Collegevoorstel AANLEIDING

Gemeente Amersfoort

Collegevoorstel

Sector

:

Opsteller

:

Telefoon

:

User-id

:

MO A.E. Brommersma (033) 469 44 16 BROA

Reg.nr. :

4458115

Datum

1 augustus 2013

:

Onderw erp

Opdrachtverlening STIPS Voorstel:

1. De eerste twee STIPS te openen in het najaar van 2013 in de wijken Liendert/Rustenburg en Kruiskamp/Koppel. 2. Ravelijn de opdracht te geven om – conform het plan van aanpak – vrijwilligers te werven, te trainen en te begeleiden en Ravelijn hiervoor een eenmalige subsidie te verlenen van 71.590 euro. 3. Ag NOVA de opdracht te geven om – conform het plan van aanpak – de conceptontwikkeling vorm te geven voor een bedrag van 113.425 euro (exclusief BTW). 4. Deze incidentele kosten ten laste te brengen van de bij raadsbesluit van 11 juni 2013 aan de begroting van 2013 toegevoegde middelen (euro 750.000,--) ten behoeve van de realisatie van STIPS.

AANLEIDING In juni 2013 heeft het College een Raadsinformatiebrief (nummer 4394904) met de uitgangspunten voor de STIPS geschreven. Hierin staat verwoord dat in het najaar van 2013 twee STIPS worden geopend, waarvan de eerste in Liendert. Een nadere verkenning wijst uit dat de tweede logische plek in Kruiskamp is (daar is een geschikte ruimte waar een STIP op korte termijn geopend kan worden). Een van de uitgangspunten is dat de gemeente de regie voert op de ontwikkeling en uitvoering van de STIPS. Dat betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor de projectleiding, zorgdragen voor afstemming met andere ontwikkelingen in de wijk, afspraken maken met andere (zorg) organisaties over doorverwijzing en informatievoorziening, het aanwijzen van locaties. De werving, selectie en begeleiding van vrijwilligers besteden we uit. Datzelfde geldt voor de conceptontwikkeling van de STIPS. Een en ander wordt verwoord in een gemeentelijk plan van aanpak. De zomerperiode hebben we benut om een externe organisatie te zoeken die verantwoordelijk is voor het werven, trainen en begeleiden van vrijwilligers. We hebben Ravelijn opdracht gegeven om voor 1 augustus 2013 een plan van aanpak te schrijven en stellen voor om Ravelijn – op basis van het plan van aanpak – de opdracht te geven. Vooralsnog voor de periode tot 1 januari 2014. Daarnaast hebben we gesprekken gevoerd met verschillende bureaus die de conceptontwikkeling voor hun rekening kunnen nemen. Op basis van die gesprekken hebben we Ag NOVA de opdracht gegeven om voor 1 augustus 2013 een plan van aanpak te schrijven voor het ontwikkelen van het logo, de inrichting, de website en een communicatieplan. Kortom: het concept STIP. Het plan van aanpak is zodanig dat wij voorstellen om Ag NOVA de opdracht te geven voor de conceptontwikkeling van de STIPS.

-1-

Bijlagen Collegevoorstel Reg.nr. : 4458115 Datum :

Gemeente Amersfoort

1 augustus 2013

Beide plannen van aanpak zijn als bijlage bij dit collegevoorstel toegevoegd.

BEOOGD EFFECT Voor het einde van het jaar twee STIPS die aantrekkelijk, toegankelijk en herkenbaar zijn als STIP en bemenst met goed getrainde vrijwilligers. Ervaring opdoen met het Amersfoortse model van de STIPS en voorbereidingen treffen om op basis van die ervaring begin 2014 in meerdere wijken te starten met een STIP.

ARGUMENTEN 1.1 Naast Liendert is ook in Kruiskamp een geschikte locatie voorhanden. Het college heeft in juni 2013 besloten om de eerste twee STIPS te realiseren in twee van de vier prioriteitswijken. Besloten is de eerste STIP te openen in Liendert/Rustenburg. Inmiddels heeft een verkenning uitgewezen dat op het Neptunusplein in Kruiskamp/Koppel een tweede geschikte locatie beschikbaar is (de Nieuwe Roef). Het pand ligt gunstig bij het winkelcentrum, staat leeg en de gemeente heeft nog voor 5 jaar een huurcontract. Het pand is eenvoudig geschikt te maken voor een STIP. 1.2. In Liendert en Kruiskamp zijn voor het einde van het jaar sociale wijkteams actief In Kruiskamp is al een wijkteam actief. Het ligt voor de hand dat Liendert in de tweede fase van de uitrol van wijkteams (november/december) ook een wijkteam krijgt. Het voordeel van een wijkteam, gekoppeld aan een STIP, is dat er gemakkelijk afspraken over doorverwijzing kunnen worden gemaakt (en er niet met alle afzonderlijke zorgorganisaties afspraken gemaakt moeten worden). Bovendien kan een professional van het wijkteam werken bij de STIP waardoor er altijd een professional aanwezig is. Dit voorkomt dat de vrijwilligerscoördinator alle openingsuren aanwezig moet zijn en maakt snelle consultatie of doorverwijzing mogelijk. 2.1. Ravelijn heeft ervaring met het werven en begeleiden van vrijwilligers Ravelijn heeft met haar plan van aanpak laten zien dat ze begrijpt wat wij met de STIPS beogen en heeft de ervaring in huis om vrijwilligers te werven, selecteren, trainen en begeleiden op de werkvloer. 3.1. Ag NOVA heeft een deskundig en enthousiasmerend plan van aanpak opgesteld Tijdens gesprekken met Ag NOVA bleek dat het bureau de essentie van de STIP begrijpt: de STIP moet zowel aantrekkelijk zijn voor kwetsbare inwoners met hulpvragen als voor actieve bewoners die op zoek zijn naar informatie over wijkactiviteiten of iets willen betekenen voor de wijk. Ag NOVA biedt een deskundige en enthousiaste projectleider en heeft een goed plan van aanpak ontwikkeld dat uitgaat van een herkenbaar concept en waarin ruimte is voor maatwerk en samenwerking met actieve bewonersorganisaties. 4.1. Het benodigde geld is beschikbaar De raad heeft op 11 juni 2013 middelen beschikbaar gesteld voor de ontwikkeling en uitvoering van de STIPS: voor 2013 gaat het om 750.000 euro. De benodigde kosten voor Ravelijn en Ag NOVA kunnen worden gedekt uit deze middelen. 4.2. De kosten van Ravelijn zullen bij verdere uitrol van de STIPS relatief verminderen In de begroting van Ravelijn zijn ook ontwikkelingskosten opgenomen: de ontwikkeling van een opleidingsplan, het neerzetten van een werkcultuur, intensieve begeleiding in de eerste fase. Mochten we het contract met Ravelijn ook na 1 januari 2014 verlengen, dan zullen de kosten per STIP afnemen. Ook zullen we bekijken in hoeverre de STIPS passen binnen reguliere taken van Ravelijn. 4.3. Ag NOVA maakt per STIP een aparte begroting voor verbouwing en inrichting Ag NOVA heeft in de begroting in een post opgenomen voor conceptontwikkeling (zoals uitstraling, logo en website) en projectbegeleiding per STIP. In de begroting is een stelpost opgenomen voor verbouwing en inrichting. Met Ag NOVA is afgesproken dat ze per STIP een aparte begroting indienen voor de verbouwing en inrichting omdat deze per locatie sterk kunnen verschillen. Hierover vindt t.z.t. aparte besluitvorming plaats.

-2-

Bijlagen Collegevoorstel Reg.nr. : 4458115 Datum :

Gemeente Amersfoort

1 augustus 2013

KANTTEKENINGEN Samenwerken met verschillende partijen heeft het risico van langs elkaar heen werken. Dit voorkomen we door de regie bij de gemeente te houden. De projectleider werkt met een intern projectteam waarin de verschillende accounthouders van (zorg)organisaties zijn vertegenwoordigd. Zowel in Liendert als in Kruiskamp komt een werkgroep met actieve bewonersorganisaties, Ravelijn en Ag NOVA, onder leiding van de wijkmanager van de betreffende wijk. Deze werkgroep heeft tot taak om te komen tot een wijkspecifieke invulling van de STIP en om een gezamenlijke boodschap over de STIP naar buiten te brengen.

FINANCIËN A. Opstartkosten De kosten voor de werving, selectie, training en begeleiding van vrijwilligers door Ravelijn bedragen voor de periode tot 1 januari 2014 voor STIPS incidenteel 71.590 euro. De verwachting is dat de kosten per STIP bij meerdere STIPS en na de pioniersfase (na 1 januari 2014) zullen afnemen. Ag NOVA begroot incidenteel 81.665 euro exclusief BTW voor de conceptontwikkeling (huisstijl, communicatieplan, website en promotiemateriaal). Daarnaast brengt Ag NOVA per STIP 15.880 euro exclusief BTW projectleiding in rekening (31.760 euro voor twee STIPS ). Ook is een stelpost voor de verbouwing en inrichting van een STIP opgenomen (76.000 euro, gebaseerd op een stevige verbouwing bij de Groene Stee, de kosten voor de Nieuwe Roef zijn veel lager). Hierover vindt nu nog geen besluitvorming plaats. Met Ag NOVA is afgesproken dat we een aparte begroting ontvangen voor de verbouwing en inrichting per locatie. Hierover vindt separaat besluitvorming plaats. Totaal beschikbaar voor de STIPS in 2013 (conform raadsbesluit 11 juni 2013) Inhuur kwartiermaker gemeente Subsidie Ravelijn Kosten Ag NOVA

750.000 euro - 33.600 euro - 71.590 euro - 113.425 euro

Nog beschikbaar t.b.v. STIPS

531.385 euro

B. Structurele kosten We beperken ons in dit voorstel tot de incidentele opstartkosten. Over de kosten op langere termijn is op dit moment nog geen helderheid omdat we nog in bespreking zijn over huurlasten en nog geen afspraken hebben gemaakt met Ravelijn (op een andere partij) over subsidie na 1 januari 2014. Over deze structurele kosten komen we nog met nadere voorstellen. Voor de dekking hiervan is jaarlijks tot een maximum van 450.000 euro beschikbaar.

Bijlage :

-

Plan van aanpak Ravelijn Plan van aanpak Ag NOVA

-3-

PLAN VAN AANPAK hoe ziet de STIP er straks uit? Van gevel tot inrichting - uitstraling moet dusdanig zijn dat mensen uit de wijk er graag naar binnen willen - uitstraling moet passen bij de vrijwilligers die er werkzaam zijn - de STIP moet herkenbaar zijn, maar ook kenmerken hebben die wijkeigen zijn De veelzijdigheid van een VVV, gecombineerd met de herkenbaarheid van de HEMA Je loopt binnen bij de STIP als je wilt weten hoe je de zorg voor je zieke partner kunt regelen, wat je kunt doen als de buurman zorgt voor woonoverlast of als je schulden hebt. Maar ook wanneer de huttenbouwweek plaatsvindt, welke voetbalverenigingen G-competitie spelen, als je je wilt inzetten als vrijwilliger in de wijk als je het welkom-nieuwe-buurtbewoner-informatiepakket wilt ophalen of gebruik wilt maken van gratis WIFI. De STIP is dé informatiewinkel van de wijk. Zoals de VVV bezoekers de weg wijst in het aanbod van toeristische activiteiten, zo wijst de STIP de bewoners de weg op het gebied van zorg, wijkactiviteiten en andere vragen waar bewoners mee kunnen zitten. Het is een plek waar je graag even binnenloopt om je te laten verrassen door het aanbod, of waar je binnenloopt met een gerichte (hulp) vraag die je in alle rust en privacy kunt stellen. De uitstraling en de inrichting van de STIP staan geheel in het teken van hiervan. Het is een herkenbare, laagdrempelige, moderne, uitdagende, winkel. Al buiten wordt je nieuwsgierigheid geprikkeld om de drempel over te stappen. Binnen vind je gericht de informatie die je zoekt, en daagt de inrichting je uit om te “shoppen” in het aanbod. De vormgeving zorgt voor herkenbaarheid en biedt een professioneel kader aan de activiteiten die er plaats vinden. De HEMA in Amsterdam is anders dan de HEMA in Oldenzaal. Naast een aantal universele en herkenbare producten, is de lokatie van invloed op het assortiment en in beperkte mate op de vormgeving van de winkels. Ondanks de lokale verschillen, ben je onmiskenbaar bij beide winkels bij de HEMA, en heb je eenzelfde gevoel als je de website bezoekt. Binnen het kader van een herkenbare en uniforme vormgeving, kunnen (en zullen!) de STIPS per wijk verschillend zijn.

- betrekken van de wijk bij het concept voor de STIP, voor zover mogelijk binnen de planning - uitvoering van het concept Waarom moeilijk doen als het samen kan? De STIP is dé informatiewinkel voor de wijk, én van de wijk. Het ligt dus voor de hand om de bewoners te betrekken bij de ontwikkeling van de STIP, net als corporaties, sportverenigingen, welzijnsorganisaties, ondernemers, onderwijsinstellingen, gemeente, maatschappelijk middenveld... Scherper geformuleerd; het is essentieel om alle stakeholders bij de totstandkoming van de STIP te betrekken. Maar hoe verhoudt een zorgvuldig participatie- en brainstormproces met stakeholders zich tot een ambitieuze en enthousiaste planning? In onze werkwijze willen wij de vormgeving van de STIP loskoppelen van de inhoud van de STIP. Om in de analogie van de HEMA te blijven spreken; we ontwikkelen een herkenbare huisstijl van de (web)winkel, maar wat er exact in het schap komt te liggen wordt bepaald tijdens het proces met stakeholders. Per wijk leveren wij onze bijdrage aan bijeenkomsten die georganiseerd worden door de gemeente, waarin we met betrokkenen brainstormen over de inhoud van de STIP. Door deze werkwijze wordt het proces met de stakeholders niet gehinderd door de uitvoeringsplanning en vice versa! Daarnaast schept het duidelijkheid in ieders rol. Stakeholders houden zich bezig met de inhoud, vormgevers met de vormgeving en de projectgroep met de afstemming tussen vormgeving en inhoud. Het proces over de inhoud van de STIP dient met stakeholders te worden opgestart, voordat de STIP haar deuren opent. Vanzelfsprekend dient een belangrijk deel van het aanbod bij opening van de STIP ingevuld te zijn. Echter het proces zal ook tijdens de fase van ingebruikname doorgaan. Er zullen producten bijkomen, en weer afvallen. De werkwijze voorkomt dat er rondom de opening een (politieke) discussie ontstaat over alle organisaties die niet zijn aangehaakt. Ze zijn namelijk NOG niet aangehaakt. Het proces van de vormgeving van de STIP wordt opgestart na bestuurlijke goedkeuring op het plan van aanpak. Vanaf week 34 (19 augustus 2013), zal gelijktijdig worden gewerkt aan het communicatieplan en de vormgeving van huisstijl, inrichting, traditionele media en website. De STIP is samenwerken, niet concurreren In een wijk vinden nu al allerlei prachtige initiatieven plaats. In onze plan van aanpak zoeken wij samenwerking met de actieve wijk-websites of wijkkrant bij de communicatie. We betrekken middenstanders uit de wijk bij inkoop van producten en diensten voor de opening van de STIP en tijdens de exploitatieperiode. Samenwerken bespaart niet alleen kosten, maar levert veel meer op. Er ontstaan kruisbestuivingen tussen aanbod van organisaties, er is duidelijkheid voor bewoners waar je in de wijk de informatie kan vinden die je verder brengt én er ontstaat breed draagvlak binnen de wijk. Kortom een STIP is een nieuwe, efficiente, kostenbewuste, klantvriendelijke en moderne plek waar vragen worden beantwoord en waar wijkinitiatieven zich samen presenteren. Voor iedereen. Los van welke achtergrond je hebt, of je jong of oud bent, hulpzoekend bent of actief in het leven staat. In het communicatieplan zal dit centraal staan. Voor brede acceptatie van de STIP in de samenleving is breed politiek draagvlak essentieel. In het proces staat centraal dat de STIP een “basisvoorziening” is voor alle Amersfoorters. Zodoende wordt het losgetrokken van politieke conjunctuur, en krijgt het initiatief de tijd en ruimte om wortel te schieten in de wijken.

De eerste klap is een daalder waard Omdat er in Amersfoort nog geen STIP is, is het voor betrokkenen nog niet duidelijk wat een STIP precies inhoudt en waar het verschilt van een activiteitencentrum, of een wijkcentrum. De eerste STIP zal om die reden met bijzondere aandacht worden bekeken door wijkorganisaties, inwoners, pers en politiek uit heel Amersfoort. Het prototype laat namelijk voor het eerst “live” het werkende concept zien. Het is van belang dat de STIP als autonoom concept op de kaart wordt gezet. Koppeling met andere voorzieningen maakt de boodschap diffuus; met als gevolg dat een onjuist beeld ontstaat van de STIP in de publieke opinie. De kans is groot dat de “service-winkel” wordt verward met het wijkcentrum van voorheen. Zoals Buckler-bier niet in staat is geweest aan te tonen dat het alcoholvrije bier wél lekker was, zo wordt de legitimatie van de STIP een lastig te voeren achterhoedegevecht. Begin stand-alone met een glashelder prototype. Zodat helder wordt wat een STIP is, hoe het functioneert, wat de toegevoegde waarde is voor wijkbewoners, hoe een STIP eruit ziet en waarom het anders is dan alle initiatieven die tot op heden zijn ontwikkeld in wijken. Pas daarna kan een volgende STIP een onderdeel zijn van een groter geheel, zoals in combinatie met een activiteitencentrum. Om ook hier weer een vergelijking te gebruiken; het concept en imago van Albert Heijn is zo sterk, dat het ook overeind blijft als het als AH-to-go een onderdeel vormt van een groter geheel. Voorstel van volgorde; Wij stellen voor om de ontwikkeling van het concept STIP gelijk te laten lopen met de ontwikkeling van

de STIP in Liendert én de STIP in Kruiskamp. De beoogde lokatie voor de STIP in Kruiskamp (onderdeel uitmakend van de short-list van de gemeente), is een moderne “winkel”, gelegen in een druk bezocht winkelgebied. Met redelijk beperkte aanpassingen is het op deze plek mogelijk het concept optimaal én binnen de gewenste planning (opening eind september 2013) uit te rollen. De ruimte staat leeg en is door de gemeente de komende vijf (?) jaar gehuurd. De doorlooptijd van het proces in Liendert is naar verwachting langer dan het proces in Kruiskamp, ondermeer vanwege de grotere aanpassingen die nodig zijn om het gebouw geschikt te maken. Door de gelijktijdige start van de realisatie van beide STIPS krijgt het proces in Liendert voldoende tijd voor inspraak én wordt de ambitie waargemaakt om de eerste STIP eind september te openen. Kruiskamp of Liendert of allebei.

Samenwerking - de realisatie van de STIP is pionieren; samen met de gemeente zoeken naar het juiste concept - samenwerking met andere partijen is essentieel. - samenwerking met Ravelijn, waar het gaat om werving en opleiding van de vrijwilligers Eén voor allen, allen voor één Om de ontwikkeling van de STIP op een juiste manier te laten “landen” in de wijk, is een team samengesteld van Amersfoortse creatieve professionals. De kern van het creatieve team wordt gevormd door; Jeroen Osendarp (ag nova concepts); eerste aanspreekpunt naar de gemeente, verantwoordelijk voor procesvoortgang, financiën, afstemming tussen het creatieve team, gemeente en stakeholders. Sparringpartner voor communicatie-strateeg en vormgever. Ontwerper van het uiterlijk en de inrichting van de STIP. Ronanne Woldendorp (ontwerpgroep Lale); verantwoordelijk voor de vormgeving van de huisstijl, de vormgeving en tecnhiek van de website, het drukwerk en promotiemateriaal.

Wendy te Velde (TeVelde.Communicatie); verantwoordelijk voor het marketing- en communicatieplan.Tekstschrijver voor alle mediauitingen.

Op zeer regelmatige basis zal door het creatieve team worden samengewerkt in workshop-verband. Dit om alle vormen van communicatie, huisstijl en uitstraling optimaal op elkaar af te stemmen. Deze samenwerking zal plaatsvinden in de Hub voor Urbanisme. Vanuit het creatieve team zal Jeroen Osendarp zitting nemen in het projectteam. Hierin wordt samengewerkt met de gemeente Amersfoort en Ravelijn (verantwoordelijk voor de bemensing van de STIP). Als het voor de voortgang wenselijk is dat Wendy te Velde of Roanne Woldendorp aanschuift, wordt dit vanzelfsprekend niet nagelaten. Het projectteam bewaakt de voortgang van het proces en rapporteert aan het bestuur. Per STIP wordt een kenmerkende en gedetailleerde planning uitgewerkt. Er wordt een communicatieplan gemaakt en er wordt bepaald welke middelen hiervoor moeten worden ingezet. De STIP-specifieke kosten worden bepaald door invulling van het stelpostenoverzicht van de bouwkundige uitvoering met calculaties en offertes. leren-werken-zorgen Studenten vormen een belangrijk onderdeel van de Hub voor Urbansime. Juist in een tijd waarin het moeilijk is om een leer-werkplek of stageplek te vinden, vindt ag NOVA concepts het niet alleen een plicht, maar ook een verrijking om met studenten samen te werken aan de opgave van de STIP. Ook bij de uitvoerende partijen wordt (mede-) geselecteerd op dit aspect. Zo werkt het creatieve bedrijf, verantwoordelijk voor de uitvoering van de huisstijl (van Gellekom Sales & Design), al jaren met vaste medewerkers met een verstandelijke beperking of een afstand tot de arbeidsmarkt.

projectplanning algemeen & eerste STIP werkzaamheden werkzaamheden

week 29 weekweek2930

weekweek 31 30 week 32

agnova agnova agnova

agnova

algemeen

algemeen

opstellen plan van aanpak

opstellen plan van aanpak

presentatie plan van aanpak

presentatie plan van aanpak

agnova

ravelijn / participatie vrijwilligers


ravelijn

communicatie

communicatie

opstellen communicatieplan


overleg en presentatie


huisstijl

huisstijl

Brainstormen en vaststellen gezamenlijke Brainstormenuitgangspunten en vaststellen gezamenlijke uitgangspunten Ontwerp beeldmerk, ontwikkelen huisstijl, Ontwerp beeldmerk, ontwikkelen ontwikkelen huisstijl, algehele ontwikkelen vormenalgehele vormenen beeldtaal en beeldtaal fotografie

fotografie

website

website

week week 33 31 week 34

week week 3532

week 36weekweek 3337

weekweek 38 34 week 39

week week 40 35

week

ravelijn ravelijn ravelijn

ravelijn ravelijnravelijn

ravelijn ravelijn

rave

te velde

te velde

agnova ravelijn

ravelijn

ravelijn ravelijn

te velde

te velde

te velde presentatie

projectgroep lale

projectgroep lale

lale

lale

Ontwerp website en ontwerpen diverse Ontwerptemplates website en ontwerpen diverse templates

lale

lale

lale lale

vullen basis content teksten website

signing

signing

lale

lale

la

drukwerk

Flyer: Ontwerp lay-out, realisatie opmaak Flyer: Ontwerp beeld lay-out,en realisatie tekst, opmaak leveren beeld en tekst, aanleveren drukkerij aan drukkerij

lale

Poster: Ontwerp lay-out, realisatie opmaak Poster: Ontwerp beeld lay-out, en realisatie tekst, opmaak leveren beeld en tekst, aan leveren drukkerij aan drukkerij

lale

Folder: Ontwerp lay-out, realisatie opmaak Folder: Ontwerp beeld lay-out, en realisatie tekst, opmaak leveren beeld en tekst, aan leveren drukkerij aan drukkerij

lale

Advertentie: Ontwerp lay-out, realisatie Advertentie: opmaak Ontwerp lay-out, beeld realisatie en tekst, opmaak beeld leveren en tekst, aan leverendrukkerij aan drukkerij

lale

A5 Flyers, fullcolor 4/4, 135 gr. mat A5 mc, Flyers, 50.000 fullcolor 4/4, ex. 135 gr. mat mc, 50.000 ex.

drukker

A5 Folder, 4 pagina's, fullcolor 4/4, 135gr. A5 Folder, 4mat pagina's, mc, fullcolor 100.000 4/4, 135gr. mat ex.mc, 100.000 ex.

drukker

A0 Poster, fullcolor 4/0, blueback, weerbestendig, A0 Poster, fullcolor 4/0, blueback, 115 gr., weerbestendig, 100 ex. 115 gr., 100 ex.

drukker

Plaatsing hele pagina advertentie (20x) Plaatsing hele pagina advertentie (20x)

drukker

promotiemateriaal

promotiemateriaal

diverse promotiemateriaal

diverse promotiemateriaal

werkzaamheden per STIP 01

werkzaamheden per STIP 01

algemeen

algemeen

opstellen programma van eisen inrichting opstellen programma (meubulair, van eisen ICT, inrichtingafwerking) (meubulair, ICT, afwerking) overleg en presentatie


participatiebijeenkomsten

participatiebijeenkomsten



communicatie

communicatie



bouwkundig ontwerp

bouwkundig ontwerp

ontwerp indeling & uitwerking huisstijl ontwerp indeling & uitwerking huisstijl bouwkundige tekeningen / bouwaanvraag bouwkundige tekeningen / bouwaanvraag bouwkundige uitvoering

la

lale

te velde

ontwerp signing, belettering, bewegwijzering ontwerp signing, belettering, bewegwijzering

drukwerk

lale lale

Bouwen website en ontwikkelen templates Bouwen website en ontwikkelen templates teksten website

lale

lale

Ontwikkelen, vaststellen sitestructuur Ontwikkelen, en gewenste vaststellen sitestructuur functies en gewenste functies

vullen basis content

te ve

prese

lale

projectgroep

drukker

projectgroep projectgroep

project

participatie

participatie

participatie

participatie

ravelijn

ravelijn

ravelijn

ravelijn

te velde

agnova

agnova agnova

te velde

agnova agnova

agnova agnova

agn

bouwkundige uitvoering

aanpassingen bouwkundig exterieuraanpassingen bouwkundig exterieur

aannemer

aanpassingen installaties (elektra, verlichting, aanpassingen installaties WIFI) (elektra, verlichting, WIFI)

installateur

aannemer

aannemer installateur

vloerafwerking

vloerafwerking

tegelzetter

interieur timmerwerk (stelpost)

interieur timmerwerk (stelpost)

aannemer

schilderwerk

schilderwerk

schilder

belettering / huisstijl

belettering / huisstijl

gellekom

meubulair

meubulair

multitouch tafel

multitouch tafel

ICT

ICT

opening STIP

opening STIP

agnova

aannemer

agn

openingsfeest (alleen wijkbedrijven openingsfeest benaderen) (alleen wijkbedrijven benaderen)

projectgroep

catering (alleen wijkbedrijven benaderen) catering (alleen wijkbedrijven benaderen)

projectgroep

kostenopgave algemeen & per STIP ontwikkeling & realisatie project STIP Amersfoort

totaal

algemene kosten; algemeen projectleiding overleg en presentatie

€ 62.890 € 12.900

communicatie opstellen communicatieplan en teksten overleg en presentatie

€ 16.620

huisstijl Brainstormen en vaststellen gezamenlijke uitgangspunten Ontwerp beeldmerk, ontwikkelen huisstijl, ontwikkelen algehele vormenen beeldtaal fotografie

€ 11.140

website Ontwikkelen, vaststellen sitestructuur en gewenste functies Ontwerp website en ontwerpen diverse templates Bouwen website en ontwikkelen templates vullen basis content teksten website

€ 15.170

uitvoering € 18.775

signing ontwerp signing, belettering, bewegwijzering

€ 1.200

drukwerk Flyer: Ontwerp lay-out, realisatie opmaak beeld en tekst, leveren aan drukkerij Poster: Ontwerp lay-out, realisatie opmaak beeld en tekst, leveren aan drukkerij Folder: Ontwerp lay-out, realisatie opmaak beeld en tekst, leveren aan drukkerij Advertentie: Ontwerp lay-out, realisatie opmaak beeld en tekst, leveren aan drukkerij A5 Flyers, fullcolor 4/4, 135 gr. mat mc, 50.000 ex. A5 Folder, 4 pagina's, fullcolor 4/4, 135gr. mat mc, 100.000 ex. A0 Poster, fullcolor 4/0, blueback, weerbestendig, 115 gr., 100 ex. Plaatsing hele pagina advertentie (10x)

€ 4.660

promotiemateriaal diverse promotiemateriaal

€ 1.200 € 5.000,00 € 5.000,00

kosten per STIP algemeen projectleiding overleg en presentatie participatiebijeenkomsten

€ 15.880 € 4.920

€ 2.720

bouwkundig ontwerp ontwerp indeling & uitwerking huisstijl bouwkundige tekeningen / bouwaanvraag

€ 7.100

opening STIP openingsfeest (alleen wijkbedrijven benaderen) catering (alleen wijkbedrijven benaderen)

€ 13.775

€ 790 € 2.690 € 295 € 10.000

communicatie opstellen communicatieplan

bouwkundige uitvoering aanpassingen bouwkundig exterieur aanpassingen installaties (elektra, verlichting, WIFI) vloerafwerking interieur timmerwerk (stelpost) schilderwerk belettering / huisstijl meubilair multitouch tafel ICT

stelposten

uitvoering € 76.000

€ 71.000 € 20.000 € 5.000 € 4.000 € 10.000 € 3.000 € 7.000 € 8.000 € 10.000 € 4.000 € 1.140 € 5.000,00

stelposten

Plan van aanpak werving, opleiding en begeleiding vrijwilligers voor gemeentelijke Steun- en Informatiepunten in de wijk

Stichting Ravelijn Juli 2013

augustus 2013

1

Inleiding Achtergrond STIP's De gemeente Amersfoort wil binnen de bewegingen in het sociaal domein zoveel mogelijk zaken op wijkniveau organiseren; dicht bij huis en in de omgeving die vertrouwd is voor wijkbewoners. De gemeente streeft naar het aanbieden van laagdrempelige informatie en hulp waardoor problemen vroegtijdig gesignaleerd worden en een beroep op dure zorg voorkomen kan worden. De werking van een STIP komt volledig tot zijn recht als deze een goede plek in de wijk kan verwerven. Inbreng van actieve wijkpartijen en –bewoners vinden we in het gehele proces daarom heel belangrijk. Doelstelling STIP's Als onderdeel van de wijkinfrastructuur vervult het Steun- en informatiepunt (STIP) een laagdrempelige, voor iedereen toegankelijke voorziening voor informatie, ondersteuning en toeleiding (zie ook de Raadsinformatiebrief d.d. 20 juni 2013, 4394904). Bij een STIP kunnen wijkbewoners informatie krijgen over onderwerpen die hun leefomgeving betreffen: wonen, zorg, financiën, welzijn, meedoen en vrijwilligerswerk. Vrijwilligers bemensen een STIP. Zij worden op de achtergrond gesteund door professionele organisaties. STIPvrijwilligers zijn ‘als een Goede Buur’, hebben kennis van de wijk en bieden wijkbewoners een luisterend oor, beantwoorden vragen, bieden praktische hulp en leiden toe door daar waar dat nodig is. Voor oplossingen kijken STIP-vrijwilligers eerst dicht bij huis; wat kunnen mensen zelf en welke hulp is in hun omgeving voorhanden. Is er professionele ondersteuning nodig dan leidt de STIP-vrijwilliger toe naar andere organisaties. Door de korte lijnen met die organisaties die zich aan een STIP verbonden hebben, gaat dat op den duur snel en soepel. STIP-vrijwilligers Vrijwilligers hebben in de eerste fase van de ontwikkeling van de STIP’s twee belangrijke taken: informeren en toeleiding wanneer extra ondersteuning noodzakelijk is. Ravelijn heeft van de gemeente Amersfoort de opdracht gekregen om voor 2013 voor tenminste twee STIP's deze vrijwilligers te werven, op te leiden en te begeleiden. Dit gaat volgens een groeimodel: de STIP's bieden informatie en toeleiding gedurende een aantal dagdelen. Gezien de wens van de gemeente om in september de eerste STIP te open zal openstelling gedurende de gehele week op dat moment nog niet mogelijk zijn. De openingstijden van de STIP's zullen meegroeien in de tijd. Plan van aanpak Voor de ontwikkeling van de STIP’s zijn verschillende fasen te onderscheiden. Dit plan van aanpak beschrijft het proces om het werven, opleiden en begeleiden van de STIP-vrijwilligers in twee STIP’s in de periode tot eind 2013 tot stand te brengen (fase 1). Op basis van een door het college van B&W af te geven beschikking aan Stichting Ravelijn, wordt de uitvoering van dit plan van aanpak gestart. De te ontvangen beschikking van de gemeente voorziet in de opdracht aan Ravelijn en bijbehorende financiële middelen en randvoorwaarden. Het plan van aanpak is gericht op helderheid over de rol, aanpak en taak(opvatting) van Ravelijn: het werven, opleiden en begeleiden van STIP-vrijwilligers. Daarbij is telkens een planning aangegeven voor de verschillende activiteiten met als doel om de twee STIP’s op tijd open te hebben. 2

1. Projectresultaten door gefaseerde opdracht In de aanloop naar meerdere STIP’s in Amersfoort zijn verschillende fasen te onderscheiden. Direct na de opdrachtverlening van de gemeente Amersfoort aan Ravelijn zal in overleg met ag Nova en de gemeente een specifieke planning opstellen. De algemene planning is als volgt: Fase 1: najaar 2013 Opening van STIP’s nummer 1 en 2 in twee verschillende aandachtswijken. Inmiddels is duidelijk dat de eerste STIP’s worden geopend in Liendert en Kruiskamp. Eind september 2013 opent de eerste STIP haar deuren, gevolgd door een tweede STIP in november 2013. De STIP wordt volgens een groeimodel opgezet, maar start in elk geval met een openingstijd van 4 dagdelen per week. In de eerste fase van de STIP's zijn informeren en toeleiden indien noodzakelijk de belangrijkste doelstellingen. Bewoners kunnen terecht voor alle onderwerpen die de leefomgeving van buurtbewoners betreffen, dus niet alleen voor vragen over zorg en welzijn, maar ook over veiligheid, wonen, stadsbeheer, meedoen en vrijwilligerswerk. Voorliggend plan van aanpak gaat over de eerste fase van de opdracht, de periode van augustus tot en met 31 december 2013. Fase 2: eerste helft 2014: uitbreiding van het aantal STIP’s Opening van STIP nummer 3 en 4, locaties/wijken nog onbekend. De ervaringen van het opzetten van de eerste twee STIP’s worden uiteraard meegenomen bij het opzetten van de volgende twee STIP’s, waarbij het ook weer gaat om de doelstellingen informeren en toeleiden.

2. Inrichten van de projectorganisatie Om de opdracht van de gemeente tot een goed resultaat te brengen is in de opdrachtverlening aan Ravelijn een duidelijke scheiding aangebracht in dat wat de opdracht aan Ravelijn is en datgene wat de gemeente tot haar taak en rol ziet. Daarbij is de rolverdeling als volgt: de gemeente is verantwoordelijk voor de komst van de STIP, houdt de regie, voorziet in locaties inclusief inrichting en ICT-voorzieningen, een convenant of overeenkomst met de samenwerkingspartners, en de communicatie over de STIP’s. Ravelijn heeft als opdracht om vrijwilligers te werven, op te leiden en te begeleiden in de twee STIP’s die in 2013 hun deuren zullen openen. Ag NOVA werkt in opdracht van de gemeente het concept van de STIP uit en zorgt voor de uitvoering: deze opdracht bestaat uit ondermeer het ontwerp van de STIP, communicatie & marketing en het opzetten van de website. Om de doelstelling van de opdracht te volbrengen zal Ravelijn op korte termijn een Projectleider STIP’s en Vrijwilligerscoördinatoren voor de STIP’s aanstellen. De kosten hiervan worden gedekt uit de incidentele subsidie voor 2013. Gemeente en Ravelijn maken werkafspraken over de precieze verdeling van verantwoordelijkheden en projectresultaten als deze niet gedekt worden door bovenstaande verdeling. Als voorbeeld: voor het beschrijven van de werkprocessen binnen de STIP is het inhoudelijke deel een taak voor Ravelijn binnen de kaders die de gemeente aan de STIP stelt, wanneer het gaat om de samenwerking met andere partijen is dit ook een verantwoordelijkheid van de gemeente. 3

De projectleider van Ravelijn heeft als taak de samenwerkingsafspraken ‘te vertalen’ en per STIP te concretiseren. Zo kan een betrokken partij in de ene STIP besluiten om wekelijks een spreekuur te houden, en in een andere STIP vooral voor telefonische consultatie door de STIP-vrijwilliger beschikbaar te zijn. Een en ander is natuurlijk afhankelijk van de behoefte en samenstelling van de wijk. De projectleider van Ravelijn zorgt voor een optimale afstemming en samenwerking. De projectleider van Ravelijn werkt nauw samen met de gemeentelijke projectleider. De gemeentelijke projectleider neemt veel randvoorwaardelijke taken voor zijn/haar rekening. De projectleider van Ravelijn concretiseert deze taken op STIP-niveau. Nauwe samenwerking en afstemming is hierbij vanzelfsprekend noodzakelijk. Ravelijn neemt uiteraard deel aan werkgroepen die per STIP in het leven worden geroepen door de gemeente en waaraan naast Ravelijn en ag NOVA alle betrokken professionele partijen, wijkorganisaties en (vertegenwoordigers van) buurtbewoners zullen deelnemen.

4

3. Werving vrijwilligers, start zodra de opdracht is verstrekt, doorlopende activiteit. Van de STIP-vrijwilliger wordt veel verwacht. STIP-vrijwilligers bieden een luisterend oor, denken mee, dragen oplossingen aan zonder daarbij de verantwoordelijkheid over te nemen en analyseren de vraag. Zij moeten niet alleen over diverse vaardigheden beschikken, maar ook kennis hebben van de sociale kaart van Amersfoort, zelf praktische hulp kunnen bieden en goed kunnen toeleiden naar andere organisaties. Basiscompetenties van de STIP-vrijwilliger zijn: - luisteren - doorvragen - signaleren - rapporteren Het functieprofiel STIP-vrijwilliger is als bijlage bij dit Plan van Aanpak toegevoegd. Omdat er in september 2013 sprake is van een nieuwe aanpak met STIP’s waarmee nog niet eerder in Amersfoort ervaring is opgedaan, zal nog veel ontdekt en ontwikkeld moeten worden. Dat betekent voor de vrijwilligers dat zij niet in een gespreid bedje terecht komen. Voor de start van de STIP’s in Amersfoort betekent dit dat er ‘stevige’ vrijwilligers nodig zijn, die het leuk vinden om zaken uit te zoeken, nog niet-begaande paden te bewandelen en tijd te stoppen in contacten en processen. Het vraagt van tenminste een deel van de vrijwilligers dat zij bereid moeten zijn om mee te werken aan de ontwikkeling van het STIP onder leiding van de vrijwilligerscoördinator en met hulp van de projectleider. Voor de werving betekent het dat Ravelijn aandacht moet hebben voor het vrijwilligersbestand van het STIP. Het vraagt om een goede mix van vrijwilligers die willen pionieren, vrijwilligers die liever binnen vaste kaders werken, vrijwilligers uit de buurt en vrijwilligers vanuit andere wijken. Werving van vrijwilligers voor de STIP's zal een continue aandacht van Ravelijn vereisen. Dat is nodig om voldoende vrijwilligers beschikbaar te hebben om de eerste en later de tweede STIP te bemensen en om verloop onder de vrijwilligers op tijd op te kunnen vangen. Hoe werft Ravelijn STIP-vrijwilligers? Ravelijn zet de vacature uit in de vacaturebank van Ravelijn. Ravelijn gaat in overleg met bestaande buurtinitiatieven (in de betreffende wijken) in overleg met stakeholders en actieve buurtbewoners om hen uit te nodigen een actieve rol te spelen in de STIP (augustus). Ravelijn gaat z.s.m. zoeken in het eigen vrijwilligersbestand en netwerk naar geschikte STIP-vrijwilligers. Ravelijn zal alle mogelijke communicatiemiddelen inzetten om de vacature van STIPvrijwilliger onder de aandacht te brengen: te denken valt aan de Nieuwsbrief van Ravelijn, de raamvacatures en de vacatureladder in de krant, artikelen in huis-aanhuis-bladen, twitter, facebook etc. Het helpt daarbij als vanuit de gemeente ook gecommuniceerd wordt over de STIP’s. Communicatie over de vacature van STIPvrijwilliger vindt plaats in afstemming met de gemeente en ag NOVA. Buurtvoorlichters van Ravelijn gaan de wijk in met een tweeledig doel: 1. Om bekendheid te geven aan het STIP en 2. om op zoek te gaan naar potentiële STIPvrijwilligers. Dat laatste kan al vrij snel na de vakanties, voor het eerste doel hebben de buurtvoorlichters communicatiemiddelen nodig die hun boodschap versterken. Hiervoor zoekt Ravelijn nauwe samenwerking met ag NOVA. 5

-

Inzet van andere free publicity, afgestemd met de publiciteitsstrategie van ag NOVA.

Doel: Eind september: Opening van de eerste STIP gedurende minimaal 4 dagdelen per week. Totaal nodig: 8 vrijwilligers. November: De eerste STIP verder uitbreiden in openingstijden, minimaal 6 dagdelen per week. Opening van een tweede STIP in een andere wijk gedurende 4 dagdelen per week. Totaal nodig: 20 vrijwilligers Eind van het jaar: Twee STIP’s geopend, bij voorkeur gedurende 8 dagdelen. Totaal nodig: 32 vrijwilligers Budget In de incidentele subsidie 2013 is rekening gehouden met een vrijwilligersvergoeding voor 32 vrijwilligers. Een vrijwilliger ontvangt € 33,- per dagdeel per maand. Andere praktische zaken staan beschreven onder ‘begeleiding’ in dit plan van aanpak.

6

4. Opleiding van de STIP-vrijwilligers, doorlopende activiteit vanaf half september 2013. De basisfuncties van het STIP zijn in de eerste fase informeren en toeleiding indien noodzakelijk van wijkbewoners/bezoekers. De training die de STIP-vrijwilligers aangeboden wordt - en die voor hen ook verplicht is! zal gericht zijn op het zo goed mogelijk infomeren over en trainen in deze twee basistaken. De training maakt ook dat de functie van STIP-vrijwilliger voor sommigen aantrekkelijker wordt. De projectleider STIP’s van Ravelijn is verantwoordelijk voor het (door)ontwikkelen van de training. De training bestaat in eerste opzet uit vijf dagdelen en wordt in nauw overleg met convenantpartners, wijkbewoners en de gemeente ontwikkeld. Uiteraard nemen we de ervaringen met training van STIP-vrijwilligers in Groningen hierin mee. Idee is bovendien om met de eerste groep STIP-vrijwilligers een bezoek te brengen aan een goedlopend STIP in Groningen om zo een goed beeld te krijgen van hetgeen zich voordoet op een STIP. In grote lijnen zal de training de volgende onderwerpen bevatten: * Training van basisvaardigheden als ‘luisteren, doorvragen, signaleren’. Hierbij is het vooral van belang dat vrijwilligers leren om open vragen te stellen en oog en oor krijgen voor de vraag achter de vraag. Daarnaast komen ook onderwerpen als ‘grenzen stellen, verantwoordelijkheden niet overnemen, een moeilijk gesprek voeren’ aan de orde. * Kennis en informatie over de leefgebieden van mensen om meer inzicht te krijgen in omstandigheden en behoeften van mensen. Hierbij kan inzicht verkregen worden in deze leefgebieden volgens de methode van acht leefgebieden of de zelfredzaamheidsmatrix, zonder de methodiek helemaal over te nemen. Hierbij zal in ieder geval aandacht besteed worden aan de volgende onderwerpen: financiën, dagbesteding, huisvesting, huiselijke relaties, geestelijke gezondheid en lichamelijke gezondheid. Andere onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn zelfregie, zingeving, sociaal en maatschappelijk gedrag en functioneren. * Kennis over andere maatschappelijke organisaties die direct betrokken zijn bij de STIP (zoals het wijkteam, Welzin, Ravelijn, de wijkagent, wijkmanager, KCC, meldpunt woonoverlast, bewonersorganisaties, kerken, woningbouwcorporaties en Stadsring 51) en waarnaar kan worden toegeleid. De vrijwilligers krijgen antwoorden op vragen als ‘wat doen de organisaties, wie kun/moet je wanneer toeleiden, hoe doe je dat en hoe blijf je op de hoogte van het vervolg?’ Bovendien is er ruimte voor informatie over wijkgerichte organisaties en activiteiten. * Tot slot zal er ook kort aandacht moeten zijn voor rapporteren: ‘wat leg je vast en wat niet, hoe leg je zaken vast, wat is er nodig aan gegevens voor toeleiding en wat doe je als iemand geen gegevens wil geven?’ Dit is niet alleen belangrijk voor de registratie van STIPactiviteiten, maar blijkt ook uit ervaringen elders van belang te zijn om ‘shoppen’ van bezoekers tegen te gaan. Om iemand goed te kunnen helpen is het ook belangrijk om te weten welke partijen al betrokken zijn, om op die manier ook efficiënt te blijven en geen trajecten dubbel te doen. De training moet een voldoende basis leggen voor alle STIP-vrijwilligers om in principe bij iedere STIP aan de slag te kunnen. Aanvullend zal de projectleider in overleg met de partijen en bewoners die actief zijn in de in de wijk nagaan of er onderwerpen zijn die zo belangrijk 7

zijn voor de wijk dat ze in de training meegenomen moeten worden. Zo zal de Projectleider met vertegenwoordigers uit de wijk hierover overleggen. Randvoorwaarde Belangrijke randvoorwaarde is dat de gemeente met verschillende maatschappelijke organisaties afspraken maken over hun deelname in de STIP. Deze organisaties zijn niet alleen belanghebbend vanwege de toeleiding maar er wordt ook gevraagd om een actieve rol te spelen in de training en kennisoverdracht aan de vrijwilligers. Een maatschappelijk werker of een consulent van Stadsring 51 kan nou eenmaal zelf het beste vertellen hoe zijn of haar werk er uit ziet en hoe afspraken over toeleiding eruit moeten zien. Planning Idealiter bestaan de groepjes vrijwilligers tijdens de training uit circa 12 personen. Voor de snelle start in september is het wellicht nodig om al met een kleiner aantal vrijwilligers van start te gaan. Die training kan dienen als pilot-training. Vervolgens zullen er telkens groepjes STIP-vrijwilligers de training volgen omdat er sprake is van gespreide instroom van nieuwe vrijwilligers. De training zal daarom regelmatig herhaald moeten worden. Het eerste groepje STIP-vrijwilligers zal in de tweede helft van september getraind moeten zijn om het mogelijk te maken om eind september de eerste STIP te kunnen openen. De Projectleider ontwikkelt de training en stelt deze telkens bij naar aanleiding van de ervaringen van de keer daarvoor. Budget In de incidentele subsidie 2013 is rekening gehouden met een opleidingsbudget van € 250,per vrijwilliger, uitgaande van 25 vrijwilligers.

8

5. Begeleiding vrijwilligers Werken met vrijwilligers is een vak apart, als vrijwilligerscoördinator moet je veel in huis hebben. Vrijwilligers kunnen sterk uiteenlopende persoonlijke redenen hebben om vrijwilligerswerk te doen. Hun achtergronden, kennis en vaardigheden kunnen in grote mate van elkaar verschillen. Voor het boeien en binden van vrijwilligers is daarom tijd en aandacht een cruciale factor. Niet alleen is tijd en aandacht nodig voor de zaken die op de werkvloer spelen maar ook voor het privéleven van de vrijwilliger. Begeleiding en ondersteuning van de vrijwilligers door een Vrijwilligerscoördinator is van groot belang om de STIP te laten slagen en om een goed team van vrijwilligers te creëren. Hoe ziet de begeleiding eruit? Sollicitatie/werving Geïnteresseerde potentiële vrijwilligers voeren een sollicitatiegesprek. Hierbij zijn tenminste twee personen aanwezig, de Vrijwilligerscoördinator en bij voorkeur een andere STIPvrijwilliger. Het gesprek met de potentiële STIP-vrijwilliger gaat over de zaken die in het een profiel worden genoemd. Ook gaat het in het gesprek over motivatie, (on)mogelijkheden en leerpunten van de kandidaat. Het zal lang niet altijd zo zijn dat een kandidaat STIPvrijwilliger één op één op het profiel past. Ook als een kandidaat niet volledig op het profiel past, zijn er mogelijkheden om daarnaar toe te groeien. De training is daarin belangrijk, maar ook de training-on-the-job door de Vrijwilligerscoördinator. Het kan zijn dat een STIPvrijwilliger moeite houdt met sommige onderdelen van de functie. Gaandeweg zal blijken dat er een gemêleerd team aan vrijwilligers ontstaat die allemaal hun eigen kwaliteiten meebrengen, maar wellicht ook moeite hebben met sommige functie-eisen. Het is aan de Vrijwilligerscoördinator om hier zo goed mogelijk een team van te maken en aanvullend op kwaliteiten van andere vrijwilligers nieuwe vrijwilligers te werven. Aan de slag! Iedere STIP-vrijwilliger krijgt een basistraining aangeboden waarin kennis van de sociale kaart en de leefomgeving van mensen centraal staat, naast –net zo belangrijk- hun eigen vaardigheden. We streven ernaar om nieuwe vrijwilligers zo snel mogelijk de training te laten volgen. Als een STIP eenmaal redelijk loopt kunnen nieuwe vrijwilligers ook eerst deels onthe-job gecoacht worden. Dit heeft als voordeel dat iemand toch als vrijwilliger kan starten ondanks dat er niet meteen voldoende nieuwe STIP-vrijwilligers zijn om een klasje te vormen. Nadeel is dat dit veel uitleg vergt over basale informatie. In de eerste fase van dit project kan dit in elk geval niet en is het van groot belang dat alle STIP-vrijwilligers zo snel mogelijk de training volgen, voordat zij starten op een STIP. De eerder genoemde snuffelstage in Groningen kan ook deel uitmaken van de training en kennisvergaring van de eerste groep vrijwilligers. Begeleiding De Vrijwilligerscoördinator is er voor de ondersteuning, begeleiding en aansturing van de STIP-vrijwilligers. De Vrijwilligerscoördinator werkt daarom op de STIP. Vrijwilligers kunnen bij de vrijwilligerscoördinator terecht voor vragen en bij knelpunten. De Vrijwilligerscoördinator speelt een cruciale rol als het gaat om goede contacten met andere maatschappelijke organisaties voor toeleiding, het signaleren van trends en vertalen van maatschappelijke of stedelijke ontwikkelingen naar praktische informatie, procedures of tools. De laatste maanden van 2013 geven de mogelijkheid om te ontdekken wat er allemaal moet gebeuren op de STIP. Daar heeft de Vrijwilligerscoördinator een belangrijke rol in. De 9

Vrijwilligerscoördinator voert iedere week overleg met de vrijwilligers, zeker in de beginfase. Dit overleg is bedoeld om de vinger aan de pols te houden en wekelijks te evalueren hoe het gaat op de STIP, met de vrijwilligers, met de samenwerking met andere partijen, maar ook met de bezoekers. De Vrijwilligerscoördinator heeft een belangrijke rol in het direct aanpakken van zaken samen met de vrijwilligers die het goed functioneren van STIPvrijwilligers belemmeren of die de dienstverlening anderszins in de weg staan. Ook doet de Vrijwilligerscoördinator voorstellen voor het grondiger evalueren van onderwerpen of ontwikkelingen of onderwerpen en ideeën aangeven die voor de ontwikkeling van de STIP of toekomstige STIP’s van belang zijn. Naast het wekelijks overleg is er tussentijds continu interactie tussen de vrijwilligers die aanwezig zijn op de STIP en de Vrijwilligerscoördinator. Daarom is het belangrijk dat de Vrijwilligerscoördinator aanwezig is op de STIP. De Vrijwilligerscoördinator zorgt voor blijvende aandacht voor deskundigheidsbevordering en in een later stadium voor individuele ontwikkeling van vrijwilligers. In teamverband is regelmatig werkoverleg van belang om zaken te bespreken, afspraken te maken, maar ook om elkaar te leren kennen. Vrijwilligers werken immers op verschillende dagdelen en zien elkaar soms vrijwel nooit. Dat alles faciliteert en organiseert de Vrijwilligerscoördinator. Bezetting Een STIP kan open op het moment dat er twee vrijwilligers aanwezig zijn. Vrijwilligers zitten nooit alleen. Dit heeft enerzijds te maken met de veiligheid, anderzijds met een heel praktisch punt, nl. de wachttijd van andere bezoekers als er al iemand voor hen met een uitgebreide vraag geholpen wordt. De Vrijwilligerscoördinator zorgt voor voldoende vrijwilligers en een voldoende bezettingsgraad. Ook is het van belang dat er altijd een betaalde kracht aanwezig is. Dat hoeft niet per definitie de Vrijwilligerscoördinator te zijn, maar kan ook een professional van een samenwerkingspartner of medehuurder zijn. Evaluatie De eerste ervaringen in de STIP moeten ook antwoord geven op de volgende vragen.  Welke vragen komen er bij de STIP binnen?  Komt de hulpvraag goed in beeld (en zo nee, wat kunnen we doen om dat te verbeteren)?  Wordt de hulpvraag goed begeleid (en zo nee, hoe kan de hulpvraag beter begeleid worden)?  Hoe eenvoudig is het om een STIP open te houden?  Welke speerpunten zijn er binnen de STIP?  Zijn alle samenwerkingspartners in beeld?  Hoe kun je STIP-vrijwilligers ‘vasthouden’?  Welke rol spelen de vrijwilligers?  Hoe staat het met de klanttevredenheid?  Hoe kun je een breed gedragen werkwijze ontwikkelen?  Welke coördinatietaken kun je op termijn overlaten aan STIP-vrijwilligers?  Welke ontwikkelingen komen er aan die van invloed zijn op de STIP? De Vrijwilligerscoördinator heeft hier een belangrijke analyserende en initiërende rol in. De uitkomsten hiervan kunnen gebruikt worden voor eventueel nieuw te starten STIP’s en verbetering van het werkproces binnen de STIP zelf.

10

Praktisch De STIP-vrijwilliger tekent een vrijwilligerscontract met Ravelijn. Via Ravelijn ontvangt de STIP-vrijwilliger een vrijwilligersvergoeding, dit is € 33,- per dagdeel per maand en met twee dagdelen onbelast. Aan nieuwe STIP-vrijwilligers vraagt Ravelijn om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Na het goed afronden van de training ontvangt de nieuwe STIP-vrijwilliger de kosten hiervan terug. STIP-vrijwilligers zijn verzekerd via Ravelijn. De STIP-vrijwilliger kan gebruik maken van de faciliteiten die Ravelijn interne vrijwilligers biedt, zoals het bijwonen van de beleidsdag die eenmaal per kwartaal wordt gehouden en de Sinte-Kerstattentie. Bij Ravelijn is een vertrouwenspersoon aangewezen, die ook als vertrouwenspersoon voor STIP-vrijwilligers kan optreden. Ravelijn werkt bovendien met meldcodes voor Huiselijk Geweld en Kindermishandeling, heeft een anti-discriminatierichtlijn opgesteld en werkt samen met het meldpunt ‘misbruik door vrijwilligers’. Voor hulpvragers, vrijwilligers en betaalde medewerkers heeft Ravelijn een klachtenprocedure ingesteld. Binnen Ravelijn zijn afspraken gemaakt over de wijze van ziek melden en het opnemen van vakantie, afscheid nemen/exit-gesprek en de geheimhoudingsplicht ten aanzien van de informatie waarmee (on)betaalde medewerkers werken. Die afspraken gelden ook voor STIPvrijwilligers en zullen met hen worden besproken. Tot slot, Ravelijn is te klein voor een Ondernemingsraad, maar heeft wel een Personeelsvertegenwoordiging, waarin ook de belangen van vrijwilligers behartigd worden en dus ook die van de STIP-vrijwilligers.

11

6. Begroting Hieronder treft u de begroting aan voor de Werving, Begeleiding en Opleiding van de STIPvrijwilligers in de periode augustus/december 2013. A. Werven, aanstellen en begeleiden vrijwilligers inzet Vrijwilligerscoördinatie inzet Projectleiding Ravelijn Vrijwilligersvergoeding VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) B. Ontwikkelen en Trainen STIP-Vrijwilligers Opzet en ontwikkeling Training STIP-Vrijwilligers Trainingskosten STIP-Vrijwilligers C. Uitwerken Samenwerkingsconvenant, Methodiekontwikkeling en Rapportages Vertalen Samenwerkingsconvenant naar werkafspraken per STIP Rapportagemodel ontwikkeld en aangepast. Rapportage naar gemeente

Totaal

€ 26.000 € 15.000 € 4.240 € 750

€ 12.000 € 8.000

€ 3.400 € 2.200

€ 71.590

12

7. Planning De gemeente Amersfoort heeft aangegeven dat nog in 2013 twee STIP’s zullen worden geopend. Dit vraagt om een strakke planning. Om een eerste STIP eind september te kunnen openen dient minimaal aan de volgende randvoorwaarden te zijn voldaan: - Huisvesting en (ICT)inrichting van de STIP - STIP-vrijwilligers werven en opleiden - Afspraken met betrokken partijen waarnaar de STIP-vrijwilliger kan toeleiden - Communicatiemiddelen Ravelijn kan direct na het verlenen van de opdracht starten met de werving van STIPvrijwilligers, en het samenstellen van de basistraining voor de STIP-vrijwilligers. Een belangrijk onderdeel van de opleiding is de bijdrage van betrokken professionele organisaties waarnaar de STIP-vrijwilliger kan toeleiden als de situatie daarom vraagt. Afspraken met betrekking tot samenwerking en bijdragen aan onderdelen van de opleiding worden door de gemeente Amersfoort met de betrokken partijen gemaakt. Wanneer aan deze voorwaarde is voldaan, en Ravelijn een eerste lichting STIP-vrijwilligers heeft geworven kan half september 2013 worden gestart met de training en opleiding door Ravelijn. De Buurtvoorlichters van Ravelijn kunnen direct nadat het communicatie- en PR-materiaal beschikbaar is worden ingezet om informatie over de aanstaande STIP in de wijk te verspreiden. Bovenstaande activiteiten zijn nauw verweven met de activiteiten van ag NOVA en de gemeente Amersfoort. Zodra de opdrachtverlening een feit is, zal in overleg met de gemeente en ag NOVA een planning met concrete data worden opgeleverd.

Planning week

33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

werven STIP-vrijwilligers opleidingstraject ontwikkelen afspraken input opleiding partners buurtvoorlichters inzetten start opleiding opening eerste stip opening tweede stip begeleiding STIP-vrijwilligers deelname projectgroep

13

Bijlage Functieprofiel STIP-vrijwilliger Vind jij het leuk om mensen een luisterend oor te bieden, de helpende hand of op de goede weg te helpen? Dan zoeken wij jou! Meer informatie over deze functie Per september start de gemeente Amersfoort met het eerste Steun- en informatiepunt (STIP) in de wijk. Bij een STIP kunnen wijkbewoners informatie krijgen over onderwerpen die hun leefomgeving betreffen: wonen, zorg, financiën, welzijn, meedoen en vrijwilligerswerk. De STIP-vrijwilligers hebben een belangrijke rol in het informeren en adviseren van wijkbewoners. Zij beantwoorden vragen en stimuleren mensen om mee te doen. Voor oplossingen kijken STIP-vrijwilligers eerst dicht bij huis of naar de omgeving van de wijkbewoner. Soms kunnen zij zelf een helpende hand bieden. Is er professionele ondersteuning nodig dan leidt de STIP-vrijwilliger toe naar andere organisaties. Voor de start van de STIP's zoekt Ravelijn mensen die het niet alleen interessant vinden om mensen op weg te helpen maar ook om mee te werken aan het opbouwen van de STIP. De eerste STIP’s starten in de wijken Liendert en Kruiskamp. Wat vragen wij? - Je beschikt minimaal over een MBO-werken denkniveau - Je bent mensgericht en hebt inlevingsvermogen - Je kunt goed communiceren en samenwerken - Je bent bereid nieuwe dingen te leren - Je woont bij voorkeur in de wijk Liendert of Kruiskamp, of bent bereid je te verdiepen in de cultuur en activiteiten van de wijk - Je bent minimaal 2 dagdelen beschikbaar gedurende een jaar. - Vanuit de wijk kunnen suggesties gedaan worden voor aanvulling op dit profiel. - Een verklaring omtrent gedrag (VOG). Na het succesvol afronden van de training krijg je de kosten hiervan terug. Wat doe je als STIP-vrijwilliger? - Je biedt een luisterend oor aan bezoekers - Je hebt oog en oor voor de vraag achter de vraag van de bezoeker - Je helpt met eenvoudige administratieve processen, zoals formulieren etc. - Je signaleert wanneer bezoekers meer hulp nodig hebben en leidt in dat geval naar andere (maatschappelijke) organisaties in Amersfoort toe - Je registreert de vraag - Je onderhoudt contacten met andere organisaties, andere STIP’s en Ravelijn - Je helpt mee het STIP uit te bouwen, je maakt deel uit van het STIP-team en overlegt met collega’s en de vrijwilligerscoördinator. Wat bieden wij? - Een veelzijdige vrijwillige functie in een divers team dat nu nog in opbouw is. - Een training van enkele dagdelen waarbij je kennis van de sociale kaart van Amersfoort opbouwt, veel informatie over andere organisaties krijgt en je eigen vaardigheden traint. - Begeleiding op de werkvloer door een vrijwilligerscoördinator; regelmatig een individueel gesprek en werkoverleg. - Een vrijwilligersvergoeding en een vrijwilligerscontract bij Ravelijn.

14

Collegevoorstel AANLEIDING

Recommend Documents