BAB II EKSPLORASI PROSES BISNIS 2.1
Kerangka Konseptual Proyek akhir ini bertujuan untuk mengevaluasi beberapa indikator kinerja (Key Perfromance Indicator) pada proses warehouse, transportasi, dan customer service yang dihadapi oleh PT. XYZ Logistik. Produktivitas dan pelayanan PT. XYZ Logistik akan sangat berpengaruh pada kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Gambar 2.1 Peta Pemikiran Konseptual Gambar 2.1 merupakan dasar kerangka pemikiran konseptual pada PT. XYZ Logistik dari keadaan saat ini yang merupakan akar masalah dan kemudian akan memberikan beberapa usulan untuk mencapai keadaan yang diinginkan dengan landasan teori dan relevan dengan proses bisnis. Keadaaan saat ini yang dihadapi oleh PT. XYZ Logistik terdiri dari tiga keadaan yaitu DIFOT (Delivery In Full On Time) baru mencapai target 93.84%, on time delivery dari PT. XYZ Logistik ke customer baru mencapai target 93.40%, dan
27
produktivitas warehouse sudah mencapai target 0.7 tetapi masih dirasakan kurang produktif.
Akar masalah dianalisis dengan menggunakan (CRT Current Reality Tree Diagram) untuk menemukan akar permasalahan yang menjadi inti masalah yang dihadapi dari isu bisnis yaitu tiga keadaan saat ini yang dihadapi oleh PT. XYZ Logistik. Beberapa analisa yang menjadi dasar dalam pemikiran konseptual ini didapatkan dari data-data perusahan, hasil wawancara dengan beberapa narasumber pihak manajemen PT. XYZ Logistik (Checker, Loader, Operator, Supervisor dan Manajer Warehouse; Supervisor dan Manajer Transportasi; Supervisor dan Manajer Customer Service and Support; Supervisor Finance; Departemen IT) dan studi literatur.
2.2
Analisis Situasi Bisnis
2.1.2 Proses Warehouse Departemen Warehouse PT.XYZ Logistik merupakan bagian dari semua sistem logistik yang berperan penting dalam melayani customer dengan biaya seminimal mungkin. Departemen warehouse merupakan pendapatan terbesar dalam operasi logistik PT. XYZ Logistik dengan kontribusi 57% terhadap revenue.
PT. XYZ Logistik dalam menghadapi proses bisnis yang terus berkembang dan bersaing maka PT. XYZ Logistik mengembangkan diri dengan menggunakan teknologi Warehouse Management System (WMS). Gambar 2.2 merupakan diagram alur proses informasi WMS.
28
Gambar 2.2 Diagram Alur Proses Informasi WMS
Sumber: www.werc.org dan Supply Chain Logistic Management (Bowersox, 2007: 231)
Proses Keseluruhan di PT. XYZ Logistik Proses keseluruhan PT. XYZ Logistik dilakukan pengamatan waktu proses selama satu bulan. Proses yang diamati dimulai dari truk masuk ke PT. XYZ Logistik sampai keluar dari PT. XYZ Logistik. Truk masuk ke PT. XYZ Logistik melapor terlebih dahulu kepada security untuk mengisi buku tamu, penahanan SIM supir selama di PT. XYZ Logistik, dan memberikan time slip sebagai dokumen catatan waktu di PT. XYZ Logistik. Dari security, truk diparkir di halaman parkir kurang lebih membutuhkan waktu 10 menit. Setelah itu supir menyerahkan kelengkapan dokumen di administrasi. Dari admintrasi, truk dipanggil ke loket apabila warehouse sudah siap untuk proses inbound atau outbound. Lalu truk ditimbang di loket dan kemudian menuju warehouse yang ditunjuk oleh administrasi dan parkir di door warehouse. Truk melakukan proses inbound atau outbound dan setelah itu truk kembali lagi ke loket untuk ditimbang kembali. Lalu kembali ke security.
29
Dalam pengamatan waktu dibagi menjadi dua yaitu inbound dan outbound (belum termasuk proses di warehouse) seperti pada proses berikut. Tabel 2.1 Proses Inbound PT. XYZ Logistik Inbound
5
10
15
20
25
30
35
40
41
46
Security - Adiministrasi Administrasi Adminitrasi - Loket Loket Loket - Gudang Gudang - Loket Loket Loket - Security
Gambar 2.3 Diagram Alir Proses Inbound PT. XYZ Logistik
30
51
52
57
Tabel 2.2 Proses Outbound PT. XYZ Logistik 5 10 15 20 25 30 35 40 45 46 51 56 57 62 Outboud Security - Adiministrasi Administrasi Adminitrasi - Loket
`
Loket Loket - Gudang Gudang - Loket Loket Loket - Security Transportasi
Security
Administrasi
- DO / memo - Surat Jalan - Pemberian Time Slip - Penahanan SIM - Wajib Sepatu
CSS
Warehouse
Informasi PO dari Marketing/ Customer
Tidak Sesuai Ya - Checking Inventory - Allocate Print TSR & Pick List
Tidak Penimbangan truk kosong di loket administrasi
Pick List untuk Picking Sesuai item/fisik Ya
- Surat Jalan - Time Slip - Pengambilan SIM - TSR & Pick List - Lembar Pemeriksaan Penerimaan Barang - DO receive
Loading Penimbangan truk kosong di loket administrasi & Cetak DO
Surat jalan Time Slip Check fisik, Lembar Pemeriksaan Pengeluaran Barang Quantity, UOM TSR & Pick List
Gambar 2.4 Proses Outbound PT. XYZ Logistik Pada Tabel 2.1 dan Tabel 2.2 dapat dilihat bahwa untuk proses adminitrasi dan administrasi loket dapat dikatakan memerlukan waktu yang lama. Hal ini disebabkan oleh: 1. Administrasi
Pada proses inbound, proses adminitrasi melakukan pembuatan dokumen inbound tally sheet sebagai kelengkapan dokumen proses inbound di warehouse. Penyebab proses inbound dalam proses adminitrasi lama disebabkan karena tidak ada info 31
bahwa barang akan masuk ke warehouse sehingga administrasi melakukan cross check terlebih dahulu dengan Departemen Marketing.
Pada proses outbound, proses administrasi dilakukan oleh Departemen
Transportasi
dengan
melakukan
pembuatan
dokumen TSR (Transport Summary Report) sebagai dokumen mengenai nomor mobil, tanggal pengiriman, dan deskripsi SKU dan juga membuat Pick List untuk proses pengambilan barang di warehouse. Penyebab proses outbound masih lama disebabkan karena proses pembuatan dokumen TSR dan Pick List belum diintegrasi dengan proses printer yang ada di PT. XYZ Logistik yang membutuhkan waktu 15 – 20 menit. Selain itu disebabkan oleh tidak ada info pengambilan barang dari customer sehingga administrasi melakukan cross check terlebih dahulu dengan Departemen Marketing dan customer juga pengelompokan dan pembagian jumlah barang untuk dimuat di truk. 2. Administrasi – Loket Proses adminitrasi menuju loket merupakan proses pemanggilan truk menuju loket apabila warehouse sudah siap untuk proses inbound atau outbound. Proses ini memerlukan waktu 15 menit dikarenakan
masih
terdapat
proses
inbound atau
outbound
(menyiapkan barang) di warehouse.
Proses Inbound dan Outbound Warehouse PT. XYZ Logistik Dalam warehouse PT. XYZ Logistik terdiri dari beberapa proses yang dapat dilihat pada Gambar 2.5 yaitu:
32
Gambar 2.5 Diagram Proses Warehouse a. Receiving Prose receiving dimulai dengan pemberitahuan kedatangan barang dalam bentuk ASN (Advanced Shipment Notification) sesuai dengan nomor PO (Purchase Order), pemeriksaan SKU (Stock Keeping Unit) barang (jumlah, jenis, bentuk fisik barang, dan container yang digunakan), UOM (Unit of Material), kode barang, COA (Certificate of Analysis), dan B/L (Bill of Lading). Setelah melakukan proses receiving dilanjutkan dengan proses staging atau put-away. b. Staging Staging merupakan penempatan barang untuk di-packaged ulang, labelling, dan loading docks untuk penerimaan atau pengiriman barang. c. Put-away Put-away merupakan proses penentuan lokasi penyimpanan barang yang sesuai (makanan, kimia dangerous atau non-dangerous, kosmetik, dan FMCG) yang di-scan dengan menggunakan RF (Radio Frequency) untuk merekam produk berdasarkan bar code yang sudah ditempatkan. Hal ini didukung dengan tenaga kerja yang intensif dan peralatan yang mendukung dalam penanganan barang.
33
d. Order processing Order processing dikendalikan oleh Host System dengan melakukan pemeriksaan persediaan yang tersedia untuk dikirim dengan mendaftarkan order-picking berdasarkan pick list (order entry, scheduling, dan persiapan pengiriman barang). Hal ini didukung dengan komunikasi antara customer service dalam menerima informasi pemesanan pengiriman atau pemasukkan barang. e. Picking Picking didasari oleh pick list berdasarkan SKU (jumlah dan lokasi dalam warehouse) dengan menggunakan RF sesuai dengan permintaan customer f. Packing Packing
berfungsi
untuk
mengatur,
melindungi,
dan
mengidentifikasi produk dan material. Selain itu berperan untuk melindungi produk dari kerusakan ketika akan disimpan atau diangkut. g. Shipping Shipping merupakan pemuatan barang ke dalam kendaraan dan mempersiapkan pengiriman barang berdasarkan bill of lading.
Gambar 2.6 dan Gambar 2.7 merupakan SOP (Standar Proses Operasi) inbound dan outbound yang terjadi di Departemen Warehouse PT. XYZ Logistik.
34
Gambar 2.6 Standar Proses Operasi Inbound Departemen Warehouse PT. XYZ Logistik Sumber: Data Perusahaan (2009)
35
Gambar 2.7 Standar Proses Operasi Outbound Departemen Warehouse PT. XYZ Logistik Sumber: Data Perusahaan (2009)
36
Pengamatan waktu dilakukan pada proses inbound dan outbound di warehouse seperti pada gambar proses berikut. 34" 46" 28"
Proses SOP 3' Admin gudang 4' Receive + labelling 15'
40"
Loading 36' Cek no, foto, dll 4' Tractor
26"
Build Up Wings Box
34"
Tractor
25" 30" Put Away 34'
Staging Area
34 pallet = 1764 box
Total = 97 menit
Gambar 2.8 Proses Inbound Warehouse PT. XYZ Logistik
Gambar 2.9 Proses Outbound Warehouse PT. XYZ Logistik Pengamatan waktu untuk proses inbound dan outbound wareshouse telah menggunakan allowance factor 5% yang didiskusikan terlebih dahulu dengan manager warehouse.
37
Allowance factor merupakan kelebihan waktu kepada operator dan alat yang digunakan selama proses inbound dan outbound warehouse (Chase, Jacob, and Aquilano, 2006). Standard Time tersebut menggunakan perhitungan sebagai berikut: Standard Time = Normal Time + (1 + Allowance)
2.2.2 Proses Transportasi Departemen
tranportasi
dibagi
menjadi
dua
yaitu
bidang
tranportasi operasional dan bidang transportasi administrasi. Departemen transportasi merupakan pengeluaran kedua terbesar dalam operasi logistik PT. XYZ Logistik dengan kontribusi 25% terhadap revenue.
Bidang Transportasi Operasional Bidang transportasi operasional mempunyai tanggung jawab atas aktifitas pengiriman dari segi operasional dan administrasi secara keseluruhan,
peningkatan
kinerja
bagian
operasional
dan
administrasi bagian transportasi, dan memonitor seluruh order setiap hari agar tercapai tepat waktu dan sesuai dengan sasaran perusahaan
dan
kepuasan
pelanggan.
Selain
itu,
bidang
transportasi operasional menangani pengiriman Jabotabek dengan biaya pengiriman berdasarkan tonase atau per
truck dan
pengiriman luar kota dengan biaya pengiriman berdasarkan tonase, membuat hasil print TSR dan pick list, print DO, dan menimbang truck sebelum dan sesudah proses inbound atau outbound.
38
Untuk memperlancar proses di bidang transportasi operasional, PT. XYZ Logistik menetapkan standar delivery order dari customer yang telah ditetapkan sebelumnya sebagai berikut: 1. Jam kerja adalah Senin – Jumat pukul 08.00 – 17.00. 2. Menerima DO (Delivery Order) paling lambat pukul 17.00. 3. Delivery date H+1 4. Pengiriman barang yang sama untuk setiap customer dengan kesediaan transportasi setiap waktu. 5. Waktu pengiriman barang di pagi hari, malam hari, atau rute pertama. 6. Menerima DO (Delivery Order) tanpa batas 7. Menerima Work Order Request 8. Loading/Unloading pada hari yang sama.
Selain itu ada beberapa ketentuan dari customer dalam proses pengiriman barang untuk produk tertentu seperti pada tabel berikut: Tabel 2.3 Beberapa Ketentuan Customer Dalam Pengiriman Barang Food, FMCG & Chemical Non Chemical DG Service DG Cosmetic - Print DO dengan - Sistem per - Sistem per sistem per lot/batch lot/batch lot/ED/Batch - Tronton besar - FIFO - Pallet - FIFO - COA+MSDS HO - Mobil box - Consol delivery - Mobil box + (Handling out) - FEFO - COA licence B3 - Retail delivery - Tidak boleh - Loading H-1 consol delivery - Tidak boleh console delivery Sumber: Data Perusahaan (2009)
39
Pada bidang transportasi operasional, pengukuran kinerja yang ditetapkan oleh perusahaan yaitu KPI DIFOT (Delivery in Full On Time), KPI On Time Delivery, KPI Defect Delivery, dan KPI Damage. KPI DIFOT, KPI On Time Delivery, dan KPI Defect Delivery saling berkesinambungan karena apabila ada salah satu KPI pada setiap delivery tidak sesuai dengan keinginan customer maka akan mempengaruhi penilai KPI tersebut. Salah satu contoh, apabila barang yang diorder dari customer tidak sesuai tanggal pengiriman yang diminta oleh customer dan pada saat barang yang diterima customer terdapat kerusakaan saat proses pengiriman di dalam truk dan juga jumlah barang tidak sesuai dengan permintaan customer, maka kejadian tersebut mempengaruhi penilaian KPI On Time Delivery dan KPI Defect tetapi kedua KPI ini memengaruhi juga KPI DIFOT. Tabel 2.4 merupakan jumlah kejadian yang mengakibatkan penilaian KPI Transportasi. Tabel 2.4 Jumlah Kejadian Pada Departemen Transportasi Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah
Total DO
Not DIFOT
Not On Time Delivery
Defect
1771 1636 1836 1898 1764 2126 2220 2604 2165 1563 2257 2092 23.932
53 32 28 32 37 314 29 497 137 115 141 136 1.551
46 26 24 17 24 302 24 482 136 95 117 116 1.409
7 6 4 15 13 10 5 15 1 20 30 21 147
Sumber: Data Perusahaan (2009)
40
Dari hasil wawancara supervisor transportasi dan data dari perusahaan dapat ditelusuri lebih mendalam mengenai penyebab KPI DIFOT yang tidak mencapai target. Hal ini dapat disebabkan oleh beberapa hal yang dapat dilihat pada Gambar 2.10. Tranporter, 30.48%
Defect DIFOT 2008 CSS, 8.57%
Customer, 6.19%
Marketing, 4.76%
Admin, 0.48%
Warehouse,
Dll, 10.95%
38.57%
Gambar 2.10 Defect Delivery Order Bidang Transportasi Tahun 2008 Sumber: Data Perusahaan (2009)
Dari Gambar 2.16 dapat dilihat bahwa defect delivery order Bidang Transportasi tahun 2008 paling besar disebabkan oleh transporter sebesar 30.45% dan warehouse sebesar 38.57% (dari sifat fisik barang atau human error). Penyebab gap yang terjadi pada KPI DIFOT Departemen Transportasi dapat dilihat dari akar permasalahan pada bab 3.
Bidang Transportasi Administrasi Semua aspek dalam Departemen Transportasi didukung oleh sistem transportasi administrasi sebagai penyedia pelayanan dalam PT. XYZ Logistik. Dalam bidang Transportasi Administrasi terdapat prosedur distribusi mengenai POD (Proof of Delivery) PT. XYZ dan tagihan (billing dan claim), di mana perlu diketahui bagaimana alur POD dan tagihan DO transporter sampai dengan
41
pembuatan tagihan ke pihak PT. XYZ dan berhubungan dengan beberapa bidang yaitu departemen transportasi, accounting, dan finance. Kecepatan dan ketepatan supply dapat sampai ke tempat tujuan sesuai permintaan menjadi ukuran utama dalam bidang ini. Gambar 2.11 merupakan diagram alur delivery order di bidang transportasi administrasi.
Pada bidang transportasi administrasi, pengukuran kinerja yang ditetapkan oleh perusahaan yaitu KPI POD (Proof of Delivery). Penilaian KPI POD untuk tahun 2009 telah mencapai target yang dicapai sehingga tidak menjadi masalah saat ini, tetapi tetap dikontrol oleh pihak perusahaan untuk tetap mencapai target yang dicapai.
42
Gambar 2. 11 Diagram Alur Delivery Order di Bidang Transportasi Aministrasi
Sumber: Data Perusahaan (2009)
43
