoeken door Statencommissies in de provincie, eventueel gecombineerd met een vergadering ter plekke, is zinvol als er een thema te bespreken valt dat nog in de vroege fase van beleidsontwikkeling zit. Als een thema eenmaal publiek is bediscussieerd, volgt eventuele aanpassing en vaststelling van de notitie in PS. Het is de taak van PS hierover ook publiek verantwoording af te leggen. Dat kan door een gemotiveerde publicatie van het uiteindelijke besluit. Daarna gaat het thema ‘de uitvoering in’. Het primaat verschuift naar GS. PS zouden er bij onderwerpen die stevig in publiek debat zijn geweest wel op moeten aandrin gen dat GS helder blijven communiceren over de voortgang van de uitvoering. Burgers van Overijssel zullen hier immers meer dan gemiddeld in geïnteresseerd zijn. Eisen aan de debatnotities Belangrijk is dat een debatnotitie prikkelt, het mag geen ‘droog’ stuk papier zijn. Duidelijk moet zijn: • • • •
waar het precies over gaat, welke raakvlakken het heeft met de dagelijkse realiteit voor burgers, bedrijven en/of instellingen in Overijssel, welke oplossingsrichtingen voorhanden zijn en wat de bandbreedte is waarbinnen het maatschappelijk debat plaatsvindt.
Het is belangrijk het gekozen thema in de debatnotitie goed in te leiden en concreet te maken. Vaak zal het zelfs verstandig zijn een onderwerp visueel te maken. Het loont de moeite, de notities hierop zeer zorgvuldig samen te stellen. Professionele tekstschrijvers en vormgevers kunnen de provincie helpen, stukken te produceren die mensen in de provincie daadwerkelijk tot actie en/of reactie brengen. De debatnotities moeten niet alleen in papieren vorm beschikbaar zijn, maar uiteraard ook via een apart gedeelte van www.prv-overijssel.nl dat onder regie staat van PS. Op die plaats moeten ook informatieverzoeken kunnen worden afgehandeld, reacties verzameld en liefst ook (virtueel) gedebatteerd. Willen burgers of bedrijven weten hoe de verschillende politieke partijen over een notitie denken, dan moeten zij dat gemakkelijk te weten kunnen komen. De provinciale site bevat daartoe links naar de provinciale sites van de partijen. Deze partijen moeten er wel voor zorgen dat zij hun informatie over het thema van de debatnotitie op orde hebben!
PSO-012-031812
6
Organiseren en inrichten van debatten De organisatie van publieke debatten is een taak van PS. De Griffie moet dit faciliteren. Dit is een niet te onderschatten taak: • Notities dienen voor een publiek debat geschikt te zijn, zoals hierboven al is aangegeven. PS moeten hierop toezien. Dat zal zeker in het begin zeer kritisch moeten gebeuren. Dat geldt de onderwerpkeuze, maar zeker ook de manier waarop mensen worden geprikkeld deel te nemen. Het is aan te raden hierbij in de beginperiode communicatiedeskundigen te betrekken. • De drempel voor burgers, bedrijven en instellingen om aan het debat deel te nemen mag niet te hoog zijn. Dat betekent dat het debat zich geregeld in de provincie zal moeten afspelen, maar buiten het Provinciehuis. Het betekent bijvoorbeeld ook het kiezen van tijden voor discussiebijeenkomsten die aansluiten op de agenda’s van deelnemers, niet op die van Statenleden. • Fracties moeten de ruimte hebben/nemen om hun positie in het debat te verhelderen. De fracties behouden hun eigen politieke verantwoordelijkheid, wat betekent dat zij zelf inhoud moeten geven aan hun bijdrage in het debat. Als ze hun standpunten in het debat actief naar voren wensen te brengen, dienen ze daar zelf voor te zorgen. • De input van deelnemers moet worden verwerkt op onafhankelijke wijze; dus los van de politieke voorkeuren binnen de Staten. • De uiteindelijke beslissing moet naar deelnemers gemotiveerd worden teruggekoppeld. Zoals gezegd zijn er diverse mogelijkheden voor het voeren van een debat met de Overijsselse samenleving; de meer gebruikelijke hoorzittingen en werkbezoeken, die wellicht frequenter kunnen worden ingezet, maar ook inspraak- of reactiemogelijkheden op de provinciale website. Wanneer burgers via de website www.prv-overijssel.nl kunnen reageren op een startnotitie, vergroot dit de kans op deelname. Publieksbijeenkomsten Voor het voeren van een goede discussie zullen, zoals hiervoor is aangegeven, dus meer echte publieksbijeenkomsten nodig zijn. Soms in de vorm van formele hoorzittingen of openbare commissievergaderingen in de provincie, soms in de vorm van meer informele informatie - en discussiebijeenkomsten. Deze publieksbijeenkomsten vragen een zorgvuldige voorbereiding en de actieve participatie van Statenleden uit de verschillende fracties. Daarnaast moet ook de mogelijkheid worden ingebouwd dat derden hun eigen inbreng hebben in het debat; het gaat er immers om, dat Statenleden een goed beeld krijgen van hoe men in de provincie over een issue denkt, zodat men daarop een beter gefundeerd standpunt kan innemen in het Statendebat. Die derden kunnen zijn: • de opsteller(s) van de debatnotitie, i.c. de betrokken Gedeputeerde en/of een ambtelijke specialist, • externe deskundigen op een thema, • vertegenwoordigers van belangenorganisaties en/of lokale groeperingen.
PSO-012-031812
7
Deelnemende leden van PS moeten in deze debatbijeenkomsten vooral hun luisterende rol goed vervullen! Debatteren en overtuigen doen zij vervolgens in het Statendebat. Glashelder moet zijn, wat het doel van een bijeenkomst is en binnen welke bandbreedte wordt geopereerd. Anders dreigt snel teleurstelling van deelnemende burgers, bedrijven of instellingen. Het voorzitterschap van de publieksbijeenkomsten berust bij PS. Duidelijk moet zijn dat PS het debat leiden en willen weten, welke opvattingen er leven over een beleidsthema. Dat komt onder meer tot uitdrukking in dit voorzitterschap. Waarschijnlijk kan men dat voorzitterschap het beste toewijzen aan de commissievoorzitter waaronder een debatthema ressorteert. Verslaglegging van de bijeenkomsten is van groot belang en dient door PS zelf geregeld te worden. Dit verslag moet ook openbaar zijn en door iedereen te raadplegen, onder meer via het PS gedeelte op de provinciale website. Actief betrekken van regionale en lokale media vertegenwoordigers zal de aandacht voor de bijeenkomsten vergroten. Een goede en aansprekende presentatie van het beleidsvoornemen uit de debatnotitie moet bij publieksbijeenkomsten beschikbaar zijn. Dat kan soms in de vorm van een audiovisuele presentatie, soms via schriftelijk materiaal, een expositie of anderszins. Dit zal sterk afhangen van de aard van het debatthema. PS moeten erop toezien dat de presentatie van het beleidsvoornemen aan het publiek aan de juiste communicatiecriteria voldoet. De communicatiespecialist vanuit de Griffie ziet daarop toe en adviseert de Staten hierover.
PSO-012-031812
8
4. Communicatie over overige thema’s en beleidsissues Lang niet alle beleidsonderwerpen lenen zich voor het opstellen van een fundamentele debatnotitie en daarmee voor een breed maatschappelijk debat in Overijssel. Maar het beleid van de provincie strekt zich natuurlijk ook nog over veel andere zaken uit. De inrichting van de communicatie over die overige thema’s en beleidsissues staat centraal in dit hoofdstuk. Ook bij die onderwerpen ligt de focus van PS op de eerste fasen van de beleidsontwikkeling: signalering en beleidsvoorbereiding. Op beide aspecten gaan we hier kort in Signalering PS moeten vanuit hun functie als vertegenwoordiger van de Overijsselse burger de vinger aan de pols kunnen houden van de Overijsselse samenleving. Hier ligt primair een taak voor de afzonderlijke fracties en politieke partijen. Zij hebben de verantwoordelijkheid, lijnen te leggen naar hun achterban en naar de rest van Overijssel. Toch zien we hier ook een taak voor PS als geheel. Individuele burgers en groepen die zich tot de Staten willen wenden, moeten daartoe in de gelegenheid worden gesteld. Of het nu gaat om het stellen van een vraag of het aankaarten van een beleidsprobleem, PS moeten burgers de mogelijkheid bieden zich tot hen te wenden. Dit geldt temeer voor het burgerinitiatief dat sinds enige tijd in Overijssel mogelijk is. Daarom moeten PS passend instrumentarium bieden. Het inrichten van enige bezoekfaciliteit en van digitale spreekuren hoort daar zeker bij. De Griffie moet PS hierin faciliteren. Ook moeten burgers zich tot PS kunnen wenden in schriftelijke vorm en via de website van PS (onderdeel van de provinciale site). Het beheer van deze informatiestroom ligt bij de Griffie. Zij is verantwoordelijk voor de juiste doorgeleiding van vragen en opmerkingen. Zij houdt toezicht op adequate afhandeling binnen een redelijke termijn. N.B. deze termijn dient van tevoren aan een klant bekend te worden gemaakt en punctueel te worden nageleefd. Beleidsvoorbereiding Beleidsstukken voor PS, die niet de vorm hebben van een debatnotitie, zoals ‘gewone’ startnotities en concrete beslissingsdocumenten, moeten wel voor de burgers van Overijssel beschikbaar en toegankelijk zijn. PS moeten het daarom tot hun taak rekenen, de communicatieve kwaliteit van deze stukken verder te verbeteren. Zij moeten ook GS en, via hen, de ambtelijke organisatie hier scherp op houden. Veel stukken zijn nog altijd lang en complex. En vaak is oordeelsvorming zonder verdere context bijzonder lastig. Dat betekent dat men naast een beleidsstuk vaak over veel extra achtergrondinformatie moet beschikken om een goed beeld te krijgen van wat een beleidsvoornemen precies behelst en in welk kader het past.
PSO-012-031812
9
Voor geroutineerde PS leden en professionele insprekers (bijv. van maatschappelijke organisaties of lokale overheden) is dat nog wel op te brengen, voor een gemiddelde burger is dat niet doenlijk. Belangstellenden kunnen allerlei stukken nu weliswaar terugvinden in het SIS. Maar “toegankelijk” is de informatie daarmee slechts in technische zin. PS zullen aanvullende afspraken moeten maken met GS over de vorm waarin beleidsstukken worden aangeboden, opdat deze ook voor de gewone inwoner van Overijssel toegankelijk en begrijpelijk zijn. Die aanvullende afspraken gelden: • •
• • •
Lengte : stukken zijn maximaal 4 A4 tjes lang. Moet een stuk persé groter zijn dan dat (wat bij complexe vraagstukken denkbaar is), dan is een samenvatting van maximaal 1 A4 aan het begin vereist; Taalgebruik: stukken zijn voor de gemiddelde Overijsselse gebruiker goed verteerbaar. Niet alles hoeft op het laagst denkbare niveau geschreven te zijn, maar iemand die een normale opleiding heeft genoten (basisonderwijs + enige jaren voortgezet) moet een stuk zonder problemen kunnen verwerken. Stijl: schrijvers moeten worden aangemoedigd, stukken in een aansprekende en goed toegankelijke stijl te schrijven. GS moeten ambtenaren in die richting verder scholen. PS zullen hier GS scherp op moeten houden. Zelfstandigheid: stukken staan voldoende op zichzelf en teksten zijn zonder uitgebreide context begrijpelijk. Vorm: makers worden gestimuleerd om actief te zoeken naar vormgeving die de toegankelijkheid verbetert. Daar waar mogelijk en zinvol wordt tekst aangevuld met beeld, cijfermateriaal, grafische vormen etc.
Naast het vereenvoudigen en verhelderen van stukken door GS en ambtelijk apparaat, moet de provincie het belangstellenden ook gemakkelijker maken, de status van een onderwerp te achterhalen. Via de website moet men kennis kunnen nemen van startnotities en andere onderwerpen die spelen in de provincie. De huidige zoekmogelijkheid, SIS, is daarvoor veel te ingewikkeld. Ze is opgebouwd vanuit de inhoud, niet vanuit de informatiebehoefte van gebruikers. Er zullen eenvoudigere zoekstructuren moeten worden ontwikkeld, een taak voor de communicatieverantwoordelijke van PS in nauwe samenwerking met de afdeling communicatie van de provincie. Op de site en in de schriftelijke stukken zal structureel moeten worden aangegeven in welke fase van het beleidsproces een thema of onderwerp zich bevindt. Dat maakt meteen duidelijk, tot wie een geïnteresseerde burger zich moet wenden als hij/zij er iets mee wil. Dit alles is het beste te realiseren als PS met GS afspreken dat alle stukken die worden aangeleverd – dus niet alleen de debatnotities - voorzien zijn van een communicatieparagraaf.. Die paragraaf geeft weer, hoe en met wie over een stuk zal worden gecommuniceerd. Dit hoeven geen uitgebreide plannen te zijn. Vaak kan worden volstaan met een eenvoudige weergave van de voor te stellen aanpak.
PSO-012-031812
10
5. Communicatie over PS Het is belangrijk de transparantie van het provinciaal bestuur, PS incluis, te vergroten. Burgers, bedrijven en instellingen in Overijssel moeten weten waar de provincie voor staat en waar zij haar op aan kunnen spreken. Ook moet duidelijk zijn wanneer het mogelijk is om invloed uit te oefenen op provinciaal beleid en hoe. Juist omdat PS een centrale rol gaan vervullen in de communicatie rond voorgenomen beleid, ligt hier voor PS een belangrijke uitdaging. Overijssel moet PS kunnen vinden en weten waar PS voor staan en op aanspreekbaar zijn. Presentatie van de Staten Dit is vooral een kwestie van op een toegankelijke wijze de Staten presenteren en duidelijk maken wanneer en op welke onderwerpen PS een rol spelen. De provincie zal al haar bestaande communicatie -instrumenten moeten openstellen voor de Staten. Een aantal belangrijke instrumenten: Brochure Een nieuwe brochure speciaal gericht op de Overijsselse burger is noodzakelijk om helderheid te verschaffen over rol en taak van de provincie en van PS daarbinnen. Deze brochure is vooral praktisch van aard en opzet en laat zo concreet mogelijk zien wie en wat de Provincie Overijssel is. De brochure zal in ieder geval de volgende informatie bevatten: Wat doet de provincie? Taken, rollen, positie t.o.v. andere bestuurslagen Beleidsterreinen Hoe werkt de provincie? Beleidscyclus Rollen van PS en GS Overzicht College (tel.nr en e-mail) Overzicht van Statenleden (tel.nr. en e-mail) Wat kan de provincie voor u betekenen? Met welke vragen kun je terecht bij de provincie? Met welke vragen moet je ergens anders zijn? Meer weten? Kijk dan op www.prv-overijssel.nl Een overzicht van Statenleden kan worden gepubliceerd onder voorwaarde dat de bereikbaarheid van Statenleden goed is georganiseerd en dat er op korte termijn antwoord wordt gegeven op vragen van burgers. De griffie kan hierbij ondersteunen. Website Op de huidige website www.prv-overijssel.nl kan men allerlei informatie vinden over de provincie; van wapen en logo tot belangrijke adressen, van beleidsthema’s tot informatie over subsidies, etc. Onder ‘bestuur & organisatie’ staat hoe de provincie werkt. Voor de gemiddelde burger geven deze webpagina’s echter niet de informatie weer die duidelijk maakt waar de provincie voor is. Op vrij eenvoudige wijze kan dit worden verbeterd.
PSO-012-031812
11
De pagina in de site ‘over de provincie’ begint met de informatie die ook in de eerdergenoemde brochure staat; wat doet de provincie, wat betekent die voor u, waar kunt u terecht met vragen, etc. Vanuit hier moet men vervolgens kunnen doorklikken naar een apart onderdeel van de website dat geheel in het teken staat van Provinciale Staten, dé volksvertegenwoordiging. Dit gedeelte valt volledig onder verantwoordelijkheid van Provinciale Staten en wordt vanuit de Griffie aangestuurd. Op deze ‘website van de Staten’ is de volgende informatie te vinden: 1. Wie zitten er in de Staten? Bereikbaarheid (tel.nr. en e-mail) Op termijn mogelijk een link naar een persoonlijk stukje of zelfs weblog per statenlid 2. Debatnotities (zie hoofdstuk 3) De twee of drie beleidsterreinen uitgelicht Interactiemogelijkheden (mensen laten reageren en/of discussiëren) Links naar sites van fracties over deze onderwerpen 3. Overige startnoties en beleidsthema’s Onderwerpen gerangschikt naar relevantie voor burgers, bedrijven en instellingen 4. Toegang tot informatiesysteem SIS Aangepast zoeksysteem le idt belangstellenden naar de juiste informatie Status van beleidsstukken: wanneer besproken, wanneer besluitvorming, etc. 5. Links naar provinciale sites politieke partijen 6. Signaleringsmogelijkheid: burgers kunnen zich tot PS wenden met concrete vragen en opmerkingen. Naast www.prv-overijssel.nl is er ook de site www.overijssel.nl, die themagericht is opgezet en een link bevat naar de provincie. Wanneer de provinciale site, inclusief het PS gedeelte, goed werkt en voldoende wordt bezocht door burgers en andere externen, zal de koppeling naar deze gemeenschappelijke site ook beter werken. Later kunnen we overwegen ‘overijssel.nl’ actiever te betrekken in het communicatiebeleid, bijvoorbeeld door discussies over een debatnotitie ook op deze site te voeren en de andere deelnemers aan overijssel.nl daarbij te betrekken. We kiezen ervoor, dat pas te doen nadat we de communicatie van PS zelf goed aan de gang hebben.
PSO-012-031812
12
Huis-aan-huis Eén keer per maand werd in het verleden de huis-aan-huis krant Overijssel.nl bezorgd, vanuit hetzelfde platform als de gemeenschappelijke site. Recent is het besluit gevallen om deze activiteit te beëindigen en terug te keren naar het inzetten van provinciale pagina’s in de reguliere huis-aan-huis bladen in Overijssel. De provinc ie gaat dit zelf invullen. PS zullen daarop als afzonderlijke partij zichtbaar moeten zijn. In beginsel zijn dergelijke uitgaven een goed platform voor discussie met de Overijsselse bevolking. Daarom zal actief moeten worden gebruik gemaakt van dit platfor m. We denken met name aan de mogelijkheden voor maatschappelijk discussie over thema’s uit de provinciale debatnotities: op duidelijke en aantrekkelijke wijze de beleidsvoornemens presenteren en daarover ook verschillende debatdeelnemers aan het woord laten. Daarnaast zijn de huis-aan-huis bladen een vrij goed instrument om mensen naar debatbijeenkomsten en openbare vergaderingen te trekken. Een goede doorverwijzing naar www.prv-overijsel.nl en (voor niet Internetters) naar een Statentelefoonnummer is noodzakelijk. Bestaande instrumenten In het verleden is reeds een aantal instrumenten ontwikkeld om de provincie Overijssel als geheel en de Staten beter bekend te maken. Een succesvol instrument dat moet worden gecontinueerd is het Statenspel. Dit blijkt voor de deelnemers telkens een nuttig hulpmiddel om duidelijk te maken waar de Staten voor staan. Ook geeft het een goed beeld van de dilemma’s waarmee de provincie te maken heeft. Ook de tweejaarlijkse Dag van Overijssel heeft de potentie uit te groeien tot een waardevol instrument. De plaats van PS hierbinnen is tot nu toe echter onderbelicht gebleven. Aansluitend op wat hiervoor is aangegeven, zouden PS binnen de Dag een eigen activiteitenprogramma moeten hebben. Het is wellicht een gedachte om deze dag aan te grijpen voor een ‘openbaar debat’ over een actueel onderwerp. Het geeft de Staten de mogelijkheid, de nieuwe stijl van debatteren op een goed zichtbare wijze te demonstreren. Goede voorbereiding is van groot belang. Wil een Dag van Overijssel overigens echt een status krijgen binnen de provincie dan is een jaarlijkse frequentie te verkiezen boven een tweejaarlijkse.
PSO-012-031812
13
6. Organisatie van de communicatie In plaats van het inrichten van een aparte communicatie -unit bij de Statengriffie, kiezen we ervoor een dienstverleningsovereenkomst te sluiten met de afdeling Communicatie (BAC) en hen te vragen aparte accountverantwoordelijken aan te wijzen voor PS. We schatten het tijdsbeslag voor deze accountverantwoordelijkheid hoger dan de 0,5 fte die er nu voor is begroot. Met deze 0,5 fte kunnen wellicht wel alle ‘strategische’ communicatietaken worden vervuld, maar komt de uitvoering in de knel. Met die uitvoering, waaronder de concrete organisatie van bijeenkomsten en ontvangsten, zal zeker ook nog eens 0,5 fte gemoeid zijn. Taken De communicatie voor de Staten vraagt enerzijds een strategisch ‘zwaargewicht’, anderzijds een professionele uitvoerder. Of deze twee taken in één persoon verenigbaar zijn, is de vraag. Gezien de activiteiten die zijn geschetst in dit communicatieplan, kunnen we meer concreet de volgende taken onderscheiden: Strategisch: management van communicatie rondom de Staten • Helpen bij de vertaalslag en bewaken van de kwaliteit van debatnotities en andere beleidsstukken zodat deze toegankelijk worden voor een breder publiek. • Communicatieplan opstellen behorend bij elke debatnotitie. • Adviseren van Statengriffier, Statenvoorzitter en Statenfracties over de effectieve inzet van communicatie. • Bijwonen van vergaderingen van Presidium, Staten en Commissies t.b.v. de adviestaak. • Afstemmen van PS - communicatie met die van afzonderlijke fracties en partijen. • Status van projecten bewaken en zorgdragen voor up-to-date informatie op de website. Operationeel: organiseren van de productie van middelen • Regisseren van de ontwikkeling van brochures, het invullen van de website (zoekstructuur, interactiemogelijkheid, etc.), de huis-aan-huis bladen, advertenties krant, et cetera. • Helpen ontwikkelen en uitvoeren van communicatiemiddelen voor publieksbijeenkomsten over debatnotities, in nauw overleg met de verantwoordelijke ambtelijke afdeling en de afdeling Communicatie. • Afstemmen van de communicatie van PS op die van de provincie als geheel. • Actief zoeken van aanknopingspunten om in de provinciale communicatie ook PS helder over het voetlicht te brengen. • Zorgen dat in alle belangrijke publicaties van de provincie Overijssel PS op de juiste wijze worden opgenomen.
PSO-012-031812
14
Operationeel: mediacontacten De communicatieverantwoordelijke zal het eerste aanspreekpunt zijn voor zaken die PS als geheel betreffen. Goede afstemming met de persvertegenwoordiging van GS en met de afzonderlijke fracties is essentieel. Daarnaast zullen in de loop der tijd deze contacten gaan toenemen, als gevolg van (a) een boeiender debat in de Staten dat tot meer mediabelangstelling leidt en (b) het opzetten van publieke debatten en publieksbijeenkomsten die ook voor aandacht van die kant zullen zorgen. Dit betekent dat deze mediataak in het begin bescheiden zal zijn, maar in de komende jaren in belang en omvang zal groeien.
PSO-012-031812
15
Budgetindicatie Het budget dat nodig zal zijn voor de communicatie rond PS zal beperkt kunnen blijven. Belangrijkste kostenpost is de 2 maal 0,5 fte communicatiefunctionaris, waarvan dus 0,5 fte reeds is gebudgetteerd. Daarnaast is een beperkt budget noodzakelijk voor de eigen communicatie – activiteiten van PS: •
•
•
Het organiseren van hoorzittingen en bijeenkomsten over debatnotities. Omdat deze meer dan tot nu toe buiten het Provinciehuis zullen plaatsvinden zijn hier op bescheiden schaal extra kosten mee gemoeid (5 – 10.000 Euro per debat moet voldoende zijn). Wellicht zal in enkele gevallen actieve promotie van debatten en bijeenkomsten nodig zijn. Vooralsnog willen we dit vooral realiseren door het actiever gebruik van bestaande kanalen, zoals Overijssel.nl, de huis-aan-huis bladen en redactionele publiciteit in Overijsselse media. Adverteren willen we slechts als laatste ‘redmiddel’ inzetten. Daarnaast zal budget beschikbaar moeten zijn om debatnotities helder en aantrekkelijk te presenteren (samenvattingen, in voorkomende gevallen een kleine expositie of audiovisuele presentatie). Dit budget dient als een normaal onderdeel te worden meegenomen in de kosten die rond elke debatnotitie door GS worden vrijgemaakt. Hier kiezen we dus niet voor een apart PS – budget, maar voor het onderbrengen van de kosten waar ze thuishoren: als element van de normale ontwikkelingskosten van beleid. Bij de publicatie van een startnotitie dienen GS aan te geven, welke concrete communicatie activiteiten men voornemens is. PS dienen hieraan hun goedkeuring te geven. Het opzetten van onderhouden van het PS gedeelte binnen de provinciale website. De verwachting is, dat dit op bescheiden schaal extra kosten met zich zal meebrengen, bijvoorbeeld voor het beter toegankelijk maken van PS informatie. Door maximaal samen te werken met de makers van de rest van de provinciale site kunnen de kosten beperkt blijven. Hiervoor dient wel een aparte begroting te worden opgesteld.
Grotendeels zal de communicatie over PS onderdeel worden van de bestaande communicatiekanalen van de provincie. We gaan ervan uit, dat daar veelal geen aanvullend budget voor noodzakelijk zal zijn. Samengevat ramen we de externe kosten op jaarbasis op in totaal € 100.000. onder te verdelen naar: • € 50.000 voor communicatie rond debatten (bijeenkomsten, extra materiaal), • € 25.000 voor nieuw drukwerk en aanpassing/onderhoud website • € 25.000 voor diversen, zoals de ondersteuning bij het Statenspel. Koten van eventuele Postbus 51 achtige spots op RTV Oost zijn hierin niet begrepen. Die kosten zijn aanzienlijk en belopen al snel een bedrag dat hoger ligt dan het totale jaarbudget dat hier is weergegeven.
PSO-012-031812
16
7. Activiteiten Op grond van het bovenstaande komen we voor het eerstkomende jaar tot de volgende activiteiten die moeten worden ondernomen om de communicatie van Provinciale Staten van Overijssel naar het gewenste niveau te brengen: 1. Opzetten van een programma van centrale beleidsissues. PS moeten in goed overleg met GS vastleggen over welke thema’s men de komende periode een Overijssels debat wenst te voeren. Vervolgens moet een schema worden opgesteld voor het komende jaar met daarin: de datum van verschijnen van een debatnotitie, de periode waarin het debat zal plaatsvinden en de datum van besluitvorming in PS. 2. Ontwikkelen van communicatieplannen per debatnotitie. Deze worden opgezet onder verantwoordelijkheid van de Griffier door de strategische communicatiefunctionaris en ter goedkeuring van PS voorgelegd. De Griffier zorgt voor goede afstemming met GS en het ambtelijke apparaat. 3. Bestaande communicatiemiddelen van de provincie per stuk doorlichten en aanpassen op informatie over PS, conform het hier beschreven uitgangspunt. Vooral de provinciale website verdient daarbij grote aandacht. 4. Een nieuwe brochure ontwikkelen over de provincie Overijssel met expliciete aandacht voor PS. 5. Op iets langere termijn herijken en opfrissen van de relatie met de Overijsselse media. Hier is eerst de communicatiefunctionaris aan zet om nieuwe relaties op te bouwen. Later kan dit meer inhoud krijgen, als het Statendebat zich in meer belangstelling zal mogen verheugen en het publieke debat van de grond begint te komen.
PSO-012-031812
17
Inventarisatie van inzichten en opvattingen
Inzet van communicatie voor Provinciale Staten 1. Inleiding De invoering van het duaal bestel heeft aanzienlijke consequenties voor de werkwijze van Provinciale Staten (PS) van Overijssel. Sinds de verkiezingen van dit voorjaar, die het einde betekenden voor het monisme, is het vooral de taak van PS om de kaders te stellen waarbinnen GS dient te opereren en GS te controleren op de uitvoering. Meer dan in het verleden moet PS optreden als de Overijsselse volksvertegenwoordiging, met een lossere band met GS. Dit vraagt veel van de nieuwe Staten. Zo wordt al flink geïnvesteerd in meer kennis en vaardigheden van Statenleden, om hen in staat te stellen hun taak goed te vervullen. Daarbij gaat het om onderwerpen als het scherper invullen van de controletaak of het duidelijker afbakenen van het werkterrein, maar ook om concrete zaken als vergader- of debattechnieken. In deze omslag is tot nu toe nog niet veel aandacht besteed aan de communicatie van PS. Communicatieactiviteiten voor de provincie Overijssel werden tot op heden geregisseerd vanuit het College van GS, dat daarbij wordt ondersteund door een professionele communicatiestaf op het Provinciehuis (BAC). Echter, nu PS in een meer onafhankelijke, zelfstandige positie is komen te verkeren, moeten we ons ook afvragen wat er op communicatiegebied dient te gebeuren: 1. intern, binnen Provinciale Staten, 2. tussen PS en GS en het ambtelijke apparaat, 3. extern, met de Overijsselse samenleving en (eventueel) daarbuiten. Het Presidium van PS heeft daarom het initiatief genomen tot het opzetten van een communicatieplan. Omdat nog betrekkelijk weinig ervaring is opgedaan met communicatie in een duaal bestel en om een goed inzicht te verkrijgen in de opvattingen die binnen de Staten op dit terrein leven, is besloten eerst een verkennend onderzoek te houden. Deze notitie vormt de weerslag van dat onderzoek. We hebben gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van alle fracties in de Staten. In alle gevallen ging het daarbij om de fractievoorzitter. Daarnaast is gesproken met de Commissaris der Koningin, voorzitter van PS, en met de Statengriffier. Ook heeft afstemming plaatsgehad met het Hoofd a.i. van de communicatie -eenheid van de provincie.
PSO-008-030110
1
Het onderzoek had tot doel, inzicht te verwerven in de opvattingen die leven binnen PS over de inzet van communicatie. Daarbij ging het zowel om de vraag, óf PS hier wel een taak heeft, als over de vraag hóe communicatie vanuit PS er op hoofdlijnen uit zou moeten zien. We hebben bewust de vrijheid genomen om de thematiek van de communicatie niet van tevoren in te perken. Zo was uit de voorbesprekingen helder geworden dat er verschillen van opvatting bestaan binnen de Staten over de wenselijkheid om tot eigen communicatieactiviteiten van PS te komen. Ligt hier niet eerder een verantwoordelijkheid voor de individuele fracties? Ook waren er signalen die erop duiden dat binnen PS twijfel bestaat over ‘nog meer communicatie’ in het licht van de vele inspanningen die al vanuit het College en het ambtelijke apparaat worden ondernomen. Kortom, alle reden om in de gesprekken voldoende ruimte te laten voor deelnemers om hun opvattingen kwijt te kunnen. Gekozen is daarom voor de methodiek van het vrije interview, zodat gesprekspartners deze ruimte inderdaad behielden. De interviewers hielden daarbij wel in de gaten dat alle relevante facetten ook echt aan de orde kwamen. Daarvoor werd een toegespitste checklist gehanteerd. Dit maakte het tevens mogelijk gestructureerd over de bevindingen te rapporteren. Het is de bedoeling dat dit onderzoeksverslag eerst wordt besproken in het Presidium. Aansluitend daarop zal een eerste communicatieplan worden vervaardigd. Weergave van de bevindingen; opzet We gaan in de volgende hoofdstukken achtereenvolgens in op de verschillende aspecten die bij de communicatie van Provinciale Staten een rol spelen. We werken daarbij ‘van buiten naar binnen’, d.w.z. dat we eerst aandacht besteden aan de communicatie van Provinciale Staten met de buitenwereld. Daarbij gaat het zowel om hetgeen PS zelf naar buiten zou willen uitdragen als om wat PS vanuit de buitenwereld zou willen horen. We beschouwen communicatie dus in zijn waarachtige betekenis van zenden én ontvangen. Vervolgens zullen we ons richten op de communicatielijnen tussen PS en GS/ambtelijk apparaat. Hier stelt de duale praktijk vermoedelijk nieuwe eisen. Aansluitend gaan we kort in op de communicatie binnen PS zelf. Die was weliswaar in formele zin geen onderdeel van de onderzoeksopdracht, maar in de gesprekken kwamen daarover spontaan diverse opmerkingen naar voren die de moeite van het rapporteren waard zijn. We sluiten af met de opvattingen van de geïnterviewden over de wijze waarop eventuele communicatiecapaciteit voor PS moet worden georganiseerd.
PSO-008-030110
2
2. De communicatie van PS met ‘de buitenwereld’ In dit hoofdstuk rapporteren we onze bevindingen op het gebied van de bestaande en gewenste communicatie van PS met haar omgeving. Daarbij maken we onderscheid in de directe omgeving enerzijds, t.w. de Overijsselse samenleving, burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en lokale besturen, en de verder liggende omgeving anderzijds, m.n. Rijk en Europa. 2.1 De Overijsselse samenleving Alle personen waarmee wij hebben gesproken, geven aan dat de communicatie van Provinciale Staten met de Overijsselse samenleving beter kan en beter moet. Dan gaat het zowel om het beter zichtbaar maken van wat PS doet en wil voor de provincie (communicatie van binnen naar buiten), als om beter te weten wat er in Overijssel speelt, als input voor het debat in PS (communicatie van buiten naar binnen). Wel verschillen de gesprekspartners over de daarbij te kiezen maatvoering. Sommigen pleiten voor een zeer sterke uitbreiding op dit punt, anderen kiezen een wat gematigder lijn. We rapporteren hie r de verschillende aspecten die daarbij aan de orde kwamen. 2.1.1. Algemene visie op de relatie tussen PS en de Overijsselse samenleving Velen hebben erop gewezen dat de provincie als ‘middenbestuur’ altijd zal blijven lijden aan een zekere mate van onzic htbaarheid, zeker voor individuele burgers. Men ziet het accent eerder liggen op communicatielijnen naar maatschappelijke organisaties en gemeenten. Als we echter dieper ingingen op de vraag wat de provincie concreet betekent voor de Overijsselse samenle ving, werd keer op keer duidelijk dat de relatie, ook naar individuele burgers en bedrijven veel minder indirect is. Wel verschilt de intensiteit van de relatie per onderwerp. Heel direct is deze bijvoorbeeld op terreinen als verkeer en vervoer (o.m. provinciale wegen, streekvervoer) of jeugdzorg. Soms treedt de provincie op als (mede) subsidiegever en ook dan is de relatie met einddoelgroepen van beleid betrekkelijk direct. En dat geldt ook nog vaak als de provincie medebewind voert op basis van rijksregels. Daarnaast is er echter ook een breed scala aan terreinen waar de provincie veel meer naast anderen opereert of zich primair richt op het stimuleren van derden (gemeenten, Kamers van Koophandel, maatschappelijke organisaties etc.). Bij deze laatste categorie is de relatie naar einddoelgroepen inderdaad veel minder direct. Maar ook daar krijgt de provincie geregeld toch met die einddoelgroepen van doen, bijvoorbeeld als het gaat om de doorwerking van streekplannen in bestemmingsplannen. Betekent dit ook dat PS, als het belangrijkste bestuurlijke orgaan van de provincie, meer moet investeren in de communicatie met deze einddoelgroepen en het veld daartussen? Daar gaan we in de volgende paragrafen op in.
PSO-008-030110
3
2.1.2. Communicatie met de burgers van Overijssel Op dit moment wordt er vanuit PS slechts mondjesmaat gecommuniceerd met de burgers van Overijssel. Rond de Statenverkiezingen is er daarin wel het nodige geïnvesteerd. De meningen lopen uiteen over zin en onzin van die investering. De meeste gesprekspartners vinden het in elk geval onverstandig om een dergelijke inspanning eenmalig te doen, direct voor de verkiezingen, en er dan weer mee op te houden. Als we daadwerkelijk willen bereiken dat de Overijsselse burger zich meer bewust is van wat PS doet en wat dat voor hen betekent, moet je juist kiezen voor meer continuïteit in de communicatie. Vrijwel iedereen is het erover eens, dat moet worden gewaarborgd dat PS bereikbaar is voor de Overijsselse burger. Openheid en transparantie worden geregeld genoemd als kernbegrippen. Enkelen zijn van mening, dat het vooral aan de fracties is om het gesprek met de burgers aan te gaan, maar de grote meerderheid van gesprekspartners is toch van mening dat hier ook een taak ligt voor PS als geheel. Men denkt daarbij op de eerste plaats aan het beter zichtbaar maken van waar PS mee bezig is. Het feit, dat Statenstukken via het web beschikbaar zijn, is op zich wel een aardige dienstverlening, maar nauwelijks relevant voor de gewone burger. Men vermoedt dat dit kanaal vooral wordt gebruikt door mensen die beroepshalve iets met de provinciale beleidsvorming te maken hebben (maatschappelijke organisaties, lokale besturen, pers). Je moet als gewone burger behoorlijk wat in je mars hebben (en ook veel energie) om een getrouw beeld te krijgen van de provinciale besluitvorming. Op de tweede plaats gaat het onze gesprekspartners om het versterken van de mogelijkheden voor burgers om inbreng te hebben in de menings- en besluitvorming van PS. De indruk bestaat dat er vanuit GS wel flink wordt geïnvesteerd in communicatie over vastgesteld beleid, maar dat de fase tot aan de besluitvorming er relatief bekaaid van af komt. Diverse gesprekspartners geven aan, dat zij veel meer dan nu aandacht zouden willen geven aan de verschillende (politieke) standpunten in het provinciale debat. Dus niet pas gaan communiceren als het debat achter de rug is, maar mensen in Overijssel juist proberen te interesseren in het debat zelf. Juist nu veel meer wordt geïnvesteerd in het versterken van PS op het punt van kaders stellen, controleren en debatteren, is het logisch dat ook in de externe communicatie mee te nemen. Daar komt bij dat het mes dan ook aan twee kanten snijdt: meer externe aandacht voor het provinciale debat, zal weer stimulerend werken op dat debat zelf.
PSO-008-030110
4
Vanuit de interviews komen veel suggesties om de interactie met de Overijsselse burger te versterken. De meest gehoorde zijn: • Meer als Staten (commissies) de provincie in gaan. Werkbezoeken in PSverband. Door de Griffie te organiseren. Vooral goed opletten, dat Statenleden ook echte informatie uit de regio krijgen. Dus niet alleen de standaard powerpoint presentatie van de regionale beslissers, maar bijvoorbeeld ook spreken met burgers en/of ondernemers; • Statenvergaderingen buiten het Provinciehuis houden. Geldt m.n. voor commissievergaderingen: bespreek hot issues daar waar de kwestie echt speelt; • Eigen hoorzittingen; te organiseren door de Staten zelf (Griffie), zoals ook de Tweede Kamer dat doet. Wel selectief mee omspringen en opletten dat je het alleen doet als er ook echt iets te bespreken en te beslissen valt; • Spreekrecht voor de individuele burger interessanter maken (nu voornamelijk gebruikt door de beroepskrachten van organisaties); • Eigen ruimte voor PS op de provincie -website, met mogelijkheid tot leveren van inbreng. Positief waren velen over het Statenspel, als instrument om burgers kennis te laten maken met wat de Staten doen en voor welke dilemma’s ze staan. Statenleden nemen in het algemeen ook graag deel aan dat spel. Verbreding naar meer doelgroepen zou volgens sommigen nuttig zijn, maar men wijst direct op de beperkingen voor Statenleden, die als part time politici slechts beperkt hiervoor beschikbaar zijn. Over de inzet van eigen media naar de Overijsselse samenleving toe (m.n. Overijssel.nl) bestaan bij de deelnemers weinig concrete beelden. Sommigen twijfelen aan de toegevoegde waarde “tussen het andere ongewenste drukwerk”. De gemeenschappelijke portal met andere Overijsselse partijen wordt enkele malen genoemd als voorbeeld van efficiënt samenwerken. Over de werking ervan hebben gesprekspartners geen informatie. 2.1.3 Communicatie met de media De meeste gesprekspartners zijn niet erg te spreken over de belangstelling van de Overijsselse media voor PS. Vergaderingen worden relatief slecht bezocht door journalisten. Met enkele uitzonderingen daargelaten, is er weinig aandacht voor PS in pers, radio en TV. Deels wordt hierbij de hand in eigen boezem gestoken: “Als wij geen interessante debatten en discussies voeren, komt er ook niemand op af.” Maar naar de indruk van de meeste gesprekspartners wordt er ook geen samenhangende inspanning geleverd om de media beter bij het Statendebat en de provinciale besluitvorming te betrekken. Hier valt nog wel winst te boeken, hoewel de meningen uiteenlopen over de vraag hoe je dat dat moet doen.
PSO-008-030110
5
Sommigen pleiten voor de gedachte om een beter platform te creëren waar provinciale politici en pers elkaar kunnen treffen (bijvoorbeeld de Nieuwspoort formule). Anderen zien hier echter weinig in en wijzen ook op de nadelen (kliekvorming tussen politiek en pers). Ook zijn er gesprekspartners die vinden dat het primaat voor de mediacontacten bij de fracties ligt. Een meerderheid van de geïnterviewden beschouwt het als een gemis, dat persberichten vanuit de provincie zich beperken tot provinciale besluiten en vastgesteld beleid. Men zou er een voorstander van zijn als er ook ruimte was in de externe communicatie voor de afzonderlijke inbreng van verschillende fracties. Ook pleiten enkele n voor het intensiveren van de berichtgeving aan de media en het niet alleen te laten bij af en toe een persbericht. Bij geregeld contact met vertegenwoordigers van de schrijvende en audiovisuele pers kan ook meer aandacht worden gegeven aan de achtergronden van het beleid, niet alleen aan de actualiteit. Zo ontstaat meer kennis en begrip aan die zijde en kunnen de media maatregelen beter in hun context plaatsen. Gesprekspartners realiseren zich dat hierbij professionele ondersteuning gewenst is (“Aandacht moet je organiseren.”). Dat zou dus hetzij bij de Griffie moeten worden ingericht, dan wel via een dienstverleningsovereenkomst bij BAC moeten worden ondergebracht. Enkele sprekers wijzen op de weinig inspirerende wijze waarop binnen en over PS wordt gesproken: dat trekt bijzonder weinig belangstelling, ook van de media. “We zouden moeten leren om zaken eenvoudiger en duidelijker over het voetlicht te brengen. Meer metaforen en voorbeelden gebruiken. Een onderwerp echt naar de mensen toe halen.” Een bijzonder punt van aandacht vormt RTV Oost. Verscheidene deelnemers aan het onderzoek gaven aan dat zij voorstander zijn van structurele uitzending van Statendebatten via RTV Oost. Men verwijst naar de financiering vanuit de provincie, die een dergelijke stap rechtvaardigt. Goede ervaringen met uitzendingen van raadsdebatten op lokaal niveau sterken hen in die mening. Wel is men zich ervan bewust dat zoiets alleen kan werken als het Statendebat ook voldoende interessant is. Anders zullen belangstellenden snel afhaken. Enkele andere gesprekspartners staan overigens op een geheel ander standpunt. Zij vinden dat de financiering van RTV Oost geheel gescheiden moet blijven van de opzet en inhoud van de programmering. Als de provincie meer ‘in beeld’ wil zijn bij RTV Oost, moet ze zelf zorgen voldoende interessant te worden. 2.1.4 Communicatie met lokale besturen Vrijwel alle gesprekspartners leggen het primaat voor de communicatie vanuit de provincie met lokale besturen bij GS. Daarnaast vindt er natuurlijk veel uitwisseling van ideeën en opvattingen plaats langs de fractielijnen.
PSO-008-030110
6
Lokale politici, zowel raadsleden als wethouders, weten in voorkomende gevallen ‘hun’ Statenleden wel te vinden. Soms kan dit wel tot dilemma’s leiden, omdat lokale belangen niet altijd één-op-één kunnen worden doorvertaald naar het provinciale niveau (“Je moet je goed realiseren dat je hier zit voor het provinciale belang, niet als vooruitgeschoven post voor je gemeente.”). Diverse fracties/partijen hebben de communicatie tussen het lokale en het provinciale niveau zelf georganiseerd in regulier overleg. Daarover is men in het algemeen tevreden. Naar de mening van de gesprekspartners zal de introductie van het duaal bestel vooralsnog niet hoeven te leiden tot een verandering in de relatie met gemeenten. Wel geven enkelen aan, dat dat door de gemeenten zelf wel eens anders kan worden beoordeeld; zij zouden nu GS en PS vaker afzonderlijk kunnen benaderen dan in het monisme. 2.1.5 Communicatie met maatschappelijke organisaties Hoewel veel gesprekspartners eerder aangaven, dat de provincie zich vaak meer richt op maatschappelijke organisaties dan op de individuele burger of ondernemen, is er van een gestructureerde communicatie van PS met die organisaties geen sprake. Wel zijn het de vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties die, naast regionale vertegenwoordigers, het meest intensief de vergaderingen van commissies of Staten bezoeken. Zij weten de Staten dus relatief goed te vinden. In de communicatie met deze groep domineren de lijnen via fracties of via individuele Statenleden. De bestaande netwerken, vaak politiek/ maatschappelijk gekleurd, zijn hier in hoge mate bepalend voor de mate van interactie. Diverse gesprekspartners zijn van mening dat de communicatie met diverse maatschappelijke groeperingen - zeker ook buiten het vaste netwerk van de traditionele beïnvloeders intensiever zou moeten. Men twijfelt echter of dit een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid voor PS is. De meeste vinden toch dat dit vooral door Statenle den en fracties zelf moet worden gedaan. 2.2. De wereld buiten Overijssel De communicatielijnen richting Den Haag en Brussel lopen voor de provincie vooral via GS. Die sturen ook de lobby aan, zoals in de richting van de provinciale lobbyist in Den Haag. Wel wordt geregeld gerapporteerd aan PS over de bevindingen van die inspanningen. Daarnaast hebben diverse partijen zelf goede contacten, met name in Den Haag. Veel Statenleden zijn ook op een of andere wijze actief binnen de landelijke partij en gebruiken die lijnen voor het halen van informatie en het beïnvloeden van besluitvormingsprocessen.
PSO-008-030110
7
De geïnterviewden zien dit niet veranderen als gevolg van de dualisering. Men denkt toch vooral dat de provinciale bestuurders hier actief moeten zijn en ziet het als een onderdeel van de beleidsuitvoering. PS stelt hier hooguit kaders voor (is nu nog niet het geval) en controleert wat er van terecht komt. Wel kunnen sommigen zich voorstellen, dat GS in specifieke gevallen PS betrekt, bijvoorbeeld als er in Den Haag of Brussel iets cruciaals voor Overijssel gebeurt. Dan zou de gemeenschappelijke kracht en de gezamenlijke netwerken tot een groter effect kunnen leiden. Maar dit ziet men als uitzondering. Doorgaans hebben de ontwikkelingen op landelijk of Europees niveau, in de beleving van de deelnemers, betrekkelijk weinig raakvlakken met de dagelijkse praktijk van PS.
PSO-008-030110
8
3. De communicatie van PS met GS en het ambtelijke apparaat Het verkeer tussen PS en GS is in het duaal bestel op een aantal punten anders dan daarvoor. PS is de kaderstellende en controlerende partij, GS stuurt de uitvoering aan en legt verantwoording af. In het monisme vormden GS en PS meer een eenheid en was er sprake van een algemeen vs. dagelijks bestuur verhouding. Overigens is het opmerkelijk, dat verscheidene gesprekpartners aangeven eigenlijk niet zoveel verschil te zien met de situatie in het monisme. Ook toen was in hun beleving GS de partij die richting gaf aan het dagelijkse werk van de provincie en daarover verantwoording aflegde aan PS. Sommige sprekers denken dat het geringe verschil met de periode ervoor gelegen is in het feit dat toen én nu een krachtig collegeakkoord van enkele partijen de politieke en bestuurlijke verhoudingen fixeert. Hoewel in het duaal bestel de verhouding tussen PS en GS losser zou moeten worden, komt daar in de Overijsselse praktijk betrekkelijk weinig van terecht. Tegelijkertijd ziet men voorbeelden bij andere provincies (bijv.Gelderland) waar dit radicaal anders uitpakt. De formele communicatielijnen tussen GS en PS liggen vast. Er zijn de vergaderingen van Staten en commissies. Daarbij is het de bedoeling dat het politieke debat zich vooral afspeelt in de Staten en dat commissies worden gebruikt voor nadere toelichting of verdieping. Daarnaast beschikt PS over diverse aanvullende instrumenten om haar controlerende rol nader in te vullen, zoals het recht op onderzoek, het stellen van vragen, interpelleren en bijvoorbeeld de rekenkamerfunctie. Over de wijze waarop PS haar vernieuwde rol nu invult gaat hoofdstuk 4 verder in. Voor het stukkenverkeer is afgesproken dat GS en het ambtelijke apparaat zich zullen inspannen om PS te voorzien van compacte (‘vier A4-tjes’) en duidelijke stukken waarop discussie en besluitvorming kunnen plaatsvinden. Daarnaast is er de afspraak dat stukken twee weekenden voor een bespreking beschikbaar moeten zijn. De gesprekspartners verschillen in hun oordeel over de mate waarin GS hierin slaagt. Iedereen ziet wel dat men zijn best doet om stukken leesbaar en begrijpelijk te maken, maar het komt toch zelden voor dat je echt een compact stuk krijgt waarop je je, zonder aanvullende informatie in bijlagen of aanpalende stukken, als Statenlid een oordeel kunt vormen. Ook de tijdige verstrekking van stukken laat nog wel eens te wensen over. Men hoopt dan ook dat GS en de ambtenaren zich nog meer dan nu zullen inzetten, om stukken verder te verbeteren op dit punt. In juni heeft het Presidium zich uitgesproken over de actieve informatieplicht van GS aan de Staten. Was er in het monisme sprake van een (passief) informatierecht, nu is er een actieve informatieplicht. Dat komt erop neer dat GS uit zichzelf aan PS alle informatie moet verstrekken die zij nodig heeft om haar werk goed te verrichten. Het Presidium heeft van GS een nota op dit punt gevraagd.
PSO-008-030110
9
Gesprekspartners geven in meerderheid aan dat zij op dit punt van informatieverstrekking betrekkelijk tevreden zijn. Men heeft niet de indruk, dat informatie wordt achtergehouden. En op aanvullende vragen wordt in het algemeen vrij adequaat gereageerd. Punt van veel aandacht vormt eerder de selectiviteit in de informatieverstrekking. Nu PS in een kaderstellende en controlerende rol zit, is het van groot belang dat men zich kan beperken tot hoofdlijnen van beleid. Hier moeten GS en de ambtenaren dus bij het maken van stukken voor de Staten rekening mee houden. Volgens diverse gesprekspartners is hier de juiste maatvoering nog niet gevonden. Velen hebben de indruk dat het vooral ambtenaren zwaar valt zich tot hoofdzaken te beperken. Te vaak wordt nog op detailniveau uitgeweid over een onderwerp. Dit werkt dan weer in de hand dat PS zich toch weer met deze details gaat bezighouden en zo werkt de spiraal precies de verkeerde kant op. De oplossing voor deze problematiek ligt volgens deelnemers aan beide kanten: • PS moet strenger en selectiever zijn ten opzichte van de informatie/stukken die ze krijgt. Als informatie niet passend is, te detaillistisch of juist te globaal, moet ze GS daar op aanspreken. In het uiterste geval moet ze zelfs bereid zijn, voorstellen niet te behandelen als de stukken niet voldoen aan de basiscriteria. Uit dien hoofde is het volgens diverse sprekers dan ook belangrijk dat niet alleen GS zich op dit punt uitspreekt in een nota (zie boven), maar dat ook PS duidelijker haar eigen criteria formuleert; • GS en het ambtelijke apparaat moeten ook zelf kritischer zijn op de omvang, de reikwijdte en de structuur van de informatievoorziening aan PS. De genoemde nota is een goede plek voor GS om dit meer handen en voeten te geven (een deelnemer suggereerde, ambtenaren apart te belonen voor het maken van goede, compacte en toegankelijke stukken). De directe toegang van PS tot het ambtelijke apparaat is volgens de deelnemers vrij goed geregeld. Men is zich ervan bewust dat de introductie van het dualisme hier iets heeft veranderd. De afstand tot het apparaat is groter dan daarvoor. Maar er zijn vrij goede werkafspraken gemaakt over de mogelijkheden voor Statenleden om zich voor informatie te wenden tot het apparaat. Daarbij is de drempel voor ‘technische’, toelichtende vragen laag. Alleen bij vragen met een meer politieke lading zou PS zich via de Griffie tot het apparaat moeten wenden. Griffier en Secretaris spelen in dit samenspel een sleutelrol. Zij moeten erop toezien, dat dit proces zo soepel mogelijk verloopt. Dit betekent niet dat zij er ook altijd zelf tussen moeten zitten. Zeker de meer technische vragen moeten zonder tussenkomst van deze twee functionarissen bij de betreffende ambtenaar kunnen worden neergelegd. Wel blijkt het nu gebruikelijk, melding te maken bij de gedeputeerde, als een ambtenaar door een PS-lid is benaderd.
PSO-008-030110
10
Verscheidene gesprekspartners zijn er niet zeker van dat de informatie -voorziening ook in de toekomst soepel zal blijven verlopen. Zij vrezen een bureaucratisering van dit proces. Van beide zijden zal met dit hele onderwerp de komende jaren nog veel ervaring moeten worden opgedaan.
PSO-008-030110
11
4. De communicatie binnen Provinciale Staten Hoewel formeel geen onderdeel van onze opdracht, is over dit onderwerp toch het een en ander naar voren gebracht dat relevant is voor een eventueel op te stellen communicatieplan. Voor een deel ligt het in het verlengde van opmerkingen over het samenspel tussen PS en GS, maar deels staat het ook op zich. Daarom nemen we toch de vrijheid, de belangrijkste elementen hiervan in deze rapportage op te nemen. Er wordt veel geïnvesteerd in het voorbereiden van PS op haar nieuwe rol. Vaardigheden worden versterkt. Via ‘spiegelen’ verkrijgt PS feedback op haar functioneren. Waar nodig worden protocollen of procedures vervaardigd. Zo ontstaat een leerproces, dat uiteindelijk moet leiden tot Staten die hun nieuwe rol met verve kunnen spelen. Uitspraken die daarbij geregeld in de gesprekken terugkwamen waren onder meer: “Het debat moet terug in de Staten” “De inhoud moet relevanter, spannender, flitsender” “Er mag meer ruimte ontstaan tussen GS en PS” Over de hele linie geven gesprekspartners aan, dat het nog wel de nodige tijd zal kosten voordat PS die situatie heeft bereikt. Bij sommigen is er zelfs twijfel, of dat einddoel ooit wel bereikt zal worden. Deels kan dat worden verklaard uit ‘bescheidenheid’ over de eigen ontwikkelingsmogelijkheden, maar er is meer. Verscheidene gesprekspartners zien een fundamenteler probleem, dat eerder al kort ter sprake kwam: weliswaar hebben we nu een duaal bestel, maar in de praktijk zit de zaak eigenlijk politieke net zo dichtgetimmerd als voor de verkiezingen. Het collegeakkoord is dominant. Dit akkoord is op een aantal punten ook erg duidelijk en laat dan weinig ruimte voor verdere ideeënontwikkeling. Collegepartijen verbinden zich sterk aan het akkoord, wat de ruimte voor het echte debat natuurlijk beperkt. Het is overigens opmerkelijk dat dit geluid niet alleen van oppositiepartijen komt. Een tweede punt heeft te maken met het stadium waarin PS over onderwerpen spreekt. Diverse gesprekspartners hebben aangegeven, dat ze veel meer dan nu zouden willen discussiëren op basis van startnotities die op hoofdlijnen een beleidsrichting aangeven. Dus niet met dichtgetimmerde, uitgewerkte stukken die al op de details zijn ingegaan. Als je dat goed inricht kan het debat ook steviger zijn en is er ook echte speelruimte om de beleidsrichting eventueel bij te stellen. Op zo’n manier kan PS ook meer inhoud geven aan het kaderstellende gedeelte van haar rol, die volgens sommigen nu eigenlijk niet uit de verf komt. Bijkomend voordeel hiervan is dat gemakkelijker interessante debatten kunnen ontstaan die weer de aandacht kunnen trekken van de Overijsselse samenleving en van de media.
PSO-008-030110
12
5. Organisatie van de communicatie Als PS meer systematisch aan haar communicatie wil gaan werken, rijst onmiddellijk de vraag, wie dat dan moet gaan doen. De meeste gesprekspartners zijn van mening dat de Griffie hier de meest aangewezen plek is. Daar kan PS het best worden gefaciliteerd en het sluit ook goed aan op de kerntaak van de Griffie. Of dat moet betekenen dat de Griffie op dit punt versterking nodig heeft, wordt niet door iedereen onderschreven. Sommige gesprekspartners pleiten sterk voor een eigen, professionele communicatiecapaciteit bij de Griffie. Anderen zien meer heil in een dienstverleningsovereenkomst met de afdeling BAC. Enkelen zijn zelfs van mening, dat binnen die afdeling wel efficiencywinst te boeken is, die dan te goed zou kunnen komen aan de ondersteuning van PS. Zo kan een en ander budgettair neutraal worden opgelost. Alle deelnemers waarschuwen voor een omvangrijk nieuw apparaat. Soberheid en maatvoering dienen hier gewaarborgd te blijven.
PSO-008-030110
13
Korte samenvatting PS van Overijssel moet in de nieuwe duale situatie meer aandacht schenken aan haar (interne en externe) communicatie. Vooral de communicatie met de Overijsselse samenleving (burgers, bedrijven, organisaties) verdient meer aandacht. Daarbij gaat het niet op de eerste plaats om het bestoken van de buitenwereld met allerlei informatie over PS. Veel belangrijker is dat: • de Overijsselse samenleving PS weet te vinden en mogelijkheden heeft om haar geluid bij de Staten te laten horen, • de Staten voldoende open en transparant zijn, zodat de Overijsselse samenleving weet waar PS (voor) staan. In dit rapport geven de geïnterviewden diverse ideeën om bovengenoemde nader inhoud te geven. De aandacht van de Overijsselse media voor PS en de debatten daar laat te wensen over. De meningen lopen uiteen over de manieren om hier verbetering in te brengen. Maar de meesten zien wel duidelijke kansen. De activiteiten van PS op het gebied van externe communicatie mogen niet in de plaats komen van de eigen communicatie door fracties. Wel zie t men over het algemeen dat consistente communicatie door PS zelf, het leven ook voor de fracties kan vergemakkelijken. De communicatie met de wereld buiten Overijssel (Den Haag, Brussel) is primair de verantwoordelijkheid van GS en van afzonderlijke partijen. Aan de communicatie tussen PS en GS/ambtelijk apparaat valt nog veel te verbeteren. Dit is ook een kwestie van een leerproces: vallen is niet erg, als je ook maar weer opstaat. Dat geldt tevens voor de verlevendiging van de interactie en communicatie binnen PS. Op beide terreinen bevat dit rapport suggesties. Dualisering is niet alleen een systeemkwestie. Het zal ook gaan om de bijbehorende cultuur en werkwijze. Volgens sommigen is de huidige praktijk (nog) niet erg verschillend van die uit het verleden. Echte ruimte ten opzichte van het college vraagt om meer dan een formele verandering. Als PS enkele communicatieactiviteiten zelf gaat organiseren, moet ze daarvoor capaciteit vrijmaken. Dat zou moeten worden opgehangen aan de Griffie. Wellicht kan op een of andere manier capaciteit worden vrijgemaakt van de bestaande communicatieafdeling van de provincie.
PSO-008-030110
14
Aanzet tot een communicatieplan
Communicatie voor Provinciale Staten 1. Inleiding De invoering van het duaal bestel was voor Provinciale Staten van Overijssel aanleiding om de provinciale communicatie nader onder de loep te nemen. Op de eerste plaats werd daarbij gedacht aan de communicatie met de Overijsselse samenleving en andere externen. Deze viel tot nu toe volledig onder verantwoordelijkheid van GS. Maar met de introductie van het duaal bestel kan de vraag gesteld worden of PS hierin geen eigen, zelfstandige taak heeft. Daarnaast wijzigt in het duale bestel de verhouding tussen GS en PS en daarmee ook hun onderlinge communicatie. Gelet hierop heeft het Presidium van Provinciale Staten ons bureau gevraagd een voorstel uit te werken voor een communicatieplan. Om tot dat voorstel te komen hebben wij een analyse gemaakt van de communicatiepraktijk tot op heden. Daarnaast hebben we een inventariserend onderzoek gehouden onder de voorzitters van de statenfracties, de voorzitter en griffier van de staten en het hoofd van de ambtelijke afdeling die met communicatie is belast. Over de belangrijkste resultaten van dat onderzoek hebben we het presidium afzonderlijk gerapporteerd. In deze notitie geven we op basis van onze analyses de aanzet tot een communicatie plan. Het is bedoeld als beslisdocument over de hoofdlijnen van de communicatie. Na het vaststellen van dit document kan het communicatieplan in detail worden uitgewerkt en geïmplementeerd. We hebben de notitie als volgt ingericht: Eerst behandelen we de fundamentele vraag hoe PS met communicatie moet omgaan. We gaan na of het verstandig is dat PS, los van GS, zelfstandig gaat communiceren met de buitenwereld. Daarbij komt ook de vraag aan de orde welke activiteiten primair een zaak van individuele fracties zijn en wat meer bij PS als geheel hoort. Aansluitend gaan we in op de te nemen stappen. Daarbij maken we een onderscheid in de communicatie van PS met de buitenwereld enerzijds en die met GS anderzijds. We sluiten af met ons advies over de organisatorische inrichting van de communicatiefunctie.
PSO-009-032110
1
2. Overweging: communicatie, een taak voor PS? Voordat we ons gaan verdiepen in de vraag, hoe eventuele communicatieactiviteiten van PS eruit zouden kunnen zien, dienen we ons de meer fundamentele vraag te stellen, of Provinciale Staten eigenlijk wel een eigen communicatie verantwoordelijkheid zou moeten nastreven. Die vraag dringt zich in het bijzonder op voor de communicatie met de buitenwereld, de samenleving in Overijssel en daarbuiten. Ten eerste is er al een veelheid van communicatie -inspanningen vanuit de provincie. Men kan zich afvragen wie er nu zit te wachten op nóg meer. Dit geldt temeer omdat keer op keer is vastgesteld dat de belangstelling voor de provincie als middenbestuur beperkt is. Ten tweede is PS een politiek orgaan, samengesteld uit vertegenwoordigingen van politieke partijen met elk hun eigen wortels binnen de Overijsselse samenleving. Is het niet het primaat van die partijen, de communicatie met die samenleving vorm en inhoud te geven? Zij zijn het toch die hun standpunten moeten uitdragen en zich eventueel publiek moeten verantwoorden voor de posities die ze hebben ingenomen? Verandering De introductie van het duale bestel heeft echter de relatie tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten wel duidelijk veranderd. Waren zij vroeger meer een tweeeenheid (in een AB - DB verhouding), nu zijn de taken van beide duidelijk verschillend: • Provinciale Staten stellen de kaders op voor het provinciaal beleid en controleren de uitvoering van dat beleid, • Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering binnen de vastgestelde kaders en leggen daarover verantwoording af aan Provinciale Staten. Er zijn dus, duidelijker dan voorheen, twee partijen die vanuit hun eigen verantwoordelijkheid inhoud geven aan het beleid van de provincie: PS moet haar kaderstellende rol invullen en GS met een duidelijke richting ‘op pad sturen’; GS moet helder verslag leggen van de beleidsuitvoering, zodat PS hierop weer effectief kan controleren. Maar heeft dit ook gevolgen voor de communicatie van PS met de buitenwereld? In ons onderzoek zagen de deelnemers hier in meer of mindere mate wel een nieuwe taak voor PS. Men vond het in het algemeen belangrijk, de transparantie van het provinciaal bestuur, PS incluis, te vergroten. Burgers, bedrijven en instellingen in Overijssel moeten weten waar de provincie voor staat en waar zij haar op aan kunnen spreken. Ook moet duidelijk zijn wanneer het mogelijk is om invloed uit te oefenen op provinciaal beleid en hoe.
PSO-009-032110
2
Naar onze mening kan de vraag naar of PS meer zelfstandig zou moeten communiceren met de buitenwereld echter alleen zinvol worden beantwoord in relatie tot de (nieuwe) rollen die zij speelt. De rollen van PS Een actieve communicatie met de Overijsselse samenleving is vooral betekenisvol in de vroege fasen van beleidsontwikkeling. Dan kunnen burgers, bedrijven en instellingen nog een serieuze inbreng hebben. Hier kan een of andere vorm van actieve communicatie en interactie van PS met de samenleving zinvol zijn. Dit geldt dus voor gevallen waar PS in haar kaderstellende rol zit. Als beleid eenmaal is vastgesteld, gaat het erom beleidskeuzen actief openbaar te maken en uit te dragen. Het ligt voor de hand die taak veel meer bij GS te houden als verantwoordelijke voor de beleidsuitvoering. PS, hier in haar controlerende rol, moet toezien op de juiste uitvoering van het beleid, eventueel inclusief de communicatie inspanningen van GS. Maar ze speelt zelf geen actieve rol naar buiten toe. Kortom, wij zien voor PS vooral een actieve rol in de communicatie met de buitenwereld wanneer thema’s nog in de vroege fasen van beleidsontwikkeling zitten. Als zij die rol echter wil waarmaken stelt dat wel eisen aan de manier waarop beleid door de provincie wordt vormgegeven. Startnotities en debat Concreet betekent het, dat meer dan tot nu toe onderwerpen in een vroeg stadium ter discussie aan de Staten moeten worden voorgelegd. Bijvoorbeeld in de vorm van (verkennende) startnotities. Dergelijke notities bieden een goed aanknopingspunt voor debat, niet alleen binnen de Staten maar ook daarbuiten. Bij het inrichten van een debat met de Overijsselse samenleving moet het primaat dan liggen bij PS. Daarbij valt te denken aan het houden van hoorzittingen of het inrichten van inspraak – of reactiemogelijkheden op de provinciale website (onder verantwoordelijkheid van PS). Ook het afleggen van werkbezoeken door Statencommissies in de provincie, eventueel gecombineerd met een vergadering ter plekke, kan zinvol zijn als er een relevant thema te bespreken valt dat nog in de vroege fase van beleidsontwikkeling zit. GS en PS zullen daar in goed wederzijds overleg een modus voor moeten ontwikkelen. Dat wil zeggen: vaststellen welke onderwerpen zich concreet lenen voor het maken van een startnotitie en welke van deze startnotities dan weer geschikt zijn voor een provinciaal debat. Daarbij zal men, zeker in het begin selectief moeten zijn en kiezen voor onderwerpen die: • de Overijsselse samenleving bezighouden, • voedingsbodem zijn voor een echt debat, • niet te ver afstaan van burgers, bedrijven en instellingen (dus gaan over onderwerpen waar de relatie provincie - burger relatief direct is, zoals verkeer & vervoer of jeugdzorg bijvoorbeeld).
PSO-009-032110
3
Ook zullen PS en GS zich van tevoren goed moeten afvragen, hoe men met reacties uit de samenleving wenst om te gaan. Als men de buitenwereld activeert om een rol te spelen in het debat, zal men reacties van burgers en bedrijven met zorg moeten behandelen. Dat betekent niet, dat men elke respons moet honoreren. Wel dat men de uiteindelijke beleidskeuzen moet kunnen expliciteren en verantwoorden. Ook dit maakt nog deel uit van een goede communicatie met de externe omgeving. Rol van de fracties Wat is in dit geval dan de rol van de individuele fracties? Die behouden onverkort hun eigen politieke verantwoordelijkheid. Dat betekent dat zij zelf inhoud moeten geven aan hun bijdrage in het debat, zowel binnen de Staten als daarbuiten. Als ze hun standpunten in het debat naar voren wensen te brengen, dienen ze daar zelf voor te zorgen. PS faciliteert het debat, burger en politiek voeren het. Meer in praktische zin kan dit bijvoorbeeld betekenen, dat burgers via de provinciale website kennis kunnen nemen van de startnotitie (N.B. in een voor burgers begrijpelijk jargon!). Willen zij weten hoe de verschillende politieke partijen erover denken, dan moeten zij daar te rade gaan. Eventueel zou de provinciale site een link kunnen bevatten naar de sites van de partijen. Maar dan moeten de partijen wel zorgen dat zij zelf hun informatie over het debat-thema op orde hebben! Programma Als PS en GS deze richting in willen slaan, moet dit goed worden georganiseerd. Men zal een moment moeten vinden om gezamenlijk te besluiten, over welke onderwerpen men in de komende periode tot startnotities wil komen. En welke van deze startnotities zich lenen voor een breder debat in Overijssel. Daarbij bevelen wij sterk aan, zeer selectief te zijn. Het is beter een inhoudelijk zinvol en diepgaand debat te voeren over een of twee onderwerpen dan zich te verliezen in een veelheid van debatten. Dit geldt temeer, omdat het provinciale beleid lang niet in alle gevallen direct burgers of bedrijven raakt. Zonder directe relevantie is de voedingsbodem voor een maatschappelijk debat gering. Per startnotitie zal een communicatieplan moeten worden opgesteld, waarin vastligt hoe de Overijsselse samenleving (of doelgroepen daarbinnen) zal worden geïnformeerd en hoe wordt bereikt dat men actief betrokken wordt bij het publieke debat. Wellicht is de jaarlijkse begrotingsbehandeling het beste moment om ook een jaarlijks programma vast te stellen van startnotities en publieke debatten. We bevelen aan, dat de fracties daarbij ook bij zichzelf te rade gaan en zich afvragen welke inspanning zij het komende jaar in redelijkheid kunnen leveren om actief aan publieke debatten deel te nemen. Meer is niet altijd beter. Als een thema eenmaal publiek is bediscussieerd, volgt vaststelling van de startnotitie in PS. Het is de taak van PS hierover ook publiek verantwoording af te leggen. Dat kan door een gemotiveerde publicatie van de uiteindelijke startnotitie. Daarna gaat het thema ‘de uitvoering in’. Het primaat verschuift naar GS.
PSO-009-032110
4
PS zou er bij onderwerpen die stevig in publiek debat zijn geweest, op moeten aandringen dat GS helder blijft communiceren over de voortgang van de uitvoering. Burgers van Overijssel zullen hier immers meer dan gemiddeld in geïnteresseerd zijn. Een eigen profiel voor PS? Daarmee raken we een andere vraag die in het kader van deze notitie moet worden beantwoord: moet PS zich, nu ze een eigen rol speelt in het duaal bestel, apart van GS/de provincie gaan positioneren en profileren? Ons antwoord daarop is ontkennend, om drie redenen. Ten eerste bevindt de provincie zich, zoals gezegd in de ijle zone van het middenbestuur. Het is tot op heden uiterst lastig gebleken, burgers en bedrijven te interesseren in wat er speelt op provinciaal niveau. Dat geldt niet alleen in Overijssel; het is een landelijk gegeven. Als we nu de Overijsselse burger ook nog zouden proberen uit te leggen, dat er twee zelfstandige entiteiten binnen de provincie actief zijn, elk met hun eigen verantwoordelijkheid, bevinden we ons ver buiten zijn/haar belangstellingsrange. Ten tweede zijn de verschillende rollen van GS en PS ook heel goed inhoud te geven binnen een gemeenschappelijk Overijssels profiel. Ze hebben het primaat in verschillende fasen van de beleidscyclus, maar beide zijn uiteindelijk gericht op een succesvol provinciaal beleid voor burger, bedrijf en instelling. Ten derde staat PS aan het begin van een nieuwe fase, waarin ze meer inhoud wil geven aan haar rol als kadersteller en controleur. Het is verstandiger, het accent vooralsnog te leggen op het realiseren van die nieuwe rol, dan zich er direct zwaar op te profileren. Als PS erin slaagt, inspirerende debatten te voeren met GS over startnotities en over uitvoering van beleid en als PS op gezette tijden het publieke debat over startnotities succesvol aanjaagt, ontwikkelt ze daarmee voldoende profiel binnen de Overijsselse samenleving. Praktisch betekent dit onzes inziens dat PS niet moet kiezen voor een sterk eigen profiel, met eigen communicatie -instrumenten, maar dat binnen de bestaande provinciale communicatie een accentverschuiving moet plaatsvinden. Daar moet een duidelijkere eigen plek komen voor PS: • voor interactie van het Overijsselse publiek met de Staten – hoofdzakelijk rond startnotities –, • voor informatievoorziening over de stand van zaken van thema’s die bij de Staten in discussie zijn (toegankelijker dan het huidige SIS), • voor een praktische uitleg van wat PS is en doet, en waar ze op aanspreekbaar is. Inhoudelijke, politieke standpunten maken daar geen onderdeel van uit. Die zijn het territorium van de fracties en partijen. Slotconclusies van publieke en Statendebatten kunnen wel een plaats hebben.
PSO-009-032110
5
In de communicatie van de provincie Overijssel zal wel, meer dan tot nu toe gebruikelijk, structureel moeten worden aangegeven in welke fase van het beleidsproces een thema zich bevindt. Dat maakt meteen duidelijk, tot wie een geïnteresseerde burger zich moet wenden als hij/zij er iets mee wil. De provincie moet ook al haar bestaande communicatie -instrumenten (Overijssel.nl, provinciale website, huis-aan-huis krant, brochures, perspublicaties, etc.) openstellen voor PS. Bij het inrichten van publieke debatten hebben deze instrumenten grote betekenis, zowel voor het verstrekken van inhoudelijke informatie (startnotities) als voor het enthousiasmeren van burgers, bedrijven en instellingen om aan debatten deel te nemen. Communicatie met andere organisaties We staan nog even apart stil bij de vraag of en zo ja, hoe PS haar communicatie met anderen buiten het Provinciehuis zou moeten inrichten. We denken daarbij aan: • Overijsselse gemeenten • Maatschappelijke organisaties Als we de redenering van hiervoor consequent doortrekken betekent dat, dat communicatie met dergelijke partijen zich vooral moet richten op PS in haar kaderstellende rol. Dat wil zeggen, dat dezen hun inbreng moeten kunnen leveren in het publieke debat rond startnotities. Dat geldt zowel voor lokale overheden als voor Overijsselse maatschappelijke organisaties. Welke overheden en welke organisaties verschilt per thema. In elk communicatieplan over een startnotitie en over de inrichting van het publieke debat moeten deze doelgroepen daarom expliciet worden opgenomen. Overigens bestaan er ook sterke relaties van individuele fracties en Statenleden met deze groepen, vaak langs politieke lijnen. Die blijven ook in de toekomst gewoon overeind en zullen van invloed zijn op de inhoud van het debat. •
De wereld buiten Overijssel (Den Haag/Brussel)
Wat betreft de relatie van Overijssel met Den Haag en Brussel zien we voor PS eigenlijk geen hoofdtaak. Dit ligt meer bij GS. Wel moet GS uiteraard rapporteren over haar kennis en ervaringen uit die hoek naar de PS – vergadering. Dat gebeurt nu ook, en voorzover wij hebben kunnen waarnemen, naar tevredenheid.
PSO-009-032110
6
3. De inrichting van de communicatie met de buitenwereld Aansluitend op bovenstaande overwegingen moeten er de nodige stappen worden gezet om de communicatie van PS met de buitenwereld in te richten. Startnotities en het publieke debat PS moet in overleg met GS een programma opzetten van thema’s die zich lenen voor het opstellen van startnotities en het voeren van publieke debatten. GS is vervolgens aan zet, om per onderwerp een startnotitie in te brengen. PS is leidend in de debatten over startnotities. Dat geldt voor debatten in de Staten zelf. Dat geldt eveneens voor de publieke debatten. Deze laatste zullen vooralsnog niet al te groot in aantal moeten zijn. Kwaliteit en inhoud gaan hier voor kwantiteit. De organisatie van publieke debatten is een taak van PS. De Griffie moet dit faciliteren. Dit is een niet te onderschatten taak: • Startnotities dienen voor een publiek debat geschikt te zijn. PS moet hierop toezien. • De drempel voor burgers, bedrijven en instellingen om aan het debat deel te nemen mag niet te hoog zijn. Dat betekent dat het debat zich geregeld in de provincie zal moeten afspelen, niet in het Provinciehuis. Het betekent bijvoorbeeld ook het kiezen van vergadertijden die aansluiten op de agenda’s van deelnemers, niet op die van Statenleden. • Fracties moeten de ruimte hebben/nemen om hun positie in het debat te verhelderen. • De input van deelnemers moet worden verwerkt. • De uiteindelijke besluitvorming moet naar deelnemers gemotiveerd worden teruggekoppeld. Overige besluitvorming Lang niet alle besluiten die aan PS worden voorgelegd hebben het karakter van een fundamentele startnotitie. Al dit ‘dagelijks werk’ wordt nu neergelegd in de stukken voor commissies en plenaire Staten. Belangstellenden kunnen dit terugvinden in het SIS. De indruk bestaat dat dit slechts een beperkt bereik heeft. Vooral professionele partijen, zoals belangen- en pressie -organisaties maken ervan gebruik. Door de keuze om het publieke debat te focussen rond een beperkt aantal startnotities is dit onzes inziens nu minder een probleem. Desalniettemin zou PS het tot haar taak moeten rekenen, ook de communicatieve kwaliteit van andere stukken verder te verbeteren. Veel stukken zijn nog altijd te lang en te complex. En te vaak is besluitvorming zonder verdere context bijzonder lastig. Als dit al geldt voor de Statenleden zelf, zoals uit onze inventarisatie bleek, gaat dat natuurlijk nog veel meer op voor de Overijsselse burger.
PSO-009-032110
7
Naast het vereenvoudigen en verhelderen van stukken door GS en ambtelijk apparaat, moet de provincie het belangstellenden ook gemakkelijker maken, de status van een onderwerp te achterhalen. Dat vraagt om eenvoudiger zoekstructuren in de provinciale informatievoorziening. Verhelderen rol PS In de bestaande communicatie van de provincie moet afzonderlijke aandacht worden gegeven aan PS, haar taak en rol. Dat gebeurt nu ook wel, maar op zeer bescheiden schaal. Inhoudelijk moet dit door PS zelf worden aangestuurd. De uitvoering kan door het ambtelijke apparaat worden gerealiseerd. Dit is vooral een kwestie van op een toegankelijke wijze de Staten presenteren en duidelijk maken waar PS voor staat, en wanneer en op welke onderwerpen PS een rol speelt. Ook het programma van startnotities hoort daarbij. Lering kan worden getrokken uit de ervaring rond de Statenverkiezingen. Het is te betreuren, dat de inspanningen die toen zijn geleverd, direct na de verkiezingen weer zijn stopgezet. Effectieve communicatie vraagt om continuïteit. Ook het Statenspel is een zinvol instrument, zij het dat het erg arbeidsintensief is en veel vraagt van de deelnemende Statenleden. De verhouding tot de media De pers (radio, tv, gedrukte media) vormt een belangrijk communicatiekanaal naar de Overijsselse samenleving. We hebben geconstateerd dat de belangstelling van de Overijsselse media voor het gebeuren in de Staten relatief beperkt is. Hoewel overal in Nederland de belangstelling voor provinciale politiek niet enorm groot is, lijkt het in Overijssel toch wel erg gering. Het komt voor dat na een plenaire vergadering geen enkele medium iets over besluitvorming rapporteert. Dat zien we bij andere provincies zelden. Een korte rondgang langs enkele vertegenwoordigers van media in Overijssel leerde ons, dat dit vooral samenhangt met het karakter van het politieke debat in de Staten. Er is betrekkelijk weinig ‘vuurwerk’; de politieke zaken worden vooral gedaan bij het sluiten van het college-akkoord en daarna ‘dooft’ het debat; er staan te weinig ‘open issues’ op de PS-agenda. In onze inventarisatie werd van verschillende zijden aangedrongen op meer faciliteiten voor communicatie met de media, variërend van een Overijssels Nieuwspoort tot een ontmoetingscafé of geregelde achtergrondgesprekken. Onze conclusie uit het contact met mediavertegenwoordigers is echter, dat dergelijke instrumenten niet veel zin hebben, als niet eerst de omslag wordt gemaakt naar meer debat in de Staten en meer publiek debat. Als er thema’s op tafel komen waar een serieus debat over ontstaat, is de pers de eerste die aanwezig is. Pas dan heeft het zin, na te denken over extra faciliteiten.
PSO-009-032110
8
4. De inrichting van de communicatie tussen PS en GS Op de onderlinge communicatie tussen PS en GS is niet zoveel aan te merken als het aan de gesprekpartners uit onze inventarisatie ligt. De informatievoorziening aan Statenleden loopt over het algemeen goed. De drempel naar GS is niet te hoog en dat geldt ook voor de drempel naar het ambtelijke apparaat. Toch zal er wel het een en ander moeten veranderen, als PS meer inhoud wil geven aan haar kaderstellende rol en aan het interne debat en het debat met het publiek. PS zal strenger moeten sturen op het opzetten en uitvoeren van een programma van startnotities t.b.v. nieuw beleid en de daarbij behorende debatten. Daarbij horen ook kwaliteitseisen voor startnotities: helder, compact, duidelijk. Dergelijke eisen dienen ook, meer dan nu, te worden gesteld aan andere beleidsstukken. Nog steeds zijn stukken te lang, te vaag of te ontoegankelijk, misschien niet voor de professionele inspreker, maar wel voor de gemiddelde geïnteresseerde. We gaan hier niet uitgebreid in op de kwaliteit van de vergaderingen van Staten en commissies. Dat maakt onderdeel uit van een ander verbetertraject. Wel willen we onderstrepen dat de investering van de Staten in kwaliteitsverbetering ook van groot belang is voor een betere positionering van provincie en Staten in de Overijsselse samenleving. En dus ook bijdraagt aan betere communicatie. Onderdeel hiervan zijn helderder debat- en discussietechnieken. Die zullen ook nodig zijn, als PS besluit rond thema’s een publiek debat in te richten. Zeker als het een thema betreft dat burgers heel direct raakt (en dat is toch de bedoeling!) moeten PSleden in staat en bereid zijn, het debat ook voluit in te gaan. Daarbij hoort een helder taalgebruik, aansprekende en duidelijke voorbeelden, meer metaforen en af en toe een gevolgtrekking ‘kort door de bocht’. Het is aan de Statenvoorzitter en aan de voorzitters van commissies om hier sterker op te sturen. De Griffier moet, waar nodig, voor de faciliteiten zorgen. Of er in de toekomst meer sprake zal zijn van een echt levendig, politiek debat is echter niet op de eerste plaats een kwestie van vergader- of debattechniek of korte vergaderstukken. Het begint met de bereidheid van PS en GS om over bepaalde thema’s in een vroeg stadium van de beleidsontwikkeling kaderstellend te spreken. En van de bereidheid in een aantal aansprekende gevallen ook het debat met de samenleving aan te gaan, zonder dat de uitslag daarvan tevoren al is bepaald.
PSO-009-032110
9
5. De organisatie van de communicatie Uit het voorgaande vloeit voort, dat de communicatie vanuit PS moet worden geprofessionaliseerd. Niet langer kan worden volstaan met het ongeremd publiceren van alle Statenstukken en het uitbrengen van een persbericht na een Statenvergadering. PS zal (samen met GS) een keuze moeten maken in thema’s die zich lenen voor een diepgaander debat, soms alleen binnen de Staten, soms met de Overijsselse samenleving. Dergelijke debatten moeten professioneel worden gefaciliteerd. Daarnaast moet de presentatie van PS, binnen de provinciale communicatie, worden verhelderd en verbeterd. Ook dit vraagt professionaliteit. We hebben echter niet alleen aangegeven, dat de communicatie van PS op een aantal punten moet worden verbreed en verdiept. We hebben ook duidelijk gemaakt dat PS dit niet geïsoleerd moet doen, maar als integraal onderdeel van de provinciale organisatie. Dat pleit ervoor, de organisatie van een en ander te laten samenhangen met de bestaande communicatie -organisatie van de provincie. We raden af, om bij de Statengriffie een aparte communicatie -unit in te richten. Beter is het, een SNO te sluiten met BAC en van hen te vragen een aparte accountverantwoordelijke aan te wijzen voor PS. Deze dient de Griffier, en via hem, de Staten van advies en stuurt de uitvoering aan van concrete communicatiemiddelen. Van deze laatste hebben we immers vastgeste ld dat het beter is, de communicatie over PS te integreren in bestaande provinciale middelen en kanalen in plaats van daarvoor weer nieuwe, eigen PS-middelen op te zetten. Omdat die bestaande middelen nu ook vanuit BAC worden geproduceerd, kan PS daar tege n zeer lage kosten op ‘meeliften’. We schatten het tijdsbeslag voor een dergelijke accountverantwoordelijke overigens hoger dan de 0,5 fte die er nu voor is begroot. Als het PS menens is om inhoud te geven aan haar rol als leidende in het politieke en publieke debat in Overijssel, zal dit meer vragen van een functionaris. Zeker in de aanloopperiode bevelen wij daarom aan, hier een fulltime kracht op in te zetten. Eventueel kan dan na verloop van tijd worden bekeken of dit adequaat is. We bevelen tevens aan, deze functionaris in te zetten als intermediair naar de Overijsselse media. Zo kan beter worden gemonitored of verbetering optreedt in de belangstelling van die zijde en worden aangegeven welke extra inspanningen zinvol zijn. De overige kosten voor PS zullen meevallen; veelal kan worden meegelift op reeds bestaande communicatiemiddelen van de provincie. Extra kosten zullen vooral gemoeid zijn met het organiseren van debatten ‘in het veld’ en de bijbehorende hoorzittingen en/of werkbezoeken van commissies.
PSO-009-032110
10
