Collegevoorstel ARGUMENTEN

Gemeente Amersfoort

Collegevoorstel

Sector

:

Opsteller

:

Telefoon

:

User-id

:

MO H.A.W. Bakker (033) 469 46 58 BAKW

Reg.nr. :

4567374

Datum

6 januari 2014

:

Onderw erp

ESF aanvraag jeugdwerkloosheid Voorstel:

Voorgesteld wordt Een aanvraag in te dienen voor ESF-subsidie van 499.500 euro.

AANLEIDING In oktober 2013 heeft het ministerie van SZW bekendgemaakt dat er landelijk 30 miljoen euro beschikbaar is aan ESF subsidie ter bestrijding van de jeugdwerkloosheid. Deze middelen komen bovenop de middelen die al beschikbaar zijn gesteld in het kader van de regionale Actieplannen jeugdwerkloosheid. De ESF subsidie wordt, net als de middelen voor de Actieplannen, verdeeld over de 35 arbeidsmarktregio’s. Dit betekent dat voor de regio Utrecht-Oost (binnenkort met de benaming regio Amersfoort) 499.500 euro ESF subsidie is gereserveerd. Omdat de gemeente Amersfoort de centrumgemeente is voor de regio kan Amersfoort deze subsidie aanvragen. Formeel hoeven de overige regiogemeenten geen goedkeuring te geven voor de inhoud van de subsidieaanvraag, maar in het geval van deze aanvraag is er breed draagvlak. Jongeren uit alle regiogemeenten kunnen deelnemen aan het ESF-project.

BEOOGD EFFECT Toegang krijgen tot extra middelen, zodat we extra instrumenten kunnen inzetten voor de bestrijding van de jeugdwerkloosheid in onze regio.

ARGUMENTEN 1.1 We willen de kansen om jeugdwerkloosheid te bestrijden zoveel mogelijk benutten. De werkloosheid in Nederland en ook in onze regio is hoog, zeker in vergelijking met de jaren voor de economische crisis. Dit geldt ook voor de jeugdwerkloosheid. Om die te bestrijden is in september 2013 de uitvoering van het Actieplan jeugdwerkloosheid van start gegaan. Met dit actieplan hopen we de stijging van de jeugdwerkloosheid (74% in een jaar) terug te brengen en zo mogelijk de jeugdwerkloosheid te verlagen. Met de nu beschikbaar gekomen ESF middelen kunnen we een aantal aanvullende activiteiten uitvoeren die kunnen bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen van het Actieplan.

1.2 Met het indienen van deze aanvraag doen we kennis en ervaring op voor de komende ESF periode. In de periode 2014-2020 komt voor onze arbeidsmarktregio naar verwachting opnieuw (dus bovenop de eerder genoemde € 499.500,-) ongeveer 5 miljoen euro ESF subsidie beschikbaar, in te zetten voor bijna

-1-

Collegevoorstel Reg.nr : 4567374 Datum :

Gemeente Amersfoort

17 december 2013

alle activiteiten waar ook het participatiebudget voor kan worden ingezet. Amersfoort wordt ook hiervoor de aanvrager. Met het aanvragen van ESF voor de bestrijding van jeugdwerkloosheid doet onze organisatie kennis en ervaring op voor het op de juiste manier uitvoeren van ESF projecten in de toekomst. We zullen de uitvoering van het project voor de jeugdwerkloosheid daarom ook zoveel mogelijk als ‘leeromgeving’ inrichten en benutten.

1.3 Voor de uitvoering van het ESF-project is geen aanvullende financiering nodig van de regiogemeenten. Voor het verkrijgen van ESF subsidie is altijd co-financiering (60%) nodig van de aanvragende partij. Het ESF project waar we nu subsidie voor willen aanvragen wordt daarom voor 60% door partijen uit de regio gefinancierd en voor 40% met ESF subsidie. In de aanvraag gebruiken we middelen die beschikbaar zijn voor het Actieplan jeugdwerkloosheid als co-financiering voor de ESF-subsidie. Deze werkwijze wordt door het Ministerie en het Agentschap SZW geadviseerd en door alle regio’s toegepast. Daarnaast doen in de aanvraag enkele onderwijsinstellingen en leerwerkbedrijven mee in de co-financiering. Dit betekent dat er geen aanvullende financiering vanuit de regiogemeenten nodig is.

KANTTEKENINGEN 1.1 De uitvoering van een ESF project, met meerdere belanghebbende partijen, is ingewikkeld. De uitvoering van een ESF project is ingewikkeld. Met name een goede projectadministratie is cruciaal. We hebben er daarom, net als in het verleden, voor gekozen de aanvraag zo eenvoudig mogelijk te maken. Bureau ERAC ondersteunt de gemeente bij het opzetten van het project en het indienen van de aanvraag. De kosten hiervan zijn gedekt uit de bedrijfsvoering Sociale Zekerheid en kunnen niet worden meegenomen in de ESF-aanvraag. Met ERAC heeft de gemeente al verschillende ESF projecten tot een goed einde gebracht.

FINANCIËN Het ESF-project heeft een totale omvang van ongeveer 1.420.000 euro en bestaat uit activiteiten uit het Actieplan jeugdwerkloosheid en enkele aanvullende instrumenten. Daarvoor wordt 499.500 euro ESF subsidie aangevraagd. Het resterende bedrag wordt gedekt met de al beschikbaar gestelde middelen voor het Actieplan Jeugdwerkloosheid en bijdragen van leerbedrijven en enkele onderwijsinstellingen. De bijdrage van deze laatste partijen is direct gekoppeld aan deelnemers die in het project gaan meedoen. Over de precieze samenwerking en invulling hiervan worden, waar nodig, contractuele afspraken gemaakt. Er is dus geen aanvullende gemeentelijke financiering nodig. Voor de gemeente Amersfoort als aanvragende partij zijn er verder geen financiële risico’s; bij onderrealisatie van het project wordt de ESFsubsidie door het rijk naar rato vastgesteld. Samenvattende begroting: Totaal directe activiteiten Totaal indirecte activiteiten Totaal afrondende activiteiten _________________________________________ + Totaal inkomsten uit activiteiten 0 _________________________________________ Totale kosten Financiering Eigen cofinanciering door aanvrager Publieke cofinanciering door derden Private cofinanciering door derden _________________________________________ + Totale cofinanciering 924.875 ESF subsidie _________________________________________ + Totale financiering

1.251.875 157.500 15.000

1.424.375

189.875 339.000 (decentralisatiegeld Rijk) 396.000 (cofinanciering BBL en cursussen)

499.500 1.424.375

-2-

Collegevoorstel Reg.nr : 4567374 Datum :

Gemeente Amersfoort

17 december 2013

VERVOLG De ESF aanvraag wordt met ondersteuning van bureau ERAC ingediend. De deadline daarvoor is 17 januari. Voor de uitvoering van het ESF project wordt een projectleider aangetrokken. Ook hiervoor is geen aanvullende financiering nodig, omdat dit subsidiabel is binnen ESF.

Bijlage : concept - ESF Aanvraag, AO-IB en begroting.

--

-3-

Bijlagen Collegevoorstel Reg.nr. : 4567374 Datum :

Gemeente Amersfoort

17 december 2013

Bijlage 1 : Concept-aanvraag

AANVRAAG SUBSIDIE ESF ACTIE J “VERBINDENDE SCHAKEL” JANUARI 2014 Arbeidsmarktregio: Utrecht-Oost (Amersfoort, Baarn, Soest, Woudenberg, Leusden, Bunschoten en Nijkerk)

Regievoerder: Gemeente Amersfoort

-4-


Gemeente Amersfoort

17 december 2013

Projectnaam:

Verbindende Schakels

Startdatum:

1 januari 2014

Einddatum:

30 juni 2015

Projectinhoud Geef een korte beschrijving van de doelstellingen van het project. Vermeld daarbij in ieder geval kort wat de aanleiding van het project is, wat het project hieraan beoogt te doen, de doelstelling ervan en voor wie het project bedoeld is. Het aantal geregistreerde werkzoekende jongeren in de regio Utrecht Oost bedroeg per april 2013 1.235 personen. Het aantal geregistreerde jongeren is in de periode april 2012 t/m april 2013 fors toegenomen met 74% (landelijk 55%). Om te voorkomen dat jongeren zonder perspectief op de arbeidsmarkt terecht komen is er een regionaal actieplan Jeugdwerkloosheid opgesteld. Doel is het versterken van de regionale infrastructuur om in samenwerking met het onderwijs jongeren een passend traject te bieden. De regio Utrecht Oost geeft met dit actieplan een extra impuls aan de bestrijding van de jeugdwerkloosheid door te investeren in de volgende activiteiten: bieden van directe dienstverlening aan jongeren in de WW ter voorkoming van doorstroom naar de WWB, extra aandacht en een passende aanpak voor kwetsbare jongeren in toeleiding naar scholing of arbeid, realiseren van extra leerwerkbanen en stageplekken, koppelen van werkenden (jobtoppers) aan werkloze jongeren ten behoeve van agendasetting en perspectief vergroting. Met deze ESF aanvraag wordt het mogelijk extra activiteiten toe te voegen en wordt ook ingezet op het verstrekken van loonkostensubsidie, het bieden van BBL trajecten in samenwerking met het regionale bedrijfsleven, het bieden van maatwerktrajecten om uitval tegen te gaan en het geven van een extra impuls aan de toeleiding naar arbeid van jongeren uit het Praktijkonderwijs/VSO. De ambitie met uitvoering van het actieplan en de extra activiteiten is het bereiken van een stabilisatie van de jeugdwerkloosheid en een uitbreiding van passende plaatsing van jongeren. Met het geheel van activiteiten wordt zo breed mogelijk ingezet op duurzame arbeidsinpassing, met name door het faciliteren van opleiding, werkervaring en leerplaatsen.

2. Directe activiteiten, deelnemers en begroting Selecteer één of meerdere directe activiteiten inclusief aantal deelnemers en begroting van de kosten. Geef een korte omschrijving van deze activiteiten en eventuele daarmee samenhangende exploitatie. Vermeld hierbij in ieder geval wat de directe activiteiten inhouden (wat gaat u concreet doen?), en wat de noodzaak is voor deze activiteiten in relatie tot de doelstelling van het project. De activiteiten dienen voor te komen in het Regionale Actieplan Jeugdwerkloosheid. Let op: de begroting en het aantal deelnames per activiteit dient overeen te komen met de verplichte bijlagen. Aangezien personen (unieke deelnemers) aan meerdere ESF activiteiten kunnen deelnemen, is het mogelijk dat u bij deze vraag op een hoger totaal aantal deelnames uitkomt dan bij vraag drie (waar het om de unieke deelnemers gaat). Neem de gedetailleerde omschrijving van de directe activiteiten en de postgewijze begroting op in de bijlage die u bij de vraag 'Bijlagen bij aanvraag' kunt bijsluiten Activiteit

Voorkomen jeugdwerkloosheid Betreft bemensen jongerenloket (verlenging bestaande inzet en uitbreiding). Activiteiten betreffen uitnodigen en screenen jongeren, vervolgens trajectbegeleiding.

Deelnemers Kosten

200 236.250

Activiteit

Begeleiden naar stage Verzorgen van de (vaktechnische) begeleiding van jongeren op een stageplaats via de expertisecentra.

Deelnemers Kosten

50 87.500

Activiteit

Begeleiden naar een leerwerkbaan Diverse activiteiten waaronder begeleiding van jongeren op een leerwerkbaan via de expertisecentra, maar ook het verzorgen van een leerwerkplaats in sectoren die het momenteel zwaar hebben en voor moeilijk plaatsbare jongeren (via bijv. BBL trajecten)

Deelnemers

188

-5-


Gemeente Amersfoort

17 december 2013

Kosten

715.000

Activiteit

Begeleiden kwetsbare jongeren

Deelnemers Kosten

Begeleiden van de uitstroom uit een praktijk leerwerkplaats voor uitvallers uit het MBO op niveau 1 naar een vervolgopleiding of een baan. 25 28.125

Activiteit

Scholing Bieden van cursussen, die buiten het reguliere traject vallen, maar wel nodig zijn om de arbeidsmarkt te kunnen betreden.

Deelnemers Kosten

210 105.000

Activiteit

verstrekken loonkostensubsidies Activiteit bedoeld als aanmoediging om een niet reeds bestaande arbeidsplaats voor een jongere te creëren, of een bedreigde plaats te behouden.

Deelnemers Kosten

20 80.000

3. Deelnemerinformatie Omwille van de duidelijkheid wijs ik u op het volgende: - Bij deze vraag dienen uitsluitend unieke deelnemers te worden vermeld (geen dubbeltellingen indien dezelfde persoon aan meerdere activiteiten deelneemt (opleidingen/trajecten etc). Aantal unieke deelnemers

500

4. Indirecte activiteiten en begroting Selecteer één of meerdere indirecte activiteiten inclusief begroting van de kosten. Geef een korte omschrijving van deze activiteiten c.q. de inhoud van de activiteiten alsmede degene die dit (gaan) uitvoeren. Benoem ook de eventuele daarmee samenhangende exploitatie. Activiteit Kosten

Coördinatie en administratie 112.500

Activiteit Kosten

Netwerkversterking 16.875

Activiteit Kosten

Webcontent jobtoppers 28.125

5. Afrondende activiteiten en begroting Selecteer één of meerdere afrondende activiteiten inclusief begroting van de kosten. Geef een korte omschrijving van deze activiteiten c.q. de inhoud van de activiteiten alsmede degene die dit (gaan) uitvoeren. Benoem ook de eventuele daarmee samenhangende exploitatie. Activiteit Kosten

Administratie 15.000

Na afloop van de uitvoeringsperiode worden afrondende werkzaamheden verricht ten behoeve van het indienen van de eindrapportage ESF actie J.

6. Inkomsten uit activiteiten Geef een korte beschrijving van de inkomsten uit activiteiten inclusief de begroting. Er worden geen inkomsten gegenereerd. Inkomsten

0

7. Activiteiten, uitvoerders Bent u van plan activiteiten te laten uitvoeren door externe uitvoerders? Ja

-6-


Gemeente Amersfoort

17 december 2013

Let op de regels omtrent het aantonen van de marktconformiteit van kosten. De bijlage voor externe uitvoerders kunt u bij de vraag 'Bijlagen bij aanvraag' bijsluiten. Op welke wijze schakelt u deze externe uitvoerders in? Voor zover er externe uitvoerders betrokken worden bij het project, worden deze ingeschakeld conform de eisen die de ESF regeling hieraan stelt.

8. Activiteiten, overige gegevens Omwille van de duidelijkheid wijs ik u op het volgende: - Bij deze vraag dienen uitsluitend unieke deelnemers te worden vermeld (geen dubbeltellingen indien dezelfde persoon aan meerdere activiteiten deelneemt (opleidingen/trajecten etc). Nader uit te werken

9. Financieel overzicht Samenvattende begroting Totaal directe activiteiten 1.251.875 Totaal indirecte activiteiten 157.500 Totaal afrondende activiteiten 15.000 _________________________________________ + Totaal inkomsten uit activiteiten 0 _________________________________________ Totale kosten 1.424.375 Financiering Eigen cofinanciering door aanvrager 189.875 Publieke cofinanciering door derden 339.000 (decentralisatiegeld Rijk) Private cofinanciering door derden 396.000 (cofinanciering BBL en cursussen) _________________________________________ + Totale cofinanciering 924.875 ESF subsidie 499.500 _________________________________________ + Totale financiering 1.424.375

10. Bijlagen bij aanvraag Alle jongeren binnenboord, vervolg De volgende bijlagen zijn toegevoegd aan de aanvraag: AO_IB_ESF_J_ bijlage_begrote__ kosten_en_omschrijving_activiteiten_actie_J_ [1].xls Bijlage_externe_uitvoerders_Actie_J_.xls

11. Overzicht en afsluiting Door op voltooien te klikken wordt het formulier opgeslagen. Alleen de tekenbevoegde is echter geautoriseerd om het formulier te verzenden. Het Agentschap SZW publiceert op haar website per aanvraagtijdvak, op basis van artikel 6 en 7 lid 2 onder d van EG-Verordening 1828/2006, de lijst met verleende ESF-projecten per actie. Deze lijst bestaat uit het nummer, de betrokken aanvrager, de naam, het verleende subsidiebedrag, het jaar van de verlening en de financiering per project. Op grond van de begroting van de kosten van het project en het schema voor de financiering van het project verzoekt de aanvrager om een subsidie uit het Europees Sociaal Fonds ter grootte van: ESF subsidie Deze subsidie is noodzakelijk als resterende financiering van de kosten van het project. De aanvrager verklaart er zorg voor te dragen dat financiering met middelen van derden uitsluitend geschiedt op basis van schriftelijke overeenkomsten of besluiten en stelt deze op verzoek beschikbaar. De aanvrager verklaart dat geen sprake is van andere financiering uit Europese subsidieprogramma's.De aanvrager verklaart dat er geen sprake is van dubbelfinanciering van activiteiten. De aanvrager verklaart zich verantwoordelijk en aansprakelijk voor een goed verloop van de activiteiten in het kader van het project, de naleving van de voorwaarden die in de regelgeving zijn vastgelegd en de nakoming van de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen. De aanvrager verklaart zich verantwoordelijk voor de uitvoering van de subsidieregeling door de projectuitvoerders en is er van op de hoogte dat onjuiste handelingen van uitvoerders en onderaannemers aan de aanvrager worden toegerekend. De aanvrager zal zelf de juridische voorzieningen treffen om zo nodig bij hen verhaal te kunnen halen. De aanvrager verklaart dat de informatie in deze aanvraag en de bijlagen volledig en juist is. Ja, dat verklaar ik.

-7-


Gemeente Amersfoort

17 december 2013

Bijlage 2 : AO-IB

AO-IB ACTIE J

-

2014

Arbeidsmarktregio: Utrecht-Oost (Amersfoort, Baarn, Soest, Woudenberg, Leusden, Bunschoten en Nijkerk)

Regievoerder: Gem. Amersfoort “Verbindende Schakels”

Aanmaakdatum:

10 december 2013

Laatste wijziging:

19 december 2013

Versie:

1.01

Programma/Project

ESF actie J AR: Utrecht-Oost

Opdrachtgever

Gemeente Amersfoort

Goedkeuring: Datum, handtekening Organisatie vertegenwoordigers: < Naam1> < Naam2> < evt Naam3> Project vertegenwoordiger: < Naam1, projectleider>

-8-


Gemeente Amersfoort

17 december 2013

DOCUMENTBEHEER Wijzigingshistorie

Datum

Auteur

Versie

Wijziging

Beoordeeld door

Naam

Functie

Paraaf

Distributie

Kopie nr

Naam

Functie

1 2 3 4

Agentschap SZW

Subsidiënt

-9-

Bijlagen Collegevoorstel Reg.nr. : 4567374

Gemeente Amersfoort

17 december 2013

Datum :

Inhoud Documentbeheer ................................................................................................................................................ 9 Wijzigingshistorie .............................................................................................................................................. 9 Beoordeeld door ................................................................................................................................................. 9 Distributie .......................................................................................................................................................... 9 1. Samenvatting ............................................................................................................................................... 10 1.1 Inleiding ..................................................................................................................................................... 10 1.2 Doelstelling document ............................................................................................................................... 11 1.3 Samenwerking ........................................................................................................................................... 11 1.4 Rolverdeling .............................................................................................................................................. 11 1.5 Projectadministratie ................................................................................................................................... 11 1.6 Dossiervorming, bewaarplicht en publiciteit. ........................................................................................... 12 2. Betrokkenen en rolverdeling ....................................................................................................................... 12 2.1 Inleiding ..................................................................................................................................................... 12 2.2 Eindverantwoordelijkheid Gemeente Amersfoort. ................................................................................... 12 2.3 Dagelijkse projectleiding. ......................................................................................................................... 13 2.4 Secretariële ondersteuning ESF-administratie. ......................................................................................... 13 2.5 Projectpartners. ......................................................................................................................................... 14 2.6 Interne controle op de ESF-administratie. ................................................................................................ 14 2.7 Vastleggen bevoegdheden. ........................................................................................................................ 15 3. Projectopzet, doelstellingen en kostentoerekening. .................................................................................... 15 3.1 Projectopzet ............................................................................................................................................... 15 3.2 Doelstelling............................................................................................................................................... 15 3.3 Verantwoorden geleverde prestatie...................................................................................................... 17 4. Projectadministratie ..................................................................................................................................... 17 4.1 Deelnemersadministratie ........................................................................................................................... 17 4.2 Financiële administratie ............................................................................................................................ 18 4.3 Kostentoerekening. .................................................................................................................................... 20 5. Rapportage en einddeclaratie .................................................................................................................. 21 5.1 Rapportageverplichting. ............................................................................................................................ 21 5.2 Opstellen einddeclaratie. ........................................................................................................................... 21 5.3 Controle op de einddeclaratie ................................................................................................................... 21 6. Publiciteit & Bewaarplicht .......................................................................................................................... 22 6.1 Inleiding ..................................................................................................................................................... 22 6.2 Publiciteitsuitingen. ................................................................................................................................... 22 6.3 Bewaarplicht .............................................................................................................................................. 22

1. SAMENVATTING

1.1 Inleiding Op uiterlijk 17 januari 2014 vraagt de Gemeente Amersfoort namens de Arbeidsmarktregio Utrecht-Oost een ESF-subsidie aan voor een bundeling van activiteiten gericht op het voorkomen van de jeugdwerkloosheid in de regio, door het vergroten van de opleidingsmogelijkheden en het in stand houden van bestaande succesformules. Deze aanvraag wordt ingediend met toepassing van de subsidieregeling Europees Sociaal Fonds 2007-2013 (herzien 14 oktober 2013), actie J.

- 10 -


Gemeente Amersfoort

17 december 2013

1.2 Doelstelling document De subsidieaanvraag bij het ESF bevat een aanvulling op het reeds bestaande actieplan jeugdwerkloosheid. Aan de administratieve verantwoording van ESF-subsidie zijn striktere administratieve voorwaarden verbonden, dan aan de Rijksmiddelen voor het actieplan. In een eerdere fase is onderzocht welke activiteiten zich lenen voor een verantwoording welke tegemoet komt aan de voorwaarden die het ESF stelt aan een projectadministratie. Dit document geeft een beschrijving van hoe wij de administratie willen opzetten om aan deze eisen te kunnen voldoen. Dit document wordt in het vervolg AO/IB (staat voor: Administratieve Organisatie en Interne Beheersing) genoemd. Dit document is bedoeld als een handboek; een leidraad die wordt gevolgd bij de opzet van de administratie, een naslagwerk wat in de dagelijkse praktijk bij het (administratief) uitvoeren van het project kan worden geraadpleegd en een toetsdocument voor de interne controle op de juiste naleving van de afgesproken procedures.

1.3 Samenwerking De Arbeidsmarktregio bestaat uit een samenwerking van de gemeenten: Amersfoort, Baarn, Soest, Woudenberg, Leusden, Bunschoten en Nijkerk, waarbij de gemeente Amersfoort de rol heeft van penvoerder en feitelijk uitvoerder van de activiteiten. De inbreng van de andere regio gemeenten bestaat uit het beschikbaar stellen van middelen en het aanleveren van eventuele deelnemers. Binnen het project wordt samengewerkt met diverse partijen uit de publieke, semipublieke en private sector. De afdeling Arbeidsintegratie van de Gemeente Amersfoort verzorgt het Jongerenloket en de website: Joptoppers.nl. Het Arbeidstraining Centrum verzorgt de basistrainingen arbeid voor jongeren, die qua financieringsmogelijkheden tussen ‘wal en het schip’ vallen. Het bureau Sovee verzorgt de begeleiding en coaching van jongeren die door externe partijen bij hen worden aangemeld en die niet onder de reguliere financieringen behandeld kunnen worden. De externe partijen kunnen RMC’s of bijvoorbeeld ook de Reclassering zijn. De expertisecentra leveren de (vaktechnische) begeleiding van jongeren die een leerwerkplaats, of stageplaats hebben gekregen bij bedrijven of instellingen. De bedrijven bieden BBLleerwerkplaatsen aan, of worden aangemoedigd deze plaatsen te behouden met een subsidie en tot slot kunnen bedrijven worden aangemoedigd emplooi te bieden aan de werkloze jongere met een loonkostensubsidie. Daarnaast krijgt het project First Class een impuls door het beschikbaar stellen van een coach / vacaturematcher, om de uitstroom uit het project beter te effectueren. Al deze activiteiten worden gecoördineerd en aangejaagd vanuit een projectleider, van de Gemeente Amersfoort.

1.4 Rolverdeling Mevrouw Peltenburg (Gemeente Amersfoort) is eindverantwoordelijke voor het project binnen de Arbeidsmarktregio Utrecht-Oost. Voor de uitvoering wordt een projectleider aangetrokken, die de contacten onderhoud met de eerder genoemde projectpartners. De screening op mogelijkheden van het huidige potentieel aan Jongere werklozen, wordt uitgevoerd door het Jongerenloket, dat onderdeel vormt van de afdeling Arbeidsintegratie van de Gemeente Amersfoort. Dossiervorming en administratie wordt verricht middels secretariële ondersteuning gedurende de gehele projectperiode. Voor de Interne Controle op de administratie, alsmede verantwoording en verslaglegging wordt externe expertise ingehuurd.

1.5 Projectadministratie De gehele ESF-projectadministratie wordt in een aparte projectadministratie in Excel samengebracht. De input komt van interne en externe partijen. De Gemeente Amersfoort heeft vooronderzoek laten uitvoeren naar de Administratieve Organisatie van de externe partijen omtrent de mogelijkheden om de kosten te administreren op een voor het ESF geaccepteerde wijze. - 11 -


Gemeente Amersfoort

17 december 2013 De wijze van kostenverantwoording raakt alle mogelijke manieren van verantwoording. Zo zal er deels tijd geschreven worden, deels gewerkt worden met Addenda en soms verantwoord worden met inkoopfacturen o.b.v. contracten. In alle gevallen staat de prestatieverantwoording centraal bij de interne controle op de rechtmatigheid van de verantwoorde kosten. Daar waar de huidige systemen de mogelijkheid bieden gegevens te exporteren, zal daar maximaal gebruik van worden gemaakt, om redundantie van gegevens en de kans op fouten te minimaliseren. De administratie blijft echter een zelfstandig controleerbaar geheel, waarbij alle documentatie zowel elektronisch, als Hardcopy op één locatie wordt samengebracht en inzichtelijk gemaakt.

1.6 Dossiervorming, bewaarplicht en publiciteit. Zowel de administratieve bewijsstukken van interne partners, als de externe projectpartners en alle voor het project relevante documenten worden vastgelegd in een apart ESF-dossier. Wij maken voor de bewijsvoering geen gebruik van de bestaande dossiers van de cliënten. Hiermee is de bewaartermijn tot 2023 eenvoudiger te realiseren, omdat de standaard archieftermijnen binnen de deelnemende Gemeenten hiermee niet synchroon lopen en niet over de volledige bewaartermijn te garanderen zijn. Op alle correspondentie met deelnemers, zoals bijvoorbeeld trajectplannen, deelnemersverklaringen, uitnodigingsbrieven en met externe projectpartners, zoals subsidiebeschikkingen wordt het ESF-logo met de medefinancieringstekst opgenomen. Wanneer artikelen aan de geschreven pers worden aangeboden, zal aandacht besteed worden aan de Europese medefinanciering. Tot slot zal de medefinanciering kenbaar gemaakt worden via de website: Joptoppers.nl. Het communicatieplan is nu nog niet geheel uitgewerkt. Daar waar nog andere vormen van communicatie worden gepland, zal waar mogelijk melding worden gemaakt van de bijdrage uit het ESF.

2. BETROKKENEN EN ROLVERDELING 2.1 Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft welke functies betrokken zijn en wat hun rol in het proces is en hoe zij verantwoording afleggen over de hen opgedragen taken.

2.2 Eindverantwoordelijkheid Gemeente Amersfoort. De arbeidsmarkttregio Utrecht-Oost heeft formeel nog geen juridische status. De bevoegdheid tot het indienen van de aanvraag en de formele eindverantwoordelijkheid ligt echter bij het College van B&W van de Gemeente Amersfoort. De uitvoering is gemandateerd aan: M. (Monique) Peltenburg. Zij heeft daarmee de bevoegdheid tot het nemen van besluiten ten uitvoering van de gedelegeerde bevoegdheid. In het gehele project neemt de Gemeente Amersfoort de rol van penvoerder en aanvrager op zich. Dat houdt ook in dat contracten en verplichtingen aangegaan door de Gemeente Amersfoort ook aangewend kunnen worden voor de Arbeidsmarktregio Utrecht-Oost. De Arbeidsmarktregio gaat daarom niet nog eens aparte overeenkomsten aan, welke reeds bestaan binnen de Gemeente Amersfoort. De eindverantwoordelijke voor het project heeft als taak de projectbetrokkenen aan te sturen in de hen toebedeelde taken en toezicht te houden op de globale projectvoortgang. Periodiek zal deze verantwoordelijke geïnformeerd worden over de voortgang en zal betrokken worden bij het oplossen van eventuele knelpunten. De feitelijke dagelijkse verantwoording over de juiste en tijdige uitvoering van de projectactiviteiten zal gelegd worden bij een capabele nog aan te wijzen projectleider.

- 12 -


Gemeente Amersfoort

17 december 2013

2.3 Dagelijkse projectleiding. De dagelijkse leiding van de activiteiten gericht op de subsidiabele deelnemers bestaat uit het toezien op de voortgang en juiste en tijdige uitvoering van de werkzaamheden. Het motiveren van de betrokken partners de afgesproken taken uit te voeren en het functioneel aansturen van de uitvoerende medewerkers bij het uitvoeren van hun taken. Ook is de projectleider verantwoordelijk voor de kwaliteit van het geleverde werk en de kwaliteit van de primaire registraties van de uitvoerenden, welke dienen als bewijs van prestatie in de ESF-administratie. Tevens signaleert de projectleider tijdig eventuele knelpunten en achterstanden in de uitvoering of in het registratieproces naar de eindverantwoordelijke en lossen die problemen in samenspraak op.

2.4 Secretariële ondersteuning ESF-administratie. De stroom van documenten die volgen uit de uitvoering van de projectactiviteiten worden op de ESF-administratie door de medewerker secretariële ondersteuning op deelnemersniveau gedocumenteerd in de fysieke ESF-dossiers. Daarnaast legt deze functionaris de gegevens vast in de deelnemersadministratie op basis van de primaire registraties. De administratie wordt zodanig opgezet dat hieruit te allen tijde blijkt welke deelnemers en activiteiten subsidiabel zijn en bevat het de relevante stukken waaruit de uitvoering blijkt. Daarnaast worden periodiek stukken toegevoegd, waaruit blijkt dat kosten daadwerkelijk betaald zijn en of dat de gehanteerde loonsommen in de uurloonberekening corresponderen met het feitelijk loon van de betrokken medewerker(s). De secretariële ondersteuning verwerkt alle stukken in de fysieke ESF-administratie.

- 13 -


Gemeente Amersfoort

17 december 2013

2.5 Projectpartners. Om de doelstelling van het project te behalen, worden diverse bestaande disciplines ingezet. Elke discipline brengt haar eigen kennis, kunde en netwerk in om te slagen in hun doelen. Onderstaande tabel geeft weer welke partners bij het project zijn betrokken en welke activiteiten zij uitvoeren. Tevens wordt aangegeven of en op welke wijze de kosten van hun activiteiten in het project worden verantwoord. Projectpartner

Activiteit(en)

Kostenverantwoording

Arbeidsintegratie Gemeente Amersfoort

Bemensen Jongerenloket, uitnodigen en screenen jongeren. Toepassen instrumenten: Intensieve sollicitaties, Trajectbegeleiding of Work Fast (niet in begroting opgenomen) Verzorgen van de website: jobtoppers.nl

Addendum

Arbeidstraining Centrum

Verzorgen van de training in de basishouding (Sociale vaardigheden) benodigd om te kunnen werken

Niet in de ESF begroting

Trajectbureau Sovee

Verzorgen van plaatsing op de juiste opleiding of traject van jongeren tussen wal en schip

Niet in de ESF begroting

Ca. 6 Expertisecentra

Verzorgen van de (vaktechnische) begeleiding van jongeren op een leerwerkplaats, of stageplaats

Facturen o.b.v. overeenkomst

Bedrijven met leerwerkplaats(en)

Verzorgen van een leerwerkplaats in moeilijke sectoren en voor moeilijk plaatsbare jongeren

BBL-systematiek met standaardkostprijs

Scholing

Bieden van cursussen, die buiten het reguliere traject vallen, maar wel nodig zijn om de arbeidsmarkt te kunnen betreden.

Facturen van ingekochte cursussen

First Class

Begeleiden van de uitstroom uit een praktijk leer-werkplaats voor uitvallers uit het MBO op niveau 1 naar een vervolgopleiding of een baan.

Addendum

Loonkostensubsidie(s)

Bedoeld als aanmoediging om een niet reeds bestaande arbeidsplaats voor een jongere te creëren, of een bedreigde plaats te behouden.

Betaalde subsidie

De samenwerking met deze partijen is tevens een proeftuin om te bezien welke instrumenten succesvol en welke minder succesvol zijn. Met deze kennis kunnen aanvragen in de toekomst nog beter op maat gemaakt worden.

2.6 Interne controle op de ESF-administratie. De projectleider controleert periodiek de ESF-administratie op de juiste werking van de AO-IB, stelt de volledigheid van de deelnemersadministratie met bijbehorende documentatie vast en voert controles uit op de consistentie in de vastleggingen van de prestatiebewijzen. Tussentijds informeert hij/zij de eindverantwoordelijke over de voortgang en eventuele omissies en aandachtspunten in de administratie.

- 14 -


Gemeente Amersfoort

17 december 2013 Aan het eind van het project draagt hij/zij zorg voor een einddeclaratie, welke aansluit op de ESFadministratie en begeleidt de controle door het Agentschap SZW.

2.7 Vastleggen bevoegdheden. De bevoegdheden van functionarissen worden vastgelegd in een Handtekeningen- en parafenlijst (competentietabel), welke onderdeel vormt van het ESF-dossier.

3. PROJECTOPZET,

DOELSTELLINGEN EN KOSTENTOEREKENING.

3.1 Projectopzet De doelgroep van het project is afgebakend door de leeftijd op het moment van instroom in het project : Ouder dan 15 en jonger dan 28. Dit zijn zowel jongeren met, als zonder een uitkering op grond van enige uitkeringswet, met of zonder baan en al of niet deelnemend aan een opleiding. De doelgroep is daarmee groter dan het aantal in de systemen geregistreerde werkzoekende jongeren. De doelstelling van het geheel van activiteiten is om zo breed mogelijk in te zetten op duurzame arbeidsinpassing, met name door het faciliteren van opleiding, werkervaring en leerplaatsen, en het uitbreiden van dit aantal plaatsen. Het vooronderzoek geeft de verwachting dat in de projectperiode ca. 500 jongeren aan één of meer gesubsidieerde activiteiten deel kunnen nemen. De ‘hoek’ van waaruit een deelnemer instroomt in het project zal divers zijn. Diverse verwijsinstanties kunnen deelnemers doorverwijzen naar één van de gesubsidieerde activiteiten. De tabel in par. 3.2 geeft een beeld van de verwachte aantallen per deelactiviteit. Het kan zijn dat deelnemers aan meerdere activiteiten deelnemen binnen de looptijd. Het totaal van de tabel sluit daarom ook niet aan op de genoemde 500 unieke personen. Hoe de aantallen deelnemers verdeeld zullen zijn over de activiteiten is op voorhand niet met absolute zekerheid vast te stellen. Direct vanaf januari zullen de activiteiten, doelstellingen en de financiële compensatie financieel vastgelegd worden in overeenkomsten met de projectpartners. Er kan daarom direct gestart worden. Vervolgens wordt tussentijds toegezien hoe de uitvoering daadwerkelijk verloopt. Het succes zal in grote mate afhankelijk zijn van de economische omstandigheden. Hoofdzaak en doel is dat geen enkele jongere binnen de doelgroep tussen ‘wal en schip’ beland en hierdoor geen kans krijgt. Toch moet de kanttekening geplaatst worden dat de doelgroep geheel vrijwillig deelneemt aan de aangeboden activiteiten. Garanties over de aantallen en successen kunnen daarom op voorhand niet gegeven worden.

3.2 Doelstelling De Arbeidsmarktregio heeft gelet op de specifieke problematiek van de doelgroep geen doelstellingen gekwantificeerd met betrekking tot het verwachte succes van uitstroom naar arbeid. In deze casus geldt dat elke plaatsing als een succes wordt gevierd. Activiteit / Partner

Verwacht aantal deelnemers

Trajectbegeleiding, Intensieve sollicitaties en joptoppers.nl

200

Begeleiding op de werkplek door Expertisecentra

75

Plaatsing op een nieuwe of behouden leerwerkplaats

150

Scholing

210

Uitstroombegeleiding First Class

25

- 15 -


Gemeente Amersfoort

17 december 2013 Creëren nieuwe arbeidsplaats met loonkostensubsidie

- 16 -

20


Gemeente Amersfoort

17 december 2013

3.3 Verantwoorden geleverde prestatie Projectpartners krijgen hun overeengekomen vergoeding betaald, nadat door de projectadministrateur is vastgesteld dat de overeengekomen prestatie is uitgevoerd volgens afspraak en dit blijkt uit de aangeleverde documentatie. Kosten van interne partners worden pas definitief geboekt nadat hun documentatie is getoetst. In onderstaande tabel zijn de minimaal noodzakelijke documenten per activiteit / partner opgenomen. Activiteit / Partner

Prestatieverantwoording

1. Trajectbegeleiding

Door deelnemer getekend trajectplan + vastlegging van de activiteiten

2. Intensieve sollicitaties

Lijst met gedane sollicitaties onderbouwd met kopie brieven

3. Joptoppers.nl

Documentatie van matches en meldingen in de Social Media

4. Begeleiding op de werkplek door Expertisecentra

Verslag van de uitgevoerde begeleiding per deelnemer + lijst met data van de activiteiten en verslag van de resultaten Subsidieaanvraag, beoordeling en positief besluit. Kopie van de BPV, verklaring deelname door het ROC, Kopie laatste loonstrook in traject of in project

5. Plaatsing op een nieuwe of behouden leerwerkplaats

Door deelnemers en docent getekende presentielijsten en/of certificaten

6. Scholing

Verslaglegging van de per deelnemer ondernomen activiteiten en verslag van de resultaten.

7. Uitstroombegeleiding First Class

Beschikking + betalingsbewijs loonkostensubsidie per deelnemer?

8. Creëren nieuwe arbeidsplaats met loonkostensubsidie

De secretarieel ondersteuner documenteert de activiteiten met betrekking tot de trajecten in het individuele deelnemersdossier. Administratief wordt onderscheidt gemaakt in gesloten en openstaande trajecten. Gesloten trajecten moeten aan alle gestelde voorwaarden voor subsidiabiliteit voldoen en worden daarop getoetst. Periodiek controleert de aangestelde functionaris of de prestatieverantwoording in verhouding staat tot de verwachting op basis van de aanwezige caseload. Ook controleert hij of de prestatieverantwoording voldoet aan de eisen in bovenstaande tabel en of de bewijzen voldoende toegankelijk zijn gedocumenteerd.

4. PROJECTADMINISTRATIE 4.1 Deelnemersadministratie In de deelnemersadministratie zijn alle in de Handleiding projectadministratie vastgestelde gegevens opgenomen. Deelnemersgegevens worden vastgelegd in aparte zelfstandige projectadministratie van de Gemeente Amersfoort: Deelnemerskenmerk

Te hanteren bewijsstuk

- 17 -


Gemeente Amersfoort

17 december 2013 Naam; Adres, postcode, woonplaats;

Kopie identiteitsbewijs, loonstrook leerbedrijf of print Suwinet

Geboortedatum; Geslacht; BSN nummer;

Kopie identiteitsbewijs, loonstrook leerbedrijf of print Suwinet

Instroomdatum deelnemer ;

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Uitstroomdatum project;

1. 2. 3. 4.

Datum tekenen trajectplan Datum start sollicitatie bij jongerenloket Startdatum in verslag expertisecentrum Startdatum BPV Datum eerste cursusdag blijkens presentielijst Datum ondertekening startverklaring intensieve begeleiding 7. Datum tekenen startverklaring 8. Datum start in subsidiebeschikking

5. 6. 7. 8. Bereikte resultaten

Datum in beëindigingsbrief traject Datum einde sollicitatie bij jongerenloket Einddatum in verslag expertisecentrum Einddatum BPV, of laatste scholingsmaand in project (doorlopers). Datum laatste cursusdag blijkens presentielijst. Datum laatste datum activiteit blijkens verslag van begeleider. Datum laatste activiteit blijkens verslag van coach Datum start in subsidiebeschikking

1. Reden in beëindigingsbrief traject 2. Bij succes beëindigingsbrief vermelding werkgever en duur verkregen overeenkomst. 3. Verslag expertisecentrum 4. Kopie diploma indien behaald, anders ROCverklaring of niet behaald. 5. Certificaat behaald ja of nee + kopie certificaat. 6. Verslag van de begeleider met daarin bereikte resultaat. 7. Verslag v coach met bereikte resultaten per deelnemer. 8. Bewijsstukken bij subsidievaststelling, zoals loonstroken.

De secretarieel ondersteuner documenteert per deelnemer de van toepassing zijnde documenten op chronologische volgorde. In de aparte projectadministratie legt de secretarieel ondersteuner de gegevens van de deelnemer vast en legt vast welke van de van toepassing zijnde gegevens reeds zijn gearchiveerd. Periodiek controleert de medewerker projectleider de subsidiabiliteit van de geregistreerde deelnemers en toetst de validiteit van de onderliggende bewijsstukken. (tijdens de projectuitvoering zal nog worden bezien in hoeverre gegevensoverdracht vanuit de bestaande systemen tot de mogelijkheden behoord.)

4.2 Financiële administratie De financiële projectadministratie wordt gevoerd door de Gemeente Amersfoort met eventuele ondersteuning van een deskundige projectleider. In de administratie worden alle subsidiabele uitgaven vastgelegd die betrekking hebben op de subsidiabele activiteiten. De financiële projectadministratie bestaat naast de subsidiabele uitgaven uit een berekening van de grondslag voor de toerekening van de kosten en de onderbouwing van de toerekening aan

- 18 -


Gemeente Amersfoort

17 december 2013 deelnemers en/of activiteiten. De grondslag voor de toerekening kan bestaan uit loonkosten of facturen van derden. In de administratie van de Gemeente Amersfoort wordt een apart projectnummer aangemaakt, waarop alle uitgaven m.b.t. dit project geboekt worden. 4.2.1. Loonkosten De loonkosten van de betrokken medewerkers van de Gemeente Amersfoort bij dit project worden toegerekend aan de subsidiabele activiteiten door middel een addendum bij hun detacheringbevestiging, of als addendum bij hun aanstellingsbrief. Alleen functionarissen belast met de projectleiding verantwoorden hun uren middels een sluitende urenregistratie. 4.2.1.1 Addendum bij de detacheringbevestiging. Om de personeelsinzet te flexibiliseren heeft de Gemeente Amersfoort middels een openbare aanbesteding een payroll bedrijf gecontracteerd. Met dit bedrijf worden individuele bevestiging per in te zetten medewerker overeengekomen. In deze bevestiging is o.a. de naam van de medewerker, de duur van de werkzaamheden en de loonkosten per maand opgenomen. Bij deze bevestiging wordt een addendum gevoegd, welke door de betreffende medewerker, het payroll bedrijf en de sectordirecteur ondertekend wordt. In het addendum staat beschreven welke werkzaamheden worden verricht en welk deel betrekking heeft op de ESF-subsidiabele deelnemers en activiteiten. De loonkosten worden verantwoord op basis van het brutoloon dat door het pay-roll bedrijf wordt betaald met een opslag van 32%.In de administratie worden de ontvangen facturen voor de betreffende medewerkers, alsmede de betaalbewijzen van de facturen van het payroll bedrijf opgenomen. Het payroll bedrijf brengt alleen de daadwerkelijke gewerkte uren in rekening. De Gemeente Amersfoort hanteert een verzuim- en verlofregistratie, zodat de gewerkte uren hieraan getoetst kunnen worden. 4.2.1.2 Addendum bij de aanstellingsbrief. Voor medewerkers met een aanstelling bij de Gemeente Amersfoort, wordt bij de aanstellingsbrief een addendum opgenomen waarin de ESF-werkzaamheden, de uitvoeringsperiode en de mate van toerekening aan de ESF-werkzaamheden worden beschreven. Omdat binnen de gemeente geen gezagsverhouding bestaat, zoals tussen werkgever en werknemer, kan de werkgever in dat opzicht het addendum niet ondertekenen. Daarom ondertekent naast de medewerker ook de sectordirecteur het addendum. De loonkosten worden verantwoord op basis van het feitelijke salaris over de betreffende maand. Indien een salarisverhoging plaats mocht vinden, wordt vanaf die maand het nieuwe salaris toegerekend. Hierbij wordt de rekenformule toegepast, waarbij het brutomaandloon verhoogd wordt met 32%. De toepasselijke loonstroken worden in het ESF-dossier per medewerker bewaard. 4.2.1.3 Urenadministratie. Alleen functionarissen belast met indirecte activiteiten verantwoorden hun uren middels een sluitende urenregistratie. Deze urenregistratie wordt tijdig en in functiescheiding gecontroleerd en ondertekend. Periodiek worden de uren van ondertekende weekstaten overgenomen in de ESF-administratie. Op deze manier ontstaat inzicht in de ontwikkeling van de overheadkosten ten opzichte van het budget.

- 19 -


Gemeente Amersfoort

17 december 2013 4.2.2 Facturen van derden De Gemeente Amersfoort hanteert haar eigen inkoopbeleid. Dit beleid is conform het Europees aanbestedingsreglement en het BAO. Het inkoopbeleid zal daar waar nodig aangepast worden conform de vereisten gesteld in de ESF-regeling artikel 13 onder 4 en de HPA. De inkopen bij de expertisecentra worden ingekocht op basis van overeenkomsten zonder een openbare offerteprocedure, omdat de diensten van de expertisecentra in Nederland uniek zijn binnen een sector en bovendien door de Nederlandse overheid daartoe zijn aangesteld en worden gefinancierd. Op de inkopen van eventuele ondersteuning voor de ESF-administratie wordt het inkoopbeleid eveneens toegepast. Direct na goedkeuring door de budgethouder, print de secretariële ondersteuning de facturen en betaalbewijzen uit voor activiteiten welke geheel of gedeeltelijk subsidiabel zijn. Zij parafeert de factuur als kopie van het origineel en legt deze op chronologische volgorde vast in de aparte projectadministratie. Zij legt daarbij naast de algemene gegevens vast op welke activiteit de kosten betrekking hebben en of het directe of indirecte betreft. Zij voorziet de facturen van een herkenbaar nummer, en bergt de facturen op nummervolgorde op in het dossier. Tot slot legt zij de betaaldatum vast in de ESF-administratie. 4.2.3 Betaalde subsidies Voor de activiteiten onder 4 en 8worden door de Gemeente Amersfoort subsidies verstrekt op grond van de algemene subsidieverordening van de Gemeente Amersfoort. Het college van B&W zal voor de uitvoering nadere regels opstellen. De voorwaarden zullen dezelfde reikwijdte hebben, als de regels in de ESF-regeling en de HPA. Bij het beoordelen van de aanvraag zal de Gemeente Amersfoort toetsen of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden in de uitvoeringsregeling. Als de aanvraag voldoet, wordt een subsidiebeschikking afgegeven, waarin de voorwaarden en verplichtingen opgenomen zijn. De Gemeente kan eventueel voorschotten verlenen tot een nog te bepalen maximum. Aanvragen die niet voldoen aan de criteria, worden afgewezen. Bij vaststelling van de subsidie toetst de medewerker van de Gemeente Amersfoort of aan alle voorwaarden en verplichtingen is voldaan. Daarna wordt de subsidie vastgesteld en worden de voorschotten verrekend. De secretariële ondersteuner zal de voor de ESF-administratie noodzakelijke stukken toevoegen aan de ESF-administratie en de gegevens vastleggen in de elektronische administratie. (via gegevensoverdracht, indien mogelijk). Tot slot worden de betaalbewijzen van de voorschotten en de slotbetaling opgenomen in de projectadministratie. 4.2.4 Kosten van derden De activiteit onder 6 Scholing, wordt primair geregistreerd door de deelnemende praktijkscholen. In de overeenkomst tussen de Arbeidsmarktregio en de scholen, wordt vastgelegd aan welke voorwaarden de administratie moet voldoen. Deze voorwaarden hebben dezelfde strekking als de eisen in de HPA. Tussentijds wordt getoetst of de administratie voldoet aan de eisen. Na afloop van het project of de specifieke activiteit van de school, wordt de digitale administratie, alsmede de onderliggende bewijsdocumenten integraal overgenomen in de centrale ESFadministratie van de Arbeidsmarktregio.

4.3 Kostentoerekening. 4.3.1 Kosten via een addendum. De basis voor de kostentoerekening bestaan uit de kosten van bestede tijd van de trajectbegeleiders, jobhunters en vacaturematcher van het jongerenloket aan de subsidiabele doelgroep. Omdat de aangewezen functionarissen een afgebakend deel van hun arbeidstijd kunnen besteden aan de

- 20 -


Gemeente Amersfoort

17 december 2013 werkzaamheden in het kader van dit project, worden de kosten verantwoord middels een addendum bij de detacheringsovereenkomst. De kosten worden vervolgens aan de deelnemers en trajecten toegerekend middels een vooraf gedefinieerde caseload. Deze caseload bedraagt 30 cliënten per Fte van 36 uur. Per maand wordt gemeten hoeveel subsidiabele cliënten over die maand naar dagen gerekend bemiddeld zijn. Indien de aantallen cliënten over die maand minder zijn dan de caseload, worden de kosten naar rato toegerekend. Voorbeeld: De openstaande trajectdagen bij het jongerenloket bedragen over de maand juli 2014 900 trajectdagen. De inzet bedroeg 1,5 Fte. Dit vertegenwoordigt een soll van 1,5*30*30 dagen = 1350 trajectdagen. De toerekening bedraagt dan 900/1350 van de kosten over die maand op basis van het addendum. Dit wordt per medewerker vastgelegd?

De omvang van de caseload voor de medewerker is vastgelegd en onderbouwd in een intern document dat door het hoofd van de afdeling integratie is ondertekend en gedateerd. De caseload verandert gedurende de looptijd van het project in principe niet. De secretarieel ondersteuner legt de caseload vast in de ESF-administratie en documenteert de getekende onderbouwing. Elke maand legt de secretarieel ondersteuner per uitvoerend medewerker de hoogte van het brutoloon volgens salarisstrook, of gefactureerde uren door het payroll bedrijf vast. Periodiek, bij voorkeur na controle op de administratie, berekent de intern controleur vanuit de deelnemersadministratie het totaal van de geleverde trajectdagen per kalendermaand. Na invoer van de totalen per maand berekent hij de omvang van de subsidiabele kosten per maand en cumulatief. Deze rapportage is bestemd voor de projectleiding en startpunt voor eventueel bijsturen van de intensiteit van de projectactiviteiten. 4.3.2 Kosten branchegerichte cursussen. Daar waar een cursus is bijgewoond door zowel ESF-subsidiabele, als niet-subsidiabele deelnemers, of minder deelnemers dan waarvoor is ingekocht, dan wordt de factuur toegerekend in de verhouding ESF-subsidiabel / Niet ESF-subsidiabel. Daartoe worden zowel de ESFsubsidiabele, als de niet ESF-subsidiabele deelnemers in de projectadministratie vastgelegd. Alleen de als ESF-subsidiabel gelabelde deelnemers worden toegevoegd aan de centrale deelnemersadministratie.

5. RAPPORTAGE EN EINDDECLARATIE 5.1 Rapportageverplichting. De ESF-regeling stelt een volledige rapportage binnen 13 weken na afloop van het project verplicht en jaarlijks voor 31 december een BSN-rapportage van alle deelnemers in het betreffende kalenderjaar. De secretarieel ondersteuner stelt vanuit de deelnemersadministratie tijdig een query op met daarin alle deelnemers met een traject in het betreffende jaar. De BSN nummers van deze cliënten worden gerapporteerd.

5.2 Opstellen einddeclaratie. Voordat de einddeclaratie wordt opgesteld, controleert de projectleider de administratie op subsidiabiliteit van de kosten, prestatieverantwoording en rekenkundige juistheid van de toerekening. Daarna wordt de ESF-administratie “bevroren” en stelt de projectleider de einddeclaratie samen vanuit de bevroren ESF-administratie. De bevroren administratie wordt op een beveiligde gegevensdrager binnen de Gemeente Amersfoort bewaard. De Gemeente Amersfoort dient de einddeclaratie uiterlijk binnen 13 weken na de einddatum van de projectperiode in via het subsidieportaal.

5.3 Controle op de einddeclaratie De Gemeente Amersfoort stelt ruimte en deskundige begeleiding beschikbaar tijdens de controle op de einddeclaratie. De begeleiding heeft kennis van de opzet van de administratie en is in staat de

- 21 -


Gemeente Amersfoort

17 december 2013 verbanden aan te geven en de meeste vragen direct te beantwoorden. Deze deskundige is tevens aanspreekpunt voor eventuele punten, welke follow-up behoeven.

6. PUBLICITEIT & BEWAARPLICHT 6.1 Inleiding Artikel 19 van de ESF-regeling geeft enerzijds dwingende regels en stelt anderzijds eisen aan de publiciteit, welke rondom de projectactiviteiten uitgevoerd moeten worden. Het niet voldoen aan deze regels brengt het risico met zich mee dat de subsidie met 5% wordt gekort.

6.2 Publiciteitsuitingen. De projectleider is verantwoordelijk voor een juiste, volledige en tijdige implementatie van de volgende voorgenomen publiciteitsuitingen. De onderstaande publiciteitsuitingen zullen in ieder geval worden doorgevoerd: 1. Afdrukken logo + tekst op uitnodigingsbrieven 2. Afdrukken logo + tekst op trajectplan en deelnemersverklaring 3. Afdrukken logo + tekst op de beëindigingsbrieven 4. Afdrukken logo + tekst op het addendum 5. Afdrukken logo + tekst op de urenregistraties van overheadpersoneel. 6. Vermelding van de medefinanciering op de website Joptoppers.nl Indien de gelegenheid zich voor doet, zal in persberichten melding gedaan worden van het project. Hierin wordt dan melding gemaakt van de medefinanciering door het Europees Sociaal Fonds.

6.3 Bewaarplicht De elektronische bestanden en de hardcopy stukken zijn gedurende de uitvoering van het project apart gearchiveerd en bewaard. De stukken worden in het archief van de Gemeente Amersfoort opgeslagen in een aparte doos, waarop opvallend vermeld staat dat de stukken bewaard moeten worden tot en met 31 december 2023. Op elk individuele map wordt ook met een sticker vermeld dat de stukken tot die datum bewaard moeten worden. De bestanden worden opgeslagen in een bestandsformaat, waarvan verwacht mag worden dat deze naar alle redelijk ook in 2023 nog met bestaande software benaderbaar zijn.

- 22 -


Gemeente Amersfoort

17 december 2013

Bijlage 3 : Begroting Naam aanvrager:

Gemeente Amersfoort

Samenvatting Begroting

Aantal deelnemers per activiteit

Directe activiteiten Re-integratietrajecten €0

Begeleiden naar een baan

€ 87.500

Begeleiden naar stage (werkervaringsplaats zonder arbeidsovereenkomst)

38 188

€ 715.000

Begeleiden naar een leerwerkbaan

€0

Jongeren langer op school houden

€ 28.125

Begeleiden kwetsbare jongeren

25 210 20 200

€ 105.000

Scholing

€ 80.000

Verstrekken loonkostensubsidies

€ 236.250

Voorkomen jeugdwerkloosheid

€ 1.251.875 Exploitatiekosten Exploitatiekosten gerelateerd aan directe activiteiten

€0

Exploitatiekosten gerelateerd aan indirecte activiteiten

€0 Indirecte activiteiten

€ 112.500

Projectleiding/Coordinatie

€ 28.125

Webcontent jobtoppers

200

Administratie

€ 16.875

netwerkversterking

€ 157.500 Activiteiten na afloop Projectleiding/Coordinatie

€ 15.000

Administratie

€ 15.000 Inkomsten

€0

Inkomsten van het project

€0 € 1.424.375

Totale projectkosten Kerngegevens

Omvang overhead (kosten indirecte activiteiten+ kosten activiteiten na afloop)

€ 172.500,00

Verhouding overhead

13,78%

Omvang exploitatiekosten

€ 0,00

Verhouding exploitatiekosten/ totale projectkosten

0,00%

- 23 -

Unieke deelnemers:

500

Collegevoorstel ARGUMENTEN

Recommend Documents