BAB 4 PENGUMPULAN DAN ANALISA DATA
4.1
Menentukan Tema PT. Akebono Brake Astra Indonesia (PT. AAIJ) adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri otomotif, produk yang diproduksi disini adalah brake (rem) kendaraan bermotor roda empat (4 Wheel) diantaranya Toyota (PT. TMMIN) dan Daihatsu (PT. ADM ) dan untuk roda dua (2 Wheel) hanya Yamaha PT. YIMM & PT. YMM WJ). Untuk Yamaha sendiri tidak hanya untuk Yamaha Indonesia (PT. YIMM & YMM WJ) saja melainkan dari PT. AAIJ sudah melakukan ekspor ke Yamaha Thailand melalui Akebono Brake Thailand (AKBT) (masih satu grup dengan Akebono Jepang), Yamaha Vietnam (YM VN) dan Yamaha India (IYM ). Dalam melakukan ekspor produk ke luar negeri, PT. AAIJ mempunyai Departemen PPC yang bertugas mempacking dan mengirimkan produk ke pelabuhan serta dipelabuhan nanti akan dikirim menggunakan kapal laut.
Gambar 4.1 Flow Pengiriman Finish Goods Yamaha Export
31
Pada tahun 2010 terdapat problem claim Mis-Delivery di Akebono Thailand (AKBT) diantaranya; 1. Dalam satu case tercampur dengan tipe lain, pada problem ini part tercampur tipe lain dalam satu packaging/case standarnya adalah part harus satu tipe dalam satu case tidak boleh tercampur dengan tipe yang lain.
Gambar 4.2 Part Tercampur Dal am Satu Case Sumber : Foto problem AKBT
2. Label/Final case mark dan isi part dalam case tidak sesuai (berbeda). Terjadi kesalahan dalam pemasangan final case mark tidak sesuai dengan tipe yang dikirim, kondisi yang benar adalah final case mark sesuai dengan case mark sementara dan sesuai dengan part didalamnya.
Gambar 4.3 Label Tidak Sesuai Dengan Produk Sumber : Foto problem AKBT
32
3. Jumlah part tidak komplit dalam satu case. Untuk part master cylinder harus disertai 1 set dengan holder dan jumlahnya antara holder dan master cylinder harus sama.
Gambar 4.4 Jumlah Produk Tidak Komplit Sumber : Foto problem AKBT
Untuk problem claim Mis-Delivery selama 2010 untuk ekspor part AKBT telah terjadi sebanyak tiga kali dengan total produk 606 pcs. Tentu dengan total produk sebanyak tersebut timbul kerugian yang tidak sedikit dari segi biaya (cost) dan dari segi kepuasan customer. Tabel 4.1 Data klaim delivery 2010
Jan Fe b Mar Frekuensi
Ekspor Lokal
1
Ekspor Lokal 1 Sumber : Data klaim 2010 Jumlah
2 2 6 21
Apr 1
1
Mei Jun 4
44
Jul Agu Se p Okt Nop Des Total 1
10
1
1 1
1 1
1
100 200
500 1
1
4 13
20
606 299
33
Gambar 4.5 Diagram Data Claim Mis-Delivery Yam aha 2010 Sumber : Data klaim 2010
Efek yang ditimbulkan dari problem claim Mis-Delivery ini seperti kepuasan customer yang berkurang, biaya pengembalian part dari AKBT yang tidak sedikit dan memerlukan waktu yang cukup lama, terjadi overtime produksi untuk membuat kembali produk yang salah dan biaya pengiriman part pengganti yang tidak sedikit karena untuk pengiriman part pengganti ini dari PT. AAIJ harus mengirim melalui jalur udara (menggunakan pesawat) walaupun hanya satu case saja, untuk biayanya sama dengan biaya pengiriman dengan menggunakan jalur laut (kapal laut).
Gambar 4.6 Efek Mis-Delivery
34
Total biaya yang ditimbulkan untuk klaim Mis-Dellivery pada tahun 2010 sekitar Rp. 79,268,497, 00 lebih besar dibandingkan problem yang sama terjadi di domestik. Jumlah tersebut merupakan akumulasi dari efek MisDelivery (Gambar 4.5) yang terjadi di tahun 2010.
Gambar 4.7 Diagram Pareto Cost Problem Delivery 2010
Berdasarkan diagram claim Mis-Delivery 2010 dan diagram Pareto Cost Problem Delivery 2010 maka ditetapkan prioritas penanggulangan masalah akan difokuskan untuk part ekspor. Berikut adalah tabel jadwal kegiatan QCC yang akan dilakukan pada periode Januari-April 2011. Tabel 4.2
Jadwal Kegiatan QCC
35
Pada jadwal tersebut diatas dapat dilihat bahwa penelitian dimulai pada bulan Januari 2011 dan akan berakhir pada bulan April 2011.
4.2
Menentukan Target Dilhat berdasarkan data-data yang ada, problem Mis-Delivery disebabkan karena proses packing produk yang kurang baik oleh bagian PPC. Pada periode Januari sampai dengan Desember 2010 telah terjadi problem delivery sebanyak empat kali. Dan pada Januari 2011 sampai dengan April 2011 dilakukan proses penanggulangan. Adapun target yang ingin dicapai adalah
menurunkan
problem
klaim
Mis-Delivery
setelah
proses
penanggulangan selesai yaitu pada bulan April 2011.
Gambar 4.8 Diagram Grafik Target Penurunan Claim Mis-Delivery Yamaha
4.3
Analisa Kondisi yang Ada Pada tahap ini merupakan hasil dari genba dan masukan-masukan yang didapat dari bagian PPC, melihat secara keseluruhan proses packing produk yang berpotensi dapat menyebabkan problem klaim mis-delivery.
36
Setelah melakukan genba dan menerima masukan-masukan dari bagian PPC terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi timbulnya problem tersebut antara lain. Tabel 4.3
No
Area
Analisa Kondisi yang Ada Menggunakan Faktor 4M (Man, Methode, Machine dan Material) + 1E (Environment)
Faktor
Job Pemindahan Polibox dari Passbox ke PC Store Pemindahan Polibox dari Passbox ke PC Store
Standar
Aktual
Aktual Finish Goods sama dengan kanban/tag produksi
Aktual Finish Goods yang keluar Passbox tidak sesuai dengan kanban/tag produksi.
Polibox Finish Goods diletakkan sesuai lokasi PC Store
Operator salah meletakkan polibox Finish Goods ke PC Store.
1
Store
Metode
2
Store
Manusia
3
Packing
Metode
Proses Packing
Finish Goods yang dipacking tipenya sama
Peletakkan Finish Goods ke dalam case tercampur (Tipe tercampur)
4
Packing
Material
Proses Packing
Holder yang dipacking lengkap
Jumlah holder yang dipacking tidak lengkap
Metode
Pemasangan Final Case Mark (Label akhir Finish Goods pada case)
Final case markyang dipasang sesuai dengan Finish Goods yang dipacking
Pemasangan final cas e mark tidak sesuai dengan Finish Goods yang dipacking
5
4.4
Packing
Analisa Sebab Akibat Dalam melakukan analisa penyebab, tools yang digunakan fishbone diagram untuk mendapatkan penyebab yang paling dominan dalam suatu masalah. Adapun fishbone diagram dari masalah yang diangkat dalam penelitian ini dapat dilihat pada gambar berikut.
37
Gambar 4.9 Diagram Sebab Akibat
Berdasarkan diagram sebab akibat yang telah dibuat, dimana terdapat masalah utama yaitu Mis-Delivery Finish Goods Yamaha ekspor dan terdapat 5 pokok permasalahan yang menjadi akar masalah, yaitu : 1. Belum adanya standar warna untuk tag produksi untuk setiap tipe part yang menyebabkan finish goods tidak sesuai dengan tag produksi, sehingga operator PPC cenderung menempatkan produk di store yang salah karena operator melihat tag produksi untuk tipe part yang berbeda terlihat sama. 2. Belum adanya ketentuan untuk cek finish goods di pallet yang menyebabkan operator salah meletakkan finish goods yang bukan seharusnya. Sehingga kadang kali setelah finish goods keluar dari assembly
38
line operator PPC tidak melihat tipe dan model yang dimaksud dan salah meletakkan ditempat yang bukan pada tempatnya. 3. Belum ada ketentuan cek saat memasukkan finish goods ke case yang menyebabkan part tercampur dengan model lain pada saat packing. Hal ini bisa terjadi karena operator tidak mengkonfirmasi part yang sedang dipacking sesuai dengan part confirmation table, hanya memasukan part ke dalam case saja. 4. Tidak ada pengecekan holder per-layer yang menyebabkan kurang lengkapnya part yang dipacking. Khusus untuk part ini harus dipacking satu set dengan Master Cylinder Assy tidak boleh kurang ataupun lebih. Hal ini disebabkan kurang telitinya operator pada saat packing dan selesai packing tidak ada pengecekan untuk melihat kelengkapan isi dari case tersebut. 5. Belum ada ketentuan
cek
saat
memasang label/case mark,
ini
menyebabkan operator salah memasang label yang seharusnya bukan tipe yang akan didelivery. Dan tidak adanya informasi tipe part yang memberikan informasi untuk setiap case.
4.5
Rencana Penanggulangan Berdasarkan akar masalah yang telah digali pada tahap sebelumnya, maka dibuatlah rencana penanggulangan untuk menangani masalah yang
39
muncul. Adapun rencana penanggulangan yang akan dibuat dapat dilihat pada Tabel 4.4. Tabel 4.4 No
1
2
3
Rencana Penanggul angan
What
Why
Where
How
How Much
When
Who
(Masalah)
(Sasaran)
(Tempat)
(Rencana Perbaikan)
(B iaya)
Target
(PIC)
Belum ada standar warna tag produksi
Tag produksi dapat dibedakan langsung secara visual
Area Store
Membuat standar warna tag produksi
Kertas & Laminating Rp. 5000
10Apr-11
MTR
Operator cek finish goods saat meletakkan di pallet
Area Store
Membuat ketentuan cek finish goods saat handling di store
Kertas & Laminating Rp. 5000
10Apr-11
ANS
Finish goods yang dimasukkan ke case sama tipenya
Area P acking
Membuat mieruka packing dan metode pengecekan saat me masukkan barang
8 pcs papan mieruka packing Rp. 800.000
10Apr-11
WK
Belum ada ketentuan untuk cek finish goods di pallet Belum ada ketentuan cek saat memasukkan finish goods ke case
4
Tidak ada pengecekan holder per layer
Holder dalam case jumlahnya lengkap
Area P acking
Dilakukan pengecekan jumlah holder pel layer
Form pengecekkan Rp. 5000
10Apr-11
WRJ
5
Belum ada ketentuan cek saat memasang final case mark
Final case mark sama dengan finish goods yang dipacking
Area P acking
Membuat ketentuan pemasangan case mark
Kertas Rp. 5000
10Apr-11
MTR
Berdasarkan rencana penanggulangan yang dibuat, dapat dilihat bahwa dilakukan 5 cara penanggulangan yang dilakukan antara lain: 1. Untuk membantu operator PPC dalam peletakkan finish goods sesuai dengan tempat storenya, tag produksi yang memiliki warna sama dengan tipe lain dibedakan menggunakan warna yang lain sehingga memudahkan dalam penempatan ke store. 2. Saat operator memindahkan finish goods dari store ke pallet, operator harus cek finish goods untuk mengkonfirmasi kesesuaian antara tag
40
produksi dengan kondisi aktual finish goods dengan melihat part confirmation table, aktifitas ini untuk mencegah finish goods tercampur dengan tipe lain. 3. Pada saat operator mempacking finish goods ke case, operator harus meletakkan tag produksi di papan mieruka hal ini dilakukan untuk mengetahui jumlah dan
tipe yang sedang dipacking.
Dan juga
menambahkan suatu metode pengecekan barang sebelum masuk ke case. 4. Untuk menghindari kurangnya part holder atau pun tercampur dengan tipe lain, pada saat setelah selesai packing satu layer, layer tersebut harus di cek oleh Quality Control (QC) untuk memastikan kelengkapan dan kesesuaian finish goods yang dipacking sudah OK, dan QC dan operator PPC harus mengisi suatu form yang menjelaskan bahwa finish goods yang sudah dinyatakan OK dan tidak ada yang kurang maupun tercampur dan form tersebut diletakkan didalam layer yang telah di cek. 5. Sebelum final case mark dipasang sudah terpasang tag sementara yang menunjukkan isi dari finish goods yang ada didalam case. Dan posisi tag sementara ini berada ditengah-tengah case dan pada saat pemasangan final case mark tag sementara ini tertutup oleh final case mark, sehingga untuk mengkonfirmasi kesesuaian dengan tag sementara tidak bisa dilakukan, maka dari itu tag sementara posisinya dipindah tidak ditengah.
41
4.6
Pelaksanaan Penanggulangan Pada tahap ini dilakukan pembuatan dari rencana penanggulangan yang telah dibuat sebelumnya. Untuk melihat pelaksanaan penanggulangan yang dibuat, dapat dilihat pada tabel 4.5 sampai dengan tabel 4.9. Tabel 4.5
NO 1
Pelaksanaan Penanggul angan 1
SEBELUM T ag produksi untuk tipe berbeda Membuat terlihat sama produksi
PIC & WAKTU
SESUDAH standar
warna
tag
MT R 09-Apr11
Pada penanggulangan yang pertama yaitu, membuat standar tag produksi untuk menghindari operator salah meletakkan part di PC store. Dengan standar ini masing-masing tipe sudah memilliki standar yang baku dan tidak boleh bila nanti dalam pembuatan tag menggunakan warna yang sudah digunakan oleh tipe yang lain. Terutama untuk tipe yang sama atau secara tempat storenya berdekatan.
42
Tabel 4.6
NO 1
Pelaksanaan Penanggul angan 2
SEBELUM
SESUDAH
PIC & WAKTU
Belum ada ketentuan untuk cek Membuat ketentuan cek finish goods ANS finish goods di pallet saat handling di store 11‐Apr‐ 11
Penanggulangan ke 2 ini operator harus melakukan pengecekan tipe finish goods, tag produksi, kanban dan lokas i store pada saat menurunkan polibox finish goods dari chutter passbox ke store. Chutter passbox disini adalah suatu tempat untuk mentransfer finish goods dari assembly line ke PC store. Sehingga part yang diturunkan dari chutter passbox diletakkan sesuai dengan lokasi yang ada di PC store.
43
Tabel 4.7
NO 1
Pelaksanaan Penanggul angan 3
SEBELUM
SESUDAH
PIC & WAKTU WK
T idak ada ketentuan pengecekan Membuat mieruka packing dan pengecekan saat finish goods sebelum dimasukkan metode memasukkan barang ke case 16 Mar 11
M embuat papan mieruka packing untuk mengecek kesesuaian tipe finish goods dan aktual finish goods yang dipacking. Papan mieruka digunakan sebagai tempat untuk peletakkan tag produksi finish goods yang dipacking, sebagai identitas packing yang dilakukan pada saat proses packing dan sebagai tempat part confirmation table untuk cek finish goods yang dipacking sesuai dengan standar atau tidak. Pada saat pelaksanaannya operator harus meletakkan tag produksi saat akan mulai packing, dan mencek kesesuaian tag produksi dengan tipe dan part dengan mengacu kepada part confirmation tabel. Dan untuk memastikan jumlah dari part yang dipacking sudah sesuai atau belum dengan jumlah tag yang ditempatkan di papan mieruka.
44
Tabel 4.8
NO 1
Pelaksanaan Penanggul angan 4
SEBELUM T idak ada pengecekan holder per layer
SESUDAH Dilakukan pengecekan jumlah holder perlayer
PIC & WAKTU WRJ 9 Apr 11
Bila operator selesai packing satu layer harus dilakukan pengecekan jumlah kelengkapan holder oleh pihak Quality Control (QC) yang sebelumnya hanya dilakukan oleh operator packing. Setelah
selesai cek
operator packing dan operator QC harus mengisi tag yang sebagai alat konfirmasi bahwa layer tersebut telah di cek dan dinyatakan OK oleh operator QC semua kelengkapannya dan tag tersebut harus diletakkan di layer yang telah selesai di cek tersebut. Hal ini dilakukan sebagai point perhatian oleh operator packing pada saat proses packing. Dan tag ini juga sebagai bukti
45
kepada customer bahwa part yang dikirim sudah sesuai dengan yang di order dan jumlahnya sesuai dengan yang di order. Tabel 4.9
NO 1
Pelaksanaan Penanggul angan 5
SEBELUM Belum ada ketentuan cek memasang final case mark
SESUDAH
PIC & WAKTU MT R
saat Membuat ketentuan pemasangan case mark, case mark sementara dan tag produksi ditempel di 30 Mar 11 pinggir case
Pada operator akan memasang final case mark sebelumnya susah untuk dilakukan konfirmasi ulang apakah yang dipasang final case mark sudah sesuai dengan case mark sementara, oleh karena itu case mark sementara ditempel dipinggir case (sebelumnya ditengah case) beserta tag produksi sehingga memudahkan dalam konfirmas i dalam pemasangan final case mark. Dan untuk menghindari juga final case mark tertukar dengan tipe lain.
46
4.7
Evaluasi Hasil Perbaikan Pada tahap ini dilakukan evaluasi sejauh mana hasil perbaikan dapat menangani masalah yang muncul pada analisa kondisi yang ada dan mencek apakah target dapat terpenuhi oleh penanggulangan yang telah dilaksanakan. Berdasarkan data sebelum dan sesudah diperoleh penurunan jumlah problem Mis-Delivery berkurang hingga 100%.
Gambar 4.10 Grafik Evaluasi Hasil
Pada tahap ini berpengaruh terhadap QCDSM PE, adapun pengaruhnya antara lain dapat dilihat pada tabel 4.9.
NO
Tabel 4.10 ITEM
Pengaruh terhadap QCDSMPE HASIL
1
Quality
Barang yang dipacking sesuai dengan permintaan customer, tidak terjadi salah packing lagi
2
Cost
Menghilangkan cost karena mis-delivery sejumlah Rp 79.268.497 per tahun
3
Delivery
Delivery sesuai schedule, tidak ada tambahan delivery untuk penggatian klaim.
5
Moral
Menambah semangat kerja dengan kondisi kerja yang nyaman.
47
Terhadap quality tidak terjadi salah packing, part tercampur, dan kelengkapan yang kurang part yang kurang. Sehingga membuat performance quality bagus dari sebelumnya. Untuk segi biaya dapat dihilangkan setidaknya sejumlah Rp. 79.268.497 per tahun selain juga sebagai pemborosan bagi perusahaan. Delivery sesuai jadwal, tidak ada delivery untuk penggantian part yang disebabkan problem mis-delivery dan juga meningkatkan performance delivery di customer. Dari segi moral kenyamanan bekerja meningkat, operator mempacking part sesuai dengan ketentuan yang sudah dibuat.
4.8
S tandarisasi Pada tahap standarisasi atas hasil perbaikan yang telah dilakukan untuk menurunkan problem Mis-Delivery, ditetapkan beberapa prosedur yang diimplementasikan dalam proses packing, yaitu: Tabel 4.11
No
Standarisasi Metode Packing
Standarisasi
1
Setiap tipe mempunyai warna tag yang berbeda
2
Dilakukan pengecekan tipe Finish Goods, tag produksi, kanban dan lokasi store pada saat menurunkan polibox finish goods dari chutter store
3
Pada saat akan memasukkan Finish goods packing ke case, tag produksi dipasang di papan mieruka packing dan finish goods secara sampling dicek dengan part confirmation table serta identitas tipe packing dipasang sesuai dengan tipe finish goods yang dipacking.
4
Setiap selesai satu layer packing master cyllinder, operator packing memanggil QC menggunakan tombol indikator pengecekan QC
5
Tag produksi dan case mark sementara dipasang dipinggir case untuk pengecekan dengan final case mark
