Collegevoorstel
zaak_id bericht_nummer bericht_id
Maatschappelijke Ontwikkeling
Collegevoorstel zaak_zaaknummer Reg.nr. B&W d.d.
28-04-2015 Ja, zonder beperkingen Zorg en Welzijn
Openbaar Programma DT d.d.
OR d.d.
B&W d.d.
OR d.d.
Raad Raadsdocumenten
28-04-2015
d.d.
Rib-nr. 45
Ingekomen van
Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling
Onderwerp
Subsidie en evaluatie SAM-fonds
Dictum
1. De evaluatie van het eerste jaar SAM-fonds (juli 2013 – juni 2014) vast te stellen; 2. Subsidieplafond voor 2015 vast te stellen op € 250.000,-; 3. In 2015 niet gebruik te maken van de bevoegdheid om meer budget toe te kennen aan specifieke wijken/dorpen; 4. Communicatieplan ter afdoening te laten vaststellen door portefeuillehouder; 5. Raadsinformatiebrief 45 aan de raad te sturen.
Voorbesproken met
Henk Brauer d.d. 20 april 2015
Besluit B&W
Team
MOADO
Steller
drs. R Bosman
Doorkiesnummer
+31 77 3596957
Datum
21-04-2015
Secretaris
P. Lucassen
Portefeuillehoude H. r
Brauer
Paraaf steller Paraaf afdelingshoofd
1
Akkoord Bespreke n
Collegevoorstel
Samenvatting Volgens afspraak met de raad is het eerste jaar van de uitvoering van het SAM-fonds geëvalueerd. Deze evaluatie is als bijlage opgenomen. In de evaluatie is onderzocht of de gestelde doelen van het SAM-fonds zijn behaald. Is de maatschappelijke participatie bevorderd en leveren de initiatieven een bijdrage aan de sociale cohesie en leefbaarheid? De hoofdlijn is dat er veel initiatieven zijn ingediend door merendeels voor de gemeente onbekende bewoners en dat de initiatieven met name komen uit wijken die als sociaal zwakker worden bestempeld. De aanvragers ervaren dat de saamhorigheid verhoogd is in de straat, omdat er meer onderling contact is tussen bewoners. Door ontmoeting (het initiatief) heeft men kennisgemaakt en onderhoudt men makkelijker contact. Hiermee ontstaan er voedingsbodems om bewoners geactiveerd te krijgen op meerdere terreinen. In hoeverre de effecten structureel zijn, is na 1 jaar moeilijk aan te geven. Een aantal aanvragers en meerdere professionals zoeken meer houvast en vragen om richtlijnen op te nemen in de verordening. De vraag om meer richtlijnen is legitiem maar spreekt de beweging van loslaten en vertrouwen tegen. De verordening geeft medewerkers de ruimte meer naar eigen inzicht te handelen en geeft de aanvrager ruimte voor zelfregie. Uit de evaluatie blijkt dat in 2015 nog niet de verantwoordelijkheid voor en het budget van SAMfonds in de wijk kan worden neergelegd. De Huizen van de Wijk staan nog niet overal en de bewonersnetwerken zijn nog niet robuust genoeg. Dit jaar, 2015, kan gebruikt worden om voor te bereiden hoe dit in 2016 wel kan, bijvoorbeeld in pilots als onderdeel van een buurtbudget. De aanbevelingen uit de evaluatie voor het verbeteren van de interne communicatie, afstemming en procedures zijn of worden opgepakt. De ambtelijke ondersteuner speelt een belangrijke rol bij het behandelen van een initiatief. Niet alleen administratief maar ook in het begeleiden van de aanvragers en het verbreden en verdiepen van hun initiatieven. De aanvragers zijn zeer tevreden over deze begeleiding. De ondersteuner heeft tevens een belangrijke interne rol bij het stroomlijnen van processen en procedures. Volgens de verordening stelt het college jaarlijks het subsidieplafond vast (artikel 3 lid 4). Vanwege het belang van voldoende ambtelijke ondersteuning wordt het college gevraagd om, net als u in 2014 heeft besloten, het subsidieplafond vast te stellen op € 250.000,-. Het opstellen van een communicatieplan over het bereiken van nieuwe initiatiefnemers en de doorontwikkeling van het Sam-fonds naar de wijken toe vergt meer discussie en tijd. Het college wordt verzocht haar goedkeuring te geven om het communicatieplan ter afdoening vast te laten stellen door de verantwoordelijke portefeuillehouder. Met bijgevoegde raadsinformatiebrief wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de evaluatie van het Sam-fonds. Bijlagen Nr. 1. 2. 3.
Naam Evaluatie SAM-fonds juli 2013 – juni 2014 Bijlagen Evaluatie SAM-fonds juli 2013 – juni 2014 Raadsinformatiebrief Evaluatie SAM-fonds
Datum maart 2015 maart 2015.. 14 april 2015
2
Collegevoorstel
3
Collegevoorstel
Voorstel Inleiding Op 26 juni 2013 heeft de raad de subsidieverordening SAM-fonds vastgesteld (RV 2013-37). In 2014 (RIB 18) is met de raad afgesproken dat na het eerste jaar van de uitvoering van het SAM-fonds de werking en de effecten worden geëvalueerd. Als bijlage is de evaluatie van het eerste jaar SAM-fonds opgenomen (juli 2013 – juli 2014), met bijlagen. Beoogd effect Het college het subsidieplafond vast te laten stellen op € 250.000,-. Daarnaast kennis nemen van de evaluatie van het eerste jaar SAM-fonds en deze vast te stellen. Op basis van de uitkomsten van deze evaluatie het SAM-fonds wordt het college geadviseerd om in 2015 niet gebruik te maken van haar bevoegdheid om meer budget toe te kennen aan specifieke wijken of dorpen. Tenslotte de raad informeren over de evaluatie van het SAM-fonds door bijgevoegde raadsinformatiebrief. Subsidieplafond Volgens de verordening stelt het college jaarlijks het subsidieplafond vast (artikel 3 lid 4). Voorgesteld wordt om in 2015 het subsidieplafond net als in 2014 op € 250.000,- vast te stellen, waarmee binnen het budget een bedrag van € 50.000,- vrij komt voor inkopen van voldoende uren aan ambtelijke ondersteuning in het belang van goede uitvoering van de verordening en er budget is voor communicatie naar de bewoners. Het totale budget van het SAM-fonds is € 300.000,-. Het subsidieplafond is in de verordening in 2013 vastgesteld op € 275.000,-. Het overige bedrag ad € 25.000,- is bestemd voor communicatiemiddelen en uren ambtelijke ondersteuning. Het college is bevoegd het subsidieplafond vaststellen. In 2014 is het subsidieplafond door het college vastgesteld op € 250.000,- om uren voor ambtelijke ondersteuning te faciliteren. Deze uren zijn nodig voor een goede uitvoering, eveneens in 2015. De kosten voor ambtelijke ondersteuning op basis van 24 uur bedraagt op jaarbasis € 43.619,17. Bij vaststellen subsidieplafond op € 250.000,- is er € 50.000,- beschikbaar voor ambtelijke ondersteuning en communicatie naar de bewoners. Kanttekening Door het subsidieplafond naar beneden toe bij te stellen wordt het beschikbare budget voor bewonersinitiatieven beperkt. Toch adviseren wij dit u omdat de uren in de uitvoering zowel extern als intern onmisbaar zijn en leiden tot kwalitatief betere initiatieven. Evaluatie SAM-fonds Het doel van de evaluatie is: “ Het evalueren van het SAM-fonds als instrument tot bevorderen van maatschappelijke participatie in Venlo. In het verlengde hiervan specifiek te oordelen over de bijdrage die initiatieven leveren aan sociale cohesie en leefbaarheid.” De evaluatie is als bijlage opgenomen. Uit de evaluatie komen de volgende uitkomsten op de onderzoeksvragen: 1 Hoeveel en welk type initiatieven zijn ondersteund met het SAM-fonds en wat is de spreiding van deze initiatieven binnen de gemeente? Bij het SAM-fonds zijn er in het eerste jaar 130 initiatieven ingediend. Van deze aanvragen zijn 96 initiatieven goedgekeurd. De meeste aanvragen zijn ingediend in de categorieën cultuur en ruimtelijk-fysiek. De aanvragen zijn evenredig over de
4
Collegevoorstel
stadsdelen zijn verspreid, maar binnen de stadsdelen zijn er verschillen in aantallen aanvragen per wijk. De meeste aanvragen komen uit de wijken Blerick-Noord, VenloOost, Venlo-Zuid, Tegelen en Tegelen Op de Heide. 2
Wie hebben we bereikt met het SAM-fonds? De aanvragers zijn in grote meerderheid bewoners die nog niet eerder een subsidie hebben gekregen van de gemeente. Het SAM-fonds lijkt een ‘ nieuwe’ groep van bewoners te activeren. De meeste aanvragers komen uit wijken die als sociaal zwakker worden getypeerd in onderzoeken.
3
In welke mate is het budget van het SAM-fonds benut? In de periode juli – december 2013 is bijna de helft van het beschikbare budget toegekend en in de eerste helft van 2014 (januari – juni) meer dan de helft van het beschikbare budget (over heel 2014 is het volledige budget besteed). Bijna de helft van dit geld (45%) is naar het ruimtelijk-fysieke domein gegaan
4
Welke effecten heeft de uitvoering van de diverse aanvragen gehad op de leefbaarheid en sociale cohesie in de buurt of wijk? Verschillende aanvragers melden dat het nog erg vroeg is om aan te kunnen geven wat het effect is van het initiatief op de leefbaarheid en de sociale cohesie. Wel denken bijna alle aanvragers dat hun initiatief een positieve bijdrage heeft geleverd aan de leefbaarheid en de cohesie in hun buurt. Uit de reacties in de enquêtes komt naar voren dat meerdere aanvragers ervaren dat de saamhorigheid verhoogd is in de straat. Dit blijkt uit het feit dat er meer onderling contact is tussen bewoners. Door ontmoeting (het initiatief) heeft men kennisgemaakt, waarna het makkelijker is om contact te houden met andere buurtbewoners en vandaaruit diverse activiteiten te initiëren. Medewerkers gemeente ervaren dat de betrokkenheid van burgers in wijken en dorpen is toegenomen. Het is alleen lastig te duiden in welke mate dit door het SAMfonds komt of door andere werkwijzen gemeente en veranderingen in de samenleving.
5
Hebben de opgestelde procedures ertoe geleid dat de aanvraag, de uitvoering en de evaluatie zonder problemen zijn verlopen, zowel bij aanvragers als bij de professionals? De ambtelijke ondersteuner speelt een belangrijke externe rol bij het behandelen van een initiatief. Niet alleen administratief maar ook in het begeleiden van de aanvragers en het verbreden en verdiepen van hun initiatieven. De aanvragers zijn zeer tevreden over deze begeleiding en vinden deze belangrijk. De procedures zijn voor de aanvragers helder, alleen ervaart men de doorlooptijd af en toe als te lang. De ondersteuner heeft ook een belangrijke interne rol bij het stroomlijnen van processen en procedures. Processen binnen onze gemeente zijn nog niet altijd zo ingericht dat kleinschalige bewoners initiatieven snel en eenvoudig kunnen worden afgehandeld, maar er zijn stappen gezet. Bij initiatieven waar beheer en onderhoud een rol spelen moeten afspraken tussen bewoners en gemeente beter worden vastgelegd.
6
Is het zinvol en werkbaar om de SAM-middelen te koppelen aan de Huizen van de Wijk? De kwartiermakers geven aan dat de Huizen van de Wijk nog onvoldoende zijn uitgerold in de meeste wijken om nu de SAM-middelen te koppelen aan het Huis van de Wijk. Dit komt mede omdat de ontwikkeling van de eigen rol van de bewoners in
5
Collegevoorstel
verschillende buurtnetwerken nog in volle gang is. In het licht van het coalitieprogramma wordt het SAM-fonds gezien als een instrument dat de voorloper is van de toekomstige buurtbudgetten. De uiteindelijke beheerders van de buurtbudgetten zijn een afspiegeling van de wijk en bepalen in samenspraak met de andere wijkbewoners waar de wijkgelden aan besteed worden. 7
Ondersteunt de huidige verordening optimaal de gestelde doelen of is aanpassing nodig om dit te bereiken? De verordening lijkt de gestelde doelen te ondersteunen. Maatschappelijke betrokkenheid wordt gestimuleerd en aanvragers ervaren regie over de eigen initiatieven. Wel ervaren bewoners en met name professionals de verordening als zeer ruim opgesteld. Men mist soms duidelijke richtlijnen. De verordening is echter opgesteld vanuit het principe loslaten en vertrouwen. Dit vraagt in praktijk anders denken en handelen en dat levert vragen op. Uit de evaluatie blijkt dat bewoners gestelde termijn van 6 maanden te kort vinden om het initiatief uit te voeren.
Op basis de hierboven benoemde resultaten en conclusies van het onderzoek worden in hoofdstuk 10 aanbevelingen gedaan. De belangrijkste zijn: A. De initiatieven zijn goed verspreid over de stadsdelen en de aanvragen komen merendeels uit wijken die in de stadspeiling laag scoren op sociale cohesie. Het is derhalve vanuit dit perspectief niet nodig dat het college gebruik maakt van haar bevoegdheid om wijken aan te wijzen waar een specifiek budget naar toe gaat. B. Een nieuw communicatieplan opstellen voor 2015 met als doel de externe en interne bekendheid van het SAM-fonds te vergroten. C. De verordening voldoet. De vraag om meer richtlijnen is legitiem maar spreekt de beweging van loslaten en vertrouwen tegen. De verordening geeft medewerkers de ruimte meer naar eigen inzicht te handelen en geeft de aanvrager ruimte voor zelfregie. D. Het is in 2015 nog te vroeg om verantwoordelijkheid en budget in de wijk neer te leggen. Gebruik dit jaar om voor te bereiden hoe dit in 2016 wel kan, bijvoorbeeld als onderdeel van buurtbudget. E. Stel subsidieplafond ook in 2015 bij om voldoende uren voor ambtelijke ondersteuning mogelijk te maken. Deze uren zijn onmisbaar in de uitvoering, zowel in contact met bewoners als in afstemming en afhandeling intern. F. Per direct implementeren van interne verbeterpunten over afstemming, communicatie en procedures.
6
Collegevoorstel
Bedrijfsvoeringsaspecten (in overleg met Advies en Beheer) In te vullen / aan te leveren door de adviseurs van Advies en Beheer. .
1 .
Wat zijn de financiële gevolgen en de verwerking hiervan? (Kosten, baten en dekking)
Akkoord met het voorstel en vaststelling van het subsidieplafond op € 250.000. De uitvoerings- en communicatiekosten vaststellen op € 50.000. -
Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Naam adviseur
Ja John Kuijpers
Alleen bij voorstellen van de afdeling Ruimte en Economie betreffende projecten: .. -
Kan het Grondbedrijf instemmen met het voorstel? Naam medewerker
@Ja of Nee ..
2 .
Wat zijn de personele gevolgen? (Denk aan: uitbreiding of afname aantal fte’ s en inhuur)
P&O kan instemmen met het voorstel. Als het subsidieplafond wordt bijgesteld naar € 250.000 zijn er voldoende middelen over om op tijdelijke basis de ambtelijke ondersteuning te bekostigen en de kwaliteit in begeleiding en afhandeling te borgen, hetgeen ook als zeer prettig wordt ervaren door de subsidieaanvragers. -
Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Naam adviseur
Ja Rachel Verwiel
3 .
Wat is de relatie met het informatie- en automatiseringsbeleid? .. Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Naam adviseur
4 .
@Ja of Nee ..
Wat is de relatie met het inkoop- en aanbestedingsbeleid? ..
-
Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Naam adviseur
5 .
Wat zijn de juridische aspecten van het voorstel?
@Ja of Nee ..
..
7
Collegevoorstel
6 .
Kan de adviseur/afdelingsjurist instemmen met het voorstel? Naam adviseur / afdelingsjurist
@Ja of Nee ..
Communicatie intern / extern Team communicatie wordt gevraagd mee te denken over een communicatieplan waarbij aandacht moet zijn voor het onder de aandacht brengen van het SAM-fonds bij nieuwe initiatiefnemers en de doorontwikkeling van het budget van het Sam-fonds naar de wijken toe (buurtbudget). Gekeken wordt naar de mogelijke rol van sociale media (facebook, twitter) om mensen te inspireren, te motiveren en te informeren.
-
Naam adviseur / voorlichter
Linda Verkuijlen
8
