1
BAB 4 PENGUMPULAN, PENGOLAHAN DATA DAN ANALISA
Berdasarkan aktivitas perancangan kerja yang dilaksanakan di PT. Jaya Pandu Nusantara dengan kondisi lingkungan yang kurang nyaman dan kurang aman, dilakukan oleh semua sumber daya manusia yang ada di perusahaan seperti staff semua departemen, leader, dan operator turut serta melaksanakan uji coba KHP. Setiap sumber daya yang melaksanakan kegiatan ini telah di training sesuai dengan tanggung jawab dibidangnya. Yang dilakukan pertama kali untuk memperbaiki sistem KHP adalah dengan mencari akar permasalahan, lalu membagikan kuesioner dan dianalisa dengan metode PDCA (Plan, Do, Check, Action). Percobaan perubahan sistem KHP ini mampu memberikan solusi untuk permasalahan yang ada di perusahaan. Terdapat beberapa proses pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian ini, seperti hasil pengamatan di lantai produksi yang dijelaskan dalam bentuk mind mapping, data KHP yang tidak selesai terisi oleh operator, hasil tanggapan operator melalui kuesioner mengenai KHP yang digunakan saat ini dan KHP yang telah di revisi , hasil dari kuesioner dijelaskan dalam grafik dan dibandingkan. Hasil uji coba KHP yang dilakukan di lantai produksi.
2 4.1 Langkah-langkah dan Analisa penyelesaian masalah menggunakan PDCA •
FAKTOR-FAKTOR YANG PALING BERPENGARUH
Gambar 4.1 Mind Mapping
Untuk mengetahui faktor penyebab yang paling berpengaruh yaitu dengan cara melihat langsung keterkaitan antara penyebab dan akibat yang ada (fakta/nyata). Apabila tidak tersedia data sebagai dasar untuk menentukan penyebab dominan dari seluruh penyebab yang ada, maka cukup digambar atau dipotret dan diberi penjelasan sebagai bentuk analisa, selanjutnya apabila akan digambarkan dalam Pareto dapat diberikan skor dengan memperhatikan proses sebagai dasar uraian dalam penetapan skor. Mind mapping yang dilakukan bertujuan untuk mempetakan permasalahan secara visual dan komprehensif (luas, meliputi banyak hal). Dari gambar mind mapping diatas, dapat dilihat faktor yang paling berpengaruh dalam masalah ini adalah faktor manusia (Human Factor).
3 Penyebab utama dari kesalahan manusia (Human Error) ini adalah sebagai berikut: 1. Kurang training mengenai sistem KHP 2. Kurang peduli pada sistem KHP 3. Kurang disiplin dalam pengisian KHP 4. Kurangnya kontrol terhadap aliran penggunaan KHP Penyebab tersebut memberikan pengaruh negatif terhadap kinerja karyawan untuk menjalankan sistem KHP. Sedangkan KHP telah berjalan selama 3 tahun, namun monitoring untuk evaluasi permasalahan ini belum dilakukan. Ketidakdisiplinan karyawan terhadap sistem KHP berakibat pada ketidakterisian KHP hingga 85,5%. Berikut ini merupakan contoh gambar kartu yang tidak selesai diisi oleh operator.
Gambar 4.2 Contoh KHP yang tidak selesai diisi oleh operator Berdasarkan hasil kuesioner yang dibagikan kepada para operator di masing-masing departemen, dari 80 partisipan yang menjawab kuesioner didapatkan dengan menggunakan Rumus Slovin, yaitu
4 n = N/(1 + Ne^2) = 100 / (1+ 100 *0,05*0,05) = 100 / 1,25 = 80 Orang (partisipan) Hasil yang didapatkan hasil kuesioner adalah sebagai berikut : 1. Lama bekerja dari operator tidak berpengaruh terhadap keterisian KHP. 2. Frekuensi dan waktu training mengenai KHP kurang. 3. 76% menjawab “kurang paham” terhadap cara mengisi KHP dengan benar dan 13% menjawab “Tidak paham” (Gambar 4.3).
Gambar 4.3 Grafik tanggapan operator mengenai cara mengisi KHP 4. 69% menjawab “kurang paham” terhadap fungsi dari KHP dan 18% menjawab “Tidak paham” (Gambar 4.4).
Gambar 4.4 Grafik tanggapan operator mengenai fungsi KHP
5 5. 90% operator mengakui bahwa mereka “jarang” mengisi KHP dengan benar dan selesai (Gambar 4.5).
Gambar 4.5 Grafik tanggapan operator mengenai KHP 6. Bagian dari KHP yang kurang berkenan untuk diisi hingga selesai, 95% menjawab Jenis NG/Reject dan Jumlah Pallet dikarenakan menurut mereka tidak ada pengaruh dari pengisian kolom tersebut. Penyebab ketidakterisian KHP berdasarkan hasil kuesioner (Gambar 4.6), adalah sebagai berikut : 1. 79% operator menjawab terburu-buru ke proses selanjutnya, 2. 73% operator tidak mengetahui cara mengisi kartu dengan benar. 3. 61% kartu dirasa terlalu rumit oleh user. 4. 59% tulisan di kartu terlalu kecil.
Gambar 4.6 Alasan operator tentang KHP yang tidak selesai diisi
6 4.1.1 Langkah 1. Plan Mengamati dan memahami kondisi lantai produksi untuk mengetahui permasalahan yang terjadi, lalu kuesioner dibagikan kepada operator untuk mengetahui tanggapan mengenai KHP yang sedang berjalan saat ini. Hasil dari kuesioner tersebut permasalahan yang terjadi di lantai produksi wawancara dan diskusikan dengan pihak yang bertanggung jawab terhadap sistem KHP tersebut. Berdasarkan hasil dari kuesioner dan wawancara maka selanjutnya adalah merencanakan untuk mendesain ulang kartu (direvisi) sesuai dengan hasil diskusi dan fungsi dari KHP tersebut. 4.1.2 Langkah 2. Do Langkah-langkah pelaksanaan adalah sebagai berikut; melakukan implementasi dengan cara mendesain kartu yang baru berdasarkan hasil kuesioner dan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait. KHP revisi ini berbeda bahan dengan KHP sebelumnya. KHP lama menggunakan bahan karton, sedangkan KHP revisi ini menggunakan kertas copy dengan 5 macam warna yang ditujukan kepada departemen yang berbeda yang bertujuan agar mengurangi kesalahan saat penulisan dan tidak perlu menulis ulang proses yang sudah dilakukan sebelumnya serta apabila ada bagian kartu yang hilang, permasalahan proses produksi masih dapat ditelusuri dari bagian kartu yang lain. Setelah kartu yang didesain ulang, di uji coba selama 1 minggu (12-18 November 2012) langsung ke lantai produksi dengan mengikuti aliran proses material. Dengan adanya tanggapan melalui kuesioner dari pengguna KHP mengenai hal-hal yang menyebabkan mereka tidak mengisi KHP hingga selesai, maka KHP perlu direvisi (Gambar 4.7 dan 4.8). Ada beberapa hal yang dikurangi/ditambahkan dari revisi ini, seperti: 1. Mengurangi jumlah kolom proses produksi dan ukuran tulisan lebih besar. Pada KHP baru total jumlah proses yang paling
7 sering terjadi ada 5 proses. Apabila ada proses yang lebih dari 5, maka kartu akan disambung dengan kartu baru. 2. Menghilangkan kolom “jenis repair/jenis reject” dan “jumlah box/pallet” dikarenakan menurut mereka tidak ada pengaruh dari pengisian kolom tersebut. 3. Menggunakan kertas copy, agar setiap departemen menyimpan 1 dari 5 copy kartu sebagai arsip produksi. 4. Menambahkan kolom tanda tangan untuk penanggungjawab setiap departemen agar dapat termonitor dengan baik.
Gambar 4.7 Kartu Hasil Produksi (ASSY) setelah revisi 1
8
Gambar 4.8 Kartu Hasil Produksi (ASSY) setelah revisi 1
4.1.2 Langkah 3. Check Pemeriksaan dilakukan dengan cara mengamati pemakaian KHP yang baru apakah telah sesuai dengan kondisi di lantai produksi. Berdasarkan uji coba pertama yang dilakukan hasil yang diperoleh kurang baik. Dari 10 kartu percobaan, 60% kartu bermasalah, yaitu tidak ada kartu yang terisi penuh. Bahkan ada lembar kartu yang tidak kembali karena kelalaian operator. Dilihat dari permasalahan ini, penyebab masih adanya KHP yang tidak selesai diisi (Gambar 4.9) dan terdapat lembar yang hilang adalah kurangnya monitor dari penanggung jawab uji coba KHP tersebut dan training yang diberikan masih kurang dipahami oleh operator karena waktu training yang singkat (hanya berupa briefing). Oleh sebab itu, dilakukan kembali diskusi dengan pihak yang terkait, dan hasil dari diskusi tersebut adalah uji coba KHP dilakukan kembali dari awal dengan memberikan training untuk kedua kalinya (durasi training lebih lama dan memastikan operator telah memahami dengan baik) serta setiap penanggung jawab masing-masing departemen harus lebih cermat memonitor kerja dari operator.
9
Gambar 4.9 KHP uji coba yang kurang lengkap diisi oleh operator 4.1.3 Langkah 4. Action Berdasarkan hasil KHP yang telah di uji coba kembali selama 1 minggu (17-22 Desember 2012), 15 kartu dinyatakan terisi 100% serta diisi dengan baik dan benar. Setelah uji coba selesai, dibagikan kembali kuesioner untuk mengetahui tanggapan mengenai KHP yang baru, dan hasil dari kuesioner adalah sebagai berikut; 1. 68% menjawab “Paham” terhadap cara mengisi KHP dengan benar, dan 24% menjawab “Sangat paham” (Gambar 4.10).
Gambar 4.10 Tanggapan operator mengenai cara pengisian KHP yang baru
10 2. 59% menjawab “Paham” mengenai fungsi dari KHP dan 39% menjawab “Sangat paham” (Gambar 4.11).
Gambar 4.11 Tanggapan operator mengenai fungsi KHP yang baru 3. 65% operator mengakui mereka “Sering” mengisi KHP dengan benar dan selesai (Gambar 4.12).
Gambar 4.12 Tanggapan operator yang mengisi dengan benar dan selesai
Dan berikut ini (Gambar 4.13) merupakan respon dari operator mengenai alasan mereka tidak selesai mengisi kartu setelah kartu di revisi adalah sebagai berikut: 1. 59% operator menjawab terburu-buru ke proses selanjutnya. 2. 11% operator masih merasa kartu terlalu rumit. Hal ini disebabkan training yang terlalu singkat.
11 3. Sedangkan untuk alasan “tidak tahu cara mengisi kartu dengan benar” dan “tulisan terlalu kecil” tidak direspon lagi oleh operator.
Gambar 4.13 Perbandingan respon antara sebelum dan setelah kartu di revisi
Hal ini terjadi karena evaluasi kartu yang dilakukan, juga training yang diberikan dengan jelas, dan sistem monitoring yang baik. Keberhasilan perlu dibuatkan
yang
telah
Standard
dicapai Operation
berdasarkan Procedure
evaluasi
hasil
(SOP)
untuk
mempertahankan berjalannya sistem KHP setelah di revisi. Standard dibuat sejelas mungkin tanpa ada kata atau kalimat yang memberikan persepsi berbeda. Dan apabila langkah-langkah yang dilakukan sudah selesai selanjutnya dilakukan Brainstorming kembali untuk masalah berikutnya. Dan terus lakukan hal yang sama agar permasalahan berkurang dengan perbaikan yang berkesinambungan. Dan berikut ini adalah merupakan tindak lanjut dari perbaikan KHP yang dilakukan berdasarkan hasil kerja operator dan diskusi dengan pihak yang terkait.
12
Gambar 4.14 Hasil revisi akhir KHP (Assy)
Gambar 4.15 Hasil revisi akhir KHP (Assy - komponen)
