BAB 4 PENGUMPULAN DAN ANALISA DATA
4.1 Pengumpulan data 4.1.1
Struktur organisasi Proc & Purchase Control Division
Divisi procurement & Purchase Control PT Astra Honda Motor (Divisi P&PC) dibagi menjadi tiga departemen, empat sub-departemen, dan delapan seksi. Struktur organisasi dari divisi ini dapat dilihat pada bagan di bawah ini.
ORGANIZATION STRUCTURE PROCUREMENT & PURCHASING CONTROL DIVISION Procurement & Purchasing Control Division
Proc & Purch Cont 1 Dept
Proc & Purch Cont A Sub Dept
Proc & Purch Cont B Sub Dept
Proc & Purch Cont 2 Dept
Proc & Purch Cont C Sub Dept
Proc & Purch Cont 3 Dept
Proc & Purch Cont D Sub Dept
Proc & Purch Cont E Sub Dept
Machinery Spare Part Section
Jig,Tool & Fixture Section
Material & Supp Mat Section
Job Order Building Section
Ordering Section
Machinery Section
DMD-DJTF Section
Cons & Packaging Section
Job Order Non Building Section
Purchasing Support Section
Vendor Control Sub Dept
Vendor Control A Section
Vendor Control B Section
Vendor Control C Section
Gambar 4.1 Struktur organisasi Procuremanet & Purchase Control Division
34
Dalam divisi ini memiliki tiga departemen yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang spesifik. Pada skripsi ini penulis memilih salah satu seksi dalam divisi P&PC sebagai objek analisa yaitu seksi jig, tool & fixture, karena dalam seksi ini memiliki tugas membeli dan menyediakan jumlah item part/barang kebutuhan produksi yang cukup banyak dan pemasok (supplier) yang cukup banyak pula.
4.1.2
Alur Proses Pembelian PT.Astra Honda Motor
Prosedur pembelian pada Divisi P&PC secara umum dimulai dari penerimaan Purchase Request (PR) yang dibuat oleh Requester pada setiap plan dalam sistem dan penerimaan memo multisourcing serta permintaan penunjukan kontraktor secara administrasi manual yang diterima oleh administrator purchase. Para Staff Divisi P&PC yang selanjutnya disebut purchaser akan melakukan rekap PR melalui sistem SAP yang digunakan oleh PT.Astra Honda Motor. Sistem ini merupakan sistem informasi yang bersifat realtime, terintegrasi dengan baik dengan setiap bagian dan sesuai dengan bisnis proses PT.Astra Honda motor. Administrator
divisi
P&PC
akan
mendistribusikan
semua
permohonan
multisourcing serta permintaan penunjukan kontraktor ke purchaser yang berkaitan dengan barang-barang di minta oleh user. Selain itu administrator juga bertugas memdistribusikan spesifikasi part atau barang dari PR, gambar teknis, contoh barang yang ada pada PR. Setelah Purchaser melakukan rekap PR yang menjadi bagiannya, Purchaser kemudian melakukan pengecekan harga terhadap item PR yang ada. Kondisi pertama
35
jika harga masih berlaku, maka purchaser langsung melakukan entry harga dan melakukan approval PR pada sistem SAP, kemudian tinggal menunggu approval dari pihak user. Jika PR sudah di approval oleh pihak user sesuai approval level maka PR tersebut siap di cetak menjadi Purchase Order (PO). Kondisi kedua jika PR merupakan barang baru atau harga sudah tidak berlaku maka Purchaser akan melakukan permintaan penawaran harga ke supplier atau subcontractor. Setelah menerima penawaran harga dari supplier atau subcontractor, Purchaser melakukan negosiasi harga. Hasil dari negosiasi harga, Purchaser akan membuat perbandingan harga yaitu suatu form perbandingan yang berisi harga dari item-item barang dari setiap supplier yang diperbandingkan dengan dilampirkan dokumen penawaran dari setiap supplier. Form perbandingan harga ini akan ditandatangani/disetujui oleh jajaran pimpinan Divisi P&PC dengan approval level yang sesuai dengan nilai transaksi. Setelah
perbandingan
harga
ditandatangani/disetujui,
Purchaser
akan
memasukkan harga barang dari supplier pemenang pada PR yang ada pada sistem SAP, kemudian PR tersebut akan dikirim ke proses workflow (approval PR oleh user secara sistem). Item barang dan harganya yang terdapat pada PR, kemudian akan diperiksa dan disetujui oleh personil yang berwenang dari pihak user untuk dilaksanakan. Saat PR disetujui pada proses workflow berarti siap dicetak menjadi PO. PO yang sudah dicetak sebelum dikirim ke setiap supplier harus sudah di tanda tangani oleh P&PC Division Head. Pada proses ini memiliki Standart Operation
36
Prosedure (SOP) bahwa setiap PO yang akan di tanda tangani harus dilampirkan dokumen perbandingan harga, ini bertujuan agar memudahkan pengecekan harga pada PO sebelum di tanda tangani, sehingga kesalahan pengisian harga pada PO dapat dihindarkan. Adakalanya dalam satu PR, item-item barangnya akan dipasok oleh lebih dari satu supplier. Dan akan terdapat kemungkinan PO dicetak untuk satu supplier terlebih dahulu sementara PO untuk supplier yang memasok item yang lain akan dicetak belakangan. Setelah Purchaser mencetak dan mengirim PO ke supplier untuk dilaksanakan, kemudian Purchaser akan memonitor untuk memastikan dokumen PO sudah diterima oleh supplier dan memonitoring kedatangan barang sesuai dengan tanggal pengiriman yang tertera pada PO. Purchaser juga bertanggung jawab untuk mendatangkan barang lebih awal dari tanggal pengiriman pada PO jika barang tersebut sudah dibutuhkan oleh user dan bila tidak terpenuhi akan mengganggu kegiatan produksi. Seorang Purchaser jug memiliki tanggung jawab untuk melakukan penataan dan penyimpanan dokumen PO. Sehingga jika terjadi transaksi yang repeat order, Purchaser yang bersangkutan tidak mengalami kesulitan dalam pencarian data. Secara lengkap prosedur pembelian yang berupa instruksi-instruksi kerja akan di gambarkan sebagai berikut
37
Alur Proses
Dokumen
Ketrangan
Mulai
Purchaser Menerima PR
Data PR: spec atau drwg
#1
#2 Pembelian tunai
Yes
#1 Menerima PR secara sistem berdasar Purchasing group
#2 Pembelian langsung antara lain: - jenis barang umum - Pembelian harus tunai
IK Pembelian Langsung
No
Sudah Ada perb Harga
Yes
Purchaser #3
#3 cek validitas harga dari: - harga sebelumnya - Penawaran harga sebelumnya - Verifikasi spec pada quotation ke user bila diprlukan.
Check Validitas Harga No Purchaser Meminta dan menerima Quotation
#4 Negosiasi mencakup keseluruhan kondisi pembelian. Untuk masalah teknik,jika diperlukan, user dilibatkan. Untuk pembelian chemical,Vendor harus memberikan MSDS(material safety data sheet)
Purchaser #4 Negosiasi Harga
Purchaser nego
Purchaser Membuat Perbandingan harga
Harga lama Quotation Form Perb Harga
Otorisasi Perbandingan #5 Harga
Supplier pemenang ada di AVL
No
#5 Otorisasi s/d min Div.Head sesuai approval level dari ADC
Pengaju an vendor baru ke sistem SAP
Yes #7 Pengisian harga pada sistem SAP
Purchaser #7 Mengisi harga PR pada sistem SAP
#8 Approval workflow oleh pihak user.
Proses Workflow pada #8 sistem SAP
Purchaser Cetak PO
Otorisasi PO
#9
Purchaser
Purchase Order Form Perb harga yang sudah Di App
#9 otorisasi Po sesuai level tertentu sesuai approval level dari ADC
Mengirim Po ke Vendor Purchaser Memonitoring Delivery PO Selesai
Gambar 4.2 Alur proses pembelian dan pengadaan barang
38
Dari gambaran alur kerja dapat diketahui adanya kegiatan melakukan filling dokumen dalam setiap kegiatan pengeluaran PO. Dokumen yang perlu disimpan adalah copy PO dan perbandingan harga yang sudah di approval oleh pihak P&PC Division Head. Dalam kegiatan penerbitan PO untuk barang-barang yang bersifat repeat order atau rutin, pencarian dan pengkopian dokumen perbandingan harga sebagai dokumen pendukung approval PO sering menjadi faktor penghambat proses kerja, maka dibutuhkan sistem filling yang baik dari setiap Purchaser.
4.1.3
Seksi Jig, Tool, Fixture
Seksi Jig,Tool & Fixture (JTF) merupakan salah satu seksi dalam Divisi P&PC yang memiliki peranan yang cukup penting dalam kegiatan produksi di PT.AHM. Barang-barang yang masuk dalam area seksi ini memiliki tingkat urgenitas yang tinggi, selain sebagai alat vital dalam kegiatan produksi, dan sangat mempengaruhi hasil produk, sehingga dibutuhkan team kerja yang baik antara pihak supplier dengan purchaser, engineering dan requester. Dalam seksi ini memiliki struktur organisasi sebagai berikut:
Jig,Tool&Fixture Section Head
Abrasive&Cutting Tool Staff (1 orang)
Jig&Fixture Staff (1 Orang)
Gambar 4.3 Stuktur organisasi seksi JTF
39
Kegiatan pada seksi JTF adalah melakukan kegiatan pembelian yang terdiri atas : 1) Melakukan kegiatan pembelian jig & fixture dan komponennya (order pembuatan) 2) Melakukan kegiatan pembelian dan order pembuatan tool untuk kegiatan produksi (seperti cutting tools, holder,spesial tool, abrasive,reamer,drill dan sebagainya) Berdasarkan data tahun 2008 item part yang terdaftar dalam system SAP sebanyak 3.815 part number dengan komposisi item sebagai berikut: Diagram 4.1 Komposisi item pembelian tahun 2008 Jumlah Item Pembelian Tahun 2008
657
181 Abrasive Cutting tool Fixture Part
713 2.264
Jig
Setiap plan memiliki pic yang memiliki tugas sebagai pembuat PR dan melakukan monitoring stock, yang disebut Requester. PR yang dibuat oleh requester dalam sistem SAP PT.AHM memiliki pengelompokan berdasarkan material group dan purchasing group. Berikut adalah data PR per bulan yang diterima oleh seksi JTF pada tahun 2008.
40
Grafik 4.1 PR Per bulan periode januari-desember 2008 DATA JUMLAH PR TAHUN 2008
1.000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 JAN
FEB
M AR
APR
M EI
JUN
JUMLAH ABRASIVE& TOOL
JUL
AUG
SEP
OKT
NOV
DES
JUMLAH PR JIG&FIXTURE
Pada tahun 2008 seksi JTF melakukan transaksi dengan suplier sebanyak 10.740 kali. Jumlah item yang mengalami repeat order adalah 1.796 item sedangkan item yang tidak mengalami repeat order adalah 2.019 item. Kelompok barang yang paling banyak mengalami repeat order adalah kelompok barang abrasive, karena barang ini bersifat consumable dan lifetime (umur pakai) yang pendek. Peringkat kedua adalah cutting tool yang memiliki fungsi sebgai alat potong dalam proses machining dan manufaktur part sepeda motor dan yang ketiga adalah jig dan fixture yang memiliki fungsi sebagai pengarah cutting tool dan pemegang part pada saat proses machining sedang berlangsung. Berikut adalah data yang menjelaskan jumlah item barang dengan jumlah transaksi.
41
Tabel 4.1 Data jumlah item VS jumlah transaksi tahun 2008
No 1 2 3 4
Matrial Group Abrasive Cuting tool Fixture jig komp Total
Jml Item 181 2.264 713 657 3.815
Jml No Transaksi Repeat 933 7.146 1.462 1.199 10.740
64 1.027 460 468 2.019
Repeat Order 117 1.237 253 189 1.796
Jml Rata-rata Transaksi Transaksi Repeat Repeat 869 7 6.119 5 1.002 4 731 4 8.721
dari data diatas dapat diketahui bahwa dalam kegiatan pembelian sering terjadi transaksi yang bersifat repeat order. Kegiatan ini termasuk dalam kegiatan berulang sehingga diperlukan improvement untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas waktu kerja tanpa mengubah kebijakan yang telah ditetapkan. 4.1.4
Waktu Kerja yang Tersedia
Perhitungan hari kerja normal di tetapkan adalah 270 hari kerja,dengan rata-rata 22 hari kerja setiap bulan. Perhitungan jam kerja per shift per hari berdasarkan jam kerja reguler yaitu jam kerja shift 1 dimulai dari jam 07.00-16.00, jam istirahat tidak dimasukan kedalam perhitungan, yang berarti setiap shift mengalami perngurangan 1 jam yaitu selama 8 jam. 4.1.5
Area Kerja yang Tersedia
Area kerja dari Divisi P&PC berada di lantai 3 gedung ex-igar yang masuk dalam wilayah plan 2 pegangsaan. Layout area kerja dapat kita lihat pada lampiran 1.
42
4.2 Pengolahan Data Metode as is condition 4.2.1
Alur Proses Kerja Metode as is condition
Dalam kegiatan memproses PR yang bersifat repeat order, secara system SAP PR tersebut sudah terisi harga secara otomatis pada saat Requester membuat PR. Setelah PR tersebut disetujui dalam proses workflow oleh pihak Requester (lihat aliran proses pada gambar 4.2 ,step ke 8) maka PR siap untuk diproses oleh Purchaser menjadi PO. Pada proses inilah Purchaser membutuhkan dokumen copy perbandingan harga sebagai dasar melakukan cetak PO. Secara garis besar aktifitas Purchaser apabila PR merupakan PR repeat order kegiatan Purchaser diawali dengan filter data list PR, kemudian melakukan pencarian dokumen perbandingan harga. Kegiatan tersebut dapat di illustrasikan sebagai berikut: Docu printer
2
Mesin Fotokopi 4
1
Lemari File
JTF 5 Section
Lemari File
Gambar 4.4 Illustrasi kegiatan mencari dokumen PH
43
Dari gambar ilustrasi kegiatan mencari dokumen PH dapat dijelaskan langkahlangkah yang dilakukan dalam pencarian dokumen PH sebagai berikut: Step 1. Mengambil odner file dalam lemari berdasar kelompok barang.. Step 2. Mencari PH yang dimaksud berdasarkan part number yang tertera pada kolom part description dokumen perbandingan harga. Step 3. Mengambil dokumen PH kemudian mencopy PH pada mesin fotokopi yang sudah disediakan. Step 4. Mengembalikan
dokumen
PH
asli
pada
tempat
semula,
kemudian
mengembalikan odner kedalam lemari file. Step 5. Purchaser melakukan release PR pada system SAP Dalam kegiatan pencarian dokumen perbandingan harga secara manual pada seksi JTF berdasarkan layout kerja dapat dijelaskan pada step 1 sampai dengan step 4 yang digambarkan dengan diagram aliran proses as is condition yang dapat lihat pada lapiran 2 .
44
4.2.2
Perhitungan Waktu Kerja Alur Proses kerja as is condition.
Aktivitas Purchaser dalam mencari dokumen perbandingan harga pada kenyataannya termasuk kegiatan yang memerlukan waktu dan konsentrasi. Untuk mengukur seberapa banyak waktu yang dibutuhkan dalam memproses 1 item PR yang bersifat repeat order, maka dilakukan pengukuran waktu kerja dengan metode pengukuran langsung. Pengukuran waktu kerja menggunakan sample sebanyak 5 item yang diambil secara acak, hasil dari perhitungan tersebut kemudian di rata-rata dan dijadikan asumsi waktu yang dibutuhkan seorang Purchaser dalam mencari dan mengkopi dokumen perbandingan harga. Kegiatan ini dilakukan dalam kondisi normal tanpa adanya gangguan dari lingkungan kerja. Berikut merupakan daftar sampel item PR yang diambil secara acak: Tabel 4.2 Daftar sampel item PR repeat order
Pengamatan dan pengukuran waktu kerja dimulai dari Purchaser sudah memiliki data PR yang repeat oder. Pengamatan dilakukan dengan metode pengukuran langsung diperoleh data sebagai berikut
45
Tabel 4.3 Data perhitungan pengukuran langsung waktu kerja as is condition
1
2
3
4
5
Rata-rata (dlm detik)
Waktu (dlm detik) No
Uraian Elemen Kerja
1
Berjalan Menuju Lemari File
8,01
9,03
8,2
9,1
8,3
8,53
2
Mengambil odner pada dari lemari file
8,64
6,16
7,25
7,15
6,15
7,07
3
Mencari dokumen PH bedasar data PR siap release part number Mengambil file dari odner
80,92
77,09
52,61
110,86
45,5
73,4
10,36
7,5
7,1
6,15
6,5
7,52
47,48
70,63
42,3
40,1
43,1
48,72
6
Melakukan fotokopi dokumen ke mesin fotokopi Mengembalikan file ke dalam odner
5,48
25,57
8,66
7,25
9,1
11,21
7
Mengembalikan odner kedalam lemari
9,95
7,44
7,3
6,4
6,15
7,45
8
Kembali ke meja kerja
10,01
9,64
8,5
8,14
8,6
8,98
4 5
Total Waktu rata-rata yang dibutuhkan
172,88
Waktu rata-rata yang dibutuhkan setiap Purchaser untuk mencari dokumen perbandingan harga dalam proses repeat order adalah 172.88 detik. Jika waktu ini di asumsikan sebagai waktu pencarian dokumen secara manual, maka waktu yang dibutuhkan untuk mencari dokumen repeat order tiap bulan sebanyak:
=
=
Jumlah transaksi repeat order x waktu pencarian dok PH 12
8721 x 172.88 12
46
= 125.640,54 detik atau ± 34 jam 54 menit Jika waktu kerja dalam 1 bulan 176 jam, maka waktu yang digunakan untuk mencari dokumen PH repeat order adalah ± 19.6% total jam kerja satu bulan.
4.2.3
Analisa Masalah pada Alur Proses Kerja as is condition dengan Metode Sebab Akibat
Untuk mempermudah melihat masalah yang dominan dalam kegiatan mencari dokumen PH, maka dapat dilakukan analisa dengan menggunakan metode sebab akibat yang mengamati masalah dari beberapa segi/faktor sehingga analisa masalah yang dominan lebih terarah.
Diagram 4.2 Diagram sebab akibat metode kerja as is condition
47
Dari beberapa faktor yang mempengaruhi kegiatan mencari dokumen PH untuk memproses PR repeat Order dapat dilakukan analisa sebagai berikut:
Tabel 4.4 Analisa masalah metode kerja as is condition
No 1
Faktor Metode
Penyebab -Proses mencari dok PH yang memakan waktu dan tidak terukur dengan pasti.
Akibat loss time setiap proses pencarian dok
Keterangan masih berpeluang untuk dilakukan perbaikan(improvement)
loss time setiap proses pencarian dok
Aktivitas yang tidak dapat dikurangi atau dihilangkan ,karena bersifat tak terduga.
Mengurangi kecepatan dalam proses pencarian dok yang berakibat loss time
masih berpeluang untuk dilakukan perbaikan(improvement)
loss time setiap proses pencarian dok
masih berpeluang untuk dilakukan perbaikan(improvement)
- Penyusunan dokumen PH pada odner yang blm ada standart 2
Lingkungan
-Tlp dari user konfirm status PR dan progres PO -Tlp dari suplier negosiasi Harga dan progress PO -Meeting internal dan adanya tamu(suplier)
3
Manusia
-Lelah karena kegiatan yang berulang dan membutuhkan konsentrasi -Kondisi stress karena adanya gangguan dari lingkungan
4
Alat
Adanya proses mengantri pada mesin fotocopi
48
Dari hasil analisa berdasarkan beberapa faktor antara lain faktor metode kerja, lingkungan, manusia, dan alat, dapat diketahui bahwa masih memungkinkan untuk dilakukan suatu langkah perbaikan. Faktor yang masih berpeluang untuk dilakukannya perbaikan adalah faktor metode kerja, manusia dan alat. Untuk faktor lingkungan sangat kecil untuk dilakukan perbaikan karena sudah menjadi tugas dan tanggung jawab sebagai Purchaser harus melayani dan selalu menjalin komunikasi yang baik dengan para Requester. Dengan analisa di atas dapat disimpulkan bahwa untuk meningkatkan efisiensi waktu kerja dibutuhkan sebuah alat bantu berupa sistem untuk mempermudah kegiatan perncarian dokumen perbandingan harga tersebut .
4.3 Langkah Perbaikan dari Alur Proses Kerja as is condition. Untuk mengatasi masalah pada alur proses kerja as is condition dalam pencarian dokumen PH, maka diperlukan suatu improvement berupa sistem berbasis IT yang mempermudahkan dan mempersingkat waktu dalam kegiatan pencarian dokumen PH. Kegiatan pencarian dokumen PH akan lebih mudah dengan Electronic Filling Perbandingan Harga (e-PH). E-PH adalah program yang dirancang mempunyai fungsi kerja dapat mencari dokumen PH dengan triger part number, kemudian menampilkan dokumen PH pada screen monitor dan dapat dilakukan proses print dokumen PH. Langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat e-PH adalah sebagai berikut:
49
Diagram 4.3 Diagram proses perancangan & pembuatan program e-PH
Langkah 1 Analisa
Kebutuhan sistem
spesifikasi sistem
4.3.1
Langkah 2 Pembuatan data base
Pengumpulan data Cleansing dok PH
Penamaan dok hasil scan
Pembuatan daftar isi
Langkah 3
Langkah 4
Pembuatan program
Implementati on
Maintenance
System design
Trial & Evaluation
Program Design
Scanning dok PH
Analisa Kebutuhan Sistem
PT.AHM dalam kegiatannya memiliki business aplication yaitu sistem SAP, dengan sistem ini setiap Purchaser dapat mengakses daftar PR setiap harinya. Output dari sistem SAP adalah daftar PR yang harus dikerjakan oleh setiap Purchaser berupa list yang dapat di-export menjadi dokumen microsoft exel. Spesifikasi sistem yang dipilih adalah macro microsoft exel. Pemilihan media software ini dikarenakan adanya kebijakan dari perusahaan yang melarang penambahan software apapun selain yang sudah ditetapkan oleh perusahan melalui divisi IT. Adapun program yang diizinkan oleh pihak divisi IT adalah Operation system windows Xp, dan microsoft office profesional edition 2003. Sehingga tidak memungkinkan untuk menggunakan suatu software program lain, oleh karena itu pembuatan program e-PH menggunakan media yang sudah ada yaitu microsoft office.
50
4.3.2
Perancangan Program e-PH
4.3.2.1 Pembuatan Data Base Dalam perancangan program e-PH di awali dengan pembuatan data base. Dalam kegiatan ini diperlukan ketelitian agar tidak data yang tertinggal atau dokumen yang tidak terdata. Pembuatan data base dapat diawali dengan: 1. Pengumpulan Data. Pada langkah ini Purchaser mengumpulkan data berupa data PH yang sudah di approval oleh pimpinan kerja divisi purchase control pada periode tahun 2006 2009. 2. Cleansing Dokumen PH Proses ini Purhcaser melakukan pemilahan data, dokumen dipisahkan berdasarkan tahun pembuatan dokumen dan validitas harga dari sebuah barang yang tercantum dalam dokumen PH. 3. Scanning Dokumen PH Dokumen yang telah di cleansing, kemudian di scan dalam format Jpeg dan disimpan dalam satu folder, yang diberi penamaan secara spesifik. Tujuan penamaan ini dimaksudkan untuk mempermudahkan indentifikasi data yang dibutuhkan saat program e-PH dijalankan. Contoh.
51
4. Pembuatan Daftar isi data base Membuat daftar isi yang menjelaskan hubungan part number, nama barang dengan nomor dokumen hasil scanning. Dengan data ini purchaser akan lebih mudah dalam melakukan maintenance database saat ada perubahan data dokumen PH karena adanya kenaikan harga atau penambahan dokumen PH yang baru. Contoh:
4.3.2.2 Pembuatan Alur Proses Program Pembuatan alur proses program bertujuan untuk memepermudah pembuatan program dalam mengakomodasi keinginan pengguna. Dengan dibuat alur proses yang jelas akan mempermudahkan kita dalam menganalisa logik dari program yang kita rancang. Berikut diagram alur proses program e-PH
52
Diagram 4.3 Alur proses program Run PR
Mulai
Paste Data rekap PR dari sistem SAP
Klik Run Bottom Prosedur Run PR
Baca Data Rekap PR
Display Data PR Release Purchaser
Display Data PR Release User
Selesai
53
Diagram 4.4 Alur proses program E-PH
Mulai
Klik e-ph button prosedur start
Release ?
No
Ok Prosedur pilih
Ok Prosedur pilih
Yes
Yes
Baca data PR release User
Baca data PR release Purchase
Menu e-PH Prosedur e-PH
Show/zoom/cetak
Selesai
No
54
Dari diagram alur proses diatas dapat dijelaskan setelah rekap data PR pada program SAP, data PR yang di download di export dalam bentuk exel dan di paste pada sheet data PR. Kemudian kita klik Run PR bottom untuk menyaring dan memilahkan status PR, hasil menyaringan data akan ditampilkan dalam tabel yaitu tabel PR release User dan tabel PR release Purchaser pada sheet berikutnya. Untuk melanjutkan proses pencarian dokumen PH maka langkah yang dilakukan menekan e-PH bottom. Setelah tombol ditekan maka akan muncul prosedur pilih status PR. Jika salah satu prosedur pilih sudah dipilih dan ditekan tombol OK, maka program akan membaca data PR sesuai status yang kita pilih dan menampilkannya pada menu e-PH. Dalam menu e-PH kita dapat melakukan clik item PR dan menampilkan gambar dokumen PH dari item yang telah kita clik. Dalam menu ini pula kita dapat melakukan zoom gambar, setelah pengecekan item PR dan gambar selesai dapat dilakukan perintah cetak gambar. Proses ini berulang dan berlaku untuk setiap item PR yang diproses dalam e-PH.
4.3.2.3 Pembuatan Bahasa Pemrograman Pada langkah ini dilakukan pembuatan bahasa pemrograman e-PH berdasarkan flow proses progam yang telah dibuat, bahasa pemrograman yang dibuat secara umum atau pseudocode ini diharapkan mempermudah bagian IT untuk membuat program macro microsoft exel untuk e-PH. Adapun bahasa pemrograman yang dimaksud dapat dilihat dilapiran 3.
55
4.3.2.4 Pembuatan Desain Tampilan Program Pada langkah ini kita melakukan pembuatan desain tampilan program disesuaikan dengan alur proses program e-PH dan bahasa pemrograman yang telah dibuat. Dengan rancangan desin ini diharapkan mempermudah pembuatan program dalam mendesin tampilan program. Sesuai dengan media yang digunakan yaitu macro microsft exel maka desin tampilan program e-PH adalah sebagai berikut:
Gambar 4.5 Desain paste data PR
56
Gambar 4.6 Desain run filter data PR
Gambar 4.7 Desain Run program e-PH
57
Gambar 4.8 Desain tampilan e-PH
4.3.3
Implementasi Sistem e-PH dalam Pencarian Dokumen PH
Setelah program selesai dibuat oleh bagian IT, maka pada langkah ini dilakukan percobaan untuk mengetes apakah program sudah dapat digunakan dengan baik sesuai dengan desain yang dirancang sebelumnya. Jika ditemukan masalah maka akan
58
dilakukan perbaikan. Kemudian program mulai digunakan oleh Purchaser untuk mencari dokumen PH dalam memproses PR repeat Order.
4.3.3.1 Alur Proses Kerja Sistem e-PH Kegiatan Purchaser dalam mencari dokumen perbandingan harga setelah menggunakan alat bantu berupa program atau software e-PH dapat di illustrasikan sebagai berikut:
Docu printer
Mesin Fotokopi
Lemari File
JTF Section
Lemari File
Gambar 4.9 Illustrasi kegiatan mencari dok PH dengan e-PH
Dari gambar ilustrasi kegiatan mencari dokumen PH dengan menggunakan e-PH langkah-langkah yang dilakukan dalam pencarian dokumen PH sebagai berikut: Step 1. Membuka program e-PH pada komputer.
59
Step 2. Melakukan paste data rekap PR dan melakukan run program e-PH. Step 3. Melakukan pengecekan part number dengan dokumen PH pada layar monitor komputer dan melakukan perintah cetak. Step 4. Mengambil hasil cetak pada mesin printer dan kembali ke meja kerja. Step 5. Purchaser melakukan release PR pada sistem SAP. Dalam kegiatan pencarian dokumen perbandingan harga secara manual pada seksi JTF berdasarkan layout kerja dapat dijelaskan pada step 1 sampai dengan step 4 yang digambarkan dengan diagram aliran proses e-PH yang dapat lihat pada lampiran 4.
4.3.3.2 Perhitungan Waktu Kerja Alur Proses Kerja e-PH Pengukuran waktu kerja menggunakan sample sebanyak 5 item yang sama yang telah dipakai pada waktu perhitungan waktu kerja as is condition, hasil dari perhitungan tersebut diperoleh rata-rata waktu kerja dan menjadi asumsi waktu yang dibutuhkan
seorang
Purchaser
dalam
mencari
dan
meng-copy
dokumen
perbandingan harga. Perhitungan waktu kerja ini dilakukan dalam kondisi normal tanpa adanya gangguan dari lingkungan kerja. Berikut merupakan daftar sample item PR yang telah digunakan pengukuran waktu kerja dengan metode as is conditon.:
60
Tabel 4.5 Daftar sampel item PR repeat order
Berdasarkan pengamatan dan pengukuran waktu kerja dengan metode pengukuran langsung diperoleh data sebagai berikut: Tabel 4.6 Data perhitungan metode pengukuran langsung e-PH Waktu (dlm detik) No
Uraian Elemen Kerja
1
1
Membuka program e-PH pada komputer
2
Melakukan paste data rekap PR dan run program Melakukan print dokumen
3 4
Berjalan mengambil hasil print dan kembali ke meja kerja
4
5
Rata-rata (dlm detik)
2
3
5,00
5,40
5,80
6,10
5,60
5,58
29,48
30,20
31,20
28,90
27,50
29,46
16,26
15,50
16,10
17,43
14,52
15,96
21,40
22,15
20,35
23,60
22,15
21,93
Total Waktu rata-rata yang dibutuhkan
72,93
Jika waktu ini di asumsikan sebagai waktu pencarian dokumen secara e-PH Maka waktu yang dibutuhkan untuk mencari dokumen repeat order tiap bulan sebanyak
61
= =
Jumlah transaksi repeat x waktu pencarian dok PH 12 8721 x 72.93 12
= 53.001,878 detik atau ± 14 jam 43 menit Jika waktu kerja dalam 1 bulan 176 jam, maka waktu yang digunakan untuk mencari dokumen PH adalah 8.4 %
4.3.3.3 Analisa Masalah pada Alur Proses Kerja e-PH dengan Metode Sebab Akibat Untuk mempermudah melihat masalah yang masih dominan dalam kegiatan mencari dokumen PH setelah menggunakan e-PH, maka dapat dilakukan analisa dengan menggunakan metode sebab akibat.
Diagram 4.5 Diagram sebab akibatsetelah menggunakan e-PH
62
Dari beberapa faktor yang mempengaruhi kegiatan pencarian dokumen PH setelah menggunakan program e-PH untuk memproses PR repeat Order dapat dilakukan analisa sebagai berikut: Tabel 4.7 Analisa masalah setelah menggunakan e-PH
No 1
Faktor Metode
Penyebab -proses mencari dok PH lebih cepat dan lebih terukur - Penyusunan dokumen PH pada odner yang blm ada standart,
2
Lingkunga n
4
4.3.4
Manusia
Alat (tool)
tidak mempengaruhi kinerja dalam pencarian dok PH
-Tlp dari user konfirm status PR dan progres PO -Tlp dari suplier negosiasi Harga dan progress PO -Meeting internal dan adanya tamu(suplier)
3
Akibat loss time setiap proses pencarian dok dapat di kurangi
tidak terlalu mempengaruhi kinerja dalam pencarian dok PH
-Lelah karena kegiatan yang berulang dan membutuhkan konsentrasi dapat dikurangi
tidak mempengaruhi kinerja dalam pencarian dok PH
-kondisi stress karena adanya gangguan dari lingkungan dapat dikurangi
tidak mempengaruhi kinerja dalam pencarian dok PH
adanya proses cetak pada mesin printer
tidak ada lost time,kerana tidak ada proses mengantri
Keterangan Setelah dilakukan dilakukan perbaikan(improvement) Aktivitas yang tidak dapat dikurangi atau dihilangkan, karena bersifat tak terduga.menjadi tidak terlalu mengganggu proses pencarian dok PH Setelah dilakukan dilakukan perbaikan(improvement)
Setelah dilakukan dilakukan perbaikan(improvement)
Evaluasi Penggunaan Sistem e-PH dalam Pencarian Dokumen PH
4.3.4.1 Analisa efisiensi dari segi waktu kerja Aktifitas Purchaser mencari dan mengcopy dokumen perbandingan harga dalam memproses PR repeat order setelah menggunakan program e-PH lebih cepat ini dapat
63
dilihat dari perbandingan perbandingan alur proses kerja as is condition dengan alur proses kerja setelah menggunakan e-PH. Tabel 4.8 Data perbandingan waktu kerja as is condition vs e-PH No
Uraian Elemen Kerja
AS is condition (dlm detik)
Dengan e-PH (dlm detik)
1
Berjalan Menuju Lemari File
8,53
-
2
Mengambil odner pada dari lemari file Mencari dokumen PH berdasar data PR siap release dan part number Mengambil file dari odner
7,07
-
73,40
-
7,52
-
48,72
-
11,21
-
7,45
-
8,98
-
3 4 5 6 7 8 9
Melakukan fotokopi dokumen ke mesin fotokopi Mengembalikan file ke dalam odner Mengembalikan odner kedalam lemari Kembali ke meja kerja
-
5,58
-
29,46
11
Membuka program e-PH pada komputer Melakukan paste data rekap PR dan run program Melakukan print dokumen
-
15,96
12
Berjalan mengambil hasil print
-
21,93
172,88 34 jam 54 menit (19,6%)
72,93 14 jam 43 menit (8,4%)
10
Total aktivitas Total waktu yang dibutuhkan /perbln
Dari tabel berbandingan diatas dapat diketahui adanya efisiensi waktu sebanyak 58 % dari kondisi as is condition.
64
4.3.4.2 Analisa Efisiensi dari Segi Biaya Analisa efisiensi dari segi biaya perhitungannya didasarkan pada mengalikan selisih waktu kerja dengan besar biaya tenaga kerja setiap detiknya. Sehingga dapat diketahui besar efisiensi dalam satuan biaya kerja setiap staf Purchaser. Jika di asumsikan besar gaji seorang staff Purchaser sebesar Rp.2.000.000,00 , jumlah hari kerja dalam 1 bulan adalah 22 hari dan jam kerja 8 jam per hari. Maka besar biaya staff Purchaser dalam satuan detik : Rp.2.000.000,00 = ( ) : 8 jam kerja 22 hari = ( Rp.90.909 /hari ) : 8 jam kerja = Rp.11.364,00/ jam atau Rp.3,16/ detik Besar efisiensi dari segi biaya yang dapat dihasilkan dari penggunaan program ePH adalah sebagai berikut: = selisih waktu kerja x biaya staff = (125.640,54 - 53.001,878) x Rp.3.16/detik = 72.638,66 detik x Rp 3.16 /detik = Rp.229.538,00 Jadi dengan menggunakan program e-PH dalam proses mencari dokumen Ph terjadi efisiensi biaya sebesar Rp.229.538,00 per bulan.
4.3.4.3 Analisa Efisiensi dari Segi Ergonomi dan Psikologis Keuntungan yang diperoleh dari penggunaan program e-PH segi ergonomi adalah berkurangnya kegiatan fisik berupa kegiatan berjalan berpindah tempat dari setiap
65
Purchaser dalam proses mencari dokumen PH. Berikut merupakan tabel perbandingan jarak perpindahan kerja as is condition versus e-PH, dengan asumsi kegiatan hanya dilakukan satu kali dalam pencarian dokumen.
Tabel 4.9 Data perbandingan jarak perpindahan kerja as is condition vs e-PH
No
Uraian Elemen Kerja
AS is condition (dlm meter)
Dengan e-PH (dlm meter)
3,00
-
1
Berjalan Menuju Lemari File
2
Mengambil odner pada dari lemari file Mencari dokumen PH berdasar data PR siap release dan part number Mengambil file dari odner
-
-
-
-
-
-
Melakukan fotokopi dokumen ke mesin fotokopi Mengembalikan file ke dalam odner
27,00
-
-
-
-
-
3,00
-
-
-
-
-
-
-
-
19,8
33,00
19,80
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Mengembalikan odner kedalam lemari Kembali ke meja kerja Membuka program e-PH pada komputer Melakukan paste data rekap PR dan run program Melakukan print dokumen Berjalan mengambil hasil print dan kembali kemeja kerja Total aktivitas
66
Dari tabel berbandingan dapat diketahui jika di asumsi terjadi satu kali permintaan pencarian dokumen untuk memproses satu PR repeat order, maka terjadi efisiensi gerakan berjalan Purchaser sebesar 40 % Keuntungan lain yang diperoleh dari penggunaan program e-PH dari segi psikologis yang meringankan beban kerja seorang Purchaser adalah sebagai berikut:
Tabel 4.10 Data perbandingan as is condition vs e-PH No 1
2
3
4
Kondisi As is condition Lost time karena mengantre pada mesin fotokopi Berpotensi menimbulkan Stress Lost time karena mencari Dok PH secara manual Berpotensi menimbulkan Stress Kelelahan fisik karenakegiatan yang bersifat berulang Berpotensi menimbulkan Stress dan lelah Tingkat kemungkinan hilangnya dokumen PH yang tinggi Berpotensi menimbulkan Stress
Kondisi setelah perbaikan (e-PH) Tidak ada kegiatan fotokopi Tidak berpotensi menimbulkan Stress Lost time karena mencari dok PH dapat berkurang Tidak berpotensi menimbulkan Stress Kelelahan fisik karena kegiatan yang bersifat berulang dapat berkurang Tingkat kemungkinan kehilangan dokumen PH tidak ada Tidak berpotensi menimbulkan Stress
Dengan berkurangnya beban Purchaser dalam memproses PR repeat order diharapkan tingkat stress purchaser dapat berkurang, sehingga kinerja dan perfoma kerja dapat meningkat dan Purchaser memiliki kelonggaran waktu untuk melakukan aktifitas lainya.
67
4.3.5
Maintenance Program e-PH
Perawatan yang dilakukan adalah jika terjadi perubahan harga dari suatu item yang telah terdaftar dalam e-PH. Kegiatan yang dilakukan adalah mengganti dokumen softcopy PH pada folder hasil scan yang lama dengan dokumen yang baru.
