Bestuursrapportage 2010-1
1
2
Inhoudsopgave Voorwoord ..................................................................................................................................................... 5 1. Programmaverantwoording ....................................................................................................................... 7 1.1 Stand van zaken begrotingstoezeggingen.......................................................................................... 7 1.2 Stand van zaken programma’s ........................................................................................................... 8 Programma 1 Algemeen bestuur.......................................................................................................... 9 Programma 2 Openbare orde en veiligheid........................................................................................ 11 Programma 3 Verkeer en vervoer ...................................................................................................... 12 Programma 4 Economische zaken..................................................................................................... 13 Programma 5 Onderwijs ..................................................................................................................... 14 Programma 6 Kunst en cultuur ........................................................................................................... 15 Programma 7 Sport en recreatie ........................................................................................................ 16 Programma 8 Zorg en welzijn............................................................................................................. 17 Programma 9 Werk en inkomen ......................................................................................................... 19 Programma 10 Natuur en milieu......................................................................................................... 21 Programma 11 Ruimtelijke inrichting .................................................................................................. 22 Programma 12 Volkshuisvesting ........................................................................................................ 23 1.3 Algemene uitgaven en dekkingsmiddelen ........................................................................................ 24 1.4 Totaaloverzicht en resultaat .............................................................................................................. 26 2. Interim Managementletter, Verslag van bevindingen en 213a................................................................ 29
3
4
Voorwoord Deze eerste bestuursrapportage heeft betrekking op de periode tot 1 april 2010. Met deze rapportage wordt inzicht gegeven in de afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de uitvoering van het beleid zoals dat is vastgesteld bij de Programmabegroting 2010. Op verzoek van de gemeenteraad is in deze bestuursrapportage ook aangegeven wat de stand van zaken is van de onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (213a). Hiermee wordt de voortgang van de actiepunten uit deze onderzoeken meer zichtbaar geborgd in de planning- en controlcyclus. Leeswijzer Deze bestuursrapportage bestaat uit twee hoofdstukken. In hoofdstuk 1 vindt u een overzicht van de stand van zaken van de begrotingstoezeggingen en de programma’s. De realisatie van de toezeggingen en de programma’s verloopt voor het grootste deel conform planning. In hoofdstuk 2 treft u de stand van zaken van de aanbevelingen van de accountant en de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid (213a-onderzoeken).
5
6
1. Programmaverantwoording Hoofdstuk 1 Programmaverantwoording bevat de stand van zaken van begrotingstoezeggingen (zie paragraaf 1.1) en de afwijkingen op de programma’s (zie paragraaf 1.2). Ook treft u een overzicht van de algemene uitgaven en dekkingsmiddelen (1.3) en een financieel totaaloverzicht en resultaat (1.4).
1.1 Stand van zaken begrotingstoezeggingen Tijdens de behandeling van de Perspectiefnota 2009 en de Programmabegroting 2010 zijn verschillende moties en amendementen ingediend door u, de gemeenteraad. Naar aanleiding van deze moties, amendementen en andere vragen van u, zijn toezeggingen door het college van burgemeester en wethouders gedaan. In onderstaande tabel vindt u de stand van zaken per 1 april 2010. * Gereed = motie of amendement is uitgevoerd. Op schema = motie of amendement wordt volgens planning/toezegging uitgevoerd.
Datum toeze gging
Onderwerp
Gereed? Wanneer?
Afwijkingen en/of nieuwe ontwikkelingen
16 nov. 2009
Toezegging e. Het amendement 'Binnenklimaat Huisvesting Primair Onderwijs' wordt door het college van burgemeester en wethouders overgenomen. Wethouder Schoon zegt toe dat de tekst van de gedrukte versie van de begroting (blz 43, 47) hieraan zal worden aangepast.
Gereed
De subsidie op grond van de regeling verbetering Binnenklimaat primair onderwijs is aangevraagd en grotendeels toegekend. Naar aanleiding van rapporten is met de scholen besproken welke maatregelen de gemeente Bussum gaat treffen bekostigd door deze subsidie. Een subsidievoorwaarde is de eigen bijdrage van de gemeente. In de raad van april 2010 is het benodigde aanvullende krediet hiervoor door de gemeenteraad beschikbaar gesteld.
16 nov. 2009
Toezegging c. Wethouder Boekhoff herhaalt de toezegging om de Ceintuurbaan qua planning tussen de Oostereng en Westereng in integraal aan te pakken.
Op schema
Dit wordt meegenomen in het onderzoek naar de herinrichting van de Ceintuurbaan, en het opstellen van de uitgangspunten hiervoor.
7
1.2 Stand van zaken programma’s Bij elke rapportage wordt u geïnformeerd over afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen in de programma’s (bestuurlijke actiepunten en financieel). Het rapporteren op afwijkingen maakt de bestuursrapportage bij uitstek een sturingsinstrument. Het is onvermijdelijk dat gedurende het begrotingsjaar afwijkingen optreden ten opzichte van de ramingen van inkomsten en uitgaven in de begroting. Per programma worden door middel van de onderstaande voorbeeldtabel de ontwikkelingen weergegeven ten opzichte van de Programmabegroting 2010. (Bedragen x 1.000)
A Begroting 2010
B Begroting 2010 incl. wijzigingen t/m maart 2010
C Begroting incl. Bestrap 2010-1
D Verschil
L B Saldo programma Met deze tabel wordt inzicht gegeven in de ontwikkelingen van de lasten en baten per programma. U ziet de wijzigingen die met deze bestuursrapportage worden voorgesteld (C - B = D). De oorzaken van dit verschil worden ook toegelicht. Daarnaast ziet u het verloop ten opzichte van de oorspronkelijke begroting (A) en de reeds vastgestelde begrotingswijzigingen (B). In kolom C vindt u de stand inclusief de wijzigingen die in deze bestuursrapportage worden voorgesteld. De bedragen zijn afgerond op € 1.000. Bij enkele programma’s is er hierdoor sprake van afrondingsverschillen. In de begrotingswijziging zijn de onafgeronde bedragen verwerkt.
8
Programma 1 Algemeen bestuur De volgende afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen worden gesignaleerd: Ruchtbaarheid geven aan mogelijkheid komen op afspraak en digitaal loket: Komen op afspraak wordt via diverse media gecommuniceerd. In het eerste kwartaal van 2010 zijn er al 291 afspraken gemaakt. Met deze service wordt tegemoet gekomen aan de behoefte die burgers hebben geuit bij klanttevredenheidsonderzoeken. Vooralsnog betekent het dat er tijdens de reguliere openingstijden dezelfde bezetting nodig is. Gemeenteraadsverkiezingen houden: De gemeenteraadsverkiezingen zijn voor de GV4-gemeenten uitgesteld naar 24 november 2010. Deelname aan bestuurlijke overleggen en besluitvorming over aanpak regionale bestuurlijke samenwerking en/of gemeentelijke herindeling: Aan bestaande vormen van intergemeentelijk overleg wordt actief deelgenomen. De ontwikkelingen aangaande het wetsvoorstel herindeling Bussum, Naarden, Muiden en Weesp worden gemonitord. Zo nodig wordt actie ondernomen om het Bussumse standpunt (andermaal) over het voetlicht te brengen. Daarbij wordt het belang van intergemeentelijke samenwerking benadrukt. Aanschrijven inwoners m.b.t. verlopen parkeervergunningen: Het was de planning om begin 2010 te starten met het aanschrijven van inwoners en bedrijven waarvan de parkeervergunning verlopen is. Vanwege onderbezetting bij het CIP (Centraal Informatiepunt) en de afdeling Burgerzaken is dit uitgesteld naar de zomervakantie. Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 1 Begroting 2010
(Bedragen x 1.000)
Algemeen bestuur Saldo programma
L B
Begroting Begroting 2010 incl. incl. wijzigingen Bestrap t/m mrt 2010-1 2010 4.693 4.793 4.940 -665 -665 -654 4.028 4.128 4.286
Verschil
147 11 N 158
De Bestuursrapportage 2010-1 valt ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen € 158.000 nadeliger uit. Dit bestaat uit: Aanvulling budget in verband met fusieactiviteiten
Het in januari door de gemeenteraad beschikbaar gestelde budget voor Activiteiten ter ondersteuning van het standpunt zoals verwoord in de motie ‘Oproep aan Tweede Kamer niet in te stemmen met het voorstel van wet houdende samenvoeging van de gemeenten Bussum, Muiden, Naarden en Weesp’ is geheel voor dat doel gebruikt (overschrijding met slechts € 300).
N € 50.000
Door een toename van extra advieskosten als gevolg van de presentatie van het herindelingsvoorstel, is op de post fusiekosten (kosten onderzoek c.a.) echter wel een tekort ontstaan van in totaal € 32.455. Voorgesteld wordt deze post extra bij te ramen tot € 50.000, waardoor per saldo
9
dit jaar nog € 17.550 resteert ten behoeve van inhuur derden. Hypotheken ambtenaren
Dit budget is in overeenstemming gebracht met de werkelijke baten en lasten uit 2009. Hiermee is dit onderdeel van onze begroting per saldo weer budgettair neutraal.
Extra kosten verkiezingen
De kostenoverzichten van 2006, 2007 en 2009 hebben uitgewezen dat per verkiezing ruim € 60.000 wordt uitgegeven. De begrote € 40.000 per verkiezing is dus niet juist geraamd.
N € 28.000
In 2010 is in de begroting rekening gehouden met de gemeenteraadsverkiezingen; hiervoor zal een bedrag van € 20.000 bij geraamd moeten worden.
N € 20.000
Daarnaast vinden er vervroegd Tweede Kamerverkiezingen plaats, waarvoor € 60.000 extra geraamd zal moeten worden.
N € 60.000
De in 2011 geplande Tweede Kamerverkiezingen vervallen. Wel zullen er in 2011 Provinciale Statenverkiezingen gehouden worden; ook hier zal dus € 20.000 moeten worden bijgeraamd. Totaal
N € 158.000
10
Programma 2 Openbare orde en veiligheid Binnen dit programma worden in de uitvoering van prestaties en bestuurlijke actiepunten geen afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen gesignaleerd. Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 2 Begroting 2010
(Bedragen x 1.000)
Openbare orde en veiligheid Saldo programma
L B
Begroting 2010 incl. wijzigingen t/m mrt 2010 2.492 2.485 -157 -157 2.335 2.328
Begroting incl. Bestrap 2010-1 2.514 -221 2.293
Verschil
29 -64 V 35
De Bestuursrapportage 2010-1 valt ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen € 35.000 voordeliger uit. Dit bestaat uit: Extra regionale kosten van de gemeentelijke kolom (rampenbestrijding)
De hogere kosten worden veroorzaakt door een andere kostenverdeling tussen de gemeenten en het wegvallen van een subsidie van het ministerie van Binnenlandse Zaken. De hogere kosten zijn voorlopig incidenteel in afwachting van een nader onderzoek naar de kosten.
N € 29.000
Rijksvergoeding op basis van regeling handhavingsen overlastfeiten
Gelet op Rijksvergoeding 2009 wordt voorlopig uitgegaan van een overeenkomstige vergoeding in 2010 en volgende jaren. Hier staat overigens een vermindering van ontvangsten wegens naheffingsaanslagen tegenover (zie ook programma 3). Per saldo is deze post daarmee budgettair neutraal.
V € 64.000
Totaal
V € 35.000
11
Programma 3 Verkeer en vervoer De volgende afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen worden gesignaleerd: Afronden Wegbeheeronderhoudsplan 2010-2014: Het opstellen van het Wegbeheeronderhoudsplan is vertraagd door herschikking van een aantal prioriteiten. Voor deze herprioritering is gekozen vanwege de civiele vacatures bij de afdeling Wijkbeheer. Het plan wordt in de tweede helft van 2010 geactualiseerd. Evalueren onkruidbestrijding op verharding: Ten behoeve van de keuze van onkruidbestrijding op de verharding (borstelen, stomen of branden) wordt intern extra onderzoek gepleegd. Voortzetten lobby Spoorse doorsnijding: Het haalbaarheidsonderzoek is positief ontvangen bij de pers en de betrokkenen. Op aanraden van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport is nader onderzoek verricht naar de (on-)mogelijkheden van ondertunneling. Daarnaast is een werkconferentie georganiseerd om aansluiting te zoeken bij de landelijke projecten Openbaar Vervoer Schiphol-Amsterdam-Almere-Lelystad (OV SAAL), Almere Gooi Utrecht (AGU) en Programma Hoogfrequent Spoorvervoer (PHS). De communicatie- en lobby is intensief ingezet. Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 3 Begroting Begroting Begroting Verschil (Bedragen x 1.000) 2010 2010 incl. incl. wijziginge Bestrap n t/m mrt 2010-1 2010 Verkeer en vervoer L 5.320 5.321 5.769 448 B -2.510 -2.489 -2.840 -351 Saldo programma 2.810 2.832 2.929 N 97 De Bestuursrapportage 2010-1 valt ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen € 97.000 nadeliger uit. Dit bestaat uit: Gladheidbestrijding
Door de strenge winter zijn de kosten voor gladheidbestrijding hoger dan begroot.
N € 33.000
Naheffingsaanslagen
Het is de verwachting dat door de BOA-controleurs meer in te zetten op handhavings- en overlastfeiten (zie programma 2) en minder op straatparkeren de opbrengst van de naheffingsaanslagen € 64.000 lager zal zijn in 2010. Deze verlaging wordt gecompenseerd door een rijksbijdrage zoals in de toelichting bij programma 2 is opgenomen. Per saldo is deze post daarmee budgettair neutraal.
N € 64.000
Inrichting openbare ruimte
Het project brede school wordt administratief afgerond en daarmee wordt bij deze bestuursrapportage ook de inrichting van de openbare ruimte afgewikkeld. Tegenover de afwikkeling van deze lasten (€ 415.000), staat de bijdrage uit de reserve Brede school. Per saldo is dit budgettair neutraal.
Totaal
N € 97.000
12
Programma 4 Economische zaken De volgende afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen worden gesignaleerd: Oprichten ondernemersloket: Op dit moment onderzoekt de gemeente samen met een onderzoeksbureau de verbetering van de dienstverlening aan ondernemers in het kader van de vergunningverlening. Uitvoeren activiteiten Bussum Promotie: De Stichting Bussum Promotie is opgericht. De evenementenkalender en de website zijn in ontwikkeling. Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 4 Begroting 2010
(Bedragen x 1.000)
Economische zaken
L B
Saldo programma
Begroting 2010 incl. wijzigingen t/m mrt 2010 329 597 -99 -367 231 231
Begroting incl. Bestrap 2010-1 599 -367 233
Verschil
2 0 N2
De Bestuursrapportage 2010-1 valt ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen € 2.000 nadeliger uit. Dit bestaat uit: Bijdrage honkbalinterland HCAW
Totaal
Vanuit citymarkering is er een bijdrage geleverd aan de honkbalinterland HCAW. Deze lasten worden gedekt vanuit het Jaarplan Welzijn (zie ook programma 8). Hiermee is het per saldo budgettair neutraal.
N € 2.000
N € 2.000
13
Programma 5 Onderwijs De volgende afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen worden gesignaleerd: Nieuwbouw Vrije School Michael annex bso: De bouw is gestart en is naar verwachting maart 2011 gereed. Dit is iets later dan gepland door de lange vorstperiode. Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 5 Begroting 2010
(Bedragen x 1.000)
Onderwijs Saldo programma
L B
Begroting 2010 incl. wijziginge n t/m mrt 2010 4.868 5.068 -638 -629 4.230 4.439
Begroting incl. Bestrap 2010-1 8.244 -3.855 4.389
Verschil
3.176 -3.226 V 50
De Bestuursrapportage 2010-1 valt ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen € 50.000 voordeliger uit. Dit bestaat uit: Leerlingenvervoer
De kosten voor leerlingenvervoer zijn lager dan in de begroting is opgenomen.
Julianaschool
Met de kosten voor de huur van de noodlokalen voor de Julianaschool is ten onrechte geen rekening gehouden.
Brede School
Het project Brede School is afgerond. De afhandeling hiervan gebeurt budgettair neutraal en heeft geen effect op het saldo. Het saldo ad € 3.225.820 voordelig wordt gestort in de Reserve kapitaallasten onderwijs.
Totaal
V € 103.000 N € 53.000
V € 50.000
14
Programma 6 Kunst en cultuur De volgende afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen worden gesignaleerd: Verbetering bescherming cultuurhistorische waarden en opname hiervan in bestemmingsplannen: In de Erfgoedverordening 2010 die de Monumenten- verordening 1994 vervangt, is de definitie gemeentelijk monument uitgebreid waardoor via het bestemmingsplan ook kenmerkende bouwwerken, waardevolle groenelementen en cultuurhistorische elementen beschermd kunnen worden. Uitvoeren van beleidsnota cultuurhistorie Bussum: De beleidsnota wordt herzien en wordt indien noodzakelijk na de zomer aan de raad voorgelegd voor vaststelling. De aanbevelingen uit de huidige beleidsnota zijn voor het grootste deel overgenomen. Aanpassing monumentenverordening 1994: De Erfgoedverordening 2010 zal, als deze in juni is vastgesteld door de gemeenteraad, van kracht zijn vanaf ingangsdatum WABO Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 6 Begroting 2010
(Bedragen x 1.000)
Kunst en cultuur Saldo programma
L B
Begroting 2010 incl. wijzigingen t/m mrt 2010 2.061 2.658 -138 -138 1.922 2.520
Begroting incl. Bestrap 2010-1 2.686 -138 2.548
Verschil
28 0 N 28
De Bestuursrapportage 2010-1 valt ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen € 28.000 nadeliger uit. Dit bestaat uit: Bibliotheekwerk
Totaal
De begrote kosten voor het Bibliotheekwerk zijn structureel verhoogd (conform uw raadsbesluit van 18 maart 2010).
N € 28.000
N € 28.000
15
Programma 7 Sport en recreatie De volgende afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen worden gesignaleerd: Uitvoering geven aan de herinrichtingsplannen op Sportpark Zuid: Het plan is in ontwikkeling met het doel om nog in de eerste helft van 2010 ter besluitvorming voor te leggen aan de gemeenteraad. Onderzoeken van mogelijkheden tot intensiever gebruik van de sportvelden op het terrein van Allen Weerbaar: In overleg met Allen Weerbaar wordt Sportservice Noord Holland gevraagd een advies uit te brengen. Aanleg van een kunstgraswedstrijdveld en een kunstgrastrainingsveld indien SDO een verzoek heeft ingediend: Het plan is in ontwikkeling met het doel om nog in de eerste helft van 2010 ter besluitvorming voor te leggen aan de gemeenteraad. Zorgen voor voldoende, kwalitatief goede en veilige speelplaatsen afgestemd op de diverse doelgroepen en zoveel mogelijk in samenwerking met buurtbewoners: Uitbreiding aantal speelvoorzieningen, w.o. herinrichting Heidezicht, Landstraat Noord en Voormeulenweg: Het college van burgemeester en wethouders heeft in december 2009 een besluit genomen over de procedure Heidezicht. Na vaststelling van het wijzigingsplan door de Provincie Noord-Holland kunnen de benodigde vergunningen worden verleend. De voortgang van het project is echter afhankelijk van de ingediende bezwaren van omwonenden. Het plan voor de aanleg van een nieuwe speelplaats aan de Landstraat Noord is in overleg met de bewoners gereed en wordt uitgevoerd zodra alle bouwwerkzaamheden klaar zijn. Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 7 Begroting 2010
(Bedragen x 1.000)
Sport en recreatie Saldo programma
L B
Begroting 2010 incl. wijzigingen t/m mrt 2010 2.469 2.511 -185 -185 2.284 2.326
Begroting incl. Bestrap 2010-1 2.556 -185 2.371
Verschil
45 0 N 45
De Bestuursrapportage 2010-1 valt ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen € 45.000 nadeliger uit. Dit bestaat uit: Breedtesport
Totaal
Het budget Breedtesport is ten onrechte opgenomen in de post onvoorzien van het Jaarplan Welzijn 2010. Het geld wordt overgeheveld naar de post Breedtesport. Hier staat een verlaging van de post onvoorzien in het Jaarplan Welzijn tegenover (zie ook programma 8). Hiermee is het per saldo budgettair neutraal.
N € 45.000
N € 45.000
16
Programma 8 Zorg en welzijn Binnen dit programma worden in de uitvoering van prestaties en bestuurlijke actiepunten geen afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen gesignaleerd. Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 8 Begroting 2010
(Bedragen x 1.000)
Zorg en welzijn
L B
Saldo programma
Begroting 2010 incl. wijzigingen t/m mrt 2010 11.331 11.123 -1.322 -1.322 10.008 9.801
Begroting incl. Bestrap 2010-1 11.027 -1.322 9.705
Verschil
-96 0 V 96
De Bestuursrapportage 2010-1 valt ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen € 96.000 voordeliger uit. Dit bestaat uit: Indicering
De verwachting is dat meer indicaties in het kader van de WMO in eigen beheer gaan plaatsvinden.
V € 35.000
Breedtesport
Het budget Breedtesport is ten onrechte opgenomen in de post onvoorzien van het Jaarplan Welzijn 2010. Het geld wordt overgeheveld naar de post Breedtesport, zoals al is opgenomen onder de toelichting van programma 7. Hiermee is het per saldo budgettair neutraal.
V € 45.000
GGD
De gemeentelijke raming moet worden aangepast aan de begroting van de GGD (inclusief de begrotingwijziging GGD december 2009).
N € 14.000
GGD
In de begroting van de GGD is een bedrag op genomen voor de Regionale Ambulance Voorziening. Deze is echter afgeschaft en dit levert een voordeel op van € 52.000.
V € 52.000
RGSHG
In 2010 worden geen uitgaven meer gedaan in het kader van de Regeling Geldelijke Steun Huisvesting Gehandicapten (RGSHG), omdat de leningen zijn afgekocht.
V € 30.000
Bijdrage honkbalinterland HCAW
Vanuit het jaarplan welzijn worden de kosten voor de honkbalinterland HCAW gedekt (zie ook programma 4).
V € 2.000
17
Peuterspeelzaalwerk
Totaal
Met ingang van 1 augustus 2010 treedt de wet OKE (Ontwikkelingskansen door Kwaliteit Educatie) in werking. Hieruit vloeien onder meer voort verplichte maatregelen in het kader van de harmonisering van het peuterspeelzaalwerk. Peuterspeelzalen in Bussum moeten gaan voldoen aan onder andere de volgende eisen: a. leidster – kindratio 1 op 8. b. minimaal één gediplomeerde leidster op de groep. c. Jaarlijkse risico inventarisatie veiligheid en hygiëne. Voor de uitvoering in 2010 zijn extra middelen aan het gemeentefonds toegevoegd (zie onderdeel 2.3 Algemene uitgaven en dekkingsmiddelen). Hiermee is het per saldo budgettair neutraal. De gevolgen en mogelijkheden van de wet zijn uitgewerkt in de Perspectiefnota 2010.
N € 54.000
V € 96.000
18
Programma 9 Werk en inkomen De volgende afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen worden gesignaleerd: Uitvoering ketenjaarplan 2010 Werkplein Gooi Noord: De samenwerkende partners (gemeenten en UWV) bespreken het ketenjaarplan Werkplein Gooi Noord 2010/2011 voor de zomer, waarna bestuurlijke behandeling volgt. Uitvoeren Wet Inburgering: Er zijn 99 inwoners geplaatst op een inburgeringstraject. Hiermee loopt Bussum voor op schema. Uitvoeren taakstelling huisvesting vergunninghouders: In het eerste halfjaar van 2010 moeten vijf vergunningshouders worden gehuisvest. De stand staat op het moment van dit schrijven op twee (begin juni 2010). Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 9 Begroting 2010
(Bedragen x 1.000)
Werk en inkomen Saldo programma
L B
Begroting 2010 incl. wijzigingen t/m mrt 2010 13.132 13.189 -9.894 -9.951 3.238 3.238
Begroting incl. Bestrap 2010-1 13.231 -10.072 3.159
Verschil
42 -121 V 79
De Bestuursrapportage 2010-1 valt ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen € 79.000 voordeliger uit. Dit bestaat uit: Tomin
Met ingang van 2009 wordt de rijksvergoeding voor de uitvoering van de WSW doorbetaald aan de Tomin. De verwachting was dat hiermee de gemeentelijke bijdrage zou vervallen. Dit is niet het geval (zie ook Programmaverslag 2009), waardoor er sprake is van een structureel nadeel van € 70.000 voor de eigen bijdrage van de gemeente aan het werkvoorzieningschap Tomin.
N € 70.000
Wwb
Een aanpassing van de budgetten in het kader een toename van de uitgaven voor de Wwb < 65.
N € 35.000
ROC
In verband met een bezuiniging door het Rijk van € 63.000 is de bijdrage aan het ROC verlaagd. Dit is budgettair neutraal verwerkt.
Wwb
Het inkomstendeel Wwb is bij ministerieel besluit in positieve zin herzien.
Reintegratie
De rijksbijdrage in het kader van reïntegratie is in negatieve zin herzien.
N € 96.000
Inburgering
De rijksbijdrage in het kader van inburgering is in negatieve zin herzien.
N € 29.000
V € 302.000
19
BBZ-uitkering Fonds Werk en Inkomen
De BBZ-uitkering Fonds Werk en Inkomen van het Rijk is in positieve zin herzien.
V € 9.000
Gemeente Naarden
Het contract met de gemeente Naarden met betrekking tot de werkzaamheden uitgevoerd op de afdeling Sociale Zaken is in de begroting geïndexeerd, wat niet had mogen plaatsvinden.
N € 2.000
Totaal
V € 79.000
20
Programma 10 Natuur en milieu De volgende afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen worden gesignaleerd: Biomassa duurzaam aanbesteden en verwerken: In 2009 is een bestek voor duurzaam verwerken van biomassa gemaakt en op de markt gezet. Vanwege een bezwaarprocedure zal het bestek (in aangepaste vorm) in 2010 opnieuw op de markt komen. Uitvoering geven aan Landschapsvisies, aanleg wandelvoorziening: Er is uitstel gekregen van de Provincie Noord-Holland voor de besteding van de subsidie. Dit houdt verband met het project ‘Heidezicht’ waarvoor ook uitstel is verleend. Tevens is toestemming ontvangen om het gebruik van de subsidie te verruimen voor de aanleg van een wandelpad en het realiseren van een wandelroute. De planning voor de aan de aanleg van de wandelvoorziening Bussumse Zuidrand/De Groene Long is in de 2e helft van 2010. Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 10 Begroting 2010
(Bedragen x 1.000)
Natuur en milieu Saldo programma
L B
Begroting 2010 incl. wijzigingen t/m mrt 2010 8.979 9.005 -6.804 -6.789 2.175 2.216
Begroting incl. Bestrap 2010-1 9.042 -6.816 2.226
Verschil
37 -27 N 10
De Bestuursrapportage 2010-1 valt ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen € 10.000 nadeliger uit. Dit bestaat uit: Wet Flora & Fauna
In verband met de Wet Flora & Fauna is gestart met een soorteninventarisatie. De onvoorziene kosten hiervan bedragen € 10.000.
Milieuzorg
De budgettair neutrale mutatie van € 27.000 betreft Provinciale subsidie voor Duurzame Energie (baten) en de bijbehorende lasten.
Totaal
N € 10.000
0
N € 10.000
21
Programma 11 Ruimtelijke inrichting De volgende afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen worden gesignaleerd: Uitvoeren renovatie aula begraafplaats: Vanwege een herschikking in prioriteiten heeft de voorbereiding voor de renovatie van de aula op de begraafplaats vertraging opgelopen. Voor de zomer van 2010 wordt een nota van uitgangspunten voor de renovatie aan het college van burgemeester en wethouders worden aangeboden. Naar aanleiding van klachten over de inrichting van de aula worden enkele snelle maatregelen genomen om een gepaste uitstraling te creëren. Voorlopig ontwerp Herontwikkeling Nieuwe Brink - Scapino (1e fase): Het advies van de raadscommissie Ruimte van 8 maart 2010 ten aanzien van de te slopen panden leidt tot heroverweging van de plannen en vertraging van de uitvoering. Voorlopig ontwerp Kolonel Palmterrein: Dit is in afwachting van de tweede fase van de Europese aanbesteding door de provincie Noord-Holland. Definitief ontwerp BK-terrein Slochterenlaan (oostzijde): Dit is in afwachting van de initiatieven van de ontwikkelaar met betrekking tot de omvang van het bouwplan. Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 11 Begroting 2010
(Bedragen x 1.000)
Ruimtelijke inrichting Saldo programma
L B
Begroting 2010 incl. wijzigingen t/m mrt 2010 3.018 3.018 -1.611 -1.636 1.407 1.382
Begroting incl. Bestrap 2010-1 3.028 -1.646 1.382
Verschil
10 -10 0
De Bestuursrapportage 2010-1 is ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen per saldo ongewijzigd. De mutatie betreft: Accommodaties
In het kader van het vastgestelde accommodatiebeleid dienen gemeentelijke eigendommen periodiek te worden getaxeerd. De kosten hiervoor bedragen € 10.000. Dit wordt onttrokken aan de Reserve Exploitatie gebouwen en is daarmee budgettair neutraal.
22
Programma 12 Volkshuisvesting De volgende afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen worden gesignaleerd: Invoeren Wabo: De implementatie van de Wabo kost meer capaciteit dan voorzien. Het uitstellen van de wetsinvoering en wijzigingen leiden tot meer tijdelijke werkzaamheden. De nieuwe backoffice applicatie heeft bij de implementatie veel vertraging opgelopen als gevolg van het uitstel en technische en inrichtingsproblemen. Dit vraagt om veel meer inzet van de medewerkers op het gebied van de inrichting van de processen en testen van de applicatie. Om omissies in de database te voorkomen, wordt er tijdelijk met twee applicaties gewerkt, ook dit vraagt extra capaciteit. Tevens zal er door de wijzigingen aan alle medewerkers extra training gegeven worden. De reguliere bedrijfsvoering staat hierdoor erg onder druk. Er ontstaan achterstanden vooral bij de Frontoffice waar de baliewerkzaamheden en de vergunningverlening plaatsvindt. In deze periode moet ook met de nieuwe BAG applicatie gewerkt gaan worden waardoor in de procedure extra handelingen moeten worden verricht. Uitvoeren pilot ´Wonen boven Winkels´: Deze pilot is vertraagd door complexiteit van de vele eigenaren en ontwikkelingen in de markt. Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 12 Begroting 2010
(Bedragen x 1.000)
Volkshuisvesting Saldo programma
L B
Begroting 2010 incl. wijzigingen t/m mrt 2010 1.318 1.318 -1.081 -1.081 238 238
Begroting incl. Bestrap 2010-1 1.348 -1.081 268
Verschil
30 0 N 30
De Bestuursrapportage 2010-1 valt ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen € 30.000 nadeliger uit. Dit bestaat uit: Wabo
TOTAAL
Dit extra budget wordt ingezet om de druk op de Front Office te verlichten in verband met het implementeren van de Wabo, dubbel administreren en procesbeschrijvingen, scholing en inzet medewerkers voor Squit XO.
N € 30.000
N € 30.000
23
1.3 Algemene uitgaven en dekkingsmiddelen Deze financiële paragraaf vormt tezamen met de programma’s 1 tot en met 12 het totale budgettaire resultaat van deze rapportage. Deze paragraaf bestaat uit een aantal producten, waarvan de Beleggingen, de algemene uitgaven, de uitkering uit het gemeentefonds en de opbrengsten van de lokale heffingen de belangrijkste zijn. De volgende ontwikkelingen worden gesignaleerd: Reserve EDV: De reserve EDV (programma dienstverlening) wordt tot een bedrag van € 350.000, benut voor de nodig geachte dekking van incidentele kosten van dienstverlening in 2010. Deze reserve is in voorgaande jaren gevormd door (nog) niet gebruikte middelen in verband met nog niet afgeronde werkzaamheden in het kader van de dienstverlening. Algemene uitkering: De algemene uitkering van het gemeentefonds wordt per saldo met € 116.000 verhoogd op grond van de taakmutaties als vermeld in de septembercirculaire. Tegenover deze bate wordt eveneens een corresponderende (totaal)last van € 116.000 geraamd. Op basis van nadere besluitvorming kunnen deze budgetten zo nodig worden benut voor omschreven activiteiten. Toelichting voorgestelde financiële wijzigingen programma 13 Begroting 2010
(Bedragen x 1.000)
Algemene uitgaven en belastingen Saldo programma
L B
Begroting 2010 incl. wijzigingen t/m mrt 2010 2.994 2.647 -37.901 -38.325 -34.907 -35.678
Begroting incl. Bestrap 2010-1 3.668 -39.456 -35.788
Verschil
957 -1.131 V 174
De bestuursrapportage 2010-1 valt ten opzichte van de Programmabegroting 2010 inclusief wijzigingen € 174.000 voordeliger uit. Dividend BNG Algemene uitkering
Mutatie reserves
Er is sprake van een dividend van € 241.998, hetgeen een incidentele budgettaire meevaller betekent van € 104.000 in 2010. De verhoging van de algemene uitkering op basis van de septembercirculaire wordt veroorzaakt door een verhoging van het accres voor 2010 en door taakmutaties. Het betreft de volgende taakmutaties: * Aanvullende bijstand > 64 jaar € 21.195 -/* Gastouderopvang € 14.179 * WMO € 123.928 * Peuterspeelzaalwerk OKE € 54.255 Per saldo is er sprake van een voordeel van € 86.000. De structurele doorwerking van het accres wordt betrokken bij de opstelling van de perspectiefnota 2010.
V € 104.000
* Voor de incidentele lasten in 2010 ter uitvoering van het programma dienstverlening wordt € 350.000 onttrokken aan de reserve EDV. Zowel deze lasten als de baten (onttrekking aan de reserve) maken onderdeel uit van dit programma. Per saldo is dit budgettair neutraal
0
V € 86.000
24
* Voor de dekking van de opleidingskosten 2010 wordt € 59.000 onttrokken aan de reserve Meerjaren opleiden. Zowel deze lasten als de baten (onttrekking aan de reserve) maken onderdeel uit van dit programma. Per saldo is dit budgettair neutraal. Overige verschillen Totaal
Betreft enkele kleine (technische) mutaties.
N € 16.000 V €174.000
25
1.4 Totaaloverzicht en resultaat De mutaties van de programma’s 1 tot met 12 en het ‘programma’ Algemene uitgaven en dekkingsmiddelen’ vallen per saldo tegen elkaar weg. In de onderstaande tabel wordt de opbouw van dit resultaat weergegeven. De verschillen worden bij de diverse programma’s en paragraaf 1.3 Algemene uitgaven en dekkingsmiddelen toegelicht. Totaal overzicht mutaties programma’s 1 tot en met 12 en algemene uitgaven en dekkingsmiddelen
(Bedragen x 1.000) 1 ALGEMEEN BESTUUR
2 OPENBARE ORDE EN VEILIGHEID
3 VERKEER EN VERVOER
4 ECONOMISCHE ZAKEN
5 ONDERWIJS
6 KUNST EN CULTUUR
7 SPORT EN RECREATIE
8 ZORG EN WELZIJN
9 WERK EN INKOMEN
10 NATUUR EN MILIEU 11 RUIMTELIJKE INRICHTING
Begroting Begroting Begroting Verschil 2010 2010 incl. incl. Bestrap wijzigingen 2010-1 t/m mrt. 2010 4.693 4.793 4.940 147 TOTAAL LASTEN -665 -665 -654 11 TOTAAL BATEN 4.128 4.286 N 158 4.028 SALDO 2.492 2.485 2.514 29 TOTAAL LASTEN -157 -157 -221 -64 TOTAAL BATEN 2.328 2.293 V 35 2.335 SALDO 5.320 5.321 5.769 448 TOTAAL LASTEN -2.510 -2.489 -2.840 -351 TOTAAL BATEN 2.810 2.832 2.929 N 97 SALDO 329 597 599 2 TOTAAL LASTEN -99 -367 -367 0 TOTAAL BATEN 231 231 233 N2 SALDO 4.868 5.068 8.244 3.176 TOTAAL LASTEN -638 -629 -3.855 -3.226 TOTAAL BATEN 4.230 4.439 4.389 V 50 SALDO 2.061 2.658 2.686 28 TOTAAL LASTEN -138 -138 -138 0 TOTAAL BATEN 1.922 2.520 2.548 N 28 SALDO 2.469 2.511 2.556 45 TOTAAL LASTEN -185 -185 -185 0 TOTAAL BATEN 2.284 2.326 2.371 N 45 SALDO 11.331 11.123 11.027 -96 TOTAAL LASTEN -1.322 -1.322 -1.322 0 TOTAAL BATEN 10.008 9.801 9.705 V 96 SALDO 13.132 13.189 13.231 42 TOTAAL LASTEN -9.894 -9.951 -10.072 -121 TOTAAL BATEN 3.238 3.238 3.159 V 79 SALDO 8.979 9.005 9.042 37 TOTAAL LASTEN -6.804 -6.789 -6.816 -27 TOTAAL BATEN 2.175 2.216 2.226 N 10 SALDO 3.018 3.018 3.028 10 TOTAAL LASTEN -1.611 -1.636 -1.646 -10 TOTAAL BATEN 1.382 1.382 0 1.407 SALDO
26
12 VOLKSHUISVESTING
ALGEMENE UITGAVEN EN DEKKINGSMIDDELEN TOTAAL
TOTAAL LASTEN TOTAAL BATEN SALDO TOTAAL LASTEN TOTAAL BATEN SALDO SALDO
1.318 -1.081 238 2.994 -37.901 -34.907 0
1.318 -1.081 238 2.647 -38.325 -35.678 0
1.348 -1.081 268 3.668 -39.456 -35.788 0
30 0 N 30 957 -1.131 V 174 V 64
Resumé Het resultaat van deze bestuursrapportage komt hiermee uit op een voordeel van € 64.000. Dit is het saldo van de programma’s 1 tot en met 12 (nadeel € 110.000) en het resultaat van de algemene uitgaven en dekkingsmiddelen (voordeel € 174.000). Dit voordeel betreft het voorcalculatorisch rekeningsresultaat 2010 op de peildatum van 1 april 2010 (exclusief de budgetten van onvoorzien en de vrije begrotingsruimte). Wij stellen voor dit voordeel toe te voegen aan de algemene reserve. De structurele doorwerking van de mutaties leveren per saldo de volgende resultaten op: 2011 V 32.000 2012 V 52.000 2013 V 52.000 2014 N 128.000 Voormelde structurele doorwerking wordt betrokken bij de opstelling van de Perspectiefnota 2010.
27
28
2. Interim Managementletter, Verslag van bevindingen en 213a In januari is de Managementletter interim-controle 2009 van de accountant in het kader van de controle op de jaarrekening 2009 verschenen. Het management heeft in zijn reactie aangegeven een prioritering aan te brengen in de aanbevelingen van de accountant. Een deel van deze aanbevelingen zijn met de jaarrekening 2009 uitgevoerd. In zijn Verslag van bevindingen geeft de accountant aan dat de aanbevelingen in het kader van de controle op de jaarrekening 2009 voortvarend zijn opgepakt. Dit verslag zal in aanwezigheid van de accountant besproken worden in de commissie Middelen van 24 juni 2010. De overige aanbevelingen uit de Managementletter interim-controle 2009 worden, samen met de uitkomsten van de jaarrekening 2009 gefaseerd opgepakt. Op verzoek van de gemeenteraad is ook de realisatie van de aanbevelingen van de laatste twee 213a onderzoeken, warenmarkt en rioolbeheer, opgenomen. Hiermee is de realisatie van de aanbevelingen meer zichtbaar geborgd in de planning- en controlcyclus. In de tabellen op de volgende pagina’s van deze bestuursrapportage vind u de stand van zaken.
29
Tabel 1 Realisatie actiepunten interim managementletter
Nr.
Bevinding
Reactie management
Aanbeveling
Actie/groeitraject
Stand van zaken
Wij wijzen u erop dat u voor de tweede helft van 2009 rechtmatigheidcontroles moet uitvoeren.
Voor de jaarrekeningcontrole 2009 is het van belang om rechtmatigheidcontroles tijdig af te ronden.
De controles zijn gestart en lopen op schema.
Afgedaan. De controles over 2009 zijn in het eerste kwartaal van 2010 geheel afgerond.
Voor afronding van het eerste half jaar geldt dat u voor een aantal processen aanvullende documentatie dient op te leveren. Verder geldt dat u voor het proces belastingheffingen de steekproef dient uit te breiden.
Voor de jaarrekeningcontrole 2009 is het van belang om rechtmatigheidcontroles af te ronden.
De aanvullende controles zijn gestart en lopen op schema.
Afgedaan. De aanvullende controles over 2009 zijn in het eerste kwartaal van 2010 geheel afgerond.
Planning & control 1.
Rechtmatigheid (2009) In 2009 heeft u belangrijke stappen gemaakt ten behoeve van verbetering van het proces. U bent tijdig gestart met uitvoering van de werkzaamheden en u heeft voor aanvang van onze controle de benodigde rapportages omtrent de uitgevoerde interne controle werkzaamheden aangeleverd. Voor de uitvoering van de interne rechtmatigheidcontrole heeft u per proces een memo opgesteld waarin u aangeeft op welke wijze de selectie is verricht, welke documentatie is gehanteerd voor de controle en wat de conclusies zijn.
2.
Rechtmatigheid (2009) Bij onze review werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat op een aantal onderdelen aanvullende documentatie benodigd is om de rechtmatigheid van de financiële beheerhandelingen te kunnen vaststellen. Dit geldt voor de processen subsidies, WMO en verhuuropbrengsten. Voor subsidies geldt dat dit bewijsstukken zijn die voortkomen vanuit aanvullende voorwaarden vanuit de subsidiebeschikking. Bij WMO: indicatiestelling van cliënt die gebruik heeft gemaakt van een vervoersvoorziening. Bij verhuuropbrengsten geldt de huurovereenkomst als bewijsstuk. Voor het proces belastingheffingen is een fout geconstateerd. Op dit onderdeel dient u de steekproef uit te breiden.
Procesbeschrijvingen
30
3.
Procesbeschrijvingen (2007) Procesbeschrijvingen vormen een belangrijk hulpmiddel bij de beoordeling of de administratieve organisatie doelmatig is ingericht en voldoende waarborgen biedt voor een doelmatig, doeltreffend en rechtmatig (financieel) beheer alsmede voor het overdragen van kennis. Daarbij is essentieel dat de procesbeschrijvingen actueel zijn. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat u niet over de volle breedte beschikt over uniforme, dan wel actuele procedurebeschrijvingen per financieel proces.
Wij adviseren u te inventariseren welke Groeitraject 2010 procedurebeschrijvingen zijn opgesteld voor de verschillende financiële (en nietfinanciële) processen. De beschrijvingen kunnen aan waarde winnen door deze aan te vullen met een totaaloverzicht van de functiescheiding binnen de processen én van de in de processen opgenomen interne controlemaatregelen. Dit bevordert een snelle beoordeling van de processen. Daarnaast bevelen wij aan u om uniformiteit aan te brengen in de reeds beschreven processen.
In het eerste kwartaal van 2010 worden de processen organisatiebreed geïnventariseerd.
Afgedaan. De processen zijn in het eerste kwartaal geïnventariseerd. De doorlichting, verbetering en beschrijving van de processen wordt in het kader van het programma processen vanaf mei 2010 ter hand genomen. Monitoring loopt via dit programma.
Memoriaalboekingen (2008) Memoriaalboekingen worden niet vooraf geautoriseerd door het hoofd Financiën, dan wel de budgethouder die hiervoor verantwoordelijk is. Het risico is dat er ongeautoriseerde boekingen worden opgesteld en verwerkt in de administratie. Tevens worden niet alle boekingsverzoeken van de budgethouders getoetst of deze aannemelijk zijn.
De meeste memoriaalboekingen komen Groeitraject 2009 voort uit de begroting, of op initiatief van de budgethouder. Wij adviseren u om voor alle memoboekingen het initiatief van de budgethouder (veelal via de mail) bij de memoriaalboeking te voegen, zodat deze goedkeuring expliciet uit het memoriaaldossier blijkt.
Sluit aan bij de in 2009 gestarte werkwijze.
Afgedaan. In overleg met de accountant is hieraan inhoud gegeven.
Er vindt sinds 2008 overigens wel interne controle achteraf plaats op de memoriaalboekingen, alvorens deze wordt doorgeboekt.
Daarnaast adviseren wij de afdeling Financiën om alle memoriaalboekingen te beoordelen op aannemelijkheid alvorens de boekingen te verwerken in de administratie.
Wordt in 2010 opgepakt.
Vanaf 2009 is een zichtbare interne controle gerealiseerd.
Financiële administratie 4
5
6
Begrotingswijzigingen (2007) Begrotingswijzigingen worden door de budgethouders in samenwerking met een controller van de cluster Abc voorbereid. De medewerker Financiën stelt op basis van de begrotingswijziging een journaalpost op om de begrotingswijziging in de financiële administratie te verwerken. De opgestelde journaalpost wordt niet zichtbaar geautoriseerd door de budgethouder en de controller. De medewerker Financiën verwerkt hierna de begrotingswijzigingen in de financiële administratie. Op de verwerking vindt geen interne controle plaats door een andere functionaris dan de medewerker Financiën.
Tussenrekeningen (2009) In 2009 zijn niet alle tussenrekeningen zijn zichtbaar geanalyseerd en voorzien van onderbouwende documentatie.
Wij adviseren u de samengestelde journaalpost door de voorbereiders van de begrotingswijziging zichtbaar te laten controleren en autoriseren. Daarnaast adviseren wij u de verwerkte begrotingswijzigingen intern te laten controleren met de geautoriseerde journaalposten. Dit is voor een groot deel zichtbaar in uw financieel systeem, en kan worden geraadpleegd aan het eind van het jaar. Wij raden u aan om deze controle per bestuursrapportage uit te voeren.
Groeitraject 2010.
Tussenrekeningen zijn fraudegevoelig en kunnen bovendien doorwerken op de betrouwbaarheid van de
Voor de jaarrekening 2009 dienen de tussenrekeningen te zijn
In het kader van de Programmabegroting 2010 wordt bekeken of de werkwijze verder kan worden verbeterd.
Hiervan wordt al werk gemaakt en zal worden afgerond voor de jaarrekeningcontrole.
De tussenrekeningen zijn voor 2009 geanalyseerd en gespecificeerd.
31
informatievoorziening indien deze niet tijdig geanalyseerd en worden geschoond. gespecificeerd.
In 2010 wordt het administratieve proces beschreven en geanalyseerd.
Het proces wordt in 2010 beschreven.
Deels gerealiseerd. Voor publiekrechtelijke vorderingen heeft dit in 2009 plaatsgehad. In 2010 zal dit ook worden gedaan voor privaatrechtelijke vorderingen.
In 2010 wordt het proces privaatrechtelijke incasso beschreven en geanalyseerd.
Een volledige analyse van de openstaande posten is in 2009 uitgevoerd.
Voor aanvang jaarrekeningcontrole dient u de prognoses te actualiseren.
Wordt in het kader van de werkzaamheden voor de jaarrekening 2009 opgepakt.
Wij adviseren u periodiek specificaties met onderliggende documentatie en analyse van de tussenrekeningen te maken. De controle op deze specificaties dient plaats te vinden door een toezichthoudende functionaris.
Debiteuren 7
Tijdigheid incassomaatregelen (2007) Binnen de financiële administratie vindt geen interne controle plaats op de tijdigheid van de incassomaatregelen. Hierdoor bestaat het risico dat u niet het gewenste inzicht heeft in de hoogte van de openstaande (dubieuze) vorderingen.
Wij adviseren u per kwartaal intern de tijdigheid van de incassomaatregelen te toetsen door een andere medewerker die de incassomaatregelen uitvoert.
De controle op de tijdigheid wordt in 2010 nader ingevuld.
Grondexploitatie 8.
Actualisatie prognoses (2008) U heeft geen actuele prognoses van de grondexploitatie. Hierdoor is de actuele waardering van de gronden in exploitatie voor de jaarrekening 2009 en de toereikendheid van de daarvoor gevormde voorzieningen moeilijk vast te stellen.
Wij adviseren u om intern gecontroleerde, geactualiseerde prognoses op te stellen voor de verschillende grondexploitatieprojecten. Deze actuele prognoses zijn van belang voor de waardering van de gronden in exploitatie en de betreffende voorzieningen per jaareinde.
Is gedeeltelijk invulling aan gegeven. Met accountant zijn afspraken gemaakt hier verder invulling aan te geven in 2010. Zie Vvb2009.
Investeringen 9.
Proces verbaal van aanbesteding (2009) Bij de aanbesteding van Pc's is geen procesverbaal van aanbesteding opgesteld. Wij hebben vastgesteld dat geen sprake is van een afwijking van de aanbestedingsprocedure voor deze aanbesteding.
Het risico bestaat dat niet de gewenste Groeitraject 2010 functiescheiding in het proces van aanbesteding wordt gevolgd. Nu is het voor ons en voor het management niet zichtbaar hoeveel functionarissen betrokken zijn geweest bij de te volgen aanbestedingsprocedures.
Wordt meegenomen bij de actualisering van het aanbestedingsbeleid in 2010.
Wordt opgepakt in 2010 in het kader van actualisering van het aanbestedingsbeleid.
Wij adviseren u om een proces verbaal van aanbesteding op te stellen voor alle aanbestedingen die de gemeente doet. 10.
Autorisatie meerwerk (2009) Bij het project Kleedaccomodatie SDO is voorafgaand aan de autorisatie van de factuur geen sprake van zichtbare akkoord voor meerwerk.
Wij adviseren u om het meerwerk op projecten vroeg in het proces (voorafgaand aan ontvangst van de factuur) te autoriseren door de bevoegde functionaris.
Groeitraject 2010
Wordt opgepakt in 2010.
Afgedaan. Hieraan is in overleg met de afdeling invulling gegeven.
32
Verhuuropbrengsten 11.
Maximale capaciteit (2007) Wij hebben geconstateerd dat de maximale capaciteit van de gemeentelijke panden en gronden niet is vastgesteld. Er is geen aansluiting gemaakt tussen de verhuuradministratie, de gemeentelijke basisadministratie en de subadministratie belastingen. Het risico is dat de gemeentelijke panden en gronden niet volledig in de huuradministratie zijn opgenomen waardoor huuropbrengsten mogelijk niet in rekening worden gebracht. Tevens is er geen aansluiting tussen de financiële administratie en de verhuuradministratie.
12.
Leegstandscontrole (2007) Er wordt niet door een onafhankelijke medewerker leegstandscontroles uitgevoerd op de leegstaande panden, dan wel niet verhuurde gronden. Hierdoor bestaat het risico dat de huuropbrengsten niet volledig worden verantwoord doordat panden en/of gronden als niet verhuurd staan aangegeven in de verhuuradministratie die wel worden verhuurd.
Wij adviseren u de aansluiting tussen de verhuuradministratie, de gemeentelijke basisadministratie en de subadministratie belastingen vast te stellen voor de jaarrekening 2009. Tevens adviseren wij u om periodiek aansluiting te maken tussen de verhuuradministratie en de financiële administratie. Is niet gerealiseerd.
Wij adviseren u, door een onafhankelijke medewerker, periodiek leegstandscontroles uit te laten voeren om vast te stellen dat de panden en of gronden daadwerkelijk niet verhuurd zijn.
Door het ontbreken van de vastlegging van de maximale capaciteit en de interne controle hierop, kunnen wij niet de volledigheid van de opbrengsten vaststellen.
De handmatige controle is in het 2e kwartaal uitgevoerd en wordt in het kader van de werkzaamheden voor de jaarrekening 2009 verder opgepakt.
De handmatige controle 2009 is uitgevoerd. Wordt in 2010 verder uitgewerkt.
Wij vragen u de hiernaast genoemde aansluitingen voor de jaarrekening 2009 te realiseren.
Groeitraject 2010
De leegstandcontrole wordt in het 4e kwartaal 2009 uitgevoerd.
De leegstandscontrole is in uitvoering. Afronding vindt plaats in het 2e kwartaal 2010.
Is niet gerealiseerd.
Belastingen en heffingen 13.
Interne controle mutaties (2009) Bij de interne controle op rechtmatigheid is 1 fout geconstateerd. In 1 geval is bij een meerpersoonshuishouding het tarief afvalstoffenheffing van een eenpersoonshuishouding geheven.
Wij vragen u een aanvullende steekproef uit te voeren op de aanslagen van de afvalstoffenheffing. Over de grootte van de aanvullende steekproef kunt u met ons in beraad gaan.
Zie aanbeveling.
De aanvullende steekproef is in november uitgevoerd; hierbij zijn geen fouten geconstateerd.
Afgedaan.
De interne aanbevelingen voor de wijze van toetsing van de hoogte van de bouwkosten en de aanpassing van de checklist, worden opgevolgd. Daarnaast wordt deze maand aanvullend gecontroleerd op de parafering op de voorbladen facturering
Afgedaan. De wijze van toetsen hoogte bouwkosten en aanpassing checklist worden opgevolgd. De aanvullende controles zijn uitgevoerd, waarbij geen fouten zijn geconstateerd.
Leges 14.
Toetsing bouwkosten (2009) Uit de controle is geen zichtbare toetsing van de hoogte van de bouwkosten gebleken. Hierdoor is het niet inzichtelijk of de hoogte van de bouwkosten getoetst is. In 2009 is deze controle niet zichtbaar. Dit is naar voren gekomen bij de rapportage van de interne controle werkzaamheden ten behoeve van rechtmatigheid. Daarbij is ook geconstateerd dat niet alle onderdelen op de checklist van de cliënt zijn opgenomen. Hierdoor bestaat verhoogd risico dat niet alle diensten in rekening worden gebracht.
Wij bevelen aan op de checklist van het dossier aan te geven dat de hoogte van de bouwkosten is getoetst. De interne aanbeveling om de onderliggende bescheiden van de wijze van toetsing in het dossier op te nemen, wordt onderschreven.
Groeitraject 2010
33
bouwleges.
Burgerzaken 15.
Zichtbare interne controle invoer tarieven (2009) De invoering van de tarieven in het systeem wordt gecontroleerd door het hoofd afdeling burgerzaken. Deze controle is echter niet zichtbaar.
In 2009 zijn de tarieven ingevoerd door het afdelingshoofd en door een medewerker zichtbaar gecontroleerd en afgeparafeerd. De tarieven voor 2010 zullen zichtbaar gecontroleerd worden ingevoerd.
Afgedaan.
Wij vragen u om voor de jaarrekeningcontrole 2009 de interne controle op de chipknipopbrengsten uit te voeren.
Wordt in het kader van de werkzaamheden voor de jaarrekening 2009 en verder opgepakt.
Afgedaan.
Wij vragen u voor de jaarrekeningcontrole de cijferanalyse op te stellen voor het jaar 2009.
Wordt in het kader van de werkzaamheden voor de jaarrekening 2009 en verder opgepakt.
Afgedaan. Voor de parkeeropbrengst van de garages zijn verbandscontroles uitgevoerd en wordt betrokken bij de accountantscontrole parkeren 2009.
Wij adviseren u deze controle zichtbaar te middels het zetten van een paraaf voor akkoord op de uitdraai van de prijslijst uit G-Kas.
Groeitraject 2010
Wij raden u aan om voor de jaarrekeningcontrole 2009 een interne controle uit te voeren op de chipknipopbrengsten om zodoende vast te stellen dat deze opbrengsten volledig zijn verantwoord.
Parkeeropbrengsten 16.
Interne controle chipknipopbrengsten (2009) Er is in 2009 geen zichtbare interne controle op de chipknipopbrengsten van parkeren uitgevoerd. De oorzaak hiervan is dat een vacature is ontstaan bij de afdeling en dat de procedure voor de controle niet beschreven was. Het risico op ontbreken van interne controle is dat de chipknipopbrengsten niet volledig worden verantwoord.
Daarnaast adviseren wij u om in 2010 de controle periodiek uit te voeren.
Parkeer BV 17.
Parkeeropbrengsten (2007) De medewerkster facturering voert naast de facturering ook het beheer van het standenregister uit. Er wordt geen interne controle uitgevoerd op de mutaties in het standenregister. Het risico is dat de opbrengsten niet volledig worden gefactureerd.
Om de volledigheid van de opbrengsten vast te stellen adviseren wij u een cijferanalyse uit te voeren. Deze cijferanalyse komt neer op het totaal aantal parkeerplaatsen maal het tarief. Omdat verschillende tarieven worden gehanteerd voor particulieren en bedrijven, en daarin op jaarbasis mutaties plaatsvinden, is het zeer tijdrovend om een exact verband vast te stellen. Wel kunt u op basis van ervaringscijfers en –begrotingscijfers een goede schatting maken van de verwachte opbrengst, waarbij u bijvoorbeeld uitgaat van een vast percentage particulier/zakelijke gebruikers. De uitkomst van deze schatting is een nuttig instrument dat u kunt gebruiken voor uw interne controle op de verantwoorde opbrengsten in de financiële administratie.
Voor 2010 adviseren wij u de cijferanalyse ook op te stellen ten behoeve van de tussentijdse rapportages.
Aangezien wachtlijsten bestaan voor het toekennen van parkeerabonnementen,
34
kunt u ook een verband leggen tussen de maximaal vastgestelde capaciteit, en het totaal aan verstrekte parkeerabonnementen volgens het standenregister.
Sisa 18.
Behoudens het onderdeel sociale zaken heeft u nog geen interne controle werkzaamheden inzake naleving van de voorwaarden opgenomen in de regelgeving van de verschillend SISA-regelingen.
Op korte termijn de interne controlewerkzaamheden op te pakken.
Voor de jaarrekening 2009 moet dit gereed zijn.
Wordt in het kader van de werkzaamheden voor de jaarrekening 2009 opgepakt.
Afgedaan.
In 2010 wordt de voortgangslijst in het kader van de herijking van het Welzijnsplan verder opgepakt.
De gebruikte voortgangslijst voor het JP Welzijn 2011 zal strenger worden bewaakt en worden bijgehouden tot kan worden overgegaan tot beschikken op de aangevraagde subsidie.
Subsidies 19.
Voortgangslijst Binnen de afdeling Samenlevingszaken wordt gewerkt met een voortgangslijst met betrekking tot de verstrekte subsidies. Deze voortgangslijst wordt gehanteerd om de status van de subsidies te kunnen volgen.
De voortgangslijst is in 2009 niet volledig geactualiseerd. Wij adviseren u deze voortgangslijst periodiek te actualiseren. Om de rechtmatigheid van de subsidies te borgen is het tijdstip van indienen aanvragen en afrekeningen een goed moment om dit in zijn geheel te actualiseren.
Groeitraject 2010
35
Tabel 2 Realisatie aanbevelingen 213a-onderzoeken Probleemstelling Onderzoek Warenmarkt Voldoen de processen gemoeid met het onderwerp warenmarkt binnen de gemeente Bussum aan de geformuleerde criteria doelmatigheid, output en rechtmatigheid?
Aanbeveling
De drie aanbevelingen die nopen tot wijzigingen in de marktverordening worden in de tweede helft van 2009 opgevolgd. Met het aanpassen van de marktverordening is gewacht tot de publicatie van het nieuwe model marktverordening van de VNG. Deze modelverordening zal worden getoetst aan de huidige verordening, de aanbevelingen uit het 213a onderzoek en de Bussumse praktijksituatie. Het college van burgemeester en wethouders heeft de overige twee aanbevelingen niet overgenomen (zie ook memo 27-03-07, bijlage bij CN2007-010): 1. Het is niet raadzaam om geen proeftijd in de vergunning op te nemen. In de proeftijd kan worden nagegaan of de standhouder zich over het algemeen aan de regels houdt, alvorens een definitief toewijzingsbesluit wordt genomen 2. De conclusie dat er geen controletechnische scheiding is tussen de beslisser en de uitvoerder is niet correct t.a.v. de vaste standplaatshouders. Het afdelingshoofd heeft (gemandateerde) beslissingsbevoegdheid, de uitvoerende ambtenaren niet. Deze conclusie is wel juist t.a.v. de dagplaatshouders. Er zijn geen signalen ontvangen die de integriteit van de uitvoerende ambtenaar (marktmeester) in twijfel trekken. Daarnaast is het financiële risico van dit proces klein. Gekeken wordt in hoeverre dit op een andere wijze kan worden ingevuld.
Stand van zaken
De Marktverordening Bussum is in concept gereed. De voorstellen van de VNG tot aanpassing van de marktverordening zijn zo veel mogelijk overgenomen. Eind 2009 heeft onder de Bussumse standplaatshouders een tevredenheidsonderzoek plaatsgevonden. De uitslag van dit onderzoek heeft tevens tot enige aanpassingen geleid. Voor de volledigheid zal in het voorjaar ook onderzoek naar de tevredenheid onder bezoekers worden gedaan. De resultaten van dit onderzoek kan tot de laatste aanpassing van de Bussumse marktverordening leiden. Dagplaatshouders (de zogenoemde meelopers) zullen vanaf 1 april niet meer in contanten aan de marktmeester betalen. Dit proces zal door middel van facturering achteraf door de afd. Belastingen worden verricht. Het proces is zoals gewenst in het artikel 213aonderzoek fraudebestendiger en tevens wordt het werk van de marktmeester veiliger. Hij hoeft immers geen contant geld bij zich te dragen.
36
Rioolbeheer Is het proces van vaststelling van het Basisrioleringsplan en het Gemeentelijk Rioleringsplan naar uitvoering van projecten en de daaraan gelieerde besluitvorming van een voldoende kwaliteit, om binnen redelijke grenzen te voldoen aan de criteria van doelmatigheid?
Aan de hand van het onderzoek zijn een viertal aanbevelingen gedaan: 1. Borg samenwerking en afstemming in werkprocessen en functiebeschrijvingen. 2. Meer uniformering door eenheid in uitvoering. 3. Zet de beschikbare kennis binnen de organisatie op papier. 4. Vergroot het lerend vermogen door meer monitoring en gerichte evaluatie. Deze vier aanbevelingen worden meegenomen in het nieuwe GRP welke voor de zomer aan de gemeenteraad wordt aangeboden.
De aanbevelingen zijn meegenomen in het in 2009 vastgestelde GRP 2009-2012.
37
