73
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Sejarah Singkat Perusahaan Diawali pada tahun 1982, Yayasan Pendidikan Nasional (YASPEN) yang
merupakan sebuah yayasan yang bergerak dalam bidang social pendidikan dan pelayanan kesehatan mendirikan sebuah fasilitas kesehatan dalam bentuk Balai Pengobatan Umum dan Rumah Bersalin (RB) Tugu Ibu yang berlokasi di Jl. Raya Bogor Km. 29 Cimanggis – Depok, Jawa Barat. Pada bulan November 1985, berkembanglah fasilitas tersebut sedemikian rupa dan berubah fungsinya menjadi sebuah rumah sakit berkapasitas 52 tempat tidur dengan menempati lokasi baru berupa bangunan rumah di atas tanah seluas ± 3800 m² yang terletak di Jl. Raya Bogor Km. 30 Cimanggis dengan status kontrak. Fasilitas pelayanan yang dimiliki pada saat itu adalah Unit Gawat Darurat, beberapa Poliklinik Spesialis, Unit Perawatan, Kamar Bersalin, Kamar Operasi, dan Unit Penunjang Medis (Laboraturium, Radiologi, Depo Obat). Pada tahun 1986, untuk pertama kalinya Rumah Sakit Tugu Ibu memperoleh izin prinsip
dari
kantor
wilayah
Departemen
Kesehatan
Jawa
Barat
No.
030/Kanwil/SK/YKM-2/III/1986 untuk mendirikan dan membangun RS Tugu Ibu yang berlaku satu tahun dan diperpanjang setiap tahun karena belum mampu memenuhi persyaratan yang telah ditentukan guna memperoleh izin tetap. Selama periode bertahuntahun, rumah sakit
ini merupakan satu-satunya rumah sakit di wilayah kecamatan
74
Cimanggis dan telah dimanfaatkan oleh penduduk kecamatan lain seperti pasar Minggu yang menangani berbagai kasus penyakit serta kasus kecelakaan lalu lintas dan kecelakaan kerja. Dengan semakin meningkatnya permintaan pelayanan kesehatan dan searah dengan pengembangan berbagai kawasan pemukiman di wilayah Cimanggis, Depok dan Cibinong, serta menyusul perpindahan penduduk terutama dari Jakarta, maka lokasi RS Tugu Ibu saat itu sudah tidak mampu lagi memenuhi peningkatan permintaan tersebut, sehingga pada tahun 1990 YASPEN membangun fasilitas rumah sakit baru di atas tanah seluas 7885 m2 di belakang fasilitas pertama kali di Jl. Raya Bogor Km. 29. Pembangunan rumah sakit ini berlangsung selama tiga tahun dan pada bulan Mei 1993 bangunan tersebut belum rampung seluruhnya namun mulai dapat dimanfaatkan secara bertahap sehingga seluruh fasilitas pelayanan dipusatkan pada lokasi ini. RS Tugu Ibu yang baru ini berlantai dua dengan luas tanah 7885 m2 dan luas bangunan 7247,35 m2 dengan kapasitas 150 tempat tidur (TT) dan terpasang 109 TT. Sejak tahun 2002, RS Tugu Ibu membuka ruang babussalam sehingga menambah kapasitas terpasang menjadi 127 TT. Pada bulan Maret 2004, dibuka fasilitas pelayanan Perinatologi sehingga kapasitas terpasang menjadi 135 TT. Sejak bulan Agustus 2005, kapasitas terpasang berkurang menjadi 132 TT. Pada bulan April 2007, dibuka fasilitas ruang perawatan khusus anak yang diberi nama Wiajaya Kusuma dengan kapasitas 20 TT dan pada 19 Agustus 2008 dibuka ruang perawatan khusus jamsostek di kelas III dengan bantuan dana dari PT. Jamsostek sehingga kapasitas RS Tugu Ibu menjadi 155 TT.
75
Dikarenakan rumah sakit ini dibangun di atas tanah milik sendiri, maka pada bulan Desember 1993 terbitlah izin tetap seperti tertuang pada keputusan mentri Kesehatan RI No. YM.02.04.3.5.1087 tentang izin penyelenggaraan rumah sakit yang berlaku selama lima tahun. Pada tanggal 18 Agustus 1999, terbit izin kedua berdasarkan Keputusan mentri Kesehatan No. YM.02.04.3.5.3746 yang berlaku sejak tanggal 27 Desember 1998 s.d. 27 Desember 2003 dan pada tanggal 16 Juni 2004 terbit izin ketiga berdasarkan Keputusan Mentri No. YM.02.04.3.5.1027 yang berlaku sejak tanggal 19 Desember 2003 dan sejak tanggal 25 Februari 2005 kepemilikan Rumah Sakit TUGU IBU berubah menjadi PT. TUGU IBU. Kemuadian sejak tanggal 30 Januari 2009, terbit izin keempat kepemilikan RS Tugu Ibu dan berubah menjadi No. HK.07.06/III/368/09 yang berlaku sampai dengan 30 Januari 2014. Pada tanggal 31 Mei 1999, berdasarkan SK menkes RI No. YM.00.03.3.5.2528, RS Tugu Ibu memperoleh Sertifikat Akreditasi I Rumah Sakit dengan Status Akreditasi penuh Tingkat Dasar, yaitu sertifikat yang menunjukkan pengakuan dari pemerintah bahwa RS Tugu Ibu telah melaksanakan dan memenuhi standar pelayanan yang ditetapkan. Tepat pada hari ulang tahun yang yang ke-15 pada tanggal 15 November 2000, RS Tugu Ibu memperoleh anugrah “The Favorite Hospital Award” atas dasar penilaian masyarakat dari aspek keterjangkauan jarak dan tarif serta atas dasar mutu pelayanan yang diberikan dan dirasakan sendiri oleh masyarakat secara langsung. Pada tanggal 28 Januari 2010, berdasarkan SK Dirjen Yanmed Depkes RI no. YM.01.10/III/537/2010, RS Tugu Ibu memperoleh Sertifikat Akreditas II Rumah Sakit dengan Status Akreditas Penuh Tingkat lanjut 12 Pelayanan, yang meliputi penambahan
76
tingkat dasar, kamar operasi, farmasi, laboratorium, radiologi, perinatologi resiko tinggi, K3 dan pengendalian infeksi nosokomial. Dengan status terakreditasi dan rumah sakit favorit yang disandangnya, RS Tugu Ibu kini mengemban kepercayaan dan tanggung jawab baik dari pemerintah maupun masyarakat untuk senantiasa mampu mempertahankan keberadaannya melalui proses pelayanan kesehatan/rumah sakit yang bermutu bagi peningkatan derajat kesehatan masyarakat menuju visi “Masyarakat yang mandiri untuk hidup sehat” Seiring dengan perkembangan kota Depok dan bertambahnya jumlah penduduk yang merupakan daya tarik bagi pemilik modal rumah sakit swasta lainya, menjadikan persaingan yang semakin ketat dengan bertambahnya jumlah rumah sakit swata se-kota Depok menjadi 15 buah. Guna mengatasi persaingan tersebut, RS Tugu Ibu berbenah diri dengan melakukan renovasi di beberapa tempat dan perubahan dalam manajemen. Manajemen baru menetapkan visi, misi dan tujuan yang baru namun masih menitik beratkan pada pelayanan prima.
3.2
Profil Umum RS Tugu Ibu Berikut adalah profil umum RS Tugu Ibu berdasarkan buku Profil RS Tugu Ibu
Tahun 2008 : 1. Nama Rumah Sakit
: Tugu Ibu
2. Status
: Swasta Terakreditasi Penuh Tingkat Dasar
77
3. Jenis Rumah Sakit
: Umum
4. Kelas/Tipe
:C
5. Logo Rumah Sakit
:
6. Arti Logo
: Terdiri dari 5 (lima) lingkaran yang didalamnya
terdapat palang hijau sebagai lambing kesehatan yang terkait dengan 5 (lima) kemitraan, yang tertuang dalam misi RS Tugu Ibu. 3.2.1
Visi dan Misi
Visi : Memberikan pelayanan prima untuk pelanggan Rumah Sakit Tugu Ibu. Misi : •
Menyelenggarakan
pelayanan
kesehatan
yang
sesuai
dengan
standarisasi/akreditasi; •
Mengembangkan SDM yang profesional;
•
Melengkapi sarana dan prasarana yang baik dan sesuai standar;
•
Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dengan pusat perhatian utama pada pelanggan/klien;
78
•
Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dengan kerjasama semua pihak untuk memberikan pelayanan dengan hati.
3.2.2
Maksud dan Tujuan Rumah Sakit Tugu Ibu merupakan unit usaha dari PT. Tugu Ibu yang
didirikan dengan Akte Notaris Syamsul Faryeti, S.H. nomor 42 tahun 2005. Maksud dan tujuan pendirian perusahaan antara lain menunjang Kebijakan dan Program Pemerintah di bidang kesehatan umumnya dengan menyelenggarakan usaha rumah sakit, mengarahkan kegiatan RS Tugu Ibu sebagai salah satu institusi kesehatan yang profesional dalam hal pelayanan kesehatan dan menempatkan usaha perumah-sakitan sebagai salah satu institusi yang menyerap teknologi medis, ilmu pengetahuan pelayanan dan pengobatan pada pasien.
3.2.3
Kegiatan Usaha Sesuai dengan maksud dan tujuan pendirian perusahaan, Rumah Sakit
Tugu Ibu menyelenggarakan pelayanan kesehatan meliputi : 1. Pelayanan jasa rawat jalan; 2. Pelayanan jasa rawat inap; 3. Pelayanan kefarmasian; 4. Pelayanan Instalasi Gawat Darurat (IGD); 5. Penunjang diagnostik; 6. Penunjang non-medik;
79
3.2.4
Budaya Perusahaan Dalam rangka mewujudkan visi dan misi yang telah ditetapkan,
manajemen berusaha mewujudkan budaya perusahaan yang tercermin dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari dari jajaran Direksi hingga pegawai terendah yang melandasi upaya pencapaian kinerja melalui kerjasama, integritas, pelayanan prima dan pembelajaran secara terus-menerus yang secara operasional dijabarkan sebagai berikut : 1. Peningkatan kerja sama Membangun pemahaman visi bersama yang jelas serta tujuan bersama. Kerja sama yang sudah berjalan perlu dibina dan terus ditingkatkan hingga mencapai strategi. 2. Integritas Memiliki SDM yang memiliki jiwa pengabdian dan loyalitas serta tanggung jawab yang tinggi, yang terwujud dalam pelaksanaan tugas secara taat azas dan berdisplin. 3. Pelayanan Prima Senantiasa memberikan pelayanan yang terbaik bagi setiap pelanggan internal maupun eksternal serta mitra kerja. 4. Pembelajaran terus-menerus Menciptakan iklim kerja yang menunjang semangat pembelajaran secara terus-menerus baik secara perorangan maupun melalui program pendidikan dan pelatihan sehingga selalu inovatif mengatasi perubahan lingkungan usaha dalam upaya meningkatkan kinerja perusahaan.
80
3.2.5
Fasilitas RS Tugu Ibu dengan status Swasta Terakreditasi Penuh Tingkat Dasar
terletak di Jl. Raya Bogor Km. 29 Cimanggis-Depok, Jawa Barat saat ini berdiri diatas tanah seluas 7885 M2 yang terbagi dalam lima blok, yaitu : 1. Blok A Luas Bangunan
: 1728 M2;
Lantai 1
: IGD,
Poliklinik,
Farmasi,
Kasir
2 dan
Rekam Medis (Pendaftaran dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis); Lantai 2
: Direktur, Wadir Medis, Wadir Umum, Wadir Keuangan,
Ka.
Bid.
Perawatan,
SDM,
Sekertariat, Keuangan, Komite Medis, ruang penyimpanan berkas Rekam Medis, EDP (Entry Data/Processing), Ka. Bid. Yanmed, Ka. Bid. Jangmed, ruang kuliah DIII Program Khusus Akper Tugu Ibu, dapur kantor, kantor pengurus Koperasi Si Hati dan PT. Tugu Ibu. 2. Blok B Luas Bangunan
: 1103, 40 M2;
Lantai I
: Pemasaran,
Poli
Paru, Laboratorium,
Radiologi, Treadmill, CT Scan dan Poli Gizi; Lantai II
: Ruang Perawatan Kelas II.
81
3. Blok C Luas Bangunan
: 1562 M2;
Lantai I
: Kamar Operasi, Kamar Bersalin, Perinatologi dan ICU;
Lantai II
: Aula,
Ruang
Perawatan
Anak
Wijaya
Kususma, Dokter Lounge dan kamar mandi umum. 4. Blok D Luas Bangunan
: 2344,20 M2;
Lantai I
: Ruang Perawatan VIP dan Kelas I;
Lantai II
:
Ruang Perawatan Kelas III dan Ruang
Babussalam. 5. Blok E Luas
: 509,75 M2;
Dipergunakan untuk Instalasi Gizi dan Dapur Ka. Bagian Umum, Perbaikan dan Pemeliharaan Saran RS, Laundry, Logistik, Purchasing Kendaraan, Pengolahan Limbah, Gudang, Parkir Belakang dan Kamar Jenazah.
3.2.6
Sarana Dalam upaya mendukung kelancaran pemberian pelayanan kesehatan, RS
Tugu Ibu menyediakan perlengkapan medis seperti inkubator, pesawat rontgen dengan kapasitas 500 KVA, elektrokardiograf (EKG), ultrasonografi, rontgen
82
gigi, CT Scan, DC Shock, treadmill, dan syring pump serta bedside monitor. Untuk lebih memperlancar pemberian pelayanan, telah disediakan dua buah ambulans, satu buah mobil jenazah dan satu buah mobil dinas. Dalam pengelolaan limbahnya, RS Tugu Ibu juga telah memiliki sistem pengolahan limbah (IPAL), namun belum memiliki incenerator. Sedangkan alat penerangan yang dipakai selain dari PLN telah menggunakan genset. Sumber air bersih RS Tugu Ibu berasal dari PAM dan sumur bor.
3.2.7
Proses Kerja RS Tugu Ibu memiliki peraturan perusahaan, peraturan kepegawaian,
Standar Operasional Prosedur (SOP) dan pedoman-pedoman lainnya pada masing-masing bagian/bidang di rumah sakit sebagai acuan atau pedoman dalam pemberian layanan agar sesuai dengan peraturan yang berlaku. Selain itu, RS Tugu Ibu juga memiliki Perjanjian Kerja Sama (PKB) dan Surat Kerja Bersama yang mengatur hubungan dengan karyawan yang secara tidak langsung juga berpengaruh terhadap pemberian pelayanan rumah sakit.
3.3
Gambaran Umum Rumah Sakit Tugu Ibu 3.3.1
Struktur Organisasi Sesuai dengan Akte Pendirian oleh Notaris Syamsul Faryeti, S.H.
No. 42 tanggal Utama
25
Februari
2005
dan
Surat
Keputusan
Direktur
No. 091/PT.TI/2/IV/2010 tanggal 1 April 2010, ditetapkan Struktur
organisasi Rumah Sakit Tugu Ibu sebagai berikut :
83
3.3.1 Struktur Organisasi
PT. TUGU IBU
Komite Medis
Direktur ♦ ♦ ♦ ♦
Komite Keselamatan Pasien RS Sekretariat
SPI
Komite PPI Komite Keperawatan
Pemasaran
Wadir Medis
Tata Usaha Humas SIR RM
SDM
Wadir Umum
Wadir Keuangan
Sub Bid Mutu Pelayanan Bid YanMed Sub Bid Tenaga Medis
Bagian
Bagian Keuangan
Sub Bid Askep Bid Perawatan
Sub Bid Tenaga & Mutu Sub Bid Mutu Alat JanMed Sub Bid Tenaga JanMed
♦ ♦ ♦ ♦ ♦
Logistik II RT K3LH DARMAN PSRS
♦ ♦ ♦ ♦
Sub Bag Akuntansi Sub Bag Bendahara Sub Bag Anggaran & Verifikasi Sub Bag Administrasi Rawat Inap
Bid JanMed Sub Bid Logistik I
♦ ♦ ♦ ♦ ♦
Inst Gadar Inst Rawat jalan Inst Rawat Inap Inst VK Inst OK
♦ ♦ ♦ ♦
Inst Radiologi Inst Laboratorium Inst Farmasi Inst Gizi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan (Sumber : File Struktur Organisasi RS Tugu Ibu)
84
Sesuai dengan Akte Pendirian tanggal
25
Februari
2005
oleh dan
Notaris Surat
Syamsul
Faryeti,
Keputusan
Direktur
S.H.
No. 42
Utama
No.
091/PT.TI/2/IV/2010 tanggal 1 April 2010, ditetapkan Struktur organisasi Rumah Sakit Tugu Ibu sebagai berikut : Rumah Sakit Tugu Ibu merupakan salah satu unit usaha dari PT Tugu Ibu. Berdasarkan Akte pendirian PT Tugu Ibu No.42 tanggal 25 Februari 2005, ditetapkan susunan kepengurusan PT Tugu Ibu adalah: A. Direksi PT Tugu Ibu : Direktur Utama
: Drs. H. Suhaibin Sidi, MBA
Direktur Umum
: H. Untung Ahmad Suhaibin
B. Dewan Komisaris PT Tugu Ibu : Komisaris Utama
: H. Maris Rinaldi, SE, MSi
Komisaris
: Ny. Hj. Mariam Suhaibin
Berdasarkan surat keputusan Direktur No. 77/AA.01/H/VI/2010 tanggal 23 Juni 2010, tentang Pemberlakuan Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Bagian, Bidang RS Tugu Ibu secara umum struktur organisasi RS Tugu Ibu terdiri dari : A. Direksi RS. TUGU IBU: 1. Direktur RS. TUGU IBU
: dr.H.Peppy R. Firaidie, MM
2.Wakil Direktur
: Dra.Hj. Sri Bulan, Apt, MARS
85
3.Wakil Direktur Medis
: dr. Syarifudin Zuhri, MARS
4.Wakil Direktur Non Medis
: Drs. Sutarman
5.Komite Medis
: dr. Frans Barna, SpB
B. Bagian/Bidang di RS Tugu Ibu : 1. Ka.Bag Sekertariat
: dr. Dianawati
2. Ka.Bag Pemasaran
: drg. Mega Judawati
3. Ka.Bag SDM
: Evi Sari Bulan, SE
4. Ka.Bag Umum
: Ooh Sariah, SE
5. Ka.Bag Keuangan
: Drs. Budiarsa B
6.Ka.Bid Penunjang Medis
: dr. Dini Puspitasari
7.Ka.Bid Pelayanan Medis
:
8.Ka.Bid Perawatan
: Ns. Karmi,S.Kep
C. Instalasi-instalasi : 1. Ka.IGD
: dr. Abdullah Umar
2.Ka.Inst.Rajal
: drg. Eka Barkah
3.Ka.Inst.Ranap
: dr. Lukman Ar, MM
4.Ka.Inst.Farmasi
: Dra.Pektriwisna, Apt
86
5.Ka.Inst.Lab
: dr. Said Ramadhon
6.Ka.Inst.Rad
: dr. Rocharto, SpRad
7.Ka.Inst.Gizi
: Neny Fatimah
8.Ka.Inst.VK
: dr. Wismal, SpOG
9.Ka.Inst.OK
: dr. Hartono, SpB
Tugas dan Tanggung Jawab A. Direksi Direksi PT. TUGU IBU mempunyai wewenang atas pengangkatan dan pemberhentian Direksi RS. TUGU IBU dan menjalankan dengan penuh tanggung jawab tugas pengurusan
Perseroan dengan tetap memperhatikan keseimbangan
kepentingan seluruh pihak yang berkepentingan dengan aktivitas Perseroan. B. Direktur Direktur bertanggung jawab atas penyusunan kebijaksanaan pelaksanaan (memimpin, mengawasi dan mengkoordinasikan) seluruh pekerjaan dan kegiatan RS. Tugu Ibu yang dibantu oleh komite medis, Komite Keperawatan, Komite Keselamatan pasien, Komite PPI, Panitia Rekam Medis, Panitia Farmasi dan Therapi.
87
C. Wakil Direktur Wakil
Direktur
mempunyai
tugas
memberi
pertimbangan
terhadap
keputusan/kebijakan sebelum diputuskan oleh Direktur RS. Tugu Ibu tentang masalah-masalah kerumahsakitan. D. Wakil Dierktur Medis Wakil Direktur Medis mempunyai tugas memimpin, merencanakan, membina, mengendalikan, mengawasi dan mengkoordinasikan tugas dalam kegiatan pelayanan medis, keperawatan dan pelayanan penunjang medis. E. Wakil Direktur Non Medis Wakil Direktur Non Medis mempunyai tugas memimpin, merencanakan, membina, mengendalikan, mengawasi dan mengkoordinasikan tugas dalam kegiatan pelayanan umum dan keuangan. F. Komite Medis Komite Medis bertanggungjawab terhadap pelaksanaan pembinaan etika profesi, pengaturan wewenang profesi anggota Kelompok Staf medis (KSM), Pengembangan serta memantau pelaksanaan standar pelayanan yang telah dibuat oleh direktur. Komite Medis RS Tugu Ibu dibagi menjadi XV KSM, yaitu KSM Umum, KSM Gigi dan mulut, KSM Obstetri dan Ginekologi, KSM Bedah Umum dan Urologi, KSM Bedah Tulang, KSM Anastesi, KSM Anak, KSM Syaraf dan Jiwa, KSM Penyakit
88
Dalam, KSM Mata, KSM Paru, KSM Radiologi dan Patologi klinik, KSM Kulit dan Kelamin dan KSM Jantung G. Bidang Pelayanan Medis Bidang
Pelayanan
Medis
mempunyai
tugas
memimpin,
merncanakan,
mengendalikan, mengawasi, membuat pencatatan dan pelaporan serta evaluasi tugastugas dalam membantu Wakil Direktur Medis untuk mengembangkan dan meningkatkan fasilitas, tenaga dan mutu kegiatan pelayanan medis, serta melakukan pengawasan dan pengendalian penerimaan dan pemulangan pasien. H. Bidang Perawatan Bidang Perawatan mempunyai tugas memimpin, merncanakan, membina, mengendalikan, mengawasi, membuat pencatatan dan pelapoaran serta evaluasi semua kebutuhan pelayanan keperawatan, membantu wakil direktur medis dalam mengembangkan dan meningkatkan fasilitas, tenaga dan mutu kegiatan pelayanan keperawatan. I. Bidang Penunjang Medis Bidang Penunjang medis mempunyai tugas memimpin, merencanakan, mengendalikan, mengawasi, membuat pencatatan dan pelaporan serta evaluasi tugastugas dalam penggunaan fasilitas penunjang medis serta membantu Wakil Direktur Medis dalam mengembangkan dan meninggkatkan fasikitas, tenaga (untuk tenaga medis berkoordinasi dengan pelayanan medis) dan mutu kegiatan pelayanan
89
penunjang medis pada pelayanan laboratorium, radiologi dan elektromedik, gizi, farmasi dan logistik farmasi serta alat-alta medis. J. Bagian Umum Bagian Umum mempunyai tugas merncanakan, mengatur, mengkoordinir, membimbing, mengawasi, melaksanakan, dan melaporkan pengelolaan bagian pelayanan umum, akomodasi ruangan, akomodasi sarana kerja kelengkapan sesuai dengan tugas dan wewenang yang dilimpahkan serta kebijakan yang ditetapkan DIrektur melalui Wakil Direktur Umum. Bagian Umum membawahi Sub.Bag yang terdiri : 1. Sub.Bag Logistik II 2. Sub.Bag Rumah Tangga 3. Sub.Bag Pemeliharaan Sarana Fisik Rumah Sakit (PSRS) 4. Sub.Bag Kendaraan dan Keamanan (DARMAN) 5. Sub.Bag K3LH K. Bagian Keuangan Bagian Keuangan mempunyai tugas memimpin, merncanakan, mengendalikan, mengawasi, membuat pencatatan dan pelaporan serta evaluasi tugas-tugas yang berhubungan dengan keuangan dan akuntansi. Bagian Keuangan membawahi Sub.Bag yang terdiri dari :
90
1. Sub.Bag Akuntansi 2. Sub.Bag Bendahara 3. Sub.Bag Anggaran dan Verifikasi 4. Sub.Bag Administrasi Rawat Inap L. Bagian Pemasaran Bagian Pemasran mempunyai tugas memimpin, merencanakan, mengendalikan, mengawasi, membuat pencatatan dan pelaporan serta evaluasi tugas-tugas yang berhubungan dengan program pemasaran dan membantu Bagian keuangan dalam menyelesaikan piutang yang ditimbulkan para rekan perusahaan penjamin pasien jaminan. M. Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) Bagian SDM mempunyai tugas memimpin, merncanakan, mengendalikan , mengawasi, membuat pencatatan dan pelaporan serta evaluasi tugas-tugas dalam pengelolaan bagian sumber daya manusia. Melaksanakan administrasi dan penatausahaan kepegawaian yang tertib dan teratur meliputi perncanaan tenaga, rekrut/seleksi calon tenaga, penyusutan data file karyawan, evaluasi penampilan kerja pegawai dan progaram pembinaan pegawai untuk peningkatan mutu dan karir. N. Bagian Sekretariat
91
Bagian Sekretariat mempunyai tugas memimpin, merencanakan, mengendalikan, mengawasi, membuat pencatatan dan pelaporan serta evaluasi tugas-tugas yang berhubungan dengan kegiatan tata usaha (TU), hubungan masyarakat (Humas), system informasi rumah sakit (SIR), dan rekam medis (RM)
3.3.2
Kepegawaian Sebagian karyawan dengan status kontrak namun sebagian besar sudah
pegawai tetap, Komposisi kepegawaian adalah sebagai berikut : a. Tenaga Medis
: 65 orang;
b. Tenaga Perawat & Bidan
: 160 orang;
c. Tenaga Non-Perawat
: 26 orang;
d. Tenaga Penunjang
: 70 orang;
e. Tenang Non-Medis
: 119 orang;
Jumlah
3.3.3
: 440 orang.
Sarana dan Prasarana
Pelaksanaan (actuating) dari adanya perencanaan (planning) dan pengorganisasian (organazing) ialah terlaksananya pemberian jasa pelayanan kesehatan RS Tugu Ibu. Adapun jenis pelayanan yang ada di RS Tugu Ibu adalah sebagai berikut :
92
A. Instalasi Gawat Darurat RS Tugu Ibu memberikan pelayanan dan penanganan gawat darurat 24 jam yang didukung oleh dokter dan perawat yang memiliki dedikasi yang tinggi selain memiliki keahlian dan keterampilan dalam bidangnya dan dilengkapi dengan sertifikat ATLS/ACLS/PPGD bagi para dokter dan sertifikat PPGD bagi para medis. Sarana pendukung IGD seperti DC shock, syring pump dan ruang observasi. Pelayanan IGD RS Tugu Ibu meliputi : a. Pasien Gawat Darurat b. Pasien Gawat Tidak Darurat c. Pasien Darurat Tidak Gawat d. Pasien Tidak Gawat Tidak Darurat e. Kecelakaan f. Cidera g. Bencana
B. Instalasi Rawat Jalan Pelayanan Rawat Jalan Rumah Sakit Tugu Ibu Tahun 2010
Table 3.1 Pelayanan Rawat Jalan RS Tugu Ibu
No.
Poloklinik
Hari Buka
Waktu
1.
Umum
Senin-Sabtu
09.00-20.00
2.
Penyakit Dalam
Senin-Sabtu
Pagi dan Sore
93
3.
Kesehatan Anak
Senin-Sabtu
09.00-20.00
4.
Kebidanan dan Kandungan
Senin-Sabtu
Pagi dan Sore
5.
Bedah Umum
Senin-Sabtu
Pagi dan Sore
6.
Bedah Tulang
7.
Bedah Urologi
Senin dan Rabu
Sore
8.
Mata
Senin-Sabtu
Pagi dan Sore
9.
THT
Senin-Sabtu
Pagi dan Sore
10.
Kulit dan kelamin
Senin-Sabtu
Pagi dan Sore
11.
Syaraf
Senin-Sabtu
Pagi dan Sore
12.
Jiwa
Selasa, Kamis, dan Sabtu
Sore
13.
Jantung dan Pembuluh Darah
Senin-Jumat
Pagi dan Sore
14.
Paru-Paru
Senin-Sabtu
Sore
15.
Akupuntur
Senin-Sabtu
Pagi
16.
Fisioterapi
Senin-Sabtu
Pagi dan Sore
17.
Gigi dan Mulut
Senin-Sabtu
09.00-20.00
Senin,Rabu,Kamis dan Jumat Siang dan Sore
C. Penunjang Medis a. Laboratorium Pelayanan 24 jam yang ditangani oleh tenaga analisis yang berpengalaman dan sejak bulan Juni 2006 telah memiliki dokter patologi klinik. Dilengkapi dengan peralatan medis sesuai dengan standart peralatan yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan RI. Melayani
94
semua pemeriksaan laboratorium, baik pemeriksaan darah, urin, faeces maupun pemeriksaan lainnya.
b. Radiologi Pelayanan 24 jam, ditangani oleh 3 orang dokter radiologi dan penata rontgen yang telah berpengalaman.Peralatan yang dimiliki samapai saat ini berupa pesawat rontgen dengan kapasitas 500 KVA, Echocardiographi, USG 2, dan 3 dimensi Color Dopler, Rontgen gigi, CT Scan 16 slice dan Treadmil yang ditangani langsung oleh dokter ahli jantung dan perawat bersertifikat. c. Farmasi Pelayanan 24 jam, dipimpin oleh seorang apoteker yang berpengalaman dan didukung oleh assisten apoteker. d. Gizi Dikelola sendiri dan ditangani oleh 2 oarng gizi Diploma Madya Gizi dan tata boga berpengalaman. D. Penunjang Non Medis a) Pelayanan Loundry b) Pelayanan Ambulance c) Pelayanan Mobil jenazah d) Pelayanan Kamar Jenazah e) Pelayanan Keamanan f) Pelayanan Toko Kerja
95
g) Pelayanan Ruang Pertemuan h) Pelayanan Parkir i) Pelayanan Rumah Tangga j) Pelayanan Optik dan Kantin k) Pelayanan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana RS l) Pelayanan Pemeliharaan Lingkungan
3.3.4 Tugas dan Tanggung Jawab A. Uraian Tugas Kepala Ruang Rawat Jalan I. Nama Jabatan : Kepala Ruang Rawat Jalan II. Tugas Pokok Mengawasi
dan
mengendalikan
kegiatan
pelayanan
keperawatan,
pelaksanaan administrasi dirawat jalan yang berada diwilayah tanggung jawabnya. III. Tanggung Jawab Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Ruang Rawat Jalan bertanggungjawab kepada Kepala Instalasi Rawat Jala/Kepala Bidang Perawatan terhadap halhal sebagai berikut : a) Kebenaran dan ketepatan rencana kebutuhan tenaga keperawatan b) Kebenaran dan ketepatan program pengembangan pelayanan Rawat Jalan c) Keobyektifan dan kebenaran penilaian kinerja tenaga keperawatan d) Kelancaran kegiatan orientasi perawat baru
96
e) Kebenaran dan ketepatan Protap/SOP pelayanan keperawatan f) Kebenaran dan ketepatan laporan berkala pelaksanaan pelayanan keperawatan g) Kebenaran dan ketepatan kebutuhan dan penggunaan alat h) Kebenaran dan ketepatan kebutuhan dan pelaksnaan program bimbingan
siswa/mahasiswa
intitusi
pendidikan
keperawatan/Kebidanan IV. Wewenang Dalam menjalankan tugasnya, Kepala Ruangan mempunyai wewenang sebagai berikut: a) Meminta informasi dan pengarahan kepada atasan b) Memberi petunjuk dan bimbingan pelaksanaan tugas staf keperawatan c) Mengawasi, mengendalikan dan menilai pendayagunaan tenaga keperawatan, peralatan dan mutu asuhan keperawatan dirawat jalan d) Menandatangani surat dan dokumen yang ditetapkan menjadi wewenang kepala ruangan e) Menghadiri
rapat
berkala
dengan
Kepala
Keperawatan/Instalasi/Kasubid serta Kepala Rumah Sakit untuk kelancaran pelaksanaan pelayanan keperawatan
97
V. Uraian Tugas A. Melaksanakan fungsi perencanaan 1. Menyusun rencana kerja Kepala Ruangan 2. Berperan serta menyusun falsafah dan tujuan pelayanan keperwatan dirawat jalan 3. Menyusun rencana kebutuhan tenaga keperwatan dari segi jumlah maupun kualifikasi unuk dirawat jalan, koordinasi dengan kepala bidang perawatan dan kepala instalasi rawat jalan B. Melaksanakan fungsi penggerakan dan pelaksanaan meliputi 1. Mengatur dan mengkoordinasi seluruh kegiatan pelayanan dirawat jalan, melalui kerjasama dengan petugas lain yang bertugas dirawat jalan 2. Menyusun jadwal/daftar dinas tenaga keperawatan dan sesuai kebutuhan pelayanan dan standar tenaga keperawatan 3. Melaksanakan orientasi kepada tenaga keperawatan baru/tenaga yang rotasi/mutasi dirawat jalan 4. Memberikan
orientasi
dan
bimbingan
kepada
mahasiswa
keperawatan/kebidanan yang menggunakan ruang rawat jalan sebagai lahan praktek 5. Memberikan orientasi kepada klien/Keluarganya meliputi : penjelasan tentang peraturan rumah sakit, Tata Tertib rawat jalan, fasilitas yang ada dan cara penggunaannya serta kegiatan rutin sehari-hari 6. Membimbing tenaga keperawatan, kebidanan untuk melaksanakan pelayanan, asuhan keperawatan/kebidanan sesuai standar
98
7. Mengadakan pertemuan berkala/sewaktu-waktu dengan staf keperawatan dan petugas lain yang bertugas dirawat jalan 8. Memberi kesempatan/ijin kepada staf keperawatan untuk mengikuti kegiatan ilmiah/pelatihan/seminar, berkoordinasi dengan kepala bidang perawatan dan kepala instalasi rawat jalan 9. Mengupayakan pengadaan peralatan dan obat-obatan sesuai kebutuhan berdasarkan peraturan/kebijakan rumah sakit 10. Mengatur dan mengkoordinasikan pemeliharaan alat agar selalu dalam keadaan siap pakai 11. Mendampingi dokter saat melakukan pemeriksaan dan pengobatan klien 12. Mengendalikan kualitas sistem pencatatan dan pelaporan asuhan keperawatan dan kegiatan lain secara tepat dan benar 13. Memberi motivasi kepada petugas dalam memelihara kebersiahan lingkungan rawat jalan 14. Meneliti pengisisan laporan harian rawat jalan 15. Membuat laporan harian mengenai pelaksanaan asuhan keperawatan serta kegiatan lainnya diruang rawat untuk diasmpaikan kepada kepala bidang perawatan/kepala instalasi rawat jalan 16. Memberi penyuluhan kesehatan kepada klien/Keluarga sesuai kebutuahan dasar dalam batas wewenangnya. C. Melaksanakan fungsi pengawasan, pengendalian dan penilaian meliputi : 1. Mengendalikan dan menilai pelaksanaan asuhan keperawatan yang telah ditentukan
99
2. Mengawasi dan menilai Mahasiswa praktek untuk memperoleh pengalaman belajar sesuai program bimbingan yang telah ditentukan 3. Melakukan penilaian kinerja tenaga keperawatan/kebidanan yang berada dibawah tanggung jawabnya 4. Mengawasi,
mengendalikan
dan
menilai
pendayagunaan
tenaga
keperawatan/kebidanan, peralatan dan obat-obatan 5. Mengawasi dan menilai mutu asuhan keprawatan sesuai standar yang berlaku secara mandiri atau koordinasi dengan tim pengendalian mutu asuhan keperawatan dan pelayanan keperawatan 6. Berperan dalam pelaksanaan patient safety dan pengendalian infeksi nosokomial
B. Uraian Tugas Perawatan Pelaksana Rawat Jalan I. Nama Jabatan : Perawat Pelaksana Rawat Jalan II. Tugas Pokok Bertanggungjawab atas pelaksanaan asuhan keperawatan kepada klien di Unit Rawat Jalan III. Tanggung Jawab Dalam melaksanakan tugasnya perawat pelaksana diruang rawat jalan bertanggungjawab kepada kepala penanggung jawab poliklinik/Kepala Instalasi Rawat jalan terhadap hal-hal berikut :
100
1. Kebenaran dan ketepatan dalam memberikan asuhan keperawatan sesuai standar 2. Kebenaran dan ketepatan dalam mendokumentasikan pelasanaan asuhan keperawatan/kegiatan lain yang dilakukan IV. Wewenang Dalam melaksanakan tugasnya perawat pelaksana diruang rawat mempunyai wewenang sebagai berikut : 1. Meminta informasi dan petunjuk kepada atasan 2. Memberikan asuhan keperawatan kepada klien/keluarga klien sesuai kemampuan dan batasan kewenangannya. V. Uraian Tugas a. Menyiapkan fasilitas dan lingkungannya poliklinik untuk kelancaran pelayanan serta memudahkan klien menerima pelayanan dengan cara : 1. Mengawasi kebersihan lingkungan 2. Mengatur tata ruang poliklinik agar memudahkan dan memperlancar pelayanan yang diberikan kepada klien 3. Memeriksa persiapan peralatan yang diperlukan dalam memberikan pelayanan b. Mengkaji kebutuhan klien dengan cara : 1. Mengamati keadaan klien (tanda vital, kesadaran, keadaan mental dan keluahan utama) 2. Melaksanakan anammesa sesuai batas kemampuan dan kewenangannya, meliputi :
101
a) Alasan kunjungan ke poliklinik b) Saat dirasakan timbulnya keluhan c) Riwayat keluhan d) Upaya yang telah dilakukan laboratorium sesuai kebutuhan e) Menyiapkan bahan pemeriksaan laboratorium c. Melakukan tindakan darurat sesuai kebutuhan klien, khususnya pada kasus darurat, (antara lain panas tinggi, collepse, perdarahan, keracunan, henti nafas, dan henti jantung) d. Membantu klien selama pemerikasaan dokter, antara lain : 1. Memberikan penjelasan kepada klien tentang tindakan pemeriksaan yang akan dilakukan 2. Menyiapkan klien untuk tindakan pemerikasaan dengan cara : a) Mengatur posisi klien b) Menciptakan rasa aman dan nyaman selama tindakan pemeriksaan berlangsung e. Melaksanakan tindakan pengobatan sesuai program pengobatan yang ditentukan f. Memberi
penyuluhan
kesehatan
secara
perorangan/kelompok
sesuai
kebutuhan dengan cara : 1. Memberikan penjelasan kepada klien/keluarganya secara perorangan tentang hasil pemerikasaan diagnosa, pengobatan yang diberikan, tindak lanjut
perawatan
kemampuannya
dan
pengobatan
dirumah,
sebatas
wewenang
102
2. Memberi penyuluhan kesehatan kepada pengunjung secara kelompok pada saat menunggu untuk memperoleh pelayanan kesehatan, bila memungkinkan g. Merujuk klien kepada anggota tim kesehatan lain sesuai dengan kebutuhan untuk pemerikasaan diagnostic, tindakan pengobatan dan perawatan lanjutan h. Melaksanakan sistem pencatatan dan pelaporan sesuai kebutuhan yang berlaku dipoliklinik, dengan cara : 1. Mencatat asuhan keperawatan yang diberikan, reaksi dan keadaan klien 2. Memelihara buku register dan kartu berobat klien 3. Berperan serta dalam pembuatan laporan harian dan bulanan mengenai pelaksanaan asuhan keperawatan dan kegiatan lain di poliklinik i. Memelihara peralatan medis keperawatan dalam keadaan siap pakai, dengan cara : 1. Membersihkan dan menyimpan alat-alat yang telah digunakan 2. Menyiapkan alat secara lengkap dalam keadaan siap pakai j. Bekerja secara kooperatif dengan anggota tim kesehatan dalam memberikan pelayanan kepada klien di poliklinik dengan cara menciptakan dan memelihara hubungan kerja yang baik anggota tim k. Menyarankan kunjungan ulang, terutama klien yang pertama kali berkunjung, sesuai program pengobatan l. Melaporkan adanya temuan penyakit infeksi atau menular kepada dokter/atasannya untuk tindakan selanjutnya m. Melaksanakan tugas pagi dan sore secara bergilir apabila dibutuhkan
103
n. Mengikuti pertemuan berkala yang diadakan oleh penanggung jawab unit rawat jalan/poliklinik o. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dibidang keperawatan, antara lain melalui pertemuan ilmiah p. Melaksanakan sistem pencatatan dan pelaporan asuhan keperawatan yang tepat dan benar, sesuai standar asuhan keperawatan q. Berperan dalam pelaksanaan patient safety dan pengendalian infeksi nosokomial C. Uraian Tugas Penanggung Jawab Asuhan Keperawatan I.Tanggung Jawab. Dalam melaksanakan tugasnya, Penanggung Jawab Asuhan Keperawatan bertanggung jawab kepada Kepala Ruangan terhadap hal-hal sebagai berikut : 1. memberikan asuhan keperawatan kepada klien di bawah tanggung jawabnya; 2. kerja sama dengan anggota tim dan antar tim; 3. memberikan laporan tentang pelaksanaan asuhan keperawatan. II. Wewenang. Dalam
melaksanakan
tugasnya,
penanggung
jawab
Asuhan
Keperawatan di ruang rawat mempunyai wewenang sebagai berikut : 1. meminta informasi dan petunjuk kepada atasan;
104
2. memberikan asuhan keperawatan kepada klien/keluarga klien sesuai kemampuan dan batas kewenangannya III. Uraian Tugas. 1. Monitoring pelaksanaan dan dokumentasi asuhan keperawatan; 2. Membimbing dan mengarahkan pelaksanaan asuhan keperawatan sesuai standar; 3. Mendokumentasikan pelaksanaan asuhan keperarawatan dalam bentuk laporan harian, bulanan dan tahunan; 4. Melakukan evaluasi pendokumentasian asuhan keperawatan sejak klien masuk sampai pulang/meninggal; 5. Bertanggung jawab dalam pengadaan format Askep.
D. Uraian Tugas Penanggung Jawab Alkes dan Logistik I. Tanggung Jawab. Dalam melaksanakan tugasnya, penanggung jawab Alkes dan Logistik bertanggung jawab Kepada Kepala Ruangan terhadap hal-hal sebagai berikut : 1. ketepatan rencana kebutuhan peralatan keperawatan; 2. kebenaran dan ketepatan informasi dalam pendayagunaan peralatan keperawatan; 3. memberikan laporan tentang pendayagunaan peralatan.
105
II. Wewenang. Dalam melaksanakan tugasnya, penanggung jawab Alkes dan Logistik di ruang rawat mempunyai wewenang sebagai berikut : 1. meminta informasi dan petunjuk kepada atasan; 2. mengkoordinasikan dan mengendalikan peralatan; 3. memberi
petunjuk
dan
pendayagunaan
dan
pemeliharaan
peralatan perawatan. III. Uraian Tugas. 1. melakukan inventarisasi peralatan perawatan dan obat habis pakai; 2. menyimpan dan mengelompokan peralatan keperawatan dan obat sesuai jenis dan klasifikasinya; 3. bertanggung jawab atas pengeluaran dan penggunaan peralatan keperawatan dan obat habis pakai sesuai kebutuhan; 4. mendokumentasikan peralatan keperawatan dan obat habis pakai dengan baik; 5. membuat permintaan peralatan rumah tangga dan obat-obatan habis pakai; 6. membuat laporan kerusakan peralatan keperawatan; 7. melakukan laporan stok opname peralatan keperawatan dan obat habis pakai.
106
E. Uraian Tugas Ketua Tim I. Tanggung Jawab. Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua Tim bertanggung jawab kepada Kepala Ruangan terhadap hal-hal sebagai berikut : 1. membuat perencanaan; 2. membuat penugasan, supervise dan evaluasi; 3. mengenal/mengetahui kondisi klien dan dapat menilai tingkat kebutuhan klien; 4. mengembangkan kemampuan anggota; 5. menyelenggarakan konfrensi. II. Wewenang. Dalam melaksanakan tugasnya, ketua tim di ruang rawat mempunyai wewenang sebagai berikut : 1. meminta informasi dan petunjuk kepada atasan; 2. memberikan asuhan keperawatan kepada klien/keluarga klien sesuai kemampuan dan batas kewenangannya. III. Uraian Tugas. 1. menunjuk anggota tim yang akan bertugas; 2. mengikuti serah terima pada ketua sebelumnya; 3. mengidentifikasi tingkat ketergantungan klien gawat, instalasi, transisi dan persiapan pulang (discharge planning); 4. merencanakan strategi pelaksanaan asuhan keperawatan;
107
5. memberi pengarahan tentang penugasan kepada anggota tim.
F. Uraian Tugas Anggota Tim I. Tanggung Jawab. Dalam melaksanakan tugasnya, Anggota Tim bertanggung jawab kepada Kepala Ruangan/Ketua Tim terhadap hal-hal sebagai berikut : 1. memberikan asuhan keperawatan kepada klien di bawah tanggung jawabnya; 2. kerja sama dengan anggota tim dan antar tim; 3. memberikan laporan. II. Wewenang. Dalam melaksankan tugasnya anggota tim di ruang rawat mempunyai wewenang sebagai berikut : 1. meminta informasi dan petunjuk kepada atasan; 2. memberikan asuahan keperawatan kepada klien/keluarga klien sesuai kemampuan dan batas kewenangannya. III. Uraian Tugas. 1. Memelihara kebersihan ruang rawat dan lingkungannya; 2. Menerima klien baru sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku; 3. Memelihara keperawatan dan media agar selalu dalam keadaan siap pakai;
108
4. Melakukan pengkajian keperawatan dan menentukan diagnosa keperawatan sesuai batas kewenangannya; 5. Menyusun rencana keperawatan sesuai dengan kemampuannya; 6. Melatih/membantu klien untuk membantu latihan gerak; 7. Melakukan
evaluasi
tindakan
keperawatan
sesuai
batas
kemampuannya. G. Uraian Tugas Wakil Kepala Ruangan I. Tugas Pokok. Bekerja sama dengan Kepala Ruangan dalam mengelola pelayanan keperawatan. II. Tanggung Jawab. Dalam melaksanakan tugasnya Wakil Kepada Ruang bertanggung jawab kepada Kepala Instalasi/Kepala Ruang terhadap hal-hal sebagai berikut : 1. kebenaran dan ketepatan rencana kebutuhan dan tenaga keperawatan; 2. kebenaran dan ketepatan program pengembangan pelayanan keperawatan; 3. keobyektifan dan kebenaran penilaian kerja tenaga keperawatan; 4. kelancaran kegiatan orientasi perawat baru; 5. kebenaran dan ketepatan Protap/SOP pelayanan keperawatan;
109
6. kebenaran dan ketepatan laporan berkala pelaksanaan pelayanan keperawatan; 7. kebenaran dan ketepatan kebutuhan dan penggunaan alat; 8. kebenaran dan ketepatan pelaksanaan program bimbingan siswa/mahasiswa institusi pendidikan keperawatan/kebidanan. III. Wewenang. Dalam menjalankan tugasnya, Wakil Kepala Ruangan mempunyai wewenang sebagai berikut : 1. meminta informasi dan pengarahan kepada atasan; 2. memberi petunjuk dan bimbingan pelaksanaan tugas staf karyawan; 3. mengawasi, mengendalikan dan menilai pendayagunaan tenaga keperawatan, peralatan dan mutu asuhan keperawatan; 4. menghadiri rapat berkala dengan Kepala Ruangan untuk kelancaran pelaksanaan pelayanan keperawatan. IV. Uraian Tugas. A. Bekerja sama dengan Kepala Ruangan dalam melaksanakan fungsi perencanaan meliputi : 1. merencanakan jumlah dan kategori tenaga sesuai kebutuhan klien;
110
2. merencanakan
dan
menentukan
jenis
kegiatan/asuhan
keperawatan dan kebidanan yang akan dilakukan sesuai dengan kebutuhan klien. B. Bekerja sama dengan Kepala Ruangan dalam melaksanakan fungsi pengaturan dan pelaksanaan. 1. mengatur dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan pelayanan keperawatan; 2. menyusun jadwal/daftar dinas tenaga keperawatan dan sesuai kebutuhan pelayanan dan standar tenaga keperawatan; 3. melaksanakan
orientasi
kepada
tenaga
keperawatan
baru/tenaga yang rotasi/mutasi; 4. memberikan orientasi dan bimbingan kepada mahasiswa keperawatan/kebidanan yang mengadakan praktek di ruangan; 5. memberikan orientasi kepada klien/keluarganya meliputi : penjelasan tentang peraturan rumah sakit, tata tertib, fasilitasi yang ada dan cara penggunaannya serta kegiatan rutin seharihari; 6. membimbing
tenaga
keperawatan/kebidanan
untuk
melaksanakan pelayanan, asuhan keperawatan sesuai standar; 7. mengupayakan pengadaan peralatan dan obat-obatan sesuai kebutuhann berdasarkan peraturan/kebijakan di rumah sakit.
111
H. Uraian Tugas Penanggung Jawab Pencatatan dan Pelaporan I. Tanggung Jawab. Dalam melaksanan tugasnya, penanggung jawab pencatatan dan pelaporan bertanggung jawab kepada kepala ruangan terhadap hal-hal sebagai berikut : 1. melakukan pencatatan dan pelaporan di bawah tanggung jawabnya; 2. kerja sama dengan anggota tim dan antar tim; 3. memberikan laporan tentang pencatatan dan pelaporan. II. Wewenang. Dalam melaksanakan tugasnya penanggung jawab pencatatan dan pelaporan di ruang rawat mempunyai wewenang sebagai berikut : 1. meminta informasi dan petunjuk kepada atasan; 2. membuat pencatatan dan pelaporan sesuai kemampuan dan batas kewenangannya. III. Uraian Tugas. 1. Melakukan pencatatan dan pelaporan administrasi ruangan; 2. Menyimpan dan mengelompokan status klien sesuai dengan No. CM (No. Registrasi klien); 3. Meminjam dan mengembalikan status klien ke Medical Report; 4. Bertanggung jawab atas kelengkapan status klien, registrasi, sensus harian dan billing;
112
5. Bersama-sama dengan kepala ruangan membuat perincian klien pulang; 6. Menyiapkan status klien yang akan pulang kaitannya dengan Discharge Planning; 7. Bersama-sama dengan Kepala Ruangan membuat laporan bulanan.
113
3.4 Analisis sistem yang sedang berjalan 3.4.1 Proses Penerimaan Keuangan Rawat Jalan Umum Table 3.2 Proses Penerimaan Keuangan Rawat Jalan Umum
No.
Posisi/Unit
Kegiatan Yang Dilakukan 1. Melakukan Pendaftaran/data rawat jalan
pasien
2. Untuk Pasien rawat jalan jaminan dibuatkan surat pengantar dan Surat Jaminan disimpan oleh petugas TPP 1.
Petugas TPP
3. Untuk pasien kunjungan baru dibuatkan kartu berobat dan no. CM yang baru (CM.21) yang harus dibawa oleh pasien setiap kali berobat 4. Mengisi kartu pasien dengan data-data lengkap 5. Menyerahkan kartu berobat kepasien untuk diteruskan kepoliklinik yang dituju pasien
2.
Kurir
1. Meneruskan berkas-berkas tersebut ke nurse stations. 1. Menerima kartu berobat 2. Membuat rincian biaya rangkap 3 yang bernomor urut:
3.
Perawat
a. Lembar ke-1 (asli) untuk pasien b. Lembar ke-2 (merah) Kasir Unit rawat jalan. c. Lembar ke-3 Poliklinik
(Biru)
arsip
1. Menerima uang berdasarakan rinsian biaya dari Poliklinik 4.
Kasir Rawat Jalan
2. Bila pasien tidak meminta kwitansi, pada lembar rincian biaya untuk pasien (putih) distempel lunas. Bila pasien meminta kwitansi, lembar ke-
114
1 (putih) diarsip oleh kasir unit Rawat Jalan. 3. Lembar ke-2 (Merah) untuk bukti kas unit rawat jalan setor ke kas pusat. 4. Mencocokkan dan mencatat no. urut rincian biaya rawat jalan dari masing-masing poliklinik 5. Membuat laporan penerimaan uang yang telah dicocokkan dengan berita acara yang dibuat oleh perawat Poli
3.4.2 Proses Penerimaan Keuangan Instalasi Radiologi Table 3.3 Proses Penerimaan Keuangan Instalasi Radiologi
No.
Posisi/Unit 1.
2.
1.
Petugas Radiologi 3.
4.
1. 2.
Petugas Kasir rawat jalan
2. 3.
Kegiatan yang dilakukan Mengisi formulir permintaan pemriksaan Rontgen sesuai pengantar jenis pemeriksaan dokter atau permintaan sendiri Berdasarkan jenis pemerikasaan memberi harga pada nota kredit Rawat Jalan (rangkap 3) : a. Lembar ke-1 (putih) untuk pasien b. Lembar ke-2 (Merah) untuk kasir/bukti penerimaan c. Lembar ke-3 (Biru) Arsip Radiologi Menyarankan lembar nota kredit kepada pasien untuk kemudian membayar di kas unit rawat jalan. Untuk pasien langganan pada surat pengantar yang sudah diisi oleh TPP dicatat harga pemeriksaan. Menerima pembayaran Rontgen berdasarkan lembar nota kredit yang sudah diberi harga oleh Instalasi Radiologi Membuat kwitansi untuk pasien yang meminta kwitansi Membubuhi tanda bukti bayar/stempel lunas pada lembar nota kredit dan
115
3.
Petugas Radiologi
mengambil lembar ke-2 (Merah) 4. Mencocokkan berita acara yang dibuat Radiologi dengan uang yang diterima 5. Berita acara, lembar nota kredit dan uang disetor ke kas Pusat. 1. Berdasrkan nota kredit yang sudah distempel lunas, maka petugas melakukan pemerikasaan. 2. Mengisi formulir hasil pemerikasaan dan ditandatangani oleh petugas/kepala radiologi. 3. Untuk pasien langganan surat pengantar diserahkan kebagian penagihan yang sudah diberi harga (2 lembar di keuangan) 4. Merekap nama pasien dan jumlah rupiah dalam berita acara 5. Dicocokkan dengan uang yang diterima kas unit rawat jalan 6. Merekap jumlah pasien dan jumlah rupiah pendapatan Instalasi Radiologi dalam 1 bulan.
3.4.3 Proses Penerimaan Keuangan Instalasi Laboratorium Table 3.4 Proses Penerimaan Keuangan Instalasi Laboratorium
No.
Posisi/Unit 1. 2.
1.
Petugas Laboratorium
3.
4.
Kegiatan Yang dilakukan Mengisi formulir permintaan jenis pemeriksaan Laboratorium Berdasarkan jenis pemeriksaan memberi harga pada nota kredit Rawat jalan (rangkap 3) : a. Lembar ke-1 (putih) untuk pasien b. Lembar ke-2 (merah) untuk kasir bukti penerimaan c. Lembar ke-3 (Biru) Arsip Laboratorium Menyerahkan lembar nota kredit ke pasien untuk kemudian membayar di kas rawat jalan Untuk pasien langganan pada surat
116
1.
2. 2.
Kasir Rawat Jalan
3.
4.
5. 1.
2.
3. 3.
Petugas Laboratorium 4. 5. 6.
pengantar yang sudah diisi oleh TPP harga pemeriksaan dicantumkan disurat pengantar Menerima pembayaran pemerikasaan Laboratorium berdasarkan lembar nota kredit yang sudah diberi harga oleh Instalasi Laboratorium Membuat Kwitansi untuk pasien yang meminta kwitansi Membubuhi tanda bukti bayar/setmpel Lunas pada lembar nota kredit dan mengambil lembar ke-2 (Merah) Mencocokkan berita acara yang dibuat Instalasi Laboratorium dengan uang yang diterima Berita acara, lembar nota kredit dan uang disetor ke kas pusat Berdasarkan nota kredit yang sudah distempel lunas, maka petugas melakukan pemeriksaan. Mengisi formulir hasil pemeriksaan dan ditandatangani oleh petugas/Kepala Inst. Laboratorium Untuk pasien langganan surat pengantar diserahkan kebagian penagihan yang sudah diberi harga (2 lembar di keuangan) Merekap nama pasien dan jumlah rupiah dalam berita acara Dicocokkan dengan uang yang diterima kas rawat jalan Merekap jumlah pasien dan jumlah rupiah pendapatan Instalasi laboratorium dalam 1 bulan
3.4.4 Proses Penerimaan Keuangan Administrasi Rawat Jalan Jaminan Table 3.5 Proses Penerimaan Keuangan Administrasi Rawat Jalan Jaminan
No.
Posisi/Unit
1.
Pasien
Kegiatan 1. Daftar di TPP dengan menyerahkan kartu berobat dan surat jaminan
117
2.
TPP
3.
Admision
4.
Poli/IGD
5.
Penunjang Medis
2. Menerima Surat pengantar jaminan dan status 3. Menyerahkan Pengantar Jaminan dan status ke perawat poliklinik 4. Sesuai anjuran dokter surat pengantar jaminan dibawa ke unit penunjang medis ( Farmasi, Laboratorium, dan radiologi) 1. Menerima Surat Jaminan 2. Memberi Surat pengantar jaminan ke pasien 3. Menyerahkan surat jaminan ke bagian penagihan 1. Menerima pasien jaminan rawat jalan asuransi/perusahaan 2. Menerima kartu/rujukan/pengantar jaminan dari klinik 3. Mengggesek kartu asuransi 4. Mengecek kelengkapan/keaktifan kartu asuransi, surat rujukan, pengantar jaminan dari perusahaan ataupun pasien JAMKESMAS 5. Menginformasikan fungsi kartu pada pasien jaminan asuransi 6. Memfoto copy kartu asuransi dan rujukan 7. Mengeprint surat pengantar jaminan bila sudah sesuai dengan prosedur dari masing-masing asuransi maupun perusahaan dan melampirkan form isian untuk dokter yang telah disediakan oleh asuransi tertentu 8. Konfirmasi ke asuransi bila ada tindakan medis dipoliklinik 9. Konfirmasi ke asuransi untuk penggesekan kartu yang error 1. Menerima Status pasien 2. Menulis biaya di Surat Pengantar Jaminan 3. Menyerahkan Surat Pengantar jaminan (SPJ) ke pasien 1. Menerima SPJ dan status pasien 2. Menulis biaya pelayanan yang
118
6.
Billing
diberikan penunjang dalam SPJ 3. Untuk Instalasi Farmasi dilengkapi dengan kartu resep 4. Menyerahkan SPJ ke bagian penagihan 1. Menerima Surat Jaminan dari admision 2. Menerima Surat Pengantar jaminan dari Inst. Farmasi, Laboratorium, Radiologi dan Poliklinik 3. Mencocokkan antara surat jaminan dan SPJ 4. Memilah tagihan perusahaan 5. Memasukkan data tersebut ke computer untuk memilah perjenis pelayanan dan menjumlah tagihan tersebut (print out rangkap 3) : a. Untuk Perusahaan b. Untuk Penagihan c. Untuk Arsip Billing 1. 2. 3. 4. 5.
7.
8.
Penagihan
Mengecek kebenaran hitungan Mengecek kebenaran total kwitansi Mengecek kelengkapan tagihan Menyusun jadwal penagihan Mencatat dalam buku catatan piutang 6. Menyerahkan tagihan kepada kolektor penagihan 7. Mendata berkas piutang yang belum terbayar 8. Menyerahkan berkas ke bagian Akuntansi kalau perusahaan sudah bayar.
Akuntansi
1. Menerima dokumen piutang untuk dibukukan 2. Mencocokkan piutang tersebut kalau sudah dibayar 3. Membuat laporan, baik piutang yang terjadi maupun piutang yang dibayar perusahaan.
119
3.5 Activity Diagram 3.5.1 Activity Diagram Rawat Jalan Umum
Gambar 3.2 Activity Diagram Rawat Jalan Umum
120
3.5.2 Activity Diagram Instalasi Laboratorium
Gambar 3.3 Activity Diagram Instalsi Laboratorium
121
3.5.3 Activity Diagram Instalasi Radiologi
Gambar 3.4 Activity Diagram Instalsi Radiologi
122
3.5.4 Activity Diagram Rawat Jalan Jaminan
Gambar 3.5 Activity Diagram Instalsi Radiologi
3.6 Fungsi Yang Terkait Dalam Proses Bisnis Berdasarkan ilustrasi bisnis proses yang disajikan melalui activity diagram.Dapat dilihat, bahwa sistem informasi berfungsi spesifik pada setiap bagian seperti pada bagian pendaftaran sistem informasi dapat berperan dalam proses pendaftaran, data pasien, cetak kartu pasien dan
123
pembuatan surat pengantar, sementara pada bagian kasir sistem informasi dapat berperan dalam merekam semua proses pembayaran yang dilakukan oleh pasien. Dengan kondisi demikian Sistem Informasi Administrasi Rawat Jalan RS Tugu Ibu dijabarkan menjadi 7 subsistem yaitu subsistem Pendaftaran, subsistem Poli/IGD, subsistem Penunjang Medis, subsistem Kasir, subsistem Penagihan, subsistem Keuangan, dan subsistem User Manajemen. Gambar berikut menyajikan dekomposisi fungsi dari Sistem Informasi Administrasi Rawat Jalan RS Tugu Ibu.
124
Gambar 3.6 Fungsi Yang Terkait Dalam Proses Bisnis
3.7 Dokumen dan Laporan yang Dibutuhkan Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, dokumen dan laporan yang dibutuhkan di rumah sakit pada perancangan sistem administrasi ini adalah sebagai berikut :
125
1. Subsistem Pendaftaran a. Kartu Pasien b. Rekam Medis c. Formulir Pendaftaran d. Surat Pengantar e. Laporan Pendapatan Pendaftaran 2. Subsistem Poli/IGD a. Transaksi Poli b. Laporan Transaksi Penerimaan Keuangan Rawat Jalan c. Perincian Penerimaan Praktek Dokter d. Resep Obat e. Catatan Diagnosa
3. Subsistem Penunjang Meids a. Form Permintaan Pemeriksaan Lab b. Form Permintaan Pemeriksaan Rad c. Transaksi Laboratorium
126
d. Transaksi Radiologi e. Hasil Lab f. Hasil Rad g. Laporan Pendapatan Laboratorium h. Laporan Pendapatan Radiologi 4. Subsistem Kasir a. Kwitansi Pembayaran Rawat Jalan b. Berita Acara Kas Pershift c. Laporan Penerimaan Kas Harian 5. Subsistem Penagihan a. Surat Jaminan (formulir klaim asuransi) b. Laporan Pembayaran Piutang
6. Subsistem Keuangan a. Biaya Tarif RS. Tugu Ibu 7. Subsistem User Management a. Dokumen Profil Perusahaan
127
3.8 Analisis Kebituhan Informasi Informasi
yang
dibutuhkan
dalam
perancangan
Sistem
Informasi
Administrasi Rawat Jalan RS. Tugu Ibu antara lain : 1. Informasi data pasien a. Profil data pasien 2. Informasi data poli a. Jumlah Poli b. Jadwal Praktek 3. Informasi data dokter a. Profil data dokter 4. Informasi data perusahaan jaminan a. Profil perusahaan penjamin b. Data hak jaminan
5. Informasi Tarif rawat jalan a. Tarif Pendaftaran, Jasa Medis, Tindakan Medis, Tindakan Keperawatan, Pemakaian Alat, Laboratorium, radiologi
128
6. Informasi Data Karyawan a. Profil data pengguna sistem
3.9 Permasalahan yang Dihadapi dan Solusi bagi Permasalahan Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, melalui wawancara dengan pihak manajemen RS Tugu Ibu. Kebutuhan informasi yang masih kurang pada sitem yang berjalan saat ini, mulai dari input, proses, hingga output yang dihasilkan, ditemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh RS Tugu Ibu yang terkait dengan aspek konsultan dan pengembang
sistem
informasi
(yang
membuat
sistem),
dan
permasalahan di aspek subsistem, seperti : Penagihan. 1. Terkait masalah aspek konsultan dan pengembang, analis tidak mampu
menterjemahkan
“kebutuhan”
serta
menggali
permasalahan-permasalahan yang ada di Rumah Sakit, sehingga sulit mengkomunikasikannya ke pengembang. Sehingga yang sekarang terjadi adalah masih banyaknya aplikasi yang belum bisa dijalankan. Salah satu contoh yang sekarang terjadi adalah ketika insert table pemeriksaan laboratorium masih banyak data yang tidak masuk kedalam sistem sehingga data menjadi tidak akurat.
Misalnya,
Pasien
yang
masuk
dalam
pendaftar
pemeriksaan laboratorium dari pukul 08.00-12.00 ada 6 orang.
129
Saat kasir melayani penerimaan pembayaran tagihan yang masuk kedalam
sistem
billing
itu
hanya
1
orang.
Sehingga
menyebabkan terjadinya, proses manual. Pasien harus datang kembali ke petugas laborat untuk meminta rincian pembayaran lab dan baru bisa membayar ke kasir. Dengan masalah yang terjadi, maka pihak manajemen memutuskan untuk pemeriksaan penunjang medis, setiap pasien diberikan rincian pembayaran untuk ditujukan kepada kasir, dan kasir langsung menginput penerimaan tagihan laboratorium pasien yang bersangkutan. Rekomendasinya
adalah
Seharusnya
setiap
pasien
memiliki ID (kode) unik, yang diinput saat pendaftaran pertama dilakukan dan setiap transaksi memiliki ID Transaksi unik, untuk dapat mengurutkan saat terjadinya transaksi, dan pemberian ID berupa nomor bukan huruf, sehingga saat input transaksi kedalam table itu sesuai dengan nomor. 2. Terkait masalah penagihan. Transaksi
real time dengan
menggunakan semua cara pembayaran, antaralain : tunai (cash), Kartu debit/Kredit, uang muka, dan pengakuan piutang (jaminan asuransi maupun perusahaan). Yang sering terjadi masalah yaitu pada pembayaran piutangnya. Walaupun bagian penagihan sudah memberikan tanggal jatuh tempo untuk setiap transaksi piutang baru, tapi tetap saja pembayaran piutang lewat dari tanggal jatuh
130
tempo dan pihak manajemen pun tidak memberikan sanksi terhadap perusahaan penjamin yang telat bayar. Akibat dari permasalahan yang terjadi, sulit untuk melakukan penagihan, dan harus mengingatkan perusahaan penjamin kalau sudah lewat jatuh tempo. Rekomendasinya adalah sebaiknya dalam pencatatan piutang diberikan termin pembayaran sehingga perusahan penjamin membayar tepat waktu karena adanya diskon. Seperti contoh berikut ini, bagian penagihan dapat memilih termin pembayaran 3/10,n/30. Jika perusahaan penjamin membayar piutang dalam waktu 10 hari, maka akan mendapatkan diskon 3% atas jumlah pembayaran piutang, jika tidak maka perusahaan penjamin harus membayar dalam waktu 30 hari. 3. Terkait Masalah Pendaftaran tentang rekam medis, permasalahan yang sering terjadi antaralain, Hilang dalam peminjaman, Rusak dalam penyimpanan, tercecer sebahagian dalam pelayanan, kesulitan mencari bila dibutuhkan, dan sering terjadi duplikasi dalam pembuatannya. Seharusnya setiap dokumen disimpan dalam bentuk elektronik, sehingga dapat dibatasi pihak- pihak mana saja yang
131
dapat mengaksesnya. Namun saat ini semua dokumen masih berbentuk kertas dan sulit dibatasi penggunaan informasinya. Akibatnya dokumen-dokumen dapat disalahgunakan dan kehilangan data terhadap dokumen tertentu sulit dihindari. Sedangkan catatan medis pasien (medical record) adalah satu-satunya dokumen yang sangat diyakini kebenarannya, tidak mempunyai kadaluarsa, seperti layaknya dokumen sejarah, berbeda dengan catatan inventaris kekayaan atau keuangan yang mempunyai
masa
penyimpanan,
autentik
medical
record
dilindungi undang-undang, sangat rahasia, tidak boleh hilang maupun rusak. Rekomendasinya adalah sebaiknya bagian rekam medis memiliki subsistem tersendiri yang saling terintegrasi ke bagian instalasi rawat jalan, instalasi laboratorium, instalasi radiologi dan semua aspek yang membutuhkan data rekam medis itu sendiri. Dengan membuatkan aplikasi platfrom untuk proses inputoutputnya pihak manajemen dapat meminimalisir kesalahankesalahan yang sering terjadi di saat penyimpanan data rekam medis.
132
4. Dokumen-dokumen terkait Pelaporan. Permasalahan terkait pelaporan yang sering terjadi di rumah sakit
antaralain: keterlambatan pembuatan laporan
(bentuk, jumlah dan periode pelaporan, serta sumber data sangat mempengaruhi ketepatan waktu), Pengarsipan atau dokumentasi pembuatan laporan total pendapatan keuangan rawat jalan masih kurang akurat. Akibatnya pembuatan laporan masih kurang akurat yang disebabkan oleh, masih banyaknya variabel atau data-data yang belum teridentifikasi. Selain tugas sebagai kepala bagian suatu unit pelayanan, pembuatan laporan mutlak harus dibuat. Berbagai bentuk informasi yang perlu dilaporkan, menjadikan mekanisme kerja ini perlu penanganan tersendiri Rekomendasinya adalah
merancang suatu sistem yang
baru dan mengidentifikasi variabel yang terkait pelaporan.
