BAB 4 PENGUMPULAN, PENGOLAHAN, DAN ANALISA DATA 4.1.
Pengumpulan Data
Sesuai dengan pembahasan pada bab sebelumnya, pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan terhadap kegiatan bisnis pada departemen quotation. Adapun data data yang berhasil dikumpulkan adalah sebagai berikut. 4.1.1. Komposisi sumber daya manusia pada saat ini. Pada saat ini departemen quotation memiliki 6 system engineer yang masing masing memiliki spesialisasi yang berbeda beda, 1 quotation leader, serta seorang sekertaris. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada tabel 4.1 Tabel 4.1 komposisi man power saat ini dan direct cost departemen quotation. No.
Posisi
Upah Bulanan
1
Quotation Leader
N/A
2
Quotation Secretary
N/A
3
System Engineer 1
Rp. 6.500.000,00
4
System Engineer 2
Rp. 5.500.000,00
5
System Engineer 3
Rp. 5.500.000,00
6
System Engineer 4
Rp. 5.500.000,00
7
System Engineer 5
Rp. 5.000.000,00
8
System Engineer 6
Rp. 4.000.000,00
Total:
Rp. 32.000.000,00
4.1.2. Proses bisnis yang terjadi pada saat ini. Pada saat ini, proses bisnis yang berjalan adalah sebagai berikut. 36
37
Gambar 4.1 flow proses departemen quotation
38 4.1.2.1. Hand Over RFQ Hand over RFQ adalah kegiatan yang terjadi antara Sales dan Quotation leader. RFQ sendiri adalah singkatan dari Request for quotation. Dalam dokumen ini terdiri beberapa data mengenai proyek yang akan ditawarkan dan beberapa ketentuan administrative lainnya. Hand-over ini dapat dilakukan melalui tatap muka ataupun melalui Email. 4.1.2.2. Preliminary meeting needed? Keputusan apakah diperlukan suatu preliminary meeting diambil oleh quotation leader. Preliminary meeting ini diperlukan jika dirasa proyek yang akan ditawarkan cukup rumit dan ada beberapa bagian yang kurang jelas. 4.1.2.3. Preliminary meeting Preliminary meeting biasanya dihadiri oleh System engineer, sales, quotation leader dan bagian project execution. Meeting ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai proyek yang akan ditawarkan serta mencoba untuk melakukan beberapa draft basic design. 4.1.2.4. Site survey needed? Keputusan perlunya site survey atau tidak diambil oleh quotation leader. Biasanya dilakukan oleh seorang sytem engineer bersama dengan sales. 4.1.2.5. Site survey Site survey dilakukan dengan tujuan mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan customer dan mengambil data data lapangan yang diperlukan dalam penyusunan quotation. 4.1.2.6. Basic Design Basic design adalah proses design secara konseptual. Biasanya meliputi garis besar pemakaian teknologi dan konfigurasi system. Tols yang biasa digunakan adalah Microsoft Visio.
39 4.1.2.7. Bill of Quantity Bill of quantity adalah proses pembuatan daftar barang yang dibutuhkan oleh proyek secara detail. Daftar barang memuat tipenya secara mendetail, ordering code, quantity, project schedule, additional cost, technical risk dan cash flow projection. Tools yang biasa digunakan adalah Microsoft excel. 4.1.2.8. Project Calculation Project calculation adalah proses penghitungan harga proyek sesuai dengan Bill of Quantity. Tools yang biasa digunakan adalah Microsoft Excel. 4.1.2.9. Quotation composition Quotation composition adalah penyusunan Quotation yang memuat berbagai macam ketentuan mengenai proyek. Baik teknis maupun komersil. Tools yang biasa digunakan adalah Microsoft Word. 4.1.2.10. Signing Process Signing process dilakukan oleh Quotation secretary. Tujuannya adalah persetujuan manager atas quotation tersebut. 4.1.2.11. Hand over quotation Hand over quotation terjadi antara Quotation secretary kepada sales untuk kemudian di serahkan kepada customer. 4.1.3. Pembagian kerja Pembagian kerja pada departemen quotation dilakukan oleh quotation leader terhadap RFQ yang diserahkan oleh sales. Pekerjaan biasanya dibagi berdasarkan kesesuaian antara spesialisasi system engineer, pengalaman, beban pekerjaan saat itu dengan proyek yang akan dikerjakan. System enginer sendiri biasanya memiliki spesialisasi suatu sector industry tertentu ataupun spesialisasi pada suatu produk tertentu.
40 4.1.4. Jenis Inquiries yang diterima dan waktu pengerjaannya. Besarnya variasi RFQ yang diterima menimbulkan besarnya variasi terhadap waktu penyusunan quotation. Adapun factor factor yang mempengaruhi lamanya penyusunan quotation adalah: •
Lingkup kerja
•
Kompleksitas
•
Bill of Quantity
•
Pengalaman
Masing masing kombinasi dari factor factor tersebut menghasilkan variasi waktu penyusunan quotation yang sangat luas. Untuk quotation sebuah training biasanya diperlukan waktu sekitar setengah hari kerja. Sementara untuk implementasi system otomasi dengan lingkup kerja satu pabrik bisa membutuhkan waktu 3 bulan. 4.1.5. Pembagian Waktu kerja System Engineer. Deskripsi pekerjaan system engineer adalah dari fase preliminary meeting hingga quotation composition. Adapun pembagian waktu untuk masing masing fase pada beberapa proyek yang umum dikerjakan adalah sebagai berikut.
41 Table 4.2 Sampel waktu kerja penyusunan quotation No.
Pre meet Site Survey
Basic Design
BQ
Proj. Calc
Quot. Comp
Total
1 2
0,5000 0,0000
1,0000 0,0000
1,0000 0,0625
2,0000 0,0625
2,0000 0,0625
1,0000 0,0625
7,5 0,25
3
1,0000
3,0000
5,0000 10,0000
2,0000
2,0000
23
4
0,5000
3,0000
2,0000
6,0000
2,0000
2,0000
15,5
5
0,5000
3,0000
1,0000
2,0000
1,0000
1,0000
8,5
6
1,0000
1,0000
0,5000
2,0000
1,0000
1,0000
6,5
7
0,0000
3,0000
2,0000
5,0000
2,0000
1,0000
13
8
0,0000
0,0000
0,5000
2,0000
1,0000
1,0000
4,5
9
0,0000
1,0000
2,0000
2,0000
1,0000
1,0000
7
10
0,5000
0,0000
1,0000
1,0000
1,0000
1,0000
4,5
AVG
0,4
1,5
1,50625
3,2063
1,30625
1,10625
9,025
4,43%
16,62%
16,69%
35,53%
14,47%
12,26% 100,00%
%
Pengambilan waktu penyusunan quotation dilakukan dalam satuan hari untuk setiap fase pekerjaan yang dilakukan. Seperti contoh, untuk pengusunan quotation nomor 1, system engineer menghabiskan waktu kerjanya dengan: •
½ hari untuk melakukan Pre Meeting
•
1 hari untuk melakukan Site survey
•
1 hari untuk membuat basic design
•
2 hari untuk menyusun BQ
•
2 hari untuk melakukan project calculation, dan
•
1 hari untuk melakukan Penyusunan Quotation.
Secara keseluruhan, total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan quotation tersebut adalah 7,5 hari. 4.1.6. Pilihan Investasi Quotation tool. Untuk Investasi quotation tool diperlukan uang sejumlah Rp. 120.000.000,00. (seratus dua puluh juta rupiah). Angka ini didapat dari penawaran software house yang akan
42 mengerjakan proyek implementasi ini. Umur ekonomis dari proyek ini adalah 5 tahun. Sementara nilai sisanya adalah Rp.0,00 (nol rupiah) Quotation tool ini dibuat untuk menggantikan pekerjaan system engineer dari fase penyusunan Project calculation hingga Quotation composition. 4.1.7. Pilihan investasi Penambahan orang. Untuk investasi penambahan orang, dimana deskripsi pekerjaan orang yang ditambahkan adalah menggantikan pekerjaan system engineer dari fase penyusunan project calculation
hingga
quotation
composition.
Upah
bulanan
orang
tersebut
adalah
Rp.2.500.000,00 (dua juta lima ratus ribu rupiah). 4.2.
Pengolahan Data
4.2.1. Kapasitas pembuatan quotation. Pada saat ini, jika dilihat dari komposisi pekerjaan dan waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan sebuah quotation adalah 9,025 hari. maka, seorang system engineer rata rata dapat menyusun: ,
= 2,548 quotation
Jika diasumsikan jumlah hari kerja dalam sebulan adalah 23 hari. Dengan memperhatikan komposisi man power yang dimiliki departemen quotation, seluruh departemen dapat menghasilkan rata rata: 2,548
6
15,3
4.2.2. Direct Cost Direct cost yang dikeluarkan departemen quotation pada saat ini adalah Rp. 32.000.000,00 (tiga puluh dua juta rupiah). Angka ini merupakan total upah bulanan 6 orang system engineer seperti yang tertulis pada tabel 4.1
43 4.2.3. Pengaruh Investasi Quotation Tool Implementasi quotation tool akan mengurangi waktu kerja system engineer sebesar 26, 73% (14, 47% project calculation dan 2, 26% quotation composition). Dengan berkurangnya waktu kerja sebesar 26, 73 %, maka waktu penyusunan quotation menjadi pengeluaran departemen quotation untuk direct cost juga berkurang sebesar 26, 73%. Sehingga memberikan penghematan sebesar : 26,73% X Rp 32.000.000,00 = Rp. 8.553.600,00 Sehingga pengeluaran departemen quotation untuk direct cost mengecil hingga: Rp 32.000.000,00 – Rp. 8.553.600,00= Rp. 23.446.400,00 4.2.4. Pengaruh Investasi penambahan orang Jika dilihat waktu yang dibutuhkan untuk menyusun project calculation dan quotation composition adalah: 26, 73% X 9,025 hari/quotation=2,412hari/quotation Dengan asumsi kapasitas pembuatan quotation tidak berubah yaitu 15,3 quotation, Maka, waktu yang dibutuhkan per bulan adalah 2,412hari/quotation X 15,3 quotation/bulan = 36.909 hari/bulan Sehingga man power yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut adalah: ,
15,3
1,6
.
Jika diasumsikan kita bisa mendapatkan penambahan 1,6 orang penambahan biaya yang harus dikeluarkan adalah: 1,6 orang X Rp. 2.500.000,00 = Rp. 4.000.000,00 Sementara penghematan dari pengurangan beban kerja system engineer adalah: 26, 73%
. 32.000.000,00
. 8.553.600,00
Sehingga penghematan dari alternative ini adalah sebesar: Rp.8.553.600,00 – Rp. 4.000.000,00. = Rp.4.553.600,00
4 44 Tabel 4.33 Perbanding gan antara allternatif Fakto or pemban nding Kapasiitas Biaya Investtasi Penghem matan
Kondisi Implementtasi Penam mbahan saat ini Quotation ttool tenagaa manual 15,3 15,3 1 15,3 32 23,4464 4 27,,4464 0 120 0 0 8,5536 4,5 5536
Satuan Quo otation /bulan n Juta rupiah/bulan n Ju uta Rupiah Juta rupiah/bulan n
Pengh hematan n / tahun n Rp8.553.60 00
Rp10 0.000.000 Rp8 8.000.000
Rp4.553.600
Rp6 6.000.000 Rp4 4.000.000 Rp2 2.000.000
Penghematan
Rp0
Rp0 Alternativ 1 A Alternativ 2 Alternativv 3 (Ko ondisi saat ini) (Implementassi (penambah han quotation too ol) man poweer)
4 Perband dingan penghhematan perr tahun Gambar 4.2. 4.2.5. Arus kas keadaan k sekaarang U Untuk diagram proyeksi arus kas selaama 5 tahunn yang akan datang dapaat dilihat padda grafik beerikut. 5 – 384 Juta
4 – 384 Juta
3 – 384 Juta
2 – 384 Juta
1 – 384 Juta
0 – 384 Juta
Gambar 4.2 4 arus kas kondisi saatt ini
45 4.2.6. Arus Kas Investasi quotation tool Untuk diagram proyeksi arus kas selama 5 tahun yang akan datang dapat dilihat pada grafik berikut.
Gambar 4.3 Arus kas implementasi quotation tool 4.2.7. Arus kas Investasi penambahan orang Untuk diagram proyeksi arus kas selama 5 tahun yang akan datang dapat dilihat pada grafik berikut.
Gambar 4.4 Arus kas Penambahan Man Power 4.3.
Analisa Data
Pada analisa data, penulis akan membahas mengenai kelayakan financial dari ke 3 alternatif yang ada dengan membandingkan satu sama lain untuk mendapatkan solusi yang terbaik. Adapun ketiga alternative akan memberikan nilai yang negatif, hal ini dikarenakan oleh sifat investasi yang hanya memperkecil biaya tanpa adanya aliran kas masuk.
46 4.3.1. Metode Net Present Value (NPV)’ Metode ini mengukur investasi dari keequivalenan nilai uang uang dikeluarkan maupun diterima pada nilai sekarang pada tingkat suku bunga MARR = 20%. Dengan aliran kas sesuai grafik,
NPV masing masing alternative bisa dihitung
sebagai berikut. P=A(P/A,20%,5) •
Keadaan saat ini
P=A(P/A,20%,5) A= -Rp384.000.000,00 P=-Rp384.000.000,00 . 2,9906 = -Rp 1.148.390.400,00 •
Investasi Quotation tool
P=A(P/A,20%,5)+(-Rp120.000.000,00) A=-Rp284.160.000,00 P=-Rp284.160.000,00 . 2,9906 -120.000.000,00 = -Rp. 969.808.896,00 •
Investasi penambahan man power
P=A(P/A,20%,5) A=-Rp269.760.000,00 P=-Rp293.760.000,00 . 2,9906 = -Rp 878.518.656,00 4.3.2. Payback Period Pada metode payback period, yang dihitung bukanlah kemampulabaan suatu proyek, namun seberapa cepat suatu proyek dapat mengembalikan investasinya. Hasil dari metode ini dihitung dalam tahun. Investasi Quotation tool membutuhkan dana sebesar Rp. 120.000.000,00. Sedangkan tingkat pengembaliannya terhadap keadaan sekarang adalah Rp.102.643.200,00 per tahun. Maka bisa dihitung periode pengembaliannya adalah:
47
0
. 120.000.000,00
. 102.643.200,00
Dari perhitungan diatas, bisa didapatkan
, 20%,
= 1,169 tahun.
Untuk kedua alternative lain, payback period tidak dihitung karena keduanya tidak melakukan investasi 4.3.3. Profitability index Metode ini menghasilkan rasio kelabaan yang dihasilkan dari investasi terhadap investasi itu sendiri. Untuk metode ini, hanya alternative quotation tool saja yang dihitung. Hal ini dikarenakan kedua alternative lain tidak melakukan investasi. PV Keuntungan = P(P/A,20%,5) PV Keuntungan = Rp. 102.643.200,00 . 2,9906 = Rp. 306.964.753,90. PV Investasi = Rp 120.000.000,00 PI =
.
.
.
,
.
.
.
,
,
