BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN PADA PT. PERMATA KOMUNIKA MEDIATAMA

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN PADA PT. PERMATA KOMUNIKA MEDIATAMA 3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Permata Komunika Mediatama berdiri pada tanggal 25 September 2007. Perusahaan ini didirikan dalam bentuk badan hukum Perseroan Terbatas dengan nama PT. Permata Komunika Mediatama untuk jangka waktu yang tidak terbatas. Perusahaan ini bertempat di Anakida Building 2nd Floor Suite 202, Jl. Prof. Dr. Soepomo SH No. 27 Jakarta Selatan 12810 sejak tahun 2007 hingga Agustus 2011. Semenjak September 2011 sampai saat ini perusahaan ini berpindah lokasi ke Jl. Asem Baris Raya No. 6 Kebon Baru, Jakarta Selatan. Perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa periklanan, hiburan, promosi, agency dalam bentuk rumah produksi yang memproduksi program-program yang ditayangkan ditelevisi dalam bentuk tv magazine, reality show, acara music, tayangan komersial dan konser. Selain itu perusahaan ini juga membuat program off-air yang dibuat seperti acara disekolah, acara di tempat-tempat umum. Sampai saat ini program off-air diadakan untuk mendukung program on-air yang ditayangkan di televisi. Program yang sudah diproduksi dan ditayangkan sampai saat ini oleh PT. Permata Komunika Mediatama adalah : Tahun 2007-2009

: Class Music On Campus

Tahun 2007-2009

: Nikki Bikers

Tahun 2009-2010

: International Class Hits

53   

Tahun 2010

: Diary Bunda Season 1

Tahun 2010

: Diplomat Success Challenge

Tahun 2011 – sekarang : Diary Bunda Season 2 Sedangkan program off air yang sudah diadakan oleh PT. Permata KOmunika Mediatama adalah : Tahun 2007

: Nikki Bikers

Maret 2010

: Diary Bunda at Mall ( Tamini Square Jakarta Timur)

September – Desember 2010 : Diplomat Success Challenge 1 Agustus 2010 : Diary Bunda at Mall ( Pejaten Village Mall Jakarta Selatan) Januari 2011 : Diary Bunda Goes to School ( SDN 15 Tebet Jakarta Selatan) Mei 2011

: Diary Bunda Goes to School ( Global Islamic School Jakarta)

Juli 2011

: Diary Bunda at Mall ( Gandaria City Mall Jakarta Selatan )

Sampai saat ini program on air yang akan dijalankan kedepan adalah Diary Bunda Season 3 dan Music Local On- Air. Begitu pula dengan Off airnya adalah Music Local Off-Air dan Diary Bunda At Mall.

3.2 Visi dan Misi VISI Membangun PT. Permata Komunika Mediatama menjadi lebih berkualitas dan memiliki nilai yang semakin berkembang MISI

 

-

Meningkatkan ide kreativitas dan inovasi

-

Memproduksi program-program yang berkualitas untuk masyarakat

 

54   

-

Menyajikan sarana hiburan yang menarik dan bermanfaat

3.3 Operasi Perusahaan

Operasi perusahaan dimulai dari penyusunan konsep dan ide kreatif yang disusun oleh Producer, Scriptwriter dan Managing Director. Jika sudah ditemukan konsep yang bagus dan sesuai, maka konsep tersebut diberikan kepada Account Executive apakah konsep tersebut layak untuk dijual dan akan menarik pihak sponsor. Ketika pihak perusahaan (produksi, marketing, dan managing director) sudah melakukan presentasi kepada pihak klien (sponsor), maka pihak produksi mulai melakukan penyusunan anggaran produksi dengan jumlah angka yang ditetapkan oleh pihak klien. Disisi yang lain, Finance mencari Stasiun TV yang diinginkan agar stasiun tv tersebut mengajukan Proposal program dan Rate Card. Jika Stasiun TV sudah disetujui dan konsep sudah ada yang terjual di main sponsor da co-sponsor yang ingin bekerjasama dengan tandatangan Media Estimate yang dibuat oleh Marketing, maka proses produksi pun dapat dimulai. Dalam proses pengeluaran anggaran, seluruh karyawan ( Marketing, Off-air, Produksi, Ekspedisi) jika ingin melakukan permintaan dana, maka melakukan pengisian Form Request atau Form Reimburstment (jika sudah dibayar diawal). Form Permintaan tersebut diserahkan kepada bagian Finance untuk diperiksa apakah yang diminta terdapat pada anggaran produksi yang dibuat. Setelah itu, jika sudah disetujui oleh Managing Director, bagian Finance membuat Laporan Permintaan Budget dan Cek yang harus diajukan kembali ke Managing Director untuk ditandatangan. Setelah

 

 

55   

ditandatangan, bagian Finance akan melakukan penarikan melalui Bank, dan Bukti Penarikan dan Form Permintaan tersebut harus ditandatangani oleh karyawan yang mengajukan permintaan sebagai tandalunas. Setelah itu bagian Finance mengupdate ke Laporan Keuangan dan Laporan Bank. Pada proses penerimaan. Bagian Finance membuat invoice berdasarkan Media Estimate yang dibuat, beserta faktur pajak. Invoice dan Faktur pajak tersebut disetujui dan ditandatangan oleh Managing Director, lalu dikirimkan ke Klien. Ketika Klien sudah melakukan pembayaran dengan menyerahkan Cek pembayaran, maka bagian Finance melakukan kliring melalui Bank. Bukti Setor yang diberikan oleh Bank dimasukkan ke Arsip, dan update pembayaran di Laporan Bank. Setiap laporan yang dibuat, dilaporkan ke Managing Director hanya setiap akhir bulan. Mengenai penyusunan anggaran, perusahaan memiliki kebijakan yang berkaitan terhadap proses pengajuan anggaran sampai saat sudah terealisasi dan anggaran tersebut harus dilaporkan ke Managing Director. Proses penganggaran yang dilakukan dalam perusahaan adalah : -

Menetapkan biaya yang diperlukan dari seluruh proses produksi yang dilakukan.

-

Menghitung dan meneliti dengan cermat lalu diajukan kepada Managing Director untuk dianalisis. Ketika Managing Director tidak menyetujui anggaran yang diajukan, maka Anggaran yang disusun harus diperbaiki. Sedangkan

ketika

Managing

Director

menyetujui

dan

sudah

menandatangani pengajuan anggaran tersebut, dan itu menyatakan bahwa anggaran sudah ditetapkan dan tidak diizinkan untuk ditambahkan atau

 

 

56   

dikurangi lagi. Hal tersebut dilakukan sebagai acuan agar tidak terjadi kelebihan biaya yang dikeluarkan dikarenakan adanya permintaanpermintaan diluar dari biaya yang dibutuhkan ketika program sedang berjalan. -

Namun untuk variabel tertentu sepeti host. Variabel tersebut menggunakan kesepakatan kontrak yang disetujui sebelum program berjalan, sehingga kontrak tersebut sebagai jaminan dan acuan segala biaya yang harus dikeluarkan.

3.4 Struktur Organisasi Perusahaan

Managing Director

New Business Developer and OffAir

Marketing Mnajer

Senior Account Executive

Account Executive

Account Executive

Account Executive

Production Manager

Producer

Finance Manager

HRD Manager

Production Crew

Staff HRD

Driver

Staff Finance

Staff Finance

Tax Consultant

Ekspedisi

Gambar 3.1 Sturktur Organisasi pada PT. Permata Komunika Mediatama Tugas dan Wewenang dari setiap bagian adalah : 1. Managing Director Managing Director adalah seseorang yang memimpin perusahaan, merencanakan tujuan perusahaan jangka panjang dan jangka pendek, dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan di dalam perusahaan.

 

 

57   

2. Marketing Manajer Manajer adalah seseorang yang memimpin langsung dari tiap-tiap bagian yang membawahi karyawan dan pekerjaannya pada tiap-tiap bagian secara struktural 3. Account Executive Mengembangkan business key account dan membina hubungan kerja secara rutin dengan pihak klien ( advertiser dan agency ) guna mencapai target penjualan yang telah ditentukan melalui monitoring penjualan dan program promosi yang telah direncanakan perusahaan. 4. New Develeper Business and Off-air New Developer Business and Off-air adalah tim yang mencari ide-ide baru dalam bisnis dan merencanakan, mengatur, dan mengadakan progamprogram off-air. 5. Finance and Accounting Manager Finance Manager merupakan seorang yang memimpin langsung dari staf keuangan dan pajak, untuk memantau dan mengatasi seluruh hal-hal yang berkaitan dengan keuangan perusahaan. 6. Staf Finance Keuangan manajerial atau perusahaan adalah tugas menyediakan dana untuk kegiatan sebuah korporasi. 7. Human Resources Development ( HRD) Bagian yang bertanggungjawab atas berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat

 

 

58   

menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. 8. Staf HRD Seseorang yang mengelola atas berbagai hal yang berhubungan dengan kepegawaian. Pengelolaan dimulai dari reckrutmen, trainning, benefit, penilaian kinerja, perencanaan jenjang karir seluruh karyawan, PR dan pemutusan hubungan kerja. 9. Production Manager Production

Manager

adalah

perencanaan

program

baru,

konsep,

perpanjangan program, dan bertanggungjawab atas seluruh kegiatan produksi. 10. Producer Producer adalah orang yang bertanggung jawab atas seluruh kegiatan produksi yang berjalan kepada Production Manager, bertanggungjawab terhadap materi kreatif program (konsep), menyusun rundown program, memastikan ketersediaan sarana dan alat penunjang produksi yang dibutuhkan. 11. Production Crew Production Crew merupakan sekelompok orang-orang yang melakukan pekerjaan diluar lapangan, seperti cameramen, talent coordinator, dan scriptwriter. a. Asisten Produser / Sutradara

 

 

59   

Sebagai pelaksana Proses produksi, Mengkoordinir semua yang terkait dalam proses produksi, Mengawasi jalannya proses produksi, Memastikan bahwa semua bahan/materi penunjang produksi sudah tersedia, Memastikan dan mengawasi proses produksi dari mulai Pre-production sampai Post production, Memastikan bahwa proses produksi sudah sesuai dengan rundown yang telah dibuat, Menjalankan tugas2 lain yang diberikan excecutive produser atau produser terkait dengan produksi. b. Script writer Membuat naskah atau narasi untuk setiap program. Naskah atau narasi yang dibuat sesuai dengan susunan materi atau konsep Program. c. Video Editor Melaksanakan editing/proses produksi, Mengikuti aturan / concept creative keseluruhan program selama menjalankan fungsinya, dan

Bertanggung jawab atas

proses editing, sampai materi siap tayang, dari sisi editing. d. Talent Cordinator Talent Cordinator merupakan orang yang bertanggungjawab terhadap pemilihan, tawar-menawar harga talent, dan bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan talent yang sesuai untuk program yang akan diproduksi. e. Unit Production Crew Membantu proses produksi dan membantu asisten produser, (tidak termasuk fungsi creative dan scriptwriter serta talent cordinator) Bertanggung jawab akan ketersediaan materi untuk preview kepada agency atau advertiser. Memastikan bahwa setiap episode sudah sampai di TV station dan aman serta siap tayang.

 

 

60   

12. Ekspedisi Seseorang yang melakukan pekerjaan lapangan, yaitu mengantar-jemput dokumen ke tempat-tempat yang dituju. Dokumen yang Dibutuhkan : 1. Anggaran Produksi : Perencanaan and pengorganisasian sebelumnya mengenai orang-orang, bahan, mesin, perlengkapan, peralatan, serta modal yang diperlukan untuk memproduksi barang atau jasa pada suatu periode tertentu dimasa depan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau diramalkan. 2. Media Estimate : Estimasi biaya yang diperlukan dalam suatu pekerjaan yang dibuat berdasarkan sumber-sumber historical untuk dijadikan bahan penawaran kepihak Agency atau Advertiser. 3. Form Request : Lembar permintaan pengeluaran kas yang diperlukan untuk proses produksi yang dilakukan oleh seluruh karyawan ketika ingin melakukan permintaan dana perusahaan. 4. Form Reimbursment : lembar permintaan pengeluaran kas untuk pengembalian dana pribadi karyawan yang digunakan untuk proses produksi perusahaan disertai dengan bukti-bukti pembayaran dari sumber- sumber yang bersangkutan. 5. Invoice : dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh clien. Invoice dikirim dilengkapi dengan Faktur Pajak 6. Faktur Pajak Sederhana : Bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) karena penyerahan Barang Kena Pajarak atau Jasa Kena Pajak yang tidak diketahui identitasnya secara lengkap atau penyerahan

 

 

61   

BKP/JKP secara langsung kepada konsumen akhir. Faktur Pajak sederhana sekurang-kurangnya rangkap dua : -

Lembar ke-1 : Untuk pembeli BKP / penerima JKP

-

Lembar ke-2 : Untuk arsip PKP yang bersangkutan.

7. Laporan Pertanggungjawaban

Anggaran : Laporan yang menyatakan

seluruh pendapatan dan pengeluaran aktual yang sudah terjadi yang digunakan untuk menilai proses kinerja program, dan menilai berapakah laba atau rugi yang didapat berdasarkan anggaran yang dibuat sebelumnya.

3.5 Sistem yang Sedang Berjalan 3.5.1 Prosedur Penyusunan Anggaran Pengeluaran Penyusunan anggaran pengeluaran dimulai dari Bagian Produksi membuat Anggaran Produksi. Anggaran produksi dibuat berdasarkan penawaran harga dari vendor yang diberikan berupa dokumen namun bisa juga dalam bentuk lisan. Bagian produksi juga menyusun Anggaran Produksi berdasarkan rencana produksi yang berasal dari hasil presentasi yang dilakukan sebelumnya bersama klien yang dituju. Bagian produksi menyimpan file Anggaran Produksi melalui Microsoft Excel. Tidak ada aplikasi database yang digunakan. Anggaran produksi yang sudah selesai dibuat, diberikan kepada bagian Finance. Diwaktu yang bersamaan, Bagian Finance berkomunikasi dengan Stasiun TV agar pihak Stasiun TV tersebut mengajukan Proposal dan Rate card program. Ketika bagian Finance sudah menerima Proposal dan Ratecard dari Stasiun TV, bagian Finance menyerahkan Anggaran Produksi, Propoal dan Rate Card ke Managing

 

 

62   

Director untuk diperiksa dan ditandatangan. Jika

Managing Director tidak setuju

dengan biaya yang ditawarkan, maka Anggaran Produksi dikembalika n ke bagian Produksi untuk direvisi ulang. Begitu juga dengan Proposal dan Rate Card, jika tidak disetujui maka bagian Finance harus memberi informasi kepada pihak Stasiun TV untuk dilakukan revisi ulang. Atau juga pihak Stasiun TV tidak berkenan, maka bagian Finance harus mencari lagi Stasiun TV lain untuk dijadikan perbandingan. Namun jika diterima dan di tandatangan oleh Managing Director, maka bagian Finance menyimpan Anggaran Produksi di dalam Arsip Program (APro), sedangkan Proposal dan Rate Card yang sudah ditandatangan dikirimkan ke Stasiun TV melalui Fax untuk pembuatan Media Order. Setelah menerima Media Order dari Stasiun TV, bagian Finance menyerahan Proposal dan Rate Card serta Media Order diajukan kepada Managing Director. Managing Director akan melakukan pemeriksaan terhadap Media Order dengan Proposal dan Rate Card yang menjadi sumber dokumen dalam pemeriksaan tersebut. Setelah Media Order ditanda tangan oleh Managing Director, bagian Finance menyimpan Proposal dan Rate Card kedalam Arsip Proposal, Media order dan Media Estimate ( APMOE ). Sedangkan Media Order ( app) difotokopi oleh bagian Finance. Setelah difotokopi Media Order ( app) yang asli dikirimkan ke Stasiun TV. Sedangkan Media Order (app) Copy 1 disimpan didalam arsip Arsip APMOE.

3.5.2 Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan Penyusunan anggaran pendapatan dimulai dari Marketing membuat Media Estimate berdasarkan Proposal dan Rate Card yang diserahkan oleh bagian Finance. Media Estimate tersebut berisikan penawaran harga dalam bentuk spot-spot penayangan

 

 

63   

yang nilainya berdasarkan Proposal dan Rate Card yang diajukan oleh Stasiun TV. Ketika Media Estimate sudah dibuat, Proposal dan Rate Card difotokopi oleh Marketing. Rate Card yang asli dikembalikan ke bagian Finance untuk dimasukkan kedalam Arsip Proposal, Media Order dan Estimate (APMOE), sedangkan Proposal dan Rate Card Copy 1 disimpan oleh Marketing didalam Arsip Proposal dan Rate Card ( APR ). Media Estimate yang tadi sudah dibuat, diajukan ke Managing Director untuk diperiksa dan ditandatangani, jika tidak setuju kembali lagi ke proses pembuatan Media Estimate diawal, sedangkan jika Managing Director sudah setuju dan menandatangani Media Estimate, maka Media Estimate difotokopi oleh Marketing. Media Estimate dan Media Estimate Copy 1 dibawa ke Klien oleh Marketing untuk diberikan approval berupa tandatangan dikedua berkas tersebut. Ketika Agency sudah menandatangani dua berkas tersebut, Media Estimate Copy 1 diserahkan ke Agency, sedangkan Media Estimate yang asli dibawa kembali oleh Marketing ke kantor untuk di fotokopi kembali. Ketika sudah difotokopi, Media Estimate (app) Copy 2 disimpan oleh Marketing kedalam Arsip Media Estimate ( AME), sedangkan Media Estimate (app) diserahkan ke Finance untuk difotokopi kembali. Ketika sudah difotokopi, Media Estimate (app) dan Media Estimate Copy 3 disimpan kedalam APMOE.

3.5.3 Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran dimulai dari pembuatan Invoice dan Faktur Pajak oleh Finance. Invoice dan Faktur Pajak tersebut dibuat berdasarkan Media Estimate yang sudah di setujui oleh kedua belah pihak yaitu Perusahaan dan Agency. Setelah Invoice dan Faktur Pajak dibuat, Invoice dan Faktur Pajak diajukan ke

 

 

64   

Managing Director beserta Media Estimate (app) Copy 3 untuk dasar pemeriksaan. Managing Director memeriksa dan menandatangani Faktur Pajak yang diajukan, sedangkan Invoice ditandatangani oleh pihak Finance. Setelah Invoice dan Faktur Pajak diperiksa oleh Managing Director, maka Invoice dan Faktur Pajak difotokopi oleh Finance, sedangkan Media Estimate (app) copy 3 disimpan kembali kedalam APMOE. Invoice dan Faktur Pajak yang sudah difotokopi, yang asli dikirim ke Klien, sedangkan hasil fotokopi Invoice dimasukkan ke Arsip Pembayaran (AP) dan Faktur Pajak Copy 1 dimasukkan ke Arsip Faktur Pajak (AFP). Setelah Agency menerima Invoice dan Faktur Pajak, klien mengirimkan Cek/ Giro pembayaran beserta Bukti Potong ke bagian Finance perusahaan. Bagian Finance mengarsip Bukti Potong ke dalam Arsip Bukti Potong (APB), sedangkan Cek/ Giro Pembayaran difotokopi. Cek/ Giro Copy 1 langsung disimpan kedalam AP. Cek/Giro yang asli dikirim ke Bank untuk dilakukan kliring oleh Bank. Setelah Bank melakukan kliring, Bank menyerahkan Bukti Setor ke perusahaan. Bagian Finance menerima Bukti Setor tersebut, dan langsung mengupdate Laporan Bank yang tersimpan didalam Microsoft Excel. Setiap akhir bulan, Laporan Bank tersebut di cetak dan diajukan ke Managing Director untuk diperiksa dan ditandatangan sebagai Laporan Bank bulanan. Ketika sudah ditandatangan. Laporan Bank tersebut disimpan kedalam Arsip Laporan Bank (ALB) oleh bagian Finance.

3.5.4 Prosedur Realisasi Pengeluaran Anggaran Realisasi pengeluaran anggaran dimulai dari karyawan mengisi Form Permintaan untuk pengajuan pengeluaran dana yang diisi berdasarkan lisan atau tidak

 

 

65   

ada dokumen yang mendasari. Setelah karyawan mengisi Form Permintaan, Form Permintaan tersebut menyerahkan form tersebut ke bagian Finance, bagian Finance mengecek Form Permintaan yang diajukan dengan memeriksa apakah sesuai dengan kebutuhan yang diajukan pada Anggaran Produksi di awal. Setelah diperiksa, Anggaran Produksi disimpan kembali kedalam Arsip Program ( APro), sedangkan Form Permintaan diajukan ke Managing Director untuk diperiksa dan ditandatangan. Jika permintaan tersebut ditolak oleh Managing Director, maka Form Permintaan dikembalikan lagi oleh Finance kepada karyawan untuk direvisi dan dibuat Form Permintaan yang baru. Namun sebaliknya jika permintaan diterima dan Form Permintaan ditandatangani, maka Form Permintaan (app) langsung dijadikan bahan untuk pembuatan Laporan Permintaan Budget (LPB) dan Cek. LPB dan Cek diajukan oleh Finance ke Managing Director untuk diperiksa ulang dan ditandatangan. Ketika sudah ditandatangan oleh Managing Director, Finance menyimpan Form Permintaan (app) kedalam Apro, sedangkan LPB (app) disimpan kedalam Arsip LPB dan Cek (app) difotokopi oleh Finance. Setelah difotokopi Cek (app) Copy 1 disimpan kedalam Arsip LPB, sedangkan Cek (app) yang asli dikirim ke Bank untuk dikliring. Bank akan menyerahkan Bukti Penarikan ke Finance setelah cek dikliring. Bukti Penerimaan diupdate kedalam Laporan Keuangan dan Laporan Bank. Setelah mengupdate Laporan Keuangan dan Laporan Bank, Bukti Penarikan dan Form yang dikeluarkan kembali dari APro, diajukan ke karyawan untuk ditandatangan sebagai tanda lunas atau sudah melakukan pembayaran. Jika Form Permintaan dan Bukti Penarikan sudah ditandatangan oleh karyawan, Form Permintaan dan Bukti Penarikan disimpan kembali kedalam Arsip Program (APro).

 

 

66   

Setiap akhir bulan, Laporan Bank dan Laporan Keuangan dicetak dan diajukan ke Managing Director untuk diperiksa dan ditandatangan sebagai laporan bulanan. Setelah ditandatangan oleh Managing Director, Laporan Bank dan Laporan Kas disimpan ke dalam Arsip Laporan Bank (ALB) dan Arsip Laporan Kas (ALK).

3.5.5 Prosedur Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Anggaran Laporan pertanggungjawaban anggaran disusun berdasaarkan dokumen Invoice, Media Order, Bukti Potong, Faktur Pajak yang berada di arsip masing-masing. Selain itu juga berdasarkan file Laporan Bank dan Laporan Keuangan yang tersimpan di Microsoft Excel. Ketika Laporan pertanggungjawaban anggaran dan Laporan Biaya Produksi setiap episode sudah selesai dibuat, kedua laporan tersebut diserahkan ke Managing Director untuk diperiksa dan ditandatangan. Ketika sudah ditandatangani oleh Managing Director, Kedua Laporan tersebut disimpan didalam Arsip Laporan Akhir

 

 

67   

3.6 Rich Picture Sistem yang berjalan Prosedur Anggaran Pengeluaran  

Vendor

1. Menawarkan harga secara lisan maupun menggunakan dokumen

Stasiun TV

2. Proposal dan Rate Card 3. Anggaran Produksi

Produksi

Finance 4. Anggaran Produksi dari Produksi dan Proposal & Rate Card dari Stasiun TV 5. Anggaran Produksi, Proposal dan Rate Card yang sudah ditandatangan Managing Director

6. Media order dari Stasiun TV dan Proposal & Ratecard

7. Media order yang sudah ditandatangani Managing Director

Managing Director

Gambar 3.2 Rich Picture Prosedur Anggaran Pengeluaran

 

 

68   

Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan

1. Proposal dan Rate Card yang sudah ditandatangan Managing Director

2. Proposal dan Ratecard setelah difotokopi

Marketing

5. Media Estimate yang sudah di tandatangan klien dan Managing Director dan di fotokopi

Finance

3. Media Estimate

4. Media Estimate yang sudah ditandatangani Managing Director

Managing Director

Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan

 

 

69   

Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran

3. Invoice, Faktur Pajak yang sudah ditandatangani MD

4. CEK Pembayaran dan Bukti Potong

Klien Finance

5. CEK/GIRO PEMBAYARAN 6. Bukti Setor

1. Invoice, Faktur Pajak, dan Media Estimate (Copy)

Bank

2. Invoice, Faktur Pajak yang sudah ditandatangani MD 7. Laporan Bank 8. Laporan Bank yang sudah ditandatangan MD

Managing Director

Gambar 3.4 Rich Picture Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran

 

 

70   

Prosedur Realisasi Pengeluaran Anggaran  

1. Form Permintaan

8. Bukti Penarikan dan Form Permintaan

Karyawan 9. Bukti Penarikan dan Form Permintaan yg sudah di ttd LUnas

Finance

7. Bukti Penarikan 6. CEK yg sudah di ttd MD

10. LB dan LK

5. LPB dan CEK Yang sudah di ttd MD

4. LPB, CEK, Form Permintaan (app)

3. Form Permintaan Setelah ditanda tangan MD

2. Form Permintaa Setelah Diperiksa Finance

11. LB dan LK yang sudah Ditandatangan MD

Bank

Managing DIrector

Gambar 3.5 Rich Picture Prosedur Realisasi Pengeluaran Anggaran

 

 

71   

Prosedur Laporan Pertanggungjawaban Anggaran

Finance

1. Laporan Produksi dan LPJA

2. Laporan Produksi dan LPJA yang sudah di t andatangan MD

Managing Director Gambar 3.6 Rich Picture Prosedur Laporan Pertanggungjawaban Anggaran

 

 

72   

3.7 Flowchart Sistem yang Berjalan Prosedur Penyusunan Anggaran Pengeluaran Penyusunan Anggaran Pengeluaran Produksi

Managing Director

Finance Dari Stasiun TV

Mulai

Dari Vendor

Anggaran Produksi

Penawaran harga

Propoosal dan Rate Card

Membuat Anggaran Produksi

A

Rencana Produksi

Anggaran Produksi

Periksa dan tanda tangan YES

Anggaran Produksi

APP

Propoosal dan Rate Card

Diserahkan ke Stasiun TV

NO A

Kirim Melalui Fax

T

Dari Stasiun TV

Propoosal dan Rate Card

Penawaran harga

T

Propoosal dan Rate Card

Media Order

Periksa dan tanda tangan

T

Media Order

Media Order Copy 1

Periksa dan tanda tangan

Diserahkan ke Stasiun TV

Media Order

Selesai

Gambar 3.7 Flowchart Prosedur Penyusunan Anggaran Pengeluaran

 

 

73   

Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan Penyusunan Anggaran Pendapatan Marketing

Managing Director

Finance

Mulai

T Proposal dan Rate Card

Proposal dan Rate Card

Membuat Media Estimate

A

Proposal dan Rate Card

Media Estimate Periksa dan Tanda Tangan

Fotokopi

Yes APP Proposal dan Rate Card ( Copy 1)

Fotokopi

No A Fotokopi

T Media Estimate

Media Estimate Copy 1

Copy 3 Media Estimate (APP)

Klien

Media Estimate (APP)

Selesai

Fotokopi

T

Media Estimate (APP)

Copy 2

Gambar 3.8 Flowchart Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan

 

 

74   

Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran P ro sed u r P e n a gih a n K e p ad a K lie n d an P e n e rim a a n P e lu n asa n D a ri K lien F ina n ce

M a na g ing D ire ctor

M u la i

M ed ia E stim a te (a pp )C o py 3

N

M e m bu a t Invo ice da n F a ktur P a ja k

IN V O IC E

M e d ia E stim a te (a pp )C o py 3

F a ktur P a ja k

M e d ia E stim a te (a pp )C o py 3

IN V O IC E

P e rik sa d a n T an d a T a n ga n

F a ktur P a ja k

F o to ko p i

N

IN V O IC E

F aktu r P aja k C o py 1

Invo ice C opy 1

F a ktur P a ja k

T

K lien

N B u kti P oto n g

C E K /G IR O C E K /G IR O C opy 1

F o to ko p i

C E K /G IR O M elaku ka n K lirin g d i B an k

B ukti S e to r

UPDATE

La p ora n BANK

CETAK

 

D ila ku k an d is etia p akh ir bu la n , da n s etia p te rja di pe m ba ya ra n ha n ya d ib erita hu k an s e ca ra lisa n

L a po ra n B a nk

P e rik sa d a n T an d a ta ng an

   

L a po ra n B a nk (A P P )

S e le sai

T

Gambar 3.9 Flowchart Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran

 

 

75   

Prosedur Realisasi Pengeluaran Anggaran R e a lis a s i P e n g e lu a ra n A n g g a ra n K a ry a w a n

M u la i

F in a n c e

M a n a g in g D ire c to r

L is a n a ta u tid a k ada dokum en y a n g m e n d a s a ri P e rm in ta a n d a n a k e lu a r

A

T

M e n g is i F o rm P e rm in ta a n

F o rm P e rm in ta a n

F o rm P e rm in ta a n

A n g g a ra n P ro d u k s i

P e rik s a (ta n p a ta n d a ta n g a n )

A n g g a ra n P ro d u k s i

F o rm P e rm in ta a n

P e rik s a d a n T a n d a ta n g a n

F o rm P e rm in ta a n (A p p )

Yes

APP

No M em buat L a p o ra n P e rm in ta a n B udget dan C E K

L a p o ra n P e rm in ta a n B udget

A

F o rm P e rm in ta a n (A p p )

CEK

F o rm P e rm in ta a n (A p p )

F o rm P e rm in ta a n (A p p )

P e rik s a d a n T a n d a ta n g a n

T

L a p o ra n P e r m in ta a n B udget

CEK

F o to k o p i T anda Tangan Lunas

T CEK C opy 1 CEK

F o rm P e rm in ta a n (A p p )

B u k ti P e n a rik a n

M e la k u k a n K lirin g di B ank

B u k ti P e n a rik a n

B u k ti P e n a rik a n

UPDATE

L a p o ra n Bank

L a p o ra n K euangan

CETAK

L a p o ra n K euangan

L a p o ra n B a n k

D ila k u k a n s e tia p a k h ir b u la n

P e rik s a d a n Tanda Tangan

L a p o ra n K euangan

L a p o ra n B a n k

 

S e le s a i

T

T

Gambar 3.10 Flowchart Prosedur Realisasi Pengeluaran Anggaran

 

 

76   

Prosedur Laporan Pertanggungjawaban Anggaran Laporan Pertanggungjawaban Anggaran Finance

M anaging Director

M ulai

Laporan Keuangan

   

Laporan Bank

M em buat Laporan Pertanggungjawaban Anggaran dan Laporan Produksi per episode

Laporan Produksi

LPJA

Dilakukan setiap akhir program

    Periksa dan Tandatangan

   

Laporan Produksi (app)

LPJA (app) Selesai

 

T

Gambar 3.11 Flowchart Prosedur Laporan Pertanggungjawaban Anggaran  

 

 

77   

3.8 Analisis Permasalahan dan Solusi 3.8.1 Analisis Permasalahan Berdasarkan hasil wawancara manajemen, permasalahan yang saat ini terjadi pada perusahaan adalah tidak tercapainya target laba yang diinginkan yaitu sebesar 30% dari pendapatan yang diperoleh.

Hal tersebut disebabkan karenanya terjadinya

overbudget terhadap komponen biaya yang digunakan pada proses produksi. Dari Rekapitulasi Laporan Pertanggungjawaban Program sejak tahun 2009-2011 terdapat dari beberapa program terdapat 2 program yang dapat dianalisis penyebab permasalahannya, yaitu Nikki Bikers yang diproduksi pada April-Juli 2009 memperoleh 2% laba dari pemasukkan, dan puncaknya Diplomat Success Challenge yang diproduksi pada Oktober-November 2010 mengalami kerugian besar yaitu 72% dari laba yang diterima. Hal tersebut dapat dilihat pada table dibawah ini: Table 3.1 Rekapitulasi Laporan Pertanggungjawaban Program Rekapitulasi Laporan Pertanggungjawaban Program April 2009 - July 2011 Program

Pemasukkan

Pengeluaran

Laba

%

Nikki Bikers

1,471,050,000

1,446,123,000

24,927,000

2%

ICH

1,092,000,000

777,055,500

314,944,500

29%

Diary Bunda 1

3,141,500,000

2,604,750,000

536,750,000

17%

DSC

1,112,523,500

1,916,276,680

(803,753,180)

BPJT

49,500,000

35,200,000

14,300,000

-72% 29%

Berdasarkan munculnya presentasi laporan hasil rekapitulasi laba yang diperoleh, dapat ditelusuri penyebab tidak tercapainya target laba adalah dikarenakan

 

 

78   

kurangnya pengendalian terhadapa target pendapatan sebesar 30% yang seharusnya dihitung sebelumnya berdasarkan anggaran produksi yang dibuat. Selain itu terdapat permasalahan terhadap kurangnya pengendalian terhadap biaya-biaya yang dianggarkan sehingga semakin dapat memicu terjadinya kerugian. Berikut ini adalah dua program TV yang pernah dilakukan oleh perusahaan pada tahun 2008-2009 dan 2010, yaitu Nikki Bikers dan Diplomat Success Challenge. Analisis varians pada anggaran dilakukan berdasarkan proses produksi yang dilakukan. Pada program Nikki Bikers, ditemukannya overbudget yang dapat dilihat dari analisis anggaran yang diklasifikasikan berdasarkan proses produksinya yaitu Pre Production Cost, Post Production Cost, dan Miscellaneous Cost, tetapi Pre Production Cost pada program ini hanya over budget sebesar 5,5% atau melebihi Rp. 2,730,000 dari anggarannya. Sedangkan Post Production Cost dan Miscellaneous Cost mengalami over budget sebesar 21,7% dan 12,1%, secara lengkap dapat dilihat ditabel dibawah ini :

 

 

79   

Table 3.2 Analisis Anggaran Nikki Bikers

ANALISIS ANGGARAN NIKKI BIKERS

NO KETERANGAN PRE 1 PRODUCTION

Realisasi Anggaran/eps

Realisasi Anggaran

SELISIH

14 3,500,000

49,000,000

3,695,000

51,730,000

(2,730,000)

2 PRODUCTION POST 3 PRODUCTION

14 39,400,000

551,600,000

37,439,000

524,146,000

27,454,000

14 18,710,000

261,940,000

22,774,000

318,836,000

(56,896,000)

4 MISCELLANEOUS

14 3,465,000

48,510,000

3,886,500

54,411,000

(5,901,000)

5 Placement

14 40,000,000

560,000,000

35,500,000

497,000,000

63,000,000

1,471,050,000

103,294,500

1,446,123,000

24,927,000

TOTAL

   

Budget yang diajukan/eps

Total anggaran yang diajukan

Eps

105,075,000

   

   

   

   

   

 

80 

80   

Dalam Program Nikki Bikers, dapat dilihat pada Laporan Pertanggungjawaban Program, program ini tetap memperoleh laba sebesar 2% yaitu Rp 24.927.000,- dari Total Pemasukkan yang diperoleh dari hasil penjualan ke Agency sponsor. Namun laba yang diperoleh tidak begitu besar dibandingkan dengan proses produksi yang begitu panjang, dikarenakan adanya gejala over budget pada komponen-komponen tertentu yang disebutkan diatas. Pada tahun berikutnya ( 2010 ) di program Diplomat Success Challenge, realisasi biaya mengalami over budget yang jauh lebih besar, yaitu pada proses produksi Production Off Air Cost, Post Production Cost, Talent Cost, dan Miscellaneous Cost, , dengan over budget senilai Rp 55-an sampai Rp 250-an juta. Khusus untuk biaya Miscellaneous dan Placement, over budget terjadi karena biaya tersebut diluar anggaran yang artinya manajemen belum melakukan budgeting secara detail sehingga terdapat variabel-variabel biaya yang muncul diluar dugaan, yang nilainya sangat signifikan ( Rp 170-an juta). Over budget yang terjadi pada program ini sekitar 36% sampai dengan 207,8 %. Dengan keseluruhan total overbudget sebesar Rp 905.891.680,- .Secara detail dapat dilihat pada table dibawah ini : Table 3.3 Analisis Anggaran Diplomat Success Challenge ANALISIS ANGGARAN Diplomat Success Challenge NO

KETERANGAN

1 2

PRE PRODUCTION PRODUCTION ON AIR PRODUCTION OFF AIR - FINAL POST PRODUCTION TALENT MISCELLANEOUS PLACEMENT

3 4 6 7

 

Anggaran yang diajukan 283,640,000 420,345,000

Realisasi Anggaran

SELISIH

386,652,700 340,930,850

(103,012,700) 79,414,150

43,500,000

133,903,008

(90,403,008)

102,900,000 160,000,000

92,460,000 417,000,000 55,330,122 490,000,000

10,440,000 ) (257,000,000) (55,330,122) (490,000,000)

 

81    TOTAL

1,010,385,000

1,916,276,680

(905,891,680)

Pada Program Diplomat Success Challenge yang dapat dilihat pada tabel rekapitulasi laba rugi, terjadi kerugian sebesar 72% atau sebesar Rp 803.753.180,- dari Total Pemasukkan yang diperoleh dari Agency penyelenggara. Hal ini tentu semakin menunjukkan bahwa sudah timbul gejala over budget yang mungkin akan selalu terjadi pada perusahaan dikarenakan munculnya biaya-biaya yang tidak terduga dan pengendalian yang kurang memadai terhadap kontrol permintaan dan pengeluaran dana anggaran, dan penyusunan anggaran yang belum dilakukan secara detail sehingga dapat memicu terjadinya over budget seperti yang terjadi pada kedua program ini. Berdasarkan kedua analisis di atas dapat disimpulkan penyebab dari permasalahan adalah karena banyaknya biaya-biaya tak terduga yang harus dikeluarkan dan tidak direncanakan pada anggaran awal. Selain itu terdapat keputusan managerial yang tidak terduga yang dapat menyebabkan biaya yang harus dikeluarkan melebihi dari biaya-biaya yang direncanakan di awal. Dan tidak adanya status limit anggaran yang menunjukkan apakah dana masih tersedia untuk digunakan untuk mengontrol dan membatasi pemakaian biaya-biaya untuk meminimalisasi terjadinya over budget pada komponen-komponen tersebut. Hal seperti di atas dapat memungkinkan terjadinya defisit pada program yang dijalankan dan hal itu dapat mempengaruhi laba perusahaan. Hal ini juga mungkin ditimbulkan oleh pencatatan yang kurang baik ( human error ) yang menyebabkan sulitnya mendeteksi manakah komponen yang dapat menyebabkan terjadinya kerugian. Dengan itu lebih baiknya lagi penulis telusuri lebih dalam komponen-komponen biaya yang digunakan dari setiap program.

 

 

82   

3.8.2 Uraian biaya Selanjutnya sub bab ini akan menguraikan komponen-komponen biaya yang berkontribusi berdasarkan kategori biaya :

Pre Production, Production, Post

production, Miscellaneous beserta faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya biaya-biaya tersebut : Table 3.4 Uraian Biaya Pre Production Deskripsi Biaya

Perhitungan Biaya

Sumber Biaya

I.Pre Production Script / writer

1 orang x fee

Negosiasi

Hunting / Still 1 kali proses casting x perkiraan biaya Skenario Photo / Casting 1 kali proses pre production x Adm, Trans & biaya administrasi, transportasi Forecasting dan komunikasi dan Historical Com

Pada Pre Production terdapat 3(tiga) variabel yang perlu dijaga. Script writer atau penulis naskah biayanya dapat diperoleh dari hasil negosiasi antara pihak produksi dengan penulis tersebut. Sedangkan proses casting berdasarkan skenario, yaitu apa saja yang diperlukan dalam proses casting. Jika terjadi kesulitan memungkinkan proses casting yang lama, sehingga memerlukan biaya yang lebih banyak. Sedangkan adminsitrasi, transportasi dan komunikasi didapatkan berdasarkan historical dan forecasting, berapakah perkiraan biaya transport dan komunikasi untuk proses casting, kita dapat melakukan analisis dengan melihat biaya yang terjadi di program sebelumnya. Uraiannya dapat dilihat pada table diatas. Sedangkan pada proses Production yang dapat dilihat pada table dibawah ini, Production Crew dan Talent dihitung berdasarkan 1 orang x fee yang diperoleh berdasarkan hasil negosiasi. Bagian Produksi melakukan negosiasi dengan crew yang  

 

83   

ingin bekerja sama dengan pihak perusahaan untuk memproduksi program ini. Hasil negosiasi tersebut bisa berupa perhitungan fee berupa 1 orang x fee x jumlah episode, atau dilakukan pembayaran per paket atau termin sesuai kesepakatan. Table 3.5 Uraian Biaya Production untuk Production Crew Deskripsi Biaya II. Production

Perhitungan Biaya

Sumber Biaya

Producer

1 orang x fee

Negosiasi

Director

1 orang x fee

Negosiasi

DOP 1

1 orang x fee

Negosiasi

DOP 2

1 orang x fee

Negosiasi

DOP 3

1 orang x fee

Negosiasi

DOP 4

1 orang x fee

Negosiasi

Production assistant

1 orang x fee

Negosiasi

Audio Man

1 orang x fee

Negosiasi

Prop Master

1 orang x fee

Negosiasi

Production Crew

1 orang x fee

Negosiasi

A. Production Crew

Untuk biaya variabel equipment ditentukan berdasarkan hasil forecasting atau historical biaya-biaya yang digunakan diprogram sebelumnya. Hal ini dapat dilihat pada Table 3.6 dibawah ini. Table 3.6 Uraian Biaya Production untuk Equipment Deskripsi Biaya

Perhitungan Biaya

Sumber Biaya

Sony Z1

1 unit x biaya sewa

Forecasting atau Historical

Generator Set

1 unit x biaya sewa

Forecasting atau Historical

Audio Recording

1 unit x biaya sewa

Forecasting atau Historical

Lighting Set

1 unit x biaya sewa

Forecasting atau Historical

Equipment Support

1 unit x biaya sewa

Forecasting atau Historical

B. Equipment

 

 

84   

Untuk transport, lokasi, rental studio, dan property ditentukan berdasarkan scenario, sehingga biayanya tidak pasti dapat ditentukan, hal ini bergantung dengan skenario apakah yang dibuat untuk program tersebut. Table 3.7 Uraian Biaya Production untuk Transport Rental dan Location/Studo/Property Deskripsi Biaya Perhitungan Biaya Sumber Biaya C. Transport Rental Production Crew 1 mobil x biaya Forecasting atau Historical transport Transport Camera / Equipment Car Tol / Parking / Premium

D. Location/ Property

1 alat x biaya sewa Forecasting atau Historical 1 kali produksi x biaya Forecasting atau Historical Tol, Parkir, dan bensin yang dibutuhkan

Studio/

Studio Rental / Location Property Cleaning / Guard

1 studio x biaya sewa Skenario 1 property x biaya sewa Skenario 1 kali proses produksi x biaya yang dibutuhkan Skenario

Untuk Talent biaya yang berasal dari hasil negosiasi dan juga bergantung pada keinginan Agency penyelenggara. Sehingga tugas seorang Talent Coordinator yang harus dapat bernegosiasi dengan baik untuk mendapatkan talent yang diinginkan yang sesuai dengan biaya. Dan untuk biaya 3D Animation berasal dari forecasting atau historical. Biaya ini tidak digunakan disetiap proses produksi program. Hal ini dapat dilihat secara lengkap pada table 3.8 dibawah ini. Table 3.8 Uraian Biaya Production untuk Talent dan 3D Animation Production Deskripsi Biaya E. Talent Host (1 Ver.) Co Host 2 Indoor (1 Ver ) Guest Star (1 Ver.)

 

Perhitungan Biaya

Sumber Biaya

1 orang x fee

Negosiasi

1 orang x fee 1 orang x fee

Negosiasi Negosiasi

 

85    1 orang x fee

Vo Talent

Negosiasi

F. 3D Animation Production 3D Animation Compositing

1 proses x biaya yang dibutuhkan 1 proses x biaya yang dibutuhkan

Forecasting atau Historical Forecasting atau Historical

Berdasarkan hasil uraian biaya pada Post Production dapat dilihat pada Proses Editing ( Post Production Suite), Travel Expenses, dan Tape records and Censorship didapat berdasarkan hasil Forecasting atau Historical dimana pada proses editing dapat diperkiraan berapakah biaya yang dibutuhkan dalam mengedit suatu program per episode nya dan dengan negosiasi untuk crew yang melakukan proses editing. Dapat dilihat dengan jelas pada Table 3.9 dibawah ini. Table 3.9 Uraian Biaya Post Production untuk Editing III. POST PRODUCTION Deskripsi Biaya A. Editing Post Production Suite Editor Graphic Editor

Perhitungan Biaya

Sumber Biaya

1 Proses x biaya yang dibutuhkan 1 orang x fee 1 orang x fee

Forecasting Historical Negosiasi Negosiasi

atau

Sedangkan untuk travel expenses dapat dilihat dari perbandingan berbagai harga hotel dan harga pesawat yang sesuai dengan biaya yang dianggarkan. Untuk meals dihitung berdasarkan scenario yang berarti memungkinkan terjadinya kelebihan pengeluaran dikarenakan proses produksi yang belum pasti dikarenakan kemungkinan adanya perubahan skenario. Jika skenario berubah tingkat kesulitannya pun mempengaruhi biaya yang akan dikeluarkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada table dibawah ini :

 

 

86   

Table 3.10 Uraian Biaya Post Production untuk Travel Expenses Deskripsi Biaya

Perhitungan Biaya

Sumber Biaya

B. Travel Expenses Air Ticket (generally) Fiscal Airport Tax

1 tiket orang x biaya Forecasting atau pesawat Historical 1 orang x biaya fiskal Forecasting atau Historical 1 orang x biaya pajak Forecasting atau airport Historical

Hotel

1 kamar x biaya hotel

Meals

1 orang x biaya makan

Forecasting atau Historical Skenario

Pada pembelian unit tape records dan censorship juga dapat dilihat dari histori pembelian unit-unit tersebut diprogram sebelumnya, sehingga kita dapat menilai berapakah perkiraan biaya tape records dan censorship yang diperlukan untuk program yang akan dijalankan. Table 3.11 Uraian Biaya Post Production untuk Tape Stocks & Cencorship Deskripsi Biaya D. Tape Stocks Censorship: Sony Mini DV 60 mnt

Perhitungan Biaya Sumber Biaya & 1 unit x biaya

BCT 30M S/P (Master) BCT 30M S/P (Release dub)

1 unit x biaya 1 unit x biaya

CD

1 unit x biaya

Forecasting atau Historical Forecasting atau Historical Forecasting atau Historical Forecasting atau Historical

Yang terakhir adalah biaya lain-lain yang biasanya variabelnya adalah konsumsi wardrobe dan biaya lain-lainnya yang tidak terduga. Konsumsi dan wardrobe ditentukan berdasarkan skenario. Jika skenario dan konsep sudah sesuai, maka wardrobe dapat dipilih, maka itu, pada anggaran wardrobe memungkinkan terjadinya overbudget

 

 

87   

dikarenakan skenario yang mungkin berubah. Begitu pula dengan biaya konsumsi yang bergantung pada skenario. Jika skenario tergolong rumit, maka proses produksi akan berjalan lebih lama dan membutuhkan biaya konsumsi dan operasional yang lebih banyak, sehingga memungkinkan terjadinya pengeluaran yang lebih. Uraian lengkapnya dapat dilihat dibawah ini : Table. 3.12 Uraian Biaya Miscellaneous Deskripsi Biaya IV.Miscellaneous

Perhitungan Biaya

Sumber Biaya

Konsumsi

1 orang x biaya konsumsi per orang Skenario

Wardrobe

1 proses produksi x biaya wardrobe yang diperlukan Skenario

Gejala umum terjadinya overbudget sering terjadi pada departemen produksi. Biasanya disebabkan karena biaya operasional yang tidak dapat diduga, dan munculnya biaya-biaya lebih yang dikarenakan kondisi yang tidak terencana, seperti tuntutan skenario yang memungkinkan konsep produksi berubah sewaktu-waktu. Over budget terjadi dikarenakan perusahaan belum menggunakan metode regresi atau statistic yang dapat diambil, yaitu metode peramalan penjualan, metode anggaran produksi, metode anggaran overhead, dan metode anggaran kas. 3.8.3 Solusi Permasalahan Masalah tersebut dapat diatasi dengan sistem berupa Rencana Penawaran yang dapat menghitung target penjualan yang disesuaikan dengan anggaran produksi yang diajukan. Seperti contoh dibawah ini :

 

 

88   

Table 3.13 Contoh Perhitungan Rencana Penawaran NO

Program

1 Nikki Bikers Diplomat Success 2 Challenge

Anggaran yang diajukan

Target %

Target Laba

1,471,050,000

30%

1,912,365,000

1,010,385,000

30%

1,313,500,500

Didalam sistem, akan disediakan perhitungan target laba berdasarkan anggaran produksi yang disusun sebelumnya untuk dijadikan tolak ukur dalam perencanaan penawaran. Selain itu terdapat laporan Status Anggaran Pendapatan yang dapat digunakan oleh bagian Marketing dan Managing Director untuk memantau target penjualan yang harus dicapai. Solusi tersebut diharapkan dapat mendukung perusahaan untuk mencapai target pendapatan yang diinginkan. Untuk permasalahan yang terdapat pada penyusunan Anggaran Produksi solusi yang diusulkan oleh penulis adalah adanya sistem yang menyediakan penyusunan anggaran produksi yang dikendalikan oleh perhitungan data historical sebelumnya, pengendalian berupa nilai maksimum dan minimum harga yang dapat dianggarkan, dan proyeksi rata-rata yang muncul didalam sistem untuk menilai seberapa sering biaya tersebut digunakan dalam setiap program. Dengan itu diadakannya Uji Perhitungan Statistika pada program sesuai dengan rumus berdasarkan teori, yaitu sebagai berikut : 1. Dalam menguji coba program yang akan diimplementasikan kepada perusahaan, digunakan data-data yang dibuat berdasarkan asumsi-asumsi yang didapat dari beberapa program yang pernah berjalan. Dalam hal ini diambil satu sample komponen biaya pada biaya Prodution Crew, namun

 

 

89   

sistem ini diharapkan dapat digunakan oleh seluruh komponen biaya yang digunakan. 2. Menghitung rata-rata, maksimum, minimum, standar deviasi dengan cara mengambil data historis 5 record terakhir berdasarkan komponen biaya. Sehingga bila terdapat pengajuan proyek baru akan difluktualisasi range harga yang sudah di update sehingga saat terjadi tren kenaikan penurunan komponen biaya ( berdasarkan 5 data terakhir) maka akan terwakili oleh range harga dengan peluang tertentu pada sistem yang diharapkan. Table 3.14 Asumsi biaya-biaya yang dikeluarkan 5 program sebelumnya pada Production Crew Post & Item

1

2

Producer

1,350,000

1,500,000

Director

1,000,000

DOP 1

450,000

Program 3

4

5

2,000,000

1,350,000

1,500,000

1,000,000

1,500,000

1,000,000

1,000,000

450,000

450,000

450,000

450,000

A. Production Crew

450,000

DOP 2 450,000

DOP 3 DOP 4 Production assistant Audio Man

1,000,000

1,000,000

1,000,000

1,000,000

1,000,000

650,000

750,000

750,000

750,000

500,000

750,000

750,000

750,000

750,000

750,000

750,000

750,000

1,000,000

800,000

1,000,000

1,000,000

1,000,000

Prop Master Production Crew Script / writer

750,000

Metode seperti ini disebut pengendalian statistik yang digunakan untuk mengawasi biaya atau harga atau unit atau waktu yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas barang atau jasa.

 

 

90   

Min ( nilai terkecil ) = Rp 450.000,Max ( nilai terbesar ) = Rp 2.000.000,Sum ( Jumlah )

= Rp 35,550,000

Atau dengan rumus Excel, = SUM ( B4 : F14) Ketika ditemukan jumlahnya, dapat kita tentukan rata-rata dari biaya-biaya tersebut, berikut perhitungannya: Mean ( rata-rata ) =

=

= Rp 888,750,-

Atau dengan rumus Excel, = AVERAGE ( B4 : F14 ) Dengan ini kita dapat mengetahui berapa range biaya yang diperlukan dalam suatu program agar tidak terjadi kelebihan anggaran dan kekurangan yaitu sebesar Rp 450,000 sampai dengan Rp 2,000,000 untuk pengajuan harga Production Crew dari setiap masing-masing keperluannya. Distribusi Normal digunakan sebagai kurva yang dapat memperlihatkan posisi simpangan baku berdasarkan kemungkinan sering digunakannya biaya tersebut dan dari simpangan baku akan dapat dihitung Z yang berujung pada proyeksi biaya. Simpangan baku digunakan untuk mengukur keberagaman biaya yang digunakan disetiap komponen biaya. Berdasarkan observasi yang dilakukan, dapat diperkirakan dari beberapa program yang sudah pernah diproduksi, kemungkinan komponen biaya tidak digunakan kembali sebesar 5%, maka dapat dilihat probabilitas yang memungkinkan biaya komponen tersebut akan digunakan lagi dalam memproduksi suatu program sebesar 95%. Hal ini dapat dilihat dengan Distribusi Normal pada kurva dibawah ini :

 

 

91   

 

 

 

Gambar 3.13 Distribusi Normal

Maka itu dapat dilihat Z = 1.64 yang menyatakan bahwa distribusi normal berada pada titik 1,6 dengan tingkat error 5 % dan probabilitas sebesar 95%. Atau dengan rumus Excel, =NORMSINV(D3). Dengan ditemukannya Z, maka dapat diperoleh proyeksi, yaitu dengan rumus:

Atau

Target dapat ditemukan dengan sebelumnya menghitung standar deviasi

, dengan

rumus:

  

 

 

 

Atau dengan rumus Excel , = STDEV ( B4 : F4 ) untuk komponen biaya Production Crew pada Table 3.14 ditemukannya hasil standar deviasi sebesar Rp. 347792.9 Setelah itu target dapat dihitung dengan

 

 

92   

Dengan hasil target yang ditemukan, dapat dinilai bahwa proyeksi tingkat ideal pada biaya Production Crew adalah Rp 1,459,130 dengan range minimal dan maximal sebesar Rp 450,000,- sampai dengan Rp 2,000,000,Sehingga yang diharapkan dari sistem yang diusulkan adalah adanya pengendalian saat penyusunan Anggaran Produksi pada sistem yang dirancang dengan adanya data historis yang berupa minimum, maksimum, dan proyeksi yang berasal dari program-program sebelumnya yang berfungsi untuk dijadikan tolak ukur saat penyusunan anggaran produksi dan diharapkan dapat meminimalisasikan terjadinya overbudget.