BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan CV. Mutiara Electronic pertama kali didirikan pada tanggal 8 Maret 2002 di Jakarta oleh Bapak Eddy. CV. Mutiara Electronic terletak di Ruko Taman Permata Buana Jalan Pulau Bira Raya Blok D1 No.32 Jakarta Barat. Pada awalnya hanya berupa toko elektronik biasa yang bernama Mutiara Electronic dan bergerak dalam bidang perdagangan barang elektronik dan jasa, yaitu service, penjualan, dan pembelian barangbarang elektronik baru dan bekas. Setelah itu, toko tersebut berkembang menjadi CV yang bernama CV. Mutiara Electronic. CV. Mutiara Electronic menjual bermacam-macam peralatan elektronik seperti televisi, Air Conditioner (AC), DVD Player, Lemari Es, Radio, Tape dan barang sejenis lainnya. Dalam mengelola bisnis ini, CV. Mutiara Electronic mempunyai banyak saingan, sebab tidak sedikit toko elektronik yang terletak di daerahnya. Namun demikian, untuk tetap menguasai pasar, maka CV. Mutiara Electronic hendaknya dikelola dengan baik dengan memanfaatkan sistem informasi yang mendukung. Adapun visi perusahaan CV. Mutiara Electronic adalah menjadi perusahaan penjual barang elektronik yang terbaik dan mempunyai daya saing tinggi. Sedangkan misi perusahaan CV. Mutiara Electronic adalah menjaga kepercayaan para pelanggan, memberi pelayanan terbaik, dan memberikan harga jual yang bersaing. 45
3.2 Struktur Organisasi Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang saling terhubung dan berkoordinasi untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab masing-masing sehingga terbentuklah struktur organisasi. Berikut ini merupakan struktur organisasi CV. Mutiara Electronic secara keseluruhan yang berelasi secara langsung ataupun tidak langsung dalam menjalankan tugas pada tiap bagian.
Direktur
Manager Pembelian
Manager Gudang
Purchasing
Penyimpanan
Manager Penjualan
Office
Sales
Manager Personalia
Kolektor
Personalia
Pengiriman
Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV. Mutiara Electronic
46
Manager Keuangan
Accounting
Pajak
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Secara garis besar, struktur organisasi di CV. Mutiara Electronic adalah sebagai berikut: a. Direktur Mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan CV. Mutiara Electronic secara keseluruhan mulai dari purchasing sampai keuangan pajak perusahaan. b. Manager Pembelian Bertanggung jawab dalam pemesanan barang hingga pembelian barang dari pemasok (purchasing). c. Manager Gudang Bertanggung jawab dalam penyimpanan barang. Memberikan informasi kepada bagaian purchasing serta bagian penjualan mengenai jumlah barang yang tersedia. 1) Penyimpanan Memberikan informasi kepada bagian purchasing apabila ada barang yang persediaan nya menipis untuk dipesan kembali ke pemasok. Tanggung jawab lainnya adalah memberikan informasi kebagian penjualan mengenai jumlah barang yang tertentu.
47
d. Manager Penjualan Bertanggung jawab terhadap semua transaksi penjualan yang berlangsung pada CV. Mutiara Electronic. Manager penjualan membawahi beberapa bagian sebagai berikut: 1) Office Bertanggung jawab terhadap pengaturan kantor seperti melayani pelanggan yang datang ke kantor, memberikan informasi tentang suatu barang pada pelanggan, memberikan penawaran kepada pelanggan, serta transaksi penjualan lainnya. 2) Sales Memberikan penawaran kepada pelanggan. Sales pada CV. Mutiara Electronic diartikan sebagai pegawai khusus yang menawarkan barang elektronik pada pelanggan baru. 3) Kolektor Bertangung jawab dalam menagih pembayaran kredit oleh pelanggan yang melakukan pembelian secara kredit. 4) Pengiriman Bagian pengiriman bertanggung jawab dalam mengirimkan barang yang sudah dibeli oleh pelanggan.
48
e. Manager Personalia Bertanggung jawab dalam menerima karyawan baru. f. Manager Keuangan Bertanggung jawab pada perhitungan nilai transaksi (Accounting) serta perhitungan nilai pembayaran pajak (pajak) kepada pemerintah.
3.4 Penentuan Fakta Kebutuhan dan Tujuan Sistem Basis Data 3.4.1 Ruang Lingkup Analisis Sistem Berjalan CV. Mutiara Electronic mempunyai sistem organisasi yang cukup besar. Bagian-bagian dari sistem CV. Mutiara Electronic yang menjadi kajian penelitian adalah sebagai berikut.
Direktur
Manager Pembelian
Manager Gudang
Purchasing
Penyimpanan
Manager Personalia
Manager Penjualan
Office
Sales
Kolektor
Personalia
Pengiriman
Gambar 3.2 Ruang Lingkup Analisis Sistem yang Berjalan 49
Manager Keuangan
Accounting
Pajak
3.4.2 Mempelajari Dokumen Dokumen yang ada dibedakan menjadi dua bagian, yaitu dokumen masukan (input) dari setiap pihak yang berkaitan. Di mana setiap yang ada digunakan untuk mempermudah proses yang ada dalam proses bisnis yang berjalan. Dokumen input adalah segala bentuk masukan berupa dokumen yang akan diproses sehingga menghasilkan sistem keluaran atau output yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan. Adapun dokumen input adalah sebagai berikut : •
Nama dokumen : Form pemesanan barang dari pelanggan Fungsi : Mendatakan pemesanan pelanggan berdasarkan penawaran barang kepada pelanggan Sumber : Bagian Administrasi Manajemen Tujuan : Menjual barang kepada pelanggan Media : Kertas Jumlah : 1 Berkas Frekuensi : Setiap ada proses pemesanan barang dari pelanggan
50
•
Nama dokumen : Form penjualan barang kepada pelanggan Fungsi : Menginformasikan penjualan barang kepada pelanggan berdasarkan pemesanan barang oleh pelanggan dan menginformasikan total penjualan barang Sumber : Bagian Administrasi Manajemen Tujuan : Penjualan barang Media : Kertas Jumlah : 1 Berkas Frekuensi : Setiap ada proses penjualan barang
•
Nama dokumen : Form pemesanan barang kepada pemasok Fungsi : Menginformasikan pemesaan barang kepada pemasok berdasarkan kebutuhan persediaan barang yang mendukung proses penjualan kepada pelanggan Sumber : Bagian Administrasi Manajemen Tujuan : Pemesanan barang kepada pemasok Media : Kertas Jumlah : 1 Berkas
51
Frekuensi : Setiap ada kebutuhan persediaan barang tidak mencukupi •
Nama dokumen : Form penerimaan barang dari pemasok Fungsi : Mendatakan penerimaan barang dari pemasok berdasarkan pemesanan barang kepada pemasok Sumber : Bagian Administrasi Manajemen Tujuan : Penerimaan barang Media : Kertas Jumlah : 1 Berkas Frekuensi : Setiap ada proses penerimaan barang
•
Nama dokumen : Form surat tagihan piutang Fungsi : Mencatat tagihan yang berhasil kepada pelanggan setiap bulan Sumber : Bagian Administrasi Manajemen Tujuan : Tagihan Piutang Media : Kertas Jumlah : 1 Berkas Frekuensi : Setiap ada proses tagihan penjualan
•
Nama dokumen : Form retur barang ke pemasok 52
Fungsi : Mendata barang yang dikembalikan kepada pemasok Sumber : Bagian Administrasi Manajemen Tujuan : Retur Pembelian Barang Media : Kertas Jumlah : 1 Berkas Frekuensi : Setiap ada proses retur pembelian barang •
Nama dokumen : Form retur barang dari pelanggan Fungsi : Mendata barang yang dikembalikan oleh pelanggan Sumber : Bagian Administrasi Manajemen Tujuan : Retur Penjualan Barang Media : Kertas Jumlah : 1 Berkas Frekuensi : Setiap ada proses retur penjualan barang
3.4.2.1 Klasifikasi Dokumen Metode pendataan yang digunakan oleh CV. Mutiara Electronic saat ini adalah dengan cara melakukan penggolongan atau klasifikasi berdasarkan kode artikel dari 53
pemasok dan kemudian dikelompokkan kembali berdasarkan jenis barang dan kepentingan dokumen tersebut. Selain itu, klasifikasi dokumen juga diberikan pada proses atau bentuk data yang disesuaikan dengan fungsinya seperti pencatatan, penerimaan barang ke gudang, pengiriman, dan distribusi barang yang dimiliki CV. Mutiara Electronic. Semua klasifikasi ini berfungsi untuk membedakan berkas dokumen yang akan dipakai dalam mencatat datanya.
3.4.3 Analisis Hasil Wawancara Ketika melakukan survei lapangan, penelitian ini pada awalnya melakukan wawancara dengan Direktur CV. Mutiara Electronic yang bernama Bapak Eddy. Dalam wawancara tersebut diberikan gambaran secara umum mengenai situasi kerja di CV. Mutiara Electronic dimana sebagian kegiatan masih dilakukan secara manual seperti dalam proses pencarian data dan penyimpanan data yang tidak terintegrasi. Usulan untuk melakukan proses tersebut secara terkomputerisasi mendapat respon positif dari beliau.
3.4.4 Observasi Sistem Berjalan Sistem yang berjalan sudah menggunakan komputer, namun dalam pengarsipan masih menggunakan cara-cara manual. Program yang dipakai dalam sistem pengolahan data di CV. Mutiara Electronic menggunakan aplikasi Delphi yang tidak saling terhubung antar bagian perusahaan. Hal ini berakibat lambatnya informasi yang didapat bagian lainnya apabila suatu bagian telah melakukan perubahan data. 54
3.4.5 Prosedur Yang Sedang Berjalan Prosedur di dalam sistem perusahaan pada penulisan skripsi ini meliputi prosedur pembelian barang, penjualan barang secara tunai maupun kredit.
3.4.5.1 Prosedur Pembelian Barang 1. Bagian pembelian membuat surat pemesanan berdasarkan laporan persediaan atau permintaan pelanggan , yang terdiri dari dua rangkap, yaitu : a. Rangkap ke-1 kepada pemasok b. Rangkap ke-2 untuk arsip perusahaan 2. Berdasarkan surat pemesanan rangkap ke-2, maka bagian pembelian bersama dengan bagian keuangan akan melakukan pembayaran secara transfer dan membuat salinan dari bukti transfer tersebut. Bukti pembayaran yang asli akan disimpan sebagai arsip bagian keuangan untuk keperluan pencatatan pengeluaran kas. Sedangkan salinannya akan diserahkan kepada pemasok. Surat pemesanan rangkap ke-2 menjadi arsip pembelian. 3. Jika sudah melakukan pembayaran maka pemasok akan mengeluarkan delivery order ( DO ) yang digunakan untuk pengiriman barang. 4. Kemudian bagian pembelian akan mencatat atau merekap transaksi pembelian dan DO berdasarkan surat pemesanan rangkap ke-2 dan DO dari pemasok lalu DO diserahkan ke bagian gudang untuk menyimpan barang-barang. Dan bagian 55
keuangan akan mencatat pengeluaran kas berdasarkan bukti pembayaran ke pemasok yang asli. 5. DO dengan barang yang sudah diterima oleh bagian gudang akan diubah statusnya menjadi terima, sedangkan untuk DO yang barangnya belum diterima statusnya tetap yaitu belum terima. 6. DO dengan status terima dikembalikan ke bagian keuangan (kartu persediaan) untuk mmeperbaharui daftar persediaan barang. Di bawah ini merupakan diagram air atau flowchart dari Prosedur Pembelian :
56
T
Gambar 3.3 Diagram Alir Pemesanan Barang dalam Prosedur Pembelian
57
Bagian Pembelian
Bagian Gudang
Bagian Keuangan
2
Diterima dari Supplier
Delivery Order
Delivery Order
2 Surat Pemesanan Pembelian
Bukti Tranfer Pembayaran
Menerima Kiriman Produk dari Supplier Merekap Transaksi Pembelian dan DO
Delivery Order
Mencatat pengeluaran Kas
Memeriksa secara fisik kuantitas dan kondisi barang yang diterima berdasarkan Delivery Order
Memperbarui kartu stok gudang
Bukti Tranfer Pembayaran
Pengeluaran Kas
T
Kartu Stok Gudang Delivery Order
Surat Pemesanan Pembelian Status Terima
Memeriksa status DO Memperbarui Kartu Persediaan
Kartu Persediaan
Delivery Order Delivery Order
Status Belum terima
T
Bukti Tranfer Pembayaran
T
Gambar 3.4 Diagram Alir Penerimaan Barang dalam Prosedur Pembelian
3.4.5.2 Prosedur Penjualan Barang A. Prosedur Penjualan Barang Secara Tunai 1. Bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan melalui telepon, fax, surat atau datang langsung. 58
2. Jika persediaan tidak tersedia maka harus melakukan pembeliaan terlebih dahulu. Tetapi jika persediaan tersedia dan telah menerima bukti pembayaran dari pelanggan maka bagian penjualan akan membuat faktur penjualan yang berisi 3 rangkap: a. Rangkap pertama (putih) untuk pelanggan b. Rangkap kedua (merah) untuk pelanggan c. Rangkap ketiga (kuning) untuk pembukuan bagian keuangan Kemudian bagian penjualan mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan faktur penjualan. 3. Bagian penjualan akan menyerahkan faktur penjualan ke bagian gudang untuk menyiapkan barang-barang yang akan dikirim serta mencatat pengeluaran barang dengan memperbaharui kartu persediaan gudang. 4. Bagian penjualan membuat surat jalan 2 rangkap : a. Rangkap pertama ditujukkan ke gudang pelanggan saat melakukan pembayaran b. Rangkap kedua untuk arsip perusahaan 5. Kedua surat jalan tersebut akan diberikan pada bagian gudang untuk ditanda tangani oleh staf gudang. Setelah ditanda tangani maka rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan berikut faktur penjualan rangkap pertama dan kedua sedangkan surat jalan rangkap kedua akan dikembalikan ke bagian keuangan.
59
6. Kedua surat jalan tersebut akan diberikan pada bagian gudang untuk ditanda tangani oleh staf gudang pelanggan. Setelah ditandatangani maka rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan berikut faktur penjualan rangkap pertama dan kedua sedangkan surat jalan rangkap kedua akan dikembalikan ke bagian keuangan.
60
Gambar 3.5 Diagram Alir Penjualan Barang dalam Prosedur Penjualan
61
Bagian Gudang
Bagian Keuangan
3
4
2
Surat Jalan Penjualan
1
2
3
Faktur Penjualan
Faktur Penjualan 2 1 Surat Jalan Penjualan Mencatat Penerimaan Kas
Penerimaan Kas
Memperbarui Kartu Persediaan
Kartu Persediaan
Menyiapkan produk sesuai dengan Surat Jalan Penjualan
Memperbarui Kartu Stok Gudang
Kartu Stok Gudang 2 Surat Jalan Penjualan 3 Faktur Penjualan
T
Mengirim Produk ke Pelanggan
2 1
Konsumen
Faktur Penjualan 2 1 Surat Jalan Penjualan
Surat Jalan Penjualan
4
Gambar 3.6 Diagram Alir dalam Prosedur Penjualan Tunai 62
B. Prosedur Penjualan Secara Kredit Jatuh Tempo 1. Bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan melalui telpon, fax, surat atau datang langsung. 2. Bagian penjualan akan memeriksa daftar persediaan barang dan mengecek apakah barang yang dipesan tersedia atau tidak. Jika persediaan tidak tersedia maka harus melakukan pembeliaan terlebih dahulu. Tetapi jika persediaan tersedia dan pelanggan mengajukan kredit jatuh tempo, maka bagian penjualan akan membuat faktur penjualan yang berisi 3 rangkap: a. Rangkap pertama
(putih) untuk pelanggan setelah melakukan
pembayaran tunai. b. Rangkap kedua (merah) untuk pelanggan sebelum melunasi kredit jatuh temponya. c. Rangkap ketiga (kuning) untuk pembukuan bagian keuangan. 3. Bagian penjualan akan menyerahkan faktur penjualan ke bagian gudang untuk menyiapkan barang-barang yang akan dikirim serta mencatat pengeluaran barang dengan memperbaharui kartu persediaan gudang. 4. Bagian penjualan membuat surat jalan 2 rangkap : a. Rangkap pertama ditujukan ke gudang saat melakukan pembayaran b. Rangkap kedua untuk arsip perusahaan
63
5. Kedua surat jalan tersebut akan diberikan pada bagian gudang untuk ditanda tangani oleh staf gudang pelanggan. Setelah ditanda tangani maka rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan berikut faktur penjualan rangkap pertama dan kedua sedangkan surat jalan rangkap kedua akan dikembalikan ke bagian keuangan. 6. Berdasarkan faktur rangkap ketiga dan surat jalan rangkap kedua, maka bagian keuangan meng-update kartu persediaan serta mencatat piutang. 7. Setelah batas jatuh tempo yang ditentukan, maka bagian keuangan akan melakukan penagihan kepada pelanggan tersebut. Apabila bukti pembayaran telah diterima maka faktur rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran lunas. Tetapi apabila setelah batas jatuh tempo yang ditentukan pelanggan belum melunasi kreditnya, maka akan diberikan satu kesempatan (selama satu minggu ) untuk melunasinya. Tetapi jika pelanggan masih belum bisa melunasinya, maka pihak peruasahaan akan menyita barangbarang pelanggan. Di bawah ini merupakan diagram alir atau Flowchart dari Prosedur Penjualan Kredit yang digambarkan pada gambar berikut:
64
Gambar 3.7 Diagram Alir Penerimaan Pesanan dan Pengiriman Pesanan dalam Prosedur Penjualan Kredit
65
Bagian Keuangan
5
Faktur Penjualan 2 Surat Jalan 3
1 Faktur Penjualan Melakukan penagihan pada konsumen pada saat jatuh tempo
Catatan Piutang
Mencatat Piutang
Faktur Penjualan
Memperbarui kartu Persediaan
Konsumen
Kartu Persediaan Mencatat penerimaan kas yang terjadi
Penerimaan Kas
3 Faktur Penjualan 1
T
Faktu Penjualan 2 Surat Jalan
Gambar 3.8 Diagram Alir Penagihan dan Pembayaran dalam Prosedur Penjualan Kredit
66
3.4.5.3 Prosedur Retur Penjualan 1. Jika pelanggan melakukan retur penjualan maka harus disertai alasan yang diterima oleh perusahaan. Jika permintaan retur diterima, maka bagian penjualan akan membuat surat retur penjualan. Surat retur terdiri dari : a. Rangkap pertama untuk pelanggan b. Rangkap kedua untuk arsip perusahaan 2. Setelah menerima barang yang diretur, perusahaan akan mengganti dengan barang yang sama. Kemudian bagian penjualan, akan mencatat retur yang terjadi, mencatat penambahan daftar retur penjualan dan mengurangi persediaan barang dalam kartu persediaan. 3. Kemudian surat retur rangkap pertama dan kedua diserahkan ke bagian gudang untuk mempersiapkan barang pengganti yang akan dikirim kembali kepada pelanggan untuk ditandatangani oleh staff gudang. Surat retur rangkap kedua diambil kembali untuk dikembalikan ke bagian penjualan. Sedangkan surat retur rangkap pertama akan diberikan ke pihak pelanggan.
67
Bagian Keuangan
Bagian Gudang
Mulai 2 Surat Retur Penjualan
Menerima Permintaan Retur dari pelanggan
1
Mempersiapkan Produk pengganti Memberitahu pelanggan bahwa produk tidak bisa di retur
ditolak
Permintaan retur
Melakukan Pengiriman Produk Pengganti
diterima
Membuat Surat Retur Penjualan
2 1 2 Surat Retur Penjualan
Konsumen
Surat Retur Penjualan
1
Memperbarui Kartu Stok Gudang Daftar Retur
Kartu Stok Gudang
Mencatat Retur yang terjadi
2 Surat Retur Penjualan Kartu Persediaan
Mengurangi Stok Produk
2
2 Surat Retur Penjualan
Surat Retur Penjualan
1
Gambar 3.9 Diagram Alir Retur Penjualan dalam Prosedur Penjualan
68
3.4.5.4 Prosedur Pembuatan Laporan 1. Bagian pembelian membuat laporan pembelian yang ditujukan kepada manager pembelian, berdasarkan faktur pembelian. 2. Bagian pembelian membuat laporan retur pembelian yang ditujukan kepada manager pembelian dan manager gudang, berdasarkan faktur retur pembelian. 3. Bagian persediaan membuat laporan penerimaan yang ditujukan kepada manager gudang, berdasarkan faktur pembelian. 4. Bagian persediaan membuat laporan persediaan barang yang ditujukan kepada manager penjualan, berdasarkan laporan penerimaan. 5. Bagian penjualan membuat laporan penjualan yang ditujukan kepada manager penjualan, berdasarkan faktur penjualan. 6. Bagian penjualan membuat laporan pembatalan yang ditujukan kepada manager penjualan, berdasarkan surat pembatalan. 7. Bagian penjualan membuat laporan retur penjualan yang ditujukan kepada manager penjualan, berdasarkan surat retur penjualan. 8. Bagian penjualan membuat laporan piutang yang ditujukan kepada manager penjualan, berdasarkan surat piutang
69
3.4.6 Data Flow Diagram (DFD) Di bawah ini merupakan context diagram (diagram konteks) yang digambarkan pada gambar 3.10 serta Diagram Nol yang digambarkan pada gambar 3.11 yang berhubungan dalam perusahaan.
Gambar 3.10 Context Diagram
70
Nama_Produk, Jumlah_Produk yang dipesan 1.0 Menerima Pesanan
Identitas_Pelanggan
Pelanggan
Pelanggan
Jumlah_Uang_Tunai 2.0 Membeli Produk
Surat_Pesanan Jumlah_Uang_Kredit
Pemasok
DO
Penjualan
3.0 Merekap DO
Barang
Bukti_Pembayaran
Brg + SJ + Surat Tagihan
4.0 Melakukan Pembayaran
Pembayaran_Pembelian
Bukti_Pembyaran_Kredit Brg_Bukti_Pmbyaran Delivery_Order 5.0 Mengambil Barang Pembelian
6.0 Mengirim Barang
Pelanggan
Surat_Jalan
Pembayaran_Penjualan
Bukti_Pembayaran Faktur_Penjualan
Surat_Retur
Manager Pembelian
7.0 Menerima Pembayaran
Piutang
8.0 Retur Penjualan
Retur
Laporan_Pembelian 9.0 Membuat Laporan
Manager Pemasaran
Laporan_Penjualan Laporan_DO
Laporan_Piutang
Manager Keuangan
Gambar 3.11 Diagram Nol 71
Pelanggan Jmlh_Uang_Tunai
7.1.1 Membayar Tunai Brg + Bukti_Pmbyran
Pembayaran Penjualan
Brg +SJ +Srt_Tagihan
Jmlh_Uang_Kredit
7.1.2 Membayar Kredit
Bukti_Pembayaran_Kredit
Bukti_Pembayaran Penjualan Bukti_Pembayaran
Gambar 3.12 Diagram Rinci
72
3.4.7 Permasalahan yang dihadapi Berikut
permasalahan
yang
terjadi
yang
mungkin
dapat
menghambat
perkembangan perusahaan dalam kegiatan bisnisnya : 1. Bagian penjualan belum terintegrasi dengan baik dengan bagian pembelian dan persediaan. 2. Proses rekapitulasi informasi mengenai pembelian, persediaan, dan penjualan membutuhkan waktu yang lama. 3. Kesalahan-kesalahan dalam menulis kode maupun nama barang. 4. Keterlambatan menerima laporan penjualan, pembelian, dan persediaan barang yang akurat untuk laporan bulanan. 5. Keamanan data kurang terjamin karena data-datanya hanya disimpan dalam arsip yang bisa saja hilang atau dapat dilihat bahkan dapat diubah oleh orang yang tidak berwenang. 6. Perusahaan sulit mengamati jumlah keluar masuknya barang yang terjadi dalam perusahaan. 7. Perusahaan sulit memprediksi jumlah penjualan barang tertentu dalam kurun waktu tertentu sehingga sering terjadi kekurangan atau kelebihan jumlah barang di gudang perusahaan.
73
3.4.8 Analisis Kebutuhan Informasi CV.
Mutiara
Electronic
merupakan
sebuah
perusahaan
yang
sedang
berkembang. Oleh karena itu, CV. Mutiara Electronic membutuhkan peningkatan terus menerus dalam bisnis dan sanggup untuk bersaing. Penyajian informasi yang cepat dan akurat merupakan prinsip yang harus dijalankan untuk kemajuan perusahaan. Kebutuhan sistem untuk merangkum semua informasi sebagai berikut : - Rekapitulasi semua transaksi, seperti pembelian, persediaan, penjualan, piutang , retur dan persediaan. - Informasi mengenai jumlah persediaan barang. - Informasi tentang history barang tertentu untuk mengetahui jumlah penjualan barang tersebut dalam kurun waktu tertentu. - Data-data pelanggan yang telah melakukan transaksi di CV. Mutiara Electronic -
Dokumen atau surat-surat penting lainnya dalam perusahaan yang berkaitan dengan transaksi pembelian dan penjualan seperti surat pemesanan, surat jalan, delivery order.
74
3.4.9 Solusi Pemecahan Masalah Dalam menyelesaikan berbagai masalah yang dihadapi CV. Mutiara Electronic terdapat beberapa solusi sebagai berikut : 1. Maka diusulkan sistem komputerisasi yang diterapkan didukung dengan database pada sistem pembelian, persediaan dan penjualan yang merupakan transaksi utama dalam perusahaan sehingga semua data menjadi terintegrasi dan konsisten. 2. Merancang suatu aplikasi database sehingga semua data dapat tersimpan dalam database perusahaan yang akan mudah diakses dan dapat menampilkan informasi yang akurat serta menghasilkan laporan yang tersaji dengan rapi dan mudah dipahami dan berguna dalam pengambilan keputusan. 3. Menerapkan sistem keamanan agar hanya pihak-pihak yang berkepentingan yang dapat mengaksesnya dengan menggunakan user_id dan password pada program aplikasi database.
75
